506 Kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh…

506 Kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh…

Lời mở đầu

Trong xu hớng phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế hiện nay, hoạt

động kinh doanh nổi lên nh một mắt xích quan trọng đóng góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của đất nớc Chính vì vậy vai trò của nhà quản lý doanh nghiệp cũng đòi hỏi những yêu cầu ngày càng khắt khe hơn Một nhà quản lý giỏi phải biết đợc chính xác điều mình muốn ngời khác làm và biết đợc họ đã làm nh thế nào để công việc hoàn thành một cách thành công nhất với chi phí thấp nhất Để đạt đợc điều đó, nhà quản

lý không những phải xác định đợc mục tiêu rõ ràng, hoạch định chiến lợc chu đáo, tổ chức hợp lý, điều hành phối hợp tốt mà còn phải có sự kiểm tra chặt chẽ tất cả các hoạt động đã và đang diễn ra trong doanh nghiệp Một trong những nguyên tắc rất quan trọng của tổ chức quản lý và là khâu

cuối cùng then chốt của quá trình tổ chức đó là phải “Có sự kiểm tra kịp

thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn

đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm”.

Với kiến thức về quản lý còn hạn chế em rất mong sự đóng góp ý kiến của Thày Cô giáo cho đề tài này của em Em xin chân thành cảm ơn!

Bài tiểu luận gồm có 3 phần chính sau:

I Cơ sở lý luận

II Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả cao trong doanh nghiệp

III Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp hiện nay ( lấy ví dụ về Công ty May Đáp Cầu – Bắc Ninh ). Bắc Ninh ).

1

Nội dung

I Cơ sở lý luận

1 Khái niệm :

Với t cách là một chức năng quản lý kiểm tra đ ợc hiểu là quá trình xác định thành quả đạt đợc trên thực tế, so sánh nó với những tiểu chuẩn

đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một ch ơng trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt đợc các mục tiêu đã định

Sản xuất - dịch vụ Marketing Tài chính - kế

toán

Nhân sự

Khối lợng sản

phẩm dịch vụ

xuất - dịch vụ

Năng suất lao động

Chất lợng sản

phẩm - dịch vụ

Chi phí bán hàng Dự trữ Quan hệ giữa ngời

lao động Chi phí cho sản

phẩm-dịch vụ

Chi phí quảng cáo chiêu thị

Lợi nhuận Số ngày vắng mặt

không lý do Mức độ hoàn thành

công việc của cá

nhân

Việc thực hiện chỉ tiêu bán hàng và dịch vụ đối với từng ngời

Lu chuyển tiền tệ

Phát triển đội ngũ cán bộ quản lý

Bảng kê 1 số điểm thiết yếu trong doanh nghiệp cần tập trung kiểm tra

2 Vai trò tác dụng của kiểm tra

- Kiểm tra là chức năng cuối cùng của quản lý song không phải là công đoạn cuối cùng Nó đợc thực hiện trong suốt quá trình kinh doanh

đối với từng việc, từng công đoạn sản xuất – Bắc Ninh ) dịch vụ và kết quả cuối cùng của cả chu kỳ kinh doanh Vì vậy, kiểm tra tạo ra các căn cứ, bằng chứng cụ thể rõ ràng phục vụ cho việc hoàn thiện các quyết định trong quản lý đồng thời góp phần đôn đốc cho việc thực hiện kế hoạch với hiệu quả cao Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không đ ợc thực hiện theo ý muốn Các nhà quản lý cũng nh cấp dới của họ cũng có thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép họ chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trớc khi chúng trở nên nghiêm trọng để hoàn thành theo đúng

kế hoạch đề ra

- Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của ng ời lãnh đạo, nhờ kiểm tra các nhà quản lý có thể kiểm tra đ ợc những yếu tố sẽ ảnh h-ởng tới sự thành công của doanh nghiệp Điều này rất quan trọng và nếu mất quyền kiểm tra cũng có nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hoá Ngày nay với nhu cầu mở rộng dân chủ trong các doanh nghiệp kiểm tra khuyến khích chế độ uỷ quyền, hợp tác mà không làm giảm khả năng kiểm tra của ngời lãnh đạo Trong hệ thống quản lý tập trung cũ, nhà quản lý xác

định cả tiêu chuẩn và phơng pháp để đạt đợc các tiêu chuẩn đó Trong hệ thống mới, các nhà quản lý thông báo hệ tiêu chuẩn nhng họ cho phép nhân viên của mình đợc vận dụng khả năng sáng tạo để qui định phơng pháp giải quyết vấn đề Điều này cho phép nhà quản lý theo sát sự tiến bộ

3

của nhân viên mà không can thiệp vào công việc và ảnh h ởng đến sự sáng tạo của họ

- Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trờng Thị trờng luôn biến động, đối thủ cạnh tranh luôn liên tục giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới để thu hút khách hàng, các vật liệu công nghệ mới liên tục đợc phát minh và các chính sách của Nhà n ớc luôn đợc

điều chỉnh và ban hành Vì vậy kiểm tra giúp các nhà quản lý luôn nắm

đ-ợc bức tranh toàn cảnh về môi trờng và có những phản ứng thích hợp trớc các vấn đề và cơ hội đang và sẽ ảnh hởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp Ví dụ vì có sự khác biệt giữa khả năng nhận biết đòi hỏi của khách hàng đối với sản phẩm mới, chất lợng và khả năng rút ngắn chu

kỳ tạo ra và phân phối sản phẩm đến ng ời tiêu dùng Nhiều nhà kinh doanh vào những năm 1980 cho rằng "tốc độ là tiêu chuẩn hàng đầu quyết

định thành công của doanh nghiệp" Tuy nhiên hiện nay, nhiều nhà quản

lý đã nhận ra rằng khách hàng không chỉ chờ đợi tốc độ mà cả những sản phẩm và dịch vụ đã đợc ngời tiêu dùng hoá Kazuo Morohoshi – Bắc Ninh ) Giám

đốc trung tâm kinh tế của Toyota cho rằng: “ Chúng ta đã nhận ra rằng các sản phẩm cho đông đảo quần chúng không đáp ứng đủ Vào thế kỷ 21 ngời tiêu dùng cần những sản phẩm phù hợp với họ” Ngời chiến thắng là những doanh nghiệp đáp ứng đợc nhu cầu đa dạng của ngời tiêu dùng với tốc độ nhanh nhất

- Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới quản lý hoạt động Với việc đánh giá các hoạt động kiểm tra khẳng định những gía trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất – Bắc Ninh ) kinh doanh Những giá trị đó sẽ đợc tiêu chuẩn hoá để trở thành chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp Đồng thời kiểm tra giúp các nhà quản lý cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp Ví dụ: Kiểm tra hoạt động tiêu thụ sản phẩm giúp chúng ta phát hiện ra những điều ch a phù hợp của sản phẩm với yêu cầu của ng ời tiêu dùng… Từ đó doanh Từ đó doanh nghiệp sẽ có những thay đổi, giải pháp cần thiết về công nghệ, nguyên liệu, thị trờng mục tiêu… Từ đó doanh Nh vậy, kiểm tra góp phần làm cho hoạt động không ngừng hoàn thiện và đổi mới

II- Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả cao trong doanh nghiệp :

1 Một số điều kiện để kiểm tra có hiệu quả:

- Theo quan điểm của Robert J Mockless : Kiểm tra trong quản lý

là cố gắng có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch , thiết kế hệ thống tinh giản phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lờng mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo mọi nguồn lực đã đợc sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu Ta có thể phân chia thành 6 bớc sau:

5

Kết quả thực tế Đo l ờng kết quả

thực tế

So sánh thực tại với các tiêu chuẩn

Xác định các sai lệch

Phân tích nguyên nhân sai lệch

Ch ơng trình điều

chỉnh

Thực hiện các

điều chỉnh

Kết quả mong muốn

Bên cạnh đó để kiểm tra có hiệu quả cần phải tạo ra và chuẩn bị đầy

đủ các điều kiện sau:

+ Có các chuẩn mực cần thiết và chúng phải đợc trình bày dễ hiểu

dễ sử dụng

+ Có sự cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ về tất cả các lĩnh vực, các mặt, các khâu hoạt động

+ Có phơng pháp, trình độ đánh giá phối hợp, tổng hợp mức độ hoàn thành công việc với các báo cáo, biểu đồ tài chính

+ Loại trừ đợc những số liệu không cần thiết

+ Tiến hành đồng bộ hoạt động, phát hiện sai lệch, xem xét nguyên nhân và xử lý nếu cần thiết

2 Các yêu cầu cần thiết khi kiểm tra :

2.1 Hệ thống kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch và nguyên tắc

cụ thể:

- Các hệ thống kiểm tra cần phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi Thông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản trị phải nắm đợc diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch Các kế hoạch và ch ơng trình đều

có những đặc trng thống nhất, tuy nhiên thông tin để kiểm tra tiến trình

thực hiện một chơng trình marketing sẽ khác nhiều so với thông tin cần thiết kiểm tra 1 kế hoạch sản xuất

- Trong quá trình xác định hệ thống kiểm tra cần đảm bảo tuân theo các nguyên tắc sau:

+ Nguyên tắc kiểm tra các điểm thiết yếu: đòi hỏi xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu để tập trung sự chú

ý vào các khu vực và các điểm đó

+ Nguyên tắc về địa điểm kiểm tra: phải đợc tiến hành ngay tại nơi hoạt động

+ Nguyên tắc số lợng nhỏ các nguyên nhân: nêu rõ trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định, một số lợng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây

ra đa số các kết quả Đây là một nguyên tắc quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản lý khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm thiết yếu Đồng thời đòi hỏi xem xét kỹ càng các nguyên nhân gây nên để có biện pháp điều chỉnh hiệu quả

+ Nguyên tắc tự kiểm tra: đòi hỏi tinh thần tự giác của các cá nhân rất cao, mỗi ngời, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất

2.2 Hệ thống Kinh tế cần phù hợp với tổ chức và con ng ời trong doanh nghiệp:

- Hệ thống kinh tế phải phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp ví dụ nh :1 doanh nghiệp nhỏ sẽ phải có hệ thống kinh tế khác với

7

một doanh nghiệp lớn Một dây chuyền sản xuất hàng loạt sẽ phải có hệ thống kinh tế khác với một dây chuyền sản xuất đơn chiếc

- Hệ thống kinh tế phải phản ánh cơ cấu tổ chức, bảo đảm có ng ời chịu trách nhiệm trớc một hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm điều chỉnh khi có sai lệch

- Hệ thống kinh tế phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ quản trị Ví dụ nh các nhà quản trị cấp cao quan tâm tới các công cụ kinh

tế tổ chức Nhng ngời trực tiếp giám sát công việc lại cần những ngân quỹ phi tiền tệ nh số giờ lao động, số sản phẩm sản xuất đợc, số % nguyên liệu bị lãng phí

- Hệ thống kinh tế phải phù hợp với trình độ của cán bộ, công nhân và bầu không khí của doanh nghiệp Ví dụ nh một hệ thống kinh tế ngặt nghèo đợc áp dụng vào một số tổ chức trong đó mọi ng ời có trình độ

và tay nghề cao có quyền tham gia đáng kể vào quá trình ra quyết định sẽ

có thể bị thất bại

- Hệ thống kinh tế phải đơn giản tạo đợc sự tự do và cơ hội tối đa cho những ngời dới quyền sử dụng kinh nghiệm, khả năng và sự khéo léo của mình để hoàn thiện công việc đợc giao

2.3 Kiểm tra phải đảm bảo tính khách quan, chính xác và linh hoạt:

Mặc dù việc quản trị tất yếu phải bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhng việc đánh giá con ngời, hoạt động trong kiểm tra phải mang tính khách quan và chính xác Dựa trên những tiêu chuẩn rõ ràng thích hợp Tránh những thái độ định kiến và cách đánh giá chỉ bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để minh chứng Đồng thời cũng đòi hỏi hệ thống kinh tế phải thích ứng với các biến đổi không l ờng trớc đợc (

về kế hoạch, chi phí ) đảm bảo cho việc tiến hành đo lờng, đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả nhất

2.4 Kiểm tra phải có sự điều chỉnh việc thực hiện:

Điều chỉnh thể hiện giá trị và tác dụng của kiểm tra, việc kiểm tra chỉ đợc coi là có tác dụng nếu những sai lệch so với kế hoạch điều chỉnh thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức và điều hành thích hợp Quá trình

điều chỉnh phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết

- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xâú

- Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh

- Tránh để lỡ thời cơ , tránh baỏ thủ

- Tuỳ điều kiện mà kết hợp cácphơng phápđiều chỉnh cho hợp lý

III Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

( Lấy ví dụ về công ty may Đáp Cầu- Băc ninh):

9

Công ty may Đáp Cầu là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam, đợc thành lập năm 1967 gồm 3200 cán

bộ công nhân viên Bộ máy tổ chức gồm có:

+ Ban giám đốc công ty

+ 5 phòng nghiệp vụ giúp việc ban giám đốc

+ 7 xí nghiệp may và 3 xởng phụ trợ

Hiện nay, thực hiện quy trình giao nhiệm vụ theo 3 cấp: Công ty giao nhiệm vụ cho đơn vị phòng, xí nghiệp Đơn vị giao nhiệm vụ cho tổ,

tổ giao nhiệm vụ cho các cá nhân Trong đó nhiệm vụ giao lại đ ợc chia ra làm ba loại, đó là nhiệm vụ phải thực hiện trong quý, trong tháng và trong tuần Sau khi nhận nhiệm vụ công ty giao ngời đứng đầu của đơn vị căn

cứ chức năng của từng đơn vị, căn cứ chức năng của từng tổ để phân giao nhiệm vụ cụ thể cho từng tổ công tác của đơn vị Từ đó ng ời đứng đầu mỗi tổ lại giao nhiệm vụ cho từng cá nhân Việc thực hiện quy trình giao nhiệm vụ nh trên đã tạo chủ động trong điều hành cho ngời đứng đầu đơn

vị và tổ

1 Đối với ng ời đứng đầu tổ công tác

Việc kiểm tra đợc tiến hành thờng xuyên và trực tiếp hàng ngày thông qua việc kiểm tra số liệu về kết quả đạt đợc của từng cá nhân Do

đó, ở cấp này ngời quản lý sẽ phát hiện ngay đợc những bất hợp lý cần phải điều chỉnh kịp thời Từ đó đánh giá chất lợng công tác của từng cá

nhân để tìm ra những cá nhân tiêu biểu, điển hình và phát hiện ra những cá nhân trì trệ, chậm tiến

2 Đối với ng ời đứng đầu đơn vị

Việc kiểm tra đợc tiến hành theo hai phơng pháp:

- Kiểm tra trực tiếp: đợc thực hiện thông qua việc báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của ngời đứng đầu tổ công tác đối với từng cá nhân trong tổ

- Kiểm tra gián tiếp: Ngời đứng đầu đơn vị kiểm tra thông qua số liệu trong sổ sách thống kê hàng tuần, hàng tháng

Việc kiểm tra nh trên tuy có thể theo dõi đợc mọi hoạt động diễn

ra trong công ty nhng do số liệu thống kê đến sau hàng tuần và phải qua một cấp quản lý trung gian nên việc đánh giá kết quả và chất l ợng công tác của mỗi cá nhân sẽ không kịp thời và hiệu quả sẽ không cao

3 Đối với ng ời đứng đầu công ty

Việc kiểm tra của ngời đứng đầu công ty chỉ đợc tiến hành theo một phơng pháp duy nhất là kiểm tra các báo cáo kết quả thực hiện nhiệm

vụ của ngời đứng đầu đơn vị theo tháng hoặc theo quý Việc kiểm tra nh trên có nhợc điểm rất lớn là không giám sát trực tiếp đợc đối tợng chính thực hiện nhiệm vụ là các cá nhân hoặc tổ công tác Do đó, việc phát hiện những vấn đề mới phát sinh bị hạn chế và có thể bị ảnh hởng bởi ý chí chủ quan của ngời báo cáo

11

Với bộ máy quản lý nh trên thì mô hình kiểm tra công ty đang thực hiện hầu nh cha phù hợp với nền kinh tế thị trờng hiện nay Nó đòi hỏi mọi thông tin, mọi việc làm và quyết định của ngời quản lý phải nhanh, chính xác và phải mang tính khả thi cao ở đây ngời đứng đầu công ty mới chỉ kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua kiểm tra ngời đứng đầu các đơn vị theo từng tháng mà không thực hiện kiểm tra trực tiếp những đối tợng chính thực hiện nhiệm vụ Vì vậy mà việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động thông qua các số liệu thống kê không

đợc chuẩn xác Điều này là do ngời đứng đầu và các cấp quản lý trong công ty cha xác định rõ và cha thiết lập đợc một hệ thống kiểm tra phù hợp, nên việc kiểm tra còn ở mức chung chung, dàn đều không những không có tác dụng mà còn vô hình tiếp tay, khuyến khích các sai phạm gây mất hiệu quả của tổ chức Trên nguyên tắc ng ời quản lý có thể trực tiếp tự mình kiểm tra cũng có thể sử dụng bộ máy để kiểm tra

Do công ty này có quá nhiều các cấp kiểm tra trung gian nên ng ời

đứng đầu công ty không thể nắm bắt chính xác, cụ thể các hoạt động đang diễn ra trong công ty Vì vậy để việc kiểm tra đạt hiệu quả cao công ty nên xoá bỏ bớt các cấp kiểm tra trung gian, đồng thời nên thiết lập mạng máy tính nội bộ để ngời quản lý có thể theo dõi toàn bộ hoạt động của công ty theo từng ngày và có thể xác định rõ trách nhiệm của từng cấp, từng ngời để đôn đốc, uốn nắn, bố trí và điều chỉnh cho thích hợp