482 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt Nam

482 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt Nam

MỤC LỤC

Mục lục……… 1

Lời nói đầu……… 2

Chương I: Cơ sở lý luận về công tác văn thư ………….……… 3

I Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư ……….3

1 Khái niệm về công tác văn thư ……… …….3

2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư ……… ……… 3

II Nội dung công tác văn thư và tổ chức quản lý văn thư ………4

1 Nội dung công tác văn thư ……… …….4

2 Hệ thống tổ chức quản lý văn thư ……… 5

3 Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ……….5

4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư …………

…… 5

III Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản ……….

… 5

1 Quản lý văn bản đi ……… ………… 5

2 Quản lý văn bản đến …… 6

3 Quản lý và sử dụng con dấu …… 7

Chương II: Hoạt động công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt Nam 9

I Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam……….9

1 Qúa trình hình thành và phát triển ……… 9

2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty

……… 9

3 Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty ……… 10

I 4 Tình hình hoạt động chung của Tổng Công ty ……… …… 14

II Thực trạng công tác văn thư của Tổng công ty Thép Việt Nam…………

15

1 Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công tyThép……… 15

2 Giải quyết và quản lý văn bản đi taịo Tổng Công ty ……… ……17

3 Giải quyết và quản lý văn bản mật tại Tổng Côngty……… 18

4 Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu tại Tổng Công ty

……… 18

Chương III : Một số giải pháp và kiến nghị ……… …

19

Kết luận ……… ……… 20Tài liệu tham khảo……… 21

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, hoạt động của công tác văn thư đã đóng góp

một phần rất quan trọng trong việc phát triển của các Doanh nghiệp Công tác văn thư

là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo,quản lý, sản xuất kinh doanh của ngành Hiện nay, tại một số Doanh nghiệp vẫn còntồn tại những khuyết điểm chưa được khắc phục như khâu soạn thảo văn bản, xử lývăn bản đi và đến còn chậm, công tác bảo mật ở một số đơn vị chưa được quan tâm.Hoạt động của công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của cơquan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảmbớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm nhữngviệc trái pháp luật

Qua một thời gian ngắn được thực tập tại Tổng công ty Thép Việt Nam, em đã

tìm hiểu mọi hoạt động tại Tổng công ty vì thế em đã chọn đề tài: “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt Nam”.

Trong bài báo cáo thực tập của em trừ phần “lời nói đầu” và phần “kết luận” thì

kết cấu của bài báo cáo này được chia ra làm ba chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về hoạt động công tác văn thư

Chương II: Hoạt động công tác văn thư tại Tổng công ty Thép Việt Nam Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp

Trong thời gian thực tập được sự giúp đỡ của thầy cô và các cô chú trong Công

ty đã hướng dẫn và giúp cho em hoàn thành bài báo cáo này Vì thời gian có hạn nêntrong báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm Em kính mongthầy cô giúp đỡ em để báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn nữa

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

I Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư:

1 Khái niệm về công tác văn thư:

Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đốivới hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng làhai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó Những hoạt động đó cần đượctiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về côngtác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hànhchính Nhà nước về xây dựng văn bản và quản lý, và giải quyết các văn bản đó tronghoạt động quản lý của mình

Quan điểm về công tác văn thư theo nghĩa rộng (tức là bao gồm xây dựng vàquản lý văn bản) và nên được áp dụng ở mọi lúc, mọi nơi Cách hiểu này đã đượckhẳng định tại công văn của cục Lưu trữ Nhà nước số 55 - CV / TCCB ngày 01- 3 -

1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 - CT của Chủ tịch Hội đồng Bộtrưởng, theo đó : “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn

bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mụcđích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu, vănkiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư làphương tiện thiết yếu để bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”.

2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư :

+ Vị trí:

Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quantrọng trong hoạt động của cơ quan Như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng quản lý Nhà nước của cơ quan

+ Ý nghĩa:

Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụnhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Thông tin phục vụquản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếunhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ

+ Yêu cầu của công tác văn thư:

Công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau :

- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiềuvào việc xây dựng văn bản Do đó, xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyếtvăn bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết nhanh công việc của cơ quan

- Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyếtcông việc, không trái với văn bản qui phạm pháp luật có liên quan Văn bản ban hànhphải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định Trình bày văn bản phải đúngtiêu chuẩn Nhà nước ban hành Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn vănbản phải đúng nội dung bản thảo đã được phê duyệt

- Bí mật: Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết vănbản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quanphải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liềnvới việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại.Vì vậy hiện đại hoá công tácvăn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nướcnói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao Hiện đại hoácông tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư và thực hiện các trang thiết bị văn phòng.

II Nội dung công tác văn thư và tổ chức quản lý văn thư :

1 Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm:

+ Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản:

- Thảo văn bản

- Duyệt văn bản

- Đánh máy, sao in văn bản

- Ký và ban hành văn bản

+ Quản lý và giải quyết văn bản:

- Đăng ký và giải quyết văn bản đến

- Đăng ký văn bản đi

- Lập hồ sơ và giao lộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

+ Quản lý và sử dụng con dấu.

2 Hệ thống tổ chức quản lý văn thư

+ Cơ quan quản lý Nhà nước công tác văn thư ở trung ương

Cục lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý thống nhất công tácvăn thư từ trung ương đến địa phương, chỉ đạo trực tiếp công tác văn thư ở các Bộ, cơ

quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tỉnh và thành phố trực thuộc trungương.

+ Tổ chức văn thư ở các cơ quan, các ngành, các cấp

Công tác văn thư ở các ngành các cấp được phân cấp quản lý như sau:

- Các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ

có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong toàn ngành và chỉ đạo nghiệp vụ côngtác văn thư của các đơn vị trực thuộc Chính phủ

- Chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có tráchnhiệm quản lý công tác văn thư trong toàn tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương vàchỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư của các quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, thị xã

và các đơn vị trực thuộc

3 Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư

4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư

III Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:

1 Quản lý văn bản đi

a Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi

đi ở văn thư cơ quan

Văn bản đi nhất thiết phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửiđi

b Nội dung quản lý văn bản đi

+ Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như:

số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản vào những phương tiệnđăng ký như: sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơquan và tra tìm văn bản được nhanh chóng

+ Chuyển giao văn bản đi

Các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển ngay trong ngày khi đã có chữ kýcủa người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan

Việc gửi văn bản phải đúng với nơi nhận đã ghi trên văn bản

Những văn bản có dấu hiệu “khẩn” phải được chuyển trước

+ Sắp xếp và quản lý văn bản lưu

Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 02 bản: một bản đề cập hồ sơ và theo dõicông việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết.Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại văn bản của năm nào để riêngnăm ấy Bản lưu phải là bản chính Tuỳ theo tính chất và nội dung công việc mà cóthể lưu thêm một số bản sao

2 Quản lý văn bản đến

a Nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến

+ Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất

ở văn thư

+ Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật

+ Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởngphòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

+ Các cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ chuyển giaovăn bản của văn thư

b Nội dung quản lý văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến

- Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bảnphải kiểm tra xem có đúng văn bản, tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượngvăn bản có đủ không

- Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình,

bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loạiphải đăng ký và loại không phải đăng ký)

- Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải đượcbóc ngay sau khi nhận.

Khi bóc bì không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu củacác văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phongbì

+ Đăng ký văn bản đến

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến

Dấu đến có kích thước (3cm x 5cm) gồm : tên cơ quan nhận văn bản đến, sốđến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết), lưu hồ sơsố…

Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu,trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản

Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến; ngàyđến là ngày văn thư nhận văn bản Số đến ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01-

01 đến hết ngày 31- 12 mỗi năm Có thể ghi số đến tuỳ theo từng loại văn bản

3 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lýNhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội Trong hoạt động của các cơ quan vănbản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là condấu Con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp

a Văn bản pháp luật hiện hành về con dấu

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọngtrong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủtục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nước

b Những quy định về tổ chức sử dụng và quản lý con dấu

+ Sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định

+ Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu theo mẫu quy định

+ Khi đóng dấu vào văn bản phải đảm bảo các quy định sau:

- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản

- Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp

- Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo

- Dấu đóng mờ phải được đóng lại

- Thực hiện các chế độ quản lý con dấu

CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM

I Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam

1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty

Tổng Công ty Thép Việt Nam được thành lập theo quyết định số 344/TTg ngày

04 tháng 7 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng Công tyThép và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng - nay là Bộ Công nghiệp.Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiếp tục đổi mới, sắp xếp lại cácDoanh nghiệp Nhà nước đặc biệt là các Tổng Công ty nắm giữ các ngành then chốt

của nền kinh tế, ngày 29 tháng 4 năm 1995, Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số255/TTg thành lập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hìnhTổng công ty Nhà nước - Tổng Công ty 91.

Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : VIETNAM STEELCORPORATION Tên viết tắt: VSC Địa chỉ: số 91, phố Láng Hạ, quận Đống Đa,Thành phố Hà Nội

Hiện nay, Tổng Công ty Thép Việt Nam có 14 đơn vị thành viên và 14 liêndoanh với nước ngoài Tổng Công ty được Nhà nước giao quản lý và sử dụng hơn1.400 tỷ đồng Lao động bình quân 17.500 người; doanh thu 7.500 tỷ đồng; sản lượngthép cán đạt 650.000 tấn/ năm

2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty

Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà nước đượcThủ tướng Chính phủ thành lập và hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 - môhình Tập đoàn kinh doanh lớn của Nhà nước Mục tiêu của Tổng Công ty Thép ViệtNam là xây dựng và phát triển mô hình Tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở sảnxuất và kinh doanh Thép làm nền tảng

Tổng Công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết trên các thị trườngtrọng điểm trên lãnh thổ Việt Nam và bao trùm hầu hết các công đoạn từ khai thácnguyên liệu, vật liệu, sản xuất Thép và các sản phẩm Thép cho đến khâu phân phối,tiêu thụ sản phẩm Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty nhưsau:

- Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệluyện kim

- Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm Thép

- Kinh doanh xuất, nhập khẩu Thép, vật tư thiết bị và các dịch vụ liên quan đếncông nghệ luyện kim như nguyên liệu, vật liệu đầu vào các sản phẩm Thép, trang thiết

bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật

- Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xâydựng.

- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và vật

tư tổng hợp khác

- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyệnkim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng

- Đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nước và nước ngoài

- Xuất khẩu lao động

Bên cạnh phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh được Nhà nướcgiao, Tổng Công ty Thép Việt Nam còn được Nhà nước giao cho thực hiện nhiệm vụrất quan trọng là cân đối sản xuất Thép trong nước với tổng nhu cầu tiêu dùng của nềnkinh tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng Thép trong nước chưa sản xuất được

để bình ổn giá cả thị trường Thép trong nước, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nướcgiao, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nước, tạo việc làm và bảo đảm đời sống chongười lao động trong Tổng Công ty

3 Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty

Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng Công ty được tổ chức theo quyđịnh của Luật Doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ Tổng Công ty do Chính phủ phêchuẩn

Hiện nay Tổng Công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý và điều hành TổngCông ty được phân bố trên các tỉnh, thành phố trong nước như Hà Nội, Hứa Phòng,Quản Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Thà Thiên Huế, Đà Nẵng, Quản Nam, KhánhHoà, Tây Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh, Bà rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, BìnhDương, Biên Hoà và các khu công nghiệp lớn

Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp của Tổng công ty Thép Việt Nam theo

mô hình trực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ biến hiệnnay Theo cơ cấu này, người lãnh đạo Doanh nghiệp được sự giúp sức của tập thể

lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyếtđịnh đối với cấp dưới Người lãnh đạo Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnhvực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi Doanh nghiệp Việc truyềnlệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định, người lãnh đạo ở các bộphận chức năng ( phòng, ban chuyên môn ) Tổng Công ty không ra mệnh lệnh trựctiếp, chỉ thị cho đơn vị thành viên cấp dưới.

Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, để linh hoạt, chủ động trongđiều hành công việc và phát huy được trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia, TổngCông ty còn vận dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận, tậphợp đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu, xây dựng dự

án, phương án, chiến lược hay chương trình cho từng lĩnh vực cụ thể Ví dụ như: Hộiđồng tư vấn thẩm định tài chính dự án đầu tư, ban chỉ đạo một số lĩnh vực, tổ nghiêncứu chiến lược kinh doanh, mạng lưới tiêu thụ sản phẩm v.v…

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CƠ QUAN VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM