XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM ĐỀ TÀI: “XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN

BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM

ĐỀ TÀI:

“XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO

TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM”

Giảng viên hướng dẫn: ThS Ngô Cao Định Sinh viên thực hiện: Nguyễn Vũ Nhật Linh K114061007

Phạm Thị Quỳnh Như K114061024 Phạm Thị Như Quỳnh K114061036 Nguyễn Hữu Tài K114061038 Nguyễn Trọng Thức K114061052

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2014

A Mục lục

A Mục lục 1

B Nội dung đề tài 3

Phần 1 Giới thiệu 3

1.1 Lý do khởi tạo dự án 3

1.2 Đối tượng dự án 3

1.3 Mục tiêu và kết quả dự kiến 4

Phần 2 Khởi động 5

2.1 Kịch bản 5

2.2 Lựa chọn nhân lực 6

2.3 Phân tích tài chính 9

2.4 Tôn chỉ dự án (Project charter) 12

2.5 Đánh giá tiềm năng dự án 13

Phần 3 Lập kế hoạch 15

3.1 Giới thiệu 15

3.2 Mô tả giải pháp 15

3.3 Kế hoạch quản lý 16

3.4 Phần đánh giá khả thi 18

3.5 Phạm vi dự án (Scope statement) 20

3.6 Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS) 21

3.7 Sơ đồ Grantt – Lịch biểu dự án 23

3.8 Danh sách mức độ rủi ro 24

Phần 4 Thực hiện 30

4.1 Kịch bản 30

4.2 Báo cáo các cột mốc 31

4.3 Ghi nhận thay đổi dự án 31

Phần 5 Kiểm soát và điều khiển 32

Phần 6 Kết thúc 32

6.1 Tổng kết dự án 32

6.2 Bài học kinh nghiệm 33

C TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

B Nội dung đề tài

Bổ sung chức năng mới

Phầm mềm còn thiếu các chức năng cần thiết: các template có sẵn, chi tiết rủi ro cho từng giai đoạn, xuất báo cáo chi tiết

Nghiên cứu sâu hơn về lý thuyết quản lý rủi ro

Mong muốn được hiểu sâu hơn về lý thuyết quản lý rủi ro trong dự án phần mềm nói chung và rủi ro trong triển khai dự án ERP nói riêng

1.2 Đối tượng dự án

- Ứng dụng quản lý rủi ro trong triển khai ERP đã có trước đó

- Quá trình triển khai dự án ERP cho một doanh nghiệp

- Các quy trình quản lý rủi ro dự án triển khai dự án phần mềm ERP

- Các biểu mẫu và dữ liệu liên quan đến quản lý rủi ro dự án triển khai dự án ERP

- Các phương pháp, kỹ thuật và công cụ quản lý rủi ro dự án triển khai dự án phần mềm ERP

- Kỹ thuật xử lý, lập trình Window Form trong Microsoft Visual Studio C#

2010

1.3 Mục tiêu và kết quả dự kiến

Nghiên cứu sâu hơn về lý thuyết quản lý rủi ro

Hiểu rõ hơn quy trình triển khai ERP cũng như quy trình quản lý rủi ro ( các bước, thời điểm, đo lường…)

Tinh chỉnh và hoàn thiện một số chức năng mới

Xây dựng hoàn chỉnh phần mềm quản lý rui ro trong triển khai dự án ERP với đầy

đủ các chức năng cần thiết:

 Dự đoán và đưa ra những rủi ro cần thiết và quan trọng trong thời điểm hiện tại

 Quản lý các giai đoạn triển khai và các rủi ro đi kèm

 Đưa ra template sẵn có cho người dùng

Phần 2 Khởi động

2.1 Kịch bản

2.1.1 Hiện trạng ứng dụng trước

Phần mềm tạo ra ở môn Đồ Án Ngành đã phần nào giải quyết được những yêu cầu

cơ bản việc quản lý rủi ro trong triển khai dự án ERP tại Việt Nam Phần mềm cung cấp các chức năng: cho phép người dùng tạo một dự án mới, đưa ra quy trình triển trai hệ thống ERP, tích hợp sẵn hệ thống các rủi ro thường gặp đồng thời phân mức, định lượng được mức độ quan trọng của rủi ro trong từng giai đoạn triển khai Ngoài ra, phần mềm còn linh động, cho phép người dùng có thể thao tác thêm, xóa, sửa trực tiếp trên dự án vừa tạo để đảm bảo tính phù hợp cho từng dự án riêng biệt

Nhưng hiện nay thị trường phát triển của các doanh nghiệp, tổ chức đang ngày càng tăng nhanh, thực tế việc triển khai hệ thống ERP đang dần có những thay đổi nhất định Bên cạnh đó, các phần mềm về quản lý rủi ro trong triển khai dự án ERP khác của đối thủ cũng đang dần được nâng cấp lên để theo kịp xu hướng Vì vậy, đối với phần mềm đã triển khai trước đó, phần mềm của nhóm cũng cần được nâng cấp, để đảm bảo tính phù hợp theo thời gian và cung cấp nhiều chức năng tối ưu hơn, hỗ trợ các doanh

nghiệp, phòng tránh sát sao những rủi ro trong ERP

- Bên cạnh các quy trình triển khai ERP tích hợp sẵn trong phần mềm, ở từng giai đoạn triển khai, những quy trình con sẽ được kiệt kê chi tiết hơn, ứng với mỗi quy trình cha và quy trình con là các rủi ro có thể xảy ra, theo từng

thời điểm cụ thể, và người dùng có thể linh hoạt thêm, xóa, sửa những chỗ chưa hợp lý Sau đó những chỉnh sửa sẽ được lưu vào hệ thống

Phạm Thị Quỳnh Như

Phạm Thị Như Quỳnh

Nguyễn Hữu Tài

Nguyễn Trọng Thức

Có khả năng hỗ trợ và kết

hợp với các thành viên 5% 3.5% 5% 5% 5% 5%

Mô hình cho điểm có trọng số chọn vị trí Project Manager

Ngoài ra dựa trên kết quả trắc nghiệp đánh giá tính cách của mỗi cá nhân theo nguồn http://www.humanmetrics.com/cgi-win/JTypes2.asp Ta thống kê được kết quả như sau:

tỷ lệ đúng khá cao và đương nhiên đánh giá của bạn cũng rất chính xác

Bạn là người rất thông minh, kết hợp với năng lực sáng tạo và suy nghĩ độc đáo, tạo nên một hỗn hợp rất mạnh mẽ

4 Nguyễn Hữu Tài

Hướng ngoại Cảm xúc Tư duy Nguyên tắc

Bạn là người rất thông minh, kết hợp với năng lực sáng tạo và suy nghĩ độc đáo, tạo nên một hỗn hợp rất mạnh mẽ

Kết luận:

Nguyễn Trọng Thức Trưởng dự án

Nguyễn Hữu Tài Phó trưởng dự án – Trưởng kỹ thuật Phạm Thị Như Quỳnh Business Analysis

Phạm Thị Quỳnh Như Test Prime

Nguyễn Vũ Nhật Linh Testing

1 Tìm hiểu thị trường ERP và cập nhật thông tin

về các rủi ro trong triển khai ERP ở thời điểm

11 Nhân lực 30.000

13 Cập nhật các rủi ro trong ERP 100.000

19 Đánh giá rủi ro mới cập nhật 180.000

21 Ước lượng chi phí nếu rủi ro xảy ra 50.000

29 Cập nhật lại cách giải quyết rủi ro 150.000

32 Lập kế hoạch thực hiên nâng cấp phần mềm 150.000

36 Thiết kế lại và thêm vào các chức năng mới 400.000

37 Thiết kế, cập nhật lại nội dung phần mềm 150.000

CHI PHÍ VỀ NHÂN LỰC CỦA DỰ ÁN

1 Phạm Thị Như Quỳnh 20.000 VNĐ/Giờ 30.000 VNĐ/Giờ

2 Nguyễn Trọng Thức 25.000 VNĐ/Giờ 50.000 VNĐ/Giờ

3 Nguyễn Vũ Nhật Linh 20.000 VNĐ/Giờ 30.000 VNĐ/Giờ

4 Phạm Thị Quỳnh Như 20.000 VNĐ/Giờ 30.000 VNĐ/Giờ

5 Nguyễn Hữa Tài 25.000 VNĐ/Giờ 45.000 VNĐ/Giờ

2.4 Tôn chỉ dự án (Project charter)

Tên dự án (Project Title):

XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM

Ngày bắt đầu (Project Start Day): 20/7/2014

Ngày kết thúc (Project Finish Day): 14/8/2014

Thông tin về kinh phí (Budget Information):

 Đưa ra template cho người sử dụng lựa chọn

 Giúp người dùng quản lý được giai đoạn triển khai ERP hiện tại

 Quản lý rủi ro trong quá trình triển khai dự án ERP tại một thời điểm

 Quản lý rủi ro quan trọng nhất của dự án ERP

 Đưa ra tiêu chí đánh giá mức độ, độ nghiêm trọng đối với từng rủi ro cho

dự án triển khai

 Ảnh hưởng, tác động của rủi ro đối với dự án triển khai ERP

 Đưa ra cách giải quyết cho từng loại rủi ro (các phương pháp, phương án)

3 Phương pháp thực hiện dự án

 Khảo sát thực nghiệm, tài liệu quản lý rủi ro dự án và quản lý rủi ro ERP

 Dựa trên phần mềm quản lý ERP đã xây dựng được trước đó, tính chỉnh, nghiên cứu và bổ sung thêm một số chức năng

 Chia dự án thành 2 giai đoạn là chỉnh sửa và nâng cấp

2.5 Đánh giá tiềm năng dự án

2.5.1 Khả năng thành công dự án Xây dựng ứng dụng quản lý rủi ro ERP

Trước khi làm đề tài này, nhóm đã xây dựng được một Ứng dung như thế và hiện nay nhóm đang điều chỉnh lại ứng dụng để làm cho ứng dụng này thích nghi, phù hợp hơn với các doanh nghiệp, bên cạnh đó thêm một số chức năng mà doanh nghiệp đang yêu cầu Ứng dụng này đánh giá các tiêu chí dựa trên những tiêu chuẩn mẫu để doanh nghiệp xem xét những tiêu chí đó và làm chọn ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp

họ Đồng thời giúp doanh nghiệp biết được thời gian hoàn thành, chi phí, khả năng đáp ứng yêu cầu của mình khi họ triển khai, những rủi ro mà họ cần tránh phải nên việc khả năng thành công của dự án này là rất cao

2.5.2 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ứng dụng này:

Việc triển khai hệ thống ERP thường yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi ít nhiều

mô hình kinh doanh của doanh nghiệp để việc áp dụng trở nên hiệu quả Và đó đều là những yếu tố khách quan tác động đến việc áp dụng ERP Khi sử dụng hệ thống này doanh nghiệp :

Thời gian triển khai và sử dụng rút gắn và đúng hạn hơn: Khi thực hiện đề tài này, nhóm đã tiến hành nghiên cứu việc triển khai một dự án ERP ta có kết quả như sau: 98% dự án ERP bị kéo dài hơn dự kiến Hiếm có dự án nào mà hoàn thành xong sớm thời hạn

Kiểm soát được nguồn lực, chi phí được giới hạn trước, tiết kiệm hơn: Ngoài vấn

đề thời gian, chi phí triển khai phát sinh thêm cũng thường xuyên xảy ra trong các dự

án ERP 65% các dự án ERP thường vượt ngân sách dự kiến Trong đó, hơn ¼ số lượng các dự án (27%) vượt 15%, và gần 1/5 (16%) vượt 50% ngân sách

Lựa chọn các module thích hợp: Trong quá trình triển khai hệ thống, các quy trình kinh doanh, văn hoá doanh nghiệp, các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp sẽ được hiểu đúng sẽ tạo ra một hệ thống không quá xa vời, dẫn đến việc đáp ứng được yêu cầu kinh doanh, làm giảm nguy cơ đổ vỡ quy trình triển khai hệ thống ERP

Sự đặc biệt của ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh quá chuyên biệt của doanh nghiệp gây nhiều khó khăn cho việc tìm một giải pháp phù hợp Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một nhà triển khai thật sự có kinh nghiệm với ngành nghề kinh doanh của mình Do đó ứng dụng hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp tìm được giải pháp thích hợp cho ngành nghề của họ

Dự đoán được mức độ phức tạp của hệ thống: Hệ thống ERP là sự liên kết của nhiều module đảm nhiệm các chức năng khác nhau Hệ thống càng lớn thì càng khó bảo trì Bên cạnh đó, không hẳn là khi hệ thống đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp thì nhân viên trong doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng thành thạo ngay Việc triển khai hệ thống ERP lúc này sẽ đòi hỏi thêm chi phí đào tạo khá tốn kém

Do đó, việc ứng dụng hệ thống này, sẽ giúp doanh nghiệp biết được khả năng hoàn thành việc triển khai này được trong bao lâu,các chi phí liên quan, khả năng thành công khi triển khai, tìm ra thêm được các chi phí phát sinh, thời gian phát sinh dự kiến.Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoảng chi phí vào những công việc không

dự kiến trước được hay phát sinh bất ngờ một cách hiệu quả nhất

Phần 3 Lập kế hoạch

3.1 Giới thiệu

3.1.1 Mục tiêu và kết quả dự kiến

 Bổ sung và hoàn chỉnh những rủi ro trong quá trình triển khai dự án ERP

 Phân tích rủi ro đồng thời đưa ra tiêu chí đánh giá mức độ, độ nghiêm trọng đối với từng rủi ro cho dự án triển khai

 Đề ra được những phương pháp quản lý rủi ro triển khai phần mềm nói chung

và ERP nói riêng

 Nêu ra những phương án phòng ngừa và giải quyết rủi ro

 Tinh chỉnh, xây dựng thêm một số chức năng cho phần mềm quản lý rủi ro ERP tại Việt Nam dựa trên một phần mềm đã có sẵn trước đó

 Ứng dụng kiến thức tìm hiểu vào xây dựng ứng dụng quản lý rủi ro dự án triển khai ERP trong doanh nghiệp trên thực tế

3.1.2 Phương Pháp nghiên cứu và tiếp cận

 Khảo sát thực nghiệm, tài liệu quản lý rủi ro dự án và quản lý rủi ro ERP

 Nghiên cứu và mô phỏng phần mềm quản lý rủi ro

 Dựa trên phần mềm quản lý ERP đã xây dựng được trước đó, tính chỉnh, nghiên cứu và bổ sung thêm một số chức năng

 Khảo sát ý kiến chuyên gia

Giai đoạn 1: Chỉnh sửa phần mềm cũ về giao diện, cập nhật thêm nội dung về những rủi ro trong triển khai ERP, tối ưu các nút chức năng

Giai đoạn 2: Tiến hành thêm vào các chức năng mới như tạo template,…

Mô tả sản phẩm

Phần mềm giúp doanh nghiệp hay nhà quản lý kịp thời phát hiện những rủi ro có thể xảy ra trong từng giai đoạn của quá trình triển khai ERP nói chung và tại một thời điểm nhất định, song song với những rủi ro đó là những phương pháp đo lường, quy trình kiểm soát rủi ro cũng như những phương án giải quyết hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế được phần nào rủi ro cho dự án của mình và hạn chế tối đa chi phí phát sinh

Mô tả chi tiết sản phẩm

Sản phẩm tạo ra cho phép người dùng đăng nhập (đối với người quản trị dự án), tạo một dự án mới, nhập các giai đoạn và quản lý tiến trình triển khai (giai đoạn, rủi ro, giải pháp) Trong phần mềm tích hợp sẵn các template về từng lĩnh vực cụ thể cần quản

lý rủi ro ( ví dụ dự án xây dựng, dự án đầu tư, ) Với template quản lý rủi ro cho dự

án triển khai ERP chương trình tích hợp sẵn các quy trình ở mức chi tiết nhất, ngoài ra cho phép người dùng có thể linh động thêm, xóa, sửa các quy trình để phù hợp với đặc thù của từng loại dự án Ứng với từng quy trình là các rủi ro có thể xảy ra và thời điểm

sẽ xảy ra, biểu đồ đo lường mức độ quan trọng của rủi ro, bên cạnh đó, đi cùng với các rủi ro là những phương án giải quyết gợi ý nhằm giúp nhà quản trị có những biện pháp kịp thời để điều chỉnh kế hoạch dự án, đưa dự án đi đúng tiến độ

3.3 Kế hoạch quản lý

 Kế hoạch quản lý tiến trình dự án ( tham chiếu mục 3.7)

 Kế hoạch quản lý phạm vi dự án

Hoàn thành các yêu cầu của dự án đã đặt ra theo phạm vi dự án tại mục 3.5

 Kế hoạch quản lý chất lượng

- Độ chính xác: ứng dụng sau khi hoàn thành đưa vào cài đặt bình thường

- Tính dễ sử dụng: ứng dụng mang tính linh hoạt với môi trường làm việc (cho phép người dụng thêm, xóa, sửa, tùy chỉnh các giai đoạn triển khai ERP)

- Tính bắt mắt: theo một mẫu giao diện cố định về màu sác, các nút bấm cho từng form

- Cơ sở dữ liệu (tham chiếu file đính kèm: QLCL_1)

 Kế hoạch quản lý nguồn lực

Nhân sự: khuyên khích tạo động lực cho các thành viên trong nhóm hoàn thành tốt các công việc đã đặt ra bằng những buổi liên hoan nhỏ sau mỗi tuần Bên cạnh đó giám sát và phân công việc cụ thể cho mỗi thành viên Phân chia công việc phù hợp, tận dụng được sát sao thời gian của từng cá nhân, có thời gian nghỉ ngơi trong suốt quá trình tham gia dự án đối với từng cá nhân (xem sơ đồ Grantt có thể thấy được thời gian rãnh rỗi, nghỉ ngơi của từng thành viên)

A = Accountable (also Approver) - Có thể quyết toán

R = Responsible - Chịu trách nhiệm thực hiện

C = Consulted - Tưvấn

I = Informed - Thông báo các cập nhật tiến độ

Tài chính: Đảm bảo không được vượt quá mức đã đề ra ở các giai đoạn Chi tiêu tài chính theo mục 2.3

 Kế hoạch quản lý rủi ro ( them chiếu file đính kèm: QLRR_2)

3.4 Phần đánh giá khả thi

3.4.1 Kinh tế

Dự án giúp ích rất nhiều cho quá trình triển khai ERP tại doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro cũng như kịp thời có những phương án phòng ngừa, tiết kiệm, hạn chế được các nguồn chi phí có thể phát sinh do rủi ro bất ngờ Người quản lý nắm bắt được tiến độ dựa án từ đó đề ra cũng như chỉnh sửa kịp thời phương pháp quản lý để dự án thực hiện đúng tiến độ tiết kiệm nguồn lực

Phần mềm tạo ra với đầy đủ các chức năng cần thiết phục vụ cho nhà quản lý

dự án trong việc hoạch định, kiểm soát, quản lý rủi ro trong quá trình triển khai ERP

Giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng, tính linh động cao giúp người dùng nắm bắt thông tin chính xác và nhanh chóng