báo cáo thực tập tổng hợp khoa hệ thống thông tin tại Công ty cổ phần kiến trúc - nội thất Đồng Gia

Tính cách thương hiệu...8 PHẦN II: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG THÔNG TIN, HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN- KIẾN TRÚC NỘI THẤT ĐỒNG GIA...9 2.1.. Tại đây được sự giúp đỡ của

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iiiii

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT & HTTT 2

1.1 Thông tin chung về đơn vị 2

1.2 Các phòng ban 4

1.3.Ngành nghề kinh doanh 5

1.4.Sứ mệnh kinh doanh 6

1.5.Tầm nhìn 7

1.6 Triết lý kinh doanh 7

1.7 Giá trị cốt lõi 7

1.8 Tính cách thương hiệu 8

PHẦN II: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG THÔNG TIN, HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN- KIẾN TRÚC NỘI THẤT ĐỒNG GIA 9

2.1 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin 9

2.2.Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT của doanh nghiệp 9

2.3 Thực trạng sử dụng HTTT hỗ trợ quản lý tại các phòng ban 12

2.4.Đánh giá chung và đề xuất đề tài khóa luận tốt nghiệp 13

TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

PHỤ LỤC 1 Mẫu phiếu điều tra 1

PHỤ LỤC 2 Danh sách nhân viên trả lời điều tra phỏng vấn 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Bảng1.1: Các phòng ban trong công ty 3

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của công ty 3

Bảng 1.2: Danh mục hoạt động 5

Bảng 2.1: Thống kê sơ bộ về trang thiết bị 10

Biểu đồ 2.1 : Đánh giá phần trăm công việc 11

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

XD KHSXKD Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh

cố lại những kiến thức đã học, rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành.

Do đó để thuận lợi hơn cho công việc thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp của mình,

em đã lựa chọn cho mình cơ sở thực tập là Công ty cổ phần kiến trúc - nội thất Đồng Gia Tại đây được sự giúp đỡ của ban Giám đốc công ty, các phòng ban chức

năng và các đồng nghiệp nên khả năng thu thập các số liệu của em thuận lợi, giúp chocông việc phân tích, đánh giá các hoạt động thu thập xử lý thông tin, thực trạng xâydựng và sử dụng hệ thống thông tin được thực hiện một cách thuận lợi và nhanhchóng Do vậy đã giúp em hoàn thành tốt quá trình TTTN và hoàn thiện báo cáo tổnghợp của mình

Bản báo cáo thực tập tổng hợp gồm có 2 phần chính:

Phần thứ nhất: bao gồm các nội dung như các vấn đề cơ bản về sự hình thành và

phát triển của đơn vị, các chức năng nhiệm vụ triết lý kinh doanh của đơn vị, chứcnăng các phòng ban, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Phần thứ hai: Phân tích các hoạt động, thực trạng thu thập, xử lý thông tin Thực

tế sử dụng hệ thống thông tin như khai thác thông tin từ hệ thống, đánh giá hiệu quảcủa hệ thống mang lại cho đơn vị Một số vấn đề về quản trị hệ thống thông tin, một sốvấn đề về quản trị chiến lược và marketing TMĐT

Bản báo cáo này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng

viên PGS.TS Đàm Gia Mạnh và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế

-Trường Đại học Thương Mại, các đồng nghiệp, cùng các phòng ban tại công ty CPKiến trúc – Nội thất đồng gia Em xin trân thành cám ơn vì nhưng giúp đỡ quý báu đó

đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này

Trong quá trình thực hiện mặc dù đã có cố gắng nhưng do thời gian và trình độcòn hạn chế nên bản báo cáo không tránh khỏi nhiều sai xót Em rất mong các thầy cô

và các bạn đóng góp ý kiến để bổ sung cho báo cáo được hoàn thiện hơn

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG

CNTT & HTTT 1.1 Thông tin chung về đơn vị

Tên công ty : Công ty Cổ phần Kiến trúc - Nội thất Đồng Gia

Tên giao dich: Donggia Architecture - Interior.,JSC

Tên viết tắt: DongArch.,JSC

Giám đốc : Đồng Minh Hậu

Ngân hàng Thương mại Cổ phần các DN ngoài quốc doanh Việt Nam - VPBank

Công ty Cổ phần Kiến trúc Nội thất Đồng Gia hoạt động trong lĩnh vực tư vấn

thiết kế và thi công kiến trúc nội ngoại thất với đội ngũ cán bộ nhiệt tình và kinhnghiệm trong hoạt động quản lý và thiết kế sản phẩm Mục tiêu sắp tới của công ty làtrở thành công ty hàng đầu trong nghành nội thất và hàng đầu trong khu vực ĐôngNam Á và có doanh thu ổn định hàng năm ước tính 8 tỷ đồng và chú trọng mở rộngcác lĩnh vực ngành nghề kinh doanh mới

Sơ đồ 1.1: cơ cấu tổ chức của công ty.

 Chức năng các phòng ban tại Công ty cổ phần nội thất Đồng Gia

Phòng tài vụ

Phòng hành chính

Phòng thiết

kế thi công

Phòng

tổ chức nhân sự

Phòng

kỹ thuật

Phòng chăm sóc khách hàng

- Phòng kế hoạch vật tư:

Thực hiện công tác cung ứng, quản lý vật tư Lập kế hoạch sản xuất theo dõi và hiệuchỉnh kế hoạch

- Phòng Thiết kế thi công:

Trực tiếp đưa ra các bản vẻ công trình kiến trúc ,thi công và theo dõi các dự án quản lýtrực quan hoạt động vận hành của công ty

Chịu trách nhiệm kiểm tra bán thành phẩm đồ nội thất ,kiểm tra các vật liệu.Kiểm tranguyên liệu và bán thành phẩm đầu vào Thống kê bán thành phẩm hư hỏng có vấn đềkhi nhập và sản xuất ,phản hồi khách hàng nhằm thông báo kịp thời cho Ban Lãnh Đạo

và các phòng ban có liên quan

1.3.Ngành nghề kinh doanh.

Kể từ khi đi vào hoạt động đến nay, PTI đã đem đến cho khách hàng những sảnphẩm dịch vụ thiết thức, có uy tín trên thị trường PTI thực hiện cung cấp cho kháchhàng bao gồm cả khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp với các loại sảnphẩm và dịch vụ : Thiết kế nội thất ,thiết kế kiến trúc,thi công nội thất, Thi công ngoạithất ngoài ra còn các sản phẩm nội thất nhập khẩu

Bảng 1.2: Danh mục hoạt động

Thiết kế nội thất Thời gian thiết kế sơ bộ

Thời gian thiết kế 3d

Số lượng phương án thiết kế 3d

Phối cảnh các không gian nội thấttrong công trình

Thiết kế ,Vẽ bố trí nội thất chi tiết

Vẽ nội thất chi tiết

Vẽ chi tiết hệ thống kỹ thuật và phụ trợ

Dự toán chi tiết công trìnhGiám sát tác giả

Lập hồ sơ chi tiết Lựa chọn số lượng phương án thiết kế Xin cấp phép xây dựng

Phối cảnh công trìnhThiết kế bản vẽ kiến trúc cơ bảnThiết kế bản vẽ bố trí nội thất cơ bảnThiết kế bản vẽ kiến trúc chi tiếtThiết kế bản vẽ kết cấu

Bản vẽ chi tiết hệ thống kỹ thuật và phụtrợ

Dự toán chi tiết công trìnhGiám sát tác giả

Thi công nội thất Khảo sát hiện trạng hạng mục:

Hạng mục nề Hạng mục điện nước Hạng mục thạch cao Hạng mục sơn bả Hạng mục đồ sắt Hạng mục đồ gỗ Hạng mục nhôm kính Giám sát thi công.

Thi công ngoại thất

Sản phẩm nội thất Cung cấp sản phẩm nội thất phòng khách,

Nội thất phòng kháchNội thất phòng bếp

Và một số đồ nội thất khác

1.4.Sứ mệnh kinh doanh.

Chiến lược phát triển của Công ty là hướng vào thị trường bán lẻ, trong đó chútrọng khách hàng là người tiêu dùng cá nhân Với bối cảnh hiện nay và trong vòng từ5-10 năm tới, người tiêu đi liền với sự phát triển của nền kinh tế người Việt Nam sẽ cónhu cầu về nội thất phòng ở cao hơn,đòi hỏi chất lượng dịch vụ cũng được nâng caođảm bảo các nhu cầu gia tăng Chính vì vậy sứ mệnh của công ty là đem đến ngườitiêu dùng những sản phẩm có tính thiết thực với giá cả cạnh tranh nhất, chất lượngphục vụ tốt (điều đó được hiểu là công ty sẽ chưa đưa ra nhiều sản phẩm đón trướcnhu cầu dài hạn) Để trở thành nhà cung cấp sản sản phẩm nội thất cũng như thi côngthiết kế nội thất hàng đầu Việt Nam.Công ty sẽ phải chú trọng phát triển hệ thống bánhàng rộng khắp đặc biệt là khai thác triệt để các hình thức thương mại điện tử Hiệnnay và trong vòng 5 năm tới,công ty sẽ dựa vào thế mạnh rộng khắp của mạng lướiInternet Hoàn thành được sứ mệnh trên, công ty sẽ là doanh nghiệp đứng đầu trong thịcông phát triển nội thất tại Việt Nam

Vì vậy, Công ty cổ phần nội thất Đồng Gia cam kết đem lại cho cộng độngnhững sản phẩm nội thất thiết thực, chất lượng dịch vụ chuẩn mực thông qua hệ thốngbán hàng và dịch vụ khách hàng phủ kín toàn quốc

1.5.Tầm nhìn.

Công ty cổ phần kiến trúc - nội thất Đồng Gia đang nỗ lực phấn đấu trở thành

công ty tư vấn thiết kế thi công kiến trúc hàng đầu Việt Nam và khu vực Đông Nam Á

Tầm nhìn của Công ty cổ phần kiến trúc - nội thất Đồng Gia có thể chiếm tỷ

trọng lớn nhất và dẫn đầu thị trường trong hoạt động tư vấn thiết kế các hoạt độngthiết kế và thi công kiến trúc.Mở rộng tầm ảnh hưởng của công ty ra khu vực và khẳngđịnh thương hiệu của công ty trong lĩnh vực kiến trúc ,ngoài ra công ty còn đầu tưphát triển mạnh ra các hoạt động kinh doanh thương mại điện tử

1.6 Triết lý kinh doanh.

“Nghĩ tận tâm làm tận tay”

Nghĩ tận tâm: Tất cả hành động của công ty đều đứng trên lập trường của

những cá nhân có tâm huyết với nghề.Bản thân mỗi dự án, hay bất kỳ công việc nào

mà được đội ngũ công ty tiếp nhận đều được thực hiện trên tấm lòng và sự tận tâm tậnlực mà khách hàng đã tin tưởng đặt vào.Đó trở thành triết lý cho sự tồn tại của doanhnghiệp

Làm tận tay: Xuất phát từ tận đáy lòng của một người tư vấn thiết kế,các thành viêntrong công ty không kể chức vụ,phòng ban đều phải hình thành cho mỗi cá nhân một

tư duy đó là tận tay mang dịch vụ cho khách hàng, đảm bảo mọi hoạt động của công tyđều là những sản phẩm dịch vụ chất lượng

1.7 Giá trị cốt lõi.

Các giá trị cốt lõi của Công ty cổ phần kiến trúc - nội thất Đồng Gia là mang

lại niềm tin lâu dài và có sức ảnh hưởng to lớn đối với mọi quyết định của tất cả cácthành viên trong doanh nghiệp Hệ thống giá trị cốt lõi chính là động lực, là hạt nhânliên kết nội bộ doanh nghiệp, liên kết doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và với xãhội nói chung

Đoàn kết

Đoàn kết là chất keo gắn kết, tập hợp tất cả các nguồn lực về con người và vậtchất của công ty , cùng hướng tới mục tiêu chung: xây dựng doanh nghiệp trở thànhmột tập đoàn sản xuất và đầu tư hàng đầu trong nước, mang tầm khu vực và quốc tế

Tâm huyết

Tại Công ty cổ phần kiến trúc - nội thất Đồng Gia, lòng tâm huyết với công

việc luôn được đánh giá cao và là yếu tố quan trọng đối với việc thực hiện sứ mệnh vàmục tiêu của doanh nghiệp

Sáng tạo

Công ty cổ phần kiến trúc - nội thất Đồng Gia luôn trân trọng và tiếp nối các

giá trị truyền thống nhưng cũng không ngừng đổi mới trong tư duy và linh hoạt tronghành động nhằm tạo ra các giá trị bền vững cho doanh nghiệp và cộng đồng Sự sángtạo của doanh nghiệp luôn được thể hiện trong vận dụng sách lược, xây dựng kế hoạchphù hợp với từng giai đoạn phát triển của toàn công ty

Hiệu quả

Tính hiệu quả là thước đo giá trị chính xác nhất của mọi hoạt động sản xuất,kinh doanh, đầu tư cũng như hoạt động xã hội của doanh nghiệp

Chia sẻ

Dưới mái nhà chung Công ty cổ phần kiến trúc - nội thất Đồng Gia, quyền

lợi của mỗi thành viên cũng như của tập thể đều gắn liền với trách nhiệm trước mọihoạt động Tập thể công ty luôn đồng lòng, chung sức gánh vác khó khăn và tráchnhiệm, chia sẻ thành công vì sự phát triển của doanh nghiệp, cộng đồng và sự thịnhvượng của đất nước

1.8 Tính cách thương hiệu.

“Chân thành - Tín nghĩa - Sẻ chia.”

Qua điều tra tâm lý học tiêu dùng trên thị trường thì các nhà tư vấn phát hiện rarằng nhân tố quyết định hành vi mua hàng được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau:

o Cảm xúc thân thiện, gần gũi và thích

o Theo dư luận hay tâm lý đám đông

o Theo phân tích mang tính kỹ thuật (lý trí )

Trong ba yếu tố trên thì yếu tố số một là quan trọng nhất Bên cạnh đó, đối với lĩnhvực bảo hiểm thì ngoài cảm giác thân thiện còn cảm giác tin cậy xuất phát từ nghiêncứu trên, việc xây dựng hình ảnh PTI thông qua hình ảnh người bạn đích thực

Chân thành - Tín nghĩa - Sẻ chia là 3 phẩm chất quan trọng nhất của một ngườibạn đích thực: đối xử chân thành, không vụ lợi và ồn ào, tôn trọng chữ tín và là ngườigiữ chữ tín, có tính cách nghĩa hiệp, coi khó khăn của bạn là khó khăn của mình và sẵnsàng chia sẻ cả lúc vui lẫn lúc buồn, kể cả khi thành công hay khi gặp hoạn nạn khókhăn đều có PTI bên bạn Một người bạn như vậy sẽ được gắn bó lâu dài - Khi làm

được điều đó thì thương hiệu của PTI sẽ tồn tại bền vững và lâu dài trong lòng kháchhàng

PHẦN II: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG THÔNG TIN, HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN- KIẾN TRÚC NỘI THẤT

ĐỒNG GIA 2.1 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin.

Phương thức thu thập và truyền nhận thông tin của công ty, sử dụng đường truyềncủa mạng Lan, wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới vàgiữa nhân viên các phòng ban và các chi nhánh của công ty với nhau Hiện tại công ty

có 3 chính gồm 2 chính nhánh ở miền Bắc và một chí nhánh ở miền Nam đồng thờicông ty còn mở rộng ra lĩnh vực thương mại điện tử với các hệ thống web mua chung168group với ước tính sẽ phát triển từ 4-6 website trong năm 2013 Chính vì vậy,tạithời điểm hiện tại công ty đang có một số nhưng khó khăn trong việc điều hành hệthống và bảo mật mạng dữ liệu nội bộ chung của công ty

Ngoài ra, do đang trong giai đoạn phát triển hệ các chi nhánh và mở rộng lĩnh vựckinh doanh, nên mọi hoạt động liên quan đến vấn đề quản trị HTTT của công đượcphụ trách bởi phòng công nghệ thông tin trên Công ty chính Do vậy, các chi nhánhvẫn chưa có bộ phận quản trị mạng và các HTTT riêng Vấn đề này làm cho công tácquản lý của công ty đến thời điểm hiện tại xuất hiện một số điểm bất cập như quản lýchồng chéo,các cá nhân phải đảm nhiệm nhiều công việc của các chi nhánh mới

2.2.Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT của doanh nghiệp

Về trang thiết bị phần cứng tại công ty :

Công ty có 3 máy chủ được đặt tại 3 chi nhánh tại công ty Mỗi phòng ban được trang

bị 20 máy tính ứng với số nhân viên trong phòng, tất cả đều được công ty đầu tư mới Tất cả đều được kết nối trực tiếp vào mạng internet thông qua các cổng mạng đã lắpđặt sẵn

Công ty rất chú trọng đầu tư cở sở hạ tầng CNTT, cụ thể là tỷ lệ số máy tính/Tổng

số nhân viên, công chức = 100/100, tất cả các máy tính của nhân viên đều được công

ty cấp

Bảng 2.1: thống kê sơ bộ về trang thiết bị.

@2,16GHZ

2,16GHZ, 0,99GB ofRAM

Dell,Toshiba,Samsung

Thông số:

Pentium,dual-coreCPU 2GB ofRAM

Laser shotLBP 1120

HP LaserJetP3015dnPrinter

- Số máy tính kết nối vào mạng nội bộ: khoảng 120 máy

- Số máy tính kết nối Internet: 120 máy

- Số phòng ban được kết nối vào mạng nội bộ: 8 phòng

- Các hệ điều hành sử dụng cho máy chủ: Windows xp,Window 7,Window 8

- Chương trình phòng chống bảo vệ cho mạng: Sử dụng FireWall ( cứng và mềm),antivirut( BKAV Pro, Kapersky), Web antivirut (PC tools doctor ASD.Net), mailantivirut (security Plus for Mdea, Symante dùng cho các máy cá nhân)

- Hiện trạng các trang thiết bị cho các phòng ban đã được đáp ứng, theo điều trangdoanh nghiệp các cá nhân không có nhu cầu bổ sung thay thế

Theo kết quả của phiếu điều tra của các cá nhân trong công ty nhận thấy cácphần mềm quản lý đã được đưa vào để đảm bảo hoạt động của công ty, tuy nhiêncòn chất lượng phục vụ công nghiệp chưa được đáp ứng rõ rệt

Biểu đồ 2.1 : Đánh giá phần trăm công việc

100 80

60 50

Phần mềm soạn thảo văn bản

Phần mềm kế toán Phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng

(CRM)

Column2

Về các phần mềm ứng dụng thì bao gồm các phần mềm quản lý văn phòng

cơ bản như Microsoft office 2003, 2007,2010,phần mềm chuyên dụng của công tyđược cài đặt cho mỗi máy tính để quản lý các báo cáo từ kế toán, tình hình hoạtđộng kinh doanh,…

Phần mềm ứng dụng chuyên biệt:

Phần mềm Kế toán Misa Phần mềm kế toán hỗ trợ đắc lực trong nghiệp vụ kế

toán cũng như quản lý doanh nghiệp, sở dĩ PM tuân thủ theo đúng chế độ kế toán, tựđộng hóa toàn bộ các khâu kế toán từ khâu lập chứng từ, hạch toán, báo cáo Ngoài ra,

PM có tính an toàn và bảo mật tốt, đơn giản, dễ sử dụng

Phần mềm kế toán hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ của công ty giúp cho công tác

kế toán của các phòng ban được đảm bảo hoạt động tốt và vận hành được dễ dàng hơnPhần mềm kế toán Misa đang được ứng dụng tại công ty là :

Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 gồm 13 phân hệ, hỗ trợ doanh nghiệp

tạo mẫu, phát hành, in, quản lý và sử dụng hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP

Phần mềm quản lý hóa đơn MISA Invoice Publisher 2012 MISA Invoice

Publisher 2012 là phần mềm Quản lý phát hành hóa đơn đáp ứng Nghị định51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ, Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày28/09/2010 và Thông tư 32/2011/TT- BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính về hóađơn bán hàng và cung ứng dịch vụ