484 Nguyên nhân của sự ngần ngại thay đổi & phương pháp tác động của các nhà quản lý

484 Nguyên nhân của sự ngần ngại thay đổi & phương pháp tác động của các nhà quản lý

Lời mở đầu

Quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp là quá trình thay đổi trong môi tr-ờng kinh doanh ngày càng biến động Môi trtr-ờng kinh doanh càng rộng tính chất biến động của nó càng lớn Sự biến động của môi trờng tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp hoặc phải thay đổi để thích ứng hoặc bị loại ra khỏi môi trờng kinh doanh nếu không biết tự thay đổi để thích ứng Điều này đòi hỏi phải quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp.

Cũng nh các hoạt động giá trị khác, quản trị sự thay đổi là một quá trình liên tục theo một chu trình khép kín Phát hiện, hoạch định và tổ chức thực hiện sự thay đổi Chu trình quản trị sự thay đổi có thể thực hiện đợc theo nhiều phơng diện Để nắm bắt rõ vấn đề này do vậy em đã chọn đề tài:”Nguyên nhân của sự

ngần ngại thay đổi và phơng pháp tác động của các nhà quản lý.” để nghiên

cứu.

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy cô giáo đã chỉ dẫn cho em để

em hoàn thành tiểu luận này Trong phạm vi bài viết chắc chắn không thể tránh

đợc những thiếu sót, em rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn.

Nội dung

1 Khái niệm về quản trị sự thay đổi

Quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp là quá trình thay đổi trong môi trờng kinh doanh ngày càng biến động Môi trờng kinh doanh càng rộng, tính chất biến động của nó càng lớn Sự biến động của môi trờng tác động trực tiếp

đến doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp hoặc phải thay đổi để thích ứng hoặc

bị loại ra khỏi môi trờng kinh doanh nếu không biết tự thay đổi để thích ứng

Điều này đòi hỏi phải quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp

Có thể hiểu quản trị sự thay đổi là tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm chủ động phát hiện, thúc đẩy và điều khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những biến động của môi trờng kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trờng kinh doanh biến động

Cũng nh các hoạt động quản trị khác, quản trị sự thay đổi là một quá trình liên tục theo một chu trình khép kín Phát hiện, hoạch định và tổ chức thực hiện sự thay đổi

2.Tính tất yếu khách quan của sự thay đổi

2.1 Tính cạnh tranh.

Thứ nhất, áp lực về sự lỗi thời của sản phẩm (dịch vụ).

Cầu về sản phẩm ngày càng đa dạng, phong phú, thay đổi hết sức nhanh chóng về kiểu dáng, kích thớc, màu sắc, Chu kỳ sống của sản phẩm ngày… càng rút ngắn rất nhanh Theo con số thống kê thì có tới 55% hàng hoá đang bán trên thị trờng hoàn toàn cha xuất hiện trớc đó mời năm và 40% hàng hoá

đang bán trên thị trờng đã không đợc tiếp tục sản xuất nữa Điều đó làm cho các sản phẩm cụ thể mà doanh nghiệp cung cấp cho thị trờng nhanh chóng trở nên lỗi thời, tạo nên áp lực rất lớn đối với sự thay đổi

Thứ hai, sự bùng nổ về kiến thức và sự phát triển, đòi hỏi đổi mới công nghệ.

Khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng, kiến thức mới đợc sáng tạo ra với tốc độ rất nhanh thúc đẩy con ngời luôn tìm phơng pháp công nghệ mới,

sử dụng các nguồn lực mới để chế tạo ra sản phẩm

Sự bùng nổ kiến thức và đổi mới công nghệ là lĩnh vực thay đổi thờng xuyên và rõ nét Chu kỳ sống của công nghệ rút ngắn làm cho công nghệ mà doanh nghiệp áp dụng rất nhanh trở nên lôĩ thời tạo ra áp lực thay đổi

Chính sách công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc theo hớng mở cửa và hội nhập đã tạo ra môi trờng kinh doanh của các doanh nghiệp ngày càng mang tính toàn cầu hoá Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải thờng xuyên đổi mới công nghệ để giữ vị trí trên thị trờng, đồng thời việc duy trì vị thế độc tôn

về công nghệ sẽ trở nên vô cùng khó khăn tạo ra áp lực thúc đẩy các doanh nghiệp phải liên tục đổi mới công nghệ

Sự phát triển của công nghệ có xu hớng làm giảm số lợng lao động sử dụng và đòi hỏi về chất lợng lực lợng lao động này ngày càng cao Điều này thờng gây ra những đảo lộn trong cơ cấu lao động, tiêu chuẩn lao động và từ

đó có thể tạo nên những cú sốc tâm lý có ảnh hởng tới hoạt động của từng

ng-ời cũng nh của cả doanh nghiệp

Thứ ba, những thay đổi trong việc sử dụng và cung ứng các nguồn lực.

Thay đổi công nghệ dẫn đến thay đổi sử dụng các nguồn lực sản xuất theo hớng sử dụng các nguồn lực mới nhằm khắc phục tình trạng thiếu hụt nguồn lực truyền thống, có khả năng khai thác tốt hơn, có thể dẫn đến chi phí kinh doanh sử dụng nguồn lực ít hơn, và th… ờng sẽ tạo ra u thế cạnh tranh mới cho doanh nghiệp

Mọi doanh nghiệp hoạt động phụ thuộc vào nguyên vật liệu và các nguồn lực khác do bên ngoài cung cấp Cạnh tranh tăng dẫn tới việc cung ứng những nguồn lực trở nên ngặt nghèo hơn và ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động sản xuất kinh doanh và lợi thế cạnh tranh của từng doanh nghiệp Do đó một mặt, doanh nghiệp phải tìm ra những cách thức ràng buộc chặt chẽ với ngời cung ứng, tạo quan hệ tốt với họ Mặt khác, doanh nghiệp phải luôn tìm kiếm những nhà cung cấp thay thế tốt hơn Sự không chắc chắn của các nguồn lực cung cấp còn thúc đẩy quá trình mở rộng liên kết dọc của các tập đoàn lớn trên thế giới

Thứ t, những thay đổi của các đối thủ cạnh tranh.

Mọi sự thay đổi hoạt động của đối thủ cạnh tranh (cải tiến công nghệ, thay

đổi chiến lợc marketing, đầu t mở rộng hoặc nâng cấp doanh nghiệp của ho, ) đều dẫn đến thay đổi vị trí t

… ơng quan của mỗi doanh nghiệp trong ngành

Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự thích ứng phù hợp Doanh nghiệp có thể là ngời khởi xớng, chủ động tạo ra lợi thế cạnh tranh, duy trì và nâng cao

vị thế của mình hoặc chỉ là ngời chạy theo những thay đổi đó

2.2.Tính tổ chức

Thứ nhất, thay đổi các giá trị hoạt động.

Các giá trị hoạt động đợc xác định trong triết học kinh doanh của doanh nghiệp Nó đề cập đến phơng châm c sử của doanh nghiệp với khách hàng, với công nhân viên chức, với chử sở hữu và với xã hội Khi các nhân tố thuộc môi trờng xã hội thay đổi sẽ dẫn đến những thay đổi quan niệm về các giá trị nh giá trị đạo đức, về lòng trung thành, cách sống, cũng nh… thứ tự u tiên các giá trị mà doanh nghiệp đã xác định Nhng thay đổi này lại dẫn đến đòi hỏi những

sự thay đổi nhất định của doanh nghiệp

Thứ hai, nhu cầu về giảm căng thẳng và đòi hỏi về lịch làm việc năng

động.

Xã hội càng phát triển, đời sống vật chất và tinh thần của ngời lao động ngày càng nâng cao và phong phú Điều này kéo theo sự thay đổi rất lớn về nhu cầu và thái độ của mỗi ngời đối với lao động Ngời lao động ngày càng

đòi hỏi phải có môi trờng làm việc dân chủ hơn, đợc cung cấp thông tin nhiều hơn và đợc tự chủ cao hơn trong quá trình sử lý các công việc liên quan đến hoạt động của họ Mặt khác, khi nhu cầu về đời sống tinh thần nâng cao ngời lao động quan tâm đến thời gian lao động thích hợp với hoàn cảnh của họ hơn

là quan tâm đến việc tăng lơng hay thu nhập Điều này dẫn đến những đòi hỏi nhất định về sự đổi mới về cách thức tổ chức, quản trị trong doanh nghiệp, đổi mới về cách thức tổ chức thời gian làm việc: phải tạo ra lịch làm việc năng

động

Những thay đổi về tổ chức tạo ra môi trờng phù hợp với nhu cầu của ngời lao động thờng sẽ dẫn đến bầu không khí chân thành, cởi mở, sự quan tâm lẫn nhau của các thành viên trong tổ chức và do đó sẽ dẫn đến làm tăng năng suất lao động của từng bộ phận và toàn doanh nghiệp

2.3 Phạm vi môi trờng quốc tế và kinh tế quốc dân.

Thứ nhất, xu hớng xã hội và nhu cầu của khách hàng.

Quá trình quốc tế hoá trên mọi lĩnh vực tác động mạnh mẽ tới các tiêu chuẩn giá trị, phong cách sống của toàn xã hội Với xã hội có tốc độ thay đổi chậm, mức giao lu với bên ngoài ít hơn thì sự tuân thủ, sự chăm chỉ là những tiêu chuẩn giá trị hàng đầu Khi môi trờng kinh tế xã hội mở cửa, hội nhập và thay đổi với tốc độ lớn thì giá trị hàng đầu đối với mỗi ngời lại là sự năng

động, sáng tạo, dám thay đổi Môi trờng này tạo điều kiện cho mỗi ngời chứng

tỏ năng lực của mình và xã hội cũng thừa nhận họ một cách rõ ràng hơn Ngợc lại, chính sự năng động sáng tạo của họ cũng góp phần thúc đẩy xã hội phát triển nhanh hơn

Thu nhập của toàn xã hội cũng nh số lợng ngời có thu nhập cao tăng lên đã

và đang làm thay đổi xu hớng tiêu dùng xã hội Tốc độ thay đổi hàng hoá sử dụng ngày càng nhanh, kể cả đối với những sản phẩm có giá trị lớn và thời hạn

sử dụng dài nh nhà cửa, xe cộ, ”Bền” không còn là tiêu chuẩn hàng đầu lấn…

át mọi tiêu chuẩn khác nữa mà chỉ còn là điều kiện tối thiêủ cho ngời mua quyết định mua mà thôi Thay vào đó, các tiêu chuẩn về chất lợng, mẫu mã, danh tiếng sản phẩm và đặc biệt là dịch vụ phục vụ ngày càng trở nên quan trọng

Thời gian đang ngày trở nên khan hiếm và quý báu đã đặt ra nhu cầu lớn

về những sản phẩm “tiết kiệm thời gian” nh máy tính, photocopy, đồ ăn nhanh, Ngoài ra những dịch vụ giúp khách hàng mua bán thuận tiện, nhanh… chóng đang là vũ khí cạnh tranh của nhiều doanh nghiệp

Nhu cầu ngày càng đa dạng, sản phẩm đáp ứng nhu cầu cũng ngày càng đa dạng hơn tạo nên sự phong phú trên thị trờng Vì thế khách hàng có quyền hơn

và cũng khó tính hơn trong lựa chọn

Xu hớng chung ở đây là cùng với sự phát triển của môi trờng kinh tế xã hội, mối quan tâm của xã hội ngày càng tập trung vào thoả mãn những nhu cầu này cũng ngày một tăng lên Yêu cầu và đòi hỏi của khách hàng cũng khó khăn hơn Đây vừa là cơ hội, vừa là những mối đe doạ đối với hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Thứ hai, các thay đổi chính trị kinh tế xã hội.

Trớc đây, các xí nghiệp nớc ta hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp Từ đầu những năm 90 của thế kỷ XX các doanh nghiệp đã chuyển sang hoạt động trong cơ chế kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa Những thay đổi này tác động rất lớn đến hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp

Đờng lối, chính sách phát triển kinh tế của đảng và Nhà nớc là nhân tố tác

động trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và kéo theo sự thay đổi về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ ba, những áp lực quốc tế.

Một trong những đặc điểm chi phối mạnh mẽ sự phát triển của các quốc gia và các doanh nghiệp là quá trình quốc tế hoá đang diễn ra một cách mạnh

mẽ Quá trình này làm cho sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quốc gia tăng lên, cạnh tranh trở nên toàn cầu Vì thế các thay đổi nhanh chóng trên thế giới đều

có ảnh hởng mạnh mẽ đến hoạt động của mọi doanh nghiệp Các doanh nghiệp nớc ta đã có nhiều kinh nghiệm về vấn đề này khi xảy ra sự thay đổi to lớn ở Đông Âu khủng hoảng kinh tế khu vực Đông Nam á,…

3 Nguyên nhân của sự ngần ngại thay đổi và sự nỗ lực của cá nhân và tổ chức trong sự thay đổi.

3.1.Từ phía cá nhân

Thứ nhất, lo sợ về những điều cha biết phản ứng chống lại sự thay–

đổi.

Đối với mỗi cá nhân mọi sự thay đổi đều đe doạ sự cân bằng cuộc sống hiện có và đòi hỏi phải có sự điều chỉnh nhất định về sức lực, tâm lý, tình cảm Tr… ớc mọi thay đổi, mỗi cá nhân đều phải chuyển từ trạng thái hiện tại sang bớc quá độ để cuối cùng mới chuyển sang trạng thái mong muốn Tuy nhiên quá trình thay đổi của mỗi ngời không đơn giản Nghiên cứu trạng thái tâm lý của mỗi ngời có thể thấy tính qui luật của diễn biến tâm lý trớc mỗi sự thay đổi nh hình mô tả dới đây:

Trạng thái tâm lý Ngạc nhiên

Nuối tiếc

Đổ lỗi

Chấp nhận

Sốc

Lẫn lộn

Suy sụp

Mô hình thay đổi tâm lý

- Sốc: trớc sự kiện mới, mọi ngời đều có thể cảm thấy bị đảo lộn, không tin vào sự thực

- Ngạc nhiên: Khi thực sự thừa nhận có sự kiện mới đó, mọi ngời có thể có cảm giác hứng thú trớc những điều mới lạ

- Nuối tiếc: Sau khi bình tâm và thấy rằng sự kiện mới có thể đòi hỏi phải có

sự thay đổi nhất định trong những điều họ đã quen làm, quen suy nghĩ, mọi ngời có thể có cảm giác nuối tiếc Họ thất vọng nh vừa đánh mất một cái gì

đó, cho dù điều đó không thể tránh khỏi, hoặc thậm chí sẽ mang lại những

điều tốt đẹp hơn

- Đổ lỗi: Cảm giác vừa đánh mất một cái gì đó chuyển sang việc đổ lỗi cho ngời khác Suy nghĩ thờng gặp là ai đó đã gây ra sự thay đổi làm đảo lộn sự cân bằng vốn có này, họ phải chịu trách nhiệm về việc đó Dần dần, cảm giác ngoài cuộc bắt đầu chiếm chỗ, nhất là khi ngời khác bắt đầu thực hiện

sự thay đổi

- Lẫn lộn - suy sụp: Khi thấy rằng có lẽ mình cũng phải thay đổi thì cảm giác đầu tiên là không biết phải làm gì, thiếu tự tin

- Chấp nhận: Dần dần con ngời bắt đầu thừa nhận và thích ứng với sự thay

đổi

Chu trình thay đổi tâm lý này cho phép đi sâu phân tích nguyên nhân ngần ngại của mỗi cá nhân trớc sự thay đổi Đó là:

+ Thứ nhất, cảm giác thiếu tự chử.

Trong công việc rất nhiều ngời luôn cảm thấy họ nh không có tiếng nói gì đối với các quyết định chung Họ hầu nh hoàn toàn bị động, kể cả đối với những điều có ảnh hởng tới bản thân họ Cảm giác này sẽ càng mạnh hơn khi sự sự thay đổi diễn ra do cấp trên chỉ định

+ Thứ hai, cảm giác hoang mang

Sự thay đổi làm nảy sinh cảm giác hoang mang trớc nhng điều đang xẩy ra và về khả năng thích nghi của chúng Cảm giác này nảy sinh từ những phán đoán về sự thất bại, những lo lắng về khả năng thích ứng và từ những thông tin sai lệch

+ Thứ ba, sức ỳ của thói quen.

Những thói quen trong hoạt động đợc hình thành qua thời gian dài và lặp đi lặp lại nhiều lần sẽ ngày càng vững chắc và khó bị phá vỡ Quen với trình tự cũ, quan hệ cũ, quen với phơng pháp làm việc và lối suy nghĩ cũ, mọi sự thay đổi đều có thể là một sự ngắt quãng không mong muốn

+ Thứ t, sự mất mát.

Sự mất mát thờng là trong công việc nhng cũng phải kể đến những mất mát về điều kiện làm việc nh xe cộ, trang thiết bị đồng nghiệp Phản ứng… … tâm lý của mỗi ngời trớc sự thay đổi là phản ứng chống lại, là sự ngần ngại thay đổi Vì mọi ngời thờng có những ngần ngại lớn đối với sự thay đổi đã khiến cho quá trình thay đổi trở nên khó khăn Trên giác độ từng cá nhân,

sự thay đổi thực sự là quá trình chuyển từ trạng thái quen thuộc sang trạng

thái cha chắc chắn Vì thế có nhiều điều băn khoăn nh liệu những kiến thức

và kỹ năng họ đang có còn giá trị nữa hay không? Liệu họ có thể thích ứng

đợc với những đòi hỏi mới nữa hay không?…

Thứ hai, sự lo sợ phải học tập mới.

Mọi sự thay đổi hầu nh đều dẫn đến những thay đổi trong công việc của mỗi ngời và vì vậy đòi hỏi phải học tập mới Việc đòi hỏi học tập mới nhiều hay ít phụ thuộc vào đối tợng nội dung thay đổi Dù sao việc học tập mới cũng đòi hỏi về thời gian, sức lực, chi phí cơ hội, Chính vì lẽ đó nó… tạo ra phản ứng cản trở sự thay đổi

Thứ ba, lo sợ về sự phá vỡ quan hệ ổn định.

Trong doanh nghiệp mối quan hệ truyền thống giữa ngời này với ngời khác đã đợc thiết lập ổn định thông qua cơ cấu tổ chức Khi thay đổi sẽ dẫn

đến sự thay đổi cửa tổ chức, làm xáo trộn cơ cấu tổ chức cũ và vì thế sẽ phá

vỡ quan hệ truyền thống Chính điều này làm cho nhiều ngời lo sợ và do đó thờng có phản ứng chống lại sự thay đổi

Thứ t, không tin tởng vào kết quả mà sự thay đổi có thể đem lại.

Để thể hiện sự thay đổi ngời khởi xớng phải vẽ ra viễn cảnh tơng lai khi thực hiện sự thay đổi, xác định các mục tiêu, nội dung và giải pháp thay

đổi và phải thuyết phục mọi ngời trong doanh nghiệp

Khi cha thay đổi mọi sự đều đã quen thuộc, quyền lợi cũng nh các mối quan hệ đều ổn định song khi thay đổi thì quyền lợi, quan hệ truyền thống đều có thể thay đổi Trong tr… ờng hợp này nếu tính thuyết phục của các giải pháp đa ra càng kém sẽ càng gây cảm giác lo sợ cho ngời dới quyền

3.2 Từ phía tổ chức

Thứ nhất, những đe doạ đối với cấu trúc quyền lực.