578 Một vài ý kiến nhằm xây dựng & hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong Công ty Phú Thái

578 Một vài ý kiến nhằm xây dựng & hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong Công ty Phú Thái

Lời nói đầu

Như chúng tôi dã biết Việt Nam là nước có nền kinh tế đang pháttriển Chính vì vậy để hội nhập kinh tế khu vực và kinh tế thế giới, thì Đảng

và Nhà nước không ngừng khuyến khích các thành phần kinh tế nâng caohơn nữa hiệu qủa sản xuất kinh doanh

Trước mục tiêu to lớn đó tất cả các thành phần kinh tế Nhà nước cũngnhư ngoài quốc doanh đã có sự thay đổi to lớn để đạt được phương hướng

đề ra Đặc biệt là sự đóng góp to lớn của các Công ty TNHH nói chung vàCông ty TNHH Phú Thái nói riêng Một trong những sự thay đổi đó là xâydựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Hiện nay, vấn đề cạnh tranh tồn tại và phát triển giữa các doanhnghiệp là rất lớn Chính vì vậy cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy hoànchỉnh và hợp lý Nhằm nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh

Bởi cơ cấu tổ chức bộ máy là một cơ sở quan trọng trong việc thựchiện tốt các nhiệm vụ của doanh nghiệp Bộ máy tốt có nghĩa là ở đó có sựđiều hành quản lý tốt Bộ máy này sinh ra để trợ giúp việc gia quyết dịnh

Nó cho phép tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực

Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thích nghi với môitrường sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh.Nếu cơ cấu tổ chức bộ máykhông hợp lý sẽ cản trở sản xuất kinh doanh

Xác định được tầm quan trọng to lớn của cơ cấu tổ chức bộ máy Tôi

đã nghiên cứu tìm hiểu và quyết định trình bày đề tài “Một vài ý kiến nhằmxây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Tôi hy vọng với đề tài này sẽ có một vài đóng góp nào đó đối với hoạtđộng kinh doanh của Công ty

Để hoàn thành đề tài này tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo HoàngVăn Liêu, các thầy cô trong khoa QTKD và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ

và các phòng ban trong Công ty TNHH Phú Thái

Phần IXÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY LÀ CƠ

SỞ NỀN TẢNG THÚC ĐẨY SỰ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP

I- QUAN ĐIỂM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ, QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP.

1 Quản lý:

1.1 Sự cần thiết khách quan của quản lý.

Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có sự quản lý Bởi quản lý làđiều không thể thiếu duy trì sự hoạt động của tổ chức

Hơn nữa quản lý luôn được dùng ở tầm vĩ mô Đối với các cơ quanNhà nước trong việc quản lý kinh tế xã hội trong phạm vi cả nước Nênquản lý là tất yếu

1.2.Khái niệm về quản lý

Quản lý là sự tác động của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạtđược mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường

Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế,quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những phương pháp (KT-CT-XH-TC-KT) tác động lên thân thể người lao động thông qua họ tác độngđến v/c của sản xuất kinh doanh

2 Quản trị:

2.1 Khái niệm về quản trị:

Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bịquản trị nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức

Căn cứ và khái niệm ta thấy Quản trị bao gồm: chủ thể quản trị, Đốitượng bị quản trị giữa hai đối tượng này luôn có tác động qua lại với nhau vàgiữa chúng có mục tiêu chung.

2.2 Quản trị kinh doanh.

Quản trị kinh doanh là quá trình tác động liên tục, có tổ chức có hướngđích của chủ doanh nghiệp lên tập thể những người lao động trong doanhnghiệp và khách thể nhằm khai thác mọi tiềm năng trong doanh nghiệp đạtmục tiêu kinh doanh với hiệu quả cao theo thông lệ và pháp luật

Chức năng quản trị là những loại hoạt động của quản trị thể hiệnnhững phương hướng tác động của quản trị gia đến các lĩnh vự quản trị trongdoanh nghiệp

Chức năng quản trị là những công việc quản trị khác nhau mà chủ thểquản trị phải thực hiện trong quá trình quản trị Một tổ chức phân tích chứcnăng quản trị nhằm trả lời câu hỏi: Các nhà quản trị phải thực hiện các côngviệc gì trong quá trình quản trị

b) Phân loại chức năng quản trị.

* Theo phương hướng tác động quản trị kinh doanh có các chức năngsau:

- Chức năng chỉ huy của Giám đốc Nó bao gồm: Lập được kế hoạchxây dựng được chủ trương đường lố chiến lược phát triển doanh nghiệp

Hình thành bộ máy để thực hiện chiến lược

Ra quyết định điều hành

Suy nghĩ tìm tòi các giải pháp đưa doanh nghiệp phát triển

- Chức năng tư vấn tham mưu giám sát của các bộ phận nhằm thựchiện mục tiêu của bộ phận và doanh nghiệp

* Theo nội dung tác động

- Lập kế hoạch (hoạch định) đề ra mục tiêu và các giải pháp thực hiệnmục tiêu đó

- Chức năng tổ chức

- Tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị

-Tổ chức cơ cấu sản xuất kinh doanh

-Tổ chức quá trình sản xuất kinh doanh

- Chức năng điều khiển và kích thích:

Điều khiển sản xuất kinh doanh là sự tác động của các chủ thể quản trịlên đối tượng bị quản trị dựa trên kế hoạch và các tinh hình xảy ra đột xuấtnhằm đạt mục tiêu Điều khiển luôn luôn gắn liền với việc đề ra các quyếtđịnh và mệnh lệnh nhưng cũng luôn luôn gắn liền với các biện pháp kíchthức và động viên người lao động

Chức năng kiểm tra: Nhằm báo cho cá hoạt động được thực hiện theođúng kế hoạch

- Chức năng điều chỉnh (nếu thấy cần thiết)

Các chức năng quản trị được áp dụng đối với tất cả các cấp quản trịkhông phân biệt cấp bậc Ngành nghề quy mô, môi trường địa lý nhưng có

sự khác nhau về mức độ phương thức thể hiện sự quan tâm

* Theo nội dung tác động QTKD có các chức năng sau:

-Chức năng quản trị sản xuất

- Chức năng quản trị tài chính

- Chứng năng quản trị thương mại

II- CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

1 Các khái niệm cơ bản

1.1 Cơ cấu tổ chức

Một tổ chức còn phải có một cơ cấu -cơ cấu được xem như nền tảng,

bỏ xung của tổ chức Cơ cấu tỏ chức là hình thức tồn tại của biểu hiện việcsắp xếp theo trật tự nào đó của các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan

hệ giữa chúng

1.2 Cơ cấu tổ chức QTKD

Cơ cấu tổ chức QTKD là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên

hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá có những tráchnhiệm và quyện hạn khác nhau Nhằm bảo đảm thực hiện các chức năngquản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp

3 Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị

Một cơ cấu tổ chức được coi là hoàn chỉnh và hợp lý phải đảm bảonhững yêu cầu nhất định

Tính tối ưu: Giữa cac skhâu và các cấp quản trị đều thiết lập nhữngmói quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp,chi nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát vàphục vụ sản xuất kinh doanh

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng tích ứnglinh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng nhưngoài môi trường

- Tính tin cậy lơn: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xáccủa tát cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó, bảo đảm

sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanhnghiệp

- Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trịđạt hiệu quả cao nhất

4 Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản tị.

* Nhân tố thuộc đối tượng quản trị

- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanhnghiệp

- Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm quy mô sảnxuất, loại hình sản xuất

* Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị

- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị

- Trình độ cơ giới hoá và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình độkiến thức tay nghề của cán bộ quản lý - hiệu suất lao động của họ

- Quan hệ phụ thuọc giữa số lượng người bị lãnh đạo khả năng kiểmtra của người lãnh đạo đối với hợp đồng của những người cấp dưới

Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản trị

III- CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 Cơ cấu trực tiếp (đường thẳng) :

a) Sơ đồ

LĐDN

1.2.3.4: Những người thực hiện Việt Nam sản xuất trực tiếp

b) Đặc điểm

Một người lãnh đạo thực hện mọi chức năng quản lý và chịu hoàntoàn trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách Mọi vấn đề được giảiquyết theo đường thẳng

c) Ưu và nhược điểm

* Ưu: Mệnh lệnh được thi hành nhanh dễ thực hiện chế độ mộ thứtrưởng tăng cường được trách nhiệm cú nhấn mỗi cấp dưới thì chịu mệnhlệnh của cấp trên trực tiếp

* Nhược: Một người thực hiện tất cả các chức năng nên người laođộng quá bận, không tận dụng được chuyên gia không sâu, đòi hỏi phải cókiến thức toàn diện

2 Cơ cấu chức năng (song trùng lãnh đạo)

Cán bộ phụ trách chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề

có liên quan đến chuyên môn của học cho các phân xưởng các bộ phận sảnxuất

c)Ưu và nhược điểm

* Ưu: - Giảm được gánh nặng cho người lao động chung

- Tận dụng hết khả năng củ các chuyên gai

* Nhược: - Một cấp dưới có quá nhiều cấp trên trực tiêpớ nhưng lại viphạm chế độ một thủ trưởng

3 Cơ cấu trực tuyến - chức năng

a) Sơ đồ

b) Đặc điểm:

Các phòng chức năng các chuyên gia các hội đồng làm nghĩa vụ thammưu giúp việc theo dõi nghiên cưú đề suất từ vốn cho thủ trởng nhưngkhông có quyền gia mệnh lệnh cho các phân xưởng, bộ phẫ, các đơn vị cơ sởchỉ nhạn mệnh lệnh chính thức từ thủ trưởng doanh nghiệp các ý kiến củacác người quản lý chức năng đối với các bộ phận cơ sở sản xuất chỉ có tínhchất tư vấn về nghiệp vụ Quyền quyết định vẫn thuộc viề thủ trởng sau khi

đã tham khảo ý kiến của người quản trị các chứcnăng

c) Ưu và nhược điểm:

*Ưu: Tác dụng các ưu điểm và khắc phục các nhước điểm các nhượcđiểm cuả hai kiểu cơ cấu trực tiép và chức năng cơ cấu này được phổ biến hiện

LĐDN

LĐCNB

* Nhược điểm: Quyết định đưa ra thường chậm

Mất công kết hợp giữa bọ phận chức năng và bộphận trực tuyến phải giải quyết lựa chọn các ý kiến nhiều khi rất trái ngượcnhau của bộ phận chức năng nên nhiều khi làm chậm trễ quyết định

4 Cơ cấu trực tuyến - tham mưu.

a) Sơ đồ

b) Đặc điểm:

Giống hoàn toàn cơ cấu trực tuyến - chức năng khác là bộ phận chức năngđược thaybằng một nhóm cán bọ tham mưu gọn nhẹ hơn không tổ chức cácphòng ban cồng kềnh

5 Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận

Khi cần thực hiện một dự án D sẽ cử ra mọt chử nhiệm dự án các đơn vịchức năng F cử ra các bộ phận tương ứng cùng tham gia thực hiện dự án.Khi dự án kết thúc người nào lại trở về vị trí ban đàu của người đó.

b) Ưu và nhược điểm:

* Ưu: có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực đểthực hiện các dự án khác nhau

Sử dụng cán bộ có hiệu qủa, tác dụng cán bộ có chuyên môn cao sẵn

có Giảm cồng kềnh cho các bộ máy vốn cai dự án

* Nhược điểm: Xảy ra mâu thũn giữa người quản lý dự án và cácngười lao động các bộ phận chức năng Do đó phiả có tinh thần hiệp tác cao

6 Cơ cấu chung:

Đặc điểm: Chỉ duy trì thường xuyên mọt số cán bộ nòng cốt cốt cácdoanh nghiệp cho các khâu quản lý quan trọng đối với các công việc còn lạikhi nào dần doanh nghiệp mới thuê người bổ xung tạm hời có kỳ hạn Khikết thúc việc (hết hợp đồng) những người tạm tuyển màybị giải tán Kiẻu cơcấu này phù hợp với doanh nghiệp mà công việc cua họ không được tiếnhành thường xuyên phụ thuộc vào khả năng thắng thầu hợp đồng hay vàothời vụ

Phần IIPHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ

MÁY TẠY CÔNG TY TNHH THÚ THÁI

I- QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CHÚNG TÔI TNHH PHÚ THÁI.

Công ty TNHH Phú Thái (tên giao dịch Phú Thái (anpany limited)được thành lập theo quyết định số 1765)

QD - UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 1/10/1993 Giấy chứngnhận ĐKKD số 043715 do trọng tài kinh tế Hà Nội (nay là số KHĐT) cấpngày 5/10/1993

Công ty có trụ số tại 4-5IF Thành công, Láng Hạ , Đống ĐA Hà Nội.Công ty hiện có 5 văn phòng giao dịch và 5 và bộ phận kinh doanh độc lậptại Hà Nội: gồm:

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 ( 12 Đoàn Thị Điểm)

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (248 Văn Chương)

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (12 Đặng Tiền Đông)

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (D7 Phương Mai)

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (6 Chùa Bộc)

Ngoài ra Công ty còn có 2 chi nhánh tịa TP Hải Phòng và TP Hôc ChíMinh

Trong suốt quá trình từ khi thành lập đên nay Công ty luôn vững vàngtrước những thách thức của cơ chế thị trờng Để đạt được điều đó phải kể

đến sự lãnh đao sáng suốt của ban Giám đốc, sự nỗ lực của nhân viện ct.Hiện nay Công ty có cơ sở vật chất khang trang hiện đại phục vụ cho quátrình kinh doanh.

Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay là các sản phẩmhàng tư liệu tiêu dùng

*Nhóm sản phẩm hàng tư liệu tiêu dùng gồm có

Hoá mỹ phẩm

Thực phẩm, rượu bia và nước giải khát

Quần áo, dao cạo râu, phin

Để đảm boả quyền lợi cho người lao động Công ty dã thành lập tổchức công đoàn có số người lao động được hưởng BHXH, BHYT và nhiềuquyền lợi khác như vui chơi du lịch nghỉ mát hàng năn Mức lương bìnhquyên heịen nay là 1.200000 đ/người thưởng cao, ổn đinhl

(Công ty rất quan tâm đến việc tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực

Đã có hàng trăm lượt cán bộ được cử đi công tác học tập tham quan nghiêncứu thị trường trong và ngoài nước

2 Phương hướng và kế hoạch phát triển của Công ty năm 2003

Thị trường hàng tiêu dùng Việt Nam phát triển rất nhanh trong thờigian do việc sử dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật cuả thế giới ,

Khách du lịch nước ngồi đén Việt Nam nhiều hơn sau khi Việt Nam

cĩ thêm 2 di tích được cơng nhận là di sản văn hố thế giới đây là cơ họi tốt

để để ngành du lichị tp kéo theo nhu cầu hàng tiêu dùng cao cấp lên cao

Việc tiêu dùng hàng hố cở cuộc sống thành phố lớn tập trung vàohàng hố cĩ chất lượng cao do nhu cầu hàng hố bình dân chất lượng trungbình bỗ hồ, ở các vùng nơng thơn nhu cầu tiêu dùng sẽ tăngmaịnh do đờisống của nơng dân đang được cải thiện

Sẽ cĩ thêm nhiều dịch vụ và sản phẩm mới với cơng nghệ hiện đạinhất là cơng nghệ số đáp ứng mọi nhu cá về hàng hố cốc chất lượng cao

Chính vì lẽ đĩ Cơng ty dã đưa ra kế hoạch cụ thể như sau:

* Kế hoạch tiêu thu sản phẩm:

+ Hàng thực phẩm: 32.000.000.000 VND+ Hàng mỹ phẩm 70.000.0003.000+ Hàng dao cạo dâu 14.000.000.000+ Chất tẩy rửa 16.000.000.000+ Đồ trẻ em 4.000.000.000Phát triển thị trường hàng tiêu dùng trong nhiều lĩnh vực

*Kế hoạch mạng lưới đại lý

Mở than các đại llý ở các vùng thị trường nhất là vùng cĩ tiền năng vètiêu thụ sản phẩm

Đa dạng các loại hình đại lý tại tất cả những nơi cĩ thể tiêu thụ đượcmặt hàng của Cơng ty

Tăng cường quản lý các đại lý chính thức

Từng bước hồn thiện cĩ cơ sở vật chất, con người ở các đại lýchính thức

Tăng cường thêm các loại hình dịch vụ đáp ứng mọi nhu cầu về hànghố của người tiêu dùng

Và đặc biệt là Công ty có kế hoạch hoàn thiện hơn nữa cơ cáu tổ chức

bộ máy Nhằm đạt được kết quả caơ hơn nữa

II- MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BÔ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY PHÚ THÁI

1 Đặc điểm tài chính điểm tài chính ểm tài chínhc i m t i chínhài chính

100 15.544 112 0

Qua số liệu biểu hiện đồ trên ta thấy năm 2002 so với năm 2001 tổngdoanh thu bán hàng tăng 1554 triệu đồng đạt 112% riêng mặt hàng dao cạorâu doanh thu giải 4902 triệu chỉ đạt 72% còn các mặt hàng khác đều tăng

- Tình hình mua v o c a Công ty n m 2001 - 2002ài chính ủa Công ty năm 2001 - 2002 ăm 2001 - 2002

Quả số liệu trên ta thấy rằng: Năm 2002 so với 2001

Tổng giá trị hàng hoá mua vào tăng 10826 triệu đồng đạt 160% Donguyên nhân sau:

- Nhóm hàng thực phẩm tăng 8895 triệu đạt 144%

- Nhóm hàng mỹ phẩm tăng 8377 triệu đạt 114%

- Nhóm hàng chất tẩy rửa tăng 243 triệu đạt 102%

- Nhóm hàng dao cạo râu giảm 6929 triệu đạt 62%

làm doanh thu bán hàng tăng lên Số lượng lao động tăng 22 người với sốngười ghi không lương chỉ còn 1 người.

ng th i h ng su t lao ng c ng t ng 2,15 (tri u/ng i) l iĐồng ời hàng suất lao động cũng tăng 2,15 (triệu/người) lợi ài chính ất lao động cũng tăng 2,15 (triệu/người) lợi điểm tài chínhộng cũng tăng 2,15 (triệu/người) lợi ũng tăng 2,15 (triệu/người) lợi ăm 2001 - 2002 ệu đồng ười hàng suất lao động cũng tăng 2,15 (triệu/người) lợi ợinhu n lao ận lao động tang 105% điểm tài chínhộng cũng tăng 2,15 (triệu/người) lợing tang 105%

ST

SỐ LƯỢ NG

GIỚI

TUỔI ĐỜI

THA NH NIÊN

Trình độ Thạc sĩ chiếm 17% và ĐH chiếm 65% Điều này chứng tỏCông ty có thể đảm bảo tốt được yêu cầu nhiệm vụ mà Công ty đề ra:

Cơ cấu tổ chức, của Công ty Phú Thái