đồ án Xây dựng chương trình quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty cổ phần bao bì rượu bia nước giải khát Hải Phòng

MỤC ĐÍCH VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngành tin học đã trởthành một trong những ngành khoa học quan trọng đã và đang được sử dụngrộng

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 6

1.1.TÊN ĐỀ TÀI 6

1.2.GIỚI THIỆU CÔNG TY 6

1.3.MÔ HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TY 7

CHƯƠNG II: MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI 8

2.1 MỤC ĐÍCH VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 8

2.2 YÊU CẦU BÀI TOÁN 9

2.2.1 Nghiệp vụ quản lý nhân sự 10

2.2.2.Quy trình tính lương 17

CHƯƠNG III:PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 20

4.1.SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 20

4.2.SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 21

4.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 21

4.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 22

4.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 23

4.3.SƠ ĐỒ QUAN HỆ THỰC THỂ 31

4.4 CƠ SỞ DỮ LIỆU 32

CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN 33

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của tin học đã làm cho máy tính không thể thiếu trong mọi lĩnh vực đời sống của con người Những ứng dụng của khoa học máy tínhngày càng được sử dụng rộng rãi hơn Sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho việc quản lý hồ sơ, sổ sách trong các cơ quan, trường học trở nên dễ dàng và tiện lợi Chính vì vậy mà hầu hết các cơ quan,

xí nghiệp đều đã sử dụng máy tính để thay thế các công cụ thủ công giúp cho người quản lý có thời gian đầu tư vào các công việc khác Khác với việc quản

lý hồ sơ, sổ sách theo phương pháp thủ công truyền thống, việc quản lý hồ sơ bằng máy tính đã khắc phục được khó khăn, yếu kém của quản lý theo phương pháp truyền thống Đó là: giảm được số lượng người tham gia quản lý, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác theo yêu cầu của người sử dụng, có khả năng lưu trữ và xử lý lượng thông tin lớn, lưu trữ dữ liệu an toàn, thuận tiện và tính khoa học cao.

Nhưng một vấn đề đặt ra trong vấn đề quản lý là làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu ở các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp trong khi mỗi nơi có các cách quản lý, xử lý dữ liệu khác nhau Chính vì thế việc phân tích vấn đề trong cơ cấu quản lý của từng nơi, để ứng dụng công nghệ thông tin vào đó là vấn đề quan trọng mà em muốn đề cập tới

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em đã chọn đề tài: “ Xây dựng chương trình quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty cổ phần bao bì rượu bia

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

1.1.TÊN ĐỀ TÀI

Xây dựng chương trình quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty cổ

Thành Phố Hải Phòng.

1.2.GIỚI THIỆU CÔNG TY

- Tên công ty: Công ty cổ phần Bao bì Bia - Rượu - Nước giải khát

- Số điện thoại: ( 84-31) 3837257, 3837359 fax (84-31) 3837137

- Tên giao dịch : Beer-Alcohol-Beverage Packaging Joint Stock Company

- Tên viết tắt: BALPAC.

Quyết định thành lập số: 166/QĐ-BCN của Bộ trưởng Bộ Công nghiệpngày 08/12/2004

BALPAC ra đời là thành quả của công cuộc đổi mới sắp xếp lại doanhnghiệp Nhà nước theo tinh thần của Nghị quyết Trung ương 3 Việc thay đổiloại hình sở hữu doanh nghiệp được kết hợp với đổi mới công nghệ, chuyển đổingành nghề truyền thống tại Thuỷ tinh Hải Phòng, một doanh nghiệp Nhà nước

có bề dày lịch sử trên 80 năm nhưng tụt dốc thời mở cửa

Giấy phép kinh doanh số: 0203001481 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thànhphố Hải Phòng cấp, đăng ký lần đầu ngày 16/5/2005 và đăng ký thay đổi lầnthứ nhất ngày 08/7/2008 do thay đổi người đại diện theo pháp luật và địa chỉtrụ sở Công ty từ số 17 Ngô Quyền, Máy Chai, Hải Phòng, thành số 38 NgôQuyền, Máy Chai, Hải Phòng

Mã số thuế: 0200159 453

Vốn điều lệ: 20.000.000.000 VNĐ (Hai mươi tỷ đồng)

Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh bao bì cho ngành bia, rượu,nước giải khát Sản xuất, kinh doanh các loại vật tư chuyên dùng cho ngànhthuỷ tinh Kinh doanh các sản phẩm bia, rượu, nước giải khát, nguyên vật liệu,vật tư thiết bị cho ngành bia, rượu, nước giải khát Dịch vụ cho thuê kho, bãi,

Hình 1.1 – Sơ đồ tổ chức của Công Ty

Cơ cấu tổ chức của công ty:

–Giám đốc: Ông Trương Thế Cường

–Phân xưởng sản xuất: 52 nhân viên

–Phòng tổ chức hành chính:4 nhân viên

–Phòng kế toán: 4 nhân viên

–Phòng kế hoạch: 9 nhân viên

–Phòng kĩ thuật: 2 nhân viên

CHƯƠNG II: MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI

2.1 MỤC ĐÍCH VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngành tin học đã trởthành một trong những ngành khoa học quan trọng đã và đang được sử dụngrộng rãi, nó có vai trò hiện đại hóa nâng cao hiệu quả công việc của mọi lĩnhvực trong đời sống xã hội Vì thế sử dụng máy tính thì việc lưu trữ, xử lý sốliệu một cách dễ dàng, thuận tiện nhanh chóng và đạt được độ chính xác cao.Quản lý nhân sự và tiền lương là một công việc rất khó khăn, như về tracứu thông tin, việc lưu trữ thông tin phải sử dụng nhiều loại giấy tờ, sổ sáchnên rất cồng kềnh, tốn nhiều thời gian trong việc thống kê báo cáo… Hiện tại

công ty Công ty cổ phần Bao bì Bia - Rượu - Nước giải khát vẫn chưa có

chương trình quản lý hiệu quả cho công việc này Vậy vấn đề cấp thiết hiệnnay của công ty là cần xây dựng một phần mềm quản lý trên máy tính, giúpgiảm lao động chân tay và làm cho hệ thống cấp quản lý nhân sự và tiền lươngcủa công ty làm việc hiệu quả hơn Với hệ thống này người sử dụng không cầnkiến thức về chuyên môn cao mà vẫn có thể sử dụng và khai thác hệ thống mộtcách hiệu quả Ngoài ra hệ thống còn khắc phục được sự nhầm lẫn, khó khănkhi lưu trữ hồ sơ theo thời gian, cũng như đáp ứng nhanh và kịp thời nhu cầu

về thống kê báo cáo về nhân sự và tiền lương của nhân viên hơn

Nhược điểm của hệ thống quản lý hiện tại của công ty Công ty

cổ phần Bao bì Bia - Rượu - Nước giải khát.

Do chưa có hệ thống quản lý áp dụng công nghệ thông tin chuyên nghiệpnên hầu hết các thao tác làm việc liên quan tới giấy tờ còn thủ công dựa nhiềuvào kinh nghiệm của các bộ, nhân viên trong công ty

Vì vậy trong quản lý nhân sự và tiền lương trong công ty bộc lộ một sốhạn chế sau:

- Tra cứu thông tin mất rất nhiều thời gian và thiếu chính xác

- Việc lưu trữ các thông tin về nhân sự, quá trình công tác, quá trìnhlương Phải sử dụng nhiều giấy tờ sổ sách nên rất cồng kềnh cho lưu trữ.

- Tốn nhiều thời gian tổng hợp, thống kê, báo cáo

- Với số lượng nhân viên ngày càng tăng, thì phương pháp quản lý hiệntại của công ty không đáp ứng được việc lưu trữ và thống kê báo cáo một cáchnhanh chóng

Phương hướng giải quyết vần đề

Trước tình hình đó, vấn đề đặt ra cần phải xây dựng một hệ thống quản

lý mới nhằm đưa toàn bộ việc lưu trữ và xử lý số liệu trên máy tính, để đáp ứngđược các yêu cầu cơ bản sau:

Giúp nhân viên phòng quản lý nhân sự :

- Quản lý thông tin về hồ sơ lý lịch nhân viên

- Quản lý danh sách các phòng ban

- Quản lý danh sách nhân viên của từng phòng ban

- Quản lý các thông tin có liên quan đến nhân viên

- Quản lý các thông tin về ứng viên và các thông tin liên quan đến ứng viên

- Quản lý các quá trình điều chuyển công tác, khen thưởng, kỷ luật

Giúp nhân viên phòng kế toán:

- Quản lý bảng lương nhân viên

- Quản lý nhật ký lương của nhân viên

- Quản lý các vấn đề liên quan đến lương: hệ số lương cơ bản, hệ số phụ cấpchức vụ, mức lương cơ bản

- Thay thế các loại sổ sách

2.2 YÊU CẦU BÀI TOÁN

Quản lý hồ sơ, tài liệu, lý lịch, giấy tờ liên quan đến nhân sự trong doanhnghiệp: tổ chức một khung cơ sở dữ liệu thống nhất, đảm bảo đầy đủ, chính xác,thể hiện được đặc trưng của từng nhân viên trong công ty

Tính toán tiền lương của người lao động chính xác, rõ ràng, phù hợp vớiLuật Lao động các khoản lương và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao

động, chuyển sang tự động hóa cho việc tính toán lương để thực hiện chuẩn mựchóa quy chế tiền lương công ty, đồng thời có thể thay đổi tùy biến theo từng giaiđoạn để phù hợp tình hình hiện tại của công ty và các chính sách về lao độngtiền lương do nhà nước quy định

Thiết lập các báo cáo về tình trạng nhân sự, các báo cáo về hoạch toántiền lương: truy xuất được số lượng lớn dữ liệu khi cần thiết thành văn bản, tổnghợp và tính toán số liệu trong thời gian xử lý nhanh chóng, đồng thời việc tínhtoán có thể áp dụng không phụ thuộc thời gian bản ghi dữ liệu

Người dùng có thể sử dụng chương trình dễ dàng và tiện lợi mà khôngcần phải biết nhiều về tin học

Giao diện thân thiện dễ sử dụng

Các chức năng của chương trình được sắp xếp thuận tiện, dễ tìm kiếm.Qua quá trình làm việc với phòng tổ chức nhân sự, phòng kế toán của Công

ty Các nghiệp vụ và quy trình quản lý nhân sự và tiền lương trong Công ty cổ phần Bao bì Bia - Rượu - Nước giải khát được tiến hành theo các bước sau: 2.2.1 Nghiệp vụ quản lý nhân sự

Quá trình quản lý nhân sự trong công ty được thực hiện qua các bước sau:

2.2.1.1 Tuyển dụng nhân viên

Việc tuyển dụng nhân sự trong công ty được tiến hành theo sơ đồ:

Tiếp nhận hồ sơ Bắt Đầu

sự, phòng nhân sự thông qua quyết định của giám đốc hoặc giám đốc trực tiếpyêu cầu tuyển dụng và gửi các quyết định này cho bộ phận nhân sự Sau khiđược giám đốc xét duyệt phòng quản lý nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng vàthành lập hội đồng tuyển dụng do giám đốc quy định quyền hạn Sau đó bộ phậnnhân sự sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng Quá trình tuyển dụng nhân sự gồm cácbước:

a) Giai đoạn tiếp nhận hồ sơ

 Phòng nhân sự tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng của các ứng viên

 Khi ứng viên đến dự tuyển sẽ nộp hồ sơ theo quy định bao gồm cácgiấy tờ:

- Thông tin ứng viên theo mẫu của công ty có dán ảnh 3x4

- Bằng cấp chuyên môn, bằng THPT (photo công chứng)

- Chứng chỉ tin học, ngoại ngữ (nếu có)

- Giấy khám sức khỏe (bản chính, không quá 3 tháng)

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận chính của chính quyền địa phương

- Đơn xin việc viết tay, ghi rõ chức danh dự tuyển

- 4 ảnh 3*4

- Chứng minh thư nhân dân (photo công chứng)

- Giấy khai sinh (bản sao hoặc photo công chứng)

 Phòng nhân sự sẽ xem xét và phân loại hồ sơ chọn ra hồ sơ đầy đủgiấy tờ và thông tin để dự tuyển

 Những hồ sơ không được tiếp nhận do sai sót thông tin hay khôngđúng quy đinh sẽ bị loại bỏ và không trả lại cho ứng viên

b) Giai đoạn phỏng vấn, thẩm định năng lực

 Phòng nhân sự sau khi tổng hợp kết quả sơ tuyển sẽ lập danh sáchnhưng ứng viên đủ tiêu chuẩn để tiến hành phỏng vấn, thẩm định nănglực do hội đồng tuyển dụng trực tiếp tiến hành

 Hình thức phỏng vấn: Trả lời danh sách câu hỏi chung của hội đồngtuyển dụng và ghi vào phiếu đánh giá

 Kết thúc phỏng vấn và thẩm định năng lực các phiếu đánh giá phỏngvấn được tổng hợp lại và sắp xếp giảm dần theo điểm Các phần đánhgiá và nhận xét được lưu lại và gửi cho phòng nhân sự và giám đốcxem xét

 Phòng nhân sự sau khi tổng hợp kết quả tuyển dụng sẽ thông báo vớicác ứng viên cả ứng viên trúng tuyển và không trúng tuyển

Sau quá trình ký hợp đồng lao động nhân viên sẽ được phân công và tổchức công tác tới phòng ban với chức vụ cụ thể.

2.2.1.3 Phân công và tổ chức công tác

Quá trình phân công và tổ chức công tác được thực hiện theo sơ đồ:

Phòng quản lý nhân sự khi thấy nhân viên ở phòng ban này có năng lựcphù hợp với công việc trực thuộc phòng ban khác sẽ lên danh sách rồi gửi chogiám đốc đưa ra quyết định điều chuyển phòng ban nhằm mục đích bố trí hợp lý

và vận dụng đúng năng lực nhân sự

Trong quá trình hoạt động tại công ty, để khuyến khích và động viên tinhthần làm việc của CBCN, công ty có các hình thức khen thưởng đối với cán bộcông nhân viên trong công ty

2.2.1.4 Khen thưởng, kỷ luật

Quá trình khen thưởng được thực hiện theo sơ đồ:

Hình 2.4 -Sơ đồ mô tả quyết định khen thưởng.

Hình thức khen thưởng thường là thưởng tiền hoặc tặng bằng khen vàthưởng tiền

Quá trình kỷ luật được thực hiện theo sơ đồ:

Hình 2.5 -Sơ đồ mô tả quyết định kỷ luật

Đối với những CBNV làm việc thiếu trách nhiệm, có hành vi làm ảnhhưởng tới uy tín của công ty và thiệt hại tới lợi ích công ty sẽ chịu hình thức kỷluật Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng Giám Đốc quyết định kỷ luật đối với cánhân, những người liên quan.

Trong quá trình hoạt động tại công ty, nếu nhân viên xin nghỉ việc hay cóhành vi làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới công ty sẽ bị xử lý thôi việc

2.2.1.5 Xử lý thôi việc

Quy trình xử lý thôi việc được thực hiện theo sơ đồ:

Hình 2.6 -Sơ đồ mô tả quá trình xử lý thôi việc

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đơn, nếu đồng ý cho nhân viênthôi việc thì cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền ra quyết định thôi việc bằngvăn bản, nếu không đồng ý cho nhân viên thôi việc thì trả lời nhân viên bằngvăn bản

2.2.2.Quy trình tính lương

2.2.2.1 Hình thức trả lương

- Trả lương theo thời gian

Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gianlàm việc, phụ cấp chức vụ, hệ số lương cơ bản và mức lương cơ bản do nhànước quy định Để căn cứ tính lương, công ty căn cứ vào lương cơ bản được kýkết giữa nhân viên và công ty Bảng chấm công được hoàn thành vào ngày 30hàng tháng Công ty hiện đang làm việc 6 ngày/1 tuần Bảng chấm công dotừng phòng ban theo dõi, ghi chép một cách cụ thể ngày nghỉ và lý do nghỉ

+ Lương thời gian được tính như sau:

Lương thời gian = (hệ số lương * mức lương cơ bản /26 ngày công)* côngTrong đó: Lương cơ bản của từng người lao động do nhà nước quy định.Theo đó lương cơ bản hiện hành của nhân viên hiện nay là 1.150.000 vnđ

công = số ngày làm việc thực tế

Tổng lương = lương thời gian + (hệ số phụ cấp * mức lương cơ bản)

Tiền bảo hiểm xã hội ( BHXH)= 8% ( lương cở bản * hệ số lương ).Tiền bảo hiểm y tế (BHYT) = 1.5% ( lương cở bản * hệ số lương ).Tiền bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) = 1% ( lương cở bản * hệ số lương)Lương cuối tháng = tổng lương – (BHXH + BHYT + BHTN)+ khenthưởng – kỉ luật

- Đối với những ngày nghỉ lễ, nghỉ đi công tác thưởng 100% lương và đượcchấm đủ công

quy định.

b) Thưởng cuối năm

Cuối năm ngoài tiền lương thời gian, nhân viên còn được thưởng mộttháng lương bằng với mức lương mà nhân viên được hưởng trong một tháng làmviệc

2.2.2.4 Các khoản phải nộp theo quy định

a) Bảo hiểm xã hội (BHXH)

Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 22%, trong đó 16% do Công

Ty đóng, 6% còn lại là do người lao động đóng góp và được tính trừ vào thunhập của họ

Quỹ BHXH được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thaisản, tại nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, quỹ này do cơ quanBHXH quản lý

b) Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

Bảo hiểm thất nghiệp là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho nhữngngười bị mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo Luật định

Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHTN là 2%, trong đó 1% do Công Tyđóng, 1% còn lại do người lao động đóng và trừ vào thu nhập của họ

c) Bảo hiểm y tế (BHYT)

Được trích lập để tài trợ trong trường hợp công nhân viên trong việc phòng

và chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cho người lao động Theo chế độ hiện hành, tỷ

lệ trích BHYT là 4,5%, trong đó 3% do Công Ty đóng, 1,5% còn lại do ngườilao động đóng góp và trừ vào thu nhập của họ

1.2.5.5 Chế độ nâng bậc lương thỏa thuận

- Hàng năm căn cứ vào nhu cầu công việc, tình hình sản xuất kinh doanh,công ty tiến hành nâng bậc lương thỏa thuận cho CBNV Căn cứ để nâng lươngđối với lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh là tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật ứngvới công việc đảm nhận Đối với cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên thừahành phục vụ là tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và thâm niên làm việc trong

công ty.

- Điều kiện để xét nâng bậc lương như sau:

 Thời gian giữ bậc và nâng bậc chung cho các vị trí là 02 năm

 CBNV có thành tích xuất sắc trong công việc thì được xét nâng một bậclương trước thời hạn tối đa là 12 tháng so với thời gian quy định (02năm)

 Trong thời gian giữ bậc, CBNV thường xuyên không hoàn thành nhiệm

vụ được giao/ năm hoặc bị kỷ luật một trong các hình thức khiển trách,cảnh cáo, cách chức hoặc bị bãi nhiệm…mỗi năm không hoàn thànhnhiệm vụ hoặc bị kỷ luật ( tùy mức độ vi phạm) sẽ bị kéo dài thêm thờigian tính nâng bậc lương là từ 03 tháng đến 06 tháng ( đủ 06 tháng) so vớithời gian quy định Lần nâng lương tiếp theo sẽ được tính từ thời gianđược nâng lương chính thức lần trước

 Đến kỳ xét duyệt nâng lương phòng kế toán rà soát và tổng hợp danh sáchCBNV đã đủ điều kiện nâng lương, gửi tới phòng ban, bộ phận để thamkhảo sau đó trình lên ban giám đốc công ty xét duyệt, lập quyết địnhchính thức trình giám đốc ký Đối với CBNV được tăng lương trước thờihạn hoặc bị kéo dài thời hạn nâng lương thì phải giải thích rõ lý do