hướng dẫn sử dụng thống số hóa dữ liệu quảng ninh

Hệ thống có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu dạng: hồ sơ, công văn, văn bản và hỗ trợ khai thác hiệu quả các tài liệu trên Đối tượng sử dụng Hệ thống được sử dụng cho các cơ quan, sở, ban ngà

HƯỚ NG DẪ N SƯ DU NG HỆ THỐ NG SỐ

HỐ Ẫ DƯ LIỆ U QUẪ NG NINH

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG:

Giới thiệu chung

Hệ thống số hóa dữ liệu quảng ninh được quản trị chính bởi Trung Tâm Thông Tin – Sở Thông tin truyền thông Quảng Ninh Hệ thống có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu dạng: hồ sơ, công văn, văn bản và hỗ trợ khai thác hiệu quả các tài liệu trên

Đối tượng sử dụng

Hệ thống được sử dụng cho các cơ quan, sở, ban ngành trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh Đối tượng sử dụng được phân thành 2 loại: Quản trị viên và Người sử dụng Hướng dẫn sử dụng này có mục đích hướng dẫn một cách đơn giản, nhanh chóng nhất tới 2 đối tượng sử dụng nêu trên

Hình 2: Kho tài liệu hiện ra sau khi đăng nhập Các thành phần, chức năng chính của hệ thống

Hệ thống dành cho người dùng bao gồm các phần sau:

- Kho tài liệu

2 Tìm kiếm

1 Menu chính

3 Thanh công cụ

4 Thanh

công cụ trái

5 Duyệt kho tài liệu

Thao tác với thư mục

Tạo thư mục

Bước 1: Click vào mục “Thư mục mới” như trên hình

Hình 3: Chọn "Tạo thư mục"

- Bước 2: Nhập thông tin thư mục

Hình 4: Người dùng nhập các trường thông tin sau đó chọn “Lưu”

- Bước 3: Kết quả thư mục được tạo thành công

Hình 5: Kết quả sau khi tạo thư mục

Sửa thuộc tính thư mục

- Bước 1:

Hình 6: Di chuyển chuột đến thư mục cần sửa, sau đó chọn mục "Chỉnh sửa thuộc tính" trong menu bên phải

- Bước 3:

Hình 13: Màn hình hiện lên thông báo sau khi sao chép thành công

Thao tác với tài liệu

Tải tài liệu lên

- Bước 1:

Hình 14: Truy cập vào thư mục muốn tải tài liệu lên, sau đó chọn "Tải lên"

- Bước 4:

Hình 17: Chờ đến khi tiến trình tải tài liệu lên kết thúc, chọn “Hủy bỏ” nếu muốn hủy tiến trình tải lên

Xem trước tài liệu:

- Bước 1:

Hình 18: Di chuyển chuột đến tài liệu muốn xem, sau đó click chọn vào tên hoặc biểu tượng tài liệu

- Cách 2:

-

Hình 21: Trong màn hình xem trước tài liệu, chọn "Chỉnh sửa thuộc tính"

Thay đổi kiểu của tài liệu

- Bước 1: Để thay đổi kiểu của tài liệu, trong màn hình xem trước tài liệu, chọn “Thay đổi loại”:

Hình 22: Chọn thay đổi loại trong màn hình xem tài liệu

- Bước 2: Chọn loan tài liệu

Hình 23: Trong màn hình chọn loại, chọn loại muốn áp dụng cho tài liệu từ danh sách

- Bước 3:

Hình 24: Chọn loại là Hồ sơ hoặc Công văn, sau đó chọn đồng ý

Sau khi thay đổi loại, các thuộc tính của tài liệu cũng thay đổi:

Thuộc tính trước khi thay đổi loại Thuộc tính sau chi chọn là loại Công văn

Xóa tài liệu

(Thực hiện như xóa thư mục)

Chia sẻ tài liệu

Hình 25: Để chia sẻ tài liệu, click vào biểu tượng "Chia sẻ"

Bàn làm việc

Tùy biến bàn làm việc

- Bước 2:

Hình 32: Sau đó thả chuột để xóa tiện ích, sau đó chọn “Đồng ý” để hoàn tất

Thống kê tài liệu cho cá nhân

Hệ thống hỗ trợ 3 kiểu thống kê tài liệu cho cá nhân chính gồm:

- Phân loại tài liệu cá nhân:

Hình 33: phân loan tài liệu cá nhân

- Thống kê “Phân quyền thư mục cá nhân”:

Hình 34: Tiện ích thống kê phân quyền trên thư mục cá nhân

- Thống kê “Tài liệu chia sẻ”:

Hình 35: Tiện ích thống kê tài liệu chia sẻ

DÀNH CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ

Mặc định, các menu dành cho quản trị chỉ hiển thị khi người dùng có quyền quản trị

Hình 36: Các menu dành cho quản trị Thao tác với nhóm người dùng

Tạo nhóm người dùng

- Bước 1:

Hình 37: Click chọn menu "Thêm"

- Bước 2:

Hình 38: Chọn "Nhóm"

- Bước 3:

Hình 39: chọn "Duyệt"

Thêm người dùng/nhóm con vào nhóm

Thêm người dùng

- Bước 3:

Hình 50: nhập các trường phù hợp, sau đó chọn "Tạo người dùng" để hoàn tất hoặc "Tạo nhiều" để tiếp tục tạo

người dùng khác

- Bước 3:

Hình 53: từ màn hình, chọn các nút tương ứng để sửa/xóa người dùng Thao tác phân quyền thư mục, tài liệu

Hệ thống phân quyền trên phần mềm số hóa được áp dụng đến mức file/thư mục và cho các đối tượng

là người dùng hoặc nhóm người dùng

Trên phần mềm, có hai loan quyền gồm:

- Quyền thừa kế: là quyền mà thư mục/file có được từ thư mục cha

- Quyền cục bộ: là quyền thiết lập riêng cho thư mục/file

Quyền của file hay thư mục được xác định bởi tổng hợp quyền của quyền thừa kế và quyền cục bộ

Các bước phân quyền thực hiện như sau:

Sửa người dùng

Xóa người dùng