Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn

Công nghệ thông tin đang dần khẳng định vị trí và tầm quan trọng của nó trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, tham gia vào mọi ngành nghề với các ứng dụng thiết thực hỗ trợ cho con ngư

Trang 1

MỤC LỤC

TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THU CHI TIỀN MẶT 18

GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B

Trang 2

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

- BHYT, BHXH, BHLĐ: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm lao động

Trang 3

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THU CHI TIỀN MẶT 18

Trang 4

LỜI NÓI ĐẦU

Tính cấp thiết của đề tài:

Trong những năm gần đây khoa học công nghệ đã phát triển một cách mạnh

mẽ đem lại những hiệu quả đáng kể trong việc quản lý Công nghệ thông tin đang dần khẳng định vị trí và tầm quan trọng của nó trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, tham gia vào mọi ngành nghề với các ứng dụng thiết thực hỗ trợ cho con người

có những phương án nhanh chóng, chính xác và kịp thời Nó là công cụ đắc lực nhất

để nâng cao hiệu quả và chất lượng của công việc, là hành trang không thể thiếu cho

sự phát triển của một quốc gia trong thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ và phát triển Nhờ có tin học mà các hoạt động sản xuất, quản lý trở lên năng động, thuận tiện hơn, mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả

Nước ta đang trong thời kỳ đổi mới với mục tiêu đi tắt đón đầu nhằm bắt kịp với sự phát triển của văn minh nhân loại Vì vậy, việc áp dụng hệ thống thông tin trong các lĩnh vực của đời sống như quản lý kinh tế, văn hóa, giáo dục…vv là cần thiết và tất yếu Nó giúp cho các tổ chức quản lý được các nguồn lực tốt nhất, chặt chẽ nhất, nhanh chóng và kịp thời

Bất kỳ một đơn vị nào dù là đơn vị kinh doanh hay không đều liên quan đến hai mảng thu và chi, cho nên quản lý tiền một cách khoa học, chặt chẽ là một yếu tố rất quan trọng Việc mở rộng sản xuất kinh doanh khiến cho số lượng các sản phẩm, mặt hàng cũng trở lên đa dạng và phong phú hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe của trong và ngoài nước Với lượng tiền mặt ngày càng lớn thì việc quản

lý thủ công không còn phù hợp nữa Ta có thể nhận thấy một số hạn chế của việc quản lý thủ công như thông tin lưu trữ trong công ty không nhất quán, dễ bị trùng lặp, dễ xảy ra sai sót; khối lượng công việc của Kế toán nhiều, số lượng sổ sách lớn…vv Nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng tin học trong quản lý, xuất phát từ thực tế quản lý tiền mặt tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn, với những kiến thức được học cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo Th.S Trịnh Phú Cường để đi sâu vào nghiên cứu và lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn” làm chuyên đề tốt

Trang 5

nghiệp của mình.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn cạnh tranh chiếm lĩnh được thị trường thì lượng tiền vốn đầu tư của doanh nghiệp phải tương đối lớn, chính vì vậy việc quản lý tốt tiền vốn sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp Xuất phát từ nhu cầu quản lý tiền mặt tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn

để “Xây dựng HTTT quản lý tiền tại” cho công ty giúp cho nhân viên kế toán quản

lý các sổ thu chi tiền mặt dễ dàng hơn Các mẫu chứng từ, sổ sách trong đề tài được nghiên cứu tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn năm 2012

Mục đích:

Mục đích của đề tài là xây dựng một HTTT giúp nhân viên kế toán tiền mặt quản lý các sổ sách thu chi tiền mặt dễ dàng, ít xảy ra sai sót nhất, giảm bớt được khối lượng công việc…

Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài sử dụng kết hợp một số phương pháp nghiên cứu hệ thống thông tin như: Phương pháp tiếp cận hệ thống, phương pháp làm việc tập thể…

Kết cấu:

Ngoài Lời Nói Đầu, Kết Luận và Phụ Lục đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn

Chương 2: Một số khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý

Chương 3: Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn

Trong quá trình thực tập và viết chuyên đề tốt nghiệp, nhờ sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy giáo Th.S Trịnh Phú Cường, cùng các anh chị trong công ty TNHH

Mỹ Nghệ Hoa Sơn đề tài đã được hoàn thành Vì vậy, rất mong nhận được sự góp ý, chỉ dẫn từ thầy, cô và công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn cũng như những người quan tâm đến đề tài để bài viết và chương trình “quản lý tiền mặt” được hoàn thiện hơn.Qua đây em cũng xin được bày tỏ sự cảm ơn của mình tới Ban lãnh đạo cùng các thành viên của công ty đã tận tình hưỡng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình thực tập vừa qua Cảm ơn các thầy giáo trong khoa đã truyền đạt lại kiến thức và hiểu biết của mình cho chúng em và cảm ơn thầy Trịnh Phú Cường đã tạo điều kiện, giúp đỡ và hướng dẫn

em trong suốt quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo của mình

Hà nội, tháng 05 năm 2012

Sinh viên thực hiện GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa 11B

Trang 6

Nguyễn Thị Thắm

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỸ NGHỆ HOA SƠN

1.1 Giới thiệu về Công ty.

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn, tên tiếng Anh là HOA SON COMPANY LIMIDTED

Tên viết tắt: HOA SON CO.,LDT

Giám đốc Công ty là Ông Nguyễn Văn Trung

Văn phòng của Công ty đặt tại Xóm Thượng, Thôn Phú Vinh, Xã Phú Nghĩa, Huyện Chương Mỹ, Thành Phố Hà Nội

Điện thoại: 0433 866 258

Fax : 0433 866 254

Mã số thuế: 0500470451

Công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn được thành lập vào ngày 04/09/2005, căn

cứ vào Luật doanh nghiệp số 13/1999/QH10 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 12/06/1999 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật doanh nghiệp Được Sở Kế Hoạch – Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0302001262 ngày 02 tháng 09 năm 2009 và Cục thuế thành phố Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế: 0500470451

Lĩnh vực hoạt động của Công ty là sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ

Khi thành lập, vốn điều lệ của Công ty là 1.400.000.000 VNĐ

Từ khi thành lập tới nay Công ty đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của mình như đã xuất khẩu nhiều mặt hàng thủ công mỹ nghệ sang các nước Mỹ, Nga, Anh, Đức, Nhật Bản…Công ty không ngừng mở rộng thị

Trang 7

trường trong nước cũng như sang các nước Đông Âu và các mặt hàng của Công ty rất được các nước ưa chuộng

Hình ảnh một số sản phẩm Công ty sản xuất:

Trang 8

1.1.2 Giới thiệu về tổ chức của Công ty.

1.1.2.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty.

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty.

1.1.2.2 Chức năng của từng bộ phận.

Công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn luôn cố gắng điều chỉnh và sắp xếp nguồn nhân lực của Công ty hợp lý theo từng công việc phù hợp với trình độ của mỗi người Chức năng và nhiệm vụ chính của Ban lãnh đạo cùng các phòng ban trong công ty như sau:

 Chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc.

Chức năng:

Chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, các bộ phận, phòng ban chức năng của công

ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về việc thực hiện các quyền và

Trang 9

nhiệm vụ của mình

Trang 10

Nhiệm vụ:

+ Quyết định tổ chức, quản lý điều hành, đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả, điều động sắp xếp biên chế đúng quy định của công ty

+ Có thể ủy nhiệm người khác thay mình giải quyết một số công việc của công

ty và chịu trách nhiệm pháp lý trước sự ủy quyền, ủy nhiệm đó

+ Ký kết hợp đồng kinh tế, giao dịch với các đối tác

+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty

+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty.+ Chỉ đạo, kiểm tra, điều hành sản xuất kinh doanh của toàn công ty…

Chức năng:

 Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân – nhân sự.

+ Tham mưu cho giám đốc về quản trị văn phòng, thông tin liên lạc, lễ tân phục vụ, quản lý điều động ô tô, phương tiện tài sản của văn phòng

+ Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách, thanh tra, đào tạo, thi đua khen thưởng

Nhiệm vụ:

+ Phụ trách công việc về hành chính, thanh tra, bảo vệ, an toàn nội bộ

+ Mua sắm thiết bị văn phòng và các công việc hành chính sự vụ khác

+ Quản lý hệ thống thông tin, công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lưu trữ của Công ty

+ Tổ chức, phục vụ hội nghị, lễ tết

+ Quản lý ô tô con của Công ty, quản lý điện nước, vệ sinh trong cơ quan.+ Xây dựng kế hoạch định mức lao động, đơn giá tiền công theo từng đợt hàng Lập báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Giám đốc

+ Tham mưu cho Giám đốc nhận xét, đánh giá cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo cơ chế phân cấp của Công ty

+ Thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động: BHYT, BHXH, BHLĐ, chế độ nghỉ phép, tiền lương, tiền thưởng theo đúng quy định của Bộ luật lao động

Trang 11

+ Thực hiện các công việc do Giám đốc giao cho.

 Chức năng, nhiệm vụ của phòng quản lý thiết bị vật tư.

Chức năng: Tham mưu cho giám đốc về quản lý, sử dụng thiết bị, nguyên vật

liệu, mua sắm nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị mới phục vụ cho sản xuất

+ Thực hiện các công việc do Giám đốc giao

 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh.

Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc và thực hiện trong các lĩnh vực như

tiêu thụ sản phẩm, cung ứng các loại vật tư, nguyên liệu đáp ứng yêu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của Công ty

Nhiệm vụ:

+ Chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước và thị trường xuất khẩu Xây dựng phương án tiêu thụ và mạng lưới đại lý bán hàng trình Giám đốc phê duyệt

+ Tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu quả

+ Tham gia nghiên cứu, thiết kế và ban hành mẫu mã sản phẩm Tổ chức tham gia các hội chợ triển lãm và các hoạt động xúc tiến thương mại theo kế hoạch được Giám đốc phê duyệt

+ Căn cứ kế hoạch sản xuất hàng tháng của Công ty, nhu cầu của thị trường lập các đơn hàng sản xuất sản phẩm hàng tuần đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của thị trường và đạt hiệu quả trong công tác bán hàng

+ Căn cứ kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm của Công ty, xây dựng kế hoạch

Trang 12

mua sắm và cung ứng các loại vật tư, nguyên liệu đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất và dự trữ theo định mức quy định.

 Chức năng, nhiệm vụ của phân xưởng sản xuất.

Chức năng: Duy trì hoạt động sản xuất các loại sản phẩm của Công ty.

Nhiệm vụ: hoàn thành các sản phẩm mà các phòng ban đã giao cho Năm tổ

này hoạt động song song và cùng hỗ trợ cho các tổ sản xuất kia Đảm bảo đúng tiến

độ sản xuất, thực hiện tiết kiệm trong sản xuất

 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.

Chức năng:

+ Tham mưu cho Ban Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế

độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh

+ Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán, …

+ Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan

+ Cùng với các bộ phận khác tạo lên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu

Nhiệm vụ:

+ Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và hoạt động kết quả kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty

+ Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế

độ và quy định của Công ty

+ Chủ trì lập dự toán tài chính hàng năm

+ Điều hành ngân sách theo kế hoạch, quy chế chi tiêu nội bộ

+ Báo cáo đánh giá việc thực hiện kế hoạch, đề xuất các điều chỉnh cần thiết

Trang 13

các nội dung theo quy chế nhằm từng bước nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí.+ Tổng hợp tình hình thu, chi và lập báo cáo quyết toán theo chế độ quy định.

Trang 14

1.1.3 Cơ sở vật chất và tình hình nhân sự của Công ty.

1.1.3.1 Cơ sở vật chất của Công ty.

Hiện nay cơ sở vật chất của Công ty đã được xây dựng kiên cố đảm bảo cho cho hoạt động sản xuất của công ty

Các bộ phận, văn phòng đều được trang bị đầy đủ máy tính, máy in, máy fax, dụng cụ…vv

1.1.3.2 Tình hình nhân sự của Công ty.

Lao động là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, số lượng và chất lượng lao động được đảm bảo sẽ là điều kiện cơ bản quyết định sự thành công của doanh nghiệp Các vấn đề lao động của Công ty hiện nay như chính sách tuyển dụng đãi ngộ, động viên người lao động thực hiện theo quy định của Luật lao động và Pháp luật về lao động Việt Nam

Hoa Sơn là công ty nhỏ thuộc làng nghề Phú Vinh, một làng nghề đã có hơn

500 năm lịch sử Giám đốc công ty, ông Nguyễn Văn Trung là người khuyết tật, nhưng lại là một nghệ nhân nổi tiếng

Công ty Hoa Sơn còn quản lý một cơ sở đào tạo nghề cho các đối tượng, chủ yếu là nông dân từ các vùng khác cũng như cùng địa phương Trong năm 2009, ông Trung đã đào tạo 600 lượt học viên trong các khóa học kéo dài 6 tháng của mình Sản phẩm của Hoa Sơn chủ yếu là mây, tre, ngoài ra còn có các sản phẩm guột (dương xỉ-fern tree) và một số loại vật liệu thiên nhiên khác Hoa Sơn sử dụng lao động thủ công địa phương là nòng cốt đồng thời sử dụng lao động có tay nghề kỹ thuật, giám đốc công ty còn trọng dụng những lao động có tay nghề cao mà không cần bằng cấp

Theo thống kê của Công ty về số lượng lao động như sau:

+ Tổng số lao động của năm 2009 là 398 lao động

+ Tổng số lao động của năm 2010 là 459 lao động

+ Và tổng số lao động của năm 2011 là 470 lao động

1.1.4 Thực trạng tin học hóa tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn.

Trang 15

Nhận thức được tầm quan trọng và lợi ích từ việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý và điều hành công ty nên ngay từ những ngày đầu tiên Công ty đã triển khai kế hoạch phát triển các ứng dựng tin học vào trong quản lý Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm để quản lý như MS Words, MS Excel…vv Đây là những phần mềm thông dụng mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng.

Tại phòng kế toán:

• Tại phòng kế toán hiện có 3 máy tính trang bị cho nhân viên trong văn phòng làm việc

• Phòng có 1 máy Photo, 1 máy in và 1 máy Fax

• Phòng có sử dụng phần mềm Microsoft Words, Excel để phục vụ cho công việc của phòng

Tuy phòng đã được trang bị phần mềm Microsoft Words, Excel để phục vụ cho quá trình làm việc nhưng phần mềm này còn một số hạn chế như:

+ các thông tin lưu trữ trùng lặp, không nhất quán; hay nhầm lẫn và sai sót + Khối lượng công việc của Kế toán nhiều

+ Số lượng sổ sách lưu trữ thông tin nhiều…vv

Các phần mềm nói trên mặc dù tiện ích và được đưa vào sử dụng thời gian dài nhưng nhân viên cũng gặp phải nhiều khó khăn riêng khi sử dụng như việc đưa ra các báo cáo, tìm kiếm thông tin…vv

1.1.5 Khái quát về đề tài nghiên cứu.

1.1.5.1 Lý do chọn đề tài.

Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn, qua tìm hiểu về tổ chức, quy trình hoạt động sản xuất của Công ty cũng như của phòng và đặc biệt là được tiếp xúc với hệ thống tin học ở đây, thấy được những tồn tại của phòng kế toán như sau:

Tại phòng kế toán trong một ngày phát sinh rất nhiều nghiệp vụ thu, chi tiền mặt Với số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn như vậy phần mềm quản lý tiền hiện nay của Công ty chưa đảm bảo được tính nhanh chóng, hiệu quả của công việc

Trang 16

Qua xem xét các quy trình nghiệp vụ thu chi như thu từ hoạt động bán hàng, chi thanh toán tiền lương, chi tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên mua nguyên vật liệu… và việc ứng dụng tin học trong quản lý tiền mặt, các hệ thống báo cáo thống kê, hệ thống lưu trữ thông tin bảng lương, lưu trữ chứng từ…vv Mặc dù hệ thống này đang trực tiếp mang lại hiệu quả đáng kể cho quá trình quản lý tiền của Công ty nhưng nó vẫn bộc lộ những yếu kém như hay lặp thông tin, hay xảy ra nhầm lẫn, sai sót không có ý của nhân viên…vv Chính vì vậy cần đưa vào trong hệ thống này một Hệ thống thông tin quản lý có tính chuyên nghiệp, chuyên dụng hơn.

Để góp phần giúp cho việc phát triển ngày càng vững mạnh của Công ty thì tin học hóa bộ phận kế toán Tiền Mặt sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo quản lý được nguồn tài chính của Công ty, đặc biệt kiểm soát được lưu lượng tiền mặt tại quỹ chặt chẽ và đạt hiểu quả cao nhất Vì vậy, xây dựng Hệ thống thông tin quản lý Tiền Mặt tại quỹ đáp ứng nhu cầu quản lý tiền mặt của Công ty:

+ Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của Công ty

+ Thông tin nhất quán, không trùng lặp

+ Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên Kế toán

+ Xử lý thông tin kịp thời

+ Không tốn không gian lưu trữ, tiết kiệm chi phí

+ Giảm khối lượng công việc cho Kế toán

+ Giảm bớt rủi ro gian lận và trộm cắp

Trang 17

• Hệ thống thông tin mới sẽ giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên

Kế toán

• Thông tin nhất quán, không trùng lặp

• Hệ thống thông tin mới sẽ quản lý được sổ thu chi tiền mặt của Công ty

• Hệ thống thông tin mới lập được các báo cáo một cách nhanh chóng, đầy

đủ thông tin theo yêu cầu của người sử dụng…vv

1.1.5.3 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ cơ sở dũ liệu.

 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic (VB)

VB là một sản phẩm trong bộ Visual Studio của hãng Microsoft, ra đời năm

1991 với phiên bản đầu tiên Visual Basic 1.0 Cho đến năm 1998 phiên bản Visual Basic 6.0 ra đời và sau đó chuyển sang một thế hệ ngôn ngữ lập trình mới Visual Basic NET Còn phiên bản Visual Basic 6.0 (VB6) Microsoft phát hành các bản Service Pack với mục đích để sửa lỗi và hoàn thiện hơn

Các ấn phẩm khác nhau của VB6

+ Learning Edition: là phiên bản cơ bản nhất, nó cho phép viết nhiều kiểu ứng dụng khác nhau, tuy nhiên nó không có 1 số công cụ điều khiển có trong các phiên bản khác

Professnional Edition: thiết kế cho người dùng chuyên nghiệp, nó chứa tất cả các tính năng và công cụ có trong phiên bản Learning Edition và có bổ sung thêm thư viện và các công cụ điều khiển

EnterPrise Edition: đây là phiên bản đầy đủ nhất dành cho các phân tích ứng dụng chuyên nghiệp Nó chứa các công cụ để hỗ trợ lập trình theo nhóm

Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình đa năng, sử dụng để xây dựng các phần mềm hoạt động trong môi trường Window hay trên mạng Internet

Các thành phần chính của Visual Basic :

Form( mẫu biểu):

Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic Form dùng để định vị

và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các thành phần giao tiếp với người dùng

Trang 18

Properties Windows (cửa sổ thuộc tính):

Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của một đối tượng

cụ thể Các thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng

Tools Box (Hộp công cụ):

Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển

mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic Các đối tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic

Project Explorer (cửa sổ dự án):

Do các ứng dụng Visual Basic thường dùng chung mã hoặc các Form đã tùy biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project Mỗi Project có thể có nhiều Form và mã kích hoạt các điều khiển trên một Form sẽ được lưu trữ chung với Form đó trong các tập tin riêng biệt Project Explorer quản lý tất

cả các Form và các Module chung, tạo nên các ứng dụng

Data Controls (Điều khiển dữ liệu):

Để sử dụng Data Control ta thiết lập các thuộc tính của nó để có thể kết nối đến cơ sở dữ liệu (Database) và các bảng (Table) trong cơ sở dữ liệu đó Bản thân Data Controls không hiển thị dữ liệu, nó chỉ hiển thị dữ liệu khi thực hiện kết nối đến cơ sở dữ liệu

Recordsets:

Sau khi kết nối thành công với cơ sở dữ liệu ta tiến hành truy nhập đến các bản ghi, để thực hiện được việc này, ta sử dụng thuộc tính Recordset Thuộc tính Recordset của ADODC (Active Data Object Data Control) là một đối tượng được

sử dụng để truy nhập đến các bản ghi từ bảng hoặc truy vấn

Đối tượng Recordset thực hiện một số thao tác:

Trang 19

Module lớp (Class Module):

Module lớp là nền tảng của lập trình hướng đối tượng trong Visual Basic, nó bao gồm nhóm các đối tượng có cùng thuộc tính, có chung hành vi và có chung mối quan hệ

 Hệ cơ sở dữ liệu Access

Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft Office Professional

Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau vể CSDL Có thể dùng Access để phát triển sáu kiểu ứng dụng phổ biến nhất, đó là ứng dụng cá nhân, ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ, ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban, ứng dụng cho toàn công ty, ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo

mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp và ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan

Access là công cụ tuyệt vời để phát triển những ứng dụng phục vụ công tác quản lý và điều hành một doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn

Các thành phần chính của một cơ sở dữ liệu Access

- Bảng (Table): Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access Nó được dùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu Các thành phần của bảng gồm có:

+ Cột (Column) hay trường (Field)

+Dòng (Row)

+ Khóa chính (Primary Key)

+Khóa ngoại lai (Foreign Key)

- Truy vấn (Query) : Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện các truy vấn trích rút, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa) trên các bảng

- Mẫu biểu (Form): Form cho phép người sử dụng xây dựng trên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép người sử dụng tạo ra các hộp thoại Form dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện chương trình

Trang 20

- Báo cáo (Report): Report cho phép tạo ra các kết xuất từ các cơ sở đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp và định dạng theo một khuôn dạng cho trước và từ

đó có thể xuất báo cáo ra màn hình hoặc máy in Report là một công cụ tuyệt vời phục vụ việc in ấn, nó cung cấp các khả năng:

+ In dữ liệu dưới dạng bảng

+ In dữ liệu dưới dạng biểu

+ Sắp xếp dữ liệu trước khi in

+ Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp

+ In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo

- Lệnh gộp (Macro): Macro bao gồm một dãy các hành động (actions) dùng để

tự động hóa một loạt các thao tác

- Các Module: Đó là nơi chứa các hàm, thủ tục Các module sử dụng các hàm

và thủ tục để thực hiện một số hành động phức tạp nào đó mà không thể làm bằng Macro hay thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt phức tạp

1.2 Mô tả quy trình nghiệp vụ tiền mặt tại phòng kế toán của công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn.

Tiếp nhận đề

nghị thu – chi.

Kiểm tra đề nghị thu chi.

Ký duyệt đề nghị thu – chi.

Lập phiếu chi, phiếu

thu

Ký duyệt phiếu thu, phiếu chi

Ghi sổ Thực hiện thu, chi tiền

Trang 21

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt.

Để việc lập phiếu thu - phiếu chi, ủy nhiệm chi- ủy nhiệm thu hợp pháp, theo đúng chế độ kế toán, người đứng đầu bộ phận kế toán của công ty cần phải quy định các chứng từ tương ứng kèm theo để những yêu cầu thanh toán không phù hợp sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời Các kế toán viên mặc nhiên căn cứ vào đó mà áp dụng

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt như sau:

1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi

2) Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty) Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét

3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan

4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc

Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan

5) Lập chứng từ thu – chi:

Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt

6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu

7) Thực hiện thu – chi tiền:

Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:

+ Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc

+ Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ

Trang 22

Tài khoản hạch toán:

Để hạch toán tổng hợp quỹ tiền mặt, kế toán sử dụng tài khoản 111 - Tiền mặt

và các tài khoản liên quan khác

Tài khoản 111 - Tiền mặt: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ của doanh nghiệp.Kết cấu của tk 111 - Tiền mặt

Bên Nợ:

-Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý, đá quý nhập quỹ

-Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

-Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ

Bên Có:

-Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ

-Số tiền mặt thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê

-Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ

Số dư bên Nợ:

-Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ tiền mặt

TK 111 có 03 Tài khoản cấp 2

Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam

Tài khoản 1112 - Ngoại tệ

Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

Trang 23

Trình tự ghi sổ theo hình thức NHẬT KÝ CHUNG

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng, cuối quý:

Đối chiếu:

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đợn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Chứng từ kế toán

Bảng cân đối phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Trang 24

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan (Định kỳ 3,5,10,…) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào Sổ Cái các tài khoản liên quan

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối

số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật

ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Trang 25

Trang 26

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HTTT QUẢN LÝ

2.1 Khái niệm về Hệ thống và Hệ thống thông tin quản lý.

2.1.1 Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần

cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) là

hệ thống thông tin tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin trong guồng máy quản lý

Hệ thống thông tin quản lý bao gồm bốn thành phần (thường gọi là tài nguyên của hệ thống) là tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về phần cứng, tài nguyên về nhân lực và tài nguyên về dữ liệu

Hệ thống thông tin quản lý sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất, hỗ trợ các chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ, cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin theo thời gian của hệ thống, đồng thời có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp độ có thẩm quyền sử dụng

Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, mức điều khiển quản lý hoặc mức lập kế hoạch chiến lược

2.2 Các phương pháp thu thập thông tin.

2.2.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin Phỏng vấn cho phép thu thập những thông tin được xử lý theo cách khác nhau với mô tả trong tài liệu

Phỏng vấn (Interview) là gặp trực tiếp người được phỏng vấn, đặt câu hỏi và ghi chép lại câu trả lời Phỏng vấn thường được thực hiện theo 3 bước:

Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn

Trang 27

Chuẩn bị phỏng vấn sẽ thực hiện các công việc sau:

- Lập danh sách những người được phỏng vấn và lập lịch cho những cuộc phỏng vấn Thường những người được phỏng vấn sẽ được lựa chọn dựa trên sơ đồ

tổ chức của công ty từ cấp cao nhất xuống

- Tìm hiểu một số thông tin về người được phỏng vấn

- Thái độ lịch sự, đúng giờ Tinh thần khách quan, không được tạo ra cảm giác “thanh tra”

- Nhẫn nại, chăm chú nghe Mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn

- Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô

tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý

- Bổ sung vào các mô hình mô tả hệ thống

- Tổng hợp các thông tin thu được Kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng

Trang 28

vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý cần làm rõ.

2.2.2 Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình trạng của các thông tin đầu vào cũng như đầu ra

2.2.3 Sử dụng phiếu điều tra

Phương pháp này sử dụng đối với các đối tượng cần điều tra thông tin với quy mô lớn và trên phạm vi địa lý rộng Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức sau:

- Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời

- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách

- Chọn mẫu có mục đích

- Phân thành các nhóm rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó

Thường phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động… Phiếu điều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và có một số câu hỏi mở

2.2.4 Quan sát

Việc thực hiện quan sát cho phép chúng ta thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai? Phương pháp quan sát có nhiều rủi ro vì nếu để đối tượng quan sát để ý thì họ sẽ thay đổi lịch trình làm việc không như ngày thường

2.3 Xây dựng các bảng mã hiệu.

Để có một hệ thống thông tin tốt các nhà quản lý thường xây dựng bảng mã hiệu

để quản lý các đối tượng Việc sử dụng mã cho các đối tượng có những lợi ích sau:

•Nhận diện đối tượng nhanh hơn và chính xác hơn

Trang 29

•Ghi chép thông tin về các đối tượng nhanh chóng hơn.

•Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

2.3.1 Mã hoá và mã hiệu.

Mã hiệu của một đối tượng quản lý được xem là một biểu diễn theo quy ước,

thông thường là ngắn gọn thay cho tên hoặc thuộc tính của đối tượng

Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái chữ số, được gán cho một ý nghĩa mang tính ước lệ

Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính

quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn

Mã hoá là công việc của nhà quản lý và của thiết kế viên hệ thống thông tin

2.3.2 Các phương pháp mã hoá cơ bản.

- Mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo lập mã này rất đơn giản Người ta phân

cấp các đối tượng từ trên xuống Mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn

Để thiết lập mã phân cấp cần phải xác định có bao nhiêu cấp và mỗi cấp có bao nhiêu mã Có hai loại mã phân cấp: mã phân cấp cố định và mã phân cấp biến thiên Mã phân cấp cố định là loại mã số mà số mã trong từng cấp bị giới hạn trong một khoảng cho trước, ngược lại là mã biến thiên

Một hình ảnh khá quen thuộc của mã hóa phân cấp là đánh số chỉ mục cho một quyển sách

+ Ưu điểm: Không nhập nhằng, mở rộng, xen thêm được và được dùng khá phổ biến, cho phép kiểm tra gián tiếp, tìm kiếm đối tượng dễ dàng, bằng cách lần theo đoạn từ trái qua phải

+ Nhược điểm: Thường quá dài, thao tác nặng nề khi mã có quá nhiều đoạn, vẫn có thể vị bão hòa

Trang 30

- Phương pháp mã tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hóa phân cấp với mã hóa

liên tiếp thì ta có phương pháp mã hóa tổng hợp

- Phương pháp mã hóa theo xeri: Phương pháp này sử dụng một tập hợp

theo dãy gọi là xeri Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định

- Phương pháp mã hóa gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của

đối tượng để xây dựng Chẳng hạn, dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã như

mã tiền tệ quốc tế: VND, USD…

+ Ưu điểm: Gợi nhớ cao, có thể nới rộng dễ dàng

+ Nhược điểm: Ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp

- Phương pháp mã hóa ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều

trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã

+ Ưu điểm: Nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều

khả năng kiểm tra thuộc tính

+ Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự, phải chọn những đặc

tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa

Cách thức tiến hành mã hóa:

- Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa

- Xác định các xử lý tra cứu cần thực hiện

- Lựa chọn giải pháp mã hóa:

+ Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn

+ Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành

+ Tham khảo ý kiến người sử dụng

+ Kiểm tra sự ổn định của các thuộc tính

+ Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng

- Triển khai mã hóa: bao gồm các công việc như: Lập kế hoạch, xác định đội

Trang 31

ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời.

Trang 32

2.4 Công cụ diễn tả xử lý.

2.4.1 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD).

Sơ đồ phân rã chức năng là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ

thống Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một hình chữ nhật Như vậy, sơ đồ phân rã chức năng có cấu trúc hình cây Sơ đồ phân

rã chức năng của hệ thống thông tin chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm

gì, chứ không chỉ ra là phải làm như thế nào Ở đây chưa cần lưu ý tới các phương tiện để thực hiện các chức năng ấy

 Phân rã của sơ đồ chức năng

Hệ thống thông tin là thực thể khá phức tạp, bao gồm nhiều thành phần, nhiều cấp hệ Do đó, phải phân rã sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin theo cấu trúc hình cây Việc phân rã sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi

từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết Có như vậy, phân tích viên hệ thống mới có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, mới có thể phân công mỗi một nhóm phụ trách một nhánh nào đó Điều này giúp cho việc phân công công việc được rõ ràng, không trùng lặp, không nhầm lẫn

 Quy tắc xây dựng sơ đồ phân rã chức năng

Một sơ đồ phân rã chức năng đầy đủ bao gồm các thành phần sau:

- Tên chức năng

- Đầu vào của các chức năng

- Đầu ra của các chức năng

Trang 33

Ký pháp chức năng Ký pháp liên kết

Tên chức năng phải là mệnh đề gồm động từ và bổ ngữ Ví dụ Quản lý bán hàng, Nhập hàng, Xuất hàng,…vv

2.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).

Sơ đồ luồng dữ liệu: Biểu diễn mối quan hệ thông tin bên trong cũng như bên ngoài

Các định nghĩa và các ký pháp

Sổ nợ

Luồng dữ liệu (Data flow): Dòng các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến vị trí khác trong hệ thống Tên luồng dữ liệu là một mệnh đề danh từ như phiếu đã kiểm tra, hóa đơn đã duyệt,…vv

Kho dữ liệu (Data store): Nơi lưu trữ các dữ liệu Tên kho dữ liệu là một mệnh

đề danh từ như sổ nợ, sổ xe vào, sổ nhập,…vv

Tiến trình (Process): Một công việc hoặc một hành động có tác động lên các

dữ liệu làm cho nó thay đổi, di chuyển hoặc được phân phối tới các đối tượng khác Tên tiến trình có thể là tên chức năng của bộ phận thực hiện tiến trình đó Nó là một mệnh đề gồm động từ (có hoặc không có bổ ngữ)

Tác nhân (Actor): Đối tượng bên ngoài có liên hệ thông tin với hệ thống Tên tác nhân là một mệnh đề danh từ như khách hàng, nhà cung cấp,…vv

Một số quy tắc xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

Đối với tiển trình:

1.0Tên tiến trìnhTên tác nhân

Tên luồng dữ liệuKho dữ liệu

Trang 34

- Không một tiến trình nào chỉ có cái ra (output) mà không có cái vào (input) Nếu một đối tượng chỉ có cái ra thì nó chỉ có thể là tác nhân nguồn.

- Không một tiến trình nào chỉ có cái vào (input) mà không có cái ra (output) Nếu một đối tượng chỉ có cái vào thì nó chỉ có thể là tác nhân đích

- Cái vào của một tiến trình phải khác với cái ra của nó Dữ liệu qua một tiến trình phải có sự thay đổi Nếu không thì tiến trình đó là không cần thiết

Đối với kho dữ liệu:

- Dữ liệu không thể di chuyển từ một kho này đến một kho khác, nó phải qua

Đối với tác nhân: Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một tác nhân này

tới một tác nhân khác mà phải qua xử lý

Đối với luồng dữ liệu:

- Một luồng dữ liệu phải có hướng chỉ hướng di chuyển của nó

- Một luồng dữ liệu không thể quay lại nơi nó vừa đi ra

- Một luồng dữ liệu đi vào một kho tức là kho đó được cập nhật

- Một luồng dữ liệu đi ra khỏi một kho tức là kho dữ liệu được đọc

- Các đối tượng phải có tên duy nhất, tuy nhiên một số tác nhân ngoài và các kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại ở nhiều vị trí khác nhau nhằm tráng các luồng dữ liệu cắt nhau

 Các mức của sơ đồ DFD.

 Sơ đồ ngữ cảnh: - Sơ đồ ngữ cảnh CD (Context Diagram): Thể hiện rất

khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà

mô tả sao cho chỉ cần nhìn một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống Trong

sơ đồ ngữ cảnh có thể bỏ qua kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ

Trang 35

cảnh bao gồm:

+ Một tiến trình duy nhất mô tả toàn bộ hệ thống Tên của tiến trình là tên của

hệ thống hoặc tên con của hệ thống

+ Các tác nhân (bên ngoài hệ thống) có mối quan hệ về thông tin với hệ thống.+ Các luồng dữ liệu đi từ tác nhân vào/ra hệ thống

 Sơ đồ mức 0: Phân rã từ ngữ cảnh.

 Sơ đồ mức i (i>=1): Phân rã từ mức i-1.

 Phân rã DFD: Quá trình phân nhỏ mỗi tiến trình của một DFD thành một DFD mới

- Bảo đảm sự cân bằng: Mọi luồng dữ liệu vào và ra, các tác nhân ngoài và kho dữ liệu (nếu có) ở mức trước phải được bảo toàn trong sơ đồ mức sau

2.4.3 Các phương tiện đặc tả chức năng

Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ

Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu:

 Sơ đồ khối: là một tập hợp các thao tác được xác định theo một trình tự

Trang 36

với quy tắc chặt chẽ trên một đối tượng cụ thể nhằm thực hiện một nhiệm vụ nào đó.

Các ký pháp biểu diễn trong sơ đồ khối:

2.5 Thiết kế hệ thống về mặt dữ liệu.

Thiết kế cơ sở dữ liệu thực chất là thiết kế các tệp trong CSDL

Thiết kế tệp dữ liệu thực chất là xác định các trường (trường khóa chính, trường mô tả, trường quan hệ,…) của tệp dữ liệu sao cho tệp dữ liệu được chuẩn hóa (thông tin không thiếu, không thừa, không nhập nhằng)

2.5.1 Thiết kế CSDL bằng sơ đồ quan hệ - thực thể (E-R).

2.5.1.1 Khái niệm quan hệ (Relation): Sự liên hệ qua lại giữa các thực thể.

Khối in kết quả

Trang 38

 Quan hệ 1-N:

Thực thể A có mối quan hệ 1-N với thực thể B nếu mỗi lần xuất của thực thể

A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất cảu thực thể A

 Quan hệ N-N:

Thực thể A có quan hệ N-N với thực thể B nếu mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A

* Bậc của quan hệ:

Bậc của một quan hệ cho biết số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó.Bậc 1: Quan hệ mà mỗi lần xuất của một thực thể liên kết với một lần xuất của chính thực thể đó

Bậc 2: Quan hệ giữa 2 thực thể với nhau

Bậc cao: Quan hệ có nhiều hơn 2 thực thể tham gia

2.5.1.2 Thiết lập các tệp dữ liệu từ E-R.

 Bậc 1 quan hệ 1-1

Ta tạo một tệp dữ liệu duy nhất, xác định trường khóa chính, trường mô tả, trường quan hệ,… giá trị của trường quan hệ được xác định duy nhất từ giá trị của trường khóa chính

Trang 39

xác định duy nhất từ giá trị của trường khóa chính ở tệp kia.

 Bậc 2 quan hệ 1-N

Ta tạo ra 2 tệp dữ liệu ứng với 2 thực thể, xác định trường khóa chính, trường

mô tả,… cho mỗi tệp Trường quan hệ bắt buộc phải thuộc tệp tương ứng với thực thể đầu nhiều, giá trị của nó được xác định từ trường khóa chính của tệp tương ứng với đầu 1

 Bậc 2 quan hệ N-N

Ta tạo 3 tệp dữ liệu (2 tệp mô tả thực thể, 1 tệp mô tả quan hệ) Tệp quan hệ phải có 2 trường quan hệ được xác định từ 2 trường khóa chính của tệp thực thể Trường khóa chính của tệp quan hệ được xác định từ tổ hợp của 2 trường khóa chính của 2 tệp đó

Tóm tắt về thiết lập các tệp dữ liệu từ E-R

- Quan hệ N-N: 3 tệp dữ liệu (1 tệp quan hệ)

 Bậc cao: Biến đổi về các quan hệ 1-N bậc 2

2.5.2 Thiết kế CSDL từ dạng các hóa đơn (thông tin ra).

Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL

Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL đi từ các thông tin ra:

Bước 1: Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

Định dạng
Số trang	79
Dung lượng	1,67 MB