Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần GSC Việt Nam

Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán cung cấp các thông tin kinh tế tài chính hiện thực, có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao, giúp Doanh nghiệp và các đối tượng có

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, khi nền kinh tế thế giới đang trên đà phát triển với trình độ ngày càng cao thì nền kinh tế Việt Nam cũng đang dần phát triển theo xu hướng hội nhập với nền kinh tế khu vực và quốc tế Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngày càng đa dạng, phong phú và sôi động, đòi hỏi luật pháp và các biện pháp kinh tế của Nhà nước phải đổi mới để đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế phát triển Trong xu hướng đó, kế toán cũng không ngừng phát triển và hoàn thiện về nội dung, phương pháp cũng như hình thức tổ chức để đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của nền sản xuất xã hội Để có thể quản lý hoạt động kinh doanh thì hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu Đó là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính, đảm nhận hệ thống tổ chức thông tin, làm căn cứ để ra các quyết định kinh tế

Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán cung cấp các thông tin kinh tế tài chính hiện thực, có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao, giúp Doanh nghiệp và các đối tượng có liên quan đánh giá đúng đắn tình hình hoạt động của Doanh nghiệp, trên cơ sở đó ban quản lý sẽ đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp Vì vậy, kế toán có vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp

Đối với các Doanh nghiệp kinh doanh, thông qua công tác kế toán, Doanh nghiệp sẽ biết được thị trường nào, mặt hàng nào mà mình bán hàng có hiệu quả nhất Điều này không những đảm bảo cho Doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trường đầy biến động mà còn cho phép Doanh nghiệp đạt được những mục tiêu kinh tế đã đề ra như: Doanh thu, lợi nhuận, thị phần, uy tín

Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo cũng như sự giới thiệu của nhà trường em đã lựa chọn Công ty cổ phần GSC Việt Nam là Công ty để hoàn thành bài báo cáo thực tập kế toán của mình

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán 1

Báo cáo kiến tập gồm 3 chương:

Chương 1 Tổng quan về Công ty cổ phần GSC Việt Nam

Chương 2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần GSC Việt Nam

Chương 3 Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần GSC Việt Nam

Vì thời gian thực tập ngắn và kiến thức còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận được sự góp ý, chỉ đạo chân tình của Cô giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GSC VIỆT NAM

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần GSC Việt Nam là một doanh nghiệp cổ phần, theo giấy

đăng kí kinh doanh số 0103010923, do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 17/02/2006 Là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, hoạt động theo pháp luật và theo điều

lệ tổ chức của công ty Công ty có tài khoản mở tại ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam tại 98 đường Hoàng Quốc Việt, quận Cầu Giấy, Hà Nội

- Tên giao dịch quốc tế : GSC joint stock company.

- Trụ ở chính của Công ty: B7-TT3, Bắc Linh Đàm, Đại Kim, Hoàng Mai,

Hà Nội

- Chi nhánh: 16 Nguyễn Phong Sắc kéo dài, Cầu Giấy, Hà Nội

- Là một Doanh nghiệp trẻ mới thành lập, nhưng ngay từ đầu công ty đã quy tụ được đội ngũ nhân viên nhiệt tình, có trách nhiệm và trình độ chuyên môn cao Do đó, tình hình hoạt động của công ty có nhiều khởi sắc Nếu như thời gian đầu mới thành lập công ty chỉ đóng trụ sở tại một địa điểm với số lượng 06 cán bộ công nhân viên, thì nay công ty đã phát triển thêm một chi nhánh và số lượng cán bộ, công nhân viên trong công

ty đã tăng lên 60 người với các phòng ban có chức năng chuyên môn nghiệp vụ riêng Ngoài ra, thị trường trước đây chủ yếu là ở khu vực Hà Nội thì nay đã được mở rộng ra nhiều tỉnh thành, khu vực trên toàn quốc

- Với các chỉ tiêu kinh tế đã trình bày ở trên chúng ta thấy trong 2 năm trở lại đây Công ty đã đạt được các chỉ tiêu kinh tế khá khả quan và đã tăng dần lên theo từng năm Việc tăng lên này có ảnh hưởng tốt đến Công ty góp phần nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty và thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty phát triển, đó là đòn bẩy mở rộng quy

mô hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra còn có thể nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên và đầu tư mua sắm trang thiết bị mới để

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán 3

hoạt động sản xuất kinh doanh tốt hơn đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn.

2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của GSC Việt Nam

Ngành nghề kinh doanh của công ty khá đa dạng, phong phú gồm có:

- Thiết kế, cung cấp, lắp đặt các trang thiết bị nội thất văn phòng, nội thất gia đình

- Thiết kế, cung cấp, lắp đặt hệ thống điện, tổng đài, mạng

- Ngoài ra còn kinh doanh các dịch vụ khác như: tư vấn đầu tư, vận tải, xây dựng

- Công ty luôn luôn phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị trường, và thực tế sản phẩm công ty đã dần tìm được chỗ đứng riêng của mình, dành được nhiều sự quan tâm yêu mến của khách hàng

- Sự tăng trưởng này được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau:

STT Chỉ tiêu (số cuối năm) Năm2010 (số cuối năm) Năm 2009 trưởng Tăng

1 Tổng tài sản 7 649 409 425 3 176 006 244 70.66%

2 Nguồn vốn

Nợ phải trả 4 662 027 224 1 777 146 714 72.40%Vốn chủ

sở hữu 2 987 382 201 1 398 859 530 68.11%

3 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 24 382 924 052 12 332 258 161 66.41%

4 Giá vốn hàng bán 24 042 191 815 12 112 289 661 66.50%

5 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 1 303 816 935 723 066 997 64.33%

( Trích báo cáo tài chính năm 2010)

3 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty cổ phần GSC Việt Nam

* Sơ đồ tổ chức các phòng ban chức năng.

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán

CHỦ TỊCH HĐQT (GIÁM ĐỐC)

( 1 NGƯỜI )

PHÒNG THIẾT KẾ (5 NGƯỜI)

PHÒNG

KẾ TOÁN (6 NGƯỜI)

PHÒNG CUNG ỨNG (2 NGƯỜI)

PHÒNG KINH DOANH (30 NGƯỜI)

PHÒNG HÀNH CHÍNH (2

NGƯỜI)

5

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ KIẾN TẬP

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

* Sơ đồ tổ chức phòng kế toán

Bộ máy kế toán có nhiệm vụ kiểm tra tình hình ghi chép có đúng với chế độ ban hành, thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi công ty giúp cho lãnh đạo công ty tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn đầy đủ chế độ hạch toán kinh tế, quản lý tài chính để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ mà sự chỉ đạo được tập trung thống nhất của kế toán trưởng và đảm bảo sự chuyên môn hoá của bộ máy kế toán đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu trình độ quản lý.Do quy mô còn bé nên công ty chưa đủ điều kiện tổ chức nhân sự phòng kế toán theo từng phần hành cụ thể, do đó một cá nhân có phải đảm nhiệm nhiều mảng khác nhau

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức hướng dẫn và chỉ đạo công tác kế toán đảm bảo thống kê thông tin kinh tế của công ty, chịu sự quản lý

KẾ TOÁN TRƯỞNG (1 NGƯỜI)

KẾ TOÁN

TÀI CHÍNH

(1 NGƯỜI)

KẾ TOÁN QUẢN TRỊ (1 NGƯỜI)

KẾ TOÁN BÁN HÀNG (1NGƯỜI)

THỦ KHO (1 NGƯỜI)

THỦ QUỸ (1NGƯỜI)

trực tiếp của giám đốc và sự kiểm tra chuyên môn của cơ quan tài chính Có nhiệm vụ tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện những chi phí bất hợp lý và để đề xuất biện pháp, điều hành tổng thể mọi hoạt động kế toán và tham mưu cho lãnh đạo

- Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC

- Niên độ kế toán: Bắt đầu ngày 01/01 đến ngày 31/12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam

- Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức kế toán máy (phần mềm kế toán Bravo 5.0)

- Sơ đồ:

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán 7

Ghi chú:

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký đặc

biệt

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ thẻ kế toán chi

tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký dặc biệt liên quan Định kỳ (3,5,10 ngày) hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt.

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính

Về nguyên tắc tổng số phát sinh nợ và tổng phát sinh có trên bảng cân đối, số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật

ký chung

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá trị gốc

+ Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao đường thẳng

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí lãi vay: Lãi suất thực tế ngân hàng

- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Tuân thủ năm điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng, quy định tại chuẩn mực số 14 “ doanh thu và thu nhập khác” Doanh thu được xác định theo tỷ giá hợp lý của các khoản tiền đã thu hoặc sẽ thu theo nguyên tắc kế toán dồn tích Các khoản tiền nhận trước của khách hàng không được ghi nhận là doanh thu trong năm

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán 9

3 Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu

3.1 Đặc điểm tổ chức phần hành tiền lương – phải trả công nhân viên

*Công tác quản lý lao động và kế toán tiền lương tại công ty :

- Nội dung quỹ tiền lương và thực tế công tác quản lý quỹ tiền lương :

+ Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản : tiền lương chính, lương phụ, các khoản tiền thưởng.Ngoài ra, trong quỹ tiền lương còn gồm cả khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động ( BHXH trả thay lương )

+ Thực tế quản lý quỹ lương của công ty : quỹ tiền lương được quản lý và kiểm tra chặt chẽ, được thường xuyên đối chiếu với quỹ lương kế hoạch trong mối quan hệ với thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty trong kỳ nhằm phát hiện kịp thời các khoản tiền lương không hợp lý

* Hạch toán lao động và tính lương , trợ cấp , BHXH :

- Hạch toán lao động:

+ Hạch toán số lượng lao động: công ty sử dụng “Sổ danh sách lao động” Cơ sở

để ghi vào sổ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, các quyết định thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc, hưu trí…

+ Hạch toán sử dụng thời gian lao động: kế toán sử dụng “Bảng chấm công”.Bảng chấm công được lập hàng tháng cho từng tổ, phòng, ban… và do người phụ trách bộ phận hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày theo các ký hiệu quy định trong chứng từ

+ Hạch toán kết quả lao động : Kết quả lao động của CNV trong công ty được phản ánh vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.Sau đó kế

toán lập Sổ tổng hợp kết quả lao động nhằm tổng hợp kết quả lao động của từng

cá nhân, bộ phận và toàn đơn vị làm cơ sở cho việc tính toán năng suất lao động

và tính tiền lương theo sản phẩm cho công nhân viên

- Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

Tiền lương của CNV trong công ty được chia làm 2 loại : tiền lương chính và tiền lương phụ

+ Tiền lương chính : trả cho CNV trong thời gian CNV thực hiện nhiệm vụ chính của họ như quản lý, sản xuất

+ Tiền lương phụ : trả cho CNV trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính và thời gian CNV được nghỉ theo chế độ

Công ty áp dụng hình thức trả lương theo hệ số thời gian

Mức lương

tháng phải trả =

Lương bình quân

số bán được

+ Ngoài phần trả lương chính cho CBCNV ra hàng tháng còn có trích tiền thưởng cho những tổ, những cá nhân làm việc tích cực nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của CBCNV, còn nếu công nhân nào làm việc không tốt sẽ bị phạt tiền và tiền phạt của tháng nào trừ vào lương thanh toán của tháng đó

* Các khoản trích theo lương : công ty thực hiện trích các khoản theo lương như

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán 11

+ KPCĐ : 2% trên tổng quỹ lương ( tất cả 2% tính vào chi phí )

* Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương:

- Các tài khoản kế toán sử dụng: TK 334, TK 338

- Sổ sách kế toán gồm : chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết

và sổ cái các TK 334, TK 338

- Từ các chứng từ kế toán như bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương

và BHXH kế toán tiền lương tiến hành định khoản và nhập số liệu vào phần mềm máy tính theo hướng dẫn của kế toán trưởng Số liệu sẽ được máy tính tự động chuyển vào sổ chi tiết và sổ cái TK334, TK 338

3.2 Phần hành kế toán vốn bằng tiền :

* Kế toán vốn bằng tiền :

- Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để ghi sổ Trong quá trình SXKD có sử dụng ngoại tệ thì căn cứ vào tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ

- Công ty chỉ sử dụng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi, không sử dụng tiền đang chuyển nên các TK sử dụng là : TK 111 : tiền mặt, TK 112 : TGNH

- Các chứng từ sử dụng :

+ Đối với tiền mặt : phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toỏn tạm ứng, biờn lai thu tiền,bảng kiểm kờ quỹ, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,

+ Đối với tiền gửi : sộc chuyển khoản, giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú

- Sổ sỏch kế toỏn cụng ty ỏp dụng bao gồm : sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi cỏc ngõn hàng, sổ tiền gửi, sổ cỏi TK111, sổ cỏi TK 112

* Trỡnh tự kế toỏn vốn bằng tiền tại cụng ty

- Đối với cỏc chứng từ liờn quan đến tiền mặt, tiền gửi kế toỏn tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn chứng từ với số liệu trờn sổ quỹ, sổ tiền gửi

Sau khi kiểm tra xong kế toỏn thanh toỏn kiờm ngõn hàng tiến hành định khoản

và nhập số liệu vào chương trỡnh kế toỏn mỏy theo hướng dẫn của kế toỏn trưởng Chương trỡnh sẽ tự động chuyển số liệu về cỏc sổ cỏi tài khoản 111, 112

và cỏc sổ sỏch kế toỏn khỏc cú liờn quan

3.3 Đặc điểm kế toán mua hàng

Với đặc điềm kinh doanh của Công ty chủ yếu là kinh doanh thơng mại vì thế khối lợng hàng hoá luân chuyển chủ yếu là mua ngoài Hàng hoá đợc Công

ty mua chủ yếu từ các đơn vị sản xuất, các nhà bán buôn Hàng hoá đợc công ty mua dói 3 hình thức chính: mua trực tiếp, mua theo phơng thức gởi hàng theo hợp đồng cung cấp và mua theo phơng thức đặt hàng Hàng hoá của Công ty sau khi mua có thể đợc lu tại kho của Công ty hoặc đợc vận chuyển trực tiếp cho ng-

ời mua

SVTH Bựi Ngọc Long Kiểm toỏn 13

Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán tính ra giá thành thực tế hàng mua

Ngòi nộp tiền Kế toán Ngời thu tiền

(ký tên) (ký tên) (ký tên)

Chi phí mua hàng khác bao gồm: chi phí vận chuyển từ nơi mua về Công ty, chi phí thuê kho bãi, chi phí bảo quản, Các chi phí mua hàng đợc hạch toán riêng Sau khi hàng hoá đợc bán, chi phí này sẽ đợc phân bổ vào giá vốn hàng bán trong kỳ

Chi phí thu Trị giá mua hàng

SVTH Bựi Ngọc Long Kiểm toỏn 15

Trị giá mua hàng Trị giá mua xuất tiêu thụ hàng tồn trong kỳ cuối kỳ

Trình tự hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng

- Trờng hợp mua hàng, hàng và hoá đơn cùng về, kế toán dựa vào thực tế kiểm nhận hàng hoá và chứng từ mua hàng ghi:

Nợ TK 156: Giá tạm tính cha thuế GTGT

Có TK 331:Giá tạm tính cha thuế GTGT

Khi nhận đợc chứng từ của lô hàng, căn cứ vào giá thực tế của lô hàng kế toán điều chỉnh giá tạm tính của lô hàng đã nhập và phản ánh số liệu, ngày tháng của chứng từ nhập mua lô hàng vào dòng ghi tạm tính và dòng ghi mức điều chỉnh tăng giảm, đồng thời ghi số thuế GTGT đợc khấu trừ

Nợ TK 133

Có TK 111,112,331,

- Trờng hợp chứng từ mua hàng về trớc, kế toán lu chứng từ vào tập “

Hồ sơ cha có hàng”, cuối tháng nếu hàng hoá vẫn cha về nhập kho, kế toán coi

đó là số hàng mua đang đi đờng của Công ty và ghi sổ

Nợ TK 151

Nợ TK 133

Có TK 111,112,331,

Sang tháng sau nếu hàng về nhập kho hoặc đợc chở thẳng đi bán, kế toán ghi giảm số hàng mua đang đi đờng

Nợ TK 156,157,632

Có TK 151

- Trong nhiều trờng hợp Công ty mua hàng và đợc hởng các loại chiết khấu nh chiết khấu thơng mại do mua nhiều lần với số lợng lớn; chiết khấu thanh toán do trả tiền sớm trớc thời hạn quy định của nhà cung cấp; hoặc giảm giá hàng bán do hàng mua không đủ tiêu chuẩn nh Công ty yêu cầu Với chiết khấu thơng mại và Giảm giá hàng bán kế toán sẽ ghi giảm giá trị hàng mua, còn đối với chiết khấu thanh toán đó sẽ là khoản doanh thu tài chính của Công ty

Nợ TK 331,111,112

Có TK 156: chiết khấu TM và giảm giá

Có TK 515: Chiết khấu thanh toán

Có TK 133: Giảm thuế đầu vào

Trong nhiều trờng hợp khi nhập hàng lợng hàng thực tế lại không trùng với hoá đơn, có thể thiếu hoặc thừa Trờng hợp thiếu có thể do nhiều nguyên nhân, nhng chủ yếu là do bị hao hụt trong quá trình vận chuyển hoặc do nhà cung cấp cung cấp thiếu Mỗi một lô hàng nhập sẽ có một tỷ lệ hoa hụt định mức do thoả thuận giữa Công ty và nhà cung cấp dựa vào đặc điểm của từng loại hàng hoá Nếu hao hụt xảy ra trong định mức thì Công ty sẽ phải chịu và tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Trờng hợp hao hụt ngoài định mức, thì sẽ căn cứ vào nguyên nhân để bắt bồi thờng

Khi có quyết định cuối cùng về số hàng thừa này: có thể trả lại nhà cung

SVTH Bựi Ngọc Long Kiểm toỏn 17

cấp, hoặc nhập mua số hàng thừa hoặc coi đó là một khoản thu nhập khác

+ Nếu mua tiếp

Hạch toán chi phí thu mua

+ Tập hợp chi phí thu mua hàng hoá trong tháng

3.4 K toỏn bỏn h ng v xỏc nh k t qu bỏn h ng cụng ty ế à à đị ế ả à ở

3.4.1 Cụng tỏc t ch c v luõn chuy n ch ng t ổ ứ à ể ứ ừ

* Cỏc lo i ch ng t k toỏn dạ ứ ừ ế ược s d ng t i cụng ty g m cú: phi u thu,ử ụ ạ ồ ếphi u chi, phi u nh p, phi u xu t, bỏo n , bỏo cú, gi y ế ế ậ ế ấ ợ ấ đề ngh t m ng,ị ạ ứ

gi y ấ đề ngh thanh toỏn, gi y ị ấ đề ngh vi t húa ị ế đơn ngo i ra cũn s d ngà ử ụ nhi u b ng kờ v s theo dừi chi ti t.ề ả à ổ ế

* Trỡnh t mua h ng, nh p kho v thanh toỏn cho khỏch h ng ự à ậ à à

V i ớ đội ng nhõn viờn chuyờn nghi p t nhõn viờn thi t k kinh doanh choũ ệ ừ ế ế

n nhõn viờn l p t luụn luụn nõng cao trỡnh thi t k ra nhi u m u

mó a d ng em đ ạ đ đến cho người tiờu dựng nh ng d ch v ho n h o nh t úữ ị ụ à ả ấ Đ

l chìa khoá th nh công c a GSC Vi t Nam Hi n nay GSC ã v ang à à ủ ệ ệ đ à đ đư a

ra th trị ường h n 600 m u mã s n ph m v i các dòng h ng chính: gh xoayơ ẫ ả ẩ ớ à ế

v n phòng, b n t g công nghi p, vách ng n v n phòng, t s t b n vi tính,ă à ủ ỗ ệ ă ă ủ ắ àkét b c v b n gh l m t g t nhiên Công ty có ạ à à ế à ừ ỗ ự đội ng thi t k chuyênũ ế ếnghi p chuyên i sâu nghiên c u thi t k các m u mã phù h p v i nhu c uệ đ ứ ế ế ẫ ợ ớ ầ

c a ngủ ười tiêu dùng Quá trình thi t k s n ph m ế ế ả ẩ được th c hi n ho n to nự ệ à à trên máy vi tính v i các chớ ương trình đồ ho nh Studio 3D max, corel,ạ ưphotoshop, autocad Nhân viên kinh doanh nhi t tình, gi u kinh nghi m côngệ à ệ

ty ang hđ ướng đưa s n ph m c a GSC ả ẩ ủ đến v i ngớ ười tiêu dùng trong cả

nước Hi n nay, kênh bán h ng tr c tuy n c a công ty c ng phát tri n r tệ à ự ế ủ ũ ể ấ

m nh m Ngu n h ng nh p v c a Công ty c ng r t phong phú v t nhi uạ ẽ ồ à ậ ề ủ ũ ấ à ừ ề

nh s n xu t có tên tu i nh : Ho Phát, Fami, Phong cách vi t, Phái H o ,à ả ấ ổ ư à ệ ả

h ng hoá mua v à ề được phân l m hai lo i: h ng chu n t c v h ng phi chu nà ạ à ẩ ắ à à ẩ

t c Trong ó, h ng chu n t c l h ng hoá có m u mã model nh t nh,ắ đ à ẩ ắ à à ẫ ấ đị

c s n xu t h ng lo t nh các lo i b n, gh , t , két s t, còn h ng phi

chu n t c l h ng g n nh không có m u mã chung, do chính nhân viên c aẩ ắ à à ầ ư ẫ ủ công ty khi thi t k v ế ế à đặ àt h ng s n xu t, sau ó s ti n h nh l p ả ấ đ ẽ ế à ắ đặt chokhách h ng theo yêu c u Vì v y, công tác k toán c n chú ý c p nh t nh ngà ầ ậ ế ầ ậ ậ ữ

m u h ng m i, theo dõi ch t ch t ng lô h ng nh p theo h p ẫ à ớ ặ ẽ ừ à ậ ợ đồng đầu ra thu n ti n trong quá trình xu t h ng

L m t doanh nghi p thà ộ ệ ương m i, n ng l c t i chính còn h n ch , cạ ă ự à ạ ế ơ

s v t ch t kho còn kém trong khi m t h ng kinh doanh tở ậ ấ ở ặ à ương đố ễi d nh yạ

c m v i th i ti t, d n ả ớ ờ ế ẫ đến vi c duy trì m t kh i lệ ộ ố ượng h ng l n trong khoà ớgây r i ro r t cao B i v y m h ng hoá nh p v kho luôn ủ ấ ở ậ à à ậ ề được cân nh cắ theo nhu c u ầ đầu ra i u n y m c dù l m gi m tính linh Đ ề à ặ à ả động t ch c aự ủ ủ công ty, tuy nhiên trong tình hình hi n t i ít nh t nó giúp công ty không ph iệ ạ ấ ả chi nh ng kho n phí l n cho công tác b o qu n kho, t o l p các kho n dữ ả ớ ả ả ạ ậ ả ự phòng gi m giá h ng t n kho ả à ồ

kh c ph c nh c i m c a v n n y công ty ã t p trung v o vi c

t o l p v duy trì các ngu n cung ạ ậ à ồ đầu v o v a b n v ng v a a d ng à ừ ề ự ừ đ ạ Đồ ng

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán 19

th i công ty th c hi n v n chuy n ngay h ng t nh cung c p ờ ự ệ ậ ể à ừ à ấ đến n i l pơ ắ

t m không c n qua kho, ho c ch qua kho trong th i gian ng n, ây l

bi n pháp có tính th c ti n cao, tuy nhiên òi h i ph i co s ph i h p n ý,ệ ự ễ đ ỏ ả ự ố ợ ă

nh p nh ng gi a các bên ị à ữ

Do v y m k toán h ng t n kho ph i luôn c p nh t thông tin k p th i, ti nậ à ế à ồ ả ậ ậ ị ờ ế

h nh l p báo cáo t n kho theo t ng tháng à ậ ồ ừ để ị k p th i gi i quy t nh ng v nờ ả ế ữ ấ

ã n y sinh ho c ti m n, i v i tr ng h p v n chuy n h ng không

theo dõi th ng kê ố để ử x lý, tránh trường h p trách nhi m h ng hoá h ng hócợ ệ à ỏ

tr l i b l n v i h ng hoá h ng trong quá trình b o qu n kho hay m t lý doả ạ ị ẫ ớ à ỏ ả ả ộ

n o khác à

V thanh toán, theo ngh nh s 123/2008/N -CP ( quy nh v i u ki nề ị đị ố Đ đị ề đ ề ệ nghi nh n thu GTGT ậ ế đầu v o à được kh u tr ) công ty quy nh ấ ừ đị đố ớ i v i

nh ng ữ đơn h ng giá tr trên 20 tri u à ị ệ đồng, k toán ph i yêu c u nh cungế ả ầ à

c p thanh toán dấ ưới hình th c chuy n kho n qua t i kho n ngân h ng,ứ ể ả à ả àkhông th c hi n thanh toán b n ti n m t, n u có thay ự ệ ằ ề ặ ế đổ ầ đượi c n c s chự ỉ

o c a c p trên có th m quy n

* Trình t luân chuy n ch ng t ự ể ứ ừ

T ừ đơ đặ àn t h ng, h p ợ đồng mua h ng ho c gi y à ặ ấ đề ngh nh p h ng bán bị ậ à ị

tr l i c a nhân viên kinh doanh, khi h ng ả ạ ủ à được chuy n v ể ề đến kho, th khoủ

ti n h nh ki m tra r i l p phi u nh p kho, phi u nh p l m hai liên, liên m tế à ể ồ ậ ế ậ ế ậ à ộ

a nhân viên v n chuy n, liên hai l u l i l m c n c l p th kho sau ó

cu i ng y chuy n v cho k toán ố à ể ề ế để à l m c n c l p b ng kê nh p kho ă ứ ậ ả ậ Đố i

v i h ng bán tr l i, nhân viên v n chuy n chuy n l i gi y “ớ à ả ạ ậ ể ể ạ ấ đề ngh nh pị ậ

l i h ng” v cho k toán l m c n c l p b ng kê h ng bán b tr l i.ạ à ề ế à ă ứ ậ ả à ị ả ạ

C n c h p ă ứ ợ đồng, i u ki n thanh toán k toán viên có th thanh toán b ngđ ề ệ ế ể ằ

ti n m t ho c chuy n kho n N u thanh toán ti n m t, k toán l p ề ặ ặ ể ả ế ề ặ ế ậ đề nghị

thanh toán, k toán trế ưởng ký, sau ó chuy n th q y l m c n c l p phi uđ ể ủ ũ à ă ứ ậ ế chi l m hai liên, m t liên l u t i cu ng, m t liên l u cùng à ộ ư ạ ố ộ ư đề ngh thanh toánị

cu i ng y l m c n c l p b ng kê chi ti n m t N u chuy n kho n k toánố à à ă ứ ậ ả ề ặ ế ể ả ếviên l p u nhi m chi, chuy n k toán trậ ỷ ệ ể ế ưởng ký, sau ó chuy n ngân h ngđ ể à

h ch toán, cu i ng y ki n tra gi y báo n c a ngân h ng n u có sai sót báoạ ố à ể ấ ợ ủ à ếngân h ng x lý Khi hoá à ử đơn GTGT (VAT) chuy n v k toán viên ghi v oể ề ế à

s theo dõi hoá ổ đơ đần u v o.à

M t s ộ ố nghi p v ệ ụ phát sinh trong quý:

Ng y à 26/12/2010 phát sinh vi c nh p kho h ng hoá mua v c a công ệ ậ à ề ủ

Ng y à 26/12/2009 công ty thanh toán ti n h ng b ng ti n m t cho công ề à ằ ề ặ

N i dung : Nh p kho h ng hoáộ ậ à

Kho : Kho h ng hóa K1à

Ng y 09/02/2010 công ty thanh toán ti n h ng cho công ty c ph n G Vi t à ề à ổ ầ ỗ ệ

b ng hình th c chuy n kho n t i ngân h ng VP Bank, s ti n: 100.000.000 ằ ứ ể ả ạ à ố ề đ

tiền

Order for payment

(Chuy n kho n, chuy n ti n th , i n) ể ả ể ề ư đ ệ

N i dung thanh toán : Công ty c ph n GSC thanh toán ti n h ng.ộ ổ ầ ề à

Th trủ ưởng đơn v Ngân h ng A Ngân h ng Bị à à

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán 25

T I KH N N À Ả Ợ

T I KHO N CÓ À Ả

S TI N B NG S Ố Ề Ằ Ố

100.000.000

Cu i ng y k toán l y s ph ngân h ng v gi y báo n ố à ế ấ ổ ụ à à ấ ợ để ể ki m tra theo

m u K toán nh n hoá ẫ ế ậ đơn GTGT lưu v v o s theo dõi H GTGT à à ổ Đ đầ u

Mã s thu :ố ế 0101877781

STT Tên h ng hóa, d ch và ị ụ Đơn vị

tính S lố ượng Đơn giá Th nh ti nà ề

Ng ườ i mua h ng à Ng ườ i bán h ng à Th tr ủ ưở ng đơ n v ị

(Ký, ghi rõ h tên) ọ (Ký, ghi rõ h tên) ọ (Ký, ghi rõ h tên) ọ

3.4.2 Trình tự bán h ng, xu t kho thanh toán à ấ

Hi n t i các kênh tiêu th h ng hoá ch y u c a công ty g m có: bán h ngệ ạ ụ à ủ ế ủ ồ à

t i showroom, bán h ng theo d án, h ng qua m ng internet showroomạ à ự à ạ ởcông ty có t ch c ổ ứ đội ng k toán bán h ng ũ ế à để ự th c hi n các th t c bánệ ủ ụ

h ng cho khách V bán h ng d án, do xu t phát t tìm ki m th trà ề à ự ấ ừ ế ị ường và

ký k t h p ế ợ đồng nên k toán ph i ph i h p ch t ch v i nhân viên kinhế ả ố ợ ặ ẽ ớdoanh l m các th t c xu t h ng v thanh toán Còn v bán h ng qua m ngà ủ ụ ấ à à ề à ạ

ch y u th c hi n nhi m v tủ ế ự ệ ệ ụ ư ấ v n, gi i thi u s n ph m l chính, tuy nhiênớ ệ ả ẩ à

n u có ế đơ đặ àn t h ng h ng thì s chuy n nhân viên kinh doanh d án th cà ẽ ể ự ự

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán 27

Ta có s ơ đồ quá trình bán h ng m t cách chi ti t nh sau:à ộ ế ư

TR CH NHI M Á Ệ C C B Á ƯỚ C TH C HI N Ự Ệ MÔ T / BI U M U Ả Ể Ẫ

Nhân viên kinh

ho c h p ặ ợ đồ ng Nhân viên đặ à t h ng

Nhân viên i u đ ề

ph i h ng ố à

Gi y biên nh n v ấ ậ à phi u xu t kho ế ấ Nhân viên th kho/ ủ

Thu ti n ề đạ ọ ủ t c c c akhách h ng TM ho cà ặ chuy n kho nể ả

Sau khi khách h ng xác nh n à ậ đặ àt h ng b ng v n b n nhân viên kinh doanhằ ă ả

ph i ti n h nh thu ti n ả ế à ề đặ ọ ốt c c t i thi u b ng 40% giá tr lô h ng Hình th cể ằ ị à ứ

t c c có th b ng ti n m t ho c chuy n kho n Trong tr ng h p các h p

ng có gí tr l n thì các i u kho n v t m ng thanh toán ph i t c

tho thu n c a hai bên v ph i ả ậ ủ à ả được lãnh đạo công ty GSC ch p nh nấ ậ

nh ng nên ư để theo t l nh sau:ỷ ệ ư

40% t m ng ngay sau khi ký k t h p ạ ứ ế ợ đồng

40% ti p theo khi t p k t h ng ế ậ ế à đến chân công trình

20% còn l i khi nghi m thu / b n giao v xu t hoá ạ ệ à à ấ đơn giá tr gia t ngị ăNhân viên kinh doanh chuy n thông tin ể đặt h ng cho b ph n à ộ ậ đặt h ng.à

Ng y à đặ àt h ng tính t ng y nh n ừ à ậ được ti n ề đặ ọt c c (có th xác nh n thôngể ậtin qua phòng k toán) Nhân viên i u ph i h ng theo dõi ti n ế đ ề ố à ế độ đơn h ngà

k t h p v i b ph n kinh doanh th c hi n các th t c gi y t ế ợ ớ ộ ậ ự ệ ủ ụ ấ ờ để xu tấ chuy n h ng cho khách úng ti n ể à đ ế độ ợ đồ h p ng ã ký k t L p b ng kê bánđ ế ậ ả

h ng sau khi nh n à ậ được gi y biên nh n có xác nh n c a khách h ng t nhânấ ậ ậ ủ à ừviên l p ắ đặt Gi y biên nh n g m ban liên, liên 1 gi t i cu ng, liên 2 vấ ậ ồ ữ ạ ố à liên 3 giao cho nhân viên l p ắ đặt xu ng kho nh n h ng, nhân viên l p ố ậ à ắ đặ t

b n giao h ng cho khách r i xin ch ký xác nh n c a khách h ng, liên 2 giaoà à ồ ữ ậ ủ à

l i cho khách, liên 3 mang v giao cho nhân viên i u ph i l m c n c l pạ ề đ ề ố à ă ứ ậ

b ng kê bán h ng chuy n k toán c p nh t công n Nhân viên kinh doanhả à ể ế ậ ậ ợtheo dõi ti n ế độ ắ đặ l p t công trình c a mình ủ đẩy nhanh ti n ế độ ậ l p biên

b n nghi m thu quy t toán h p ả ệ ế ợ đồng, yêu c u k toán xu t hoá ầ ế ấ đơn, l mà

th t c thanh lý h p ủ ụ ợ đồng v thu h i công n Tùy thu c v oà ồ ợ ộ à giá trị H pợ đồng/Đơ đặn t h ng và à các i u kho n quy nh trong ó.đ ề ả đị đ

Kế toán ph i bám sátả để theo dõi ti nế độ thanh toán c a khách h ng m tủ à ộ cách c p nh t, mang l i l i ích cao nh t cho Công ty thông qua các bi n phápậ ậ ạ ợ ấ ệnghi p v c a mình: b ng email, i n tho i, fax, ệ ụ ủ ằ đ ệ ạ để yêu c u b ph nầ ộ ậ thanh toán c a khách h ng chuy n ti n cho mình m t cách nhanh nh t cóủ à ể ề ộ ấ

th K toán c n c v o các ch ng t phi u thu, gi y biên nh n v các gi yể ế ă ứ à ứ ừ ế ấ ậ à ấ báo có c a ngân h ng, các phi u nh p l i h ng(n u có) c p nh t công n choủ à ế ậ ạ à ế ậ ậ ợ

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán 29

khách Sau khi nh n ậ được b n nghi m thu quy t toán công trình v gi y ả ệ ế à ấ đề ngh vi t hoá ị ế đơn k toán có trách nhi m ho n thi n các th t c cu i cùng:ế ệ à ệ ủ ụ ố

Do đặc thù c a s n ph m n i th t nên trủ ả ẩ ộ ấ ước khi vi t Hóaế đơn GTGT, h uầ

h t h ng hóa ph i ế à ả đư c l p ợ ắ đặ àt v nghi m thu ệ đầ đủy (tr m t s h ngừ ộ ố à hóa tiêu chu n, mua s lẩ ố ượng nh ) Khi cóỏ nhu c u vi t hóaầ ế đơn GTGT,nhân viên Kinh doanh/Bán h ng vi t Gi yà ế ấ đề nghị vi t hóaế đơn (theo m u).ẫ

Kế toán công nợ c n că ứ trên ó ki m tra công n th c t xem có chênh l chđ ể ợ ự ế ệ hay không? N u không có v n ế ấ đề gì ti n h nh ánh d u ã vi t Hóa ế à đ ấ đ ế đơ n

v o s công n v ti n h nh vi t Hóa à ổ ợ à ế à ế đơn cho khách

Thủ t c b o h nh s n ph m (n u có): Tùy v o t ng khách cụ ả à ả ẩ ế à ừ ụ thể mà trên

h pợ đồng th a thu n hai bên cóỏ ậ i uđ ề kho n b o h nh b ng hình th c phátả ả à ằ ứ

h nh b o lãnh Ngân h ng Khi có phát sinh K toán ti n h nh l m th t cà ả à ế ế à à ủ ụ yêu c u ngân h ng c a mình phát h nh B o lãnh b o h nh Sau khi th cầ à ủ à ả ả à ự

hi nệ đầ đủy các yêu c u nói trên, Kầ ế toán có quy n yêu c u phía kháchề ầ

h ng ti nà ế h nh thanh toán theo úng i u kho n ã cam k t trong H pà đ đ ề ả đ ế ợ

Bán l thông thẻ ường không bán công n , giao h ng xong thì thu ti n luôn.ợ à ề

N u phát sinh công n thì nhân viên bán h ng ph i ch u trách nhi m gi iế ợ à ả ị ệ ả trình lý do v th c hi n à ự ệ đối chi u thế ường xuyên v i k toán ớ ế để ế ti n h nhà thu n ngay.ợ

TR CH NHI M Á Ệ C C B Á ƯỚ C TH C HI N Ự Ệ MÔ T / BI U M U Ả Ể Ẫ

Nhân viên bán

h ngà

áp d ng theo b ng giáụ ảbán chu n c a công tyẩ ủ

Nhân viên th kho: có trách nhi m xu t h ng ủ ệ ấ à đầ đủ đy , úng yêu c u v b nầ à à

SVTH Bùi Ngọc Long Kiểm toán

Chuy n h ng, l p ể à ắ

tđặ

Giao hoá đơn v thu à

h i công nồ ợ

Theo dõi v à đối chi u công nế ợ

giao cho người nh n h ng Nhân viên l p ậ à ắ đặt có trách nhi m giao h ng hoáệ à

n tay khách h ng, l p t h ng, l y ch ký xác nh n c a khách h ng

N p ộ đầ đủ ấy gi y biên nh n v cho nhân viên ph i h ng Th c hi n thu ti nậ ề ố à ự ệ ề công n khi có yêu c u c a ngợ ầ ủ ười có th m quy n Nhân viên kinh doanh cóẩ ềtrách nhi m bám sát, theo dõi ti n ệ ế độ ắ đặ l p t Ti n h nh nhanh các bế à ướ cnghi m thu, quy t toán h p ệ ế ợ đồng v à đề ngh xu t hoá ị ấ đơn GTGT v thu h ià ồ công n Nhân viên k toán có trách nhi m c p nh t, theo dõi công n , ônợ ế ệ ậ ậ ợ đ

c kinh doanh thu n Ho n th nh nhanh các th t c v cung c p s li u

ho c ngặ ườ đượi c u quy n phê duy t Fax cho khách h ng nh n ỷ ề ệ à ậ đặ à t h ng

v ti n h nh thu ti n à ế à ề đặ ọt c c (40% giá tr lô h ng) Chuy n thông tin ị à ể đặ t

h ng cho nhân viên à đặ àt h ng, ng y à đặ àt h ng tính t ng y nh n ừ à ậ được ti nề

t c c c a khách Khi h ng v nhân viên i u ph i h ng s l m các th

t c c n thi t ụ ầ ế để đưa h ng i l p v ban giao cho khách Nhân viên bán h ngà đ ắ à à ngh xu t hoá n giá tr gia t ng giao khách h ng v thu h i h t công

n Nhân viên k toán c p nh t công n theo dõi v ợ ế ậ ậ ợ à đối chi u công n ế ợ

Theo quy nh m i v gi m thu su t thu GTGT đị ớ ề ả ế ấ ế đố ới v i m t s h ng hoáộ ố à

d ch v t i Thông tị ụ ạ ư 13/2009/TT-BTC, trong ó có gi m 50% thu su t đ ả ế ấ đố i

v i ho t ớ ạ động v n t i, do ó khi vi t hoá ậ ả đ ế đơn GTGT c n chú ý m c thuầ ứ ế

su t, ấ đặc bi t trong tình hình th c ti n t i công ty, c n phân bi t ph nệ ự ễ ạ ầ ệ ầ doanh thu bán h ng hoá v ph n doanh thu v n chuy n ch u thu nh ng à à ầ ậ ể ị ế ư đế n

n m 2010 m c thu su t l i v 10%.ă ứ ế ấ ạ ề

Ví d : Khi phát sinh ụ đơn h ng bán m t chi c b n v i giá 1.000.000 , chià ộ ế à ớ đphí v n chuy n 100.000 thì ph i vi t 2 hoá ậ ể đ ả ế đơn GTGT ( m c thu su tứ ế ấ 10% cho giá bán b n, m c thu su t 10%*50% v i kho n phí v n chuy n).à ứ ế ấ ớ ả ậ ể