Được sự giúp đỡ củacác cán bộ trong phòng xuất nhập khẩu 7 của công ty cũng như sự hướng dẫn tận tìnhcủa thầy giáo PGS.TS Doãn Kế Bôn, em quyết định chọn nghiên cứu đề tài: quản trịqui t
Trang 1“Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón từ thị trường Trung Quốc tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm (Tocontap
Hanoi)”
Trang 2Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài
1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài
Trong xu thế toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, hoạt động thươngmại quốc tế ngày càng khẳng định được vị trí quan trọng của mình trong nền kinh tếthế giới Theo nhận xét chung của nhiều nhà phân tích kinh tế thì thế giới trong nhữngnăm gần đây trở nên xích lại gần nhau hơn, thông qua hoạt động thương mại quốc tếcác nước có quan hệ với nhau nhiều hơn, gắn bó hơn Bên cạnh đó, thương mại quốc
tế giúp cho các quốc gia có thể chuyên môn hóa hoạt động sản xuất, tận dụng và pháthuy tối đa các lợi thế của quốc gia để đem lại giá trị thặng dư cao nhất; đồng thời tạođiều kiện cho hàng hóa, dịch vụ được lưu thông buôn bán thuận lợi giữa các quốc gia
để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao hơn của con người
Nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế khuvực và thế giới Việt Nam đã là thành viên chính thức của hiệp hội các nước ĐôngNam Á (ASEAN) từ tháng 7/1995, đã gia nhập vào khu vực mậu dịch tự do AFTA từ1/1/1996, được kết nạp vào diễn đàn hợp tác Châu Á – Thái Bình Dương (APEC)tháng 11/1988 và đã là thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới (WTO)vào tháng 11/2006 Hoạt động thương mại quốc tế của nước ta ngày càng có nhữngbước phát triển mạnh mẽ, Việt Nam đã mở rộng quan hệ buôn bán với nhiều khu vựckinh tế và quốc gia trên thế giới Với kim ngạch XNK không ngừng tăng lên qua cácnăm cùng với sự hỗ trợ về đường lối, chính sách của Đảng và nhà nước ta đã mở ranhững cơ hội lớn cho các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh XNK.Trước hết thì các doanh nghiệp có cơ hội được giao lưu buôn bán với nhiều doanhnghiệp với nhiều qui mô khác nhau tại nhiều khu vực kinh tế và quốc gia trên thế giới;hơn nữa có điều kiện để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh.Tuy nhiên, bên cạnhnhững cơ hội đó thì các doanh nghiệp cũng phải đương đầu với những thách thức tolớn Đó là phải đối mặt với cường độ cạnh tranh cao đòi hỏi các doanh nghiệp phảinâng cao năng lực cạnh tranh của mình để có thể cạnh tranh được với các doanhnghiệp nước ngoài, phát triển ổn định và bền vững Đặc biệt trong cuộc khủng hoảng
Trang 3kinh tế thế giới vừa qua đã đem đến những thách thức thực sự cho không chỉ hoạtđộng thương mại của Việt Nam nói chung mà còn gây tác động trực tiếp đến cácdoanh nghiệp Việt Nam nói riêng Khủng hoảng kinh tế làm cho lượng cầu của hầuhết các mặt hàng đều giảm sút mạnh, các nguồn tài chính bị thắt chặt gây khó khăncho hoạt động kinh doanh XNK của các doanh nghiệp ở nước ta.
Trước tình hình đó, các doanh nghiệp Việt Nam phải lựa chọn cho mình con đườngphát triển đúng đắn, phù hợp với tình hình nội tại cũng như với sự phát triển chungcủa nền kinh tế Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm (Tocontap Hà Nội) là mộttrong những doanh nghiệp kinh doanh XNK đầu tiên của Việt Nam, trải qua hơn 50năm hoạt động công ty đã không ngừng phát triển về mọi mặt và đáp ứng tương đốitốt cho các nhu cầu của nền kinh tế Là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh xuấtnhập khẩu nhiều mặt hàng vì vậy Tocontap Hà Nội cũng không tránh khỏi khó khănchung do khủng hoảng kinh tế thế giới gây ra Trong quá trình thực tập nhằm quan sát
và tìm hiểu thực tế tại doanh nghiêp tôi nhận thấy bên cạnh những kết quả đạt được thìcông ty có những khó khăn tồn tại cần được nghiên cứu và khắc phục đặc biệt là trongqui trình thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp Được sự giúp đỡ củacác cán bộ trong phòng xuất nhập khẩu 7 của công ty cũng như sự hướng dẫn tận tìnhcủa thầy giáo PGS.TS Doãn Kế Bôn, em quyết định chọn nghiên cứu đề tài: quản trịqui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón của công ty, với mongmuốn tìm ra các giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ
đó đưa ra các đề xuất đối với doanh nghiệp cũng như các kiến nghị đối với nhà nước
để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty nói chung cũng như hoạt độngnhập khẩu của doanh nghiệp nói riêng
2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong luận văn
Thông qua quá trình thực tập, quan sát thực tế tại công ty Tocontap Hà Nội đồngthời kết hợp với các kiến thức đã được học tại nhà trường, tôi quyết định lựa chọn đềtài:
“Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón từ thị trườngTrung Quốc tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm (Tocontap Hanoi)”
Trang 4Đề tài tập trung nghiên cứu, đi sâu vào qui trình thực hiện hợp đồng NK bao gồmchin bước từ xin giấy phép nhập khẩu cho đến bước khiếu nại và giải quyết khiếu nại,
và công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK tại doanh nghiệp Thông qua đềtài nhằm tìm hiểu những vấn đề khó khăn, tồn tại của doanh nghiệp đang gặp phảitrong qui trình thực hiện hợp đồng NK cũng như trong việc quản trị qui trình thực hiệnhợp đồng NK Từ đó cùng với doanh nghiệp đề ra các giải pháp khắc phục khó khăn
và đưa ra các kiến nghị với nhà nước
3 Các mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu thực trạng qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàng phân bón tại công
ty Tocontap Hà Nội từ thị trường Trung Quốc
- Tìm ra những vấn đề khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng NK, nguyênnhân của các khó khăn và tồn tại của doanh nghiệp
- Đưa ra các biện pháp để công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK đượcnâng cao và đạt hiệu quả
4 Phạm vi nghiên cứu của luận văn
- Về không gian: tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm (Tocontap Hà Nội )
- Về nội dung: quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàng phân bón từ thịtrường Trung Quốc
- Về mặt hàng nghiên cứu: phân bón – một loại vật tư nông nghiệp đóng vai trò quantrọng trong sự phát triển ổn định của hoạt động sản xuất nông nghiệp được nhập khẩu
từ thị trường Trung Quốc
- Về thị trường: Trung Quốc – thị trường nhập khẩu phân bón chính của Việt Nam
- Về thời gian: từ năm 2006 – 2009
5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài
Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị qui trình thực hiện hợpđồng nhập khẩu
Trang 5Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng vấn đề quảntrị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón tại công ty cổ phần xuấtnhập khẩu tạp phẩm từ thị trường Trung Quốc
Chương 4: Các kết luận và đề xuất đối với vấn đề quản trị qui trình thực hiện hợpđồng nhập khẩu mặt hàng phân bón tại công ty Tocontap Hanoi từ thị trường TrungQuốc
Trang 6Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị qui
trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.1 Một số định nghĩa, khái niệm và lý thuyết cơ bản liên quan đến qui trình
thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế (TMQT)
2.1.1 Hợp đồng TMQT
2.1.1.1 Khái niệm
Hợp đồng thương mại quốc tế hay còn gọi là hợp đồng XNK hoặc hợp đồng muabán ngoại thương, đó là sự thỏa thuận giữa những đương sự có trụ sở kinh doanh ở cácquốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán (bên XK) có nghĩa vụ chuyểnquyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua (bên NK) một tài sản nhất định gọi làhàng hóa Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng
2.1.1.2 Đặc điểm của hợp đồng TMQT
- Hợp đồng TMQT mang yếu tố quốc tế
- Chủ thể của hợp đồng là bên bán (bên XK) và bên mua (bên NK) Hai bên XK và
NK có trụ sở kinh doanh ở những quốc gia khác nhau
- Hợp đồng TMQT là hợp đồng mang tính ưng thuận và nếu không có thỏa thuận gìkhác thì có hiệu lực ngay từ khi ký kết hợp đồng
- Hợp đồng TMQT là hợp đồng song vụ (tức là hai bên có nghĩa vụ như nhau)
- Hợp đồng TMQT là hợp đồng đền bù (tức là có giá trị tương xứng nhau)
- Hợp đồng TMQT có sự di chuyển về quyền sở hữu
2.1.1.3 Luật điều chỉnh hợp đồng TMQT
Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng TMQT là một vấn đề mà các bên cùng quan tâmbởi nó bảo vệ lợi ích của tất cả các bên liên quan trong hợp đồng và là cơ sở pháp lýđầu tiên để giải quyết tranh chấp xảy ra
Hợp đồng TMQT thường được điều chỉnh bởi các nguồn luật sau:
- Luật quốc gia: là luật pháp của các quốc gia mà các bên có trụ sở chính Theo đó,một hợp đồng TMQT được ký kết giữa một công ty có trụ sở chính tại Việt Nam và
Trang 7một công ty có trụ sở chính tại Trung Quốc thì hợp đồng này được điều chỉnh của cảluật Việt Nam và luật Trung Quốc
- Luật quốc tế: là công ước hoặc điều ước quốc tế mà quốc gia nơi đặt trụ sở chínhcủa đương sự có tham gia hoặc cam kết thực hiện Ví dụ như: công ước Viên 1980,hiệp định Việt – Mỹ…
- Tập quán quốc tế: là những thói quen được hình thành từ lâu đời và được áp dụngthường xuyên trên phạm vi toàn cầu hoặc khu vực bởi các chủ thể của luật TMQT (ví
dụ như: Inconterm 2000, UCP 400, UCP 500, UCP 600…)
- Án lệ: là những nguyên tắc pháp lý trong thương mại quốc tế được hình thành trên
cơ sở các phán quyết của tòa án đã được tuyên bố
2.1.1.4 Nội dung chủ yếu của hợp đồng TMQT
Cấu trúc của hợp đồng TMQT: gồm có hai phần: phần trình bày chung và nội dungchính của hợp đồng
Phần trình bày chung: bao gồm các nội dung
- Số hiệu của hợp đồng (Contract No…): đây không phải là nội dung pháp lý bắtbuộc của hợp đồng nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giám sát,điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng: có thể ở đầu hoặc cuối hợp đồng Nếuhợp dồng không có những thỏa thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực kể từ ngày
ký kết
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng: tên (theo giấy phép thànhlập), địa chỉ, người đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition): trong hợp đồng có thể
sử dụng các thuật ngữ, mà các thuật ngữ này có thể ở các quốc gia khác nhau sẽ hiểutheo nhiều nghĩa khác nhau Để tránh hiểu lầm, những thuật ngữ hay những vấn đềquan trọng cần phải được định nghĩa
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: có thể là các hiệp định chính phủ đã ký hoặccác nghị định thư ký kết giữa các bộ ở các quốc gia, hoặc nêu ra sự tự nguyện thực sựcủa hai bên ký kết hợp đồng
Trang 8Phần điều khoản của hợp đồng: bao gồm các nội dung
- Nội dung chính của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kết thựchiện
Nội dung cơ bản của các điều khoản của hợp đồng TMQT
Tùy theo đặc điểm của hàng hóa, thỏa thuận của các bên mà trong hợp đồng baogồm các điều khoản khác nhau với quy mô khác nhau Nhưng thông thường một hợpđồng TMQT bao gồm các điều khoản sau:
- Điều khoản về tên hàng (Commodity):
+ Là điều khoản đầu tiên bắt buộc của mọi đơn hỏi hàng, thư chào hàng, hợp đồnghoặc nghị định thư Nó nói lên chính xác đối tượng mua bán, trao đổi, vì vậy cần phảidùng các phương pháp qui định chính xác tên hàng
+ Nếu gồm nhiều mặt hàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phảilập bảng liệt kê (bản phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục thành một bộphận của điều khoản tên hàng
- Điều khoản về chất lượng (Quality):
+ Là điều khoản nói lên tổng thể các chỉ tiêu, những đặc trưng của hàng hóa mua bán,thể hiện được sự thỏa mãn nhu cầu trong những điều kiện tiêu dùng xác định, phù hợpvới công dụng của hàng hóa
+ Điều khoản này qui định chất lượng của hàng hóa giao nhận, là cơ sở để giao nhậnchất lượng hàng hóa, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng, thì điều khoản chấtlượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp cho nên tùy vàotừng hàng hóa mà có phương pháp qui định chất lượng cho chính xác, phù hợp, và tối
ưu
+ Nếu dùng tiêu chuẩn hóa, tài liệu, kỹ thuật, mẫu hàng… để qui định chất lượng thìphải được xác nhận và trở thành một bộ phận không thể tách rời hợp đồng
- Điều khoản về số lượng (Quantity):
+ Đây là một trong những điều kiện chủ yếu không thể thiếu được trong hợp đồngTMQT vì số lượng hai bên giao dịch thỏa thuận là căn cứ để giao nhận hàng
Trang 9+ Điều khoản này qui định số lượng hàng hóa giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xácđịnh trọng lượng Nếu số lượng hàng hóa giao nhận qui định phỏng chừng thì phải quiđịnh người được phép lựa chọn dung sai về số lượng và giá tính cho số lượng hàngcủa khoản dung sai đó
- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking):
+ Điều khoản này qui định: loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chấtlượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì
+ Qui định nội dung và chất lượng của ký mã hiệu
- Điều khoản về giá cả (Price):
+ Đây là điều khoản quan trọng, đóng vai trò trung tâm trong giao dịch hàng hóa Điềukhoản này bao gồm những nội dung: đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp quiđịnh giá Giá cả trong buôn bán quốc tế có thể được thể hiện bằng đồng tiền của nướcxuất khẩu hoặc của nước nhập khẩu hoặc của một nước thứ ba
- Điều khoản về thanh toán (Payment)
+ Điều khoản này qui định: các loại tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểmthanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán
+ Điều khoản này rất quan trọng và được các bên rất quan tâm, nếu lựa chọn được cácđiều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm được chi phí và rủi ro cho mỗi bên
- Điều khoản về giao hàng (Shipment/ Delivery):
+ Điều khoản này qui định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng(ga, cảng) đi (ga, cảng) đến ga (cảng), địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng,việc thông báo giao hàng (số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo
và một số các qui định khác về việc giao hàng)
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god):
+ Qui định những trường hợp được miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợpđồng
+ Điều kiện này qui định: nguyên tắc xác định các trường hợp miễn trách, liệt kênhững sự kiện được coi là trường hợp miễn trách và những trường hợp không được
Trang 10coi là trường hợp miễn trách, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trườnghợp miễn trách
- Điều khoản khiếu nại (Claim): qui định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, vànghĩa vụ của các bên khi khiếu nại
- Điều khoản bảo hành (Warranty): qui định thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành,nội dung bảo hành, trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành
- Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty): qui định các trường hợp phạt và bồi thường,cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường tùy theo từng hợp đồng có thế
có riêng điều khoản phạt và bồi thường hoặc được kết hợp với các điều khoản giaohàng, thanh toán…
- Điều khoản trọng tài (Arbitration): qui định ai là người đứng ra phân xử, luật ápdụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành trọng tài cam kết chấp nhận tài quyết và phânđịnh chi phí trọng tài
Trên đây là những điều khoản cơ bản nhất của hợp đồng TMQT Tuy nhiên trongthực tế thì tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hợp đồng nhất định mà có thểthêm một số điều khoản khác: điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoảncấm vận chuyển bán, và các điều khoản khác…
2.2 Tổng quan tình hình khách thể của những đề tài nghiên cứu trước
Trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu luận văn của các sinh viên khóa trước, emnhận thấy đã có nhiều đề tài nghiên cứu về quản trị quản trị qui trình thực hiện hợpđồng NK hàng hóa như:
1 Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàng điện tử tại công ty cổ phầnhình ảnh Việt từ thị trường Singapore
Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Hà
Đề tài này tập trung nghiên cứu vấn đề quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NKmặt hàng điện tử tại công ty cổ phần hình ảnh Việt từ thị trường Singapore Nội dungchủ yếu đó là quản trị công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK mặt hàng điện tử từ thịtrường Singapore và phát hiện ra những khó khăn tồn tại của công ty cổ phần hình ảnhViệt; đồng thời đề ra các biện pháp nhằm giúp công ty khắc phục những khó khăn tồn
Trang 11tại, và đưa ra các đề xuất nhằm giúp cho công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng
NK mặt hàng điện tử tại công ty đạt kết quả tốt hơn
2 Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK nguyên liệu làm bia tại công ty ThăngLong từ thị trường EU
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hương Thảo
Đề tài này tập trung nghiên cứu công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NKnguyên liệu làm bia tại công ty Thăng Long từ thị trường EU bao gồm hai nội dungnghiên cứu là: tổ chức thực hiện hợp đồng NK, giám sát điều hành thực hiện hợp đồng
NK Đồng thời đưa ra những khó khăn tồn tại trong công tác quản trị qui trình thựchiện hợp đồng NK trên của công ty và đưa ra các giải pháp đối với DN cũng như cáckiến nghị với nhà nước giúp cho công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK đạtkết quả cao hơn
Tuy các đề tài này đều nghiên cứu về quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NKnhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu quản trị qui trình thực hiện NK mặt hàng phânbón tại công ty Tocontap Hà Nội từ thị trường Trung Quốc Các công trình nghiên cứutrước đây chỉ tập trung nghiên cứu về hoạt động NK ở các công ty khác với nhiều mặthàng cũng như thị trường NK khác nhau
Công ty Tocontap Hà Nội cũng đã tiếp nhận nhiều sinh viên đến thực tập nhưngcũng chưa có đề tài nào nghiên cứu về vấn đề trên Đây là một đề tài mang tính mới vàcấp thiết đối với doanh nghiệp, vì vậy tôi rất mong luận văn này có thể giúp ích chocông ty trong việc đề ra các giải pháp nhằm khắc phục các khó khăn cũng như nângcao hiệu quả của công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK hàng hóa
2.3 Phân định nội dung nghiên cứu đề tài
2.3.1 Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.1.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết được hợp đồng NK, các nhân viên kinh doanh XNK cần tiến hànhcông việc đầu tiên đó là lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK bao gồm: các công việccần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức thực hiện và phân bổ nhân lực chocác công việc Thông thường kết hoạch thực hiện hợp đồng NK bao gồm: kế hoạch
Trang 12thuê phương tiện vận tải, kế hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa, kế hoạch làm thủ tụchải quan, kế hoạch nhận hàng và kiểm tra hàng NK, kế hoạch thanh toán.
Kế hoạch này sau khi được lập ra sẽ được trình lên cấp lãnh đạo để xem xét, bổsung trước khi đi vào thực hiện
2.3.1.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký lập kế hoạch xong thì bước tiếp theo là phải tổ chức thực hiện hợp đồng
NK Thực hiện hợp đồng NK là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đankết chặt chẽ với nhau Thực hiện hợp đồng NK bao gồm các nội dung cơ bản sau:
Xin giấy phép NK (xem các qui định của nhà nước trong việc cấp giấy phép NK)Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý hoạt độngnhập khẩu Vì thế sau khi ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, doanh nghiệp phải xingiấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó Mỗi giấy phép NK chỉ cấp cho mộtchủ hàng kinh doanh để NK một hay một số mặt hàng với một nước nhất định, chomột lô hàng nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại mộtcửa khẩu nhất định
Bộ hồ sơ xin giấy phép NK bao gồm:Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặcgiấy phép kinh doanh, bản sao hợp đồng ngoại đã ký kết với đối tác, đơn xin cấp giấyphép nhập khẩu, phiếu hạn ngạch (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch),hợp đồng ủy thác NK (nếu là trường hợp NK ủy thác), các giấy tờ khác có liên quan
Hồ sơ sẽ được gửi cho bộ quản lý trực tiếp để xem xét và cấp giấy phép NK
Mở thư tín dụng (Letter of Credits – L/C) (nếu có)
Nếu hai bên ký kết hợp đồng thỏa thuận chọn phương thức thanh toán là phươngthức tín dụng chứng từ thì việc đầu tiên và rất quan trọng đối với nhà NK là tiến hành
mở L/C tại ngân hàng Trước khi mở L/C, người NK phải có biện pháp giám sát, kiểmtra để biết rằng người XK sẽ chắc chắn có hàng để giao theo hợp đồng Người NKphải căn cứ vào hợp đồng TMQT mà hai bên đã ký kết để mở L/C
Để mở L/C thì người NK phải làm đơn xin mở L/C (theo mẫu có sẵn của từngngân hàng) gửi đến ngân hàng mà doanh nghiệp muốn mở thư tín dụng tại đó Đơnnày phải lập chính xác , đúng mẫu đơn và phù hợp với nội dung mà mình mong muốn
Trang 13vì đây là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) đồng thời là cơ sở để ngânhàng mở L/C cho bên XK.
Thời gian mở L/C được qui định rõ trong hợp đồng Để mở L/C thì ngoài đơn xin
mở L/C cùng với các chứng từ khác theo yêu cầu trong hợp đồng thì cần có thêm hai
ủy nhiệm chi, một là để ký quỹ cho ngân hàng mở L/C, một là để trả phí mở L/C chongân hàng mở L/C Số tiền ký quỹ ít hay nhiều phụ thuộc vào tổng giá trị hợp đồng,mối quan hệ giữa doanh nghiệp với ngân hàng, độ tin cậy giữa bên NK với ngân hàng
mở L/C)
Thuê phương tiện vận tải
Thuê phương tiện vận tải có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của qui trìnhthực hiện hợp đồng Nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, đến sự an toàn củahàng hóa và có liên quan nhiều đến nội dung của hợp đồng
Có các căn cứ sau để thuê phương tiện vận tải:
- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng: nếu điều kiện cơ sở giao hàngcủa hợp đồng là: EXW, FCA, FAS, FOB thì người NK phải tiến hành thuê phươngtiện vận tải; nếu điều kiện cơ sở giao hàng là các điều kiện nhóm C, D thì người XKphải thuê phương tiện vận tải
- Căn cứ vào khối lượng hàng hóa và đặc điểm của hàng hóa: để tối ưu hóa tải trọngcủa phương tiện vận tải, từ đó tối ưu hóa được chi phí đồng thời đảm bảo an toàn chohàng hóa trong quá trình vận chuyển
- Căn cứ vào điều kiện vận tải: đó là hàng rời hay hàng đóng trong Container, làhàng hóa thông dụng hay hàng hóa đặc biệt, vận chuyển trên tuyến đường bình thườnghay tuyến đường đặc biệt, chuyên chờ theo chuyến hay chuyên chở liên tục…
- Căn cứ vào các điều kiện khác của hợp đồng như: qui định mức tải trọng tối đa củaphương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ…
Trong thực tế thì việc vận chuyển hàng hóa chủ yếu là bằng đường biển, chính vìvậy người NK cần phải hiểu và nắm chắc nghiệp vụ cũng như cần có kinh nghiệmtrong khi thuê tàu biển Có hai hình thức thuê tàu phổ biến sau:
Trang 14- Thuê tàu chợ (Liner): là phương thức thuê tàu mà trong đó người thuê tàu trực tiếphoặc thông qua người môi giới yêu cầu chủ tàu hoặc người chuyên chở cho mình thuêtàu để chuyên chở một lô hàng từ cảng này đến một cảng khác và chấp nhận thanhtoán cước phí cho người chuyên chở.
Phương thức này áp dụng trong trường hợp: khối lượng hàng hóa chuyên chởkhông lớn Qui trình thuê tàu chợ được tiến hành theo các bước sau:
+ Xác định số lượng hàng cần chuyên chở, tuyến đường chuyên chở, thời điểmgiao hàng và tập trung hàng hóa cho đủ số lượng qui định của hợp đồng
+ Nghiên cứu các hãng tàu về các mặt: lịch trình tàu chạy, dự kiến ngày khởi hành,
dự kiến ngày tàu đến, uy tín của hãng tàu, cước phí và các qui định khác
+ Lựa chọn hãng tàu vận tải
+ Lập bảng kê khai hàng (Cargo list) và ký đơn xin lưu khoang (Booking note) saukhi hãng tàu đồng ý nhận chuyên chở, đồng thời trả trước phí vận chuyển
+ Tập kết hàng để giao cho tàu và nhận vận đơn
- Thuê tàu chuyến: là phương thức thuê tàu mà người thuê tàu thuê toàn bộ tàu đểchuyên chở hàng hóa giữa hai hay nhiều cảng khác nhau, việc trả tiền thuê tàu do haibên qui định
Phương thức này áp dụng trong trường hợp: khối lượng hàng chuyên chở lớn.Theo phương thức này thì hai bên thuê và cho thuê tàu phải đàm phán và ký kết hợpđồng thuê tàu chuyến Quá trình thuê tàu chuyến được tiến hành theo các bước sau:+ Xác định nhu cầu vận tải: hành trình, lịch trình của tầu, tải trọng cần thiết củatàu, chất lượng tầu, đặc điểm của tầu
+ Xác định hình thức thuê tàu: thuê một chuyến, thuê khứ hồi, thuê nhiều chuyếnliên tục hay thuê cả tầu
+ Nghiên cứu các hãng tàu trên các nội dung: chất lượng tàu, chất lượng và điềukiện phục vụ, mức độ đáp ứng nhu cầu về vận tải, giá cước, uy tín, …để lựa chọn hãngtàu có tiềm năng nhất
+ Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Trang 15Bảo hiểm là sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm
về những mất mát hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thỏathuận gây ra, với điều kiện người được bỏa hiểm đã mua cho đối tượng đó một khoảntiền gọi là phí bảo hiểm
Các căn cứ để mua bảo hiểm:
- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT
- Căn cứ vào hàng hóa vận chuyển: khối lượng hàng hóa, đặc điểm của hàng hóa,giá trị của hàng hóa
- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: loại phương tiện vận chuyển, chất lượng củaphương tiện, loại bao bì bốc dỡ Căn cứ vào các đặc điểm của hành trình vận chuyểnnhư: các yếu tố tác động trong quá trình vận tải, bốc dỡ…
Trên thế giới và Việt Nam hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm:
- Điều kiện bảo hiểm A
- Điều kiện bảo hiểm B
- Điều kiện bảo hiểm C
Trong đó điều kiện bảo hiểm rộng hơn điều kiện bảo hiểm B, điều kiện bảo hiểm Brộng hơn điều kiện bảo hiểm C vì vậy điều kiện bảo hiểm A là điều kiện bảo hiểm cóchi phí cao nhất Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa thì doanh nghiệp cần tiếnhành theo các bước:
- Bước 1: xác định nhu cầu bảo hiểm bao gồm: xác định giá trị bảo hiểm và điềukiện bảo hiểm
- Bước 2: xác định loại hình bảo hiểm
+ Hợp đồng bảo hiểm chuyến: là hợp đồng được ký kết cho từng chuyến hàng đượcchuyên chở từ địa điểm này đến địa điểm khác, được ghi trong hợp đồng bảo hiểm.+ Hợp đồng bảo hiểm bao: là hợp đồng bảo hiểm cho một khối lượng hàng hóa vậnchuyển trong nhiều chuyến kế tiếp nhau (trong thời hạn một năm)
- Bước 3: lựa chọn công ty bảo hiểm Thông thường lựa chọn các công ty bảohiểm có uy tín và có quan hệ thường xuyên, tỷ lệ phí bảo hiểm thấp, và thuận tiệntrong quá trình giao dịch
Trang 16- Bước 4: đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơnbảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)
Làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là các công việc mà người làm thủ tục hải quan và nhân viên hảiquan thực hiện theo qui định của pháp luật đối với đối tượng làm thủ tục hải quan khiXNK, quá cảnh
Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, hàng hóa khi đi qua cửa khẩu Việt Nam đềuphải làm thủ tục hải quan Qui trình làm thủ tục hải quan Việt Nam bao gồm các bước
cụ thể sau:
- Bước 1: khai và nộp tờ khai hải quan
Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai hải quan trong vòng 30 ngày kể từngày hàng hóa đến cửa khẩu
Khai hải quan được thực hiện thống nhất theo mẫu tờ khai hải quan do tổng cục hảiquan qui định Có hai hình thức là khai trực tiếp hoặc khai điện tử
Người khai hải quan sau khi khai vào tờ khai hải quan, cùng với chứng từ tạothành hồ sơ hải quan Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ
sở hải quan bao gồm: tờ khai hải quan: 2 bản chính, hóa đơn thương mại: 1 bản chính,hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao, giấy phép NK của cơ quan nhà nước đối vớinhững hàng hóa phải có giấy phép, các chứng từ khác như: vận đơn, lệnh giao hàng,phiếu đóng gói, tờ khai hàng trị giá hàng NK, giấy chứng nhận xuất xứ…
- Bước 2: xuất trình hàng hóa Xuất trình hàng hóa là đưa hàng hóa đến địa điểm quiđịnh để kiểm tra thực tế hàng hóa Có ba hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa: + Miễn kiểm tra thực tế đối với hàng hóa: áp dụng đối với các trường hợp mặthàng nhập khẩu thường xuyên, chủ hàng có quá trình chấp hành tốt các luật hảiquan…
+ Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với hàng hóa là nguyên liệu sản xuất hàngxuất khẩu và gia công XK…
+ Kiểm tra toàn bộ lô hàng NK của chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan,
lô hàng có dấu hiệu vi phạm pháp luật…
Trang 17- Bước 3: nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan
Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa, hải quan sẽ có quyết định nhưsau: cho hàng thông quan; hoặc cho hàng thông quan có điều kiện; hoặc không đượcphép thông quan
Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên.Thời hạn nộp thuế NK là trong vòng 30 ngày kể từ ngày hải quan thông báo thu thuế.Riêng đối với hàng nguyên vật liệu NK để phục vụ cho sản xuất hàng XK thì thời hạnnộp thuế là 9 tháng kể từ ngày hải quan ký thông báo thuế và sẽ hoàn thuế sau khi đã
XK xong hàng (phải đảm bảo đủ điều kiện)
+ Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa: vận đơn, lệnh giaohàng…
+ Tiến hành nhận hàng: số lượng, xem xét sự phù hợp về tên hàng, chủng loại,kích thước, thông số kỹ thuật, chất lượng, bao bì….so với những yêu cầu đã thỏathuận trong hợp đồng
+ Thanh toán chi phí giao nhận bốc xếp, bảo quản cho cơ quan cảng
Trang 18+ Nếu hàng đầy toa xe, kiểm tra niêm phong kẹp chì làm thủ tục hải quan, dỡ hàng,kiểm tra hàng hóa, tổ chức vận chuyển hàng hóa về kho riêng
+ Nếu hàng hóa không đủ toa xe, người NK nhận hàng tại trạm giao hàng củangành đường sắt và tổ chức vận chuyển hàng hóa về kho riêng
+ Kiểm tra vế số lượng: số lượng hàng thiếu, hàng đổ vỡ và nguyên nhân
+ Kiểm tra về chất lượng: số lượng hàng hóa về chủng loại, kích thước, nhãn hiệu,
…
+ Kiểm tra về bao bì: sự phù hợp của bao bì so với yêu cầu được quy định tronghợp đồng
+ Kiểm dịch thực vật nếu hàng hóa là thực vật
+ Kiểm dịch động vật nếu hàng hóa là động vật
Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện hàng thiếu, có sai sót về chất lượng, sốlượng hàng hóa thì cần mời đại diện của cơ quan giám định, bảo hiểm, cảng, hãng vậntải và đại diện của người bán để có cơ sở pháp lí tiến hành giải quyết khiếu nại
Thanh toán
Trong kinh doanh quốc tế, có nhiều hình thức thanh toán khác nhau, một số hìnhthức thanh toán mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng đó là:
Trang 19- Thanh toán bằng hình thức tín dụng chứng từ (thanh toán bằng L/C ): sau khi mởmột L/C người nhập khẩu kiểm tra thấy phù hợp thì thông báo cho bên xuất khẩu saukhi L/C được người XK chấp nhận và tiến hành giao hàng và gửi bộ chứng từ chongân hàng đại diện cho người NK, ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ nếu chứng từ hợp
lệ thì người NK trả tiền cho ngân hàng và mang bộ chứng từ đi nhận hàng
- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu: sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng, doanhnghiệp NK phải kiểm tra các chứng từ Nếu chứng từ phù hợp theo hợp đồng hai bên
đã kí kết thì chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền để nhận chứng từ nhận hàng Nếu chứng
từ không phù hợp theo quy định của hợp đồng thì người NK có thể từ chối thanh toán,việc vi phạm hợp đồng sẽ được hai bên trực tiếp giải quyết
- Thanh toán bằng hình thức giao chứng từ trả tiền: khi đến kì hạn thanh toán, người
NK đến ngân hàng của mình yêu cầu thực hiện dịch vụ CAD hoặc COD kí một bảnghi nhớ, đồng thời thực hiện ký quỹ 100% giá trị của thương vụ để lập tài khoản kýthác Sau khi ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ do người XK chuyển đến nếu thấy phùhợp thì ngân hàng chấp nhận chứng từ và thanh toán cho bên XK đồng thời chuyểnchứng từ đó cho người NK để tiến hành nhận hàng
- Phương thức chuyển tiền: người NK khi nhận được bộ chứng từ do người XKchuyển đến, tiến hành kiểm tra nếu thấy phù hợp thì viết lệnh chuyển tiền đến ngânhàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền (bằng điện T/T hoặc bằng thư M/T) để trả tiềncho người XK
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợpđồng, bằng cách một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại màbên kia đã gây ra, hoặc về những sự vi phạm các điều khoản đã được cam kết giữa haibên Có hai trường hợp khiếu nại trong thực hiện hợp đồng:
- Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại người mua
- Người mua hoặc người bán khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm
2.3.1.3 Giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu
Trang 20Giám sát hợp đồng NK là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh các công việc màmỗi bên phải thực hiện đảm bảo cả hai bên tránh được sự chậm trễ hoặc sai sót trongthực hiện hợp đồng Việc giám sát hợp đồng đòi hỏi phải xác định những thành phầnchủ yếu trong hợp đồng có tính chất quyết định đối với việc thực hiện hợp đồng thànhcông Nhìn chung các điều khoản hợp đồng cần giám sát chặt chẽ là: khối lượng hànghóa, chất lượng hàng hóa, bao bì hàng hóa, chỉ định tầu, cảng, lịch giao hàng, nhữngchứng từ cần thiết để xuất trình hải quan, giá, thanh toán, bảo hành, khiếu nại Tùy vàotừng hợp đồng mà có thể thêm vào một số nội dung cần giám sát hoặc bớt đi một sốnội dung
Trang 21Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả nghiên cứu phân tích thực trạng vấn đề quản trị qui trình thực hiện NK mặt hàng phân bón tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm (Tocontap Hà Nội) từ
thị trường Trung Quốc
3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu vấn đề
3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Dữ liệu thứ cấp: là những dữ liệu được thu thập qua người khác, sử dụng cho mụcđích khác nhưng cung cấp những thông tin cần thiết cho vấn đề nghiên cứu của chúngta
- Mục đích thu thập
+ Thu thập số liệu về tình hình kinh doanh XNK của công ty 2007 – 2009
+ Thu thập số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2007 – 2009
+ Thu thập thông tin về công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàngphân bón từ thị trường Trung Quốc tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm (TocontapHaNoi) bao gồm các công tác: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện hợp đồng NK mặt hàng
phân bón (xin giấy phép NK, mở L/C, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, làm thủ tục hải quan NK, nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, thanh toán, khiếu nại), điều hành và giám sát hợp đồng NK).
- Nguồn thu thập
+ Nguồn bên trong công ty:
o Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ phòng tài chínhn kếtoán
o Báo cáo tình hình kinh doanh XNK của công ty từ phòng tài chính kế toán
o Số liệu về công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK từ các báo cáotổng hợp, các ghi chép của các phòng kinh doanh XNK
+ Nguồn bên ngoài công ty:
o Các tài liệu, giáo trình, luận văn của các khóa trước viết về công tác quản trịqui trình thực hiện hợp đồng NK
o Các thông tin về thị trường NK mặt hàng phân bón, nhu cầu về mặt hàngphân bón, các qui định của nhà nước, cơ quan liên quan có ảnh hưởng đến hoạt động
Trang 22NK phân bón được thu thập thông qua các trang web: http://www.businees.gov.vn,http://www.quantri.com.vn, tocotaphanoi.com, google.com,…
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
- Dữ liệu sơ cấp: là số liệu gốc được chính chúng ta thu thập nhằm cung cấp thôngtin cho vấn đề nghiên cứu
- Mục đích thu thập: thu thập các thông tin liên quan đến công tác quản trị qui trìnhthực hiện hợp đồng NK mặt hàng phân bón của doanh nghiệp Nghiên cứu nhằm thuthập các ý kiến về nhận thức, đánh giá tầm quan trọng của công tác quản trị qui trìnhthực hiện hợp đồng NK
- Phương pháp thu thập:
+ Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: được thực hiện theo sơ đồ ở phần phụ lục:
o Tiến hành phỏng vấn trưởng phòng XNK 7: Ông Phan Văn Trường Nộidung phỏng vấn nhằm tìm hiểu về: tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trongthời gian qua, định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới, quan điểm vềcông tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK của công ty, những vấn đề của công
ty trong công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK như: những vấn đề khókhăn, các nhân tố ảnh hưởng,…
o Tiến hành phỏng vấn phó phòng XNK 7: Ông ……Bình Nội dung phỏngvấn nhằm tìm hiểu về: kết quả của các khâu trong công tác quản trị qui trình thực hiệnhợp đồng NK: công tác lập kế hoạch, các nghiệp vụ tác nghiệp trong công tác tổ chứcthực hiện hợp đồng NK, công tác điều hành và giám sát hợp đồng
+ Phương pháp điều tra trắc nghiệm: được tiến hành theo các bước:
o Bước 1: phân tích vấn đề nghiên cứu và thiết kế bảng câu hỏi trắc nghiệm
o Bước 2: hỏi ý kiến giáo viên hướng dẫn và chỉnh sửa bảng câu hỏi trắcnghiệm cho phù hợp với nội dung nghiên cứu, và đảm bảo cung cấp nhiều thông tinnhất cho vấn đề nghiên cứu
o Bước 3: tiến hành phát phiếu điều tra trắc nghiệm Phiếu điều tra trắcnghiệm được phát cho các cán bộ nhân viên phòng XNK 7 và một số nhân viên phòngban khác – những người có liên quan đến qui trình thực hiện hợp đồng NK Số lượngphiếu phát ra là 10, số phiếu thu về đạt yêu cầu 10
o Bước 4: tổng hợp kết quả thu được từ phiếu điều tra trắc nghiệm
3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu
Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp
Trang 23- Sau khi thu thập được các số liệu, các báo cáo thống kê sẽ tiến hành thống kê, tổnghợp các số liệu và lập thành bảng rồi đưa ra các nhận xét đánh giá của cá nhân.
- So sánh số liệu giữa các năm để biết được sự tăng giảm, tốc độ, tăng trưởng giữacác năm
Phương pháp xử lý số liệu sơ cấp
- Phỏng vấn chuyên gia: thông tin thu thập được từ việc phỏng vấn các chuyên gia
sẽ được tổng hợp, thống kê lại thành bảng rồi tiến hành phân tích
- Phiếu điều tra trắc nghiệm: kết quả thu được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm thu
về, tiến hành tổng hợp lại thành bảng so sánh, đánh giá kết quả trung bình chung từ
đó tiến hành phân tích theo các kết quả thu được đó
3.2 Đánh giá tổng quan về tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường
đến quản trị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón 3.2.1 Đánh giá tổng quan
Giới thiệu sơ lược về công ty
Tên đầy đủ : công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm
Tên giao dịch : Vietnam national sundries import and export joint stockcompany
Tên điện tín : Tocontap Hanoi
Trụ sở chính : 36 Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Điện thoại : 0438253111 Fax: 0438255917
Website : http://www.tocontap-hanoi.vnn.vn; http://www.tocotaphanoi.comLoại hình doanh nghiệp: công ty cổ phần
Công ty cổ phần XNK Tạp phẩm, tên giao dịch Tocontap HaNoi, trước đây làmột doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Bộ Thương Mại được thành lập từ05/03/1956 Năm 2006 công ty được chuyển sang công ty cổ phần Trong các thời kỳkhác nhau, các mặt hàng XNK của Tocontap đã không ngừng phát triển và đáp ứngtương đối tốt cho các nhu cầu của nền kinh tế
- Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
o Năm 1956: thành lập tổng công ty NK tạp phẩm, trực thuộc bộ thương mại.Năm 1964, tách thành lập công ty ARTEXPORT Năm 1971, tách thành lập công tyBAROTEX Năm 1978, tách thành lập công ty TEXTIMEX Năm 1985, tách thànhlập công ty MECANTEX Năm 1987, tách thành lập công ty LEAPRODEXIM Năm
1990, tách công ty XNK tạp phẩm phía Nam thành TOCOTAP Sài Gòn
Trang 24o Năm 1993, đổi tên công ty thành công ty cổ phần XNK tạp phẩm, với têngiao dịch là Tocontap HaNoi.
o Năm 2006, đáp ứng nhu cầu phát triển của nền kinh tế và sự hội nhập kinh
tế quốc tế, công ty đã được cổ phần hóa, đổi tên thành công ty cổ phần xuất nhập khẩutạp phẩm Hà Nội, tên giao dịch là Tocontap HaNoi
- Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty:
Với tổng số vốn điều lệ là 34.000.000.000 VNĐ, được chia thành 3.400.000 cổphần với mệnh giá 10.000 đồng/1 cổ phần; công ty được đánh giá là một doanhnghiệp kinh doanh XNK có hiệu quả Trong đó các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu củacông ty là:
o Kinh doanh hàng nông sản, lâm sản, hải sản, thực phẩm, công nghệ phẩm,sản phẩm dệt may, da giầy (trừ các loại lâm sản nhà nước cấm) Kinh doanh vật tư,máy móc, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu xây dựng, hóa chất (trừ hóa chất nhà nướccấm), vật tư nông nghiệp, kim khí điện máy, phương tiện vận tải Kinh doanh kháchsạn và dịch vụ khách sạn, đại lý bán buôn, bán lẻ hàng hóa Mua bán sắt thép phế liệu
để sản xuất trong nước
o Tổ chức gia công chế biến, hợp tác đầu tư liên doanh với các tổ chức trong
và ngoài nước
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2006- 2009)
Bảng 1: Các chỉ tiêu tài chính của công ty
Trang 25công ty có tăng so với năm 2008 nhưng không cao) Mặt khác thu nhập trung bình củacán bộ công nhân viên của công ty cũng tăng qua các năm, đảm bảo đời sống cũngnhư sự yên tâm công tác tốt cho đội ngũ công nhân viên của Tocontap HaNoi.
Tình hình hoạt động kinh doanh XNK của công ty (2006 – 2009)
Bảng 2: Kim ngạch xuất nhập khẩu
ĐVT: Nghìn USD
Chỉ tiêu Năm
2006
Năm2007
Năm2008
Năm2009
So sánh2007/2006
So sánh2008/2007
So sánh2009/2008
so với năm 2008, trong đó XK tăng 1.61%, NK tăng 20.19% Có thể thấy năm 2007,một năm sau khi cổ phần hóa, tổng kim ngạch XNK của công ty tăng lớn nhất, trong
đó kim ngạch XK tăng hơn hẳn so với năm 2006 Đến năm 2008, cuộc khủng hoảngkinh tế thế giới làm nhu cầu của nền kinh tế giảm đáng kể nên tổng kim ngạch XNKcủa công ty tăng không cao Đến năm 2009, sau khủng hoảng kinh tế thế giới nhu cầucủa các nước giảm đáng kể nhất là các nước NK hàng hóa của công ty, do đó kimngạch XK của công ty chỉ tăng 1.61% so với năm 2008
Tổng quan tình hình NK của công ty (2007 – 2009)
Bảng 3: Kim ngạch NK theo thị trường của Tocontap (giai đoạn 2007 – 2009)
Các nước
Giá trị(USD) Tỉ trọng (%) (USD)Giá trị Tỉ trọng ( %) (USD)Giá trị Tỉ trọng (%)
Trang 262007 chiếm 10,05%, năm 2008 chiếm 10,98%, năm 2009 chiếm 10,57%) và một sốthị trường khác như Malaysia…
Khái quát công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK của công ty
Nhận thức rõ được vai trò quan trọng của công tác quản trị qui trình thực hiện hợpđồng NK, ban lãnh đạo công ty rất quan tâm và cũng chỉ đạo, theo dõi giám sát nhânviên thực hiện nghiêm túc công tác này Công tác này bao gồm: lập kế hoạch thực hiện
Trang 27hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng, và điều hành giám sát việc thực hiện hợp đồng.Khi hợp đồng NK đã được ký kết thì nhân viên XNK của công ty ngay lập tức lập kếhoạch thực hiện hợp đồng, sau đó tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng theo ký hoạch
đã đề ra, đồng thời trong quá trình thực hiện luôn điều hành giám sát, theo dõi như:nhắc nhở người bán chuẩn bị hàng, nhắc nhở người bán giao hàng, gần đến ngày giaohàng ký kết trong hợp đồng thì gọi điện, hoặc gửi mail, hoặc gửi fax hỏi hãng tàuchính xác ngày hàng cập cảng Do việc thực hiện hợp đồng NK được thực hiện theomột qui trình thống nhất như vậy nên công ty đã kịp thời giải quyết được những tìnhhuống phát sinh, cũng như đảm bảo được thời gian thực hiện hợp đồng mang lại hiệuquả kinh doanh cao cho Tocontap HaNoi Có được điều này là do các cán bộ nhânviên của công ty có nhiều kinh nghiệm cũng như trách nhiệm trong công việc, Bangiám đốc của công ty luôn theo sát giám sát việc thực hiện các hợp đồng NK, do đókịp thời đưa ra được các phương án giải quyết hợp lý cho các tình huống phát sinh
3.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàng phân bón từ thị trường Trung Quốc của công ty Tocotap Hanoi
3.3.2.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài
Các nhân tố môi trường bên ngoài là các nhân tố mà doanh nghiệp không thể kiểmsoát được mà phải điều chỉnh hoạt động kinh doanh của mình để thích ứng với những
sự thay đổi của các nhân tố này
Chính sách pháp luật của nhà nước và quốc tế
Khi tổ chức thực hiện hợp đồng NK mặt hàng phân bón từ thị trường Trung Quốc,công ty cần phải nắm rõ và tuân thủ luật pháp cũng như các chính sách của nhà nướcnhư: chính sách thuế đối với mặt hàng phân bón, các qui định về chất lượng phân bón
NK, các ưu tiên về thuế hay các chính sách thuế áp dụng cho mặt hàng phân bón khi
NK từ thị trường Trung Quốc về nước, … Mặt khác, mỗi quốc gia khác nhau có hệthống chính sách pháp luật khác nhau, do đó các nhân viên kinh doanh XNK cũng cầnphải hiểu và nắm rõ luật lệ của nước mình cũng như bên đối tác Nếu không, khi kýkết và thực hiện hợp đồng NK rất dễ dẫn đến những vi phạm pháp luật
Bên cạnh đó, các thủ tục khai báo hải quan, xin giấy phép NK, … và các thủ tụchành chính khác đơn giản hay phức tạp sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng
NK Nếu các thủ tục này đơn giản, gọn nhẹ thì thời gian thực hiện hợp đồng NK sẽđược diễn ra nhanh chóng Ngoài ra công ty cũng cần xác định xem mặt hàng NKphân bón thuộc diện khuyến khích hay bị hạn chế NK để từ đó có đề ra những phương
Trang 28TMQT cũng ảnh hưởng đến hoạt động NK nói chung và công tác quản trị qui trìnhthực hiện hợp đồng NK nói riêng
Cơ sở hạ tầng, hệ thống tài chính – ngân hàng
Hệ thống cơ sở hạ tầng của nền kinh tế như: hệ thống giao thông vận tải, hệ thốngthông tin liên lạc, … có ảnh hưởng trực tiếp đến qui trình thực hiện hợp đồng NK Hệthống giao thông vận tải phát triển, có sự đa dạng và sự phát triển hiện đại của cácphương tiện vận tải, sự phát triển của mạng lưới giao thông sẽ là điều kiện tốt để quátrình vận chuyển mặt hàng NK phân bón thuận tiện, nhanh chóng và tránh được cácrủi ro trong quá trình vận chuyển Hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, mạng lướithông tin rộng khắp tạo điều kiện cho hai bên Việt Nam – Trung Quốc có được nhữngthông tin chính xác về nhau, nhanh chóng nắm bắt được những sai sót trong quá trìnhthực hiện hợp đồng NK để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời Ngoải ra hệ thốngkho bãi, thiết bị bảo quản hàng hóa,… cũng có tác động không nhỏ đến công tác quảntrị qui trình thực hiện hợp đồng NK
Sự phát triển của hệ thống tài chính – ngân hàng sẽ trực tiếp thúc đẩy hoạt độngNK: cung cấp vốn kịp thời, cam kết thanh toán đối với đối tác Trung Quốc, thủ tụcthanh toán và thanh toán diễn ra nhanh chóng…
Ở nước ta hiện nay, hệ thống cơ sở hạ tầng cũng như hệ thống tài chính – ngânhàng tuy đã được đầu tư phát triển nhưng vẫn chưa đáp ứng được so với sự phát triểnngày càng cao của nền kinh tế Điều này đồng nghĩa Tocontap HaNoi sẽ gặp nhữngkhó khăn nhất định trong việc thực hiện hợp đồng NK phân bón
Tỷ giá hối đoái
Do tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới làm cho tỷ giá hối đoái không
ổn định, giá ngoại tệ tăng giảm thất thường, biến động thường xuyên gây ảnh hưởngkhông nhỏ đến việc thanh toán hợp đồng NK phân bón của công ty Tocontap HaNoi.Đồng thời, điều đó cũng dẫn đến những rủi ro trong hoạt động kinh doanh XNK củacông ty Do hợp đồng NK phân bón từ thị trường Trung Quốc công ty luôn sử dụngđồng USD làm đồng tiền thanh toán do đó tỷ giá hối đoái thay đổi ảnh hưởng trực tiếpđến lợi ích của công ty như: nếu tỷ giá USD so với VNĐ tăng trong qui trình thực hiệnhợp đồng NK thì công ty sẽ phải tăng khoản thanh toán bằng VNĐ so sự chênh lệch tỷgiá gây ra, tức là giảm lợi nhuận của công ty
3.2.2.2 Các nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp
Các nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp là các nhân tố mà doanh nghiệp có
Trang 29 Vốn và sử dụng vốn của doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trường, vốn là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầuđảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt được kết quả tốt nhất, là vũkhí cạnh tranh quan trọng của các doanh nghiệp và nó quyết định uy tín của doanhnghiệp trên thị trường Việc sử dụng vốn sao cho có hiệu quả là mối quan tâm hàngđầu của doanh nghiệp, để hoạt động kinh doanh được chủ động thì doanh nghiệp phảiđảm bảo khả năng huy động vốn nhanh chóng, kịp thời Nếu doanh nghiệp thiếu vốn
sử dụng trong việc thanh toán sẽ làm cho việc thực hiện hợp đồng NK bị chậm chễ cóthể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, giảm uy tín của doanh nghiệp với đối tác Trong nhiềutrường hợp, việc chậm chễ thanh toán hợp đồng NK của công ty có thể phải bồithường do vi phạm hợp đồng
Sau khi cổ phần hóa, vốn điều lệ của công ty là 34 tỷ VNĐ, trong đó vốn lưu độngcủa công ty chỉ có 10,10 tỷ VNĐ Số vốn này không đủ cho một phòng kinh doanhXNK, thậm chí không đủ cho một phương án kinh doanh có quy mô lớn Chính vì sựquan trọng của vốn đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà doanh nghiệpcần cân đối cơ cấu sử dụng vốn của mình Đặc biệt là trong qui trình thực hiện hợpđồng NK công ty cần xác định được số vốn sử dụng để NK là bao nhiêu, chọn lựaphương thức thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, thanh toán tiền hàng sao chohợp lý và hiệu quả nhất
Nguồn lực và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Là một doanh nghiệp có nhiều năm kinh doanh XNK nên Tocontap HaNoi có mộtđội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện hợp đồng NK và cảtrong công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK Công ty có tổng số lao động
là 320 người, trong đó số lao động có trình độ đại học và trên đại học là 109 người, laođộng khác là 9 người, công nhân là 202 người Đội ngũ công nhân viên của công tyđều là những người có tính thần trách nhiệm cao, do đó công tác quản trị qui trình thựchiện hợp đồng NK đã đạt được những kết quả tốt Tuy nhiên, do NK nhiều mặt hàngkhác nhau thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau nên sự hiểu biết của các nhân viên về hànghóa còn hạn chế gây không ít khó khăn trong quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NKnhư: không phát hiện được những sai sót về chất lượng hàng hàng hóa, qui cách phẩmchất trong khi kiểm tra hàng hóa NK…
Ngoài ra, cơ cấu tổ chức của công ty (phụ lục: cơ cấu tổ chức của công ty) cũng
ảnh hưởng nhiều đến quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK Công ty đã có sự phân
Trang 30XNK cho từng phòng kinh doanh XNK Việc NK hàng hóa chủ yếu là dựa trên mốiquan hệ của từng nhân viên trong mỗi phòng XNK, việc quản trị qui trình thực hiệnhợp đồng NK cũng là do nhân viên đó thực hiện do đó không có sự kết hợp, phối hợpchặt chẽ giữa các nhân viên trong phòng cũng như giữa các phòng ban với nhau.Chính vì vậy gây khó khăn cho các nhân viên kinh doanh XNK trong việc tập hợp,kiểm tra những chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng, làm thủ tục thanh toán, làm thủtục NK…và gây trở ngại cho những người lãnh đạo trong việc kiểm soát, chỉ huy việcthực hiện hợp đồng NK.
Cơ sở kỹ thuật của doanh nghiệp
Được thành lập từ năm 1956, trải qua hơn 50 năm hoạt động, cơ sở hạ tầng củacông ty đã được đầu tư và đổi mới nhiều, điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK được thực hiện tốt
Tuy nhiên, hệ thống kho bảo quản của công ty còn quá ít, chưa đảm bảo được cáctiêu chuẩn kỹ thuật cần thiết Đặc biệt, mặt hàng phân bón là mặt hàng đòi hỏi sự bảoquản tốt, hệ thống kho chứa phải đảm bảo tiêu chuẩn, nếu không dễ dẫn đến hư hỏng;điều này gây khó khăn trong việc bảo quản hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từcảng về kho của công ty để bảo quản
3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn quản trị qui trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu phân bón của công ty Tocontap Hanoi từ thị trường Trung Quốc
Nhìn chung kết quả điều tra phỏng vấn chuyên gia, phiếu điều tra trắc nghiệm thuđược đều cho thấy công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàng phânbón từ thị trường Trung Quốc đã được công ty thực hiện tương đối tốt mặc dù vẫn cònnhững khó khăn, hạn chế nhất định
3.3.1 Phân tích kết quả phỏng vấn chuyên gia
Bảng 4: Kết quả phỏng vấn chuyên gia về mức độ quan trọng của công tác quản trị qui
Trang 31Trong đó, 1: là rất quan trọng, 2: quan trọng, 3: bình thường, 4: không quan trọng.Kết quả phỏng vấn chuyên gia cho thấy công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồngnhìn chung được đánh giá là rất quan trọng, trong đó việc lập kế hoạch thực hiện hợpđồng được đánh giá là bình thường, công tác tổ chức thực hiện hợp đồng được các nhàquản lý đánh giá là rất quan trọng, công tác điều hành giám sát được đánh giá là quantrọng.
Bảng 5: Kết quả phỏng vấn chuyên gia về kết quả công tác quản trị qui trị qui
3.3.2 Kết quả điều tra trắc nghiệm
Số phiếu điều tra trắc nghiệm được phát ra là 10 phiếu, số phiếu thu về đạt yêu cầu
là 10 phiếu
3.3.2.1 Phân tích kết quả điều tra về việc lập kế hoạch thực hiện hợp
đồng NK Bảng 6: Kết quả điều tra mức hiệu quả của công tác lập kế hoạch
Kết quả
Nội dung
Rấttốt
Tốt Đạt
yêucầu
Còn thiếusót
Kém
