• Đối với các thủ tục mua sắm trong dự án ODA, Luật đấu thầu [1] của Việt Nam, Điều 3.3 đã ghi rõ: “Đối với dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức gọi tắt là ODA, việc đấu thầu
Trang 1
Kết thúc Mođun MS1 bạn có khả năng:
Nắm vững những khái niệm, các loại hình và các yêu cầu cơ bản về
mua sắm của các dự án ODA tại Việt Nam
Nắm vững hệ thống và các qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án
ODA
Theo dõi và đánh giá mua sắm trong dự án ODA
Đã kết thúc Mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA”
Học viên tự tìm hiểu tài liệu trước khoá học
Giáo viên nêu vấn đề, gợi ý, giảng giải và hỗ trợ trong quá trình học
Học viên thảo luận làm bài tập về lập kế hoạch mua sắm dưới sự hỗ
trợ của giáo viên
Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá
Tài liệu Mođun MS1: “Tổng quan mua sắm trong dự án ODA”
Các slide trình chiếu của giáo viên
Trang 2Bạn chịu trách nhiệm mua sắm trong một dự án ODA? Những câu hỏi bạn
thường phải trả lời có thể là:
Ông “mua sắm”
Mua sắm gì?
YÊU CẦU: Minh bạch…
HỒ SƠ MỜI THẦU: chuẩn bị…
• Các văn bản của Nhà nước
• Các văn bản của các nhà tài trợ chính
• Các tài liệu hướng dẫn mua sắm
Trang 3
hực
ã
ó
1 Những khái niệm cơ bản về mua sắm trong dự án ODA
) Đọc kỹ các khái niệm cơ bản về mua sắm trong khuôn khổ các dự án ODA
sau đây và ghi nhận những đặc điểm cơ bản của công tác mua sắm trong dự
án ODA:
• Hầu hết trong các dự án ODA có công việc mua sắm Công việc mua sắm
diễn ra ở các cấp và các giai đoạn khác nhau của dự án
• Mua sắm trong dự án ODA gồm một loạt hoạt động cung cấp rộng lớn và
bao quát hơn nhiều so với khái niệm “MUA” truyền thống Nó bao gồm
các hoạt động chi tiêu mua sắm để có được thiết bị, vật tư, dịch vụ tư vấn,
nhân công v.v những thứ cần thiết cho hoạt động của dự án Nó còn bao
gồm các hoạt động chi tiêu liên quan tới việc giám sát xúc tiến mua bán,
gửi nhận hàng, kế toán, lưu kho, nghiệm thu, loại bỏ vật tư dư thừa trước
khi kết thúc công việc
• Quản lý mua sắm được xem xét từ khía cạnh người mua trong mối quan hệ
người mua - người bán Người mua là chủ dự án hoặc người ủy quyền,
trong khi người bán có thể là chủ thầu, nhà cung cấp hoặc đại diện của họ
• Đối với các thủ tục mua sắm trong dự án ODA,
Luật đấu thầu [1] của Việt Nam, Điều 3.3 đã ghi
rõ: “Đối với dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển
chính thức (gọi tắt là ODA), việc đấu thầu được t hiện trên cơ sở nội dung điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc thoả thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đ
ký kết.” Điều này có nghĩa là các thủ tục mua sắm
cần tuân theo các yêu cầu về mua sắm của nhà tài trợ Các qui định này c
thể tham khảo trong các qui định, hướng dẫn của các nhà tài trợ chính
ODA tại Việt nam [7, 8, 9] cũng như các qui định, hướng dẫn của các nhà
tài trợ ODA khác
GHI NHỚ
Các thủ tục mua sắm trong dự án ODA phải tuân thủ theo yêu cầu về mua sắm của nhà tài trợ
Trang số: 3/37
Trang 42 Các lĩnh vực mua sắm trong dự án ODA
) Phân biệt rõ 3 lĩnh vực mua sắm chủ yếu thuộc các dự án ODA trong bảng
• Thông thường các thông số
và các yêu cầu kỹ thuật của công trình đã được xác định
và công bố nên việc đấu thầu
chủ yếu dựa trên đấu thầu
cạnh tranh theo giá
• Việc xác định đầy đủ, chính xác các thông số kỹ thuật của công trình và thể hiện rõ ràng chúng trong Hồ sơ mời thầu (HSMT) là đặc biệt quan trọng
uy tín được tích luỹ của cá nhân, công ty Cơ bản, chúng khó có thể định lượng
• Mua sắm chủ yếu dựa trên
việc mời và chọn được các
nhà thầu đáp ứng được các tiêu chí (chất lượng-giá)
• Việc không “bỏ sót” các nhà thầu tiềm năng trong danh sách mời là một nhiệm vụ quan trọng của quản lý mua sắm
• Việc đàm phán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra
• Mua sắm thông thường căn
cứ vào chào hàng của nhà
sản xuất hoặc cung ứng trên những tiêu chuẩn/thông số
kỹ thuật đã được xác định
• Việc tìm được nhà cung cấp tối ưu (hàng hoá thoả mãn chất lượng, đã qua thử thách, giá cả hợp lý…) đòi hỏi người quản
lý không những phải thu thập
đầy đủ thông tin về nhà sản
xuất, nhà cung ứng mà còn cần
nắm được các kỹ thuật chọn
lựa tối ưu.(ví dụ so sánh chi phí theo vòng đời sản phẩm)
Trang 5
) Quan sát và đọc các mô tả sơ đồ “Dải mua sắm” trong Hình 1 dưới đây và
xác định vị trí của xây lắp, dịch vụ tư vấn và hàng hoá:
Hình 1: Dải mua sắm
• Mô tả sơ đồ “Dải mua sắm”:
Sơ đồ trên giúp mô tả bằng hình ảnh về tính chất của các sản phẩm cần mua sắm
Phía cực trái là ví trí của các sản phẩm định lượng, đo đếm được Độ “đo
đếm được” giảm dần về phía phải
Phía cực phải là khu vực của các sản phẩm mang nhiều định tính, khó đo
đếm Độ “định tính” giảm dần về phía trái
Khi xem xét ta thấy:
• Xây lắp: Các công trình thường có các thông số xác định rõ ràng (kg, m2,
số lượng, đơn giá v.v.) được định vị tại cực trái của dải tức là 100% định
lượng được
• Dịch vụ tư vấn: Dịch vụ tư vấn do các tư vấn, kỹ sư, luật sư v.v cung cấp
Công việc khó mô tả định lượng và chúng có vị trí cực phải của dải tức là
100% định tính
• Hàng hoá, mặc dù hàng hoá/thiết bị có các thông số kỹ thuật (công suất, vòng
quay/phút v.v.) như nhau nhưng chất lượng thực tế của chúng trong nhiều
trường hợp có sự khác biệt phụ thuộc vào nhà sản xuất, thời gian đã được thử
thách v.v những yếu tố không hoặc khó đo đếm, mô tả được Vì vậy, hàng
hoá thiết bị nằm ở giữa “Dải mua sắm” Do ngày càng có nhiều thông tin
khách quan về hàng hoá, thiết bị nên vị trí của hàng hoá có xu hướng dịch về
phía trái (định lượng được) trong Dải mua sắm
Trang 6) Đọc kỹ yêu cầu cơ bản dưới đây Những yêu cầu này áp dụng cho mọi loại
mua sắm và chúng đặc biệt được các các nhà tài trợ, ngân hàng và các tổ
chức tín dụng quốc tế đặc biệt quan tâm:
GHI NHỚ
• Minh bạch , giá trị hữu dụng và giải trình được là các yêu cầu cơ bản của mua sắm
trong dự án ODA
3 Các hình thức tổ chức và phương thức mua sắm trong các dự
án ODA
) Đọc kỹ các mô tả về hình thức mua sắm được áp dụng phổ biến trong bảng
dưới đây Chú ý ghi nhận những khuyến cáo khi nào và vì sao nên áp dụng
loại hình mua sắm nào đó:
CÁC YÊU CẦU CHUNG VỀ MUA SẮM TRONG DỰ ÁN ODA
• Yêu cầu minh bạch: Các qui trình và thủ tục mua sắm, kế hoạch
đấu thầu, HSMT v.v cần được thể hiện bằng văn bản và được công khai trước xã hội
• Yêu cầu giá trị hữu dụng: Mua sắm cần mang lại những giá trị
tốt nhất cho xã hội
• Yêu cầu giải trình được: Những người sử dụng kinh phí mua
sắm phải có trách nhiệm trước việc chi tiêu và phải có khả năng giải trình các qui trình và thủ tục mà họ đã áp dụng
Trang 7Mời thầu được công bố công khai và rộng rãi cho tất cả các nhà thầu Quốc
tế đủ điều kiện Mục đích nhằm tăng
sự lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất và đảm bảo cơ hội bình đẳng trong việc cung cấp
• Đòi hỏi đấu thầu trong nước
Mời thầu được công bố công khai và rộng rãi cho tất cả các nhà thầu trong nước đủ điều kiện
• Phù hợp cho mua sắm các hàng hoá bán sẵn hoặc hàng hoá có tiêu chuẩn định sẵn số lượng giá trị nhỏ và các công trình xây lắp nhỏ
• Khi chỉ có một số ít nhà cung cấp và
• Khi việc cung cấp nhanh là cấp thiết đối với dự án.
• Mời thầu gửi tới thường không ít hơn 5 nhà thầu và từ nhiều hơn 1 nước trên báo chí bằng tiếng Anh
ở nước mời thầu (nếu là chào hàng quốc tế) Những chào thầu nhận được cần được mở công khai, và đánh giá như một cuộc đấu thầu
• Được thực hiện bằng việc yêu cầu các nhà cung cấp nước ngoài và trong nước gửi tối thiểu ba (03) báo giá
• Giá cả, khả năng đáp ứng các yêu cầu giao hàng là những yếu tố lựa chọn chính
• Ngân hàng cần nhận được bản sao: (i) Tổng kết hoặc đánh giá tất
cả các chào hàng và báo giá nhận được, (ii) Giải thích việc trao thầu (iii) Hợp đồng ký và (iv) Xác nhận về tính xác thực của hợp đồng
• Các công trình được mở rộng
từ một công trình trước đó hoặc đang tiến hành dở dang với sự hợp tác với cùng một nhà thầu
Mua/đàm phán trực tiếp được tiến hành với với một nhà thầu hoặc một
số ít các nhà thầu và việc đàm phán được chứng minh là kinh tế hơn và sẽ đảm bảo tính tương hợp về chất lượng công trình
Mua sắm trực
tiếp (Đấu thầu
lặp lại hay Đặt
• Khi mà các hạng mục cần mua sắm đã được mua thông qua đấu thầu quốc tế, nay cần được
• Các nhà thầu đã từng đáp ứng trước đó sẽ được mời và nếu số lượng này là lớn quá, 5 nhà thầu
Trang 8hàng lặp lại) mua thêm và ngân sách sẵn
sàng cho mục đích này
• Phần thêm này sẽ được mua dưới hình thức đấu thầu lặp lại khi có thể chỉ rõ ra rằng một cuộc thầu quốc tế nữa không góp phần thêm lợi ích gì
• Thông thường thì đơn đặt hàng lặp lại này làm theo trình tự của cái trước trong vòng 18 tháng và số lượng đặt thêm không được vượt quá 30% số lượng đặt lần đầu (theo WB)
với giá thầu thấp nhất sẽ được tham gia
• Trường hợp đặc biệt, nếu có quá
ít nhà thầu tham dự và nhà thầu được chọn tỏ ra vượt trội các đối thủ một cách rõ ràng thì số lượng thêm vào của hạng mục nói trên
có thể được mua ngay thay vì đặt hàng lặp lại với nhà cung cấp đã được chọn trước đó với điều kiện không có chào hàng nào hấp dẫn hơn và giá mua thêm này không cao hơn so với giá ban đầu
) Đọc kỹ các mô tả về phương thức mua sắm phổ biến trong Bảng 2 dưới
đây Chú ý ghi nhận những qui định khi nào và vì sao nên áp dụng phương
thức mua sắm nào đó:
Bảng 2: Phương thức mua sắm trong dự án ODA
Phương
thức
Khi nào áp dụng/vì sao? Cách thức áp dụng
Đấu thầu một túi
HSDT đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
có giá đánh giá thấp nhất sẽ được
chọn (xem MS2, MS4)
Đấu thầu hai túi
hồ sơ Phương thức này được áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư
Đấu thầu hai giai
đoạn: • Các gói thầu mua sắm hàng
hoá và xây lắp có giá từ 500
tỷ đồng trở lên
• Các gói thầu mua sắm hàng hóa có công nghệ thiết bị và xây lắp đặc biệt phức tạp
• Dự án thực hiện theo hợp đồng chìa khóa trao tay.
• Giai đoạn thứ nhất: các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ gồm đề xuất về kỹ thuật và phương án tài chính (chưa có giá) để Bên mời thầu xem xét và thảo luận nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật
• Giai đoạn thứ hai: các nhà thầu tham gia trong giai đoạn thứ nhất nộp HSDT chính thức với đề xuất
kỹ thuật và đề xuất chi tiết về tài chính (có cả giá)
Các hình thức tổ chức và phương thức mua sắm có thể tham khảo thêm trong [2]
Hình 2 dưới đây mô tả tổng hợp các qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án
Trang 9
ODA Lưu ý “Chương trình đào tạo” mặc dù rất gần với hoạt động dịch vụ tư
vấn nhưng cũng được xếp riêng do tính đặc thù đào tạo
Hình 2: Sơ đồ tổng hợp các qui trình mua sắm
trong khuôn khổ dự án ODA
(Tham khảo qui trình của WB)
Trang số: 9/37
Thông tin nhà thầu; HSMT
Tuyển học viên
Chuẩn bị HSMT cạnh tranh trong nước
Q cáo và chuẩn bị HSMT cạnh tranh Quốc tế
Chuẩn bị chào hàng Quốc tế
& trong nước
Tham chiếu;
Tiêu chí đ/giá Quan tâm;
D sách ngắn
Đào tạo &
hướng dẫn
Danh sách nhà thầu; gửi HSMT
Chọn cơ sở đào tạo
Quảng cáo và mời thầu
Mời thầu Yêu cầu báo
giá
Yêu cầu gửi HSDT (Đề xuất)
LẮP ĐẶT VẬN HÀNH TÁC NGHIỆP
Tổ chức, thu xếp lớp học
Tiếp nhận, đánh giá HSDT; xét chọn nhà thầu
Tiếp nhận, đánh giá HSDT; xét chọn nhà thầu
Đánh giá và chọn nhà cung cấp
Xét chọn đề xuất tốt nhất
XÂY LẮP
Hoàn chỉnh thiết
kế và giá dự toán
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO
Chuẩn bị yêu cầu và kinh phí
HÀNG HOÁ
Xây lắp; giám sát thực hiện
Giao hàng tại chỗ
Giao hàng tại cảng hoặc địa điểm qui ước
Giao hàng tại cảng hoặc địa điểm qui ước
đồng
Trang 104 Qui trình mua sắm trong dự án ODA
) Hãy quan sát và đọc kỹ mô tả các bước của qui trình (Hình 3) để có một
hình ảnh tổng thể về qui trình và các bước của qui trình Lưu ý các đầu ra
(văn bản) sau mỗi bước và các hoạt động quản lý cần tác nghiệp:
• Phân nhân lực phụ trách mua sắm
• Hoàn chỉnh thông tin, yêu cầu kỹ thuật liên quan sản phẩm
• Thương thảo với nhà thầu
• Trình duyệt kết quả đấu thầu
• Thông báo kết quả đấu thầu
• Nghiệm thu và thanh toán hợp đồng
• Thực hiên các báo cáo cần thiết với chủ dự án, chủ đầu tư, nhà tài trợ, các bên liên quan…
• Danh mục ưu tiên mua sắm
Trang 11
) Hãy theo dõi mô tả chi tiết các bước của qui trình mua sắm trong
khuôn khổ dự án ODA theo thứ tự các nhiệm vụ quản lý n o p q
r Lưu ý rằng trong mỗi nhiệm vụ cần lần lượt xem xét ĐẦU VÀO, CÔNG CỤ HỖ TRỢ (cần có) và KẾT QUẢ (đầu ra: văn bản, hồ sơ, danh mục, quảng cáo v.v.) Kết quả của nhiệm vụ này thường là đầu vào cho nhiệm vụ tiếp theo:
Là công việc đòi hỏi sự chuẩn bị công phu có ảnh hưởng tới toàn bộ qui
trình mua sắm sau này
• Phân công nhân lực mua sắm:
Giám đốc dự án chỉ định cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm
mua sắm của dự án có kiến thức và kinh nghiệm về chuyên môn
và mua sắm
Chọn và đề xuất Danh sách (hội đồng) chấm thầu cho từng hạng
mục mua sắm sau khi đã lập kế hoạch mua sắm Những thành viên của hội đồng ngoài các yêu cầu về chuyên môn, quản lý còn cần
có sự cam kết về thời gian tham gia và các qui định bảo mật thông tin đấu thầu Danh sách này cũng cần được các cấp chủ quản của
dự án xét duyệt
• Tìm hiểu thông tin và hoàn chỉnh thông số/yêu cầu kỹ thuật
liên quan đến sản phẩm/dịch vụ tư vấn cần mua sắm:
Các thông tin về bản thân sản phẩm như thông số kỹ thuật, nhà sản
xuất và các nhà cung cấp tiềm năng; kinh nghiệm tư vấn v.v
Trang số: 11/37
Chuẩn bị-kế hoạch
n
Kết quả
1 Hồ sơ mời thầu
2 Giá được duyệt
3 Các tiêu chuẩn đánh giá
Công cụ và hỗ trợ
1 Các hồ sơ chuẩn
2 Đánh giá chuyên môn
Đầu vào
1 Nhân lực
2 Danh mục
3 Kế hoạch mua sắm
Đầu vào
Trang 12Các thông tin về việc mua sắm các sản phẩm tương tự
Các qui định (kỹ thuật, hải quan v.v) về việc mua sắm
• Xác định danh mục các hình thức mua sắm
Căn cứ trên Danh mục mua sắm đã được duyệt (hàng hoá, xây lắp,
dịch vụ tư vấn) xác định các gói thầu (sao cho số lượng, kích
thước và giá trị các gói thầu hợp lý và kinh tế cho việc tổ chức
mua sắm)
Xác định các phương thức tổ chức mua sắm thích hợp cho từng
sản phẩm hoặc gói thầu (đấu thầu quốc tế, đấu thầu trong nước,
chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu v.v.)
• Xác định các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển
Các tiêu chuẩn đánh giá được sử dụng để xếp hạng các HSDT Các tiêu
chuẩn đánh giá thường được coi là một phần của các tài liệu mua sắm
Theo Luật đấu thầu, các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển phải được
công bố cho nhà thầu trong HSMT
Các tiêu chuẩn đánh giá sơ tuyển (Tiền đánh giá): thường được thiết
kế và sử dụng căn cứ vào kinh nghiệm/thâm niên của nhà thầu, khả
năng tài chính, năng lực triển khai và quản lý các nhiệm vụ mua sắm
tương tự
Các tiêu chuẩn lựa chọn tư vấn hoặc nhà cung cấp căn cứ vào giá dự
thầu và khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, quản lý Các tiêu
chuẩn và cách thức xét tuyển đa dạng tuỳ theo loại hình và phương
thức mua sắm (Chi tiết tại Mođun MS2, MS3, MS4)
• Thể hiện kế hoạch mua sắm
Dựa trên danh mục, tiến độ, phương thức
đấu thầu của các gói thầu, bạn cần cụ thể
hoá kế hoạch mua sắm Lưu ý rằng, mặc
dù kế hoạch mua sắm đã được phản ảnh
trong kế hoạch chung của dự án nhưng
đối với các nhiệm vụ mua sắm lớn và
phức tạp, kế hoạch mua sắm cần phải
được thể hiện chi tiết với các hoạt động
cùng lịch trình cụ thể Ví dụ khái quát về
một bản kế hoạch như vậy (Mua sắm
phục vụ xây dựng Trường Tiểu học Đông
Thái – Hà nội) được thể hiện như trong
Hình 4 và xem chi tiết tại Phụ lục 1 Công cụ để thể hiện bản kế hoạch
Hình 4: Ví dụ kế hoạch mua sắm
Trang 13
là phần mềm Microsoft Project hoặc bạn chỉ cần thể hiện kế hoạch
dưới dạng bảng thông thường
• Sơ tuyển nhà thầu
Thường chỉ áp dụng cho các mua sắm lớn hoặc đặc biệt Để tổ chức sơ
tuyển, cần tiến hành các công việc sau:
Gửi thư mời sơ tuyển đến các nhà thầu/nhà cung cấp tiềm năng
Đính kèm vào hồ sơ sơ tuyển các tài liệu cần thiết đã được Nhà tài
trợ/Ngân hàng thẩm định để hướng dẫn cụ thể cho các nhà thầu Hãy
dành đủ thời gian để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển
Khi có sửa đổi, cần gửi đính kèm các sửa đổi vào hồ sơ mời sơ
tuyển gửi cho tất cả các nhà thầu đã tham gia quá trình sơ tuyển
Tổ chức và chuẩn bị các nhóm đánh giá sơ tuyển
Quản lý và đánh giá các hồ sơ sơ tuyển
Sơ tuyển có ưu điểm giúp hạn chế sự tham gia của các nhà thầu chưa đủ
năng lực, kinh nghiệm Tuy nhiên, nhược điểm là làm tăng thời gian
mua sắm, chi phí quản lý cao hơn và tăng nguy cơ các công ty đã qua
sơ tuyển “móc nối” làm giảm tính cạnh tranh, đặc biệt, nếu họ ở cùng
một quốc gia
• Các mẫu chuẩn (để tham khảo): có thể bao gồm các hợp đồng
chuẩn, các mô tả các khoản mục mua sắm chuẩn Lưu ý rằng, các dự
án có khối lượng mua sắm đáng kể nên có nhiều những tài liệu
chuẩn hóa này để tham khảo
• Đánh giá chuyên môn: Những đánh giá, nhận xét và kiến nghị (có
thể được thực hiện trước) của chuyên gia, tư vấn về các các sản
phẩm cần mua sắm
• Hồ sơ mời thầu (HSMT)
HSMT giúp nhà cung cấp tiềm năng chuẩn bị và gửi các đề xuất hoặc
7, 8, 9]
Trang 14Các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển;
Phạm vi mua sắm
Tiến độ cung cấp;
Các thông số kỹ thuật và bản vẽ;
Các điều kiện chung của hợp đồng;
Các điều kiện đặc biệt của hợp đồng;
Biểu mẫu dự thầu
Tính hợp lệ đối với các qui định về HSDT
Biểu mẫu dự thầu có số lượng và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào
hình loại và phương thức mua sắm Chúng có thể là:
Yêu cầu đề xuất (Request for Proposal - REP),
Yêu cầu báo giá (Request for Quotation - RFQ),
Thư mời đàm phán (Invitation for Negotiation), và
Phản hồi ban đầu của nhà thầu (Contractor initial Response)
Mẫu bảo lãnh dự thầu (Bid security)
Mẫu Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (Contract Performance Security)
lựa chọn nguồn cung cấp căn cứ vào giá trong khi thuật ngữ “đề xuất”
được sử dụng khi cân nhắc không dựa vào tài chính mà dựa chủ yếu
vào kỹ năng, kỹ thuật hay cách tiếp cận (như khi mua các dịch vụ tư
vấn mang tính chuyên môn)
hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA”
Tuỳ loại hình mua sắm, tài liệu mua sắm có thể không nhất thiết cần
toàn bộ các tài liệu trên
• Giá được duyệt Có thể là:
Giá được duyệt cho hàng hoá/thiết bị
Giá dự toán của công trình
Phí tư vấn và chi phí hoàn trả tối đa dành cho tư vấn
Việc định giá cần do các chuyên gia dự toán Giá dư toán không phù
hợp có thể dẫn tới (1) Giá quá thấp (ví dụ thấp hơn tất cả các giá dự
thầu) không chọn được nhà thầu và dẫn đến phải tổ chức tổ chức đấu
thầu lại (2) Giá cao có thể gây lãng phí
• Các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển
Trang 15
Các tiêu chuẩn đánh giá cần thống nhất, cụ thể (tiêu chí, thang điểm …)
và được thông báo trong HSMT
GHI NHỚ
Tài liệu mua sắm phải chính xác để đảm bảo thuận lợi trong so sánh các chào thầu, nhưng cũng phải đủ linh hoạt để có thể nhận được các phản hồi của nhà cung cấp
Kế hoạch mua sắm cần được các cấp thẩm
quyền thông qua và các bên liên quan nắm vững
Mời thầu gồm các hoạt động nhằm quảng bá thông tin đến những nhà thầu
tiềm năng có khả năng đáp ứng những yêu cầu mua sắm của dự án
• Các tài liệu mua sắm: Trong đó quan trọng nhất là HSMT
• Danh sách các nhà thầu: Các nhà thầu đủ tiêu chuẩn là nhà cung
cấp/nhà thầu hợp lệ và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đưa ra trong
HSMT Một số tổ chức lưu trữ danh sách hoặc hồ sơ thông tin về
những nhà thầu tiềm năng Các danh sách này thường có các thông
tin liên quan đến kinh nghiệm, tính hợp lệ và các đặc điểm khác của
Công cụ và hỗ trợ
1 Hội nghị các nhà thầu/ nhà cung cấp
Trang 16Nếu những danh sách như vậy không có sẵn, cán bộ mua sắm phải tự
thu thập tin trong các thư viện, các tổ chức địa phương liên quan, các
tạp chí thương mại v.v Trong một số trường hợp cần đến tận nơi
hoặc liên lạc với những khách hàng trước đó để có thêm thông tin cụ
thể
Tài liệu mua sắm có thể được gửi tới một số hoặc tất cả các nhà thầu
• Hội nghị các nhà thầu
Hội nghị các nhà thầu (hay còn gọi là Hội nghị tiền đấu thầu) là cuộc
họp mặt những nhà thầu/nhà cung cấp tiềm năng để chuẩn bị lập hồ sơ
dự thầu/đề xuất/chào hàng Hội nghị nhằm đảm bảo tất cả các nhà thầu
đều có những thông tin chung và rõ ràng về gói thầu (yêu cầu kỹ thuật,
yêu cầu về hợp đồng, v.v)
sắm
• Quảng cáo
Có thể giúp mở rộng danh sách các nhà cung cấp tiềm năng bằng cách
đăng quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng và chuyên
ngành Lưu ý, pháp luật của một số nước qui định việc quảng cáo mời
thầu là bắt buộc đối với một số mặt hàng nhất định đặc biệt với hầu hết
các hợp đồng của chính phủ
Thông báo mời thầu tổng hợp (General Procurement Notice -
GPN):
Hầu hết các nhà Tài trợ yêu cầu các bên vay phải đăng tải Thông
báo thầu tổng hợp trên trang web Phát triển Kinh doanh của Liên
Hợp Quốc (UNDB) nhằm cung cấp các thông tin cập nhật về các gói
thầu chính của dự án đang/đã được ngân hàng xem xét phê duyệt tài
trợ nhằm tạo điều kiện cho các nhà cung cấp/các nhà thầu nắm được
thông tin về các cơ hội tham gia đấu thầu Quốc tế (ICB)
Nội dung Thông báo bao gồm:
o Tên của Bên vay/dự án
o Khoản và mục đích khoản vay hoặc khoản vay đang xem xét
Công cụ-hỗ trợ
Trang 17
o Phạm vi đấu thầu theo hình thức ICB và các dịch vụ tư vấn có
trị giá bằng hoặc lớn hơn US$ 200.000
o Tên và địa chỉ của cơ quan thực hiện dự án
o Nếu có, các mốc tiến độ phát hành HSMT/tài liệu sơ tuyển nhà
thầu
Cách thức đăng tải:
o Bên vay/dự án cần soạn GPN
và sau đó gửi cho ngân hàng
xem xét trước khi gửi đăng tải
không muộn hơn 8 tuần trước
ngày đầu tiên công bố rộng rãi
hồ sơ sơ tuyển/HSMT cho gói
Thông báo mời thầu cụ thể (Special Procurement Notice - SPN)
Áp dụng cho mỗi gói thầu chính của dự án với nội dung tương tự
như Thông báo mời thầu tổng hợp
Cách thức đăng tải: SPN cần được thực hiện như sau:
o Dự án phải gửi SPN cho nhà tài trợ trước khi phát hành với nhấn
mạnh áp dụng sơ tuyển hay không
o Thông báo cho đại dịên trong nước của các quốc gia hợp lệ tham
gia dự án của nhà tài trợ
o Quảng cáo trên ít nhất một tờ báo trong nước
o Thông báo trên tạp chí chính thức trong nước
o Thông báo trực tiếp tới tất cả các hãng đã gửi thư quan tâm khi
phát hành thông báo mời thầu
o Dự án nên cho các nhà thầu khoảng thời gian xác định để chuẩn
bị hồ sơ sơ tuyển hoặc HSDT không dưới 6 tuần
Trang số: 17/37
Địa chỉ tại:
http://www.devbusiness.co
m hoặc có thể gửi thẳng theo địa chỉ:
dbusiness@worldbank.
org (cho các dự án ODA của Ngân hàng Thế giới)
dbusiness@un.org
(cho các dự án ODA không thuộc của Ngân hàng Thế giới)
Kết
quả
Trang 18• Hồ sơ dự thầu (HSDT): (đề xuất, chào thầu) là những tài liệu đã được
chuẩn bị của các nhà thầu/nhà cung cấp mô tả khả năng và sự sẵn sàng
của họ trong việc cung cấp những sản phẩm mua sắm yêu cầu
Lựa chọn nhà thầu là hoạt động phức hợp căn cứ theo các tiêu chuẩn đánh
giá để chọn nhà cung cấp thích hợp nhất
• HSDT
HSDT thường bao gồm Đề xuất kỹ thuật và Đề xuất tài chính
• Các tiêu chuẩn đánh giá: Giá có thể là yếu tố quyết định chính đối
với một số khoản mục mua sắm Tuy nhiên, giá đề xuất thấp hơn có
thể không phải là chi phí thấp nhất khi nhà cung cấp không thể giao
sản phẩm đúng hạn
• Các chính sách của tổ chức: Các tổ chức tham gia vào dự án có thể
có những chính sách chính thức và không chính thức ảnh hưởng tới
việc đánh giá các đề xuất Ví dụ, tổ chức có thể sử dụng hệ thống
