Chương 6 Phát triển Hệ Thồng Thông Tin kế toán

Chương 6 Phát triển Hệ Thồng Thông Tin kế toánChương 6 Phát triển Hệ Thồng Thông Tin kế toánChương 6 Phát triển Hệ Thồng Thông Tin kế toánChương 6 Phát triển Hệ Thồng Thông Tin kế toánChương 6 Phát triển Hệ Thồng Thông Tin kế toánChương 6 Phát triển Hệ Thồng Thông Tin kế toánChương 6 Phát triển Hệ Thồng Thông Tin kế toánChương 6 Phát triển Hệ Thồng Thông Tin kế toánChương 6 Phát triển Hệ Thồng Thông Tin kế toán

Chương 6 Phát triển HTTTKT

1

Mục tiêu

• Tổng quan về quá trình phát triển AIS

• Các vấn đề liên quan đến các giai đoạn phát triển của AIS

• Mục tiêu, nhiệm vụ và kết quả của giai đoạn khảo sát sơ bộ, phân tích chi tiết AIS

• Các giải pháp phát triển AIS

• Vấn đề con người trong quá trình phát triển AIS

• Mục tiêu, trình tự các công việc thực hiện trong giai đoạn thiết kế AIS

2

AIS luôn thay đổi!!

• Giải quyết các vấn đề tồn tại của hệ thống hiện hành (sai sót, nhiều rủi ro,

ko hiệu quả…)

• Đáp ứng yêu cầu thông tin mới

• Sự thay đổi của công nghệ

Lý do phát triển

AIS

Chu kì phát triển của AIS

thống

Tiếp cận chu kì phát triển AIS

• Chia nhỏ quá trình phát triển thành nhiều giai đoạn

• Xác định mục tiêu mỗi giai đoạn

• Xác định các công việc cụ thể và công cụ thực hiện của mỗi giai đoạn

• Kết quả của mỗi giai đoạn

• Thông tin phản hồi5

Các vấn đề liên quan đến phát triển AIS

• Chiến lược phát triển của DN

• Đặc điểm của quá trình sản xuất KD

• Hệ thống xử lý kế toán

• Môi trường CNTT trong doanh nghiệp6

Nhân sự tham gia phát triển hệ thống

• Lãnh đạo DN:

– Có thể đứng đầu nhóm phát triển để thuận lợi cho các hoạt động liên quan đến phát triển hệ thống

• Người sử dụng hệ thống:

– Các kế toán viên, người sử dụng AIS

• Chuyên gia phân tích, tư vấn hệ thống:

– Kiểm toán viên nội bộ, độc lập, chuyên gia phát triển hệ thống

7

Khảo sát sơ bộ hệ thống

9

M c tiêu: ụ

+ Tìm hiểu hệ thống hiện hành + Khả năng hoàn thiện hệ thống

+ Các giải pháp hoàn thiện

+ Đánh giá tính khả thi của giải pháp đề ra

Các công việc liên quan đến chiến lược phát triển của DN

Các công việc liên quan đến

hệ thống kế toán hiện hành

Các công việc liên quan đến quá trình SXKD

của DN

Các công việc liên quan đến môi trường CNTT của DN

Các công việc của khảo sát sơ bộ

• Liên quan đến chiến lược của DN

– Tìm hiểu chiến lược phát triển của DN – Đánh giá sự phù hợp của hệ thống hiện hành với chiến lược phát triển của doanh nghiệp

• Liên quan đến quá trình kinh doanh

– Tìm hiểu quá trình kinh doanh hiện hành và những thay đổi cần thiết

– Tác động của hệ thống mới đối với quá trình SXKD

10

Các công việc của khảo sát sơ bộ

• Liên quan đến hệ thống kế toán

– Tìm hiểu hệ thống kế toán hiện hành– Những hạn chế của hệ thống hiện hành– Đề xuất thay đổi hoặc ứng dụng hệ thống mới– Đánh giá lợi ích và chi phí của giải pháp

• Liên quan đến môi trường CNTT

– Đánh giá tính khả thi của các giải pháp đề ra với môi trường CNTT hiện hành của DN

 Thực chất của quá trình Khảo sát sơ bộ là thu thập thông tin về hệ thống

11

Các công cụ khảo sát sơ bộ

• Các kỹ thuật thu thập thông tin

Bảng

câu hỏi Tiết kiệm thời gian, chi phíNgười trả lời có thời gian suy

nghĩ

Thông tin thu thập ít, không sâu

Ko tạo sự quan tâm của người phỏng vấn

Quan

sát Làm sáng tỏ câu hỏi “How”Hiểu rõ sâu về hệ thống Tốn nhiều thời gian

Tra cứu

tài liệu Mô tả khái quát quá trình làm việc của hệ thống

Tiện lợi cho phân tích

Tốn nhiều thời gian Không sẵn có hoặc không dễ tìm kiếm

12

Phân tích chi tiết

• Mục tiêu: Xác định các yêu cầu đối với hệ

thống 13

Chiến lược của DN

Xác định các yêu cầu thông tin, yêu cầu hệ thống (HT) cho chiến lược của DN

Hệ thống

kế toán

Xác định các yêu cầu về báo cáo, dữ liệu, chứng

từ, sổ sách, thủ tục kiểm soát HT

Quá trình kinh doanh

Xác định các yêu cầu của quá trình kinh doanh khi thực hiện HT

Công nghệ thông tin

Xác định các yêu cầu về công nghệ (phần cứng, phương tiện truyền dẫn…)

Công việc

Các yêu cầu của hệ thống

• Thông tin

– Xác định các thông tin hệ thống cần cung cấp

• Kết xuất, báo cáo

– Xác định nội dung, thời gian của các báo cáo cần thiết

• Dữ liệu

– Xác định nội dung dữ liệu cần thu thập, lưu trữ

– Xác định các chứng từ cần có để thu thập các dữ liệu

14

Các yêu cầu của hệ thống

• Quá trình xử lý

– Mô tả quá trình xử lý nghiệp vụ và xử lý dữ liệu dự kiến

(làm cái gì, ai thự hiện, phương thức xử lý)

Yêu cầu của nhà

Kết quả của phân tích hệ thống

• Không thay đổi

– Do những vấn đề hiện tại không quan trọng

• Cải tiến để hoàn thiện

– Thay đổi dựa trên nền của hệ thống hiện hành

• Thiết kế hệ thống mới

– Phát triển một hệ thống mới

17

Các chiến lược để phát triển AIS

Chiến lược Ưu điểm Nhược điểm

Có chuyên gia giỏi

Thời gian phát triển lâu, chi phí cao

Mất kiểm soát thông tin

Mất lợi thế cạnh tranh Không chủ động, thiếu linh hoạt18

– Tổ chức nhân lực

19

Thiết kế báo cáo

• Nội dung: Thông tin báo cáo cung cấp

• Thời gian: Mức độ kết xuất (hàng năm, quý, tháng, tuần…)

• Mô tả hình vẽ

• Hình thức (in ra hay không?)

• Đối tượng sử dụng báo cáo

Báo cáo theo các đối tượng/nguồn lực

Danh sách các đối tượng/nguồn lực sử dụng Báo cáo tình trạng các đối

tượng/nguồn lực

Các chu trình

Thiết kế chứng từ và luân chuyển

22

Dữ liệu cần thu thập cho từng hoạt động, đối tượng, nguồn lực

Thiết kế chứng từ cho từng hoạt động

+ Tên gọi chứng từ + Nội dung chi tiết+ Số chứng từ + Người lập

+ Ngày chứng từ + Người xét duyệt+ Đối tượng liên quan + Người có nhu cầu sử dụng+ Nguồn lực liên quan

Thiết kế quá trình luân chuyển

Phương thức xử

lý

Tổ chức nhân lực

Thiết kế các nội dung khác

• Thiết kế và lựa chọn phương pháp ghi sổ

• Thiết kế các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn phần mềm xử lý (nếu có)

• Thiết kế các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ

• Thiết kế các thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng cho quá trình xử lý bằng máy

• Tổ chức nhân lực: Tổ chức bộ máy cho AIS

23

Tổ chức sử dụng PMKT

• Tổ chức các yếu tố đầu vào

– Tài khoản – Các đối tượng theo dõi chi tiết

• Tổ chức sử dụng chứng từ

– Phân loại chứng từ và luân chuyển

• Tổ chức bộ máy xử lý

– Phân nhiệm, phân quyền sử dụng

• Tổ chức các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị

• Tổ chức các hoạt động kiểm soát

25

Phương thức chuyển đổi

Phương thức Đặc điểm Ưu Nhược

Chuyển đổi

song song

Có cơ sở đối chiếu với HT cũ

Thời gian kéo dài

Chi phí tăngChuyển đổi

từng phần

Giảm thiểu các rủi ro về sai sót của HT mới

Thời giankéo dàiChi phí tăngChuyển đổi

thí điểm

Hạn chế rủi roThúc đẩy phát triển AIS

Kéo dài thời gian phát triển AIS

Chuyển đổi dữ liệu

• Dữ liệu trước khi chuyển đổi phải được kiểm tra tính chính xác

• Kiểm tra tính tương thích của dữ liệu của

HT cũ và mới

• Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu nhập vào hệ thống mới trước khi tiến hành

sử dụng chính thức28

Yếu tố thành công của quá trình phát triển AIS

• Sự hỗ trợ của ban quản lý