Tại đây được sự giúp đỡ của Ban Giám Đốc công ty, các phòng ban chức năng nên việc thu thập các số liệu của tôi được thuận lợi, giúp cho việc thực tập, phân tích,đánh giá các hoạt động t
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập tổng hợp là một sự kiện quan trọng trong quá trình học tập, bên cạnh
đó thực tập tổng hợp giúp cho sinh viên có cơ hội được tiếp xúc với các vấn đề thực tếbên ngoài so với lý thuyết đã học Do vậy, với những kiến thức đã học, tôi muốn vậndụng kiến thức,kĩ năng đã được trang bị để tiến hành phân tích, đánh giá các lĩnh vựchoạt động của doanh nghiệp về xây dựng và quản trị hệ thống thông tin, và củng cố lạinhững kiến thức đã học về chuyên ngành của mình
Vì vậy, để thuận lợi hơn cho công việc thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp của
mình, tôi đã lựa chọn cho mình cơ sở thực tập là Công Ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây Tại đây được sự giúp đỡ của Ban Giám Đốc công ty, các phòng ban chức năng
nên việc thu thập các số liệu của tôi được thuận lợi, giúp cho việc thực tập, phân tích,đánh giá các hoạt động thu thập xử lý thông tin, thu thập và sử dụng hệ thống thôngtin, CNTT tại Công ty được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng Giúp tôihoàn thành tốt quá trình thực tập tốt nghiệp và hoàn thiện báo cáo thực tập tổng hợpcủa mình Hướng tới đề tài cho khóa luận tốt nghiệp
Báo cáo thực tập tổng hợp này gồm có 2 phần:
Phần I : bao gồm các nội dung như các vấn đề cơ bản về sự hình thành và phát
triển của đơn vị, các chức năng nhiệm vụ triết lý kinh doanh của đơn vị, chức năng cácphòng ban, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Phần II : Phân tích các hoạt động, thực trạng thu thập, xử lý thông tin Thực tế
sử dụng hệ thống thông tin như khai thác thông tin từ hệ thống, đánh giá hiệu quả của
hệ thống mang lại cho đơn vị Một số vấn đề về quản trị hệ thống thông tin của Công ty
Báo cáo thực tập tổng hợp này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình
của Ban Giám Đốc,các phòng ban tại Công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây, giảng viên Thạc Sĩ Cù Nguyên Giáp và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế -
Trường Đại học Thương Mại, cùng các bạn bè Tôi xin trân thành cảm ơn vì nhưnggiúp đỡ quý báu đó đã giúp tôi hoàn thành bản báo cáo này
Trong quá trình thực hiện mặc dù đã có cố gắng nhưng do thời gian và trình độ
còn hạn chế nên báo cáo thực tập tổng hợp của tôi không tránh khỏi nhiều sai xót Rất
mong nhận được sự quan tâm và ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để bổ sungcho báo cáo được hoàn thiện hơn
Trang 2Phần I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN
TẢI HÀ TÂY
1 Thông tin chung về đơn vị
1.1 Giới thiệu khái quát về công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây
Địa chỉ: số 112 phố Trần Phú - phường Văn Mỗ - Quận Hà Đông - Hà Tây
Số điện thoại: 04-33824441
1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Cùng với đà phát triển chung của nền kinh tế và để đáp ứng nhu cầu của thị trường, ngày 22/9/1992 UBND tỉnh Hà Tây đã có quyết định số 307/QĐ - UB thành lập Công ty ô tô vận tải Hà Tây từ sự hợp nhất của 2 xí nghiệp ô tô số I và số II
Xí nghiệp ô tô số I là đơn vị vận tải hàng hóa có trên 30 năm hoạt động kinh doanh, và trải qua nhiều thời kỳ chuyển đổi từ Công ty hợp danh đến xí nghiệp quốc doanh
Xí nghiệp ô tô số III là đơn vị trẻ nhất trong ngành vận tải Hà Tây, đơn vị thành lập năm 1997 Đây là đơn vị vận tải hỗn hợp, có nhiệm vụ vận chuyển người và hàng hóa của tỉnh đi vào các vùng kinh tế mới Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường,
xí nghiệp đã năng động thích nghi với cơ chế mới Với sự kết hợp của 2 xí nghiệp trên,Công ty ô tô vận tải Hà Tây ra đời và có những điều kiện ban đầu như sau:
- Về đất đai: có 109.000 m², trong đó có 100.000 m² là bến và xưởng, 9.000m² là khu nhà làm việc
- Phương tiện tham gia sản xuất có 39 xe khách, 30 xe tải
- Tổng số tài sản cố định của công ty trên 1,8 tỷ đồng Đến đầu năm 1999, thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước, được sự chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở GTVT Hà Tây, CBCNV công ty bắt tay vào việc cổ phần hóa Ngày 19/5/1999 UBND tỉnh có quyết định số 437/1999/QĐ-UB quyết định chuyển công ty ô tô vận tải Hà Tây thành Công ty cổ phần
Tổng số vốn điều lệ thời điểm thành lập là 4.079.264.920 đồng, được chia làm
40792 cổ phần, giá trị mỗi cổ phần là 100.000 đồng.Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 9/1997
Trang 32 Đặc điểm về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty ô tô vận tải Hà Tây
Trang 4SƠ ĐỒ 1 SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CÔNG TY Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY.
Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây là một doanh nghiệp, được Nhà nước đầu
tư vốn, trực thuộc sở giao thông vận tải Hà Tây, là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có tư cách pháp nhân Hoạt động trong cơ chế thị trường nên công ty phải tuân thủ theo luật và nguyên tắc tự chủ tài chính Nhà nước và các cổ đông được quyền quản lí với tư cách là chủ sở hữu Bộ máy của công ty hiện nay gồm ĐHCĐ, HĐQT, Ban kiểm soát, Ban giám đốc, các phòng ban
2.2 Chức năng của các bộ phận
2.2.1 Đại hội cổ đông
Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, quyết định mọi vấn đề liên quan tới sự tồn tại và nhiệm vụ phát triển của Công ty Cũng như quyết định gia hạn hoạt động hay giải thể công ty và các vấn đề khác
2.2.2 Hội đồng quản trị
HĐQT của công ty gồm 5 người được ĐHCĐ bầu chọn theo thể thức bỏ phiếu kín Trong đó HĐQT có 1 thành viên đại diện cho vốn sở hữu của Nhà nước, chức năng cụ thể cho từng thành viên:
- Chủ tịch HĐQT là giám đốc công ty, đồng thời là người quản lí phần vốn của Nhà nước tại công ty
- Phó chủ tịch HĐQT nguyên là phó giám đốc kinh doanh
- Thư kí HĐQT nguyên là phó giám đốc nội chính
- Thành viên HĐQT nguyên là kế toán trưởng
- Thành viên HĐQT là thành viên của phòng kinh doanh
Trang 5Phó giám đốc nội chính phụ trách công tác nội chính, bảo vệ chính trị nội bộ, xây dựng cơ bản, mua sắm và quản lí thiết bị văn phòng, Đồng thời trực tiếp phụ trách phòng tổ chức hành chính.
Trang 62.2.4 Ban kiểm soát
Có trách nhiệm kiểm tra giám sát các hoạt động của công ty, kiểm tra sổ sách, tài sản, các báo cáo quyết toán…Ban kiểm soát có 3 người:
Trưởng phòng nghiệp vụ I, cục quản lí vốn và tài sản Nhà nước tại công ty
Chuyên viên sở giao thông vận tải Hà Tây
Xưởng trưởng xưởng sửa chữa
2.2.5 Các phòng ban
2.2.5.1 Phòng kế toán - tài vụ
Thành viên gồm 5 người, có chức năng lập, thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh, phối hợp với phòng kinh doanh điều chỉnh kế hoạch, đồng thời quản lí các loại vốn, hạch toán thu chi theo đúng chế độ Phân tích các hoạt động kinh doanh trong việc quản lý và thực hiện giá thành, tham giacho Giám đốc chủ động sử dụng nguồn vốn để phát triển sản xuất kinh doanh
2.2.5.2 Phòng tổ chức hành chính
Tổng số có 5 thành viên, có chức năng giúp việc cho Giám đốc thực hiện tốt công việc quản lí nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng và kỷ luật, bảo vệ nội bộ, sắp xếp nơi ăn chốn ở, công tác hội họp, quan hệ đối ngoại, đảm bảo công tác văn thư,
bí mật về hồ sơ tài liệu
2.2.5.3 Phòng kinh doanh
Tổng số cán bộ trong phòng có 4 người với chức năng tham mưu cho Giám đốctrong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, đồng thời xây dựng phương án sản xuất, ký kết hợp đồng, tổ chức giám sát và trực tiếp quản lí diều hành các phương tiện vận tải của công ty
2.2.5.4 Bộ phận dịch vụ
Tổng số có 16 người,trong đó có 1 cán bộ quản lí và 15 công nhân có nhiệm vụ cung cấp xăng dầu cho toàn công ty và cho bên ngoài
2.2.5.5 Xưởng sửa chữa
Tổng số có 23 người, trong đó có 1 cán bộ quản lí, 22 công nhân Xưởng sửa chữa là một bộ phân trực thuộc quản lí của PGĐ kinh doanh.Đảm nhiệm toàn bộ việc bảo dưỡng phương tiện từ cấp II đến đại tu máy móc và thùng bệ nhằm thu lao động
Trang 72.2.5.6 Lực lượng xe
Tổng số có 141 người chịu trách nhiệm điều hành của phòng kinh doanh trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất vận tải của công ty
2.3 Tình hình lao động của công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây
BẢNG 1 TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI
HÀ TÂY TRONG 3 NĂM 2009, 2010, 2011
17 15 2
17 13 4
Nhìn chung cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm không có biến động lớn, điều đó cho thấy quy mô sản xuất, thị trường hoạt động của công ty không có sự biến chuyển đáng kể Trong công ty cũng có lao động thời vụ, chủ yếu là phụ xe, nhưng họ không thuộc quyền quản lí của công ty Những người này do lái xe khi thấy cần thiết thì thuê thêm
2.4 Kết quả kinh doanh của công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây trong 3 năm gần nhất.
Qua tài liệu được công ty cung cấp Có bảng thống kê tình hình kinh doanh của công ty qua 3 năm 2009, 2010, 2011 dưới đây Nhận thấy rằng, việc tăng giảm lợi nhuận trong hoạt động tài chính và lợi nhuận hoạt động bất thường trong 3 năm là do nhiều nguyên nhân gây nên Tuy nhiên, xét tổng lợi nhuận trước thuế năm 2011 so vớinăm 2010 tăng 366.636.564 đồng (186,9%) và lợi nhận sau thuế năm 2011 so với năm
2010 là 188.463.686 đồng Nhìn chung năm 2011 công ty kinh doanh ổn định, tạo ra lợi nhuận
BẢNG 2 THỐNG KÊ TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô
TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY TRONG 3 NĂM 2009, 2010, 2011
Tổng doanh thu 7.245.295.700 7.229.735.600 9.546.325.300
Trang 8Doanh thu thuần 6.913.354.000 7.355.046.540 8.944.656.550Giá vốn bán hàng 5.863.935.571 6.334.703.104 7.912.514.495Lợi nhuận gộp 1.049.418.438 1.020.343.436 1.032.142.055Chi phí quản lí +
chuyển hành khách giảm sút Kết quả kinh doanh đạt được trên đây là sự cố gắng của toàn công ty trong thời gian qua
Giá vốn bán hàng của công ty năm 2010 tăng 8,03% so với năm 2009 Công ty
đã thực hiện nghị định 92 của Chính phủ về việc quy định thời hạn sử dụng của
phương tiện giao thông nên công ty phải thay thế một số xe có từ năm 1977, đây là một trong những lí do làm cho giá vốn bán của công ty tăng hơn so với năm 2009
Trang 93 Ngành nghề kinh doanh
Đến tháng 9/1992, sau khi có nghị định 338 – HĐBT, Sở Giao thông vận tải HàTây ra quyết định sát nhập hai xí nghiệp trên thành Công ty ô tô vận tải Hà Tây với các nhiệm vụ là:
lý và tổ chức sản xuất kinh doanh để đảm bảo cho Công ty luôn đứng vững trên thị trường, đi lên trong sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp vận tải hiện nay, thựchiện được các mục tiêu đặt ra
Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây định hướng trong những năm tới mở rộng thêm tuyến xe đi các tỉnh Tiếp tục duy trì hoạt động kinh doanh của công ty Nâng cấp
cơ sở vật chất các xưởng sửa chữa, nâng cao tay nghề cho thợ sửa chữa nhằm đáp ứng cho nhu cầu hoạt động các phương tiện của công ty
Trang 10PHẦN II PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI Ô TÔ
Hệ thống thông tin là tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các
hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tái tạo, phân phối và chia
sẻ dữ liệu
Hiện tại, Công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây sử dụng phương thức thu thập thông tin từ điện thoại, đường truyền Internet, báo chí, báo cáo thống kê từ các phòng ban và các nguồn khác Sự trao đổi thông tin giữa cấp trên với cấp dưới và các phòng ban trong công ty với nhau được tiếp nhận trực tiếp Hệ thống thông tin của công ty còn rời rạc, chưa có sự liên kết, truyền nhận dữ liệu thông suốt giữa các phòng ban Dođiều kiện kinh doanh cũng như chính sách đầu tư cho hệ thống thông tin của công ty chưa được chú trọng
Phương thức xử lí, lưu trữ, truyền nhận thông tin trong nội bộ công ty được tiếnhành tùy theo từng phòng ban Các dữ liệu về chấm công, lương thưởng,thu-chi cho kinh doanh,…được tính toán và lưu trữ tại phòng kế toán - tài vụ Có thể thấy một vài phương thức thu thập thông tin tại phòng kế toán - tài vụ như nhân viên phòng kế toán
- tài vụ thu thập số liệu ngay tại phòng ban, muốn vậy phải sử dụng những thông tin sẵn có từ các nguồn khác nhau Thứ nhất là nguồn thông tin trong doanh nghiệp đó là bảng chấm công, hệ số lương, tài sản cố định, tài sản lưu động,…của công ty Thứ hai
là nguồn thông tin ngoài doanh nghiệp đó là các thông tin về luật kế toán doanh
nghiệp, chế độ lương thưởng, phụ cấp theo quy định Nhà nước,…
Hay ở phòng kinh doanh nguồn thông tin nội bộ công ty được thu thập từ báo cáo tài chính của phòng kế toán – tài vụ chuyển sang, số lượng chuyến xe vận tải hành khách,hàng hóa trong tháng hoặc quý được thống kê, công văn và tài liệu từ Ban GiámĐốc hay nguồn thông tin từ bên ngoài như lãi suất cho vay của ngân hàng, niên giám thống kê, sách báo hoặc tạp chí kinh tế, hợp đồng từ khách hàng,…Dữ liệu về các chính sách ra quyết định kinh doanh chỉ được lưu trữ ở phòng kinh doanh và Ban giámđốc.Công ty có chưa có phòng công nghệ thông tin riêng Những nhân viên đảm nhiệm
về hệ thống mạng, máy tính trong công ty được phân bổ vào phòng tổ chức hành chính
Trang 112 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin trong công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây.
Qua khảo sát,thu được số liệu về thiết bị phần cứng như sau:
- Số máy tính trong toàn công ty: 11 máy
- Các phòng ban được trang bị máy tính và kết nối đường truyền Internet với số lượng như sau:
Phòng Giám đốc: 1 máy
Phòng kế toán - tài vụ: 4 máy
Phòng tổ chức hành chính: 3 máy
Phòng kinh doanh: 2 máy
Hệ điều hành được sử dụng: window xp
● Cấu hình của máy chủ như sau:
Dell powerEdge R210 II Sever
Thông số: Dell 1U Chassis R210 II
Main: R210-II PerC S100 support RAID 0,1
CPU: Intel xeon Quard core E3-1270 3.4ghz
4x8 gb DDRAM3-1333mhz(PC3-10600) only ECC RDIMMs/UDIMMs
4xHitachi Ultrastar 2TB Enterprise 3.5" SAta 6.0gb/s 64mb cache
● Phần mềm chuyên dụng của công ty được cài đặt cho mỗi máy tính để quản
lý các báo cáo từ kế toán, tình hình hoạt động kinh doanh,…
Phần mềm kế toán MISA tự động hóa quy trình tính lương Phần mềm kế toán
hỗ trợ đắc lực trong nghiệp vụ kế toán cũng như quản lý doanh nghiệp, phần mềm này tuân thủ theo đúng chế độ kế toán, tự động hóa toàn bộ các khâu kế toán từ khâu lập chứng từ, hạch toán, báo cáo Ngoài ra, phần mềm có tính an toàn và bảo mật tốt, đơn
Trang 12giản, dễ sử dụng Công ty bắt đầu triển khai cài đặt phần mềm cho phòng kế toán - tài
vụ vào năm 2011 Sản phẩm của kế toán tài chính là các báo cáo tài chính Ngoài việc
sử dụng cho ban lãnh đạo công ty còn để cung cấp cho các đối tượng khác như: nhà đầu tư, cơ quan thuế, ngân hàng, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê…
Phần mềm này cho phép thiết lập từng kỳ tính lương và tính các khoản lương sản phẩm, lương hiệu quả công việc, các khoản phụ cấp, trợ cấp linh hoạt theo chính sách lương của doanh nghiệp Các khoản khấu trừ lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) và thuế TNCN được tính theo đúng quy định của Nhà nước
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại lợi ích lớn cho công tác quản lýtài chính- kế toán, giúp Ban Giám đốc nắm bắt thông tin về tài chính, ngân sách, quỹ
tổ chức… một cách chính xác và kịp thời Từ đó bộ phận kế toán có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động nhờ dự đoán được hướng sản xuất kinh doanh
● Phần mềm bảo mật: Sử dụng FireWall( cứng và mềm), antivirut( BKAV Pro),Web antivirut (PC tools doctor ASD.Net) để đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính khỏi những tấn công hoặc xâm nhập bất hợp pháp
3 Quản trị hệ thống thông tin tại Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây
3.1 Phần cứng
Việc chọn lựa cấu hình phần cứng dòng máy tính để bàn dành cho người dùng văn phòng tùy thuộc vào nhu cầu công việc và quy mô doanh nghiệp Do các nhân viên văn phòng của công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây chỉ thường làm việc với những ứng dụng văn phòng thông thường, lưu trữ dữ liệu hoặc truy cập Internet nên máy tính sử dụng BXL Intel Pentium E 2xxx hoặc AMD Athlon X2 BE-2xxx, đồ họa tích hợp, dung lượng RAM 512MB
Riêng phòng kế toán - tài vụ nhân viên cần khả năng xử lý, tính toán mạnh hơn của máy tính do dùng các phần mềm ứng dụng và thường xuyên làm việc với nhiều ứng dụng cùng lúc, khối lượng dữ liệu lớn nên máy tính của phòng sử dụng AMD Athlon 64 X2 Các máy trạm trong công ty được lắp đặt đồng bộ với dòng máy tính của hãng Asus
Việc sửa chữa, kiểm tra tình trạng phần cứng của thiết bị hiện tại công ty chưa
có bộ phận chức năng riêng biệt Do vậy, khi có hỏng hóc về phần cứng công ty phải điều động 3 nhân sự của phòng kinh doanh
Trang 133.2 Phần mềm
Các phần mềm ứng dụng trong quản lí văn phòng được sử dụng như Microsoft Word, Excel Những phần mềm này giúp các nhân viên soạn thảo hợp đồng, lưu trữ tàiliệu, in báo cáo kinh doanh,
Ngoài ra, công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây đã tiến hành lắp đặt phần mềm kếtoán cho phòng kế toán - tài vụ nhằm hỗ trợ cho công tác tính tiền lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên với việc sử dụng phần mềm MISA và sự hỗ trợ của công cụ tính lương MISA Sala.NET
MISA Sala.NET là phần mềm tự động hóa quy trình tính lương Được kết nối trực tiếp với phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA HRM.NET để lấy dữ liệu cho từng kỳ tính lương, và tải ngược lại bảng lương hoàn chỉnh Đồng thời MISA
HRM.NET cho phép xem và in các báo cáo động liên quan đến tiền lương như: Bảng lương, Phiếu lương, Bảng yêu cầu chuyển khoản, Danh sách nhận lương bằng tiền mặt,…
Phần mềm quản lý các chức năng như:
● Thu Chi :
- Lập các phiếu thu chi tiền
- Đối tác ( nhà cung cấp, khách hàng) được phân nhóm quản lý theo mã số, số điện thoại, địa chỉ,…
- Theo dõi tồn quỹ bất kỳ lúc nào, bất kỳ thời gian nào
- Thu chi tiền mặt ( số xe được kí hợp đồng, qua ngân hàng, tạm ứng và các khoản khác )
- Thu chi theo công nợ
Trang 14Bên cạnh đó, phần mềm MISA cũng có những nhược điểm mà các nhân viên phản ánh như:Tốc độ xử lý dữ liệu chậm, đặc biệt là khi cập nhật giá hoặc bảo trì dữ liệu, các báo cáo khi kết xuất ra excell sắp xếp không theo thứ tự, nhược điểm này làmcho các nhân viên phải chỉnh sửa lại báo cáo,…
3.3 Nguồn nhân lực công nghệ thông tin
Các nhân viên ở phòng ban trực tiếp tham gia vào hệ thống như nhân viên phòng kinh doanh, nhân viên phòng kế toán - tài vụ, đều được đào tạo về kĩ năng tin học Tuy nhiên, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của các nhân viên còn gặp nhiều hạn chế Ví dụ như một số nhân viên phòng kế toán - tài vụ còn gặp khó khăn trong quá trình làm việc như: khi xuất hóa đơn cho khách hàng, muốn đưa số Tài Khoản của công ty vào trong hóa đơn thì phải làm thế nào?
Do nhu cầu sử dụng công nghệ thông tin của công ty còn hạn chế nên hiện tại công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây chưa lập phòng công nghệ thông tin chuyên biệt,
mà phải sử dụng kết hợp nhân viên của phòng kinh doanh Đây là những nhân sự trẻ, được đào tạo về công nghệ thông tin cơ bản và vẫn làm nhiệm vụ riêng của phòng kinhdoanh Khi có sự cố lớn về hỏng hóc thì công ty phải thuê nhân viên bên ngoài về sửa chữa Do đó, đây có thể coi là hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty
3.4 Dữ liệu
Tại công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây, việc quản lí hồ sơ nhân viên như: hồ sơxin việc, quyết định tăng lương, chuyển vị trí công tác,…được lưu trữ trên giấy tờ Phòng kế toán – tài vụ tính lương, phụ cấp, và lưu trữ những kết quả tính được trên máy tính của phòng và những kết quả kinh doanh theo quý hoặc khóa sổ cuối năm được gửi lên phòng kinh doanh và Ban Giám Đốc Dữ liệu được lưu trữ phân tán
Các tài liệu, thông tin hợp đồng, các loại hồ sơ về đối tác, khách hàng được phòng kinh doanh lưu trữ Các tài liệu trên được trưởng phòng kinh doanh kiểm soát chặt chẽ Những thông tin thuộc về tình hình kinh doanh, thuế,… chỉ được lưu trữ tại phòng kinh doanh Còn lương thưởng,chế độ hưu trí,… của công ty là những dữ liệu thuộc về phòng kế toán - tài vụ quản lí Ban Giám Đốc là bộ phận có thể truy nhập dữ liệu của tất cả các phòng ban trong công ty Các phòng ban có trách nhiệm thống kê, báo cáo thông tin về kinh doanh của công ty cho Ban Giám Đốc định kì hoặc theo yêu cầu Việc phân quyền truy cập dữ liệu của các nhân viên tại các phòng ban được quy định rõ ràng Những dữ liệu của phòng kế toán - tài vụ không thể được tùy tiện cung cấp ra bên ngoài hoặc chia sẻ cho cá nhân, tổ chức, phòng ban khác
3.5 Hệ thống mạng
