tóm tắt đồ án Xây dựng phần mềm quản lý cho thuê vật tư-thiết bị tại Công ty Cổ phần Thương mại Báu Hoàn

Quy trình nhập vật tư từ nhà cung cấp: khi công ty gửi yêu cầu muahàng tới nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ kiểm tra vật tư của mình, đưa ra giá cảcủa vật tư và lập hóa đơn bán hàng gửi cho

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

- -NGUYỄN VĂN NHƯƠNG

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHO THUÊ

VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BÁU HOÀN

CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giáo viên hướng dẫn: Ths Bùi Đình Vũ

HẢI PHÒNG - 2014

CHƯƠNG I – KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 Giới thiệu.

1.1.1 Thông tin công ty.

Lê Chân - Hai Phong City – Vietnam

Bộ phận vận chuyển

Bộ phận kho

Hình 1.1 - Sơ đồ tổ chức của công ty.

1.2 Khảo sát nghiệp vụ quản lý

 Quy trình nhập vật tư từ nhà cung cấp:

Sau khi kiểm tra số lượng vật tư còn tồn trong kho, nếu số lượng vật tưkhông đủ để đáp ứng nhu cầu cho thuê mà công ty dự tính, bộ phận quản lýkho sẽ đề xuất với ban giám đốc về việc mua thêm vật tư, sau khi ban giámđốc đồng ý thì yêu cầu mua hàng mới có hiệu lực

Quy trình nhập vật tư từ nhà cung cấp: khi công ty gửi yêu cầu muahàng tới nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ kiểm tra vật tư của mình, đưa ra giá cảcủa vật tư và lập hóa đơn bán hàng gửi cho bộ phận tiếp nhận vật tư của công

ty, bộ phận kế toán thông qua hóa đơn bán hàng , tính toán chi phí , nhận vật

tư và trả tiền mua vật tư theo hóa đơn cho nhà cung cấp hoặc có thể thanhtoán sau theo công nợ

Thông tin hóa đơn gồm: số chứng từ, nhà cung cấp, ngày nhập, nhânviên, hình thức thanh toán, tên hàng, số lượng đơn vị tính, đơn giá, kho lưutrữ…

Khi một kho vật tư nào đó không còn nhiều sức chứa, một vài thiết bịcần phải chuyển sang kho khác, nhân viên quản lý kho sẽ kiểm tra điều kiệnchuyển kho Nếu có thể thực hiện chuyển, nhân viên quản lý kho thực hiệnviệc chuyển vật tư và ghi lại phiếu chuyển kho và đưa lên cho nhân viên kếtoàn thực hiện việc thống kê và cập nhật lại thông tin vật tư trong các kho

Thông tin trong phiếu chuyển kho bao gồm: Số chứng từ, nhân viêngiao, ngày xuất, tên thiết bị, số lượng xuất, kho xuất, kho nhập…

 Thanh lý thiết bị:

Nhân viên quản lý kho kiểm tra tình trạng các thiết bị vật tư theo định

kỳ, nếu có những thiết bị đã lỗi thời hoặc chất lượng kém, hỏng hóc cần đượcthanh lý thì nhân viên sẽ đề xuất với ban quản lý về việc thanh lý thiết bị Nếu

đề xuất được duyệt, nhân viên tiến hành thanh lý thiết bị theo đúng thủ tục và

quy định, ghi lại toàn bộ thông tin vào phiếu thanh lý Thông tin phiếu thanh

lý gồm: “Mã phiếu, ngày lập, nhân viên thanh lý, người mua,…” Thông tinchi tiết từng thiết bị: “Tên thiết bị, số lượng, kho xuất, lý do thanh lý, đơn giá,

 Quản lý thuê, trả:

Khi khách hàng đến thuê vật tư, bộ phận quản lý vật tư cho thuê sẽkiểm tra yêu cầu của khách Nếu yêu cầu không đáp ứng được thì đưa rathông báo từ chối, nếu đáp ứng được thì lập phiếu thuê cho khách hàng

- Thông tin trên phiếu thuê gồm có: “Số chứng từ, ngày lập, tên côngtrình (theo khách hàng), hình thức thanh toán, lái xe, số xe, cước xe” Thôngtin chi tiết: “tên hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, kho xuất, ghi chú …”Phiếu thuê được lập thành 2 bản, một bản giao cho khách, một bản lưu lại.Khách hàng có thể thuê nhiều lần cho mỗi công trình khi có nhu cầu, mỗi lầnthuê sẽ có một phiếu thuê được lập

Khi khách hàng trả vật tư, nhân viên quản lý kiểm tra số lượng và tìnhtrạng vật tư, nếu không có hỏng hóc thì lập hóa đơn trả vật tư cho khách hàng

- Thông tin hóa đơn trả gồm: “Số chứng từ, ngày trả, tên công trình, lái

xe, số xe, cước xe, ghi chú… ” Thông tin chi tiết: “Tên hàng, số lượng, đơn

vị tính, đơn giá, kho hàng, ghi chú …”

Đối với các công trình thuê khoán, sau khi hoàn thành công trình, nhân

trả thiết bị của công trình, đo đạc phạm vi và diện tích công trình và đưa rađơn giá với khách hàng để lập phiếu nghiệm thu công trình Thông tin trongphiếu nghiệm thu công trình: “Ngày nghiệm thu, khách hàng, công trình, số

m2, đơn giá, tổng tiền, thuế VAT (nếu có),…”

Tổng tiền=Số m2× Đơn giá

Khi khách hàng trả vật tư, bộ phận tiếp nhận vật tư kiểm tra chất lượng

và số lượng vật tư Nếu thấy thiếu hoặc vật tư bị hỏng thì nhân viên lập phiếubồi thường đối với khách hàng

Sau khi nhập thêm vật tư từ các nhà cung cấp, công ty có thể chọnthanh toán theo hóa đơn nhập hoặc trả sau Nhân viên kế toán sẽ đảm nhậnviệc vào sổ sách và tính toán thu chi, công nợ theo những khoản đã thanh toántrong hóa đơn nhập Nếu không thanh toán theo hóa đơn nhập thì nhân viên

kế toán có thể thống kê chi tiết các lần nhập và quản lý công nợ đối với nhàcung cấp theo định kỳ

Khi khách hàng thuê vật tư cũng có nhiều hình thức thanh toán chokhách hàng lựa chọn Khách hàng có thể thanh toán theo hóa đơn trả vật tư,thanh toán khi nghiệm thu công trình hoặc thanh toán đơn lẻ qua chuyểnkhoản, tiền mặt Tương tự như việc quản lý công nợ đối với nhà cung cấp,mọi thông tin về thanh toán của khách hàng sẽ được lưu lại trong hồ sơ củakhách hàng

Theo định kỳ hoặc khi được ban quản lý yêu cầu, bộ phận kế toán phảilàm các bản thống kê hàng tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn tổng hợp từ phiếuthuê trả của khách hàng cũng như hóa đơn nhập hàng từ nhà cung cấp để tiệncho việc theo dõi lượng thiết bị trong công ty Khi có yêu cầu của khách hànghoặc nhân viên quản lý muốn xem bảng giá của các mặt hàng thì nhân viên kế

toán thống kê lại bảng giá của các mặt hàng và in ra giao cho khách hànghoặc người quản lý.

Hàng tháng thì bộ phận kinh doanh cần báo cáo về các khoản thu chicủa công ty để trình lên giám đốc Đối với việc thuê trả của khách hàng cầnthống kê: tổng doanh thu trong tháng, tổng tiền khách hàng trả, tổng tiềnkhách hàng còn nợ Đối với nhà cung cấp: tổng số tiền chi trả cho việc nhậphàng, tổng tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ nhà cung cấp

CHƯƠNG II – CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHƯƠNG III – PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1 Thiết kế chức năng của hệ thống.

3.1.1 Các chức năng của hệ thống.

Hệ thống gồm có những chức năng chính sau:

 Quản lý hệ thống :

 Quản lý thuê - trả vật tư:

3.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng.

Quản lý cho thuê vật tư thiết bị

3 Quản lý kho 4 Quản lý thuê

trả

2 Quản lý danh mục

5 Quản lý công nợ

1 Quản lý hệ

thống

6 Thống kê báo cáo

1.1 Đăng nhập

1.2 Quản lý người dùng

2.3 Quản lý đơn

vị tính

2.4 Cập nhật loại hàng

2.6 Quản lý đơn giá

2.7 Quản lý xe vận chuyển

3.2 Nhập hàng tồn đầu kỳ

3.1 Quản lý hóa đơn nhập

3.3 QL hàng chuyển kho

3.4 Quản lý hàng thanh lý

2.2 Cập nhật danh mục kho

4.1 QL hợp đồng công trình

4.2 QL phiếu thuê

4.3 QL phiếu trả

4.5 Nghiệm thu công trình

5.1 Quản lý thanh toán với NCC

5.2 Quản lý thanh toán của KH

4.6 QL hóa đơn GTGT

6.3 In bảng giá

6.4 Thống kê hàng tồn kho

6.1 Báo cáo công nợ KH

6.2 Báo cáo công nợ NCC

6.5 Báo cáo nhập xuất tồn

6.7 Tổng hợp giá trị khối lượng theo công trình 2.8 Quản lý nhân

viên

2.9 Quản lý khách hàng

1.5 Đăng xuất

6.6 In bảng tính tiền thuê hàng

4.4 QL phiếu bồi thường

Hình 3.1 – Sơ đồ phân rã chức năng.

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu các mức.

4) Các bản báo cáo thống kê: thống kê hàng tồn, báo cáo nhập xuất tồn,báo cáo công nợ, bảng thanh toán hợp đồng công trình, bản nghiệmthu hợp đồng công trình, bảng giá mặt hàng.

5) Đơn hàng, báo cáo công nợ, yêu cầu thông tin vật tư

6) Thông tin nhà cung cấp, thông tin hàng nhập, hóa đơn thanh toán

7) Thông tin xuất hàng, trả hàng

8) Phiếu thuê, phiếu trả, phiếu bồi thường, báo cáo công nợ, bảng thanhtoán hợp đồng công trình, bản nghiệm thu hợp đồng công trình ,bảng giá mặt hàng, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, hóađơn GTGT

9) Thông tin thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng, hóa đơn nhập,thông tin xuất hàng cho thuê, thông tin nghiệm thu công trình, hợpđồng công trình

xuất chuyển kho

Thông tin người dùng , Cài đặt CSDL Thông tin hệ thống

Thông tin hợp đồng, Yêu cầu thuê trả Phiếu thuê, trả hàng

Báo cáo công nợ Thông tin thanh toán

Thông tin công nợ , hóa đơn thanh toán

Dữ liệu kho

Dữ liệu thuê trả

Dữ liệu công nợ

Ban quản lý Yêu cầu thống kê báo cáo

Thống kê báo cáo

Dữ liệu hệ thống

Thông tin người dùng , CSDL

Cập nhật danh mục Thông tin danh mục

Thông tin hàng tồn kho , chuyển kho Thông tin đáp ứng

Cập nhật công nợ khách hàng, nhà cung cấp Thông tin công nợ

Quản lý kho

Quản lý thuê, trả hàng

Quản lý công nợ

Thống kê báo cáo

Thông tin nhà cung cấp Thông tin hàng nhập

Đơn hàng

Nhân viên kho Phiếu nhập, xuất chuyển kho

Thông tin hệ thống, Người dùng đăng nhập

Thông tin phiếu thuê , Phiếu trả

3.2.3 Các biểu đồ mức dưới đỉnh.

3.2.3.1 Biểu đồ mức dưới đỉnh hệ thống.

Người quản trị

Dữ liệu người dùng

Thông tin hệ thống

Cơ sở dữ liệu

Thông tin người dùng Dữ liệu người dùng

Thông tin hệ thống

CSDL hệ thống

Thông tin người dùng

Kết quả sao lưu, phục hồi

và phân quyền

Cấu hình hệ thống

Sao lưu, phục hồi CSDL

1.1

1.2

1.4 1.3

TT yêu cầu sao lưu,

phục hồi CSDL

Hình 3.4 – Biểu đồ mức dưới đỉnh hệ thống.

3.2.3.2 Biểu đồ mức dưới đỉnh danh mục.

Dữ liệu mặt hàng

Đơn giá

Dữ liệu loại hàng

Dữ liệu kho hàng

Dữ liệu nhà cung cấp

Dữ liệu đơn giá

Thông tin xe Thông tin xe

Thông tin mặt hàng

Thông tin mặt hàng

Ban quản lý

Quản lý Nhà cung cấp

Quản lý Kho hàng

Quản lý Đơn vị tính

Quản lý Loại hàng

Quản lý Mặt hàng

Quản lý Đơn giá

Thông tin loại hàng Đơn vị tính

Thông tin mặt hàng

Quản lý Khách hàng

Dữ liệu Khách hàng

Thông tin khách hàng Thông tin khách hàng

Đơn vị tính

Thông tin nhà cung cấp Thông tin nhà cung cấp

Thông tin khách hàng Thông tin khách hàng

Đơn giá

Thông tin xe Thông tin xe

2.1

Thông tin kho

Thông tin kho

Quản lý nhân viên

Dữ liệu nhân viên

Thông tin nhân viên Thông tin nhân viên

Thông tin nhân viên

Thông tin nhân viên

3.2.3.3 Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý kho.

Hóa đơn nhập

Dữ liệu hàng Tồn đầu kỳ

Dữ liệu kho Phiếu thanh lý

Dữ liệu NCC

Thông tin hàng tồn Thông tin đáp ứng

Thông tin cập nhật Thông tin hóa đơn Thông tin NCC

Thông tin thanh lý

Thông tin thanh lý

Thông tin kho

Thông tin kho

Nhập hàng tồn đầu kỳ

Quản lý Hàng chuyển kho

Quản lý Hàng thanh lý

Thông tin hàng nhập Dữ liệu mặt hàng

Thông tin mặt hàng

Dữ liệu hàng thanh lý

Thông tin hàng thanh lý Thông tin hàng thanh lý

3.2.3.4 Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý thuê trả vật tư.

Phiếu xuất

Dữ liệu hợp đồng

Phiếu trả

Thông tin hợp đồng Thông tin hợp đồng

Phiếu xuất Thông tin phiếu xuất

Thông tin phiếu trả Thông tin phiếu trả

Dữ liệu nghiệm thu công trình Thông tin hợp đồng

TT nghiệm thu công trình Thông tin nghiệm thu

Dữ liệu mặt hàng Thông tin mặt hàng

Quản lý Hợp đồng công trình

Quản lý Xuất cho thuê

Quản lý Hàng khách trả

Lập hóa đơn GTGT

Dữ liệu hóa đơn Khách hàng

Hóa đơn Thông tin hóa đơn

Thông tin hóa đơn

Thông tin Nghiệm thu Công trình

Phiếu trả Phiếu thuê Thông tin phiếu trả

Thông tin công trình

Thông tin hợp đồng

4.1

4.2

4.3 4.5

4.6

Quản lý Bồi thường

3.2.3.5 Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý công nợ.

Hóa đơn Khách hàng

Hợp đồng công trình

Thông tin hóa đơn

Thông tin hóa đơn

Thông tin phiếu nhập

Thông tin hợp đồng

Cập nhật hóa đơn Thông tin hóa đơn

Kế toán

Hóa đơn TT NCC

Hóa đơn TT KH Thông tin công nợ NCC

Thông tin công nợ KH

Quản lý Thanh toán với NCC

Quản lý Thanh toán của KH

Dữ liệu NCC Thông tin nhà cung cấp

Dữ liệu khách hàng Thông tin khách hàng

5.1

5.2

Hình 3.8 – Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý công nợ.

3.2.3.6 Biểu đồ mức dưới đỉnh thống kê báo cáo.

Dữ liệu khách hàngYêu cầu báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Phiếu nhập

Dữ liệu vật tư

Tồn đầu kỳ

Kết quả báo cáo

Kết quả báo cáo

Kết quả báo cáo

Thông tin vật tư , giá

Thông tin vật tư tồn kho

Báo cáonhập xuất tồn

In bảng tính tiềnthuê hàng

In bảng tổng hợpgiá trị khối lượng theo công trình

Báo cáo công nợNhà cung cấp

Báo cáo công nợKhách hàng

Công nợKhách hàngCông nợ khách hàng

Hóa đơn TT

KH

Phiếu chuyển kho

Có

Gồm Có

Phiếu thanh lý Có

Phiếu bồi thường Có

Gồm

Hình 3.10 - Sơ đồ thực thể liên kết.

3.4 Sơ đồ dữ liệu quan hệ.

BangGia

ID MaHang NgayCapNhat Gianhap GiaChoThue GiaBoiThuong

ChiTietChuyenKho

ID SoChungTu MaHang SoLuong KhoXuat KhoNhap GhiChu

ChiTietHDTra

ID SoChungTu MaHang SoLuong SoNgay DonGia MaKho GhiChu

ChiTietHDxuat

ID SoChungTu MaHang SoLuong DonGia MaKho GhiChu

DonViTinh

MaDVT TenDVT

HoaDonGTGT

SoHoaDon NgayLap MaHopDong TongTienHang ThueGTGT TongTien DienGiai

HoaDonTra

SoChungTu NgayTra MaHopDong MaLX SoXe CuocXe GhiChu TrangThai

HoaDonXuat

SoChungTu NgayXuat MaHopDong DaiDien DienThoai MaLX MaXe CuocXe HinhThucTT GhiChu

HopDongCongTrinh

ID NgayHopDong MaKH TenCongTrinh DiaChi NguoiDaiDien DienThoai SoHopDong DangHopDong LayHoaDonVAT ThanhTien TongTien

KhachHang

MaKhach TenKhach DiaChi DienThoai MaSoThue SoTaiKhoan TenNganHang DiaChiNganHang NoCu NguoiDaiDien ChucVu

KhoHang

MaKho TenKho

LoaiHang

MaLoai TenLoai

NghiemThuCTKhoan

ID NgayNT MaHopDong SoM2 DonGia ThanhTien ThueVAT TongTien TamUng DienGiai

NguoiDung

TenDangNhap TenDayDu MatKhau MaQuyen ChucVu

PhieuChuyenKho

SoChungTu NgayXuat NhanVienGiao GhiChu TrangThai

TonDauKy

ID NgayTon MaHang SoLuong DonGia ThanhTien MaKho TrangThai

ChiTietHDThanhLy

ID SoChungTu MaHang SoLuong MaKho LyDo GhiChu

NhanVien

MaNV TenNV NgaySinh GioiTinh DienThoai DiaChi Email

MatHang

MaHang TenHang MaLoai MaDVT Dai Rong

PhieuBoiThuong

SoChungTu MaHopDong NgayLap NVLap TongTien GhiChu TrangThai

ChiTietPhieuBoiThuong

ID SoChungTu MaHang SoLuong DonGia ThanhTien

TTKH

ID MaHopDong NgayTra SoTien HinhThucTT DienGiai NguoiNopNhan GiaoDich

Hình 3.11 – Sơ đồ dữ liệu quan hệ.

KẾT LUẬN Kết quả đề tài đạt được

 Khảo sát thực tế để nắm được quy trình và nghiệp vụ thực tế

 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý cho thuê vật tư – thiết bị tại công ty cổ phần thương mại Báu Hoàn

 Thiết kế được hệ thống quản lý vật tư cho công ty theo yêu cầu

Em xin chân thành cảm ơn!

Hải Phòng, ngày 05 tháng 12 năm 2014

Sinh viên

Nguyễn Văn Nhương