Xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Phượng... Đaình giaì vêÌ hoaòt đôòng quaÒn lyì kho cuÒa Công ty TNHH Seong Ji Vina...3 CHÝạNG 3.. QUY TRIÌNH TRIÊÒN KHAI PHÂÌN MÊÌM QUAÒN LYì

Trang 1

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện và hoàn thành tốt đề tài khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn của các Thầy Cô và các bạn thuộc khoa Hệ thống Thông tin trườngĐại học Thương mại

Em xin cảm ơn các thầy cô thuộc khoa Hệ thống Thông tin đã cung cấp cho em những kiến thức vô cùng quý báu và cần thiết trong suốt thời gian học tập tại trường để

em có thể thực hiện và hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp

Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Ngô Duy Thắng đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện đề tài

Cuối cùng, em rất cám ơn gia đình cùng bạn bè đã tạo điều kiện thuận lợi, động viên và giúp đỡ em thực hiện đề tài

Do giới hạn về mặt thời gian và kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tiễn nên đề tài không tránh khỏi những sai sót ngoài ý muốn Em mong nhận được sự thông cảm của Quý Thầy Cô và mong đón nhận sự đóng góp ý kiến của Thầy Cô và các bạn

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Phượng

Trang 2

MỤC LỤC

LạÌI CAÒM ạN 1

LạÌI MạÒ ĐÂÌU 3

1 TâÌm quan troòng, yì nghiỡa cuÒa đêÌ taÌi nghiên cýìu 3

2 TôÒng quan vêÌ vâìn đêÌ nghiên cýìu 3

3 Muòc tiêu cuò thêÒ câÌn giaÒi quyêìt trong đêÌ taÌi 3

4 Đôìi týõòng vaÌ phaòm vi nghiên cýìu cuÒa đêÌ taÌi 3

5 Phýõng phaìp nghiên cýìu 3

5.1 Phýõng phaìp thu thâòp sôì liêòu 3

5.2 Phýõng phaìp xýÒ lyì sôì liêòu 3

6 Kêìt câìu khoìa luâòn 3

CHÝạNG 1 TÔÒNG QUAN VÊÌ QUAÒN TRIò KHO 3

1.1 Cõ sõÒ lyì thuyêìt vêÌ quaÒn triò kho 3

1.1.1 Khaìi niêòm quaÒn triò kho 3

1.1.1.1 Khaìi niêòm kho 3

1.1.1.2 Vai troÌ cuÒa kho 3

1.1.2 Vai troÌ cuÒa quaÒn triò kho 3

1.1.2.1 Tôìi ýu hoìa haÌng trong kho 3

1.1.2.2 Giảm chi phắ nhờ tập trung 3

1.1.2.3 Giảm chi phắ trong vận chuyển hàng hóa 3

1.1.3 Công taìc quaÒn triò kho 3

1.1.3.1 Quy triÌnh nhâòp kho 3

1.1.3.2 Quy triÌnh xuâìt kho 3

CHÝạNG 2 THÝòC TRAòNG CÔNG TAìC QUAÒN LYì KHO TAòI CÔNG TY TNHH SEONG JI VINA 3

2.1 Giõìi thiêòu vêÌ Công ty TNHH Seong Ji Vina 3

2.1.1 Thông tin chung vêÌ Công ty TNHH Seong Ji Vina 3

2.1.2 Quaì triÌnh phaìt triêÒn cuÒa Công ty 3

2.1.3 Cõ câìu tôÒ chýìc vaÌ chýìc nãng cuÒa týÌng bôò phâòn trong Công ty 3

Trang 3

2.2 Thýòc traòng công taìc quaÒn lyì kho taòi Công ty TNHH Seong Ji Vina 3

2.2.1 Thýòc traòng công taìc quaÒn lyì kho taòi Công ty TNHH Seong Ji Vina 3

2.2.2 Đaình giaì vêÌ hoaòt đôòng quaÒn lyì kho cuÒa Công ty TNHH Seong Ji Vina 3

CHÝạNG 3 QUY TRIÌNH TRIÊÒN KHAI PHÂÌN MÊÌM QUAÒN LYì KHO TAòI CÔNG TY TNHH SEONG JI VINA 3

3.1 Phân tắch yêu câÌu hêò thôìng 3

3.1.1 Phân tiìch yêu câÌu hêò thôìng 3

3.1.2 Yêu câÌu đôìi võìi hêò thôìng 3

3.1.2.1 Yêu câÌu chýìc nãng 3

3.1.2.2 Yêu câÌu phi chýìc nãng 3

3.2 Phân tiìch phâÌn mêÌm quaÒn lyì kho vâòt tý 3

3.2.1 Sõ đôÌ chýìc nãng chýõng triÌnh 3

3.2.2 Sõ đôÌ caìc mô đun chýõng triÌnh 3

3.2.2.1 Mô đun: Chýõng triÌnh quaÒn lyì kho haÌng hoìa vâòt tý 3

3.2.2.2 Mô đun: Hêò thôìng 3

3.2.2.3 Mô đun: QuaÒn lyì nhâòp xuâìt 3

3.2.2.4 Mô đun: QuaÒn lyì danh muòc 3

3.2.2.5 Mô đun: TôÒng hõòp 3

3.2.2.6 Mô đun: Baìo caìo 3

3.2.3 Thiêìt kêì lô gic 3

3.2.3.1 Sõ đôÌ luôÌng dýỡ liêòu 3

3.2.3.2 Mô hiÌnh thýòc thêÒ liên kêìt 3

3.2.3.3 Sõ đôÌ quan hêò thýòc thêÒ 3

3.3 CaÌi đãòt vaÌ sýÒ duòng 3

3.3.2.3 CaÌi đãòt phâÌn cýìng, phâÌn mêÌm 3

3.3.2.4 ĐaÌo taòo nhân sýò 3

3.3 Khai thaìc vaÌ baÒo haÌnh, baÒo triÌ 3

3.4 Đaình giaì kêìt quaÒ triêÒn khai phâÌn mêÌm 3

KÊìT LUÂòN 3

TAÌI LIÊòU THAM KHAÒO 3

Trang 4

Danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Danh mục từ viết tắt

Trang 5

LỜI MỞ ĐẦU

Vào thời đại bùng nổ thông tin, với sự vận động không ngừng của Công nghệ thôngtin trên toàn thế giới, mọi tổ chức kinh tế, xã hội đều mong muốn tận dụng tối đa khả năng cho phép của Công nghệ thông tin để hiện đại hóa quản lý sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao nhất

Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hóa nhập xuất Quản lý kho một cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư và, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác, kịp thời Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Với những lí do trên, em đã chọn đề tài:“ Xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina”.

Trang 6

1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu.

Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục thì đều đòi hỏi một lượng hàng trong kho nhất định Đây được coi như là “miếng đệm an toàn” giữa cung ứng và sản xuất

Thường thì giá trị hàng trong kho chiếm 30%-40% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Do đó nhà quản trị cần phải kiểm soát lượng hàng trong kho thật cần thận thông qua việc xem xét lượng tồn kho có hợp lý hay không cũng như các biện pháp cần thiết để nâng cao hoặc giảm lượng hàng trong kho Vì nếu lượng hàng trong kho quá nhỏ hay quálớn đều không đạt hiệu quả tối ưu và ảnh hưởng tới lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm quản lý kho là một trong những biện pháp để kiểm soát lượng hàng trong kho, giúp xác định lượng hàng trong kho tối ưu với chi phí lưu khonhỏ nhất Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em đã chọn đề tài “ Xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina”

1 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.

Hiện nay, trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các công ty ngày càng có xu hướng sử dụng phần mềm quản lý, trong đó có phần mềm quản lý kho Trên thực tế, có nhiều công trình nghiên cứu về phần mềm quản lý kho hay phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho Tuy nhiên, hầu hết các công trình này chỉ tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích mà chưa đưa ra một quy trình cụ thể cho việc ứng dụng và triển khai phần mềm

Xây dựng quy trình triển khai phần mềm không phải là vấn đề cũ nhưng cũng chưa được nghiên cứu một cách cụ thể và đầy đủ Khóa luận này xin được phần nào giải quyết vấn đề trên

2 Mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài.

Thông qua việc nghiên cứu đề tài này, em muốn đưa ra cái nhìn tổng quát về công tác quản trị kho, từ đó xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kho cho doanh nghiệp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận:

Trang 7

- Quy trình quản lý kho: quản lý xuất, quản lý nhập, quản lý tồn kho.

- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý kho hàng, từ đó tiến hành xây dựng CSDL và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý kho

Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Seong Ji Vina là một doanh nghiệp sản xuất, thương mại Công tác quản lý kho tại Công ty bao gồm 2 mảng chính là : quản lý kho hàng hóa và quản lý kho vật tư Trong phạm vi kiến thức và thời gian cho phép, em xin được trình bày quy trình xây dựng phần mềm quản lý kho hàng hóa vật tư tại Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu.

4.1 Phương pháp thu thập số liệu

- Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp các nhân viên của Công ty; trực tiếp đến kho của Công ty để quan sát, tìm hiểu tình hình thựctế

- Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu

4.2 Phương pháp xử lý số liệu

Tổng hợp, so sánh và phân tích các số liệu thu thập được

5 Kết cấu khóa luận.

Khóa luận gồm 3 phần:

Chương 1 Tổng quan về quản trị kho

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji VinaChương 3 Quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina

Trang 8

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ KHO

1.1. Cơ sở lý thuyết về quản trị kho

1.1.1 Khái niệm quản trị kho

1.1.1.1 Khái niệm kho

Kho hàng là nơi mà lưu giữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng, nó thực hiện các chức năng sau đây:

- Tập hợp hàng hóa để vận chuyển

- Cung cấp và trộn hàng hóa

1.1.1.2 Vai trò của kho

Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp

Vai trò của kho là:

- Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, là nơi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn bộ hệ thống

- Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối Kho có thể chủ động tạo

ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối, nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị, kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái lô hàng giao, góp phần giaohàng đúng thời gian

1.1.1.3 Khái niệm quản trị kho

Quản trị kho là chức năng được hiểu như là việc kết hợp hàng hóa trong kho của một công ty và các nhu cầu khác nhau về hàng hóa đó để đạt được hiệu quả tối ưu

Quản trị kho đề cập đến việc một công ty thực hiện các hoạt động để có được và bảo quản hàng hóa một cách thích hợp, cũng như việc theo dõi các đơn hàng, vận chuyểnvà xử lý, và các chi pgí khác có liên quan

Trang 9

1.1.2 Vai trò của quản trị kho

1.1.2.1 Tối ưu hóa hàng trong kho.

Quản lý kho liên quan đến việc đảm bảo rằng có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu, giúp cho sản phẩm được duy trì một cách tối ưu ở những vị trí cần thiết xác định trong hệ thống logistics nhờ đó mà các hoạt động được diễn ra một cách bình thường

1.1.2.2 Giảm chi phí nhờ tập trung

1.1.2.3 Giảm chi phí trong vận chuyển hàng hóa

1.1.3 Công tác quản trị kho

1.1.3.1 Quy trình nhập kho

* Mục đích: Nhập kho theo đúng yêu cầu của công ty về mặt số lượng, chất lượng và tiến độ

* Phạm vi: Áp dụng cho các loại hàng hóa là sản phẩm của công ty và các loại hànghóa khác

* Nội dung:

- Thông tin nhận hàng:

Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về nhập hàng, phòng mua hàng lập một bản tiến độ mua hàng Tiến độ nhận hàng được lập theo mẫu biểu đính kèm quy định này.Tiến độ nhận hàng được chuyển cho phòng mua hàng, kho biết để chủ động sắp xếpcông việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách

- Kiểm tra hàng hóa:

Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng cùng kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa

+ Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng theo phương pháp đồng dạng

+ Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng

+ Kiểm tra về quy cách

Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hóa, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng

Trang 10

Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thỏa thuận, phòng cung ứng phải làm việc làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng.

Trường hợp hàng hóa đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toàn, phòng cung ứng, phòng bán hàng Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính

- Nhập kho và sắp xếp hàng hóa:

Hàng hóa được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho và hướng dẫn công việc lưu kho

Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng, thuận tiện cho việc tìm kiếm

Sau khi hàng hóa đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho Thẻ kho được ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên Mỗi loại hàng hóa phải ghi một thẻ kho riêng

1.1.3.2 Quy trình xuất kho

* Mục đích: Thủ tục này quy định cách thức đảm bảo rằng hàng hóa được xếp dỡ – lưu kho – bao gói – bảo quản và giao hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụngsai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát

* Phạm vi: Thủ tục này áp dụng cho mọi hàng hóa của công ty

* Nội dung:

Khi có hàng về thủ kho căn cứ vào phiếu mua hàng để nhập hàng vào kho, thủ kho cần ghi số lượng hàng nhập vào phiếu nhập Việc nhập hàng thể hiện qua phiếu nhập và thẻ kho

Trang 11

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY TNHH SEONG JI VINA

2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Seong Ji Vina

2.1.1 Thông tin chung về Công ty TNHH Seong Ji Vina

Tên tiếng Việt: Công ty TNHH Seong Ji Vina

Trụ sở công ty: KCN Khai Sơn, Thanh Khương, Thuận Thành, Bắc Ninh

Điện thoại: 0241 379 8601

Fax: 0241 379 8600

Ngày thành lập: 05/2008

Số vốn điều lệ: 60.000.000 VNĐ

2.1.2 Quá trình phát triển của Công ty

Seong Ji được thành lập vào năm 1985, là công ty TNHH chuyên sản xuất, lắp ráp và kinh doanh cáp và các sản phẩm khai thác hệ thống dây điện ở Hàn Quốc Công ty cung cấp tín hiệu, DVI, M1, MDR, HDMI, các thiết bị quang học, máy in, USB, cáp dữ liệu Công ty có nhiều công ty con tại nhiều nước khác nhau như Trung Quốc, Thái Lan, Mexico va Việt Nam

Công ty TNHH Seong Ji Vina là một công ty với 100% vốn đầu tư của Hàn Quốc , được thành lập vào tháng 5 năm 2008, là công ty con của Công ty Seong Ji Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng điện tử, linh kiện điện tử…Các mặt hàng kinh doanh: cáp dữ liệu, dây cáp nối bản mạch

- Với số công nhân hơn 300 người trong năm đầu thành lập, đến nay Công ty đã có trên 600 công nhân với trình độ chuyên môn cao

- Thị trường chính của Công ty: Trung Quốc, Mexico, Malaysia, Thái Lan

- Chiến lược, định hướng phát triển các năm tiếp theo: Mở rộng diện tích nhà xưởng, tuyển thêm 300 lao động để phát triển thị trường cho Foxconn và Nokia

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong Công ty

Công ty TNHH Seong Ji Vina với tổng số hơn 600 công nhân và nhân viên, được sắp xếp theo cơ cấu tổ chức như sau:

Trang 12

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chính:

* Ban lãnh đạo

Tổng giám đốc: Kim Gun Jun

Trưởng bộ phận quản lý: Yoon Min Young

Trưởng phòng sản xuất: Lee Myung Jae

Trưởng phòng chất lượng: Lee Han Chul

* Phòng kế toán

Gồm 2 người Phòng kế toán có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc thực hiện việc quản lý tình hình tài chính của công ty Phòng cũng có nhiệm vụ phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh và thực hiện các quy định của nhà nước về tài chính kế toán…

* Phòng bán hàng

Gồm 1 người Phòng bán hàng có nhiệm vụ:

- Tuyên truyền, quảng bá, giới thiệu các mặt hàng của công ty với hệ thống khách hàng

- Thực hiện phân phối hàng hóa cho bạn hàng và cho công ty mẹ bên Hàn Quốc

- Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, nghiên cứu khả năng tiêu thụ các mặt hàng

Trang 13

- Nắm bắt, bổ sung tình hình biến động giá cả thị trường, các đối thủ cạnh tranh Trên cơ sở đó, đưa ra phương án linh hoạt về hàng hóa cũng như hoạt động kinh doanh của công ty.

- Giữ mối quan hệ thường xuyên với khách hàng, tiếp nhận và phản ánh với Công tynhững yêu cầu, đề nghị của từng khách hàng hoặc Hệ thống khách hàng

- Duy trì đều đặn hoạt động bán hàng với khách hàng thường xuyên cũng như với khách hàng đã từng có mối quan hệ

- Lập phương án mở rộng, thu hút khách hàng

- Nghiên cứu, xây dựng mối quan hệ đa phương, trong và ngoài nước nhằm tìm ra những giải pháp thích ứng kịp thời tình hình đổi mới nền kinh tế

- Nghiên cứu tình hình cung cầu trong và ngoài nước nhằm xúc tiến đạt hiệu quả cao trong hoạt động thương mại

* Phòng thu mua

Gồm 5 người Phòng thu mua có nhiệm vụ:

- Giao dịch, thu mua vật tư, hàng hóa theo yêu cầu

- Theo dõi, kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hóa khi mua

- Quản lý đánh giá các nhà cung cấp

- Theo dõi các đơn đặt hàng và tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp

- Thương lượng, quản lý giá cả mua hàng

* Bộ phận quản lý kho

Gồm 3 người Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa, vật tư trong kho.Bộ phận DLC và bộ phận dụng cụ, bộ phận kỹ thuật thuộc bộ phận sản xuất Đây chính là bộ phận quan trọng tạo ra sản phẩm của Công ty

2.2 Thực trạng công tác quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina

2.2.1 Thực trạng công tác quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina

Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý hàng hóa vật tư trong Công ty TNHH Seong Ji Vina

Trang 14

* Trong hệ thống tổ chức quản lý hàng hóa vật tư, có hai bộ phận quan trọng đó là: Bộ phận mua hàng và Bộ phận bán hàng.

- Bộ phận mua hàng: Thực hiện việc mua hàng theo dự trù của Công ty Bộ phận mua hàng sẽ tìm thông tin về nhà cung cấp trên cơ sở dùng tệp tin chứa thông tin của nhà cung cấp và vật tư Sau khi thương lượng với nhà cung cấp, Bộ phận mua hàng sẽ in ra một đơn hàng gửi đến nhà cung cấp, một bản sao của đơn hàng sẽ được lưu lại Mỗi đơn đặt hàng có thể chứa nhiều loại vật tư

- Bộ phận quản lý vật tư: Có nhiệm vụ nhận hàng từ nhà cung cấp gửi đến rồi nhập hàng vào kho Bộ phận này sử dụng một máy tính để nhập mã vật tư, tên vật tư, số lượng,đơn giá…Hàng hóa vật tư được nhà cung cấp gửi tới có kèm theo phiếu giao hàng Mỗi phiếu giao hàng có chứa nhiều loại vật tư khác nhau Nội dung của phiếu giao hàng cũng được lưu lại phục vụ cho việc quản lý vật tư

Dưới đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quá trình quản lý hàng hóa, vật tư tại Công ty

- Nhập hàng hóa, vật tư

Để nhập hàng hóa vật tư, Công ty phải đặt mua vật tư với nhà cung cấp những vật

tư mà Công ty cần

Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặt hàng, đó là hợp đồng mua bán giữa Công

ty và nhà cung cấp

Trang 15

Hàng hóa, vật tư nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chất lượng rồi phân loại và cho vào nhập kho Các báo cáo liên quan đến việc nhập hàng hóa vật tư được thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho theo mẫu sau:

Công ty TNHH Seong Ji Vina

Số điện thoại: ………Số Fax: ………

Tổng cộng

Số tiền bằng chữ:………

Ngày ….Tháng … Năm 200…

Thủ kho

Trang 16

Số: ………

THẺ KHO Thẻ lập ngày … tháng … năm 200… Tên hàng: ………

Đơn vị tính: ………

STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho Mỗi hàng đều có một thẻ kho riêng Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới - Xuất hàng Hàng hóa, vật tư được xuất căn cứ theo định mức của từng hạng mục, theo tình hình chung của khách hàng qua các dự án thì đội trưởng đội sản xuất sẽ thống kê được những loại vật tư nào cần dùng cho sản xuất, nhưng chính những loại hàng hóa, vật tư đó Thủ kho lại thấy trong kho đã hết hoặc còn ít, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm hàng mới, hoặc xuất vật tư cho các dự án đang cần loại vật tư đó Các báo cáo liên quan đến việc xuất hàng hóa, vật tư thể hiện qua phiếu đề nghị xuất hàng hóa, vật tư, phiếu xuất, báo cáo nhập xuất tồn kho trong tháng: Công ty TNHH Seong Ji Vina PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT

Số: ………

Hạng mục: ………

Ngày: ………

Trang 17

loại VT

Ngày… Tháng ….Năm 200…

Người đề nghị

Hàng hóa được xuất theo yêu cầu của khách hàng, vật tư từ kho được xuất ra hạng mục dự án theo phiếu đề nghị của Phòng sản xuất Sau khi xem xét thấy phiếu đề nghị là hợp lý và vẫn thuộc trong định mức quy định cho từng hạng mục thì Thủ kho tiến hành việc xuất kho Việc xuất hàng hóa, vật tư từ kho ra hạng mục dự án sẽ được thể hiện dướidạng phiếu xuất kho

Thủ kho Người nhận

Trang 18

Bất cứ lúc nào ban quản lý cũng xem được báo cáo nhập xuất tồn.

BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN

Từ ngày …………đến ngày …………

Ngày … Tháng … Năm 200…

Kế toán trưởng Thủ kho

2.2.2 Đánh giá về hoạt động quản lý kho của Công ty TNHH Seong Ji Vina

Qua tìm hiểu phương thức hoạt động của hệ thống quản lý ở trên, ta thấy công việc hàng ngày của Công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy ra liên tục, đặc biệt là công việc nhập và xuất hàng hóa, vật tư Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏitính chính xác cao

* Nhận xét hệ thống cũ

Đầu tư cho thiết bị ít, cần nhiều nhân lực, hiệu quả thấp, thời gian theo dõi không kịp thời, kế toán thống kê không chuẩn, không đảm bảo yêu cầu đặt ra

Số lượng hàng hóa, vật tư nhiều, chủng loại phong phú, nếu như không quản lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập Mỗi lần xuất, nhập vật tư là lại có một hóa đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong một lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật tưthì số lượng hóa đơn sẽ rất nhiều Nếu kế toán và thủ kho không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hóa đơn, từ đó làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty

Trang 19

Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một hóa đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơ được lặp đi lặp lại và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng khó tránh khỏi sai sót dữ liệu hoặc không hoàn toàn chính xác Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm dữ liệu để khắc phục cũng sẽ rất khó khăn Nếu không giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu, gây mất tài sản chung cho Công ty, cũng như không phục vụ tốt công tác chỉ đạo của quản lý Công ty

* Yêu cầu của hệ thống mới

Hệ thống mới cần khắc phục được nhược điểm của hệ thống cũ, tìm kiếm thông tin nhanh, thống kê một cách chính xác Quản lý kho bằng phần mềm mới có các chức năng chính như:

- Quản lý danh mục

- Quản lý nhập xuất

CHƯƠNG 3 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY TNHH SEONG JI VINA

3.1 Phân tích yêu cầu hệ thống

3.1.1 Phân tích yêu cầu hệ thống

Quản lý hàng hóa vật tư là hoạt động có ở bất cứ cơ sở sản xuất kinh doanh nào, kể cả nhà nước lẫn tư nhân Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ thì các đơn vị sản xuất dần dần chuyển từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhằm giảm thiếu tối đa chi phí, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý Yêu cầu đặt ra

Trang 20

được hiện nay trong kho này hàng hóa tồn kho với số lượng bao nhiêu, chất lượng ra sao, hàng trong kho khác thì sao, quản lý được các đơn vị, tổ chức thường xuyên thực hiện giao dịch với đơn vị mình, thực hiện viết các phiếu xuất, phiếu nhập khi phát sinh giao dịch với khách hàng hoặc nhà cung cấp, cho phép xem thẻ kho, lập các báo cáo về tình hình nhập xuất của đơn vị…

3.1.2 Yêu cầu đối với hệ thống

3.1.2.1 Yêu cầu chức năng

* Quản lý danh mục

- Cập nhật danh mục kho

- Cập nhật danh mục hàng hóa, vật tư

- Cập nhật danh mục các đơn vị nhập

- Cập nhật danh mục các đơn vị xuất

- Cập nhật danh mục tính chất nhập, tính chất xuất

* Quản lý xuất, nhập

- Quản lý phiếu nhập kho

- Quản lý phiếu xuất kho

* Quản lý tồn kho

- Nhập tồn kho ban đầu

- Xem tồn kho tại thời điểm hiện tại

- Tổng hợp phát sinh nhập, xuất trong kì

* Xuất báo cáo

- Tổng hợp báo cáo nhập hàng cho đơn vị

- Tổng hợp báo cáo xuất hàng cho đơn vị

- In các báo cáo về hàng tồn kho cuối kỳ

- Xem và in thẻ kho đối với từng mặt hàng

- In các phiếu nhập, phiếu xuất

3.1.2.2 Yêu cầu phi chức năng

a Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền

- Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình

Trang 21

- Đổi mật khẩu (password): người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu.

Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thống kê cuối kì…

- Yêu cầu về bảo mật an toàn dữ liệu (xác định chuẩn bảo mật được sử dụng, mô hình kiểm tra, xác thực, bảo mật dữ liệu) tuân thủ theo các quy chuẩn chung về công nghệ cổng thông tin và các quy định riêng tại Bộ Tài chính

b Yêu cầu về kỹ thuật

Hệ thống phải phù hợp các thông số chủ yếu của hạ tầng kỹ thuật như:

- Hệ thống phải chạy được trên máy chủ của Công ty, phải đảm bảo hoạt động liên tục, có khả năng chống lại các sự cố về virus, lỗi phần cứng…ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống

- Hệ thống phải đảm bảo không tốn quá nhiều bộ nhớ khi cài đặt cũng như khi chạy chương trình

c Yêu cầu về tốc độ xử lý

Tốc độ tra cứu, tìm kiếm của hệ thống phải nhanh

d Yêu cầu về giao diện

Giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng và có tính trực quan, không đòi hỏi người sử dụng phải mất nhiều thời gian học sử dụng phần mềm

Trang 22

3.2 Phân tích phần mềm quản lý kho vật tư

3.2.1 Sơ đồ chức năng chương trình

Như vậy, chương trình quản lý kho vật tư gồm 3 chức năng chính là:

- Quản lý danh mục

- Quản lý xuất nhập tồn

- Báo cáo

Mỗi chức năng sẽ bao gồm các chức năng nhỏ hơn sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau

Trang 23

3.2.2 Sơ đồ các mô đun chương trình

3.2.2.1 Mô đun: Chương trình quản lý kho hàng hóa vật tư

3.2.2.2 Mô đun: Hệ thống

Trang 24

3.2.2.3 Mô đun: Quản lý nhập xuất

3.2.2.4 Mô đun: Quản lý danh mục

Trang 25

3.2.2.5 Mô đun: Tổng hợp

3.2.2.6 Mô đun: Báo cáo

3.2.3 Thiết kế lô gic

Các ký hiệu sử dụng:

Trang 26

Chức năng/ Tiến trình

Luồng dữ liệuKho dữ liệu

Tác nhân ngoài

Tác nhân trong

3.2.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu

* Sơ đồ ngữ cảnh

Định dạng
Số trang	52
Dung lượng	2,05 MB