luận văn thạc sĩ Kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Kim Tín

Khái niệm về tài sản và tài sản ngắn hạn Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01, đoạn 22, tài sản của doanh nghiệp “được biểu hiện dưới hình thái vật chất như nhà xưởng, máy móc, thiết bị

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng bản thân tôi Các tài liệu được sử dụng để phân tích trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng và đã đươc công bố theo đúng quy định Các kết quả nghiên cứu trong luận văn là do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tế

Học viên

Lê Thị Hồng Ngân

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt bài luận văn này, ngoài sự cố gắng của bản thân, tôi còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ công nhân viên trong Công ty Cổ phần Kim Tín, các thầy cô giáo trong Khoa và nhà trường cùng toàn thể các bạn

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới cô giáo – PGS.TS Phạm Thị Thu Thủy Cô đã không quản ngại vất vả, tận tình chỉ bảo, giúp

đỡ và hướng dẫn cho tôi kể từ khi tôi nhận được đề tài cho đến khi hoàn thành bài luận văn này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành của mình tới cô Nguyễn Thu Hiền –

kế toán trưởng của Công ty Cổ phần Kim Tín cùng các anh chị nhân viên phòng kế toán cũng như trong toàn công ty đã giúp đỡ, hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình trong quá trình tôi thực tập, khảo sát tại công ty Cô và các anh chị đã tạo cho tôi một môi trường làm việc thoải mái, năng động; tạo điều kiện cho tôi được học hỏi và tìm hiểu rất nhiều để tôi có thể hoàn thành tốt bài luận văn của mình

Trong quá trình làm luận văn tốt nghiệp, các thầy cô trong Khoa và nhà trường cũng đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi về mọi mặt Tôi xin cảm ơn rất nhiều!

Cuối cùng, tôi muốn gửi lời cảm ơn của mình tới gia đình, người thân và bạn

bè của tôi Tất cả mọi người đã luôn ở bên, động viên và giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực tập

Dù đã rất cố gắng, xong bài luận văn của tôi không tránh khỏi những thiếu sót Mong được sự góp ý tận tình của các thầy cô cùng toàn thể các bạn

Xin chân thành cảm ơn!

sở đó đưa ra các quan điểm hoàn thiện cũng như các đề xuất kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho tại DN.

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Phụ lục 1 : Bảng tổng hợp các câu hỏi phỏng vấn

Phụ lục 2 : Bảng tổng hợp kết quả phỏng vấn

Phụ lục 3 : Bảng tổng hợp các câu hỏi điều tra

Phụ lục 4 : Bảng tổng hợp kết quả điều tra

Phụ lục 2.4 : Hóa đơn GTGT mua hàng

Phụ lục 2.5 : Phiếu nhập kho

Phụ lục 2.6 : Hóa đơn GTGT bán hàng

Phụ lục 2.7 : Phiếu xuất kho

Phụ lục 2.8 : Màn hình nhập mua hàng nội địa

Phụ lục 2.24 : Sổ chi tiết công nợ phải thu

Phụ lục 2.25 : Sổ chi tiết công nợ phải trả

Phụ lục 2.26 : Mã hàng

Phụ lục 3.1 : Sổ nhật ký mua hàng theo hướng hoàn thiện

Phụ lục 3.2 : Sổ chi tiết giá vốn hàng bán theo hướng hoàn thiệnPhụ lục 3.3 : Đề nghị xuất hàng theo hướng hoàn thiện

Phụ lục 3.4 : Phiếu giao nhận chứng từ theo hướng hoàn thiện

Phụ lục 3.5 : Báo cáo hàng tồn kho nhóm hàng theo hướng hoàn thiệnPhụ lục 3.6 : Báo cáo chi tiết tồn kho theo hướng hoàn thiện

DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

Phụ lục 1.1 : Kế toán chi tiết HTK theo phương pháp thẻ song song

Phụ lục 1.2 : Kế toán chi tiết HTK theo phương pháp đối chiếu luân chuyểnPhụ lục 1.3 : Kế toán chi tiết HTK theo phương pháp sổ số dư

Phụ lục 1.4 : Kế toán các trường hợp tăng HTK

Phụ lục 1.5 : Kế toán các trường hợp giảm HTK

Phụ lục 1.6 : Kế toán kiểm kê HTK cuối kỳ

Phụ lục 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty CP Kim Tín

Phụ lục 2.2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP Kim Tín

Phụ lục 2.3 : Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty CP Kim Tín

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản lưu động chiếm một giá trị lớn và có

vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của nhiều doanh nghiệp Hàng tồn kho thường bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dịch vụ

dở dang, thành phẩm, hàng hóa… Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp và nó chính là điều kiện tiên quyết đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp

đó diễn ra một cách bình thường, liên tục Vì vậy, thông tin về hàng tồn kho và tình hình nhập xuất vật tư hàng hóa là thông tin quan trọng mà người quản lý cần phải quan tâm Những thông tin này không những giúp cho doanh nghiệp trong thực hiện

và quản lý các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày mà còn giúp các doanh nghiệp

có một lượng vật tư, hàng hóa để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn

ra bình thường, không gây ứ đọng vốn và không làm gián đọan quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, bộ phận kế toán trong doanh nghiệp cần phải nắm rõ, nghiên cứu và thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho

Nhà nước đã ban hành Luật kế toán 2003, Bộ Tài chính đã ban hành hệ thống

26 chuẩn mực kế toán, Chế độ Kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 và các thông tư hướng dẫn để tạo hành lang pháp lý cho công tác kế toán nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng Việc áp dụng hệ thống Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán sẽ góp phần làm tăng cường tính minh bạch của thông tin tài chính và tạo dựng môi trường kinh doanh phù hợp với khu vực và quốc tế Tuy nhiên, hiện nay việc áp dụng Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán về Hàng tồn kho vào thực tế các doanh nghiệp vẫn còn một

số hạn chế Điều này được thể hiện: Trong VAS 02 không đề cập tới hàng hóa lá bất động sản, điều này chưa thực sự phù hợp với các chuẩn mực kế toán liên quan

Cụ thể: đoạn 07 của VAS 05 có đề cập đến bất động sản không phải là bất động sản đầu tư, đó là “Bất động sản mua để bán trong kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh

thông thường hoặc xây dựng để bán trong tương lai (Kế toán theo chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”) Trong VAS 02 và thông tư hướng dẫn đều không nói đến vấn đề một doanh nghiệp có thể được áp dụng nhiều phương pháp tính giá xuất kho của hàng tồn kho hay không Nếu một doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho với các đặc điểm vận động khác nhau thì được hay không được vận dụng nhiều phương pháp tính giá xuất kho phù hợp với đặc thù của từng loại hàng tồn kho đó

Hay trong VAS 02 quy định 4 phương pháp xác định trị giá xuất kho của hàng tồn

kho trong đó có phương pháp Nhập sau – xuất trước Tuy nhiên trong chuẩn mực kế toán thế giới đã không còn cho phép áp dụng Trong thực tiễn, khi áp dụng phương pháp này sẽ có những ảnh hưởng tiêu cực như: trong dài hạn, khi giá cả tăng lên, giá trị hàng tồn kho bị phản ánh thấp hơn giá trị của nó Vì vậy giá trị của chỉ tiêu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán không phản ánh sát với giá thị trường thời điểm báo cáo dẫn đến giá trị tài sản lưu động của doanh nghiệp bị ghi nhận thấp hơn so với giá trị thực tế của nó Mặt khác, phương pháp này có thể bóp méo lợi nhuận trong kỳ, tạo nên sự hiểu lầm về khả năng sinh lời của doanh nghiệp Do đó,

rõ ràng trên góc độ lý luận thì kế toán Hàng tồn kho đang cần được nghiên cứu và hoàn thiện hơn nữa

Qua quá trình tìm hiểu tại Công ty Cổ phần Kim Tín, tác giả nhận thấy một trong những vấn đề cấp thiết được doanh nghiệp đặt ra và đang rất được quan tâm là làm thế nào để có thể quản lý hiệu quả Hàng tồn kho của doanh nghiệp Công ty Cổ phần Kim Tín là một doanh nghiệp có quy mô rộng, phân phối rất đa dạng, cho nên vấn đề tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng vẫn chưa được hoàn thiện Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp nhiều với chủng loại

đa dạng và hình thành từ nhiểu nguồn khác nhau do đó việc sử dụng các chứng từ quản lý sao cho phù hợp, tính giá hàng tồn kho sao cho chính xác cũng như phản ánh sự vận động biến đổi của hàng tồn kho trên các tài khoản kế toán và báo cáo kế toán vẫn còn gặp nhiều khó khăn Do đó, để nghiên cứu và giải quyết những vấn đề

về kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp này, tác giả đã lựa chọn đề tài “ Kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Kim Tín” làm đề tài luận văn Thạc Sỹ.

2 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu về kế toán hàng tồn kho

Trong quá trình nghiên cứu về kế toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp, để đảm bảo tính phù hợp và toàn diện, tôi đã tìm đọc một số công trình khoa học nghiên cứu về kế toán hàng tồn kho của một số tác giả trong nước Thông qua các công trình nghiên cứu này tôi sẽ rút ra được những điểm cần học tập và những điểm

sẽ tiếp tục giải quyết trong công trình nghiên cứu của riêng tôi

Trong luận án Tiến Sĩ:“Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thuộc sở hữu nhà nước ở Việt Nam” của tác giả Lê Thị Thanh Hải (ĐHTM, 2006) đã làm rõ những cơ sở lý luận, đưa ra kết luận nghiên cứu và giải pháp hoàn thiện kế toán HTK nói chung và kế toán HTK tại các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thuộc sở hữu nhà nước ở Việt Nam nói riêng

- Nghiên cứu, phân tích thực trạng kế toán HTK theo chế độ kế toán Việt Nam qua các thời kỳ và khảo sát thực tế ở một số doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thuộc sở hữu nhà nước ở Việt Nam; đồng thời tham khảo kế toán HTK của một số nước có nền kinh tế thị trường phát triển trên thế giới làm tiền đề thực tiễn cho việc hoàn thiện kế toán HTK ở Việt Nam

- Đưa ra các giải pháp hoàn thiện kế toán HTK nói chung và kế toán HTK tại các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thuộc sở hữu nhà nước ở Việt Nam trên hai góc độ là kế toán tài chính và kế toán quản trị Các ý kiến đề xuất đều mang tính

khoa học và đòi hỏi thực tiễn và mang tính lý luận cao nên có thể áp dụng vào thực tiễn cho các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, mọi hình thức sở hữu với các quy mô khác nhau Đồng thời luận án cũng đã đưa ra được các điều kiện và biện pháp thực hiện các giải pháp ở cả hai phía là Nhà nước và doanh nghiệp.

Trong luận văn Thạc sỹ :“Hoàn thiện kế toán hàng hóa tồn kho ở các công ty kinh doanh thiết bị truyền hình thuộc bộ văn hóa, thể thao và du lịch” của học viên Trần Thị Hồng Huệ ( ĐHTM, 2009) đã khái quát, làm rõ những cơ sở lý luận, phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện kế toán HTK nói chung và kế toán HTK tại các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thuộc sở hữu nhà nước ở Việt Nam nói riêng Cụ thể:

- Khái quát, làm rõ những lý luận cơ bản về kế toán hàng hóa tồn kho trong các doanh nghiệp thuộc bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế Trong đó:

+ Trình bày khái niệm HTK, từ đó thấy được đặc điểm cũng như yêu cầu quản

lý HTK tại các doanh nghiệp

+ Trình bày về các nội dung quy định trong chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam có ảnh hưởng tới kế toán HTK tại các doanh nghiệp Từ đó làm cơ sở nghiên cứu thực trạng kế toán HTK tại một số doanh nghiệp kinh doanh thiết bị truyền hình thuộc bộ văn hóa thể thao và du lịch

- Phân tích thực trạng kế toán HTK tại một số doanh nghiệp kinh doanh thiết

bị truyền hình thuộc bộ văn hóa thể thao và du lịch dựa trên hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Đồng thời có xét đến kế toán HTK ở một số nước trên thế giới

- Đưa ra các giải pháp cũng như điều kiện thực hiện giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán HTK tại các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị truyền hình thuộc bộ văn hóa thể thao và du lịch

Trong bài báo “Kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên” của Ths Đỗ Minh Thoa ( Tạp chí Kế toán, 2011).

Bài báo đã tập trung nghiên cứu về sự khác biệt về nội dung, bản chất kế toán

và cách hạch toán giữa phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ

- Đưa ra các tình huống phân tích về bản chất và cách hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ Để từ đó thấy được ưu điểm và nhược điểm của hai phương pháp này

- Phân tích để thấy được việc các doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp kế toán nào trong thực tế đế đảm bảo được yêu cầu quản lý HTK một cách chặt chẽ hơn

Các công trình nghiên cứu trên đây đều được các tác giả khảo sát thực tế, phân tích và đưa ra những lập luận chặt chẽ về những vấn đề còn tồn tại trong kế toán HTK tại các doanh nghiệp Tuy nhiên, vẫn còn một vài vấn đề đặt ra cần tiếp tục nghiên cứu Cụ thể:

- Cần làm rõ những bất cập còn tồn tại trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam và hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam có ảnh hưởng tới kế toán hàng hóa tồn kho

- Cần đưa ra các giải pháp trên góc độ kế toán tài chính về kế toán HTK cho

DN vì hầu hết các giải pháp được tác giả đưa ra trong luận văn là giải pháp về kế toán HTK trên góc độ kế toán quản trị

- Cần đưa ra được các điều kiện và biện pháp thực hiện các giải pháp để hoàn thiện kế toán HTK ở cả hai phía là Nhà nước và doanh nghiệp

Với những vấn đề được đặt ra để tiếp tục nghiên cứu nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp đã nêu ở trên, tác giả sẽ trình bày trong những phần tiếp theo của luận văn

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Xét về tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu, cùng với những vấn đề được đặt ra

để tiếp tục nghiên cứu về những tồn tại trong kế toán HTK tại các DN, tác giả đưa ra mục tiêu nghiên cứu của đề tài trên hai góc độ: góc độ lý thuyết và góc độ thực tế

- Xét trên góc độ lý thuyết: Luận văn nghiên cứu về lý luận hàng tồn kho và đặc điểm của hàng tồn kho trong các doanh nghiệp nói chung Từ đó đưa ra các phân tích, lập luận và quan điểm cá nhân góp phần làm sáng tỏ các nội dung chủ

yếu về phương pháp kế toán hàng tồn kho theo hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.

- Xét trên góc độ thực tiễn:

+) Đối với doanh nghiệp: Khảo sát tốt thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Kim Tín, tìm ra hững ưu điểm cũng như những tồn tại trong kế toán hàng tồn kho tại DN để đưa ra những nhận xét, dự báo cũng như đề xuất kiến nghị của bản thân, góp phần hoàn thiện hơn kế toán hàng tồn kho tại DN

+) Đối với bản thân: Nghiên cứu kế toán hàng tồn kho để hoàn thiện hơn kiến thức của bản thân mình phục vụ cho công việc hiện tại và tương lai

Với mục tiêu nghiên cúu trên, tác giả sẽ trình bày và giải quyết những vấn đề còn bất cập trong chế độ kế toán của các DN, trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam có ảnh hưởng tới kế toán HTK Đồng thời, đưa ra các giải pháp trên góc

độ kế toán tài chính và kế toán quản trị về kế toán HTK, đưa ra những điều kiện và biện pháp thực hiện nhằm hoàn thiện kế toán HTK trong DN

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a) Đối tượng nghiên cứu:

Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp trên cơ sở đối chiếu với chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực

kế toán quốc tế

Nghiên cứu thực trạng kế toán hàng tồn kho và đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Kim Tín

b) Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi về nội dung: Đề tài nghiên cứu về kế toán hàng tồn kho trên góc độ

kế toán tài chính và kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Kim Tín

- Phạm vi về không gian: Thực hiện khảo sát và nghiên cứu tại phòng kế toán của Công ty cổ phần Kim Tín Địa chỉ : Lô 3, A11, Khu Đầm Trấu, Phường Bạch Đằng, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

- Phạm vi về thời gian và dữ liệu minh họa:

Thời gian nghiên cứu: Khảo sát và nghiên cứu tổng hợp tại Công ty cổ phần Kim Tín từ ngày 01/04/2013 đến ngày 15/07/2013

Thời gian về tài liệu : Nghiên cứu, khảo sát số liệu thực tế trong năm 2012,

2013 tại Công ty cổ phần Kim Tín

5 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề của đề tài

Để nghiên cứu các vấn đề về kế toán HTK tôi đã sử dụng hai phương pháp

chủ yếu đó là phương pháp thu thập dữ liệu và phương pháp phân tích dữ liệu

a) Phương pháp thu thập dữ liệu

Trong quá trình khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Kim Tín, tôi đã sử dụng một số phương pháp để có thể thu thập được những dữ liệu cần thiết phục vụ cho bài viết của mình như sau:

*)

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Đối với những dữ liệu sơ cấp, tôi đã sử dụng kết hợp giữa các phương pháp phỏng vấn, phương pháp điều tra và phương pháp quan sát thực tế để thu thập

- Phương pháp phỏng vấn: Là phương pháp được thực hiện thông qua việc phỏng vấn trực tiếp những người làm công tác kế toán tại Công ty cổ phần Kim Tín với những câu hỏi liên quan đến kế toán HTK trong DN Đây là phương pháp thu thập thông tin rất thông dụng và rất hiệu quả Người nghiên cứu đặt câu hỏi trực tiếp cho đối tượng được điều tra và thông qua câu trả lời của họ sẽ nhận được những thông tin mong muốn.Các bước để thực hiện một cuộc phỏng vấn được tiến hành như sau:

Bước 1 : Lập kế hoạch phỏng vấn bao gồm : Thời gian phỏng vấn; Các câu hỏi phỏng vấn; Tên, chức vụ của người được phỏng vấn ( Phụ lục số 1)

Bước 2 : Thực hiện phỏng vấn và ghi chép lại những câu trả lời của những người được phỏng vấn ( Phụ lục số 2)

Mục đích của phương pháp: Thu thập được những thông tin chính xác, kịp thời về tổ chức bộ máy kế toán nói chung, về chính sách kế toán, ưu nhược điểm của các nội dung tổ chức công tác kế toán trong Công ty Đồng thời qua đó cũng có thể thấy được thực trạng kế toán HTK của Công ty

- Phương pháp điều tra: Phương pháp điều tra là phương pháp được tiến hành thông qua việc điều tra chọn mẫu, áp dụng bảng câu hỏi điều tra để thu thập số liệu, khảo sát số liệu và dẫn chứng thực tế đánh giá khách quan vấn đề nghiên cứu, hạn chế tính chủ quan của người tiến hành nghiên cứu Các bước thực hiện điều tra như sau: Bước 1: Lập bảng câu hỏi cho phiếu điều tra Các câu hỏi này phải liên quan đến kế toán HTK tại DN ( Phụ lục số 3)

Bước 2: Xác định đối tượng điều tra: do hạn chế về quá trình điều tra mà việc thực hiện điều tra sẽ chọn lấy ý kiến của 20 phiếu điều tra cho các thành viên trong Công ty là Giám đốc, kế toán trưởng và một số kế toán viên trong Công ty

Bước 3: Tiếp cận và thực hiện phát phiếu điều tra cho những người trong danh sách

Bước 4: Thu lại phiếu điều tra, tiến hành tổng hợp và xử lý các số liệu thu được từ phiếu phục vụ cho việc đánh giá, phân tích

Mục đích của phương pháp: Tìm hiểu những thông tin tổng quát về tổ chức bộ máy kế toán, những thông tin tổng quát về kế toán HTK nói chung ( Phụ lục số 4)

- Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát là phương pháp thu thập thông tin thông qua việc sử dụng các giác quan và các thiết bị hỗ trợ để ghi nhận các hiện tượng hoặc các hành vi của con người phục vụ cho công tác nghiên cứu một vấn đề khoa học Trong quá trình khảo sát tại đơn vị, tôi đã trực tiếp quan sát những hoạt động đang diễn ra tại phòng kế toán của DN, quan sát những tài liệu về kế toán cũng như tìm hiểu về các nghiệp vụ kế toán của DN

Mục đích của phương pháp: Nhằm tiếp cận trực tiếp, theo dõi được các hoạt dộng, các nghiệp vụ diễn ra hàng ngày, các thao tác và quá trình làm việc của phòng

kế toán

*) Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Phương pháp được sử dụng để thu thập dữ liệu thứ cấp là phương pháp nghiên cứu tài liệu Đây là phương pháp mà người nghiên cứu sẽ tìm đọc những tài liệu có liên quan tới đề tài của mình, sau đó chắt lọc ra những điểm, những mục cần thiết

và ghi chép lại theo một trình tự logic để phục vụ cho bài viết của mình Mục đích của phương pháp này là thông qua những thông tin thu thập được sẽ có được những dẫn chứng tin cậy nhất cho những quan điểm và lập luận của mình.

Các dữ liệu thứ cấp tôi thu thập được bao gồm: Hệ thống CMKTVN (2001 – 2006); Chế độ kế toán DN Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính; Thông tư số 161/2007/TT-BTC; Thông tư

số 244/TT-BTC; Luật kế toán 200, các bài nghiên cứu của các tác giả và một số luận văn của những năm trước Bên cạnh đó, để phục vụ cho việc phân tích thực trạng kế toán HTK tại DN, tôi cũng đã thu thập và nghiên cứu các tài liệu của DN như: quy chế của DN, các chứng từ, sổ sách kế toán liên quan tới HTK của DN trong các năm 2012, 2013

b) Phương pháp phân tích dữ liệu

*)Phương pháp phân tích dữ liệu sơ cấp

- Đối với những thông tin thu thập được thông qua việc phỏng vấn các nhà lãnh đạo và nhân viên kế toán của DN sẽ được tổng hợp lại thành 1 bảng kết quả phỏng vấn theo nội dung (Phụ lục 2)

- Đối với những thông tin thu thập được thông qua phương pháp điều tra sẽ được tổng hợp lại thành 1 bảng kết quả điều tra trắc nghiệm theo những chủ điểm (Phụ lục 4)

*) Phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp

Phương pháp được sử dụng để thu thập dữ liệu thứ cấp là phương pháp nghiên cứu tài liệu Căn cứ vào các dữ liệu thứ cấp thu thập được, tôi sẽ chắt lọc các thông tin cho phù hợp với luận điểm trình bày So sánh để đánh giá mức độ phù hợp của thông tin kế toán với hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, chính sách kế toán hiện hành

Để thực hiện phương pháp này tôi đã tham khảo các chuẩn mực kế toán liên quan tới kế toán HTK trong hệ thống CMKT như VAS 01, VAS 02, IAS 02….Tôi cũng tham khảo những quy định về chứng từ, tài khoản, sổ sách liên quan tới kế toán HTK trong CĐKTDN Việt Nam Ngoài ra, việc tham khảo một số bài nghiên

cứu của các tác giả trước giúp cho tôi có được cái nhìn tổng quát hơn về đề tài nghiên cứu thông qua các quan điểm, các lời lập luận và phân tích của các tác giả

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

- Làm sáng tỏ các vấn đề lý luận về kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp

- Việc đưa ra các giải pháp trong đề tài sẽ đóng góp tích cực cho việc hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Kim Tín nói riêng và tại các doanh nghiệp cùng loại hình nói chung

- Qua quá trình nghiên cứu đề tài, học viên được tìm hiểu sâu hơn về vấn đề nghiên cứu, được học hỏi kiến thức chuyên môn vững vàng và khả năng nghiên cứu khoa học của giáo viên hướng dẫn

7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp.Chương 2: Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Kim Tín.Chương 3: Các kết luận nghiên cứu và giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Kim Tín

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm về tài sản và tài sản ngắn hạn

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01, đoạn 22, tài sản của doanh nghiệp

“được biểu hiện dưới hình thái vật chất như nhà xưởng, máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hóa hoặc không thể hiện dưới hình thái vật chất như bản quyền, bằng sang chế nhưng phải thu được lợi ích kinh tế trong tương lai và thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp”

Như vậy, ta có thể hiểu tài sản là tất cả những vật hữu hình hoặc vô hình gắn với lợi ích kinh tế trong tương lai của doanh nghiệp, có thể thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát của doanh nghiệp và thực sự có giá trị đối với doanh nghiệp.Theo giáo trình Nguyên lý Kế Toán ( ĐHTM, 2009), tài sản ngắn hạn được định nghĩa là “những tài sản được dự tính để bán hoặc sử dụng trong khuôn khổ của chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp; hoặc được nắm giữ chủ yếu cho mục đích thương mại hoặc cho mục đích ngắn hạn và dự kiến thu hồi hoặc thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ; hoặc là tiền, tài sản tương đương tiền mà việc sử dụng không gặp một hạn chế nào” Tài sản ngắn hạn của DN bao gồm : Vốn bằng tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho và các tài sản ngắn hạn khác Như vậy, HTK chính là tài sản ngắn hạn

1.1.2 Khái niệm về hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho – IAS 02 thì : “Hàng tồn kho

là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường hoặc đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới dạng nguyên vật liệu, vật dụng sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ” Như vậy, ta có thể hiểu rằng HTK bao gồm các hàng hóa mua vào để bán ra, thành phẩm trong kho, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chuẩn bị đưa vào sản xuất

và giá trị sản phẩm dở dang

Theo IAS 02 thì HTK không bao gồm các hàng hóa thành phẩm hay vật tư hỏng, lỗi thời không thể dùng được trong quá trình sản xuất kinh doanh; các chi phí xây dựng

cơ bản dở dang phát sinh từ các hợp đồng xây dựng; các công cụ tài chính

Như vậy, IAS 02 đã đưa ra phạm vi và khái quát hóa được những đặc điểm của HTK giúp cho việc xác định nội dung cụ thể của HTK trong DN thuộc các loại hình kinh doanh khác nhau

Theo hệ thống kế toán Mỹ thì “Hàng tồn kho là toàn bộ số hàng mà DN đang nắm giữ với mục đích kinh doanh thương mại hoặc dự trữ cho việc sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ cho khách hàng” Như vậy, ta có thể hiểu đối với DNTM thì HTK sẽ bao gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường và hàng gửi bán; còn đối với DNSX thì HTK sẽ bao gồm nguyên vật liệu dự trữ cho sản xuất, công cụ dụng cụ, sản phẩm đang chế tạo và thành phẩm

Theo quan điểm của Anh thì “hàng tồn kho là một tài sản hữu hình của doanh nghiệp với đặc tính: dùng để bán ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” Hàng tồn kho được xếp vào khoản mục Tài sản lưu động trong Bảng cân đối kế toán do nó có khả năng được chuyển thành tiền mặt trong vòng 1 năm

Tại Việt Nam, hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp đã định nghĩa HTK như sau: “Hàng tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp dưới hình thái vật chất Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể mua bên ngoài, do doanh nghiệp sản xuất ra để dùng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc để cung cấp dịch vụ hoặc để bán Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa” [10, tr.91]

Tại chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – ban hành theo Quyết định số 149/2001/QD-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính thì khái niệm về HTK được định nghĩa : “Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; hoặc đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; hoặc

nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.”

Như vậy, theo hệ thống kế toán quốc tế nói chung và hệ thống kế toán của các nước trên thế giới nói riêng thì HTK đã được định nghĩa dưới các góc độ khác nhau Nhưng khái quát lại thì HTK của DN bao gồm các tài sản được doanh nghiệp nắm giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường; hoặc để dự trữ cho quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ; hoặc đang trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

1.1.3 Một số khái niệm liên quan khác

Khái niệm giá gốc hàng tồn kho

Theo VAS 02 – đoạn 05 “giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại”

Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản và các chi phí thực tế khác có liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được trừ khỏi chi phí mua

Chi phí chế biến bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành thành phẩm

Khái niệm giá trị thuần có thể thực hiện được

Theo VAS 02 – đoạn 03, giá trị thuần có thể thực hiện được là “giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cho việc tiêu thụ chúng”

Khái niệm giá hiện hành

Theo VAS 02 – đoạn 03, giá hiện hành là “khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán”

Khái niệm về kê khai thường xuyên

Theo quy định hạch toán hàng tồn kho (Chế độ kế toán doanh nghiệp – Nhà xuất bản Thống Kê) “phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi

và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán.” Theo định nghĩa trên, khi một DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thuờng xuyên thì kế toán cần phải tiến hành các công việc:

- Mọi tình hình biến động tăng giảm (nhập, xuất) và số hiện có của vật tư, hàng hóa đều được phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho (TK 151,

152, 153, 156,157)

- Cuối kỳ kế toán đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hóa tồn kho với

số lượng vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán

- Tính giá vốn xuất kho căn cứ các chứng từ xuất kho và phương pháp tính giá

áp dụng:

Giá thực tế xuất = Số lượng xuất x Đơn giá tính cho hàng xuất

Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật, theo phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm đó là tốn nhiều công tính toán

Khái niệm về kiểm kê định kỳ

Theo quy định hạch toán hàng tồn kho ( Chế độ kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất bản Thống Kê) “ phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn

cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư” Khi doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp này, kế toán cần phải thực hiện các công việc:

- Các tài khoản phản ánh hàng tồn kho chỉ phản ánh giá trị vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ và cuối kỳ

- Phản ánh tình hình mua vào, nhập kho vật tư, hàng hóa trên tài khoản 611

- Cuối kỳ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ:

Giá thực tế tồn kho cuối kỳ = SL tồn x Đơn giá tính cho hàng tồn kho

Giá thực tế xuất = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế mua, nhập vào trong kỳ - Trị giá thực tế tồn cuối kỳ

Khi áp dụng phương pháp này sẽ giúp tiết kiệm được công sức ghi chép nhưng phương pháp này lại có độ chính xác không cao.

1.2 Một số lý thuyết về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.2.1 Quy định về kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS)

a) Quy định và hướng dẫn các nguyên tắc kế toán cơ bản liên quan tới kế toán hàng tồn kho trong VAS 01 “Chuẩn mực chung.”

VAS 01 – Đoạn 05 quy định nguyên tắc giá gốc: “Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể” Như vậy, giá gốc của HTK được xác định theo giá mua hoặc giá thành sản xuất và các chi phí thực tế liên quan trực tiếp đến việc hình thành HTK Giá trị này sẽ được phản ánh trên BCTC ở mọi thời điểm cho dù có sự biến động lớn về giá cả của HTK trên thị trường

VAS 01 – Đoạn 06 quy định nguyên tắc phù hợp “Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.” Theo đó, việc ghi nhận giá gốc của HTK đã bán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phải luôn luôn đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu

VAS 01 – Đoạn 07 quy định nguyên tắc nhất quán: “Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và sự ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh BCTC” Như vậy ta có thể hiểu việc DN áp dụng các chính sách và phương pháp kế toán HTK phải được thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán Điều này sẽ đảm bảo yêu cầu có thể so sánh được các số liệu và thông tin kế toán HTK giữa các kỳ trong một DN Mặt khác, để có thể so sánh, tổng hợp và lập BCTC hợp nhất thì đòi hỏi toàn DN phải áp dụng nhất quán các chính sách và phương pháp kế

toán Nếu một DN trực thuộc áp dụng chính sách và phương pháp kế toán khác với chính sách và phương pháp kế toán thống nhất trong toàn DN thì DN đó phải điều chỉnh BCTC trước khi sử dụng cho việc lập BCTC hợp nhất.

VAS 01 – Đoạn 08 quy định nguyên tắc thận trọng; “Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn; Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập; Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có các bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.” Như vậy, khi HTK của DN có khả năng bị giảm giá trên thị trường thì HTK sẽ phải ghi nhận ngay khoản lỗ có thể xảy ra ngay cả khi chưa có bằng chứng pháp lý chắc chắn

b) Quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho theo VAS 02 “Hàng tồn kho”

VAS 02 “Hàng tồn kho” đã trình bày về các phương pháp xác định giá trị HTK và kế toán HTK vào chi phí; phương pháp ghi giảm giá trị HTK cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được và phương pháp tính giá trị HTK để làm cơ

sở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Theo đó:

Xác định trị giá HTK:

Về việc xác định trị giá nhập HTK : VAS 02 đã quy định HTK của DN phải ghi nhận theo giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Đồng thời, đoạn 06, 07, 08, 09, 10 của VAS 02 quy định rõ về các chi phí liên quan trực tiếp tới giá gốc của HTK:

- Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấu

thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.

- Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm

- Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho

Ngoài ra đoạn 11 quy định các chi phí không được tính vào giá gốc của HTK

- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Về nguyên tắc tính giá vật tư, hàng hóa

Vật tư, hàng hóa hiện có ở các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán

và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra

để có được số vật tư, hàng hóa đó Qúa trình vận động của vật tư, hàng hóa ở doanh nghiệp chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh Vì vậy kế toán phải sử dụng nhiều tài khoản kế toán để phản ánh quá trình hình thành trị giá vốn của vật

tư, hàng hóa Sự hình thành trị giá vốn của vật tư, hàng hóa được phân biệt ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh như:

- Trị giá vốn của vật tư, hàng hóa tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho người bán (còn gọi là trị giá mua thực tế)

Ở doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT thì giá trị mua thực tế là số tiền ghi trên hóa đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại (nếu có)

Ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp trên giá trị gia tăng thì giá trị mua thực tế là trị giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT) trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu và hàng bị trả lại.

- Trị giá vốn của hàng mua nhập kho là trị giá mua thực tế của hàng mua nhập kho cộng với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, các chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu (nếu có)

- Trị giá vốn của hàng xuất kho là trị giá vốn thực tế của hàng tại thời điểm nhập kho

- Trị giá vốn của hàng tiêu thụ, bao gồm trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho cộng với chi phí bảo quản, phân loại, chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ

Về việc xác định trị giá xuất kho của HTK: VAS 02 đã quy định 4 phương pháp để xác định trị giá xuất kho của HTK đó là: Phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước và phương pháp đích danh Cụ thể các phương pháp như sau:

- Phương pháp giá bình quân gia quyền:

Theo phương pháp này giá xuất kho hàng hoá được tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước, bình quân sau mỗi lần nhập)

Giá đơn vị bình quân được xác định bằng nhiều cách

+ Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ ( phương pháp này thường xuyên sd)

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít doanh điểm nhưng

số lần nhập, xuất mặt hàng lại nhiều, căn cứ vào giá thực tế, tồn đầu kỳ để kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị sản phẩm, hàng hoá

Giá thực tế nguyên

vật liệu, hàng hoá

xuất dùng

= Số lượng

xuất dùng x bình quânxGiá đơn vị

Đơn giá bình quân

của cả kỳ dự trữ =

Số lượng tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳGiá thực tế tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ

+ Phương pháp bình quân cuối kỳ trước:

Phương pháp này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu, hàng hoá Tuy nhiên lại không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả

+ Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập

- Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhập được thường xuyên liên tục

- Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

- Phương pháp nhập trước xuất trước

Hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Do vậy hàng hoá tồn kho cuối kỳ

sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào trong kỳ Phương pháp thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm

- Phương pháp nhập sau xuất trước

Hàng hoá nào mua vào sau cùng sẽ được xuất trước Phương pháp này ngược với phương pháp trên, chỉ thích hợp với giai đoạn lạm phát

- Phương pháp giá đích danh

Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Đơn giá bình quân

cuối kỳ trước = Lượng thực tế tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

Giá thực tế tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

Đơn giá bình quân

sau mỗi lần nhập =

Lượng thực tế tồn đầu kho sau mỗi lần nhậpGiá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này.

Đối với mỗi một loại hình DN khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh mà lựa chọn cho DN mình một phương pháp phù hợp nhất

Về vấn đề lập dự phòng giảm giá HTK: VAS 02 đã quy định tại đoạn 18, 19,

20, 21, 22 và 23 Đồng thời khoản 1.1, 1.2 và 1.3 – Mục II – Thông tư số 13/2006/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2006 cũng đã quy định cụ thể về đối tượng lập dự phòng giảm giá HTK Theo đó, cuối kỳ kế toán năm khi giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc của HTK thì phải lập dự phòng giảm giá HTK Việc lập dự phòng được thực hiện trước khi lập báo cáo tài chính, trên cơ sở các bằng chứng đáng tin cậy về sự giảm giá của từng đối tượng cụ thể để xác định số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập cho kỳ kế toán sau Dự phòng phải được lập riêng cho từng loại hàng tồn kho sau đó tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng cho từng loại Những loại hàng tồn kho này phải thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá gốc của hàng tồn kho

Về vấn đề trình bày chỉ tiêu HTK trên BCTC: VAS 02 đã quy định tại đoạn

27, 28, 29, 30 Theo đó, trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải trình bày: Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho; Giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với doanh nghiệp; Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Những trường hợp hay sự kiện dẫn đến việc trích lập thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Và đồng thời phải điểu chỉnh phù hợp BCTC của đơn vị thành viên trước khi lập BCTC của công ty mẹ khi có những đơn vị thành viên áp dụng chính sách kế toán khác công ty mẹ

1.2.2 Kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp theo quan điểm của kế toán tài chính

1.2.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho

Kế toán chi tiết hàng tồn kho là kế toán một cách tỷ mỷ về số lượng lẫn giá trị của hàng tồn kho xuất nhập tồn, công việc kế toán được thực hiện ở cả kho và phòng kế toán

Chứng từ và sổ sách kế toán nhập xuất hàng tồn kho:

Theo chế độ chứng từ kế toán kế toán chi tiết hàng tồn kho gồm có:

- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 - VT )

- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 - VT )

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (Mẫu

số 03 – VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( 03 PXK – 3LL )

- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04 HDL-3LL)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu số 04 - VT )

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa… ( Mẫu số 05 - VT )

- Bảng kê mua hàng ( Mẫu số 06 - VT )

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ( Mẫu số 07 - VT )

- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (04/GTGT)

………

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước Các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm chứng từ kế toán tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lính vực hoạt động, thành phần kinh tế

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh

tế - tài chính phát sinh

Mọi chứng từ kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm phải được tổ chức luân chuyển theo trình từ thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận

cá nhân có liên quan

Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập- xuất- tồn kho của từng thứ hàng tồn kho theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các dữ liệu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số hàng tồn kho Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm theo phương pháp nào

Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết hàng tồn kho, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho về mặt giá trị hoặc cả mặt giá trị và hiện vật tùy thuộc phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.Ngoài những sổ kế toán chi tiết trên còn có thể mở bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp - nhập - xuất - tồn kho vật liệu công cụ, dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm phục vụ cho việc ghi sổ được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời

1.2.2.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho

Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có

sự vận dụng thích hợp và được thực hiện nhật quán trong niên độ kế toán

a Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, ghi chép và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư sản phẩm, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất

Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên có một số đặc điểm nổi bật sau:

- Các nghiệp vụ mua hàng hóa, vật tư để bán hoặc sản xuất được hạch toán vào bên Nợ tài khoản hàng tồn kho

- Chi phí thu mua, hàng mua trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được phản ánh vào tài khoản hàng tồn kho chứ không tách theo dõi trên tài khoản riêng biệt.

- Trị giá vốn hàng xuất kho được ghi nhận ngay sau mỗi nghiệp vụ bằng cách ghi Nợ vào tài khoản chi phí, giá vốn hàng bán và ghi Có tài khoản hàng tồn kho tương ứng

- Tài khoản “Hàng tồn kho” là các tài khoản tổng hợp phản ánh giá trị của hàng tồn kho Trên các tài khoản phân tích tương ứng của hàng tồn kho mới phản ánh cả chỉ tiêu số lượng và giá trị của mỗi loại hàng tồn kho hiện có

Ưu điểm : Phương pháp KKTX theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có

hệ thống tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư hàng hoá giúp cho việc giám sát chặt chẽ tình hình biến động của hàng tồn kho trên cơ sở đó bảo quản hàng tồn kho

cả về số lượng và giá trị

Nhược điểm: Do ghi chép thường xuyên liên tục nên khối lượng ghi chép của

kế toán lớn vì vậy chi phí hạch toán cao

Phương pháp KKTX thường được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, doanh nghiệp xây lắp và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao

Để đảm bảo cho yêu cầu quản lý HTK của DN được chặt chẽ và phù hợp thì cần thiết kế toán phải xây dựng một hệ thống các chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán để theo dõi đồng thời tổng hợp và chi tiết HTK dựa trên hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách được quy định trong CĐKT Việt Nam ban hành theo QĐ 15 của

Bộ tài chính Theo đó:

Về chứng từ kế toán:

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT): Kế toán sử dụng chứng từ là PNK nhằm xác định được số lượng HTK nhập kho từ cơ sở nào, địa điểm nhập kho…nhằm quản lý HTK ở từng khâu thu mua, từng địa điểm bảo quản đồng thời xác định được trách nhiệm đối với những người có liên quan và làm căn cứ ghi sổ kế toán

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT): Kế toán sử dụng chứng từ là PXK nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng HTK xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong DN, làm căn cứ để hạch toán các chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra được việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 03 – VT): Kế toán sử dụng chứng từ này nhằm xác định dược số lượng, quy cách, chất lượng của HTK trước khi nhập kho để làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán

và bảo quản Từ đó đảm bảo việc quản lý HTK theo từng khâu thu mua, từng người phụ trách

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 05 – VT): Kế toán sử dụng chứng từ này nhằm xác định được số lượng, chất lượng và giá trị của HTK có ở kho tại thời điểm kiểm kê để làm căn cứ xác định được trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý HTK và làm căn cứ để ghi sổ kế toán Đồng thời nó còn giúp cho kế toán có căn cứ để đối chiếu giữa số liệu về HTK trên sổ sách và số liệu thực

tế của HTK…

Về việc vận dụng tài khoản kế toán:

Để đảm bảo việc theo dõi và quản lý HTK được chặt chẽ thì cần thiết hệ thống tài khoản kế toán sử dụng phải bao gồm cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết Tài khoản tổng hợp là những tài khoản phản ánh một cách tổng quát về HTK của doanh nghiệp Tài khoản chi tiết là những tài khoản phản ánh chi tiết hơn, cụ thể hơn những nội dung kinh tế đã được phản ánh trên tài khoản tổng hợp để phục vụ cho những yêu cầu quản lý khác nhau Tùy theo mức độ chi tiết mà các tài khoản chi tiết có thể là tài khoản cấp 2, cấp 3 Cụ thể:

- Kế toán sử dụng những tài khoản tổng hợp sau để phản ánh một cách khái quát tình hình và sự vận động của HTK trong DN:

+ Các tài khoản phản ánh giá gốc của HTK: TK 152 “Nguyên vật liệu”, TK

153 “Công cụ dụng cụ”, TK 155 “Thành phẩm”, TK 156 “Hàng hóa”, TK 157

“Hàng gửi bán”…

+ Các tài khoản khác có liên quan: TK 331 phản ánh khoản phải trả cho người bám, TK 133 phản ánh khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong quá trình thu mua HTK, TK 632 phản ánh giá vốn của số HTK đã xuất bán, các TK tiền…

- Bên cạnh đó, kế toán sử dụng kết hợp các TK chi tiết để phản ánh cụ thể hơn những yếu tố cấu thành nên giá gốc của HTK, đảm bảo cho việc quản lý HTK được chặt chẽ ở từng khâu thu mua, đồng thời có thể sử dụng các số liệu trên các TK để phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng HTK của DN Việc sử dụng kết hợp giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết còn giúp cho DN có thể kiểm tra và đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết HTK Kịp thời phát hiện những mất mát, hao hụt, nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và xử lý

Sau khi lập được hệ thống tài khoản kế toán cần sử dụng thì kế toán vận dụng các tài khoản đó để hạch toán sự vận động của HTK trong DN theo các trường hợp tăng (Phụ lục 1.4), các trường hợp giảm (Phụ lục 1.5), các trường hợp kiểm kê HTK cuối kỳ (Phụ lục 1.6)

Về hệ thống sổ sách kế toán:

Kế toán cần sử dụng kết hợp giữa hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết để theo dõi tình hình và sự vận động của HTK trong quá trình sản xuất kinh doanh của DN Tùy thuộc vào hình thức kế toán DN sử dụng mà có các loại sổ tổng hợp và chi tiết sao cho phù hợp Tuy nhiên, nhìn chung thì hệ thống sổ kế toán quản lý HTK sẽ được chia ra:

+ Hệ thống sổ tổng hợp để theo dõi HTK: sổ cái các TK 152, 153, 155, 156…phản ánh về số lượng, chủng loại, giá trị của HTK theo thứ tự các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Số liệu trên các sổ tổng hợp này sẽ phản ánh khái quát toàn bộ lượng HTK trong DN

+ Hệ thống sổ chi tiết để theo dõi HTK: sổ chi tiết vật tư hàng hóa (theo dõi đồng thời cả về mặt số lượng và giá trị của HTK theo 3 chi tiêu là nhập xuất tồn); Thẻ kho (theo dõi về mặt số lượng của HTK theo 3 chỉ tiêu là nhập xuất tồn); Sổ chi tiết các TK 152, 153, 155, 156…theo dõi cụ thể từng loại HTK theo trình tự thời gian và theo hệ thống…

Việc kết hợp giữa ghi chép trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết sẽ đảm bảo cho việc đối chiếu giữa giá trị và hiện vật của HTK, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp, giữa số liệu trên sổ sách và số liệu thực tế của HTK…để từ đó có những quyết định đúng đắn trong việc sử dụng HTK sao cho có hiệu quả nhất.

b Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hóa, sản phẩm đã xuất trong kỳ theo công thức

Trị giá vật tư, hàng hóa tồn trong kỳ

-Trị giá vật tư, hàng hóa tồn cuối kỳ

Cũng như phương pháp kế khai thường xuyên, đối với phương pháp kiểm kê định, kế toán phải xây dựng một hệ thống các chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán

để theo dõi đồng thời tổng hợp và chi tiết HTK dựa trên hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách được quy định trong CĐKT Việt Nam ban hành theo QĐ 15 của

Bộ tài chính để đảm bảo cho yêu cầu quản lý HTK của DN được chặt chẽ và phù hợp Theo đó:

Về chứng từ kế toán:

Phương pháp kiểm kê định kỳ sử dụng các loại chứng từ kế toán như phương pháp kê khai thường xuyên Tuy nhiên, cuối ký kế toán nhận chứng từ nhập, xuất hàng từ thủ kho, kế toán cần kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hóa, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ

Về việc vận dụng tài khoản kế toán:

Theo phương pháp này, hàng tồn kho biến động tăng, giảm trong kỳ được theo dõi trên một tài khoản riêng là TK 611 – “ Mua hàng” Các tài khoản HTK chỉ theo dõi giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá trị HTK từ các tài khoản HTK về TK 611 Trong kỳ, giá trị hàng mua được tập hợp bên Nợ TK

611 Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ, kế toán kết chuyển giá trị HTK cuối kỳ về các tài khoản HTK, đồng thời xác định tổng giá trị HTK.

Về hệ thống sổ kế toán:

Kế toán sử dụng các loại sổ theo mẫu quy định, dùng để ghi chép các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ

Dựa vào ưu, nhược điểm của mỗi phương pháp hạch toán hàng tồn kho, DN

có thể phân tích sự ảnh hưởng của mỗi phương pháp đến tổ chức công tác kế toán của DN, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn phương pháp hạch toán thích hợp, mang lại hiệu quả trong công việc

1.2.3 Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp theo quan điểm của kế toán quản trị.

1.2.3.1 Phân loại vật tư, hàng hóa

a Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu bao gồm nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ

+ Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia

vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm

Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ không đặt

ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm

cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm.

+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất,

không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản; phục vụ cho quá trình lao động

+ Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình

sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí

+Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc

thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được

sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm

cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản

+ Vật liệu khác là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định

Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế biến, gia công

Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm

b Công cụ dụng cụ

CCDC là những tư liệu lao động tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ

* Phân loại:

Căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng CCDC:

- Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị): CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn

- Loại phân bổ 2 lần: CCDC giá trị lớn, thời gian sử dụng dài

- Loại phân bổ nhiều lần: CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và những CCDC chuyên dùng

Căn cứ vào yêu cầu quản lý:

- Công cụ dụng cụ

- Bao bì luân chuyển

- Đồ dùng cho thuê

Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ bao gồm:

- Lán trại tạm thời, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ lắp chuyên dùng cho sản xuất

- Bao bì tính giá riêng dùng để đóng gói hàng hóa trong quá trình bảo quản hàng hóa hoặc vận chuyển hàng hóa đi bán…

- Dụng cụ đồ dùng thủy tinh, sành sứ

- Quần áo, bảo hộ lao động

- Công cụ, dụng cụ khác

Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, công cụ dụng cụ bao gồm:

- Công cụ, dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh

- Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý

- Công cụ dụng cụ dùng cho các yêu cầu khác

Mỗi cách phân loại có yêu cầu, mục đích riêng, phục vụ cho công tác quản lý vật tư của doanh nghiệp theo những yêu cầu cụ thể

1.2.3.2 Lập danh điểm vật tư hàng hóa, nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ

Vật tư, hàng hóa, nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp thường đa dạng về dụng loại, quy cách, kích cỡ Trên cơ sở phân loại vât tư, hàng hóa, nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp cần lập danh điểm vật tư, hang hóa, đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán

Lập danh điểm vật tư, hàng hóa, nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ là quy định cho mỗi thứ vật tư, hàng hóa một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ

số ( có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng Danh điểm vật tư, hàng hóa, nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp, nhằm thống nhất cách quản lý đối với từng thứ vật tư, hàng hóa Mỗi doanh nghiệp có thể lập danh điểm vật tư, hàng hóa theo cách riêng nhưng cần đảm bảo yêu cầu dễ ghi nhớ và hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp Kế toán quản trị có thể dựa vào ký hiệu và dựa vào việc phân loại vật tư theo các cấp độ từ lọai, nhóm, thứ để lập danh điểm vật tư, hàng hóa, nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ

1.2.3.3 Hạch toán chi tiết vật tư hàng hóa

Để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh và thông tin định kỳ về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền theo từng thứ tự mặt hàng, từng nhóm, tưng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng vật tư, hàng hóa hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa ở từng kho và bộ phận kế toán của doanh nghiệp

- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứ ( mặt hàng) của vật tư, hàng hóa cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị

- Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ửng giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở khi, giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp vật tư, hàng hóa

- Cung cấp kịp thời các thông tin hàng ngày, tuần theo yêu cầu quản trị vật tư hàng hóa

Trách nhiệm quản lý vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều

bộ phận, nhưng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải

có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa Hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa cơ bản vẫn sử dụng các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa theo một trong ba phương pháp, đó là: Phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư ,,

a Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp này ở kho phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng cho từng kho, từng danh điểm hàng tồn kho và tại phòng kế toán phải mở Thẻ (Sổ)

kế toán chi tiết để theo dõi về mặt số lượng và giá trị hàng tồn kho trong các nghiệp

vụ nhập xuất hàng tồn kho Phương pháp này được áp dụng khá phổ biến, nó được thực hiện trên nguyên tắc ở ở kho theo dõi về mặt số lượng, ở phòng kế toán theo dõi về mặt số lượng và giá trị của từng loại hàng tồn kho ( Phụ lục số 1.1)

Ưu điểm của phương pháp thẻ song song là đơn giản, dễ ghi chép đối chiếu nhưng còn hạn chế là việc ghi chép bị trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng Mặt khác công tác kiểm tra, đối chiếu lại được tiến hành vào cuối mỗi tháng nên không đáp ứng được yêu cầu thông tin kế toán kịp thời Vì thế phương pháp này chỉ áp dụng trong các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa, khối lượng nghiệp vụ ít, không thường xuyên, trình độ của nhân viên kế toán còn hạn chế

b Phương pháp đối chiếu luân chuyển

Phương pháp này dựa trên cơ sở của phương pháp Thẻ song song Cụ thể là ở kho vẫn mở Thẻ kho nhưng ở phòng kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển thay cho Thẻ chi tiết Sổ này được ghi 1 lần vào cuối mỗi tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng danh điểm, mỗi danh điểm hàng tồn kho được ghi trên một dòng Với những hàng tồn kho có tần suất nhập – xuất nhiều thì trước khi vào Sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập và xuất

cho từng hàng tồn kho đó Số liệu tổng cộng trên bảng kê được dùng để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng kế toán đối chiếu sổ này với Thẻ kho của thủ kho

và lấy số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp ( Phụ lục số 1.2)

Sử dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt nhưng việc ghi chép vẫn còn trùng lặp, việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối mỗi tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít chủng loại hàng, khối lượng nghiệp vụ không nhiều

c Phương pháp sổ số dư

Nguyên tắc của phương pháp này là ở kho chỉ theo dõi chỉ tiêu về số lượng và

ở phòng kế toán theo dõi chỉ tiêu giá trị Như vậy ở phương pháp này đã có sự phân biệt rõ rệt về công việc của phòng kế toán và kho

Thủ kho vẫn mở Thẻ kho như các phương pháp trên, trước ngày cuối tháng, kế toán giao Sổ số dư cho thủ kho để ghi, sau đó phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền Định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho để nhận chứng từ và kiểm tra, tính toán

ra số tiền và ghi vào Bảng kê Nhập – Xuất – Tồn Số dư tồn cuối kỳ trên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn được đối chiếu với cột Số tiền trên Sổ số dư và sau đó được đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp (Phụ lục số 1.3)

Phương pháp sổ số dư có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép hàng ngày và công việc được tiến hành liên tục trong tháng Tuy nhiên, phương pháp này còn có những hạn chế trong kiểm tra, đối chiếu số liệu và sửa chữa sai sót

1.2.3.4 Phân tích biến động tồn kho

Trong bảng CĐKT và BCKQKD có rất nhiều khoản mục, thông qua các khoản mục đó sẽ đánh giá được tình hình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp Hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng, luôn được ban quản trị và các nhà đầu tư quan tâm, xem xét và phân tích Các chỉ tiêu về hàng tồn kho là dấu hiệu sớm để cảnh báo về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp Hàng tồn kho có thể tăng hoặc giảm trong một kỳ sản xuất kinh doanh với nhiều nguyên

nhân khác nhau Vì vậy, việc phân tích biến động hàng tồn kho là cần thiết để đáp ứng được nhu cầu quản lý cũng như sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp Tình hình biến động của hàng tồn kho trong doanh nghiệp ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, trong đó có một số yếu tố chính sau đây:

- Yếu tố mùa vụ trong kinh doanh: Trong kinh doanh có những thời điểm doanh nghiệp phải chuẩn bị số lượng lớn hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu sắp tới

- Chu kỳ kinh doanh của ngành nghề sản phẩm: Điều này thể hiện qua số vòng quay của hàng tồn kho Nếu số vòng quay hàng tồn kho lớn, thời gian tồn kho ngắn thì không chỉ thể hiện doanh nghiệp đang tăng hiệu quả sử dụng vốn, và còn thấy tình hình thị trường và kinh doanh của doanh nghiệp đang rất thuận lợi Nếu số vòng quay quá cao so với mức bình quân của ngành thì phải xem xét lại khâu cung cấp, dự trữ nguyên vật liệu, thành phẩm để đáp ứng được nhu cầu sản xuất và nhu cầu nhập hàng của khách hàng

- Tình hình cung ứng, tiêu thụ, giá cả của mặt hàng trên thị trường

- Chính sách tồn kho: Do giá cả đang có xu hướng tăng nên doanh nghiệp có

xu hướng tích trữ hàng, chuyển từ phương thức bán kinh doanh sang tay sang đầu

cơ tích trữ

- Do hoạt động kinh doanh được mở rộng

- Do chất lượng của hàng tồn kho

…

Để phân tích biến động của hàng tồn kho một cách có hiệu quả, ban quản trị cần thực hiện một số công việc liên quan đến việc cung cấp số liệu, thông tin về hàng tồn kho Cụ thể

- Đề nghị cung cấp số liệu, thông tin về cơ cấu hàng tồn kho theo số lượng, giá trị

- Yêu cầu cung cấp doanh số nhập – xuất hàng tồn kho, chi tiết phát sinh Nợ -

Có từng loại hàng tồn kho lớn theo giá trị, số lượng

- Xem xét, theo dõi phần mềm liên quan đến hàng tồn kho, cách thức quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp, chính sách duy trì hàng tồn kho

- Xem xét về điều kiện kho bãi, chất lượng của hàng tồn kho