Bài thuyết trìnhCẤU TRÚC CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP

CẤU TRÚC CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP • Truyền thông trong giao tiếp • Các hình thức giao tiếp • Các cản trở trong giao tiếp... TRUYỀN THÔNG TRONG GIAO TIẾP - Quá trình truyền thông giữa các

CẤU TRÚC CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP

• Truyền thông trong giao tiếp

• Các hình thức giao tiếp

• Các cản trở trong giao tiếp.

Pha 5

Người nhận giải mã thông

điệp

Pha 4

Người nhận nhận thông điệp

Kênh Thông tin

Tình huống

1 TRUYỀN THÔNG

TRONG GIAO TIẾP

- Quá trình truyền thông giữa các cá nhân

+ Mô hình truyền thông

Thính giác

13 %

Xúc giác 12%

Thị giác 75%

CHÚNG TA TIẾP NHÂÂN THÔNG TIN NHƯ THẾ NÀO?

Rào cản giao tiếp

• Nhận thức khác nhau

• Môi trường giao tiếp hạn chế

– Lỗi trong giao tiếp xuất hiện mọi khâu của quá

trình giao tiếp

– Không nên chỉ dùng 1 kênh giao tiếp

– 90% của 638 nhân viên: có ý tưởng nâng cao hiệu

quả kinh doanh

– Nhưng 50%: họ không được lãnh đạo để ý

– Thông tin quá nhiều

– Không tin tưởng người nói

– Thiếu sự quan tâm của người nghe

Cởi bỏ rào cản?

• Định hướng người nghe

• Tạo môi trường giao tiếp mở

• Tạo thông điệp ngắn gọn, hiệu quả

• Định hướng người nghe

– Tập trung và có sự quan tâm tới người nghe

– Thông điệp cần có ý nghĩa với người nghe

Cần hiểu về giới tính, địa vị, nền tảng giáo dục…

• Tạo môi trường giao tiếp mở:

– American Express: phản hồi thông tin là

yêu cầu số 1

– Tổ chức công ty theo hướng gọn nhẹ

– Đánh giá cao sự phản hồi

• Tạo thông điệp ngắn gọn, hiệu quả

– Quá nhiều thông tin = quá ít

– Giảm số thông điệp

– Sử dụng công nghệ hiện đại

Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân

- Yêu cầu đối với người phát:

+ Cái gì (What)?

+ Tại sao (Why)?

+ Với ai (Who)?

+ Bao giờ (When)?

+ Tại đâu (Where)?

+ Bằng cách nào? Như thế nào (How)?

- Yêu cầu đối với người nhận:

+ Cái gì (What)? (họ đang nói cái gì? Vấn đề gì?) + Tại sao họ nói (Why)? (vì những nhu cầu, quyền lợi, động cơ thúc đẩy nào?)

+ Ai, người nào (Who)? (đối tượng giao tiếp là ai, thành phần, địa vị,…?)

+ Bao giờ, lúc nào (When)? (Họ nêu ý kiến, khiếu nại,… ngay khi nhận tin, hay sau bao lâu để đo

lường mức độ quan trọng của phản ứng)

+ Nơi nào,ở đâu (Where)? (họ nói ở đâu?)

+ Bằng cách nào? Như thế nào (How)? (họ phản ứng bằng cách nào, hình thức nào?).

Chính thức Không chính thức

P.Chủ tịch Sản xuất

Kế toán trưởng Giám đốc

Bán hàng

Giám đốc PR

Trưởng Phân xưởng

Quản đốc Dây chuyền A

Giao tiếp phi chính thức bên trong

18

• Hoàn thiện truyền thông trong tổ chức

Để đảm bảo hiệu quả truyền thông trong tổ chức cần chú ý tới các nguyên tắc sau:

– Mô tả công việc rõ ràng

– Kết hợp nhiều kênh truyền thông

– Tránh sự quá tải thông tin

– Cần có sự bình đẳng trong thông tin.

Giao tiếp phi chính thức bên ngoài

• Tennis

• Tiệc…

Các phương tiện giao tiếp

- Phương tiện giao tiếp ngôn ngữ

+ Nội dung ngôn ngữ: Ý nghĩa của lời nói, của từ Hiểu được ý cá nhân là cơ sở tạo nên sự đồng điệu trong giao tiếp, còn được gọi là khả năng đồng cảm

+ Tính chất của ngôn ngữ: Như nhịp điệu, âm điệu, ngữ điệu cũng đóng vai trò rất quan trọng

- Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ

Việc nghiên cứu phương tiện phi ngôn ngữ giúp chúng ta trở nên nhạy cảm hơn trong giao tiếp

+ Nét mặt: Trong giao tiếp nét mặt biểu lộ thái độ, cảm xúc của con người

+ Nụ cười: Trong giao tiếp người ta có thể dùng nụ cười để biểu lộ tình cảm, thái độ của mình

+ Ánh mắt: Trong giao tiếp ánh mắt đóng vai trò “đồng bộ hóa” câu chuyện, biểu lộ sự chú ý, tôn trọng, sự đồng cảm hay là phản đối.

+ Ánh mắt: Trong giao tiếp ánh mắt đóng vai trò “đồng bộ hóa” câu chuyện, biểu lộ sự chú ý, tôn trọng, sự đồng cảm hay là phản đối.

Người thực tế có óc thực tế thường có cái nhìn lạnh lùng

Người ngay thẳng nhân hậu có cái nhìn thẳng và trực diện

Người nham hiểm, đa nghi có cái nhìn xoi mói, lục lọi,…

+ Các cử chỉ:

Gồm các chuyển động của đầu: Gật, lắc,…

Của bàn tay: Vẫy, chào, khua tay, từ chối,…

Của bàn tay:

Các ngón tay chụm lại thành hình tháp chuông chống dưới cằm: Chứng tỏ sự nghi ngờ

Đưa tay lên mũi: Biểu lộ sự sợ hãi

Đưa tay lên môi: Chứng tỏ sự xấu hổ

Khi ngồi mà hai bàn tay để lơ lửng giữa hai chân chứng tỏ đang thất vọng.

Vị trí của đôi bàn chân khi đứng hay khi ngồi:

Nếu đôi bàn chân hướng vào nhau: Tức là hai người không muốn sự tham gia của người thứ ba

Khi đôi bàn chân đặt chếch nhau, hay hơn nữa có một bàn chân hướng về phía bạn, thì bạn hãy tự tin rằng mình đã được chấp nhận tham gia câu chuyện

Khi đang nói chuyện với bạn mà hai bàn chân của đối tượng quay về phía cửa, thì chứng tỏ người đó đang rất vội muốn đi.

+ Tư thế:

Tư thế ngồi thoải mái, đầu hơi ngả về phía sau là tư thế của bề trên, của lãnh đạo

Tư thế ngồi hơi cúi đầu về phía trước tựa hồ lắng nghe là tư thế của cấp dưới

Tư thế có vai trò biểu cảm, có thể nhìn thấy qua tư thế trạng thái tinh thần thoải mái hay căng thẳng.

+ Không gian giao tiếp:

Cũng là một phương tiện để bộc lộ mối quan hệ, tình cảm giữa các bên với nhau

Về cơ bản chúng ta thướng xích lại gần những người mà chúng ta thích và tin tưởng, nhưng lại tránh xa những người chúng ta sợ hoặc không có cảm tình

Thông thường người ta chia thành 4 vùng xung quanh mỗi cá nhân:

Thông thường người ta chia thành 4 vùng xung

quanh mỗi cá nhân:

Vùng mật thiết (0 - 0,5 m):

Vùng này chỉ tồn tại khi có mối quan hệ thân

tình với người khác hoặc khi hai người đang đánh

nhau Lúc này xúc giác và khứu giác là phương

tiện truyền thông quan trọng Lời nói có thể chỉ thì

Thầm

Vùng riêng tư 0,5 - 1,5 m):

Hai người rất quen nhau đến mức thấy thoải

mái, mặc dù họ chưa đến mức mật thiết.

Vùng xã giao (1,5 - 3,5 m):

Đây là vùng tiến hành phần lớn các hoạt động kinh

doanh, vì nó hợp với mối quan hệ riêng tư Ví dụ

giao tiếp giữa người bán hàng với khách hàng, các

sếp cũng giữ khoảng cách này khi nói chuyện với

nhân viên

Vùng công cộng ( >3,5 m):

Là phạm vi tiếp xúc với những người xa lạ vì mục

đích công việc, là phạm vi được các chính khách

nhà nước ưa thích.

10 mẹo giúp chúng ta truyền đạt thông tin hiệu quả

1 Nghĩ trước khi nói

2 Sắp xếp trật tự những ý muốn trình bày

3 Sử dụng kinh nghiệm

4 Nắm bắt xúc cảm của người đối thoại

5 Nắm rõ mối quan tâm của người đối thoại

6 Cùng chia sẻ mối quan tâm

7 Nói bằng ngôn ngữ của người đối thoại

8 Hiểu phản ứng của người đối thoại

9 Tập trung khi nói cũng như lắng nghe

10 Chăm chú lắng nghe.

Câu hỏi ôn tập và thảo luận

1 Những yếu tố nào cản trở truyền thông giữa các cá

nhân? Từ đó anh (chị) nên rèn luyện những phẩm chất gì

để truyền thông có hiệu quả?

2 Phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến truyền thông

trong tổ chức? Từ đó anh (chị) có những biện pháp nào để hoàn thiện nó?

3 Phân tích các phương tiện giao tiếp Việc sử dụng đúng phương tiện giao tiếp có lợi như thế nào cho việc tạo ra mối quan hệ?.