Quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼDANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.5 Các phân hệ phần mềm quản lý phân công công việc và Hình 2.1 Các hệ thống thông tin chính trong doanh nghiệp 6 Hình 2.2 Ví d

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến thầy giáo Trần Anh Tuấn –

Giảng viên Bộ môn Kinh tế lượng đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thựchiện khóa luận tốt nghiệp

Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến những thầy cô giáo đã giảng dạy em trongbốn năm ngồi trên ghế giảng đường Trường Đại học Thương Mại, những kiến thức mà

em nhận được sẽ là hành trang giúp em vững bước trong tương lai

Em cũng muốn gửi lời cảm ơn đến các anh chị trong công ty thực tập và đặc biệt

là Giám đốc – Kĩ sư công nghệ thông tin Nguyễn Tuấn Dũng đã nhiệt tình giúp đỡ em

trong quá trình hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Khoa Hệ thống Thông tin Kinh Tế và cácthầy cô trong thư viện trường đã tạo điều kiện giúp em nghiên cứu tài liệu quý báu trongthời gian qua để hoàn thành đề tài

Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp trong phạm vi và khảnăng bản thân nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong nhậnđược sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để bài khóa luận được hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Mai Dung

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING 1

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6 Cấu trúc đề tài 4

PHẦN II CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ QUẢN TRỊ DỮ LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING 5

2.1 Cơ sở lí luận 5

2.1.1 Khái niệm cơ bản 5

2.1.2 Một số vấn đề lý luận về phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu 10

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu 17

2.2 Đánh giá, phân tích, thực trạng triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking 19

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Công nghệ Viking 19

2.2.2 Phân tích quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý công việc tại công ty cổ phần công nghệ Viking 22

2.2.3 Đánh giá thực trạng triển khai & ứng dụng phần mềm quản lý quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking 29

PHẦN III ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ

QUẢN TRỊ DỮ LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING 31

3.1 Định hướng phát triển của vấn đề 31

3.2 Đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao khả năng ứng dụng 33

3.2.1 Giải pháp phần cứng và mạng 33

3.2.2 Giải pháp phần mềm và cơ sở dữ liệu 35

3.2.3 Giải pháp an toàn bảo mật 36

3.2.4 Giải pháp về nhân lực 37

KẾT LUẬN vii

TÀI LIỆU THAM KHẢO ix

PHỤ LỤC x

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.5 Các phân hệ phần mềm quản lý phân công công việc và

Hình 2.1 Các hệ thống thông tin chính trong doanh nghiệp 6

Hình 2.2 Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng 8

Hình 2.10 Sơ đồ quá trình triển khai phần mềm quản lý phân công công

việc và quản trị dữ liệu

23

Hình 3.1 Mô hình hệ thống nguồn nhân sự công nghệ thông tin 37

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Chú thích

OAS Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Ngày nay, với sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin nói chung và ngành tinhọc nói riêng với những tính năng ưu việt và ứng dụng rộng rãi trong các ngành, các lĩnhvực của xã hội đã giúp cho xã hội loài người vươn lên một tầm cao mới Tin học ngàynay trở thành một ngành không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển xã hội.Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, con người đã phát triển

ra rất nhiều ứng dụng phục vụ cho nhu cầu và lợi ích của mình Ứng dụng phần mềmquản lý là biện pháp cần thiết để quản lý các tài nguyên trong mỗi doanh nghiệp Tuynhiên, việc lựa chọn ra một giải pháp phần mềm nào phù hợp với bản thân doanh nghiệpkhông dễ dàng, luôn đặt ra thách thức với hầu hết doanh nghiệp, đặc biệt đối với cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ Một khi lựa chọn một giải pháp đúng đắn sẽ là tiền đề vữngchắc định hướng cho những công việc về sau Với sự lựa chọn phần mềm quản lý phâncông công việc và quản trị dữ liệu giúp cho doanh nghiệp có các phương pháp phân chia

rõ ràng, định ra mục tiêu, tiêu chuẩn cho từng nhiệm vụ tránh bị lặp và các tình huống vachạm, chồng chéo công việc, đồng thời giúp kiểm soát các công việc trong đơn vị doanhnghiệp; Bên cạnh việc quản lý phân công công việc thì phần mềm còn đảm nhiệm đượcchức năng quản lý cơ sở dữ liệu – trung tâm đầu não quan trọng cho hoạt động của doanhnghiệp Với 6 phân hệ thì phần mềm này đã và đang thu nhận được thành công nhất định.Tuy nhiên hiện tại thì nó mới chỉ được triển khai ứng dụng trong doanh nghiệp một thờigian chưa lâu nên còn nhiều vấn đề mà chúng ta cần đề cập đến Với những thông tin đã

nghiên cứu và thu thập trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp em xin đề xuất đề tàikhóa luận của bản thân:

“Quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking” với nội dung tập trung tìm hiểu, đối chiếu, so sánh những kiến thức

trên giảng đường và thực tế tại đơn vị, nêu ra những hạn chế và đề xuất một số giải pháp góp phần giúp ứng dụng phần mềm đạt hiệu quả cao hơn trong doanh nghiệp.

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm ảnh hưởng rất lớn tới sự thành công củaphần mềm nên ngày càng được chú trọng Đã có một số công trình nghiên cứu và một sốquyển sách nói về quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm trong nhiều hoạt động từsản xuất đến quản lý tại các doanh nghiệp Trên thế giới hãng tập đoàn công nghệ máy

tính đa quốc gia IBM đã cho ra cuốn sách “The Software Deployment Mystery – Solved”

cũng đã nghiên cứu được những điểm chính quan trọng trong quá trình triển khai phầnmềm như:

- Vai trò của triển khai phần mềm

- Các giai đoạn trong quá trình triển khai phần mềm

- Vai trò và trách nhiệm của các bên tham gia quá trình triển khai

- Các mô hình triển khai phần mềm

- Giá trị mà triển khai phần mềm đem lại

Ngoài ra như chúng ta biết hiện tại thì có rất nhiều loại phần mềm và có thể nói

không cái nào giống cái nào mà chỉ mang tính chất tương đồng Các đề tài tương đốiđồng nhất bao hàm các lý luận về phần mềm, các quy trình triển khai và tìm hiểu các ứngdụng của phần mềm đó tại doanh nghiệp nhưng mà chưa đi sâu vào thực tiễn, dùng công

cụ nào để làm được, và các giải pháp đạt hiệu quả khi ứng dụng phần mềm tại doanhnghiệp Có thể nêu ra đây như là: tài liệu tham khảo [6], và một số luận văn khác về quytrình triển khai và ứng dụng các phần mềm quản lý khác trong doanh nghiệp

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là làm nổi bật những nội dung trong quy trình triểnkhai dự án phần mềm tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking cụ thể là:

+ Làm rõ quy trình triển khai từng bước cơ bản một dự án phần mềm quản lý hỗ trợkhách hàng trong doanh nghiệp

+ Trình bày các ứng dụng góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ của phần mềm hỗtrợ cho hoạt động chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp

+ Làm rõ những lợi ích mang lại khi triển khai phần mềm tại doanh nghiệp, những ưunhược điểm khi lựa chọn giải pháp phần mềm

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng: Hệ thống thông tin và các thành phần, quy trình các bước triển khai vàứng dụng của hệ thống phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu ; Tổngthể các cơ sở dữ liệu sử dụng và việc quản lý trên phần mềm; Phương pháp và cách thứcứng dụng phần mềm quản lý tại công ty

 Phạm vi:

- Về lý luận: tiến hành nghiên cứu cơ sở lý thuyết về hệ thống phần mềm quản lý, về

hệ thống tự động hóa văn phòng thông qua các bài giảng, các tài liệu thu thập và các đềtài nghiên cứu khoa học về quy trình triển khai các phần mềm ứng dụng

- Về thực tiễn: tiến hành nghiên cứu về tổng quan doanh nghiệp (giới thiệu, triết lýkinh doanh, tình hình tài chính, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin, ), quy trình bướcđầu ứng dụng phần mềm quản lý công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Côngnghệ Viking Ngoài ra còn nghiên cứu và tìm hiểu các thông tin về các sản phẩm, mụcđích sử dụng website, của công ty trên website: viking-it.com

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp duy vật biện chứng chỉ đạo việc nghiên cứu, áp dụng luận cứkhoa học để chứng minh tính đúng đắn

Sử dụng phương pháp quy nạp để nghiên cứu vấn đề lý luận và trình bày quan điểm

về các vấn đề có liên quan

Sử dụng phương pháp thống kê và phân tích để nghiên cứu vấn đề thực tiễn

Sử dụng phương pháp tổng hợp để đưa ra đề xuất theo mục tiêu đã định hướng

Sử dụng các phương pháp: quan sát và theo dõi trực tiếp, sử dụng bảng câu hỏi,phỏng vấn chuyên sâu để nghiên cứu thực trạng triển khai và ứng dụng phần mềm quản

lý phân công công việc & quản trị dữ liệu tại công ty cổ phần công nghệ Viking

PHẦN II CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ QUẢN TRỊ

DỮ LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING

2.1 Cơ sở lí luận

2.1.1 Khái niệm cơ bản

a Hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống tích hợp “người-máy” tạo ra các thông tin giúp con người trong sảnxuất, quản lý và ra quyết định là hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý

sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các thủ tục thủ công, các môhình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định1

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học này thườngđược xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh Ngoài ra, dongày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệthông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp

hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức

Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho mộthoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một sốcông việc tính toán, thống kê nặng nhọc Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốthơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổngthể - hệ thống thông tin quản lý Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thôngtin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp chocác nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản

tin học

 Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tinmới

 Phân phối và cung cấp thông tin

Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóngtrong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủcủa hệ thống

Một số hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Hình 2.1 Các hệ thống thông tin chính trong doanh nghiệp

(Nguồn : Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, 2007, NXB KH - KT)

b Hệ thống tự động hóa văn phòng

Có nhiều quan điểm khác nhau về văn phòng: là một nơi làm việc, là một tập hợp cácchức năng hay một hệ thống tích hợp Vậy nên cách tổ chức đo và cải tiến hiệu quả làmviệc một văn phòng còn tùy thuộc vào cách nhìn nhận và quan điểm về nó

Các hoạt động chính trong một văn phòng :

 Quản lý tài liệu (tạo lập lưu trữ, liên kết hình ảnh và các tài liệu dưới dạng sốhóa).

 Lên kế hoạch cho mỗi cá nhân và nhóm làm việc (thiết kế và quản lý, liên kếtcác tài liệu và lịch hoạt động)

 Liên kết cá nhân và nhóm (thiết lập, nhận, quản lý các cuộc liên lạc giữa cánhân và nhóm)

 Quản lý dữ liệu cá nhân và nhóm ( lập và quản lý dữ liệu về các kế hoạch, nhàcung cấp và các tổ chức trong và ngoài doanh nghiệp)

 Quản lý dự án (lập kế hoạch và thực hiện đánh giá, điều khiển dự án, phânphối nguồn lực, các quyết định cá nhân)

Hiện nay có rất nhiều công nghệ văn phòng được phát triển, phục vụ tự động hóa cácchức năng trên và tăng năng suất, giảm chi phí văn phòng Đó là các công nghệ xử lý vănbản, chế bản điện tử, phối ảnh, sao chụp, fax, công nghệ nhận diện ký tự quang học(ORC- Optical Character Recognition), các thiết bị quét, hệ thống thư điện tử, cầu âmthanh, cầu truyền hình, vi đồ họa

Bên cạnh việc áp dụng công nghệ cho các chức năng văn phòng thì theo đó các nhânviên có thể được đào tạo chuyên môn hóa và phát triển quy trình làm việc Một biện phápquan trọng để cải tiến công việc văn phòng đó là tích hợp công nghệ văn phòng khácnhau vào các hệ thống thông tin văn phòng Theo cách này thì đầu ra của quá trình xủ lý

tự động hóa này sẽ là đầu vào quá trình xử lý tự động hóa khác Ví dụ: máy quét điện tử

và phần mềm đồ họa có thể cung cấp đầu vào cho các hệ thống chế văn bản điện tử vàđầu ra của những hệ thống này có thể là đầu vào cho các cơ sở dữ liệu điện tử và các hệthống thư điện tử

Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng (OAS) là một hệ thống dựa trên máy tínhnhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu và các dạng truyền tinkhác giữa các cá nhân, nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau2

2 Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, 2007, NXB KHKT

Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng hướng đến một văn phòng “không giấy”với những phần mềm tích hợp trong đó phần mềm quản lý phân công công việc và quảntrị dữ liệu là một trong những phần mềm đó.

Ưu và nhược điểm của tự động hóa trong văn phòng :

Ưu điểm -Truyền thông hiệu quả

-Truyền thông trong thời gian ngắn-Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhậnchưa sẵn sàng nhận tin (sms, fax)

-Loại bỏ những thất lạc thư trong quá trình giao nhậnNhược điểm -Chi phí phần cứng lớn

-Người sử dụng có ít khả năng quan sát vào công việc-An toàn thông tin doanh nghiệp bị đe dọa và thường nhận đượcnhững thông tin không mong muốn

Hình 2.2 Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng

(Nguồn : Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, 2007, NXB KH-KT)

c Phần mềm & quy trình xây dựng phần mềm

Phần mềm là tập hợp của tất cả các câu lệnh do các nhà lập trình viết ra để hướngmáy tính làm một số việc cụ thể nào đó, không như các thiết bị điện tử khác, máy vi tính

mà không có phần mềm thì nó không có hoạt động gì cả

Một phần mềm có 3 thành phần:

 Chương trình máy tính: mã nguồn, mã máy

 Cấu trúc dữ liệu: cấu trúc làm việc (bộ nhớ trong) và cấu trúc lưu trữ (bộ nhớngoài)

 Các tài liệu liên quan: tài liệu hướng dẫn sử dụng (dành cho người mới dùng),tài liệu phát triển hệ thống), tài liệu tham khảo kĩ thuật (dành cho người bảotrì)

Phần mềm được coi là tất cả các kỹ thuật ứng dụng để thực hiện những dịch vụ, chứcnăng cho một mục đích nào đó bằng phần cứng, làm cho sử dụng phần cứng máy tính đạthiệu quả cao hơn

Được thành lập thành lập từ năm 2010 Công ty Cổ phần Công nghệ Viking hoạt độngtrên nhiều lĩnh vực Do mới thành lập và trung bình có khả năng tìm kiếm xây dựng hơn

5 đến 10 dự án lớn trong 1 năm do đó khối lượng công việc là khá lớn, và phức tạp thêmvào đó nguồn nhân lực có hạn, nên thường hay xảy ra các tình trạng như:

- Một quản trị dự án phải chịu trách nhiệm quản lý nhiều dự án cùng 1 lúc

- Tài liệu của dự án do nhiều bộ phận trong công ty cùng làm, tài liệu đầu racủa bộ phận này là đầu vào của bộ phận kia

- Khách hàng thường xuyên thay đổi yêu cầu

Với tình trạng trên, công ty thường gặp một số vấn đề như:

- Gặp khó khăn trong việc quản lý các tài liệu của các dự án mình quản lý,nhầm lẫn tài liệu giữa các dự án

- Khi có sai sót xảy ra thường khó xác định nơi phát sinh

- Việc thay đổi tài liệu khi có thay đổi từ phía khách hàng gặp rất nhiều khókhăn và thường gây ra sai sót (chiếm ~50% sai sót)

Do đó, công ty đã yêu cầu xây dựng một dự án phần mềm tự phục vụ cho chínhdoanh nghiệp là dự án phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu

Các đặc tả yêu cầu của phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu:

Mô tả các chức năng của phần mềm thông qua 2 phương pháp: phỏng vấn trực tiếpcác nhân viên của công ty và thu thập thông tin thứ cấp từ tài liệu trong công ty

Tất cả các yêu cầu về phần mềm do người sử dụng đưa ra như sau:

Yêu cầu chức năng: Hệ thống quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu đượccài đặt trên My SQL

Yêu cầu phi chức năng:

- Yêu cầu ngoài: Yêu cầu bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên

- Tính tin cậy: Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đưa vào và đưa ra thông báokhi dữ liệu nhập không hợp lệ

- Khả năng đáp ứng: Đảm bảo có thể phục vụ đồng thời toàn nhân viên đăngnhập và sử dụng hệ thống cùng lúc

Đặc tả miền ứng dụng:

- Dữ liệu được xây dựng theo mô hình quan hệ để dễ dàng cho đội lập trìnhtheo hướng cấu trúc

- Dữ liệu dạng văn bản: text <=255 kí tự

Yêu cầu về thời gian phản hồi của hệ thống (hiệu năng):

- Phản hồi nhanh, thời gian phản hồi của các chứa năng cơ bản của hệ thốngkhông vượt quá 2 giây

Yêu cầu về giao diện người dùng:

- Giao diện thân thiện, bố trí hợp lý, phù hợp với các thao tác của người sửdụng

- Đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác

- Sử dụng font chữ Times New Roman, sử dụng bộ mã chuẩn Unicode

Khả năng phát triển mở rộng: Một phần mềm tốt luôn phải có kế hoạch phát triển vànâng cấp tính năng mới liên tục Yêu cầu nhà cung cấp nêu rõ kế hoạch phát triển nhữngtính năng mới trong tương lai gần

 Mô hình thác nước (waterfall)

Các pha trong mô hình:

- Phân tích yêu cầu và tài liệu đặc tả

(Nguồn : Giáo trình Công nghệ phần mềm – NXB Khoa Học Kĩ Thuật, 2001 )

Tuy nhiên mô hình này, có một số nhược điểm như đòi hòi một bản yêu cầu(requirement) đầy đủ và chính xác từ phía các nhân viên sử dụng trong công ty, thời gianthực hiện lâu Để đảm bảo mô hình thác nước tiến hành 1 cách thuận lợi, giảm thiểu saisót so với yêu cầu người sử dụng Nhóm dự án kết hợp sử dụng mô hình bản mẫu tronggiai đoạn xác định yêu cầu Với mục đích xác định rõ được yêu cầu của người sử dụng đểgiảm bớt rủi ro và sự không chắc chắn khi phát triển phần mềm

Mô hình bản mẫu:

Hình 2.4 Mô hình bản mẫu

(Nguồn : Giáo trình Công nghệ phần mềm – NXB Khoa Học Kĩ Thuật, 2001 )

 Những ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm quản lý phân công công việc vàquản trị dữ liệu

- Ngôn ngữ PHP

PHP (viết tắt "PHP: Hypertext Preprocessor") là một ngôn ngữ lập trình kịch bản haymột loại mã lệnh được phát triển từ năm 1994 bởi Ramus Lerdorf, chủ yếu được dùng đểphát triển các ứng dụng viết cho máy chủ, mã nguồn mở, dùng cho mục đích tổng quát

Nó rất thích hợp với web và có thể dễ dàng nhúng vào trang HTML Do được tối ưu hóacho các ứng dụng web, tốc độ nhanh, nhỏ gọn, cú pháp giống C và Java, dễ học và thờigian xây dựng sản phẩm tương đối ngắn hơn so với các ngôn ngữ khác nên PHP đã nhanhchóng trở thành một ngôn ngữ lập trình web phổ biến nhất thế giới

PHP có thể triển khai trên hầu hết các chủng loại máy chủ web hiện có, trên nhiều hệđiều hành khác nhau và các phần cứng khác nhau Bên cạnh đó, PHP và có thể được sửdụng kết hợp với nhiều hệ quản trị dữ liệu quan hệ khác nhau, như MySQL, MS SQLServer,… PHP được phân phối miễn phí và nhóm phát triển PHP cung cấp các mã nguồnhoàn chỉnh để người dùng có thể tùy biến và mở rộng theo mục đích sử dụng riêng

Lập trình web với bằng PHP thường sử dụng kiến trúc LAMP, thuật ngữ viết tắt của

4 công nghệ mã nguồn mở, bao gồm: Linux (L), Apache (A) , MySQL (M), và PHP

Theo số liệu thống kê vào tháng 8 năm 2010, có trên 50 triệu tên miền Internet được triểnkhai trên các máy chủ có cài đặt PHP.

- My SQL

SQL là viết tắt của Structured Query Language và là một ngôn ngữ sử dụng rộng rãicho các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ để xử lý dữ liệu (lưu trữ, truy xuất, cập nhật,xóa) và tạo cơ sở dữ liệu

Đây là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở phổ biến nhất thế giới và được các nhàphát triển rất ưa chuộng trong quá trình phát triển ứng dụng Vì My SQL là cơ sở dữ liệutốc độ cao, ổn định và dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều hànhcung cấp một hệ thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh Với tốc độ và tính bảo mật cao, MySQL rất thích hợp cho các ứng dụng có truy cập CSDL trên internet

b Các tính năng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu

Quản trị hệ thống Quản lý danh sách NSD, quản lý nhóm người sử dụng,

Quản lý dự án Quản lý các thông tin dự án, cho phép nhiều đối tượng tham

gia vào quá trình thực hiện dự án, quản lý trạng thái dự án

Hỗ trợ quản trị dự án quản lý dự án, tổng hợp danh mụcthiết bị và các tài liệu trong dự án

Quản lý công việc Quản lý các công việc trong dự án, giúp nhân viên dễ dàng

nhận biết các công việc cần thực hiện, giúp người giám sát

dễ dàng kiểm tra kết quả công việc

Báo cáo Cho phép báo cáo kết xuất các báo cáo:

Tình hình thực hiện dự án

Tình hình thực hiện công việc của nhân viên

Bảng 2.5 Các phân hệ phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu

(Nguồn: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị

Hình 2.6 Mô hình triển khai phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu

(Nguồn: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý phân công công việc và quản

 Máy chủ WEB: cài đặt phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữliệu (Sharepoint server).

 Máy chủ AD (active directory): Quản lý hệ thống NSD, cung cấp tài khoảntruy cập vào máy tính cá nhân cũng như tài khoản đăng nhập vào hệ thốngphần mềm

 Máy chủ CSDL: Lưu CSDL của hệ thống

 Máy chủ Mail: Quản lý e-mail của nhân viên trong công ty Máy chủ Web sẽkết nối với máy chủ Mail để thực hiện chức năng tự động gửi e-mail

 Máy trạm: NSD dùng để đăng nhập vào hệ thống

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu

a Quy trình triển khai phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu

 Vai trò và vị trí của triển khai phần mềm

Vai trò: Triển khai phần mềm có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việclựa chọn công cụ phát triển hệ thống, mục tiêu xây dựng hệ thống tốt

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hóa của hệ thống thông

tin-đó chính là phần mềm Việc hoàn thiện mọi tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn chongười sử dụng, cho thao tác việc cũng như trách nhiệm cho nhà thiết kế hệ thống

 Quy trình triển khai phần mềm

Quy trình triển khai một phần mềm quản lý cho hệ thống tại một doanh nghiệp cụ thểtrải qua các bước như sau:

Bước 1: Khảo sát thực trạng hệ thống

Lập kế hoạch sơ bộ các công việc cần thực hiện, nghiên cứu cụ thể tình hình hoạtđộng và vận hành của hệ thống trước khi đưa phần mềm vào cài đặt tại doanh nghiệp

Giai đoạn này đưa đến một cái nhìn tổng quát về những yêu cầu hệ thống đối với từngchức năng phần mềm tùy theo loại hình doanh nghiệp ứng dụng.

Bước 2: Phân tích các thông tin được khảo sát

Trên cơ sở các thông tin đã thu thập, nhóm triển khai tiến hành phân tích để xác định

cụ thể các bước thực hiện trong khâu tiếp theo của quá trình triển khai Tiến hành theoquy mô toàn bộ hệ thống hay tích hợp từng phần

Bước 3: Tiến hành cài đặt và chạy thử

Phần mềm được cài đặt với các tính năng cơ bản và được nhóm triển khai ghi nhận

về hiệu năng thời gian, tốc độ xử lý, khả năng đáp ứng của phần cứng doanh nghiệp đốivới phần mềm, giai đoạn này nếu xảy ra các vấn đề phát sinh, nhóm triển khai có thể tiếnhành điều chỉnh để đảm bảo cho đến giai đoạn cuối của quá trình triển khai phần mềm đạtđược hiệu năng cao nhất trong hệ thống

Bước 4: Cấu hình hệ thống phần mềm

Mỗi giải pháp phần mềm được cung cấp đều là tổng hợp của nhiều giải pháp, nhiềuquy trình xử lí công việc tích hợp trong các module của phần mềm Mặt khác, mỗi doanhnghiệp cụ thể đều có những nét khác biệt về loại hình kinh doanh và phù hợp với một sốhay toàn bộ tính năng của phần mềm Do đó từ những khảo sát và phân tích nhóm triểnkhai có thể điều chỉnh các tính năng của phần mềm sao cho phù hợp với yêu cầu củadoanh nghiệp

Bước 5: Chuyển đổi dữ liệu và thiết lập hệ thống

Giai đoạn chuyển đổi dữ liệu đóng vai trò quan trọng, quyết định đến chất lượng đầu

ra của phần mềm Dữ liệu hiện có của doanh nghiệp phải được điều chỉnh phù hợp vànhập vào hệ thống thành một cấu trúc ổn định

Bước 6: Vận hành hệ thống phần mềm

Giai đoạn thực thi phần mềm trong môi trường hoạt động thực tế của doanh nghiệp Bước 7: Kiểm thử và bảo trì hệ hống phần mềm

Công đoạn tiến hành kiểm tra các dữ liệu đầu vào và đầu ra của phần mềm theo từngtrường hợp cụ thể, ghi nhận các vấn đề và lên kế hoạch chi tiết khắc phục vấn đề đảm bảophần mềm vận hành ổn định trong hệ thống.

Thường xuyên định kì bảo trì phần mềm để nhanh chóng phát hiện các vấn đề để cóbiện pháp khắc phục tốt nhất

b Ứng dụng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu

Nghiên cứu các module tính năng của chương trình phần mềm, quy trình thực hiện

xử lí một nghiệp vụ trong doanh nghiệp mà phần mềm có thể đáp ứng

2.2 Đánh giá, phân tích, thực trạng triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý quản

lý phân công công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Công nghệ Viking

a Thông tin cơ bản

Công ty Cổ phần Công nghệ Viking được thành lập xuất phát từ chính nhu cầu củangành công nghệ thông tin Viking mong muốn sẽ đạt được những phát triển to lớn trong

sự nghiệp bản thân, cũng như những đóng góp hữu ích cho xã hội

Tên công ty Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Viking

Tên giao dịch Viking Technology Joint Stock Company

Website http://www.viking-it.com

Văn phòng đại

diện

Số 219 Nguyễn Ngọc Vũ – Cầu Giấy – Hà Nội

Sô điện thoại (+84-4) 8582.9280

Vốn điều lệ 1,9 tỉ đồng

Bảng 2.7 Thông tin khái quát về công ty

(Nguồn: Hồ sơ năng lực và giới thiệu công ty cổ phần công nghệ Viking)

b Cơ cấu tổ chức

Để tăng cường năng lực cạnh tranh, cơ cấu tổ chức của Viking được chia thành cácđơn vị với các giải pháp cho các nhóm khách hàng chuyên biệt Các khối bao gồm cảkinh doanh và công nghệ phối hợp chặt chẽ với nhau trong từng giai đoạn công việc khácnhau Đồng thời các khối kinh doanh đảm bảo hoạt động phục vụ cho khối văn phòng

Sơ đồ 2.8 Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

(Nguồn: Hồ sơ năng lực và giới thiệu công ty cổ phần công nghệ Viking )

c Cơ sở vật chất

Vốn điều lệ : 1,9 tỉ đồng

Hiện nay doanh nghiệp có văn phòng đại diện nằm trên mặt đường Nguyễn Ngọc Vũ(số 219 Nguyễn Ngọc Vũ) - vị trí thuận lợi trong việc giao dịch, gặp gỡ khách hàng và