thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã

Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND xãChương 2: Thực trạng tình hình công tác Văn thư của UBND xã Chương 3: Những giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư của UBND xã và một vài kiến nghị.

LỜI NểI ĐẦU

Ngày nay, hũa chung cựng sự đi lờn phỏt triển khụng ngừng của thế giới là

sự phỏt triển như vũ bóo của KH &CN thỡ nền kinh tế tri thức đúng vai trũ vụcựng quan trọng, kộo theo đú là sự xuất hiện và phỏt triển ngày càng mạnh của cỏcvăn phũng Đặc biệt là cỏc văn phũng hiện đại với đội ngũ nhõn viờn giỏi về trỡnh

độ năng lực chuyờn mụn nghiệp vụ, nhiệt tỡnh trong cụng việc (Trong đú cụng tỏcvăn thư là một trong những nghiệp vụ quan trọng nằm trong văn phũng)

Trờn thực tế, Việt Nam đang trong thời kỳ tiến hành quỏ trỡnh CNH HĐH đất nước, cụng tỏc cải cỏch hành chớnh đang dần được hoàn thiện vỡ vậyviệc thu thập cập nhật, xử lý và quản lý cỏc thụng tin, tài liệu đúng vai trũ vụcựng quan trọng trong sự phỏt triển của đất nước, cơ quan và đơn vị Vì thếCTVT đang càng ngày càng đợc coi trọng, giữ vị trí và tầm quan trọng cao đốivới lãnh đạo

-Công tác văn phòng nói chung và công tác văn th nói riêng luụn giữ vai tròthen chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ quan, tổchức nhà nớc, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và các đơn vị, doanh nghiệptrong và ngoài quốc doanh nói riêng Đồng thời song hành cùng với công cuộc

đổi mới toàn dân, toàn diện và quá trình CNH - HĐH của đất nớc nếu công tácVăn th đợc làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giải quyết công việctại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác , mang lại hiệu quả cao,tránh tình trạng quan liêu, giấy tờ mất mát tài liệu quý, quan trọng đối với cơquan Đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo

Cùng với tiến trình phỏt triển đú thì điều tất yếu là các cơ quan, tổ chức sẽtiến hành kiện toàn và mở rộng mạng lới văn phòng của mình Nắm đợc nhu cầutất yếu đó của xã hội Với mục đích đáp ứng đợc công tác văn phòng nói chung

và công tác Văn th nói riêng ở tất cả các cơ quan tổ chức và các doanh nghiệp

D-ới sự quản lý, quan tâm và chỉ đạo sâu sát của Bộ Nội Vụ Trờng Cao đẳng Nội

Vụ Hà Nội sau nhiều năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều khó khăn đã ởng thành dần Sau nhiều lần đổi tên Hiện nay lĩnh vực hoạt động, đào tạo củaTrờng đang càng ngày càng đợc mở rộng Trờng đợc giao trách nhiệm đào tạomột hệ thống các chuyên viên văn phòng với nhiều chuyên nghành đào tạo: Quản

tr-lý văn hóa, hành chính học, hành chính văn th, th viện, văn th lu trữ, quản trịnhân lực với các hệ đào tạo khá phong phú: Cao đẳng, trung cấp, hệ đào tạo tạichức, liên thông Đặc biệt trờng còn mở các lớp đào tạo bồi dỡng ngắn hạn, cấpchứng chỉ cho các học viên tham gia lớp " Đào tạo ngắn hạn" tại Trờng và các

tỉnh, thành phố trong cả nớc Đây là nơi đã và đang từng ngày từng giờ bổ sungmột lợng lớn nguồn nhân lực làm công tác văn phòng - văn th cho xã hội.

Thực hiện theo quy định của nhà nớc về quy chế đào tạo và cấp bằng sautốt nghiệp cho sinh viên, ỏp dụng đối với các học viện, các trờng Đại học, cao

đẳng nói chung trong cả nớc Theo kế hoạch đã đợc hiệu Trởng của trờng, phòng

đào tạo và các khoa có sinh viên theo học đã thông qua từ đầu khóa học Mặtkhác, dựa theo phơng trâm của Đảng, Nhà nớc và Chủ Tịch Hồ Chí Minh " Họcphải đi đôi với hành, lý luận phải gắn liền với thực tiễn" Trên cơ sở đó để đảmbảo kế hoạch mà trờng đã đề ra cũng nh tạo điều kiện giúp cho các cán bộ vănphòng - Văn th trong tơng lai nói chung nắm vững hơn kiến thức chuyên nghành

đã đợc nghiên cứu, đa những lý luận đã học vào thực tiễn công việc Hàng nămvào cuối khóa học (Cuối năm thứ 3 đối với hệ đào tạo cao đẳng, cuối năm thứ 2

đối với hệ đào tạo trung cấp) Trờng đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại cáccơ quan trong phạm vi cả nớc Mục đích của đợt thực tập này là:

- Giúp sinh viên nắm chắc hơn phần lý luận, nâng cao trình độ chuyênmôn nghiệp vụ, gắn lý luận với thực tiễn Vì lý luận là phơng tiện hữu hiệu nhất,một phơng pháp luận nhận thức khoa học, chính xác nhất về chuyên môn nghiệp

vụ Mặt khác thực tiễn là cơ sở, là điều kiện cần và đủ để vận dụng và đ a lýthuyết vào thực tiễn

- Đây là sợi dây kết nối giữa nhà trờng và xã hội Qua thời gian thực tập tạicơ quan về công tác văn th đã củng cố lý thuyết đã học nhằm nâng cao năng lựcrèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, rèn luyện tác phong làm việc khoa học của cán

bộ văn phòng

- Đánh giá chất lợng và phơng pháp đào tạo của trờng Trên cơ sở đó cónhững thay đổi phù hợp để ngày càng hoàn thiện và nâng cao chất lợng đào tạocủa trờng Đồng thời trang bị cho sinh viên những kiến thức từ thực tế, đây cũng làcơ hội tốt để sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của cán bộ vănphòng cũng nh làm quen dần với môi trờng sống và làm việc của văn phòng vànghiệp vụ văn th của mình sau khi ra trờng Sinh viên sẽ có cái nhìn đầy đủ hơn vềnghề nghiệp của mình và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp

Đợc sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan tôi đã có hội đến thực tập tại Vănphòng HĐND - UBND xã trong thời gian 2.5 tháng từ ngày 22/3 đến ngày8/6/2010 Qua thời gian thực tập tại văn phòng xã với sự quan tâm, giúp đỡ củacác cô, chú trong ban lãnh đạo xã cùng sự chỉ bảo tận tình của các anh, chị, côngchức, viên chức trong văn phòng HĐND - UBND tôi đã có cơ hội đợc tiếp xúc vàlàm quen với nghiệp vụ CTVT mà bản thân tôi đã đợc nghiên cứu trong suất 3 nămqua Giúp củng cố thêm kiến thức đã học và tiếp cận thực tế, nâng cao trình độchuyên môn nghiệp vụ Từ đó giúp tôi rút ra đợc nhiều bài học kinh nghiệm Đặcbiệt là phải áp dụng một cách linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế Giúp tôi hiểu rõhơn về mô hình tổ chức quản lý công tác văn phòng và tình hình tổ chức, công việc

của nhân viên văn th trong cơ quan nói chung và trong văn phong HĐND - UBNDxã nói riêng tạo cho bản thân có thêm niềm say mê, nhiệt huyết đối với nghềnghiệp của mình.

Tuy nhiên do tình hình thực tế, UBND xã là một đơn vị hành chính nhà n

-ớc nhỏ nhất trong hệ thống cơ quan QLNN nên khối lợng văn bản đến cơ quan vàvăn bản do cơ quan ban hành ra trong năm là tơng đối ít, thể loai cha phong phú,chỉ xoay quanh các vấn đề: đơn th khiếu nại tố cáo, tài liệu về công chứng, hộkhẩu, đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử, một số tài liệu có liên quan tới đất đai ,tài liệu về hướng dẫn sản xuất nụng nghiệp đối với cỏc thụn, một số tài liệu chỉđạo của cấp trờn… Tài liệu khụng tập trung về một vấn đề lớn gõy nhiều khúkhăn cho việc lập hồ sơ Nờn việc khảo sỏt và khai thỏc thụng tin về nghiệp vụCTVT vẫn cũn nhiều hạn chế

Để đảm bảo hoàn thành nội dung thực tập rỳt ra những kinh nghiệm chobản thõn Đặc biệt là chuẩn bị kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới tụi tiếnhành viết bài bỏo cỏo thực tập với chuyờn đề" Tỡm hiểu nghiệp vụ cụng tỏc Vănthư ở UBND xó, thực trạng và giải phỏp"

Trong bỏo cỏo này ngoài phần mở đầu và phần kết luận Nội dung bỏo cỏođược chia làm 03 chương:

Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND xó

Chương 2: Thực trạng tỡnh hỡnh cụng tỏc Văn thư của UBND xó

Chương 3: Những giải phỏp để hoàn thiện cụng tỏc văn thư của UBND xó

Đõy là lần đầu tiờn tiếp xỳc với cụng việc thực tế và viết bỏo cỏo thực tập,mặc dự bản thõn tụi đó nhận thức được tầm quan trọng trong nghiệp vụ CTVTcủa mỡnh song nội dung nghiờn cứu, tỡm hiểu rộng, nờn trong bản bỏo cỏo thựctập này khụng thể trỏnh khỏi những hạn chế và thiếu sút nhất định Kớnh mong

các thầy giáo, cô giáo trong Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội cũng như toàn thểban lãnh đạo xã và các cán bộ, công nhân viên chức Văn phòng HĐND vàUBND xã bổ sung đóng góp ý kiến để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôiđược hoàn thiện và thành công hơn Giúp cho tôi hiểu biết sâu rộng, chính xác vàđầy đủ hơn về nghiệp vụ công tác văn thư của mình.

Tôi xin chân thành cảm ơn.!.

phỏt triển một nền kinh tế theo hướng Nụng - Lõm nghiệp, thủy sản và một sốnghành dich vụ nhỏ khỏc Mặt khỏc là một xó miền nỳi của huyện - vựng đất nổitiếng với cõy vải thiều diện tớch nờn tới hàng ngàn ha Vải Lục Ngạn đó được đăng

ký thương hiệu và được xuất khẩu ra nhiều nước mang lại hiệu quả kinh tế cao chongười dõn

Trớc năm 1957 xã có tên gọi là xã Phú Quý gồm , Đông Hng và một phầncủa xã Phợng Sơn Khi tách ra hai huyện Lục Ngạn và Lục Nam, sau năm 1957

có tên là xã Thống Nhất, đến năm 1969 tên xã là cho đến nay

Địa giới của xó cỏch trung tõm huyện Lục Ngạn 6 km về phớa Đụng PhớaĐụng giỏp thị trấn chũ, phớa Nam tiếp giỏp xó Phượng Sơn và dọc quốc lộ 31.Phớa Bắc giỏp … của huyện Lục Ngạn Diện tớch tự nhiờn là 4009.33 ha với

3641 hộ gia đỡnh và 16.684 nhõn khẩu Trong xó cú 6 dõn tộc anh em cựngchung sống là: Kinh, Hoa, Tày, Nựng, Sỏn chớ, Sỏn Dỡu sống xen canh trờn địabàn xó Trong đú số đồng bào dõn tộc thiểu số chiếm 49 % số dõn ( theo số liệu

thống kờ điều tra của xó năm 2009) Theo điều tra ngày 01 thỏng 8 năm 2008 số

hộ nghốo trong toàn xó chiếm 7.29%

Hiện nay xó Quý Sơn gồm 27 thụn Được sự quan tõm của cơ quan cấp trờn

và sự chỉ đạo sõu sỏt của Đảng, trải qua nhiều năm hỡnh thành hoạt động và phỏttriển, hệ thống cơ quan của Đảng và nhà nước ở xó Quý Sơn càng được hoànthiện hơn tạo điều kiện cho sự phỏt triển và đi vào nề nếp của xó

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạng của UBND xó

(UBND xó là cơ quan hành chớnh Nhà nước ở địa phương hoạt động theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 thỏng 11 năm 2003.)

2.1 Chức năng của UBND xó Quý Sơn

(Ban hành kốm theo Đ2- Luật tổ chức HĐND và UBND)

- UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quanhành chớnh Nhà Nước ở địa phương chịu trỏch nhiệm trước HĐND cựng cấp và

cơ quan Nhà nước cấp trờn

- UBND chịu trỏch nhiệm chấp hành hiến phỏp, luật, cỏc văn bản của cơquan Nhà nước cấp trờn và Nghị quyết của HĐND cựng cấp nhằm đảm bảo thựchiện chủ trương, biện phỏp phỏt triển kinh tế - xó hội củng cố quốc phũng anninh và thực hiện cỏc chớnh sỏch khỏc trờn địa bàn

- UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnbảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từtrung ương đến cơ sở

2.2 Nhiệm vụ quyền hạng của UBND xã

(Ban hành kèm theo Mục III - Điều 111, 112,113,114,115,116,117 của luật

tổ chức HĐND và UBND)

2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoach phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; và tổ chức thực hiện kếhoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách trên địa bàn; dự toán thu tri ngân sách địaphương và phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, dự toán điềuchỉnh ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơquan tài chính cấp trên trực tiếp

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo

về ngân sách nhà nước theo Quy định của Pháp luật

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương ; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quyđịnh của pháp luật

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư, xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai có kiểm tra, kiểm soát vàbảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp.

- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi,

trong sản xuất theo quy định, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối vớicây trồng và vật nuôi;

- Tổ chức việc vây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo bệ rừng ; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điêu, bảo

vệ rừng tại địa phương;

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dựng nguồn nước trên địa bàn theoquy định của pháp luật;

- Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các nghành, nghề truyềnthống ở địa phương và các tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ đểphát triển các nghành, nghề mới

2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp;

- Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật theo thẩm thẩm quyền do pháp luậtquy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, TDTT.

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự giáo dục ở địa phương; phối hợp vớitrường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; Tổ chức thực hiện các lớp

bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lýtrường tiểu học, trường THCS trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa giađình được giao; vận động nhân dân giữ vệ sinh; phòng chống dịch bệnh;

- Xây dựng phát triển và tổ chức cá hoạt động văn hóa; TDTT, tổ cức các

lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lích sử, văn hóa vàdanh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện chính sách , chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sỹ những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mổ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách

ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ; quy hoạch, quản lý nghĩa trang

- Thực hiện công tác, nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương

- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, ATXH; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; Thực hiện biện phápphòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm phápluật khác ở địa phương

- Quản lý hộ khâu: Tổ chức việc đăng ký tạm chú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

2.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sáchtôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quyđịnh của pháp luật

2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật

- Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của côngdân theo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định vế xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

* Nguyên tắc và lề lối làm việc

UBND xã Quý Sơn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnhđạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ, chủ trương, quyết định theo đa số.Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN ngănchặn các biểu hiện quan liêu, lãng phí, tham nhũng cửa quyền, hách dịch và một

số biểu hiện thiếu tích cực khác xuất hiện trong cơ quan, cán bộ công chức trong

bộ máy cơ quan

UBND xã có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ,chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã để ra Quản lý hướng dẫn cácphòng ban chuyên môn và các thôn trong hoạt động QLNN

UBND xã xây dựng quy chế làm việc giữa Đảng ủy, HĐND, MTTQtrong hệ thống chính trị ở cơ sở để phối hợp trong lãnh đạo Quản lý điều hành

và vận động nhân dân thực hiện nhiệm vụ chính trị ở địa phương

- UBND xã làm việc theo chế độ một thủ trưởng, các phòng ban chuyênmôn đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Chủ tịch

* Quan hệ công tác: Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm lãnh đạo trực

tiếp của Đảng ủy xã

Chế độ văn thư: Thực hiện chế độ văn thư theo chế độ tập trung

II, CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA TỪNG ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã (sơ đồ xem phụ lục I)

UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạng và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HDND và UBNDngày 26 tháng 11 năm 2003

Đứng đầu UBND là chủ tịch UBND là Chủ tịch UBND xã là người phụtrách lãnh đạo chung , điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND xã, đônđốc kiểm tra công tác của xã Chỉ đạo điểu hành của các thành viên cấp dưới và

các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND xã ( Trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể của UBND xã) Chủ tịch UBND xã phải chịu trách nhiệm cá nhân

vể những nhiệm vụ, quyền hạng được giao riêng cho mình và các thành viên củaUBND chịu trách nhiệm trước HĐND xã và cấp trên

Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa xã hội chịu trách nhiệm trực tiếp vểchức năng QLNN trên các hoạt động về văn hóa - xã hội trên địa bàn xã

Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Chịu trách nhiệm về QLNN về côngtác thu tri ngân sách, hoạt động kiểm tra, tài chính, công nghiệp, nông nghiệp,giao thông công chính, quản lý đất đai, xây dựng trên địa bàn, địa chính….Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộcphạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch tập thểUBND xã, HĐND xã về những quyết định, ý kiến chỉ đạo điều, điều hành nhữngkết quả công việc và các lĩnh vực được phân công cùng với tập thể UBND xãchịu trách nhiệm về hoạt động của UBND xã trước UBND huyện Lục Ngạn,UBND tỉnh Bắc Giang, UBND thành phố Bắc Giang

UBND xã có 7 ban: Văn Phòng, Ban quân sự, ban công an, ban tài chính

kế toán, ban tư pháp hộ tịch, ban địa chính, ban văn hóa xã hội

Ngoài ra còn các hội như: Nông dân, Chữ thập đỏ, đoàn Thanh Niên, phụ

Nữ, Cựu chiến binh

* Về biên chế nhân sự :

Lãnh đạo UBND xã bao gồm đồng chí bao gồm tất cả lãnh đạo HĐND UBND và các phòng Trong đó tổng số cán bộ công chức, viên chức, nhân viênvăn phòng là 45 đồng chí (Công chức ,cán bộ chuyên trách: 23 đồng chí; cán bộbán chuyên trách là 22 đồng chí Với độ tuổi trung bình là 30 trong đó số cán bộnhân viên nữ là

-Số cán bộ có trình độ đại học là 15 đồng chí, số cán bộ có trình độ caođẳng la: 20 đồng chí, số cán bộ có trình độ trung cấp là: 20 đồng chí

2 Chức năng chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã

Giúp UBND xã dự thảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền làm báo cáogửi lên cấp trên

Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ , công tác lưutrữ, biểu báo cáo thống kê

Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,nhân đơn thư, từ khiếu nại của nhân dân;

Thực hiện nghiệp vụ tổ chức công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBNDtheo quy định của pháp luật và công tác được giao;

Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giũa UBND với cơ quan, tổchức và công dân theo cơ chế một cửa

2.2 Ban quân sự

Tham mưu đế suất với cấp Ủy Đảng, chính quyền cấp xã về chủ trươngbiện pháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòngquân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên;

Xây dựng kế hoạch xây dựng lực lượng, giáo dục chính trị và pháp luật,huấn luyện quân sự, hoạt động chiến đấu trị an của lực lượng dân quân, xâydựng kế hoạch tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ, huy động lực lượng dự bịđộng viên và các kế hoạch khác liên quan đến nhiệm vụ quốc phòng, quân sự;

Phối hợp với lực lượng quân đội trên địa bàn huấn luyện quân dự bị theoquy định;

Tổ chức thực hiện đăng ký quản lý công dân trong độ tuổi làm nghĩa vụquân sự, quân nhân dự bị và dâ quân theo quy định của pháp luật;

Thực hiện công tác động viên, gọi thanh niên lên đường nhập ngũ;

Tuyển quân phối hợp với công an , lực lượng khác thường xuyên hoạtđộng bảo vệ an ninh trật tự, sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu, khắc phụcthiên tai, cứu hộ, cứu nan

Phối hợp với các tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội thực hiện nền quốcphòng gắn với nền an ninh nhân dân;

Thực hiện chính sách hậu phương quân đội;

Thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác quốc phòng quân sự ở xã

2.3 Ban công an :

Tham mưu cho Đảng ủy - UBND về công tác trật tự an toàn, đảm bảo anninh chính trị trên địa bàn xã;

Quản lý hộ khẩu, nhập khẩu;

Quản lý các đối tượng có tiền án tiền sự, quản lý các hồ sơ của các đối tượng;Xây dựng kế hoạch bảo vệ an ninh trên địa bàn xã;

Xây dựng kế hoạch và văn côn lực lượng tuần tra canh gác;

Xây dựng nội bộ lự lượng công an trong sạch, vững mạnh và thực hiện một

số nhiệm vụ khác do cấp ủy Đảng, UBND xã, công an cấp trên giao;

2.4 Ban Tài chính - Kế toán:

Xây dựng dự toán thu chi ngân sách Nhà nước, quyết toán ngân sách,kiểm tra hoạt động tài chính khác của xã;

Thực hiện quản lý các dự toán đâu tư xâu dựng cơ bản, tài sản công tại xã.Tham mưu cho UBND xã trong khai thác nguồn thu;

Kiểm tra các hoạt động tài chính ngân sách theo đúng quy định, tổ chứcthực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên;

Thực hiện chia tiền theo lệnh chuẩn chi;

Xây dựng kế hoạch phát triểnngân sách ở địa phương;

Quản lý các diên tích khoán, đấu thầu, xây dựng kế hoach thu chi các loạiquỹ thuộc ngân sách quản lý;

Báo cáo tài chính ngân sách đúng theo quy định

2.5 Ban Tư pháp - Hộ tịch

Giúp UBND quản lý Nhà nước về công việc tư pháp;

Giúp UBND soạn thảo ban hành các loại văn bản;

Thực hiện việc phổ biến giáo dục pháp luật trong nhân dân;

Thực hiện việc đăng ký quản lý hộ tịch, quản lý lý lịch tư pháp, thống kê

tư pháp;

Hướng dẫn hoạt động các tổ hòa giải;

Tổ chức việc phối hợp thi hành án ở địa phương theo sự chỉ đạo của độithi hành án

Thực hiện công chứng, chứng thực theo thẩm quyền

2.6 Ban địa chính

Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn bộ đấttrong xã.

Giúp UBND cấp xã hướng dẫn sử dụng, thẩm tra để xác nhận việc tổchức, hộ gia đình đăng ký đất ban đầu, thực hiện các quyền công dân liên quantới đất trên địa bàn xã

Thẩm tra, lập văn bản để UBND cấp xã trình UBND cấp trên quyết định

về giao đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ giađình và cá nhân và tổ chức thực hiện quyết định đó

Thu thập tài liệu, số liệu về số lương, chất lượng đất đai, tham gia xâydựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai, kiểm tra việc thực hiện quy hoach, kếhoạch sử dụng đất đai đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt;

Thực hiện chế độ báo cáo thống kê đất đai theo thời gian và mẫu quy địnhBảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính sổ địachính, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các loại sổ khác về đất đai;

Tham mưu cho UBND cấp xã quản lý công tác xây dựng giám sát về kỹthuật trong việc xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương;

Tuyên truyền giải thích, hòa giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thưkhiếu nại tố cáo của dân về đất đai;

Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập bản

đổ địa chính, bản đồ địa giới hành chính;

Tham mưu tuyên truyền phổ biến về chính sách pháp luật đất đai

2.7 Ban văn hóa- xã hội:

Thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách của Đảng vàpháp luật của Nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị ở địa phương;

Quản lý về công tác giáo dục ở trường, ở địa phương;

Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hóa, văn nghệ, thông tin tuyêntruyền, công tác lao động, thương binh và xã hội trình UBND cấp xã và tổ chứcthực hiện chương trình kế hoạch đã được phê duyệt;

Tổ chức các hoạt động TDTT, văn hóa văn nghệ quần chúng, bảo vệ các ditích lịch sử văn hóa, danh lam thắng cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải trí vàxây dựng nếp sống văn minh ,gia đình văn hóa;

Thống kê dân số lao động, tình hình việc làm ngành nghề trên địa bàn,nắm số lượng và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động thươngbinh- xã hội;

Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượngchính sách, quản lý nghĩa trang liệt sỹ, việc nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng

xã hội cộng đồng;

Theo dõi thực hiện chương trình xóa đói giảm nghèo;

Thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác văn hóa , văn nghệ, TDTT,công tác lao động thương binh và xã hội ở xã

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ

I CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ

1.Tình hình cán bộ làm công tác văn thư

1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Theo lý luận và phương pháp công tác văn thư - Nxb chính trị quốcgia.PGS Vương Đình Quyền: " CTVT là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ côngviệc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết vănbản , lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin, văn bản cho hoạt động quản

lý của các cơ quan, tổ chức

Theo Nghị định 110/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư thì CTVT được hiểu như sau: " CTVT bao gồm các côngviệc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dựng con dấu

không diễn ra Khi đó văn bản tới cơ quan sẽ không tập trung tại văn thư mà vănbản sẽ được chuyển trực tiếp cho đơn vị nhận giải quyết công việc Văn bảnkhông được đăng ký và lưu tại văn thư Trong quá trình giải quyết công việc docông việc nhiều, quá trình quản lý văn bản không được tốt nên các bộ phậnphòng ban đánh mất văn bản, công việc chưa được giải quyết ảnh hưởng tới tiến

độ giải quyết công việc

Như vậy ta thấy rằng cán bộ làm CTVT cũng giống như các cán bộ phụtrách chuyên môn khác luôn giữ vai trò quan trọng đối với xã hội trong lĩnh vựcnhất định Thông qua cán bộ làm CTVT mọi công việc hành chính công văn giấy

tờ tại cơ quan sẽ được làm tốt Công việc được giải quyết nhanh chóng, một cáchkhoa học Đảm bải việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo Văn bản được sắp xếp

và bảo quản hợp lý

1.3 Tình hình cán bộ làm CTVT và mô hình tổ chức CTVT tại UBND

xã

1.3.1 Tình hình cán bộ làm CTVT tại UBND xã

Theo thông tư số: 21/2005/TT- BNV ngày 01thang 02 năm 2005 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạng và tổ chức của tổ Văn thư, lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và Ủy ban nhân dân có viết:

" Tại Ủy ban nhân dân xã, Phường, thị trấn ( gọi chung là xã) có bộ phậnlàm công tác văn thư, lưu trữ, lưu trữ hiện hành và bố chí công chức văn phòng -thống kê phụ trách công tác văn thư lưu trữ; cán bộ, công chức cấp xã kiêmnhiệm làm công tác văn thư lưu trữ phải thực hiện theo hướng dẫn chuyên mônnghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh và huyện, chị trách nhiệm trước UBND xã

về quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của xã; Cán bộ, côngchức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩnnghiệp vụ theo quy định của pháp luật"

Văn phòng HĐND - UBND xã chịu trách nhiệm chung về CTVT tại ủyban xã, xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc tháng, quý, tuần… tổ chứccác kỳ họp của HĐND và UBND và tất cả các khâu của nghiệp vụ công tác vănthư-lưu trữ

Cũng giống như ở một số đơn vị, cơ quan nhỏ khác thì tại UBND xã cán

bộ làm công tác văn thư chưa thật sự được coi trọng Tại đây cán bộ này chưa có

biên chế chính thức Trong Văn phòng HĐND và UBND có 3 cán bộ trong đó có

02 cán bộ trong văn phòng có biên chế thuộc văn phòng thống kê ( văn phòngthống kê kiêm công tác văn thư lưu trữ) 01 cán bộ phụ trách về công tác vănthư kiêm công tác lưu trữ, cán bộ làm hợp đồng có trình độ trung cấp nhưngthuộc chuyên nghành khác, cán bộ này đã được cử đi học lớp đào tạo bồi dưỡng

về nghiệp vụ văn phòng chuyên nghành văn thư- lưu trữ

* Nhận xét chung: về cơ bản cán bộ văn thư ở đây đã có đủ năng lực và

kiến thức nghiệp vụ để hoạt động độc lập và đảm bảo các khâu nghiệp vụ củacông tác văn thư

1.3.2 Mô hình tổ chức công tác văn thư tại UBND xã

Trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung, công tác văn thư đóng vaitrò vô cùng quan trọng, có thể coi công tác văn thư là bộ khung trong quá trìnhQLNN công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản

lý của mỗi cơ quan UBND xã Quý Sơn là một ví dụ điển hình: Văn thư ở xãhoạt động theo hình thức tập chung :

Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải qua văn thư cơ quan để vào sổđăng ký văn bản đi, đóng dấu và ban hành văn bản ( nếu là văn bản chuyển nội

bộ thì sau đó được chuyển tới các phòng ban để giải quyết, nếu là văn bảnchuyển ra ngoài cơ quan thì sau khi làm thủ tục chuyển phát và đưa văn bản vào

bì, văn bản được nhân viên đưa thư chuyển tới địa chỉ đã ghi ngoài bì

Văn bản đến cơ quan được chuyển tới phòng văn thư Văn thư tiến hànhlàm thủ tục tiếp nhận văn bản đến Trình người có thẩm quyền xin ý kiến giảiquyết theo ý kiến chuyển của lãnh đạo

Trong văn phòng HĐND - UBND có 01 máy photo coppy,01 máy scan,

02 máy tính đã nối mạng, 02 máy in Đây là điều kiện thuận lợi đảm bảo cho quátrình soạn thảo văn bản Tuy nhiên do tính đặc thù của cơ quan là: số lượng vănbản đến và văn bản đi ít nên chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn thư mà cơ quan vẫn dùng sổ để đăng ký văn bản đến và văn bản đi

2 Công tác chỉ đạo CTVT của UBND xã

2.1 Vị trí và tầm quan trọng của CTVT đối với UBND xã

Đối với UBND xã CTVT là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nướctại xã Đây là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng HĐND-

UBND CTVT được làm tốt hay không sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượngcủa công tác quản lý nhà nước của UBND xã

Công tác văn thư được làm tốt sẽ đảm bảo quá trình cung cấp thông tincho hoạt động quản lý của UBND xã Đồng thời góp phần nâng cao hiệu suất vàchất lượng công tác của UBND góp phần làm giảm tệ quan liêu, giấy tờ đảm bảogiữ gìn bí mật thông tin tại UBND xã

Thông qua công tác văn thư sẽ giúp cơ quan đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng

cứ về quá trình hoạt động của cơ quan giữ đầy đủ tài liệu, hồ sơ tạo thuận lợi chocông tác lưu trữ

2.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã

2.2.1 Về việc ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ

Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư tại UBND xã được thểhiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư

và việc xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về côngtác văn thư của UBND Việc ban hành các văn bản này phải không trái với cácvăn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và Nhà nước

Hiện nay nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bảnhướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác vănthư ở cơ quan nhà nước và các tổ chức Đơn cử như một số các văn bản sau:Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư, Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 củaChính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Công văn số 425/VTLTNN-NVTWngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước về việc hướngdẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, chính phủ và cácvăn bản hướng dẫn của cục văn thư và lưu trữ nhà nước UBND xã đã nhận thức

rõ được vai trò quan trọng của công việc tổ chức thực hiện công tác văn thư do

đó UBND xã đã ban hành một số văn bản nhằm hoàn thiện và nâng cao hơnnữa công tác văn thư tại UBND xã, cụ thể:

UBND xã đã xây dựng và ban hành được quy chế về công tác văn thư lưutrữ ngày 15 tháng 7 năm 2009 Đây là bản quy chế quy đinh khá chi tiêt về hoạtđộng của công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan Quy định về chế tài sử phạt đối

với các hành vi vi phạm về hoạt động của công tác văn thư và lưu trữ.( Quy chếxem phụ lục II)

* Nhận xét:

Ưu điểm: Đây là minh chứng sinh động nhất cho sự quan tâm lãnh đạo chỉ

đạo của UBND xã Quý Sơn về công tác văn thư của UBND xã đã tạo hành lang

cơ sở pháp lý cho việc thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thư của UBND

xã Quý Sơn Thể hiện nhận thức của lãnh đạo UBND đối với công tác văn thư.Đây là cơ sở là tiền đề tốt cho việc thực hiện tổ chức tốt công tác văn thư của xãtrong hiện tại và tương lai

Hạn chế: Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn tồn tại một

số những hạn chế:

Số lượng văn bản mà UBND ban hành về hướng dẫn chỉ đạo và hoạt độngchung cho công tác văn thư vẫn còn quá it Hệ thống văn bản còn mỏng Hiệnnay chưa có bất cứ một quy định nào về việc lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ cũngnhư giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, cơ quan không có bảng danh mục hồ

sơ chính thức

2.2 Công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức kiểm điểm và tự kiểm điểm

về công tác văn thư.

Hàng năm UBND xã thường tổ chức các đợt kiểm tra đột suất về tình hình

tổ chức và thực hiện công tác văn thư tại UBND xã Việc kiểm tra này đã tạo điềukiện đánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về công tác văn thư củaUBND để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư được tốt hơn

Để đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, theo quý UBND xã tổ chức

sơ kết và tổng kết kiểm điểm và tự kiểm điểm đánh giá việc thực hiện công tácvăn thư, phân tích những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế trong việc thực hiệncông tác văn thư tại cơ quan để ngày càng hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức côngtác văn thư nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường hơn nữa vai trò công tácvăn thư trong hoạt động của UBND xã

* Đánh giá chung: Nhìn chung công tác văn thư ở UBND xã đã có nhiều biến

chuyển và khởi sắc so với những năm về trước Tại đây công tác văn thư đã đượcquan tâm và đi vào hoạt động có hiệu quả để phục vụ cho hoạt động của UBND

UBND đã xây dựng được một số các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đảmbảo công tác văn thư đi về nền nếp và hoạt động có hiệu quả hơn.

II THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND

XÃ QUÝ SƠN

1.Cơ sở khoa học

1.1 Cơ sở pháp lý

Nhà nước ta đã ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản dưới luật

để quản lý, điều hành mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Đảm bảo cho các hoạtđộng đó thực hiện một cách thống nhất liên tục, duy trì trật tự an toàn xã hội

Trên cơ sở đó do nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư đốivới hoạt động của cơ quan Cùng với sự quan tâm của Đảng và nhà nước về côngtác văn thư Nhà nước ta đã ban hành một số các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

về công tác văn thư thông qua các văn bản của Chính Phủ và đơn vị quản lý trựctiếp về công tác văn thư là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Ví dụ: Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư (công báo số 09 ngày 17 tháng 4 năm 2004)

Nghị định số 33/2002/NĐ - CP ngày 23 tháng 03 năm 2002 của Chính Phủquy đinh chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ( Đăng trên công báo

Mặt khác để hướng dẫn chi tiết hơn về quản lý và sử dụng con dấu Bộcông an và ban tổ chức Cán bộ Chính Phủ đã ban hành thông tư liên tịch số

07/2002/TT -LT hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/

NĐ - CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng condấu Cũng theo tinh thần đó Bộ công an đã ban hành thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 5 năm 2003 của Bộ công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chứckhắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan

Do xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó qua thời gian công tác văn thưcũng có nhiều thay đổi Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội: ngày 08 tháng 02Chính Phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ - CP về việc sửa đổi, bổ sung một

số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của ChínhPhủ về công tác văn thư

Tuy nhiên để công tác văn thư tại UBND xã được làm tốt hơn khi tiếnhành thực hiện công tác văn thư tại UBND xã Quý Sơn cần dựa vào các văn bản

đã nêu ở trên và một số các văn bản để làm cơ sở thực hiện và kiện toàn công tácvăn thư ở đây Tham khảo thêm một số văn bản sau:

Luật tổ chức HĐND - UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Luật ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND; Quyết định số 296/QĐ ngày 6tháng 3 năm 2008 của UBND tỉnh Bắc Giang về việc thực hiện cơ chế một cửa,một cửa liên thông tại UBND xã, phường, thị trấn; Thông tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức năng nhiệm vụ, quyền hạng và cơ cấu tổ chức tổ chức vănthư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ va UBND; Côngvăn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Cục Văn thư vàlưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưutrữ của cơ quan

1.2 Cơ sở lý luận

1.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản

(Theo Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 8 tháng 4 về công tác văn thư;Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ về việcsửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP)

1.2.1.1 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

a Hình thức văn bản: Bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính và văn bản chuyên nghành

b Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phầnsau: Quốc hiệu;Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản;Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dungcủa văn bản; Nội dung văn bản;Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩmquyền;Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối vớinhững văn bản loại khẩn, mật).

Ngoài ra theo Nghi định số 09//2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4năm 2004 có quy định thêm:

+ Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định vao gồm 10 yếu tốthể thức như trên có thể bổ sung địa chỉ cơ quan (tổ chức); địa chỉ thư điện thoại(E- mail); sđt; số telex; số fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (website) vàbiểu tượng logo của cơ quan tổ chức;

+ Đối với công điện, bản ghi nhớ, cam kết., thỏa thuận, giấy chứng nhận,giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấybiên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công ….Không bắt buộc phải cótất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địachỉ thư điện tử (E- mail);số điện thoại, số telex; số fax; địa chỉ trang thông tinđiện tử (website) và biểu tượng logo của cơ quan tổ chức

* Quốc hiệu: ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “Cộng hoà xã hội chủ

nghĩa Việt Nam” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.Dòng chữ trên: “Cộng hoà

xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến

13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cáiđầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới

có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Bao gồm tên của cơ quan, tổ

chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp(nếu có) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằngchữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng,

đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dàicủa dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

* Số, ký hiệu của văn bản

+ Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký đượcđánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm banhành văn bản đó Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủcác số,

+ Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loạivăn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản + Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổchức ban hành trong một năm Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắtđầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên cácđơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn,

dễ hiểu.Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và

ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệuvăn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-),

* Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chínhtỉnh; xã, nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính đượcđặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vịhành chính đó Địa danh ngày tháng năm được in bằng chữ in thường, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.các số chỉ ngày, tháng,năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phảighi thêm số 0 ở trước Địa danh ngày tháng năm được viết bằng chữ in thường,

cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy

* Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức banhành Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phảighi tên loại, trừ công văn.

+ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ,phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản được trình bày sau chữ viết tắt

“V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

+ Nội dung văn bản: Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một vănbản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), cácquy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày nội dung của văn bảnđược trình bày theo cỡ chữ 14 thường

* Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

1.2.1.2 Soạn thảo văn bản

Căn cứ vào nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan,

tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc: Xác địnhhình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn, thu thập, xử lýthông tin có liên quan ,soạn thảo văn bản

Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chứcviệc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liênquan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

1.2.1.3 Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt

Ban thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã duyệt phải trình ngườiduyệt xem xét, quyết định

1.2.1.4 Đánh máy nhân bản

Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản Trong trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bảnthảo thì ngườ đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc ngườiduyệt bản thảo đó Nhân bản đúng số lượng quy định

Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy nhân bản đúngthời gian quy định

1.2.1.5 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhânchủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bảntrước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”

1.2.1.6 Ký văn bản

Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơquan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức Người đứngđầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các vănbản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩmquyền của người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứngđầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.”

1.2.2 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến

* Đăng ký văn bản : Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những

thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tênloại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữliệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản

1.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi

a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày tháng

- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày: trước khi phát hành vănbản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cho người được giao trách nhiệmxem xét, giải quyết

- Ghi số và ngày, tháng văn bản: Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừtrường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống sốchung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

+ Ghi ngày, tháng văn bản

- Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

b Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Đóng dấu cơ quan: Đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoảng giữamép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

- Đóng dấu độ khẩn, mật, dấu tài liệu thu hồi…

c Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu vănbản đi trên máy vi tính

+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Ngườiký

Nơinhậnvănbản

Đơn vịngườinhậnbản lưu

Sốlượngbản

Ghichú

* Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Làm thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bì, trình bày bì và viết bì, vào

bì và dán bì

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì: Trên bìvăn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bảntrong bì

- Chuyển phát văn bản đi

+Tuỳ theo số lượng văn bản đến của đơn vị mình các cơ quan, tổ chức quyếtđịnh lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản +Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, ngườinhận văn bản phải ký nhận vào sổ

+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyểnphát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ

+ Chuyển phát văn bản mật phải lập phiếu gửi

d Lưu văn bản đi

+ Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.văn bản được lưu làm 02 bản 01 tại văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo.Bảnlưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký

+ Việc lưu các văn bản mật được thực hiện theo quy định của pháp luật

về bảo vệ bí mật nhà nước

1.2.2.2 Công tác quản lý văn bản đến

.a Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

* Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi

nguồn cán bộ văn thư phải kiểm tra sơ bộ Đối với văn bản mật đến, phải kiểmtra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Nếu phát hiện có sai sótphải lập biên bản với người đưa văn bản

* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến : Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản

đến được phân 02 loại: Loại không bóc bì, loại do cán bộ văn thư bóc bì

+ Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong

bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi vàgửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến: Văn bản đến của cơ quan, tổ chức

phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng kýriêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức nhưcác hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tạivăn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, kýhiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với côngvăn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

* Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản

hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính Có 02 cách đăng ký văn bản:đăng ký văn bản băng sổ và đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chươngtrình QLVB

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằngbút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

b Trình và chuyển giao văn bản đến

* Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được trình cho

người người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ýkiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cầnđược ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổchức quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối văn bản được chuyển về văn thư để đăng ký

bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, hoặc vào các trường tương ứng trong phầnmềm quản lý văn bản

* Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị

hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền

Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cánhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Tuỳ theo số lượng văn bản đến của cơ quan mỗi năm có thể tận dụng sổđăng ký văn bản đến làm sổ chuyển giao văn bản

c Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

* Giải quyết văn bản đến: Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân

có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn theo quy định đối với nhữngvăn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết trước

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất củađơn vị, cá nhân

* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Căn cứ quy định cụ thể

của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bảnđến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến

đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giaotrách nhiệm

- Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư cótrách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.2.3 Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 1.2.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành

Công tác lập hồ sơ của cơ quan bao gồm 02 giao đoạn cơ bản: Kết thúc vàbiên mục hồ sơ Trước khi tiến hành lập hồ sơ thì đơn vị và cá nhân có hồ sơ cầnthực hiện lần cuối việc thu thập bổ sung các tài liệu còn thiếu vào hồ sơ, xác địnhgiá trị tài liệu trong hồ sơ, dà soát thời hạn bản quản tài liệu trong hồ sơ

* Kết thúc hồ sơ:

Phân chia đơn vị bảo quản: Chia tài liệu thành các đơn vị bảo quản dựavào mối liên hệ về nội dung, thời gian và giá trị của các văn bản

* Sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ sơ có các cách sắp xếp sau: có các

cách sắp xếp sau: sắp xếp theo số văn bản, theo thứ tự thời gian, theo quá trìnhgiải quyết công việc , theo tầm quan trọng của tác giả, và theo vần chữ cái A, B, C

* Biên mục hồ sơ

* Đánh số tờ:

- Mỗi một tờ được đánh bằng một số arập vào bên phải phía trên của tờ văn bản

- Không đánh vào giấy trắng Trường hợp giấy cỡ to ( >A4 ) coi đó là một số

- Giấy dán nhiều ảnh coi đó là một số Nếu đánh sót đánh số theo A,B

* Ghi mục lục văn bản

* Viết chứng từ kết thúc

* Viết bìa hồ sơ

Một số mẫu bìa hồ sơ tiêu biêu:

+ Tên loại - Vấn đề - Thời gian - Tác giả

+ Tên loại - Tác giả- Vấn đề - Thời gian

+ Hồ sơ - Vấn đề - Địa điểm - Thời gian

+ Hồ sơ nguyên tắc - Vấn đề

1.2.3.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ sau 01 năm

kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức

- Tài liệu xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán

- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh… sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc

1.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

* Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ

và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiệnnhững quy định sau:

- Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép băng văn bản củangười có thẩm quyền

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của cơ quan tổ chức

- Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký của người cóthẩm quyền

- Không được đóng dấu khống chỉ

* Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan,

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký vănbản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,

tổ chức hoặc tên của phụ lục

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngànhđược thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

2 thực trạng tình hình công tác văn thư tại UBND xã

2.1 Thực trạng tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã

2.2.1 Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng mà trong đó bao gồm nhiềukhâu nghiệp vụ và kỹ thuât soạn thảo văn bản Thông qua văn bản mà cơ quanban hành ra sẽ có cái nhìn và cách đánh giá tổng quát, sinh động và chân thực về

sự hiểu biết nói chung của cán bộ chuyên môn

UBND xã Quý Sơn soạn thảo văn bản theo hướng dẫn tại thông tư số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày căn bản

Cán bộ soạn thảo căn bản sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo từ cấp trên sẽtiến hành soạn thảo văn bản và chuyển bản thảo tới bộ phận đánh máy

Văn bản được đánh máy trên khổ giấy A4 lề trên cách mép trên từ 20-25mm; lề dưới cách mép dưới từ 20-25 mm; lề trái cách mép trái 30- 35 mm; lềphải cách mép phải từ 15- 20 mm

Văn bản được soạn thảo thống nhất đánh theo bộ mã Unicode : TCVN6900:2001 Kiểu chữ time new roman cỡ chữ 14, chữ chân phương, đảm bảotính trang trọng nghiêm túc của văn bản

Trong văn bản thể hiện đúng và đầy đủ 10 yếu tố thể thức văn bản bắt buộc

và các thành phần phụ đính kèm theo quy định tại thông tư số 55, Nghị định 110

và Nghi định số 09

* Thẩm quyền soạn thảo văn bản:

- Chỉ lãnh đạo UBND được soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật, cácphòng ban không được soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật

- Chủ tịch UBND xã soạn thảo các văn bản: Quyết định có liên quan tớiđiều đoọng luân chuyển hoặc kỷ luật công chức, viên chức tại cơ quan Các vănbản chỉ đạo đối với hoạt động chung của xã Văn bản trình ban chấp hành Đảng

bộ xã, trình HĐND xã, báo cáo tình hình hoạt động chung của UBND xã đối vớiUBND huyện vv…

- Phó chủ tich soạn thảo các văn bản: Công văn, quyết định, thông báo …

về những vấn đề phát sinh trong quá trình giải quyết các công việc mà mìnhđược giao

Trưởng các ban và công chức trong UBND soạn thảo các văn bản phát sinhtrong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh vực hoạt động của mình

* Thẩm quyền ký văn bản:

+ Trường hợp văn bản do chủ tịch UBND ký trực tiếp:

TM.UBND XÃ CHỦ TỊCH

+ Trường hợp phó chủ tịch ký thay chủ tịch

TM.UBND XÃ

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

Nhận xét:

Ưu điểm: Tại đây văn bản được ký và soạn thảo đúng thẩm quyền, không

xảy ra hiện tượng chồng chéo về chức năng nhiệm vụ, văn bản bị soạn sai…Cácyếu tố như tên đơn vị soạn thảo văn bản, quốc hiệu, ngày tháng văn bản, số kýhiệu văn bản, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung chính của văn bản, thẩmquyền ký, nơi nhận văn bản vv… được trình bày đúng thể thức , đúng cỡ chữ và

vị trí được quy định tại thông tư số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng

sửa lại

THÔNG BÁO V/v đình chỉ xây dựng trái phép trên khu dân cư

- Sai về cách đánh số ký hiệu của công văn: Theo thông tư số 55 ký hiệu củacông văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước banhành công văn và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn.VD: công văn số 01/CV-UB ngày 21 tháng 1 năm 2007 của UBND vềviệc tổng hợp công tác hoà giải ở các thôn năm 2006

Sửa lại: Công văn số 01/UBND- TP ngày 21 tháng 01 năm 2007 củaUBND về việc tổng hợp công tác hoà giải ở các thôn năm 2007 ( Công văn doban tư pháp soạn thảo ra)

Công văn số 37/CV-UBND ngày 15 tháng 4 năm 2010 của UBND về việcphòng trừ bệnh thối nõn vi khuẩn

Sửa lại: Công văn số 37/UBND-KN ngày 15 tháng 4 năm 2010 của UBND

về việc phòng trừ bệnh thối nõn vi khuẩn ( đơn vị soạn: Khuyến nông)

- Ngoài ra một số văn bản còn thiếu sót ở yếu tố nhỏ như: dòng kẻ dướiĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc còn quá ngắn, phần đưới nơi nhận có dòng kẻ

(N ơ i nhận) : , sửa lại: (Nơi nhận:) (xem thông báo số 03/TB - UBND phầnphụ lục)

2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND xã

Chủ tịch UBND xã ký các văn bản: Chỉ thị, Quyết đinh của UBND về cácchủ trương công tác quan trọng, về tổ chức bộ máy ở các phòng ban Phê duyệtcác chỉ tiêu quan trọng về kế hoạch ngân sách,các công trình xây dựng lớn của

xã các văn bản trình huyện uỷ, UBND huyện Nếu chủ tịch đi công tác thì phóchủ tịch được uỷ nhiệm ký thay

Phó chủ tịch UBND xã phụ trách các lĩnh vực công tác được chủ tịch uỷnhiệm ký thay một số chỉ thị, quyết định cá biệt, Quyết định của UBND xã đểchỉ đạo các vấn đề cụ thể, ký duyệt các luận chứng kinh tế làm căn cứ ghi kếhoạch khởi công xây dựng cơ bản sau khi được UBND xã thông qua, ký các vănbản có liên quan tới chứng thực, giấy khai sinh…

Chánh văn phòng phụ trách văn phòng thống kê Văn phòng HĐND UBND ký các văn bản liên quan tới thống kê văn bản của phòng thống kê

-UBND xã có thẩm quyền ban hành tất cả các văn bản văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính, quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt…Các phòng ban

chuyên môn không được ban hành các văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ đượcban hành các văn bản: kế hoạch, thông báo, công văn…về những vấn đề có liênquan tới hoạt động của phòng ban mình.

Nhận xét: UBND xã đã ban hành các văn bản theo đúng thẩm quyền quy

định của nhà nước Các thành viên trong UBND có tinh thần trách nhiệm caotrong việc chấp hành quy định về thẩm quyền ban hành văn bản tại UBND nênkhông xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn về thẩm quyền ban hành văn bản Mặtkhác cơ cấu tổ chức của UBND xã Quý Sơn bao gồm nhiều phòng, ban và cácđơn vị khác trực thuộc nên việc quản lý văn bản và thực hiện đúng về thẩmquyền ban hành văn bản là rất cần thiết, thận trọng văn bản ban hành ra có giá trịpháp lý cao

2.1.3 Sơ đồ hoá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND

(xem phụ lục II)

Tại UBND xã Quý Sơn sau khi vấn đề được đưa ra xin ý kiến chỉ đạo củacấp trên và được cấp trên đồng ý, cán bộ chuyên môn tiến hành soạn thảo vănbán sau đó chuyển tới bộ phận đánh máy Sau khi được đánh máy xong văn bảnlại được chuyển về cho lãnh đạo xin ý kiến chỉnh sửa bổ sung Nếu văn bảnkhông có sự thay đổi thì lãnh đạo ký rồi chuyển về văn thư làm thủ tục phát hànhNhận xét chung : Nhìn chung tại UBND xã công tác soạn thảo và banhành văn bản được thực hiện tương đối tốt đầy đủ và chính xác so với quy địnhtại Nghị định số 110, Nghị định 09 và hướng dẫn tại thông tư số 55

Tuy nhiên, trong qua trình hoạt động của mình do khối lượng văn bảnnhiêu, văn bản tại UBND xã Quý Sơn sau khi tiến hành soạn thảo xong khôngtập chung tại văn thư cơ quan để đánh số ký hiệu cho văn bản mà số ký hiệu docán bộ chuyên môn trực tiếp đánh số sau đó tiến hành chuyển phát văn bản đi vàgửi 01 bản tại văn thư để tiến hành lưu Vì vậy dễ xảy ra tình trạng mất bản lưu,văn bản phát hành ra đánh số không liên tục bị nhảy số hoặc đánh số trùng (domất bản lưu hoặc cán bộ văn thư chưa đăng ký bản lưu vào sổ) Quá trình quản

lý văn bản đi chưa được chặt chẽ

2.1.4 Thống kê số lượng văn bản đến và đi của UBND xã từ 2007 đến 2009

a Số lượng văn bản đến của UBND từ 2007 - 2009

Trong quá trình hoạt động của mình cơ quan đã nhận được một số văn bảnđến từ các nguồn như UBND tỉnh Bắc Giang, UBND huyện Lục Ngạn, chi cụcthuế Lục Ngạn, Phòng văn hoá thông tin, sở văn hóa, phòng nông nghiệp và pháttriển nông thôn, toà án nhân dân đó là một nguồn thông tin quan trọngẩnTongnăn 2007 có khoảng 456 văn bản, năm 2008 có 432 văn bản năm 2009 có 432văn bản Đây chủ yếu là các văn bản với các thể loại công văn, thông báo…

b Số lượng văn bản ban hành từ 2007 đến 2009

Trong quá trình hoạt động và phát triển, UBND đã sản sinh ra nhiều tài liệuvới nhiều thể loại khác nhau Theo thống kê số lượng văn bản ban hành trongnăm 2007 có khoảng 300 văn bản, năm 2008 có 270 văn bản, năm 2009 cókhoảng 470 văn bản Trong đó chủ yếu là các quyết định, báo cáo, công văn, tờtrình, kế hoạch…

vănbản

2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến

Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nhiệm vụchính cơ bản nhất của công tác văn thư, nó phản ánh đầy đủ và chân thực nhất vềtrình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác văn thư Thông qua đóvăn bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài liệu tránh tình trạngthất thoát thông tin

2.2.1 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đi

Văn bản đi: Tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính và các văn bản chuyên nghành ( Kể cả bản sao văn bản, văn bảnlưu chuyển nội bộ, và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Tại đây, văn bản sau khi đánh máy xong được trình quay trở lại lãnh đạoxin ý kiến Nếu không có gì thay đổi văn bản được chuyển qua văn thư để nhânbản và ghi số ngày tháng của văn bản Tất cả các văn bản tại UBND chỉ có chữ

ký duy nhất của người có thẩm quyền để xác định giá trị pháp lý của văn bản mà

không có các chữ ký nháy ở cuối văn bản xác nhận đồng ý về nội dung và thểthức văn bản.

- Tiến hành đóng dấu văn bản

- Đăng ký văn bản đi: Văn bản được đăng ký theo hệ thống số riêng chotừng loại văn bản Mẫu sổ đăng ký không theo mẫu sổ tại công văn số 425 mà cónhững thay đổi để phù hợp với tình hình đánh số và ban hành văn bản của cơ quan

Mẫu sổ bao gồm các yếu tố: số thứ tự, ngày tháng văn bản, tên loại vănbản ( quyết định, công văn, báo cáo, kế hoạch) trích yếu nội dung văn bản, người

ký văn bản, nơi nhận văn bản, đơn vị người nhận bản lưu, số lượng bản, ghi chú

Tuy nhiên trong quá trình hoạt động văn thư diễn ra hàng ngày tại đâykhông phải bất cứ văn bản nào cũng được đăng ký văn bản đi trước khi văn bảnđược phát hành giống như trong hướng dẫn tại công văn số 425 mà thường là saukhi văn bản được đóng dấu, cán bộ chuyên môn tiến hành chuyển văn bản( nếu

là văn bản nội bộ cơ quan thì chuyển trực tiếp, nếu là ngoài cơ quan thì chuyểnqua nhân viên đưa thư Bản lưu sẽ được chuyển về văn thư và việc đăng ký vănbản đi sẽ được thực hiện cùng một lúc hoặc sau quá trình chuyển phát văn bản đi

Tại UBND chỉ có duy nhất một sổ đăng ký văn bản đi, tại đây không lập

sổ chuyển giao văn bản đi và sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện Vì vậy dễ xảy

ra hiện tượng chuyển văn bản tới đơn vị nhiều lần hoặc bỏ sót không chuyển vănbản tới đơn vị cần nhận Không lập sổ chuyển giao văn bản sẽ không thực hiệnđược việc theo dõi đầy đủ tiến trình giải quyết công việc khi lãnh đạo yêu cầu.Không lập sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện trong một số trường hợp đặc biệt(văn bản mật, văn bản hoả tốc, văn bản hoả tốc hẹn giờ, văn bản khẩn…) khi đơn

vị nhận đã tiến hành chuyển giao văn bản tới cơ quan Do văn thư cơ quan đơn vịnhận làm mất văn bản, khi công việc bị nghừng trệ không được giải quyết bị truycứu trách nhiệm văn thư bên cơ quan nhận văn bản báo lại với thủ trưởng củaminh là không nhận được văn bản Văn thư bên UBND không có băng chứngchứng tỏ văn bản đã được gửi đi Khi đó văn thư UBND phải chịu hoàn toàn mọitrách nhiệm

Mặt khác tại đây văn bản chỉ được lưu duy nhất một bản tại văn thư cơquan, đơn vị soạn thảo không tiến hành lưu văn bản Khi có việc cần giải quyếtliên quan tới bản lưu văn bản mà phòng, ban mình ban hành ra thì cán bộ chuyên

môn phải quay trở về văn thư tìm văn bản dẫn tới tình trạng hồ sơ tại các đơn vịlập không đầy đủ, tài liệu trong hồ sơ bị thiếu, ảnh hưởng tới tiến độ giải quyếtcông việc

Nhận xét: Việc quản lý văn bản đi tại UBND xã Quý Sơn đã được thực

hiện tương đối đầy đủ ở các khâu nghiệp vụ nhưng vẫn còn mang một số điểmhạn chế Quá trình thực hiện công tác văn thư chưa triệt để đúng trách nhiệm Đểviệc quản lý văn bản đi được hoàn thiện hơn thì cơ quan cần tiến hành nghiêncứu đi sâu tìm hiểu hướng dẫn tại công văn số 425 để công tác quản lý văn bản

đi được thực hiện một cách chính xác và khoa học đem lại hiệu quả cao

2.2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đến

Để đảm bảo cho quá trình giải quyết văn bản đến một cách nhanh chóng ,khoa học, đảm bảo không bị sót việc, văn bản không bị mất, thất lạc và đượcchuyển tới tận tay người có trách nhiệm giải quyết công việc thì tất cả các vănbản đến UBND xã đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến mà ở đâythường được gọi là sổ đăng ký công văn đến (Ngoại trừ các văn bản đến là thưriêng gửi đích danh, văn bản mật mà văn thư không được bóc bì và một số vănbản khác theo quy định cảu UBND)

Văn bản sau khi được chuyển tới UBND văn thư sẽ tiến hành làm thủ tụctiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ và bóc bì Ở đây, do không sử dụng dấuđến nên ngày tháng đến của văn bản chính là ngày mà văn thư nhận được văn bản,cột ngày đến ghi trong sổ đăng ký văn bản đến chính là ngày mà văn bản đượcchuyển tới cơ quan Sau đó văn bản được đăng ký váo sổ đăng ký văn bản đến

* Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn bản sau khi được đăng ký vào sổ

đăng ký văn bản đến, văn thư tiến hành trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết Ýkiến chỉ đạo được lãnh đạo ghi lên phần trống phía trên của văn bản( phía dướitrích yếu nội dung đối với văn bản không tên loại, dưới số ký hiêu đối với vănbản có tên loại) Sau đó văn thư tiến hành nhân bản và chuyển giao văn bản theo

ý kiến chuyển của lãnh đạo, tại đây văn thư không tiến hành đăng ký văn bản bổsung đối với các văn bản được gửi đi theo ý kiến chuyển của lãnh đạo Văn bảnđến chỉ được đăng ký một lần khi văn thư tiến hành tiếp nhận văn bản

Do đặc điểm của cơ quan là đơn vị có số lượng văn bản đến là khôngnhiều nên cũng giống như việc chuyển giao văn bản đi thì tại đây cũng không lập

sổ chuyển giao văn bản đến Văn bản đến sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

sẽ được chuyển trực tiếp cho các phòng ban và cá nhân có trách nhiệm giải quyếtcông việc

* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Do văn bản đến của cơ

quan là không nhiều công việc được giải quyết nhanh chóng không có hiệntượng công việc bị ứ đọng Mặt khác các văn bản không quy định rõ thời hạnphải giải quyết xong công việc một cách cụ thể nên việc theo dõi, đôn đốc việcgiải quyết văn bản đến cũng như việc lập sổ theo dõi đôn đốc việc giải quyết vănbản là không có Cán bộ, cá nhân trong cơ quan trong quá trình giải quyết côngviệc sẽ tự theo dõi tiến trình giải quyết văn bản của mình và báo lại với lãnh đạokhi được lãnh đạo yêu cầu

Nhận xét: Công tác quản lý văn bản đến ở đây đã được thực hiện tương

đối tốt, văn bản được chuyển tới tận tay người có trách nhiệm Tuy nhiên do ởđây chưa có sổ chuyển giao văn bản đến Mặt khác do số lượng văn bản đến làkhông nhiều nên cơ quan có thể tận dụng sổ đăng ký văn bản đến làm sổ chuyểngiao bằng cách đưa thêm cột người nhận và cột ký tên vào sổ đăng ký văn bảnđến của cơ quan

2.2.3 Thực trạng về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan.

a Thực trạng về công tác lập hồ sơ hiện hành

Bất cứ công việc gì sau khi được hoàn thành xong đều phải lập hồ sơ,thông qua quá trình lập hồ sơ sẽ nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác củacán bộ công chức trong cơ quan, giúp cơ quan, đơn vị, quản lý văn bản chặt chẽgiữ gìn bí mật của Đảng nhà nước và cơ quan Giúp quản lý được công việc củacán bộ công chức trong cơ quan Mặt khác đây cũng là cơ sở là cầu nối để giúpcông tác lưu trữ của cơ quan được thực hiện tốt

"Lập hồ sơ là việc tập hợp sắp xếp những văn bản, tài liệu hình thànhtrong quá trình theo giõi giải quyết công việc thành những hồ sơ theo nhữngnguyên tắc và phương pháp nhất định"

Có 03 loại hồ sơ: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sư

Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ là không thể phủ nhận, tuy nhiên tạiđây vấn đề này chưa thật sự được quan tâm chú ý và được coi trọng Tại UBND

không có bảng danh mục hồ sơ nên không quản lý được tổng số lượng hồ sơ cótrong cơ quan, số lượng hồ sơ nằm ở các đơn vị phòng ban, có bao nhiêu hồ sơ

có giá trị lịch sử, cũng như không thể quản lý được số hồ sơ của các đơn vị đãlập được trong năm

Quá trình lập hồ sơ vẫn diễn ra ở một số phòng ban, tuy nhiên đó chỉ đơnthuần là việc tập hợp các văn bản vào một bì, ghi tên cho tập văn bản đó Vănbản trong tập không được xác định giá trị tài liệu, không được xắp xếp và biênmục đầy đủ, tài liệu được xắp xếp không đúng với trình độ giải quyết côngviệc… tài liệu bị trùng thừa, không có giá trị cũng được đưa vào lập hồ sơ.VD: Tiêu đề của hồ sơ ở đây chỉ là Hồ sơ - Vấn đề- Thời gian ( Thiếu yếu tố địađiểm)

Hồ sơ tuyển quân năm 2007 Sửa lại: Hồ sơ tuyển quân của xã Quý Sơnnăm 2007

Tại đây chưa lập được hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư và lưu trữcũng như hồ sơ nguyên tắc về các lĩnh vực hoạt động khác của đơn vị, phòngban trong cơ quan

b Thực trạng về công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Theo quy định hiện hành các văn bản sau khi giải quyết xong phải lậpthành hồ sơ và giữ lại ở đơn vị có liên quan 1 năm để nghiên cứu sử dụng giảiquyết công việc khi cần thiết sau đó phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan ( Tuỳthuộc vào từng loại tài liệu và đưa ra thời hạn giao nộp cho phù hợp)

Tuy nhiên do đặc điểm của cơ quan là một đơn vị có số lượng văn bản íttrong quá trình giải quyết công việc văn bản đó được chuyển phân tán tại cácphòng ban nên số lượng văn bản đến và văn bản đi của các phòng ban là khôngnhiều trung bình khoảng 150 văn bản /năm Cơ quan không có kho lưu trữ vìvậy công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan không diễn ra Tài liệu tạiphòng ban nào sẽ được giữ lại tại phòng ban đó

Nhận xét: Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là

bước cuối cùng trong nghiệp vụ công tác văn thư, xét về mặt bằng chung thìkhâu nghiệp vụ này tại đây vẫn chưa được làm đầy đủ và chính xác UBND cầntiến hành đưa ra bảng danh mục hồ sơ cho từng phòng ban Văn thư cơ quan sẽtiến hành giữ một 01 bản danh mục hồ sơ để tập hợp thông tin cung cấp cho lãnh

đạo khi cần Mặt khỏc cần tiến hành mở đợt tập huấn cấp cơ sở nhằm cung cấpcho cỏc cỏn bộ cụng chức trong cơ quan cú cỏch nhỡn tổng quỏt về cụng tỏc lập

hồ sơ, cú đầy đủ kiến thức để đảm bảo cho quỏ trỡnh lập hồ sơ được tốt khụng bịmất tài liệu, thiếu sút văn bản trong quỏ trỡnh lập hồ sơ

2.2.4 Thực trạng về cụng tỏc quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu cú vai trũ quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đúng dấuvào văn bản nhằm thể hiện vị trớ phỏp lý của cơ quan tổ chức và khẳng định tớnhphỏp lý, chõn thực và hiệu lực thi hành của cỏc văn bản mà cơ quan ban hành ra

Theo tinh thần Quyết định số 181/2003/QĐ- TTg ngày 04 thỏng 9 năm

2003 của Thủ tướng Chớnh phủ về việc ban hành quy chế một cửa, tại cơ quanhành chớnh nhà nước ở địa phương, cơ chế một cửa, một cửa liờn thụng Ngày 6thỏng 03 năm 2008 UBND tỉnh Bắc Giang đó ban hành Quyết định số 296/QĐ-UBND về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liờn thụng tại UBND xó,phường, thị trấn Chủ tịch UBND xã đã chỉ đạo xây dựng đề án và Quyết định

thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "Một cửa" tại UBND xã

xó là dấu cú hỡnh quốc uy

Tại đõy con dấu được cất giữ tại một tủ riờng biệt đặt trong phũng mộtcửa, người giữ chỡa khoỏ tủ dấu cú trỏch nhiệm bảo quản dấu cho tới ngày làmviệc tiếp theo Nếu mất người đú phải chịu hoàn toàn mọi trỏch nhiệm trước lónhđạo UBND

Dấu được đúng lờn cỏc văn bản giấy tờ cú nội dung, khụng đúng dấukhống chỉ, dấu đúng lờn 1/3 chữ ký về bờn trỏi dấu đúng thẳng, khụng mang dấu

ra ngoài cơ quan khi chưa được sự đồng ý của lónh đạo cơ quan, khụng chomượn dấu…

Trong quỏ trỡnh tỡm thực tập tại cơ quan cựng với sự chỉ bảo tận tỡnh củachị Trần Thị Thu- một cụng chức cú kinh nghiệm lõu năm trong cụng tỏc quản lý

và sử dụng con dấu Tôi đã được tự mình đóng dấu lên khoản 1000 văn bảntrong đó bao gồm các văn bản như: các bản công chứng, bản thông báo nộp thuế,bản kam kết các hộ gia đình thực hiện chương trình chăm sóc trẻ em…

Nhận xét: Do nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng

con dấu nên tại đây công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt,không xuất hiện tình trạng đóng dấu khống chỉ, mất dấu… Cán bộ giữ dấu cótinh thần trách nhiệm cao đối với việc bảo quản và sử dụng dấu Trường hợp rakhỏi phòng một của thi dấu sẽ được cán bộ cho vào tủ và khoá cẩn thận

2.2.5 Thực trạng về công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

Hiện nay công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ, những lợi ích tolớn và thiết thực mà nó mang lại cho cong người là không thể phủ nhận vì vậyviệc ứng dụng công nghệ thôn tin vào công tác văn thư là rất cần thiết, điều nàyxuất phát từ thực tế khi con người đang dần vi tính hóa mọi công việc tiến tớixây dựng văn phòng không giấy tờ và sự đòi hỏi phải cung cấp thông tin nhanhchóng kịp thời cho lãnh đạo Nếu công tác văn thư của cơ quan tổ chưc nóichung và công tác văn thư của UBND xã Quý Sơn phát triển

Trong cơ quan văn bản sẽ được chuyển giao thành một quy trình khép kíngiữa cán bộ chuyên môn, văn thư và lãnh đạo cơ quan Khi lãnh đạo đi vắng vẫnnhận được văn bản và nắm bắt được hoạt động của cơ quan Trực tiếp giải quyếtcông việc của cơ quan, giúp cán bộ công viên chức tự mình tra tìm văn bản mộtcách nhanh chóng mà không ảnh hưởng tới nội dung văn bản Quá trình chuyểngiao văn bản nhanh hơn, thuận lợi cho quá trình tra tìm văn bản, kiểm soát đượcmột cách chặt chẽ số lượng văn bản đến, văn bản đi, văn bản chưa được giảiquyết, văn bản đang chờ giải quyết, văn bản đã có văn bản trả lời, số ký hiệu củavăn bản trả lời, văn bản cần giải quyết ngay…

UBND xã Quý Sơn có điều kiện thuận lợi (hệ thống máy tính đã nốimạng) để áp dụng phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính Tuy nhiên ở đâymới chỉ đơn thuần áp dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn bản.Với điều kiện thuận lợi như vậy trong thời gian không xa công tác văn thư tạiđây sẽ được tin học hoá hoàn chỉnh mang lại hiệu quả cao trong công việc