Quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ

Theo kết quả điều tra tổng hợp trong báo cáo tổng hợp kết quả điều tra thì mộttrong những khó khăn vướng mắc trong hoạt động quản trị của Công ty Cổ phầnđầu tư, thương mại và dịch vụ Tây

Theo kết quả điều tra tổng hợp trong báo cáo tổng hợp kết quả điều tra thì mộttrong những khó khăn vướng mắc trong hoạt động quản trị của Công ty Cổ phầnđầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ là hoạt động quản trị thanh toán quốc tếtheo phương thức tín dụng chứng từ Cũng theo kết quả điều tra thì hoạt động kinhdoanh thương mại- nhập khẩu là lĩnh vực kinh doanh chủ đạo và thường xuyên củaCông ty góp phần làm tăng tổng doanh thu của Công ty Cổ phần đầu tư, thươngmại và dịch vụ Tây Hồ.

Trong tiến trình hộinhập kinh tế quốc tế của nước ta hiện nay, kinh doanh quốc

tế trở thành một hoạt động đem lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp và cũng làmột xu hướng cần thiết nếu như các doanh nghiệp muốn phát triển Trong hoạtđộng XNK bao giờ cũng đi liền với thanh toán quốc tế vì vậy hoạt động XNK chỉ

có hiệu quả cao nhất khi hoạt động thanh toán quốc tế được thông suốt và ổn định.Nhưng hoạt động thanh toán quốc tế trong đó có thanh toán theo phương thức tíndụng chứng từ, là hình thức thanh toán quốc tế phổ biến nhất hiện này vì nó tổ ra là

có nhiều ưu điểm vượt trội so vối các hình thức thanh toán khác Nhưng bên cạnh

đó thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ cũng là hoạt động phức tạpchứa đựng nhiều rủi ro nhất là đối với các doanh nghiệp có ít kinh nghiệm kinhdoanh quốc tế như các doanh nghiệp Việt Nam Những kiến thức mới và nhữngquy tắc quốc tế vẫn chưa được các doanh nghiệp Việt Nam nắm bắt hết, dẫn đếnnhững sai sót trong quá trình thanh toán Vì vậy vấn đề quản trị thanh toán quốc tếcần được quan tâm đặc biệt và tìm hiểu một cách sâu rộng nhằm nâng cao hiệu quảthanh toán quốc tế

Thực tiễn ở Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ có thể thấycông tác thanh toán của Công ty luôn gặp phải những trở ngại, khó khăn trongkhâu thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ- phương thức thanh toán chủyếu của Công ty trong hoạt động XNK Là doanh nghiệp kinh doanh XNK vớihoạt động NK là hoạt động chính vì thế quản trị thanh toán quốc tế cần được quantâm và đầu tư đúng mức Do còn khá mới mẻ nên quản trị hoạt động thanh toánquốc tế của công ty còn có nhiều sai sót, chưa phát huy được hết hiệu quả củaphương thức thanh toán này Trình độ nghiệp vụ, cũng như thiếu kinh nghiệmtrong khâu tổ chức thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ nên dẫn đến sự

1

lúng túng trong khâu tác nghiệp như kiểm tra bộ chứng từ gửi tới, thủ tục mởL/C…dẫn tới tốn kém về chi phí cũng như thời gian.

Chính vì thế để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh quốc tế thì việc quản trị thanhtoán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ là vấn đề hết sức cấp thiết cầnđược quan tâm nghiên cứu nhằm nâng cao hiêu quả thanh toán quốc tế theophương thức tín dụng chứng từ Tạo được uy tín của công ty đối với đối tác vànâng cao tính cạnh tranh của công ty Tây Hồ trên thị trường cả trong và ngoàinước

1.2 Xác lập và tuyên bố đề tài trong luận văn.

Quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ là một hoạtđộng quan trọng cần được quan tâm và đầu tư Qua thời gian thực tế và quan sátnghiệp vụ tại Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ em thấyCông ty đã đạt được nhiều thành công nhưng bên cạnh đó còn một số thiếu sóttrong nghiệp vụ quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ.Xuất phát từ vấn đề cấp thiết nêu trên, em muốn đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài:

“ Quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt độngnhập khẩu tại Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ”

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu.

Luận văn đưa ra 3 mục tiêu cơ bản sau:

- Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về quản trị thanh toán quốc tế đặc biệt làquản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ

- Tìm hiểu thực tế về quản trị thanh toán quốc tế theo phương thưc tín dụngchứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại vàdịch vụ Tây Hồ, nhằm tìm ra những thành công của Công ty cũng như những khókhăn, tồn tại và nguyên nhân chủ quan và khách quan của những khó khăn đó

- Đề xuất các giải pháp, kiến nghị hoàn thiện hơn hoạt động quản trị thanhtoán bằng phương thức tín dụng chứng từ, tạo ra vị thế mới và sức cạnh của doanhnghiệp trên trường quốc tế

- Về thời gian.

Luận văn đi sâu khảo sát, tìm hiểu thực trạng hoạt động quản trị thanh toánquốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại Công ty Cổ phần đầu tư, thươngmại và dịch vụ Tây Hồ Đề tài thu thập số liệu trong phạm vi thời gian là từ năm2007- 2009

- Đối tượng nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là vấn đề “ Quản trị thanh toán quốc tếtheo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại Công ty Cổphần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ”

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp.

Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viếttắt, kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục Luận văn bao gồm 4 chương sau:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị thanh toán quốc tế theo phương thứctín dụng chứng từ

Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về Quản trị thanh toán quốc tế theophương thức tín dụng chứng từ

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng Quản trịthanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại công ty Cổ phần đầu tưthương mại và dịch vụ Tây Hồ giai đoạn 2007-2009

Chương 4: Các kết luận và đề xuất hoàn thiện Quản trị thanh toán quốc tế theophương thức tín dụng chứng từ tại công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụTây Hồ

3

2.1.1 Khái niệm phương thức tín dụng chứng từ:

Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận mà trong đó,một ngân hàng ( ngân hàng phát hành) theo yêu cầu của khách hàng ( người yêucầu mở thư tín dụng) cam kết sẽ trả một số tiền nhất địnhcho một người thứ ba( người thụ hưởng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm

vi số tiền đó khi người thứ ba này xuất trình tại ngân hàng một bộ chứng từ thanhtoán phù hợp với các điều khoản trong thư tín dụng

2.1.2 Các chủ thể tham gia và mối quan hệ giữa các chủ thể trong phương thức tín dụng chứng từ.

2.1.2.1 Các chủ thể tham gia trong phương thức tín dụng chứng từ.

- Người xin mở thư tín dụng ( Applicant): Là bên mà L/C được phát hành theoyêu cầu của họ Trong TMQT, người mở thường là người nhập khẩu, yêu cầu ngânhàng phục vụ mình phát hành một L/C và có trách nhiệm phát lý về việc ngân hangphát hành trả tiền cho người thụ hưởng L/C

- Người hưởng lợi L/C ( Beneficialy): Là bên hưởng lợi L/C được phát hành,nghĩa là được hưởng số tiền thanh toán khi sở hữu hối phiếu đã chấp nhận thanhtoán của L/C

- Ngân hàng phát hành thư tín dụng (Issusing Bank): Là ngân hàng thực hiệnphát hành L/C theo yêu cầu của người mở NHPH thường được hai bên mua bánthỏa thuận và quy định trong hợp đồng mua bán Nếu không có sự thỏa thuận trướcthì nhà NK được phép tự chọn NHPH

- Ngân hàng thông báo ( Advising Bank): Là ngân hàng thực hiện thông báoL/C cho người hưởng lợi theo yêu cầu của NHPH NHTB thường là ngân hàng đại

lý hay một chi nhánh của NHPH ở nước nhà NK

- Ngân hàng xác nhận ( Confirming Bank): Là ngân hàng bổ sung sự xác nhậncủa mình đối với L/C theo yêu cầu hoặc theo sự uỷ quyền của NHPH Ngân hàngxác nhận có thể là NHTB hay là một ngân hàng khác do người XK yêu cầu,thường là một ngân hàng lớn, có uy tín trên thị trường tín dụng, tài chính quốc tế

- Ngân hàng chỉ định ( Nominated Bank): Là ngân hàng mà tại đó L/C có giátrị thanh toán hoặc chiết khấu, hoặc là bất cứ ngân hàng nào nếu L/C có giá trị tựdo

- Ngân hàng thanh toán ( The Paying Bank): Có thể là NHPH hoặc có thể làmột ngân hàng khác được NHPH chỉ định thay mình thanh toán tiền cho nhà XKhay chiết khấu hối phiếu

2.1.2.2 Mối quan hệ pháp lý giữa các chủ thể tham gia trong phương thức tín dụng chứng từ.

Trong phương thức tín dụng chứng từ có ba mối quan hệ hợp đồng được tạothành theo mô hình:

Hình 2.1:Mối quan hệ giữa các chủ thể trong hoạt động thanh toán bằng phương

thức tín dụng chứng từ

- Thứ nhất: Quan hệ hợp đồng giữa người mua và người bán

Được thực hiện bằng các điều khoản quy định trong hợp đồng mua bán, bao gồmcác chi tiết liên quan đến số lượng, trọng lượng, chất lượng…Ngoài ra, trong hợpđồng mua bán còn có các điều khoản quy định về điều kiện thanh toán Nếu ngườimua và người bán đồng ý chọn phương thức tín dụng chứng từ thì nó cũng phảiđược thể hiện thành điều khoản trong hợp đồng

- Thứ hai: Quan hệ hợp đồng giữa người mua ( người làm đơn mở L/C) vàngân hàng phục vụ người mua ( NHPH)

Mối quan hệ hợp đồng này được thể hiện bởi tất cả hoặc bất cứ một trong các loạihợp đồng sau đây giữa người mua và NHPH

+ Các điều kiện và điều khoản quy định trong bất kỳ thủ tục nào được ký củangười mua, trên cơ sở đó ngân hàng phát hành L/C trên danh nghĩa của người mua.+ Các điều kiện và điều khoản chung được ký bởi người mua về biện pháp đảmbảo tín dụng, trong đó có khoản ký quỹ của người mua cho NHPH

+ Các điều khoản và điều kiện thực hiện trong đơn xin mở L/C được ký bởingười mua gửi NHPH

- Thứ ba: Quan hệ hợp đồng giữa ngân hàng người mua ( NHPH) và ngườihưởng lợi ( Người bán/ người XK)

Mối quan hệ này là hệ quả của hai mối quan hệ trên, nhưng lại là một nghiệp vụhợp đồng độc lập của NHPH L/C thực hiện cam kết của ngân hàng này đối vớingười bán và là cơ sở để thanh toán Thực chất nghiệp vụ hợp đồng này là sự camkết của NHPH đối với người bán rằng sẽ thanh toán, nếu người bán xuất trình được

bộ chứng từ phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C Cam kết thanh toáncủa NHPH là hoàn toàn độc lập với hợp đồng mua bán giữa người mua và ngườibán và độc lập hoàn toàn với người mua và NHPH Ngoài ra, cam kết của NHPHcũng hoàn toàn độc lập với bất kỳ hợp đồng cơ sơ nào có liên quan tới hàng hoá

2.1.3 Quy trình thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ

Hình 2.2 Quy trình nghiệp vụ trong giao dịch bằng L/C

Bước 1: Trên cơ sở các điều khoản và điều kiện của hợp đồng ngoại thương,nhà NK làm đơn theo mẫu gửi đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu phát hành mộtL/C cho người Xk hưởng lợi

Bước 2: Căn cứ vào đơn xin mở L/C, nếu đồng ý NHPH lập L/C và thông quađại lý của mình ở nước nhà XK để thông báo về việc phát hành L/C và chuyển L/Cđến nhà XK

Bước 3: NHTB sẽ chuyển L/C bản gốc tới cho nhà XK

Bước 4: Nếu nhà XK chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng, nếu không thì đềnghị nhà NK thông qua NHPH sửa đổi, bổ sung L/C cho phù hợp với hợp đồngngoại thương

Bước 5: Sau khi giao hàng, nhà XK phải hoàn tất bộ chứng từ thanh toán theoyêu cầu của L/C và xuất trình đúng thời hạn quy định cho NHPH để thanh toán.Bước 6: NHPH sau khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp vớiL/C do mình phát hành thì tiến hành thanh toán cho nhà XK, nếu thấy không phùhợp, thì từ chối thanh toán và gửi trả bộ chứng từ cho nhà XK

Bước 7: NHPH đòi tiền nhà NK và chuyển bộ chứng từ cho nhà NK

Bước 8: Nhà NK kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì trả tiềnhoặc chấp nhận trả tiền cho NHPH, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chốitrả tiền cho NHPH

2.1.4 Thư tín dụng.

2.1.4.1 Khái niệm:

Thư tín dụng là một bức thư do NH viết ra theo yêu cầu của người NK ( người

mở thư tín dụng), cam kết sẽ trả tiền cho người XK ( người hưởng lợi) một số tiềnnhất định trong một thời gian nhất định, với điều kiện người này thực hiện đúng vàđầy đủ những điều khoản trong thư tín dụng

2.1.4.2 Đặc điểm của thư tín dụng.

- L/C độc lập với hợp đồng cơ sở và hàng hoá: Về bản chất, L/C là một giao

(8)

Người xin mở L/C

(Nhà NK)

NHTBNHPH

Người thụ hưởng(Nhà XK)

(5)

(4)

(2)(5)

(1)(6)

dịch hoàn toàn độc lập với hợp đồng ngoại thương hoặc hợp đồng khác , và hợpđồng này là cơ sở để hình thành giao dịch L/C Trong mọi trường hợp, NH khôngliên quan hoặc bị ràng buộc vào hợp đồng như vậy, ngay cả khi L/C có bất cứ dẫnchiếu nào đến hợp đồng này Như vậy L/C có tính chất quan trọng, nó hình thànhtrên cơ sở hợp đồng ngoại thương, nhưng sau khi được thiết lập nó lại hoàn toànđộc lập với hợp đồng này Một khi L/C đã được mở và được các bên chấp thuận thìcho dù nội dung của L/C có đúng với hợp đồng ngoại thương hay không, cũngkhông làm thay đổi quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có liên quan đến L/C.

- L/C chỉ giao dịch bằng chứng từ và thanh toán chỉ căn cứ vào chứng từ: Các

NH chỉ dựa trên cơ sở chúng từ, kiểm tra việc xuất trình để xem trên bề mặt củachứng từ có tạo thành một xuất trình phù hợp không? Như vậy, các chứng từ tronggiao dịch L/C có tầm quan trọng đặc biệt, nó là bằng chứng cho việc giao hàng củangười bán, là đại diện cho giá trị hàng hoá đã được giao, do đó chúng trở thành căn

cứ để NH trả tiền, là căn cứ để nhà NK hoàn trả tiền cho NH, là chứng từ đi nhậnhàng của nhà NK Việc nhà NK có thu được tiền hay không phụ thuộc duy nhấtvào việc xuất trình chứng từ có phù hợp, nghĩa là NH không chịu trách nhiệm về

sự thật của hàng hoá mà bất kỳ chứng từ nào đại diện

Khi chứng từ xuất trình là phù hợp thì NH phải thanh toán vô điều kiện cho nhà

XK , mặc dù trên thực tế hàng hoá có thể được giao hoặc không được giao hoàntoàn đúng như trên chứng từ, nếu hàng hoá không khớp với chứng từ thì hai bênmua bán tự giải quyết với nhau trên cơ sở hợp đồng mua bán, không liên quan đến

NH Chỉ trong trường hợp chứng từ không phù hợp, nhưng NH vẫn thanh toán chonhà XK thì NH phải chịu hoàn toàn trách nhiệm, bởi vì người NK có quyền từ chốithanh toán cho NH

- L/C tuân thủ chặt chẽ của bộ chứng từ: Vì giao dịch chỉ bằng chứng từ vàthanh toán chỉ bằng chứng từ, nên yêu cầu tuân thủ chặt chẽ của chứng từ lànguyên tắc cơ bản của giao dịch L/C Để được thanh toán người XK phải lập bộchứng từ phù hợp, tuân thủ chặt chẽ các điều khoản, điều lệ của L/C Bao gồm sốloại, số lượng và nội dung chứng từ phải đáp ứng được chức năng của chứng từyêu cầu

2.1.4.3 Ưu, nhược điểm của phương thức thanh toán tín dụng chứng từ.

a.Đối với người nhập khẩu

- Lợi ích:

+ Người nhập khẩu sẽ nhận được các chứng từ về hàng hóa do mình quy định nhưNHPH ghi rõ trong L/C, đồng thời NHPH giúp kiểm tra bộ chứng từ với chuyênmôn và trách nhiệm cao nhất

+ Người nhập khẩu được bảo đảm rằng sẽ chỉ bị ghi nợ tài khoản số tiền L/C khitất cả các chỉ thị trong L/C được thực hiện đúng

+ Người nhập khẩu có khả năng bảo toàn được vốn vì anh ta không phải ứng trướctiền

+ Tận dụng được tín dụng của ngân hàng: Theo từng giai đoạn nhập hàng, nếu

7

được ngân hàng cho phép miễn ký quỹ một phần hay toàn bộ trị giá L/C thì khôngkhác gì ngân hàng đã cấp tín dụng cho nhà nhập khẩu.

+ Đảm bảo hàng hóa phù hợp với bộ chứng từ theo các điều kiện và điều khoản đã

ký kết trong hợp đồng ngoại thương, như số lượng, chất lượng, thời gian giaohàng

+ Vì có sự bảo đảm về thanh toán, người nhập khẩu có thể thương lượng để đạtđược giá cả tốt hơn mà mở rộng được quan hệ khách hàng cũng như quy mô kinhdoanh

- Rủi ro:

+ Việc thanh toán của ngân hàng cho người thụ hưởng chỉ căn cứ vào bộ chứng từxuất trình, mà không căn cứ vào kiểm tra hàng hóa Như vậy sẽ không có sự đảmbảo nào cho nhà nhập khẩu rằng hàng hóa sẽ đúng như đơn đặt hàng hay không bị

hư hại gì Trong trường hợp này, nhà nhập khẩu vẫn phải hoàn trả đầy đủ tiền đãthanh toán cho NHPH

+ Những thay đổi trong hợp đồng ngoại thương giữa nhà xuất khẩu với nhà nhậpkhẩu phải tiến hành làm thủ tục sửa đổi, bổ xung L/C làm kéo dài thời gian giaodịch, tăng chi phí

+ NHXN hay một NHCĐ khác có thể mắc sai lầm khi đã thanh toán cho một bộchứng từ có sai sót, sau đó ghi nợ NHPH Nếu ngân hàng mắc sai lầm lại do ngườinhập khẩu chỉ định thì NHPH có quyền truy hoàn lại số tiền đã bị ghi nợ Hơn nữa,trong một số trường hợp, nhà nhập khẩu phải chấp nhận điều khoản hoàn trả choNHPH ngay cả khi ngân hàng mắc sai lầm do NHPH chỉ định Về nguyên tắc,NHCĐ mắc sai lầm phải hoàn trả lại số tiền đã ghi nợ cho NHPH, nhưng thực tếthì rất phức tạp và dễ bị từ chối Điều này xảy ra là vì để được bồi hoàn buộcNHPH phải giao dịch với một ngân hàng ở rất xa và tại một quốc gia khác, hơnnữa ngân hàng này thường đề cao mối quan hệ và trách nhiệm của mình với nhàxuất khẩu nội địa Thậm chí, cho dù cuối cùng thì NHPH cũng được bồi hoàn,nhưng phải mất nhiều tháng giao dịch thư từ, tranh cãi, và chi phí có thể vượt caohơn cả L/C

+ Nhà nhập khẩu chưa nhận được bộ chứng từ cho đến khi hàng đã cập cảng Vì bộchứng từ bao gồm vận đơn, mà vận đơn lại là chứng từ sở hữu hàng hóa, nên thiếuvận đơn thì hàng hóa không được giải tỏa Nếu nhà nhập khẩu cần gấp ngay hànghóa, thì phải thu xếp để được NHPH phát hành cho một thư bảo lãnh gửi hàng tàu

để nhận hàng Để được bảo lãnh nhận hàng, nhà nhập khẩu phải trả một khoản phícho ngân hàng Hơn nữa nếu không nhận hàng theo quy định thì tiền bồi thườnggiữ tàu quá hạn sẽ phát sinh Tuy nhiên thông thường theo các điều khoản của L/Cthì nhà nhập khẩu sẽ nhận được bộ chứng từ trong khoảng thời gian hợp lý

- Nếu không quy định "bộ vận đơn đầy đủ" (full set of bills of lading), thì mộtngười khác có thể lấy được hàng hóa khi chỉ cần xuất trình một phần của bộ vậnđơn, trong khi đó người trả tiền hàng hóa lại là nhà nhập khẩu

b Đối với người xuất khẩu

- Lợi ích.

+ Là người hưởng lợi L/C, người xuất khẩu được bảo đảm rằng khi xuất trình (cho

NHPH, NHXN hoặc ngân hàng được chỉ định) bộ chứng từ phù hợp với các điềukhoản của L/C thì sẽ nhận được tiền thanh toán, mà không cần phải chờ đến khingười nhập khẩu chấp nhận hàng hóa hay chấp nhận bộ chứng từ.

+ Tình trạng tài chính của người mua được thay thế bằng cam kết của NHPH là sẽtrả tiền, chấp nhận hoặc chiết khấu trên cơ sở chứng từ xuất trình phù hợp với cácđiều khoản của L/C

+ Một L/C không hủy ngang có xác nhận sẽ đặt trách nhiệm thanh toán khôngnhững cho NHPH mà còn cho NHXH, do đó, nó cung cấp sự an toàn tốt nhất chongười xuất khẩu

+ Để có ưu thế trong việc ký kết hợp đồng ngoại thương, nhà xuất khẩu có thểđồng ý để nhà nhập khẩu trả chậm trên cơ sở NHPH chấp nhận thanh toán hốiphiếu kỳ hạn Nhà xuất khẩu có thể mang hối phiếu đã chấp nhận đến ngân hàngphục vụ mình (hay bất kỳ ngân hàng nào khác) để chiết khấu nhận tiền tức thời + Để đảm bảo quyền lợi của mình, nhà xuất khẩu phải ký được hợp đồng ngoạithương có các điều khoản, điều kiện khả thi và trong tầm khả năng thực hiện củamình: trên cơ sở đó kiểm tra chặt chẽ các điều khoản và điều kiện của L/C xem cóphù hợp với hợp đồng ngoại thương gốc hay không, nhằm mục đích lập được bộchứng từ hàng xuất phù hợp với L/C đã được mở

+ Nếu nhà xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ không phù hợp với L/C, thì mọi khoảnthanh toán chấp nhận có thể bị từ chối, và nhà xuất khẩu phải tự xử lý hàng hóanhư dỡ hàng; lưu kho cho đến khi vấn đề được giải quyết

+ Trong trường hợp L/C không có xác nhận, nếu NHPH mất khả năng thanh toán,thì cho dù bộ chứng từ xuất trình là hoàn hảo thì cũng không được thanh toán + Nếu nhà xuất khẩu nhận được một L/C trực tiếp từ NHPH (không gửi thông quaNHTB), thì đó có thể là một L/C giả Nhà xuất khẩu phải yêu cầu có một ngânhàng trong nước xác nhận L/C hay phải được ngân hàng phục vụ mình xác nhận L/

C là thật

2.2 Quản trị hoạt động thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ.

2.2.1 Hoạch định:

Hoạch định tác nghiệp của quá trình thanh toán quốc tế trong hoạt động NK: là

ra quyết định ngắn hạn, chi tiết xây dựng nội dung công việc thanh toán cần tiếnhành: người tiến hành các hoạt động thanh toán và cách thức tiến hành Như vậy,công việc đầu tiên mà nhà quản trị cần làm là lập bản kế hoạch chi tiết về việcthanh toán bằng tín dụng chứng từ Đó là kết quả của cấp hoạch định tác nghiệp

9

trong công tác quản trị hoạt động thanh toán hàng Trong bản kế hoạch cần nêu rõ:nội dung công việc, ai chịu trách nhiệm thực hiện, khi nào bắt đầu và khi nào kếtthúc, tiến độ thực hiện…Trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch thanh toán, nhàquản trị cần tổ chức họp nhóm để phổ biến và giải thích cho các nhân viên thamgia về nội dung và cách thức tiến hành công việc.

Trong quá trình hoạch định cần xác định rõ các nội dung như:

+ Đồng tiền thanh toán: Nên xác định trước đồng tiền thanh toán sao cho thuận lợinhất cho công ty Đồng tiền thanh toán có thể là đồng tiêng của nước NK, đồngtiền của nước XK hoặc đồng tiền của một nước thứ ba

+ Địa điểm thanh toán: địa điểm thanh toán có thể là ở nước XK, nước NK hoặcmột nước thứ bai nào đó

+ Thời gian thanh toán: Công ty cần xác định rõ thời gian phải tiến hành thanhtoán trị giá L/C Khi thời gian thanh toán càng kéo dài thì càng tạo điều kiện chodoanh nghiệp NK hơn Tăng thời gian luân chuyển vốn của doanh nghiệp Chính vìthế doanh nghiệp cần có kế hoạch trước để có thể sẵn sàng thanh toán theo đúngyêu cầu Đàm phán với đối tác nhằm kéo dài thời gian thanh toán càng dài càngtốt

+ Lựa chọn ngân hàng mở L/C: Thực chất là lựa chọn ngân hàng làm thủ tục thanhtoán đã được tiến hành từ khâu ký hợp đồng Lựa chọn ngân hàng căn cứ vào tiêuchí: uy tín ngân hàng, hạn mức tín dụng cho phép, lãi xuất cho vay…

+ Loại L/C: Được tiến hành từ khâu ký kết hợp đồng Chọn lựa L/C có ảnh hưởnglớn đến quá trình thanh toán sau này Nếu trong hợp đồng quy định thanh toánbằng L/C trả chậm sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp NK có khả năng sử dụng tốthơn nguồn vốn của mình

2.2.2 Tổ chức thực hiện.

Quy trình tổ chức thực hiện thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụngchứng từ trong hoạt động NK

Hình 2.3: Quy trình tổ chức thực hiện thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng

để NH cung cấp bộ chứng từ của nhà sản xuất, hạn chế sai sót và giảm các tranhchấp phát sinh sau này

Thời gian lập đơn xin mở L/C cần phải dựa trên bản kế hoạch NK đã lập Cónhư vậy mới tránh được tình trạng L/C được mở quá sớm hay quá muộn Bởi nếuL/C được mở quá sớm sẽ làm ứ đọng vốn kinh doanh, đặc biệt nếu tỷ lệ ký quỹ là100% ảnh hưởng đến tốc độ quay vòng vốn của doanh nghiệp Còn nếu L/C được

mở quá muộn sẽ gây khó khăn cho nhà XK trong việc gửi hàng hóa và xuất trình

bộ chứng từ thanh toán

Các đơn hàng của các khách hang khác nhau sẽ do từng nhân viên kinh doanhđảm trách Nhân viên này có nhiệm vụ theo dõi các đơn hàng và dựa vào bản kếhoạch NK để làm đơn xin mở L/C Nội dung đơn xin mở L/C căn cứ chủ yếu vàohợp đồng ngoại thương Sau đó giấy xin mở L/C cần được một nhân viên giàu kinhnghiệm xem kỹ càng từng nội dung trước khi gửi tới NH Như vậy mới có thể hạnchế tối đa các sai sót

Phòng kinh doanh

Phòng KT-TC

N H P H

Giám đốc(1)

(2) (3) (4)(1)

(2)

(3)

Kế hoạch NK

11

Khi lập đơn xin mở L/C cần chú ý một số điểm sau:

+ Cơ sở để viết giấy đề nghị mở L/C là hợp đồng ngoại thương đã ký kết Tuynhiên nhà NK có thể đưa thêm vào đơn những nội dung có lợi cho mình mà ngườibán vẫn chấp nhận

+ Giấy đề nghị mở L/C là cơ sở để giải quyết tranh chấp ( nếu có) giữa nhà NK

và NHPH Đồng thời đơn là cơ sở để NH phát hành L/C Cho nên nhà NK phải cânnhắc kỹ từng nội dung khi viết đơn sao cho thật chặt chẽ vừa tôn trọng các điềukhoản đã thoả thuận trong hợp đồng và nhà XK có thể chấp nhận được

+ Trên đơn phải có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng đơn vị NK Nếuthực hiện NK uỷ thác thì trên giấy mở L/C phải có đầy đủ bốn chữ ký: Giám đốcdoanh nghiệp NK, kế toán trưởng đơn vị NK, chữ ký của giám đốc đơn vị được ủythác, kế toán trưởng đơn vị uỷ thác

+ Để tránh L/C phải tu chỉnh nhiều lần mất thời gian và tốn kém chi phí nhà Nk

có thể gửi fax giấy đề nghị mở L/C đến nhà XK xem trước và kiểm tra tính chínhxác

- Ký quỹ:

Ký quỹ là hình thức lập ra tài khoản đặc biệt chỉ dành cho thanh toán một L/C

đã mở, doanh nghiệp không được sử dụng nó vào mục đích khác Mục đích củaviệc ký quỹ là đảm bảo an toàn thanh toán cho NHPH Ở các NH khác nhau thì tỷ

lệ ký quỹ là khác nhau Căn cứ vào: Uy tín thanh toán của doanh nghiệp, mối quan

hệ của doanh nghiệp với NH, số dư ngoại tệ trên tài khoản của NH, công nợ củadoanh nghiệp NK, tính khả thi của phương án kinh doanh hàng NK của đơn vị.+ Khách hàng mở L/C trả ngay được chia làm 3 loại:

 Không cần ký quỹ: Là khách hàng loại 1 có quy mô hoạt động lớn.Thường là doanh nghiệp nhà nước có uy tín trong thanh toán

 Ký quỹ dưới 100% giá trị L/C: Đây là những đơn vị có quan hệ tốt với

NH Tuy trường hợp mà ký quỹ sẽ là 10%, 20%, 30%

 Ký quỹ 100% áp dụng cho các doanh nghiệp mới hay chưa tạo uy tín vớiNH

+ Khách hàng mở L/C trả chậm: Tỷ lệ ký quỹ thường rất nhỏ 10%- 20% hoặcthể không phải ký quỹ

Quản trị tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C có ảnh hưởng lớn tới khả năng quay vòng vốnkinh doanh Nêu đối với mỗi L/C doanh nghiệp đều phải ký quỹ 100% sẽ giảm tốc

độ quay vòng vốn và gây ứ đọng vốn Nhà quản trị cần tạo dựng mối quan hệ tốtvới NH, tạo cơ sở uy tín trong các giao dịch với NH nhằm giảm càng thấp tỷ lệ kýquỹ càng tốt Để làm được điều này nhà quản trị cần dựa trên kế hoạch kinh doanh

đã xây dựng, từ đó quyết định chương trình NK nhằm đảm bảo cân đối trong thanhtoán Số dư tài khoản ngoại tệ phải luôn đảm bảo khả năng thanh toán với NH khicần thiết Tránh tình trạng NK quá nhiều mà chưa có khả năng thanh toán, như vậy

sẽ giảm uy tín của doanh nghiệp đối với NH

Nếu số dư trên tài khoản tiền gửi lớn hơn số tiền ký quỹ thì NH sẽ trích số tiền

ký quỹ này chuyển sang tài khoản ký quỹ Nếu số dư tài khoản của đơn vị nhỏ hơn

số tiền ký quỹ thì sẽ quyết định một trong hai cách:

 Vay ngoạitệ để ký quỹ

 Mua ngoại tệ để ký quỹ

Nhà quản trị cần phải quan tâm nên vay ngoại tệ hay mua ngoại tệ để ký quỹ.Điều này căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ thời điểm hiện hành, số dư trên tài khoản ngoại

tệ và nội tệ Bởi quyết định này ảnh hưởng đến chi phí của việc huy động vốn vàquản trị rủi ro tiền tệ trước sự biến động của tỷ giá

- Tu chỉnh L/C: Quản trị tu chỉnh L/C phải được thực hiện ngay từ khi bắt

đầu lập đơn xin mở L/C Trước khi lập đơn xin mở L/C gửi NHPH, nhà NK có thểlập một bản Draff và gửi fax để nhà XK kiểm tra trước Nếu phát hiện ra sai sót gìcần xem xét và tiến hành sửa chữa ngay Làm như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và chiphí

Tuy nhiên, giữa thời điểm ký kết hợp đồng và lúc tiến hành giao hàng cónhiều sự biến động về giá cả, tỷ giá hối đoái…gây khó khăn cho cả nhà XK và nhà

NK Trong trường hợp này cần sớm tiến hành thương lượng để tiến hành tu chỉnhL/C nhằm tạo điều kiện để thực hiện tốt hợp đồng và nhà XK có điều kiện lập bộchứng từ phù hợp

Việc sửa đổi L/C phải bằng văn bản và có xác nhận của NHPH Văn bản sửađổi đã được xác nhận trở thành một bộ phận cấu thành của L/C và huỷ bỏ nhữngnội dung cũ có liên quan Việc sửa đổi có thể xuất phát từ phía người XK hoặcNHPH, nhưng nội dung sửa đổi chỉ có giá trị thực hiện nếu thoả mãn:

 Sửa đổi bổ sung L/C trong thời hạn hiệu lực của L/C

 Các nội dung giao dịch có liên quan đến nội dung sửa đổi hay bổ sung L/Cphải tiến hành bằng văn bản như điện báo, thư từ, fax…

 Tất cả các giao dịch liên quan đến nội dung sửa đổi hay bổ sung L/C có thểtrực tiếp giữa nhà XK và nhà NK, song kết quả cuối cùng phải có sự xácnhận của NHPH và NH xác nhận ( nếu có)

13

- Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán:

Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ trước khi chấp nhận thanh toán cho NH

là một công việc cần giải quyết nhanh, đòi hỏi tính chính xác cao Nhà quản trị cầnlựa chọn những nhân viên giàu kinh nghiệm và cẩn thận để đảm trách công việcnày

+ Kiểm tra hối phiếu: có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký

bằng tay của người ký phát trên hối phiếu

Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L và trong thờihạn hiệu lực của L/C hay không Vì sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộchứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền

Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong trị giá của L/C

và phải bằng 100% trị giá hoá đơn

Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có đúng như L/C quy định hay không.Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc at days sight nếu

là thanh toán có kỳ hạn

Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: tên và địachỉ của người ký phát ( drawer), người trả tiền ( drawee)

Kiểm tra số L/C và ngày của L/C ghi trên hối phiếu có đúng không?

Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa Nếu bộ chứng từ đã đượcchiết khấu trước khi gửi đến ngân hàng thì trên mặt sau hối phiếu phải có ký hậucủa ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của ngân hàngthông báo

+ Kiểm tra hoá đơn ( Commercial Invoice)

Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C không?

Kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua (tên công ty, địa chỉ, số điệnthoại ) so với nội dung của L/C quy định có phù hợp không?

Hoá đơn có chữ ký xác nhận của người thụ hưởng hay không? ( Lưu ý theoUCP-500, nếu L/C không quy định thêm thì hoá đơn không cần ký tên) Nếu hoáđơn không phải do người thụ hưởng lập thì hoá đơn được coi là hợp lệ khi L/C cóquy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập: commercial invoice issued bythird party is acceptable hay third party acceptable

Mô tả trên hoá đơn có đúng quy định của L/C hay không?

Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giaohàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có mâu thuẫn với các chứng từkhác như phiếu đóng gói, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không

Kiểm tra hoá đơn về các dữ kiện mà ngân hàng đã đề cập trong L/C, hợpđồng, quota, giấy phép xuất nhập khẩu và các thông tin khác ghi trên hoá đơn: sốL/C, loại và ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ hàng, số vàngày lập hoá đơn có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không?

+ Kiểm tra vận tải đơn:

Kiểm tra số bản chính được xuất trình

Kiểm tra loại vận đơn: Vận đơn có nhiều loại như vận đơn đường biển, vậnđơn đường thuỷ, vận đơn đa phương thức Căn cứ vào quy định của L/C, cần kiểmtra xem loại vận đơn có phù hợp không?

Kiểm tra tính xác thực của vận đơn: Nhà nhập khẩu phải kiểm tra vận đơn cóchữ ký của người chuyên chở ( hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặcthuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý Nếu chỉ cóchữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc không nêu đầy đủcác chi tiết liên quan tư cách pháp lý của người đó thì chứng từ sẽ không đượcngân hàng thanh toán

Kiểm tra mục người gửi hàng Tuy nhiên, ngân hàng vẫn chấp nhận mộtchứng từ vận tải mà trên đó bên thứ ba được đề cập cho dù trong L/C không quyđịnh như vậy

Kiểm tra mục người nhận hàng: đây là mục quan trọng trên B/L và luôn đượcquy định rõ trong L/C nên người lập vận đơn phải tuân thủ quy định này một cáchnghiêm ngặt

Kiểm tra mục thông báo ( Notify): Mục Notify trên B/L sẽ ghi tên và địa chỉđầy đủ của người làm đơn xin mở L/C

Kiểm tra tên cảng xếp hàng ( port of loading) và cảng dỡ hàng ( port ofdischarge) có phù hợp với quy định của L/C hay không?

Kiểm tra điều kiện chuyển tải: Nếu L/C quy định không cho phép chuyển tải(transhipment prohibited), trên B/L không được thể hiện bất cứ bằng chứng nào về

sự chuyển tải Nếu việc chuyển tải xảy ra, NH chỉ chấp nhận chứng từ này khi têncảng chuyển tải, tên tàu và tuyến đường phải được nêu trên cùng một vận đơn.Kiểm tra nội dung hàng hoá được nêu trên B/L có phù hợp với quy định trong

15

L/C và các chứng từ khác hay không? Nội dung này bao gồm: tên hàng hoá, ký mãhiệu hàng hoá, số lượng, số kiện hàng hoá, tổng trọng lượng hàng hoá đặc biệt NHthường chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hoá ghi trên thùng hàng, số hiệu containerhoặc số hiệu lô hàng được gửi trên tàu với nội dung L/C và Packing Lits.

Kiểm tra đặc điểm của vận đơn: có thể là vận đơn đã xếp hàng ( shipped onboard B/L) hoặc v ận đơn nhận hàng để xếp ( received for shipment B/L)- loại vậnđơn này không được ngân hàng chấp nhận và từ chối thanh toán trừ khi có sự chấpnhận của người nhập khẩu

Kiểm tra mục cước phí: có phù hợp với quy định của L/C hay không? Do ởnước ta, hàng hoá nhập khẩu chủ yếu theo điều kiện giao hàng CIF và CFR nênhầu hết các L/C quy định cước phí trả trước freight prepaid Nếu vận tải đơn nêucước phí phải thu freight to collect thì nhà nhập khẩu sẽ không chấp nhận chứng từnày

Cần lưu ý các sửa đổi bổ sung trên B/L phải được xác nhận bằng chữ ký vàcon dấu đồng thời kiểm tra các thông tin như số L/C và ngày mở, các dẫn chiếu cácchứng từ khác như hoá đơn, hợp đồng

Nhà nhập khẩu phải kiểm tra ngày ký phát vận đơn có hợp lệ hay không?

+ Chứng từ bảo hiểm ( insurance policy/ insurance certificate)

Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng quy định hay không:chứng thư bảo hiểm ( Insurance Policy) hay chứng nhận bảo hiểm (InsuranceCertificate)

Kiểm tra số lượng bản chính được xuất trình theo quy định của L/C

Kiểm tra tính xác thực của chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm có được kýxác nhận của người có trách nhiệm hay không?

Kiểm tra loại tiền và số tiền trên chứng từ bảo hiểm: Trong thực tế các L/Cđều quy định giá trị bảo hiểm bằng 110% trị giá hoá đơn Do vậy thanh toán viên

sẽ đối chiếu số tiền trên chứng từ bảo hiểm và hoá đơn theo quy định của L/C

Kiểm tra tên và địa chỉ của người được bảo hiểm có đúng theo quy định củaL/C hay không? đồng thời kiểm tra việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hóa

có hợp lệ hay không? Ngoại trừ có quy định khác, tên và địa chỉ của người đượcbảo hiểm phải là nhà xuất khẩu ( người thụ hưởng) và việc chuyển nhượng quyềnbảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu phải được thể hiện bằng hình thức ký hậu

để trắng ( blank endorsed) tương tự như trường hợp chuyển quyền sở hữu đối vớichứng từ vận tải

Kiểm tra ngày lập chứng từ bảo hiểm: Căn cứ theo UCP 600 chứng từ bảohiểm phải được lập trước hoặc trùng với ngày B/L Nếu ngày lập chứng từ bảohiểm sau ngày lập vận đơn, nhà NK sẽ từ chối thanh toán.

Kiểm tra nội dung hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: các mô tả về hàng hoá và

số liệu khác phải phù hợp với L/C và các chứng từ khác Theo UCP-600, việc mô

tả hàng hoá có thể chung chung nhưng không được mâu thuẫn với L/C

Kiểm tra các dữ kiện về vận chuyển hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: tên tàu,cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng có phù hợp với L/C hay không?

Kiểm tra các cơ quan giám định tổn thất và nơi khiếu nại, bồi thườn phải phùhợp với quy định của L/C

Kiểm tra phí bảo hiểm đã được thanh toán hay chưa? ( đối với trường hợp L/Cquy định phải ghi rõ)

Kiểm tra các điều kiện bảo hiểm có phù hợp với yêu cầu của L/C haykhông?

Thông thường trong L/C quy định điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro ( all risks),rủi ro chiến tranh ( war risk), rủi ro đình công ( strike risk) Kiểm tra phần này,thanh toán viên căn cứ theo UCP-600

+ Phiếu đóng gói ( Packing lits)

Mô tả hàng hoá, số lượng, trọng lượng hàng trên một đơn vị bao gói có phùhợp với quy định của L/C hay không?

Ðiều kiện đóng gói có được nêu chính xác hay không

Các thông tin khác không được mâu thuẫn với nội dung của L/C và các chứng từkhác

Các chứng từ khác:

Ngoài các chứng từ kể trên, thanh toán viên cũng sẽ chú ý kiểm tra các chứng

từ sau theo nguyên tắc đã nêu ở trên, trong đó có các chứng từ sau:

+ Giấy chứng nhận kiểm nghiệm, giấy chứng nhận hun trùng/ giấy chứng nhậnkiểm dịch thực vật phải được lập hoặc có xác nhận ngày tiến hành kiểm nghiệm/kiểm dịch là trước ngày giao hàng

+ Hoá đơn bưu điện gửi chứng từ ( Courier receipt) ngày nhận chứng từ phải nằmtrong thời hạn của L/C, kèm theo xác nhận của người nhận chuyển bộ chứng từ

17

+ Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng phải được lập theo quy định của L/C

+ Giấy chứng nhận xuất xứ do Phòng thương mại và Công nghiệp hoặc người sảnxuất hoặc người thụ hưởng lập theo quy định của L/C

+ Các điện, fax thông báo giao hàng: thời hạn thông báo phải phù hợp với quy địnhcủa L/C

Một trong những vấn đề có thể xảy ra trong thanh toán bằng L/C đó là không

đủ lượng ngoại tệ để tiến hành ký quỹ Trên thực tế hầu hết các doanh nghiệp NKđều phải tiến hành ký quỹ, tỷ lệ ký quỹ có thể từ 10%- 100% trị giá L/C tuỳ theomối quan hệ giữa NH và doanh nghiệp và uy tín của doanh nghiệp Do đó ký quỹ

là yêu cầu bắt buộc khi mở L/C Tuy nhiên tại nhiều doanh nghiệp sự phối hợpgiữa phòng kinh doanh và phòng kế toán không đồng nhất dẫn đến khi tiến hành

mở L/C phòng kế toán tài chính không huy động đủ lượng ngoại tệ cần thiết để tiếnhành ký quỹ Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do chưa thu hồi được tiềnbán hàng, các khoản phải thu chưa đến thời hạn thanh toán hoặc phòng kế toán tàichính cùng lúc giải quyết nhiều đơn đặt hàng, làm cho lượng ngoại tệ của doanhnghiệp không đủ đáp ứng nhu cầu Trong trường hợp này, phòng kế toán tài chínhphải vay ngoại tệ từ NH để ký quỹ với lãi suất rất cao

Bên cạnh đó do sự biến động của tỷ giá hối đoái cũng tiềm ẩn nhiều rủi rotrong hoạt động thanh toán quốc tế Sự biến động tỷ giá ngoại tệ ảnh hưởng tới tìnhhình kinh doanh chung của doanh nghiệp Với sự tăng giảm giá của đồng tiền phảitrả sẽ làm tăng chi phí kinh doanh của công ty do phải mất một lượng nội tệ nhiềuhơn để mua ngoại tệ khi tiến hành ký quỹ hoặc thanh toán Hệ quả của sự tăng tỷgiá đồng tiền thanh toán sẽ buộc doanh nghiệp phải tăng giá của hàng hóa khi bántrong thị trường trong nước, làm giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp

Trong các rủi ro có cả rủi ro về pháp luật: Pháp luật cũng như các chính sách

về thanh toán quốc tế giữa các quốc gia có sự khác biệt Dẫn đến những hiểu lầm

và tranh chấp có thể xảy ra Gây thiệt hại cho cả hai bên và hiệu quả của quá trìnhthanh toán Nguyên nhân của nó là do sự khác biệt về kinh tế văn hoá, chính trịgiữa các quốc gia dẫn đến hệ thống chính sách có nhiều điểm mâu thuẫn Để kiểm

soát rủi ro này, trong qua trình hoạch định nhà NK cần tìm hiểu một cách chi tiết

và đầy đủ pháp luật và các chính sách của nước XK để tránh những mâu thuẫn cóthể xảy ra hay những luật mà nước XK cấm Doanh nghiệp NK cần có đội ngũnhân viên phụ trách việc tìm kiếm thông tin thị trường nước XK như hệ thốngchính sách, pháp luật nối sống văn hoá, chính trị kinh tế để có thể lường trước vàđối phó với mọi tính hình có thể xảy ra

Bên cạnh đó còn có rủi ro về đạo đức trong việc nhà XK không thực hiệnđúng nghĩa vụ của mình theo như hợp đồng đã ký kết giữa 2 bên Rủi ro đó là nhà

XK không giao hàng như quy định trong hợp đồng ngoại thương giữa 2 bên Nhà

XK giao hàng chất lượng, số lượng không đúng, thời gian giao hàng chậm Trongtrường hợp này thì nhà NK phải có biện pháp buộc nhà XK thực hiện đúng hợpđồng của mình Dùng hợp đồng ngoại thương đã ký buộc nhà XK thực hiện đúngnghĩa vụ trong trường hợp nhà XK không thực hiện thì có thể tiến hành kiện lêntrọng tài quốc tế và đòi bồi thường những khoản thiệt hại mà nhà NK phải chịu donhà XK không giao hàng theo đúng hợp đồng Để tránh trường hợp này thì trongkhâu tìm kiếm nhà cung cấp, doanh nghiệp NK phải tiến hành tìm hiểu kỹ truớckhi ký hợp đồng Tìm hiểu khả năng cung cấp hang, uy tín cũng như khả năng tàichính của nhà XK Thực hiện hợp đồng với một đối tác tin tưởng có quan hệ lâudài sẽ tránh được rủi ro về đạo đức của nhà XK có thể gặp phải

Nhằm hạn chế những rủi ro mà hoạt động thanh toán quốc tế mang đến công

ty có thể áp dụng một số phương pháp sau: Biện pháp đầu tiên là có thể áp dụngnhằm giảm thiểu rủi ro không đủ lượng ngoại tệ cần thiết để tiến hành ký quỹ là đadạng hoá nguồn vốn, trong đó có sử dụng dự trữ các trái phiếu có tính thanh khoảncao Khi cần tiền mặt, doanh nghiệp có thể bán các trái phiếu này trên thị trườngtiền tệ để lầy tiền mặt hoặc trao đổi lấy ngoại tệ Biện pháp tiếp theo là sử dụng cáccông cụ phòng ngừa trên thị trường tiền tệ như: nghiệp vụ kỳ hạn, nghiệp vụ tươnglai để phòng tránh các rủi ro do sự biến động của tỷ giá hối đoái

Trong quá trình thanh toán của mình, nhà NK vẫn mắc một số lỗi làm ảnhhưởng tới lợi ích của cả nhà NK và XK, trong đó lợi ích của nhà NK bị phương hạinhiều hơn Nghĩa vụ của người NK trong phương thức thanh toán bằng tín dụngchứng từ là mở L/C theo đúng quy định của hợp đồng ngoại thương Tuy nhiên nếuhoạt động quản trị thanh toán không tốt người NK có thể mắc một số lỗi sau:Không mở L/C, mở L/C chậm hoặc mở L/C với các điều khoản, điều kiện khôngtuân thủ hợp đồng Trong quá trình kiểm soát hoạt động thanh toán bằng phươngthức tín dụng chứng từ, nhà quản trị cần có hoạt động giám sát chặt chẽ trong quátrình thực hiện Cần có phiếu giám sát công việc xem hoạt động tác nghiệp có thựchiện đúng như đã được hoạch định trước hay không Tiến trình thực hiện có đảmbảo đúng tiến độ đã đề ra

Trường hợp doanh nghiệp không mở L/C, đây được coi là hành động vi phạmnghĩa vụ chủ yếu của hợp đồng Khi người NK không mở L/C thì người XK không

19

có nghĩa vụ giao hàng Khi đó người bán có thể áp dụng các biện pháp phạt như đãquy định trong hợp đồng Do đó, nhà quản trị cần chú ý tới các điều khoản tronghợp đồng dần đến nhứng khó khăn khi mở L/C.

Trường hợp nhà NK mở L/C chậm, đây cũng được coi là hành vi vi phạmnghĩa vụ thanh toán mà cụ thể là vi phạm thời hạn mở hợp đồng Do đó, nhà quảntrị cần có một kế hoạch NK chi tiết, khoa học để tránh những tranh chấp phát sinhlàm tăng chi phí và giảm uy tín của doanh nghiệp

Trường hợp nhà NK mở L/C không đúng với các nội dung trong hợp đồng:Khi viết đơn xin mở L/C người NK phải dựa vào các nội dung trong hợp đồng muabán Một mặt do năng lực đàm phán còn hạn chế nên vội vàng trong khi ký hợpđồng, dẫn đến những sai sót, nội dung hợp đồng chưa chặt chẽ Khi nhà NK pháthiện ra, nếu tiếp tục mở L/C đồng nghĩa với việc chấp nhận hợp đồng không hiệuquả, đôi khi dẫn tới những tổn thất cho doanh nghiệp Để đối phó với tình trạngtrên, nhà NK thoái thác trách nhiệm- không mở L/C như hợp đồng đã ký Chính vìthế cần xem xét kỹ lưỡng các điều khoản trước khi ký hợp đồng Trong trường hợp

đã có sai sót trong khâu ký kết hợp đồng cần có các điều khoản thêm vào màkhông làm ảnh hưởng đến lợi ích cơ bản của người bán, vẫn tạo ra thuận lợi chomình Khi cần thay đổi những điều kiện chủ yếu chủ yếu cần sớm tiến hành đàmphán với người bán để họ có thể san sẻ bớt những khó khăn cho mình

Khi phát hiện những sai sót của bộ chứng từ mà NH gửi đến cần nhanh chónghọp bàn trong nội bộ để tìm ra hướng giải quyết, sau đó trình nên cấp trên đưa racác biện pháp giải quyết kịp thời

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu.

Qua quá trình nghiên cứu các công trình nghiên cứu trước đó về quản trị thanhtoán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ như:

 Hoàn thiện công tác thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ tronghoạt động nhập khẩu tại công ty cơ khí Quang Trung- Nguyễn Thu Hằng-2005

 Một số giải pháp hoàn thiện công tác thanh toán quốc tế bằng phương thứctín dụng chứng từ trong hoạt động kinh doanh XNK tại công ty cổ phầnvật tư và XNK Masimex- Cao Thị Hồng Hạnh- 2007

 Tăng cường hiệu lực quản trị hoạt động thanh toán quốc tế bằng phươngthức tín dụng chứng từ tại Unimex Hà Nội- Genexim- Nguyễn Anh Tuấn-2008

 Tăng cường hiệu lực quản trị thanh toán quốc tế bằng phương thức tíndụng chứng từ tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển Nam Bắc- Phạm

- Phần thực trạng hoạt động thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từtại doanh nghiệp: Trong phần này tác giả thường tập trung vào các kết quả kinhdoanh của công ty Thông qua các số liệu thứ cấp thu thập được thì tác giả tậptrung phân tích thành tựu, hạn chế của công ty trong tình hình kinh doanh củadoanh nghiệp Trong các luận văn tác giả phân tích thực tế vấn đề nghiên cứu chủyếu thông qua nguồn dữ liệu thứ cấp chưa có như tài liệu sơ cấp cho tác giả phântích Trong luận văn cũng chưa đề cập tới các phương pháp phân tích sử dụngtrong luận văn giúp tác giả có cái nhìn sâu rộng hơn về đề tài nghiên cứu.

- Phần đề xuất các giải pháp và kiến nghị với các tổ chức về vấn đề quản trịthanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ

2.4 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của luận văn.

Luận văn được chia làm 4 phần:

- Phần tổng quan đề tài nghiên cứu: Trong phần này em căn cứ vào thực tếyêu cầu của doanh nghiệp qua báo cáo tổng hợp kết quả điều tra để đưa ra tính cấpthiết phải nghiên cứu đề tài Đồng thời, em trình bày mục tiêu nghiên cứu cùngphạm vi nghiên cứu cùng phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Phần tóm lược một số vấn đề lý luận về quản trị thanh toán quốc tế: Trongphần này ngoài việc hệ thống các vấn đề lý luận về quản trị thanh toán quốc tế thì

em còn trình bày tình hình khách thể nghiên cứu của luận văn năm trước

- Phần phân tích thực trạng quản trị thanh toán quốc tế bằng phương thức tíndụng chứng từ tại doanh nghiệp: Trong phần này em trình bày phương pháp hệnghiên cứu được sử dụng trong qua trình nghiên cứu luận văn của mình Em đưavào trong luận văn kết quả điều tra trắc nghiệm về vấn đề nghiên cứu mà em tiếnhành điều tra tại doanh nghiệp Điều tra trắc nghiệm nhằm thu thập nguồn dữ liệu

sơ cấp phục vụ cho quá trình nghiên cứu Ngoài việc sử dụng các nguồn dữ liệuthứ cấp như các luận văn khác thì việc tiến hành thu thập dữ liệu sơ cấp làm chovấn đề nghiên cứu sát với thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đápứng với nhu cầu thức tế

- Phần kết luận và các đề xuất: Thông qua kết quả điều tra trắc nghiệm, kết

21

quả phân tích dữ liệu thứ cấp, em đưa ra kết luận về những thành tựu đã đạt đượccũng như những hạn chế, tồn tại trong hoạt động quản trị thanh toán tại doanhnghiệp Trên cơ sở đó đưa ra giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiên công tác quản trịthanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ.

Chương 3

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ THANH TOÁN QUỐC TẾ THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TÂY HỒ

3.1.Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu

Trong quá trình nghiên cứu luận văn đã sử dụng những phương pháp thu thập

dữ liệu sơ cấp và thứ cấp nhằm có thể có được những số liệu chính xác nhất phục

vụ cho việc viết luận văn

- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:

+ Sử dụng các phiếu điều tra, phỏng vấn của mình để phỏng vấn các chuyêngia, cán bộ công nhân viên trong công ty để thu thập những thông tin về những vấn

đề còn tồn tại trong hoạt động thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ củacông ty

Em sử dụng 10 phiếu điều tra có nội dung câu hỏi về quản trị thanh toán quốc tếtheo phương thức tín dụng chứng từ tới 10 đối tượng trong đó có: 2 cán bộ, 4 nhânviên phòng kinh doanh và 2 nhân viên phòng kế toán của công ty

Phiếu điều tra bao gồm 2 phần: Phần thứ nhất gồm hệ thống các câu hỏi trắcnghiệm liên quan đến vấn đề nghiên cứu trong luận văn Phần thứ hai gồm các câuhỏi phỏng vấn để làm rõ vấn đề còn tồn tại về vấn đề quản trị thanh toán theophương pháp tín dụng chứng từ tại công ty

+ Quan sát trực tiếp nghiệp vụ thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụngchứng từ của công ty

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp từ nguồn dữ liệu nội bộ của công ty

Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ

+ Tiến hành thu thập dữ liệu từ các báo cáo hoạt động kinh doanh, bảng cân đối

kế toán của công ty từ năm 2007 đến năm 2009 từ phòng kế toán

+ Các dữ liệu liên quan đến thực trạng quản trị thanh toán theo phương thức tíndụng chứng từ từ phòng kinh doanh và phòng kế toán của công ty

+ Số liệu về tình hình nhân sự của công ty trong những năm gần đây từ phòng

tổ chức hành chính

+ Các dữ liệu thứ cấp còn được thu thập từ website chính của công ty, từ cácbài báo và các thông tin thương mại về công ty Cổ phần đầu tư, thương mại vàdịch vụ Tây Hồ

- Luận văn sử dụng các phương pháp phân tích số liệu: Thống kê, phân tích,tổng hợp, so sánh, phương pháp tính chỉ số, tỷ lệ Sử dụng các biểu đồ, sơ đồ hình

vẽ để phân tích thực trạng hoạt động quản trị thanh toán theo phương thức tín dụngchứng từ và từ đó rút ra kết luận

- Phương pháp định lượng là phương pháp chủ đạo cùng với phương phápđịnh tính nhằm đưa ra những mục tiêu và phương hướng hoạt động trong nhữngnăm tới của công ty

23

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới hoạt động thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động NK tại công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ

3.2.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ

3.2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ

- Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ thành lập ngày 28tháng 5 năm 2003 Công ty là doanh nghiệp cổ phần hóa chuyên cung cấp các máycông nghiệp và thiết bị phụ trợ máy Công ty Tây Hồ là doanh nghiệp chuyên nhậpkhẩu các sản phẩm máy nén khí, máy cắt, máy lọc dầu, lọc khí…Sau đó cung cấpcho thị trường trong nước Ngoài ra công ty còn đáp ứng tốt nhu cầu dịch vụ như:

Tư vấn chọn máy, tư vấn thiết kế lắp đặt Bên cạnh đó công ty còn trực tiếp thamgia vào việc xây dựng, lắp đặt các trạm khí nén và toàn bộ hệ thống khí nén phục

vụ cho các nhà máy sản xuất công nghiệp

Công ty Tây Hồ trong những năm gần đây đã phát huy được tối đa nguồn lựccủa mình nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh Vì vậy trong những năm vừa quahoạt động kinh doanh của công ty đạt được nhiều kết quả vượt bậc Ngày càng tạo

vị thế của mình trên thị trường trong nước và có được sự tin tưởng của các nhàcung cấp nước ngoài

Công ty có quan hệ làm ăn cới các nhà cung cấp có uy tín trên thị trường quốc

tế như: Hãng Ingersoll Rand và Kennametal của Mỹ ngoài ra còn có các nhà cungcấp Nhật Bản và ngày càng mỏ rộng thị trường NK của công ty

- Sứ mạng kinh doanh của công ty Tây Hồ là bảo toàn nguồn vốn mang lại lợinhuận cao nhất cho các cổ đông Thực hiện mục tiêu chiến lược trong lĩnh vựccung cấp sản phẩm máy công nghiệp cho khách hàng

- Quan điểm kinh doanh của công ty là: Không bán hàng kém chất lượngkhông rõ nguồn gốc xuất xứ, luôn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốtvới giá cả cạnh tranh nhất đi kèm những chế độ dịch vụ hoàn hảo, luôn đặt chữ tínlên hàng đầu, luôn làm hài lòng mọi khách hàng

3.2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

* Chức năng của công ty

- Công ty có chức năng cung cấp các sản phẩm máy công nghiệp cho thịtrường trong nước

- Công ty giúp các nhà máy trong việc tư vấn chọn máy, tư vấn thiết kế lắpđặt, cung cấp phụ tùng thay thế và sửa chữa

- Công ty còn tiến hành trực tiếp xây dựng, láp đặt các trạm khí nén, và toàn

bộ hệ thống khí nén phục vụ cho các nhà máy sản xuất

* Nhiệm vụ của công ty

- Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn và khai thác có hiệuquả tài sản và các nguồn lực khác của công ty để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụkinh doanh

- Thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trên cơ sở công ty đề ra và pháttriển kinh doanh, phân chia, bảo vệ và phát triển thị trường.

- Kinh doanh đúng ngành nghề đã được cấp giấy phép, không kinh doanhngững mặt hàng mà pháp luật cấm và chấp hành đầy đủ các chế độ do pháp luậtquy định về hoạt động kinh doanh quản lý doanh nghiệp, thuế, tài chính…

- Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ môi trường, tài nguyên,quốc phòng và an ninh quốc gia Làm báo cáo thống kê, báo cáo định ký theo quyđịnh của nhà nước và chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo Có nghĩa vụđóng thuế, nộp ngân sách cho nhà nước, đóng đủ và đúng thời hạn

- Tuân thủ tất cả các quy định pháp luật khác nhau của nước CHXH chủ nghĩaViệt Nam và các điều ước quốc tế mà nhà nước Việt Nam chính thức tham gia

- Thường xuyên chăm lo cho đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện để

họ phát huy hết năng lực của mình

Sơ đồ 3.1 Bộ máy tổ chức của công ty( Nguồn: Tài liệu phòng tổ chức nhân sự )

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan đại diện cao nhất của doanh nghiệp,HĐQTcủa công ty có quyền bổ nhiệm các chức danh TGĐ, PTGĐ và các chức danh quantrọng khác

- Ban kiểm soát: Có chức năng kiểm tra tính hợp pháp, sát thực trong các hoạtđộng của công ty như quản lý điền hành kinh doanh, báo cáo quyết toán tài chính,sửu đổi bổ sung điều lệ tổ chức lại doanh nghiệp

- Tổng giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước công ty và nhà nước về đồisống cán bộ, công nhân viên trong công ty và kết quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp, xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, hàng năm của các

dự án đầu tư Chỉ đạo giao nhiệm vụ, kiểm tra, bổ nhiệm, bãi nhiệm hoặc khên

Phòng kinh doanh

Phòng kế hoạch đầu tư

Phòng kỹ thuật

25

thưởng, kỷ luật theo mức độ mà hoạt động khen thưởng, kỷ luật của công ty thôngqua Trực tiếp phụ trách công tác cán bộ, công tác tài chính, đầu tư đào tạo.

- Phó tổng giám đốc: Là người phụ việc của TGĐ, được ủy quyền thay mặtTGĐ giải quyết các công việc khi TGĐ đi vắng Phó TGĐ chịu trách nhiệm trướcTGĐ và pháp luật về các quyết định của mình Được TGĐ ủy quyền đàm phán và

ký kết một số hợp đồng kinh tế với khách hàng

- Phòng hành chính tổ chức: Có nhiệm vụ tham mưu cho TGĐ trong công tác

tổ chức nhân sự, quản lý chặt chẽ về nhân sự cũng như công tác tiền lương của cán

bộ công nhân viên, công tác thanh tra, các hoạt đông thi đua, khen thưởng, kỷ luật

- Phòng kế toán tài chính: Chức năng tham mưu cho TGĐ trong công tác quản

lý tài chính kế toán Hướng dẫn kiểm soát việc thực hiện hạch toán tài chính Quản

lý hteo dõi tài sản cũng như việc sử dụng vốn của công ty Đồng thời kiểm tra xétduyệt báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc, tổng hợp sôd liệu để lập báo cáocho toán công ty

- Phòng kinh doanh: Tham mưu cho TGĐ lập kế hoạch kinh doanh quý, năm

Hỉ đạo các nghiệp vụ kinh doanh của toàn công ty Tìm hiểu kiểm soát thị trường

để nắm bắt nhu cầu thị trường Đề xuất các biện pháp điều hành chỉ đạo kinhdoanh, xây dựng quy mô kinh doanh

- Phòng kế hoạch đầu tư: Có chức năng tham mưu cho TGĐ về quy hoạch đầu

tư phát triển công ty Lập dự án đầu tư, tổ chức thiết kế, thi công giám sát

- Phòng kỹ thuật: Chức năng giám sát kỹ thuật, kiểm tra hàng hóa Phụ tráchcác hoạt động lắp đặt, bảo hành bảo dưỡng sản phẩm

3.2.2 Hoạt động thanh toán của công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch

vụ Tây Hồ

3.2.2.1 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Cổ phần đầu

tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ

Trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh của công ty khá vững chắc.Công ty tự hoạt động kinh doanh phát huy được các năng lực hoạt động của mìnhtrong nỗ lực tìm kiếm lợi nhuận Tuy nhiên trong điều kiện thị trường cạnh tranhkhốc liệt, thêm vào đó là những khó khăn về vốn, thị trường thế giới có nhiều biếnđộng phức tạpm đặt ra nhiều thách thức lớn cho công ty

Để đứng vững và phát triển trên thị trường, công ty đã xây dựng một chiếnlược kinh doanh phù hợp với cơ sở vật chất của công ty, trên cơ sở nghiên cứu thịtrường nhằm tranh thủ những thuận lợi, hạn chế những khó khăn trong môi trườngkinh doanh Cụ thể từ năm 2007 đến nay công ty đã đạt được những kết quả sau

 Tình hình tài chính của công ty

Bảng 3.1 Giá trị và tỷ trong các nguồn vốn của công ty( Nguồn: Tài liệu phòng kế toán- Tài chính)

Đơn vị: Tỷ VNĐ

Số tiền TT (%) Số tiền TT (%) Số tiền TT (%)

 Tình hình kinh doanh của công ty

Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ là nhà phân phối chínhthức của hãng Ingersoll Rand và hãng Kennameta nên hoạt động kinh doanh quốc

tế chủ yếu là nhập khẩu Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là sản phẩmmáy nén khí, máy công cụ và các phụ tùng máy công nghiệp Đây là những mặthàng rất cần thiết cho quá trình phát triển của đất nước quá trình công nghiệp hóahiện đại hóa Nhận thức được tầm quan trọng công ty thực hiện nhiều hoạt độngtìm kiếm thêm thị trường, nhà cung cấp mới với giá thành hạ và chất lượng tốt

Bảng 3.2 Lợi nhuận của công ty trong những năm gần đây

( Nguồn: Báo cáo hàng năm của công ty)

tỷ đồng và đến năm 2009 đã lên tới gần 6 ty đồng Kết quả này thấy được sự tăngtrưởng của công ty, công ty đã thực hiện tốt hoạt động kinh doanh của mình Giatăng lợi tức cho các cổ đông, nâng cao mức thu nhập cho cán bộ công nhân viêncủa mình và tạo thêm tiềm lực tài chính cho công ty Xây dựng chỗ đứng trên thịtrường, và tạo lòng tin đối với bạn hàng

27

Trong hoạt động NK công ty Tây Hồ chủ yếu NK phụ tùng và sản phẩm máycông nghiệp nguyên chiếc với kim ngạch nhập khẩu ngày càng tăng qua các năm,

cụ thể là:

Bảng 3.3 Kim ngạch và tỷ trọng các mặt hàng NK của công ty

( Nguồn: Báo cáo hàng năm của công ty)

Đơn vị: USD

Giá trị TT (%) Giá trị TT (%) Giá trị TT (%)

3.2.2.2 Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế ở công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ

Thanh toán là khâu cuối cùng của quá trình XNK và lưu thông hàng hóa Vìvậy công tác thanh toán tốt thì giá trị hàng hóa mới thực hiện được, thực hiện mộtcách nhanh chóng, dễ dàng và it rủi ro hơn

Kim ngạch NK của công ty trong những năm gần đây là tương đối cao và có

sự tăng trưởng ngày một tăng qua các năm Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại

và dịch vụ Tây Hồ thanh toán chủ yếu bằng hai phương thức là:

- Phương thức thanh toán bằng chuyển tiền (T/T)

- Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng ( L/C)

Trong đó đối với những hợp đồng NK phụ tùng, do tính chất hàng hóa có thểcoi là đột xuất, bất thường đòi hỏi thời gian giao hàng nhanh trong vòng dưới mộttháng nên công ty và các đối tác thường lựa chọn phương thức chuyển tiền trongthanh toán để có thể rút ngắn được thời gian Còn đối với các hợp đồng NKnguyên chiếc máy móc Đó là những mặt hàng có giá trị lớn, thời gian giao hàngthường là trên 2 tháng nên công ty thường sử dụng phương thức tín dụng chứng từ

để đảm bảo quyền lợi của công ty trong các giao dịch

Bảng 3.4 Số lượng và tỷ trọng các phương thức thanh toán quốc tế

( Nguồn: Tài liệu phòng kinh doanh của công ty)

Đơn vị: Hợp đồngPhương thức

số hợp đồng Năm 2008 là 65% số hợp đồng thanh toán theo phương thức tín dụngchứng từ và 35% theo phương thức chuyển tiền đặc biệt đến năm 2009 tỷ trọng sốhợp đồng thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ là 65,22% và phươngthức chuyển tiền là 34,78%

Qua đó có thể thấy được rằng thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từđược sử dụng chủ yếu trong các giao dịch quốc tế của công ty Tây Hồ Vì thế nângcao hiệu quả quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tronghoạt động NK của công ty là rất cần thiết và cần đuợc quan tâm Nhằm vận dụnghết sức linh hoạt các phương thức thanh toán và phương tiện thanh toán quốc tế đốivới các bạn hàng, cố gắng xây dựng một quá trình thanh toán an toàn và hiệu quả

3.2.3 Môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến hoạt động thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động NK tại công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ

a Môi trường bên trong

- Nguồn nhân lực của công ty

Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ hiện nay đang khôngngừng hoàn thiện và nâng cao bộ máy lao động cho phù hợp với hoạt động kinhdoanh trong tình hình mới, đủ điều kiện gánh vác nhiệm vụ kinh doanh Bên cạnh

đó không ngừng bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên của côngty

Công ty Tây Hồ có tổng số 47 người, trong đó số nhân lực có trình độ đại học

là 34 người Số nhân lực tốt nghiệp khối kinh tế và quản trị kinh doanh là 25người Đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty trẻ, năng động,nhạy bén, nhiệt tìnhtrong công việc góp phần tăng hiệu quả công việc nói chung va trong hoạt độngthanh toán quốc tế nói riêng Dù chưa được rèn luyện nhiều, ít kinh nghiệm nhưngluôn cố gắng trong công việc , hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Đội ngũ cán bộ

29

làm công tác thanh toán quốc tế ở công ty Tây Hồ luôn luôn được công ty tuyểnchọn kỹ lưỡng, với số lượng nhân viên tham gia đảm bảo cho việc hoàn thành tốtcông tác thanh toán quốc tế.

- Cơ sở vật chất, kỹ thuật

Trụ sở làm việc của công ty là một địa điểm khá thuận lợi nằm trong khu Đôthị Linh Đàm Công ty đã trang bị cho các phòng ban một hệ thống cơ sở vật chấtđầy đủ phục vụ tốt nhất cho công việc như: bàn ghế, sổ sách tài liệu, máy vi tính cókết nối internet, điện thoại, máy photo, máy fax…Đặc biệt để tạo điều kiện làmviệc tốt nhất công ty Tây Hồ đã đầu tư 2 chiếc ô tô phục vụ cho việc đi công táccủa cán bộ nhân viên

Với hệ thống máy tính kết nối Internet đảm bảo cho hoạt động giao dịch vớicác đối tác ở ngoài nước được nhanh chóng, kịp thời Ngoài ra với hệ thống máytính được kết nối Internet sẽ giúp cho các nhân viên kinh doanh- thực hiện hoạtđộng thanh toán quốc tế có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng, tránh được nhữngrủi ro có thể gặp phải trong quá trình thanh toán Bên cạnh đó, hệ thống máy tínhđược kết nối mạng LAN giúp cho các phòng ban trong công ty, giữa phòng kế toán, phòng kinh doanh, ban giám đốc có thể liên hệ với nhau một cách dễ dàng, nhanhchóng nâng cao hiệụ quả công tác thanh toán quốc tế tại công ty

- Văn hóa doanh nghiệp

Công ty Tây Hồ luôn luôn cố gắng xây dựng một môi trường làm việc thuậnlợi nhất cho cán bộ nhân viên của mình Quan hệ giữa các đồng nghiệp luôn gắn bóthân thiết, cùng giúp đỡ nhau trong công việc Ban lãnh đạo của công ty làm việcmột các công bằng trên tinh thần bình đẳng, mọi người trong công ty cùng đónggóp ý kiến nhằm xây dựng công ty ngày càng phát triển hơn Tạo được sự gắn bócủa nhân viên với công ty, cán bộ công nhân viên nhiệt tình coi công ty như giađình mình, cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao trong đó có hoạt độngthanh toán quốc tế của công ty

Tuy mới thành lập không được lâu nhưng công ty đã dần xây dựng được chỗđứng của mình trên thị trường Có uy tín với bạn hàng cũng như các ngân hàngtrong các giao dịch Đó chính là tài sản vô hình quý giá của công ty Có được sựtin cậy của ngân hàng nên trong hoạt động thanh toán quốc tế công ty luôn nhậnđược sự giúp đỡ và ưu đãi của ngân hàng Tỷ lệ kỹ quỹ của công ty trong các giaodịch giảm dần qua các năm Bên cạnh đó công ty còn được ngân hàng tư vấn trongviệc mở L/C và kiểm tra bộ chứng tư của nhà XK Có chỗ đứng trên thị trường nêncông ty Tây Hồ trong các giao dịch làm ăn với đối tác nhận được sự ưu ái của phíabạn hàng Tỷ lệ các hợp đồng thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ vớiL/C trả chậm ngày càng cao, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty

b Điều kiện bên ngoài công ty

Môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp phảiluôn cố gắng hoàn thiện để có thể tồn tại và phát triển Công ty Tây Hồ kinh doanhmặt hàng máy công nghiệp phục vụ cho thị trường trong nước, ngành nghề kinhdoanh này cũng đang thu hút rất nhiều công ty trong nước cũng như ngoài nướctham gia Vì vậy tạo nên một môi trường cạnh tranh gay gắt, khó khăn cho các

doanh nghiệp Để có thể cạnh tranh được công ty phải nâng cao hiệu quả hoạt độngkinh doanh tạo uy tín với khách hàng, trong đó nâng cao hiệu quả thanh toán làmột đòi hỏi cần thiết để có thể có được lòng tin với nhà cung cấp.

Tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động Giá xăng dầu, và nguyên vậtliệu tăng cao cùng với chính sách tín dụng của ngân hàng ngày càng chặt chẽ gâykhó khăn cho các doanh nghiệp Trong hoạt động thanh toán quốc tế công ty công

ty cũng phải chịu những chính sách, những uy định chặt chẽ từ phía ngân hàng vànhà cung cấp Trong nhiều trường hợp gây khó khăn cho công ty trong công tácthanh toán

Các yếu tố về pháp luật, kinh tế, văn hóa xã hội, chính trị tác động rất lớn đếnhoạt động kinh doanh của công ty Hệ thống chính sách chưa hoàn thiện, thiếu tínhđồng bộ gây khó khăn cho doanh nghiệp trong hoạt động thanh toán quốc tế, dễmắc phải những sai sót Bên cạnh đó chính sách đối ngoại của nhà nước ta trongmấy năm gần đây có nhiều biến chuyển, việc mở cửa thị trường tạo điều kiện thuậnlợi cho các doanh nghiệp tiến hành giao thương quốc tế, mở rộng kinh doanh.Doanh nghiệp cần nắm bắt tốt các cơ hội, tránh né các rủi ro có thể gặp phải

từ môi trường bên ngoài để nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình

3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm về quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động NK tại công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ

Sau khi phát phiếu điều tra cho các đối tượng là các cán bộ, công nhân viêncủa công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ, kết quả điều tra có thểtổng hợp như sau:

- Tất cả cán bộ công nhân viên được phỏng vấn đều thống nhất thị trường NKchính của công ty là Mỹ ( 10/10 phiều) Mỹ được đánh giá là một thị trường cungcấp các sản phẩm có chất lượng tương đối tốt, đảm bảo được các yêu cầu mà công

ty đặt ra

- Nhận thức được tầm quan trọng của thanh toán quốc tế trong hoạt động NKcủa công ty, nên hầu hết cán bộ công nhân viên đều đánh giá mức độ quan trọngcủa thanh toán quốc tế là rất quan trọng (7/10 phiếu) và đánh giá quan trọng (3/10phiếu)

- Công ty sử dụng chủ yếu là 2 phương thức thanh toán đó là: phương thức tíndụng chứng từ (L/C) và phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T) Nhưng trong 2phương thức trên thì phương thưc thanh toán bằng tín dụng chứng từ vẫn chiếm tỷ

lệ lớn hơn (9/10 phiếu) Phương thức thanh toán bằng L/C được đáng giá cao hơn

do có nhiều ưu điểm cho cả nhà NK và nhà XK mà các phương thức khác không

(4/10 phiếu), mở L/C không đúng quy định của gợp đồng (4/10 phiếu) và kiểm tra

bộ chứng từ thanh toán không chặt chẽ (2/10 phiếu) Qua đây nhận thấy rằng hoạtđộng thanh toán quốc tế của công ty Tây Hồ bên cạnh những thành công cònnhững hạn chế cần được khắc phục nhằm hoàn thiện hơn nữa hiệu quả công tácthanh toán của công ty

- Trong các hợp đồng của công ty thì tùy từng giao dịch mà công ty có kếhoạch phòng ngừa sự biến động của tỷ giá hối đoái (7/10 phiếu) và (3/10 phiếu)cho rằng công ty không có kế hoạch phòng ngừa trước những rủi ro của sự biếnđộng tỷ giá hối đoái Để giảm thiểu rủi ro do sự biến động của tỷ giá hối đoái thìbiện pháp mà công ty hay dùng là sử dụng các công cụ phòng ngừa rủi ro hối đoái

do ngân hàng cung cấp (8/10 phiếu)

- Theo đánh giá của các cán bộ, nhân viên công ty thì hạn chế lớn nhất củacán bộ kinh doanh XNK là kỹ thuật nghiệp vụ (6/10 phiếu) và trình độ ngoại ngữ(4/10 phiếu) Công ty cần tăng cường nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như ngoạingữ cho nhân viên kinh doanh XNK để có thể hoàn thành tốt các giao dịch quốc tế

- Sự phối hợp giữa các phòng ban là yếu tố hết sức quan trọng trong thànhcông của công ty Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban sẽ giúp cho công việcđược thông suốt, rút ngăn thời gian và đảm bảo hiệu quả công việc Đánh giá nhậnxét thì tại công ty Tây Hồ dự phối hợp giữa các phòng ban liên quan trong hoạtđộng thanh toán quốc tế khá chặt chẽ (4/10 phiếu), chưa thực sự chặt chẽ (6/10phiếu)

Theo phỏng vấn thì công ty còn một số vấn đề đặt ra trong quản trị thanh toántheo phương thức tín dụng chứng từ mà công ty Tây Hồ cần phải giải quyết nhằmnâng cao hiệu quả kinh doanh như trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ côngnhân viên, hạn chế trong khâu quản lý tổ chức hoạt động thanh toán còn thiếu chặtchẽ, còn nhiều rủi ro tron khâu ký kết hợp đồng, khâu lập bộ chứng từ thanh toán,kiểm tra L/C…Chính vì thế trong thời gian qua công ty đã không ngứng nâng caotrình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác thanh toán quốc tế,tăng cường trao đổi thông tin giữa các phòng ban, quản trị nguồn vốn kinh doanhmột các có hiệu quả…Từ đó từng bước đã khắc phục hạn chế còn tồn tại trongkhâu thanh toán quốc tế

3.4 Thực trạng quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng

từ trong hoạt động nhập khẩu tại công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch

vụ Tây Hồ

3.4.1 Hoạch định quá trình thanh toán

- Xác định nhu cầu nhập hàng và đối tác thực hiện mua bán

Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh , ban giám đốc phân bổ chỉ tiêu NK tớiphòng kinh doanh Trên cơ sở chỉ tiêu NK đã được phân bổ, trưởng phòng kinhdoanh lập dự án kinh doanh cụ thể Nội dung phương án kinh doanh bao gồm: Nhàcung cấp, nước NK, loại hàng NK chủ yếu, số lượng từng lần nhập, giá trị ướctính

Nhân viên kinh doanh tính toán so sánh giá chào hàng của các nhà cung cấp,lựa chọn chào hàng thấp nhất cho cùng loại sản phẩm đó Trưởng phòng kinhdoanh làm báo cáo các danh mục NK trong kỳ và gửi lên ban giám đốc phê duyệt.

- Lựa chọn ngân hàng làm thủ tục mở L/C

Công ty Tây Hồ thường chọn ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam làm ngânhàng đại diện bên mua do công ty là đối tác làm ăn đã lâu và vì ngân hàng có cácchính sách ưu đãi và hạn mức tín dụng hấp dẫn Ngoài ra trong từng giao dịch cụthể công ty cũng có mối quan hệ với các ngân hàng như: ngân hàng đầu tư và pháttriển Việt Nam, ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn…

- Xác định nguồn ngân quỹ cho việc mở L/C

Dựa trên giá trị của hợp đồng đã ký và tỷ lệ ký quỹ của ngân hàng đề ra màcông ty có kế hoạch trước cho khoản tiền ký quỹ cần thiết

Trong một số hợp đồng do tính an toàn cao mà công ty không phải tiến hành

ký quỹ với ngân hàng còn nếu ngân hàng đề nghị công ty phải ký quỹ thì cán bộphụ trách công tác thanh toán quốc tế sẽ kết hợp với cán bộ phòng kinh doanh xemxét tình hình tài chính của công ty để huy động số tiền cần thiết Nếu tiền gửi ngânhàng đủ để tiến hành ký thì công ty sẽ chuyển số tiền trong tài khoản của công tysang tài khoản ký quỹ Nếu không đủ lượng ngoại tệ tiến hành ký quỹ thì công tyvay ngoại tệ, khoảng thời gian vay thường là 2-3 tháng

Kế hoạch

NK

Ban giám đốc

Phòng kinh

Ban giám đốc

Nhà cung cấp

Hỏi giáChào giá

Ký HĐ

Báo cáo

33

- Sửa đổi và bổ sung L/C

Trong trường hợp L/C có sai sót do nhà XK, hay ngân hàng phát hiện ra thìphải tiến hành sửa hoặc bổ sung L/C Công ty phải có kế hoạch đối phó với mọitình huống có thể xảy ra tiến hành ra soát ký đơn xin mở L/C trước khi gửi tớingân hàng Kiểm tra ký lưỡng L/C tránh sai sót có thể xảy ra

a Gửi đơn xin mở L/C

Sơ đồ 3.3 Quy trình Phát hành và gửi đơn xin mở L/C( Nguồn: Tài liệu phòng kinh doanh của công ty)

Nội dung đơn xin mở L/C thường theo các điều khoản của các hợp đồngngoại thương Đơn xin mở L/C sau khi lập xong sẽ được trưởng phòng kinh doanhkiểm tra lần nữa trước khi gửi đơn xin mở L/C tới phòng kế toán, thời gian của quátrình này mất 2 ngày làm việc Nhân viên kế toán kiểm tra số dư trên tài khoảnngoại tệ và gửi đơn xin mở L/C tới ngân hàng

Hồ sơ xin mở L/C gồm có: Hợp đồng ngoại thương, phương án kinh doanh,hợp đồng nội ( nếu cần), cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng, cam kết sử dụngvốn vay, hợp đồng mua bán ngoại tệ( nếu có), đơn xin mở L/C

Sau khi ngân hàng Ngoại Thương chấp nhận mở L/C, công ty tiến hành nộpcác khoản phí mở L/C cùng với tiền ký quỹ Được sự ưu đãi của ngân hàng công tythường chỉ tiến hành ký quỹ 10% trị giá L/C Đối với một số hợp đồng tỷ lệ ký quỹ

là 100% cụ thể là trong năm 2008 có 5 hợp đồng, nhưng đến năm 2009 chỉ còn 3

Hợp

đồng Phòng kinh

doanh

Phòng KT-TC

Ngân hàng

Thư tín dụng

Lập đơn xin mở L/C

Gửi đơn xin mở L/C

Chấp nhận cho mở L/

C

hợp đồng Trong thời gian gần đây uy tín của công ty cao hơn trước, có được sự tincậy của ngân hàng và đối tác kinh doanh, các nhà cung cấp đã làm ăn lâu dài nêntrong các hợp đồng có một lượng lớn L/C được mở là L/C trả chậm Điều này tạođiều kiện tốt cho công ty trong việc sử dụng vốn, tăng tốc độ lưu chuyển vốn.

Bảng 3.5 Số lượng và tỷ trọng các loại L/C được mở( Nguồn: Tài liệu phòng kinh doanh của công ty)

n v : H p ng Đơn vị: Hợp đồng ị: Hợp đồng ợp đồng đồngLoại L/C được

b Kiểm tra bộ chứng từ gốc do ngân hàng gửi đến

Sơ đồ 3.4 Quy trình kiểm tra bộ chứng từ( Nguồn: Tài liệu phòng kinh doanh của công ty)

Bộ chứng từ gốc do ngân hàng gửi đến sẽ do nhân viên của phòng kinh doanhđảm nhận việc kiểm tra tính xác thực của bộ chứng từ Do trình độ nghiệp vụ trong

35

việc kiểm tra chứng từ còn yếu nên công việc này mất khá nhiều thời gian Đối vớicác khách hàng truyền thống việc kiểm tra còn dựa trên cảm tính, dưạ trên sự tintưởng lẫn nhau là chính Còn đối với những hợp đồng lần đầu việc kiểm tra mất tới3-4 ngày làm việc Trong khi đó thời hạn trả lời chấp nhận bộ chứng từ cho ngânhàng chỉ có 5 ngày làm việc của ngân hàng, nên nhiều hợp đồng sau khi kiểm traxong bộ chứng từ để chuyển qua phòng kế toán để chấp nhận thanh toán haykhông thanh toán thì đã quá thời hạn trả lời bộ chứng từ và công ty mặc nhiên đãchấp nhận bộ chứng từ Rủi ro trong những thương vụ như vậy là rất lớn Trongnăm 2009 gây thiệt hại cho công ty do không trả lời bộ chứng từ đúng hạn củangân hàng là 247 triệu đồng

c Thực hiện thanh toán cho nhà XK và ngân hàng

Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, ngân hàng sẽ làm thủ tục thanhtoán cho nhà XK Sau khi nhận được hàng công ty phải tiến hành thanh toán nốttiền cho ngân hàng Đối với công ty Tây Hồ việc thanh toán luôn luôn đảm bảo đủ

và đúng thời gian quy định vì vậy luôn có được sự tin tưởng của ngân hàng và đốitác

Khi công ty tiến hành thanh toán cho ngân hàng ngoài khoản trị giá tiền hàngtrừ đi tỷ lệ ký quỹ thì công ty còn phải thanh toán cho ngân hàng các khoản phídịch vụ khác như:

+ Phí phát hành thư tín dụng

+ Phí sửa đổi thư tín dụng( nếu có)

+ Phí thanh toán bộ chứng từ đòi tiền theo thư tín dụng trả trước và trả ngay.+ Phí huỷ thư tín dụng( nếu có)

Ngoài ra còn có các phí khác như: Phí bảo lãnh nhận hàng, phí ký hậu vậnđơn, phí nhờ thu…

3.4.3 Kiểm soát thanh toán bằng L/C

a Trong khâu kiểm soát trong quá trình thanh toán bằng L/C công ty luôn chú trọng đến các mốc thời gian như

- Thời hạn nộp tiền ký quỹ

- Thời hạn mở L/C theo đúng quy định của hợp đồng ngoại thương

- Thời hạn thanh toán cho nhà XK khi công ty và ngân hàng kiểm tra tính xácthực của bộ chứng từ nếu thấy phù hợp thì tiến hành thanh toán cho nhà XK

- Thời hạn thanh toán tiền cho ngân hàng căn cứ theo hợp đồng tín dụng.Công ty luôn theo dõi quá trình thuực hiện và có biện pháp đôn đốc để đảmbảo đúng tiến độ đề ra

b Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thanh toán

Trong các phương thức thanh toán thì thanh toán bằng tín dụng chứng từ đượccoi là có độ an toàn cao do việc kiểm tra và tu chỉnh L/C chặt chẽ trước khi chuẩn

bị giao hàng Và việc kiểm tra chứng từ trước khi thanh toán Nhưng bên cạnh đóphương thức thanh toán này cũng phát sinh nhiều vấn đề Trong TMQT ngày nay,thanh toán theo L/C là một trong những phương thức thanh toán quan trọng nhấtbởi sự an tâm và thuận lợi tối đa cho các bên Nhưng các rủi ro và tranh chấp vẫnphát sinh trong quá trình thanh toán theo phương thức này

Bảng 3.6 Số lượng và tỷ trọng các L/C mắc lỗi( Nguồn: Tài liệu phòng kinh doanh công ty)

n v : L/C Đơn vị: Hợp đồng ị: Hợp đồng

Theo bảng thống kê có được thì năm 2007 có 7 hợp đồng bị mắc lỗi trong số

18 hợp đồng thanh toán bằng L/C chiếm 38,89% Năm 2008 có 5 hợp đồng mắc lỗitrên tổng số 26 hợp đồng thanh toán bằng L/C chiếm 19,235 Và năm 2009 có 30hợp đồng thanh toán bằng L/C thì có 5 hợp đồng mắc lỗi chiếm 16,16% Từ đó cóthể thấy rằng công ty Tây Hồ đã có nhiều cố gắng trong việc khắc phục sự saiphạm của các hợp đồng thanh toán bằng L/C Tỷ lệ hợp đồng thanh toán bằng L/Cmắc lỗi so với tổng số hợp đồng thanh toán theo phương thức L/C giảm rõ rệt quacác năm Công ty đã tăng cường học hỏi nhằm hạn chế tình trạng mắc lỗi xảy ra.Công ty Tây Hồ cần nỗ lực hơn nữa để giảm số hợp đồng bị mắc lỗi xuống mứcthấp nhất

Các vấn đề phát sinh có thể gặp phải trong quá trình thanh toán theo phươngthức tín dụng chứng từ

- Mở L/C chậm

Nguyên nhân của vấn đề này là ro thủ tục mở L/C tại ngân hàng kéo dàihoặc do công ty chưa đủ tiền để mở L/C làm cho việc mở L/C bị chậm trễ, công tykhông hoàn thành nghĩa vụ của mình đối với nhà XK Vấn đề này có thể dẫn tớinhững tranh chấp làm phát sinh chi phí và mất uy tín của công ty Để giải quyếtvấn đề này hai bên cùng thương lượng về việc tu chỉnh L/C cho phù hợp, gia hạnthời gian mở L/C, và có thể chịu thiệt thòi về giá một chút

- Mở L/C không phù hợp với các điều khoản đã được ký kết trong hợp

đồng ngoại thương

37

Khi có sai lệch giữa L/C và hợp đồng ngoại thương mà bên XK hoặc công typhát hiện ra thì phải tiến hành tu chỉnh L/C sao cho phù hợp Công ty phải làm đơnxin tu chỉnh L/C theo quy định của ngân hàng với sự thống nhất với nhà XK trongthời hạn hiệu lực Ngân hàng Ngoại Thương có quy định phí mỗi lần tu chỉnh là20$ trên một lần Dẫn đến việc gia tăng chi phí thanh toán.

- Công ty không đủ lượng ngoại tệ để ký quỹ khi tiến hành mở L/C

Trong mọt số trường hợp công ty không đủ lượng ngoại tệ để tiến hành kýquỹ theo đúng quy định của ngân hàng Nguyên nhân của vấn đề này là sự thiếukết hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán Khi mở L/C phòng kế tóankhông huy động đủ lượng ngoại tệ do chưa thu hồi được tiền bán hàng hoặc cáckhoản nợ chưa đến hạn trả Trong những trường hợp này công ty xin ngân hàng giahạn thêm thời gian nộp ký quỹ Cùng với đó là nhanh chóng tiến hành vay ngoại tệ

đủ để ký quỹ

- Trong trường hợp nhà XK muốn hủy hợp đồng

Do bên công ty không hoàn thành nghĩa vụ của mình hoặc ro sự biến động

về giá cả trên thị trường gây thiệt hại cho nhà XK Trong trường hợp này công typhải tiến hành thương lượng với khách hàng để tu chỉnh laik L/C sao cho có lợicho cả hai bên Công ty có thể chấp nhận gia cao hơn chút để san sẻ thiện hại chonhà XK Thông qua hành động này công ty đã chứng tỏ được thiện chí của mìnhkhi kết giao làm ăn với phía đối tác, tạo được lòng tin cũng như nâng cao hơn vịthế của mình trên thị trường quốc tế

Trong trường hợp nhà XK vẫn không chịu giao hàng thì công ty sử dụnghợp đồng ngoại thương buộc nhà XK phải thực hiện đúng nghĩa vụ của mình Nếukhông phải bồi thường những thiệt hại mà việc nhà XK không giao hàng gây ra

Tất cả những biện pháp kiểm soát trên nhằm nâng cao hiệu quả thanh toánbằng phương thức tín tín dụng chứng từ tại công ty

Bên cạnh đó công ty cũng luôn có các trường hợp dự phòng đối với các rủi

ro có thể xảy ra

- Trường hợp có sự biến động của tỷ giá đồng tiền

Công ty hầu hết thanh toán với nhà cung cấp là dùng USD nên công ty luônđứng trước những rủi ro do sự biến động của tỷ giá hối đoái Để đối phó với rủi ro

có thể xảy ra, công ty có chọn những công cụ phòng ngừa rủi ro hối đoái của ngânhang cung cấp nhằm hạn chế những thiệt hại có thể gặp phải Song, hoạt độngquản trị rủi ro với sự biến động của tỷ giá công ty chỉ sử dụng tuỳ từng hợp đồngchứ không phải ở tất cả các hợp đồng thanh toán quốc tế của công ty

- Rủi ro do đạo đức kinh doanh của nhà XK

Đó là trong trường hợp nhà XK không giao hàng đúng như quy định trong hợpđồng ngoại thương đã ký giữa hai bên Nhà XK giao hàng chất lượng, số lượng