kế toán nguyên vật liệu tồn kho ở Công ty cổ phần phát triển xây dựng D&C

C.Trình tự hạch toán: * Trường hợp mua và nhập trong tháng hàng và hóa đơn cùng về Căn cứ vào hóa đơn biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi tăng bên nợ của các tài khoản 152 –

“kế toán nguyên vật liệu tồn kho ở Công ty cổ phần phát triển xây dựng D&C

”

CHƯƠNG I:

TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sảnphẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn,kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất (thi công) còn các điều kiện khácđều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựnglàm cho công tác quản lý, sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ phức tạp vì chịu ảnhhưởng lớn của môi trường bên ngoài nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điềukiện thi công thực tế Quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố khách quan của mọinền sản xuất xã hội

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nềnkinh tế quốc dân, hàng năm tổng kinh phí ngân sách chi lĩnh vực này chiếm tới 80%vốn đầu tư của cả nước

Sản phẩm của ngành xây dựng không chỉ đơn thuần là những công trình có giá trịlớn, thời gian sử dụng lâu dài có ý nghĩa quan trọng về mặt kinh tế mà còn là nhữngcông trình có tính thẩm mỹ cao thể hiện phong cách, lối sống của dân tộc đồng thời có

ý nghĩa quan trọng về văn hóa xã hội

Trong bối cảnh nước ta hiện nay đang thực hiện bước chuyển đổi kinh tế dẫn tớikhối lượng công việc của ngành xây dựng cơ bản tăng Vấn đề đặt ra là làm sao đểquản lý và sử dụng vốn một cách có hiệu quả, khắc phục tình trạng lãng phí, thất thoátvốn,muốn được như vậy từng doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ ngay từ khâu mua

và sử dụng nguyên vật liệu.Tại công ty cổ phần phát triển xây dựng D & C vấn đềquản lý và sử dụng nguyên vật liệu đang là vấn đề nóng bong chính vì vậy hạch toán

kế toán nguyên vật liệu tồn kho là một phần cơ bản của công tác kế toán, lại càng có ýnghĩa đối với doanh nghiệp xây lắp nói riêng và xã hội nói chung

Chính vì vậy hạch toán nguyên vật liệu tồn kho phải được tổ chức tốt để giúpdoanh nghiệp thường xuyên theo dõi, nắm bắt tình hình xuất nhập nguyên vật liệu về

số lượng và giá trị Hạch toán nguyên vật liệu tồn kho là trợ thủ đắc lực cho giám đốcđưa ra quyết định hợp lý phân bổ và sử dụng nguyên vật liệu, đáp ứng kịp thời chotừng công trình giúp mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp

Công ty cổ phần phát triển xây dựng D&C ” làm đề tài chuyên đề thực tập tốt nghiệp

của mình

1.3 CÁC MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.3.1 Mục tiêu nghiên cứu cho doanh nghiệp

Mục tiêu lý luận : Đi sâu tìm hiểu rõ hơn một số vấn đề về kế toán nguyên vậtliệu tồn kho tại công ty

Mục tiêu thực tiễn:

- Làm rõ thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tồn kho của Công ty

- Đóng góp một số ý kiến chủ quan của bản thân nhằm thiện hơn nữa công tác kếtoán nguyên vật liệu tồn kho của các Công ty mà cụ thể là công tác kế toán nguyên vậtliệu tồn kho của Công ty cổ phần phát triển xây dựng D&C

1.3.2 Mục tiêu nghiên cứu cho bản thân

Thông qua việc nghiên cứu tình hình và thực trạng kế toán nguyên vật liệu tồnkho tại công ty mục tiêu nghiên cứu làm rõ và hiểu hơn giữa lý luận và thực tiễn, giúpcho bản thân có thêm hiểu biết về thực tế

Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào mộtchu kỳ sản xuất nhất định, NVL bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vậtchất ban đầu mà giá trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất vàgiá thành sản phẩm mới làm ra

1.5.1.2 Nguyên vật liệu tồn kho

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động, thường xuyênbiến động Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp sảnxuất phải thường xuyên mua NVL và xuất dùng cho sản xuất Mỗi loại sản phẩm sản xuấtđược sử dụng từ nhiều thứ, nhiều loại vật liệu khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn vàgiá cả của vật liệu thường xuyên biến động trên thị trường Bởi vậy để tăng cường công tácquản lý, vật liệu phải được theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử

dụng tới khâu dự trữ Nguyên vật liệu tồn kho là những loại nguyên vật liệu mua vào nhậpkho xuất dùng nhưng chưa sử dụng hết hoặc để dự trữ nhằm vào mục đích sử dụng khác.

1.5.2 Kế toán nguyên vật liệu theo quyết định số 48/2006 QĐ - BTC

1.5.2.1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tồn kho

A Chứng từ sử dụng:

Chứng từ thường được sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu thường bao gồm:Hóa đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp ), hóa đơn thuế giá trị giatăng (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ), phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêmvận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho tùy theo nội dung

và nghiệp vụ cụ thể

B.Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 152- nguyên vật liệu: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có,tình hình tăng giảm của nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết từng loại,nhóm tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ

(mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…)

Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong

kỳ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt….)

Dư (nợ): Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

Thủ tục: Căn cứ vào giấy báo cáo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng vềđến nơi có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả về số lượng, chấtlượng quy cách… Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả kiểm nhận thực tế ghi vào “ Biênbản kiểm nhận vật tư” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu xuất kho” vật tư trên cơ

sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho

sẽ ghi sổ vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghisổ.Trường hợp phát hiện thừa, thiếu sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cungứng biết cùng người giao lập biên bản

C.Trình tự hạch toán:

* Trường hợp mua và nhập trong tháng( hàng và hóa đơn cùng về)

Căn cứ vào hóa đơn biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi tăng bên

nợ của các tài khoản 152 – Giá thực tế nguyên vật liệu(chi tiết từng loại),133- ThuếGTGT được khấu trừ, đồng thời ghi tăng bên có tài khoản 111,112,331…Tổng giáthanh toán và loại tiền phải trả

- Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn: về nguyên tắc khi phát hiện thừa, đơn vị

phải làm văn bản báo cho bên liên quan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi như sau:Nếu nhập kho toàn bộ kế toán ghi tăng bên nợ cho các tài khoản 152 (chi tiếtnguyên vật liệu) - giá mua chưa có thuế GTGT TK 133 (1331) - thuế giá trị gia tăng

tính theo số hóa đơn, đồng thời ghi tăng bên có các TK 111,112, 331 - Tổng giá thanhtoán TK 338 (3381) – Trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT.

Khi xác định được nguyên nhân do người bán giao thừa:

+ Nếu doanh nghiệp mua tiếp số thừa, kế toán ghi tăng bên nợ cho các tài khoản 338(3381) - Trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT 133 -Thuế GTGT của số hàng thừa Đồngthời ghi tăng bên có của tài khoản 111,112, 331 - Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu trả lại cho người bán kế toán ghi tăng bên nợ cho các tài khoản 338 (3381)– Trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT, đồng thời ghi tăng bên có cho tài khoản 152(chi tiết nguyên vật liệu) – Trả lại số thừa

Nếu không xác định được nguyên nhân: kế toán ghi tăng thu nhâp, ghi tăng bên

nợ cho tài khoản 338(3381) – Trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT, đồng thời ghităng bên có cho tài khoản 721 – Số thừa không rõ nguyên nhân

+ Nếu nhập theo hóa đơn kế toán ghi tăng bên nợ cho các tài khoản 152( chi tiếtnguyên vật liệu) – Giá mua theo hóa đơn chưa có thuế GTGT,133(1331)- thuế GTGTtính theo hóa đơn , đồng thời ghi tăng bên có tài khoản 111,112,331- tổng giá thanhtoán theo hóa đơn.Số thừa coi như giữ hộ người bán và kế toán ghi tăng bên nợ cho tàikhoản 002, đồng thời ghi tăng cho bên có tài khoản 002

Căn cứ vào cách xử lý cụ thể hạch toán:

+ Nếu doanh nghiệp mua tiếp số hàng thừa chưa có thuế GTGT kế toán ghi tăngbên nợ cho các tài khoản 152- Trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT, 133(1331) –Thuế GTGT của số hàng thừa, đồng thời ghi tăng bên có tài khoản 111,112,331- tổnggiá thanh toán số hàng thừa

+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân kế toán ghi tăng thu nhập ghi tăng bên nợ cho

tài khoản 152 Trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT, đồng thời ghi tăng bên có 721

-Số thừa chưa rõ nguyên nhân

- Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn, kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận số

thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thong báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ: Khi nhập kếtoán ghi tăng bên nợ cho các tài khoản 152- Trị giá thực nhập chưa có thuế GTGT ( chi tiếtnguyên vật liệu),138(1381) – Trị số giá thiếu không có thuế GTGT TK 133 (1331) - ThuếGTGT theo hóa đơn, đồng thời ghi tăng bên có tài khoản 111,112,331 - tổng giá thanh toán

Khi xác định được nguyên nhân:

+ Nếu người bán giao thiếu số hàng kế toán ghi tăng bên nợ cho tài khoản 152 –người bán giao thiếu số hàng , đồng thời ghi tăng bên có cho tài khoanar 138(1381) –

xử lý số thiếu

+ Nếu người bán không còn hàng ghi tăng bên nợ cho các tài khoản

111,112,331-số tiền người bán trả lại hoặc 111,112,331-số tiền trả người bán.Đồng thời ghi tăng bên có cho tàikhoản 138(1381) – xử lý số thiếu,133(1331) – thuế GTGT của số hàng thiếu

+ Nếu người chịu trách nhiệm bồi thường kế toán ghi tăng bên nợ các tài khoản138(1388) – cá nhân phải bồi thường, ghi tăng bên có cho các TK 138(1381)- xử lý sốthiếu,133(1331) – thuế GTGT của số thiếu.

+ Nếu số hàng thiếu không xác định được nguyên nhân kế toán ghi tăng bên nợcho tk 821 – trị giá số hàng thiếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng bên có cho tk138(1381) – xử lý số thiếu

- Trường hợp hàng mua chưa có hóa đơn (hàng về trước hóa đơn về sau): Khi

nhận được phiếu nhập kho chưa có hóa đơn, kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơhàng chưa có hóa đơn để chờ hàng về Nếu đến cuối tháng hóa đơn về thì kế toán ghi

sổ như bình thường như trường hợp hàng và hóa đơn cùng về Nếu đến cuối tháng vẫnchưa có hóa đơn thì căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi sổ theo giá tạm tính: ghităng bên nợ cho tk152(chi tiết vật liệu) – theo giá tạm tính,đồng thời ghi tăng bên có

331 – phải trả cho khách hàng Sang tháng sau, khi nhận được hóa đơn, kế toán tínhgiá thực tế nếu có chênh lệch thì điều chỉnh giá tạm tính thành giá thực tế

- Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về: Trước hết kế toán lưu hóa đơnvào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường” Nếu trong tháng hàng về thì kế toán ghităng bên nợ cho các tài khoản 151 – trị giá hàng mua theo hóa đơn chưa có thuếGTGT,133(1331)- thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đồng thời ghi tăng bên có cho

tk 111,112,331 – tổng giá thanh toán

Sang tháng sau khi hàng về kế toán ghi tăng bên nợ cho các tk 152 – Nếu nhậpkho ( chi tiết nguyên vật liệu),621,627 – xuất kho cho sản xuất ở phân xưởng, đồngthời ghi tăng bên có tk151 – hàng đi đường kỳ trước đã về

- Trường hợp thanh toán trước thời hạn được hưởng chiết khấu, kế toán ghi tăngbên nợ cho các tk 111,112,331- số hàng được hưởng chiết khấu, đồng thời ghi tăngbên có tk 711 – thu nhập hoạt động tài chính

- Trường hợp doanh nghiệp được người bán chấp nhận giảm giá, phần giảm giáhàng mua được hưởng, kế toán ghi giảm trị giá hàng mua bằng cách ghi tăng bên nợcho các tk111,112,331 – số giảm giá được hưởng, đồng thời ghi tăng bên có tk151 –giá trị hàng mua ghi giảm

- Trường hợp người bán hàng giao hàng không đúng quy cách mẫu mã chấtlượng theo hợp đồng Doanh nghiệp trả lại hàng mua cho người bán kế toán ghi tăngbên nợ 111,112,331- tổng giá thanh toán, đồng thời ghi tăng bên có cho các tk152 – trịgiá hàng mua trả lại không có thuế GTGT,133(1331) – thuế GTGT của hàng trả lại

- Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu chỉ có hóa đơn thông thườnghoặc không có hóa đơn nhưng có bản kê mua hàng thì được khấu trừ thuế GTGT đầuvào theo tỉ lệ nhất định 3% hoặc 5 % Số thuế GTGT đầu vào khấu trừ = Tổng giáthanh toán của các loại vật tư hàng hóa x tỉ lệ suất

D Sổ kế toán:

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tàichính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có lien quan đến doanhnghiệp

Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong luật Kế toán, Nghịđịnh số 129/2004/ND- CP ngày 31/5/2005 của chính phủ quy định chi tiết và hướngdẫn thi hành luật kế toán và chế độ kế toán này

Hình thức kế toán Nhật ký chung

* Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật

ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kếtoán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từngnghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ số 01 Phụ lục 01).

-(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đãghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếuđơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, cácnghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào cácchứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệtliên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phátsinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợptrên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vàonhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối sốphát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báocáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảngcân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổNhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ

số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh

tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổNhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặcBảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký - Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký Sổ Cái (Sơ đồ số 02 Phụ lục 02).

-(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hếtxác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệucủa mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên mộtdòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lậpcho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phátsinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi SổNhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(b) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong thángvào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệucủa cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần SổCái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước

và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn

cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra

số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

(c) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - SổCái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột

“Phát sinh” ở phần NK =

Tổng số phát sinh Nợcủa tất cả các Tài khoản =

Tổng số phát sinh Có củatất cả các Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản

(d) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệukhoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên

“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư

cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổđược kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi

sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo

số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phảiđược kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ số 03 – Phụ lục 03).

(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đóđược dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(b) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh

Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cáilập Bảng Cân đối số phát sinh

(c) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết(được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phátsinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau vàbằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng

số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dưcủa từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản

trên bảng tổng hợp chi tiết.

Hình thức kế toán trên máy vi tính

* Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toánđược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm

kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kếthợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủquy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chínhtheo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết

kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng khôngbắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

* Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (Sơ đồ số 04 – Phụ lục 04).

(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoảnghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đượcthiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kếtoán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện cácthao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổnghợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thựctheo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu sốliệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằngtay

1.5.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Trường hợp tăng nguyên vật liệu

A Tăng nguyên vật liệu do mua ngoài

- Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho kếtoán ghi tăng bên nợ cho tk 152 – nguyên vật liệu đồng thời ghi tăng bên có cho các tàikhoản 111,112 – tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, 141 – tạm ứng, 331 – phải trả ngườibán, 311 – vay ngắn hạn

- Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn: Nếu có trong tháng về nhập kho nhưng

đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hóa đơ, kế toán sẽ ghi giá vật liệu nhập kho theogiá tạm tính ghi tăng bên nợ cho tk152 – nguyên vật liệu đồng thời ghi tăng bên có tk

331 – phải trả người bán

Khi nhận được hóa đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm ứng theo giá thực tế (giághi trên hóa đơn ) theo số chênh lệch giữa hóa đơn và giá tạm tính cụ thể kế toán ghităng bên nợ 152 – nguyên vật liệu, ghi tăng bên có 331- phải trả người bán Nếu chênhlệch sẽ ghi đỏ

- Trường hợp hàng đang đi đường nếu trong tháng nhận được hóa đơn cuối thánghàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán phải phản ánh giá trị hàng đang đi đường vào tk

151 “ Hàng mua đang đi đường” , kế toán ghi tăng bên nợ cho tk 151 – hàng mua đang

đi đường đồng thời ghi tăng bên có các tk 111,112 – tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Kế toán phải mở sổ theo dõi số hàng đang đi đường cho tới khi hàng về Hàngtháng sau khi hàng đi đường về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sản xuấthay khách hàng…tùy từng trường hợp kế toán ghi tăng bên nợ cho các tk 152 – nguyênvật liệu, 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, 641 – chi phí bán hàng, 642 – chi phíquản lý doanh nghiệp,632 – giá vốn hàng bán đồng thời ghi tăng bên có tk 151 – hàngmua đang đi đường

- Phản ánh số thuế nhập khẩu (nếu có) Kế toán ghi tăng bên nợ tk152 – nguyên vậtliệu, đồng thời ghi có tk333(3333) – thuế và các khoản phải nộp nhà nước (thuế XNK)

- Khi thanh toán chi người bán, người cung cấp NVL nếu được dưởng chiết khấumua hàng thì số chiết khấu mua hàng được hưởng và số thanh toán người bán được ghităng bên nợ tk 331 – phải trả người bán , đồng thời ghi tăng bên có các tk 152 –nguyên vật liệu,111,112 – tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,141 – tạm ứng

B, Tăng do nhập kho vật liệu , tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến căn cứvào giá thực tế nhập kho kế toán ghi tăng bên nợ tk 152 – nguyên vật liệu đồng thờighi tăng bên có tk 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(chi tiết tự gia công chếbiến hoặc thuê ngoài gia công chế biến

C, Tăng do nhận góp vốn liên doanh của đơn vị khác, được cấp phát, quyên tặng

kế toán ghi tăng bên nợ cho tài khoản 152 – nguyên vật liệu đồng thời ghi tăng bên cócho tk 411- nguồn vốn kinh doanh

D, Tăng do thu hồi vốn kinh doanh kế toán ghi tăng bên nợ cho tk 152 – nguyênvật liệu, đồng thời kế toán ghi tăng bên có cho các tk 128 – đầu tư ngắn hạn, 222 – gópvốn liên doanh

E, Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa : Nếu xác định số vật liệu thừa là củadoanh nghiệp nhưng đang còn chờ giải quyết kế toán ghi tăng bên nợ tk 152 – nguyênvật liệu, đồng thời ghi tăng bên có tk 338 (3381) phải trả nộp khác (tài sản thừa chờgiải quyết) khi có quyết định xử lý, tùy vào việc quyết định ghi giảm chi phí hay tính

vào thu nhập bất thường kế toán ghi tăng bên nợ tk 338(3381) – phải trả nộp khác (tàisản thừa chở giải quyết) đồng thời ghi tăng bên có cho các tk 621 – chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp, 627 – chi phí sản xuất chung,641 – chi phí bán hàng,721 – thu nhập bấtthường Nếu quyết định xử lý ngay thì không cần phải phản ánh qua tài khoản338(3381) mà kế toán ghi thẳng tăng bên nợ cho 152 – nguyên vật liệu đồng thời ghităng bên có các tk 621,627,641 Nếu vật liệu thừa khi kiểm kê xác định không phải củadoanh nghiệp thì giá trị vật liệu thừa được phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối

kế toán tk 002 – vật tư hàng hóa nhận gửi hộ hoặc gia công

F, Trường hợp vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm không hết nhận lại kho,

kế toán ghi tăng bên nợ 152 – nguyên vật liệu, đồng thời ghi tăng bên có tk 621 – chiphí nguyên vật liệu trực tiếp

G, Tăng giá vật liệu do đánh giá lại căn cứ vào số chênh lệch ghi tăng bên nợ tk

152 – nguyên vật liệu đồng thời ghi tăng bên có tk 421 – chênh lệch đánh giá lại tàisản, phản ánh số thu về cho thuê đồ dùng

Trường hợp giảm nguyên vật liệu

a, Xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm cho công tác xây dựng

cơ bản, cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh khác Căn cứ vào giá thiết kế xuất khotính cho từng đối tượng kế toán ghi tăng bên nợ cho các tk 621 – chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp, 627 – chi phí sản xuất chung,641 – chi phí bán hàng, 642 – chi phí quản

lý doanh nghiệp,241 – xây dựng cơ bản dở dang Đồng thời ghi tăng bên có tài khoản

152 – nguyên vật liệu

b, Xuất kho vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác

- Trường hợp doanh nghiệp góp vốn liên doanh với đơn vị khác bằng vật liệu thìphải căn cứ vào giá trị vốn góp do hợp đồng liên doanh xác định để phản ánh vàotk128 – đầu tư ngắn hạn khác (nếu là góp vốn liên doanh ngắn hạn) hoặc tk 222 – vốngóp liên doanh Đồng thời phải xác định số chênh lệch giữa đơn vị vốn góp với thực tếxuất kho (giá trị ghi sổ kế toán của doanh nghiệp) để phản ánh vào tk 412 – chênh lệchđánh giá lại tài sản cụ thể được kế toán hạch toán như sau:

+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế xuất kho kế toán ghi tăng bên nợ cho

TK 128 – đầu tư ngắn hạn ( giá trị vốn góp), TK 222- góp vốn liên doanh, đồng thờighi tăng bên có TK 412 – chênh lệch đánh giá lại tài sản(theo số chênh lệch tăng), TK

152 – nguyên vật liệu ( theo giá thực tế)

+ Nếu giá trị góp vốn nhỏ hơn giá thực tế kế toán ghi tăng bên nợ TK 128 – đầu

tư ngắn hạn ( giá trị vốn góp ),TK 222- góp vốn liên doanh, đồng thời ghi tăng bên có

TK 412 – chênh lệch đánh giá lại tài sản (theo số chênh lệch giảm), TK 152 – nguyênvật liệu (theo giá thực tế)

c, Xuất kho vật liệu để bá, cho vay căn cứ vào giá thực tế xuất kho kế toán ghi

tăng bên nợ các tk 632 – Giá vốn hàng bán,138(1388) – phải thu khác đồng thời ghităng bên có tài khoản 152 – nguyên vật liệu.

d, Giảm giá trị do đánh giá lại căn cứ vào số chênh lệch do đánh giá lại kế toánghi tăng bên nợ tk 412 – chênh lệch đánh giá lại tài sản đồng thời ghi tăng bên có tk

152 – nguyên vật liệu

Trường hợp hao hụt mất mát nguyên vật liệu

Vật liệu mất mát, thiếu hụt trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản Trongtrường hợp này phải xác định nguyên nhân và trách nhiệm vật tư đơn vị và người chịutrách nhiệm bảo quản, sử dụng rồi tùy theo nguyên nhân cụ thể và quá trình xử lý kếtoán ghi sổ từng trường hợp như sau:

Nếu đã rõ nguyên nhân

+ Do ghi chép nhầm lẫn, cân đo đong đếm sai cần phải chữa, điều chỉnh lại sổ kếtoán theo đúng phương pháp quy định

+ Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp kế toánghi tăng bên nợ tk 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp đồng thời ghi tăng bên có tk

152 – nguyên vật liệu

+ Nếu thiếu hụt ngoài định mức, do người chịu trách nhiệm vật chất gây nên kếtoán ghi tăng bên nợ cho các tk111 – tiền mặt,138 (1388) – phải thu khác, 334 – phảitrả công nhân viên, 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp đồng thời ghi tăng bên có tàikhoản 152 – nguyên vật liệu

Nếu chưa rõ nguyên nhân

Khi chưa rõ nguyên nhân thiếu hụt mất mát kế toán ghi tăng bên nợ các tài khoản

138 (1388) phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý) , đồng thời ghi tăng bên có tk 152 nguyên vật liệu Khi có quyết định xử lý,tùy từng trường hợp kế toán ghi tăng bên nợcác tài khoản 138(1388) - phải thu khác, 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp đồng thờighi tăng bên có tk 138 (1388) – phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý)

-Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thương xuyên - -Sơ đồ

1.5 - Phụ lục 05).

CHƯƠNG 2:

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG D & C

2.1 PHƯƠNG PHÁP HỆ NGHIÊN CỨU

2.1.1 Phương pháp quan sát thực tế:

Quan sát thường mang lại những thông tin có đặc tính mô tả Quan sát bao gồm

cả việc chuẩn bị và thực hiện thu thập thông tin cá biệt, tức là quan sát không chỉ đượcxem xét như một trong các phương thức thu thập và ghi nhận thông tin cá biệt mà cònđược coi là một quy trình xử lý thông tin từ khâu thiết kế chương trình, nội dung đếnkhâu thực hiện thu thập thông tin

Quan sát thực tế là một trong những phương pháp cụ thể mà đề tài sử dụng để thuthập thông tin và ghi chép mọi yếu tố có liên quan đế đối tượng nghiên cứu là kế toánnguyên vật liệu

Để thực hiện được thông tin cần thiết đáp ứng được mục tiêu của đề tài, mỗiquan sát từ khâu chuẩn bị tới thực hiện có thể tiến hành qua sáu bước:

Bước 1: Xác định sơ bộ khách thể quan sát, tức là phải xác định được quan sátai? Quan sát cái gì? Cụ thể đề tài quan sát công việc kế toán nguyên vật liệu của nhânviên phòng kế toán

Bước 2: Xác định thời gian quan sát, địa điểm và thời điểm quan sát, cách thứctiếp cận đối tượng Cụ thể đề tài quan sát tại công ty cổ phần phát triển XD D & Ctrong thời gian thực tập tại công ty

Bước 3: Lựa chọn cách thức quan sát

Bước 4: Tiến hành quan sát và thu thập thông tin cần thiết liên quan đến vấn đềnghiên cứu của đề tài

Bước 5: Thực hiện việc ghi chép các ấn tượng từ quan sát

Bước 6: Tiến hành kiểm tra lại thông tin bằng cách trao đổi với những người cótrong tình huống quan sát, sử dụng những số liệu có liên quan, quan sát lại…

2.1.2 Phương pháp thu thập số liệu

Nguyên vật liệu phục vụ cho thi công công trình bao gồm nhiều loại nguyên vậtliệu có tính chất là nội dung khác nhau Do quá trình xây lắp khá phức tạp nên việc tổchức thi công công trình hợp lý là vô cùng quan trọng Hiện nay, ở nước ta, việc tổ

chức thi công được thực hiện phổ biến theo hình thức khoán gọn các công trình, hạngmục công trình cho các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp xây lắp nên phương pháp thuthập dữ liệu về nguyên vật liệu được đề tài sử dụng để thu thập thông tin cần thiết mộtcách hợp lý, khoa học, đảm bảo được tính chính xác, kịp thời và đầy đủ.

Trong đề tài, phương pháp thu thập số liệu được sử dụng để tập hợp số liệu thứcấp thông qua các sách báo, trên các website, trên các phương tiện truyền thông, các sốliệu từ phòng kinh tế - kế hoạch, phòng tài chính- kế toán của CTCP phát triển XD D

& C…, tiến hành tổng hợp số liệu và phân tích đánh giá tổng hợp phục vụ cho việcmục tiêu nghiên cứu của đề tài

2.1.3 Phương pháp điều tra phỏng vấn

Phương pháp này sử dụng mẫu câu hỏi điều tra được đặt ra cho các nhân viênphòng kế toán của công ty Các câu hỏi đưa ra đi sâu vào việc tìm hiểu về hình thức kếtoán, chính sách kế toán mà công ty áp dụng Đồng thời tìm hiểu về phương thức hạchtoán nguyên vật liệu tồn kho của công ty Các phiếu điều tra phỏng vấn được phát cho

5 nhân viên phòng kế toán của công ty cổ phần phát triển xây dựng D & C Quá trìnhnghiên cứu chia thành 3 bước:

Bước 1: Xác định nguồn thông tin cần thu thập và đối tượng cần phỏng vấn tạicông ty

Bước 2: Khảo sát thực tế tình hình nguyên vật liệu tại công ty thông qua các câuhỏi phỏng vấn liên quan đến chính sách kế toán mà công ty đang áp dụng, việc vậndụng hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và tuân thủ Chế độ kế toán hiện hành tạicông ty Đồng thời thu thập các chứng từ kế toán và sổ kế toán có liên quan đến kếtoán nguyên vật liệu tồn kho

Bước 3: Trên cơ sở dữ liệu thu thập được tiến hành phân tích xử lý, từ đó rút racác nội dung cần nghiên cứu

Đề tài hướng tới phỏng vấn hai nhóm đối tượng là nhân viên phòng kế toán đểhiểu rõ hơn về kế toán nguyên vật liệu tồn kho tại công ty, đồng thời phỏng vấn nhàquản lý công ty để tìm hiểu về mức độ đáp ứng yêu cầu công ty của kế toán nói chung

và kế toán nguyên vật liệu nói riêng

Nhìn chung, từ kết quả phỏng vấn có thể thấy kế toán nguyên vật liệu tồn khocủa công ty được thực hiện đúng với chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng Côngviệc kế toán được phân định rõ cho từng nhân viên kế toán Tuy nhiên do đặc thù củangành xây lắp công trình là việc thi công thường được tiến hành ở xa công ty nên việctập hợp chứng từ kịp thời còn nhiều khó khăn, do đó việc tập hợp tồn kho nguyên vật