Đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C

thức học được tại trường và để thực tiễn hóa các kiến thức đã học, thêm vào đó nhucầu nhập khẩu hiện nay của đất nước là rất cần thiết cho nên đề tài:“ Đàm phán kýkết hợp đồng nhập khẩu

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được luận văn tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn sựhướng dẫn và giúp đỡ của các thầy cô giáo trường đại học kinh tế quốc dân và khoathương mại và kinh tế quốc tế đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản để lựachọn và hoàn thành tốt chuyên đề thực tập này

Ngoài ra, em cũng chân thành cảm ơn các anh chị phòng Kế hoạch – Vật tư –Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH kinh doanh dự án quốc tế A.C đã nhiệt tình chỉbảo giúp đỡ em tiếp xúc và tìm hiểu thực tế về nghiệp vụ trong suốt thời gian thựctập tại công ty

Đặc biệt, em xin bày tỏ long biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo PGS_TSNguyễn Thường Lạng đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệpnày

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU: 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ KINH NGHIỆM 3

1.1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 3

1.2 KINH NGHIỆM VỀ ĐÁM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG 4

1.2.1 Kinh nghiệm 4

1.2.2 Bài học 17

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN KINH DOANH DỰ ÁN QUỐC TẾ A.C 26

2.1 THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY A.C 26

2.1.1 Đối với công tác đàm phán 26

2.1.2 Đối với công tác ký kết, thực hiện hợp đồng nhập khẩu 28

2.2 TÌNH HÌNH KINH DOANH TẠI CÔNG TY A.C 36

2.3 ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY A.C 38

2.3.1 Hiệu quả 38

2.3.2 Hạn chế 39

2.3.3 Những nguyên nhân 40

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY A.C 45

3.1 ĐỊNH HƯỚNG 45

3.1.1 Mục tiêu chiến lược: 49

3.1.2 Nguyên tắc định hướng: 45

3.1.3 Biện pháp thực hiện: 45

3.2 GIẢI PHÁP 46

3.2.1 Giải pháp từ phía nhà nước 46

3.2.2 Giải pháp từ doanh nghiệp 49

3.3 KIẾN NGHỊ 53

3.3.1 Đối với công ty 53

3.3.2 Đối với nhà nước 63

KẾT LUẬN 65

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1: Danh sách một số công trình tiêu biểu mà công ty cung cấp và

lắp đặt 36Bảng 2: Tóm tắt các số liệu về tài chính trong ba năm tài chính từ 2009-

2011 38

LỜI MỞ ĐẦU

1 TÍNH TẤT YẾU

Trong những năm gần đây xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế ngày càng pháttriển mạnh Cùng với sự phát triển kinh tế toán cầu, kinh tế Việt Nam đang từngbước phát triển Việt Nam đang ngày một mở rộng quan hệ giao lưu buôn bán vớicác nước nhằm tích cực hội nhập vào kinh tế khi vực và kinh tế thế giới, thì ngoạithương trở thành hoạt động không thể thiếu của các doanh nghiệp

Để đáp ứng nhanh với sự phát triển của đất nước, các doanh nghiệp xuất khẩuViệt Nam ra đời ngày càng nhiều nhằm góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệphóa-hiện đại hóa đất nước thông qua việc xuất nhập khẩu hàng hóa đem lại nhiềulợi ích về cho đất nước Trong thời kỳ này thì nhập khẩu đóng một vai trò hết sứcquan trọng, nó được thể hiện trên những mặt sau:

- Một là, nhập khẩu có tác động trực tiếp đến việc sản xuất và kinh doanhthương mại vì hoạt động nhập khẩu cung cấp cho nền kinh tế 60-100% nguyên vậtliệu thiết yếu như: máy móc thiết bị, xăng dầu, phân bón, vật liệu xây dựng,…

- Hai là, nhập khẩu có vai trò quyết điịnh trong việc cải thiệu và nâng cao mứcsống của địa bộ phận nhân dân bởi vì thông qua nhập khẩu thì sản xuất trong nướcmới có đủ nguyên vật liệu, máy móc thiết bị sản xuát tạo ra nhiều việc làm thu hútmột lực lượng lớn lao động dư thừa trong nước, thúc đẩy nền kinh tế phát triển,nâng cao mức sống nhân dân

- Ba là, nhập khẩu tác động vào sự đổi mới trang thiết bị, công nghệ kỹ thuậthiện đại nhờ đó trình độ sản xuất ngày càng được nâng cao, năng suất lao động tăngcao, sản phẩm đa dạng, chất lượng bảo đảm

Chính vì nhập khẩu có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của đất nướctrong thời kỳ đổi mới, đòi hỏi tất cả các cán bộ làm công tác XNK phải giỏi vềchuyên môn nghiệp vụ, có sự đam mê, lòng nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệmcao Đã không ít các doanh nghiệp XNK do trình độ người làm công tác XNK yếulam cho kết quả kinh doanh giảm có thể dẫn đến phá sản Do đó bằng những kiến

thức học được tại trường và để thực tiễn hóa các kiến thức đã học, thêm vào đó nhucầu nhập khẩu hiện nay của đất nước là rất cần thiết cho nên đề tài:“ Đàm phán kýkết hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tếA.C” được em chọn để nghiên cứu

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Trên cơ sở hệ thống lý luận và thực tiễn về việc đàm phán và ký kết hợp đồngxuất khẩu tại công ty TNHH phát triển dự án quốc tế A.C và đề xuất các giải phápnhằm thúc đẩy nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty này

3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH pháttriển kinh doanh quốc tế A.C và định hướng đến năm 2015

4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Hoạt động đàm phán đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty A.C từnăm 2008 đến 2012

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp thu nhập số liệu, chứng từcủa công ty phân tích chỉ tiêu kinh tế

- Phương pháp tư quan sát: xem xét quá trình làm việc của nhân viên trongcông ty

- Phương pháp suy luận

- Phương pháp tiến hành thâm nhập thực tế, xem xét các công việc, quy trìnhthực hiện như thế nào

6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI

Đề tài gồm có 3 chương

Chương 1: Giới thiệu cơ sở thực tập, kinh nghiệm và bài học

Chương 2: Thực trạng đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công tyTNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C

Chương 3: Định hướng giải pháp đẩy mạnh đàm phánvà ký kết hợp đồng nhậpkhẩu tại công ty A.C

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ KINH NGHIỆM

1.1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

Cty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C

Viết tắt A.C IP Co., LTD

- Sản xuất mua bán phần mềm tin học

- Môi giới thương mại, đại diện thương nhân

- Tư vấn đầu tư, môi giới, xúc tiến đầu tư hỗ trợ và phát triển dự án đầu tư

- Kinh doanh hàng hóa , vật tư trang trí nội, ngoại thất, vật liệu xây dựng

- Kinh doanh văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng,đồ dùng nội ngoại thất,hàng thủ công mỹ nghệ

- Đại lý mua, ký gửi hàng hóa

- Kinh doanh và lắp đặt thang máy

- Thi công lắp đặt sản phẩm điều hòa không khí

Kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống chống sét

- Tư vấn thiết kế hệ thống chống sét cho công trình

- thi ông lắp đạt sp chống sét

Kinh doanh và lắp đặt thang máy

A.C được thành lập từ năm 2008 đến nay đã nhanh chóng trở thành một công

ty có uy tín trên thị trường trong việc thiết kế, chế tạo, lắp đặt và bảo trì các loạithang máy tại Việt Nam Đồng thời A.C còn làm đại diện độc quyền hang thangmáy NIPPON – Malaysia, Một trong những hãng hàng đầu thế giới về chế tạo vàcung cấp các loại thang máy, thang cuốn

Một số sản phẩm thang máy của A.C như: thang máy NIPPON (Malaysia)thang máy Mitshubishi (Thái Lan)… được A.C phân phối rộng rãi

Kinh doanh và lắp đặt máy phát điện

1.2.1.2 Thực tế hoạt động của một số doanh nghiệp

Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng là hoạt động tất yêu và diễn ra thường

xuyên ở bất kỳ doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào Và để có cái nhìn rõ hơn về hoạt động này cũng như tự rút ra được kinh nghiệm thì chúng ta sẽ cùng xem xét quá trình này của các công ty xuất nhập khẩu Việt Nam với các công ty đối tác của các nước EU

1.2.1.2.1 Kỹ thuật chuẩn bị đàm phán

Từ mối quan hệ buôn bán nội khối XHCN trước đây chuyển sang phongcách làm việc theo cơ chế thị trường, các nhà đàm phán Việt Nam đã từng bướclàm quen với cách làm việc theo các mục tiêu kinh tế Do các đối tác hiện nay rất

đa dạng và khác biệt so với các nước bạn hàng truyền thống, họ cũng đã cố gắngtìm hiểu thông tin về thương vụ và đối tác trước các cuộc đàm phán Tuy nhiên,trong thời gian đầu của nền kinh tế chuyển đổi, khâu chuẩn bị cho đàm phán nàyvẫn có nhiều điều phải rút kinh nghiệm.

 Chuẩn bị mục tiêu, chiến thuật, chiến lược

Đầu tiên, do người Việt Nam với thói quen canh tác nông nghiệp lâu đời

chưa có phong cách làm việc theo mục tiêu và chiến lược Từ bao đời nay, phần lớndân số Việt Nam làm việc trong lĩnh vực nông nghiệp, các công việc vốn phụ thuộcnhiều vào thời tiết và các điều kiện khách quan Do ảnh hưởng của điều này trongmột thời gian dài, người Việt Nam hình thành thói quen làm việc hay bị động,với tầm suy nghĩ ngắn hạn, không có kế hoạch, không có thói quen chuẩn bịtrước khi bắt đầu công việc và hay có tư tưởng “được đến đâu hay đến đó”.Chính vì yếu tố văn hoá này cộng thêm với việc thiếu kinh nghiệm trong hoạtđộng thương mại nói chung và thương mại quốc tế nói riêng nên công tác chuẩn

bị trước các cuộc đàm phán thương vụ quốc tế của các doanh nghiệp Việt Namthường sơ sài, chung chung và mới chỉ nhấn mạnh đến mục tiêu cụ thể của cuộcđàm phán như là mục tiêu về giá (Doanh nghiệp Việt Nam rất nhạy cảm với yếu tốgiá) Thường các doanh nghiệp Việt Nam không xác định một chiến lược tổng thểcho mỗi cuộc đàm phán và cũng không xác định vị trí của cuộc đàm phán trongchiến lược kinh doanh của cả doanh nghiệp Họ coi nhẹ mục tiêu gây dựng mốiquan hệ ban hàng uy tín, lâu dài, chỉ hợp đồng nào biết hợp đồng ấy Họ ít khi lậpcác phương án đàm

rõ ràng, phân tích tâm lý đối tác đàm phán mà thường theo phương châmlinh hoạt, tuỳ cơ ứng biến, phụ thuộc nhiều vào phương án của đối tác Các kỹnăng và kỹ thuật đàm phán còn bị xem nhẹ, bỏ qua hoặc được coi là kinh nghiệm

mà bản thân người đàm phán phải tự trau dồi lấy cho mình, không có sự chỉ bảocủa người đi trước

 Chuẩn bị về không gian

Địa điểm đàm phán, ký kết hợp đồng có thể tại Việt Nam hoặc một nước

EU hoặc một nước trung gian Nhưng theo đánh giá của các cán bộ đàm phán tạimột số công ty có quan hệ thương mại với EU thì hiện tại số hợp đồng kýý tạiViệt Nam nhiều hơn vì doanh nghiệp EU sau khi nhận được chào hàng của cácdoanh nghiệp Việt Nam thường cử đại diện sang Việt Nam để trực tiếp tìm hiểumột cách tường tận về sản phẩm được sản xuất ra tại Việt Nam cũng như về cơ sở,đội ngũ, và quy trình sản xuất, nếu đáp ứng những yêu cầu của khách hàng EUthì hợp đồng được đưa ra và ký kết Điều này thường diễn ra đối với những mặthàng mới và đòi hỏi phải đáp ứng tốt các quy định tiêu chuẩn chất lượng khắtkhe và nhất là khi các doanh nghiệp EU lần đầu mua hàng của các doanh nghiệpViệt Nam Các doanh nghiệp Việt Nam thường bị động hơn và có vẻ như còn tìnhtrạng ngồi chờ đối tác đến ký hợp đồng với mình, điều này hạn chế cơ hội giaothương và khả năng tìm hiểu thông tin của đối tác

Gần đây, với việc ýý thức hơn tầm quan trọng của công tác xúc tiếnthương mại, các doanh nghiệp Việt Nam đã đầu tư nhiều hơn cho việc tìm kiếmhợp đồng Cùng với sự hỗ trợ của các cơ quan xúc tiến của chính phủ, nhiềudoanh nghiệp Việt Nam đã mạnh dạn sang châu Âu để tìm hiểu thị trường EU,giới thiệu sản phẩm trong các hội chợ hay với các đối tác lớn Kết quả là nhiều hợpđồng đã được ký kết trên đất EU trong các chuyến đi đó Tốt nhất là để thiết lậpcác mối quan hệ lâu dài, nên đề nghị chọn địa điểm đàm phán luân phiên giữahai bên, tạo điều kiện cho hai bên tìm hiểu nhau

 Chuẩn bị về thời gian, chương trình nghị sự

Thời gian tìm đối tác và thời gian dẫn đến ký kết hợp đồng đã giảm so vớitrước đây Với sự giúp đỡ của các phương tiện liên lạc điện tử hiện đại như thưđiện tử, điện thoại, cầu truyền hình (video-conferencing)… và thông qua nhiềukênh giao dịch như mạng Internet, hệ thống thông tin ngày càng hiệu quả củacác tổ chức kinh doanh thông tin thương mại và các cơ quan tham tán kinh tế tại

EU và Việt Nam, các đối tác đã có nhiều cơ hội biết đến và làm việc cùng nhau

Các cơ hội giao thương nhiều chiều này đã đẩy nhanh quá trình chào hàng, thươnglượng và ký kết hợp đồng Theo kết quả điều tra thực hiện năm 1999 và 2000 củanhóm giảng viên Đại học Ngoại thương trên 500 doanh nghiệp Việt Nam (trong

đó 43,24% là doanh nghiệp nhà nước 32,43% là công ty tư nhân và 24,32% làdoanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài) về hoạt động ĐPNT (gọi tắt là côngtrình thời gian đàm phán cho một thương vụ là 2-3 ngày chiếm 59,46% và trongphạm vi 1 ngày là 32,43%

Tuy nhiên, do nhiều yếu tố trong đó có yếu tố cơ sở hạ tầng thông tin tạiViệt Nam chưa tốt nên chưa nhiều doanh nghiệp Việt Nam phát huy được lợi íchcủa thương mại điện tử Phần nhiều, các công ty Việt Nam chưa có website giớithiệu về công ty mình hoặc thông tin trên website còn sơ sài, không cập nhật,không đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu của đối tác Hơn nữa, các nhân viên ViệtNam chưa có thói quen trao đổi thông tin hiệu quả, thường xuyên với các đối tácqua thư điện tử, một phương tiện liên lạc rất phổ biến trong thương mại quốc tếhiện nay

Trong việc chuẩn bị thời gian, phía Việt Nam mới chỉ chuẩn bị một ngàygiờ cụ thể cho các buổi đàm phán nhưng không coi trọng việc chuẩn bị lịch trình,chuẩn bị lịch trình không sát hoặc không có ýý thức tuân theo lịch trình nghiêmngặt Ngược lại, đối tác EU nói chung rất coi trọng việc dự tính chương trình nghị

sự tuy mỗi thành viên EU có mức độ coi trọng hơi khác nhau Các quốc gia Bắc

và Tây Âu thường coi trọng lịch trình hơn các nước Nam Âu Một điểm khác biệttrong việc chuẩn bị lịch trình nữa là các doanh nghiệp Việt Nam thường coi trọngviệc sắp xếp lịch các buổi chiêu đãi, coi đó là một phần để dẫn đến việc kýý kếthợp đồng trong khi với đối tác EU nói chung, công việc và giải trí là hai việckhác nhau, phải giải quyết xong công việc đã rồi mới nghĩ đến việc chiêu đãi đốitác hoặc đôi khi không nhất thiết phải có thủ tục này

 Chuẩn bị về đội ngũ tham gia đàm phán

Trước đây, phong cách đàm phán của người Việt Nam được phương Tây biếtđến với kiểu mà họ gọi là “kiểu đàm phán Xô-viết” nghĩa là lúc nào cũng bình

tĩnh, giữ chặt lợi ích của mình và luôn đáp lại các đề nghị của đối tác bằng câu

“Để tôi về hỏi ýý kiến cấp trên của tôi” Việc giao quyền chủ động sản xuấtkinh doanh vào một mình giám đốc nhiều khi đã dẫn đến việc giám đốc thâu tómhết mọi vấn đề giao dịch vào tay mình khiến đội ngũ đàm phán phía Việt Nam bịmất hiệu lực, suy yếu hoặc không phát huy được tiềm năng của mình Ngoài ra,việc lựa chọn đàm phán viên chỉ căn cứ vào nhu cầu nghiệp vụ, kinh nghiệm giaodịch, vị trí cấp bậc và thành phần công tác chứ chưa xét đến khả năng ứng xử toàndiện của người được lựa chọn

Trình độ học vấn của người chủ trì đàm phán là một tín hiệu tốt với 72,07%

có trình độ đại học và 22,52% có trình độ trên đại học Như vậy, có thể nói khâu lựachọn đội ngũ đàm phán tốt hơn đã nâng cao chất lượng nhân sự đàm phán, hứa hẹnhiệu quả đàm phán cao hơn

 Chuẩn bị về tài liệu và thông tin về đối tác

Người Việt Nam do bản tính rụt rè, ngại giao tiếp và do khả năng tiếp xúcvới người nước ngoài còn hạn chế nên đôi khi việc tìm hiểu thông tin về đối táckhông được chính xác và đầy đủ Các kênh thông tin từ các cơ quan tham tánkinh tế của Việt Nam tại nước ngoài, các nguồn tin tình báo kinh tế còn ít Cácthông tin thương mại sẵn có chưa được khai thác một cách có bài bản và hệ thống.Đặc biệt, các doanh nghiệp Việt Nam ta còn thiếu các thông tin thương mại có giátrị, phản ánh một cách nhạy bén và liên tục diễn biến thương mại của các mặthàng mua bán, mức giao động giá cả quốc tế, thông tin về quá trình hoạt động củađối tác Hơn nữa, doanh nghiệp Việt Nam cũng chưa có thói quen thuê tư vấn vàviệc bỏ tiền ra mua thông tin thương mại cũng chưa phổ biến Các thông tin ta

có thường là các thông tin chung được đăng tải trên báo và tạp chí hàng ngày mà

độ chính xác và nhạy bén của nó chỉ mang tính tham khảo Các thông tin nàychưa có tính chất phân tích, chưa chính xác và nhiều khi chưa nhanh nhạy với tìnhhình thị trường thế giới Chính vì vậy, khả năng tìm hiểu về đối tác, tổng hợp vàphân tích thị trường kinh doanh, tài chính tín dụng, xu hướng thị trường, xuhướng biến động tỷ giá của các doanh nghiệp Việt Nam còn yếu

Xét về khâu chuẩn bị tài liệu này, các đối tác EU cẩn thận và bài bản hơn tarất nhiều Đầu tiên là do xuất phát từ thói quen tư duy khách quan, chính xác, tintưởng vào số liệu, sự kiện hơn các nhận xét chủ quan nên họ thường thuyết phụcngười khác bằng các các lập luận logic có kèm theo các số liệu cụ thể minh họa.

Vì vậy, họ chuẩn bị các tài liệu, thông tin về đối tác rất công phu trước khi bướcvào đàm phán Đối tác châu Âu thường chuẩn bị trước các bản hợp đồng tương đốichi tiết trong khi chúng ta thì không và sau đó phải phụ thuộc nhiều vào mẫu hợpđồng của họ Do đó, ngay trước khi bắt đầu đàm phán, họ đã tạo cho mình đượcthái độ tự tại, chủ động hơn so với đối tác Việt Nam

 Chuẩn bị khác

- Trang phục:

Các nước EU đều là những người tương đối coi trọng hình thức Họ cho rằng trangphục là một phần đánh giá tính cách, giai cấp và trình độ của mỗi người nên trong kinhdoanh họ rất coi trọng việc ăn mặc phù hợp Khi xuất hiện trước đối tác, các nhà kinhdoanh EU đều mặc bộ trang phục trang trọng, lịch sự, chú ý đến đầu tóc gọn gàng vàgiầy sạch bóng Với các nhà kinh doanh Việt Nam, trang phục không phải mối quan tâmquá lớn Họ không thường mặc bộ comple nhất là khi thời tiết nóng và không quan tâmlắm đến giày dép, đầu tóc hay trang sức

- Cách xưng hô:

Với mọi người, không từ nào dễ nghe hơn là tên của chính mình nên ta sẽ rất cócảm với những người nói đúng tên và đúng chức vụ của ta Theo tâm lýý chung như vậy,cùng với tính cách đề cao cá nhân của xã hội châu Âu, các nhà đàm phán Việt Nam ngàycàng quan tâm đến các cách xưng hô chuẩn nhất với đối tác- điều rất khác nhau giữa cácnước EU- để góp phần tạo không khí đàm phán tích cực

- Ngôn ngữ:

Nhiều thương nhân Việt Nam chưa có vốn ngoại ngữ tốt nên trong giao dịchvới đối tác EU còn gặp nhiều khó khăn nhất là các giao dịch ngoài lề bàn đàm phán.Trong một cuộc đàm phán ở Việt Nam, người phiên dịch đóng một vai trò quan

trọng vì anh ta phải chuyển tải được chính xác và hết ý của các nhà đàm phán.Một thực tế rất khó khăn cho các nhà đàm phán Việt Nam là ngôn ngữ Việt Namrất thiếu những từ chuyên môn trong thương mại nên nếu người phiên dịch amhiểu công việc và nghiệp vụ thì mới có thể dịch chính xác còn nếu anh ta chỉ làmột phiên dịch ngôn ngữ thuần tuý thì không thể chuyển tải chính xác thông tinđược Do bất đồng về ngôn ngữ nên các đối tác EU và Việt Nam bị giảm các cơ hộitiếp cận để hiểu biết sâu hơn về nhau.

- Vốn kiến thức về văn hóa:

Các thương nhân Việt Nam am hiểu rất ít về văn hoá các nước khác Chính

sự thiếu chuẩn bị, trau dồi này đã gây ra không ít sự khó xử, không hài lòng chođối tác thậm chí làm thất bại nhiều cuộc đàm phán Chẳng hạn như thói quen đếnmuộn, thất hẹn và nhiều khi là phong cách làm việc vô tổ chức dẫn đến những saiphạm vô tình nhưng lại kéo theo sự lỡ thời cơ, làm hỏng việc không thể cứu vãnđược

Trong kinh doanh, ai có thông tin, người đó có lợi thế Đối tác EU luôn chủđộng tạo ra lợi thế cho mình bằng những sự chuẩn bị bài bản Phía ta, do khâuchuẩn bị này không hiệu quả nên thường bị choáng ngợp ngay từ đầu, bị dẫn dắttheo phương án đàm phán của đối tác dẫn đến nhiều thua thiệt không tránh khỏi.1.2.1.2.2.Kỹ thuật mở đầu đàm phán

 Các cuộc nói chuyện nhỏ trước cuộc đàm phán (small talks)

Là một nước châu Á có đặc tính coi trọng mối quan hệ, người Việt Nam rấtcoi trọng các câu chuyện làm quen trước khi bắt đầu đàm phán chính thức Họ choviệc thiết lập mối quan hệ tốt với đối tác là một nghi thức không thể thiếu trước khibắt tay vào công việc, là một kỹ thuật hữu hiệu để tạo không khí đàm phán tíchcực Xuất phát từ đặc điểm của văn hoá làng xã, người Việt Nam rất quan tâmđến cuộc sống riêng của nhau và họ cho đó là biểu hiện của sự quan tâm chântình Nhiều trường hợp, người châu Âu đã sốc khi nghe đối tác Việt Nam ngay

trong câu chuyện ban đầu đã hỏi về tình trạng hôn nhân của mình Tương tự nhưvậy, do coi trọng tuổi tác và muốn xưng hô cho phải phép, người Việt Nam cũng

có thói quen hỏi tuổi người mới quen biết không phân biệt phụ nữ hay nam giớivốn là điều không nên hỏi nữ giới ở các nước phương Tây

Với đa số các nước trong EU, các câu chuyện nhỏ trước đàm phán cũng làmột thủ tục nên làm nhưng không phải nước nào cũng quá coi trọng điều này.Với đặc tính coi trọng sự kiện hơn mối quan hệ, họ thích đi thẳng vào vấn đềhơn là mất nhiều thời gian xây dựng quan hệ ban đầu Đặc biệt ở Đức, người takhông có thói quen bắt chuyện với người lạ, và trong các buổi đàm phán, họ cũngthấy không cần thiết phải bỏ thời gian tìm hiểu về nhau qua đối thoại trước đàmphán Nếu như người Việt Nam thích nói chuyện về các vấn đề riêng tư để tỏ sựquan tâm thì người dân EU thích các chủ đề ít liện quan đến cá nhân nhất Ví dụnhư người Anh thích nói về thời tiết, thể thao, các lĩnh vực văn hoá, lịch sử Anhhay các sự kiện gần đây trừ các sự kiện chính trị và không muốn nói về hệ thốnggiai cấp ở Anh, các vấn đề chính trị Scôt-len và Bắc Ai-rơ- len, không muốn đùa

về Nữ hoàng Anh hay các món ăn của Anh Còn người Pháp thích nói chuyện vềnghệ thuật, âm nhạc, triết học, thể thao, lịch sử, các sự kiện mới và chính trị miễn

là bạn có kiến thức về các chủ đề này và thích được nghe khen về món ăn Pháp

Họ không muốn bị hỏi về xu hướng chính trị của mình và không muốn nghenhững điều không hay về Napoleon vốn được cho là con người mang tinh thầncủa nước Pháp

-1.2.1.2.3.Một số kỹ thuật chính trong quá trình đàm phán

 Đề nghị

Cũng giống như cách vào đề của mỗi bên, người Việt Nam thích đưa đề nghịmột cách gián tiếp còn đối tác EU thích đề nghị trực tiếp Do coi trọng các mốiquan hệ như nhiều nước châu Á khác, người Việt Nam quan tâm nhiều đến cáchngười khác nghĩ về họ và cảm xúc của người khác nên thường diễn đạt vấn đề lòngvòng, không nói thẳng, nói thật để tránh mất lòng đối tác Trong khi đó, đối tác EUkhông ngại nói thẳng những điều mình nghĩ, kể cả đó là sự phê bình

Thói quen mặc cả khi mua bán là một thói quen ưa thích của người Việt Nam

dù trong các cuộc mua bán nhỏ hay lớn Nếu trong cuộc đàm phán, ta đưa ra đề

nghị chào giá sát với mức giá thực ta muốn bán, thì dù có mua đúng giá, người ViệtNam cũng không cảm thấy hài lòng vì họ không thoả mãn được nhu cầu mặc cảcủa họ Có vẻ như họ đo thành công của cuộc đàm phán dựa nhiều trên điều khoảngiá và dựa trên khoảng cách giữa giá ta đưa ra ban đầu với giá cuối cùng họ chấpnhận nhỏ hay lớn Vấn đề đầu tiên các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm là giá cảthực tế của mặt hàng mà thường chưa cân nhắc đến việc xem xét các yếu tố ảnhhưởng có tác động điều chỉnh đến mức giá đó Thường nhà đàm phán Việt Nam-với tư cách là người mua- không đưa vấn đề chất lượng hàng hóa lên hàng đầu

mà quan tâm đến vấn đề giá cả hợp lý hơn Do niềm tin vào uy tín của hàng EU,đôi khi họ cho rằng đã là hàng EU thì có chất lượng tốt rồi, vấn đề chỉ còn làgiá hợp lý hay không Điều này không tốt khi đàm phán với các đối tác nắm đượctâm lýý ham hàng rẻ của người Việt Nam mà cung cấp những hàng có chấtlượng không đảm bảo Ngoài ra, doanh nghiệp Việt Nam chưa nhanh nhạy trongviệc phân tích thành phần giá thực tế của một hệ thống Ví dụ phía ta có thểthành công trong việc giảm giá một thiết bị dây chuyền, nhưng lại không đủ thôngtin và kỹ năng để phân tích ra rằng đối tác EU đã tăng giá ở một thiết bị kháctrong cùng một hệ thống đó dẫn đến tổng thể giá cả của cả dây chuyền thiết bịkhông có gì thay đổi Trái với người Việt Nam, các đối tác EU thường thích nóisát giá và chú trọng đến đàm phán các vấn đề về chất lượng hơn

 Giải quyết xung đột

Khi đàm phán về vấn đề giải quyết xung đột phát sinh từ hợp đồng, ngườichâu Âu với tư duy chặt chẽ và logic thường thích viện dẫn đến hệ thống toà án

và trọng tài như biện pháp đảm bảo tối ưu Ngược lại, người Việt Nam cũng nhưngười Á Đông thích dùng biện pháp thương lượng hoà giải xuất phát từ tâm lýýmuốn dung hoà với môi trường xung quanh Họ có tâm lýý không muốn dínhdáng đến toà án vì sợ bị mang tiếng, ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh và các thủtục phiền hà

đã từ chối quá thẳng khiến người Việt Nam cảm thấy mất mặt và họ có thể chấmdứt đàm phán Trong trường hợp khác, một số điều kiện người Việt Nam cảmthấy khó thực hiện nhưng không nói thẳng là “không” nên đối tác EU hiểu lầmrằng việc này đã được thoả thuận, đến khi thực hiện hợp đồng mới biết bạn hàngcủa mình thực tế không thực hiện được điều đó

 Ra quyết định

Quy trình ra quyết định của hai bên rất khác nhau Người phương Tây cókhẩu hiệu “tôi suy nghĩ, tôi hành động”, còn với người châu Á là “tập thể suynghĩ, tôi hành động” Trong các quốc gia châu Á, Việt Nam chưa phải là nước cótinh thần tập thể và hợp tác cao như Nhật Bản, Hàn Quốc nhưng cũng có một vàinét theo cách tư duy tập thể như vậy tuy không phải luôn tích cực Xuất phát từthời bao cấp, chúng ta có thói quen chịu trách nhiệm tập thể hay nói cách khác,

không có ai chịu trách nhiệm toàn bộ, việc hỏi ýý kiến người khác đôi khi khôngphải là dân chủ, hợp tác mà là hình thức để tránh chịu trách nhiệm cá nhân saunày Như vậy, quá trình ra quyết định vừa lâu lại không hẳn đã hiệu quả Trongkhi đó, quyết định của đối tác EU dựa trên cơ sở chịu trách nhiệm cá nhân khiếnnhà kinh doanh dồn tâm trí của mình vào phân tích, đánh giá tình hình thực tế lại

tỏ ra hiệu quả hơn

Một vấn đề khác là sự phân quyền Hiện nay, sự phân quyền cho các cán

bộ đàm phán đã mạnh dạn hơn trước nhiều Các tiêu chí lựa chọn cán bộ đàmphán ngoài trình độ còn là những người có đủ thẩm quyền và tư cách pháp lý raquyết định và kýý hợp đồng Về tư cách pháp lýý của cán bộ đàm phán,ý75,68% người chủ trì đàm phán là người có quyền đại diện đương nhiên hoặcđại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp như giám đốc, phó giám đốc và chỉ23,33% người chủ trì đàm phán là trưởng phòng kinh doanh - nhất là tại cáccông ty nhà nước vì thực tế phổ biến là trong các phòng xuất nhập khẩu kinhdoanh độc lập ở đây, trưởng phòng có quyền quyết định các thương vụ của phòng.Thẩm quyền của cán bộ đàm phán Việt Nam được nâng cao với 54,85% đượcgiám đốc uỷ quyền trong một phạm vi nào đó; 40,54% được toàn quyền quyếtđịnh và chỉ còn 4,5% đi đàm phán với tư cách là chuyên viên, cần chờ quyếtđịnh của giámđốc

Ngoài ra, còn một điểm khác biệt ở cơ sở ra quyết định Đối tác EU dựa trêncác số liệu, dữ kiện khách quan đã được chuẩn bị trước và việc phân tích thấu đáotâm lýý đối tác Còn nhà đàm phán Việt Nam vốn rất coi trọng cảm tính, và đôikhi do chuẩn bị thông tin không đầy đủ nên phải quyết định dựa một phần trêncảm tính

 Kỹ thuật giao tiếp

- Lắng nghe

Người Việt Nam có khả năng lắng nghe tốt hơn đối tác EU Họ có xuhướng ít ngắt lời người khác trong khi nhiều nước ở EU có thói quen chỉ nghe đếnkhi nào đã lấy được ýthông tin mình cần Ví dụ như Đức, khi đã nhận được đủ

thông tin, họ sẽ ngắt lời người đối diện để hỏi thêm hoặc để trình bày quan niệmcủa mình.

- Câu hỏi

Cách hỏi của người Việt Nam dè dặt hơn đối tác EU và họ thường khôngtruy đến cùng câu hỏi vì tôn trọng quyền trả lời của đối tác và đôi khi là do không

đủ khả năng ngoại ngữ hay không đủ tự tin để hỏi vì sợ đối tác

cười sự không hiểu biết của mình Người EU lại rất ýý thức được quyền đặtcâu hỏi của mình và họ cũng tôn trọng sự cầu thị của người khác thể hiện qua việc hỏi nếu như mình không biết

- Lập luận, chứng minh

Nhà kinh doanh EU có thói quen tư duy logic, chặt chẽ và phân tích nên làmột trong những người lập luận giỏi nhất Với sự chuẩn bị kĩ lưỡng và khả năngphân tích tâm lý đối tác, khả năng diễn đạt vấn đề, đối tác EU thường đưa ra cáclập luận kín kẽ và có minh hoạ bằng số liệu cụ thể để tăng tính thuyết phục ởkhâu này, đôi khi ta không bằng họ do chuẩn bị chưa đầy đủ.ý

- Kỹ năng giao tiếp nói chung

Kỹ năng giao tiếp với các đối tác nước ngoài của thương nhân Việt Namcòn nhiều yếu kém Một phần do trình độ hạn chế, phần khác do chưa nhận thứcđược tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh nên một số cán bộngoại thương Việt Nam chưa có kỹ năng giao tiếp thuần thục, chưa có kiến thức

về các lễ nghi với các đối tác đến từ nhiều nơi trên thế giới, dẫn đến rơi vào cáctình huống lúng túng, không tự tin, có nhiều thái độ cư xử không phù hợp, thậmchí là bất lịch sự Tình trạng trao đổi riêng bằng tiếng Việt trong khi đàm phán làrất phổ biến Việc làm này vừa khiếm nhã, vừa có thể làm lộ bí mật kinh doanh nếubên kia có người biết tiếng Việt Đối tác EU do có một lịch sử kinh doanh lâu đời

và được đào tạo bài bản hơn nên có khả năng giao tiếp tốt hơn

Phong cách giao tiếp trong đàm phán của người Việt Nam là ít khi nói trựctiếp vào vấn đề mà thường diễn đạt vòng vo để giữ hoà khí Cách diễn đạt nàyđôi khi rất khó hiểu với người phương Tây vốn quen nói thẳng Người Việt Nam

thường dùng các ngôn từ rất tế nhị, cách nói chậm rãi, không cao giọng Họ cốgắng cân nhắc rất kĩ trước khi nói Điều này nhiều khi làm quá trình ra quyết địnhrất lâu hay họ thể hiện một sự thiếu quyết đoán Họ rất coi trọng thể diện nênkhông bao giờ chỉ trích đối tác trực tiếp, công khai trước

mọi người để giữ thể diện cho đối tác Và nếu trong trường hợp đối tác nóithẳng một điều gì đó làm họ “mất mặt” thì coi như cuộc đàm phán sẽ có nhiều nguy

cơ thất bại

Trong giao tiếp, những thương nhân EU thường chú trọng đến việc diễn đạt

rõ ràng, dễ hiểu Phương châm của họ là "Có sao nói vậy", do đó dễ bị các đối tácchâu Á đôi lúc cho là thô lỗ Ngược lại, họ lại cho các đối tác châu Á là quá khóhiểu với lối nói vòng vo của mình Đặc biệt một số đối tác phương Tây như ngườiTây Ba Nha, Ý… có thói quen nói to, sử dụng nhiều cử chỉ tay, chân, hoặc biểu lộnét mặt để bổ trợ cho lời nói của mình Điều này làm cho nhiều đối tác châu Ácảm thấy bất ngờ, thậm chí khó chịu

1.2.1.2.4 Kỹ thuật kết thúc đàm phán

Do thường là bên dẫn dắt cuộc đàm phán, đối tác EU hay là người chủ độngkết thúc khi đã thảo luận được hết các điều khoản Lúc này, cần thông qua cácđiều đã được thoả thuận lần cuối và kýý hợp đồng

Do người Việt Nam tin tưởng chủ yếu vào mối quan hệ giữa mình và đốitác hơn là các hợp đồng chi tiết và các luật sư, họ có tư tưởng là ngay các điềukhoản trong một hợp đồng đã kí kết vẫn có thể đàm phán lại Họ thích các hợpđồng ngắn gọn, chỉ bao gồm các điều khoản chủ yếu, phần còn lại sẽ tuân theo cáclần giao hàng trước hoặc sẽ thoả thuận cụ thể thêm sau này

Do không phụ thuộc vào mối quan hệ với đối tác nên các nhà kinh doanh

EU thường thích các hợp đồng bằng văn bản dài và chi tiết để tránh các vấn đề phátsinh Khi ký hợp đồng, họ thường tham khảo ý kiến các luật sư nhằm đảm bảo

về mặt pháp lý Vì vậy, họ sẽ không thay đổi ý kiến một khi hợp đồng đã đợc kýkết, do đó,việc đòi sửa đổi hợp đồng sau khi đã ký là rất khó khăn

1.2.2 Bài học

1.2.2.1 Nghiên cứu

- Thị trường trong nước

Là một trong những vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp có thể biết được tiềm năng của nguồn hàng từ đâu, biết ưu thế về giá cả hàng hóa của từng khu vực, trong thời gian nao hàng hóa hiếm hoặc hàng hóa nhiều

Chính nghiên cứu này giúp cho doanh nghiệp xây dựng được chiến lược kinh doanh, có thể chủ động trong việc cung cấp nguồn hàng ra nước ngoài theo thời gian cần thiết, tránh được sự cạnh tranh gay gắt trong nước đối với các doanh nghiệp cung kinh doanh xuất nhập khẩu

- Thị trường nước ngoài

Việc nghiên cứu này giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm được khách hàng, để từ

đó có thể bán hàng trực tiếp cho khách hàng và không phải thông qua một nhà xuất

khẩu trung gian nào Đồng thời tạo được thế cạnh tranh của mì1.2.2.2 Tổ chức

- Xin giấy phép nhập khẩu

- Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế

- Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu

- Mua bảo hiểm cho hàng hóa khi nhập khẩu

- Thúc giục người bán giao hàng

- Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ

- Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

- Thanh toán, nhận bộ chứng từ

- Nhận hàng từ người vận tải

- Giám định số và chất lượng hàng hóa (nếu có)

- Khiếu nại đòi bồi thường khi hàng hóa có tổn thất

1.2.2.3 Soạn thảo

- Phần mở đầu: tiêu đề hợp đồng, số và ký hiệu hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng

- Phần thông tin về chủ thể hợp đồng: tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, số fax,

số tài khoản ngân hàng, người đại diện ký kết hợp đồng

- Phần nội dung của văn bản hợp đồng kinh tế, thường gồm 3 cụm điều khoản:

Những điều khoản chủ yếu

Những điều khoản thường lệ

- Hợp đồng phải được xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc, cụ thể là ngườixây dựng hợp đồng ngoại thương phải nắm vững:

 Luật của nước người mua, nước người bán

 Các luật và các tập quán có liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc

tế như: incoterms, công ước Viên năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốctế,

- Chủ thể của hợp đồng phải hợp pháp:

 Người tham gia ký kết phải có tư cách pháp nhân

 Nếu một tổ chức kinh doanh phải có đầy đủ các điều kiện sau:

o Phải được Nhà nước công nhận thông qua việc cấp giấy phép kinh doanh

o Phải có tài sản cố định, đội ngũ lao động, trình độ nghiệp vụ, chịu tráchnhiệm về công việc của mình và hoạt động một cách độc lập trên thị trường

o Phải có ngành nghề kinh doanh

- Nội dung hợp đồng hợp pháp:

 Ngày, tháng, năm ký hợp đồng

 Không có điều khoản nào trái với pháp luật Nhà nước và thông lệ quốc tế

 Phải có những điều chủ yếu như: đối tượng hàng hóa, giá cả, quy cách chấtlượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán

- Hình thức hợp pháp:

 Phải được ký kết bằng văn bản

 Người ký phải có đầy đủ thẩm quyền

- Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mới

có hiệu lực

Những điều khoản tùy nghi

Những điều khoản thường lệ

Những điều khoản chủ yếu

Điều 2: Điều kiện về phẩm chất.

"Phẩm chất" là điều khoản nói lên mặt "chất" của hàng hóa mua bán như tínhnăng, tác dụng, công suất, hiệu suất của hàng hóa đó

Xác định cụ thể phẩm chất của sản phẩm, là cơ sở để xác định giá cả Do vậy:xác định điều kiện phẩm chất tốt, dẫn đến xác định giá cả tốt, đúng, và mua đượchàng hóa đúng yêu cầu của mình

Điều 3: Điều kiện về số lượng hoặc trọng lượng

Nhằm nói lên mặt "lượng" của hàng hóa được giao dịch, điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng hóa, phương pháp qui định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng

Ở đây cần lưu ý về hệ thống đo lường, vì bên cạnh hệ mét, nhiều nước còn sử dụng hệ thống đo lường khác do đó để tránh hiểu lầm nên thống nhất dùng hệ mét hoặc qui định lượng tương đương của chúng tính bằng mét

Trong các hợp đồng ngoại thương, người ta sử dụng hai phương pháp qui định

Điều 4: Điều kiện giao hàng hóa

Nội dung cơ bản của điều khoản giao hàng là sự xác định thời hạn, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng

Điều 5: Giá cả

Trong điều kiện này cần xác định: Ðơn vị tiền tệ của giá cả, mức giá, phươngpháp qui định giá cả, giảm giá, điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng

- Tiêu chuẩn tiền tệ giá cả: Giá cả của 1 hàng hóa là biểu hiện bằng tiền củagiá trị hàng hóa đó Nên khi ghi giá bao giờ người ta cũng phải xác định tiền tệ đểbiểu thị giá đó Ðồng tiền ghi giá có thể là đồng tiền của nước người bán hoặc nướcngười mua, cũng có thể của nước thứ ba

Điều 6: Thanh toán

Trong mục này của hợp đồng qui định đồng tiền thanh toán, thời hạn trả tiền,hình thức trả tiền, các chứng từ làm căn cứ để trả tiền

Điều 7: Bao bì và ký mã hiệu

- Bao bì: Trong điều khoản này các bên giao dịch thường thỏa thuận với nhauvề:

Yêu cầu chất lượng bao bì

Phương thức cung cấp bao bì

Giá cả bao bì

- Ký mã hiệu: Là những ký hiệu bằng chữ hoặc hình vẽ dùng để hướng dẫntrong giao nhận, vận chuyển, bảo quản hàng hóa

Điều 8: Bảo hành

Trong điều khoản này, cần phải thể hiện được hai yếu tố:

- Thời gian bảo hành: cần phải qui định hết sức rõ ràng

- Nội dung bảo hành: người bán hàng cam kết trong thời hạn bảo hành hànghóa sẽ bảo đảm các tiêu chuẩn chất lượng, đặc điểm kỹ thuật, phù hợp với qui địnhcủa hợp đồng, với điều kiện người mua phải nghiêm chỉnh thi hành sự hướng dẫncủa người bán về sử dụng và bảo dưỡng Nếu trong giai đoạn đó, người mua pháthiện thấy khuyết tật của hàng hóa, thì người bán phải sửa chữa miễn phí hoặc giaohàng thay thế

Điều 9: Phạt và bồi thường thiệt hại

Ðiều khoản này qui định những biện pháp khi hợp đồng không được thực hiện(toàn bộ hay một phần) Ðiều khoản này cùng lúc nhằm hai mục tiêu:

- Ngăn ngừa đối phương có ý định không thực hiện hay thực hiện không tốthợp đồng

- Xác định số tiền phải trả nhằm bồi thường thiệt hại gây ra

Điều 10: Bảo hiểm

Trong điều khoản này cần thỏa thuận ai là người mua bảo hiểm và điều kiệnbảo hiểm cần mua

Điều 11: Trường hợp bất khả kháng

Bất khả kháng là sự kiện khi xảy ra làm cho hợp đồng trở thành không thểthực hiện được, mà không ai bị coi là chịu trách nhiệm Các sự kiện bất khả khángmang 3 đặc điểm sau:

- Không thể lường trước được

- Không thể vượt qua

- Xảy ra từ bên ngoài

Tuy nhiên, vẫn có thể quy định trong hợp đồng coi là bất khả kháng các sựkiện mà bình thường ra thì không có đủ 3 đặc điểm trên, ví dụ: đình công, hỏngmáy, mất điện, chậm được cung cấp vật tư Cũng có thể quy định thêm rằng: các

sự kiện đó chỉ tạm ngưng việc thực hiện hợp đồng chứ không làm hợp đồng mấthiệu lực

Điều 12: Khiếu nại

Khiếu nại là các đề nghị do một bên đưa ra đối với bên kia do số lượng, chấtlượng giao hàng, hoặc một số vấn đề khác không phù hợp với các điều khoản đãđược qui định trong hợp đồng

Về điều khoản này các bên qui định trình tự tiến hành khiếu nại, thời hạn cóthể nộp đơn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc phátđơn khiếu nại, các phương pháp điều chỉnh khiếu nại

Khiếu nại được đưa ra dưới dạng văn bản và gồm các số liệu sau: Tên hàng, sốlượng, và xuất xứ hàng hóa, cơ sở để khiếu nại kèm theo chỉ dẫn chính về những thiếu xót mà đơn khiếu nại được phát ra, các yêu cầu về điều chỉnh khiếu nại

Ðơn khiếu nại được gởi đi kèm theo các chứng từ cần thiết như: biên bản giám định,biên bản chứng nhận tổn thất, mất mát, vận đơn đường biển, bản liệt kê chi tiết, giấychứng nhận chất lượng

Điều 13: Trọng tài hòa giải.

Trong điều khoản này cần quy định các nội dung sau:

- Ai là người đứng ra phân xử? Tòa án Quốc gia hay Tòa án trọng tài, trọng tàinào, thành lập ra sao? Ðể giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch, khi nhữngtranh chấp này không thể giải quyết bằng con đường thương lượng

- Luật áp dụng vào việc xét xử

- Ðịa điểm tiến hành xét xử

- Phân định chi phí trọng tài

- Phân định chi phí trọng tài

Điều 14: Những quy định khác

Trong số các điều khoảng trên đây, các điều khoảng từ 1 đến 6 bao gồm tênhàng, chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng và phương thứcthanh toán được xem là các điều khoảng chủ yếu, không thể thiếu đối với một hợpđồng ngoại thương hợp pháp theo quy định của Luật Thương mại

1.2.2.5 Thực hiện

Thực tế có nhiều công việc cần làm để thực hiện một cuộc đàm phán hợp đồngngoại thương Tuy nhiên, việc đàm phán được thực hiện qua hai hình thức chủ yếu: Đàm phán trực tiếp và đàm phán giao dịch bằng thư từ

1.2.2.5.1 Đàm phán trực tiếp

Để giao dịch trực tiếp đạt kết quả tốt, ngoài việc nắm vững một số thông tin

về đối tác như: nhu cầu, tình trạng tài chính, uy tín, kinh nghiệm… ta còn phải tìmhiểu về phong cách đàm phán của đối tác, phong tục tập quán nhằm tránh hiểu lầmđáng tiếc ảnh hưởng đến kết quả đàm phán

-Ưu: có thể trực tiếp bàn bạc, dễ hiểu nhau hơn, cùng nhau giải quyết nhữngđiểm chưa hiểu

-Nhược: đi lại tốn kém, dễ lộ bí mật

 Quy trình thực hiện:

Bước 1- Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: Thông thường các nhà kinh doanh cần thực hiện năm công việc cụ thể như sau: nghiên cứu thông tin, lập phương án đàm phán, tổ chức đoàn đàm phán, chuẩn bị thời gian, địa điểm

Bước 2- Chuẩn bị đàm phán thử: Sau khi đã có sự chuẩn bị, nên gặp gỡ hoặctrao đổi bằng thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểmcủa bên đối tác, có dịp hiểu thêm về đối tác thì khả năng trong đàm phán thật sẽcàng chắc chắn hơn Chỉ có như thế, các nhà kinh doanh mới có điều kiện đánh giálại toàn bộ thông tin đã thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phánthích hợp.

Bước 3- Thực hiện tiếp xúc đàm phán: Cần tạo không khí hữu nghị và tin cậy sẽgiúp cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và dễ dàng thành công Đưa ra những đề nghịphù hợp với tình hình đàm phán và có thể chấp nhận được đối với bên đối tác

Bước 4- Những công việc cần làm sau khi đàm phán: Nên có một cuộc họp lạitrong đoàn phía mình để đánh giá việc thực hiện phương án đàm phán đạt kết quả rasao, rút kinh nghiệm cho lần sau Có thể xác nhận lại với bên đối tác những điềucòn chưa rõ khi đàm phán Chuẩn bị soạn thảo hợp đồng ngoại thương

Bước 5- Ký kết hợp đồng ngoại thương: Nội dung và tính pháp lý của hợpđồng sẽ được trình bày chi tiết và rõ ràng

1.2.2.5.2 Đàm phán giao dịch bằng thư từ

Công việc giao dịch bằng thư được tiến hành thông qua việc viết các loại thư:chào hàng, hỏi hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận Các thư từnày được viết dưới nhiều dạng phong phú, tuy nhiên trong thực tế không phải thựchiện hết tất cả thư này trong một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương, sẽ có loạicần dùng, có loại không cần dùng, miễn sao đạt được yêu cầu của đàm phán là haibên đi đến thỏa thuận với nhau để ký hợp đồng

Khi soạn thảo văn bản để giao dịch thì cần chú ý:

Giấy viết thư cần chuẩn bị chu đáo Chú ý màu giấy viết, mỗi màu giấy đượccoi là sang trọng và lịch sự khác nhau

Tiêu đề phải in rõ ràng và đầy đủ, địa chỉ, điện tính của công ty

Thư chỉ nên viết một mặt giấy

Mỗi thư chỉ đề cập đến một vấn đề

Nên sử dụng thứ tiếng đối tác biết và hiểu

Tuy nhiên nó cũng có ưu nhược điểm như sau:

- Ưu: ít tốn kém về việc đi lại, có thể giữ bí mật, có thể đem ra bàn bạc tập thể,

có thể cùng một lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác nhau

- Nhược: tốn thời gian, nhiều khi không hiểu hết ý nhau

1.2.2.5.3 Các hoạt động hỗ trợ cho việc đàm phán ký kết các hợp đồng xuất khẩuMuốn đàm phán thành công cần chuẩn bị tốt các yếu tố sau:

 Ngôn ngữ

Trong giao dịch ngoại thương, vấn đề bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất

Để khắc phục khó khăn này người cán bộ ngoại thương cần nắm vững và sử dụngthành thạo các ngoại ngữ

 Thông tin

Trong thời đại ngày nay, với sự bùng nổ thông tin thì dù hoạt động trong bất

cứ lĩnh vực nào, người nắm bắt được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng vàchính xác nhất sẽ là người chiến thắng

Nội dung thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phongphú, nhưng có thể kể đến một số thông tin cơ bản như sau:

- Thông tin về hàng hóa: cần tìm hiểu về công dụng, giá trị, yêu cầu của thịtrường đối với cá loại hàng hóa Ngoài ra, để chủ động trong giao dịch mua bán cầnnắm vững tình hình sản xuất của các mặt hàng

- Thông tin về thị trường:

+Các thông tin đại cương về đất nước, con người, tình hình chính trị xã hội… +Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái, cáncân thanh toán, dự trữ ngoại tệ, các chỉ số bán buôn, bán lẻ…

+Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến cảng, sân bay, các phương tiện giaothông …

+Chính sách ngoại thương: các mối quan hệ buôn bán đặt biệt, chính sáchkinh tế nói chung và chính sách ngoại thương nói riêng

+Hệ thống ngân hàng tín dụng

+Điều kiện vận tải và giá cước

 Thông tin về thương nhân:

+Về lịch sử hình thành của công ty

+Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, công tyTNHH, tập đoàn xuyên quốc gia)

+Phạm vi, mức độ và các mặt hàng kinh doanh

+Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn

+Kinh nghiệm và uy tín

+Phong tục, tập quán trong kinh doanh cũng như trong lĩnh vực khác của đờisống xã hội

+Phương hướng phát triển

Ngoài ra, cũng cần nắm vững thông tin về công ty mình, thông tin về cạnhtranh trong và ngoài nước, dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tíchtình hình cung cầu, lạm phát

 Năng lực của cán bộ đàm phán:

Thành phần của đoàn đàm phán cần hội đủ chyên môn ở ba lĩnh vực: pháp

lý, kỹ thuật và thương mại Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của các chuyên gia là cơ

sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ,khả thi và hiệu quả cao Nếu thiếu một trong ba chuyên gia trên thì tuỳ điều kiệncủa từng thương vụ ta có thể chọn một trong các cách giải quyết sau:

- Thuê chuyên gia bên ngoài

- Nghiên cứu sau

Thái độ của các cán bộ tham gia đàm phán cũng góp một phần không nhỏ tạonên thành công cho cuộc đàm phán

 Thời gian và địa điểm đàm phán:

- Địa điểm cần đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả hai bên

- Thời gian phụ thuộc vào sự thỏa thuận trước giữa hai bên trên cơ sở tínhtoán sự khác biệt giữa múi giờ hai nước, cũng như sự thuận tiện cho các bên Trướckhi đàm phán hai bên cần lập ra và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể và cẩnthận

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN

KINH DOANH DỰ ÁN QUỐC TẾ A.C

2.1 THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY A.C

2.1.1 Đối với công tác đàm phán

Trước khi tiến hành một cuộc đàm phán quốc tế để kí kết Hợp đồng ngoạithương, Công ty thường phải tham gia đấu thầu Buổi đấu thầu này sẽ được tổ chứccông khai Nếu Công ty giành được quyền thực hiện gói thầu này thì sẽ tiến hànhtìm nhà cung cấp và thực hiện các cuộc đàm phán để kí kết Hợp đồng

Tại Công ty A.C, công tác tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng ngoại thương

do bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện Quá trình tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồngnhập khẩu tại Công ty nhìn chung cũng trải qua 5 bước:

a) Giai đoạn chuẩn bị

Sau khi đấu thầu thành công, công ty sẽ tiến hành chọn lựa nhà cung cấp trong

số những đối tác quen thuộc, hoặc tìm một đối tác mới sao cho phù hợp Tìm đượcnhà cung cấp ưng ý, bộ phận kinh doanh, bộ phận xuất nhập khẩu cùng Ban giámđốc tiến hành lựa chọn thời gian và địa điểm cho cuộc đàm phán

Có 2 trường hợp xảy ra:

- Với đối tác lâu năm thì công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phán sẽ không căng

thẳng, do hai bên đã có mối quan hệ hợp tác nhiều năm nên có thể bỏ qua những quitắc không cần thiết Trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc có thể liên lạc quađiện thoại hoặc e-mail để hẹn thời gian và địa điểm cho cuộc tiếp xúc Cuộc tiếpxúc hai bên chủ yếu là bàn lại về giá cả, chất lượng hàng hóa…

- Với những đối tác mới: công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phàn sẽ khẩn trương

hơn Do đây là đối tác mới, chưa hiểu nhau nhiều nên cần chuẩn bị thật kỹ trước khitiến hành đàm phán Cần chuẩn bị về các mặt:

o Ngôn ngữ: tất cả các cuộc đàm phán của Công ty đều sử dụng ngôn ngữ làtiếng Anh Các thành viên trong đoàn đàm phán được trang bị khả năng ngoại ngữrất tốt, đặc biệt là tiếng Anh.

o Thông tin: từ trước khi tham gia gói đấu thầu công ty đã có sự chuẩn bị vềkhả năng tìm kiếm mặt hàng từ các đối tác khác Thông tin về những nhà cung cấpcác mặt hàng thuộc lĩnh vực sản phẩm mà công ty đang sử dụng luôn được Công tythường xuyên cập nhật Bên cạnh đó, Công ty cũng luôn tìm hiểu thông tin về cácsản phẩm đối tác có khả năng cung cấp, cũng như những mặt hàng Công ty nhậpkhẩu thường xuyên Đó là các linh kiện, phụ tùng, thiết bị hỗ trợ…

o Đoàn đàm phán: thường bao gồm: giám đốc, trưởng phòng kinh doanh,trưởng phòng xuất nhập khẩu, luật sư tư vấn nếu là Hợp đồng giá trị lớn và đối tácchưa lâu năm

o Thời gian và địa điểm: công ty và bên đối tác sẽ tiến hành thương lượng vàquyết định thời gian và địa điểm thích hợp để tổ chức cuộc đàm phán Có thể là tạiViệt Nam hoặc nước ngoài

b) Giai đoạn tiếp xúc

Nếu hai bên đã là đối tác trong nhều năm thì giai đoạn tiếp xúc sẽ là thời gian

để hai bên hỏi thăm sức khỏe, tình hình của công ty Sau đó sẽ đi thẳng vào vấn đềvới tâm lí thoải mái Trường hợp nếu mặt hàng nhập khẩu là quen thuộc, đối tác lại

là quen biết nhiều năm, có thể không cần tổ chức buổi đàm phán trực tiếp mà chỉqua e-mail, fax… cũng có thể chấp nhận được

Nếu là đối tác mới thì trong giai đoạn tiếp xúc này, phía Công ty sẽ thể hiệnthành ý, thiện chí hợp tác Điều này giúp cho đối tác tin cậy, đồng thời tìm hiểu xemthông tin mình có được về họ có chính xác hay không

c) Giai đoạn đàm phán

Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình đàm phán Hai bên sẽ thảo luận,thương lượng về các điều khoản trong Hợp đồng Trước hết, đây là một Hợp đồngnhập khẩu hàng hóa Công ty A.C là bên nhập khẩu Mặt hàng nhập khẩu thường làtháng máy, điều hòa không khí, thiết bị chống sét

Các điều khoản chính được thương lượng trong cuộc đàm phán:

- Mô tả hàng hóa: Thường là các linh kiện, thiết bị của thang máy, điều hòa

không khí, chống sét

- Chất lượng: chất lượng được đưa ra theo yêu cầu của công ty A.C

Đối với máy móc, thiết bị: kèm theo phụ kiện Hợp đồng, trong đó qui định chitiết các tiêu chuẩn kĩ thuật…

- Giá cả: hai bên cũng thống nhất điều khoản giá cả Đồng tiền thanh toán

được qui định trong Hợp đồng là đồng USD hặc đồng EUR

- Điều kiện giao hàng: điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterms 1990 hoặc

2000 (thường sử dụng Incoterms 2000); Công ty thường áp dụng điều kiện CIFHochiminh Theo đó, người bán phải chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểmcho hàng hóa

- Giao hàng: thời gian và địa điểm giao hàng được hai bên thống nhất sao cho

hợp lí và thuận lợi cho cả hai bên

- Thanh toán: hai bên sẽ thống nhất sử dụng phương thức thanh toán nào thuận

lợi cho cả hai bên Đối với những mặt hàng có giá trị lớn, thường sử dụng phương thứctín dụng chứng từ (L/C) hoặc TTR Như vậy sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên

- Vận hành, sử dụng: nếu hàng hóa là máy móc, thiết bị thì giai đoạn vận hành

và sử dụng rất quan trọng Trong Hợp đồng, Công ty A.C đưa ra yêu cầu bên xuấtkhẩu phải cử chuyên viên sang hướng dẫn cách sử dụng cũng như bảo quản chongười sử dụng cuối cùng

- Cung cấp phụ tùng thay thế: đối với những sản phẩm có thời gian sử dụng

lâu dài và việc thay thế những phụ tùng của nó là cần thiết thì Hợp đồng còn quiđịnh phía bán hàng phải cung cấp phụ tùng thay thế cho người sử dụng sản phẩmtrong khoảng thời gian sử dụng sản phẩm

2.1.2 Đối với công tác ký kết, thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.1.2.1 Đối với công tác ký kết

Khi các điều khoản trên được hai bên đồng ý thống nhất thì coi như Hợp đồng

đã được chấp nhận về cơ bản Hai bên sẽ quyết định bên nào chịu trách nhiệm soạn

thảo Hợp đồng Thông thường, công ty A.C sẽ giành quyền soạn thảo Hợp đồng.Ngôn ngữ sử dụng trong Hợp đồng là tiếng Anh.

Rút kinh nghiệm

Hợp đồng được kí kết coi như cuộc đàm phán đã thành công Công ty sẽ kiểmtra, so sánh với các cuộc đàm phán trước đây để rút kinh nghiệm cho lần đàm phántới Nếu như hai bên tin tưởng lần nhau thì những Hợp đồng tiếp theo có thể sẽkhông tiến hành gặp mặt trực tiếp nữa mà qua e-mail, fax…

2.1.2.2 Đối với việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty

2.1.2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Căn cứ theo quyết định số 24/2008/QĐ-BCT, ngày 01/08/2008 của Bộ CôngThương quyết định về việc áp dụng chế độ cấp giấy phép nhập khẩu tự động đối vớimột số mặt hàng

Do đó, công ty cũng tiến hành làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu tự độngtheo đúng qui định của pháp luật Hồ sơ để xin cấp Giấy phép nhập khẩu tự độnggồm1:

- Đơn đăng kí nhập khẩu tự động: 02 bản chính

- Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc

Giấy phép kinh doanh: 01 bản sao (có dấu sao y bản chính của thương nhân)

- Hợp đồng nhập khẩu: 01 bản sao (có đóng dấu sao y bản chính của thương

nhân)

- L/C hoặc chứng từ thanh toán hoặc xác nhận thanh toán qua Ngân hàng: 01

bản sao (có đóng dấu sao y bản chính của thương nhân)

- Vận đơn hoặc chứng từ vận tải của lô hàng: 01 bản sao (có đóng dấu sao y

bản chính của thương nhân)

2.1.2.2.2 Chuẩn bị khâu thanh toán

Phương thức thanh toán được công ty A.C sử dụng nhiều nhất trong các Hợpđồng nhập khẩu của mình là TTR (chuyển tiền) và L/C (tín dụng chứng từ)

 Sử dụng phương thức thanh toán TTR:

Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán này với những đối tác lâunăm và có sự tin tưởng lẫn nhau Với phương thức thanh toán này, công ty sẽ phảithực hiện việc thanh toán của mình trong vòng 30 ngày, kể từ ngày nhận được hàngtheo qui định trong Hợp đồng Khi thanh toán, công ty phải xuất trình cho Ngânhàng các chứng từ sau:

- Giấy yêu cầu chuyển tiền

- Hợp đồng mua bán hàng hóa

- Hóa đơn thương mại

- Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu

Phương thức này thường được áp dụng đối với các Hợp đồng mặt hàng công

ty nhập khẩu rất nhiều trong năm, từ những đối tác có mối quan hệ lâu dài và tốtđẹp Do đó, công ty đã giảm bớt tình trạng ứ động vốn trong khi chờ nhận đượchàng từ nhà xuất khẩu Điều này tạo thuận lợi cho công ty trong việc sử dụng vốnmột cách có hiệu quả

 Sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ:

Công ty áp dụng phương thức thanh toán này đối với những Hợp đồng nhậpkhẩu có giá trị lớn để tạo sự tin tưởng với đối tác Cũng như các công ty nhập khẩukhác, khi sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C), công ty A.Ccũng thực hiện các bước sau:

Viết đơn yêu cầu mở L/C theo mẫu của Ngân hàng: dựa vào Hợp đồng đã kí,công ty viết đơn yêu cầu mở L/C cho nhà xuất khẩu thụ hưởng Do Hợp đồng có giátrị lớn, công ty chỉ mở L/C trước 1 ngày so với ngày qui định trong Hợp đồng đểgiảm bớt chi phí Công ty thường sử dụng 2 hệ thống Ngân hàng phục vụ cho việckinh doanh của mình đó là Ngân hàng Á Châu (ACB) và Ngân hàng thương mại cổphần Đông Nam Á (Seabank) Đây là những Ngân hàng có uy tín trong giao dịchngoại thương Các điều kiện trong L/C được nhân viên công ty xem xét và thực hiệncẩn trọng, đảm bảo quyền lợi của Công ty

- Công ty phải lập cam kết thanh toán cho Ngân hàng và kí quỹ một khoản tiền

bằng 10% - 30% trị giá L/C, tỉ lệ này không thống nhất đối với tất cả các thương vụ.Thư tín dụng công ty mở là loại L/C không hủy ngang, trả ngay và không cần Ngânhàng xác nhận

- Sau khi được Ngân hàng chấp nhận việc mở L/C, Công ty sẽ nhận được một

bản L/C nháp do Ngân hàng gửi tới để kiểm tra Nếu thấy không có vấn đề gì thìNgân hàng sẽ phát hành L/C chính thức Và L/C này được gửi đến Ngân hàng nướcngoài nhờ chuyển cho nhà xuất khẩu Và ngược lại, nếu có gì sai sót hoặc khôngđúng, công ty sẽ yêu cầu Ngân hàng tự chỉnh

2.1.2.2.3 Thuê phương tiện vận tải

Hầu hết các Hợp đồng ngoại thương Công ty kí kết đều theo điều kiện CIF.Như vậy, việc thuê phương tiện vận tải là do bên xuất khẩu tiến hành và chịu tráchnhiệm Công ty có quy mô lớn, nhập khẩu hàng hóa đa dạng với nhiều phương tiệnkhác nhau, trong đó nhiều nhất là bằng tàu biển và máy bay Trong Hợp đồng cóquy định cụ thể thời gian giao hàng và cảng dỡ hàng, điều này là cơ sở để người bántìm phương tiện vận tải

2.1.2.2.4 Mua bảo hiểm cho hàng hóa

Cũng như việc thuê phương tiện vận tải, công ty kí Hợp đồng ngoại thươngtheo điều kiện CIF nên việc mua bảo hiểm cho hàng hóa trong chặng vận tải chính

là do người bán chịu trách nhiệm Công ty sẽ nhận được giấy chứng nhận mua bảohiểm do người bán gửi tới cùng với bộ chứng từ, đây là cơ sở để công ty đòi bồithường khi có tổn thất xảy ra Bảo hiểm thường được mua với giá trị bằng 110% trịgiá hàng hóa

Công ty cũng mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình khi vận chuyển hàng từcảng về kho riêng của công ty bảo hiểm Bảo Minh

Giao hàng xong, nhà xuất khẩu sẽ gửi cho công ty một bộ chứng từ thông báochi tiết về hàng hóa và tàu chở hàng, dự kiến ngày tàu đến… Dựa vào bộ chứng từnày, công ty chuẩn bị làm việc với Ngân hàng để có thể nhận được bộ chứng từ gốc

từ Ngân hàng:

- Nếu Hợp đồng thanh toán bằng TTR: Trường hợp này công ty nhận trực

tiếp bộ chứng từ do nhà nhập khẩu gửi đến Khi nhận được bộ chứng từ, nhân viêncủa Công ty tiến hành kiểm tra cẩn thận, nếu thấy đầy đủ và hợp lệ sẽ yêu cầu Ngânhàng chuyển số tiền bằng với trị giá Hóa đơn cho nhà xuất khẩu trong vòng 30 ngày

kể từ ngày nhận được hàng Bộ hồ sơ chuyển tiền gồm có:

o Lệnh chuyển tiền theo mẫu Ngân hàng

o Bản sao Hợp đồng ngoại thương

o Hóa đơn thương mại

o Tờ khai hải quan hàng nhập

- Nếu phương thức thanh toán áp dụng là L/C:

o Trường hợp này, công ty không nhận được bộ chứng từ để đi nhận hàng từngười xuất khẩu mà phải qua Ngân hàng Ngân hàng ở đây là Ngân hàng được công

ty yêu cầu mở L/C cho người xuất khẩu thụ hưởng (ngân hàng mở L/C) Do công tychỉ kí quỹ một khoản nhỏ hơn 100% trị giá của Hợp đồng nên để đảm bảo quyền lợicủa mình, Ngân hàng yêu cầu bộ chứng từ phải được chuyển đến Ngân hàng vớimục Consignee (người nhận hàng) trong B/L được ghi là “To oder of…bank (theolệnh Ngân hàng…), nghĩa là chỉ khi nào Ngân hàng kí hậu vào B/L thì công ty mới

Bộ chứng từ cần chuẩn bị bao gồm:

- 02 Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: nhân viên phòng xuất nhập khẩu

của công ty lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu Dựa vào Thông báo hàng đến sẽ biếtđược hàng của Công ty về cảng nào Khi lên tờ khai phải chú ý các mục sau:

o Tên người xuất khẩu, nhập khẩu, số Hợp đồng, ngày kí Hợp đồng, điềukiện giao hàng… ghi đúng theo Hợp đồng

o Tên, số hiệu phương tiện vận tải; số và ngày vận tải đơn: ghi đúng theo B/L

o Tỉ giá tính thuế: là tỉ giá USD/VND hoặc EUR/VND

o Điều kiện giao hàng: CIF HCM

o Phương thức thanh toán: TTR hoặc L/C

o Mã số hàng hóa: tra trong Biểu thuế suất xuất nhập khẩu của năm hiệnhành

o Thuế nhập khẩu: đây là mục quan trọng trong tờ khai Thuế suất phải đượctra kĩ trong Biểu thuế suất thuế nhập khẩu được Bộ công thương phát hành hàngnăm, cách thuế phải chính xác

- Giấy giới thiệu của công ty: Giấy giới thiệu của công ty A.C

- 01 bản sao vận tải đơn: có kí hậu của Ngân hàng.

- 01 bản sao + 01 bản chính Invoice

- 01 bản sao + 01 bản chính Packing list

- 01 bản sao Hợp đồng ngoại thương

- Giấy chứng nhận xuất xứ

- 01 bản chính Lệnh giao hàng: khi nhận được B/L (có kí hậu của Ngân hàng nếu

là thanh toán bằng L/C), nhân viên của công ty sẽ đến hãng tàu đóng các phí cần thiếtnhư phí D/O, phí THC… và đổi lấy một bộ (thường là 5 bản) Lệnh giao hàng

Hồ sơ hải quan hàng nhập của Công ty thuộc diện luồng đỏ (kiểm tra chi tiết hồ sơ

và kiểm tra thực tế hàng hóa)

Các mặt hàng công ty nhập khẩu thường phải qua khâu kiểm hóa, kể cả rượuvang và động cơ, thiết bị Nhân viên công ty khi biết được tên cán bộ kiểm hóa sẽliên hệ để hẹn giờ kiểm hàng Kiểm tra thực tế 10% số lượng hàng Nếu hàng hóađược khai đúng như kiểm tra thì cán bộ hải quan kiểm hóa sẽ ghi nội dung kiểm tra

và kí tên vào tờ khai Đối với mặt hàng rượu vang còn phải tiến hành dán tem nhậpkhẩu để tránh tình trạng hàng giả, hàng nhập lậu gây thiệt hại cho người tiêu dùng.Nhân viên sẽ nhận tem và thuê công nhân dán ngay tại chỗ để cán bộ kiểm hóakiểm tra Sau đó phải nộp lại cùi tem cho hải quan

Đối với khoản thuế nhập khẩu, công ty sẽ xuất trình bảo lãnh của Ngân hàngngoại thương Việt Nam cho cán bộ hải quan tính thuế

Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan cho hàng nhập khẩu, công ty thuê phươngtiện vận tải chở hàng về kho hàng

Công ty cũng tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa trong khi chở hàng từcảng về kho của công ty bảo hiểm Bảo Minh

2.1.2.2.8 Khiếu nại

Khi có tổn thất xảy ra hì Công ty sẽ tiến hành mời Giám định Vina control vàđại diện Công ty bảo hiểm tới hiện trường và làm thủ tục giám định hàng hóa Sau đó, công ty giám định cấp Giấy chứng nhận giám định tổn thất hàng hóacho Công ty Tùy theo nguyên nhân gây ra tổn thất mà công ty bảo hiểm hoặc ngườibán sẽ chịu trách nhiệm cho tổn thất này

2.1.2.2.9 Thanh toán

Sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ, Công ty thực hiện nghĩa vụthanh toán của mình

 Nếu thanh toán bằng TTR:

- Khi nhận được bộ chứng từ và kiểm tra kỹ lưỡng, nhân viên bộ phận kế toán

của Công ty đến Ngân hàng viết Lệnh chuyển tiền, yêu cầu Ngân hàng chuyển sốtiền tương đương 70% trị giá Hợp đồng còn lại cho người bán Công ty sẽ xuất trìnhcho Ngân hàng các chứng từ sau:

o Giấy yêu cầu chuyển tiền theo mẫu của Ngân hàng;

o Hợp đồng mua bán hàng hóa;

o Hóa đơn thương mại;

o Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu

- Bằng nghiệp vụ của mình, Ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền theo yêu

cầu của Công ty và nhận phí chuyển tiền Phí chuyển tiền do Công ty chịu Khi tiềnđược chuyển đến Ngân hàng do người bán chỉ định thì các chi phí phát sinh ở Ngânhàng đó sẽ do phía người bán chịu

- Sau khi thực hiện việc chuyển tiền thành công, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ

cho công ty Công ty sẽ thông báo với bên bán hàng là đã hoàn thành nghĩa vụchuyển tiền, đồng thời yêu cầu phía đối tác kiểm tra tài khoản

 Nếu thanh toán bằng L/C:

- Để nhận được bộ chứng từ nhận hàng, Công ty phải làm thủ tục thanh toán

nợ cho Ngân hàng Tùy theo thỏa thuận giữa Công ty và Ngân hàng trong từngthương vụ mà Công ty có thể trích tài khoản để trả ngay cho Ngân hàng, hoặc thếchấp lô hàng nhập khẩu, hoặc vay tiền của Ngân hàng…

- Ngân hàng nhận được thanh toán từ Công ty sẽ tiến hành trả tiền cho nhà

xuất khẩu thông qua các đại lí Ngân hàng của mình ở nước ngoài hoặc Ngân hàngthông báo

- Thanh toán thành công cho nhà xuất khẩu, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ về

cho Công ty

2.1.2.2.10 Thanh lí hợp đồng

Đối với các hợp đồng nhập khẩu máy móc, trang thiết bị bên sẽ tiến hành làmbiên bản nghiệm thu và thanh lí Hợp đồng sau khi Công ty nhận được hàng và bênbán thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình Nghĩa vụ người bán phải thực hiện đốivới những Hợp đồng nhập khẩu máy móc, trang thiết bị sau khi Công ty làm thủ tụcthông quan và đưa hàng về kho đó là:

- Cử nhân viên sang hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản, bảo trì…

- Vận hành chạy thử phải đạt yêu cầu…

- Cam kết cung cấp các thiết bị, phụ tùng thay thế trong một thời gian nhất định.