Các công cụ tra cứu, Công tác bảo quản, Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ KHKT.

Công cụ tra cứu khoa học TLLT KHKT là các phương tiện tra tìm nội dung hồ sơ, ĐVBQ và tài liệu lưu trữ KHKT nhằm cung cấp cho người khai thác tài liệu thoả mãn các yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác. Về cơ bản công cụ tra cứu khoa học TLLT KHKT và tài liệu quản lý hành chính giống nhau về thể loại. Trong các kho lưu trữ tài liệu KHKT thường áp dụng các công cụ tra cứu khoa học như sổ thống kê tài liệu KHKT, các bộ thẻ tra tìm tài liệu và các CSDL tài liệu lưu trữ KHKT.

Chương VIII CÁC CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHKT

Công cụ tra cứu khoa học TLLT KHKT là các phương tiện tra tìm nộidung hồ sơ, ĐVBQ và tài liệu lưu trữ KHKT nhằm cung cấp cho người khaithác tài liệu thoả mãn các yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác

-Về cơ bản công cụ tra cứu khoa học TLLT KHKT và tài liệu quản lýhành chính giống nhau về thể loại Trong các kho lưu trữ tài liệu KHKTthường áp dụng các công cụ tra cứu khoa học như sổ thống kê tài liệu KHKT,các bộ thẻ tra tìm tài liệu và các CSDL tài liệu lưu trữ KHKT

Mục đích, tác dụng và cấu tạo của các sổ thống kê tài liệu KHKT đãtrình bày trong chương VII (công tác thống kê tài liệu lưu trữ KHKT) củagiáo trình này Sổ thống kê tài liệu lưu trữ KHKT là công cụ dùng để thống

kê tài liệu là chủ yếu, nhưng các kho lưu trữ chưa tổ chức được các công cụtra cứu khoa học khác tốt hơn thì vẫn sử dụng các sổ thống kê tài liệu KHKT

để tra tìm tài liệu Nhưng việc tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ KHKT bằngcác sổ thống kê tài liệu là rất chậm, thiếu khoa học Đó là việc làm bất đắc dĩ

Trong phạm vi chương này chúng tôi trình bày hai loại công cụ tra cứukhoa học tài liệu KHKT chính như sau:

A Xây dựng các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT

Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT là một loại công cụ tra cứukhoa học được sử dụng phổ biến trong các TTLTQG và các kho lưu trữ tàiliệu KHKT cơ quan Bởi vì, nó có nhiều tác dụng thiết thực:

- Giới thiệu nội dung tài liệu KHKT phù hợp với các yêu cầu của độcgiả, nhanh chóng giải đáp được các câu hỏi do độc giả đề ra

- Giới thiệu nội dung tài liệu KHKT dưới nhiều góc độ khác nhau, đặcđiểm khác nhau của tài liệu như theo chuyên đề, theo tác giả tài liệu theo thờigian sản sinh tài liệu …

- Hướng dẫn độc giả tự tìm kiếm tài liệu lưu trữ KHKT trên phạm vidiện rộng trong phông lưu trữ quốc gia hoặc trên phạm vi hẹp trong một kholưu trữ

I Các loại bộ trẻ tra tìm tài liệu KHKT

Căn cứ vào đối tượng giới thiệu tài liệu KHKT và loại hình tài liệu đểphân loại các bộ thẻ tra tìm tài liệu KHKT

1 Các bộ thẻ tra tìm tài liệu XDCB: Các bộ thẻ tra tìm tài liệu XDCB

thường phân chia thành 2 loại:

a) Bộ thẻ công trình là bộ thẻ giới thiệu toàn bộ nội dung tài liệu lưu trữKHKT về XDCB theo từng loại công trình Bộ thẻ này áp dụng ở cácTTLTQG, lưu trữ cơ quan

Khung phân loại thông tin tài liệu XDCB của bộ thẻ công trình phânchia thành hai cấp độ Cấp độ 1 người ta phân chia thông tin các công trìnhtheo loại có cùng đặc điểm, cùng công năng sử dụng Mỗi loại công trình làmột đề mục:

Ví dụ: + Các công trình nhà ở

+ Các công trình khách sạn+ Các công trình trụ sở làm việc+ Các công trình về trường học+ Các công trình về bệnh viện+ Các công trình nhà hát+ Các công trình giao thông

+ v.v…

Đối với những loại công trình có nhiều tài liệu KHKT thì có thể phânchia thông tin tài liệu cấp độ 1 thành các loại nhỏ hơn Mỗi loại nhỏ là mộttiểu đề mục Ví dụ: Các công trình trường học được phân chia thành các tiểu

đề mục:

* Các trường phổ thông cơ sở

* Các trường phổ thông trung học

* Các trường trung cấp chuyên nghiệp

* Các trường cao đẳng

* Các trường đại học

Cấp độ 2 người ta phân chia thông tin tài liệu của từng công trình xâydựng thành từng mục phản ánh quá trình thi công công trình từ khi bắt đầuđến khi kết thúc Ví dụ thông tin tài liệu của công trình khách sạn Daewoo HàNội được phân loại thành các tiểu mục như sau:

+ Tài liệu pháp lý

+ Tài liệu khảo sát địa chất, thuỷ văn …

+ Tài liệu thiết kế và thi công

+ Tài liệu hoàn công

b) Bộ thẻ bộ phận kiến trúc của các công trình xây dựng là bộ thẻ giớithiệu nội dung tài liệu của các bộ phận kiến trúc thường được nghiên cứu, sửdụng của từng công trình xây dựng cơ bản

Ví dụ: + Bộ phận móng nhà

+ Bộ phận dầm+ Bộ phận mái nhà+ Bộ phận cột+ Bộ phận cầu thang

+ Bộ phận phòng tiếp khách+ Bộ phận Hội trường

+ Bộ phận nhà vệ sinh+ v.v…

Thông tin tài liệu của bộ thẻ bộ phận kiến trúc được phân loại theo từng

bộ phận Các thông tin của bộ phận hội trường sắp xếp với nhau; các thôngtin của bộ phận móng nhà sắp xếp với nhau, các thông tin của bộ phận cầuthang sắp xếp với nhau

Trong phạm vi các bộ phận kiến trúc của công trình các thông tin sắpxếp theo từng lĩnh vực chuyên môn thiết kế của bộ phận kiến trúc đó Ví dụ:

Bộ phận móng bè của khách sạn Daewoo Hà Nội, các thông tin được phânloại theo chuyên môn thiết kế như sau:

- Các thông tin tài liệu về kiến trúc móng

- Các thông tin tài liệu về kết cấu móng

- Các thông tin tài liệu về hệ thống cấp nước

- Các thông tin tài liệu về hệ thống xử lý và thoát nước thải

- Các thông tin tài liệu về điện

- Các thông tin tài liệu về hơi đốt v.v…

Bộ thẻ bộ phận của công trình XDCB thường sử dụng trong lưu trữ của

cơ quan tư vấn thiết kế Các cơ quan này phải nghiên cứu để thiết kế nhữngcông trình xây dựng mới; họ tận dụng kinh nghiệm thiết kế của những người

đi trước để lại để tiếp thu, chọn lọc những ưu điểm áp dụng cho công trìnhthiết kế mới

Ví dụ: Khi thiết kế một cầu thang của công trình mới, người thiết kếphải tham khảo nhiều kiểu cầu thang khác nhau để lựa chọn một cầu thangthích hợp cho công trình đang thiết kế

2 Các bộ thẻ tra tìm tài liệu nghiên cứu khoa học:

Các cán bộ khoa học thường nghiên cứu các đề tài, giải quyết nhữngvấn đề mắc mớ thường gặp trong thực tiễn, tìm ra quy luật để có giải phápkhắc phục Trong nghiên cứu khoa học bao giờ cũng kế thừa, học tập kinhnghiệm của những người đi trước không chỉ trong nước mà cả các nước cónền khoa học phát triển Tài liệu lưu trữ của các đề tài nghiên cứu khoa họcthường được nghiên cứu theo chuyên đề, theo tác giả Vì vậy, để phục vụ tratìm tài liệu nghiên cứu khoa học có hiệu quả cần phải lập các bộ thẻ như sau:

a) Bộ thẻ chuyên đề là bộ thẻ trong đó các thông tin về công trìnhnghiên cứu khoa học được phân loại theo đặc trưng chuyên đề Trong phạm vichuyên đề, các thông tin lại được phân loại theo đề mục Bộ thẻ chuyên đề tratìm tài liệu nhanh chóng, hướng dẫn độc giả mở rộng kiến thức về quá khứcủa những đồng nghiệp đi trước Ví dụ: Bộ thẻ các đề tài nghiên cứu vềchuyên đề lưu trữ học, thông tin tài liệu lưu trữ được phân loại như sau:

- Thông tin các đề tài nghiên cứu Luật pháp lưu trữ

- Thông tin các đề tài nghiên cứu về xác định giá trị tài liệu

- Thông tin các đề tài nghiên cứu về phân loại tài liệu lưu trữ

- Thông tin các đề tài nghiên cứu về bảo quản tài liệu lưu trữ

- Thông tin các đề tài nghiên cứu về ứng dụng tin học trong lưu trữ

- v.v…

Trong phạm vi chuyên đề, các thông tin được phân loại theo đề mụcthích ứng chuyên sâu Ví dụ: Chuyên đề nghiên cứu về bảo quản tài liệu lưutrữ, các thông tin phân loại theo đề mục như:

+ Nhà kho lưu trữ+ Giá kệ bảo quản tài liệu lưu trữ+ Khử côn trùng cho tài liệu lưu trữ

+ Chống cháy cho tài liệu lưu trữ+ Phục chế tài liệu lưu trữ

+ Bảo hiểm tài liệu lưu trữ v.v…

b) Bộ thẻ tác giả là bộ thẻ trong đó các thông tin về công trình nghiêncứu khoa học được phân loại theo đặc trưng tác giả của công trình Thông tin

về các công trình nghiên cứu khoa học của một tác giả được sắp xếp vớinhau Tên các tác giả công trình nghiên cứu khoa học sắp xếp theo vần chữcái Tiếng Việt (A, B, C …)

Bộ thẻ tác giả giúp người đọc tra tìm tài liệu nhanh chóng nếu người đóbiết được tên tác giả của đề tài Đồng thời, thông qua bộ thẻ tác giả người đọc

sẽ tạo mối quan hệ đông nghiệp trong nghiên cứu khoa học

Tác giả công trình nghiên cứu khoa học có thể là cá nhân nhà khoa họchoặc một cơ quan nghiên cứu khoa học nào đó

Khung phân loại thông tin của bộ thẻ tác giả công trình nghiên cứukhoa học rất đơn giản Các tác giả được sắp xếp theo vần chữ cái tiếng Việt.Thông tin tài liệu của một tác giả lập thành một đề mục Trong phạm vi đềmục các thông tin sắp xếp theo thời gian, hoặc theo thể loại đề tài nghiên cứukhoa học Ví dụ: Bộ thẻ tác giả các công trình nghiên cứu khoa học của cácnhà sử học được phân loại như sau:

- Đào Duy Anh

- Trần Văn Giàu

- Đinh Xuân Lâm

- Phan Huy Lê

- Nguyễn Hồng Phong

- Văn Tạo

- Hà Văn Tấn

- Trần Quốc Vượng v.v…

3 Các bộ thẻ tra tìm tài liệu bản đồ:

Nội dung tài liệu bản đồ liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cánhân Vì thế, tài liệu bản đồ được sử dụng rộng rãi cho nhiuều đối tượng khácnhau Những cán bộ quản lý sử dụng bản đồ phụ vụ công tác quản lý cơ quan,địa phương, ngành hoặc lĩnh vực chuyên môn nào đó Cán bộ nghiên cứu sửdụng bản đồ cho mục đích nghiên cứu của mình Một đặc điểm cơ bản củanội dung tài liệu bản đồ là phản ánh tình hình tự nhiên và kinh tế - xã hội vềtừng địa phương, vùng lãnh thổ Một đặc điểm thứ hai về nội dung tài liệubản đồ là phản ánh theo từng chủ đề (gọi là bản đồ chuyên đề) Dựa trên haiđặc điểm nêu trên cho nên đối với tài liệu bản đồ người ta thành lập 2 bộ thẻtra tìm tài liệu như sau:

a) Bộ thẻ địa dư là bộ thẻ trong đó các thông tin về bản đồ được phânloại theo đặc trưng từng vùng lãnh thổ (tên địa dư: tỉnh, huyện, khu v,v…).Trong phạm vi từng vùng lãnh thổ các thông tin bản đồ phân loại theo chuyên

đề, hoặc theo thời gian

Ví dụ: Bộ thẻ bản đồ Hà Nội Trong đó các thông tin bản đồ Hà Nộiđược phân loại theo chuyên đề như sau:

- Bản đồ hành chính Hà Nội

- Bản đồ giao thông Hà Nội

- Bản đồ công nghiệp Hà Nội

- Bản đồ du lịch Hà Nội

- Bản đồ quy hoạch Hà Nội

- Bản đồ lịch sử Hà Nội v.v…

Bộ thẻ địa dư phục vụ đông đảo đọc giả thuộc nhiều đối tượng khácnhau Vì thế, bộ thẻ này rất thiết thực trong việc tra tìm tài liệu lưu trữ ở cácTTLTQG, TTLT tỉnh hoặc lưu trữ cơ quan.

b) Bộ thẻ bản đồ chuyên đề là bộ thẻ trong đó các thông tin về bản đồđược phân loại theo đặc trưng chuyên đề Trong phạm vi từng chuyên đề cácthông tin bản đồ phân loại tỷ lệ bản đồ hoặc theo thời gian đo vẽ bản đồ

Ví dụ: - Bộ thẻ bản đồ về địa hình Việt Nam

- Bộ thẻ bản đồ địa chất Việt Nam

- Bộ thẻ bản đồ địa giới hành chính Việt Nam v.v…

Trong bộ thẻ bản đồ địa hình Việt Nam, các thông tin phân loại theothời gian:

+ Bản đồ địa hình Việt Nam trước 1945

+ Bản đồ địa hình Việt Nam1945 - 1975

+ Bản đồ địa hình Việt Nam 1975 - 2003 v.v…

II Cấu tạo của tấm thẻ giới thiệu tài liệu lưu trữ KHKT

Tấm thẻ là một đơn vị để giới thiệu và thông tin tài liệu lưu trữ KHKTđến với độc giả Các tấm thẻ trong bộ thẻ giúp người đọc tìm hiểu khái quátnội dung tài liệu KHKT của từng đối tượng nhất định

Mỗi tấm thẻ mô tả những thông tin cơ bản, quan trọng nhất của hồ sơ,ĐVQG hoặc tài liệu Qua đó người đọc tra tìm được những tài liệu KHKT cầnthiết Hiện nay cấu tạo của các tấm thẻ mô tả tài liệu lưu trữ KHKT chưađược Nhà nước tiêu chuẩn hoá, cho nên trong giáo trình này chỉ trình bàynhững nội dung cơ bản cần được mô tả lên tấm thẻ của từng loại tài liệu lưutrữ KHKT

Cấu tạo của các tấm thẻ: Nội dung các tấm thẻ phải mô tả ba nhóm

thông tin chính:

+ Nhóm thông tin phân loại thẻ

+ Nhóm thông tin giới thiệu đặc điểm tài liệu

+ Nhóm thông tin về địa chỉ tài liệu trong kho lưu trữ

Nội dung thông tin của từng nhóm nêu trên đối với từng loại tài liệu lưutrữ KHKT có sự khác nhau Sau đây sẽ giới thiệu cấu tạo các tấm thẻ củatừng loại tài liệu KHKT

Kích thước các tấm thẻ như nhau 105 x 148mm, những kho lưu trữ tậndụng từ thẻ cũ để lại thì kích thước có thể khác nhau

1 Cấu tạo tấm thẻ giới thiệu tài liệu XDCB:

Tài liệu XDCB được giới thiệu theo từng công trình (bộ thẻ công trình)

kế, số lưu trữ v.v… (Xem phụ lục số 31).

2 Cấu tạo tấm thẻ giới thiệu tài liệu nghiên cứu khoa học:

Tài liệu nghiên cứu khoa học được giới thiệu trong các bộ thẻ chuyên

đề và bộ thẻ tác giả Cấu tạo tấm thẻ của hai bộ thẻ này cơ bản giống nhau.Các thông tin tài liệu nghiên cứu khoa học được giới thiệu trong tấm thẻ gồm:Tên đề tài, ngành khoa học, tác giả, thời gian nghiên cứu, nội dung ĐVQB, số

lưu trữ v.v… (Xem phụ lục số 32).

3 Cấu tạo tấm thẻ giới thiệu tài liệu bản đồ:

Tài liệu bản đồ được giới thiệu trong các bộ thẻ địa dư và bộ thẻ bản đồchuyên đề Cấu tạo tấm thẻ của hai bộ thẻ này cơ bản giống nhau Các thôngtin tài liệu bản đồ được giới thiệu trong tấm thẻ gồm: Tên bản đồ, tên địa dưđược thể hiện trên bản đồ, tên cơ quan đo vẽ bản đồ, thời gian đo vẽ, tỷ lệ, nộidung ĐVBQ, tên nhà xuất bản, năm xuất bản, số xuất bản, ngôn ngữ, số lưu

trữ … (Xem phụ lục số 33).

III Ký hiệu phân loại thông tin của các bộ thẻ tài liệu KHKT

Ký hiệu phân loại thông tin của các bộ thẻ tài liệu KHKT dùng đểhướng dẫn phân loại các tấm thẻ thành từng bộ thẻ và trong phạm vi bộ thẻ tàiliệu phân loại theo một đặc trưng nào đó thích hợp

Ký hiệu phân loại thông tin của các bộ thẻ phải đảm bảo yêu cầu vềtính thống nhất (thống nhất hệ thống ký hiệu, thống nhất vị trí thể hiện trênthẻ, thống nhất hình thức thể hiện …), ngắn gọn và dễ nhớ cho cán bộ lưu trữ

và độc giả Ký hiệu phân loại thông tin có thể bằng số, bằng chữ cái hoặc chữcái và số kết hợp

Ví dụ: Trong bộ kẻ công trình giới thiệu nội dung tài liệu lưu trữKHKT về XDCB đã nêu ở trên Các đề mục ký hiệu bằng chữ cái: A, B, C …

D.01 Các trường trung cấp chuyên nghiệp

D.03.00 Trường cao đẳng Sư phạm Hà Nội

D.03.01 Trường cao đẳng Mỹ thuật Hà Nội

D.03.02 Trường cao đẳng Cơ điện Thái Nguyên v.v…

Năm 2002 Cục lưu trữ Nhà nước đã ban hành khung phân loại thốngnhất thông tin tài liệu lưu trữ Việt Nam sau năm 1945 Đây là khung phânloại thông tin tài liệu lưu trữ của phông lưu trữ Quốc gia từ sau 1945 Thôngtin tài liệu lưu trữ KHKT ở các TTLTQG được phân loại theo khung này

Riêng thông tin tài liệu lưu trữ KHKT ở các kho lưu trữ cơ quan hiệnhành có thể vận dụng khung phân loại thông tin này để phân loại Nếu khôngđáp ứng yêu cầu của từng lưu trữ cơ quan thì các lưu trữ KHKT cơ quan cóthể xây dựng khung phân loai thông tin thích hợp, chi tiết

Việc đánh ký hiệu phân loại thông tin cho các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưutrữ KHKT do cán bộ lưu trữ của từng cơ quan nghiên cứu các nguyên tắcchung nêu trên để vận dụng linh hoạt vào xây dựng bộ thẻ của kho lưu trữ.Cục lưu trữ Nhà nước chưa có quyết định hướng dẫn về cách xây dựng các bộthẻ nói chung cũng như cách đánh ký hiệu phân loại thông tin cho các bộ thẻnói riêng Trong khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ ViệtNam sau 1945 do Cục lưu trữ Nhà nước xây dựng năm 2001 đã giành đề mục35: Kiến trúc - xây dựng để phân loại thông tin tài liệu XDCB Nhưng việcxây dựng hệ thống ký hiệu thông tin cho các bộ thẻ công trình trong các kholưu trữ cơ quan đang phải nghiên cứu tiếp

IV Việc mô tả tài liệu lên các tấm thẻ

1 Yêu cầu:

Việc mô tả tài liệu lên các tấm thẻ là một việc làm mất nhiều thờigian Theo tiêu số GB/3792-5-85 của Trung Quốc thì “Mô tả tài liệu đượccoi là một quá trình phân tích, lựa chọn và ghi lại những đặc trưng nội dung,hình thức của tài liệu cũng như tình trạng vật lý khi biên soạn các mục lụchoặc bộ thẻ”

Việc mô tả tài liệu KHKT lên các tấm thẻ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Mô tả thống nhất các yếu tố thông tin được ghi trên thẻ Mỗi yếu tốthông tin (trong thuật ngữ của tin học gọi là trường) phản ánh một loại thôngtin cho nên phải mô tả đúng vị trí đã quy định trong tấm thẻ, mô tả thống nhấttên các khái niệm, các thuật ngữ, các ký hiệu phân loại đã quy định v.v…

- Mô tả chính xác thông tin ghi trên các hồ sơ, ĐVQB hoặc văn bản.Người mô tả tài liệu lên thẻ phải trung thành với nội dung, hình thức và cácđặc điểm của tài liệu, trung thành với các từ ngữ, các câu văn, không đượclàm mất các thông tin quan trọng, không được mô tả lên thẻ những chữ viếttắt không thông dụng, những lời bình luận về giá trị của tài liệu

- Mô tả tài liệu trong một tấm thẻ không được viết trùng lặp thông tin.Nhưng cũng không được bỏ sót thông tin đã được ghi trên thẻ

2 Phương pháp mô tả tài liệu KHKT lên các tấm thẻ:

Hiện nay công cụ mô tả tài liệu lên thẻ được sử dụng phổ biến là máytính cá nhân Cấu tạo bởi tấm thẻ được cài vào phần mềm máy tính Khi mô

tả tài liệu căn cứ vào tài liệu hướng dẫn mô tả thông tin tài liệu để đánh vàomáy tính Trên cơ sở mô tả chính xác thông tin của các trường, từ đó in ra tấmthẻ bằng máy in laser

Để mô tả chính xác, thống nhất và đầy đủ các thông tin lên tấm thẻ, khi

tổ chức làm bọ thẻ cần phải viết bản hướng dẫn mô tả tài liệu Mỗi tấm thẻ

trình bày bao nhiêu yếu tố thông tin đều phải hướng dẫn cách mô tả từng yếu

tố thông tin một cách cụ thể Ví dụ: Hướng dẫn mô tả yếu tố thông tin “tácgiả” văn bản viết như sau: “Nếu tác giả là cơ quan thì phải ghi đầy đủ tên cơquan đúng như trong văn bản thành lập cơ quan đã quy định Nếu tác giả là

cá nhân thì phải ghi rõ họ, tên đệm, tên riêng như đã ghi trong tài liệu Đốivới tác giả người nước ngoài thì phải ghi tên bằng tiếng nước ngoài, phầndịch ra tiếng Việt để trong ngoặc đơn

Bản hướng dẫn mô tả tài liệu phải biên soạn trước khi mô tả tài liệu,phải được trao đổi thảo luận thống nhất trong các bộ lưu trữ, phải theo đúngquy định về mô tả tài liệu của cơ quan lưu trữ cấp trên và cơ quan phụ tráchtin học Bản hướng dẫn này phải được thủ trưởng cơ quan phê duyệt và banhành bằng văn bản mới có hiệu lực thực hiện

V Hệ thống hoá các tấm thẻ trong các bộ thẻ tra tìm tài liệu KHKT

Hệ thống hoá các tấm thẻ trong các bộ thẻ tra tìm tài liệu KHKT làcông việc cuối cùng của việc xây dựng bộ thẻ Hệ thống hoá các tấm thẻ làviệc sắp xếp một cách logíc các tấm thẻ trong bộ thẻ tra tìm tài liệu KHKT,giúp người đọc tìm hiểu hồ sơ, ĐVBQ hoặc tài liệu một cách nhanh chóng,chính xác, tiết kiệm thời gian

Trong kho lưu trữ, các bộ thẻ tài liệu KHKT được xếp riêng Đối vớikho lưu trữ cơ quan bảo quản nhiều loại tài liệu KHKT khác nhau thì phảitách riêng các tấm thẻ theo từng loại tài liệu KHKT:

Trong phạm vi mỗi bộ thẻ thì các tấm thẻ sắp xếp theo đặc trưng trình

tự sản sinh tài liệu Những tấm thẻ giới thiệu tài liệu sản sinh trước được xếptrước, những tấm thẻ giới thiệu tài liệu sản sinh sau thì được sắp xếp sau

Mỗi bộ thẻ sắp xếp trong ngăn thẻ theo đúng ký hiệu phân loại thôngtin của nó và được phân biệt bằng các tấm thẻ chỉ dẫn, hình thức thẻ chỉ dẫncao hơn các thẻ khác, chất liệu tốt hơn và màu sắc khác biệt với các thẻ khác.Nội dung thẻ chỉ dẫn chỉ mô tả tên bộ thẻ như:

- Công trình thủy điện Sông Đà

- Đề tài nghiên cứu về làng, xã Việt Nam

- Bản đồ địa hình Việt Nam v.v…

Tấm thẻ chỉ dẫn được phân chia thành từng loại căn cứ vào nội dunghướng dẫn Thẻ chỉ dẫn tên bộ thẻ Trong phạm vi bộ thẻ thì lập thẻ chỉ dẫncác đề mục, các tiểu mục v.v…

Phụ lục số 34 là hình dáng bộ thẻ công trình XDCB nhà máy dụng cụcắt gọt

B Xây dựng các cơ sở dữ liệu tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT

Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong ngành lưu trữ đểphục vụ cho nhiều lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ khác nhau Các kho lưutrữ ứng dụng CNTT để thống kê tài liệu lưu trữ KHKT, để quản lý độc giảkhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, để phục chế, nhân bản tài liệu lưu trữ cónguy cơ hư hỏng …

Đặc biệt CNTT được ứng dụng lập các CSDL tra tìm tài liệu lưu trữKHKT là phổ biến nhất Nội dung việc xây dựng CSDL tra tìm tài liệu lưu trữKHKT gồm các công việc cụ thể sau:

1 Xác định phạm vi, mục tiêu và các kết quả thông tin đầu ra củaCSDL:

“Cơ sở dữ liệu là tập hợp cá bản ghi hoặc tập tin có quan hệ logíc vớinhau được lưu trữ trên máy tính” (5, 619) Trong CSDL các tập tin được phânloại, lưu trữ và tìm kiếm theo những nguyên tắc nhất định của tin học.

CSDL tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT hàm chứa toàn bộ thông tin về nộidung và các đặc điểm của tài liệu KHKT Thông tin tài liệu KHKT có thểđược giới thiệu theo từng văn bản, bản vẽ, ĐVBQ hoặc hồ sơ

CSDL tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT được thành lập cho kho lưu trữ cơquan KHKT hoặc các TTLTQG Các CSDL thành lập ở kho lưu trữ cơ quanthì linh hoạt hơn, mang tính độc lập, ít phụ thuộc vào những CSDL khác Mỗiloại tài liệu KHKT được xây dựng CSDL theo những mục tiêu riêng biệt.Mục tiêu xây dựng CSDL tra tìm tài liệu XDCB phục vụ cho việc tìm kiếmthông tin về kiến trúc, xây dựng các công trình của những chuyên gia, cán bộ

tư vấn thiết kế để thiết kế những công trình mới; hoặc phục vụ cho việc quản

lý công tác XDCB của cơ quan, đơn vị, hoặc phục vụ cho công tác khai thác

sử dụng công trình XDCB đúng với công năng của nó, phục vụ việc cải tạo,sửa chữa, bảo dưỡng công trình XDCB

Mục tiêu xây dựng CSDL tra tìm tài liệu nghiên cứu khoa học là phục

vụ các cán bộ nghiên cứu khoa học kế thừa những kết quả nghiên cứu củanhững người đi trước, tránh những sai lầm có thể gặp phải và xây dựng hệthống tư tưởng khoa học mới; đồng thời, việc xây dựng CSDL tra tìm tài liệunghiên cứu khoa học cũng nhằm phục vụ công tác quản lý KHKT Thông quaCSDL này để cơ quan quản lý khoa học quyết định nghiên cứu những đề tàimới có tác dụng thiết thực trong đời sống xã hội, loại ra những đề tài nghiêncứu khoa học ít có ý nghĩa tác dụng hoặc những đề tài nghiên cứu đã đượcthực hiện, tránh nghiên cứu trùng lặp gây lãng phí

Mục tiêu xây dựng CSDL tra tìm tài liệu bản đồ là phục vụ cho các loạiđộc giả tìm kiếm bản đồ với những mục đích khác nhau CSDL tra tìm tài liệu

bản đồ có thể phục vụ cho các cơ quan đo vẽ bản đồ nắm được thông tin vềnhững bản đồ đã đo vẽ trước đây trên một vùng lãnh thổ Qua thông tin này

để đối chiếu, so sánh với hiện trạng tự nhiên và kinh tế - xã hội của từng vùnglãnh thổ theo những đặc điểm của nó Đối với các nhà sử học sử dụng CSDLnày để nghiên cứu lịch sử từng địa phương, từng vùng lãnh thổ hoặc lịch sửquốc gia, dân tộc qua quá trình biến đổi, phát triển v.v…

Mỗi loại CSDL tra tìm tài liệu KHKT có mục tiêu khác nhau cho nênsản phẩm thông tin đầu ra của mỗi CSDL có sự khác nhau

- Các sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL tra tìm tài liệu XDCB là:+ Mục lục các công trình XDCB của kho lưu trữ

+ Mục lục các công trình XDCB theo chuyên đề:

* Các công trình khách sạn

* Các công trình trụ sở làm việc

* Các công trình bệnh viện

* Các biệt thự v.v…

+ Mục lục các công trình XDCB cùng tác giả thiết kế:

* Các công trình của Công ty tư vấn thiết kế nhà ở

* Các công trình của Hội kiến trúc sư Việt Nam

* Các công trình của Công ty tư vấn thiết kế Hà Nội v.v…

- Các sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL tra tìm tài liệu nghiên cứukhoa học:

+ Mục lục các đề tài nghiên cứu khoa học của kho lưu trữ

+ Mục lục các đề tài nghiên cứu khoa học về các chuyên đề:

* Các đề tài về giống lúa

* Các đề tài về giống ngô

* Các đề tài về khí tượng

* Các đề tài về môi trường

* Các đề tài về thuỷ triều v.v…

+ Mục lục các đề tài nghiên cứu về các vùng lãnh thổ:

* Đồng bằng sông Cửu Long

* Đồng bằng sông Hồng

* Tây Nguyên

* Vịnh Bắc Bộ

* Trường Sa

+ Mục lục các đề tài nghiên cứu của một tác giả:

* Các đề tài nghiên cứu của GS Tôn Thất Tùng

* Các đề tài nghiên cứu của GS Đặng Tài Thu

* Các đề tài nghiên cứu của GS Đặng Văn Ngữ v.v…

- Các sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL tra tìm tài liệu bản đồ:+ Mục lục các bản đồ của kho lưu trữ

* Các bản đồ Thành phố Hồ Chí Minh v.v…

+ Mục lục bản đồ xuất bản từng giai đoạn lịch sử:

* Các bản đồ xuất bản thời kỳ phong kiến

* Các bản đồ xuất bản thời kỳ thực dân Pháp

* Các bản đồ xuất bản thời kỳ nguỵ quyền Sài Gòn

* Các bản đồ xuất bản thời kỳ DCND và XHCN v.v…

2 Thiết kế phiếu tin:

Phiếu tin là phương tiện quan trọng để nhập thông tin tài liệu KHKTvào máy tính một cách chính xác, thống nhất đảm bảo cho các thông tin đầu

ra có hiệu quả cao, không bị sót tin, phải tìm kiếm thông tin nhiều lần

Phiếu tin được phân ra các ô có độ lớn nhỏ khác nhau về số ký tự đểđáp ứng yêu cầu ghi thông tin tài liệu lưu trữ KHKT Mỗi ô ghi một thông tingọi là trường Mỗi trường (mỗi ô phiếu tin) đặt trong một nhãn riêng bằng sốhoặc bằng ký hiệu để chương trình nhận biết trường đó Có thể nói phiếu tin

là bản tập hợp các trường chứa tất cả những thông tin của một đơn vị mô tảtin Phiếu tin dùng để mô tả thông tin của một ĐVBQ, một hồ sơ hoặc một tàiliệu KHKT Phiếu tin chứa đựng nhiều thông tin hơn tấm thẻ của các bộ thẻ

đã nêu trên Cấu tạo phiếu tin của các loại CSDL tra tìm tài liệu KHKT có sựkhác nhau Cấu tạo phiếu tin của CSDL tra tìm các công trình XDCB khácvới cấu tạo phiếu tin của CSDL tra tìm tài liệu nghiên cứu khoa hoặc CSDLtra tìm tài liệu bản đồ

Hiện nay Nhà nước chưa có tiêu chuẩn thống nhất cấu tạo phiếu tin chocác CSDL tra tìm tài liệu KHKT Cho nên chúng tôi chỉ đề xuất một số loạiphiếu tin cho các CSDL tra tìm tài liệu KHKT có tính chất đề xuất, đưa vàophần phụ lục

a) Cấu tạo phiếu tin của CSDL tra tìm tài liệu XDCB:

Phiếu tin này có 19 trường gồm 3 nhóm thông tin:

- Thông tin về nội dung và đặc điểm tài liệu XDCB gồm: Tên côngtrình, tên hạng mục công trình, tiêu đề hồ sơ, chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, thicông, địa điểm xây dựng v.v

- Thông tin về phân loại thông tin tài liệu

- Thông tin về địa chỉ tra tìm tài liệu trong kho lưu trữ

(Xem phụ lục số 35)

b) Cấu tạo phiếu tin của CSDL tra tìm tài liệu nghiên cứu khoa học:Phiếu tin của CSDL tra tìm tài liệu nghiên cứu khoa học cũng được cấutạo gồm 19 trường chia thành 3 nhóm thông tin như tài liệu XDCB Nhưngcác thông tin về nội dung và đặc điểm tài liệu có sự khác biệt với tài liệuXDCB ở chỗ: số trường, tên trường gồm: tên đề tài, tên ĐVQB, chủ nhiệm đềtài, cơ quan chủ trì, tóm tắt kết quả, ứng dụng, khen thưởng … (xem phụ lục

số 36)

c) Cấu tạo phiếu tin của CSDL tra tìm tài liệu bản đồ:

Phiếu tin của CSDL tra tìm tài liệu bản đồ cấu tạo gồm 17 trường, chiathành 3 nhóm thông tin như tài liệu XDCB Nhưng các thông tin về nội dung

và đặc điểm tài liệu bản đồ khác với tài liệu XDCB về số trường (17 trường),tên trường gồm: Tên bản đồ, tỷ lệ, số xuất bản, năm xuất bản, nhà xuất bản,

cơ quan đo vẽ, ngôn ngữ … (xem phụ lục số 37)

3 Xây dựng hệ quản trị CSDL tra tìm tài liệu KHKT:

a) Yêu cầu: Căn cứ vào mục tiêu, sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL,

hệ quản trị CSDL tra tìm tài liệu KHKT phải đạt các yêu cầu sau:

- Có khả năng lưu trữ được toàn bộ thông tin của hồ sơ, ĐVBQ, tài liệuhiện bảo quản trong kho lưu trữ và cả những tài liệu sẽ được thu thập vào khotrong tương lai

- Dễ cập nhật và chỉnh sửa các hồ sơ, ĐVBQ, tài liệu trong CSDL.

- Có khả năng chiết xuất thông tin theo các sản phẩm thông tin đầu racủa các CSDL tra tìm tài liệu KHKT đã nêu ở trên

- Khai thác, tìm kiếm thông tin trong CSDL nhanh chóng, chính xác

- Đảm bảo tính an toàn của dữ liệu, không bị mất dữ liệu, không bị virút phá hoại dữ liệu

- Dễ in ấn, dễ sử dụng

- Đảm bảo tính mở của hệ thống, cho phép cài đặt hệ thống trong mạng,

dễ dàng chuyển đổi sang mô hình client/server

b) Thiết kế hệ quản trị CSDL:

Lựa chọn công cụ và môi trường hệ thống: Hiện nay có nhiều công cụhiệu quả để sử dụng trong việc thiết kế và xây dựng các hệ quản trị CSDL.Trong số công cụ đó, thông dụng nhất ở Việt Nam hiện nay là các hệ chươngtrình FoxPro, MS Acces và MS SQL là chính Theo các nhà tin học ViệtNam thì những công cụ này có nhiều thế mạnh thoả mãn được các yêu cầucủa các CSDL tra tìm tài liệu lưu trữ đã nêu trên, đồng thời đạt mục tiêu lâudài sử dụng trên mạng client/server

Hệ quản trị CSDL tra tìm tài liệu KHKT sử dụng phông tiếng ViệtABC để bảo đảm trao đổi thông tin thuận lợi với các cơ quan, tổ chức Phôngtiếng Việt đã được Bộ Khoa học công nghệ và môi trường ra quyết định thốngnhất sử dụng để trao đổi thông tin giữa các cơ quan Nhà nước

Việc thiết kế hệ thống CSDL là công việc của các nhà tin học, cácCông ty phần mềm tin học Các cơ quan lưu trữ tài liệu KHKT có thể thuêhợp đồng thiết kế hệ thống quản trị CSDL tra tìm tài liệu KHKT với các Công

ty phần mềm Trong nhiều trường hợp trên thị trường phần mềm máy tính đã

có bán các phần mềm này thì cơ quan lưu trữ chỉ cần lựa chọn và mua phầnmềm thoả mãn các yêu cầu đặt ra

Ngày 28/4/2000, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đã có Quyết định số53QĐ/LTNN-NVTW về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biênmục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập CSDL quản lý tàiliệu lưu trữ.

Quyết định này chủ yếu thực hiện ở các TTLTQG cho 3 loại tài liệu:Tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu XDCB, tài liệu nghe nhìn

Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu bản đồ chưa có hướngdẫn Tuy nhiên, quyết định này cũng là một kinh nghiệm tốt cho việc nghiêncứu ứng dụng CNTT để tra tìm tài liệu lưu trữ

4 Biên mục phiếu tin

Việc biên mục phiếu tin phải chính xác, thống nhấg giữa những ngườilàm biên mục và giữa các phiếu tin trong CSDL Phiếu tin được biên mục phùhợp với những nội dung của các thông tin được ghi trên phiếu tin để nhập vàomáy và phù hợp với đặc điểm của phần mềm ứng dụng

Để biên mục phiếu tin chính xác, thống nhất phải có bản hướng dẫnbiên mục phiếu tin cho CSDL tra tìm tài liệu KHKT Nội dung bản hướng dẫnnày trình bày cụ thể cách viết các trường trong phiếu tin

Ví dụ: Đối với trường “số lưu trữ” của ĐVBQ phải hướng dẫn: “Số lưutrữ được viết bằng số ảrập dưới hình thức dãy số Số bên trái là số của côngtrình xây dựng, số bên phải là số của ĐVBQ trong công trình đó Giữa hai sốcách nhau 1 ký tự Cụ thể:

Số lưu trữ: 15.12 Số ĐVBQ của công trình

Số công trìnhBản hướng dẫn biên mục phiếu tin được thảo luận thống nhất trong cán

bộ tham gia xây dựng CSDL (cán bộ lưu trữ và cán bộ tin học) Thủ tướng cơquan ban hành bằng văn bản để thực hiện thống nhất

Người phụ trách xây dựng CSDL tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT phải tậphuấn cho những người trực tiếp biên soạn phiếu tin Đồng thời, khi biên mụcphiếu tin cũng phải kiểm tra sự chính xác của các phiếu tin đã được biên mục,sửa chữa sai sót, rút kinh nghiệm kịp thời khỏi mất thời gian làm đi làm lại.

5 Nhập thông tin của các phiếu tin vào máy tính:

Việc nhập thông tin vào máy tính là khâu quan trọng, ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng và sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL

Người nhập tin được hướng dẫn cụ thể cách nhập các trường khôngđược sai sót Mỗi phiếu tin là một đơn vị tài liệu nhập vào máy

Trên màn hình máy tính phiếu tin trắng xuất hiện và người nhập tin dựavào các phiếu tin đã biên mục để truy cập thông tin vào các trường theo đúnghướng dẫn

Việc nhập thông tin hoàn thành thì coi như việc xây dựng CSDL kếtthúc Trong máy tính đã lưu trữ một CSDL thông tin tra tìm tài liệu KHKT

6 Sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL tra tìm tài liệu KHKT

Như ta biết mỗi CSDL của một loại hình tài liệu KHKT khác nhau cósản phẩm thông tin đầu ra khác nhau (đã trình bày ở trên)

Sản phẩm thông tin đầu ra của CSDL tra tìm tài liệu KHKT được thểhiện dưới dạng mục lục tài liệu KHKT theo những đặc trưng khác nhau như:chuyên đề, tác giả, địa dư, thời gian, bộ phận của công trình xây dựng …Hình thức trình bày của mục lục tài liệu KHKT gồm:

TT Tên đề tài Mã số Tác giả Th/gian Số LT

1 Kỹ thuật và công nghệ sản xuất

giống tôm biển (tôm he)

08A0301A Đoàn Văn Đẩu 1990 15/1990

2 Nghiên cứu các cơ sở sinh học kỹ

thuật sản xuất giống và trồng rong

4 Nghiên cứu hiện trạng và dự báo

nhiễm bẩn môi trường ven biển

Bảo quản tài liệu lưu trữ KHKT là quá trình áp dụng các biện phápKHKT nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu Bảo quản tàiliệu lưu trữ nói chung là một công việc phức tạp, liên quan đến nhiều vấn đề

về môi trường sinh thái, nhiệt độ, độ ẩm, vật liệu chế tạo ra tài liệu lưu trữ,đến sự tác động của sinh vật lên tài liệu và sự tác động của con người trongquá trình xử lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ …

Thông tin về kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ rất phong phú.Nhiều hội thảo, hội nghị quốc tế và trong nước về chuyên đề này; nhiều cuốnsách chuyên khảo về bảo quản tài liệu lưu trữ được xuất bản

Trong phạm vi bài học về bảo quản tài liệu lưu trữ KHKT không thểtrình bày tất cả nội dung về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bài này đãđược học trong bài “Bảo quản tài liệu lưu trữ” của giáo trình Lý luận và thựctiễn công tác lưu trữ.

Với thời lượng học tập về môn học lưu trữ tài liệu KHKT bị hạn chế,chúng tôi chỉ trình bày những nội dung cơ bản, những thông tin mới về côngcác bảo quản tài liệu KHKT

I Những nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu lưu trữ KHKT

Tài liệu lưu trữ KHKT bị hư hỏng do nhiều nguyên nhân khác nhau

1 Chất liệu làm ra tài liệu lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ KHKT chủ yếu được in trên giấy Nguyên liệu làm giấy quyếtđịnh đến thời gian bảo quản tài liệu Giấy làm bằng sợi xen - luylô và các phụgia khác bằng hoá chất Những loại giấy được sản xuất có nhiều phụ gia, hoáchất thì mau hư hỏng vì nồng độ axit cao Những loại giấy phi axit thườngbảo quản được lâu năm

Mặt khác công nghệ làm giấy cũng tác động lớn đến độ lâu bền của giấy.Những loại giấy sản xuất bằng quy trình xeo giấy thủ công của các làng nghề truyềnthống làm giấy ở nước ta thường bảo quản lâu hơn những loại giấy sản xuất bằngcông nghệ hiện đại ngày nay của ngành công nghiệp làm giấy

Bên cạnh giấy làm tài liệu thì mực viết cũng đóng vai trò quan trọngđối với việc bảo quản tài liệu lưu trữ Những loại mực được sản xuất từ cácloại chất liệu tinh chế từ thực vật (cây cỏ) có độ bền vững cao, ít bay màu.Những loại mực được sản xuất từ các chất hữu cơ như A-ni-lin, đi-a-zo metyltím, metyl xanh… có độ bền kém khi bị tác động của ánh sáng mặt trời Cácloại mực sử dụng cho máy photocopy, máy in laser hiện nay có rất nhiều loạichất lượng khác nhau Có loại chất lượng tốt, mực in rõ ràng, lâu phai màu.Nhưng cũng có loại rất mau phai màu

Để bảo quản an toàn và lâu bền tài liệu lưu trữ KHKT cần phải có giải pháplựa chọn giấy và mực làm ra tài liệu Đối với những loại tài liệu KHKT làm bằngphim, ảnh, bằng đĩa quang cũng phải có giải pháp lựa chọn thích ứng.

2 Điều kiện thiên nhiên, môi trường

Thiên nhiên và môi trường ảnh hưởng rất lớn và thường xuyên đến tuổithọ của tài liệu lưu trữ Việt Nam nằm trong khu vực nhiệt đới, gió mùa nênkhí hậu nắng, nóng, độ ẩm cao, mưa bão bất thường gây ra lụt, bão ánh sángmặt trời làm tăng nhanh các phản ứng hoá học của các chất hữu cơ cấu tạonên giấy, phim ảnh cho nên làm hư hỏng tài liệu

Nhiệt độ cao làm cho tài liệu bị khô, giòn, gẫy nát; làm cho mực mauphai màu Nhiệt độ không khí thay đổi đột ngột làm cho tài liệu lưu trữ bị cogiãn, mất tính đàn hồi của giấy cũng làm cho tài liệu hư hỏng

Độ ẩm cao làm cho tài liệu lưu trữ bị kết dính, đóng cục, tạo điều kiệncho vi sinh vật, nấm mốc xâm nhập và phá hoại tài liệu lưu trữ, các loại côntrùng có điều kiện phát triển phá hoại tài liệu một cách nhanh chóng

Môi trường không khí bụi bẩn bám vào tài liệu cũng tác hại không nhỏđến việc bảo quản an toàn tài liệu Nhiệt độ và độ ẩm cao trong không khí làmôi trường tốt cho nấm mốc côn trùng phát triển trong các kho lưu trữ

Mối, mọt, các loại gậm nhấm cũng là kẻ thù rất nguy hiểm đối với tàiliệu lưu trữ Nếu không kịp thời phát hiện mối, mọt thì trong thời gian ngắntài liệu lưu trữ bị hư hỏng lớn

3 Các thảm hoạ thiên nhiên cũng gây hư hỏng tài liệu lưu trữ

Những trận động đất với cường độ mạnh, núi lửa phun nham thạch vàhoả hoạn, bão, lụt tác động rất lớn đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ Nhiềutrận động đất đã phá hỏng toàn bộ cả kho tài liệu lưu trữ Vì thế việc chốngđộng đất, núi lửa, phòng chống hoả hoạn, bão lụt cũng là một nhiệm vụ quantrọng của công tác bảo quản tài liệu