Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa từ Trung Quốc tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC

Với những kiến thức được học trong thờigian qua tại khoa Thương mại quốc tế và qua thời gian thực tập tại Công ty TNHHPhát triển Công nghệ máy ADC, dưới sự hướng dẫn của cô giáo Mai Than

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

-o0o -LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY ĐIỀU HÒA TỪ TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ MÁY ADC

Giáo viên hướng dẫn : Mai Thanh Huyền Sinh viên thực hiện : Đào Thị Lan Anh

H Nà N ội - 2010

Chương 1 Tổng quan nghiên cứu về đề tài.

1.1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài đề tài.

Hiện nay trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, thương mại quốc tếđang ngày càng trở nên quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế của mỗi quốcgia, nó tạo điều kiện cho mỗi quốc gia tập trung hơn nữa trong công việc chuyênmôn hóa sản xuất những mặt hàng mà mình có lợi thế để tăng cường xuất khẩu vànhập khẩu những mặt hàng không phải lợi thế cạnh tranh của mình Trong đóthương mại quốc tế thông qua hoạt động nhập khẩu đã đem lại lợi ích cho nền kinh

tế, được thể hiện thông qua việc nó tạo điều kiện cho Công nghiệp hóa Hiện đại hóađất nước, góp phần vào việc đẩy mạnh vào việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thúcđẩy sản xuất phát triển, góp phần cải thiện đời sống nhân dân, nâng cao sự hiểu biếtcủa nhân dân Thương mại quốc tế trở thành một tất yếu đối với mỗi quốc gia nóichung và các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói riêng

Tại công ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC, nhập khẩu máy điều hòacông nghiệp là mặt hàng kinh doanh chủ yếu, mang lại nguồn thu lớn cho doanhnghiệp Một số những thị trường nhập khẩu chủ đạo của công ty là thị trườngMalaysia, Trung Quốc, Thái Lan Tuy nhiên, việc thực hiện những hợp đồng màcông ty đã ký kết với đối tác ở thị trường Trung Quốc lại chưa thực sự hiệu quả vàcòn nhiều bất cập Cụ thể là thường xảy ra các sai sót trong quá trình tổ chức thựchiện hợp đồng như khai báo hải quan không hợp lý dẫn đến hàng hóa chậm đượcthông quan, không kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa khi giao nhận, không cập nhật kiêntục và kịp thời thông tin về việc thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng của bên xuấtkhẩu… Tất cả những sai sót này đều có thể làm tăng chi phí đối với doanh nghiệp,ảnh hưởng đến các khâu khác trong sản xuất kinh doanh, làm giảm hiệu quả hoạtđộng chung của toàn doanh nghiệp Tìm hiểu nguyên nhân sâu sa của những sai sótnày chính là xuất phát từ công tác giám sát và điều hành quá trình thực hiện hợpđồng của Công ty chưa thực sự sát xao và chưa hiệu quả Người quản lý cũng nhưnhân viên Công ty còn chưa thấy hết được tầm quan trọng của công tác giám sát vàđiều hành hợp đồng nhập khẩu, do đó công tác này chưa được quan tâm đúng mức

Cán bộ giám sát và điều hành không sử dụng một phương pháp giám sát nào cụ thể,chỉ giao công việc cho nhân viên cấp dưới mà không quan tâm nhiều đến cách thức

họ tiến hành công việc đó Thực tế là chỉ khi xảy ra những sai sót rồi công ty mớitìm cách khắc phục mà không có những biện pháp phòng ngừa mang tính chủ độngtrước đó Có những sai sót nhỏ không gây hậu quả nghiêm trọng nhưng cũng đã cónhững sai sót lớn dẫn đến việc công ty phải gánh chịu những tổn thất mà đáng lẽ sẽkhông xảy ra nếu được giám sát chặt chẽ và điều hành tốt.Vì thế, hoàn thiện côngtác giám sát và điều hành để góp phần nâng cao hiệu quả việc thực hiện hợp đồngnhập khẩu là vấn đề cần được giải quyết tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệmáy ADC hiện nay

Do vậy trong phạm vi nghiên cứu của một đề tài luận văn tốt nghiệp, việc đisâu nghiên cứu nhằm hoàn thiện công tác Giám sát và điều hành quy trình thực hiệnhợp đồng nhập khẩu là rất có ý nghĩa và cần thiết về mặt thực tiễn đối với sinh viêncũng như đối với Công ty em thực tập Với những kiến thức được học trong thờigian qua tại khoa Thương mại quốc tế và qua thời gian thực tập tại Công ty TNHHPhát triển Công nghệ máy ADC, dưới sự hướng dẫn của cô giáo Mai Thanh Huyềncùng với sự giúp đỡ của các cán bộ công nhân viên trong Công ty em chọn đề tài

“Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa

từ Trung Quốc tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC” làm đề tài

luận văn tốt nghiệp cho mình

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài luận văn.

Trên cơ sở phân tích tính cấp thiết của vấn đề, cùng với quá trình thực tập tạiCông ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC, em đã nhận ra được tầm quantrọng của việc Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Từ các vấn đề cấp thiết nêu trên em xin đề xuất và thực hiện đề tài nghiêncứu luận văn tốt nghiệp:

Tên đề tài: “Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

máy điều hòa từ Trung Quốc tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC”

Đề tài tập trung đi sâu vào công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiệnhợp đồng nhập khẩu tại Công ty ADC Thông qua đề tài nhằm tìm hiểu những vấn

đề khó khăn, tồn tại của doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình thực tế giámsát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa từ thị trường TrungQuốc, từ đó cùng với Doanh nghiệp đề ra một số giải pháp để nâng cao, hoàn thiệncông tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài.

Trước hết luận văn nghiên cứu và hệ thống hóa các lý luận cơ bản về giámsát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu để có được cái nhìn tổng quan nhất

về hoạt động giám sát và điều hành hợp đồng Đây cũng chính là cơ sở lý thuyếtlàm định hướng cho việc nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác giám sát và điềuhành thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa tại Công ty TNHH Phát triểnCông nghệ máy ADC

Luận văn không chỉ có ý nghĩa về mặt lý thuyết mà bên cạnh đó còn phảiđảm bảo giá trị về mặt thực tiễn Trên cơ sở hệ thống hóa các lý thuyết cơ bản và sosánh với thực tế, đồng thời thông qua quá trình khảo sát tình hình giám sát và điềuhành thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa bằng phiếu điều tra trắc nghiệm,phỏng vấn các chuyên gia, kết hợp với các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập được

để phân tích và đưa ra các kết luận xác thực nhằm phát hiện ra những vấn đề khókhăn, vướng mắc còn tồn tại, nguyên nhân của những khó khăn và tồn tại đó trongcông tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu tại Công ty Từ đó đưa ra một

số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác giám sát và điều hành hành quy trìnhthực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa từ Trung Quốc của Công ty

Bên cạnh đó, qua quá trình nghiên cứu đề tài còn giúp nâng cao kiến thức chobản thân, rèn luyện các kỹ năng về thu thập và xử lý, phân tích các dữ liệu, các kỹnăng điều tra phỏng vấn và tổng hợp kết quả điều tra; kỹ năng ra quyết định và quảnlý

1.4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài.

- Giới hạn về nội dung nghiên cứu: Giám sát và điều hành quy trình thực hiệnhợp đồng nhập khẩu máy điều hòa từ Trung Quốc

- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc tạiCông ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC, phòng kế hoạch và nguồn hàng

- Giới hạn đối tượng về mặt hàng nghiên cứu: Máy điều hòa nhập khẩu từTrung Quốc

- Phạm vi về thời gian nghiên cứu: Nguồn số liệu thứ cấp thu thập được từnăm 2007 đến năm 2010

1.5 Kết cấu của đề tài.

Đề tài gồm có 4 chương:

- Chương 1 Tổng quan nghiên cứu về đề tài.

- Chương 2 Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về giám sát và điều

hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Chương 3 Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng

công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điềuhòa từ Trung Quốc tại công ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC giai đoạn

2007 - 2010

- Chương 4 Các kết luận và đề xuất với công tác giám sát và điều hành

quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa từ Trung Quốc tại Công tyTNHH Phát triển Công nghệ máy ADC

Chương 2 Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về giám

sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

2.1.Một số khái niệm, định nghĩa cơ bản.

2.1.1 Nhập khẩu.

2.1.1.1 Khái niệm.

Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ được sản xuất ở nước ngoài

về phục vụ nhu cầu trong nước nhằm tìm kiếm lợi nhuận

2.1.1.2 Các hình thức nhập khẩu chủ yếu.

o Nhập khẩu trực tiếp: Hoạt động nhập khẩu trực tiếp là hoạt động nhập

khẩu độc lập của một doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trên cơ sở nghiên cứu kỹthị trường trong nước và quốc tế, tính toán chính xác chi phí, đảm bảo hiệu quả kinhdoanh nhập khẩu, tuân thủ đúng chính sách, luật pháp quốc gia và luật pháp quốc tế.Trong hình thức này doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp làm cáchoạt động tìm kiếm đối tác, đàm phán, ký kết hợp đồng… và phải bỏ vốn để tổ chứckinh doanh hàng nhập khẩu

o Nhập khẩu ủy thác: Nhập khẩu ủy thác là hoạt động hình thành giữa một

doanh nghiệp trong nước có vốn ngoại tệ riêng và có nhu cầu nhập khẩu một số loạihàng hóa nhưng lại không có quyền tham gia các hoạt động nhập khẩu trực tiếp đã

ủy thác cho một doanh nghiệp khác làm nhiệm vụ giao dịch trực tiếp và tiến hànhnhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu của mình Bên ủy thác phải tiến hành đàm phánvới đối tác nước ngoài và làm thủ tục nhập hàng hóa theo yêu cầu của bên ủy thác.Bên ủy thác sẽ được hưởng một phần thù lao được gọi là phí ủy thác

o Nhập khẩu liên doanh: Nhập khẩu liên doanh là hoạt động kinh doanh

nhập hàng hóa trên cơ sở liên kết kinh tế một cách tự nguyện giữa các doanh nghiệptrong đó ít nhất một bên là doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nhằm phốihợp kỹ năng để cùng giao dịch và đề ra các chủ trương, hướng hoạt động sao cho cólợi nhất cho tất cả các bên, cùng chia sẻ lợi nhuận và cùng chia lỗ

o Nhập khẩu hàng đổi hàng: Nhập khẩu hàng đổi hàng cùng trao đổi bù

trừ là hai loại nghiệp vụ chủ yếu của buôn bán đối lưu, đó là hình thức nhập khẩu điđôi với xuất khẩu Thanh toán cho hoạt động này không dùng tiền mà dùng hànghóa Mục đích của nhập khẩu hàng đổi hàng là vừa thu lãi từ hoạt động kinh doanhnhập khẩu vừa xuất khẩu được hàng hóa trong nước ra nước ngoài

o Nhập khẩu tái xuất: Hoạt động nhập khẩu tái xuất là hoạt động nhập

hàng hóa vào trong nước nhưng không phải để tiêu thụ trong nước mà để xuất sangmột nước thứ ba để thu lợi nhuận, những mặt hàng này không được qua chế biến ởnước tái xuất Như vậy, trong hình thức này có sự tham gia của ít nhất ba quốc gia:nước xuất khẩu hàng hóa, nước nhập khẩu hàng hóa để tái xuất (nước tạm nhập táixuất), nước nhập khẩu hàng hóa đã được tái xuất (nước nhập khẩu)

Hợp đồng thương mại quốc tế có những đặc điểm cơ bản sau:

- Bản chất là sự thỏa thuận giữa các bên ký kết hợp đồng, hợp đồng nàyphải thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận giữa các bên, không được cưỡng bức, khônglừa dối lẫn nhau và không có những nhầm lẫn dẫn đến những hậu quả không mongmuốn Hợp đồng TMQT giữ vai trò quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc

tế, nó xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thựchiện những nội dung đó

- Chủ thế của hợp đồng là bên bán (bên XK) và bên mua (bên NK) có quốctịch khác nhau, có đủ tư cách pháp nhân và có trụ sở kinh doanh ở các quốc giakhác nhau.

- Đối tượng của hợp đồng là hàng hóa hoặc dịch vụ

- Khách thể của hợp đồng là có sự di chuyển quyền sở hữu

- Đồng tiền thanh toán có thể là đồng tiền của một trong hai nước và cũng

có thể là đồng tiền của nước thứ ba, và phải là ngoại tệ đối với ít nhất một bên

2.1.2.2 Nội dung của hợp đồng nhập khẩu.

Phần nội dung của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kếtthực hiện Một hợp đồng có thể có nhiều điều khoản khác nhau tùy theo sự thỏathuận của các bên nhưng bắt buộc phải có 6 điều khoản sau: tên hàng; số lượng; quycách, chất lượng; giá cả; thanh toán; giao nhận hàng

- Điều khoản về tên hàng: Điều khoản này chỉ rõ tên hàng hóa cần giao dịch,

cần phải dùng các phương pháp xác định chính xác tên hàng Nếu gồm nhiều mặthàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập bảng liệt kê vàphải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục trở thành một bộ phận của điều khoản tênhàng

- Điều khoản về số lượng: Quy định số lượng hàng hóa giao nhận, đơn vị

tính, phương pháp xác định trọng lượng Quy định rõ số lượng để thuận lợi cho việcgiao nhận hàng đúng thỏa thuận

- Điều khoản về quy cách và chất lượng: Chất lượng hàng hóa được xác định

thông qua các thông số kỹ thuật, qua hàm lượng các chất cấu thành…Điều khoảnnày là cơ sở để giao nhận hàng đúng chất lượng, đặc biệt là khi có tranh chấp vềchất lượng hàng hóa thì đây là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết cáctranh chấp

- Điều khoản về giá cả: Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá,

phương thức quy định giá và quy tắc giảm giá trong một số tình huống phát sinhnếu có

- Điều khoản về thanh toán: Quy định các loại tiền thanh toán, thời hạn thanh

toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán Đây là điều khoản rất

quan trọng, nếu lựa chọn được điều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm được chi phí

và rủi ro cho mối bên

- Điều khoản về giao nhận hàng: Quy định số lần giao hàng, thời gian giao

hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao nhận, giao nhận cuối cùng, thong báogiao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số cácquy định khác về việc giao hàng

2.1.3 Khái niệm và vai trò của Giám sát và điều hành hợp đồng.

2.1.3.1 Giám sát thực hiện hợp đồng.

Giám sát hợp đồng là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên tránh được chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng

Giám sát thực hiện hợp đồng là công tác cần thiết đối với mỗi công ty kinhdoanh quốc tế Vai trò của giám sát được thể hiện qua thực tiễn hoạt động xuất nhậpkhẩu:

- Giám sát hợp đồng đảm bảo mỗi bên có thực hiện nghĩa vụ của mình như

đã quy định hay ngầm quy định trong hợp đồng

Một hợp đồng thường quy định hoặc ngầm quy định một loạt các nghĩa vụ vàbổn phận của mỗi bên tham gia ký kết hợp đồng Những ràng buộc này kéo theohàng loạt hoạt động và công việc mà cả hai bên sẽ cam kết thực hiện Thực hiệnthành công một hợp đồng, chủ yếu phụ thuộc vào vấn đề các nghĩa vụ của mỗi bên

có được thi hành trôi chảy trong một thời hạn đã định hay không Hoạt động giámsát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảorằng mỗi bên có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cấn biết rõ bên kia có đangthực hiện các nghĩa vụ của mình như đã quy định hay ngầm quy định trong hợpđồng hay không

- Giám sát hợp đồng đảm bảo các bên trong hợp đồng tránh được chậm trễhoặc sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng

Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên cần phải thực hiện ở những thời điểm khácnhau trong giai đoạn thực hiện hợp đồng Như vậy cần phải thiết lập một hệ thốngnhắc nhở về các nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp để có thể thực hiện

đúng các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng Đồng thời, một công việc không kémphần quan trọng là phải thiết lập hệ thống thu thập các thông tin về việc thực hiệnhợp đồng của bên đối tác Thông qua đó theo dõi tiến độ và thời gian biểu của cáccông đoạn để có thể nhắc nhở đối tác tại các thời điểm thích hợp nhằm đạt hiệu quảcao và tối ưu hoá việc thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế.

- Giám sát hợp đồng tốt nhằm phòng ngừa rủi ro và tạo dữ liệu thông tin chohoạt động điều hành

Thông qua việc giám sát chặt chẽ các bước thực hiện hợp đồng của mình vàcủa bên đối tác mà co thể giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh, hạn chế vàphòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra, những bất lợi không đáng có Giám sát thựchiện hợp đồng còn ghi nhận lại những thông tin về các vấn đề phát sinh tạo cơ sở đểđiều hành có hiệu quả, chính xác và kịp thời, tối ưu hóa quá trình thực hiện hợpđồng

2.1.3.2 Điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng.

Khi cả hai bên thực hiện trung thành các nghĩa vụ hợp đồng thì thông thườngkết quả hợp đồng sẽ được thực hiện một cách thoả đáng đối với cả hai bên Tuynhiên, trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng màlúc xây dựng hợp đồng không tính trước được Có nhiều nguyên nhân, song có thể

kể ra một số nguyên nhân chính như sau: Một là, các bên hiểu các điều kiện và điềukhoản hợp đồng theo các nghĩa khác nhau cho nên hành động theo các hướng khácnhau; Hai là, có những sự cố mà không thể khắc phục để có thể trung thành với cácnghĩa vụ trong hợp đồng Chẳng hạn, một nguyên liệu cần dùng trong quá trình sảnxuất có thể lại không tìm được Vì thế nhà cung cấp không thể thực hiện đầy đủtheo các mô tả kỹ thuật của sản phẩm như đã ghi trong hợp đồng Người cung cấpphải yêu cầu người mua đồng ý hoặc phê chuẩn về các chi tiết kỹ thuật mới; Ba là,một số các điều khoản của hợp đồng có khi còn được để "mở" mà các bên phải

quyết định trong quá trình thực hiện hợp đồng Như vấn đề chọn cảng bốc hàng,cảng dỡ hàng, xác định lại giá do giá thị trường thay đổi Một số các tình huốngtrên có thể là thứ yếu, nhưng một số khác lại có tính rất quan trọng mà yêu cầu mỗibên phải có sự điều hành trước những thay đổi đó

Như vậy thông qua quá trình điều hành hợp đồng các bên có thể giải quyếtkịp thời những vấn đề phát sinh này trong phạm vi có thể sao cho có lợi nhất

2.2 Một số lý thuyết cơ bản của vấn đề nghiên cứu.

2.2.1 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường diễn ra qua nhiều bước khácnhau tùy vào các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng, tùy vào hàng hóa nhậpkhẩu,… nhưng thông thường quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra quacác bước sau: Xin giấy phép nhập khẩu, Mở L/C, Thuê phương tiện vận tải (nếucó), mua bảo hiểm (nếu có), giao nhận hàng và làm thủ tục hải quan cho hàng hóa,khiếu nại và giải quyết tranh chấp (nếu có)

o Xin giấy phép Nhập khẩu: Để nhập khẩu hàng hóa một điều kiện cần

phải có là xin giấy phép nhập khẩu Từ sau năm 2001, nhằm tạo điều kiện thuận lợicho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khâu, Chính phủ ra Quyết định46/2001/QĐ_TTg ngày 04/04/2001 về Quản lý xuất nhập khẩu hàng hóa khôngphải xin giấy phép những hàng hóa không nằm trong danh mục hàng cấm xuất nhậpkhẩu

o Mở L/C: Trường hợp nhập khẩu quy định thanh toán bằng thư tín dụng

(L/C) thì việc đầu tiên quan trọng đối với người nhập khẩu mà hai bên đã thỏa thuận

là tiến hành mở L/C Để tiến hành mở L/C người nhập khẩu phải đến Ngân hànglàm đơn xin mở L/C (theo mẫu có sẵn của mỗi Ngân hàng) Mở L/C thể hiện ý chícủa nhà nhập khẩu đối với việc thực hiện hợp đồng đã ký kết Ngoài đơn xin mở L/

C và các chứng từ cần thiết theo quy định, người nhập khẩu phải nộp lệ phí mở L/C

và tiến hành ký quỹ một số tiền nhất định cho Ngân hàng

o Thuê phương tiện vận tải (nếu có): Việc thuê phương tiện vận tải ảnh

hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và sự an toàn của hàng hóa Để thuê tàu, cácdoanh nghiệp xuất nhập khẩu cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu, về giá cước

vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các công ước, luật lệ quốc tế, quốc gia về vận tải.Thuê phương tiện vận tải trước tiên phải phù hợp với hàng hóa chuyên chở, từ đóquyết định loại phương tiện, lịch trình, giá cước…

o Mua bảo hiểm (nếu có): Trong kinh doanh quốc tế, hàng hóa thường

được vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp do đó hàng hóa dễ bị

hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển Mua bảo hiểm cho hàng hóa

có thể giảm bớt phần nào tổn thất mang lại cho doanh nghiệp trong những rủi rokhông tính trước được Trên thế giới và Việt Nam thường áp dụng 3 điều kiện bảohiểm: điều kiện bảo hiểm loại A (Institus cargo clause A: bảo hiểm mọi loại rủi ro),điều kiện bảo hiểm loại B (Institus cargo clause B: bảo hiểm tổn thất riêng), điềukiện bảo hiểm loại C (Institus cargo clause C: bảo hiểm miễn tổn thất riêng) Hailoại hợp đồng bảo hiểm là bảo hiểm chuyến và bảo hiểm bao

o Kiểm tra chứng từ và thanh toán: Một số phương thức thanh toán quốc

tế: phương thức điện chuyển tiền, nhờ thu, trả ngay, ghi sổ và phương thức tín dụngchứng từ (L/C) Trong trường hợp thanh toán bằng L/C được sử dụng nhiều nhất dođảm bảo quyền lợi của tất cả các bên trong hợp đồng Sau khi L/C được người xuấtkhẩu chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời gửi bộ chứng từ nhận hàng (gồmcác chứng từ nhận hàng quy định rõ trong L/C: hóa đơn thương mại, vận đơn, giấybảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, bản kê đóng gói… cho người nhập khẩu Ngườinhập khẩu phải tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì trả tiền cho Ngânhàng hoặc cho nhà xuất khẩu, nhận bộ chứng từ đi nhận hàng

o Làm thủ tục hải quan: Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, hàng hóa

qua cửa khẩu Việt Nam (xuất khẩu hoặc nhập khẩu) đều phải làm thủ tục hải quan.Quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu theo Luật hải quanViệt Nam hiện hành (Quyết định 56/2003/QĐ_BTC) gồm ba bước:

- Khai nộp tờ khai hải quan: Người nhập khẩu phải lập một bộ hồ sơ hải

quan bao gồm: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán hàng hóa,các chứng từ khác theo quy định… xuất trình cho cơ quan hải quan Sau khi kiểmtra thực tế hàng hóa thì tờ khai hải quan là cơ sở để tính thuế nhập khẩu

- Xuất trình hàng hóa: hàng hóa được đưa đến địa điểm quy định để kiểm

tra thực tế hàng hóa, xem có đúng như tờ khai hải quan người nhập khẩu lập haykhông

- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ thuế của cơ quan hải quan: Sau khi

kiểm tra hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa, cơ quan hải quan ra quyết định nộpthuế, nộp lệ phí và được phép cho hàng qua biên giới

o Giao nhận hàng nhập khẩu: Để nhận hàng người nhập khẩu xuất trình

bộ chứng từ nhận hàng do người xuất khẩu cung cấp cho chủ phương tiện vận tải.Người nhập khẩu nhận về số lượng và xem xét sự phù hợp về chất lượng, tên hàng,chủng loại, kích thước, thông số kỹ thuật, bao bì, kí mã hiệu có đúng với thỏa thuậnghi trong hợp đồng không, và giám sát việc giao nhận phát hiện những sai phạm đểgiải quyết kịp thời các tình huống phát sinh, thanh toán các chi phí giao nhận hànghóa

o Giám định hàng hóa, khiếu nại và giải quyết tranh chấp: Thông thường

hàng hóa sẽ được giám định lại về chất lượng, số lượng, mẫu mã, bao bì… Nếu có

sự sai khác với L/C người nhập khẩu sẽ khiếu nại người xuất khẩu hoặc ngườichuyên chở Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thựchiện hợp đồng, khiếu nại trước hết được giải quyết thông qua thương lượng, thỏathuận giữa hai bên, sau đó nếu hai bên không thể giải quyết được phải đệ đơn lêntrọng tài quốc tế để giải quyết tranh chấp

2.2.2 Nội dung và phương pháp của giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

2.2.2.1 Nội dung giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Việc giám sát một hợp đồng đầu tiên đòi hỏi phải xác định những thành phầnchủ yếu trong hợp đồng có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng đểtiến hành giám sát Người bán (người xuất khẩu) và người mua (người nhập khẩu)

có các nội dung giám sát khác nhau Người mua cần giám sát các nhiệm vụ sau:

- Khối lượng hàng hóa: Các chủng loại, số lượng của từng chủng loại, phạm

vi lựa chọn về số lượng

- Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng, thời gian, địa điểm giám

định chất lượng, chỉ định các cơ quan giám định

- Bao bì hàng hóa: Loại và chất lượng bao bì, người cung cấp bao bì, thời

điểm và địa điểm cung cấp bao bì

- Lịch giao hàng: Thời điểm và lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, ngày

cuối cùng phải giao của từng lần giao hàng, thông báo giao hàng, các điều kiện vềcảng, thông báo về điều kiện cảng, thời điểm dự tính tàu đến nơi

- Chỉ định giám định: Khi hàng cần giám định, cần giám sát cơ quan giám

định, nội dung giám định, căn cứ giám định, yêu cầu về chứng thư giám định, thôngbáo yếu cầu giám định đến các cơ quan có liên quan

- Chỉ định tầu/ cảng: Nếu hợp đồng quy định người bán chỉ định tầu để chở

hàng, cần giám sát các đặc điểm của con tàu như tải trọng, tuổi tàu, đặc điểm về chởhàng của tàu, thời gian cập cảng để nhận hàng, địa điểm đến nhận hàng, địa điểm trảhàng, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, giám sát quá trình đàm phán để thuê tàu,hợp đồng thuê tàu

- Giá: Nếu là giá để ngỏ thì thời điểm và địa điểm để gặp gỡ nhau đàm phán

về giá, những thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán lại giá

- Mua bảo hiểm: Giám sát thời điểm mua bảo hiểm, mức bảo hiểm, giá trị

bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm

- Bảo hành: Thời gian bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung và phạm vi

trách nhiệm về bảo hành

- Thanh toán: Giám sát tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh

toán, các chứng từ cho mỗi lần thanh toán, thời điểm mở L/C, yêu cầu mở L/C, kýquỹ, tu chỉnh L/C, yêu cầu và thời gian kiểm tra chứng từ

- Thủ tục hải quan: Thời điểm khai và nộp hồ sơ hải quan, những chứng từ

cần thiết để xuất trình Hải quan và các thủ tục khác: các loại chứng từ, thời điểmcần thiết để xuất trình Thời điểm và địa điểm xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực

tế hàng hóa

- Khiếu nại: Thời gian khiếu nại, đơn khiếu nại, chứng tà cần lập khi khiếu

nại, giải quyết khiếu nại

- Giải quyết tranh chấp: Cần giám sát về địa điểm trọng tài, luật xét xử, các

nội dung về giải quyết tranh chấp, các chứng cứ…

Tùy vào từng hợp đồng mà có thể thêm hoặc bớt đi một số nội dung cần giámsát khác

2.2.2.2 Phương pháp giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Công việc giám sát đòi hỏi phải xây dựng được một hệ thống nhắc nhở cóhiệu quả để nhắc nhở người mua hay người bán những công việc nào cần thực hiện,khi nào cần thực hiện và khi nào cần phải hoàn thành Kết quả là phải chuẩn bị đểgửi và nhận mọi thông tin về tình hình của các sự kiện và công việc cần giám sáttrong quá trình thực hiện hợp đồng Như vậy, người giám sát có thể sử dụng mọiphương pháp và biện pháp liên lạc để thực hiện được điều đó như:

- Phương pháp phiếu giám sát hợp đồng: Liệt kê các sự kiện và công việc

đã ngầm định hoặc quy định rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng

mà các sự kiện đó xảy ra và các biện pháp giám sát phòng ngừa cần được thực hiện.Mỗi một hợp đồng có thể có nhiều phiếu giám sát các hoạt động khác nhau nhưkiểm tra hàng, vận tải, thủ tục hải quan, thanh toán…

- Phương pháp hồ sơ theo dõi hợp đồng: Thiết lập một hồ sơ giám sát cho

mỗi hợp đồng, liệt kê các sự kiện và công việc cần làm và giám sát dựa trên cáccông việc đó

- Phương pháp phiếu chỉ số giám sát hợp đồng: Gồm một bộ phiếu ghi chỉ

số của hợp đồng mà mỗi công việc của giám sát được ghi vào một phiếu riêng, cácphiếu được sắp xếp theo thứ tự thời gian

- Phương pháp sử dụng máy điện toán: Các hợp đồng đều được ghi vào

một bảng hệ thống lưu trong máy tính Ưu điểm chính của hệ thống dùng máy vi

tính là sự dễ dàng trong tổ chức và truy cập thông tin về quá trình giám sát hợpđồng và trong việc điều hành các hoạt động giám sát cũng như việc liên lạc với các

bộ phận thực hiện trong đơn vị và các cơ quan khác bên ngoài đơn vị Tuy nhiên đểgiám sát bằng máy vi tính và sử dụng hệ thống tự động thì yêu cầu các máy tínhphải tương thích và thống nhất sử dụng các biểu mẫu như hoá đơn, chứng từ vậntải và mã hoá các yếu tố số liệu, phải có một phần mềm riêng dùng cho giám sát

2.2.3 Nội dung và mô hình điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

2.2.3.1 Nội dung điều hành hợp đồng nhập khẩu.

Nội dung điều hành là những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợpđồng cần phải tập trung giải quyết:

- Chất lượng, số lượng hàng hóa: Sự thay đổi về quy định chất lượng, số lượng

hàng hóa giao nhận so với quy định trong hợp đồng

- Hợp đồng vận tải: Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB

thì người mua có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải Người mua phải xem xét

các điều kiện để ký kết hợp đồng vận tải sao cho thích hợp nhất

- Bảo hiểm cho hàng hóa: Tùy vào điều kiện cụ thể mà người quản lý phải

đưa ra các quyết định: (1) Có mua bảo hiểm hay không; (2) Nếu mua thì mua điềukiện bảo hiểm nào, trị giá bảo hiểm là bao nhiêu; (3) Hình thức mua; (4) Mua ởhãng bảo hiểm nào; (5) Mua khi nào Người mua phải làm nhiệm vụ kiểm tra hànghóa có hư hại mất mát không, khi hàng hóa nằm trong diện được bảo hiểm phải điềuhành để nhận được chế độ bảo hiểm từ hãng bảo hiểm là đầy đủ nhất

- Thủ tục hải quan: Thủ tục hải quan về cơ bản gồm 3 bước: khai báo hải

quan, xuất trình hàng hóa để công chức hải quan kiểm tra, thực hiện các quyết định của công chức hải quan Người quản lý phải điều hành các vấn đề phát sinh trong cả

3 bước này sao cho hàng hóa được thông quan nhanh nhất

- Giao nhận hàng hóa: Việc giao nhận hàng hóa thường phát sinh các vấn đề

như giao hàng chậm, giao không đúng phương thức, đặc biệt là khi bốc hàng lên tàu

và dỡ hàng ra khỏi tàu…Như vậy người điều hành cần ra các quyết định như thế

nào để giải quyết những vấn đề này

- Điều chỉnh giá: Sự xem xét về giá hàng hóa có thể phát sinh do điều kiện

giá để "mở" trong hợp đồng

- Các điều khoản thanh toán: Việc thi hành các điều khoản thanh toán trong

các hợp đồng giá cố định và thanh toán một lần là tương đối đơn giản Tuy nhiên,việc thực hiện thanh toán nhiều lần thì điều hành hợp đồng phải bảo đảm nhữnghoạt động điều kiện cho việc thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn

- Giải quyết các khiếu nại: Khi có khiếu nại là lúc người quản lý phải điều

hành chặt chẽ nhất Người quản lý phải đưa ra các quyết định: có khiếu nại haykhông, bằng chứng của việc khiếu nại, hồ sơ khiếu nại, yêu cầu về giải quyết khiếunại Còn bên bị khiếu nại phải xem xét việc khiếu nại của đối tác có đúng haykhông, điều hành quá trình tham gia giải quyết khiếu nại, quyết định về giải quyếtkhiếu nại

- Các nội dung khác: Ngoài các nội dung trên còn rất nhiều các vấn đề cần

phải điều hành như giải quyết các tranh chấp, vấn đề bảo hành, vấn đề bất khảkháng, vấn đề bảo lãnh để thực hiện tối ưu các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo đượcquyền lợi của cả hai bên

2.2.3.2 Mô hình điều hành hợp đồng.

- Nhận dạng vấn đề phát sinh: Khi có các phát sinh trong quá trình thực hiện hợpđồng, các nhà quản lý phải nhận dạng được các phát sinh, thu thập các thông tin, dữ liệucần thiết, phân tích nguyên nhân của các phát sinh…

Nhận dạng các phát sinhPhân tích tình huống

Phân tích tình

hình chung Phân tích thuận lợi, khó khăn của DN khó khăn của đối tácPhân tích thuận lợi,

Xác định các phương án giải quyếtĐánh giá các phương ánLựa chọn phương án tối ưu để điều hành

- Phân tích tình hình: tình hình chung, thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp,thuận lợi và khó khăn của đối tác.

+ Phân tích tình hình chung: Là phân tích tình hình thị trường hiện tại có ảnhhưởng đến vấn đề giải quyết các phát sinh như: đặc điểm thị trường , tình hình cung cầu,giá cả của hàng hóa mua bán, giá cả vận tải, bảo hiểm, xu hướng vận động cung cầu vàgiá cả, tình hình tỷ giá, tình hình hệ thống ngân hàng, thanh toán, các chính sách củaChính phủ và các yếu tố khác tác động đên hoạt động kinh doanh của cả hai bên

+ Phân tích thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp: Phân tích các đặc điểm củadoanh nghiệp như quy mô, các nguồn lực, khả năng tài chính, khả năng sản xuất kinhdoanh, hệ thống quản trị, vị thế và danh tiếng, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trênthị trường thế giới, hệ thống khách hàng, hệ thống nguồn cung cấp, đối thủ cạnh tranh,mối quan hệ của doanh nghiệp với các bộ phận liên quan khác như hệ thống ngân hàng,vận tải, bảo hiểm, hải quan, các tổ chức giám định, nguồn cung cấp, khách hàng kinhnghiệm điều hành và các yếu tố khác Phân tích các yếu tố thuộc doanh nghiệp phải đặttrong tình hình chung của thị trường từ đó đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu của doanhnghiệp trong giải quyết các vấn đề phát sinh này

+ Phân tích thuận lợi và khó khăn của đối tác : Tương tự như phân tích các yếu tốthuộc doanh nghiệp Trong phân tích các đặc điểm của đối tác cũng phải đặt trong điềukiện chung của thị trường từ đó đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu của đối tác trong giảiquyết các vấn đề phát sinh này

- Trên cơ sở phân tích các tình huống, đặc điểm, thuận lợi của doanh nghiệp , đốitác trong giải quyết các vấn đề phát sinh cần xác định các phương án giải quyết, từ đóđánh giá các phương án, lựa chọn phương pháp phù hợp tối ưu nhất đối với doanh nghiệp

và cả với đối tác, đảm bảo được cả quyền lợi của cả hai bên để điều hành giải quyết

2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu khách thể của các công trình năm trước.

Căn cứ vào các Luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, sách chuyên khảo và các tài

liệu tham khảo em thấy đề tài về “Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng

nhập khẩu máy điều hòa từ Trung Quốc tại Công ty Phát triển Công nghệ máy ADC”

chưa có Do khác về đối tượng nghiên cứu là nhập khẩu máy điều hòa từ Trung Quốc,khác về phạm vi nghiên cứu là Công ty ADC giai đoạn 2007 - 2010

2.4 Nội dung của công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa từ Trung Quốc tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC.

Trên cơ sở nghiên cứu các lý thuyết và khảo sát thực tế về giám sát và điềuhành thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa từ thị trường Trung Quốc tạiCông ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC, mục đích chính của đề tài là nhằmđưa ra được các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác giám sát và điều hành hợpđồng, từ đó nâng cao hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng Do đó, đề tài sẽ tậptrung nghiên cứu các hoạt động tác nghiệp chủ yếu trong giám sát và điều hành thựchiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy điều hòa Cụ thể:

- Khối lượng, chất lượng hàng hóa: Có rất nhiều chủng loại máy điều

hòa, mỗi loại lại có những đặc tính kỹ thuật riêng, Công ty ký hợp đồng nhập khẩunhững chủng loại nào, khối lượng từng chủng loại là bao nhiêu Công ty cần phảigiám sát đối tác trong quá trình chuẩn bị hàng hóa để biết được đối tác có chuẩn bịhàng hóa theo đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng như đã đề ra trong hợp đồnghay không để có những nhắc nhở kịp thời, tránh trường hợp khi hàng hóa đã đếnđịa điểm giao nhận rồi mới tiến hành kiểm tra Nếu công ty không tiến hành giámsát chặt chẽ sẽ rất dễ xảy ra trường hợp hàng giao không đúng số lượng, quy cáchphẩm chất Điều này là nguyên nhân của một loạt các vấn đề phức tạp nảy sinh tiếptheo đó như cả hai bên đều phải tiến hành các thủ tục để khiếu nại, bên mua khôngnhận được đúng hàng hóa mà mình cần làm đầu vào cho các hoạt động sản xuấtkinh doanh tiếp theo, làm tăng chi phí đối với doanh nghiệp Do đó, giám sát sốlượng, chất lượng hàng hóa là hoạt động có vai trò vô cùng quan trọng, cần đượcđầu tư quan tâm thích đáng Nếu khi nhận hàng công ty phát hiện thấy hàng bịthiếu, hàng không phù hợp về chủng loại, về chất lượng, công ty cần giải quyết vấn

đề này như thế nào: có mời đại điện của người bán, của phương tiện vận tải, củabảo hiểm không, có yêu cầu giám định hàng hóa không, nếu mời thì phải mời tổchức nào, yêu cầu giám định và cấp giấy chứng nhận giám định như thế nào

- Chỉ định tàu/cảng: Vì công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CFR hoặc

CIF nên việc chỉ định tàu là trách nhiệm của bên đối tác Do đó, công ty cần giám

sát việc thuê phương tiện vận tải của đối tác một mặt để biết được các thông tin cầnthiết cho việc giao nhận hàng hóa hay giải quyết khiếu nại sau này, mặt khác là đểđảm bảo an toàn cho hàng hóa trong qúa trình vận chuyển.Trong quá trình thuêphương tiện vận tải cũng dễ phát sinh các tình huống mà các bên phải tiến hànhđiều hành như tàu không đến điểm nhận hàng đúng quy định, đặc điểm của con tàukhông phù hợp với quy định của hợp đồng, tàu già, hợp đồng thuê tàu có quy địnhthưởng phạt bốc dỡ, nhưng trong hợp đồng xuất nhập khẩu không quy định vềthưởng phạt bốc dỡ, tàu không hợp pháp, hàng hóa trong quá trình vận chuyển bị hưhỏng, mất mát mà trách nhiệm thuộc về phương tiện vận tải.

- Lịch giao hàng: Lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, ngày cuối cùng

phải giao của từng lần hàng, thông báo giao hàng, các điều kiện về cảng, thông báo

về điều kiện cảng, thời điểm dự tính tàu đến nơi Giám sát được lịch trình giao hàngtốt sẽ giúp công ty chủ động hơn trong việc giao nhận hàng, bố trí sắp xếp cácnguồn nhân lực và vật lực phù hợp, đúng thời điểm, tiết kiệm chi phí Trong một sốtrường hợp, có thể công ty hoặc người bán muốn thay đổi lịch giao hàng đã quyđịnh trong hợp đồng vì nhiều lý do như: chưa chuẩn bị kịp hàng để giao, sự ùn tắc ởcảng bốc hàng, hoặc ở cảng dỡ hàng, trục trặc trong vấn đề thuê phương tiện vận tảihoặc các thủ tục cho hàng hoá, các phát sinh khi bốc hàng lên tàu và dỡ hàng rakhỏi tàu Tất cả các vấn đề này đều cần được giải quyết một cách nhanh chóngthông qua các quyết định kịp thời và hợp lý của người điều hành để việc giao nhậnhàng hóa được diễn ra đúng quy định và thuận tiện cho cả hai bên

- Thủ tục hải quan: Thời điểm khai và nộp hồ sơ hải quan, những chứng

từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác Hiện nay, doanh nghiệp vẫn

áp dụng biện pháp kê khai trực tiếp nên công tác làm thủ tục hải quan thường rấtphức tạp và thường nảy sinh các vấn đề Do đó, việc nghiên cứu để công tác nàyđược thực hiện hiệu quả hơn là cần thiết đối với doanh nghiệp hiện nay Một vấn đềrất dễ phát sinh trong thực tế là các chứng từ phải nộp trong hồ sơ hải quan khôngphù hợp hoặc bị thiếu như thiếu giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận kiểmdịch, giấy xuất xứ hàng hóa hoặc giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan khôngthống nhất được với nhau về việc áp mã tính thuế, trị giá tính thuế Tất cả những

nguyên nhân này đều dẫn đến việc hàng hóa không được thông quan hoặc chậmđược thông quan, làm phát sinh các chi phí về tiền bạc cũng như chi phí về thời giancho doanh nghiệp.Vấn đề cần đặt ra cho nhà điều hành là xin giải phóng hàng, hayyêu cầu giám định để áp mã tính thuế, hoặc phải điều hành thế nào khi cơ quan hảiquan yêu cầu tham vấn giá , phải điều hành giải quyết các vấn đề phát sinh chophù hợp với quy định để hàng hóa được thông quan

- Thanh toán: Công ty cần phải giám sát và điều hành từ việc lựa chọn

ngân hàng mở L/C, thời điểm mở L/C, tiến độ thanh toán, thời hạn cuối cùng củatừng lần thanh toán, các chứng từ cho mỗi lần thanh toán đảm bảo thanh toán đúngthời hạn như đã quy định trong hợp đồng để nhận được bộ chứng từ đi nhận hàng

- Khiếu nại: Khi một bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng

toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ trong hợp đồng thì bên kia có quyền khiếu nại.Công ty phải giám sát thời hạn khiếu nại, việc thu thập các thông tin cần thiết đểxác minh, chứng từ cần lập khi khiếu nại và giải quyết khiếu nại và xem xét vàquyết định xem có nên khiếu nại hay giải quyết bằng thỏa thuận giữa hai bên, nếukhiếu nại thì cần tiến hành chuẩn bị các thủ tục để khiếu nại ra sao? Trong trườnghợp bị khiếu nại thì công ty cũng phải tiến hành xác minh và tham gia giải quyếtkhiếu nại

- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua

bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,loại bảo hiểm mà bên đối tác đã mua để sau này nếu có thiệt hại xảy ra công ty liên

hệ đòi bồi thường Trong trường hợp Công ty nhập khẩu theo điều kiện CFR, tráchnhiệm mua bảo hiểm thuộc về Công ty thì Công ty phải tiến hành ký kết hợp đồngbảo hiểm với hãng bảo hiểm Khi đó Công ty phải tiến hành mua bảo hiểm cho hànghóa càng sớm càng tốt, kê khai đúng những thông tin liên quan đến lô hàng bảohiểm, thông báo về sự thay đổi hoặc tăng thêm rủi ro cho hãng bảo hiểm biết Đồngthời, phải tiến hành các biện pháp phòng ngừa và hạn chế tổn thất phát triển sau khi

ký hợp đồng Người bảo hiểm có thể từ chối bảo hiểm nếu người được bảo hiểmkhông thực hiện các nghĩa vụ này

- Điều chỉnh giá: Sự xem xét về giá hàng hóa có thể phát sinh do điều

kiện giá để "mở" trong hợp đồng Hoặc đến thời điểm giao hàng giá cả hàng hóatăng hoặc giảm quá mức quy định, hoặc giá cả hàng hóa trên thị trường thay đổi quálớn dẫn đến việc người bán khó khăn trong mua hàng để giao, hoặc người bán haycông ty đưa ra đề nghị thay đổi lại giá vì giá cả trên thị trường thay đổi lớn Trongcác trường hợp này, người quản lý phải điều hành để hai bên thống nhất được mộtmức giá chung hợp lý

Chương 3 Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng

công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa từ Trung Quốc tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC giai đoạn 2007 - 2010.

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề.

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu.

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.

 Phiếu điều tra: Sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm gồm các câu hỏi

liên quan trực tiếp đến giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu tại Công tyTNHH Phát triển Công nghệ máy ADC Phiếu điều tra trắc nghiệm này được pháttrực tiếp cho các các cán bộ quản lý và các nhân viên trực tiếp tham gia vào cáckhâu trong quá trình giám sát và điều hành tổ chức thực hiện hợp đồng Thông quaphiếu điều tra trắc nghiệm này bước đầu đã thu thập và nhận dạng được nhữngthông tin liên quan đến các vấn đề cơ bản được nghiên cứu trong luận văn, nhữngkhó khăn và những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác giám sát vàđiều hành hợp đồng tại công ty Số lượng hiếu phát ra: 15 phiếu Số phiếu thu về:12phiếu Số phiếu hợp lệ:10 phiếu

Trong phiếu ngoài những câu hỏi mang tính trắc nghiệm cũng có những câuhỏi mang tính đánh giá, do chính nhân viên trong phòng đánh giá về công việc củamình Mẫu phiếu điều tra được đính kèm ở phần phụ lục

 Phỏng vấn chuyên gia:

Dựa trên kết quả thu được từ phiếu trắc nghiệm, em sẽ đặt ra những câu hỏiphỏng vấn đối với họ nhằm giải thích rõ hơn câu trả lời trong phiếu mà họ đã điền.Nguồn dữ liệu sơ cấp phỏng vấn trực tiếp nhân viên XNK, trưởng phòng Kếhoạch dự án, trưởng phòng kinh doanh và Giám đốc của Công ty Bằng cách tự thiết

kế bảng câu hỏi phỏng vấn nhân viên XNK và chuyên gia với nội dung bám sát vớinội dung nghiên cứu giám sát và điều hành thực hiện HĐNK của Công ty Từ đóphát hiện ra những vấn đề mà Công ty gặp phải trong việc thực hiện hợp đồng vànhững kết quả mà công ty đạt được Nguồn dữ liệu này đóng góp rất lớn cho việcnghiên cứu thực tiễn những khó khăn, vướng mắc trong giám sát và điều hành thực

hiện hợp đồng mà các DNNK hay gặp phải Biên bản phỏng vấn được đính ở phầnphụ lục.

 Phương pháp quan sát: Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã

được tham gia thực hiện một số công việc của phòng xuất nhập khẩu Thông quatrực tiếp thực hiện công việc đồng thời quan sát công việc của các cán bộ công nhânviên khác, kết hợp với khả năng tổng hợp đánh giá của bản thân nên em đã rút rađược một số kết luận liên quan đến hoạt động giám sát và điều hành hợp đồng củacông ty

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.

 Từ nguồn dữ liệu nội bộ của DN.

Trực tiếp thu thập tài liệu liên quan đến quy trình nhập khẩu, giám sát và điềuhành hợp đồng nhập khẩu từ các phòng ban liên quan Thu thập dữ liệu từ nguồnnội bộ phần lớn phản ánh kết quả của hoạt động kinh doanh của Công ty, các mụctiêu phát triển trong tương lai Thu thập từ các báo cáo: bằng việc phân tích các báocáo về kinh doanh, về tài chính đã công bố ta sẽ có được những thông tin về tìnhhình kinh doanh của Công ty như: Kết quả hoạt động kinh doanh, kim ngạch NKtheo cơ cấu thị trường NK, số hợp đồng ký kết thực hiện và khiếu nại… trong 3năm 2007, 2008, 2009, 5 tháng đầu năm 2010 Quan trọng nhất đó là báo cáo tàichính của Công ty về tình hình NK qua các năm đạt được hiệu quả ra sao…

 Nguồn dữ liệu ngoại vi.

 Từ Internet: Thu thập dữ liệu trên Internet phần lớn về môi trường vĩ

mô, môi trường kinh tế, yếu tố cạnh tranh làm cơ sở phân tích, đưa ra các giải pháphoàn thiện quy trình NK cũng như công tác giám sát và điều hành HĐNK Công cụđắc lực tìm kiếm là Google Những nguồn tài liệu trên mạng Internet ở một số trangweb với những thông tin được trích dẫn trong bài

 Từ các tạp chí, sách, báo: Với phương pháp này, kết quả thu được

phần lớn là môi trường cạnh tranh ngành của DN, môi trường vĩ mô Tham khảo tàiliệu trên thư viện trường Đại học Thương mại (danh mục tài liệu tham khảo đượcliệt kê ở cuối luận văn) Ngoài ra em còn tham khảo những mẫu luận văn của cácanh chị khóa trước có cùng hướng đề tài về giám sát và điều hành quy trình thực

hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm so sánh những kết quả nghiên cứu trước với kết quảnghiên cứu thời điểm hiện nay có gì thay đổi và đạt được kết quả như thế nào Để từ

đó đưa ra những giải pháp cụ thể nhất trong giám sát và điều hành hợp đồng ngoạithương…

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu.

Xử lý thông tin định lượng: Phương pháp thống kê: thống kê các kết quả thu

được từ các nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp Thống kê những số liệu về việc thựchiện hợp đồng NK của Công ty từng năm, số hợp đồng vi phạm của Công ty … tiếnhành phân tích những số liệu đã tìm được

Xử lý thông tin định tính: Từ phiếu điều tra công ty, câu hỏi phỏng vấn đưa

ra những nhận xét của bản thân về tình hình giám sát và điều hành thực hiện HĐNKcủa Công ty hiện nay Với sự giúp đỡ của nhân viên thực hiện nghiệp vụ XNKtrong Công ty và của giáo viên hướng dẫn

Phương pháp tổng hợp: Căn cứ vào các kết quả thu được từ phiếu điều tra,

câu hỏi phỏng vấn chuyên gia, nguồn dữ liệu ngoại vi để đưa ra các kết luận về hoạtđộng giám sát và điều hành quy trình thực hiện HĐNK

3.2 Tổng quan tình hình và những nhân tố môi trường ảnh hưởng tới việc giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa từ Trung Quốc tại Công ty giai đoạn 2007 - 2010.

3.2.1 Giới thiệu chung về Công ty.

3.2.1.1 Tên công ty.

Tên gọi: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ MÁY ADC

Tên giao dịch: ENGINERY TECHNOLOGY DEVELOPINGCO.,LTD

Tên viết tắt: ADC CO., LTD

Địa chỉ đăng ký: A1 - Tổ 14 - Cụm 14 - Cống Vị - Ba Đình - Hà Nội

Trụ sở giao dịch: Số 97 - Ngõ 12 - Phố Đào Tấn - Ba Đình - Hà Nội

Điện thoại: 04.37661827/62662791/62662793

Fax: 04.37662031

Email: adcgroup@fpt.vn

Kehoachduan_adc@fpt.vn

3.2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển.

Công ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC - tiền thân là Trung tâmCông nghệ máy, được thành lập và hoạt động từ năm 1992 có trụ sở chính tại số 37Ngô Quyền, Hà Nội Do chính sách mở cửa kinh tế và thúc đẩy hòa nhập kinh tế thếgiới, kinh tế Việt Nam đã có bước chuyển mình, thị trường điều hòa không khí, cơđiện và thang máy cũng có nhiều biến đổi mạnh mẽ Qua tìm hiểu thực tiễn vànghiên cứu kỹ thị trường cùng với đội ngũ kỹ sư giàu nhiệt huyết, khao khát tìm tòisáng tạo trong lĩnh vực kỹ thuật Ngày 29/03/1999, toàn bộ ban lãnh đạo trung tâm

đã nhất trí thành lập Công ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC

Ngay sau khi đi vào hoạt động, hãng điều hòa nhiệt độ GENERAL (NhậtBản) chứng nhận Công ty là đại lý ủy quyền của hãng khi vực phía Bắc Ngoài ra,Công ty cũng là liên doanh liên kết với nhiều hãng trong lĩnh vực và đã được chứngnhận là đại lý ủy quyền sản phẩm của các hãng như: OTIS, MITSUBISHI,CARRIER, DAIKIN, HITACHI, RINKI, JOHNSON CONTROL, SAMKWANG,HONEYWELL, ALP=P3

Với đội nhân viên, kỹ sư đầy nhiệt huyết, đội ngũ công nhân lành nghề (80công nhân viên, trong đó nhân viên có trình độ Đại học là 30 nhân viên chiếm37,5%, 01 tiến sĩ Quản trị kinh doanh chiếm 1,25%, còn lại là trình độ Cao đẳng,trung cấp, nghề chuyên nghiệp) nhiều năm kinh nghiệm được đào tạo kỹ lưỡng quacác khóa huấn luyện trong và ngoài nước cùng với các trang thiết bị máy móc hiệnđại, có đủ vật tư phụ tùng thay thế, lắp đặt Công ty đang thực hiện nhiều dự án chokhách hàng với chất lượng cao nhất

Trong quá trình phát triển của mình, ADC CO., LTD luôn tìm cách đầu tưcông nghệ, cải tiến kỹ thuật để đưa ra các sản phẩm mới có chất lượng cao thay thếdần hàng ngoại nhập và mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình trên nhiều phươngdiện

Cuối năm 2000, Công ty đưa ra thị trường sản phẩm cửa gió kỹ thuật caobằng nhôm định hình dùng cho hệ thống điều hòa trung tâm trước đây phải nhậpkhẩu Sản phẩm này ngay lập tức được thị trường đón nhận nhiệt tình do giá cả hợp

lý, mở ra một định hướng kinh doanh mới cho công ty

Năm 2001 Công ty liên doanh với hãng Rinki Hồng Kong, một hãng sản xuấttháp giải nhiệt nổi tiếng ở Châu Á Thái Bình Dương và trở thành đại lý độc quyềncủa Rinki ở Việt Nam với sản phẩm là tháp Rinki Việt Nam Co.ltd.

Sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực điều hòa không khí, Công ty nhậnthấy việc chế tạo ống gió bằng tôn truyền thống mất nhiều thời gian thi công và chiphí cao Năm 2002, Công ty Phát triển Công nghệ máy ADC đã đi tiên phong trongviệc thay đổi vật liệu và phương pháp thi công lắp đặt không khí

Vật liệu ALP-P3 của Italia là lựa chọn đầu tiên của Công ty để chế tạo ốnggió thay cho tôn truyền thống Đây là những loại vật liệu siêu bền, siêu nhẹ, siêusạch, thời gian và nhân lực thi công chỉ bằng 40% trước đây

Là đại lý độc quyền của hãng sản xuất tấm vật liệu cách nhiệt ALP-P3 (Italia),lần đầu tiên công nghệ thi công tiên tiến của hãng được Công ty áp dụng thành công

ở Việt Nam Sản phẩm ống gió đưa vào sử dụng thực tế được khách hàng đánh giácao Đây là bước tiến quan trọng trong việc cải tiến công nghệ điều hòa không khí

và thông gió tại Việt Nam

Với những thành công của năm 2002, ADC CO., LTD xác định nâng cao chấtlượng, cải tiến chất lượng thi công lắp đặt điều hòa thông gió, tiếp tục coi đây làhoạt động mũi nhọn của Công ty

Nhu cầu xây dựng nhà ở, khu làm việc, khu giải trí, các cao ốc, các nhà máysản xuất tại các khu công nghiệp ngày càng cao Nhu cần này đòi hỏi gắn liền vớitính bền vững của sản phẩm, tính mỹ quan của các công trình xây dựng và các trangthiết bị tiện nghi, hiện đại như thang máy, điều hòa, ánh sáng, âm thanh, hệ thốngchống cháy, hệ thống điện, chiếu sáng Mặt khác, các sản phẩm này phải được cungcấp bởi các hãng sản xuất có thương hiệu được công nhận trên phạm vi toàn thếgiới Trước thực tế đó, Công ty Phát triển Công nghệ máy ADC một lần nữa quyếtđịnh mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh mới như: thang máy, âm thanh, ánhsáng, bảng điện tử, ghế ngồi nhà thi đấu, sân vận động…

Năm 2003 Công ty rất vinh dự được tham gia góp phần làm nên thành côngcủa của SEAGAMES 22 bằng việc cung cấp và lắp đặt một số hạng mục cho côngtrình phục vụ SEAGAMES 22 như: cung cấp và lắp đặt ghế ngồi thể thao của hãng