Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động SXKD của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Huy Nam

PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ CễNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HUY NAM 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Huy Nam Cụng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ H

PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ CễNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

VÀ DỊCH VỤ HUY NAM 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Huy Nam

Cụng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Huy Nam được thành lập vào ngày 29/10/2007 và đăng ký thay đổi làn thứ 3 vào ngày 04/01/2011

Tờn cụng ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HUY NAM (Chi nhánh tại Hà Nội)

Chi tiết: xuất nhập khẩu mô tô, xe máy, ô tô

-Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác Chi tiết:xuất nhập khẩu phụ tùng và các bộ phận phụ trợ

1.2.Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2009-2010

Tình hình kinh tế tài chính tại doanh nghiệp những năm gần đây được

thể hiện qua bảng phân tích chi tiết ( Phụ lục 1)

Qua bảng phân tích tình hình và hoạt động sản xuất, kinh doanh củadoanh nghiệp cho thấy doanh nghiệp hoạt động với quy mô vừa Qua bảngphân tích kết quả sản xuất kinh doanh cho thấy quy mô của doanh nghiêp làvừa nhng đang vơn mình phát triển để trở thành một doanh nghiệp lớn mạnh Năm 2009 lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp đạt 4.949.634.500 đồng, năm

2010 nhờ sự đổi mới trong công tác quản lý, chiến lợc marketing và áp dụng

nhiều phơng thức bán hàng đa dạng mà lợi nhuận sau thuế tăng lên6.166.543.211 đồng (đạt 124,58 %)

1.3 Đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ sản xuất sản phẩm tại cụng ty Đặc điểm sản phẩm

Sản phẩm của công ty gồm: phụ tùng thiết bị của phụ trợ xe ô tô và xe

cú động cơ khỏc

Tất cả cỏc sản phẩm nhập về đều phải kiểm tra chất lượng sản phẩmtrước khi giao cho khỏch hàng hoặc đem trưng bày tại của hàng giới thiệu sảnphẩm của cụng ty hoặc cỏc đại lý

1.4 Tổ chức bộ mỏy quản lý và hoạt động SXKD của cụng ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Huy Nam(Phụ lục 2)

- Giỏm đốc cụng ty: Điều hành, giỏm sỏt, quản lý phõn cụng cụng việc cụ

thể cho cỏc bộ phận và phũng ban trong cụng ty

- Phú Giỏm đốc Phụ trỏch tài chớnh kế toỏn: Phụ trỏch cụng tỏc tài chớnh

kế toỏn, việc chấp hành cỏc nguyờn tắc kinh tế theo đỳng yờu cầu của nhànước và phỏp luật, xõy dựng chiến lược tài chớnh lõu dài cho Cụng ty

- Phũng tài chớnh kế toỏn: chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc hạch toỏn kế

toỏn toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong toàn cụng ty

- Phũng tổ chức: tham mưu, nghiờn cứu, xõy dựng và hoàn thiện bộ mỏy

quản lý cụng ty, lập kế hoạch và tổ chức đào tạo nõng bậc tuyển dụng laođộng

- Phũng marketing: chịu trách nhiệm quảng bá hình ảnh của thơng hiệu

và phát triển sản phẩm.Nghiên cứu và tung ra thị trờng những chiến lợc quảngcáo kinh doanh

- Phũng bảo vệ: chịu trỏch nhiệm bảo vệ an toàn về tài sản thiết bị vật tư

trong cụng ty, thực hiện cụng tỏc quõn sự của cụng ty

PHẦN 2

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HUY NAM 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dich Vụ Huy Nam

(phụ lục03)

* Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm bao quát chung, tổ chức, kiểm tra

công tác hạch toán kế toán toàn công ty

* Kế toán tổng hợp: phụ trách các phần hành kế toán như tình hình tăng,

giảm Tài sản cố định, tính lương phải trả cho cán bộ công nhân viên và tính giáthành sản phẩm của Công ty Cuối tháng tổng hợp lên báo cáo tài chính

* Kế toán tiền mặt,tiền gửi ngân hàng: lưu giữ, quản lý số lượng tiền

mặt hiện có tại doanh nghiệp theo sổ chi và thu từng ngày

ủa công ty để lên sổ chi tiết tiền gửi

* Kế toán thanh toán: kiểm soát, thông báo tình hình thu chi, liên hệ

với các bộ phận có nhu cầu sử dụng tiền mặt đảm bảo chế độ thanh toán

* Kế toán mua, bán hàng: Theo dõi việc mua,bán hàng và và các chi

phí liên quan đến mua bán hàng của công ty như số lượng, chủng loại hàngmua và hay bán ra, hàng khuyến mại, hàng bán bị trả lại…

2.2 Các chính sách kế toán hiện đang áp dụng tại công ty

- Kỳ kế toán là tháng

- Niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam theo quy ước giá gốc

- Hình thức kế toán: Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký

chung (phụ lục 04)

- Đối với hàng hóa, nguyên vật liệu xuất kho thì công ty áp dụng phươngpháp bình quân gia quyền mỗi lần xuất

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.

- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Tài sản cố định: phản ánh theo nguyên giá và giá trị còn lại

- Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng

- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán theo quyết định số48/2006/QĐ-BTC, ngày 14/9/2006

- Tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung

2.3 Tổ chức công tác và phương pháp kế toán các phần hành kế toán 2.3.1/ Kế toán hàng hóa

2.3.1.1/ Các chứng từ về hàng hóa :

Phiếu nhập kho , phiếu xuất kho , bảng kê mua hàng , hóa đơn GTGT , hóa

đơn bán hàng thông thường …

2.3.1.2/ Hàng hóa ở công ty gồm: các loại xe máy của honda như SH, wawe

RSX…và một số phụ tùng của xe máy và xe cơ giới khác…

2.3.1.3/ Kế toán chi tiết về hàng hóa: Công ty sử dụng phương pháp thẻ

song song để quản lý hàng hóa : thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tìnhhình nhập , xuất vật tư , hàng hóa trên cơ sở các chứng từ nhập , xuất nhưngchỉ ghi chép về mặt hiện vật (số lượng) Hàng ngày hoặc định kỳ thủ khophải chuyển chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán và phải kiểm tra đối chiếu

số tồn kho trên thẻ kho với thực tế Cuối tháng kế toán phải tổng hợp số liệu

để đối chiếu , kiểm tra

2.3.1.4/ Tài khoản sử dụng cho kế toán hàng hóa

Mọi tình hình biến động tăng giảm (nhập, xuất) và số hiện có của vật tư hàng hoá đều được phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho: TK

156 – “Hàng hóa”,và các TK đối ứng có liên quan

2.3.1.5/ Kế toán tổng hợp hàng hóa

Ví dụ: Ngày 27/01/2011, công ty mua 3 chiếc xe ô tô 5 chỗ hiệu TOYOTA

YARIS của cụng ty TNHH Đức Hoàng.Trị giỏ mua là 372.727.272đồng/chiếc.

Thuế GTGT là 10%.Cụng ty thanh toỏn bằng TGNH (Phụ lục 05)

Kế toỏn ghi: Nợ TK 156(1) : 1.118.181.816

Nợ TK 133(1) : 111.818.184

Cú TK 112(1) : 1.230.000.000

Vớ dụ: 28/10/2010, Cụng ty nhập kho 500 bộ nhụng xớch xe mỏy,đơn giỏ

1.500.000 đồng/chiếc của Cụng ty phõn phối xe mỏy Xuõn Thủy,Thuế GTGT10%,Cụng ty chưa thanh toỏn tiền.Chi phớ vận chuyển về đến kho cụng ty hết5.500.000đồng (đó bao gồm thuế GTGT 10% ),cụng ty đó thanh toỏn bằngtiền mặt

2.3.2.1/ Tài sản cố định trong cụng ty gồm

- TSCĐ của Công ty bao gồm cả tài sản hữu hình và vô hình, đợc hạch toán

theo bộ phận sử dụng Kế toán theo dõi có trách nhiệm tính và trích khấu haohàng tháng và phân bổ cho các bộ phận sử dụng

2.3.2.2/ Nguyờn tắc đỏnh giỏ tài sản cố định

- Công ty áp dụng nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và sử dụngphơng pháp khấu hao theo đờng thẳng Mức trích khấu hao theo QĐ206/2003/QĐ-BTC của Bộ trởng Bộ tài chính ban hành ngày 12/12/2003.Nguyờn tắc đỏnh giỏ Tài sản cố định: Theo nguyờn giỏ tài sản

Cụng thức xỏc định nguyờn giỏ TSCĐ:

Nguyờn = Giỏ mua ghi trờn + Cỏc khoản thuế + Cỏc chi phớ liờn

giá TSCĐ

hữu hình

mua sắm

hoá đơn đã trừ cáckhoản được chiếtkhấu thương mạihoặc giảm giá

(không bao gồmcác khoản thuếđược hoàn lại)

quan trực tiếp đếnviệc đưa tài sảnvào trạng thái sẵnsàng sử dụng

Ví dụ: Ngày 09/09/2009 Công ty mua máy vi tính của công ty TNHH

Trần Anh có nguyên giá 18.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, chi phí vậnchuyển và lắp đặt 300.000 đồng.Khi đó

Nguyên giá = 18.000.000 000+1.800.000+300.000 = 20.100.000 đồng

2.3.2.3/ Kế toán chi tiết tài sản cố định

- Tại phòng kế toán mọi TSCĐ của Công ty đều được theo dõi chi tiết, quản lý và trích khấu hao theo thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 12/12/2009 -Kế toán Công ty sử dụng thẻ TSCĐ và sổ theo dõi TSCĐ để theo dõichi tiết từng TSCĐ của Công ty Căn cứ lập thẻ TSCĐ là: biên bản giao nhận,biên bản đánh giá lại, biên bản thanh lý Thẻ được lưu trong suốt quá trình

Công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo đường thẳng.Mức

khấu hao TSCĐ của công ty được xác định: (Phụ lục 06)

Giá trị phải tính khấu hao

Mức khấu hao BQ năm =

Số năm khấu hao

Giá trị phải tính khấu hao

Mức khấu hao BQ tháng =

12tháng

2.3.2.5/ Kế toán tổng hợp tăng , giảm TSCĐ

Ví dụ: Ngày 10/10/2010 Công ty mua 1 máy photocopy cho phòng kế

toán,Tổng giá thanh toán 16.500.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT

10%).Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt (Phụ lục số 07).Kế toán hạch toán

ghi sổ

Nợ TK 211 : 15.000.000

Nợ TK 133(2) : 1.500.000

Có TK 111 : 16.500.000

Ví dụ: Ngày 19/06/2010 Công ty thanh lý máy in trị giá 10.000.000đồng,sử

dụng 3 năm khấu hao được 7.500.000 đồng.Công ty thu tiền mặt số tiền 2.900.000 đồng

2.3.3 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

2.3.3.1/ Hình thức trả lương:

Hình thức trả lương theo thời gian: Công ty căn cứ vào thời gian làm việc

và lương cấp bậc, chức vụ để trả cho người lao động, hình thức này được ápdụng với những bộ phận lao động gián tiếp phục vụ sản xuất, bộ phận quản lýLương theo thời gian của 1công nhân= Số ngày làm việc bình quân của 1công nhân * Lương bình quân ngày

Lại có: Mức lương bình quân ngày = Mức lương cơ bản * hệ số lươngcấp bậc/ Ngày công chế độ

2.3.3.2/Chứng từ sử dụng: Bảng thanh toán tiền lương, bảng chấm công,

bảng thanh toán tiền BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng,bảng chấm công và thanh toán làm thêm giờ, giấy nghỉ ốm …

2.3.3.3Tài khoản sử dụng: TK 334: “Phải trả công nhân viên” và các TK đối

2.3.3.5/ Phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương

 Hiện nay công ty đang trích BHXH là 22%trên lương cơ bản: Người lao động đóng góp 6%, Công ty trích 16% từ chi phí SXKD

 KPCĐ: 2% được tính hết vào chi phí SXKD của Công ty trên lương thực tế

 BHYT: Tỷ lệ trích hiện hành là 4,5% lương cơ bản : trong đó 1.5% trừ vào thu nhập của người lao động, 3% tính vào chi phí SXKD.

 BHTN: 2%: trong đó người lao động chịu 1%, công ty chịu 1%

- Chứng từ kế toán sử dụng: bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng thanh toán tiền BHXH

- Tài khoản kế toán sử dụng: TK 338: “Phải trả, phải nộp”.

- Phương pháp kế toán:

Ví dụ: Ngày 12/08/2010 thu tiền mua phụ tùng xe máy Honda Lead của

khách hàng Số tiền hàng thanh toán là : 972.000 đồng (Phụ Lục 08)

Kế toán ghi:

Nợ TK 111: 972.000

Có TK 131 : 972.000

2.3.4.2/ Kế toán tiền gửi ngân hàng:

- Tiền gửi ngân hàng: Là số tiền của Công ty được gửi tại ngân hàng

hoặc các tổ chức tài chính

- Chứng từ sử dụng: Giấy báo Có, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm

chi, bản sao kê

- Tài khoản sử dụng: TK 112 và các TK đối ứng có liên quan.

- Phương pháp kế toán:

Ví dụ 1 : Ngày 25/11/2010 Công ty CP ô tô,xe máy Nhật Linh thanh toán nợ

kỳ trước bằng chuyển khoản,số tiền thanh toán là : 140.250.000 đồng.(phụ lục 09)

 Doanh thu cung cấp dịch vụ

 Doanh thu hoạt động tài chính :từ tiền lãi gửi ngân hàng ,

- Chứng từ kế toán sử dụng :

 Hóa đơn GTGT

 Hóa đơn bán hàng

 Các chứng từ thanh toán :phiếu thu ,séc thanh toán ,giấy báo Có NH,

- Tài khoản kế toán sử dụng :

TK 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 333(1 )–Thuế GTGT phải nộp

Và c¸c TK liªn quan kh¸c : TK 111,112, 131,…

- Phương pháp hạch toán giá vốn hàng bán:

+Tài khoản sử dụng : TK 632 “Giá vốn hàng bán”

TK 156 “Hàng hóa”

+Phương pháp kế toán:

V

í dụ : Ngày 24/03/2011 công ty xuất bán cho khách hàng Đoàn Thanh

Huyền một chiếc xe máy Exciter,giá bán không kể thuế GTGT là 32.370.000 đồng, thuế GTGT 10%.Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.Giá vốn là

27.250.000đồng.(Phụ lục11)

Kế toán ghi:

Bỳt toỏn 1: Kế toán phản ánh tổng giá thanh toán

2.3.5.2 Kế toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu.

- Giảm trừ doanh thu : gồm cú “Chiết khấu thương mại’’, “Giảm giỏ hàngbỏn’’, “hàng bỏn bị trả lại”

- Tài khoản sử dụng : TK 521, TK 531, TK 532

- Phương phỏp kế toỏn:

Vớ dụ: Ngày 26/10/2010,công ty Thắng Lợi trả lại 12 bộ vì không đúng nh

trong hợp đồng.Công ty chấp nhận nhận lại hàng Kế toỏn ghi:

- Chứng từ sử dụng : Phiếu chi, húa đơn GTGT…

- Tài khoản sử dụng : TK 641 “chi phớ bỏn hàng” và cỏc tài khoản đối ứng cúliờn quan

- Phương phỏp kế toỏn :

Vớ dụ: Trong thỏng 08/2010 phỏt sinh chi phớ bỏn hàng, số tiền là 3.000.000

đồng

Kế toỏn ghi:

Nợ TK 641 : 3.000.000

Có TK 111 : 3.000.000

2.3.5.5 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

- Chi phí Quản lý doanh nghiệp : là các chi phí về lương và các khoản tríchtheo lương của nhân viên quản lý, khấu hao TSCĐ phục vụ cho quản lý, …

- Chứng từ sử dụng : Phiếu chi, hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị tạm ứng,…

- Tài khoản sử dụng : TK 642 “Chi phí QLDN”, và các tài khoản liên quan

- Phương pháp kế toán:

Ví dụ: Ngày 20/07/2010 thanh toán tiền tiếp khách tại nhà hàng Điểm Hẹn (do

Giám đốc chi), số tiền 2.750.000 đồng (Thuế GTGT 10%)

Kế toán ghi :

Nợ TK 642(8) : 2.750.000

Nợ TK 133(1) : 275.000

Có TK 111 : 3.025.000

2.3.5.6 Kế toán chi phí hoạt động tài chính:

- Doanh thu hoạt động tài chính : bao gồm Lãi tiền gửi, chênh lệch tý giá…

- Tài khoản sử dụng : TK 635 “chi phí tài chính” và các tài khoản có liên quan

được từ thanh lý là : 4.135.000 đồng.công ty đã thu bằng tiền mặt.

Kế toán ghi:

Nợ TK 111 : 4.135.000

Có TK 711 : 4.135.000

2.3.5.8 Kế toán chi phí khác:

- Chi phí khác là : Chi phí nhượng bán, chi phí thanh lý…

- Tài khoản sử dụng : TK 811 “chi phí khác”, và các TK có liên quan khác

- Phương pháp kế toán:

Ví dụ: Ngày 19/6/2009 Chi phí phát sinh khi thanh lý bộ máy tính để bàn,số

tiền phát sinh là : 125.000 đồng.Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt

Kế toán ghi:

Nợ TK 811 : 125.000

Có TK 111 : 125.000

2.3.5.9 Kế toán xác định kết quả kinh doanh:

- Kế toán xác định kết quả kinh doanh:

KQ HĐKD = (DTT về BH) + (DT HĐTC) + (TN khác) – (Giá Vốn hàng bán) – (CPTC) – (CP BH) – (CP QLDN) – (CP khác).

- Tài khoản sử dụng : TK 911 và các TK liên quan khác

- Doanh thu hoạt động tài chính : 30.150.000 đồng

- Chi phí hoạt động tài chính : 25.420.135 đồng

- Chi phí QLDN : 250.234.422 đồng

- Chi phí khác : 3.739.100 đồng

- Thu nhập khác : 2.425.155 đồng

Kế toán ghi :

- Kết chuyển doanh thu thuần :

Có TK 421 : 837.199.456

PHẦN 3 THU HOẠCH VÀ NHẬN XÉT

3.1 Thu hoạch :

- Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối hoànchỉnh, chặt chẽ, quy trình làm việc khoa học với đội ngũ kế toán có năng lực,nắm vững chế độ, nhiệt tình trong công việc

- Phương pháp kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm được

áp dụng tại Công ty là phương pháp tính giá trực tiếp Vì vậy việc tính giáthành sản phẩm tương đối dễ dàng và chính xác đảm bảo cung cấp thông tin

kế toán kịp thời cho bộ phận quản lý

- Về chứng từ và sổ sách kế toán đã phản ánh kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo nội dung sổ, chính xác và trung thực cả về số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp,đúng quy định của Bộ Tài Chính Do đó các chứng từ đã phản ánh đầy đủnhững thông tin về nội dung các nghiệp vụ phát sinh

3.2 Những mặt còn tồn tại

- Hiện nay tại Công ty vẫn chưa có tài khoản “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Khi hàng tồn trong kho quá nhiều, giá cả của hàng hoá trên thị trường đó giảm, Công ty sẽ bị thiệt hại lớn

- Đối với loại hình kinh doanh thương mại, việc chiếm dụng vốn và vốn

bị chiếm dụng xảy ra thường xuyên với số lượng lớn.nhưng công ty vẫn chưa

có khoản trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.Khi phát sinh khoản nợ,1 số khách hàng nếu gặp khó khăn trong thanh toán,hoặc thanh toánchậm sẽ khiến cho công ty gặp khó khăn về xoay vòng vốn kinh doanh Điều này ảnh hưởng đến việc vốn mua hàng đầu vào có lúc sẽ khó khăn,và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp

3.3 Ý kiến đề xuất:

+ Công ty cần thiết lập quỹ “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho” và “dự phòng nợ phải thu khó đòi” để tăng hiệu quả kinh doanh và tăng nguồn vốn cho Công ty đảm bảo kinh doanh có lãi

- TK sử dụng 159:”dự phòng giảm giá hàng tồn kho” và các TK 632

- Cuối niên độ kế toán xác định mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Nợ TK 632 : 31.600.000

Có TK 159 : 31.600.000

- Cuối niên độ kế toán sau:

Nếu số cần lập lớn hơn số đã trích lập cuối niên độ trước sẽ trích lập bổ sung:

Nợ TK 632 : Số trích lập bổ sung

Có TK 159 : Số trích lập bổ sung

Nếu Số cần lập nhỏ hơn số đã trích lập cuối niên độ trước sẽ hoàn nhập:

Nợ TK 159 : Số chênh lệch được hoàn nhập

Có TK 632 : Số chênh lệch được hoàn nhập

+ Thực hiện tiết kiệm, ban quản lý phải thường xuyên kiểm tra, giám sát, quản lý các khoản chi phí Cụ thể: tiếp khách, văn phòng phẩm, xăng xe,mua ngoài ( điện, nước ) Bảo quản các thiết bị văm phòng tránh tình trạng làm mất mát, hư hỏng ảnh hưởng đến hiệu quả SXKD

Trong năm 2010, so sánh với mức chi phí của 1 số doanh nghiệp khác cùng ngành nghề ,môi trường kinh doanh, và doanh thu hàng năm gần tương đương ta có thể thấy đơn vị nên thực hiện tiết kiệm chi phí để doanh thu hàng

năm co thể tăng thêm.(phụ lục số 13 )

PHỤ LỤC