Thủ thuật trình bày văn bản và cách dàn trang Microsoft Word theo chương trình mới nhất - Chỉ dẫn bằng hình

13 Tạo một tài liệu trông mới Cửa sổ New Document trong khung xem Backstage cho bạn tạo nhanh một tài liệu, post blog, hoặc file trống mới dựa vào các template khuôn mẫu.. Giới thiệu

Trang 2

Thủ thuật trình bày văn bản

Thực hiên liên kết xuất bản:

CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA NHÂN VĂN

Phát hành tại: HỆ THỐNG NHÀ SÁCH NHÂN VĂN

Trang 3

TH.S: HUU DUNG - H6 TAN

SỐ TAY HOC CAP TOC

NHÀ XUẤT BẢN HỒNG ĐỨC

Trang 4

Lời NóI ĐẦU

Quyển sách "Thủ thuật trình bày văn bản và cách dần trang

Microsoft Word" được biên soạn theo chương trình mới nhất với những tính năng mới giúp dể dàng thực hiện nhiều tác vụ

quan trọng từ một vị trí trung tâm

Sách gồm 15 chương, tập trung hướng dẫn các thủ thuật trình bày văn bản và cách đàn một số tài liệu bằng cách sử dụng các tính năng mới cla Word, bao gdm Copy va Paste

Preview, Ligatures, Screenshots va Screen Clippings Bén canh

đó, sách còn hướng dẫn cách chỉa sẻ tài liệu của bạn với người

khác để nhờ họ duyệt lại, tạo một folder cho ứng dụng Web,

lưu trữ Web trực tuyến, và tải tài liệu của bạn lên Web

Và điều đặc biệt là nhằm tạo sự thuận lợi hơn cho bạn trong

khi lầm việc, ở các chương sau chúng tôi có đưa thêm vào một

số nội dung hướng dẫn các thao tác làm việc căn bản với Excel

và PowerPoint để phòng khi bạn gặp bất kỳ một dự án Word nào mà nội dung có liên quan đến tạo bằng biểu hay tạo dién hình, bạn có thể tự tin hoàn thành dự án của mình mà không gặp bất kỳ sự gián đoạn hay trở ngại nào

Sách có bố cục rõ ràng theo từng bước kèm hình ảnh minh

hoạ cụ thể chắc chấn sẽ rất hữu ích cho bạn trong quá trình học tập và lầm việc với chương trình Microsoft Word

Tác giả

Trang 5

Chương 1: Cidi thiéu nhiing tinh năng mới 7

hiên bản mới của Microsoft Office tập trung vào việc

làm cho nhiều tác vụ hàng ngày của bạn trổ nên dễ tiếp cận hơn và dễ thực hiện

Office 2010 sử dụng Ribbon, với tab File mới của nó cùng

với những tab khác để cung cấp-những cách nhanh để làm

việc với các tài liệu, diễn hình (presentation), và bảng tính

(spreadsheet) Bạn mở hoặc tạo các file mới, thay đổi diện mạo và định đạng của chúng, xem và chỉnh sửa nội dung bằng cách làm việc giữa các tab khác nhau

Trong Office 2010, việc nhấp File sẽ mở khung xem Back-

stage Tính năng mới này trong Word, Excel, va PowerPoint cho bạn nhiều tùy chọn để mở, đóng, hoặc lưu các file; truy

Trang 6

8 Chương 1: Giới thiệu những tính năng mới

sổ tìm kiếm

Cửa sổ chính của Offñce 2010 được thiết kế nhằm cho bạn truy cập nhanh tất cả tính năng của nó và cho bạn xem hoặc di chuyển qua bất kỳ ñle một cách nhanh chóng và để dàng

Trang 8

Mé khung xem Backstage

Khung xem Backstage là một cách nhanh để truy cập nhiều tác vụ thông thường nhất bao gồm mổ và lưu các ñle, in, xác lập các tùy chọn, chia sẻ các file, và nhận sự trợ giúp

Trang 9

Chương 1: Giới thiệu những tính nắng mới 11

bản khác của file hiện hành Trong cột phải, bạn cũng

có thể xem trước tài liệu và thông tin về những thuộc tính của nó và khi nào nó được tạo hoặc được chỉnh sta

rung Ne ae Ein ete ee — "Te ieee ặ ad a

EaOffitể

4 Bạn có thể nhấp Check for Updates bén dưới Tools for 'Working With Office

Trang 10

12 Chuong 1: Giới thiệu những tính năng mới

TRekrer | Lawes

Ghi chit

Recent: Nuit Recent cung cấp một danh sách các file được tạo oà/hoặc được chỉnh sửa trước đó bồi chương trình Tính nding nàu cho bạn một cách nhanh để mở 0à làm viée véi bất ky file đó, Ở đầu của sổ là tày chọn Recoer Unsaued Documents, ty chon ndy mé mét folder Drafts dé phuc

hồi các file không duoc hau

Trang 11

Chương 1: Giới thiệu những tính năng mới 13

Tạo một tài liệu trông mới

Cửa sổ New Document trong khung xem Backstage cho bạn

tạo nhanh một tài liệu, post blog, hoặc file trống mới dựa vào

các template (khuôn mẫu) Bạn cũng có thể tạo một tài liệu

mới đựa vào một file hiện có đã được lưu trước đó

Trang 12

"Xem lại Template Letter" trong chương 2

5 Tại điểm chèn, bạn có thể bắt đầu gõ nhập

6 Text mà bạn øõ nhập xuất hiện trên trang

Blog Post: Sau khi bạn trở thành người dùng đã đăng

ký của nhiều chương trình tạo blog trực tuyến, kể cá

Trang 13

Chương 1: Giới thiệu những tính năng mới 15 Google Blogger, bạn có thể xuất ban (publish) mét bai post blog sau khi tạo một bài post bên dưới Available Templates Mé template Blog post tạo bài post, nhấp

Publish, và sau đó nhập username và password của blog 7⁄1 /đu@2#

Text được gõ nhập: Text mà bạn gõ nhập trong cửa sổ New Document xuất hiện trong style (mặc định là Nor- mal) được bật sáng trong panel Styles ở phân trên cùng của tab Home trên Ribbon (Các styles được đề cập thêm chỉ tiết trong chương 4) Bạn có thể xem trước và

áp dụng một Style Set hoàn toàn khác bằng việc nhấp Change Styles trên tab Home

Giới thiệu khung Navigation

Khung định hướng (navigation) trong Office 2010 cho bạn

di chuyển nhanh qua một tài liệu bằng các tiêu đề chính (heading), duyệt cdc thumbnail (anh thu nhỏ) của các trang hoặc tìm kiếm tài liệu Bạn có thể đóng khung này bất cứ lúc nào để xem tài liệu trong cửa sổ đầy đủ và mở lại khung Navigation từ tab View của Ribbon (Cái này thay cho khung xem Document Map từ các phiên bản trước của Word)

Trang 14

1 Chọn text được gõ nhập mà bạn muốn sử dụng làm một

tiêu đề chính

2 Nhấp Heading 1 trong panel Style

3 Khi style thay đổi, heading xuất hiện trong khung Navi- gation

4 Nhấp x để đóng khung Navigation

4u su

Tìm hiểu các Heading (tiêu đề chính): Để thấp các head-

ứng uà di chuyển trục tiếp đến chúng trong khung Nauiga-

tion, bạn phải định dạng chúng bằng một style heading từ

cda s6 Styles,

Trang 15

Chương 1: Giới thiệu những tinh ning mdi 17

Trang 16

7 Nhấp để đánh dấu kiểm hộp bên canh Navigation Pane

Khung Navigation xuất hiện lại

Sử dụng Search Khi tài liệu có nhiều heading và các trang và nội dung bổ sung, việc gõ nhập một từ hoặc

cụm từ trong panel Search và nhấp biểu tượng kính lúp

sẽ bật sáng tất cả trường hợp tìm kiếm trong tài liệu và

đi chuyển đến trường hợp đầu tiên Bạn có thể nhấp

bất kỳ heading để di chuyển qua tài liệu hoặc mũi tên

hướng lên để quay trở lên phần trên cùng

Luu lai bằng các định đạng khác nhau Sau khi bạn hoàn thành một tài liệu, bạn có thể lưu nó bằng

bất kỳ trong nhiều định dạng khác nhau Định đạng mặc định

là Word, Excel, hoặc PowerPoint Office 2010 Tuy nhiên, bạn

có thể lưu nó dưới dạng một phiên bản trước đó (97-2003) cho những người dùng không làm việc trong Office 2010, đưới dang một trang web, dưới dạng một ñle PDF hoặc XPS, hoặc bằng những định dang khác cung cấp khả năng tương thích với những ứng dụng khác Định dạng Office 2010 cũng tương thích với c&c file Office 2007

Trang 17

chúng Khi bạn lưu nó dưới đạng một tài liệu Word 97-

2003 trong Word hoặc file Excel hoặc PowerPoint tương

tự, file được lưu trong chế độ Compatibility và có thể

được mở, được đọc hoặc được biên tập bởi các phiên

bản trước

Trang 18

3 Ban có thể gõ nhập một tên mới cho tài liệu nếu muốn

4 Nhấp mũi tên xổ xuống Save as type

5 Chọn loại file để lưu đưới dang loai file dé

6 Nhấp Save

Thi thudt

Chuyển đổi (convert) các file Nếu bạn mở hoặc lưu một

tài liệu bằng định dạng 97-2003 sao cho nó ở chế độ Compatibility, một tùy chọn Convert xuất hiện trong panel Info của khung xem Backstage Nó cho bạn chuyển đối tài liệu thành định đạng hiện hành để bật (enable)

tất cả tính năng của Office 2010

Trang 19

TH thet

Lưu dưới dạng các Template Việc lưu bằng một trong các định đạng template khác nhau sé làm cho file có sẵn trong folder Recent Templates trong khung xem Backstage Ban cting có thể lưu trực tiếp một file template mới sang folder My Templates để truy cập nó khi bạn nhấp để tạo một tài liệu mới trong khung xem Backstage

In trong khung xem BACKSTAGE

Sau khi hoàn thành và lưu một ñle mới, có thể bạn muốn in tài liệu Để in trong Office 2010, bạn sử dụng khung xem Back- stage nơi bạn nhận được một dãy đầy đủ các tùy chọn ïn có

sẵn trong một trang kể cả một vùng xem trước của lài liệu

Trang 20

22 Chuong 1: Giéi thigu nhiing tinh ning mdi

1 Nhấp File để mé khung xem Backstage

2 Nhap Print

Thi thuet

In nhanh Bạn có thể mở nhanh khung xem Backstage

để truy cập các tùy chọn in bằng việc nhấn Ctrl+P

Xem trước khi in Bạn có thể di qua các trang của tài

liệu để xem chúng sẽ in như thế nào với các xác lập khác nhau bằng việc nhấp các nút mũi tên tiến và lùi

ở đáy panel Print preview Bạn có thể sử dụng thanh trượt để phóng to và thu nhổ vùng xem trước cho trang hiện hành

Trang 21

3 Trong khung xem Backstage, thay đổi bất kỳ xác lập cho

việc in tài liệu

4 Nhấp mũi tên hướng xuống để chọn một máy in khác

5 Chọn máy in mà bạn muốn in sang

6 Nhấp Print

7⁄22 (đt ướt

"Thay đổi hướng Bạn có thể thay đổi hướng của một tài liệu bằng việc nhấp Printer Properties trong cửa sổ Print của khung xem Backsrage Hoặc bạn có thể nhấp Ori- entation trong panel Page Setup của tab Page Layout của Ribbon.

Trang 22

tao nhanh một tài liệu cụ thể như một bức thư giới thiệu cho

công ty và chỉ việc điền vào thông tin để hoàn thành dự án

hoặc sao chép hoặc cắt và dán nó ở nơi khác

Để di chuyển qua một tài liệu trong Word, bạn có thể rê thanh trượt ở phía bên phải cửa sổ hoặc sử dụng mũi tên hướng

Trang 23

Chương 2: Bắt đầu một tài liệu Word mới 25 xuống trên bộ phím Với các Ble dài hơn, Document Browser

cho bạn đi đến các phần riêng biệt của tài liệu mà bạn chọn; bạn có thể sử đụng công cụ Find hoặc duyệt đến tiêu đề chính (heading) kế tiếp hoặc duyệt đến bất kỳ số phần tử trong file Sau khi chọn ñie text, bạn có thể định nghĩa nó bằng việc thay đổi font, kích cỡ font, hoặc màu font hoặc in đậm (bold), in nghiêng (talic), hoặc gạch dưới (underline) nó Bạn cũng có

thể thực hiện thêm các điều chỉnh khác

Trang 24

Chương 2: Bắt đầu một tài liệu Word mới

Trang 25

Chương 2: Bắt đầu một tài liệu Word mới 27

Tạo một bức thứ mới tử một template

Khi bạn si dung mét template để tạo một tài liệu mới, nó

đã được thiết lập và được định dạng cho bạn, do đó tất cả

những gì bạn cần làm là điền vào thông tin riêng của bạn Các

template có sẵn trong cửa sổ New Document của khung xem

Các template Office.com Với một nối kết Web, bạn có

thể mở rộng đáng kể việc lựa chọn các template tiém

Trang 26

28 Chương 2: Bắt đầu một tài liệu Word mới

năng bằng việc sử dụng các template Officecom bên dưới Available Templates

Z1 0tu@2

Lưu các template riêng của bạn Khi bạn đã soạn một

tài liệu mà bạn muốn tái sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần, bạn có thể nhấp Save Ás trong khung xem Back-

stage; sau đó từ danh sách xổ xuống Save as Type, chọn

Trang 27

7 Nhấp Create

8, Một tài liệu mới được tạo để bạn chỉnh sửa

Các template gần đây Vùng Recent Templates cho bạn

thấy các template khác nhau mà bạn đã mở trước đây,

Sở dụng nó là một cách tốt để tìm các template thông dụng, đặc biệt từ Officecom, mà không cần phải tìm kiếm qua các folder khác nhau để tìm lại chúng

Xem lại mẫu thư

Template trống mới chứa Content Controls với các định dạng xác lập sẵn nơi bạn có thể bắt đầu gõ nhập thông tin Trong một số trường hợp có lẽ Word đã nhập thông tin từ trang đăng ký của bạn như tên và họ của bạn hoặc một username; bạn có thể xóa thông tin đó và thay thế nó bằng nội dung riêng của bạn

1 Nhấp trong một placeholder để chọn text của nó

2 Gõ nhập text thay thế

3 Tiếp tục điền vào thông tin người gởi, người nhận, và lời

chào hỏi

Trang 28

trén Quick Access Toolbar 3 bên trái phía trên màn

hình để quay trở lại qua các bước trước

Thi thuét

Lưu và đổi tên Với bức thư đầu tiên đã hoàn tất, bạn

nên nhấp File để mở khung xem Backstage và chọn

Save As để đặt cho bức thư của bạn đặt tên file thân

thiện người dùng và đặt nó trong một folder nơi bạn sẽ

có thể đễ đàng tìm thấy nó Folder (My) Documents 1a

folder mặc định trong Windows,

Trang 29

Trang 30

mũi tên xổ xuống để mở lịch sang tháng hiện hành và chọn ngày tháng hiện hành hoặc bạn có thể chọn một ngày tháng khác trên lịch

Định dang text trong tải liệu

Tab Home trong Ofice 2010 cho bạn áp dụng nhanh các

thay đổi định dạng vào text được chọn trong tài liệu Bạn có

thể thay đối font, kích cỡ font, hoặc Case (loại chữ) và áp dụng

text in đậm (bold), in nghiêng (talic), đường gạch dưới (un-

đerscore), hoặc đường gạch xóa (strikethrough) Bạn cũng có

thể thêm chỉ số đưới (subscript) và chỉ số trên (superscript)

Để truy cập các tùy chọn định dạng trước đây, nhấp Dialog Launch Icon trong nhóm Eont

1 Nhấp để bảo đầm rằng bạn ở trong tab Home của Ribbon

2 Rê qua text được gõ nhập để chọn text để định dạng lại

Trang 31

3 Nhấp để chon Bold, Italic và/hoặc Underline trong nhóm

4 Nhấp mũi tên xổ xuống Fonts

Trang 32

5 Nhấp để chọn một font khác cho text được chọn

6 Text được định dạng với các lựa chọn mà bạn đã chọn

7H thudt

Clear Formatting (xóa sạch định dạng) Ngoài Undo (Ctrl+Z), việc nhấp nút Clear Formatting trong nhóm

Fonts cũng sẽ loại bỏ tất cả định dạng ra khởi một khối

text được chọn và trả nó về định dạng gốc của nó

Chèn cdc 5ymbol và thay đổi kiểu ngày

tháng

Tab Insert của Ribbon cung cấp thêm các phần tử mà bạn

có thể thêm vào ti liệu (Chương 4 đề cập đến nhiều phần tử trong nhóm Illustration), Ban c6 thé si dụng các tủy chọn Symbols trong nhóm Symbols để thêm các ký hiệu quan trọng

chẳng hạn các ký hiệu bản quyền hoặc ký hiệu toán học và kỹ thuật Bạn có thể sử dụng tùy chọn Date & Time để xác định

Trang 33

bạn muốn một ngày tháng hoặc thời gian được định dang trong

text như thế nào,

1 Nhấp Insert để mit tab Insert

2 Nhấp để đặt điểm chèn nơi bạn muốn symbol xuất biện

3 Nhấp Symbol trong nhóm Symbols

4 Nhấp để chèn symbol mà bạn muốn đặt tại điểm đó

lia thuat

tính năng cao cấp trong Office 2010 Việc nhấp Equa- tion trong nhóm Symbols sẽ mở ra một tab Equations mới trên Ribbon để tạo các phương trình riêng của bạn

và đặt chúng trong Word Bạn không thể sử dụng tính

Trang 34

36 Chương 2: Bắt đầu một tài liệu Word mới năng này trong chế độ Compatibility Để sử dụng nó với một tài liệu như vậy, bạn phải chuyển đổi (convert)

6 Nhấp Date & Time trong nhóm Text

7 Nhấp để chọn một định dạng cho ngày tháng và/hoặc thời gian

8 Nhấp OR

7L (tuệ?

Nhiễu Symbol hơn và các ký tự đặc biệt Bạn có thể tìm thấy thêm nhiêu symbol cho những nhu cầu cụ thể

Trang 35

trong tài liệu của bạn bằng việc nhấp More Symbols ở

cuéi menu xd xudng Symbols trong nhém Symbols trong

tab Insert cla Ribbon

Thêm các bullet và danh sách được đánh sô

Để làm cho các danh sách gồm các mục liên quan trở nên

nổi bật hoặc trông trang nhã hơn, bạn có thể áp đụng một

bullet hoặc đanh sách được đánh số từ nhóm Paragraph của

tab Home Bạn có thể sử dụng các siyle xác lập sẵn cho các

bullet và số hoặc bạn có thể định nghĩa định dạng riêng của

Trang 36

4 Nhấp để chọn và áp dụng một kiểu bullet

5 Danh sách có kiểu bullet được chọn

Tha /đuậ£

Loại bỏ các bullet hoặc số Để quay trở về một danh

sách bình thường từ các bullet hoặc số, chọn danh sách

và nhấp None trong menu xổ xuống Bullets or Numbers

(hoặc bạn có thể nhấn Ctrl+Z hoặc nhấp Undo)

Trang 37

Tha thuét

Định nghĩa các định đạng số Bạn có thể sử dụng các tùy chon Define Number Format để thêm hoặc xóa các dấu chấm, đấu phẩy hoặc dấu ngoặc đơn ra khỏi các danh sách được đánh số và thay đổi việc canh chỉnh các số

Tìm kiêm và thay thê trong tài liệu

Việc nhấp Find trong nhóm Editing của tab Home sẽ cho bạn định vị nhanh các trường hợp của một từ hoặc cụm từ cụ thể từ khung Navigation Việc nhấp Replace sẽ cho bạn tìm kiếm và thay thế một từ hoặc cụm tử mới cho trường hợp kế

tiếp của từ tìm kiếm hoặc nhấp Replace All để thay thế toàn bộ

Trang 38

1 Nhấp Find trong tab Home

2 Gõ nhập từ tìm kiếm trong khung Navigation và nhấn Enter

3 Các trường hợp của từ tìm kiếm được bật sáng trong tài lHệu

4 Các trường hợp của từ tìm kiếm được thể hiện trong panel Navigation và bạn cũng có thể nhấp để định hướng sang phần đó của tài liệu

Trang 39

5 Nhấp Replace trong nhóm Editing của tab Home

7 Nhấp Replace AlI để tìm kiếm và thay thế tất cả trường hợp của từ được chọn

§ Nhiều trường hợp được thay thế

9, Một hộp thoại cho bạn biết số lần thay thế

Trang 40

Thay đổi các tham số tìm kiếm Khi bạn nhấp biểu

tượng kính lúp trong panel Search của khung Naviga- tíon, bạn sẽ thấy các tùy chọn để tỉnh chỉnh việc tìm

kiếm Bạn có thể tìm kiếm bằng các phần khác nhau

cửa tài liệu chẳng hạn như các chú giải (comment),

tiêu để (heading), hình ảnh đổ họa (graphic) và nhiễu thứ hơn nữa

Định dạng
Số trang	302
Dung lượng	5,31 MB