PHÂN TÍCH DỊCH VỤ VẬN TẢI CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬPKHẨU ĐẢO XANH

Giới thiệu tổng quan về công ty Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Đảo Xanh là một công ty trẻ năngđộng, sáng tạo hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa.. Dịch vụ vận tải đường hàn

ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHÂN TÍCH DỊCH VỤ VẬN TẢI CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP

KHẨU ĐẢO XANH

GIẢNG VIÊN: Th.S ĐINH VĂN HIỆP

NHÓM: 7

MỤC LỤC

Trang

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP

KHẨU ĐẢO XANH

1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty 1

1.2 Lĩnh vực kinh doanh, chức năng hoạt động của công ty 1

1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh 1

1.2.1.1 Dịch vụ vận tải đường biển 1

1.2.1.2 Dịch vụ vận tải đường hàng không 2

1.2.1.3 Dịch vụ giao nhận – Logistics 2

1.2.1.4 Dịch vụ vận tải đường bộ 3

1.2.1.5 Dịch vụ tư vấn hải quan 4

1.2.2 Chức năng hoạt động của công ty 4

1.3 Khách hàng của công ty 5

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER XUẤT NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU ĐẢO XANH 2.1 Quy trình giao nhận hàng nhập 7

2.1.1 Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hang 8 2.1.2 Kiểm tra bộ chứng từ 8

2.1.3 Lây bệnh giao hàng (lệnh D/O) 8

2.1.4 Thông quan hàng nhập 9

2.1.4.2.Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử 9

2.1.4.3.Làm thủ tục Hải quan tại Cảng 9

2.1.5 Xuất phiếu EIR 13

2.1.6 Thanh lý Hải quan cổng 13

2.1.7 Giao hàng cho Khách hàng 14

2.1.8 Quyết toán và lưu hồ sơ 15

2.2 Quy trình giao nhận hàng xuất 16

2.2.1 Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ 17

2.2.2 Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển, chào giá cho khách hàng 17

2.2.3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ 18

2.2.4 Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu 19

2.2.4.1.Chuẩn bị hàng hóa 19

2.2.4.2.Chuẩn bị phương tiện vận tải 19

2.2.4.3.Chuẩn bị chứng từ khai hải quan 20

2.2.5 Thông quan hàng xuất khẩu 21

2.2.5.1.Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử 21

2.2.5.2.Làm thủ tục Hải quan tại cảng 22

2.2.6 Phát hành vận đơn 25

2.2.6.1.Trường hợp 1: Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty .25

2.2.6.2.Trường hợp 2: Khách hàng không sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty 27

2.2.7 Thực xuất tờ khai 27

2.2.8 Gửi bộ chứng từ cho đại lý ở nước ngoài 28

2.2.9 Lập chứng từ kế toán và luu hồ sơ 28

2.2.9.1 Lập chứng từ kế toán 28

2.2.9.2 Quyết toán và lưu hồ sơ 28

CH ƯƠNG 3 NG 3 : M T S R I RO TH ỘT SỐ RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG CÔNG Ố RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG CÔNG ỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG CÔNG ƯỜNG GẶP TRONG CÔNG NG G P TRONG CÔNG ẶP TRONG CÔNG TÁC GIAO NH N VÀ BI N PHÁP GI I QUY T T I CÔNG TY ẬN VÀ BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT TẠI CÔNG TY ỆN PHÁP GIẢI QUYẾT TẠI CÔNG TY ẢI QUYẾT TẠI CÔNG TY ẾT TẠI CÔNG TY ẠI CÔNG TY

TNHH XU T NH P KH U Đ O XANH ẤT NHẬP KHẨU ĐẢO XANH ẬN VÀ BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT TẠI CÔNG TY ẨU ĐẢO XANH ẢI QUYẾT TẠI CÔNG TY

3.1 Đ i v i giao nh n v n t i đối với giao nhận vận tải đường hàng không ới giao nhận vận tải đường hàng không ận vận tải đường hàng không ận vận tải đường hàng không ải đường hàng không ường hàng khôngng hàng không 31

3.2 Đ i v i giao nh n v n t i đối với giao nhận vận tải đường hàng không ới giao nhận vận tải đường hàng không ận vận tải đường hàng không ận vận tải đường hàng không ải đường hàng không ường hàng khôngng bi nển 32

3.3 Đ i v i giao nh n v n t i đối với giao nhận vận tải đường hàng không ới giao nhận vận tải đường hàng không ận vận tải đường hàng không ận vận tải đường hàng không ải đường hàng không ường hàng khôngng bộ 33

PHỤ LỤC 35

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU ĐẢO XANH

1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty

Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Đảo Xanh là một công ty trẻ năngđộng, sáng tạo hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa Đượcthành lập ngày 08 tháng 07 năm 2007, theo quyết định của Sở Kế Hoạch &Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh, phòng Đăng ký kinh doanh Công ty tựhào cung cấp những dịch vụ hoàn hảo về giao nhận vận tải nội địa cũng nhưquốc tế

1.2 Lĩnh vực kinh doanh, chức năng hoạt động của công ty

1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh

1.2.1.1 Dịch vụ vận tải đường biển

Công ty cam kết thực hiện các dịch vụ đường biển với mức giá cạnhtranh, hạn chế tối thiểu rớt hàng ở cảng đi và các cảng chuyển tải Dịch vụvận tải đường biển của công ty bao gồm:

- Dịch vụ gom hàng lẻ

- Vận tải hàng xuất nhập FCL, LCL

- Dịch vụ xuất nhập hàng trọn gói

- Cước hàng SEA quốc tế.

- Bảo hiểm vận tải

1.2.1.2 Dịch vụ vận tải đường hàng không

Là đối tác tin cậy của các hãng hàng không, Đảo Xanh có nhữngđiều kiện thuận lợi để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ giao nhậnhàng không chất lượng cao từ Việt Nam đến các sân bay quốc tế lớn trênthế giới Công ty cung cấp dịch vụ này với lịch trình đảm bảo, giá cướcphù hợp với từng đối tượng khách hàng Với đội ngũ nhân viên chuyênnghiệp, công ty đảm bảo khả năng có chỗ ngay trong những mùa caođiểm Dịch vụ vận tải hàng không của công ty cung ứng nhiều sự lựa chọncho khách hàng bao gồm:

- Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia lẻ hàng nhập khẩu

- Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãnghàng không trên thế giới

- Vận chuyển kết hợp đường biển và đường hàng không

- Dịch vụ khai quan và giao nhận nội địa

- Giao nhận hàng từ nơi nhận đến nơi giao cuối cùng

1.2.1.3.Dịch vụ giao nhận – Logistics

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, vững vàng về nghiệp vụ và amhiểu các quy tắc của hải quan Việt Nam sẽ phục vụ và tư vấn hỗ trợ cácnhà Xuất – Nhập khẩu bằng các dịch vụ nhanh chóng, đơn giản và đảm

Các dịch vụ cung cấp:

- Giao nhận đường biển và đường hàng không Door to Door

- Làm thủ tục hải quan, làm trọn bộ chứng từ, thu xếp bảohiểm, giám định, vận tải đa phương thức

- Đóng gói, đóng kiện, ghi kí mã hiệu hàng hóa

- Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia lẻ hàng nhập khẩu qua khoCFS

- Đại lý lưu kho và phân phối hàng hóa

- Thu xếp nhân công bốc dỡ hàng, kho hàng, kiểm đếm

1.2.1.4 Dịch vụ vận tải đường bộ

Vận tải đường bộ là một mắc xích không thể tách rời trong dâychuyền vận tải hàng hóa Công ty cung cấp các dịch vụ vận tải theo lịchtrình, hàng gom lẻ, thuê nguyên chuyến Dịch vụ vận tải đường bộ baogồm:

- Bốc xếp và sắp đặt hàng

- Giao nhận vận tải hàng trọn gói

- Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt

- Vận chuyển hàng quá cảnh

- Vận chuyển hàng tạm nhập – tái xuất và tạm xuất – tái nhập

1.2.1.5 Dịch vụ tư vấn hải quan

Thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu đặc biệt phức tạp vàkhông được áp dụng giống nhau ở mỗi nước Đặc biệt, nếu chứng từkhông được chuẩn bị phù hợp và cẩn thận thì bất kỳ sai lệch dù ở mức độnào đều có thể gây nên chậm trễ, phát sinh thêm các chi phí và thậm chí bịphạt vi phạm Công ty cung cấp các dịch vụ tư vấn hải quan sau:

- Thủ tục thông quan đối với tất cả các loại hàng hóa xuất nhậpkhẩu: hàng kinh doanh, hàng viện trợ, hàng dự án, hàng triển lãm, hàng quácảnh, hàng tạm nhập – tái xuất, hàng tạm xuất – tái nhập, hàng phi mậu dịch

- Tư vấn về khai hải quan, tính thuế, áp mã, áp giá hải quan và cácchính sách thuế có liên quan

- Tư vấn các vấn đề liên quan về xuất nhập khẩu và thủ tục hải quancủa các nước nơi có hàng Việt Nam xuất khẩu đến

1.2.2 Chức năng hoạt động của công ty

 Tiến hành nhận ủy thác dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa,mua bán cước các phương tiện vận tải (tàu biển, máy bay, ) và các dịch vụkhác có liên quan như gom hàng, làm thủ tục Hải Quan, mua Bảo hiểm hànghóa

 Tư vấn các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liênquan.

 Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trựctiếp

 Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nướctrong các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thuê tàu…

1.3 Khách hang của công ty

Công ty Đảo Xanh có hai dạng khách hàng chính, cụ thể:

Nguồn khách hàng do công ty tự tìm kiếm như công ty CPTP Bắc Mỹ chuyên

nhập khẩu kem BUD’S do Thái Lan sản xuất theo công nghê vàdây chuyền của Mỹ (đây là một trong những bạn hàng lâu năm của công ty ĐảoXanh); dệt may Thành Công là nhà nhập khẩu sợi, bông; công ty TNHH SX

TM Đông Sinh sản xuất và xuất khẩu nhãn hiệu (decal giấy, mã vạch,nylon,vải) đính vào quần áo; công ty TNHH Đỏ Xanh chuyên cung cấp mỹ

phẩm , … và các doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu trong,ngoài nước đặc biệt là trên địa bàn Tp.HCM

- Nguồn khách hàng từ các mối quan hệ làm ăn thân thiết giớithiệu như: công ty CP Yến Thịnh; công ty TNHH Dệt Đông Tiến Hưng

; công ty TNHH Thuận Phát Hưng…

Các cảng đến chính của khách hàng bao gồm phần lớn là các cảngtrực thuộc địa bàn thành phố Hồ Chí Minh như: cảng VICT, Tân Cảng, Cát Lái,Bến Nghé, Khánh Hội, sân bay Tân Sơn Nhất…

Ngoài ra, còn ở các tỉnh khác như: cảng Hải Phòng, Đà Nẵng, cảngChu Lai…

 Đối thủ cạnh tranh: Công ty phải cạnh tranh với một sốlượng không nhỏ các công ty trong nước sử dụng nhiều hình thức cạnh tranhnhư giảm giá, giảm ủy thác… để tăng thị phần Trong đó có các đối thủ cạnh

tranh khá lớn như: Vinafreight, Vega Logistics, Vinatrans ,Viconship, Korea Express Saigon Logistics…

Nhận yêu cầu từ Khách hàng

Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Lấy lệnh giao hàng

Thông quan hàng nhập khẩu

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER XUẤT NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU ĐẢO XANH

2.1 Quy trình giao nhận hàng nhập

 Diễn giải quy trình giao nhận hàng nhập

Xuất phiếu EIR Thanh lý Hải quan

Giao hàng cho Khách

hàng Quyết toán và lưu hồ

sơ

2.1.1 Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng

Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của đại lý hoặckhách hàng Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và kýkết hợp đồng giao nhận

2.1.2 Kiểm tra bộ chứng từ

Sau đó nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ của đại lýgửi về một cách nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vậnđơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu

và ngày tàu đến, số cont và số seal, chi tiết hàng hóa

Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từvới nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung

và thông báo cho Công ty khi có sự điều chỉnh gấp Một số trường hợp do lỗicủa đại lý không bổ sung chứng từ cho Công ty kịp thời thì phải chịu tráchnhiệm về các khoản chi phí điều chỉnh

2.1.3 Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O)

Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày sẽ nhậnđược giấy báo hàng đến của hãng tàu Dựa vào số vận đơn trên giấy báo để kẹpvào các debit /credit của lô hàng

Nhân viên giao nhận thực hiện việc đi đổi lệnh phải cầm giấy giới thiệukèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hoá đơn để lấy lệnh Nhân viên giaonhận sẽ đến cảng hoặc đại lý hãng tàu để đóng phí chứng từ, phí hàng lẻ đểnhận lệnh giao hàng (D/O) Đối với hàng FCL thì trực tiếp đóng tiền cược cont

và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu khi có nhu cầu

2.1.4 Thông quan hàng nhập

2.1.4.1 Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai

Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập bao gồm :

6 Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu 01

Ngoài ra, tùy vào loại hình nhập khẩu, mặt hàng nhập khẩu… mà cóthêm một số chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhậpkhấu, giấy kiểm dịch, phụ lục tờ khai, tờ khai trị giá …

2.1.4.2 Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử

Nhân viên giao nhận sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử

«ECUS-K4» để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng Nếu truyền thành công hệthống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phânluồng hàng hóa

Luồng hàng hóa có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ

2.1.4.3 Làm thủ tục Hải quan tại Cảng

Chia 2 trường hợp

a) Trường hợp 1 : Hàng nhập khẩu miễn kiểm (luồng xanh)

Bước 1 : Mở tờ khai Hải quan

- Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báoqua mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa Nhân viên giaonhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng

kí tên và đóng dấu xác nhận Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ khai hải quan tạicảng.

- Nhân viên đến Hải quan mở tờ khai tìm «báo cáo vi phạmpháp luật», xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuếhay không đóng thuế cho Doanh nghiệp

o Nếu không vi phạm thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quankiểm tra

Các chứng từ phải nộp:

 Báo cáo vi phạm pháp luật

 Tờ khai Hải quan nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính: 1bản lưu Hải quan và 1 bản lưu người khai Hải quan)

 Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)

 Hóa đơn thương mại (1 bản chính)

 Vận đơn đường biển (sao y) «có ký hậu của Ngân hàng nếuthanh toán bằng L/C»

 Lệnh giao hàng (1bản chính)

 Packing list (1bản chính)

 Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu

 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có)

 Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…).+ Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhậntiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp Sau đó, sao y «Biên nhận nộp thuế vàoNgân sách Nhà nước» nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ đểHải quan kiểm tra

 Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên và từ đó dựavào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanhnghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế,bảo lãnh thuế

 Sau khi kiểm tra, Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giáthuế.

Bước 2: Tính giá thuế

- Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với sốtiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không

- Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận

- Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giaonhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại chocửa tính thuế xác nhận

Bước 3: Trả tờ khai Hải quan

- Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển quacửa trả tờ khai Hải quan

- Nhân viên giao nhận đóng lệ phí Hải quan mở tờ khai

- Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm:

 Tờ khai Hải quan

 Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từb) Trường hợp 2 : Hàng nhập khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)

Bước 1: Mở tờ khai Hải quan

- Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báoqua mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa Sau đó, tiếnhành đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng

- Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tơ khai tìm «báo cáo

vi phạm pháp luật», xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậmnộp thuế hay không đóng thuế cho Doanh nghiệp

o Nếu không vi phạm thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quankiểm tra

Các chứng từ phải nộp:

 Báo cáo vi phạm pháp luật

 Tờ khai Hải quan nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính: 1bản lưu Hải quan và 1 bản lưu người khai Hải quan)

 Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)

 Hóa đơn thương mại (1 bản chính)

 Vận đơn đường biển (sao y) «có ký hậu của Ngân hàng nếuthanh toán bằng L/C»

 Lệnh giao hàng (1bản chính)

 Packing list (1bản chính)

 Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu

 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có)

 Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…)

+ Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhậntiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp Sau đó, sao y «Biên nhận nộp thuế vàoNgân sách Nhà nước» nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ đểHải quan kiểm tra

 Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên và từ đó dựavào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanhnghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế,bảo lãnh thuế

 Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tínhgiá thuế

Bước 2: Tính giá thuế

- Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với sốtiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không

- Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận

- Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giaonhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho

Bước 3: Kiểm hóa

- Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liênlạc với Hải quan kiểm hóa

- Sau đó đăng ký chuyển bãi kiểm hóa và mua seal chocontainer

- Xuống bãi làm «giấy cắt seal», kêu công nhân cắt seal đếncắt seal Đồng thời, liên lạc với Hải quan kiểm hóa xuống bãi xem cắt seal vàkiểm tra hàng hóa theo mức độ mà Hải quan yêu cầu

- Sau đó, nhân viên giao nhận bấm seal lại

Bước 4: Trả tờ khai Hải quan

- Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển quacửa trả tờ khai Hải quan

- Nhân viên giao nhận đóng lệ phí Hải Quan mở tờ khai

- Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm:

 Tờ khai Hải quan

 Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ

 Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa

2.1.5 Xuất phiếu EIR

Nhân viên giao nhận đến phòng Thương vụ (ở cảng) nộp D/O (có dấugiao thẳng của Hãng tàu) và đóng tiền nâng/ hạ, lưu container để xuất phiếuEIR

2.1.6 Thanh lý Hải quan cổng

- Nhân viên công ty mang bộ chứng từ gồm:

 Lệnh giao hàng

 Phiếu EIR

 Tờ khai Hải quan (bản chính và copy)

- Hải quan sẽ vào sổ hải quan về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai vàphiếu EIR

- Hải quan sẽ trả lại tờ khai Hải quan (bản chính) và phiếu EIR chonhân viên giao nhận.

2.1.7 Giao hàng cho Khách hàng

 Trường hợp giao hàng lẻ (LCL)

- Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu Đảo Xanh thay mặt mìnhnhận hàng thì nhân viên giao nhận công ty sẽ đến kho hàng lẻ (CFS) để nhậnhàng và giao lại cho khách hàng

Sau khi đến Cảng hoặc đại lý hãng tàu đóng phí chứng từ, phíhàng lẻ để nhận lệnh giao hàng (D/O), thông quan hàng nhập xong Nhân viêngiao nhận của Đảo Xanh sẽ mang 3 lệnh giao hàng (D/O), tờ khai hải quan,Commercial Invoice và Packing List đến văn phòng cảng ký nhận D/O để tìm vịtrí để hàng, tại đây lưu giữ 1 bản D/O

Sau đó nhân viên giao nhận phải mang 2 bản D/O còn lại đến bộphận kho vận làm “Phiếu xuất kho”.Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuấtkho cho người giao nhận của Đảo Xanh Tiếp theo, người giao nhận đem 2phiếu xuất kho này đến kho chứa hàng làm thủ tục xuất kho và tách riêng hànghóa của mình ra, cho xe vào Cảng chở hàng giao đến kho của khách hàng

- Khi khách hàng không yêu cầy hay không ủy thác cho Đảo Xanhnhận hàng thay mình thì nhân viên giao nhận chỉ giao lệnh cho khách hàng khi

họ xuất trình HB/L để họ tự ra kho hàng lẻ nhận hàng

 Trường hợp giao hàng nguyên container (FCL)

Sau khi liên hệ với hãng tàu để nắm lại lịch tàu cho chínhxác.Khi nhận được thông báo tàu đến (Notice of arrival), với vai trò là ngườinhận hàng Đảo Xanh sẽ cử nhân viên đến đại lý hãng tàu trình vận đơn để lấyD/O

Sau đó đem D/O đến Hải quan cảng đăng ký làm thủ tục Hảiquan, kiểm hóa và nhận chứng từ.Người giao nhận đem chứng từ và D/O xuốngcảng nhận hàng nguyên cont

- Như đã nói như trên, nếu như khách hàng là người tự nhận hàng tạiContainer Yard (CY) thì Đảo Xanh sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng.

- Nếu khách hàng nhờ Đảo Xanh nhận hàng thay mình thì Đảo Xanh

sẽ thay mặt khách hàng nhận hàng tại CY Sau đó cho xe kéo cont về kho riêngcủa khách hàng

2.1.8 Quyết toán và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho chokhách hàng xong thì người giao nhận phải:

Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giaonhận sẽ trao trả chứng từ lại cho khách hàng Đồng thời kèm theo đó là 1 bảnDebit Note - Giấy báo nợ (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty),trên đó gồm: các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ,phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó Giámđốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này Người giao nhận mang toàn bộchứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng

Thanh lí tờ khai Trả tờ khai Hải Quan

Thông quan hàng xuất

Hàng xuất miễn kiểm

Chuẩn bị chứng từ và hàng

xuất khẩu

Mở tờ khai Hải Quan

Hàng xuất kiểm hóa

Trả tờ khai Hải Quan

Mở tờ khai Hải QuanKiểm hóa

2.2 Quy trình giao nhận hàng xuất

Phát hành vận đơn

Thực xuất tờ khai (chi cục Hải Quan)

Gửi chứng từ cho đại lí nước ngoài Lập chứng từ kết toán và

lưu hồ sơ

2.2.1 Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ

Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng nhưsau:

 Loại hàng : Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư

vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽchọn cont lạnh 20’RF, 40’RF tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nôngsản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC (đối với hàng cồng kềnh).Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó Ví dụ như: hàngthực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thìphải khử trùng…

 Cảng đi, cảng đến : Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển

vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cướcphí càng thấp và ngược lại

 Hãng tàu : Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân

viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín vớigiá cước phù hợp.Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụcủa một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xét báo giá cước cho kháchhàng đó biết

 Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy

phù hợp

2.2.2 Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển,

Chào giá cho khách hàng

Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viênkinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vìmỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu, cũng như có thế mạnh riêngtrên các tuyến đường