Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )

CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG HONGKONG TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN TRƯỜNG GIANG1.1 Tính cấp thiết của đề tài

“Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của

công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )”.

CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG HONGKONG TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN TRƯỜNG GIANG

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Hòa cùng với xu thế khu vực hóa và toàn cầu hóa về hợp tác kinh tế đang nổitrội ,với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường ,với tính phụ thuộc lẫnnhau về kinh tế và thương mại giữa các quốc gia ngày càng sâu sắc Việt Nam đã vàđang không ngừng cố gắng đẩy mạnh sự nghiệp CNH HĐH đất nước đưa nền kinh

tế hòa nhập vào nền kinh tế thế giới

Trong bối cảnh đó ,Xuất khẩu sẽ trở thành hoạt động chủ lực để pháttriển ,nâng cao giá trị nền kinh tế ,có vai trò quyết định trong việc hội nhập kinh tếthế giới của Việt Nam Để hoạt động này thực sự mang lại hiệu quả kinh tế cao cầnphải có những chiến lược phát triển hợp lý mà một trong số đó là đẩy mạnh giaohàng xuất khẩu Đây là một hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quảcủa hoạt động xuất khẩu Dịch vụ giao hàng xuất khẩu tạo điều kiện làm tăng tínhcạnh tranh của hàng hóa nước ta trên thị trường thế giới đồng thời đẩy mạnh đáng

kể tốc độ lưu chuyển của hàng hóa xuất khẩu

Ở lĩnh vực giao nhận ,giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển ,cũng làphương thức có nhiều ưu điểm như chuyên chở được khối lượng hàng hóa lớn ,cồngkềnh ,trên những tuyến đường xa ,cướ phí thấp tạo điều kiện cho các nhà xuất khẩuhoạt động hiệu quả Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một quytrình phức tạp với nhiều khâu trong mối quan hệ với nhiều bên như: kháchhàng ,hãng tàu ,cơ quan cấp giấy phép ,hải quạ ,cảng vụ Nên các doanh nghiệpkinh doanh hoạt động giao nhận thường mắc nhiều lỗi như chậm tiến độ giaohàng ,sai sót trong chuẩn bị chứng từ và các tài liệu có liên quan ,hàng hóa bị hỏnghóc ,mất mát ,giao sai ,vướng mắc về thủ tục hải quan,chậm trễ trong toàn quy trình

do thiếu khả năng quản lý nguồn lực Những tác động này ảnh hưởng tiêu cực tớikết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và hạn chế sự phát triển của ngànhgiao nhận vân tải ở Việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt như hiệnnay

Công ty TNHH giao nhận Trường Giang là một doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ,cũng đang phải đối mặt với tình trạngkhó khăn chung của ngành Chính vì vậy ,việc phân tích ,nghiên cứu ,đánh giá thựctrạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty từ đó đề ra

các giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động đó là một vấn đề thực tiễn mang tínhcấp thiết Viếc tiếp cận quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty nhưng ở góc độquản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng một cách tổng quát ,khoa học ,từ đó cóthể có cách đánh giá ,điều chỉnh những sai sót hiệu quả hơn và mang tính thốngnhất trong cả quy trình Nghiên cứu trên góc độ quản trị cũng giúp nâng cao nănglực quản lý của nhà quản trị ,giúp họ điều phối các nguồn lực cho quy trình hợp lýhơn

Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại công ty và dựa trên những kiến thức đãđược trang bị ở trường ,tác giả xin chọn đề tài :” Quản trị quy trình giao hàng xuấtkhẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG tại công ty TNHH giao nhậnTrường Giang ( chi nhánh Hà Nội )” giai đoạn 2007-2009 làm đề tài nghiên cứucho chuyên đề tốt nghiệp của mình

1.2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đề tài nghiên cứu về hoạt động “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằngđường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận TrườngGiang ( chi nhánh Hà Nội )”

1.3 Cácmục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quy trình giao hàng xuất khẩubằng đường biển

Tìm hiểu thực trạng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty , đặc biệt

là giao hàng xuất khẩu sang thị trường HongKong giai đoạn 2007-2009

Đưa ra những kết luận về những thành tựu đã đạt được , những vấn đề còn tồntại ,nguyên nhân , trình bày quan điểm giải quyết vấn đề Từ đó trình bày quan điểmgiải quyết vấn đề của đề tài nghiên cứu và đề xuất các kiến nghị những giải phápnhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biểnsang thị trường Hongkong một cách hệ thống và khả thi

1.5 Một số khái niệm và phân đinh nội dung của vấn đề nghiên cứu

1.5.1Khái quát về giao hàng xuất khẩu và các phương thức giao hàng xuất khẩu

a/ Khái niệm

Giao hàng xuất khẩu là một hoạt động thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận sẽ thay mặt người xuất khẩu đứng ra thực hiện các nghiệp vụ nhận hàng ,gom hàng , lưu kho , tổ chức giao hàng cho đơn vị vận tải ,làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan nhằm đảm bảo hàng hóa được giao cho người vận tải chuyển đến địa điểm quy định cụ thể theo thỏa thuận với chủ hàng gửi để hưởng thù lao

b/Các bên tham gia vào hoạt động giao hàng xuất khẩu

+ Người xuất khẩu

Là người kí hợp đồng ủy thác với người giao nhận ,Chủ hàng sẽ yêu cầu ngườigiao nhận thay mặt mình thực hiện các nghiệp vụ cần thiết để giao hàng cho ngườinhận hay người chuyên chở đúng về số lượng ,chất lượng hàng hóa thời gian ,địađiểm và phải trả một khoản chi phí dịch vụ nhất định như trong hợp đồng quy địnhhay theo thỏa thuận của hai bên

+Người giao nhận

Là người sẽ thay mặt chủ hàng xuất khẩu thực hiện các dịch vụ và nhận thù lao :

-Nhận hàng , thiết lập và cung cấp những chứng từ cần thiết như giấychứngnhận hàng của người giao nhận

-Lưu kho , đóng gói hàng ( theo yêu cầu của khách hàng ) có tính đến tuyếnđường , phương thức vận tải ,bản chất của hàng hóa và những qui chế áp dụng nếucó,ở nước xuất khẩu ,nước quá cảnh và nước nhập khẩu

-Vận tải hàng hóa đến cảng , khai báo hải quan , giao hàng cho người chuyênchở

-Nhận vận đơn đã kí của người chuyên chở giao cho người gửi hàng

-Chuyển tải trên đường (nếu cần)

-Giám sát việc vận tải hàng hóa trên đường tới người nhận hàng giúp đỡ ngườigửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở về tổn thất hàng (nếu có )

+ Ga ,Cảng

Kí hợp đồng xếp dỡ ,bảo quản ,lưu kho hàng hóa với người giao nhận Giao hàngcho phương tiện vận tải nếu xuất khẩu bằng Container ,hay hàng hóa được lưu tạikho của cảng

+ Người chuyên chở

Trong một số trường hợp người giao nhận là người chuyên chở ,nhưng phần lớnngười vận tải thường hoạt động độc lập ,tham gia vào hoạt động giao hàng xuấtkhẩu dưới hình thức cho thuê phương tiện chuyên chở

+ Chính phủ và các cơ quan chức năng

Các bộ chủ quản , hải quan , tổ chức kiểm nghiệm ,giám định ,

-Luật hải quan (2005)

Các quy phạm pháp luật quốc điều chỉnh hoạt động giao hàng xuất khẩu nhưcác công ước quốc tế về vận đơn và vận tải như:

-Công ước quốc tế Brussel hay quy tắc Hague ký ngày 25/8/1924 ,sửa đổi bổsung ngày 23/2/1968 gọi là Hague –Visby

1.5.1.2 Các phương thức giao hàng xuất khẩu

a/Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

-Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm thư chỉ dẫn gửi hàng đểngười giao nhận giao cho hãng vận chuyển và lập vận đơn

- Người giao nhận cấp FCR cho người xuất khẩu

- Người giao nhận sẽ cấp CWR cho người xuất khẩu nếu hàng được lưu taị khotrước khi gửi cho hãng hàng không

- Trên cơ sở ủy thác của người xuất khẩu ,người giao nhận tiến hành tập hợp cácchứng từ sau đây thành 3 bộ chứng từ gốc ,một bộ để chuẩn bị giao hàng cho hãnghàng không gồm :

+Vận đơn hàng không AWB

+Hóa đơn thương mại

+Giấy phép xuất nhập khẩu

+Bản kê chi tiết hàng hóa

+Giấy chứng nhận xuất xứ

+Tờ khai hải quan

Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không ,sân bay và thanh toán các chiphí ,người giao nhận sẽ gửi bộ chứng từ gốc thứ 2 kèm theo hàng hóa Bộ chứng từthứ 3 và thông báo chi phí dịch vụ được giao cho người xuất khẩu

b/ Giao hàng xuất khẩu bằng đường sắt

- Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận tổ chức giaohàng lên tàu Đối với gửi hàng lẻ ,có số lượng và khối lượng không đủ để xếpnguyên toa , đường sắt sẽ chịu trách nhiệm nhận hàng ,cân đo và xếp dỡ hàng ,niêmphong toa xe Đối với hàng nguyên toa , người giao nhận sẽ tự tiến hành bốc dỡ ,gia

cố hàng vào toa và niêm phong toa

- Người giao nhận có trách nhiệm lập vận đơn đường sắt RB và giao lại một bản sao

RB cho người xuất khẩu Mỗi toa hàng có một RB riêng

- Người giao nhận tiến hành lập bộ chứng từ kèm hàng gồm :

+Bản gốc của RB

+Giấy theo hàng được gửi kèm hàng hóa và được đường sắt lưu lại

+Hóa đơn thương mại

+Bản kê chi tiết hàng hóa

+Tờ khai hải quan

c/ Phương thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

- Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận sau đó tiến hànhgiao hàng cho cảng hay giao hàng trực tiếp cho tàu

-Giao hàng cho cảng :

+Giao danh mục hàng hóa xuất khẩu và đăng kí với phòng điều độ để bố trí phương

án xếp dỡ Liên hệ với phòng thương vụ để kí kết hợp đồng lưu kho , bốc xếp hànghóa với cảng

+Lấy lệnh nhập kho và báo vơi hải quan và kho hàng, giao hàng vào kho

- Giao hàng cho tàu

+Người giao nhận làm thủ tục thông quan hàng hóa ,báo cho cảng ngày giờ tàuđến ,chấp nhận thông báo sẵn sàng.Trên cơ sở danh mục hàng hóa xuất nhập khẩulập sơ đồ xếp hàng

+Cùng cảng tổ chức vận chuyển hàng ra cảng , lấy lệnh xếp hàng ,ấn định số mángxếp hàng Công nhân cảng sẽ tiến hành bốc hàng lên tàu dưới sự giám sát của đạidiện hải quan , người giao nhận ,nhân viên kiểm đếm của cảngvà của tàu

-Sau khi giao nhận lấy biên lai thuyền phó , bản tổng kết xếp hàng lên tàu đổi lấy B/L

-Bộ chứng từ gồm :

+Vận đơn đường biển

+Hóa đơn thương mại

+Bản kê chi tiết hàng hóa

+Sơ đồ xếp hàng

+Giấy chứng nhận xuất xứ

+Tờ khai hải quan

d/Giao hàng xuất khẩu bằng container

+ Gửi hàng nguyên container( FCL/FCL)

Người giao nhận sẽ thuê vỏ container rỗng , đóng hàng vào container theo đúngyêu cầu kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình chuyênchở.Mời hải quan làm thủ tục kiểm hóa ,niêm phong kẹp chì từng container Vậnchuyển container đã đóng hàng từ kho của mình tới CY để giao cho người chuyênchở ,lấy biên lai nhận container của tàu để đổi lấy vận đơn

+ Gửi hàng lẻ bằng container ( LCL/LCL)

Áp dụng khi người gửi có khối lượng hàng hóa nhỏ , không đủ xếp đầy mộtcontainer Người giao nhận sẽ tập hợp những lô hàng nhỏ lẻ của nhiều chủ hàngthành lô hàng hỗn hợp ,đóng vào container và giao cho ngừoi chuyên chở tạiCFS Người giao nhận sẽ ký phát vận đơn gom hàng (HB/L đối với đường biển,HAWB đối với hàng không )cho ngừoi gửi hàng lẻ Người chuyên chở sau khi nhậnhàng cấp vận đơn chủ ( MB/L đối với đường biển , MAWB đối với hàng không )cho người giao nhận

+ Gửi hàng bằng container kết hợp ( FCL/LCL- LCL/FCL)

Là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp trên FCL /LCL là một chủ hàngđóng hàng gửi cho nhiều người nhận vào chung một container , LCL/FCL nghĩa lànhiều chủ hàng gửi chung hàng hóa trong một container tới một người nhận

5.1.2 Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

1.5.2.1 Tổ chức giao hàng

a/ Đối với giao hàng xuất khẩu phải lưu kho ,lưu bãi

Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu.

- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng,

- Giao hàng vào kho, bãi của cảng

*Cảng giao hàng XK cho tàu:

- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu:

+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan

+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng+ Giao cho cảng Danh mục hàng hóa XK để cảng bố tri phương tiện xếp dỡ Trên

cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trach hàng hóa sẽ lên Sơ đồ xếp hàng ( Cargoplan)

+ Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng,

- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu.

+ Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định sốmang xếp hàng, bố trí xe và công nhận và người áp tải (nếu cần)

+ Tiến hành giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm Hàng

sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan Trong quá trìnhgiao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào FinalReport Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet

+ Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate'sReceipt) để lập vận đơn.Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếpghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General LoadingReport) và cũng ký xác nhận với tàu Đây cũng là cơ sở để lập B/L

- Lập bộ chứng từ thanh toán.

Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy cácchứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngânhàng để thanh toán tiền hàng.Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L.hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất

xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu

cần).

- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho.

- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ(nếu có)

b/Đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho ,lưu bãi

Đây là cách hàng hóa XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêngcủa mình hoặc từ phương tiện vận tải của minh để giao trực tiếp cho tàu Các bướcgiao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng

-Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu

+Người giao nhận đưa hàng tới cảng

+Đăng ký với cảng về máng ,địa điểm ,cầu tàu xếp dỡ

+Làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu ,xin giấy chứng nhận vệ sinh , kiểm dịch +Giao danh mục hàng hóa XK ,thuyền phó phị trách hàng hóa sẽ lên sơ đồ xếp

hàng

-Tổ chức vận chuyển ,xếp hàng lên tàu

+Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng

+Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm ,nhân viên giao nhận phải theo

dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra ,trong đó phải xếp hàng lên tàu hoặcghi vào phiếu kiểm kiện ( Tally sheet)

+Tàu sẽ lập biên lai thuyền phó ghi số lượng ,tình trạng hàng hóa xếp lên tàu ( là cơ

sở cấp vận đơn ) ,Biên lai phải sạch

- Lập bộ chứng từ thanh toán.

Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy cácchứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngânhàng để thanh toán tiền hàng.Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L.hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất

xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu

cần.

- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho.

- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ( nếu có).

c/Đối với hàng hóa xuất khẩu bằng container

- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình

- Chủ hàng mời đại diện hải quan,kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định( nếu có) đếnkiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container.Sau khi đóng xong, nhân viên hảiquan sẽ niêm phong kẹp chì container Chủ hàng điều chỉnh lạiPacking List vaCargo List(nếu cần)

- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định hoặc hải quancảng, trước khi hết thời gian quy định ( closing time) của từng chuyến tàu ( thường

la 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hang) và lấy Mate's Receipt;

- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn

*

N ế u g ử i hàng l ẻ (LCL/LCL )

- Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho

họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu Sau khi Booking Note được chấpnhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngay, giờ, địa điểm giao nhận hàng;-Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho ngườichuyên chở hoặc đại lý tại CFS hoặc ICD

- Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa và giám sát việc đónghàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quanniêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lêntàu và yêu cầu cấp vận đơn,

- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

- Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán

5.1.2.2Điều hành và giám sát việc giao hàng

aNội dung giám sát

-Là việc kiểm tra giám sát tình hình thực hiện giao hàng của công ty để đảm bảotránh sự chậm trễ hoặc sai sót trong toàn quy trình giao hàng.Kiểm tra giám sát ởcác nội dung :

+ Khối lượng hàng hóa : chủng loại ,số lượng của từng chủng loại

+ Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng ,đắc điểm ,nơi cung cấp bao bì +Chỉ định tàu cảng : Đặc điểm của tàu ,thời gian đến cảng ,bốc hàng,đặc điểm củatuyến vận chuyển

+Lịch giao hàng: lịch trình giao hàng ,số lần giao , thông báo giao hàng ,thời điểm

dự tính tàu đến nơi

+Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác

+ Cước phí : thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí

+Thanh toán tiền cước : tiến độ thanh toán ,hạn cuối cùng của từng lần thanh toán ,chứng từ cho mỗi lần thanh toán

- Các phương pháp giám sát quy trình

+ Hồ sơ theo dõi

+Phiếu giám sát

b/ Nội dung điều hành

-Là việc đề ra và thực hiện những quy định của những vấn đề không tính trước phátsinh trong quá trình tổ chức thực hiện giao hàng Điều hành quá trình giao hàngphải tập trung giải quyết các vấn đề sau:

+ Chất lượng : giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy định trong hợpđồng giao hàng

+Số lượng : Đề cập đến việc giải quyết việc tăng giảm số lượng hàng hóa quy địnhtrong hợp đồng và mức giá cước áp dụng đối với số lượng tăng giảm đó

+Lịch giao hàng :Phải đổi lịch giao hàng do nảy sinh vấn đề không mong muốntrong việc thuê phương tiện vận tải , hải quan ,thanh toán

+Hợp đồng vận tải : Khi ký hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phát sinhtrong khi bốc hàng lên phương tiện vận tải,lên tàu và dỡ hàng ra khỏi tàu

+Hợp đồng bảo hiểm ( nếu có) Thông báo,thực hiện các thủ tục khiếu nại công tybảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất

+Khiếu nại và tranh chấp: Vì với vai trò là bên thứ ba giữa người bán và người muanên công ty có nghĩa vụ tham gia khi khách hàng cần trong việc giải quyết tranhchấp Khi đó công ty cần thu thập thông tin dữ liệu cần thiết cho khách hàng ,cùngkhách hàng giải quyết

1.5.3 Kết cấu chuyên đề

Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài “ Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩubằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhậnTrường Giang ( chi nhánh Hà Nội )

Chương II:Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng quản trị quytrình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công

ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )

Chương III:Các kết luận và đề xuất tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giaohàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHHgiao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG HONGKONG TẠI CÔNG TY

TRƯỜNG GIANG GIAI ĐOẠN 2007-2009 2.1 Phương pháp nghiên cứu

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

2.1.1.1Dữ liệu sơ cấp

Thông qua phiếu điều tra

Thông qua phiếu điều tra theo kiểu câu hoỉi đóng với những câu trả lời đã đượcgiới hạn để có thể dễ dàng tổng hợp và phân tích một cách chính xác Các câu hỏinhằm thu thập thông tin về cơ chế hoạt động của công ty , tình hình biến động củacác yếu tố moi trường và ảnh hưởng của nó tới hoạt động quản trị quy trình giaohàng trong giai đoạn 2007-2009 Số phiếu điểu tra được phát ra và thu về là

5 ,những người được điều tra bao gồm :

-Nguyễn Diệu Hương –đại diện hàng xuất

-Nguyễn thị Hoàn – Nhân viên hàng xuất

-Trần Thị Loan –Nhân viên hàng xuất

- Dương Tuấn Anh – Nhân viên marketing

- Bùi thị Thùy – Nhân viên hàng xuất

Thông qua phỏng vấn chuyên gia : Là phương pháp đưa ra những câu hỏi được

chuẩn bị trước trong khi tiếp xúc đối thoại trực tiếp với nhà quản trị ,nhân viênphòng xuất nhằm thu thập thông tin và ý kiến đánh giá của họ về tình hình quản lýquy trình giao hàng ,tình hình hoạt động của công ty trong quá trình giao hàng xuấtkhẩu bằng đường biển của công ty sang thị trường HONGKONG ,những ưu điểm ,hạn chế , những yếu tố ảnh hưởng ( thị trường Hongkong, nội bộ công ty , ), nhậnxét của từng cá nhân và hướng điều chỉnh ,nâng cao hiệu quả quản trị

2.1.1.2 Dữ liệu thứ cấp:

Thu thập các dữ liệu thứ cấp từ các nguồn nội bộ của công ty :kết quả hoạt độngkinh doanh ,báo cáo tài chính ,báo cáo nghiệp vụ ,báo cáo hoạt động giao nhận,phương hướng hoạt động giai đoạn tới

Ngoài ra còn sử dụng thêm thông tin thu thập từ các nguồn khác : sách báo ,tạp chíchuyên ngành về giao nhận ,vận tải , Internet,

2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Thống kê kết quả thu thập được => Phân tích => Tổng hợp những phân tích và ýkiến đánh giá từ đó rút ra kết luận tình hình vấn đề nghiên cứu

2.2 Đánh giá những nhân tố môi trường ảnh hưởng tới quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang HongKong tại công ty Trường Giang giai đoạn 2007-2009.

2.2.1 Giới thệu chung công ty TNHH giao nhậnTrường Giang( chi nhánh Hà Nội ).

2.2.1.1 Quá trình thành lập và lĩnh vực kinh doanh

- Tên công ty : Công ty TNHH giao nhận Trường Giang chi nhánh Hà Nội

- Tên giao dịch quốc tế :TGI EXPRESS CO.,LTD

-Trụ sở: TGI Branch in HA NOI

Address: 131 Bùi Thị Xuân ,Hai Bà Trưng,Hà Nội, Việt Nam

Tel: 84-04-37924829, 84-04-37924830

Fax: 84-04-37924831

E-mail: tgi@gmail.com Website: www.tgi.com.vn

- Hệ thống kho bãi : 780m2 – 32 Đại Từ , Đại Kim ,Hoàng Mai ,Hà Nội

sở chính tại : 4Fl No 8 Lê Duẩn Str Dist1, Hochiminh City

TGI Brand in Ha Noi được thành lập vào năm 2006 với các lĩnh vực hoạt động kinhdoanh :

-Giao nhận và vận tải quốc tế bằng đường biển , đường không

-Dịch vụ gom hàng và khai thác hàng lẻ

-Kinh doanh xuất nhập khẩu

-Môi giới và thuê tàu

2.2.1.2.Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa giai đoạn 2007-2009

Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hoạt động chính của công ty ,doanh thu của dịch vụnày luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất khoảng 75-85%tổng doanh thu Công ty co 2phương thức giao nhận hàng hóa là đường biển và đường hàng không trong đóđường biển là phương thức giao hàng chính của công ty với tỷ trọng doanh thu vàokhoảng trên dưới70% doanh thu chung của hoạt động giao nhận ,và được thể hiệnbảng số liệu sau:

Bảng 1 : Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

ĐVT : Triệu VNĐ

NămChỉ tiêu

Mức tăng tuyệt đối - 495 178 Doanh thu từ dịch

Vụ giao nhận Giá trị Mức tăng tuyệt đối 1269 - 1949 672 2118 177

Doanh thu từ giao

DT đường biển /DT giao nhận chung (%) 69.98 64.97 74.97

LN/DT giao nhận đường biển (%) 23.92 25.74 20.43

( Nguồn ban kế toán công ty Trường Giang) Qua bảng ta có thể thấy năm 2008 tuy có tăng so với năm 2007 nhưng do cuối năm

2008 khủng hoảng kinh tế thế giới làm cho tính đến cuối năm 2009 lợi nhuận công

ty giảm đi đáng kể tuy nhiên công ty vẫn giữ được mức tỷ suất lời nhuận khá ổnđịnh xấp xỉ 20 %

2.2.2 Đánh giá ảnh hưởng của những yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghệp đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang HongKong taị công ty TNHH giao nhận Trường Giang (chi nhánh Hà Nội).

2.2.2.1 Nguồn vốn

Một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty nóichung cũng như hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty nóiriêng

Công ty Trường Giang(chi nhánh Hà Nội) là một công ty có quy mô vừa và nhỏ ,nguồn vốn hạn chế với số vốn điều lệ là 500.000.000 đồng Chính sự hạn chế này đãkhiến cho công ty chưa thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của thị trường , mới chỉ dừnglại ở một số công đoạn của chuỗi logistics.

2.2.2.2 Chất lượng nhân sự

Con người là chủ thể của mọi hoạt động do đó Chất lượng nhân sự sẽ là yếu tố cạnhtranh quan trọng của mỗi công ty và của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận.Như vậy nhân sự ngành giao hàng xuất khẩu phải có chuyên môn vững vàng về xuhướng phát triển của thị trường giá cước , thành thạo thuật ngữ trong hợp đồngngoại thương , nghiệp vụ thuê tàu , nắm vững luật hàng hải thế giới và các thủtục ,yêu cầu cụ thể với việc giao hàng xuất khẩu của từng loại hàng hóa , trên từngtuyến đường vận chuyển

Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cũng có nghĩa là quản trịnhân sự thực hiện quy trình đó , đặc biệt là trong khâu tổ chức giao hàng

2.2.2.3 Năng lực , cơ chế quản lý

Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch ,chỉ đạo thực hiện và giám sáthoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nên năng lựcquản lý là yếu tố tiên quyết quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình Một nhàquản trị giỏi sẽ thiết lập một kế hoạch và tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đườngbiển phù hợp với môi trường kinh doanh và tận dụng được tối đa nguồn lực hữu hạncủa doanh nghiệp Năng lực quản lý tốt giúp nhà quản trị có được tầm nhìn rộng , từ

đó dự đoán những biến động có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời tiến trình giaonhận hàng , đảm bảo đuợc những mục tiêu do tổ chức đề ra

2.2.3 Đánh giá ảnh hưởng của những yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghệp đến quản trị quy trình xuất khẩu bằng đường biển sang HongKong tại công ty Trường giang(chi nhánh Hà Nội )

2.2.3.1 Cơ sở vật chất , phương tiện kỹ thuật , hạ tầng thông tin

Hạn chế về nguồn vốn dẫn đến công ty gặp khó khăn trong việc xây dựng cơ sở

hạ tầng và phương tiện kỹ thuật Đây là vấn đề liên quan đến lợi nhuận của công ty

là việc cơ sở hạ tầng công ty phải đi thuê,mượn hoàn toàn làm cho chi phí phải trảrất lớn làm giảm lợi nhuận và ảnh hưởng tới việc phân bổ nguồn ngân sách cuả nhàquản trị

Kinh doanh dịch vụ giao nhận không thể không nói đến vai trò của công nghệthông tin bởi lẽ đây là đặc thù của ngành ,mọi hoạt động của quá trình giao nhận :tìm kiếm khách hàng , liên lạc hãng tàu , không thể không thông qua công nghệ

việc trang bị các phương tiện kỹ thuật cao phục vụ choviệc tìm kiếm , truyền tải vàbảo mật thông tin là rất cần thiết

2.2.3.2 Cơ chế quản lý của nhà nước về hoạt động xuất khẩu

Từ khi trở thành thành viên của WTO ,hoạt động thương mại quốc tế ngày càngphát triển ,Nhà nước và Chính phủ đã đưa ra nhiều chính sách tạo điều kiện thuậnlợi cho hoạt đông xuất khẩu , đổi mới Luật thương mại ,Luật hải quan ,Luật thuếxuất nhập khẩu , nhằm tạo lập hành lang pháp lý vững chắc cho các doanh nghiệpkinh doanh dịch vụ liên quan đến hoạt động xuất khẩu

Theo chính sách quản lý đối với hàng xuất khẩu hiện hành thì đa số các mặt hàngxuất khẩu đều được trực tiếp làm thủ tục hải quan tại cơ quan Hải quan , không phảixin giấy phép ở Bộ ,ngành chủ quản ,giảm chi phí về thời gian cho doanh nghiệpgiao nhận , đáp ứng tiến độ giao hàng Theo nghị định số 154/2005NĐ-CP ngày15/12/2005 của Chính phủ ,hướng dẫn tại thông tư số 112/2005/TT-BTC ngày15/12/2005 của Bộ tài chính ,những giấy tờ mà doanh nghiệp phải nộp và xuất trìnhkhi làm thủ tục hải quan đã được đơn giản hóa ,minh bạch và về cơ bản đã phù hợpvới hầu hết các chuẩn mực quốc tế về thủ tục hải quan , góp phần rút ngắn rất nhiềuthời gian thông qua hàng hóa

2.2.3.3Đối thủ cạnh tranh

Theo thống kê ước tính có khoảng 800 doanh nghiệp tham gia vào thị trường kinhdoanh dịch vụ giao nhận tại Việt Nam ,80 % là các doanh nghiệp tư nhân đa phần lànhững doanh nghiệp có quy mô nhỏ bé hạn chế vốn và công nghệ Thị trường giaonhậnViệt Nam được đánh giá có tiềm năng rất cao ,hấp dẫn các nhà đầu tư nướcngoài và thực tế họ đang kiinh doanh rất sôi động tại Việt Nam Hầu hết các nhàkinh doanh dịch vụ giao nhận nước ngoài là các tập đoàn logistics lớn đã có mặt tạinước ta và theo cam kết gia nhập WTO ,các công ty 100% vốn nước ngoài sẽ đượchoạt động tại Việt Nam vào năm 2012 Với quy mô lớn ,cơ sở vật chất kỹ thuật hiệnđại ,kinh nghiệm lâu năm và khả năng cung ứng toàn bộ chuỗi dịch vụ logisticstrong đó bao gồm cả dịch vụ giao nhận hàng hóa ,họ là những đối thủ cạnh tranhnguy hiểm nhất của công ty

2.2.3.4 Mối quan hệ với các bên liên quan

Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty có liên quan tớinhiều bên như: người gửi hàng , đại lý chỉ định, người chuyên chở ,cảng biển ,hảiquan,

Tạo dựng tốt mối quan hệ này sẽ giúp cho công ty thực hiện quy trình giao hàngthuận lợi , nhanh chóng , dẽ dàng và ngược lại