Phần mềm quản lý cửa hàng Care Mart số 1 An Dương - Tây Hồ - Hà Nội

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của cửa hàng là bán buôn bán lẻ các mặt hàng dinh dưỡng giành cho trẻ nhỏ.. Tuy là một cửa hàng nhỏ nhưng hàng tháng, hàng quý của hàng vẫn làm các báo cáo t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG

BÀI TẬP LỚN

Đề tài: Phần mềm quản lý cửa hàng Care Mart

số 1 An Dương - Tây Hồ - Hà Nội

Hướng dẫn nghiệp vụ: chị Nguyễn Thị Hương Mobile: 0986085275

Thực hiện:

1 Phạm Văn Thỏa quyetanh17@gmail.com 20092603

Hà Nội, 9- 2011

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời kỳ hiện nay, khi mà nước ta đang từng bước hội nhập nền kinh tế thì các doanh nghiệp đóng một vai trò rất quan trọng - là xương sống trụ cột của nền kinh tế quốc dân Mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế Để nền kinh tế phát triển mạnh và bền vững đòi hỏi mỗi doanh nghiệp đếu phải tồn tại và phát triển bền vững Muốn vậy các doanh nghiệp cần phải làm tôt công tác quản trị như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra kiểm soát và đặc biệt hơn nữa là trong khâu bán hàng, làm sao để lượng hàng bán ra được nhiều nhất và đạt hiệu quả tốt nhất, mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệm Đó là các yêu cầu đặt ra đối với công tác bán hàng

Để làm được điều đó, doanh nghiệp phải nắm được những nhân tố ảnh hưởng, mức độ xu hướng tác động của từng nhân tố đến nghiệp vụ bán hàng Điều này chỉ thực hiện được trên cơ sở của việc phân tích nghiệp vụ bán hàng

Muốn kinh doanh đạt hiệu quả cao, lợi nhuận lớn thì doanh nghiệp phải có sự quản lý tốt, nhanh chóng nắm bắt nhu cầu thị trường, bố trí hợp lý công tác nhân sự, tiết kiệm chi phí kinh doanh, đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa, thu hồi vốn nhanh Cửa hàng Care Mart là một cửa hàng nhỏ kinh doanh các loại sản phẩm dinh dưỡng giành cho bé Vì quy mô còn nhỏ, doanh thu chưa cao nên việc tối thiểu hóa chi phí

là yêu cầu bức thiết của cửa hàng

Trên cở sở kiến thức được học và qua tìm hiểu, cùng với sự hướng dẫn của cô Nguyễn Kim Thoa, để hiểu biết thêm và làm quen với thực tế nhóm chúng em đã đến và tìm hiểu về nghiệp vụ bán hàng của cửa hàng Qua đó hoàn thành đề tài

“Phần mềm quản lý bán hàng cửa hàng Care Mart” Do kinh nghiệm thực tế chưa nhiều cũng như chưa có kinh nghiệm về viết một chương trình quản lý nên còn nhiều thiếu sót nhóm chúng em mong được sự góp ý của cô

CHƯƠNG I: MỞ ĐẦU

1 Chức năng và nhiệm vụ của cửa hàng.

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của cửa hàng là bán buôn bán lẻ các mặt hàng dinh dưỡng giành cho trẻ nhỏ Tuy là một cửa hàng nhỏ nhưng hàng tháng, hàng quý của hàng vẫn làm các báo cáo tháng và quý, qua đó dựa trên tình hình kinh doanh của cửa hàng để xây dựng kế hoạch kinh doanh và tài chính

• Quản lý và sử dụng vốn hợp lý, lập kế hoạch và thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh đảm bảo cho việc kinh doanh luôn có lãi, bảo toàn và không ngừng tăng trưởng vốn

• Quản lý, chăm sóc khách hàng tốt, tạo niềm tin cho khách hàng về cửa hàng,

“Khách hàng là thượng đế”, “Uy tín chất lượng sản phẩm được ưu tiên hàng đầu”… Có các đợt khuyến mại hấp dẫn nhưng vẫn phải đảm bảo có lãi cho cửa hàng để thu hút sức mua của người tiêu dùng

2 Cơ cấu tổ chức hoạt động của cửa hàng:

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức hoạt động của cửa hàng.

• Quản lý cửa hàng là người đứng đầu cửa hàng, chịu trách nhiệm về quản

lý và sử dụng vốn và hoạt động kinh doanh của cửa hàng cũng như việc

bố trí nhân sự trong cửa hàng

• Nhân viên bán hàng: là người phụ trách mảng bán hàng, cung cấp các dịch vụ và xúc tiến bán hàng, tổ chức tốt tiền hàng thông qua việc kiểm

kê hàng ngày Cùng mọi người phấn đấu hoàn thành kế hoạch được giao

• Nhân viên kế toán: có nhiệm vụ giúp Quản lý cửa hàng trong việc theo dõi tổng hợp và cân đối trên sổ sách các nguồn tiền và hàng giữa mua và bán để thấy được kết quả kinh doanh của cửa hàng.

• Nhân viên bảo vệ: tổ chức mạng lưới bảo vệ hàng hóa, cơ sở vật chất và

an ninh trật tự của cửa hàng

Để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch sản xuất kinh doanh của cửa hàng, các nhân viên phải thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình Tuy cùng trực thuộc cửa hàng nhưng các nhân viên đảm nhận những mảng của mình vẫn độc lập trong công việc, khi thực hiện nhiệm vụ các tổ của từng mảng phải lên phương án với cửa hàng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Quản lý cửa hàng.Căn cứ vào khả năng mua bán của cửa hàng, các nhân viên của cửa hàng phải tìm ra những nguồn hàng và chào bán những mặt hàng sao cho phải đem được lợi nhuận và uy tín cho cửa hàng

Mô hình tổ chức của cửa hàng tất cả đều dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Quản lý cửa hàng gián tiếp giảm gọn và tập trung để chỉ đạo mỗi bộ phận, trực tiếp lãnh đạo từng bộ phận độc lập, do đó tận dụng được hết năng lực của mỗi nhân viên, có thời gian nghiên cứu chiến lược hoạt động kinh doanh cho cửa hàng

3 Báo cáo khả thi

- Hệ điều hành: win XP, win Vista, win 7,…

- Cấu hình máy tính không cần quá cao

4 Phạm vi của project.

a) Chức năng.

Chức năng của phần mềm quản lý cửa hàng bao gồm:

o Xử lý đầu vào: Nhập kho, xuất kho

o Lập báo cáo: báo cáo hàng nhập, báo cáo tồn kho, hóa đơn, báo cáo doanh thu

b) Dữ liệu.

o Dữ liệu đầu vào: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

o Dữ liệu đầu ra: báo cáo nhập kho, xuất kho, tồn kho, báo cáo doanh thu, hóa đơn

o Máy tính chạy hệ điều hành WinXP/Vista/Window 7

o Bộ gõ tiếng Việt: các phiên bản Unikey hoặc Vietkey

o Phần mềm khác: Microsoft Office 2003 hoặc 2007

CHƯƠNG II – PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1 Sơ đồ chức năng.

Hình 2.1 Sơ đồ chức năng hệ thống quản lý cửa hàng.

2.2 Phân tích các yêu cầu về xử lý của hệ thống.

 Chức năng cơ bản của hệ thống quản lý là gì?

 Quá trình nhập dữ liệu đầu vào được thực hiện như thế nào?

 Ai là người thực hiện việc nhập các dữ liệu đầu vào?

 Yêu cầu được xem các mẫu biểu đầu vào và đầu ra của hệ thống

 Cách thức xử lý dữ liệu đầu vào của hệ thống là gì?

 Ý nghĩa của từng phần tử dữ liệu?

 Đầu ra của hệ thống là gì?

2.2.2 Kế hoạch làm việc của nhóm.

STT Pha gian thực hiệnKhoảng thời Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc

1 Tìm hiểu yêu cầu 1 tuần 6/9/2011 13/9/2011

2 Phân tích hệ thống 3 tuần 13/9/2011 4/10/2011

3 Thiết kế hệ thống 4 tuần 4/10/2011 2/11/2011

4 Triển khai, đánh giá 3 tuần 1/11/2011 22/11/2011

5 Kiểm thử 2 tuần 22/11/2011 6/12/2011

2.3 Phân tích yêu cầu về dữ liệu.

a) Dữ liệu đầu vào

 Phiếu nhập hàng

 Hóa đơn bán hàng

b) Dữ liệu đầu ra

o Phiếu nhập hàng (Hình 2.2)

o Báo cáo tồn kho (Hình 2.3)

o Hóa đơn bán hàng

Báo cáo nhập kho lập vào ngày …

Số liệu từ ngày………đến ngày………

STT Mã mặt hàng Tên mặt hàng lượngSố Đơn vị tính Đơn giá nhập Thành tiền

Tổng

Tổng tiền bằng chữ:……….

Hình 2.2 Phiếu nhập hàng.

STT Mã mặt hàng Tên mặt hàng ĐVT Số lượng tồn

Hình 2.3 Báo cáo tồn kho.

c) Phân tích “Phiếu nhập hàng”

STT Tên Ý nghĩa Giá trị ví Miền giá trị Tên hàm kiểm

MH001 Kiểu string Check_string

2 Tên mặt

hàng

Tên mặt hàng nhập

Pediasure,Dutchlady

Kiểu string Check_string

3 Đơn vị

tính

Đơn vị tính mặt hàng nhập

Hop, vi Kiểu string Check_string

4 Mã số

Phiếu

Mã số phiếu nhập hàng

NK001 Kiểu string Check_string

5 Thành

tiền

Số tiền từng loại mặt hàng

100.000 Kiểu số

nguyên dương không dấu

Check_number

6 Ngày lập

phiếu

Ngày lập phiếu nhập

Check_number

8 Số lượng Số lượng

từng loại hàng nhập

100 Kiểu số

nguyên dương không dấu

Tên hàm kiểm tra kiểu dữ liệu

1 Mã số

phiếu tồn

Mã số phiếu tồn kho

20/11/2011 Ngày

không lớn hơn ngày hiện tại

Check_date

3 Mã số

mặt hàng

Mã số mặt hàng tồn

Pediasure,Dutchlady

Kiểu string

Check_string

5 Đơn vị

tính

Đơn vị tính hàng tồn kho

26 Kiểu số

nguyên dương không dấu

1 Ngày lập Ngày lập hóa đơn bán 20/11/2011 Ngày không lớn Check_date

hóa đơn hàng hơn ngày hiện tại

2 Mã số hóa

đơn

Mã số hóa đơn bán hàng

HD001 Kiểu string Check_string

3 Mã số nhân

viên

Mã số nhân viên lập hóa đơn

NV01 Kiểu string Check_string

4 Họ tên NV Họ tên nhân viên lập

hóa đơn

Nguyen Thuy Linh

Kiểu string Check_name

5 Điện thoại

NV

Điện thoại NV lập hóa đơn

0973546434 Kiểu number Check_number

6 Mã số KH Mã số người mua KH01 Kiểu string Check_string

7 Họ tên KH Họ tên người mua

hàng

Nguyen Thi Lan

Kiểu string Check_name

Kiểu string Check_string

10 Địa chỉ KH Địa chỉ người mua 20b Tay Ho Kiểu string Check_string

11 Điện thoại

KH

Điện thoại người mua 043 336 245 Kiểu number Check_number

12 Số lượng Số lượng từng loại

200.000 Kiểu số nguyên

dương không dấu

Check_number

16 Tổng tiền Tổng tiền mua 1.000.000 Kiểu số nguyên

dương không dấu

Check_number

2.4 Phân tích yêu cầu về chức năng

2.4.1 Phân tích các chức năng

2.4.1.1 Quản lý danh mục

Trong phần quản lý danh mục, kế toán có thể chỉnh sửa, thêm bớt danh

mục hàng hóa cũng như danh mục nhà cung cấp

2.4.1.2 Quản lý việc nhập kho

Khi có hàng được nhập mới, nhân viên cần làm “Phiếu nhập kho” Yêu

cầu hóa đơn có đủ thông tin: số phiếu, chứng từ kèm theo

2.4.1.3 Tìm kiếm thông tin

Tìm kiếm thông tin giúp kế toán viên và người quản lý dễ dàng tìm kiếm:

- Theo ngày tháng: Trong ngày tháng xác định, công ty nhập xuất kho

những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu?

- Theo hàng hóa: Liệu xem trong kho có mặt hàng này không Nếu còn

thì còn bao nhiêu, ngày nhập,…

2.4.1.4 Báo cáo

Báo cáo giúp cho kế toán viên có những báo cáo chi tiết cho nhà quản lý,

gồm có:

- Báo cáo nhập kho (trong một khoảng thời gian nhất định)

- Báo cáo tồn kho

- Báo cáo doanh thu

- Hóa đơn bán hàng

2.4.2 Functional Diagram

Hình 2.5 Functional diagram

2.4.3 Data flow diagram

2.4.3.1 Context diagram

Hình 2.6 Context diagram

2.4.3.2 Other level Data Flow Diagram

Hình 2.7 Data flow diagram (High level)

Hình 2.8 Data flow diagram (function 1)

Hình 2.9 Data flow diagram (function 2)

Hình 2.10 Data flow diagram (function 3)

Hình 2.11 Data flow diagram (function 4)

Hình 2.12 Data flow diagram (function 5)

Hình 2.13 Data flow diagram (function 6)

Hình 2.13 Data flow diagram (function 7)

Chương III – PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU

3.1 Dữ liệu thông tin hóa đơn bán hàng

* Các phụ thuộc hàm

• Mã số hóa đơn → Ngày lập hóa đơn( HĐ)

→ Mã số khách hàng( KH) → Mã số nhân viên( NV) → Tổng tiền

2 Chuẩn hóa dữ liệu

Từ các phụ thuộc hàm ở trên ta đưa về dạng 1NF

* Chuẩn hóa 2NF từ bảng R1

- Bảng R2, R3, R4 đã ở dạng 2NF

- Bảng R3, R4 đã ở dạng 3NF

* Chuẩn hóa 3NF bảng R2

Ta có sơ đồ thực thể liên kết (Hóa đơn bán hàng)

3.2 Dữ liệu thông tin phiếu nhập kho

1 Xác định các phụ thuộc hàm của phiếu nhập kho

• Mã số phiếu nhập → Ngày lập phiếu nhập

→ Mã số nhân viên( NV)

→ Tổng tiền

• Mã số mặt hàng → Tên mặt hàng

→ Đơn vị tinh

• Mã số NV → Tên NV

→ Điện thoại NV

• ( Mã số phiếu nhập, Mã số mặt hàng) → Số lượng nhập

→ Đơn giá nhập → Thành tiền từng loạiVậy ta chọn khóa chính là QLCH ( Mã số HĐ, Mã số mặt hàng )

- Chuẩn hóa dữ liệu

Từ các phụ thuộc hàm ở trên ta đưa về dạng 1NF

- Chuẩn hóa 2NF từ bảng R1

- Bảng R2, R3, R4 đã được chuẩn hóa về dạng 2NF

- Bảng R3, R4 đã ở dạng 3NF

- Chuẩn hóa 3NF bảng R2

- Sơ đồ thực thể liên kết (Phiếu nhập hàng)

3.3 Dữ liệu thông tin phiếu tồn kho

• Mã số phiếu tồn→ Ngày lập phiếu tồn

Vậy ta chọn khóa chính là QLCH ( Mã số phiếu tồn, Mã số mặt hàng )

- Chuẩn hóa dữ liệu

Từ các phụ thuộc hàm ở trên ta đưa về dạng 1NF

- Chuẩn hóa 2NF bảng R1

Các bảng R3, R4 đã ở dạng 3NF.

- Chuẩn hóa 3NF bảng R2

- Sơ đồ thực thể liên kết ERD (Phiếu tồn kho)

- Sơ đồ thực thể liên kết toàn hệ thống

3.4 Thiết kế giao diện

Giao diện bắt đầu chạy phần mềm

Hình 3.4.1 Giao diện chính của phần mềm

Trong giao diện này có chứa các mục để chọn: VD chọn Quản lý mặt hàng

3.4.2a Giao diện quản lý mặt hàng

3.4.2b Giao diện quản lý mặt hàng

Giao diện Quản lý hóa đơn

3.4.3a Giao diện quản lý hóa đơn

3.4.3b Giao diện quản lý hóa đơn

Giao diện quản lý phiếu nhập

3.4.4 Giao diện quản lý phiếu nhập

CH ƯƠ NG IV - K T LU N Ế Ậ

Sau một kì học với rất nhiều nỗ lực chúng em đã hoàn thành những mục tiêu

cơ bản cho phần mềm Quản lý cửa hàng Caremart Mặc dù có nhiều sai sót song chúng em tin tưởng từ phần mềm đầu tay này chúng em có thể thiết kế những phần mềm tốt hơn trong tương lai

Qua đây nhóm chúng em cũng cám ơn Giảng Viên Nguyễn Kim Thoa đã tận tình chỉ bảo cho chúng em