Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng

Ngược lại doanh nghiệp chưa làm tốt khâu này sẽ khó quản lý quá trình bán hàng, không thúc đẩy được hàng hoá bán ra, vòng quay vốn chậm trễ, chi phí bỏ ra thu lại với hiệu quả thấp và có

LỜI NÓI ĐẦU

Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) đã tạo ra nhiều thuận lợi và khó khăn cũng như đặt ra nhiều thử thách đối với các doanh nghiệp trong nước Để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế đòi hỏi các doanh nghiệp cũng phải đổi mới, đặc biệt trong tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng đứng vững, có những doanh nghiệp rất thành công nhưng cũng không ít doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động lại dẫn đến phá sản

Để quản lý và kinh doanh có hiệu quả, kế toán đã trở thành một công

cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp cũng như trong quản lý kinh tế của nhà nước Đối với doanh nghiệp, kế toán là công cụ để điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính, bảo vệ, sử dụng tài sản nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh Đối với các doanh nghiệp thương mại, việc đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội và thực hiện chức năng quan trọng là đảm bảo sự lưu thông hàng hoá từ sản xuất đến tiêu dùng yêu cầu phải có sự quản lý chặt chẽ đầu vào cũng như đầu ra của hàng hoá Một vấn

đề quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp chính là khâu bán hàng, giải quyết tốt khâu này doanh nghiệp mới thu hồi được vốn phục vụ cho quá trình tái sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng áp dụng rất nhiều biện pháp khác nhau để bán được nhiều hàng hoá, đồng thời quản lý tốt chỉ tiêu này Một trong những biện pháp quan trọng nhất và hữu hiệu nhất phải kể đến

đó là việc thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng Quản lý tốt quá trình bán hàng, thu hồi vốn nhanh, bù đắp được chi phí bỏ ra và thu được lợi nhuận đã

tạo ra sự tăng trưởng và phát triển đối với các doanh nghiệp Ngược lại doanh nghiệp chưa làm tốt khâu này sẽ khó quản lý quá trình bán hàng, không thúc đẩy được hàng hoá bán ra, vòng quay vốn chậm trễ, chi phí bỏ ra thu lại với hiệu quả thấp và có thể không có lãi, thậm chí thua lỗ.

Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của hoạt động bán hàng và quản

lý quá trình bán hàng, trong thời gian thực tập tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng, qua quá trình tìm hiểu thực tế về công ty và công tác

kế toán tại công ty, kết hợp kiến thức đã học cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Văn Công cùng các anh chị trong phòng kế toán em đã

chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.

Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 phần:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công

ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM

HỮU HẠN TIN HỌC PHÚC HƯNG

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng

1.1.1 Danh mục hàng hoá của Công ty

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, mua bán, sửa chữa các linh kiện, phụ kiện máy vi tính, máy văn phòng nên hàng hoá của công ty rất đa dạng và phong phú Trong suốt hơn hai năm hoạt động, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng đã cung cấp ra thị trường một số lượng rất lớn máy tính, máy in, máy văn phòng cùng các thiết bị, các linh kiện máy vi tính tới tận tay người tiêu dùng, sửa chữa, lắp đặt, bảo dưỡng nhiều loại máy cho khách hàng Với chính sách chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng trong việc duy trì phát triển công ty, công ty luôn mang đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với giá cả hợp lý, chất lượng phục vụ luôn được đặt lên hàng đầu Công ty kinh doanh các mặt hàng chủ yếu sau:

- Máy tính để bàn, máy tính xách tay;

- Các linh kiện, phụ kiện, thiết bị máy vi tính: gồm có Bộ mạch chủ, Bộ

xử lý (CPU), Bộ nhớ trong (RAM), Bộ nhớ ngoài, ổ đĩa cứng, cây máy tính,

vỏ cây máy tính, nguồn máy tính, Card màn hình, con chuột, bàn phím, loa, tai nghe, …;

- Các thiết bị máy tính khác như: dây mạng, kìm mạng, Modem, Lan – Card mạng, USB;

- Các phần mềm diệt viruts

- Các thiết bị văn phòng như:

+ Máy photo

+ Máy Fax

+ Máy huỷ tài liệu

+ Máy in đa năng

+ Máy phục vụ ngành quảng cáo

+ Máy đếm tiền, máy chấm công

- Mực in: mực in Laser, mực in phun, bộ dẫn nực ngoài,…

- Văn phòng phẩm: giấy in màu, giấy in bìa, giấy A4 thường, …

Các sản phẩm của công ty đều là sản phẩm của các hãng nổi tiếng như Intel, Canon, Samsung, IBM, HP…

Ngoài ra, công ty còn có các dịch vụ sửa chữa, lắp đặt t ại nh à theo yêu cầu của khách hàng với chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng phục vụ và giá cả hợp lý nhất có bảo hành

1.1.2 Thị trường của Công ty

Trong tình hình kinh doanh có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các doanh nghiệp muốn đứng vứng và chiếm lĩnh được thị trường thì phải mở rộng và phát triển thị trường nhằm tiêu thụ được nhiều sản phẩm để khẳng định vị thế của mình Thực tế từ khi thành lập, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng đã tập trung rất nhiều vào công tác thị trường Công ty coi thị trường là động lực để thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển, tổ chức tốt công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Công ty không ngừng mở rộng mạng lưới bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tạo uy tín và ngày càng đưa công ty kinh doanh có hiệu quả hơn Mở rộng thị trường sẽ tạo cho công ty có vị thế

ổn định trên thị trường, thúc đẩy quá trình tiêu thụ đạt kết quả tốt Công ty đã bước đầu tạo được chỗ đứng và chiếm được thị phần khá lớn trong khu vực

Có được như vậy là do Ban Giám đốc công ty là những người rất am hiểu về

lĩnh vực máy tính, công nghệ thông tin cùng với những chính sách kinh doanh phù hợp nên đã giúp công ty nhanh chóng chiếm lĩnh được thị trường như ngày hôm nay.

Hiện nay, thị trường của công ty chủ yếu ở khu vực phía Bắc trong đó chủ yếu là thị trường tỉnh Bắc Giang và các tỉnh lân cận như Lạng sơn, Bắc Ninh, Hải Dương,… Nhưng trong tương lai công ty sẽ cố gắng mở rộng thị trường và đưa sản phẩm của mình tới thị trường rộng khắp các tỉnh Miền Bắc Đối tượng kinh doanh của công ty là các công ty thương mại, các hộ gia đình, người tiêu dùng chủ yếu là học sinh, sinh viên trong khu vực, công ty còn có các đại lý tại các huyện trên địa bàn tỉnh Bắc Giang

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty

Từ khi thành lập đến nay, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng đã không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên nhằm đáp ứng tốt nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, chính vì vậy công ty đã có được những khách hàng thân thiết, nhân viên ắn bó với công ty Công ty đã thực hiện rất tốt hoạt động cung ứng hàng hoá, phòng kinh doanh luôn có kế hoạch mua hàng một cách kịp thời đảm bảo nhu cầu của người tiêu dùng Hàng hoá của công ty không chỉ đa dạng, nhiều chủng loại mà còn đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý

Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, tình hình doanh thu bán hàng, tiết kiệm chi phí để tăng lợi nhuận Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng có nhiều mặt hàng kinh doanh đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại, nhiều đối tượng khách hàng nên công ty có nhiều phương thức bán hàng nhưng công ty thường áp dụng chủ yếu là phương thức tiêu thụ trực tiếp Khách hàng muốn mua sản phẩm của công ty phải trực tiếp đến công ty hoặc

gọi điện yêu cầu, nếu khách hàng chấp nhận mua hàng sẽ được giao hàng ngay tại cửa hàng của công ty hoặc theo địa chỉ mà khách hàng cung cấp Hiện nay, hai hình thức bán buôn và bán lẻ là hai hình thức được sử dụng phổ biến nhất

- Phương thức bán buôn hàng hoá: khi đã tìm được thị trường tiêu thụ, phòng kinh doanh sẽ gửi Bảng báo giá tới khách hàng Sau khi thoả thuận xong về loại hàng, số lượng, mẫu mã, đơn giá hai bên sẽ ký kết Hợp đồng mua bán hàng hoá Khi đã ký kết hợp đồng, công ty tổ chức việc tiêu thụ hàng hoá dưới các hình thức bán buôn, hiện nay công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp

+ Bán buôn qua kho: công ty mua hàng về rồi nhập kho hàng hoá sau

đó mới đưa ra bán theo hai hình thức:

• Theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua

cử đại diện đến cửa hàng của công ty để nhận hàng, nhân viên bán hàng xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua Hàng hoá được ghi nhận là tiêu thụ khi khách hàng đã nhận hàng và ký xác nhận trên hoá đơn bán hàng

• Theo phương thức chuyển hàng: theo hình thức này, căn cứ vào Hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo Đơn đặt hàng, công ty xuất hàng từ kho

để chuyển đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong hợp đồng bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, chi phí vận chuyển do hai bên thoả thuận trước Hàng chỉ được coi là tiêu thụ khi khách hàng đã nhận được hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền về số hàng đã nhận

+ Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: công ty mua hàng về nhưng không làm thủ tục nhập kho hàng hoá mà chuyển thẳng cho khách hàng Theo hình thức này, công ty nhận hàng tại nhà cung cấp và giao trực tiếp cho khách hàng Khi khách hàng nhận đủ hàng và ký nhận trên Hoá đơn bán hàng thì hàng được coi là tiêu thụ

- Phương thức bán lẻ: đây là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng với số lượng ít, khách hàng trực tiếp đến mua hàng và nhận hàng cũng như thực hiện việc thanh toán ngay tại công ty.

Hiện nay, trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và theo đơn đặt hàng vì theo hình thức này hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật Do đó, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty Công ty tổ chức đa dạng hoá các phương thức bán hàng như là nguồn cung cấp cho các đơn vị kinh doanh nhỏ, bán lẻ tại các cửa hàng, bán hàng trên mạng,… Cùng với chính sách bảo hành sản phẩm tận nơi theo hợp đồng công ty còn vận chuyển hàng đến tânh địa điểm của người tiêu dùng và tư vân lắp đặt, sử dụng miễn phí sao cho khách hàng có thể dễ dàng sử dụng sản phẩm của công ty Điều này đã đáp ứng được nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng giúp cho quá trình tiêu thụ hàng hoá của công ty được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi

Để hoạt động mua hàng và bán hàng được diễn ra ổn định, liên tục và

có hiệu quả, công ty không những có những chính sách về kinh doanh như tìm nhà cung cấp, tiếp cận khách hàng,…mà còn luôn giữ chữ tín trong nâng cao chất lượng cung cấp, tiếp cận khách hàng, nhờ đó mà công ty đã thu hút được lượng khách hàng khá lớn

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng

1.2.1 Quản lý hoạt động trước bán hàng

Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng, Phòng kinh doanh là phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đảm bảo quá trình kinh doanh của công ty được diễn ra liên tục Chính vì vậy, Trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ phân công các nhân viên của mình thực hiện các công

việc cụ thể như công tác tiếp thị, ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, thanh toán, bảo hành sản phẩm, chiết khấu bán hàng,… Trong công tác tiếp thị, Phòng kinh doanh cùng với Phòng phát triển dự án có nhiệm vụ Marketing, tiếp thị hàng hoá giúp cho công ty tiếp cận được với thị trường nhằm đưa sản phẩm của công ty đến được với khách hàng Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính

về việc quảng bá tiêu thụ sản phẩm, giới thiệu sản phẩm hàng hoá của công ty đến với khách hàng Căn cứ vào từng thời điểm mà khách hàng sẽ sử dụng hàng hoá của công ty nhiều như chuẩn bị đến ngày khai giảng năm học mới, hay qua việc tìm hiểu nghiên cứu thị trường thấy có các doanh nghiệp mới được thành lập,… các nhân viên phòng kinh doanh sẽ có chiến lược quảng cáo, khuyến mãi hấp dẫn, phù hợp để thu hút khách hàng

Để nâng cao chất lượng hoạt động bán hàng, công ty còn có đội ngũ nhân viên bán hàng trẻ tuổi đầy tâm huyết và am hiểu về việc sử dụng các sản phẩm để có thể hướng dẫn, giới thiệu cho khách hàng về cách sử dụng cũng như công dụng của sản phẩm Khách hàng đến mua hàng sẽ được các nhân viên bán hàng đưa đi xem các sản phẩm mà khách hàng có nhu cầu mua, khách hàng sẽ được tư vấn để biết được sản phẩm nào phù hợp với mình Khi

đã chọn được sản phẩm thì họ sẽ được hướng dẫn cách sử dụng một cách nhiệt tình Tại cửa hàng, các hàng hoá được bày bán theo từng mặt hàng để khách hàng tiện theo dõi và có thể nhanh chóng tìm được sản phẩm phù hợp

mà không phải mất nhiều thời gian nhờ đó mà có thể giữ chân được khách hàng

1.2.2 Quản lý hoạt động bán hàng

Đối với những đơn hàng cung cấp cho các công ty hay các trường học

có giá trị lớn như lắp đặt hệ thống mạng máy tính, lắp đặt máy chiếu, máy in, máy photo thì cần phải ký kết hợp đồng Căn cứ vào nhu cầu mua hàng, số

lượng hàng, giá cả, thời điểm giao hàng hay hình thức thanh toán, thời điểm thanh toán,…kế toán bán hàng sẽ tiến hành làm hợp đồng, đưa khách hàng và nhân viên bán hàng ký sau đó trình giám đốc kiểm tra và ký duyệt Hợp đồng

sẽ được làm thành hai bản, công ty giữ một bản và khách hàng giữ một bản Nếu thoả thuận công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng thì nhân viên vận chuyển sẽ có trách nhiệm vận chuyển hàng đến địa điểm mà người mua yêu cầu, sau đó nhân viên kỹ thuật của công ty sẽ tiến hành lắp đặt máy móc đến khi máy có thể sử dụng được Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi việc xuất hàng hoá ra khỏi kho, chỉ khi Phiếu đề nghị xuất kho có đủ chữ ký hợp lệ thì thủ kho mới được xuất hàng Khi xuất hàng, thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng hàng trước khi xuất đảm bảo hàng không bị kém phẩm chất Bộ phận bán hàng còn có các nhân viên có nhiệm vụ kiểm soát hoạt động bán hàng Các nhân viên này có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các thủ tục từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi hàng hoá xuất ra khỏi cửa hàng Công việc của các nhân viên này là để đảm bảo cho hàng hoá khi bán cho khách hàng đảm bảo yêu cầu kỹ thuật vì hàng hoá của công ty là những hàng hoá cần phải được xem xét, kiểm tra kỹ trước khi bán

1.2.3 Quản lý hoạt động sau bán hàng

Sau khi hàng hoá được tiêu thụ thì kế toán bán hàng cùng với thủ quỹ

có nhiệm vụ thu tiền hàng Nếu khách hàng chưa thanh toán ngay thì các nhân viên này có nhiệm vụ lên kế hoạch và có biện pháp để thu hồi nợ một cách nhanh chóng, kịp thời không để cho tình trạng vốn của công ty bị chiếm dụng Các nhân viên kỹ thuật có trách nhiệm sửa chữa sản phẩm miễn phí cho khách hàng nếu sản phẩm đang trong thời gian bảo hành, còn nếu hết thời gian bảo hành thì phí sửa chữa cũng sẽ phù hợp để khách hàng có thể tin tưởng vào dịch vụ của công ty

Đối với những khách hàng quen thuộc, khách hàng mua với số lượng lớn thì công ty sẽ áp dụng hình thức chiết khấu bán hàng như giảm giá hay tặng quà Ngoài ra, công ty thường xuyên có chính sách bán hàng khuyến mãi

để thu hút khách hàng nhằm làm tăng thị phần, mở rộng thị trường tạo điều kiện đưa sản phẩm của công ty đến với khách hàng một cách nhanh nhất

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TIN HỌC PHÚC

mà công ty sử dụng các loại chứng từ phù hợp Công ty sử dụng một số chứng

từ sau để hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng:

- Hợp đồng kinh tế: là văn bản pháp lý được ký kết giữa công ty với khách mua hàng với số lượng lớn Mỗi hợp đồng thường có nhiều phụ lục quy định về quy cách, giá cả, chủng loại, số lượng từng loại sản phẩm, thời gian

và phương thức giao hàng cũng như phương thức thanh toán giữa các bên

- Biên bản giao nhận hàng hoá: được thành lập khi nhân viên giao hàng của công ty giao hàng hoá cho khách hàng có ghi rõ thời gian giao hàng, chủng loại, số lượng từng sản phẩm và ghi rõ tình trạng hàng hoá khi giao nhận

- Phiếu xuất kho: được lập để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hoá xuất khỏi kho công ty làm căn cứ để thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán với khách hàng

- Hoá đơn Giá trị gia tăng: là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, dùng để theo dõi thời gian, giám sát số lượng, chất lượng, trị giá hàng xuất bán Trên hoá đơn Giá trị gia tăng phải ghi rõ số hoá đơn, ngày, tháng, năm, tên đơn vị, tên hàng hoá, quy cách, số lượng, đơn giá thành tiền,

- Các chứng từ thanh toán như: Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng.Như vậy, kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng đã lập và sử dụng chứng từ kế toán một cách tương đối đầy đủ, kịp thời đúng với những quy định cụ thể trong chế độ hạch toán ban đầu Đây là cơ sở pháp lý để kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp và ghi sổ

kế toán

2.1.1.2 Tài khoản sử dụng

Về nguyên tắc, doanh thu tiêu thụ sản phẩm chỉ được phản ánh khi hàng hoá chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán sang đơn vị mua Do đó tại thời điểm xác định là bán hàng và ghi nhận doanh thu công ty có thể đã thu được tiền hoặc chưa thu được Vì vậy, để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 511: Phải thu của khách hàng

- Tài khoản 131: Doanh thu bán hàng hoá

- Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp

- Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán

- Tài khoản 642: Chi phí quản lý kinh doanh

- Tài khoản 111: Tiền mặt

- Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng

2.1.1.3 Trình tự hạch toán

- Phương pháp bán buôn:

Khi thực hiện bán hàng, bên mua sẽ gửi đơn đặt hàng đến công ty, công

ty sẽ xem xét đơn hàng và gửi lại Bảng báo giá cho bên mua, bên mua chấp nhận đơn giá bán của công ty thì hai bên sẽ tiến hành làm Hợp đồng kinh tế Thủ kho sẽ viết Phiếu xuất kho, sau khi có đầy đủ chữ ký trên Phiếu xuất kho, thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng Căn cứ vào quy định trong hợp đồng, công ty tiến hành giao hàng hoá cho khách hàng có thể tại kho công ty hoặc giao hàng

tận nơi nếu khách hàng có nhu cầu Thông thường, nếu số lượng lớn thì công

ty tiến hành giao hàng theo từng đợt và chỉ giao hàng cho khách hàng mới khi khách hàng đã giao tiền đặt cọc

Phòng kế toán căn cứ vào Hợp đồng kinh tế và tiến độ giao hàng để viết hoá đơn Giá trị gia tăng cho toàn bộ giá trị lô hàng hoặc cho giá trị lô hàng đã giao để yêu cầu khách hàng thanh toán một phần hoặc toàn bộ Điều này tránh trường hợp khách hàng chiếm dụng vốn của công ty

Hoá đơn được lập thành ba liên:

Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển chứng từ

Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng

Liên 3: Màu xanh, lưu lại phòng kế toán để ghi sổ

Trên mỗi hoá đơn được ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: giá bán chưa có thuế, thuế Giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán

Trường hợp khách hàng trả bằng tiền mặt thì khách hàng sẽ cầm hoá đơn, Phiếu xuất kho (liên giao cho khách hàng) và tiền tới phòng thủ quỹ và thanh toán tiền Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ liên quan sẽ ghi Phiếu thu sau

đó đóng dấu đã thu tiền vào Phiếu thu Phiếu thu (khi khách hàng thanh toán

và trả ngay bằng tiền mặt) gồm 3 liên: Liên 1 (lưu tại quyển phiếu thu), Liên 2 (giao cho khách hàng), Liên 3 (luân chuyển nội bộ)

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào số liệu trên các Hoá đơn Giá trị gia tăng

đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ để ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) được chi tiết theo từng loại hàng hoá) Đồng thời với việc ghi sổ chi tiết, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái tài khoản 511 Cuối tháng khoá sổ chi tiết tài khoản 511 sau đó lập Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 511

Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương thức bán buôn có thể được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp bán

buôn

- Phương thức bán lẻ:

Bên cạnh bán buôn hàng hoá với khối lượng lớn, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng còn bán hàng theo phương thức bán lẻ Theo hình thức này, hàng hoá được bán trực tiếp tới tay người tiêu dùng có nhu cầu mua hàng nhưng với số lượng ít và hình thức thanh toán bằng tiền mặt

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng đến công ty nhân viên bán hàng của công ty sẽ cử người thực hiện đơn hàng của khách hàng và sẽ thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt

Chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán lẻ, Phiếu thu

Quy trình luân chuyển chứng từ: khi khách hàng đến mua hàng tại cửa hàng, nhân viên bán hàng lập Hoá đơn bán lẻ hàng hoá, vào Bảng kê hàng bán

lẻ, viết Giấy nộp tiền Theo phương pháp này, nhân viên bán hàng chịu hoàn

Kế toán

Lập hoá đơn Giá trị gia tăng

Giám đốc,

kế toán trưởng

Ký duyệt

toàn trách nhiệm về số hàng đã nhận bán ở quầy hàng Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách, thường không phải lập chứng từ cho các nghiệp vụ bán hàng Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hàng hoá ở các quầy hàng, cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng hiện còn để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng, lập Báo cáo bán hàng làm chứng từ kế toán Tiền bán hàng nhân viên bán hàng kê vào Giấy nộp tiền để nộp cho thủ quỹ Sau đó gửi Báo cáo bán hàng và Bảng kê nộp tiền lên phòng kế toán Kế toán sẽ lập Hoá đơn Giá trị gia tăng cho từng nhóm hàng có cùng mức thuế suất Báo cáo bán hàng và Hoá đơn Giá trị gia tăng là căn cứ để kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết bán hàng Khi nhận kèm Phiếu thu (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán phản ánh doanh thu vào các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp, các Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái các tài khoản có liên quan Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp bán lẻ có thể được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp

bán lẻ hàng hoá

Ký duyệt

Hóa đơn GTGT

Hóa đơn bán

lẻ, Bảng kê hàng bán lẻ, Giấy nộp tiền

Phòng kế toán

Giám đốc, Kế toán trưởng

- Trường hợp chưa thu được tiền ngay hay khách hàng trả chậm: nếu khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại lớn hơn mức

dư nợ tối đa, nhân viên tiếp thị phụ trách khách hàng đó sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng và trình lên giám đốc, nếu giám đốc ký duyệt thì lập hoá đơn Giá trị gia tăng Việc hạch toán doanh thu trong trường hợp khách hàng trả chậm là vô cùng quan trọng bởi nó chi phối rất lớn đến lượng vốn lưu động trong công ty cũng như các tỷ suất tài chính phản ánh hiệu quả kinh doanh của công ty Vì thế doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm đến vấn

đề này, đặc biệt là công tác hạch toán các khoản phải thu khách hàng phải rõ ràng, tránh những sai sót xảy ra Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng đã rất chú trọng đến vấn đề này Việc hạch toán các khoản phải thu khách hàng được tiến hành bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp

Phương pháp hạch toán doanh thu bán hàng

bị trả lạiK/c doanh thu

Doanh thu bán hàng

Thuế GTGT

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Sơ đồ 2.4 Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu

Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết doanh thu cho từng khoản mục doanh thu Cuối kỳ, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng là căn cứ để đối chiếu với Sổ Cái tài khoản 511

Để hiểu rõ hơn trình tự hạch toán, ta xem xét 1 nghiệp vụ bán hàng tại công ty: ngày 20 tháng 11 năm 2011, công ty xuất bán cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Hà 5 bộ máy tính để bàn Intel Atom D525 1.80, 1 chiếc máy tính xách tay Compaq Presario CQ40, 2 chiếc Máy in Canon LBP 330 với đơn giá bán chưa thuế lần lượt như sau: 7.550.000 đồng, 9.400.000 đồng, 3.547.000 đồng, thuế suất thuế Giá trị gia tăng 10%, trị giá nhập kho các mặt hàng lần lượt là: 6.900.000 đồng, 8.600.000 đồng, 2.965.000 đồng Toàn bộ tiền hàng được thanh toán qua ngân hàng

Căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất kho của Phòng kinh doanh đã được Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt, kế toán bán hàng lập Hoá đơn bán hàng, Phiếu bảo hành và Hoá đơn Giá trị gia tăng sau đó chuyển liên 3 xuống cửa hàng Nhân viên bán hàng căn cứ vào đó để viết Phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng sau đó ghi vào Thẻ kho Một số chứng từ tiêu biểu của công ty như sau:

Chứng từ gốc Sổ chi tiết

doanh thu

Bảng tổng hợp doanh thu

Biểu đồ 2.1 Phiếu đề nghị xuất kho

Công ty TNHH Tin học Phúc Hưng

Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO

Tên người đề nghị: Nguyễn Văn Minh

Bộ phận: Kinh doanh

Xuất bán cho đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Hà

Địa chỉ: Đường Liêm Xuyên - Song Khê - Thành phố Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang

Phương thức thanh toán: Chuyển khoản

vịtính

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Sau đó căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất kho, Phiếu xuất kho, kế toán bán hàng lập Hoá đơn Giá trị gia tăng cùng Phiếu bảo hành sản phẩm giao cho khách hàng

Biểu đồ 2.2 Hoá đơn Giá trị gia tăng

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTGT – 3LLLiên 3: Lưu chuyển nội bộ Ký hiệu: AA/2010BNgày 20 tháng 11 năm 2011 Số: 0005830

Đơn vị bán hàng: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng

Địa chỉ: Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang

Đi ện thoại: 0240 3686 368 MS: 2400489780

Họ tên người mua: Cao Văn Hoạch

Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Hà

Địa chỉ: Đường Liêm Xuyên - Song Khê - Thành phố Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 2400.102.899

Đơn vị tính: 1.000 đồngSTT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (K ý, họ tên, đóng dấu)

Hoá đơn Giá trị gia tăng được lập làm 3 liên trong đó 1 liên màu tím lưu tại quyển hoá đơn, 1 liên màu đỏ giao cho khách hàng và liên còn lại dùng

để luân chuyển trong công ty dùng để ghi sổ và thanh toán

Tại Phòng kế toán, kế toán bán hàng sau khi nhận được Hoá đơn Giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho do thủ quỹ chuyển lên, kế toán kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ và tiến hành hạch toán Mỗi loại hàng hoá đều được theo dõi

và quản lý theo một mã số riêng Từ các chứng từ trên, kế toán hạch toán như sau:

- Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:

Biểu đồ 2.3 Bảng kê bán hàng

Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Phúc Hưng

Địa chỉ: Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang

Doanh thu

Các khoảngiảm trừdoanh thu

Số hiệu Ngày

tháng

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền Thuế Khác

0005830 20/11 Bán máy tính

để bàn Intel Atom D525 1.80

Máy tính xách tay Compaq Presario CQ40

Máy in Canon LBP 330

nên đến cuối tháng kế toán lập sổ tổng hợp doanh thu bán hàng của tất cả các loại hàng hoá mà công ty kinh doanh.

Biểu đồ 2.4 Sổ chi tiết doanh thu

Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng

Địa chỉ: Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang

SỔ CHI TIẾT DOANH THU

Tên hàng hoá: Máy tính xách tay Compaq Presario CQ40

20/11 000583

Bán cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Hà

Ngày 20 tháng 11 năm 2011

Người lập Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu

Căn cứ vào Hoá đơn Giá trị gia tăng và các sổ chi tiết có liên quan, kế toán sẽ tiến hành ghi vào Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái của các tài khoản có liên quan

Biểu đồ 2.6 Chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng

Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Phúc Hưng

Địa chỉ: Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: 343Ngày 20 tháng 11 năm 2011

Biểu đồ 2.7 Sổ Cái TK 511

Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Phúc Hưng

Địa chỉ: Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang

Số hiệu: 511

Đơn vị tính: 1.000 đồngNgày,

Số tiền

Số

hiệu

Ngày,tháng

Số dư cuối năm

- Sổ này có 05 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang số 05

- Ngày mở sổ: 01 tháng 01 năm 2011