báo cáo thực tập tại công ty cơ điện lạnh ree

PHẦN II:PHẦN NỘI DUNG:KHÁI QUÁT CHUNG VỀ cơ QUAN ĐƠN VỊ MÌNH THựC TẬPCông ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh REE Được thành lập vào năm 1977 tại thành phố Hồ Chí Minh.Trụ sở chính : 364 Cộng Hòa Tân Bình Thành Phố Hồ Chí Minh. Chi nhánh tại Hà Nội 41B Ly Thái Tổ Quận Hoàn Kiếm Hà NộiNhững dấu ấn của REE :1977 Thành lập công ty quốc doanh.1993 Công ty đầu tiên của Việt Nam cổ phần hóa với vốn 16 tỷ đổng.1996 Thành lập công ty : Reetech sản xuất hàng cơ điện gia dụng và công nghiệp. Sản phẩm Reetech đầu tiên xuất xưởng.1997 Phát hành trái phiếu công ty ra Quốc tế.1998 Vốn điều lệ 150 tỷ đồng.2000 Công ty Việt Nam đầu tiên niêm yếu trên thị trường chứng khoán.Đạt chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng Quốc tế ISO 9002.2002 Tăng vốn điều lệ lên 225 tỷ đồng. Sau hơn hai mươi năm trong lĩnh vực cơ điện REE M E được thành lập với 100% vốn của REE. REE chính thức tham gia lĩnh vực kinh doanh bất động sản. Công ty quản ly bất động sản ra đời. Khai trương tòa nhà E.TOWN.2003 Đạt tiêu chuẩn chất lượng Quốc tế ISO 9001 2000.Các hoạt động chính của REE :Dịch vụ cơ điện cho các công trình công nghiệp, thương mại và dân dụng.Sản xuất máy điều hòa không khí Reetech, sản phẩm gia dụng và

Lờì nóì đầu:

Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách Hành ChínhQuốc gia và sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ thìnghiệp vụ Giao tiếp Hành Chính nói riêng cũng đóng một phầnquan trọng trong công cuộc đổi mới đất nước, đồng thời đã thể hiệnvai trò không nhỏ cho hiệu quả công việc của mỗi cơ quan

Trong hai năm học tập tại trường em đã được nhận về Công ty

Cổ Phần Cơ Điện Lạnh REE Tại đây em đã được học hỏi nhữngcông việc thực tế với mục đích là gắn Nhà trường với xã hội, kếthợp với lí thuyết đã học ở trường để ứng dụng vào công việc thực

tế Qua đó học sinh được tiếp xúc trực tiếp với các nghiệp vụ như

tổ chức hội nghị, hội thảo, các chuyến đi công tác, cung cấp thôngtin cho lãnh đạo mà nghiêp vụ giao tiếp Hành Chính là một côngviệc không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan, xínghiệp nhằm trao đổi với cơ quan, xí nghiệp khác Giao tiếp HànhChính là một trong những công việc chủ yếu của người thư kí tại cơquan

Báo cáo này gồm có 3 phần chính, Đó là:

PHẦN LỜI NÓI ĐẦU:

tế, với các hoạt động của cơ quan, khả năng nhận thức và các kiếnthức thực tế còn hạn chế Chính vì yậy chuyên đề thực tập tốtNghiệp của em khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong được

sự chỉ bảo cũng như y kiến đóng góp của các cô chú, các anh chịtrong văn phòng cơ quan công ty cổ Phần Cơ Điện Lạnh REE vàcủa các thầy cô giáo, để báo cáo của em được hoàn thiện hơn vàcung là giúp em hiểu biết về công việc chuyên môn của mình

Em xin chân thành cảm ơn!.PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ cơ QUAN ĐƠN VỊ MÌNH THựC TẬP

Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh REE Được thành lập vào năm

1977 tại thành phố Hồ Chí Minh

Trụ sở chính : 364 Cộng Hòa -Tân Bình -Thành Phố Hồ ChíMinh Chi nhánh tại Hà Nội 41B Ly Thái Tổ- Quận Hoàn Kiếm- HàNội

Những dấu ấn của REE :

- 1977 Thành lập công ty quốc doanh

- 1993 Công ty đầu tiên của Việt Nam cổ phần hóa với vốn 16 tỷđổng

- 1996 Thành lập công ty : Reetech sản xuất hàng cơ điện giadụng và công nghiệp Sản phẩm Reetech đầu tiên xuất xưởng

- 1997 Phát hành trái phiếu công ty ra Quốc tế

- 1998 Vốn điều lệ 150 tỷ đồng

- 2000 Công ty Việt Nam đầu tiên niêm yếu trên thị trườngchứng khoán

Đạt chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng Quốc tế ISO 9002

- 2002 Tăng vốn điều lệ lên 225 tỷ đồng Sau hơn hai mươi nămtrong lĩnh vực cơ điện REE M & E được thành lập với 100% vốncủa REE REE chính thức tham gia lĩnh vực kinh doanh bất độngsản Công ty quản ly bất động sản ra đời Khai trương tòa nhàE.TOWN

- 2003 Đạt tiêu chuẩn chất lượng Quốc tế ISO 9001 - 2000

Các hoạt động chính của REE :

- Dịch vụ cơ điện cho các công trình công nghiệp, thương mại

và dân dụng

- Sản xuất máy điều hòa không khí Reetech, sản phẩm gia dụng

và tủ điện và sản phẩm cơ khí công nghiệp

Công ty đã từng bước phát triển lớn mạnh và vững bước trên thương trường Tự hào là một nhà thầu Cơ Điện Lạnh lớn mạnh nhất Việt Nam đủ khả năng cạnh tranh với các nha thầu nước ngoài Có một điều không thể phủ nhận được REE đã, và đang lànhà thầu lớn mạnh nhất Việt Nam.

Sơ đồ hoạt động kinh doanh REE :

HỘI ĐỔNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phát triển

và khai thác bất động sản

p Vật tư Xưởng cơ khí

p Kế Toán Xưởng tháp giải nhiệt

Xưởng điện

p Đầu tư và phát triển

p Kỉnh doanh

và tiếp thị

cơ SỞ LÍ LUẬN

Chúng ta đều biết rằng, giao tiếp là một nhu cầu, là một hoạt động không thể thiếu được củacon người, đặc biệt là các văn phòng - trung tâm giao tiếp của cơ quan là người thư ky văn phòng -người trực tiếp thực hiện chức năng giao tiếp

Để tiến hành các hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt thì các đối tượng giao tiếp nói chung vàngười thư ky văn phòng nói riêng cần nắm vững các hình thức giao tiếp, nguyên tắc giao tiếp và

kỹ năng giao tiếp

- CÁC HÌNH THỨC GIAO TIẾP :

Con người giao tiếp với nhau bằng nhiều hình thức Sự phân loại hình thức giao tiếpcăn cứ vào nhiều tiêu chí khác nhau

1 Căn cứ vào tính chất tiếp xúc thì hoạt động giao tiếp chia làm hai loại:

- Giao tiếp trực tiếp: là giao tiếp không qua các khâu trung gian, giao tiếp mặt đối mặt

- Giao tiếp gián tiếp: là thông qua một khâu trung gian nào đó để giao tiếp

Hiện nay ở các công sở có một hình thức giao tiếp vừa mang tính chất trực tiếp, vừamang tính gián tiếp, đó là giao tiếp qua điện thoại

2 Căn cứ vào tính chất của giao tiếp thì có thể chia làm hai loại:

- Giao tiếp chính thức

- Giao tiếp không chính thức

3 Căn cứ vào vị thế giao tiếp thì hoạt động giao tiếp được chia làm 3 loại:

- Giao tiếp ở thế mạnh

- Giao tiếp ở thế yếu

- Giao tiếp ở thế cân bằng

Nhìn chung trong quá trình làm việc ở công sở người thư ky văn phòng hầu hết đề tham giavào các hình thức giao tiếp cơ bản sau:

- Giao tiếp qua điện thoại

- Giao tiếp qua văn bản

- Giao tiếp qua các cuộc họp, hội nghị, hội thảo

- Giao tiếp với lãnh đạo, đổng nghiệp và khách

- CÁC NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH :

1 Đảm bảo hài hòa lợi ích của các bên tham gia:

Trong giao tiếp công sở đối tượng giao tiếp đến với người thư ky và cơ quan thường mangmột mục đích nhất định nào đó và họ luôn mong muốn nguyện vọng của họ trở thành hiện thực.Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết công việc lại xảy ra hai tình huống:

- Đối tượng giao tiếp được người thư ky hoặc cơ quan đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, tức

là cuộc giao tiếp thành công ở xu hướng tích cực

- Người thư ky hoặc cơ quan không đáp ứng yêu cầu của đối tượng giao tiếp

Lợi ích mà con người hướng tới trong hoạt động giao tiếp hành chính có thể là lợi ích vật chấthoặc lợi ích tinh thần Vì vậy, người thư ky phải xác định, cố gắng đảm bảo sự hài hòa giữa cácbên khi tham gia giao tiếp Nguyên tắc này đòi hỏi người thư ky văn phòng trong hoạt động giaotiếp hành chính cần chú y những điểm sau:

- Tìm hiểu tâm ly của khách cũng như yêu cầu, mục đích của khách và mục đích của cơ quan,đơn vị cần đạt tới

- Trong giao tiếp gián tiếp thì người thư ky phải giúp cơ quan và thủ trưởng thu thập thông tin

về phía đối tác và lợi ích mà họ hướng tới

- Đặt mục tiêu sao cho mục đích của cơ quan mình đạt được và lợi ích của đối tượng giao tiếpcũng được thỏa mãn một phần hay toàn bộ Có như vậy thì cuộc giao tiếp mới đem lại kết quả caocho công việc

- Ngay cả trong trường hợp lợi ích của đối tượng giao tiếp không được thỏa mãn thì người thư

ky cần tỏ thái độ cảm thông, chia sẽ chứ không được thỏa mãn, hiếu thắng hoặc thờ ơ

2 Cần đưa ra nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp có thể lựa chọn và quyết định:

Trong hoạt động giao tiếp hành chính, nhìn chung các bên tham gia đều mong muốn đạt đượcmục đích Tuy nhiên thực tế các hoạt động giao tiếp lại không đáp ứng được hoàn toàn những yêucầu đó và việc một bên tham gia giao tiếp không đạt được mục đích là lẽ thường tình Thư ky văn

phòng cần hiểu biết tình hình thực tế đó và phải đặt ra một nhiệm vụ làm thế nào để có thể thỏamãn được tất cả hay một phần nào đó của người giao tiếp Nếu không thỏa mãn được thì cũng phảilàm thế nào cho đối tượng giao tiếp hiểu và chấp nhận thực tế với tâm lí thoải mái và vẫn còn tinhthần để hợp tác về sau Để đảm bảo nguyên tắc này, người thư ky văn phòng cần chú y một sốđiểm sau:

- Cần lắng nghe khách trình bày yêu cầu, nguyên vọng của họ và căn cứ vào tình hình thực tếxem có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu của khách, thư ky cần phải vạch nhanh một số phương

án để khách có thể lựa chọn

- Khi được giao nhiệm vụ bàn bạc hoặc đàm phán với một đối tác về một vấn đề nào đó, thư kycần phân tích tình thế cho cả hai bên và có thể đưa ra một số giải pháp để cuộc thương lượng đạtkết quả cao

- Khi được giao tổ chức điều hành một cuộc họp, nếu có một vấn đề phức tạp hay chưa thốngnhất, thư ky có thể đưa ra một số giải pháp để giải quyết vấn đề, sau đó đề nghị mọi người thảoluận, cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong các phương án đó

3 Coi trọng và vận dụng tốt các quy phạm khách quan trong giao tiếp:

- Quy phạm khách quan trong giao tiếp Hành Chính được hiểu là những quy phạm pháp luật

do Nhà Nước ban hành hoặc những quy phạm pháp luật mang tính quốc tế Các quy phạm này làcác quy phạm của quản lí hành chính Lợi ích không thể vượt quá những quy phạm pháp luật đáquy định cho mọi người và do đó trong giao tiếp Hành Chính không thể không dựa vào những quyphạm pháp luật Bên cạnh đó, quy phạm khách quan còn có thể là những quy phạm đạo đức mà xãhội thừa nhận hoặc những quy luật tất yếu của chính sách mà con người buộc phẩi chấp nhận

- Để vận dụng nguyên tắc này, thư kí văn phòng cần nắm vứng nhứng chủ trương, chínhsách, các quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan đến các hoạt động của cơ quan hoặc liên quantrực tiếp đến nhiệm yụ của mình; đổng thời thư kí cũng cần nắm được các quy phạm đạo đức củadân tộc mình hoặc của các nước có liên quan đến đối tượng giao tiếp để yận dụng chung khi cầnthiết

4 Cần coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ

Các đối tượng giao tiếp đối với người thư kí văn phòng về cơ bản được phân thành 2 nhóm:

- Đối tượng giao tiếp là khách đến làm việc với cơ quan: trong đó khách có thể là cấp trên,

có thể là đồng nghiệp ở cơ quan bạn, hoặc có thể là khách đến liên hệ công việc

- Đối tượng giao tiếp là khách nội bộ cơ quan bao gồm: thủ trưởng cơ quan, lánh đạo đơn vị

và đổng nghiệp trong cơ quan

Việc phân loại đối tượng giao tiếp như trên giúp người thư kí văn phòng xác định được mìnhđang đứng ở vị thế giao tiếp nào từ đó lựa chọn ngôn ngữ hoặc cách thức giao tiếp cho hợp lí Tuynhiên, trong quan hệ giao tiếp hành chính người thư kí lại gặp phải các tình huống khó xử giữamột bên là công việc, một bên là các mối quan hệ

Trường hợp như vậy thì thư kí cần linh hoạt để xử lí một cách thích hợp, không nên quácứng nhắc hoặc cực đoan quá Điều cơ bản nhất là người thư kí văn phòng phải xác định mọi ngườitrong cuộc giao tiếp đều là quan trọng, cần phải tôn trọng họ và phải giải quyết được những yêucầu, đề nghị của họ một cách tốt nhất

Ngoài 4 nguyên tắc vừa trình bày ở trên, người thư kí văn phòng cần phải dựa trên nhữngnguyên tắc giao tiếp của người Việt để thực hiện các cuộc giao tiếp có hiệu quả: đó là những cởi

mở, ân cần, chu đáo, hiếu khách và lịch sự

- CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH

Người thư kí cũng như bất cứ người nào tham gia giao tiếp nào đều phải sử dụng các kỹ nănggiao tiếp cơ bản như : nghe, nói, đọc, viết và phản biện

1, Kỹ năng nghe :

Kỹ năng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng trong giao tiếp hàng chính, nó đòi hỏingười thư kí phải rèn luyện thường xuyên để có thể hiểu được nhu cầu, tâm trạng của đối tượnggiao tiếp hoặc thu lượm được nhiều thông tin để có thể xử lí thông tin một cách chính xác, đồngthời thể hiện sự tôn trọng đối vời đối tượng giao tiếp

- Để có được một kí năng nghe trong giao tiếp hành chính, người thư kí văn phòng cần phảichú y đến một số điểm sau:

- Sẩn sàng nghe: thái độ sẩn sàng nghe được thể hiện ở những hành vi cụ thể, chẳng hạn:Khi chuông điện thoại reo, cần nhanh chóng nhấc máy, tự xưng danh

Khi có khách bên ngoài đến làm việc, cần phải chủ động, gợi mở, lắng nghe những yêu cầu củakhách.

Với khách nội bộ, nên tạo một thói quen để đổng nghiệp nhận thấy mình luôn sẩn sàng giúp đỡcác yêu cầu của họ

- Trong quá trình giao tiếp, thư kí văn phòng cần phải dành một thời gian nhất định để ngheđối tượng giao tiếp nói hết các suy nghĩ, các y kiến của mình Trường hợp này giúp cho đối tượnggiao tiếp chủ động trình bày y kiến của mình và họ cúng cảm thấy được coi trọng , còn người thư

kí văn phòng thời gian để hiểu được các yêu cầu, đề nghị của khách, tuy nhiên có vài trường hợp,thấy đối tượng giao tiếp trình bày dài dòng, lộn xôn thì thư kí văn phòng cần kiên nhấn nghe mộtlúc rồi xin lỗi khách, cắt ngang lời nói của họ, yêu cầu họ trình bày, vấn đề một cách trực tiếp vàgiảm bớt các thông tin không cần thiết Trường hợp này chỉ áp dung khi người thư kí có quá ítthời gian hoặc do khách trình độ thấp không thể tự trình bày vấn đề của mình

- Khi nghe đối tượng giao tiếp trình bày, thư kí văn phòng cần huy động mọi khả năng có thể

để nhanh chóng nắm bắt các thông tin từ phía đối tượng giao tiếp và nếu họ trình bày không rõràng , mạch lạc thi bản thân người thư kí phải tự sắp xếp các thông tin theo một tật tự lôgic để từ

đó có thể giúp người thư kí văn phòng xử lí mọi thông tin

- Khi nghe người khác nói thư kí văn phòng cần biết thể hiện các cử chỉ phi ngôn ngữ như :điệu bộ, nét mặt, giọng nói để giúp cho đối tượng giao tiếp nhận thấy người thư kí tôn trọng họ

và quan tâm đến các yêu cầu của họ

Nếu là giao tiếp qua điện thoại, thư kí cần xen thêm một vài lời trong quá trình nghe hoặcthể hiện ngữ điệu, lời nói cho phù hợp, giúp cho người ở đầu dây bên kia nhận thấy người thư kí

đá hiểu y họ và lắng nghe họ Với loại giao tiếp trực tiếp thư kí nên nhìn thẳng vào đối tượng giaotiếp với thái độ khích lệ để đối tượng giao tiếp thấy mình hiểu y

Trên thực tế việc nghe có rất nhiều mức độ nhưng nhìn chung kỹ năng nghe của người thư kí

phải đạt đến trình độ nghe thấu cảm, nghe hiểu, nghe để xử lí thông tin cần thiết 2, Kỹ năng nói:

Kỹ năng nói là một kỹ năng rất quan trọng trong hoạt động giao tiếp bằng lời Với giao tiếphành chính, đây là một kỹ năng được sử dụng thường xuyên trong các hoạt động tiếp khách, hộihọp hoặc điện thoại Người thư kí không chỉ biết lắng nghe mà còn biết trình bày y kiến hoặc cácbiện pháp giải quyết của mình

Để cho hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt, thư kí văn phòng cần xác định mình nói cái gì vànói như thế nào Để thực hiện được kỹ năng nói, thư kí văn phòng cần phải chú y một số điểm sau:

- Giọng nói:

khi giao tiếp, người thư kí cần nói ở mức độ cao phù hợp, đủ cho đối tượng giao tiép nghe rõcác thông tin từ lời nói của mình Nếu nói trước số đông cần nói to hơn, còn khi nói với một haingười khách đối diện thì cần nói ở độ vừa phải Tốc độ lời nói không nên nói nhanh quá hoặc chậmquá dể phù hợp với hoàn cảnh và đối tượng giao tiếp

- Kết hợp với cử chỉ, ngữ điệu, nét mặt:

Cử chỉ phi ngôn ngữ luôn luôn tạo ra sức mạnh hoặc tạo thành vật cản cho lời nói Thôngthường, trong khi nói, người thư kí cần điều chỉnh tư thế ngồi thoải mãi, tự tin, dáng đứng saocho tạo được vẻ duyên dáng, kín đáo đổng thời hướng sự chú y về phía đối tượng giao tiếp, ánhmắt nhìn thẳng và tiếp xúc nhiều với người nghe Sự tiếp xúc bằng mắt không chỉ đưa lại chongười nghe cảm giác thân tình, cởi mở và cả sự tin cậy vào người nói

- Một trong những biện pháp để đạt được hiệu quả khi nói là người thư kí văn phòng nên cóthuật khôi hài đúng lúc và đúng chố Điều này đặc biệt quan trọng khi giao tiếp với những ngườikhách khó tính hoặc khi thủ trưởng và đổng nghiệp gặp chuyện bực mình Sự khôi hài, dí dỏm hàmchứa chất trí tuệ và tính thân ái sé giúp cho người thư kí giải tỏa được tâm lí căng thẳng ở cảngười nói và người nghe

- Một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động bằng lời là người thư kí phải biết diễn đạt lờinói sao cho trôi chảy, dễ hiểu Để làm được điều này thư kí văn phòng cần phải có một vốn từphong phú, phải co những kiến thức nhất định về ngữ pháp Để sử dụng ngôn ngữ có hiệu quả điềuquan trọng là phải căn cứ vào đối tượng, hoàn cảnh và nội dung giao tiếp để lựa chọn ngôn ngưgiao tiếp sao cho phù hợp Người thư kí phải có năng lực trình bày một vấn đề hoàn chỉnh trướcđám đông hoặc phải có năng lực tư diễn đạt y đồ của mình sao cho đối tượng giao tiếp hiểu đúng,hiểu chính xác

3, Kỹ năng đọc:

Trong hoạt động văn phòng, thư kí tham gia vào một hình thức giao tiếp qua văn bản, thư từgiao dịch và xử lí các văn bản đến Do đó ngoài khả năng nghe, nói, thư kí văn phòng cần có kỹnăng đọc