đồ án Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương cho Công ty TNHH Cảng Hải An

Chính vì thế, em đã lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tiền lương Công ty TNHH Cảng Hải An,” làm đề tài tốt nghiệp của mình, với hy vọng có thể xây dựng được một chương t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MÃ SỐ: 114

CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Người hướng dẫn đồ án: Th.S Trần Đình Vương

HẢI PHÒNG – 2014

LỜI CÁM ƠN

Trước hết em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các thầy cô giảng viên củakhoa Công nghệ thông tin đã tận tình giúp đỡ em trong những năm tháng họctập và tích luỹ kiến thức chuyên ngành công nghệ thông tin tại trường Đại họcHàng hải Việt Nam Em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Đình Vương –giảng viên chịu trách nhiệm hướng dẫn em làm thực tập và đồ án tốt nghiệp –thầy đã tận tình chỉ bảo em trong quá trình làm đồ án tốt nghiệp cho đề tài

“Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương cho công

ty TNHH Cảng Hải An” Được sự giúp đỡ của thầy cô và các nhân viên trongCông ty em đã có được những điều kiện tốt nhất để hoàn thành báo cáo này

Trong quá trình làm đồ án tốt nghiệp không tránh khỏi những thiếu sót

do hạn chế về thời gian, vốn kiến thức của em chưa được vững chắc và một

số tác nhân khác nên mong các thầy cô giúp đỡ và thông cảm

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Việt An

MỤC LỤC

MỤC LỤC HÌNH

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, Công nghệ thông tin đã và đang ngày càng phát triển mạnh

mẽ trong mọi lĩnh vực của đời sống, kinh tế, xã hội Đặc biệt trong cơ chế thịtrường hiện nay, sự phát triển của các quan hệ kinh tế cũng như sự mở rộngngày càng lớn về quy mô của các doanh nghiệp, xí nghiệp đã làm tăng cácluồng và khối lượng thông tin, làm cho công tác quản lý trở nên phức tạp hơn.Với việc làm công tác quản lý thủ công bằng sổ sách như trước kia thì khôngthể đáp ứng được với sự phát triển như hiện nay Vì thế, ngày nay phát triểnCông Nghệ Thông Tin là xây dựng cơ sở hạ tầng làm nền tảng vững chắc đểxây dựng và phát triển một nền kinh tế vững mạnh Trong xu thế ấy, việcquản lý dựa vào máy tính là một nhu cầu thiết yếu của hầu hết mọi ngành mọidoanh nghiệp, việc tin học hóa từng bước trong công tác quản lý, khai thác vàđiều hành sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết

Vì vậy, nhu cầu quản lý nhân viên, chấm công tính lương của công ty TNHHCảng Hải An được công ty hết sức quan tâm Chính vì thế, em đã lựa chọn đề

tài “Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tiền lương Công ty TNHH Cảng Hải An,” làm đề tài tốt nghiệp của mình, với hy vọng có thể xây dựng được

một chương trình quản lý góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc quản lýcủa công ty

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY 1.1. Quá trình hình thành và phát triển

Trong giai đoạn kinh tế toàn cầu suy thoái, hoạt động xuất nhập khẩu vàkèm theo đó là vận tải biển, dịch vụ hàng hải gặp rất nhiều khó khăn, nhất làđối với những đơn vị không có hoặc thiếu cơ sở hạ tầng và trang thiết bị.Nhận biết được điều này, đồng thời để tận dụng lợi thế về vị trí hiện có, công

ty TNHH Vận tải và Xếp dỡ Hải An đã được thành lập tháng 5/2009 với bảydoanh nghiệp thành viên là các công ty dịch vụ hàng hải thuộc loại vừa và nhỏhoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau cùng tham gia đầu tư xây dựng CảngHải An Đó là:

 Công ty cổ phần cung ứng và dịch vụ kỹ thuật Hàng hải (Maserco)

 Công ty cổ phần đóng tàu Hải An

 Công ty cổ phần Hàng hải Hà Nội (Marina Hà Nội)

 Công ty cổ phần Đầu tư và Vận tải Hải Hà

 Công ty cổ phần Giao nhận Ngoại thương (Transimex Saigon)

 Công ty cổ phần Hải Minh

 Công ty cổ phần Dịch vụ Hàng hải (MACS Shipping)

Với số vốn điều lệ 187,5 tỷ đồng, trong đó công ty cổ phần hàng hải HàNội góp vốn 55% nên trở thành cổ đông lớn nhất Công ty TNHH Vận tải vàXếp dỡ Hải An đặt trụ sở tại số 45 Triệu Việt Vương, Phường Bùi Thị Xuân,Quận Hai Bà Trưng, TP.Hà Nội hoạt động dưới hình thức công ty mẹ-công tycon Công ty con chính là công ty TNHH cảng Hải An đặt trụ sở tại HảiPhòng

Ngày 12/12/2010, được phép của Bộ GTVT và Cục Hàng hải Việt Namcông ty đã tổ chức khánh thành và đưa cầu Cảng Hải An vào khai thác

Cho đến nay, cảng đã đầu tư thêm trang thiết bị phục vụ cho hoạt độngkhai thác và đã đạt được những kết quả khả quan Trong tương lai cùng với sựphát triển của nhu cầu vận tải biển, cảng đang tiếp tục thực hiện kế hoạch xâydựng thêm cầu tàu để mở rộng sản xuất, góp phần nâng cao năng lực dịch vụvới năng suất, chất lượng cao, an toàn hơn

* Ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Vận Tải và Xếp Dỡ Hải An:

- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đường thủ nội địa, ven biển và viễndương

- Dịch vụ xây dựng và kinh doanh khai thác cảng sông, cảng biển

- Dịch vụ bốc xếp hàng hóa cảng biển, thuê và cho thuê kho bãi, trangthiết bị bốc xếp vận chuyển

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ cho vận tải

- Dịch vụ vận chuyển, bốc xếp hàng siêu trường, siêu trọng, hàng dự án

- Đại lý vận tải, giao nhận, đại lý cung ứng vật tư, dầu nhờn, phụ tùngchuyên ngành vận tải

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

1.2. Giới thiệu công ty TNHH Cảng Hải An

- Tên tổ chức: CÔNG TY TNHH CẢNG HẢI AN

- Tên giao dịch quốc tế: HAIANTS Co.Ltd

- Địa chỉ: Tầng 1, Tòa nhà Hải An, Km2+ Đường Đình Vũ, PhườngĐông Hải 2, Quận Hải An, TP.Hải Phòng

+ Luồng vào cảng: Tính từ phao số 0 đến cảng Hải An 20 hải lý

- Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị:

1.3. Quy mô tổ chức

Hình 1.1 – Sơ đồ tổ chức công ty TNHH cảng Hải An

1.3.1.Ban giám đốc

• Giám đốc điều hành - Ông Tạ Mạnh Cường

Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của công tyTNHH Cảng Hải An

• Phó giám đốc Khai thác - Ông Nguyễn Ngọc Tuấn

Là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạtđộng khai thác cảng

• Phó giám đốc Kinh doanh - Ông Đào Ngọc Tuấn

Là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạtđộng kinh doanh của cảng

1.3.2.Phòng công nghệ thông tin

- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hạ tầng kỹ thuật hệ thống công nghệ thôngtin của công ty bao gồm các máy chủ, máy trạm, PC cá nhân, các thiết bị kếtnối và hệ thống mạng (kể cả các hệ thống báo số cho khách hàng, hệ thốngchấm công, hệ thống camera giám sát, hệ thống điện thoại…)

- Chịu trách nhiệm đảm bảo cho các hệ thống nói trên hoạt động thông suốt,khắc phục sự cố kịp thời nhằm phục vụ tốt hoạt động của công ty Tổ chức hỗtrợ kỹ thuật 24/7 cho toàn bộ hệ thống và thiết bị

- Phụ trách việc biên tập, cập nhật trang Web, quản trị mạng để đảm bảo các hệthống email, Internet, điện thoại, fax… hoạt động hiệu quả

- Chịu trách nhiệm xây dựng cơ chế bảo mật, dự phòng để bảo vệ toàn bộ thôngtin, dữ liệu của cảng Là đầu mối chịu trách nhiệm triển khai và giám sát việcthực hiện qui chế quản lý công nghệ thông tin của công ty

1.3.3.Phòng Marketing – Tổng hợp

a) Về Thị trường (Marketing)

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giới thiệu về cảng cho khách hàng

- Xây dựng chiến lược và kế hoạch phục vụ hoạt động “Quan hệ công chúng”(PR) của công ty trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện

- Tổ chức thống kê, đối chiếu, xác nhận số liệu và lập hóa đơn thu cước cáchãng tàu Theo dõi việc thanh toán

- Cùng với các phòng liên quan tổ chức thương lượng, ký kết các loại hợp đồngcung cấp dịch vụ của cảng.

- Hàng quí lập báo cáo, đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hoặc bổsung, sửa đổi chính sách để duy trì các hợp đồng dài hạn

- Tham gia các tổ chức nghề nghiệp chuyên ngành, tổ chức hội nghị kháchhàng và các sự kiện khác theo yêu cầu của công ty

b) Về Bán hàng (Sales)

- Tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký với khách hàng

- Là đầu mối tiếp nhận và xử lý thông tin từ khách hàng, các báo cáo của phòngLogistics, phòng Thương vụ, phòng Khai thác,… từ đó lập báo cáo trìnhGiám đốc xem xét, quyết định

- Cùng với bộ phận pháp chế của phòng Thương vụ xử lý tranh chấp, khiếu nại,tổn thất, tồn đọng thanh toán …

- Tổ chức thực hiện tất cả các loại báo cáo thống kê theo yêu cầu của công tyhoặc khách hàng

c) Về Kế hoạch - Thống kê

- Lập, tổng hợp các kế hoạch sản xuất kinh doanh – Tài chính hàng năm, quícho công ty và tổ chức triển khai thực hiện

- Tổ chức thống kê, theo dõi, lập các báo cáo định kỳ theo qui định hiện hành

và theo các yêu cầu đột xuất của công ty

1.3.4.Văn phòng

Là bộ phận tổng hợp giúp giám đốc trong việc lập kế hoạch công tác,phối hợp hoạt động trong nội bộ; trực tiếp tổ chức thực hiện các công tác hànhchính, quản trị, bảo vệ, an ninh – an toàn, nhân sự – lao động, đời sống, thôngtin, thi đua khen thưởng, phòng chống thiên tai – cháy nổ của công ty

1.3.5.Phòng tài chính kế toán – Tiền lương

a) Tài chính

- Thu thập, phân tích các thông tin về thị trường tài chính, tiền tệ trong nước

để phục vụ công tác quản lý tài chính của công ty

- Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch huy động, sử dụng vốn

- Tổ chức huy động vốn kinh doanh và vốn đầu tư cho các dự án

- Tổ chức quản lý phần vốn góp của công ty ở các doanh nghiệp khác và cáchoạt động đầu tư tài chính của công ty.

- Tổ chức hạch toán kinh doanh theo thời gian, lập và gửi các báo cáo phục vụcông tác điều hành và quản trị công ty

- Phụ trách công tác quan hệ cổ đông

- Về hạch toán kinh doanh (quản trị):

+ Tổng hợp, phân tích, lập và gửi các báo cáo phục vụ công tác quản

lý kinh doanh bao gồm: doanh thu, chi phí, công nợ, số dư tàikhoản, kế hoạch tài chính hàng tuần; theo dõi, giám sát việc thựchiện các định mức, chi phí (nhất là đối với các chi phí mua ngoài),phát hiện các bất hợp lý để khắc phục

+ Chịu trách nhiệm kiểm tra, xác nhận, thanh toán các khoản chi theophân cấp qui định tại qui chế quản lý tài chính của công ty

+ Bảo quản các loại chứng từ, tài liệu liên quan đến hoạt động tàichính của công ty theo các qui định của pháp luật

c) Lao động và Tiền lương

- Làm tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý và sử dụng quĩ tiền

- Căn cứ qui chế trả lương và các tài liệu liên quan, tổ chức tính, thanh toán tiềnlương, thưởng và các loại phụ cấp cho người lao động

1.3.6.Phòng xây dựng cơ bản

- Tổ chức xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các công trình của cảnghàng năm và trực tiếp tổ chức thực hiện các kế hoạch nói trên

- Trực tiếp quản lý, theo dõi hoạt động của các Ban quản lý dự án

- Trực tiếp tổ chức thực hiện các thủ tục về đấu thầu, chọn thầu, các kế hoạchxây dựng mới, sửa chữa, bảo dưỡng công trình của công ty

- Tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lượng các công trình, dự án, làm tham mưucho Giám đốc trong việc xử lý các tồn tại, tình huống phát sinh

- Chịu trách nhiệm về khảo sát, thiết kế, dự toán, quyết toán và chất lượng cáccông trình xây dựng cơ bản của công ty.

1.3.7.Phòng khai thác tàu

- Chịu trách nhiệm thu xếp, giải quyết toàn bộ thủ tục và tổ chức công tác phục

vụ cho tàu ra vào cảng đúng kế hoạch và an toàn

- Trực tiếp quan hệ với tàu, các hãng tàu, các cảng để tiếp nhận, trao đổi thôngtin phục vụ hoạt động của cảng

- Tổ chức kiểm tra, đối chiếu, cập nhật các thông tin về luồng vào cảng, cácthông báo hàng hải, các cơ quan quản lý liên quan, đặc điểm kỹ thuật các tàu,các hãng tàu, các cảng liên quan

- Lập kế hoạch khai thác tàu hàng tuần và từng chuyến

- Tổ chức kiểm tra, đối chiếu số liệu với phòng Thương vụ, xác nhận số liệuvới hãng tàu

- Xây dựng, cập nhật các qui trình bốc xếp, giao nhận liên quan đến tàu và trựctiếp tổ chức thực hiện Chịu trách nhiệm về an toàn cho tàu, hàng hóa, thiết bị

và con người trong quá trình khai thác tàu

- Tổ chức và chỉ huy công tác xếp, dỡ từ tàu lên CTY và ngược lại

- Tổ chức giao nhận container với tàu, với các phương tiện đi thẳng

- Hoàn thiện hồ sơ cho từng chuyến tàu

- Trực tiếp điều hành, chỉ huy toàn bộ các phương tiện ra vào cảng để thực hiệncác phương án bốc xếp hàng “Đi thẳng”

- Nghiên cứu việc triển khai hợp tác với các cảng trong khu vực (kể cả với cácCTY, Depots)

- Trực tiếp quản lý, sử dụng, điều động, giám sát toàn bộ hoạt động của Độicông nhân lái cần cẩu Chịu trách nhiệm duy trì kỷ luật trong việc thực hiệnquy trình sử dụng thiết bị và các nội quy, quy định liên quan nhằm đảm bảo

an toàn cho các thiết bị, phương tiện, công cụ phục vụ công tác khai thác

- Chủ động khai thác các loại hình dịch vụ phục vụ tàu

1.3.8.Phòng khai thác bãi

- Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành toàn bộ hoạt động khai thác bãi hàngngày bao gồm: Bãi Xuất, Bãi Nhập, Bãi RE, Bãi - Kho CFS và các bãicontainer rỗng (Depots)

- Xây dựng qui hoạch sử dụng bãi

- Xây dựng, cập nhật các qui trình bốc, xếp container trên bãi, đóng, rút, kiểmđếm hàng hóa, giao, nhận container và hàng hóa cho khách hàng, kiểm tra, vệsinh, sửa chữa, chụp và lưu ảnh, lập, ghi, ký EIR và các chứng từ khác, đồngthời trực tiếp hướng dẫn, đào tạo cán bộ nhân viên của Phòng để tổ chức thựchiện đúng các qui trình nói trên.

- Tổ chức công tác giao nhận, cập nhật thông tin về container, hàng hóa, năngsuất của lái xe nâng, xe kéo, … và thống kê, báo cáo theo qui định của công

ty và yêu cầu của khách hàng

- Giám sát nhân viên giao nhận, lái xe nâng thực hiện qui trình giao nhận, lậpchứng từ và đặc biệt là “Cập nhật vị trí container trên bãi”

- Trực tiếp phối hợp với hãng tàu, đại lý, các cảng, các depot hoặc các công tyvận tải để thực hiện công tác vận chuyển, giao, nhận container

- Trực tiếp tổ chức và chịu trách nhiệm về việc phục vụ khách hàng trong phạm

vi kho, bãi mà phòng quản lý

- Trực tiếp quản lý, sử dụng, điều động, giám sát toàn bộ hoạt động của Độicông nhân lái xe nâng, xe kéo Chịu trách nhiệm duy trì kỷ luật trong việcthực hiện quy trình sử dụng thiết bị và các nội quy, quy định liên quan nhằmđảm bảo an toàn cho các thiết bị, phương tiện, công cụ phục vụ công tác khaithác bãi của công ty

- Hình thành và xây dựng qui trình làm việc cho các tổ (nhóm) chuyên biệt về :

- Xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các qui trình

sử dụng thiết bị Chịu trách nhiệm về an toàn cho thiết bị và người sử dụng

- Thường trực để đảm bảo thiết bị và các hệ thống điện, lạnh của cảng hoạtđộng tốt

b) Về quản lý kỹ thuật - Vật tư

- Chịu trách nhiệm lập hồ sơ kỹ thuật cho toàn bộ thiết bị của cảng

- Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa thay thế vật tư, phụ tùng hàng năm, hàngquí Tổ chức thực hiện kế hoạch này để đảm bảo cho toàn bộ thiết bị hoạtđộng tốt

- Lập dự trù và kế hoạch mua vật tư, dầu nhờn, nhiên liệu phụ tùng thay thế

- Chủ trì xây dựng hệ thống định mức kỹ thuật cho toàn bộ thiết bị

- Tổ chức xây dựng hệ thống kho vật tư, phụ tùng, công cụ, dụng cụ bốc xếp vàthiết bị chuyên dùng của công ty Tổ chức bảo quản vật tư, phụ tùng, dầunhờn và cung ứng phục vụ kịp thời, hiệu quả theo đúng các qui định vềnhập/xuất kho…

- Chịu trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các qui định về an toàn laođộng, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai,… củacông ty

- Lập các thống kê, báo cáo theo qui định của công ty

- Tham gia vào các ban an ninh – an toàn, phòng chống thiên tai – cháy nổ,…của công ty

1.3.10.Phòng thương vụ

a) Về dịch vụ khách hàng (Customer Services)

- Trực tiếp đối chiếu chi tiết Cargo maniest với Container Discharging List

- Trực tiếp tổ chức phục vụ khách hàng tại Văn phòng phục vụ khách hàng củacông ty, hướng dẫn khách hàng và chỉ đạo các bộ phận liên quan của công tythực hiện

- Sau khi kết thúc mỗi chuyến tàu, tổ chức đối chiếu, thống nhất số liệu vớiphòng Khai thác và Logistics để đảm bảo cơ sở dữ liệu đúng với thực tế

- Tổ chức theo dõi, thống kê và thông báo container tồn quá hạn cho các bênliên quan

- Theo dõi, thống kê và tập hợp, lưu trữ các hồ sơ liên quan

- Lập các báo cáo thống kê theo qui định của công ty (Thống kê giao nhận hàngngày, theo loại container, theo tàu, theo khách hàng ), thống kê thu và tồnđọng

- Đề xuất các biện pháp, chính sách, sửa đổi cần thiết để nâng cao chất lượngphục vụ khách hàng của toàn cảng.

- Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, tập hợp ý kiến khách hàng và đề xuấtkịp thời các biện pháp bổ sung, sửa đổi nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ củacông ty

- Chịu trách nhiệm Key-in, cập nhật danh sách khách hàng và biểu cước dịch

vụ vào cơ sở dữ liệu cho hệ thống IT của công ty

- Phối hợp với phòng Khai thác Tàu và phòng Tài chính Kế toán để chọn, theodõi, giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của các đơn vị cung ứng dịch vụcho cảng nhằm tiết kiệm chi phí Tổ chức theo dõi, thống kê báo cáo và kiểmtra, đánh giá chi phí thuê cung cấp dịch vụ của cảng

- Chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, chứng từ, tác nghiệp…

c) Về thanh toán

- Trực tiếp kiểm tra chứng từ, xác lập các loại hình dịch vụ theo nhu cầu củakhách hàng và trình tự tác nghiệp của công ty trên cơ sở đó phát hành Hóađơn thu cước (thu ngay) hoặc hóa đơn tạm thu (thu sau) theo các qui địnhtrong hợp đồng

- Tiếp nhận hồ sơ, dữ liệu từ các phòng Logistics, Khai thác Tàu, Khai thácBãi, kiểm tra đối chiếu với các bên liên quan làm cơ sở cho việc lập hóa đơn(sửa chữa, vệ sinh) và thanh, quyết toán

- Giám sát quá trình luân chuyển chứng từ, thu cước Lập và gửi báo cáo hóađơn đã phát hành cho lãnh đạo và các phòng liên quan

- Tổ chức thống kê, báo cáo theo qui định của công ty

- Kết hợp với phòng Tài chính Kế toán tổ chức thu hồi công nợ

- Tổ chức thu thập, phân loại, lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan theo quiđịnh.

d) Về Pháp chế

- Chủ trì xây dựng các qui trình, qui chế, nội qui làm việc của Phòng, theo dõi,cập nhật và bổ sung khi cần

- Cùng với các phòng Khai thác tổ chức thực hiện các qui trình phòng ngừa và

xử lý rủi ro, tổn thất Khi có phát sinh là đầu mối thu thập thông tin, chứng từ

và trực tiếp chủ trì việc tổ chức giám định, kiểm tra, xác định tổn thất, tranhchấp và xử lý các trường hợp trên

- Chủ trì việc ký và thực hiện các hợp đồng bảo hiểm của công ty

1.3.11.Phòng Logistics

a) Về Logistics

- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ container trong thời gian công ty khai thác

- Cập nhật và làm báo cáo hàng ngày về tình trạng container theo yêu cầu củacông ty và từng khách hàng

- Cập nhật vị trí container trên phần mềm

- Đảm bảo cung cấp số liệu về vị trí, tình trạng, thời gian… cho phòng Khaithác để điều hành sản xuất và cho phòng Thương vụ để tính cước, phối hợpkiểm tra hóa đơn tính các loại cước và phí trước khi thanh toán

- Theo dõi, thống kê sản lượng xe nâng làm cơ sở cho việc quyết toán nhiênliệu và thanh toán với các bên cho thuê phương tiện

b) Về Sửa chữa container

- Tổ chức kiểm tra, giám định tình trạng container cần vệ sinh, sửa chữa

- Liên hệ với khách hàng xin phê duyệt, thông báo cho các đơn vị sửa chữa đểthực hiện, tổ chức giao, nhận, theo dõi quá trình sửa chữa

- Làm báo cáo cho Công ty và hãng tàu theo yêu cầu

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.1. Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty

Do hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự của công ty vẫn chủ yếu được xử lýtrên file Excel, ngoài ra một số còn được lưu lại và ghi chép trên giấy tờ, sổsách nên gặp rất nhiều khó khăn và hạn chế:

- Quản lý trực tiếp trên giấy tờ sổ sách nên hiệu quả công việc khôngcao

- Việc quản lý trên giấy tờ và file Exel khiến việc tra cứu, tìm thông tinnhân viên, thống kê thông tin nhân sự trở nên rất khó khăn và bất tiện

Và có thể dẫn đến nhầm lẫn, mất mát thông tin nhân sự

2.2. Mục đích và yêu cầu của đề tài

+ Giúp việc tra cứu, tìm kiếm thông tin trở lên rễ ràng hơn.Việc quản

lý nhân viên sẽ không bị nhầm lẫn, sai sót như khi còn làm thủ công

2.3. Quá trình quản lý nhân sự

2.3.1.Quá trình tuyển nhân viên

Hình 2 1: Sơ đồ quá trình tuyển nhân viên

Người xin việc sẽ phải nộp cho phòng hành chính nhân sự ( thuộc khốiVăn phòng ) các giấy tờ sau: Đơn xin việc, Sơ yếu lý lịch, Giấy khám sứckhoẻ, bản sao giấy khai sinh, CMND, bằng cấp chuyên môn, đã có côngchứng của chính quyền địa phương, nếu xin vào vị trí yêu cầu ngoại ngữ hoặctin học cần phải nộp bản sao công chứng bằng (chứng chỉ) ngoại ngữ, tin học.Sau khi kiểm tra, xem xét hồ sơ nếu thấy ứng viên phù hợp với tiêu chí củacông ty, ứng viên sẽ được hẹn ngày phỏng vấn Hội đồng phỏng vấn bao gồmgiám đốc, trưởng phòng phòng ban ứng tuyển, trưởng phòng hành chính nhân

sự thực hiện phỏng vấn về các nguyện vọng, yêu cầu, khả năng, trình độchuyên môn… của ứng viên Nếu ứng viên vượt qua được vòng phỏng vấn,kết quả đánh giá phỏng vấn được gửi cho ban giám đốc để có quyết định về

nhân sự Giám đốc sau khi nhận được kết quả đánh giá gửi đến sẽ thực hiệnviệc ký hợp đồng thử việc với người xin việc đồng thời giao hợp đồng chophòng hành chính quản lý, hồ sơ cá nhân của ứng viên cũng sẽ được lưu trữlại tại đây.

2.3.2.Quá trình thử việc

Hình 2 2: Sơ đồ quá trình thử việc

Khi được ký hợp đồng thử việc, nhân viên sẽ thử việc tại công ty theothời gian quy định là: từ 1 đến 2 tháng

Trong thời gian thử việc nhân viên được hưởng lương bằng 75% lươngtối thiểu theo quy định chung của công ty

Trong quá trình thử việc, phòng ban quản lý có trách nhiệm giao cácnhiệm vụ cho nhân viên, nếu nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có

sự đánh giá tích cực, có năng lực phù hợp với vị trí, kết quả đánh giá sẽ được

gửi cho ban giám đốc để thực hiện ký hợp đồng lao động chính thức Hợpđồng lao động sẽ được giao cho phòng hành chính nhân sự lưu trữ và quản lý.

2.3.3.Quá trình nhân viên làm việc tại công ty

Khi được tuyển vào làm chính thức thì các thông tin liên quan đến nhân

sự như: hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân, thông tin quá trình làm việc đượcphòng hành chính lưu trữ, cập nhật thường xuyên Nhân viên sẽ được hưởngmọi chính sách, quyền lợi cũng như nghĩa vụ theo quy định của công ty.Lương của nhân viên được hưởng tùy thuộc vào trình độ năng lực, chức vụchuyên môn, trực thuộc phòng ban, bộ phận trong công ty và các phụ cấp, tiềnthưởng, các phúc lợi như theo quy định của Nhà nước cũng như quy định củacông ty

a) Điều chuyển công tác

Hình 2 3: Sơ đồ quá trình điều chuyển công tác

Khi thấy nhân viên ở phòng ban này có năng lực phù hợp với công việctrực thuộc phòng ban khác, phòng Văn phòng sẽ lên danh sách và gửi chogiám đốc để đưa ra quyết định điều chuyển phòng ban nhằm mục đích bố tríhợp lý và vận dụng đúng năng lực của nhân sự

Khi được chuyển sang phòng ban, bộ phận khác nhân viên được hưởnglương và chế độ của vị trí mới, chức vụ mới.

b) Đào tạo chuyên môn, cử đi công tác

Hình 2 4: Sơ đồ quá trình cử đi đào tạo, công tác

Trong quá trình làm việc tại công ty, các phòng ban thấy những vịtrí cần trình độ chuyên môn cao hơn và cần được cho đi đào tạo thì lậpdanh sách, gửi cho Văn phòng Văn phòng có trách nhiệm trình lên chogiám đốc duyệt, nếu danh sách được duyệt Văn phòng sẽ tiến hành thủ tụccho nhân viên đi đào tạo

Tương tự với quá trình cử nhân viên đi công tác, danh sách nhânviên được cử đi công tác Văn phòng gửi lên cho giám đốc duyệt, nếuđược sẽ tiến hành làm thủ tục cho nhân viên đi công tác

c) Khen thưởng, kỷ luật

Hình 2 5: Sơ đồ quá trình khen thưởng, kỷ luật

Hàng tháng, Lãnh đạo Phòng, bộ phận đánh giá và phân loại nhân viênphòng, bộ phận mình phụ trách nhân viên lao động hoàn thành xuất sắc nhiệm

vụ được giao, hoặc có thành tích nổi bật trong tháng sẽ được lập danh sáchgửi cho Giám đốc phê duyệt và khen thưởng để khích lệ Nhân viên sai sóttrong việc thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ gây tổn thất về kinh tếcho công ty, ý thức trách nhiệm với tập thể và công ty kém; vi phạm các quychế, nội quy kỷ luật lao động của công ty sẽ bị kỷ luật

Lưu ý: Các trường hợp người lao động (cá nhân hoặc tập thể) gây thiệt hại vềkinh tế, hư hỏng, mất mát tài sản, trang thiết bị của công ty, của khách hàngthì phải bồi thường toàn bộ thiệt hại nếu do lỗi của mình gây ra Tuy nhiên, cóxét đến các yếu tố khách quan Mức độ bồi thường sẽ do Giám đốc quyết

Ngoài ra còn có một khoản tiền thưởng cho người lao động do Giámđốc quyết định trên cơ sở kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Theo tậpquán, tiền thưởng sẽ được sử dụng chủ yếu vào các dịp sau đây:

+ Tết Dương lịch 1/1

+ Ngày lễ 30/4 và Quốc tế lao động 1/5

+ Ngày Quốc khánh 2/9

+ Ngày Tết cổ truyền dân tộc

+ Thưởng hoàn thành kế hoạch Quý, Năm

+ Các dịp khác tùy thuộc vào Quỹ tiền thưởng

Đối tượng xét khen thưởng: Là toàn bộ người lao động làm việc trongCông ty TNHH Cảng Hải An

d) Xử lý thôi việc

Hình 2 6: Sơ đồ quá trình xử lý nghỉ việc

 Thôi việc theo nguyện vọng:

Nhân viên muốn thôi việc phải làm đơn gửi lên Văn phòng, Văn phòng

sẽ trình lên để Giám đốc duyệt, nếu được chấp nhận Văn phòng sẽ thực hiệntìm người thay thế vị trí và làm các thủ tục để nhân viên đó được nghỉ việc

Tuy nhiên có một số lý do không giải quyết thôi việc:

- Nhân viên đang bị xem xét kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hìnhsự

- Nhân viên chưa hoàn thành việc thanh toán các khoản tiền, tài sảnthuộc trách nhiệm của cá nhân đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị

- Do yêu cầu công tác của công ty và chưa bố trí được người thay thế

 Buộc thôi việc:

Đối với các trường hợp vi phạm, làm việc thiếu trách nhiệm gây hậuquả ảnh hưởng tới công ty thì trực tiếp Giám Đốc là người đưa ra quyết địnhbuộc thôi việc.Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có kết quả phân loại đánhgiá nhân viên giám đốc sẽ thông báo bằng văn bản đến nhân viên về việc giảiquyết thôi việc và thanh toán trợ cấp thôi việc cho nhân viên đó

e) Chế độ nghỉ

 Nghỉ phép:

Mỗi tháng nhân viên trong công ty được nghỉ phép 1 ngày, 1 năm là 12ngày Nhân viên muốn nghỉ phép phải có đơn xin nghỉ phép theo mẫu củacông ty

 Nghỉ ốm:

Nhân viên nghỉ ốm phải có giấy chứng nhận của bệnh viện và đượchưởng 100% lương cơ bản và do bên bảo hiểm xã hội chi trả

 Nghỉ thai sản:

Phụ nữ sinh con được nghỉ thai sản 6 tháng hưởng 100% lương cơ bản

và do bên bảo hiểm xã hội chi trả

 Nghỉ hưu trí:

Điều kiện nghỉ hưu và hưởng lương hưu: nữ đủ 55 tuổi,nam đủ 60tuổi,nữ công tác đủ 25 năm, nam công tác đủ 30 năm.Sau khi nghỉ hưu sẽbàn giao cho bên bảo hiểm xã hội

2.3.4.Một số biểu mẫu liên quan

Hình 2 7: Mẫu Hợp đồng lao động

Hình 2 8: Mẫu Quyết định chầm dứt hợp đồng lao động

Hình 2 9: Mẫu Điều chuyển lao động

Hình 2 10: Mẫu quyết định cử cán bộ đi công tác

Hình 2 11: Mẫu phiếu đề nghị đào tạo

2.4. Chế độ đãi ngộ và quyền lợi của người lao động

- Nhân viên vào công ty được hưởng các mức lương và hệ số lương theoQuy chế phân phối tiền lương của công ty

Cụ thể mỗi nhân viên sẽ có một hệ số lương khoán xác định theo cấp bậccông việc và vị trí công tác Được quy định theo bảng sau:

BẢNG 1: HỆ SỐ CẤP BẬC KHOÁN THEO CHỨC DANH

7 Nhân viên giao nhận, thợ kĩ

thuật, nhân viên khác

 Phụ cấp độc hại hiện trường:

- Áp dụng cho CBNV làm ngoài hiện trường: An ninh – an toàn,XDCB, giao nhận, khai thác, kỹ thuật, lái xe: 400.000 đồng/tháng

- Không áp dụng cho Trưởng, Phó các phòng ban

- Ăn ca: 600.000 đ/người/tháng.

- Phụ cấp ăn ca có thể được thay đổi tùy thuộc vào sự biến động giá

cả, tình hình kinh doanh của công ty và do Giám đốc quyết định

- Tiền ăn ca được tính theo số ngày công (ca) làm việc thực tế trongtháng

 Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Bảo hiểm thất nghiệp

- Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp phải đóng

là 32,5% tổng tiền lương cơ bản, trong đó tính vào chi phí của công

ty 22%, người lao động nộp 10,5%, cụ thể như sau:

+ Bảo hiểm xã hội: 26% (Công ty nộp: 18% ; cá nhân nộp 8%)

+ Bảo hiểm y tế: 4,5 % (Công ty nộp: 3% ; cá nhân nộp1,5%)

+ Bảo hiểm thất nghiệp: 2% (Công ty nộp: 1% ; cá nhân nộp1%)

- Lương cơ bản là lương sử dụng để xác định số tiền đóng BHXH,BHYT, BHTN của người lao động được quy định trong “Bảng quyđổi hệ số lương cơ bản” do Cảng ban hành Mỗi nhân viên sẽ có hệ

số lương cơ bản tùy thuộc vào vị trí công tác và trình độ, cấp bậccông việc và được quy định theo bảng sau:

BẢNG 3: QUY ĐỔI HỆ SỐ LƯƠNG CƠ BẢN

tăng lương

1 Giám đốc 3,75 – 4,75 – 5,75 - 6,90 – 8,00 2 năm

2 Phó Giám đốc 3,25 – 4,00– 4,80 – 5,80 – 6,80 2 năm

3 Kế toán trưởng 2,75 – 3,35 – 3,95 – 4,75 – 5,50 2 năm

- Có trình độ Đại học hoặc tương đương

- Làm việc ở khối lao động gián tiếp, lãnh đạo khối lao động trựctiếp

 Thời hạn nâng lương:

- Hàng năm (đầu tháng 5 hàng năm), Ban giám đốc công ty xem

xét và quyết định nâng bậc cho những lao động đủ điều kiện:

+ Lương cơ bản: 02 năm tính từ thời điểm giữ bậc lương hiệntại

+ Lương khoán thời gian: Lao động giữ bậc 2 năm được xem xétnâng bậc Ban giám đốc quyết định nâng bậc căn cứ năng lực,trình độ chuyên môn của từng lao động

 Nâng lương trước hạn:

Đối với những người lao động hoàn thành xuất sắc công việcđược giao, chấp hành tốt mọi nội quy, kỷ luật lao động, có sáng kiến,cải tiến hoặc phát triển thêm việc làm, lợi nhuận cho Cảng sẽ được đặccách xem xét để nâng bậc lương trước thời hạn.

CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3.1. Cơ sở dữ liệu và Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

3.1.1.Cơ sở dữ liệu

CSDL là một tập hợp có cấu trúc của những Dữ liệu có liên quan vớinhau được lưu trữ trong máy tính Một CSDL được thiết kế, xây dựng và lưutrữ với một mục đích xác định như phục vụ lưu trữ, truy xuất dữ liệu cho cácứng dụng hay người dùng Để tránh sự lặp lại các thông tin khi lưu trữ dữ liệungười ta thực hiện chuẩn hoá dữ liệu theo một dạng chuẩn nào đó Chuẩn hóa

cơ sở dữ liệu là một phương pháp khoa học để phân tách một bảng có cấu trúcphức tạp thành những bảng có cấu trúc đơn giản theo những quy luật đảm bảokhông làm mất thông tin dữ liệu Kết quả là sẽ làm giảm bớt sự dư thừa vàloại bỏ những sự cố mâu thuẩn về dữ liệu, tiết kiệm được không gian lưu trữ

Có 3 dạng chuẩn hoá dữ liệu thông dụng là:

Dạng chuẩn thứ nhất (1NF): Một lược đồ quan hệ ở dạng chuẩn thứ

nhất khi và chỉ khi toàn bộ các bản ghi của nó đều chỉ chứa các giá trị đơn

Dạng chuẩn thứ hai (2NF): Lược đồ quan hệ ở dạng chuẩn hai nếu nó

ở dạng chuẩn một và nếu mỗi thuộc tính không khóa của là phụ thuộc hàmđầy đủ vào khóa chính, không phụ thuộc hàm vào một phần của khóa

Dạng chuẩn thứ ba (3NF): Lược đồ quan hệ là ở dạng chuẩn ba nếu nó

là dạng chuẩn hai và mỗi thuộc tính không khóa của không phụ thuộc hàmbắc cầu vào khóa chính Hay nói cách khác, các thuộc tính không khóa khôngphụ thuộc hàm vào bất kỳ phần tử không phải khóa nào

3.1.2.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là tập hợp các phần mềm cho phép định nghĩacác cấu trúc để lưu trữ thông tin trên máy, nhập dữ liệu, thao tác trên các dữliệu đảm bảo sự an toàn và bí mật của dữ liệu