Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á

Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ...26 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP...33 2.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TO

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Hà Nội, Ngày……tháng…….năm 2012

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG Á 3

1.1 TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY 3

1.1.1.Khát quát chung về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Thương Mại Đông Á 3

1.1.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Thương Mại Đông Á 3

1.1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản phẩm của công ty CP ĐTXD và TM Đông Á 5

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP ĐTXD và TM Đông Á: 7

1.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP ĐTXD và Thương mại Đông Á 9

1.1.4 : Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng 11

1.2 TÌNH HÌNH KẾ TOÁN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG Á 12

1.2.1 Phân loại vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á 12

1.2.2 Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á 12

1.2.2.1 Thủ tục nhập kho: 13

1.2.2.2 Thủ tục xuất kho 16

1.2.3 Trình tự nhập - xuất kho vật liệu 17

1.2.3.1 Trình tự nhập kho vật liệu 17

1.2.3.2 Trình tự xuất kho 17

1.2.4 Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á 18

1.2.5.1 Đối với nguyên liệu, vật liệu: Giá thực tế vật liệu nhập do mua

ngoài 21

1.2.5.2 Đối với công cụ, dụng cụ: Việc đánh giá công cụ, dụng cụ tương tự đối với vật liệu được tiến hành bình thường 21

1.2.6 Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á 23

1.2.7 Kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu công cụ dụng cụ: 23

1.2.7.1 Kế toán tổng hợp vật liệu- công cụ dụng cụ 23

1.2.7.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ 26

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 33

2.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU -CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 33

2.1.1 Vị trí của vật liệu - công cụ, dụng cụ đối với quá trình xây lắp 33

2.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp 33

2.1.3 Nhiệm vụ kế toán vật liệu Công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây lắp 34

2.2 PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ 35

2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 35

2.2.2 Đánh giá quá trình thi công xây lắp 35

2.2.2.1 Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho 35

2.2.2.2 Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho 36

2.2.3 Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá hạch toán 36

2.3 KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ 37

2.3.1 Chứng từ sử dụng 37

2.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 38

2.3.2.1 Phương pháp thẻ song song 39

2.4.1 Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ 45

2.4.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng 45

2.4.1.2 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 46

2.4.2.Tình hình biến động giảm nuyên vật liệu, công cụ dụng cụ 47

2.4.2.1 Phương pháp kế toán tổng hợp xuất dụng công cụ, dụng cụ 48

CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 52

3.1 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG Á 52

3.1.1 Ưu điểm: 53

3.1.2 Hạn chế: 55

3.2 Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG Á 57

LỜI KẾT 59

LỜI NÓI ĐẦU

Xây dựng cơ bản (XDCB) là một ngành sản xuất vật chất độc lập, cóchức năng tái sản xuất tài sản cố định (TSCĐ) cho tất cả các ngành trong nềnkinh tế quốc dân (KTQD), nó tạo nên cơ sở vật chất cho xã hội, tăng tiềm lựckinh tế và quốc phòng của đất nước Vì vậy một bộ phận lớn của thu nhậpquốc dân nói chung và tích luỹ nói riêng cùng với vốn đầu tư từ nước ngoàiđược sử dụng trong lĩnh vực đầu tư XDCB Bên cạnh đó đầu tư XDCB luôn

là một “lỗ hổng” lớn làm thất thoát nguồn vốn đầu tư của Nhà nước Vì vậy,quản lý vốn đầu tư XDCB đang là một vấn đề cấp bách nhất trong giai đoạnhiện nay

Hạch toán kế toán, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thốngcông cụ quản lý kinh tế, tài chính có vai trò tích cực trong việc quản lý, điềuhành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Quy mô sản xuất xã hội ngày càngphát triển thì yêu cầu và phạm vi công tác kế toán ngày càng mở rộng, vai trò

và vị trí của công tác kinh tế ngày càng cao

Đáp ứng các yêu cầu trên, các doanh nghiệp trong quá trình sản xuấtphải tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ vàkịp thời Hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành

Từ đó giúp cho doanh nghiệp tìm mọi cách hạ thấp chi phí sản xuất tới mứctối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm – biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí nguyênvật liệu (NVL) chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanhnghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng làm ảnh hưởng đáng

kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp Vìvậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành,thì tổ chức tốt công tác kế toán NVL cũng là một vấn đề đáng được các doanh

điểm lượng NVL sử dụng vào các công trình lại khá lớn thì vấn đề tiết kiệmtriệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợinhuận cho Công ty Vì vậy điều tất yếu là Công ty phải quan tâm đến khâuhoạch toán chi phí NVL.

Trong thời gian thực tập, nhận được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạoCông ty, đặc biệt là các đồng chí trong phòng kế toán Công ty, tôi đã đượclàm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại Công ty Tôi nhận thấy kế toán vậtliệu trong Công ty phải giữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cầnđược quan tâm Vì vậy tôi đã đi sâu tìm hiểu về phần thực hành kế toán vậtliệu và trong phạm vi bài viết này, tôi xin trình bày vấn đề: “ Kế toán nguyênvật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thươngmại Đông Á ”

Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu và nhận được sự giúp đỡ tận tình củacác thầy, cô giáo của nhà trường Đặc biệt là Thạc sỹ Nguyễn Thị Lê Oanh,Thạc sỹ Nguyễn Thị Duyên, cũng như các đồng chí trong ban lãnh đạo vàphòng kế toán Công ty, nhưng do nhận thức và trình độ bản thân có hạn nênbài viết này không tránh khỏi những thiếu sót và những hạn chế

Tôi rất mong được tiếp thu và xin chân thành cảm ơn những ý kiếnđóng góp cho bài viết này hoàn thiện hơn

CHƯƠNG I THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG

CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI

ĐÔNG Á 1.1 TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY.

1.1.1.Khát quát chung về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Thương Mại Đông Á

1.1.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Thương Mại Đông Á

Tên công ty : Công ty CP ĐTXD và TM Đông Á

Tên giao dịch : DONG A TRADING AND CONSTRUCTION INVESMENT JOINT STOCK COMPANY.

- Tên viết tắt : DONG A TCT,.JSC

- Công ty CP ĐTXD và TM Đông á mới được thành lập năm 2005

nhưng đã tuyển dụng được đội ngũ cán bộ, công nhân từng làm việc nhiềunăm trong ngành xây dựng, từng trực tiếp chỉ huy tham gia thi công nhiềucông trình lớn

- Sự hài lòng của khách đối với sản phẩm mà công ty cung cấp luôn là

- Công ty luôn lấy chất lượng sản phẩm và uy tín với khách hàng làm

mục tiêu phấn đấu háng đầu, coi đó là mục tiêu để tồn tại và phát triển, để trởthành những đối tác tin cậy của nhau, cùng giúp nhau phát triển

Tài chính: Công ty có khả năng đáp ứng nhu cầu tài chính để đáp ứng

thi công những công trình lớn với số vốn điệu lệ 40.900.000.000 đồng, nhưngcông ty có khả năng huy động vốn nhanh từ nhiều nguồn để đáp ứng thi côngmọi công trình lớn Công ty có nhiều tài sản để thế chấp vay vốn

Đối với các công trình lớn, công ty có thể huy động vốn từ các cổ đông

và các tổ chức đầu tư tài chính lớn Chính vì thế công ty đã chiếm được lòngtin của đối tác

Thiết bị thi công: ( Bảng kê thiết bị kèm theo) Thường xuyên đổi mới thiết

bị thi công phù hợp với chức năng hành nghề đảm bảo yêu cầu về chất lượng và

kỹ-mỹ thuật công trình, hiệu qủa công việc Ngoài những thiết bị thuộc sở hữu Công tychúng tôi có thể chủ động ký kết hợp đồng thuê máy móc thiết bị với các công ty chothuê tài chính

Công nghệ thi công : chiến lược của công ty trong những năm tới là cải tiến

công nghệ thi công, cơ giới hóa, tăng cường sử dụng máy móc thiết bị, giảm thiểu laođộng thủ công, sử dụng những loại vật liệu, nguyên liệu mới bền đẹp để tiến tới mụcđích hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật cũng nhưđáp ứng nhu cầu của chủ đầu tư, củng cố và nâng cao uy tín của công ty với nhữngbạn hàng truyền thống đồng thời để mở rộng thu hút thêm khách hàng mới

Bộ máy của công ty: Bộ máy của công ty được tổ chức gọn nhẹ, khoa học

đáp ứng được những yêu cầu đặc thù của ngành xây dựng

Lực lượng lao động: Công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương

Mại Đông Á có đội ngũ cán bộ quản lí, kỹ sư trình độ cao, giàu kinh nghiệm,công nhân viên có tay nghề được khẳng định qua chất lượng thi công xây lắpcác công trình lớn của đất nước và của công ty, được đối tác tín nhiệm vàđánh giá cao

- Ngành nghề kinh doanh:

- Trang trí nội ngoại thất công trình.

- Sản xuất và buôn bán các trang thiêt bị nội, ngọai thất

- Chế biến nông, lâm, thủy sản

- Lắp đặt các trang thiết bị nội, ngọai thất công trình xây dựng

- Lắp đặt rèm, thảm

- Lắp đạt điện tử, địên lạnh, điều hòa không khí

- Dịch vụ xử lí các công trình xây dựng (xử lí nền móng, mặt bằng xây dựng)

- Đại lý mua bán, kí gửi hàng hóa

- Mua, bán trang thiết bị y tế

- Lắp đặt điện hạ thế, trạm biến áp đến 110KV

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

Trải qua quá trình hoạt động, xây dựng và trưởng thành, Công ty cổphần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại Đông Á đã khẳng định được mìnhtrên thương trường, chiếm được lòng tin của đối tác, các nhà cung ứngkhông ngừng cải thiện nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên, tạođiều kiện cho nhân viên không ngừng áp dụng tiến bộ khoa học lỹ thuật vàcông nghệ mới trong thi công xây lắp các công trình cùng với khả năng tàichính vững mạnh Công ty chúng tôi mong muốn được hợp tác với chủ đầu

tư trong thi công xây lắp các công trình theo đúng lĩnh vực trong giấy phépđăng ký kinh doanh Công ty chúng tôi cam kết thực hiện đúng những điềukhoản kí kết trong hợp đồng, thi công công trình đảm bảo chất lượng kỹthuật, mỹ thuật công trình, đúng tiến độ đã đề ra cũng như đáp ứng mọi nhucầu của chủ đầu tư

- Hàng năm công ty nêu cao trách nhiệm thu hộ thuế và nộp đầy đủ thuế

cho Ngân sách Nhà nước

1.1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công

* Sơ đồ quá trình tổ chức chuẩn bị thi công:

* Sơ đồ quá trình tổ chức thi công

Bộ phận sản xuất kinh doanh và cung ứng vật tư: sản xuất, mua bán sơn xâydựng, mua bán vật liệu xây dựng……

Mỗi đội xây dựng đều có 1 đội trưởng, đội phó, cán bộ kỹ thuật, nhân viên kếtoán thống kê của đội Trong mỗi đội còn có các tổ chức sản xuất nhỏ theoquy mô tổ chức của mỗi đội

Thi công phần thiện thi Hoàn

công

Nghiệm thu và bàn giao

Hoàn

chỉnh hồ

sơ

Ký hợpđồng sát thựcKhảo

tế

Lập hồ sơthi công máy thiLập bộ

công

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP ĐTXD và TM Đông Á:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty:

Giám đốc : Là người tổ chức điều hành chung chịu trách nhiệm mọi hoạt

động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Giúp việc cho giám đốc làmột phó giám đốc là người thay mặt giám đốc khi giám đốc vắng mặt tạiCông ty, trực tiếp chỉ đạo công tác kỹ thuật, sản phẩm và chất lượng sảnphẩm, công tác an toàn lao động

Phó giám đốc:Hoạt đông theo sự phân công uỷ quyền của giám đốc và chịu

trách nhiêm trước giám đốc về các lĩnh vực được giao Ngoài ra còn phảI giúp

Phó giám đốc

Phòng kỹ thuật Phòng TC - HC

Xưởng mộc cơ khí, nội thất

Đội xây dựng thi công

các nghiệp vụ kế toán thống kê, tính toán giá thành sản phẩm và phân tích cáchoạt động kinh tế, kiểm tra việc thanh lý hợp đồng và quyết toán với kháchhàng một cách kịp thời Cung cấp các thông tin về hoạt động tài chính củacông ty giúp giám đốc điều hành và quản lý công ty về mặt kinh tế đạt hiệuquả cao Phòng kế toán thay mặt cho công ty tính lương và thanh toán lươngcho công nhân toàn công ty Xác định tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh

và phân phối lợi nhuận

Phòng tổ chức hành chính : Có chức năng xây dựng phương án, kiện

toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, tuyển dụng lao động, quản lý nhân sự, lưutrữ hồ sơ nhân sự, thực hiện công tác hành chính quản trị Xây dựng phương

án và tổ chức thực hiện công tác đảm bảo an ninh an toàn trong SXKD củaCông ty

Phòng kỹ thuật - kinh doanh:

+ Xây dựng các định mức chi phí ( giá thành kế hoạch ) thực hiện lập kếhoạch đồng bộ về sản xuất, cung ứng vật tư, tiêu thụ sản phẩm,

+ Quản lý kỹ thuật chất lượng sản phẩm và vật liệu, quản lý thiết bị thicông và an toàn lao động của Công ty Cụ thể, nghiên cứu hồ sơ thiết kế, đềsuất các giải pháp kỹ thuật, biện pháp an toàn kỹ thuật

+ Tư vấn giúp ban giám đốc tìm biện pháp hiệu quả nhất để khai thácnguyên liệu phục vụ sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

1.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP ĐTXD và Thương mại Đông Á

Tổ chức bộ máy kế toán

Chức năng nhiệm vụ của các phần hành kế toán

Xuất phát từ mô hình thực tế của công ty, bộ máy kế toán bao gồm: 01 kếtoán trưởng Mỗi nhân viên làm việc trong phòng kế toán đều có thể kiêmnhiệm nhiều phần hành kế toán vì thế có thể giảm được một số cán bộ kế toán

mà vẫn đảm bảo công việc

Công việc mà các kế toán trong bộ máy kế toán của công ty phải đảmnhiệm đó là:

* Kế toán trưởng:

+ Có nhiệm vụ điều hành tổ chức công việc trong phòng kế toán chịu tráchnhiệm hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán, ghi chép tình hình hoạtđộng của công ty trên cơ sở chế độ, chính sách kế toán tài chính quy định.Ngoài ra kế toán trưởng có trách nhiệm cập nhật những thông tin mới về kếtoán tài chính để phổ biến cho các cán bộ trong phòng kế toán

+ Kế toán trưởng là người trực tiếp phân tích các hoạt động kinh tế và đềxuất ý kiến tham mưu cho giám đốc cùng các bộ phận chức năng của công ty

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Kế toán giá thành và tổng hợp

Kế toán vật tư

Kế toán thuế

dụng vốn ngày một tốt hơn với mục đích nhằm nâng cao hiệu quả xuất kinhdoanh của công ty

+ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc, cấp trên về thông tinkinh tế của công ty Là người giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện côngtác kế toán phân công giám sát kiểm tra việc thực hiện của các kế toán viên

* Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ tình hình thu chi của

công ty như phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa công ty với công nhânviên chức về tạm ứng, với ngân sách về thuế GTGT được khấu trừ, với ngườimua về tiền hàng bán chịu, với người bán, nợ ngân sách, phải trả nội bộ,

* Kế toán vật tư và tài sản cố định: báo cáo tới trưởng phòng kế toán về tình

hình xuất nhập vật tư có trách nhiệm quyền hạn như sau:

+ Căn cứ vào hợp đồng để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý đối với vật

tư, nguyên vật liệu đầu vào trước khi đưa về nhập kho và thanh toán tiềnhàng

+ Hàng ngày căn cứ vào lệnh xuất kho vật tư đã được lãnh đạo công

ty phê duyệt để viết phiếu nhập xuất vật tư

+ Cuối tháng đối chiếu giữa số dư trên sổ sách với số dư thực tế tồn trongkho, từ đó phát hiện những chênh lệch thừa thiếu để từ đó đưa ra các báo cáotham mưu giúp ban lãnh đạo có biện pháp quản lý tốt nhất

+ Theo dõi chặt chẽ tình hình tăng giảm tài sản cố định và trích khấu hao tàisản cố định

+ Theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm, doanh thu, tiến hành tổng hợp số liệuvàlập báo cáo tài chính theo chế độ quy định.

* Kế toán tiền lương:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thờigian lao động, kết quả lao động, của từng người, từng bộ phận

+ Tính toán các khoản trích theo lương, phân bổ chi phí tiền lương vàcác khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng

+ Lập báo cáo về lao động và tiền lương kịp thời, chính xác

+ Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ lương, xây dựng mộtphương án trả lương hợp lý nhằm kích thích người lao động nâng cao năngsuất lao động, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm

Thủ quỹ:

Là người chịu trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt, hàng ngàythủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ, tiến hành đối chiếu sốliệu của sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải kiểmtra xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết

1.1.4 : Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng

Hệ thống kế toán áp dụng tại công ty

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép là Việt Nam Đồng, nguyên tắcchuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang Việt Nam Đồng theo tỷ giá thực tế

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật Kí Chung

- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên giá

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng

- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán: Áp dụng theo quyết định 15 Banhành ngày 20/03/2006

1.2 TÌNH HÌNH KẾ TOÁN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG Á.

1.2.1 Phân loại vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á.

Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhucầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớnbao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu ,công cụ dụng cụ

có vai trò, tính năng lý hoá riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vậtliệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ mộtcách khoa học, hợp lý Tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mạiĐông Á cũng tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ Song việc phânloại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyênvật liệu công cụ dụng cụ ở kho Nhưng trong công tác hạch toán do sử dụng

mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loạivật liệu công cụ dụng cụ mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã sốriêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cáiđầu của vật liệu công cụ dụng cụ Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đềuhạch toán tài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu" các loại công cụ dụng cụ sửdụng đều hạch toán vào tài khoản 153 "công cụ dụng cụ" Cụ thể ở công ty

cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á sử dụng mã vật tư như sau:

1.2.2 Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á.

Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, tuy nhiêncũng có một số vận dụng mẫu sổ phù hợp với thực tế và phát huy tốt các chứcnăng của kế toán Cụ thể khi vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đến kho củacông ty trình tự hạch toán được tiến hành như sau:

1.2.2.1 Thủ tục nhập kho:

a Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài:

Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ vềđến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho

Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhậnhàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụdụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị, trong hoá đơn đã ghi rõcác chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vậtliệu, thành tiền, hình thức thanh toán…

Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau:

Hàng thánh nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kếtoán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kếtoán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho

Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu sẽ tiến hànhcông việc của mình

Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LLLiên 2: giao cho khách hàng FD/02- B

Đơn vị bán hàng: Công ty thép Thái Nguyên

Địa chỉ: Chi nhánh Cầu Giấy - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _

Điện thoại: 8588553 MS:

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng

Đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á

Địa chỉ: 43 Kim Mã – Ba Đình - Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _

Hình thức thanh toán: chịu Mã số

STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1

2

3

4

Thép 10 Thép 12 Thép 16 Thép 18

kg kg kg kg

3500 8000 4000 5000

5.120 5.145 5.120 5.135

17.920.000 41.160.000 20.480.000 25.675.000

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười năm triệu bảy trăm năm mươi tám triệu năm mươi tám nghìn năm trăm đồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vịKhi hàng về tới kho , nhân viên kế toán tiến hành lập biên bản kiểm tra

Đơn vị: Công ty Phiếu nhập kho

Thép thái nguyên- Cầu Giấy Hà Nội (Liên 2: Giao co khách hàng)

Ngày 8/12/2011Tên người mua: Nguyễn Văn Hùng

Theo hoá đơn số 538 ngày 8/12/2011 của

Công ty thép Thái Nguyên - Chi nhánh - Cầu Giấy - Hà Nội

b Nhập do di chuyển nội bộ.

Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kinh tế , kếhoạch, kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên Người dichuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo

số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vậtliệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng

và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho nhập giao lạicho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất

c Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến.

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng kinh tế, kếhoạch, kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu nhập kho Khi lập phiếu nhập kho phải thựchiện cùng kho cùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khinhập và lập biên bản kiểm nghiệm mới được nhập kho Cuối ngày kế toán vậtliệu phải đối chiếu kế toán công nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toán công

nợ làm báo cáo kế toán

1.2.2.2 Thủ tục xuất kho.

Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng và xí nghiệp xâylắp trực thuộc công ty thi công các công trình

- Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng củacán bộ kỹ thuật, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất khogồm 2 liên Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật

tư Thu kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công đểxuất vật liệu, công cụ dụng cụ Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho sau đóchuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ tráchcông trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu, công cụ dụng cụ đưa

từ kho đến nơi sử dụng

1.2.3 Trình tự nhập - xuất kho vật liệu.

Công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần đâu tư xây dựng và thươngmại Đông Á do một thủ kho và một kế toán viên đảm nhận Phần hành kếtoán nhập kho xuất kho vật liệu đều được xử lý trên máy vi tính Vì vậy cáccông đoạn lập sổ, ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết đều do máy thực hiện Thủkho và nhân viên kế toán vật liệu chỉ phải làm thủ tục ban đầu và tập hợp liệt

kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập - xuất vật liệu, tạo cơ sở dữ liệu đểđưa vào máy

1.2.3.1 Trình tự nhập kho vật liệu.

Ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á, việc mua vật

tư thường do phòng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tưhoặc theo yêu cầu sản xuất thi công Khi vật liệu được mua về, người đi mua

sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn

vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển… lên phòng kế toán Trước khi nhậpkho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chấtlượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toánvật liệu sẽ viết phiếu nhập kho Trường hợp vật liệu mua về có khối lượnglớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập "Biên bản kiểmnghiệm vật tư" Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàngmua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiếnhành cho nhập kho

1.2.3.2 Trình tự xuất kho.

Ở công ty cổ phần đâu tư xây dựng và thương mại Đông Á, vật liệu xuấtkho chủ yếu là dùng cho thi công các công trình Nguyên vật liệu của công tygồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành chotừng bộ phận sử dụng là các đội công trình Việc xuất vật liệu được căn cứ

chức thực hiện tiến độ sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ thi công các côngtrình và tiến độ thực hiện các hợp đồng.

Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột

số lượng yêu cầu đối với khối lượng nguyên vật liệu thực tế có trong kho, thủkho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận Sau

đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu

1.2.4 Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á.

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụđòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từngnhóm, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng chủngloại và giá trị Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụcông ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á sẽ đáp ứng được nhucầu này Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ công ty cổ phần đầu tưxây dựng và thương mại Đông Á sẽ đáp ứng được nhu cầu này Hạch toán chitiết vật liệu, công cụ dụng cụ là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kếtoán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từngthứ, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại

và giá trị

- Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ

- Phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

- Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ

Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 05.

Giải thích: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một

số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy vi tính Nội dung, tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ được tiến hành như sau:

- Ở kho; Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tìnhhình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho.Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trênmột thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đốichiếu số liệu

- Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách,đơn vị tính, mã số vật tư sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp

Thẻ kho

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn

xác nhận và thẻ kho Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳtheo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho.

Cuối tháng thủ kho căn cứ vào hai chứng từ số 83 ngày 23/12/2011 vàchứng từ số 137 ngày 23/12/2011 và các chứng từ nhập, xuất khác Thủ khotiến hành lập thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn Sau đây là thẻ khovật liệu: xi măng Hoàng Thạch

Thẻ kho

Ngày lập 29/12/2011

Tờ số 2Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xẻng

Đồng thời hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán vật liệu, công cụ dụng

cụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để ghi vào "sổ chi tiết vật tưhàng hoá" từng tháng từng loại công vật liệu, công cụ dụng cụ và thẻ chi tiếtđược lập riêng cho từng kho

1.2.5 Đánh giá vật liệu

Đánh giá vật liệu- công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theonhững nguyên tắc nhất định về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhậpxuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ công ty phản ánh trên giá thực tế.Nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của công ty cổ phầnđầu tư xây dựng và thương mại Đông Á nói riêng là rất lớn, công ty chưa đảmnhiệm được việc chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mànguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài, một số vật liệu, công cụ được xí nghiệpxây lắp số 1 sản xuất như: bê tông, cửa đi, cửa sổ, và các loại cấu kiện, vậtliệu nhằm hoàn thiện việc thi công xây dựng

1.2.5.1 Đối với nguyên liệu, vật liệu: Giá thực tế vật liệu nhập do mua ngoài.

* Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhậpkho chính là giá mua ghi trên hoá đơn

Ví dụ: trên phiếu nhập kho số 182 ngày 8/12/2011 Nguyễn Văn Hùngnhập vào kho vật liệu của công ty theo hoá đơn số 538 ngày 8/12/2011 củaCông ty Thép Thái Nguyên chi nhánh Cầu Giấy - Hà Nội Giá thực tế nhập105.235.000 đồng (giá ghi trên hoá đơn)

* Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giáthực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển

1.2.5.2 Đối với công cụ, dụng cụ: Việc đánh giá công cụ, dụng cụ tương tự đối với vật liệu được tiến hành bình thường.

hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi tính ra giá thực tế xuất dùng Docông cụ, dụng cụ có tính chất cũng như giá trị, thời gian sử dụng và hiệu quảcủa công tác mà việc tính toán phân bổ giá trị thực công cụ, dụng cụ xuấtdùng vào các đối tượng sử dụng có thể một hoặc nhiều lần.

Có những loại công cụ, dụng cụ phân bổ hai lần nên khi xuất dùng tiếnhành phân bổ ngay 50% giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phísản xuất kinh doanh kỳ đó và khi báo hỏng sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trịcòn lại của công cụ dụng cụ

Công cụ dụng cụ được tính như sau:

- Quần áo bảo hộ lao động : 40 bộ x 43.000đ = 1.720.000đ

- Giầy ba ta : 40 đôi x 14.500đ = 580.000đ

- Mũ nhựa : 40 cái x 16.000đ = 640.000đ

Tổng hợp công cụ dụng cụ do đội xe vận chuyển của công ty thực hiệnthì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí vậnchuyển

Trên phiếu nhập kho số 160 ngày 9/12/2011 người giao hàng Lê VănSơn nhập cho công ty (theo hợp đồng) 1máy đầm với giá ghi trên hoá đơn số

360 là: 26.000.000đ Vậy giá thực tế của công cụ dụng cụ được tính như sau:

1 x 26.000.000 = 26.000.000đ

+ Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng cho thi công

Ví dụ: Đơn giá xuất của công cụ dụng cụ xẻng (xúc đất, trộn vữa) theochứng từ phiếu xuất kho số 136 ngày 16/12/2011 là 240.000đồng Vậy giáthực tế xuất dùng công cụ dụng cụ được tính: 20 x 12.000 = 240.000đ

- Đối với việc nhập kho công cụ các đội công trình xây dựng và xínghiệp xây lắp số 1 trực thuộc công ty thì giá thực tế công cụ dụng cụ xuấtkho được tính theo giá thực tế đích danh

1.2.6 Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán vật liệu công cụ dụng

cụ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á

Hiện nay công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đông Á đang

áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC/ ngày20/3/2006 của Bộ Tài chính Để phù hợp với quá trình hạch toán ở công ty,công tác kế toán vật liệu sử dụng những tài khoản tổng hợp sau: TK152,TK133, TK 331, TK111, TK112, TK621 Ngoài ra công ty còn mở thêm các

TK cấp 2 để phản ánh chi tiết cho từng đối tượng cụ thể như TK1521 "NVLchính", TK 1522 "NVL phụ", TK 3331

1.2.7 Kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu công cụ dụng cụ:

Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu kế toán sử dụng và nói tới hạchtoán là nói tới số liệu có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của công ty theochỉ tiêu giá trị Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ chưa đảm bảo đápứng được yêu cầu này mà chỉ bằng kế toán tổng hợp có thể ghi chép, phảnánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản sổ kế toántổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu đó

Vậy kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh,kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở các dạngtổng quát Do đặc điểm vật liệu- công cụ dụng cụ ở công ty cổ phần xây dựng

số 4 Thăng long rất đa dạng và phong phú, công ty đã áp dụng phương pháp

kê khai thường xuyên để hạch toán nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ

Công ty sử dụng tài khoản 152 và tài khoản 153 để phản ánh quá trình nhậpxuất vật liệu- công cụ dụng cụ và tài khoản 331, tài khoản 141, tài khoản 111, tàikhoản 112, tài khoản 311, tài khoản 621, tài khoản 642, tài khoản 627

1.2.7.1 Kế toán tổng hợp vật liệu- công cụ dụng cụ

Trong nền kinh tế thị trường việc mua vật liệu- công cụ dụng cụ được

tục nhiều lần nên mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật liệu- công cụ dụng cụcăn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu- công cụ dụng cụ được giám đốc kí,duyệt thì đơn vị bán sẽ cung cấp vật liệu- công cụ dụng cụ theo yêu cầu củacông ty Đối với công trình lớn, tiến độ thi công dài đòi hỏi nhiều công ty cóthể mua nợ của đơn vị và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán sau mộtthời gian Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiềnvay ngắn hạn.

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tháng 12/2011

Tài khoản: 331 "Phải trả cho người bán"

Đối tượng: Chị Minh- Cửa hàng VLXD số 27 Đường nam Thăng long- HàNội

Loại vật tư: xi măng

Chứng từ

Diễn giải TK đối ứng

Số PS

Số dư Số

Dư đầu kỳ

212 8/12/11 Vay tiền

mặt mua VT

1.2.7.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ

Ở Công ty cổ phần đâu tư xây dựng và thương mại Đông Á vật liệu,công cụ dụng cụ xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đápứng được tiến độ thi công Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụdụng cụ phải phản ánh kịp thời theo từng xí nghiệp, tới trong công ty, đảmbảo chính xác chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong toàn bộ chi phí sản xuất

a Kế toán xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất

Khi tiến hành xuất vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào số lượng vật tưyêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kĩ thuật, phòng vật

tư lập phiếu xuất vật tư như sau:

Phiếu xuất kho

Số 161Xuất cho ông: Hoàng Bình

Để dùng vào việc: Thi công công trình bộ tài chính- Hà Nội

Lĩnh tại kho: chị Chuyên

TK 152, TK 153