HỆ THỐNG QUẢN LÝ THIẾT BỊ VÀ PHÒNG BAN

MÔ PHỎNG HỆ THỐNG QUẢ LÝ THIẾT BỊ VÀ PHÒNG BANThết kế hệ thống quản lý thiết bị và phòng ban, thông tin cần lưu giữ về thiết bị gồm: mã thiết bị, tên thiết bị, mô tả chỉ tiêu kỹ thuật củ

ty viễn thông tin học Thị trường chứng khoán đang chứng kiến sự tăng giá mạnh mẽ của cổ phiếu các công ty này, giá trị công ty ngày càng ra tăng Đối với Việt Nam, nền kinh tế đang trong giai đoạn hội nhập Sự gia nhập WTO đang đánh dấu một cuộc biến đổi mạnh mẽ của nền kinh tế.

Hội nhập kinh tế nền kinh tế đã đạt ra những vấn đề hết sức cập thiết đối với các doanh nghiệp Trong đó lĩnh vực công nghệ thông tin được đánh giá là

sẽ phái chịu rất nhiều tác động

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập tại trường Cao Đẳng Nghề Công Nghiệp Hà Nội, em đã được các thầy cô cung cấp, truyền đạt và chỉ bảo nhiệt tình tất cả kiến thức nền tảng và chuyên môn quý giá Ngoài ra em còn được rèn luyện một tinh thần học tập và làm việc rất cao Đây là những yếu tố cơ bản giúp em nhanh chóng hoà nhập với môi trường làm việc sau khi ra trường Đó cũng là nền tảng vững chắc giúp em thành công trong sự nghiệp sau này

Đồ án tốt nghiệp là cơ hội để em có thể áp dụng, tổng kết những kiến thức

mà mình đã học, đồng thời rút ra những kinh nghiệm thực tế quý giá trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Đầu tiền em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Gia Phúc - GVHD trực tiếp của em đã giúp em hoàn thành đồ án một cách thuận lợi Cô đã luôn bên cạnh để đóng góp sửa chữa những thiếu sót, khuyết điểm em mắc phải và đề ra hướng giải quyết tốt nhất từ khi em nhận đề tài đến khi hoàn thành

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô Em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến gia đình, bạn bè, đã ủng hộ, động viên tinh thần giúp em hoàn thành đồ án tốt nghiệp

Xin kính chúc quý thầy cô mạnh khoẻ, hạnh phúc và vững bước trên con đường sự nghiệp trồng người vinh quang mà trách nhiệm đã giao phó

MỤC LỤC

1.Tự đánh giá những mặt thuận lợi và không thuận lợi của hệ thống mới so với hệ thống cũ .38 Qua quá trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư chúng ta thấy rằng với việc sử dụng máy tính vào các công việc kiểm soát số lượng thiết bị thì tiến trình công việc

sẽ có phần nhanh chóng và chính xác hơn nhiều góp phần quan trọng vào quá trình phát triển hệ thống quản lý 38

MÔ PHỎNG HỆ THỐNG QUẢ LÝ THIẾT BỊ VÀ PHÒNG BAN

Thết kế hệ thống quản lý thiết bị và phòng ban, thông tin cần lưu giữ về thiết bị gồm: mã thiết bị, tên thiết bị, mô tả chỉ tiêu kỹ thuật của thiết bị, ngày tháng năm mua thiết bị, đơn giá, số lượng thiết bị được mua về, số tiền phải đền nếu làm mất hoặc hỏng thiết bị, hãng cung cấp thiết bị , Mã phòng ba đang giữ thiết bị, ngày giao thiết bị cho phòng ban, ngày thanh lý thiết bị, lý do thanh lý,

số lượng thiết bị được giao cho từng phòng ban Thông tin về phòng ban gồm:

Mã phòng ban, tên phòng ban, chức nằng của phòng ban, số điện thoại, hãy đưa

ra các giả thiết hợp lý về các phụ thuộc hàm cần có để xây dựng hệ thống chương trình quản lý thiết bị và phòng ban với các chức năng: nhập dữ liệu ; sửa

dữ liệu ; tìm kiếm thiết bị theo mã thiết bị, theo tên thiết bị, theo ngày mua thiết

bị, ; tìm kiếm thiết bị theo mã phòng ban đang giữ thiết bị đó; tìm kiếm phòng ban theo mã thiết bị mà phòng ban đó đang giữ, xem toàn bộ thông tin được sắp xếp về thiết bị kèm theo các thông tin về các phòng ban đang giữ thiết bị đó; xem toàn bộ thông tin được sắp xếp về phòng ban kèm theo các thông tin về các thiết bị mà phòng ban đó đang giữ; lập báo cáo cac thống kê số tiền mua thiết bị của những thiết bị được giao cho các phòng ban, báo cáo bao gồm thông tin về

mã thiết bị tên thiết bị, đơn giá thiết bị , ngày phân cho phòn ban, tên phòn ban, tổng số tiền mua thiết bị đã giao theo từng tháng và tổng số tiền mua tất cả thiết

bị sau đó lập báo cáo thống kê số tiền mua thiết bị của những thiết bị đã được thanh lý báo cáo bao gồm thông tin về , mã thiết bị, tên thiết bị, đơn giá thiết

bị, ngày giao cho phòng ban , tên phòng ban ngày thanh lý, lý do thanh lý, tổng

số tiền mua thiết bị đã thanh lý theo từng tháng và tổng số tiền mua của tất cả các thiết bị đã thanh lý

Phần I

I Tóm Tắt Đề Tài :

Thết kế hệ thống quản lý thiết bị và các phòng ban:

+ Thông tin lưu giữ về thiết bị gồm:

- Mã thiết bị

- Tên thiết bị

- Mô tả chi tiêu kỹ thuật của thiết bị

- Ngày tháng năm mua thiết bị

- Đơn giá

- Đơn vị đo

- Số lượng thiết bị được mua về

- Số tiền phải đền nếu làm mất hoặc hỏng thiết bị

- Hãng cung cấp thiết bị

- Mã phòng ban đang giữ thiết bị này

- Ngày giao thiết bị cho phòng ban

- Ngày thanh lý thiết bị

- Số lượng thanh lý

- Lý do thanh lý

- Số lượng thiết bị được giao cho từng phòng ban

+ Thông tin lưu giữu về phòng ban gồm:

- Thiết bị:

Tìm kiếm theo: mã thiết bị

Tên thiết bị

Ngày mua thiết bị

Tìm kiếm theo: mã phòng ban hiện đang được dùng thiết bị đó

- Phòng ban:

Tìm kiếm theo: mã phòng ban,tên phòng ban

Tìm kiếm theo: mã thiết bị mã phòng ban đó được giao

+ Xem thông tin:

Xem toàn bộ thông tin được sắp xếp về thiết bị kèm theo các thông tin về các phòng ban đã được giao thiết bị đó

Xem toàn bộ thông tin được sắp xếp về phòng ban kèm theo các thông tin

về các thiết bị mà phòng ban đó đang giữ

Đơn giá thiết bị

Ngày phân cho phòng ban

Tên phòng ban

Tổng số tiền mua thiết bị đã giao theo từng tháng

Tổng số tiền mua tất cả các thiết bị

- Lập báo cáo thống kê số tiền mua thiết bị của những thiết bị đã được thanh lý

Báo cáo gồm các thông tin :

Mã thiết bị

Đơn giá thiết bị

Ngày giao cho phòng ban

Tên phòng ban

Ngày thanh lý thiết bị

Lý do thanh lý

Tổng số tiền mua thiết bị đã thanh lý theo từng tháng

Tổng số tiền mua tất cả các thiết bị đã được thanh lý

II NHẬN ĐIỆN CÁC THỰC THỂ

1 Hệ thống hiện hành có 2 thực thể: thiết bị và phòng ban

+ Thực thể thiết bị có các thuộc tính sau:

Mã thiết bị

Tên thiết bị

Mô tả kỹ thuật của thiết bị

Ngày tháng năm mua thiết bị

Đơn vị đo

Số lượng thiết bị được mua về

Số tiền phải đền nếu làm mất hoặc hỏng thiết bị

Hãng cung cấp thết bị

Mã phòng ban đang giũ thiết bị này

Ngày giao thiết bị cho phòng ban

Ngày thanh lý thiết bị

Số lượng thanh lý

Số lượng thiết bị được giao cho từng phòng ban

+ Thực thể phòng ban có các thuộc tính sau

Mã phòng ban

Tên phòng ban

2 Từ điển đữ liệu cho hệ thống hiện hành :

Số tiên phải đền nếu làm mất

>0

7000

Ngày giao thiết bị cho phòng ban Date/time 20/03/2011

Số lượng thiết bị được giao cho

phòng ban thu học phí ….

Phần II CÁC GIẢ THIẾT PHỤ THUỘC HÀM:

1 Một mã thiết bị sẽ xác định một thiết bị có một Tên thiết bị duy nhất, một chỉ tiêu kỹ thuật, đơn vị đo Vậy Tên thiết bị, chỉ tiêu kỹ thuật, đơn vị đo

là phụ thuộc hàm vào Mã thiết bị

2 Một Mã phòng ban sẽ xác định một tên phòng ban duy nhất với một chức năng và một số điện thoại, như vậy, Tên phòng ban, chức năng của phòng ban, số điện thoại là phụ thuộc hàm vào Mã phòng ban

3 Một Thiết bị có thể do nhiều Hãng cung cấp và một hang cung cấp có thê cung cấp nhiều thiết bị khác nhau

4 Một Mã thiết bị xác địn một Tên thiết bị có thêr giao cho nhiều phòng ban quản lý và 1 phòng ban cũng có thể quản lý nhiều thiết bị 1 lúc

5 Một Mã thiết bị xác định một Tên thiết bị có thể được mua làm nhiều đợt, mỗi đợt mua trong 1 ngày và trong ngày đó chỉ được mua 1 thiết bị và ngược lại trong 1 ngày có thể có nhiều thiết bị được mua Vậy số lượng thiết bị mua về à phu thuộc hàm vào thuộc tính ghép (Mã thiết bị, ngày mua thiết bị)

6 Ta có sự giả thiết như sau, Mã thiết bị xác định một tê thiết bị có thể được mua trong nhiều ngày khác nhau Do đó đơn giá có thể biến động theo thời gian Như vậy đơn giá là phụ thuộc hàm vào thuộc tính ghép (mã thiết bị, ngày mua thiết bị )

7 một mã thiết bị xác định một tên thiết bị, được mua trong một ngày đươc giao cho một phòng ban nào đó quản lý có thể được giao làm nhiều đợt, mỗi đợt trong 1 ngày và chỉ giao 1 lần trong ngày đó Trong 1 ngày có thể

có nhiều thiết bị được giao cho các phòng ban Do đó ta có số lượng thiết

bị được giao, số tiền phải điền nếu làm mất hoặc hỏng là phụ thuộc hàm vào thuộc tính ghép( Mã thiết bị mã phòng ban, ngày giao thiết bị cho phòng ban, ngày mua thiết bị )

8 Một Mã thiết bị xác định một Tện thiết bị được giao trong 1 ngày cho một phòng ban quản lý Giả thiết phòng ban đó có thể thanh lý làm nhiều đợt, mỗ đợt trong môt ngày và thanh lý một lần trong ngày đó, vậy số lượng thiết bị thanh lý, lý do thanh lý là phụ thuộc hàm vào tính ghép (Mã thiết bị, Mã phòng ban, Ngày giao thiết bị, ngày thanh lý thiết bị )

PHẦN III BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

1 Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD

Cập nhật

danh mục

Quản lý vật tư

Báo cáo mua hàng

Lập phiếu xuất

Thông váo tới kho hàng

Cập nhật hàng tồn đầu kỳ

Làm thẻ kho

Báo cáo bán hàng tháng

Báo cáo hàng tồn

Thống

kê hàng hóa

Dự trù xuất nhập

Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật

danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mục hàng hóa và danh mục kho.

Chức năng kiểm tra tồn hàng:

+ Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: cuối kì hay cuối tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểm nghiệm các loại hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê trong kho và cập nhật số hàng tồn này.

+ Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàng trong việc quản lý các loại vật tư.

Chức năng báo cáo:

+ Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho

khách hàng lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu.

+ Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tình hình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyết định tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không.

+ Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên

+ Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để

từ đó tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn trong kho hay không.

2 DFD mức khung /bối cảnh (Mức 0)

- Nhà cung cấp có trách nhiệm gửi những thông tin của mình, hóa đơn nhập, hóa đơn thanh toán cho DN -DN nếu đồng ý mua hàng thì gửi cho nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số lượng vật tư cần mua, thanh toán tiền khi nhận được hàng -Đồng thời giữa hệ thống quản lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra - phòng ban khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua thiết bị cùng những thông tin của mình đến nhà quản lý vật tư của DN -Kế toán quản lý thiết bị tiến hành: +Trả lời đơn hàng, lập hóa đơn xuất thiết bị, giao thiết bị cho phòng ban +Lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo Nhà cung cấp Phòng ban Quản lý vật tư Lãnh đạo Khiếu nại Đơn đặt hàng Hóa đơn nhập Phiếu thanh toán Thông tin nhà cung cấp

Phiếu xuất kho

Khiếu nại Từ chối xuất thiết bị Thông tin khách hàng

Yêu cầu mua thiết bị Yêu cầu báo cáo

Báo cáo

3 DFD mức đỉnh(Mức 1)

Yêu cầu báo cáo

Nhân viên

1.Cập nhật danh mục Nhân viên

Phòng ban Phòng ban

Thông tin phòng ban

3.xuất kho

Yêu cầu mua thiết bị

Khiếu nại

Hóa đơn xuất

4 Kiểm tra tồn hàng

Thông báo xử lý

Yêu cầu kiểm tra thiết bị

Lãnh đạo

5 Báo cáo

Báo cáo

Hàng

Phòng ban Hóa đơn nhập

Đơn đặt thiết bị Phiếu thanh toán

Thông tin nhà cung cấp

1.3 Cập nhật danh mục nhân viên

Nhân viên Nhà cung cấp

1.4 Cập nhật danh mục loại

1.5 Cập nhật danh mục thiết

bị Hàng

4.2 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Mua hàng

phong ban Yêu cầu mua thiết bị

2.2 Nhập hàng

2.3 Báo cáo mua thiết bị

Hóa đơn nhập thiết bị

Hóa đơn nhập

Lãnh đạo Phiếu thanh toán

Yêu cầu báo cáo Báo cáo

4.3 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Kiểm tra tồn hàng

Kho

Hóa đơn nhập

4.1 Cập nhật hàng tồn đầu kỳ

4.2 Làm thẻ kho

PHẦN IV CHUẨN HÓA

1 Bảng dữ liệu ban đầu lưu trữ về thiết bị và phòng ban

Mã thiết bịTên thiết bịChỉ tiêu kỹ thuật của thiết bịNgày tháng năng mua thiết bịĐơn giá

Đơn vị đo

Số lượng thiết bị được mua về

Số tiền phải đền nếu làm mất hoặc hỏng thiết bịHãng cung cấp thiết bị

Ngày giao thiết bị giao cho từng phòng ban

Số lượng thiết bị giao cho từng phòng banNgày thanh lý thiết bị

Lý do thanh lý

Số lượng thanh lýNgày giao thiết bị cho phòng ban

Mã phòng banTên phòng banChức năng của phòng ban

Chỉ tiêu kỹ thuật của thiết bị

Ngày tháng năng mua thiết bị

Đơn giá

Đơn vị đo

Số lượng thiết bị được mua về

Số tiền phải đền nếu làm mất hoặc hỏng thiết bị

Hãng cung cấp thiết bị

Ngày giao thiết bị giao cho từng phòng ban

Số lượng thiết bị giao cho từng phòng ban

Ngày thanh lý thiết bị

b/ chuẩn hóa 2NF:

Ta có các thuộc tính không khóa đều không phụ thuộc hàm đầy đủ vào khóa chính Như vậy bảng dữ liệu chưa ở dạng chuẩn 2NF Để chuyển bảng sang dạng 2NF ta tách theo quy tắc sau:

Quan hệ R ( đã ở 1 NF): (*f1,*f2,*f3,f1-1.f2-2.f13-1,f123-1) với các f là các thuộc tính

( f1-1 là các thuộc tính hàm vào thuộc tính f1…) Đưa R về dạng chuẩn 2NF bằng cách tách R thành các bảng sau:

*f1

*f1

*f3F13-1 *f2*f3

Số lượng thanh lý thiết bị

Ngày thanh lý thiết bị

Nếu bảng nào chỉ có khóa chính thì loại

Trên quy tắc đó ta tách được dữ liệu Lăp thành các bảng dữ liệu sau:

MUA THIẾT BỊ

* Mã thiết bị

* Ngày mua thiết bị

Số lượng mua thiết bị

Đơn giá

GIAO THIẾT BỊ

* Mã thiết bị

* Mã phòng ban

* Ngày giao thiết bị

*Ngày mua thiết bị

Số tiền phải đền nếu làm hỏng hoặc làm mất thiết bị

Số lượng giao thiết bị cho từng phòng ban

THANH LÝ

* Mã thiết bị

*Mã phòng ban

*Ngày giao thiết bị

*Ngày thanh lý thiết bị

Số lượng thanh lý

Lý do thanh lý

PHÒNG BAN

* Mã phòn ban Tên phòng ban Chức năng của phòng ban

Số điện thoại

Do có 1 khóa chính Mã thiết bị là khóa đơn nên đương nhiên cá thuộc tính không khóa phụ thuộc hàm vòa khá chính phụ thuộc hàm đầy đủ Bảng dữ liệu

+ Bảng THIẾT BỊ:

Các thuộc tính không khóa trong bảng dữ liệu cũng độc lập nhau nên bảng

đã ở dạng chuẩn 3NF

D/ BCNF:

Tất cả các bảng dữ liệu trên đều đã ở dạng chuẩn 3NF và thậm chí cũng

đã ở dạng chẩn BCNF vì: các thuộc tính không khóa chủ phụ thuộc hàm vào khóa chính nên chỉ có khóa chính là thuộc tính quyết định nhưng đồng thời khóa chính là cũng khóa ứng cử, vậy thuộc tính quyết địn đồng thời là khóa ứng cử và tất cả các bảng dữ liệu đang đề cập tới đều đã ở dạng chuẩn BCNF

* Ta có sơ đồ thực thể liên kết sau khi đã chuẩn hóa

*Ngày mua thiết bị

Số lượng mua thiết bị Đơn giá

GIAO THIẾT BỊ

* Mã thiết bị

*Mã phòng ban

*Ngày giao thiết bị

*Ngày mua thiết bị

PHẦN V: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH :

A Sơ đồ liên kết thực thể

với bảng

lai

Thiết bị ; mua thiết bị , giao thiết bị, thanh lý

Phòng ban,giao thiết bị

Giao thiết bị , thanh lýNgày thanh lý

Cập nhập thiết bị Nhập thông tin lưu giữ về thiết bị

Cập nhập phòng ban Nhập thông tin lưu giữ về phòng ban

Giao thiết bị Nhập thông tin về việc giao thiết bị

Thanh lý thiết bị Nhập thông tin về việc thanh lý vật tư

Tìm kiếm thiết bị theo mã thiết bị , tên thiết bị, ngày mua thiết

bị, theo mã phòng ban hiện đang dùng thiết bị đó Tìm kiếm

phòng ban

Tìm kiếm phòng ban theo mã phòng ban, tên phòng ban, theo

mã thiết bị mà phòng ban đó được giao + Xem thông tin