Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho khách hàng cá nhân tại Công ty Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ Smart Parking

Việc xây dựng và hoàn thiện một HTTT đáp ứng yêu cầu quản lý của doanhnghiệp đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản lý nguồn tài chính – kế toán, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này, ngoài sự cố gắng của bản thân,

em còn nhận được sự động viên giúp đỡ quý báu từ thầy cô, gia đình và bạn bè

Lời cảm ơn đầu tiên, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Thị ThuThủy, đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp

Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế,Trường Đại học Thương Mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập.Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quátrình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang, là tiền để để em bước vào đời mộtcách vững chắc và tự tin

Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và tập thể nhân viên Công ty CP HC –Phát triển Công nghệ Smart Parking đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thựctập, khảo sát tại Công ty, giúp đỡ em rất nhiều trong việc thu thập số liệu, nắm bắtcác thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh, tình hình ứng dụng CNTT cũngnhư triển khai HTTT trong công ty

Với sự hiểu biết có hạn, nội dung của bài khóa luận không thể tránh khỏinhững thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trongkhoa và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty Cổ phần HC – Phát triển Côngnghệ Smart Parking, cùng với những độc giả quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn

Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sựnghiệp Đồng kính chúc tập thể Công ty Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ SmartParking luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

SVTH: Nguyễn Tuấn Anh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HC- PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ SMART PARKING 1

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của việc thiết kế HTTT quản lý bán hàng 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu của đề tài 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 3

1.5.1 Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra 3

1.5.2 Phương pháp phỏng vấn 3

1.5.3 Phương pháp nghiên cứu thông qua tài liệu 3

1.5.4 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu 4

1.6 Kết cấu của khóa luận 4

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY 5

2.1 Cơ sở lý luận 5

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 5

2.1.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý 5

2.1.1.2 Quản lý bán hàng 9

2.1.1.3 HTTT quản lý bán hàng 12

2.1.2 Một số lý thuyết liên quan 12

2.1.2.1 Các công đoạn hoàn thiện HTTT 12

2.1.2.2 Quy trình nghiệp vụ bán hàng và nhiệm vụ của quản lý bán hàng 13

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu 14

2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại HC – Smart Parking 15

2.2.1 Giới thiệu về công ty 15

2.2.1.2 Bộ máy tổ chức 15

2.2.1.3 Sơ đồ cấu trúc tổ chức 16

2.2.1.4 Cơ cấu nhân lực của công ty 17

2.2.1.5 Ngành nghề kinh doanh 17

2.2.2 Tình hình ứng dụng CNTT và hiệu quả đạt được 18

2.2.2.1 Một số vấn đề về HTTT tại công ty HC – Smart Parking 18

2.2.2.2 Hiệu quả mà công ty đạt được nhờ HTTT 21

2.2.3 Phân tích thực trạng, nhu cầu được đáp ứng về HTTT quản lý bán hàng 22

2.2.3.1 Phân tích thực trạng về hệ thống quản lý bán hàng của công ty HC- Smart Parking……… 22

2.2.3.2 Nhu cầu thiết kế HTTT quản lý bán hàng của công ty 30

CHƯƠNG III: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN 31

3.1 Định hướng phát triển của doanh nghiệp về việc thiết kế HTTT QLBH 31

3.2 Đề xuất hướng phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng cho khách hàng cá nhân…… 31

3.2.1 Mục tiêu phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng trong công ty 31

3.2.2 Nội dung phân tích thiết kế hệ thống 31

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Bảng 2.1 Danh sách các phòng ban trong công ty. 15

Bảng 2.2: Tỷ lệ trình độ nhân lực của công ty. 17

Bảng 2.4 Yêu cầu chức năng của HTTT quản lý bán hàng. 23

Bảng 2.5 Nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai. 24

Bảng 2.6 Thống kê liên quan của phần cứng trong hệ thống. 25

Hình 2.1 Quy trình bán hàng tại công ty cổ phần HC – Phát triển công

Hình 3.14 Hóa đơn bán hàng. 45

Biểu đồ 2.1 Biểu đồ vật lý mô tả hoạt động nhập sản phẩm về kho. 27

Biểu đồ 2.2 Biểu đồ vật lý mô tả hoạt động phân phối sản phẩm 28

Biểu đồ 2.3 Biểu đồ vật lý mô tả hoạt động bảo hành sản phẩm. 29

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ mô hình hóa các bộ phận cấu thành HTTT. 5

Sơ đồ 2.3 Toàn bộ quá trình diễn ra trong hệ thông tin quản lý. 9

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

A Tiếng Việt.

CBCNV Cán bộ công nhân viên

B Tiếng Nước Ngoài.

Từ Viết

CRM Customer Relationship Management Hệ thống quản trị quan hệ khách hàngDSS Decision Support Systems Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết địnhERP Enterprise Resource Planning Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp

ESS Executive Support Systems Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành

LAN Local Area Network Mạng máy tính cục bộ

MIS Management Information Service Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

RAM Random Access Memory Một loại bộ nhớ chính của máy tính SCM Supply Chain Management Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng

SQL Structured Query Language Ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúcSRM Supplier Relationship Management Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấpTPS Transaction Processing System Hệ thống thông tin xử lý giao dịch

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HC-

PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ SMART PARKING.

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của việc thiết kế HTTT quản lý bán hàng.

Ngày nay, với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh thì việc quản lý và điềuhành các hoạt động kinh doanh đó càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu độ chính xác vàtính hiệu quả cao hơn Doanh nghiệp khó có thể tiến hành thuận lợi các hoạt động kinhdoanh khi lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều, yêu cầu về độ chính xác và thờigian xử lý ngày càng cao Mỗi doanh nghiệp xây dựng hoặc có nhu cầu hoàn thiện mộtHTTT ở mức tối ưu nhất để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp đã trở thànhmột nhu cầu không thể thiếu

Việc xây dựng và hoàn thiện một HTTT đáp ứng yêu cầu quản lý của doanhnghiệp đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản lý nguồn tài chính – kế toán, quản

lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý bán hàng,… Và HTTT quản lý bán hàng làmột trong những HTTT quản lý đang được các doanh nghiệp quan tâm khá nhiều Hệthống thông tin quản lý bán hàng là một trong những hệ thống ứng dụng tích hợp ưuviệt trong việc quản lý và thực hiện bán hàng Với hệ thống này, các nhà quản lý kinhdoanh sẽ thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh, chophép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế, giúp kiểm soát quátrình bán hàng nhằm đem lại lợi nhuận cao Các nhà quản lý và nhân viên kinh doanh

có thể truy cập các thông tin về : thời gian, tiến độ công việc, khách hàng, hợp đồng,doanh số bán hàng giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh và hoàn thành các hợpđồng sớm Bất kể việc bán hàng được thực hiện qua website hay tại showroom và cácđại lý Hệ thống quản lý bán hàng hỗ trợ tự động hoá quá trình bán hàng và chuyểngiao thông tin kịp thời và chính xác giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, gia tăngdoanh thu, lợi nhuận và phát triển quan hệ khách hàng

HTTT quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác quản lýhoạt động bán hàng như quản lý xuất, nhập hàng tại kho, các sản phẩm đã được bán tớingười tiêu dung HTTT quản lý bán hàng cho phép người quản lý có được những

thông tin về hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng Bên cạnh đó, các thông tin

về khách hàng lưu trữ trong CSDL giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn

HTTT quản lý bán hàng còn có thể là một công cụ, một vũ khí chiến lược để cácdoanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnhsẵn có HTTT quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnhtranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và những người cungcấp nguyên vật liệu

Và với công ty cổ phần HC – Smart Parking cũng không là ngoại lệ, công ty đãnắm bắt được sự phát triển của CNTT, những lợi ích mà HTTT có thể mang lại trongviệc quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh Hiện nay, ngoài việc cung cấphàng hóa cho các đại lý, HC – Smart Parking đang chú trọng nhiều hơn nữa đến kháchhàng là người tiêu dung cá nhân Công ty đã mở một showroom vừa có nhiệm vụ giớithiệu sản phẩm, quảng bá hình ảnh thương hiệu về một công ty chuyên cung cấp vềthiết bị giám sát hành trình, vừa có nhiệm vụ kinh doanh hướng tới đối tượng là kháchhàng cá nhân Với mục tiêu giảm thao tác thủ công, mang lại tính chính xác và hiệu

quả cao trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh, em sẽ đi sâu vào “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho khách hàng cá nhân tại Công ty

Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ Smart Parking ” Đây là một đề tài mang tính

thực tế và đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý dễ dàng và thuận tiện hơn giúp tiết kiệmthời gian và tiên bạc mà quan trọng hơn góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu.

Như đã nói ở trên, việc mỗi tổ chức, doanh nghiệp xây dựng và trang bị mộtHTTT nói chung và một HTTT quản bán hàng nói riêng là rất cần thiết, mang lại hiệuquả trong công tác kinh doanh, quản lý, quảng bá… Việc phân tích, thiết kế HTTTcho phù hợp với sự thay đổi trong tổ chức, doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng,quyết định rất nhiều vào thành công của việc hoàn thiện HTTT

Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho khách hàng nhận tại Công ty cổ phần HC – Phát triển công nghệ Smart Parking” đã đưa ra được

các vấn đề về HTTT quản lý bán hàng, tiến hành phân tích đánh giá nhằm thiết kế mộtHTTT quản lý bán hàng phù hợp nhất theo nhu cầu của công ty

1.3 Mục tiêu của đề tài.

- Đưa ra cơ sở lý luận chung về HTTT, HTTT quản lý bán hàng

- Đánh giá thực trang hiện tại của hệ thống thông tin, đi sâu đánh giá, phântích hiện trạng của HTTT quản lý bán hàng của công ty, từ đó phát hiện được nhữngvấn đề cần giải quyết

- Đề xuất giải pháp thiết kế HTTT quản lý bán hàng cho công ty

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

 Đối tượng: HTTT quản lý bán hàng

 Phạm vi:

- Không gian: Công ty Cổ phần HC - Phát triển Công nghệ Smart Parking

- Thời gian: Đề tài phân tích, nghiên cứu các số liệu được tổng hợp trong 3năm trở lại đây

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài.

1.5.1 Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra.

Để phục vụ cho quá trình khảo sát thực trạng hệ thống quản lý bán hàng tạicông ty Cổ phần HC – Smart Parking, em có sử dụng phương pháp điều tra trắcnghiệm thông qua phiếu điều tra

Cách thức tiến hành: Các phiếu điều tra được gửi cho các cán bộ, nhân viêntrong công ty Sau đó, các phiếu điều tra sẽ được tổng hợp lại, xử lý

1.5.2 Phương pháp phỏng vấn.

Nội dung: Tìm hiểu những vấn đề mang tính chuyên sâu về các vấn đề có liênquan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các nghiệp vụ bán hàngtại công ty, mức độ đầu tư và mong muốn của công ty đối với việc hoàn thiện hệ thống

để mở rộng dịch vụ cho khách hàng cá nhân

Cách thức tiến hành: Sẽ có khoảng 5 câu hỏi dung để phỏng vấn những người

nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán, nhân viên kho và ban giám đốc để thu đượcnhững thông tin xác thực nhất về vấn đề đang nghiên cứu Hoặc tùy vào tình hình thực

tế trong quá trình phỏng vấn để đặt thêm những câu hỏi cần thiết

1.5.3 Phương pháp nghiên cứu thông qua tài liệu.

Tham khảo các giáo trình liên quan đến HTTT, tìm hiểu qua mạng Internet, từ

đó tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp những thông tin cần thiết phù hợp với mụcđích sử dụng và nội dung nghiên cứu

1.5.4 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu.

Dữ liệu sau khi được tiếp nhận sẽ được phân chia theo từng mục đích sử dụngcho việc nghiên cứu đề tài Phân tích giúp tìm ra được cái chung từ những cái riêng,tìm ra được bản chất của những sự việc hay của những đề tài nghiên cứu trước đó.Tiếp sau đó, tiến hành tổng hợp và xử lý những dữ liệu có thể bằng văn bản hoặc bằng

số, cung cấp cho đề tài nghiên cứu Sử dụng các phương pháp về phân tích, dự báo để

xử lý dữ liệu hoặc tính toán những số liệu tổng hợp được

1.6 Kết cấu của khóa luận.

Ngoài các phần lời cảm ơn, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danh sách các từ viếttắt, mục lục, danh sách tài liệu tham khảo, phụ lục, thì kết cấu khóa luận gồm cácchương sau:

CHƯƠNG I: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Nêu lên tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu; mục tiêu và nhiệm vụnghiên cứu, cách thức thực hiện đề tài và đối tượng, phạm vi nghiên cứu

CHƯƠNG II: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lý bán hàng trong

công ty

Trong phần này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đề tài.Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ Smart Parking vàtình hình hoạt động kinh doanh của công ty, thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tạicông ty

CHƯƠNG III: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng nhằm cho khách

hàng cá nhân của Công ty Cổ phần HC – Smart Parking

Trên cơ sở của chương II tiến hành nghiên cứu sâu hơn để phân tích, thiết kế vàxây dựng HTTT quản lý bán hàng cho khách hàng cá nhân tại công ty cổ phần HC –Phát triển công nghệ Smart Parking

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ

BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY 2.1 Cơ sở lý luận.

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản.

2.1.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý.

 Hệ thống thông tin

HTTT là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạngtruyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻcác dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức

 Đặc trưng của HTTT

- Phải được thiết kế, tổ chức phục vụ nhiều lĩnh vực hoặc nhiệm vụ tổng thểcủa một tổ chức

- Đạt mục tiêu là hỗ trợ ra các quyết định

- Có kết cấu mềm dẻo, phát triển được

 Cấu thành HTTT

Mọi hệ thống thông tin có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý,kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra, được mô hình hóa như sau:

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ mô hình hóa các bộ phận cấu thành HTTT.

(Nguồn: bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, ThS Tô Thị Hải Yến)

 Phân loại HTTT:

Phân loại theo chức năng

- Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Human resource management informationsystems)

- Hệ thống thông tin tiếp thị (Marketing information systems)

- Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems - AIS)

Phân loại theo hệ thống doanh nghiệp

Hệ thống doanh nghiệp hỗ trợ cho các quy trình nghiệp vụ của một tổ chức vớicác chức năng như sản xuất, phân phối, bán hàng, kế toán, tài chính và nhân sự

Thu thập Xử lý – lưu trữ Phân phát

Kho dữ liệu

Có ba hệ thống chính trong hệ thống doanh nghiệp:

- Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

- Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng, nhà cung cấp (CRM / SRM)

- Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM)

 Vai trò của HTTT đối với doanh nghiệp

- HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt cácquyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, )

- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môitrường đảm bảo và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanhnghiệp với các thực thể bên ngoài

- Hệ thống thông tin có vai trò đối ngoại: Thu thập thông tin từ môi trườngngoài,đưa thông tin ra môi trường ngoài Ví dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sứclao động, nhu cầu hàng hóa

- Hệ thống thông tin có vai trò đối nội: Làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phậncủa tổ chức, cung cấp và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trongdoanh nghiệp Ví dụ như thông tin phản ánh tình trạng nội bộ, hoạt động kinh doanhcủa tổ chức, doanh nghiệp

- Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cungcấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát Cung cấp cho hệ quyết định tất cảthông tin cần thiết trong quá trình ra quyết

- Hệ thống thông tin có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệtác nghiệp và môi trường bên ngoài Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hayxấu tùy thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin

 Hệ thống thông tin quản lý.

HTTT quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổchức Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá

và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảocác quyết định trong tổ chức

 Thành phần của HTTT quản lý

- Các phần cứng (các máy móc và phương tiện)

- Phần mềm (các chương trình và thủ tục)

- Mạng (phương thức truyền thông và hỗ trợ mạng)

- Dữ liệu (dữ liệu và cơ sở kiến thức)

- Con người (người sử dụng và chuyên gia HTTT)

 Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con,

đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống

hỗ trợ quyết định

- Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều

tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để

có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn

- Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày,tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài

- Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến mộtvấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là cóphương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ

lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin

- Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hìnhquyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn

 Phân loại hệ thống thông tin quản lý

Phân loại theo cấp ứng dụng:

- Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản lý thấp như trưởngnhóm, quản đốc… trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghiệp

- Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: cung cấp kiến thức và dữ liệu cho nhữngngười nghiên cứu trong một tổ chức Mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các doanhnghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin, xử lý cáccông việc hàng ngày trong doanh nghiệp

- Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiểnquản lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian

- Hệ thống thông tin cấp chiến lược: giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa

ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp

Hệ thống giúp doanh nghiệp thích ứng tốt nhất với những thay đổi trong môi trường

Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS): là hệ thống thông tin giúp thi hành

và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuấtkinh doanh

- Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS): phục vụ các hoạt động quản lýcủa tổ chức Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặclập kế hoạch chiến lược MIS thường phục vụ các nhà quản lý quan tâm tới những kết quảhàng tuần, hàng tháng và hàng năm chứ không phải các hoạt động hàng ngày

- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định(DSS): là hệ thống hỗ trợ giúp cáchoạt động ra quyết định Hệ thống phải cung cấp thông tin cho người ra quyết định xácđịnh rõ tình hình mà một quyết định cần phải đưa ra

- Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS): hệ thống giúp tạo ra một môitrường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năngnào cụ thể

- Hệ thống chuyên gia (ES): là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồngốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tinhọc những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó

Mối quan hệ giữa các hệ thống

Sơ đồ 2.2 Mối quan hệ của các hệ thống.

(Nguồn: Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý”, TS Phạm Thị Thanh Hồng - chủ biên)

 Vai trò

- Hệ thống thông tin là nơi thu nhận thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu Ta có thể sơ đồ hoá toàn bộ quá trình diễn ra trong hệ thông tin quản lý như sau:

Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS)

Hệ thống phục

vụ quản lý (MIS)

Hệ thống hỗ trợ

ra quyết định (DSS)

Hệ thống chuyên

Sơ đồ 2.3 Toàn bộ quá trình diễn ra trong hệ thông tin quản lý.

2.1.1.2 Quản lý bán hàng.

Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của những ngườihoặc những nhóm người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liênquan đến hoạt động liên quan như giao hàng, dịch vụ khách hàng, giám sát bán hàng…hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhắm triển khai việc cungcấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh,nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên quan

Những công việc của quản lý bán hàng bao gồm:

- Thiết lập chiến lược phân phối

- Thiết lập tổ chức lực lượng bán hàng

- Thiết lập chính sách bán hàng, Tuyển dụng

- Lập kế hoạch bán hàng

- Triển khai

- Quản lý lực lượng bán hàng, khách hàng

- Huấn luyện nâng cao kỹ năng

- Đo lường, đánh giá hiệu quả bán hàng

Tùy thuộc vào mỗi công ty, cấp độ thấp nhất của quản lý bán hàng có thể baogồm nhiều chức vụ khác nhau như quản lý theo ngành hàng, quản lý theo khu vực haygiám sát và dù có mang tên gì đi chăng nữa thì họ cũng là người trực tiếp giám sátcông việc của nhân viên bán hàng và có trách nhiệm báo cáo công việc cho cấp quản

lý bán hàng cao hơn trong công ty như giám đốc kinh doanh hay trưởng phòng kinhdoanh Những người thuộc đội ngũ quản lý lực lượng bán hàng có thể có nhiều cấp

độ chức vụ khác nhau hay số lượng khác nhau tùy thuộc vào quy mô và chiến lược củamỗi công ty, tuy nhiên, họ đều có chung nhiệm vụ là xây dựng và phát triển lực lượngbán hàng cho công ty một cách tích cực và hiệu quả nhất nhằm đạt mục tiêu chung của

Mục tiêu về doanh số, lợi nhuận

Để đạt được mục tiêu về doanh số thì ngay từ người giám sát bán hàng ở cấpthấp nhất cũng phải biết đôn đốc nhân viên và có chiến lược hành động thật cụ thể; bêncạnh đó, người quản lý bán hàng ở cấp cao hơn cần có những cách thức kiểm soát vàkích thích người giám sát bán hàng Như vậy, mục tiêu chung của công ty về doanh số

và lợi nhuận mới thực sự phát huy và tiến triển tốt qua từng thời kỳ Thông qua doanh

số và lợi nhuận, Ban giám đốc có thể xác định một cách rõ nét nhất thành quả làm việccủa bộ phận bán hàng và có được những chính sách động viên hay điều chỉnh kịp thời.Đây là mục tiêu không thể thiếu và mang ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quảntrị bán hàng

kể thử thách khắc nghiệt nào phía trước

- Tạo được sự tin tưởng: Đội ngũ bán hàng thường ít để ý đến những gì cấpquản lý nói mà đánh giá qua việc làm Tin tưởng có nghĩa là lời nói phải có trọnglượng, và các chuyên viên bán hàng đặt niềm tin tuyệt đối và họ không phải đoán mònhững gì mà người quản lý nói Nếu như người quản lý có phạm sai lầm, đừng che đậy

và cũng đừng né tránh Sự thẳng thắn sẽ khiến những người ưa chỉ trích im lặng, đồngthời tạo được sự tôn trọng ở nhiều người khác

- Phản hồi đúng lúc: Đội ngũ bán hàng không còn làm việc chăm chỉ khi người quản

lý không có những phản hồi tích cực Không được khen ngợi khi hoàn thành công việcđược giao thì chuyên viên bán hàng sẽ tự hỏi: “Tại sao tôi phải làm việc cật lực?”

- Bồi đắp sự nhiệt tình: Có nhiều cách để duy trì động lực bán hàng của nhânviên, một trong số đó là tạo ra những cuộc thi nội bộ Theo đó, nhân viên có nhiềucuộc hẹn khách hàng, tỷ lệ tiếp cận cao nhất sẽ được tặng thưởng Có những đối sáchhợp lý để giữ chân những người có năng lực tiếp tục cống hiến

- Cùng tham gia: Chìa khóa của phương pháp quản trị bán hàng hiệu quả là tham gialàm việc cùng đội nhân viên bán hàng nhiều hơn, gần gũi hơn nữa với khách hàng

- Phát triển chất lượng đội ngũ bán hàng: Khuyến khích mọi người hoàn thànhtốt các chỉ tiêu cá nhân - đó là khía cạnh khoa học Còn nghệ thuật là ở chỗ cùng lúc

cũng biết động viên họ tự rèn luyện để hoàn thiện, thêm niềm hy vọng và kiếm thêmđược nhiều tiền.

- Khích lệ sự hoàn thiện không ngừng: Khi triển vọng kinh doanh tốt, nhà quản

lý có thiên hướng cải tổ sẽ triển khai quy trình quản lý khách hàng mới, huấn luyện độingũ nhân viên, hoặc áp dụng những kế hoạch chi trả hoa hồng hấp dẫn Tuy nhiên, cónhững khác biệt giữa sự cải tổ và quá trình tự hoàn thiện Cải tổ đòi hỏi những thay đổilớn dẫn đến kết quả nhanh chóng và nổi trội Trong khi quá trình tự hoàn thiện phụthuộc vào những bước nhỏ, khắc phục dần từng chi tiết và mang lại kết quả tích lũytheo thời gian

Hệ thống thông tin giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm vàhoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm cũng như dịch vụ của chính doanh nghiệp

HTTT quản lý bán hàng sẽ giúp các doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranhbằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cungcấp nguyên vật liệu

HTTT quản lý còn khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp Đó

là quá trình phát triển sản phẩm, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất hoặc hoạt độngmới trong doanh nghiệp

2.1.2 Một số lý thuyết liên quan.

2.1.2.1 Các công đoạn hoàn thiện HTTT.

- Khảo sát sơ bộ, xác định yêu cầu: tiến hành khảo sát sơ bộ và khảo sát chitiết Khảo sát sơ bộ thì tìm hiểu về hệ thống thông tin, tính khả thi của việc hoàn thiện

hệ thống có đáp ứng được yêu cầu của công ty hay không Từ đó, xác định trướcnhững công việc cần tiến hành để hoàn thiện hệ thống Khảo sát chi tiết thì đi sâu tìmhiểu về hoạt động của hệ thống, đồng thời tìm hiểu về nhu cầu cần được hoàn thiện hệthống của công ty, mức độ hoàn thiện Xác định tổng thể lại yêu cầu về hệ thống cầnđược hoàn thiện

- Phân tích yêu cầu: sau khi khảo sát, xác định được những yêu cầu về hoànthiện hệ thống, tiến hành phân tích các yêu cầu đó từ ban lãnh đạo Đi sâu hơn nữavào bản chất và chi tiết của hệ thống, cho thấy hệ thống phải thực hiện những việc

gì sau khi hoàn thiện, các dữ liệu và cấu trúc sẽ phải thay đổi như thế nào mà vẫn phù hợpđược với hoạt động kinh doanh của công ty Công việc này còn hỗ trợ tìm ra nguyênnhân, đề xuất các giải pháp và đặt ra yêu cầu cho hệ thống thông tin cần hoàn thiện

- Thiết kế: lên phương án tiến hành hoàn thiện hệ thống theo yêu cầu Tích hợplại những chức năng đã thay đổi hoặc được thêm mới với những chức năng đã có sắnđồng thời xây dựng CSDL phù hợp Giai đoạn này giúp người thực hiện đưa ra các quyếtđịnh về cài đặt hệ thống hay không? Quyết định có để hệ thống sau khi đã được hoànthiện đáp ứng được các yêu cầu mà trong giai đoạn phân tích đã đưa ra hay không?

- Cài đặt: sau khi đã trải qua các giai đoạn và đi đến hoàn thiện thig hệ thống

sẽ được tiến hành cài đặt Hệ thống mới phải đáp ứng được những yêu cầu về sự thayđổi, phục vụ và hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động quản lý kinh doanh của công ty

2.1.2.2 Quy trình nghiệp vụ bán hàng và nhiệm vụ của quản lý bán hàng.

 Tiến trình bán hàng căn bản gồm có 7 bước:

1 Tiếp cận khách hàng và thiết lập quan hệ: xác lập mục tiêu của việc tiếp xúckhách hàng, tạo được sự đồng cảm bằng những lời nói, phát hiện ra các khách hàng

triển vọng, xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng của mình, sàng lọc nhữngkhách hàng yếu kém.

2 Thăm dò khách hàng: tìm hiểu đầy đủ thông tin về khách hàng triển vọng,phân biệt nhu cầu, ước muốn và nhu cầu có khả năng thanh toán, sử dụng một số câuhỏi để thăm dò nhu cầu mua

3 Lập kế hoạch chào hàng: kiểm tra lại thông tin khách hàng, lập bảng phântích lợi thế khi chào hàng Nhân viên bán hàng cần biết cách chào hỏi người mua để cóđược bước mở đầu cho mối quan hệ sau này, bao gồm biểu hiện bề ngoài, những lời

mở đầu và cách nhận xét trong câu chuyện

4 Giới thiệu sản phẩm: nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm của mình vớingười mua, lấy dẫn chứng về sản phẩm, truyền đạt một cách thuyết phục, chú ý vàquan tâm tới mong muốn, nhu cầu và hành động mua của khách hàng, nhân viên bánhàng phải nhấn mạnh kỹ lưỡng những lợi ích của khách hàng và nêu lên những tínhnăng của sản phẩm đảm bảo được những lợi ích đó

5 Thương lượng với khách hàng: khách hàng hầu như bao giờ cũng đưa ranhững ý kiến phản đối hoặc thắc mắc trong quá trình giới thiệu hay khi đề nghị đặtmua hàng, sự chống đối của họ có thể về mặt tâm lý hay logic Để xử lý những chốngđối này, nhân viên bán hàng luôn phải giữ thái độ vui vẻ, đề nghị người mua làm rõnhững ý kiến không tán thành, phủ nhận hợp lý giá trị những ý kiến phản đối

6 Kết thúc chào hàng: đây là giai đoạn nhân viên bán hàng phải cố gắng kếtthúc thương vụ, người bán hàng cần biết cách nhận ra những tín hiệu kết thúc thương

vụ ở người mua, bao gồm những cử chỉ, lời nói hay nhận xét và những câu hỏi để từ

đó nhân viên bán hàng có thể đưa ra những tác nhân đặc biệt để kích thích người muakết thúc thương vụ

7 Dịch vụ sau bán hàng: bước cuối cùng này là cần thiết khi nhân viên bánhàng đảm bảo chắc chắn khách hàng sẽ hài lòng và tiếp tục quan hệ mua bán về sau,ngay sau khi kết thúc thương vụ nhân viên bán hàng cần hoàn tất mọi chi tiết cần thiết

về thời gian giao hàng, điều kiện mua hàng, họ cần có kế hoạch giữ khách để đảm bảochắc chắn không bỏ quên hay để mất khách hàng.

 Nhiệm vụ của quản lý bán hàng

- Trang bị được những kỹ năng như kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lập kếhoạch, kỹ năng lập dự báo, đánh giá

- Thu thập, xử lý và quản trị thông tin để báo cáo lại cho cấp trên, thu nhậnnhững thông tin phản hồi từ khách hàng, thu thập những thông tin thương mại cungcấp cho cấp trên xử lý

- Lập ra các kế hoạch, đề ra những mục tiêu về hoạt động bán hàng của công ty

- Tổ chức đào tạo được đội ngũ nhân viên bán hàng có đủ khả năng thực hiệncông việc bằng cách cung cấp cho họ những kỹ năng và kiến thức cần thiết

- Khen thưởng và khuyến khích những người hoàn thành tốt công việc, đồngthời cũng có những biện pháp đối với những cá nhân không thực hiện được công việchoặc thực hiện không đúng

- Thường xuyên xem lại những hoạt động của tổ chức, thực hiện các điềuchỉnh cần thiết và phù hợp Xử lý các vấn đề, giải quyết mâu thuẫn, quyết định lại cácmục tiêu

- Phối hợp với các nhà cung cấp, phân phối sản phẩm

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu.

- Nêu lên tầm quan trọng và ý nghĩa của việc thiết kế một HTTT quản lý

- Nghiên cứu và nêu lên lý thuyết về hệ thống thông tin, hệ thống thông tinquản lý bán hàng thông qua các tài liệu, các đề tài, các giáo trình nhằm phục vụ choviệc đưa ra được các giải pháp để phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng

- Nghiên cứu về hoạt động bán hàng và quản lý bán hàng

- Nêu lên một số lý thuyết liên quan như các công đoạn phân tích, thiết kếHTTT, quy trình nghiệp vụ bán hàng để tiến hành đặt hàng theo mẫu thiết kế, thị hiếucủa người tiêu dùng, thông báo thời gian và địa điểm cung cấp các dòng sản phẩm.

2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại HC – Smart Parking.

2.2.1 Giới thiệu về công ty.

2.2.1.1 Quá trình thành lập.

Tên đầy đủ bằng Tiếng Việt: Công ty Cổ phần HC – Phát triển công nghệ Smart Parking

Tên đầy đủ bằng tiếng Anh: Smart Parking Technology Development –

HC Joint Stock Company

Địa chỉ: Số 131H, phố Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội

Số điện thoại: (84 4) 3792 0547 Fax: (84 4) 3562 5031Website công ty: http://www:smartparking.vn

Email: director@smartparking.vn

Được thành lập vào năm 2010 tại Hà Nội với số vốn ban đầu là 9 tỷ đồng, đếnnay công ty còn có 6 cơ sở tại Hà Nội, công ty kinh doanh chủ yếu các thiết bị giámsát hành trình

2.2.1.2 Bộ máy tổ chức.

Công ty có một giám đốc kiêm chủ tịch HĐQT: ông Nguyễn Đình Chiến

1 Phòng Sản xuất và Triển khai dự án đỗ xe Ô tô tự động

2 Phòng Sản xuất, triển khai dự án GPS

3 Phòng Sản xuất, triển khai dự án năng lượng tái tạo

4 Phòng Kế toán Tài chính tổng hợp

Bảng 2.1 Danh sách các phòng ban trong công ty.

(Nguồn: Tài liệu lưu trữ của công ty năm 2012)

2.2.1.3 Sơ đồ cấu trúc tổ chức.

Sơ đồ 2.4: Cấu trúc tổ chức công ty.

 Chức năng của các phòng ban.

- Phòng Giám Đốc: Giám Đốc kiêm CTHĐQT điều hành, giám sát các hoạtđộng chính của công ty, vạch ra các chiến lược cho công ty và chịu trách nhiệm trướcpháp luật về hoạt động của công ty

- Bộ phận Marketing: Hoạch định ra các chiến lược Marketing lâu dài và cóhiệu quả Phòng tiến hành nghiên cứu sản phẩm, tiến hành các hoạt động quảng cáo,

PR, giới thiệu sản phẩm, đưa hình ảnh và sản phẩm của công ty vào tâm trí người tiêudùng, xây dựng được thương hiệu và hình ảnh riêng cho công ty

- Bộ phận kinh doanh: Nghiên cứu, đánh giá thị trường bao gồm thị trường HàNội và các tỉnh lân cận, đề xuất phát triển sản phẩm và kênh phân phối Đây là đầumối triển khai các chương trình, kế hoạch kinh doanh của công ty, quản lý và tổ chứcđào tạo, giới thiệu sản phầm đến các đại lý

- Bộ phận phân phối sản phẩm: Nhận yêu cầu mua từ các đại lý, tiến hành chuyểnhàng đến đia chỉ yêu cầu Bên cạnh đó phòng phân phối sản phẩm còn tiến hành nhận lạicác sản phẩm có yêu cầu bảo hành từ các đại lý để chuyển lên phòng bảo hành

- Bộ phận Quản trị mạng: có trách nhiệm thiết kế wesite công ty, tiến hành cáccông việc như quản trị web,quản trị mạng, bảo mật thông tin, cài đặt phần mềm cầnthiết cho máy tính của công ty Quản lý thông tin khách hàng và tiến hành các giaodịch thương mại điện tử sau đó chuyển thông tin về bộ phận phân phối sản phẩm

- Bộ phận bảo hành: chịu trách nhiệm bảo hành, bảo trì và sửa chữa sản phẩmtheo yêu cầu của khách hàng

- Bộ phận thiết kế: chịu trách nhiệm thiết kế, chỉnh sửa các mẫu sản phẩm, cáchướng dẫn sử dụng bằng tiếng Việt theo chỉ đạo của giám đốc, phù hợp với thói quen

sử dụng của người Việt

- Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong công ty, tiến hànhchấm công, giám sát giờ giấc làm việc của NV công ty Cuối tháng, phòng nhân sựtổng hợp rồi chuyển đến phòng kế toán để xét bảng lương cho NV

- Phòng Kế toán: Quản lý các hoạt động thu, chi của công ty Phòng có tráchnhiệm quản lý các hóa đơn, chứng từ, hạch toán, cân đối sổ sách, phân tích và lập kếhoạch tài chính Quản lý các công nợ, đôn đốc thu hồi công nợ, quản lý quỹ tiền mặt,tiền gửi ngân hàng…

2.2.1.4 Cơ cấu nhân lực của công ty.

Trình độ Tỷ lệ

Lao động phổ thông 13%

ơ

Bảng 2.2: Tỷ lệ trình độ nhân lực của công ty.

(Nguồn: tài liệu thống kê của công ty năm 2012) 2.2.1.5 Ngành nghề kinh doanh.

Công ty Cổ phần HC – Phát triển công nghệ Smart Parking chuyên: Sản xuất,lắp ráp và cung cấp thiết bị giám sát hành trình cho xe ô tô Sản xuất, lắp ráp và cungcấp hệ thống đỗ xe ô tô, xe máy tự động Được thành lập từ năm 2010, hiện nay công

ty có trụ sở chính tại Hà Nội, các showroom, xưởng cơ khí, cửa hàng phụ tùng ô tô,Garage trên địa bàn HN Các sản phẩm điện tử - viễn thông phục vụ cho hàng hải, thiết

bị phụ vụ cho công tác an ninh, bảo mật … cùng với đó là các sản phẩm cơ khí – điện

tử như hệ thống đỗ xe thông minh, vận thăng, cầu nâng, chế tạo máy móc dây chuyềnđiều khiển tự động Danh mục sản phẩm của HC rất đa dạng và phong phú

2.2.2 Tình hình ứng dụng CNTT và hiệu quả đạt được.

2.2.2.1 Một số vấn đề về HTTT tại công ty HC – Smart Parking.

Về hoạt động quản lý thông tin:

Công ty sử dụng 2 phương pháp để xử lý thông tin thu thập được:

Xử lý logic đối với thông tin định tính Đây là việc đưa ra những phán đoán vềbản chất của sự kiện

Xử lý toán học đối với các thông tin định lượng Đây là việc sử dụng phươngpháp thống kê toán để xác định xu hướng, diễn biến của tập hợp số liệu thu thập được

Phương thức thu thập và truyền nhận thông tin của công ty sử dụng đườngtruyền của mạng LAN, Wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấpdưới và giữa nhân viên các phòng ban với nhau Tương tự như vậy, việc thu thậpthông tin cũng từ các nguồn nội bộ, trên mạng Internet, báo chí và các nguồn khác

Về hoạt động quản lý kinh doanh:

Phòng Kế hoạch đầu tư – Lao động tiền lương đảm nhận chức năng tổng hợp sốliệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với cácthu nhập, xử lý các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh.Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn đơn vị.

Phòng Kinh doanh tổng hợp đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tìnhhình thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàngtiềm năng, các nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng Kế hoạchbiết, đồng thời phòng Kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các chính sách vềkhách hàng

Về hoạt động quản lý xuất nhập hàng:

Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lý hàng hóa xuất nhập kho.Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế cóđúng như giấy tờ không Khi hàng được xác nhận là hợp lý thủ kho thực hiện viết và

ký rồi nhập hàng vào kho Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện xem xéttính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho Khi yêu cầu được chấp nhận thủ kho viếtphiếu xuất rồi xuất hàng Hàng ngày thủ kho có trách nhiệm kiểm kê, báo cáo lượnghàng trong kho cho phòng Kinh doanh tổng hợp

Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập Định

kỳ hàng tháng , phòng Tài chính – Kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàngnhư: báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tạikho Đồng thời, phòng Kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lượng tồn cuối kỳ dựa trên

cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đó lập báo cáocân đối hàng hóa để nộp lên lãnh đạo

Hàng quý, kế toán thực hiện kiểm kê tình hình hàng hóa tại kho, xem có khớp

về mặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chấtlượng hàng hóa để thực hiện chuẩn hóa chuyển khoản hàng tổn thất Trên cơ sở đóphòng Tài chính - kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnh đạo

Quy trình bán hàng tại công ty:

Khi đến công ty đặt mua sản phẩm khách hàng sẽ lên phòng Kinh doanh tổnghợp nộp đơn đặt hàng Đơn đặt hàng sẽ được bộ phận bán hàng duyệt và trả lời kháchhàng là có chấp nhận hay không, sau đó hợp đồng mua bán sẽ được kí kết, một bảnđược lưu lại tại phòng Kinh doanh tổng hợp, một bản được gửi lại cho khách hàng.

Đồng thời bộ phận bán hàng sẽ gửi lệnh bán hàng tới bộ phận kho để bộ phậnnày tiến hành giao hàng cho khách hàng kèm theo giấy giao hàng Một liên giấy giaohàng sẽ được gửi lại cho phòng Tài chính - Kế toán để lập hóa đơn bán hàng Khikhách hàng trả lại hàng do không đúng yêu cầu của hàng hóa ghi trong đơn đặt hàng,

bộ phận quản lý kho sẽ chuyển một liên của phiếu nhập hàng bán bị trả lại cho bộ phậnbán hàng để theo dõi hàng bán

Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho Nếu lượng tồn kho nhỏhơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu xin nhập hàng

Định kì bộ phận bán hàng phải lập báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng, theoquý, theo năm hoặc bất thường khi có yêu cầu của cấp trên

Đa số các loại hàng đều nhập từ nước ngoài nên đơn vị tiền tệ chuẩn được giaodịch ở đây là USD (sau khi lập phiếu bán hàng thì quy ra tiền VNĐ được tính theo tỷgiá hiện hành)

Quy trình bán hàng của Công ty được mô tả bằng mô hình sau:

Khách hàng doanh tổng hợp Phòng Kinh Phòng Tài chính - Kế toán

Hình 2.1 Quy trình bán hàng tại CTCP HC – Smart Parking.

Tình hình xử lý, lưu trữ, truyền nhận thông tin trong công ty:

Hiện công ty chưa có một HTTT thực sự rõ ràng Công việc truyền nhận thôngtin trong công ty chỉ thông qua một hệ thống nhỏ, là một hệ thống tổng thể cho toàn bộcông ty Hệ thống được phòng quản trị mạng quản lý, với 3 nhân viên đều tốt nghiệpđại học chuyên ngành CNTT Ngoài công việc đó, phòng còn chịu trách nhiệm các vấn

đề liên quan đến đường truyền, sữa chữa các vấn đề liên quan đến máy tính, đườngtruyền trong công ty, đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin Công việc thiết kế vàquản trị website được giao cho 1 NV đảm nhận

Hệ thống hỗ trợ các công việc:

- Hỗ trợ báo cáo định kỳ: các thông tin đầu vào từ các phòng ban được hệ thốngtổng hợp, lưu trữ và báo cáo lên lãnh đạo thông qua người quản trị hệ thống Ví dụ nhưtrưởng phòng kinh doanh cuối tháng sẽ nhận được các báo cáo từ các nhân viên kinhdoanh như là số lượng sản phẩm bán được, doanh số, các sản phẩm bị lỗi được gửi trả.Khi trưởng phòng nhập vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự tổng hợp lại tất cả số liệu theodanh mục mà các nhân viên kinh doanh đã cung cấp Sau đó trưởng phòng kinh doanh

lại gửi bản báo cáo tổng hợp đến Giám đốc thông qua người quản trị cao hơn Ngườiquản trị hệ thống cũng tổng hợp lại tất cả các báo cáo bằng hệ thống rồi cuối cùng gửiđến Giám đốc.

- Hỗ trợ kinh doanh: thông tin kinh doanh được các thành viên cập nhật liên tụcvào hệ thống, tình hình hàng hóa trong kho còn hay hết Dựa vào hệ thống, lãnh đạocông ty có thể theo dõi được tình hình kinh doanh của công ty như các hợp đồng sảnphẩm với các đại lý lớn, tình hình kinh doanh với các khách hàng lẻ…

- Lưu trữ cơ sở dữ liệu: các thông tin của DN đuợc lưu trữ trong những cơ sở dữliệu Tài sản dữ liệu là một thế mạnh và tạo nên sự khác biệt cho Công ty Từ đó, dữliệu được cập nhật vào hệ thống để lưu trữ

2.2.2.2 Hiệu quả mà công ty đạt được nhờ HTTT.

Quản lý hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn

Như đã nêu, HTTT hỗ trợ công việc báo cáo định kỳ lên lãnh đạo công ty, hỗtrợ việc kinh doanh, bán hàng, quản lý nhân sự… Công việc báo cáo được thực hiệnbằng hệ thống sẽ giúp rút ngắn thời gian so với thực hiện thủ công, dữ liệu khi đượcnhập vào hệ thống có thể truy xuất một cách nhanh chóng khi có yêu cầu báo cáo.Công việc kinh doanh, bán hàng đòi hỏi những thông tin nhanh chóng về khách hàng,thị trường cũng như thông tin về các loại sản phẩm Những thông tin đó góp phần hỗtrợ những nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng đưa ra những chiến lược kinhdoanh, những quyết định bán hàng một cách kịp thời và phù hợp, và đó sẽ quyết địnhtới phần nào thành công cho công ty Ngược lại, hoạt động kinh doanh, bán hàng sẽđược báo cáo định kỳ lên lãnh đạo mà không cần thiết phải gặp trực tiếp, mọi thao tác

sẽ được thực hiện ngay trên hệ thống

Quản lý danh mục các mặt hàng, sản phẩm kinh doanh

- Quản lý việc nhập, xuất sản phẩm: tất cả các mặt hàng khi được nhập khẩu đểchuyển vào kho hoặc là xuất kho để chuyển đến cho các đại lý đều được nhập vào hệthống với đầy đủ các thông tin như: tên sản phẩm, mã sản phẩm, giá cả, số lượng

- Hỗ trợ quản lý bán hàng: tất cả sản phẩm phục vụ công tác bán lẻ ở showroomđược lấy trực tiếp từ công ty Hệ thống giúp cho việc lưu thông tin của các mặt hàngđược xuất và bán dễ dàng hơn, bên canh đó còn giúp cho nhân viên bán hàng có thểbáo cáo trực tiếp tình hình bán hàng lên lãnh đạo thường xuyên.

Hiệu quả kinh tế

Sử dụng HTTT trong công ty giúp giảm bớt những công việc được thực hiện thủcông, tiết kiệm được thời gian, kéo theo năng suất làm việc được nâng cao Bên cạnh

đó, việc sử dụng HTTT trong công ty giúp giảm bớt nguồn nhân lực, góp phần tiếtkiệm được chi phí HTTT của công ty còn góp phần hỗ trợ hoàn thiện quá trình phânphối sản phẩm được nhanh chóng, từ đó tạo được lợi thế cạnh tranh, tạo dựng đượcmối quan hệ cũng như vị trí đáng tin cậy trong lòng khách hàng và các đối tác Chínhnhững điều đó giúp cho quá trình kinh doanh trở nên thuận lợi hơn, nâng cao đượcdoanh thu, giảm chi phí

2.2.3 Phân tích thực trạng, nhu cầu được đáp ứng về HTTT quản lý bán hàng.

2.2.3.1 Phân tích thực trạng về hệ thống quản lý bán hàng của công ty HC- Smart Parking.

Sau một thời gian nghiên cứu hoạt động kinh doanh tại CTCP HC – SmartParking cho thấy công việc quản lý bán hàng được thực hiện bằng phương pháp thủcông dẫn đến những bất cập như:

- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáođột xuất của ban lãnh đạo

- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót

- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tácđộng của môi trường bên ngoài

- Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ

- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn

- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đápứng được

Việc quản lý bán hàng trong công ty còn rất riêng lẻ, mỗi cán bộ chuyên viêntrong công ty đảm nhận một nhóm công việc riêng Chính vì lẽ đó nên mỗi khi cấptrên hoặc một phòng ban cần một thông tin nào đó việc tìm kiếm sẽ khá mất thời giankhi mà trưởng phòng của phòng Kinh doanh tổng hợp phải chỉ đạo đúng chuyên viênliên quan đến vấn đề đó thực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thông tincần tìm và xuất báo cáo khi có yêu cầu Đôi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian vì

có thể thông tin cần tìm lại liên quan đến nhiều chuyên viên đảm nhận Bên cạnh đóviệc cập nhật, lưu trữ đều thực hiện trên máy tính bằng công cụ Excel và trên các giấy

tờ hồ sơ Điều này khá tốn kém thời gian và nhân lực mà khó có thể quản lý một cáchtốt nhất

Nhu cầu về hệ thống trong tương lai

Số lầnchọn Phần trăm

Tỉ lệ phầntrăm

Phần trăm tíchlũy

Bảng 2.3 Nhu cầu về HTTT trong tương lai

Theo kết quả điều tra thì có tới 60% nhân viên có nhu cầu hệ thống quản lý bánhàng, nhu cầu hệ thống quản lý khách hàng và quản lý nhân sự đều chiếm 20% Điều

đó chứng tỏ quy trình bán hàng của công ty hiện nay đã gây cho các nhân viên nhữngkhó khăn và bất cập Khi mà ứng dụng hiện thời trên Excel còn nhiều hạn chế, chưađáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của nhân viên và lãnh đạo quản lý về việc quản lýbán hàng như lập kế hoạch, lập phiếu nhập, phiếu xuất, lập báo cáo… dẫn tới việcquản lý ngày càng phức tạp, từ đó thúc đẩy cán bộ công nhân viên và lãnh đạo phải

tiến hành phát triển HTTT hiện thời để đáp ứng yêu cầu quản lý của mình có hiệu quảtốt hơn.

Chức năng cần thiết khi xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Số lầnchọn

Phầntrăm

Tỉ lệ phầntrăm

Phần trămtích lũy

Bảng 2.4 Yêu cầu chức năng của HTTT quản lý bán hàng

Bảng 2.4 cho thấy trong số 10 nhân viên được điều tra thì có tới 40% cho rằngchức năng cần thiết của HTTT quản lý bán hàng là lập hóa đơn, 20% chọn chức năngtìm kiếm, 20% chọn chức năng thống kê và 20% chọn chức năng lập báo cáo Như vậychức năng lập hóa đơn là một chức năng cần thiết của hệ thống quản lý bán hàng

Yêu cầu đối với hệ thống tương lai

Số lầnchọn

Phầntrăm

Tỉ lệ phầntrăm

Phần trăm tíchlũy

Bảng 2.5 Nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai

Qua bảng 2.5 cho thấy nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai của nhân viêntrong công ty là nhu cầu dễ sửa chữa (chiếm 40%) Quá trình thao tác của nhân viên chắcchắn sẽ gây ra những lỗi, nếu hệ thống không cho phép sửa lỗi hoặc quá trình sửa chữaphức tạp thì sẽ gây mất thời gian cho nhân viên, làm giảm hiệu quả trong công việc

Việc phát triển HTTT là một giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề mà công tygặp phải Sự cần thiết phát triển một HTTT của công ty nảy sinh từ những lý do sau:

- Công ty cần tạo ra những ưu thế mới, những nhận thức mới, nhờ đó mà công

ty có thể đạt được các mục tiêu mong muốn trước những thách thức và cơ hội trongtương lai

- Công ty gặp phải những vấn đề làm cản trở và hạn chế không cho phép tổ chứcthực hiện thành công những điều mong đợi hiện nay

- Do yêu cầu từ bên ngoài có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của công ty.Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vịrất cần những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ

mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có Điều này không thể thực hiệnđược nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu

tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp Mặt khác lĩnh vực kinh doanh của công ty rất

đa dạng, hàng ngày có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh đòi hỏi lượng thông tin rất lớn.Chính vì vậy việc quản lý dữ liệu bằng những phần mềm thông thường không thể đápứng được nhu cầu của công ty Hơn nữa gây tốn kém về mặt thời gian, nhân lực màhiệu quả lại không cao Chính vì những lý do trên công ty cần có một hệ thống quản lýbán hàng để quản lý tất cả những yêu cầu đặt ra trong quá trình bán hàng, tiết kiệm tàinguyên đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh

Những dữ liệu liên quan đến hoạt động bán hàng sẽ được nhân viên chuyêntrách thuộc phòng quản trị mạng tiến hành kiểm tra, thống kê, tổng hợp, tiến hành saolưu vào những danh mục tương ứng trong phần mềm quản lý Nếu như có sự sai sót ở

bộ phận hoặc phòng ban nào trong việc nhập thông tin ví dụ như mã sản phẩm và sốlượng nhập kho không chính xác với thực tế, phòng quản trị mạng sẽ thông báo lại vàyêu cầu cập nhật lại thông tin chính xác

Năm 2010, công ty đã đầu tư khoảng 225 triệu đồng cho cơ sở hạ tầng CNTT

Cụ thể, công ty đã tiến hành nâng cấp và làm mới trang thiết bị như máy tính, máy in,phần mềm hỗ trợ, camera giám sát… nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh củacông ty nói chung và hoạt động quản lý bán hàng nói riêng Tất cả các máy tính đềuchạy trên hệ điều hành chủ yếu là Window XP và Window 7

Máy tính để bàn Máy tính xách tay Máy in

- Intel Pentium

- Intel® Core™ i3

- Intel® Core™ i5

Bảng 2.6 Thống kê liên quan của phần cứng trong hệ thống.

(Nguồn: Tài liệu thống kê của công ty năm 2012)

Tất cả các máy tính trong công ty đều được kết nối Internet, sử dụng mạngLAN, dữ liệu liên quan đươc truyền thông qua hệ thống mạng dây lẫn không dây(wireless), Trụ sở của công ty có 5 tầng, mỗi tầng đều có một bộ phát wireless và mộtswitch để chia đường truyền Internet đến các phòng Vì mỗi tầng đều được trang bịnhư nhau nên sẽ giảm tải được bang thông, tốc độ truy cập cũng luôn được duy trì ổnđịnh Thông tin khi được nhập vào phần mềm của hệ thống sẽ nhanh hơn, tránh sựđụng độ thông tin

Hoạt động nhập sản phẩm về kho:

- Phòng xuất – nhập khẩu cung cấp thông tin của những lô hàng dự kiến đượcnhập về công ty vào phần mềm của hệ thống Trưởng phòng kế toán truy xuất nhữngthông tin đó, tiến hành tính toán và cân đối chi phí Sau đó, nhập vào phần mềm quản

lý bán hàng số lượng tương ứng của các mặt hàng, thông tin này được phòng xuất –nhập khẩu dùng để đặt hàng với đối tác là nhà cung cấp sản phẩm

- Khi có thông tin của những lô hàng sắp về, phòng phân phối sản phẩm sẽ tiếnhành kiểm tra, kết hợp và đối chiếu với những thông tin nhận được từ phòng kế toán

về danh mục sản phẩm được nhập, số lượng nhập tương ứng Sau đó, trưởng phòngphân phối sản phẩm sẽ tiến hành nhập những thông tin đó vào phần mềm của hệ thống,những thông tin này sẽ được dùng để báo cáo lên ban lãnh đạo công ty kiểm tra; phòng

kế toán thực hiện yêu cầu truy xuất để đối chiếu, phòng quản trị mạng tiến hành gửiyêu cầu để truy xuất những thông tin mà các phòng đã nhập phục vụ cho việc sao lưu,cập nhật

Biểu đồ 2.1 Biểu đồ vật lý mô tả hoạt động nhập sản phẩm về kho.