BÀI THUYẾT TRÌNH Tổ chức và quản lý trường học CHỨC NĂNG KẾ HOẠCH HÓA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHKHOA TÂM LÝ GIÁODỤC MÔN HỌC: TỔ CHỨC, QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC VÀ CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐỀ TÀI THUYẾT TRÌNH Giảng viên hướng dẫn: Thầy Lương Ngọc Hải Thàn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA TÂM LÝ GIÁODỤC

MÔN HỌC: TỔ CHỨC, QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC VÀ CƠ SỞ GIÁO DỤC

ĐỀ TÀI THUYẾT TRÌNH

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Lương Ngọc Hải

Thành viên nhóm 2:

Nguyễn Khắc Hạnh Trần Thị Minh Hải Quang Thục Hảo Nguyễn Thị Thu Hồng Trần Thái Hòa

Phan Thị Lý Huỳnh Trần Huỳnh Khương Nguyễn Thị Bích Kiều

Võ Thị Kim Liễu Phạm Thị Liên

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2013

CHỨC NĂNG KẾ

HOẠCH HÓA

I CHỨC NĂNG KẾ HOẠCH HÓA

1.1 Khái niệm

Kế hoạch hóa bao gồm việc xây dựng mục tiêu, chương trình hành động, xác định từng bước đi, những điều kiện, phương tiện cần thiết trong một thời gian nhất định của cả hệ thống quản lý và bị quản lý

1.2 Phân loại

1.3 Vai trò của chức năng lập kế hoạch trong quản lý giáo dục

Chức năng kế hoạch hóa vô cùng quan trọng đối với hoạt động quản lý nói chung và quản lý giáo dục nói riêng Chức năng này giúp cho nhà quản lý:

- Khả năng ứng phó với sự bất định và sự thay đổi

- Tập trung chú ý vào các mục tiêu

- Chọn phương án tối ưu, tiết kiệm nguồn lực

- Dễ kiểm tra

1.4 Những đặc điểm của việc lập kế hoạch

Lập kế hoạch, theo một khía cạnh nào đó có thể coi nó như là một thứ dự báo Tính chất dự báo càng thể hiện rõ trong việc lập kế hoạch chiến lược Nói đến "kế hoạch chiến lược", không chỉ ở cấp quản lý vĩ mô (như Bộ Giáo dục và Đào tạo) mới có kế hoạch chiến lược mà nhà trường, với tư cách là đơn vị cơ sở của hệ thống giáo dục quốc dân cũng có thể và có khả năng lập kế hoạch chiến lược

(Ví dụ: kế hoạch cho một cấp học).

- Nhà quản lý cần phải đặt trọng tâm vào tư duy và hành động mang tính chiến lược.

nghĩa là tư duy và hành động có tính toàn cục, cơ bản, quán xuyến suốt quá trình quản lý Tránh tình trạng cục bộ, thiển cận, chắp vá

- Việc lập kế hoạch phải chú trọng vào tương lai

Đối với giáo dục, có cả tương lai gần (sau một năm học) và tương lai xa (sau một cấp học) và đều quan trọng như nhau.Tương lai gần chính là những nấc thang đến tương lai xa.Điều khó khăn là phải xác định "bóng dáng" của tương lai gần

Ví dụ: chất lượng giáo dục sau một năm học, năm kế tiếp là gì và năm cuối cấp là gì

để có chất lượng của cả cấp học

- Kế hoạch phải định hướng hoạt động không những của nhà quản lý, mà của cả tổ chức vào các kết quả đạt được.

Đây chính là cái đích của toàn bộ tổ chức, trong đó có nhà quản lý

- Kế hoạch phải thể hiện tập trung sự quan tâm và nguồn lực vào các vấn đề bức xúc nhất mà tổ chức đang quan tâm

Chẳng hạn, chất lượng giáo dục là vấn đề bức xúc buộc nhà quản lý các cấp đều phải quan tâm và dành mọi nguồn lực cho nó

- Đặc điểm cuối cùng, trong kế hoạch phải quan tâm đến quan hệ hợp tác

Đây cũng là điều xuất phát từ đặc điểm của giáo dục, một dạng hoạt động mang đậm tính chất xã hội.Xã hội hoá công tác giáo dục chính là sự thể hiện đặc điểm này

1.5 Các bước của việc lập kế hoạch giáo dục

- Bước 1: Nhận thức đầy đủ về yêu cầu của cấp trên thông qua những chỉ

thị, nghị quyết.

Nghĩa là phải hoàn toàn thông hiểu tư tưởng, hàm ý của cấp trên đối với nhiệm vụ được giao Như lập kế hoạch đào tạo phát triển giáo dục cho một huyện, phòng đào tạo của huyện đó phải nghiên cứu, hiểu rõ và chi tiết các chủ trương, chỉ thị của sở giáo dục tỉnh; Tỉnh phải quán triệt tư tưởng giáo dục của Bộ và Bộ thì phải thông suốt nghị quyết của Đảng bộ

- Bước 2: Phân tích trạng thái xuất phát của đối tượng quản lý.

Muốn đề ra kế hoạch và kế hoạch ấy khả thi thì người lập kế hoạch buộc phải nắm rõ các đối tượng trong kế hoạch của mình, cũng như tình trạng hiện tại của các đối tượng có đáp ừng được những ý tưởng mà mình dự định trong bản kế hoạch hay không.Từ đó, điều chỉnh lại kế hoạch hoặc làm cơ sở để xây dựng kế hoạch cho tổ chức

Để làm được điều này, ta thường phân tích những mặt: điểm mạnh, điểm yếu, thời cơ và thách thức của tổ chức về nội lực lẫn ngoại lực Ta dễ dàng thấy điều này ở những buổi khai giảng đầu năm học, thường thì thầy hiệu trưởng sẽ tổng kết lại năm học qua với những điều đã làm được, chưa làm được, những mặt mạnh và những điều còn hạn chế của nhà trường để từ đó đề ra những kế hoạch học tập và giáo dục cho học sinh trong năm học mới

- Bước 3: Xác định nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch.

Đây là điều quan trọng nhất để kế hoạch của ta khả thi, kế hoạch đề ra cần bao nhiêu nhân lực, vật lực và tài lực để thực hiện Ta phải ước lượng hết tất cả để xét xem với trạng thái hiện tại ta có thể thực hiện được hay không nhằm tránh lãng phí sức lực và tiền của của

cơ quan, tổ chức

Trong giáo dục, khi lên kế hoạch ta phải chú trọng tới hai nguồn lực:

+ Nguồn lực bên trong: Là nhân lực, vật lực và tài lực hiện có của chính nhà trường,

cơ sở giáo dục Trong đó, nhân lực gồm đội ngũ cán bộ quản lý và giáo viên là yếu tố quyết định, phải xét đến trước hết

+ Nguồn lực bên ngoài: Là những chỉ thị, nghị quyết, sự hỗ trợ từ cấp trên; những tác động từ môi trường khách quan

- Bước 4: Xây dựng sơ đồ khung của việc lập kế hoạch, nhất là kế hoạch

chiến lược.

Các bạn có thể hiểu sơ đồ khung là những điểm chính yếu nhất trong bản kế hoạch, như là mục lục trong một cuốn sách chẳng hạn Xây dựng sơ đồ khung rất quan trọng, nó giúp ta hình dung, tiên liệu trước những điều quan trọng, chính yếu cần làm; dự trù trước những ưu nhược điểm trong một kế hoạch và dễ dàng phổ biến công việc cho các cấp

Sơ đồ khung của việc lập kế hoạch cần phải có những điều sau đây:

+ Xác định mục đích

+ Xác định mục tiêu

+ Xác định các chuẩn đo đạc kết quả

+ Kế hoạch chiến lược và các chương trình hành động.

Tóm lại, khi đặt bút lập một bảng kế hoạch, nhà quảng lý phải trả lời được bốn câu hỏi sau:

- Ta đang ở đâu?

Để trả lời, nhà quản lý phải nhìn nhận, phân tích, mô tả và đánh giá môi trường hiện tại của tổ chức, nhu cầu xã hội, chất lượng giáo dục hiện tại chung của toàn xã hội Trả lời xong câu hỏi này là ta đã làm được bước thứ trong việc lập kế hoạch

- Ta muốn đến đâu trong tương lai?

Đây chính là việc ta xác định mục đích, mục tiêu, ý đồ trong bản kế hoạch

- Làm thế nào để đến đó?

Câu hỏi này chính là để cho ta lập kế hoạch chiến lược, xác định phương pháp, cách thức để thực hiện kế hoạch; xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, cơ chế phối hợp với nhau giữa các bộ phận phối hợp trong tổ chức

- Làm thế nào để đo được sự tiến triển?

Sau khi trả lời cho câu hỏi này, ta sẽ có những công cụ chuẩn để đo đạc kết quả thực hiện kế hoạch

Kế hoạch hóa là một chức năng quan trọng hàng đầu của quản lý giáo dục.Nó là cơ

sở để thực hiện các chức năng khác của quản lý

II MỐI QUAN HỆ GIỮA CHỨC NĂNG KẾ HOẠCH HÓA VÀ CÁC CHỨC NĂNG

KHÁC

Kế hoạch hóa

Chỉ đạo

Tổ chức Kiểm tra

Tất cả các chức năng đều là một thành tố quan trọng và đảm bảo thực hiện một vai trò riêng biệt.Tuy nhiên, các chức năng này không hoạt động một cách riêng lẽ, tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

Là chức năng đầu tiên trong quản lý giáo dục, chức năng kế hoạch hóa có mối quan hệ với các chức năng khác cụ thể như sau:

1.1 Mối quan hệ giữa chức năng kế hoạch hóa và chức năng tổ chức

- Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên trong tổ chức

Khi nhân viên biết được tổ chức sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm những gì để đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu, họ có thể điều phối công việc của mình, hợp tác với nhau và thực hiện những công việc cần thiết Nếu không lập kế hoạch, các bộ phận phòng ban và các

cá nhân có thể làm việc cho những mục đích khác nhau làm cho không đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả.Chính vì vậy, việc lập kế hoạch cho phép nhà quản lý tập trung chú ý vào các mục tiêu.Qua việc lập kế hoạch, nhà quản lý có thể nhìn thấy trước

tương lai, có thể phải điều chỉnh những quyết định trước đó, bảo đảm hướng vào mục tiêu

đã định

- Việc lập kế hoạch cho phép lựa chọn những phương án tối ưu, tiết kiệm nguồn nhân lực tạo hiệu quả hoạt động cho toàn bộ tổ chức.

Kế hoạch không cho phép hoạt động tùy tiện, tản mạn, rời rạc và cũng không chấp nhận sự quyết định vội vàng thiếu cân nhắc Kế hoạch được xem là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức, đó là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi trường bằng việc xác định trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức.Huy động, khai thác và tập trung sử dụng những thế mạnh chiến lược trong tổ chức, xây dựng và phát triển thế và lực mọi nguồn tài nguyên trong tổ chức, xây dựng các kế hoạch dài hạn, hoặc mang tính quan trọng và quyết định làm nền tảng để triển khai các hoạt động thường xuyên lâu dài ở một tổ chức

- Kế hoạch hóa định hướng hoạt động không những của nhà quản lý, mà của cả tổ chức vào các kết quả đạt được Đây chính là cái đích của tổ chức được hình dung trước

Vai trò quản trị hiện hữu là do bởi nhu cầu cần được nối kết để điều hành những công tác của mỗi cá nhân cũng như các đội ngũ trong một tổ chức Hoạch định là một kỹ thuật quan trọng giúp đạt đến việc nối kết đó Một kế hoạch tốt là một kế hoạch có thể vạch

ra mục tiêu cho cả tổ chức và các ban ngành trong tổ chức Trong tiến trình hoàn thành mục tiêu đã định, mỗi phần tử trong tổ chức sẽ cùng góp phần để đạt đến mục tiêu.Khi mục tiêu hoàn thành, người ngoài tổ chức không nói một cá nhân nào đó đã hoàn thành mục tiêu, nhưng là tổ chức đó đã đạt chỉ tiêu

- Kế hoạch hóa thể hiện tập trung sự quan tâm và nguồn lực vào các vấn đề bức xúc nhất mà tổ chức đang quan tâm.

Chất lượng giáo dục có thể nói là vấn đề bức xúc đối với xã hội, trong đó có nhiều nhà quản lý.Điều này thôi thúc nhà quản lý các cấp đều quan tâm và dành mọi nguồn lực cho nó

1.3 Mối quan hệ giữa chức năng kế hoạch hóa và chức năng chỉ đạo

Việc lập kế hoạch cho phép nhà quản lý tập trung chú ý vào các mục tiêu, từ đó đề xuất những điều khiển, điều chỉnh những quyết định trước đó, bảo đảm hướng vào mục tiêu đã định.

Đối với công tác quản lý giáo dục, việc lập kế hoạch còn đóng vai tròng quan trọng trong quá trình điều động nhân lực, vật lực, tài lực cũng như có hình thành phương pháp thực hiện những dự định ban đầu

1.4 Mối quan hệ giữa chức năng kế hoạch hóa và chức năng kiểm tra

Kế hoạch hóa đề ra những tiêu chuẩn, mục đích cho việc thực hiện chức năng kiểm tra.Kế hoạch hóa giúp cho người thừa hành không bị lạc phương hướng trong kiểm tra, đánh giá, thanh tra

Trong vai trò này, cần quan tâm phân biệt các khái niệm dễ nhầm lẫn như: kiểm tra và thanh tra

 Kiểm tra:

Kiểm tra chỉ một hoạt động nhằm thẩm định, xác định một hành vi của cá nhân hay một tổ chức trong quá trình thực hiện quyết định Ngoài ra, còn có thể hiểu kiểm tra là hoạt động quan sát và kiểm nghiệm mức độ phù hợp của quá trình hoạt động của đối tượng bị quản lý với các quyết định quản lý đã lựa chọn

 Thanh tra

Còn thanh tra là hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, có chức năng duy trì các hoạt động của cơ quan hay của công chức bằng các hoạt động xem xét, thẩm định lại những hành

vi của công chức, những hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước trên cơ sở những quy định pháp lý về quyền hạn, nhiệm vụ của các cá nhân hoặc tổ chức được thanh tra

1. Nguyễn Đình Chỉnh, Phạm Ngọc Uyển, Tâm Lý Học Quản Lý, Nxb Giáo Dục, 1998.

2. Nguyễn Bá Dương, Tâm lý học quản lý dành cho người lãnh đạo, Nhà xuất bản

Chính trị quốc gia, 2003

3. Trần Thị Thuý Sửu và Đỗ Hoàng Toàn, Tâm lý học quản lý kinh tế, Nxb Khoa học và

Kỹ thuật, 2003