Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì dược phẩm tại công ty cổ phần cung ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B

Mặc dù rất cố gắng trong quá trình làm, tuy nhiên nội dung bài viết này của em chưa thể trình bày hết được thực trạng giải pháp hoàn thiện quy trình tổchức thực hiện hợp đồng nhập khẩu c

Đề tài:

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao

bì dược phẩm tại công ty cổ phần cung ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B

Lời cảm ơn

Kính thưa các thầy cô trong ban xét duyệt chuyên đề, dưới đây là bài chuyên

đề tốt nghiệp của em Trong thời gian qua, được Nhà trường, các thầy cô vàquý công ty cổ phần cung ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B tạo điều kiện giúp

em có được cơ hội thực tập tại công ty, em đã được tiếp cận trực tiếp vớihoạt động kinh doanh nói chung và kinh doanh thương mại quốc tế nóiriêng, từ đó em nhận thấy một số vấn đề còn hạn chế tại công ty nơi em thựctập Và đề tài em đưa ra là : “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu bao bì dược phẩm tại công ty CP cung ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B”

Để có thể hoàn thành bài chuyên đề này, bên cạnh sự tìm tòi, học hỏi củabản thân, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình, chu đáocủa thầy PGS, TS Doãn Kế Bôn, và em đã được sự giúp đỡ của quý công ty.Lời đầu trang, em xin chân thành cảm ơn thầy và quý công ty đã nhiệt tìnhgiúp đỡ em hoàn thành bài viết của mình

Mặc dù rất cố gắng trong quá trình làm, tuy nhiên nội dung bài viết này của

em chưa thể trình bày hết được thực trạng giải pháp hoàn thiện quy trình tổchức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty, do vậy em mong nhận được

sự đóng góp ý kiến của thầy cô và những người quan tâm tới đề tài nhằmnâng cao tính khả thi của chuyên đề

Em xin chân thành cảm ơn!

Trong xu hướng hội nhập khu vực và thế giới, phát triển hoạt động ngoạithương đóng một vai trò quan trọng thúc đẩy nền kinh tế tăng trưởng và pháttriển Nhập khẩu là một hoạt động cơ bản của ngoại thương, có tác động trựctiếp đến sự phát triển kinh tế của đất nước Nhập khẩu hợp lý một mặt thỏamãn nhu cầu trong nước, mặt khác nó thúc đẩy sản xuất trong nước pháttriển, tạo sức ép buộc các doanh nghiệp trong nước phải cải tiến công nghệ,tạo ra khả năng cạnh tranh, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp mình.

Hợp đồng thương mại quốc tế có thể coi là mở đầu của thương vụ kinhdoanh, nó cũng là yếu tố quyết định đến các hoạt động kinh doanh của DNsau này Trong mỗi thời điểm DN phải thực hiện nhiều hợp đồng, đó là vấn

đề nội dung thỏa thuận trong hợp đồng và vấn đề thực hiện những nội dung

đó đòi hỏi phải có sự sắp xếp và quản lý một cách có hiệu quả

Vấn đề thực hiện hợp đồng tưởng chừng đơn giản song trên thực tế do quy

mô, tiềm lực của DN, vấn đề thị trường, khí hậu, thời tiết đều ảnh hưởnglớn đến việc thực hiện hợp đồng Bên cạnh đó, việc tổ chức thực hiện hợpđồng có nhiều công việc, nếu muốn thực hiện hợp đồng hoàn hảo, không cósai phạm gì thì tất cả các công việc phải được thực hiện đúng với kế hoạch

đã đề ra, hiệu quả công việc công việc trước sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến côngviệc sau Vậy làm sao để thực hiện có hiệu quả các hoạt động đó, kiểm soátđược tiến trình thực hiện từng hợp đồng là vấn đề còn gặp nhiều khó khăn

Để nắm bắt được một cách tổng quát tình hình nhập khẩu của DN mình thìbuộc họ phải thông qua khâu quản lý quy trình thực hợp đồng nhập khẩu

Qua công tác này, ban quản lý mới biết được cần phải Lập kế hoạch gì? Tổchức thực hiện ra sao? Và giám sát như thế nào để đạt hiệu quả tối ưu? Mộthợp đồng nhập khâu bao gồm rất nhiều khâu, để thực hiện các bước tốt thìhoạt động này cần phải được quản trị hợp lý Với nhận thức đó và trong thờigian thực tập tại công ty CP cung ứng CN C.I.F.F.O.B để giải quyết một sốvấn đề còn tồn đọng và hoàn thiện hơn quy trình nhập khẩu, em xin chọn đềtài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì dược phẩm tạicông ty CP cung ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B”.

1.2 Xác lập và tuyên bố vần đề trong đề tài

1.2.1 Đối tượng nghiên cứu

Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì dược phẩm tại công ty CPcung ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B

1.2.2 Xác lập tên đề tài

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì dược phẩm tại công

ty CP cung ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B

1.2.3 Tuyên bố vấn đề trong đề tài

Với đề tài quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì dượcphẩm tại công ty CP cung ứng CN C.I.F.F.O.B, trọng tâm nghiên cứu của

em là: Tiến hành phân tích nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩutrong thời gian qua để nhận thấy những vấn đề gặp phải trong quá trình thựchiện nhập khẩu bao bì dược phẩm từ nước ngoài về Việt Nam của công ty và

từ đó đưa ra những đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả, hoàn thiệnnghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong thời gian tới

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

- Đưa ra cái nhìn tổng quan nghiên cứu đề tài

- Làm sáng tỏ cơ sở lý luận giúp sinh viên nắm chắc hơn lý thuyết vềhợp đồng TMQT và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng

- Nghiên cứu thực trạng quản trị hợp đồng nhập khẩu tại công ty, từ đórút ra những hạn chế và nguyên nhân làm cơ sở đưa ra những giải pháp cụthể

- Đề cập một số giải pháp, đề xuất, kiến nghị, nhằm hoàn thiện quản trịthực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì tại công ty

1.4 Phạm vi nghiên cứu

- Địa điểm nghiên cứu: Tại công ty CP cung ứng CN C.I.F.F.O.B

- Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2006 đến nay.

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề “ Quản trị

quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì dược phẩm tại công ty CP cung ứng CN C.I.F.F.O.B”.

1.5.1 Tổng quan về hợp đồng nhập khẩu

1.5.1.1 Khái niệm và đặc điểm của hợp đồng thương mại quốc tế

- Khái niệm: Hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng xuất khẩu là hai dạng củahợp đồng TMQT Hợp đồng TMQT là sự thỏa thuận của các bên đương

sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau Theo đó, một bên gọi

là bên bán ( Bên xuất khẩu ) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho mộtbên khác gọi là bên mua ( Bên nhập khẩu ) một tài sản nhất định gọi làhàng hóa, bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền

- Đặc điểm: Hợp đồng TMQT là một hợp đồng mua bán, do đó nó phảithỏa mãn các điều kiện:

+ Đó là hợp đồng ưng thuận: thể hiện sự thỏa thuận tự nguyện, tự giác.+ Hợp đồng song vụ: hai bên đều có nghĩa vụ

+ Đền bù: nghĩa vụ phải cân xứng với cả hai bên

+ Hợp đồng có sự di chuyển sở hữu

+ Hợp đồng TMQT phải có các yếu tố quốc tế: Hàng hóa được di chuyển

ra khỏi biên giới quốc gia Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ Cácbên ký kết có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

1.5.1.2 Nội dung chủ yếu của hợp đồng TMQT

Một hợp đồng TMQT bao gồm hai phần: Phần trình bày chung và phầnnội dung chính của hợp đồng

- Tên và địa chỉ các bên tham gia: chỉ rõ chủ thể tham gia hợp đồng

- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng: các thuật ngữ có thể khác nhau

ở các quốc gia, để tránh nhầm lẫn thì những vấn đề quan trọng cầnđược định nghĩa

- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: là một bản giao kèo ràng buộc cảhai bên trong thương vụ XNK đó

● Phần nội dung chính

- Điều khoản tên hàng: nó là điều khoản bắt buộc của mọi đơn chàohàng, thư hỏi hàng, hợp đồng, nghị định thư Nói lên chính xác đốitượng mua bán trao đổi

- Điều khoản số lượng: gồm số lượng và trọng lượng hàng hóa

- Điều khoản chất lượng: nói lên tổng thể các chỉ tiêu, những đặc trưngcủa hàng hóa mua bán, nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị sử dụng vàgiá cả của hàng hóa

- Điều khoản bao bì hàng hóa: quy định loại bao bì, hình dáng, kíchthước, số lớp bao bì, chất lượng, giá bao bì, ký mã hiệu

- Điều khoản giá cả: Đồng tiền tính giá, mức giá, phương thức quy địnhgiá Có bốn phương thức quy định giá là giá cố định, giá quy định sau,giá linh hoạt và giá di động Còn có quy định về giảm giá

- Điều khoản thanh toán: Đồng tiền thanh toán, địa điểm thanh toán,thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và điều kiện đảm bảo hốiđoái

- Điều khoản giao hàng: thời hạn, địa điểm giao hàng, phương thứcgiao hàng và việc thông báo giao hàng

- Điều khoản trường hợp miễn trách: quy định các trường hợp miễnhoặc hoãn thực hiện hợp đồng

- Điều khoản khiếu nại

- Điều khoản bảo hành

- Phạt và bồi thường thiệt hại

- Điều khoản trọng tài

1.5.2 Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

1.5.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu là việc đưa ra trình tựnhững công việc phải làm từ việc mở L/C, thuê phương tiện vậntải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàngnhập, thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại cho đến tiếnhành giám sát, điều hành quy trình thực hiện hợp đồng

Khi công ty đã đàm phán và ký kết xong hợp đồng nhập khẩu hànghóa, bước tiếp theo công ty sẽ lập kế hoạch nêu ra những việc phảilàm để quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra tốt nhất.+ Đối với khâu tổ chức thực hiện

- Mở L/C: công ty sẽ tiến hành mở L/C tại ngân hàng Ngoại thươngViệt Nam từ 20 đến 25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng

- Thuê phương tiện vận tải: công ty phải cân nhắc xem với khối lượnghàng nhập bao nhiêu, chất lượng tàu thế nào, lịch trình của tàu đểquyết định hãng tàu và phương thức thuê tàu

- Mua bảo hiểm: để giảm thiểu rủi ro nếu xảy ra, công ty luôn có điềukiện bảo hiểm cho hàng hóa của mình

- Làm thủ tục hải quan: chuẩn bị kỹ các giấy tờ, chứng từ để tiến hànhlàm thủ tục hải quan nhanh chóng

- Khi nhận hàng chú ý thời gian, địa điểm giao nhận hàng,chuẩn bị cácchứng từ, vận đơn để nhận hàng về Đôn đốc việc tháo, dỡ hàng, tránhtổn thất

- Kiểm tra hàng nhập phải kỹ lưỡng, phát hiện ra tổn thất thì nhanhchóng tìm cách giải quyết

- Thanh toán: công ty lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp,đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng

- Khiếu nại: thường thì khi xảy ra tổn thất, công ty hay áp dụng hìnhthức thương lượng

+ Đối với khâu giám sát, điều hành: tiến hành giám sát thông qua hồ sơtheo dõi, phiếu giám sát, điện thoại liên lạc Nội dung cần chú ý về chấtlượng, số lượng, giá cả, lịch giao hàng, thanh toán, bảo hành và khiếunại

1.5.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì dược

phẩm

Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì dược phẩm thường đượctiến hành theo các bước sau:

- Mở L/C ( nếu HĐ thanh toán bằng L/C )

- Thuê phương tiện vận tải

- Mua bảo hiểm

- Làm thủ tục hải quan

- Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

- Làm thủ tục thanh toán

- Khiếu nại và giải quyết khiếu nại ( nếu có )

Cụ thể từng bước:

● Mở L/C ( nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C )

Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C, mộttrong các việc đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hiện hợp đồng là

mở L/C

L/C là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trảtiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanhtoán hợp lệ phù hợp với nội dung của L/C

Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vàothời gian giao hàng Thông thường L/C được mở 20 đến 25 ngàytrước khi đến thời gian giao hàng

Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu Khi mởL/C, doanh nghiệp nhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào mộtmẫu gọi là “ Yêu cầu phát hành thư tín dụng” Mẫu này kèm theo bảnsao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được chuyển đến ngân hàngngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi: một ủy nhiệm chi để ký quỹtheo quy định về việc mở L/C và một ủy nhiệm chi nữa để trả thủ tụcphí cho ngân hàng về việc mở L/C

Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương,đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ, và nếu chứng từhợp lệ thì sẽ trả tiền cho ngân hàng Có như vậy, đơn vị kinh doanhnhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng

● Thuê phương tiện vận tải

Hiện nay vận tải đường biển chiếm 95% tổng khối lượng hàng hóa đượcchuyên chở trong thương mại quốc tế Nghiệp vụ thuê tàu có 3 phươngthức chủ yếu là thuê tàu chợ, thuê tàu chuyến và thuê tàu định hạn

+ Phương thức thuê tàu chợ ( Liner)

Quá trình thuê tàu chợ được tiến hành theo các bước cơ bản sau:

Xác định số lượng hàng hóa cần chuyên chở, tuyến đường chuyên chở,thời gian giao hàng.

Nghiên cứu các hãng tàu

Lựa chọn hãng tàu

Lập bảng kê khai hàng hóa và ký vào đơn xin lưu hành khi hãng tàu đồng

ý nhận chuyên chở, đồng thời trả tiền cước vận chuyển

Tập kết giao hàng và nhận vận đơn

+ Phương thức thuê tàu chuyến

Quá trình thuê tàu chuyến gồm các nội dung sau

Xác định nhu cầu vận tải gồm: hành trình, lịch trình của tàu, chất lượng

và đặc điểm của tàu

Nghiên cứu các hãng tàu dựa trên các tiêu chí: chất lượng tàu, chất lượng

và điều kiện phục vụ, giá cước, uy tín

Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê phương tiện vận tải với hãng tàu.+ Phương thức thuê tàu định hạn

Chủ tàu cho người thuê thuê toàn bộ chiếc tàu cùng thủy thủ đoàn đểchuyên chở hàng hóa hay cho thuê lại trong thời gian nhất định Ngườithuê tàu phải trả cước trước và chịu mọi chi phí hoạt động của tàu theohợp đồng quy định

● Mua bảo hiểm

+ Hợp đồng bảo hiểm chuyến

Khi mua hợp đồng này, người mua phải phải gửi đến công ty bảo hiểmgiấy yêu cầu mua bảo hiểm chuyến và hợp đồng bảo hiểm Trên cơ sở đóhai bên ký kết hợp đồng bảo hiểm Có 3 điều hiện bảo hiểm:

Điều kiện A: Bảo hiểm mọi rủi ro

Điều kiện B: Bảo hiểm có tổn thất riêng

Điều kiện C: Bảo hiểm miễn tổn thất riêng

+ Hợp đồng bảo hiểm bao: Người mua bảo hiểm phải ký hợp đồngbảo hiểm từ đầu năm Khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửiđến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản được gọi là “ Giấybáo bắt đầu vận chuyển”

Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa trên 4 căn cứ sau:

Điều khoản hợp đồng, tính chất của hàng hóa, tính chất bao bì vàphương thức xếp hàng, loại tàu chuyên chở

Xuất trình hàng hóa: hàng hóa nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự,thuận tiện cho việc kiểm soát Chủ hàng phải chịu chi phí và nhâncông về việc mở, đóng các kiện hàng Để thực hiện thủ tục kiểm tra vàgiám sát, chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan

Thực hiện các quyết định của hải quan: sau khi kiểm soát giấy tờ vàhàng hóa, hải quan sẽ ra những quyết định như: Thông quan cho hànghóa, cho hàng đi qua một cách có điều kiện, cho hàng đi qua sau khichủ hàng đã nộp thuế, lưu kho ngoại quan, hàng không được nhập…Nghĩa vụ của chủ hàng là phải thực hiện nghiêm túc các quyết địnhđó

● Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

- Nhận hàng

Các cơ quan vận tải ( ga, cảng ) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hóanhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quảnhàng hóa đó trong quá trình xêp dỡ, lưu kho, bãi và giao cho các đơn

vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của doanh nghiệp nhập khẩu

Do đó, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải hoặc trực tiệp hoặc thôngqua một đơn vị nhận ủy thác giao nhận tiến hành:

+ Ký kết hợp đồng ủy thác cho cơ quan đơn vị vận tải ( ga, cảng ) vềviệc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về

+ Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩutừng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khibốc dỡ, vận chuyển, giao nhận

+ Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa ( nhưvận đơn, lệnh giao hàng ) nếu tàu biển không giao những tài liệu đócho cơ quan vận tải

+ Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu ( nếuhàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) về dự kiến ngày hàng về,ngày thực tế tàu chở hàng đến cảng hoặc ngày to axe chở hàng về sângao giao nhận

+ Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốcxếp, bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu

+ Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biênbản về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đềxảy ra trong việc giao nhận

- Kiểm tra hàng hóa nhập

Hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng Mỗi

cơ quan tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểmtra đó

Cơ quan giao thông ( ga, cảng ) phải kiểm tra niêm phong kẹp chìtrước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải

+ Nếu hàng có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì

cơ quan giao thông mơi công ty giám định lập “ Biên bản giám địnhdưới tàu” ( Survey record)

+ Nếu hàng chuyên chở đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát phải có “Biên bản kế toán nhận hàng dưới tàu” ( Report on receipt of cargo),nếu bị đổ vỡ phải có “ Biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng” ( Cargo outturnreport)

+ Nếu tàu chở hàng đã nhổ neo rồi, việc thiếu hụt mới được phát hiện,chủ hàng phải yêu cầu VOSA cấp giấy chứng nhận hàng thiếu

Doanh nghiệp nhập khẩu – với tư cách là một bên đứng tên trên vậnđơn phải lập thư dự kháng ( Letter of reservation) nếu nghi ngờ hoặcthực sự thấy hàng có tổn thất, sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểmlập “ Biên bản giám định” ( Survey report) nếu tổn thất xảy ra bởinhững rủi ro đã được mua bảo hiểm

● Làm thủ tục thanh toán

Việc thanh toán phải dựa trên những thỏa thuận trong hợp đồng đã kýtrước đó và theo điều kiện thanh toán quốc tế Trong kinh doanhthương mại có nhiều hình thức thanh toán, nhưng thông thường hay

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu ( kèmchứng từ ): sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, đơn vị

kinh doanh nhập khẩu được kiểm tra chứng từ trong một thời giannhất định Nếu trong thời gian này, doanh nghiệp không có lý dochính đáng từ chối thanh toán thì xem như ngân hàng đòi tiền là hợp

lệ Quá thời hạn quy đinh cho việc kiểm tra chứng từ, mọi tranh chấpgiữa bên bán và bên mua về thanh toán tiền hàng sẽ được trực tiếpgiải quyết giữa các bên đó hoặc qua cơ quan trọng tài

Nếu thanh toán băng phương thức chuyển tiền: khi nhận được hàngbên bán gửi và chứng từ ở ngân hàng chuyển về, đến thời hạn quyđịnh, doanh nghiệp nhập khẩu phải viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngânhàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền trả bên bán Có 2 hình thứcchuyển tiền là điện chuyển tiền và thư chuyển tiền

● Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu xảy ra

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiệnthấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ

sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại

Đối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng, khối lượng, cóbao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao khôngđồng bộ, thanh toán nhầm lẫn

Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trìnhvận tải, hoặc lỗi tổn thất do người vận chuyển gây nên

Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa được bảo hiểm bịtổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ bao gây ra,khi những rủi ro này được mua bảo hiểm

Đơn khiếu nại phải kèm theo bằng chứng về việc tổn thất, hóa đơn, vậnđơn đường biển, đơn bảo hiểm

1.5.2.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu

● Giám sát hợp đồng

Hoạt động giám sát đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thựchiện để đảm bảo rằng các bên có thực hiện đúng nghĩa vụ của mình theoquy định trong hợp đồng hay không Như vậy, thực châts giám sát hợpđồng là hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về công việc mà mỗi bên phảithực hiện tránh sự chậm trễ, sai sót

Nội dung của giám sát hợp đồng

- Khối lượng hàng hóa: chủng loại, số lượng, của từng chủng loại, phạm

vi số lượng

- Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng, thời gian, địa điểm,nơi cung cấp bao bì

- Chỉ định tàu, cảng: đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng bốc hàng

- Lịch giao hàng: lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, thông báo giaohàng

- Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác

- Giá cả hàng hóa: thời điểm và địa điểm đàm phán giá nếu giá để ngỏ,thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán lại giá

- Thanh toán tiền hàng: tiến độ thanh toán, hạn cuối thanh toán, chứng từcho từng lân thanh toán

- Bảo hành: thợi gian, địa điểm, nội dung và phạm vi bảo hành

- Khiếu nại: thời gian, chứng từ cần lập khi khiếu nại, giải quyết khiếunại

- Chất lượng: Sự thay đổi quy định chất lượng hàng hóa

- Tùy chọn số lượng: đề cập đến sự tăng giảm số lượng mua bán tronghợp đồng và mức giá áp dụng trong trường hợp tăng, giảm đó

- Lịch giao hàng: người mua và người bán có thể muốn thay đổi lịchgiao hàng vì nhiều lý do như chưa chuẩn bị kịp hàng, ùn tắc giao thông,vấn đề hải quan

- Điều chỉnh giá: xem xét giá có thể phát sinh so điều kiện giá để mở

- Các điều khoản thanh toán: việc thi hành các điều khoản thanh toántrong giá cố định và thanh toán một lần là khá đơn giản, tuy nhiên việcđiều hành hợp đồng phải đảm bảo điều kiện để việc thanh toán đúng hạn

- Hợp đồng vận tải: ký hợp đồng vận tải và lưu ý đến các phát sinh khibốc và dỡ hàng

- Hợp đồng bảo hiểm: thông báo các thủ tục, khiếu nại công ty bảo khixảy ra tổn thất

- Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: các bên xem xét những trường hợpnào thì nên thương lượng, trường hợp nào nên đưa ra cơ quan trọng tài

Chương II

Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng của vấn đề quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì dược phẩm tại công ty CP cung ứng CN C.I.F.F.O.B

2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Tiến hành thu thập dữ liệu bên trong và bên ngoài

Các dữ liệu bên trong: các báo cáo tài chính năm 2005 đến 2009, báocáo kết quả hoạt động XNK của công ty, các văn bản, quyết định củacông ty

Các dữ liệu bên ngoài: Luận văn các khóa trước, các tạp chí chuyênngành thương mại quốc tế, các website

2.1.2 Phương pháp điều tra trắc nghiệm

Tiến hành lập phiếu điều tra trắc nghiệm, phiếu này tập hợp tất cả cáccâu hỏi liên quan đến nghiệp vụ để thực hiện một hợp đồng nhậpkhẩu Trong phiếu ngoài những câu hỏi mang tính trắc nghiệm cũng

có những câu hỏi mang tính đánh giá được thể hiện thông qua hìnhthức trọng số

2.1.3 Phương pháp phỏng vấn

Em đã tiến hành phỏng vấn ông Lê Hồng Sơn - Giám đốc công ty và một sốcán bộ nhân viên khác về hoạt động nhập khẩu của công ty để có đượcnhững ý kiến thực tế

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến quản trị quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao bì dược phẩm tại công ty.

2.2.1 Tổng quan tình hình hoạt động của công ty

2.2.1.1 Tổng quan về công ty

Công ty cổ phần cung ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B được thành lập ngày08.12.2005 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số :0103010158.

+ Tên gọi : Công Ty Cổ Phần Cung Ứng Công Nghiệp C.I.F.F.O.B

+ Tên giao dịch quốc tế : CIFFOB INDUSTRY SUPPLY JOINTSTOCK COMPANY

+ Tên viết tắt : CIFFOB.,JSC

+ Giám đốc : Lê Hồng Sơn

+ Địa chỉ trụ sở chính : Số 29 ngách 28/61 đường Định Công, quậnHoàng Mai, Hà Nội

+ Văn phòng đại diện : P 1501, Toà nhà Hà Thành, 102 Thái Thịnh,Đống Đa, Hà Nội

+ Tel : 84 4 5623038

+ Fax : 84 4 5640134

+ Email : ciffob@ciffob.com

+ Website : www.CIFFOB.com

 Lĩnh vực hoạt động của công ty

Là một công ty cổ phần chuyên kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng chủyếu như :

- Bao bì, chất chống ẩm…

- Chai lọ dùng trong dược phẩm…

- Hàng tiêu dùng cao cấp cho gia đình và phụ nữ

- Silica gel đóng gói từ 1g đến 1000g

- Giấy lọc cà fê, giấy chống ẩm

- Bao bì thực phẩm

 Thị trường nhập khẩu của công ty

C.I.F.F.O.B nhập khẩu hàng hóa từ Anh, Nhật Bản, Trung Quốc, HànQuốc… Đây là những thị trường luôn cung cấp các mặt hàng có chất lượngkhá tốt, đều đặn, bên cạnh đó công ty dễ tìm mối hàng, dễ giao dịch, trao đổiqua lại với các nước này

2.2.1.2 Tình hình hoạt động của công ty

Đây là những số liệu em thu thập từ báo cáo hoạt động kinh doanh của công

Giá trị(Nghìn

$)

tỷtrọng(%)

Giá trị(Nghìn

$)

tỷtrọng(%)

Giá trị(Nghìn

$)

tỷtrọng(%)Bao

1450 22 1048 34 1436 37 2545 50

(Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty các năm 2006 – 2009)

Cơ cấu thị trường NK:

Giá trị(Nghìn

$)

tỷtrọng(%)

Giá trị(Nghìn

$)

tỷtrọng(%)

Giá trị(Nghìn

$)

tỷtrọng(%)Nhật 2966 45 154 5 310 8 415 9

Mỹ 330 5 493 16 1125 29 1128 20