Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt (2)

Đối với công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm TinViệt là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu quả củaquá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu có ảnh h

Chương ITỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN

ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TRONG HOẠT ĐỘNG KINH

DOANH XUẤT NHẬP KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

1.1.1 Xu thế toàn cầu hóa và sự cấp thiết của quản trị quá tình đàm

phán

Trong thời đại ngày nay, nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tếViệt Nam nói riêng đang đứng trước những cơ hội, đồng thời đang phải đốimặt với những thách thức Xu hướng toàn cầu hóa và khu vực hóa diễn ra ởnhiều nước trên thế giới, nền kinh tế Việt Nam cũng đang hòa mình vào vớinền kinh tế thế giới Việt Nam đã tham gia vào các tổ chức như khu vựcthương mại tự do ASEAN, tổ chức thương mại thế giới WTO, ký kết cáchiệp định song phương và đa phương với nhiều nước khác nhau trên thếgiới

Một trong những mắt xích quan trọng trong quá trình tham gia hộinhập kinh tế quốc tế là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Hoạt độngnhập khẩu giữa hai bên bị ràng buộc bởi hợp đồng Tuy nhiên trước khi cóbản hợp đồng thì các bên phải tiến hành công việc đàm phán Việc đàmphán để có được bản hợp đồng việc ký kết hợp đồng không phải là mộtcông việc dễ dàng Cho đến nay vẫn còn nhiều bất cập Để các doanhnghiệp Việt Nam có lợi thế trên bàn đàm phán và tránh thua thiệt trongkinh doanh quốc tế thì thực tế đòi hỏi cần phải nghiên cứu nó một cách hệthống Trong môi trương cạnh tranh như hiện nay nếu thiếu những kiếnthức về kỹ năng đàm phàn, ký kết hợp đồng, soạn thảo về Tiếng Anh,Tiếng Việt Cách thức giải quyết tranh chấp với đối tác nước ngoài, cácdoanh Việt Nam có thể gặp phải những thua thiệt nghiêm trọng

Thực tế cho thấy nhiều hoạt động trị giá hàng triệu USD đã tuột khỏitay các doanh nghiệp Việt Nam Vì thiếu kiến thức về đàm phán, nhiềudoanh nghiệp đã phải bồi thường những khoản tiền lớn trong tranh chấp vớiđối tác nước ngoài vì thiếu kinh nghiệm trong việc ký kết hợp đồng.

1.1.2 Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt (Vietrust JSC) và đề tài nghiên cứu:

Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt(Vietrust JSC) được thành lập theo ngày 02/07/2003 theo giấy phép kinhdoanh số 21.03.000038 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp.Vietrust JSC đã đầu tư xây dựng nhà máy tại khu công nghiệp Tiên Sơn,huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh Có văn phòng đại diện tại số 42 Tô HiếnThành, Hai Bà Trưng, Hà Nội Công ty có hệ thống phân phối thông quagần 800 cửa hàng và đại lý tấm lợp mang thương hiệu Tonmat tại hầu hếtcác tỉnh thành từ miền Bắc tới miền Trung

Tonmat là thương hiệu tấm lợp kim loại cách âm, cách nhiệt đầu tiên tạiViệt Nam Mặc dù tuổi đời còn non trẻ nhưng uy tín và tiếng tăm của sảnphẩm Tonmat được khẳng định bằng sự tin cậy của người tiêu dùng cả nước

và sự hiện diện rộng rãi trên nhiều công trình trọng điểm Tiên phong trongngành công nghệ sản xuất tấm lợp kim loại sử dụng công nghệ PU (công nghệ

sử dụng hóa chất Polyurethane) làm chất cách âm, cách nhiệt, nhưng Tonmatkhông tránh khỏi những khó khăn và sự cạnh tranh ngày một gay gắt Mộttrong những khó khăn của công ty là nhập khẩu nguyên liệu sản xuất

Nguyên liệu sản xuất là hóa chất tổng hợp PU (Polyurethane) và giấy

PP (Polyether Polyols) phải nhập khẩu từ các nhà cung ứng nước ngoài và

để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ quá trình sản xuất kinh doanh thìvấn đề đảm bảo nguồn cung ứng, chất lượng nguồn nguyên liệu, nguồnnguyên liệu về cảng nhanh chóng, kịp thời là hết sức cần thiết Trong quátrình nhập khẩu nguyên liệu tại Vietrust JSC thì thanh toán bằng phương

thức tín dụng chứng từ được sử dụng 100% trong các hợp đồng nhập khẩunguyên liệu

Đối với công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm TinViệt là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu quả củaquá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu có ảnh hưởng trực tiếp đếnkết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Từ việc nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em chọn

đề tài:

“Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất

từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Côngnghệ Niềm Tin Việt”

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Dựa trên cơ sở những kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểuthực tế cũng như những tài liệu thu thập được, em đã chọn đề tài

“Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất

từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Côngnghệ Niềm Tin Việt”

làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Thông qua việc nghiên cứu luận văn này, em muốn đống góp một số

đề xuất nhằm quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt, trên cơ sở đó góp phần nhỏ giúp xí nghiệp nâng cao chất lượng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc

- Thời gian nghiên cứu: từ năm 2007- 2009.

- Phương phanps nghiên cứu: điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp

và thu thập dữ liệu thứ cấp

- Thị trường nghiên cứu: Trung Quốc

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Ngoài lời mở đầu, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danhmục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và phụ lục thì luân văn bao gồm bốnchương:

- Chương I: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quá trình đàm phán để kýkết hợp đồng nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩucủa doanh nghiệp

- Chương II: Một số vấn đề cơ bản về quản trị quá trình đàm phán để kýkết hợp đồng nhập khẩu trong thương mại quốc tế

- Chương III: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thựctrạng về quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩuhóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần đầu tư và pháttriển Công nghệ Niềm Tin Việt

- Chương IV: Một số kết luận và đề xuất nhằm quản trị quá trình đàmphán để ký kết hợp đòng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốctại công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt

Chương II MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH

ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TRONG

THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 2.1 Khái quát về đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế

2.1.1 Khái niệm về đàm phán

Theo Roger Fisher và William Ury: “Đàm phán là phương tiện cơ bản

để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng”

Tóm lại, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại

Đàm phán trong thương mại quốc tế là quá trình trao đổi, thỏa thuận các chủ thể về các điều kiện mua bán ký kết và thực hiện hợp đông mua bán hàng hóa quốc tế

2.1.2 Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế

Đàm phán trong thương mại quốc tế có một số đặc điểm sau:

- Đàm phán là một khoa học: khoa học về phân tích giải quyết vấn đềmột cách hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bênliên quan Khi tham gia đàm phán các bên cần suy nghĩ, cân nhắcnhững lợi ích lien quan tới các bên, phải tiến hành nghiên cứu, phântích đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và toàn diện, dựa trêncác quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở đó để xây dựng chiến lược

và chiến thuật đàm phán Để có đàm phán thành công người đàm phán

phải trang bị rất nhiều thông tin về nhiều ngành khác nhau như:marketing, luật, kế toán tài chính….

- Bên cạnh đó đàm phán còn là một nghệ thuật, đàm phán đòi hỏi ngườiđàm phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh hoạt, biết tùy cơứng biến, thì mới có thể đạt được thành công Hơn nữa, đàm phán làquá trình do con người tham gia nên dù cùng một nội dung đàm phánnhưng với những người khác nhau thì sẽ đem lại những kết quả khácnhau Do vậy có thể nói rằng đàm phán là một nghệ thuật và ngườiđàm phán là một nghệ sỹ

- Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa cácmặt đối lập Thông thường, khi tham gia đàm phán các bên đều cónhững lợi ích đối lập nhau Trong quá trình đàm phán các bên đều cốgắng giành nhiều nhất những lợi ích về phía mình Như vậy có thểthấy, đàm phán là quá trình thỏa hiệp về lợi ích của các bên hay là sựthống nhất giữa các mặt đối lập

2.1.3 Các nguyên tắc trong đàm phán quốc tế

- Tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập truờng, quan điểm: vìcon người tham gia vào quá trình đàm phán cho nên để có xúc cảm dẫn đếnviệc trình bày và đánh giá các vấn đề thương lượng không được kháchquan Hoặc quá tập trung vào lập trường mà ít quan tâm tới quyền lợi, hoặcngược lại thì rất khó để đi đến sự thoả thuận Do vậy trogn quá trình đàmphán các bên phải biết tách các cảm xúc ra khỏi các vấn đề đàm phán tậptrung vào quỳên lợi và ít tập trung vào lập trường Nhưng vấn đề này nóphụ thuộc nhiều vào yếu tố văn hoá, phong cách, tính cách của người đàmphán

- Đưa ra các phương án đôi bên cùng có lợi: Việc nghĩ ra các phương

án đôi bên cùng có lợi đòi hỏi phải có tầm suy nghĩ rộng lớn hơn chứkhông phải chỉ nghĩ đến phần riêng của mình Tìm kiếm những phương án

đảm bảo hai bên cùng có lợi sẽ góp phần phát hiện ra những quyền lợichung, những vùng thoả thuận trong đàm phán đảm bảo được hiệu quả củaquá trình đàm phán.

- Kiên quyết bảo vệ những tiêu chuẩn khách quan: Một nguyên tắc cơbản trogn đàm phán là phải đảm bảo được tiêu chuẩn khách quan côngbằng, đặc biệt đối với đối tác là người không khoan nhượng và chỉ bảo vệlập trường của mình chứ không phải là quyền lợi, thì tốt nhất kiên quyếtđảm bảo các thoả thuận phải phản náh những tiêu chuẩn công bằng kháchquan không phụ thuộc vào lập trường của một bên nào

2.1.4 Các hình thức trong đàm phán thương mại quốc tế

Căn cứ vào hình thức giao tiếp của đàm phán, đàm phán được chiathành các loại:

2.1.4.1 Đàm phán trực tiếp

Đây là kiểu đàm phán mà các bên tham gia đàm phán gặp trực tiếp đểtiến hành trao đổi và thoả thuận về các điều kiện kinh doanh Cách thứcnày giúp các bên nắm bắt thái độ, tâm lý, phản hồi của nhau một cách dễdàng và trực tiếp, từ đó giúp các bên có thể điều chỉnh tốc độ của cuộc đàmphán và cùng nhau tìm ra thoả thuận chung Tuy nhiên đàm phán trực tiếpyêu cầu phải có thời gian không gian cụ thể, phải có chuẩn bị chu đáo trongđón tiếp, giao tiếp và trong các hoạt động khác liên quan Đàm phán trựctiếp là hình thức đàm phán có chi phí cao nhất trong ba hình thức Đàmphán trực tiếp được sử dụng phần lớn với những thương vụ có giá trị cao,cótính chất phức tạp hoặc với những đối tác mới

2.1.4.2 Đàm phán qua thư tín

Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán thong qua việc trao đổithư thương mại Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gianchuẩn bị và diễn đạt ý kiến, có thể che giấu được những thái độ thật sự khicần thiết Tuy nhiên đàm phán qua hình thức này không nhanh chóng đưađến kết quả chung vì mất nhiều thời gian xử lý thư và chuẩn bị để viết thư

Đàm phán qua thư tín phù hợp với những hợp đồng có quy mô nhỏ, không

có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất trí với những điều kiện đưa ra

2.1.4.3 Đàm phán qua điện thoại

Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tínhthời điểm Nhưng, hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải

có kỹ năng nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biếnnhanh

Bên cạnh đó chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phảiliên lạc đường dài giữa các quốc gia khác nhau Mặt khác, không có gì làmbằng chứng cho các thoả thuận Hình thức đàm phán qua điện thoại được

sử dụng trong trường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ

để xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng Hình thức này và hình thức đàmphán qua thư tín thường kết hợp với nhau

Các hình thức trên có thể được sử dụng độc lập nhưng cũng có thể sửdụng kết hợp với nhau để đạt được hiệu qủ cao nhất

2.1.5 Các chiến lược đàm phán

2.1.5.1 Chiến lược đàm phán kiểu cứng

Đàm phán kiểu cứng là một cuộc ganh đua về sức mạnh ý chí, mộtbên dung thế lực để gây sức ép và buộc bên kia lùi bước, thái độ trongthương lượng luôn cứng nhắc và cương quyết, lợi ích của bên này có đượcdựa trên sự thua thiệt của bên kia

Chiến lược đàm phán kiểu cứng thường được sử dụng bởi những nhàđàm phán có cách tiếp cận kiểu thắng – thua Trong đàm phán, mục tiêu vàđộng cơ chính của chiến lược này là tối đa hoá lợi ích của mình mà khôngcần xây dựng quan hệ làm ăn dài lâu với đối tác Tuy nhiên, chiến lượcđàm phán kiểu cứng sẽ không mang lại kết quả mong muốn cho người sửdụng nếu đối tác cũng dùng chiến lược này chính là không thể xây dựng vàphát triển mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa các bên

2.1.5.2 Chiến lược đàm phán kiểu mềm

Đàm phán theo kiểu chiến lược mềm là cách đàm phán mà các bêntham gia đàm phán đều coi nhau la bạn bè,bình đẳng, cùng tỏ rõ thiện chíhợp tác và xây dựng niềm tin cho nhau, tôn trọng quyền lợi của nhau;thương lượng trên quan điểm lập trường vì lợi ích chung, xác định nhưọng

bộ để đổi lấy nhượng bộ, lợi ích mà mỗi bên đạt được trên cơ sở hợp tácgiữa các bên

Chiến lược đàm phán kiểu mềm thường được nhà đàm phán có cáchtiếp cận thắng - thắng sử dụng Mục tiêu và động cơ chính của chiến lượcđàm phán kiểu mềm là tối đa hoá lợi iách chung để tối đa hoá lợi ích chochính mình, xây dựng mối quan hệ về lâu dài trên cơ sở hợp tác và cùng cólợi nên các bên nhanh chóng đi tới thoả thuận Tuy nhiên,nếu một trong cácbên sử dụng chiến lược đàm phán kiểu cứng trong cuộc đàm phán thì mụctiêu và những kết quả mong muốn của chiến lược đàm phán kiểu mềm khó

có thể đạt được

2.1.5.3 Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc

Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc là kiểu đàm phán mà các bêntách riêng vấn đề quan hệ và vấn đề công việc, vị thế và lợi ích, trong quan

hệ thì mềm dẻo và hoà nhã nhưng trong công việc thì cứng rắn và kiênđịnh

Trong ba chiến lược đàm phán, thì chiến lược đàm phán kiểu nguyêntắc có nhiều ưu thế hơn cả, vì thế chiến lược này được dùng nhiều Tuynhiên để sử dụng thành công chiến lược này cần phải có một số yêu cầunhất định, trong đó điều kiện quan trọng nhất là phải có đội ngũ cán bộ đàmphán giỏi

Mỗi chiến lược đàm phán có những ưu điểm, nhược điểm và trườnghợp áp dụng khác nhau Do đó tuỳ thuộc vào những vị thế, sức mạnh, điềukiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định lựa chọn chiếnlược đàm phán cho phù hợp

2.1.6 Phương pháp tiếp cận

2.1.6.1 Cách tiếp cận kiểu thắng - thua

Cách tiếp cận kiểu thắng - thua(win – lose) hay còn gọi là cách tiếpcận kiểu phân chia là việc các bên cố gắng dùng mọi chiến lược và thủthuật để phân chia lợi ích làm cho mình càng nhiều lợi ích càng tốt Cáchtiếp cận kiểu thắng – thua có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực cóthể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn Tuy nhiên,cáchtiếp cận này cũng có những nhược điểm là không thể có thỏa thuận chungnếu các bên đều áp dụng cách tiếp cận này vì không bên nào nhượng bộbên nào

Cách tiếp cận kiểu thắng – thua thường được sử dụng khi một bên chorằng mình là người có thế lực và vị thế trên bàn đàm phán, như sứcmạnhveef kinh tế, công nghệ thông tin, có vị thế trên thương trường… Cácbên có xu hướng dùng sức mạnh của mình để gây áp đảo đối phương, buộcđối phương phải chấp nhận và nhượng bộ Do đó, với cách tiếp cận nàycuộc đàm phán mang tính chất cạnh tranh, không khí đàm phán căng thẳng,kết quả cuộc đàm phán đem lại tạo thành hai bên đối lập: bên thắng – bênthua, bên được - bên mất

2.1.6.2 Cách thức tiếp cận kiểu thua - thắng

Chiến lược đàm phán kiểu thua - thắng là cách tiếp cận trong đomotjbên chủ động là bên thua, sẵn sàng nhượng bộ và tạo cơ hội, thuận lợi chođối tác thắng

Đàm phán theo cách thức tiếp cận này có những ưu điểm giúp các bên

có được kết quả theo ý muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp chođối tác, quan hệ trong tương lai được củng cố và phát triển Tuy nhiên, nếubên được nhượng bộ, bên được tạo thuận lợi ở thế thắng không có tinh thần

hợp tác và không sẵn sàng nhượng bộ trong lần đàm phán tiếp theo thì quan

hệ giữa các bên không thể phát triển tốt đẹp và bên chủ động đàm phántheo kiểu thua thắng cũng không thể có lợi ích như mong muốn

2.1.6.3 Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng

Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng còn được gọi là cách tiếp cậnkiểu hội nhập hay kiểu hợp tác là việc các bên tham gia đàm phán với tinhthần hợp tác (chứ không phải với thế mạnh, thế lực của mình), cùng nhautìm ra giải pháp tốt nhất để thỏa mãn lợi ích của nhau, để các bên tham giađều là những người thắng

Trên cơ sở lợi ích của đối tác chung của các bên đều có trách nhiệmbảo vệ lợi ích của đối tác cũng chính là bảo vệ lợi ích của chính mình Bởivậy, các bên tham gia đàm phán với cách tiếp cận này sẵn sàng nhượng bộ

để đổi lấy sự nhượng bộ Vì thế, cuộc đàm phán diễn ra với các tiếp cậnnày mang tính hợp tác cao, để lại kết quả tốt đẹp cho tất cả các bên thamgia nên còn được gọi là cách tiếp cận hợp tác hoặc hội nhập Tuy nhiên,cách tiếp cận này khó có thể sử dụng giữa các đối tác mà một trong các bên

có sức mạnh và thế lực hơn bởi khi đó bên có thế lực sẽ muốn sử dụng cáchtiếp cận thắng – thua để tối đa hóa lợi ích của mình, nói cách khác cách tiếpcận đàm phán kiểu thắng – thắng không thể được sử dụng cho các bênkhông có tinh thần và thái độ hợp tác

2.1.7 Một số nét văn hóa kinh doanh của đối tác Trung Quốc ảnh hưởng đến đàm phán

2.1.7.1 Khái niệm văn hóa

Theo định nghĩa văn hóa của UNESCO: “Văn hóa là tổng thể sốngđộng các hoạt động sáng tạo của các cá nhân và các cộng đồng trong quákhứ, hiện tại, qua các thế kỷ hoạt động sáng tạo ấy hình thành nên hệ thốngcác giá trị văn hóa, các truyền thống và cách thể hiện, đó là những yếu tốxác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc”

Theo bách khoa toàn thư Việt Nam: “Văn hóa là toàn bộ những hoạtđộng sáng tạo và những giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặtsản xuất vật chat và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước giữ nước”

Như vậy có thể hiểu văn hóa bao gồm những giá trị vật chất và tinhthần do con người sáng tạo ra và mang đặc thù riêng của mỗi dân tộc

2.1.7.2 Các yếu tố của văn hóa và tác động của các yếu tố văn hóa đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế

Các yếu tố chính của văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mô hìnhứng xử được thừa nhận, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáodục,nghệ thuật và tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống Tất cảcác yếu tố ảnh hưởng đến phong cách, đến hành vi ứng xử của các thànhviên trong văn hóa đó.Nó tác động bằng nhiều cách đến các quá trình đàmphán, đến những đặc tính phong cách của người đàm phán đến chiến lượcthương lượng được sử dụng trong đàm phán Mỗi quốc gia đều có nền vănhóa riêng và hình thành nên phong cách đàm phán riêng, do đó đàm phánthương mại quốc tế bị ảnh hưởng lớn do sự khác biệt về nền văn hóa đó.Khi tham gia đàm phán thương mại quốc tế các bên đều phải tìm hiểu vềvăn hóa đàm phán của đối tác để có thể đạt được hiệu quả cao nhất

2.1.7.3 Một số nét văn hóa kinh doanh của đối tác Trung Quốc ảnh hưởng đến đàm phán

Trong vấn đề truyền đạt thông tin, nếu bạn không thông hiểu ngônngữ của đối tác Trung Quốc, bạn cần có một thông dịch viên trong nhữngcuộc đàm phán và cả trong giao tiếp xã hội với họ Tất cả ngôn ngữ, ý kiến

và cá tính của bạn sẽ được chuyển phát đến đối tác thông qua một ngườiphiên dịch viên của bạn Do vậy, giao tiếp thông qua một người phiên dịchkhông phải là một việc dễ dàng Vì thế bạn phải biết làm thế nào để thôngđiệp của bạn được phiên dịch một cách rõ ràng và dễ hiểu

Người Trung Quốc rất chú trọng đến việc thu thập thông tin, họ khôngthích những chuyện bất ngờ Vì vậy, bạn nên thông báo để họ nắm bắt các

chi tiết, càng nhiều càng tốt Hơn nữa, các cuộc thương thảo – giao dịchqua lại cần được tiến hành một cách lặng lẽ, không nên tuyên truyền chonhiều người biết Điều này ngăn cản những áp lực chính trị.

Họ cũng rất chú trọng đến vấn đề thiết lập quan hệ tốt Mục tiêu của

họ không chỉ là những thỏa thuận trong một hợp đồng mà là một quan hệlâu dài cho những thương vụ tiếp theo

Người Trung Quốc không thích nói “không” một cách thẳng thừng

Họ sẽ gợi ý một cách gián tiếp Do vậy, bạn phải cần cẩn thận để tránh rút

ra những kết luận tích cực từ những cái “vâng”, phải xác minh lại nhữngđiều họ nói

Trong quá trình thương thảo, có thể bạn sẽ nhận thấy rằng phía TrungQuốc đang cố gắng tìm cách kéo dài các cuộc thảo luận, cốt là để làm chobạn mất kiên nhẫn Nhưng sự trễ nải này cũng có thể là do các điều khoảnđang được phía Trung Quốc chuyển từ phía công ty này sang công ty khác

để cho ý kiến hay được chấp thuận Họ thường dùng thủ thuật “thẩmquyền” trong đàm phán Người Trung Quốc thường nói “không có thẩmquyền” nhưng thực ra họ có Họ thường tỏ ra là người có quyền lực chođến khi xuất hiện vấn đề thì họ sẽ phải “xin ý kiến của cấp trên” Bạn hãykiên trì và không được bực bội, bởi vì họ có thể tận dụng sự mất kiên nhẫncủa bạn để ép bạn phải nhân nhượng thêm

Một chiến thuật khác họ sử dụng khi đàm phán là thời gian Họ hỏibạn ngay khi bạn vừa đến nơi là bạn rời Trung Quốc vào thời gian nào.Nếu bạn đến Trung Quốc trong ba ngày, thì vào buổi trưa của ngày thứ bamới đưa ra những đề nghị và yêu cầu những quyết định cuối cùng của bạn.Khi đó bạn sẽ lo lắng và có thể dễ dàng chấp nhận những thỏa thuận của

họ Do đó, hãy khôn khéo đừng tỏ ra là nôn nóng về thời gian hơn là nộidung thương lượng để tránh được rủi ro có thể mắc phải

Trong quá trình đàm phán có nhứng đối tác giải quyết các vấn đề rấtnhanh chóng, nhưng ở Trung Quốc thì không Quá trình đàm phán thường

bị kéo dài và gồm ba giai đoạn như sau:

- Gặp mặt không chính thức: bao gồm một nhóm nhỏ những người đạidiện, những cuộc gặp mặt này thường có tính chất xã giao và cần phải cónhiều câu hỏi để tìm hiểu đối tác Nhóm người tham gia ở giai đoạn này sẽtiếp tục cùng thảo luận và giải quyết những vấn đề trong suốt quá trình đàmphán

- Gặp mặt chính thức: bao gồm những nhà đàm phán được tuyển chọn,những nhà đàm phán này sẽ biểu lộ rõ ràng sự đồng ý hay không đồng ý vềcác vấn đề nêu ra giữa các bên Tuy nhiên, đây vẫn chưa phải là giai đoạn

mà các thỏa thuận giữa hai bên được chính thức xác nhận

- Giai đoạn ba: sẽ lặp lại một lần nữa những vấn đề đã đưa ra tronggiai đoạn hai Trong một không khí “thân mật hơn” Trong giai đoạn này,những cam kết thực sự trong hợp đông sẽ được chính thức xác nhận bởi haibên trên văn bản

Hai bên sẽ xác định một thời điểm cụ thể nào đó để tiến hành ký kếthợp đồng chính thức Đây là thời điểm thích hợp cho ban điều hành củacông ty bạn có mặt Trong trường hợp có sử dụng người trung gian thìngười đó bắt buộc phải có mặt tại thời điểm đó

- Nguyễn Thu Phương – 2007 – Luận văn tốt nghiệp – hoàn thành quytrình giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu tại công tythương mại xây dựng và du lịch TCT.

- 2008 – Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình đàm phán ký kết hợpđồng nhập khẩu tại công ty công nghệ đa ngành

- -2008 – Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình đàm phán ký kết hợpđồng tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại hàng không Airseco

- Cung Thị Thắm – 2009 – Luận văn tốt nghiệp – Quản trị quy trìnhđàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng dệt may của xínghiệp may Intimex Hà Nội

Những bài báo, luận văn tốt nghiệp có nghiên cứu về đàm phán ký kếthợp đòng trong thương mại quốc tế đã nêu lên được những lý luận cơ bản

về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế Tuy nhiên, các luận văn

đó chỉ mới dừng lại ở việc hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồngthương mại quốc tế, chỉ mang tính chất chung chung chứ chưa đi sâu vàomột thị trường cụ thể

Các luận văn có tại thư viện trường đại học Thương Mại có một sốluận văn nghiên cứu về hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư

và phát triển công nghệ Niềm Tin Việt Hiện nay, chưa có luận văn nàonghiên cứu về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từthị trường Trung Quốc của công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệNiềm Tin Việt

2.3 Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu với đối tác Trung Quốc

2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán

Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của doanh nghiệp gồm hai phần làlập kế hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán Sau khi phân tíchtình thế của môi trường đàm phán, người đàm phán phải tiến hành lập kếhoạch đàm phán, trình tự lập kế hoạch đàm phán được tiến hành theo cácnội dung sau:

- Diễn giả sơ lược tình thế đàm phán

Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích khaki quát nhữngnét cơ bản của thị trường thế giơi, những đặc điểm của đối tác, văn hoá củađối tác, của doanh nghiệp có lien quan, có tác động đến hoạt động đàmphán, những điểm yếu điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sởxác định mục đích mục tiêu đàm phán

- Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán

Xác định mục đióch đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng

và là đích đến của hoạt động đàm phán Khi xác định mục đích phải đảmbảo ba yêu cầu cơ bản sau: phải rõ rang dễ hiểu, phải phù hợp với mục đíchchung của doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thựchiện được

Sau khi đã xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu, mụctiêu cũng phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau: có định lượng, phùhợp với mục đích đàm phán , định hướng được hành động

Xác định mục tiêu và mục đích đàm phán có thể tiến hành theo cácbước sau:

+ Xác định mục đích mục tiêu của đối tác

+ Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp

+ Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau

+ Các mục đích, mục tiêu khác nhau

+ Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau

Xác định mục tiêu đàm phán phải xác định được mục tiêu chung (mụctiêu chính, các mục tiêu bổ trợ) và các mục tiêu cụ thể cho từng nội dungđàm phán khác nhau.

 Lập kế hoạch hành động

Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân

sự, kế hoạch về địa điểm và kế hoạch cho chương trình đàm phán, trong đólập kế hoạch về chiến lược, nhân sự và chương trình đàm phán là rất quantrọng

+ Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư suy chiến lược,các biên pháp chiến lược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán

để đạt được mục tiêu đề ra

Để lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời các câu hỏi sau:

 Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?

 Chúng ta phải đối xử với đối tác theo cách thức gì?

 Sẽ tác động như thế nào để đối tác cân nhắc những quan điểmchủ chốt của mình?

 Khi nào thì thảo luận những mối quan tâm và mục tiêu nổi bậtcủa các bên?

 Tại sao các bên nên kiên trì để đạt được thoả thuận cuối cùng?+ Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần phải xác định được nhữngnhà đàm phán của đối tác, những người đã tham gia đàm phán với chúng

ta, những người mà chúng ta đã biết trước và những người mà chúng tachưa biết Từ đó lập kế hoạch về nhân sự cho kế hoạch đàm phán củachúng ta, xác định số lượng, thành phần tham gia và kế hoạch lựa chọnđoàn đàm phán

+ Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị,tiến hành đàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàmphán

 Kiểm tra điều chỉnh kế hoạch

Lập kế hoạch đàm phán chủ yếu là quá trình của một bên, dung cácthông tin về quá trình phân tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp.Trong thực tế, có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kếhoạch không thể tiên liệu hết được, do đó phải thường xuyên kiểm tra tínhhợp lý của kế hoạch Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể đượctiến hành theo trình tự:

* Chuẩn bị thông tin đàm phán

Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàmphán của doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàmphán Như vậy, khi đàm phán doanh nghiệp cần phải thu thập và xử lýthông tin hiệu quả mới đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán

- Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt đọng của đàm phán:

+ Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy

+ Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và dảm bảo tính cập nhật.+ Cung cấp thông tin kịp thời

_- Quy ttrình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp

+ Xác định nhu cầu thông tin và phân loại:

Để tiến hành thu thập và xử lý thông tin, vấn đề đầu tiên là phải xácđịnh các thông tin cần thiết Các thông tin cần thiết được chia làm hai loại:

thông tin cung cấp đều đặn cho các nhà đàm phán, và những thông tin cầnthiết cho từng cuộc đàm phán chuyên biệt Các thông tin đó có thể là:

 Các thông tin chung về thị trường như các thông tin về tình hình kinh

tế, chính trị, luật pháp, văn hoá, tập quán kinh doanh,…

 Các thông tin về hàng hoá: cơ cấu, chủng loại, thông số kích thước,giá cả,…

 Thông tin chung về đối tác: quá trình hình thành và phát triển, hìnhthức tổ chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm,

uy tín, khả năng tài chính,…

 Thông tin về đoàn phán của đối tác: thành phần, phong cách, mụctiêu, chiến lược, kỹ thuật đàm phán đối tác thường sử dụng,…

+ Xác định nguồn thu thập thông tin:

Sau khi đã xác định nhu cầu và phan loại các thông tin cần thiết bướctiếp theo là phải xác định nguồn và thu thập thông tin Các nguồn thông tin

mà doanh nghiệp có thể thu thập được như:

 Thông tin của các tổ chức quốc té chuyên nghènh như WTO, ITC,ESCAP,… hoặc thông tin của các tổ chức khu vực như EU, ASEAN,APEC, NAFTA,…

 Thông tin từ sách báo thương mại do các tổ chức xuất bản, từInternet hoặc các phương tiện thông tin dại chúng

 Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, bộ Công thương, phòng ThươngMại và Công Nghiệp Việt Nam – VCCI, từ ccs hiệp hội ngành nghề,

từ các sở giao dịch và các cơ quan chức năng khác

 Thông tin từ đối tác, từ ngân hàng, công ty vận tải, ccs môi giớitrong và ngoài nước

 Thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, từ các chào hàng, hỏigiá,…

 Thông tin từ các trung tâm dịch vụ thông tin

+ Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tincho phép xác định mói quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách tậphợp phân tích, hệ thống, so sánh lập luận, rút ra các kết luận cụ thể Phântích xử lý thông tin đòi hỏi sự nhanh nhạy và phương pháp làm việc khoahọc của những nhà đàm phán Khi lưu trữ các thông tin phải được phân loại

và lưu trữ khoa học để có thể quản lý kiểm soát và thuận tiệncho những lần

sủ dụng sau

* Chuẩn bị nội dung đàm phán

Đoàn đàm phán cần xác định được nọi dung cần đàm phán, phương áncho mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung Các bước xácđịnh nội dung đàm phán:

- Xác định nội dung cần đàm phán

Mỗi lĩnh vực kinh doanh khác nhau lại có những nội dung đàm phánkhác nhau Nhưng nội dung của đàm phán cơ bản bao gồm: đàm phán đểthống nhất về các định nghĩa dùng trong hợp đồng, số lượng, quy cách sảnphẩm, bao bì ký hiệu mã, giá cả, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng,vận tải bảo hiểm, bảo hành kiểm tra hàng hoá, phạt và bồi thường thiệt hại,nội dung bất khả kháng, trọng tài và một số nội dung khác

- Lựa chọn phương án đàm phán

Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, trong mỗinội dung có nhiều tiểu mục, trong mỗi tiểu mục có nhiều phương án đàmphán khác nhau Trong khi đàm phán, người đàm phán phải nhận dạngđược tất cả các phương án có thể xảy ra để phân tích lựa chọn được nhữngphương án tối ưu nhất

Có nhiều căn cứ để lựa chọn phương án đàm phán Đó là:

+ Căn cứ vào đặc điểm của thị trường trong nước, thị trường ngoàinước như tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, chính sách,…

+ Căn cứ vào tình hình của đối tác như điều kiện kinh doanh, nhữngthuận lợi, khó khăn,…

+ Căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp như quy mô, điều kiện kinhdoanh, những thuận lợi, khó khăn,

+ Căn cứ điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phánnhư đặc điểm của phương thức kinh doanh, đặc điểm của hàng hoá,…Các bước tiến hành lựa chọn phương án đàm phán:

+ Xác định các phương án có thể xảy ra trong mỗi tiểu mục của nộidung đàm phán

Đây là một nội dung quan trọng vì cần phải xác định được tất cả cácphương án, từ đó biết được những ưu điểm, nhược điểm, thế manh điểmyếu của doanh nghiệp và đối tác trong từng phương án sẽ giúp đoàn đàmphán kiểm soát được chương trình đàm phán, lựa chọn phương án tốt nhất.+ Lựa chọn phương án cần thuyết phục đối tác

Trong các phương án đàm phán, có nhiều nội dung doanh nghiệp cầnphải thuyết phục đối tác lựa chọn phương án của mình Vì thế trong các nộidung đàm phán người đàm phán phải xác định được nội dung nào có thểnhượng bộ và những nội dung nào không thể nhượng bộ

+ Lựa chọn phương án có thể chấp nhận được:

Trong các phương án có thể nhượng bộ, các doanh nghiệp cũng khôngthể nhượng bộ vô điều kiện Vì thế, doanh nghiệp cần xác định giới hạn cóthể nhượng bộ Tuy nhiên, những phương án có thể nhượng bộ chính lànhững điều kiện để doanh nghiệp đem trao đổi với đối tác trong quá trìnhđàm phán

+ Đánh giá hệ số quan trọng đối với từng phương án đàm phán

Trong các phương án có thể chấp nhận được, doanh nghiệp cần đánhgiá hệ số quan trọng đối với từng phương án theo thứ tụ từ quan trọng đến

ít quan trọng Từ đó, khi đàm phán doanh nghiệp sẽ thuyết phục đối tácđồng ý với những phương án có hệ số quan trọng Từ đó, khi đàm phán

doanh nghiệp xé thuyết phục đối tác đồng ý với những phương án có hệ sốquan trọng nhất.

- Xác định trình tự đàm phán các nội dung

Khi đã xác định được nội dung đàm phán thì cần xác định thứ tự đàmphán, nội dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau

Các nội dung phải được xác định trình tự dựa trên các yêu cầu:

+ Sắp xếp theo một trình độ tự kế tiếp logic

+ Các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước

+ Các nội dung được sắp xếp sao cho không bỏ sót các nội dung,không trùng lặp hoặc chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc

* Chuẩn bị nhân sự

Chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sựchuẩn bị chu đáo Thành phần nhân sự trong đàm phán thương mại quốc tếphải hội tụ đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại

Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng của ba loại chuyên gia này là cơ sở quantrọng trong quá trình đàm phán, để đi tới ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi

và có hiệu quả

Những người tham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ

và kinh nghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế,

có tinh thần sáng tạo, có đầu óc phân tích, phán đoán, tổng hợp, quyếtđoán, và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, am hiểu về hàng hoá vàđối tác đàm phán, am hiểu thị trường và các ký thuậtđàm phán thương mạiquốc tế Ngoài ra người đàm phán còn phải là người có phẩm chất đạo đứctốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thành với lợi ích quốc gia và dântộc, biết kết hợp lợi ích pháp nhân với lợi ích quốc gia Để tổ chức một đàmphán có hiệu quả cần phải đề ra những quy định chung cho đoàn đàm phán,phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị cho đoàn đàm phán và cho từngthành viên trong đoàn đàm phán

* Chuẩn bị địa điểm

Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nướcngười mua, hoặc ở nước thứ ba Dù chọn địa điểm ở đâu cũng phải đảmbảo thời điểm tối ưu, và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý thoải mái vàtiện nghi phù hợp cho tất cả các bên

* Chuẩn bị chương trình làm việc

Cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác

Từ đó có thể đàm phán được các phản ứng của đối tác trong các bước đitiếp theo của đàm phán

2.3.2.2 Tiến hành đàm phán

* Giai đoạn tiếp cận

Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán Giai đoạn nàyđược giành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng

để giới thiệu các bên, cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về

đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa nghệ thuật, thời tiết,… Thời gian tiếp cận

và chủ đề bàn đến trong giai đoạn này phụ thuộc văn hóa của các bên đàmphán

* Trao đổi thông tin

Trong giai đoạn trao đổi thông tin, những người đàm phán cung cấp

và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giaiđoạn tiếp theo Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm,củng cố một số luận chứng….có thể được cung cấp bằng lời nói, hoặckhông bằng lời nói Yêu cầu các thông tin phải đầy đủ, dễ hiểu và có tínhthuyết phục cao Đây là giai đoạn rất quan trọng, các thông tin làm cho cácbên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi,… của nhau,làm cơ sở phân tích tổng hợp để đưa ra các quyết định thuyết phục haynhượng bộ sau này, dẫn đến cuộc đàm phán đạt kết quả cao

* Giai đoạn thuyết phục

Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tinnhận được từ đối tác, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánhmục tiêu, quyền lợi chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đốiphương so với mình để đưa ra một chiến lược thuyết phục đối phươngnhượng bộ theo quan điểm của mình Thực chất của giai đoạn này là giaiđoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình, thực hiện các mục tiêu đề ra.Muốn đạt được kết quả cao nhất người đàm phán phải sử dụng kết hợpnhiều kỹ năng và chiến lược đàm phán.

*Giai đoan nhượng bộ và thỏa thuận

Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp vànhượng bộ lẫn nhau Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả cácmâu thuẫn còn tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏathuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công

Những nhượng bộ này có thể được thực hiện từng phần nhỏ kế tiếphoặc nhượng bộ toàn phần Sự nhượng bộ là kết quả của những cái được vàcái thua trong thương lượng nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽgiữa sự nhượng bộ của mình và nhượng bộ của đối tác làm sao để đàmphán thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàmphán của mình

phán phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc ta không thể tiếptục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên.

- Đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bênđạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới

có thể đi tới ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhậnnhững thỏa thuận đã đạt được Trong trường hợp trên tốt nhất là giànhđược quyền chắp bút hoặc soạn thảo các hợp đồng đã thỏa thuận được

2.3.3 Giám sát, điều hành, kiểm tra và đánh giá quá trình đàm phán

Sau mỗi lần đàm phán, bao giờ cũng cần phải phân tích đánh giá kếtquả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra và rút ra các bài học kinhnghiệm cho các đàm phán tiếp theo Doanh nghiệp có thể phân tích đánhgiá kết quả của cuộc đàm phán theo mô hình hoặc theo cách lập biểu

Chương IIIPHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCHTHỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT

HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÓA CHẤT TỪ THỊ TRƯỜNG

TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ NIỀM TIN VIỆT

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu của luận văn, em đã sử dụng các phươngpháp nghiên cứu như:

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:

Tiến hành điều tra, phỏng vấn của các thành viên Ban giám đốc, cán

bộ nhân viên phòng Kế toán – Tài chính, phòng Kế hoạch – Vật tư – Xuất nhập khẩu, phòng Dự án – Thị trường của Vietrust JSC về thực trạng quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trườngTrung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt

3.1.1.1 Phương pháp điều tra trắc nghiệm

Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế bằng các câu hỏi dưới dạngtrăc nghiệm và đánh giá cho điểm Thang điểm gồm năm mức từ 1 đến 5tương đương với các mức đánh giá như: Rất tốt = 5 điểm, Tốt = 4 điểm,Khá = 3 điểm, Trung bình = 2 điểm, Kém = 1 điểm

Kết quả của các phiếu điều tra được tính theo phương pháp tính trungbình các điểm đánh giá Điểm trung bình bằng tổng các điểm đánh giá chiacho tổng các phiếu thu được

3.1.1.2 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp

Để làm rõ nội dung trong phiếu điều tra trắc nghiệm em đã tiến hànhphỏng vấn trực tiếp một số cán bộ trong công ty, đặc biệt là một số nhânviên trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán của công ty Mục đích của

cuộc phỏng vấn để tìm ra lý do tại sao mức độ đánh giá quá trình đàm phántại doanh nghiệp tốt hay không tốt….

3.1.1.3 Phương pháp quan sát

Quan sát hoạt động ở các phòng ban của Vietrust JSC như: phòng /tổchức hành chính, phòng Kế toán – Tài chính, phòng Kế hoạch- Vật tư-Xuất nhập khẩu, phòng Thị trường- Dự án, nhà máy sản xuất Ngoài ra,trong quá trình thực tập,được cùng làm việc với nhân viên phòng Kếhoạch- Vật tư- Xuất nhập khẩu đã thu thập được những thông tin thiết thực

và bổ ích phục vụ đề tài nghiên cứu Qúa trình quan sát đã thu thập được

dữ liệu sơ cấp về hoạt đông sản xuất kinh doanh, về việc quản trị quá trìnhđàm phán…

3.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

3.1.2.1 Thu thập nguồn dữ liệu từ nội bộ của Vietrust JSC:

Các thông tin nội bộ của Vietrust JSC được thu thập từ các nguồn sau:

- Phòng Tổ chức hành chính: Danh sách trích ngang cán bộ công nhânviên; Thống kê trình độ của lao động; Lịch sử hình thành và phát triển; Cơcấu tổ chức

- Phòng Kế hoạch-Vật tư-Xuất nhập khẩu: Các báo cáo về tình hìnhnhập khẩu, tình hình kinh doanh, các báo cáo vật tư và các bản phươnghướng hoạt động giai đoạn 2007-2009

3.1.2.2 Thu thập dữ liệu từ sách báo, tạp chí, internet:

Dữ liệu được thu thập từ sách báo, tạp chí, internet là cơ sở lý luận vềthanh toán quốc tế, phương thức tín dụng chứng từ, tổng quan về quản trịthanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, những thông tin về môitrường bên ngoài: môi trường kinh tế, chính trị, pháp luật, môi trườngngành, nhóm ngành…

Bên cạnh đó,em cũng thu thập thông tin từ một số bài báo, luận vănngiên cứu về công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Công Nghệ Niềm TinViệt

3.1.3 Phương pháp phân tích dữ liệu: thống kê, tổng hợp, phân tích:

3.1.3.1 Phương pháp thống kê và tổng hợp:

Từ nguồn dữ liệu thu thập được, tiến hành thống kê và tổng hợp các

dữ liệu theo các mục tiêu nghiên cứu của đề tài như: cơ sở lý luận về quảntrị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trườngTrung Quốc, ảnh hưởng của nhân tố môi trường văn hóa Trung Quốc đếnhoạt động quản trị quá trình đàm phán của công ty…

- Phương pháp định lượng: lượng hóa tình hình thanh toán tình hìnhsản xuất kinh doanh, ngoài ra còn sử dụng công cụ tính toán trong Exceltính giá trị trung bình, phương sai, độ lệch chuẩn của kết quả điều traphỏng vấn

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Công Nghệ Niềm Tin Việt.

3.2.1 Môi trường bên trong

3.2.1.1 Giới thiệu tổng quát về công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Công Nghệ Niềm Tin Việt.

Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Niềm Tin Việt(Vietrust JSC), tên giao dịch: Vietrust Technological Investment anhDevelopment Joint Stock Company, được thành lập ngày 02/07/2003 theogiấy phép kinh doanh số 21.03.000038 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh BắcNinh cấp Đăng ký thay đổi lần 1 ngày 20/08/2004 với số vốn điều lệ15.500.000.000 đồng Đăng ký thay đổi lần 2 ngày 08/10/2007 với số vốnđiều lệ 30.000.000.000 đồng

- Huy chương vàng chất lượng tại triển lãm quốc tế Buildmat’2004;

- Huy chương vàng chất lượng tại triển lãm Vietbuild Danang 2005;

- Cúp vàng thương hiệu ngành xây dựng Việt Nam tại triển lãmVietbuild Hanoi 2005;

- Cúp vàng sản phẩm uy tín chất lượng năm 2005 và Cúp vàngthương hiệu uy tín chất lượng năm 2006 do bạn đọc Bản tin Sở hữu trí tuệ,Báo điện tử Saigon News, mạng thương hiệu Việt đánh giá;

- Cúp vàng thương hiệu, sản phẩm uy tín hàng đầu Việt Nam tại triểnlãm Viconstruct 2006;

- Sản phẩm đạt giải thưởng Sao Vàng đất Việt 2006, 2007, 2008

- Nhãn hiệu nổi tiếng Quốc gia các năm 2006, 2007, 2008

Giá trị thương hiệu Tonmat, uy tín của công ty ngày càng đượckhẳng định, đây là tài sản, là nguồn nội lực vô cùng to lơn thúc đẩy hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty nói riêng và thúc đẩy hoạt động xuấtnhập khẩu, thanh toán bằng tín dụng chứng từ nói riêng

Với 21,84% là trung cấp, nghề và 33,33% lao động trình độ đại học,cao đẳng và 1,15% trên đại học, đội ngũ nhân lực có tinh thần và tráchnhiệm làm cao, sáng tạo trong công việc, yêu nghề, tin tưởng vào mục tiêu,

sứ mạng xây dựng, phát triển và khẳng định một thương hiệu hàng hóa

Việt_ Niềm tin vào hàng hóa Việt Chính nhân tố này là nguồn sức mạnhnội tại đưa Vietrust JSC đi tới thành công

Riêng nhân lực phòng KHVTXNK , phòng thực hiện nghiệp vụ thanhtoán quốc tế của công ty có 75% trình độ đại học Tuy nhiên, chỉ 25% tốtnghiệp và làm việc đúng chuyên ngành Số nhân viên còn lại không đượcđào tạo một cách bài bản, chính quy ở các trường đại học, kiến thức thuthập được chỉ là tự tìm hiểu về quá trình đàm phán và tiếp cận qua côngviệc Trong khi đó đàm phán là hoạt động quan trọng, đòi hỏi về kỹ năng

và nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ cao Điều này cũng là một khó khăn đốivới hoạt động quản trị quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tạicông ty

3.2.1.3 Cơ sở vật chất:

Vietrust JSC có một nhà máy sản xuất ở Khu công nghiệp Tiên Sơn,huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh với dây chuyền sản xuất hiện đại đồng bộ, tựđộng hóa cao và công nghệ tiên tiến.Một trung tâm Logictics Tonmat mớiđược xây dựng và đang đi vào hoạt động và hệ thống phân phối hơn 1000cửa hàng, đại lý tấm lợp mang thương hiệu Tonmat ở khắp miền Bắc vàmiền Trung Các văn phòng của Vietrust JSC được trang bị các máy móctrang thiết bị hiện đại như máy tính kết nối internet, máy fax, máy photo,máy in, điện thoại…điều này tạo điều kiện rất thuận lợi cho quá trình hoạtđộng kinh doanh của công ty nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhậpkhẩu nói riêng

3.2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh:

Với mục tiêu, phương hương phát triển đúng đắn, giá trị thương hiệuTonmat ngày càng được khẳng định, đội ngũ nhân lực yêu nghề, và nhữngđiều kiện thuận lợi của môi trường vĩ mô… là những thành tố góp phần tạonên những bước khởi sắc trong tình hình hoạt động kinh doanh của VietrustJSC Có thể nhận thấy điều này quá những số liệu sau:

* Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2007-2009:

Bảng2 : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2007-2009.

Đơn vị: Đồng

1 Doanh thu BH và cung

Nguồn: Phòng Kế toán tài chính

Kết quả hoạt động kinh doanh được phản ánh khá rõ nét ở chỉ tiêutổng lợi nhuận sau thuế Năm 2007, lợi nhuận sau thuế của Vietrust JSC đạt2.836.116.820 đồng và năm 2008 là chỉ đạt 2.804.616.010 đồng và đếnnăm 2009 là 14.124.973.900 đồng, tăng gấp 5 lần so với năm 2008 Có thểthấy rằng năm 2009 là năm phát triển vượt bậc của công ty Điều này là dochất lượng sản phẩm và giá trị thương hiệu Tonmat của công ty đã đượcngười tiêu dùng tin tưởng, hoạt động quản trị doanh nghiệp hiệu quả và phùhợp với tình hình thực tế doanh nghiệp và môi trường vĩ mô

* Lượng sản phẩm bán ra giai đoạn 2007-2009:

9Bảng3: Lượng sản phẩm bán ra giai đoạn 2007-2009.

Tôn 3 lớp (m 2 )

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2009

Lượng sản phẩm được bán ra thị trường cũng tăng nhanh trong giaiđoạn này Điều này phản ánh nhu cầu đối với sản phẩm ngày càng cao và

dự báo năm 2010, lượng bán ra tăng lên là 800.000 m2 với tôn 3 lớp,324.000 m2 đối với tôn 1 lớp đạt 130% so với 2008 và 15.000 m2 đối vớipanel đạt khoảng 240% so với năm 2009

* Tốc độ tăng trưởng doanh thu bán hàng:

Biểu đồ 1: Tốc độ tăng trưởng doanh thu bán hàng.

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2008

Năm 2007, Vietrust đạt mức doanh thu bán hàng là 29.113.704.904đồng Đến năm 2008 đạt mức doanh thu 45.935.715.284 đồng và với tốc độtăng trưởng doanh thu là 158% so với năm 2007 Đến năm 2009, tốc độtăng trưởng vượt bậc 217% với mức doanh thu là 99.852.095.422 đồng

0 10,000,000

+159%

+158%

+217 %

Đạt được những kết quả kinh doanh vượt bậc như thế này, là nhờ vào

sự lãnh đạo sáng suốt, chiến lược và sách lược phát triển đúng đắn của Bangiám đốc của công ty Công ty đã đi đúng hướng trong con đường pháttriển thương hiệu, khẳng định chất lượng hàng hóa Việt Nam như tên củacông ty Niềm Tin Việt Bên cạnh đó, là sự phối hợp giữa các phòng, ban,tình thần làm việc sáng tạo, đoàn kết của các cán bộ nhân viên VietrustJSC Sức mạnh nội lực, niềm tin và quyết tâm xây dựng một thương hiệuhàng hóa Việt chất lượng cao đã giúp công ty đạt được những thành côngđáng kể trên

3.2.2 Môi trường bên ngoài

3.2.2.1 Môi trường kinh tế, chính trị, văn hóa, pháp luật:

Việt Nam, hội nhập kinh tế thế trong xu thế toàn cầu hóa, quá trìnhtăng trưởng kinh tế mạnh mẽ mạng lại cho Việt Nam nhiều cơ hội cũngnhư những thánh thức Sau gần một thập niên duy trì nền kinh tế bao cấp,Việt Nam đang nỗ lực để bắt kịp với trình độ phát triển chung của thế giới

và đạt nhiều thành tựu đáng khích lệ trong lĩnh vực kinh tế Trong xuhướng hội nhập kinh tế quốc tế, nền kinh tế Việt Nam luôn thể hiện sự chủđộng, linh hoạt trong hoạt động giao lưu thương mại với nước ngoài Saukhi gia nhập ASEAN vào năm 1995 và AFTA năm 1996, Việt Nam đã trởthành thành viên của APEC năm 1998 Ngày 7/11/2006, sau quá trình đàmphán kéo dài và căng thẳng, Việt Nam đã trở thành thành viên chính thứcthứ 150 của Tổ chức thương mại thế giới WTO

Tự do hóa thương mại, các rào cản thuế quan và phi thuế quan ngàycàng nới lỏng, tạo môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp trong nướctiến hành hoạt động xuất nhập khẩu, mở rộng thị trường, phát triển hoạtđộng sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, cũng đặt các doanh nghiệp trướcnhững thách thức không nhỏ, là khả năng cạnh tranh với những doanhnghiệp nước ngoài và giữ được thị trường trong nước

Sự phát triển nền kinh tế, cùng với các điều kiện cơ sở vật chất, côngnghệ và sự cải thiện các chính sách kinh tế, pháp luật nhằm thích nghi vớiquá trình hội nhập đã góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho các doanhnghiệp trong nước cũng như các nhà đầu tư nước ngoài, thúc đẩy hoạt độngthanh toán quốc tế nói chung và thanh toán bằng phương thức tín dụngchứng từ nói riêng phát triển.

Bên cạnh đó, Cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàncầu những năm gần đây ảnh hưởng rất lớn đến nền kinh tế của các nước,trong đó có Việt Nam Do tính chất nghiêm trọng và phức tạp của cuộckhủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế nên nó đã tác động đến nhiềungành nhiều lĩnh vực trong đó có ngành xây dựng Vốn đầu tư vào xâydựng được hình thành từ 4 nguồn chủ yếu là vốn nhà nước, vốn doanhnghiêp, vốn của dân và vốn của các nhà đầu tư nước ngoài Nhưng dưới tácđộng của khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu, tình hình lạmphát gia tăng dẫn đến thắt chặt chi tiêu toàn xã hội và đầu tư nước ngoài sụtgiảm Điều này, ảnh hưởng rất lớn đến ngành xây dựng và ngành sản xuấtnguyên vật liệu xây dựng

3.2.2.2 Môi trường ngành:

Người Việt Nam, đặc biệt là ở vùng nông thôn và các thị xã, đã biếtđến tôn lợp như một vật liệu thích hợp cho việc lợp mái nhà Nhưng phảiđến khi các cơ quan nhà nước đưa ra lời cảnh báo về việc “tác dụng phụ”của tấm lợp Fibro xi măng có sử dụng chất Amiang gây ung thư đối vớicon người thì thị trường tôn lợp mới có cơ hội phát triển mạnh mẽ

Từ năm 2000 đến nay, tốc độ tiêu thụ tôn lợp có xu hướng phát triểnrất nhanh chóng, ngoài các công trình xây dựng công nghiệp như nhàxưởng, các khu công nghiệp, tôn lợp cũng đang dần chiếm lĩnh thị trườngnông thôn, miền núi Thị trường tôn đã trở nên phong phú, đa dạng, có đầy

đủ sản phẩm với chất lượng khác nhau Điều này là một cơ hội lớn đối vớinhững doanh nghiệp sản xuất tôn lợp như Vietrust JSC phát triển thị

trường, đa dạng hóa sản phẩm và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu nguyênliệu sản xuất.

Tuy nhiên, thị trường càng phát triển thì sự cạnh tranh diễn ra càngkhốc liệt Đây cũng chính là một thách thức không nhỏ đối với VietrustJSC Cho đến nay, trong ngành sản xuất tấm lợp cách âm, cách nhiệt sửdụng vật liệu PU có 4 công ty sản xuất

Ở miền Bắc, đó là: Công ty Niềm Tin Việt (Vietrust JSC), công ty

Cổ phần Austnam, công ty Thương mại và đầu tư Tây Hồ, công ty Thươngmại Mỹ Việt Các công ty luôn cạnh tranh với nhau để chiếm lĩnh và mởrộng thị trường tôn lợp trong nước Đặc biệt là tôn lợp 3 lớp cách âm cáchnhiệt Javta của Công ty Thương mại và đầu tư Tây Hồ luôn luôn dùngchính sách về giá để đối đầu với Tonmat của Viettrust JSC trong những dự

án lớn Riêng với Olympic sản phẩm VITEK 11 sóng của Công ty Thươngmại Mỹ Việt là nguy cơ tiềm tàng của Vietrust JSC trong hệ thống đại lý,cạnh tranh trực tiếp về giá cả và các chính sách Như vậy, để có thể tồn tại

và phát triển, Vietrust JSC cần có chiến lược và chính sách hợp lý

3.2.2.3 Nhóm hàng nhập khẩu:

Hàng nhập khẩu của Vietrust JSC là hóa chất tổng hợp PU(Polyurethane) và giấy PP (Polyether Polyols) Hiện nay trên thế giới nhucầu về những nguyên liệu này càng tăng cao khi mà nhu cầu đối với đồ nộithất và hoạt động xây dựng nội địa càng mạnh mẽ Tuy nhiên, số lượng nhàcung cấp không nhiều Các nhà cung cấp chính cho thị trường Châu Á vềnguyên liệu này bao gồm: Sell Chemical, BASF, Bayer MaterialScience,Dow Chemical, Huntsman, Yantai Wanhua, Mitsui ChemicalsPolyurethanes, Nippon Polyurethane and SKC.Chính vì vậy, việc nhậpkhẩu phụ thuộc nhiều vào yếu tố nguồn cung ứng, ít có sự chủ động trongviệc đàm phán giá cả vì tính đặc thù của các nguyên liệu nhập khẩu, sốlượng nhà cung cấp là rất ít

Điều này là một khó khăn đối với hoạt động quản trị quá trình đàm

phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất của Vietrust JSC

3.3 Tổng hợp kết quả điều tra thực tế về quản trị quá trình đàm phán

ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại

công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Niềm Tin Việt.

Số phiếu phát ra: 15 phiếu

Số phiếu thu về: 10 phiếu

Qua những phiếu điều tra trắc nghiệm phỏng vấn trực tiếp và dữ liệu

thứ cấp thu được từ công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Niềm

Tin Việt, em thu được những kết quả sau về quy trình đàm phán ký kết hợp

đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty

Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm:

dụng

Điểm đánh giá trung bình

IV Giám sát, điều hành, kiểm tra và đánh giá quá trình

đàm phán

3.3.1 Lập kế hoạch đàm phán

Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò và ý nghĩa đặc biệt,

vạch ra một sơ đồ có tính khái quát logic áp dụng cho mọi trường hợp, dựavào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thể nhằm đạtđược mục tiêu đã định Vì vậy khâu lập kế hoạch luôn được công ty quantâm và thực hiện kỹ càng

Sau khi tổng hợp được thông tin về sản lượng sản xuất ra và lượnghàng hóa bán ra tại các cửa hàng của doanh nghiệp từ báo cáo nhanh về kếtquả hoạt động kinh doanh của phòng kế toán tài chính, công ty xác địnhlượng hàng cần nhập khẩu trong thời gian tới và bắt đầu xây dựng kế hoạchđàm phán để trình lên Ban giám đốc xét duyệt

Các bản kế hoạch đàm phán của doanh nghiệp đều đã xác định đượccác mục tiêu chung của cuộc đàm phán và hoạch định kế hoạch hành động,các mục tiêu đều dễ hiểu và phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp Đốivới đối tác Trung Quốc, thì mục tiêu của cuộc đàm phán là làm sao thựchiện đàm phán thành công, mang lại lợi ích thống nhất cho cả hai bên đểduy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài

Phần kế hoạch hành động chủ yếu là kế hoạch nhân sự, địa điểm, thờigian mà không lập kế hoạch về chiến lược và chương trình đàm phán cụ thể

từ khâu chuẩn bị đến khâu tiến hành và cuối cùng là kiểm tra đánh giá kếtquả thực hiện được

Nội dung đàm phán chính là nội dung của hợp đồng nhập khẩu Công

đã xác định các nội dung cụ thể để tiến hành đàm phán Thông thường cácnội dung này là các điều khoản cơ bản của một hợp đồng nhập khẩu như:tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, hình thức giao hàng, lựachọn tàu, trọng tài, bất khả kháng…Tuy nhiên đối với Trung Quốc là mộtđối tác truyền thống, do đã quan hệ kinh doanh đã lâu nên các nội dung củacuộc đàm phán ít, chủ yếu tập trung vào các điều khoản như: giá cả,phương thức giao hàng, khối lượng giao hàng, thời gian thanh toán, còn các