ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THU THUỶ ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
TRẦN THU THUỶ
ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI TRUNG TÂM THÔNG
TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
Chuyên ngành: Khoa học thư viện
Mã số: 60 32 20
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN
Hà Nội – 2012
Trang 2Công trình được hoàn thành tại: Thư viện trường Đại học Hà Nội
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đoàn Phan Tân
Phản biện 1: PGS.TS Trần Thị Quý
Phản biện 2: PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt
Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ họp tại: Khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội
…… giờ…… ngày…… tháng…… năm……
Có thể tìm luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội
- Trung tâm Thư viện - Trường ĐHKHXH&NV – ĐHQG Hà Nội
Trang 31.2 Quá trình triển khai ứng dụng phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol tại
1.2.3 Quá trình triển khai ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 tại Thư viện
1.2.4 Nâng cấp ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội 8
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI 10
2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện
Trang 42.2.7 Thực trạng ứng dụng phân hệ Sưu tập số 12
2.3 Đánh giá hiệu quả ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Thư viện
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ
VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 15
3.2 Cùng với nhà cung cấp tiếp tục hoàn thiện phần mềm Libol 6.0 15
- Thiết kế hệ thống báo cáo, thống kê phù hợp với tình hình hoạt động thực tế tại Thư viện.
15
- Lập kế hoạch sát sao và ưu tiên đầu tư cho việc thu thập, xử lý và số hoá nguồn tin cơ
- Trong việc lựa chọn tài liệu để số hoá, Thư viện phải ưu tiên các tài liệu đặc thù của thư
viện, các tài liệu duy nhất và có giá trị lâu dài để trao đổi 15 3.4 Tăng cường phát triển đội ngũ cán bộ thông tin - thư viện có tính chuyên nghiệp
Trang 5MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
- Quá trình tin học hoá thư viện ngày càng phát triển mạnh
- Quản lý thư viện theo phương thức truyền thống có rất nhiều hạn chế: tốn kém, mất thời gian,hiệu quả đạt được lại không cao
- Nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu, mặt tồn tại, đưa ra nhữnggiải pháp nhằm nâng cao chất lượng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Thư việntrường Đại học Hà Nội
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0
tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệuquả ứng dụng phần mềm này trong hoạt động thông tin – thư viện tại trường Đại học Hà Nội
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài
- Khảo sát, phân tích thực trạng và kết quả triển khai ứng dụng Libol 6.0 tại Trung tâm Thôngtin – Thư viện trường Đại học Hà Nội
- Đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất những giải pháp khắc phục nhược điểm nhằmnâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học HàNội
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 được sử dụng tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội
Phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp
Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội từ năm 2003 đến nay
5. Phương pháp nghiên cứu
Trang 6- Thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu.
- Quan sát khoa học
- Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp
6. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài
7. Nội dung luận văn
Ngoài phần mở đầu, mục lục, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn chia làm 3chương:
Chương 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội với quá trình triển khai
ứng dụng phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol
Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm Hệ quản trị trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội
Trang 7NỘI DUNG CHƯƠNG 1 : THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI VỚI QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG
HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL
1.1 Khái quát về Thư viện trường Đại học Hà Nội
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện
Thư viện trường Đại học Hà Nội có nhiệm vụ thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cầnthiết, tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động Tổ chức cơ sở hạtầng thông tin Phục vụ thông tin tư liệu cho bạn đọc là cán bộ, giảng viên, sinh viên trong công tácgiảng dạy, nghiên cứu và học tập Hướng dẫn giúp người dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai tháccác nguồn tin trên mạng
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Thư viện hiện tại được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộphận, bao gồm:
- Ban Giám đốc
- Bộ phận phục vụ thông tin thư viện
- Bộ phận phục vụ thông tin điện tử và nghiệp vụ kỹ thuật
- Bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin (Information Desk).
- Bộ phận An ninh giám sát và Môi trường (Security & Cleaning Section).
1.1.4 Đặc điểm vốn tài liệu
Bao gồm tài liệu dạng sách và tài liệu điện tử
Tài liệu dạng sách: Tổng số bản ấn phẩm là 28532, Tổng số đầu ấn phẩm là 18242
Tài liệu điện tử: Tổng số biểu ghi là 67857
Trang 8Ngoài ra, Thư viện còn mua CSDL ProQuest từ Consortium.
1.1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Qua khảo sát thực tế có thể chia nhóm đối tượng NDT tại Trường Đại học Hà Nội làm 3 nhómchính sau:
Nhóm 1: Người dùng tin là cán bộ quản lý
Nhóm 2: Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
Nhóm 3: Người dùng tin là sinh viên, học viên cao học
Đặc điểm nhu cầu tin:
Nhóm 1: Người dùng tin là cán bộ quản lý:
+ Cần thông tin chung về các vấn đề như nguồn nhân lực, nguồn tài chính, mối quan hợp tácvới bên ngoài, các thành tựu đạt được trong nghiên cứu khoa học, thông tin về cơ cấu tổ chức…
+ Thông tin cung cấp cần đảm bảo tính chính xác, logic
+ Đảm bảo tính kịp thời của thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định của họ
Nhóm 2: Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
+ Nhu cầu tin mang tính tổng hợp và chuyên sâu
+ Nhu cầu tin mang tính logic: Thông tin họ cần là thông tin đầy đủ, ngắn gọn, chính xác và cótính hệ thống, logic
+ Thông tin cung cấp cho họ phải đảm bảo tính giá trị khoa học
+ Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu nhưng chủ yếu là tài liệu điện tử.Nhóm 3: Người dùng tin là sinh viên, học viên cao học
+ Thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, đặc biệt là tài liệu liên quan đến chuyênngành học của họ Ngoài ra, các thông tin phục vụ nhu cầu giải trí cũng được họ quan tâm nhiều
+ Nhu cầu tin rộng, thông tin không cần chuyên sâu nhưng phải đầy đủ
+ Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhưng chủ yếu dưới dạng tàiliệu in ấn
1.2 Quá trình triển khai ứng dụng phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol tại Thư viện Đại học Hà Nội
1.2.1 Khái niệm Hệ quản trị thư viện tích hợp
Hệ quản trị thư viện tích hợp có thể hiểu là phần mềm có khả năng thực hiện toàn diện các
chức năng quản lý của thư viện, bao gồm: theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tự
Trang 9động hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thư mục vớicác đơn vị khác.
1.2.2 Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol
Libol ( Library OnLine) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số được Công tyCông nghệ tin học Tinh Vân phát triển từ năm 1997
Các tính năng nổi bật của phần mềm Libol 6.0:
- Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD
- Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, hỗ trợ đề mụcchủ đề (subject headings)
- Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709
- Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thứcZ39.50 và OAI-PMH
- Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161
- Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID
- Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2
- Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc
- Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như TCVN, VNI, TCVN 6909
- Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số
- Xuất bản các CSDL hoặc thư mục trên đĩa CD
- Tìm kiếm toàn văn
1.2.3 Quá trình triển khai ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 tại Thư viện Đại học Hà Nội
Năm 2003, Thư viện đã ứng dụng và triển khai phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol5.5 để nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện
Việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Thư viện Đại học Hà Nội đã có những thuận lợi đáng
kể nhưng cũng không thể không có những khó khăn phức tạp Phần mềm được phát triển do công tyTinh Vân cung cấp hỗ trợ, nó ra đời năm 1997 nhưng đến tận năm 2001 mới được đưa vào ứng dụngrộng rãi Trong quá trình triển khai ứng dụng tại các đơn vị, phần mềm Libol bộc lộ một số hạn chế(bên cạnh những tính năng rất thông dụng còn có những tính năng không cần thiết) nên phần mềm này
đã được chỉnh sửa trên từng phân hệ Đó cũng chính là lý do, từ tháng 1 năm 2011 Thư viện trường
Trang 10Đại học Hà Nội tiến hành nâng cấp phần mềm Libol 5.5 lên phiên bản Libol 6.0 với giao diện thânthiện và tính năng phù hợp hơn với yêu cầu đặt ra của Thư viện.
1.2.4 Nâng cấp ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội
Libol 6.0 bổ sung thêm nhiều tiện ích mới và đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra của Thư viện Với Thư viện Đại học Hà Nội khi nâng cấp lên phiên bản Libol 6.0 đã thu được những kết quảnhất định Tính đến nay, Thư viện đã xây dựng được 5 CSDL bao gồm:
- CSDL sách gồm các biểu ghi về các tài liệu dạng sách với 53423 biểu ghi Đây là CSDL lớnnhất của Thư viện
- CSDL các loại băng từ gồm 349 biểu ghi
- CSDL báo/ tạp chí gồm 7546 biểu ghi về các loại báo/ tạp chí được lưu giữ tại Thư viện
- CSDL luận văn/ luận án gồm 637 biểu ghi về các tài liệu luận văn, luận án được bảo vệ tạitrường hiện đang lưu giữ tại Thư viện
- CSDL bài trích điện tử gồm 5902 biểu ghi về các tài liệu là các bài trích điện tử
Trang 11CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Đại học Hà Nội
2.1.1 Nguồn nhân lực
Hiện nay, tổng số cán bộ của Thư viện là 21 người, trong đó 4 người có trình độ thạc sĩ, 12người có trình độ đại học, 4 người trình độ cao đẳng Có thể thấy, trình độ nguồn nhân lực tại Thư việntương đối cao, cán bộ trình độ đại học và trên đại học chiếm 80%
Với nguồn nhân lực này Thư viện hoàn toàn có khả năng xây dựng và phát triển thư viện theohướng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của một thư viện điện tử
2.1.2 Cở sở hạ tầng công nghệ thông tin
Hệ thống máy tính hiện nay Thư viện có khoảng hơn 200 máy, trong đó có 5 máy chủ và 200máy trạm
Cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại là điều kiện thuận lợi để người dùng tin của Thư việnkhai thác, sử dụng các nguồn tin nhanh chóng, thuận tiện và có hiệu quả
2.1.3 Nguồn tin điện tử
Nguồn tin miễn phí: đó là các nguồn tin trên mạng do các cơ quan thuộc chính phủ hay các cơ
quan lợi nhuận xuất bản cung cấp
Nguồn tin ngoại sinh: Đây là nguồn có giá trị thông tin cao, độ chính xác tin cậy Năm 2009,
Thư viện trường Đại học Hà Nội đã mua CSDL toàn văn Proquest Central
Nguồn tin nội sinh: Bên cạnh việc tổ chức và phát triển nguồn tin nội sinh thông qua việc củng
cố, tăng cường công tác thu thập, lưu giữ, xử lý và phổ biến thông tin, Thư viện cũng đã tiến hành sốhoá tài liệu đưa vào nguồn tài nguyên
Để tạo điều kiện cho người dùng tin có thể truy cập các nguồn tin từ mọi lúc, mọi nơi Thưviện đã đưa toàn bộ nguồn tin điện tử trên website của Thư viện Người dùng có thể tìm kiếm và khaithác nhiều nguồn thông tin qua địa chỉ: http://lic.hanu.vn
Trang 122.2 Thực trạng ứng dụng các phân hệ của Libol 6.0
- Tiêu chí thống kê chưa phù hợp
- In mã vạch theo khoảng ĐKCB nhiều hơn 10 chữ số thì chương trình bị lỗi
- Cán bộ thư viện không chủ động được công việc phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phầnmềm
2.2.2 Thực trạng ứng dụng phân hệ Biên mục
Nhận xét:
Ưu điểm : Công tác biên mục đã được chuẩn hoá về nội dung và hình thức.
Nhược điểm:
- Không cho phép nhập mã ISBD 13 chữ số
- Báo cáo biểu ghi không chính xác
2.2.3 Thực trạng ứng dụng phân hệ Lưu thông tài liệu
Để hỗ trợ cho công tác ghi mượn, Thư viện sử dụng công nghệ mã vạch tích hợp với Libol.Toàn bộ thông tin về mượn trả tài liệu của bạn đọc được định danh thông qua mã vạch, kết hợp vớiphần mềm quản lý thư viện, cán bộ thư viện không phải làm thủ công ghi lại thông tin mượn của bạnđọc
Nhận xét :
Ưu điểm: Tự động hoá quá trình lưu thông tài liệu.
Nhược điểm:
- Các báo cáo đầu ra đang theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm
- Một số chức năng vẫn chưa đáp ứng được với yêu cầu hoạt động thực tế của Thư viện nhưchức năng Thống kê, chức năng đặt hạn ngạch cho mượn theo loại bạn đọc
2.2.4 Thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý bạn đọc
Trang 13Phân hệ Quản lý bạn đọc tạo ra những tính năng thông dụng giúp cán bộ Thư viện có thể
quản lý bạn đọc ngày chất lượng hơn và thuận tiện trong việc ứng dụng phần mềm Libol Tính đến naythư viện đã cấp 12.491 thẻ thư viện cho bạn đọc
Nhận xét:
Ưu điểm:
Phân hệ cho phép tìm kiếm bạn đọc một cách nhanh và chính xác Đồng thời, việc in và cấpthẻ cho bạn đọc cũng rất tiện lợi, mẫu thẻ đẹp và tích hợp với mã vạch Thẻ tích hợp với mã vạch này
sẽ được sử dụng để mượn trả tài liệu trong thư viện
Nhược điểm : Trong quá trình sử dụng một số chức năng của phân hệ bị lỗi, không hoạt động
được như chức năng chính sách mượn trả đối với từng nhóm riêng biệt, gia hạn thẻ theo nhóm.
2.2.5 Thực trạng ứng dụng phân hệ Tra cứu trực tuyến OPAC
Phân hệ tra cứu OPAC của Thư viện Đại học Hà Nội hỗ trợ bạn đọc tìm kiếm thông tin thưmục về các ấn phẩm được lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu của thư viện Xác định vị trí của tài liệu trongcác kho sách, biết loại tài liệu đó được mượn về nhà hay đọc tại chỗ…
Nhận xét :
Ưu điểm: Phân hệ OPAC cung cấp cho người dùng tin nhiều dịch vụ tiện ích như truy cứu tìm
tin theo nhiều phương thức khác nhau, truy nhập thông tin theo từ điển từ chuẩn, tra cứu liên thư việntheo chuẩn Z39.50, đăng ký mượn tài liệu qua mạng
Nhược điểm:
- Chức năng từ điển chưa sử dụng được
- Chức năng Tìm tin theo từ khoá và nhan đề đôi khi cho kết quả không chính xác
2.2.6 Thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý ấn phẩm định kỳ
Nhận xét:
Ưu điểm: Phân hệ ấn phẩm định kỳ giúp Thư viện theo dõi, quản lý các số xuất bản của của ấn
phẩm được cập nhật vào Thư viện một cách chặt chẽ và thuận tiện
Nhược điểm: - Phần mềm không cho phép kết nối mục lục của tạp chí (tạp chí online) thông
qua trang web của các nhà xuất bản mà phải nhập lại dữ liệu mục lục rất mất thời gian
- Khi thống kê theo tiêu chí “những ÂPĐK thiếu trong khoảng thời gian” không chính xác
2.2.7 Thực trạng ứng dụng phân hệ Sưu tập số
Việc số hoá tài liệu bắt đầu được tiến hành từ năm 2009 Tính đến nay Thư viện đã tạo lậpđược 5 bộ sưu tập số bao gồm:
Trang 14- Bộ sưu tập số các bài trích điện tử.
- Bộ sưu tập số luận văn - luận án
- Khả năng lưu giữ các file điện tử với số lượng lớn
- Phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả
Nhược điểm :
- Bộ sưu tập những file có dung lượng hơn 60MB thì không chạy được
- Một số chức năng của phân hệ chưa được khai thác sử dụng như: kế toán, đặt mua tài liệuđiện tử…
2.3 Đánh giá hiệu quả ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội.
2.3.1 Những kết quả đạt được
Trong công tác bổ sung tài liệu: Năm 2010 đã tiến hành nhập tài liệu vào chức năng bổ sung
đơn nhận được 1331 đầu ấn phẩm Đến năm 2011 số tài liệu được nhập vào là 5054 đầu ấn phẩm Từđầu năm 2012 đến nay Thư viện đã nhập được 1778 đầu ấn phẩm
Trong công tác biên mục: Tính đến nay Thư viện đã xây dựng được :
- CSDL sách: 20924 Biểu ghi
- CSDL báo, tạp chí: 1024 Biểu ghi
- CSDL luận án, luận văn: 286 Biểu ghi
Công tác quản lý bạn đọc và lưu thông tài liệu: Thư viện triển khai ứng dụng phần mềm cho
việc làm thẻ đọc cho sinh viên và học viên và cán bộ trong trường được quản lý theo hệ thống mã vạchđược ký hiệu theo từng số riêng Tính đến nay Thư viện đã làm thẻ cho 12550 bạn đọc
2.3.2 Những hạn chế
Về phần mềm:
- Phần mềm không cung cấp tính năng hỗ trợ xây dựng các bảng tra phụ trợ cho quá trình biên