Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty CP Thép và vật liệu xây dựng

Qua thời gian thực tập tại công ty CP Thép và vật liệu xây dựng với kiếnthức thu nhận đựơc tại trường, với sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các anh chịphòng Tài vụ công ty em nhận thấ

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay xu thế cạnh tranh là tất yếu, bất

kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng cần quan tâm đến nhu cầuthị trường đang và cần sản phẩm gì? Vì vậy doanh nghiệp cần quan tâm vàphấn đấu sản xuất sản phẩm có chất lượng cao nhất với giá thành thấp để thulợi nhuận nhiều nhất Muốn vậy doanh nghiệp sản xuất phải tổ chức và quản

lý tốt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

Quá trình sản xuất của doanh nghiệp sẽ bị gián đoạn và không thể thựchiện được nếu thiếu nguyên vật liệu Do vậy yếu yếu tố đầu vào của quá trìnhsản xuất là vật tư, để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặndoanh nghiệp phải có kế hoạch mua và dự trữ các loại vật tư hợp lý, phải đảmbảo cung cấp vật tư đầy đủ, kịp thời cả về số lượng và chất lượng Mà trong

đó vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và là đối tượng lao động cấu thành lên sảnphẩm Muốn có được các thông tin kinh tế cần thiết để tiến hành phân tích và

đề ra các biện pháp quản lý đúng, kịp thời nhu cầu vật liệu cho sản xuất, sửdụng vật liệu tiết kiệm có lợi nhất thì các doanh nghiệp sản xuất cần phải tổchức kế toán nguyên vật liệu

Qua thời gian thực tập tại công ty CP Thép và vật liệu xây dựng với kiếnthức thu nhận đựơc tại trường, với sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các anh chịphòng Tài vụ công ty em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu có tầm quantrọng lớn với mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi vậy em đã chọn và viết

báo cáo thực tập với đề tài: "Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu và công cụ

dụng cụ tại Công ty CP Thép và vật liệu xây dựng ".

Báo cáo chuyên đề của em gồm các phần chính:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu và CDC tại công ty CP Thép và vật liệu xây dựng

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty CP Thép và vật liệu xây dựng

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán NVL và CCDC tại công ty CP Thép và vật liệu xây dựng

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THÉP VÀ VẬT LIỆU XÂY DỰNG

1.1 Đặc điểm và phân loại NVL và CCDC tại công ty CP Thép và vật liệu xây dựng

1.1.1Đặc điểm NVL và CCDC tại Công ty Cổ phần Thép và vật liệu xây dựng

Là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đadạng về chủng loại và mặt hàng Do vậy nguyên vật liệu của nhà máy cũnghết sức đa dạng, số lượng lớn

Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến độngtrong khâu thu mua, nhà máy đã thành lập tổ tiếp nhận có nhiệm vụ tìm hiểucác nguồn vật tư có giá nhập thấp, địa điểm thu mua thuận tiện từ đó giảm chiphí thu mua và hạ giá thành sản phẩm

NVL của công ty được biểu hiện là những đối tượng lao động do công

ty mua ngoài để phục vụ sản xuất kinh doanh của mình Do NVL là một trong

ba yếu tố cơ bản của quy trình sản xuất là cơ sở hình thành lên sản phẩm mớinên công ty rất chú trọng đến vấn đề NVL Với tính chất và nghành nghề sảnxuất chính là thép và kinh doanh vật liệu xây dựng Vì thế mà NVL sử dụngchủ yếu là thép phế phẩm, thép tấm và phôi thép

Ngoài ra công ty còn kinh doanh c ác sản ph ẩm vật liệu xây dựng như :

xi măng, cát, đá, sỏi, gạch đỏ…

1.1.2 Phân loại Nguyên vật liệu tại công ty

Trong công ty, vật liệu rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có một vaitrò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau Vì vậy để quản lý vật liệu một

cách có hiệu quả, công ty tiến hành phân loại vật liệu Phân loại theo công

-Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên

thực thể của sản phẩm " Nguyên liệu" là thuật ngữ để chỉ đối tượng lao độngchưa qua chế biến công nghiệp, "vật liệu" dùng để chỉ những nguyên liệu đãqua sơ chế như Thép thỏi, thép cuộn, cát, đá , sỏi…

-Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản

xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng,mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao độnghoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầuquản lý như : nước thuỷ tinh, đất đèn, huỳnh thạch, phấn ch, than cám cốc,vôi luyện kim…

-Phế liệu thu hồi: là những phần vật chất mà doanh nghiệp có thể thu

hồi được trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp như: Phôiphép, thép khuôn phế, trục cán thép thu hồi…

- Nhiên liệu: là những nguyên liệu có tức dụng cng cấp nhiệt năng để phục

vụ cho quá trình sản xuấtkinh doanh như: Than củ quảng ninh, than đá…

-Công cụ dụng cụ : là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu

chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định như:quần áo bảo hộ lao động, gang tay

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty CP Thép và vật liệu xây dựng

Nguyên vật liệu mua về hay tự sản xuất ra đều được kiểm tra trước khinhập kho Định kỳ 6 tháng một lần thủ kho kết hợp với phòng kế toán, phòngluyện kim – KCS tiến hành kiểm kê về số lượng, chất lượng và giá trị nguyênvật liệu,xác định số lượng vật tư tồn, từ đó có biện pháp lập kế hoạch cungcấp vật tư cho sản xuất

Việc chi toán chi tiết và tổng hợp vật liệu chủ yếu thực hiện theo hìnhthức nhật ký chứng từ Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập kiểm tra cácchứng từ như: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… Sau khi định khoản đối chiếuvới sổ sách của thủ kho( qua thẻ kho) rồi ghi sổ, sau đó tính các chỉ tiêu như: hệ

số giá, giá trị vật liệu xuất kho, trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ Cuối kỳ in số liệu,bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợp Nhập – xuất - tồn vật liệu, các báo cáokhác theo yêu cầu phục vụ công tác hạch toán nguyên vật liệu.

1.3 Tình hình quản lý vật liệu và CCDC tại Công ty CP Thép và vật liệu xây dựng

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mụcđích cuối cùng của sản xuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí

và lợi nhuận ngày càng được quan tâm Vì thế,công ty ra sức tìm con đườnggiảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Do vậy với tỷ trọng chiếmkhoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt Nếucông ty biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩmlàm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợicho công ty trên thị trường Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hộiđạt hiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lýnguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ vàbảo quản đến khâu sử dụng

Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất không bị gián đoạn công ty đã

phải tiến hành đặt trước 3 đến 5 ngày Do mỗi NVL,CCDC có những đặc tínhcông dụng khác nhau nên khâu thu mua phải quản lí về khối lượng, chấtlượng,quy cách, chủng loại,chi phí mua cũng như kế hoạch theo đúng tiến độthời gian Đông thời phải tiến hành phân tích biến động của NVL, CCDC trênthị trường để tìm ra được nguồn NVL, CCDC trên thị trường cho phù hợp vớiquá trình xây dựng và hoạt động của danh nghiệp Từ đó hạ thấp được chi phígóp phần hạ thấp giá thành sản phẩm

Khâu bảo quản như đã nói ở trên các NVL mang tính chất cơ khí chế tạo

máy nên đặc điểm chung là công trình chiếm nhiều diện tích vì thế công ty đãxây dựng hệ thống kho rộng rãi các nguyên vật liệu trong kho được bố trí mộtcách có trình tự đảm bảo khi xuất kho được dễ dàng, dễ kiểm tra phân loại

Khâu dự trữ: Công ty xây dựng cho mình được mức dự trữ tối đa định

mức dự trữ tối thiểu cho từng loại NVL Để đảm bảo cho quá trình sản xuấtlao động được bình thường không ngưng trệ

Khâu sử dụng: Công ty sử dụng tiết kiệm hợp lí nguyên liệu trên cơ sở

định mức dự toán chi phí NVL nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL, hạn chếnhững hao hụt mất mát trong quá trình sản xuất nhằm hạ thấp chi phí nguyênliệu trong giá thành sản phẩm tăng thu nhập tích lũy cho doanh nghiệp

Công ty tiến hành xây dựng các quy định thưởng phạt nghiêm minhtăng cường kiểm tra nội bộ để người lao động nâng cao ý thức trách nhiện củamình đối với việc thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng NVL

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT LIỆU XÂY DỰNG

2.1 Hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thép và vật liệu xây dựng

2.1.1 Chứng từ sử dụng trong hạch toán kế toán NVL,CCDC tại công ty

* Chứng từ sử dụng:

- Thẻ kho

- Hoá đơn giá trị gia tăng

- Biên bản giao nhận hàng hoá

2.1.1.1 Phương pháp đánh giá vật liệu nhập xuất trong công ty

Áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn theo phương pháp kê khaithường xuyên

Tính VAT theo phương pháp khấu trừ

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chứchạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền

tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định

Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu: công ty áp dụng điều 04 chuẩn mực kế

toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: " Hàng tồnkho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ

Giá NVL nhập kho : NVL chủ yếu mua ngoài và không phát sinhnghiệp vụ thuê ngoài gia công.

Giá VL,CCDC nhập=Giá ghi trên hoá đơn +chi phí thu mua (nếu có)(trong đó:chi phí mua là chi vận chuyển ,chi phi bốc dỡ )

Giá VL,CCDC xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân cả

Đối với NVL là thép phế phẩm:

Tồn kho đầu tháng 70.000kg đơn giá 25.000(đ/kg)

Ngày 6/11/2010 Công ty CP Thép và vật liệu xây dựng nhập kho với sốlượng 5.500kg giá chưa thuế 25.000(đ/kg)chi phí vận chuyển 525.000đ (thuếgtgt 5%)

Giá nhập thép hình là 5.500*25.000+500.000=138.000.000

Ngày 09/11/2010 xuất 9.500kg để sản xuất sp

Ngày 11/11/2010 nhập kho 5.200kg đơn giá 28.000 (đ/kg)

Ngày18/11/2010 nhập kho 5.000kg đơn giá 24.500(đ/kg)

Ngày 23/11/2010 xuất 10.000kg để sản xuất sp

Đơn giá 70.000*25.000+5.500*25.000+500.000+5.200*28.000+5.000*24.500

cả kỳ dự

Đối với CCDC là gang tay:

Số dư đầu kỳ là 0

Ngày 08/11 nhập 30 đôi với đơn giá 8.000 đ/đôi

Ngày 11/11 xuất 20 đôi cho sx sp

Ngày 19/11 nhập 30 đôi với đơn giá 8.000đ/đôi

Ngày 24/11 xuất 40 đôi cho sxsp

Quy trình luân chuyển chứng từ:

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập

Khi VL-CCDC được giao tới Công ty: Phòng cung ứng vật tư dựa trênhóa đơn GTGT của đơn vị cung cấp so sánh với đơn đặt hàng và hợp đồngđược ký kết giữa hai bên phòng cung ứng vật tư lập phiếu "Thông báo giaohàng" giao cho phòng kỹ thuật và kho để tiến hành kiểm tra chất lượng và sốlượng nhập kho

Sau khi kiểm tra và ký đạt trên phiếu "Thông báo giao hàng" trên lôhàng đó thì phiếu "Thông báo giao hàng" sẽ được giao cho thủ kho Thủ khocăn cứ vào số lượng trên phiếu "Thông báo giao hàng" dễ kiểm tra và so sánhvới số lượng thực tế

Sau khi thủ kho ký xác nhận số lượng thực tế hàng nhập trên phiếu

"Thông báo giao hàng" thì thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho

Lập hóa đơn, phiếu thông báo giao hàng, ban kiểm nghiệm vật tư, phiếunhập kho

Bất kỳ NVL nào mua về công ty thì đều phải có hóa đơn GTGT của ngườibán Hóa đơn GTGT là chứng từ cho công ty vận chuyển hàng trên đường, lậpphiếu nhập kho, thanh toán tiền hàng và ghi sổ kế toán

Trong tháng 11/2010 công ty có tài liệu sau:

Ngày 11/11/2010 phiếu nhập kho số 10 hóa đơn GTGT 205 ,công tymua Thép thỏi tại công ty TNHH Thành Công với số lượng 5.200kg đơn giá

Kiểm tra kỹ thuật

Thủ kho

Viết phiếu

NNNNNKnhập kho

chưa thuế 30.000(đ/kg) ,thuế suất 10% Công ty chưa trả tiền cho người bán.Ngày 12/11 công ty trả bằng tiền mặt số tiền là 171.600.000 đ phiếu chi số 20

Họ tên người mua hàng : Nguyễn thị Lan

Tên đơn vị: Công ty CP Thép và vật tư xây dựng

Địa chỉ: Phòng 504 - Tòa nhà 133 Thái Hà

Số tiền bằng chữ: Một trăm ba mươi hai triệu đồng chẵn./.

Phiếu thông báo giao hàng: phiếu này là cơ sở để thủ kho căn cứ vào đểxác định lô hàng này có được phòng kiểm tra chất lượng cho nhập kho haykhông, kiểm đến số lượng quy cách sản phẩm và lập phiếu nhập kho

Ngày 11/11/2010 Công ty CP Thép và vật liệu xây dựng nhận đượcphiếu thông báo giao hàng số 154 của công ty TNHH Bình An

Phiếu thông báo giao hàng của công ty

CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT LIỆU XÂY DỰNG

Tên đơn vị cung ứng: Công ty TNHH Bình An

Số phiếu 154 ngày 11 tháng 11 năm 2010

Khi có hàng về cùng hoá đơn phòng kỹ thuật cùng thủ trưởng đơn vị vàthủ kho tiến hành kiểm tra số vật tư mua về đã đúng quy cách, phẩm chất ,sốlượng thì sẽ gửi phiếu thông báo giao hàng cho thủ kho để làm căn cứ lậpphiếu nhập kho cho sản phẩm

Do công ty có ban kiểm nhận vật tư nên trước khi nhập kho NVL công

ty tiến hành kiểm nhân vật tư Ngày 11/11 2010 công ty kiểm nhận vật liệuThép chữ V với số lượng 5.000kg

Biểu số :2.2

Đơn vị: Cty CP Thép và VTXD Mẫu số :03-VT

Địa chỉ: Phòng 504 - Tòa nhà

133 Thái Hà

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

(Vật tư ,công cụ ,sản phẩm ,hàng hóa)

Ngày 11 tháng 11 năm 2010

Căn cứ số 146 ngày 11 tháng 11 năm 2010 của Cty CP Thép và vật liệu xâydựng

Ban kiểm nghiệm gồm :

Bà :Nguyễn thị Lan Chức vụ Kỹ thuật

Ông :Nguyễn Hoàng Anh Chức vụ Trưởng phòng kỹ thuật

Bà :Mai thị Tuyết Chức vụ Thủ kho

Đã kiểm nghiệm các loại:

Phươngthứckiểmnghiệm

Đơn vịtính

Sl theochứngtừ

KQkiểmnghiệm

Ghichú

Ý nghĩa của ban kiểm nghiệm: Lượng hàng mua về đúng quy cách phẩm chất

chủng loại và đủ số lượng

Sau khi nhận được hóa đơn GTGT của công ty TNHH Thành Công,cùng với một số giấy tờ của các cơ sở chuyển đến, Công ty tiến hành viếtphiếu nhập kho và lập thành 4 liên: thủ kho lưu 1 liên (liên vàng) dùng để ghi

số lượng thực tế nhập vào thẻ kho.Một liên sẽ được chuyển cho phòng kế toán(liên xanh) từ đó kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn đểlàm căn cứ ghi sổ Khách hàng lưu một liên (liên đỏ) liên này khách hàng sẽgiữ, làm căn cứ sau để thanh toán tiền hàng với cùng công ty Lưu lại một liên(liên gốc),liên này làm căn cứ kiểm tra và đối chiếu giữa các bộ phận.

Phiếu nhập kho được dùng để xác định số lượng, giá trị vật tư,sản phẩmhàng hóa nhập kho, làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho,thanh toán tiền hàng

Phiếu nhập kho: Căn cứ vào hóa đơn để lại và dựa vào phiếu thông báogiao hàng để kiểm tra hàng xem có đạt không, nhân viên kĩ thuật sẽ ký đạttrên phiều thông báo giao hàng và thủ kho kiểm tra hàng thực tế có đúng với

số lượng, quy cách ghi trên phiếu hay không Nếu đúng thủ kho ký nhận hàng

và căn cứu vào đó làm thủ tục nhập kho

Phiếu nhập kho được nhập theo mẫu số 01-VT ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC

Căn cứ vào hóa đơn số 205 ngày 11/11/2010 công ty nhập kho 5.200kg thépthỏi, đơn giá 30.000(đ/kg) đúng quy cách, phẩm chất công ty đã tiến hànhnhập kho

Biểu số :2.3

Đơn vị :Cty CP Thép và VTXD Mẫu số :01VT

Địa chỉ :phòng 504 – Toàn nhà 133

Thái Hà

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC

PHIẾU NHẬP KHO Nợ :TK 152

Ngày 11 tháng11 năm 2010 Có :TK 331

Số :12

Họ và tên người giao hàng:Công ty TNHH Bình An

Theo phiếu TBGH số 12 ngày 11 tháng 11 năm 2010 của phòng vật tư

Nhập tại kho :vật tư

Đơnvịtính

Số Lượng

Yêucầu

Thựctế

Chi trả tiền hàng cho công ty TNHH Bình Anh Phiếu chi số 22 ngày12/11 được lập như sau:

PHIẾU CHI Quyển số:03

trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền

(ký, họ tên ,đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Kèm theo…chứng từ gốc

Đã nhận đủ số tiền: Một trăm ba mươi hai triệu đồng chẵn./.

(Liên gửi ngoài phải có dấu)

Trích trong tháng 11/2010 công ty có tài liệu sau:

Đơn vị bán hàng : Công ty CP Thiên Bảo Anh

Địa chỉ: 34-Tây Sơn –HN

Số tài khoản:

Điên thoại: MST:001777836

Họ tên người mua hàng :Lê Văn Sơn

Tên đơn vị: Công ty CP Thép và vật liệu xây dựng

Địa chỉ : Phòng 504 – Tòa nhà 133 Thái Hà - Đống Đa – Hà Nội

Hình thức thanh toán : TM

Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 300.000

Số tiền bằng chữ :Ba triệu ba trăm nghìn đồng chẵn./

Tương tự lập phiếu thông báo giao hàng, ban kiểm nghiệm vật tư

Căn cứ vào hóa đơn 207 ngày 12/11 và biên bản kiểm nghiệm của phòng

kỹ thuật kế toán viết phiếu nhập nhập kho 20 bộ quần áo, đơn giá 150.000

đ/bộ đúng quy cách phẩm chất công ty đã tiến hành nhập kho phiếu nhập kho

PHIẾU NHẬP KHO Nợ :TK 152

Ngày 12 tháng11 năm2010 Có :TK 331

Số :14

Họ và tên người giao hàng:Công ty CP Thiên Bảo Anh

Theo ngày 12 tháng 11 năm 2009 của phòng vật tư

Nhập tại kho: vật tư

Số Lượng

Yêucầu

Thựctế

Tổng số tiền(Viết bằng chữ): Ba triệu đồng chẵn./.

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Chi trả tiền hàng cho công ty CP Thiên Bảo Anh theo phiếu chi số 24 ngày21/11 được lập như sau:

Biểu số :2.7

Đơn vị:Cty CP Thép và VLXD Mẫu số :02-TT

Địa chỉ:phòng 504 – Toàn nhà 133

Thái Hà

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI Quyển số:03

Ngày 21 tháng 11 năm 2010 Số:24

Nợ :TK331

Có :TK 111

Họ tên người nhận tiền: Đỗ thi Hà

Địa chỉ:Công ty CP Thiên Bảo Anh

Đã nhận đủ số tiền: Ba triệu ba trăm nghìn đồng chẵn

(Liên gửi ngoài phải có dấu)

2.1.1.3 Phương pháp theo dõi ghi chép chứng từ ban đầu về xuất NVL và

CCDC

Thủ tục xuất kho NVL: Có chứng từ gốc như lệnh xuất kho, lệnh sản

xuất… Thủ kho tiến hành viết phiếu xuất kho NVL và CCDC Nguyên vật

liệu và CCDC xuất kho sẽ được kiểm tra xem có đúng quy cách phẩm chất

Nhân viên nhận hàng sau khi kiểm tra vật tư sẽ ký nhận

Mục đích :Công ty mua NVL nhằm phục vụ cho sản xuất, khi lượng NVL

đó xuất xuống cho các PX Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch sảnxuất lập phiếu đề nghị xuất vật tư, kế toán ghi phiếu xuất kho Căn cứ vàophiếu xuất kho thủ kho xuất NVL ghi vào phiếu xuất số thực và ghi vào thẻkho.

Đối với NVL xuất dùng cho sản xuất và CCDC xuất dùng cho Px sản xuất

Sơ đồ 2.2 : Quy trình luân chuyển chứng từ xuất trong sản xuất

Đối với nguyên vật liệu xuất cho phân xưởng sản xuất: VL-CCDC sẽđược xuất xưởng để sản xuất khi phòng sản xuất có kế hoạch sản xuất phátxuống cho Kho căn cứ vào kế hoạch sản xuất để phát hành theo đúng trạngthái, chất lượng, chủng loại mặt hàng Khi việc giao nhận hàng giữa các tổtrưởng của từng khâu trên truyền và các thủ kho kết thúc, các tổ trưởng cótrách nhiệm ký xác nhận số lượng trên phiếu xuất kho các thủ kho trực tiếpquản lý

Đối với VL- CCDC xuất dùng cho sửa chữa bảo hành

Phòng KH sx

và tiêu thụ

Dựa vào ĐĐH viết phiếu đề nghị xuất

Thủ kho

Viết phiếu xuất kho

Tổ trưởng PX

Nhận hàng

và ký trên phiếu xuất

Sơ đồ 2.3 : Quy trình luân chuyển chứng từ xuất trong sửa chữa

Đối với nguyên vật liệu cho sửa chữa: cán bộ cần lĩnh VL-CCDC phảiviết phiếu đề nghị xuất hàng, phiếu đề nghị xuất hàng phải có chữ ký xácnhận của chủ quan bộ phận cần lĩnh hàng, phiếu đề nghị xuất hàng phải cóchữ ký xác nhận của ban giám đốc và chủ quan kho đồng ý cho lĩnh hàng Sau

đó thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hàng để xuất hàng cho đúngchủng loại chất lượng kiểu cách… tiến hành viết phiếu xuất kho Khi hàngđược giao cho nhân viên bộ phận lĩnh hàng nhân viên đó phải chịu tráchnhiệm ký xác nhận số lượng trên phiếu xuất kho của thủ kho

Quy trình luân chuyển phiếu xuất được dựa vào phiếu đề nghị xuất vật

tư để làm căn cứ cho thủ kho lập phiếu xuất kho

Công ty áp dụng theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ nênphiếu xuất kho hàng ngày chỉ theo dõi về mặt số lượng từng loại NVL Đếncuối tháng tính ra đơn giá bình quân xuất cho từng loại NVL sau đó ghi đơngiá vào phiếu xuất kho

Phiếu đề nghị xuất vật tư : là giấy đề nghị xác nhận VL-CCDC xuất tại các

bộ phận người lập, chủ quan, bộ phận lĩnh hàng, thẩm duyệt Phiếu đề nghị xuất vật

tư gồm 2 liên 1 liên dành cho bộ phận lĩnh lưu, 1 liên thủ kho lưu

VD:Ngày 09/11/2010 phân xưởng cơ khí đề nghị xuất 2.000 kg thépthỏi để sản xuất sp theo phiếu đề nghị xuất vật tư số 22

Phòng kỹ thuật PX sữa chữa

Viết phiếu xuất kho

Biểu số 2.8:

Công ty CP Thép và vật liệu xây dựng

Địa chỉ : P.504 tòa nhà 133 Thái Hà - HN

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ

Đơn vị nhận hàng : px cơ khí

Địa chỉ: Cty CP Thép và vật liệu xây dựng

Số :22 Số đơn đặt hàng :10

Ngày xuất hàng : ngày 09 tháng 11 năm 2010

Lý do xuất : cho sản xuất

(ký,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên)

Trên cơ sở phiếu đề nghị vật tư cấp trên sẽ xét duyệt việc đề nghị xuấtvật tư cho các phân xưởng Căn cứ vào quy định đó kế toán ghi phiếu xuấtkho nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư ,công cụ dụng cụ ,sản phẩm,hànghóa ,xuất kho cho các bộ phận sản xuất kinh doanh tại công ty, làm căn cứ đểhoạch toán chi phí sản xuất ,tính giá thành sản phẩm ,dịch vụ và kiểm tra việc

sử dụng thực hiện định mức tiêu hao vật tư

Phiếu nhập kho: Để lập phiếu xuất kho kế toán phải căn cứ vào phiếu đềnghị xuất vật tư Trong công ty phiếu xuất kho lập thành 3 liên, được ký xác nhậnđầy đủ của mọi người Liên 1 được nhân viên chuyên lập phiếu (lưu), một liênđược giao cho thủ kho (lưu) và vào thẻ kho và một liên nữa được giao cho phòng

kế toán làm căn cứ vào phiếu xuất để lên chứng từ và ghi sổ

PHIẾU XUẤT KHO Nợ :TK 621

Ngày 09 tháng 11 năm 2010 Có :TK 152.1

số :07

Họ và tên người nhận hàng :Lê thị Thúy Bộ phận :PX cơ khí

Lý do xuất kho :cho sản xuất sản phẩm

Xuất tại kho :công ty Địa điểm

STT

Tên ,nhãn hiệu ,quy cách

phẩm chất ,VT ,DC SP

HH

Mã số

Đơn vị tính

Số Lượng

Đơn giá

Thành tiền

Theochứngtừ

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

2.1.2 Tài khoản sử dụng

Công ty sử dụng hầu hết tài khoản theo hệ thống tài khoản được bổsung theo quyết định số 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/03/2006 của Bộ TàiChính hướng dẫn trừ các tài khoản sử dụng cho phương pháp hoạch toán hàngtồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ,các tài sử dụng cho xây dụng cơbản ,phát hành trái phiếu nhóm kinh phí sự nghiệp …

Danh mục tài khoản công ty sủ dụng liên quan đến việc hạch toán VLCCDC

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán tổng hợpHTK trong đó HTK được phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệthống Tình hình nhập – xuất tồn trên các sổ kế toán và tài khoản kế toán phảnánh hàng tồn kho

Theo phương pháp này tình hình tăng giảm NVL và CCDC sẽ phản ánhmột cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản kế toán thuộc nhóm HTKTài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu

152(1): nguyên liệu vật liệu chính152(2): nguyên vật liệu phụ

Tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ

Tài khoản 331: Phải trả cho người bán

Ngoài ra còn có các tài khoản: TK 111( Tiền mặt), TK 112(Tiền gửi ngânhàng), TK 627(chi phí sản xuất chung), TK 621(Chi phí nguyên liệu, vật liệutrực tiếp)

2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty CP Thép và vật liệu xây dựng

2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho

Theo phương pháp ghi thẻ song song hoạch toán chi tiết VL tại kho Nguyên tắc này được chia ra làm hai tại kho và phòng kế toán: thứ 1 tạikho ghi chép về mặt số lượng (hiện vật) ở phòng kế toán ghi chép cả về sốlượng và giá trị từng thứ VL-CCDC

Trình tự ghi chép tại kho và phòng kế toán như sau:

Tại kho hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất ghi số lượngVL-CCDC thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, thẻ kho được thủ kho sắp xếptrong hòm thẻ kho theo loại nhóm VL-CCDC để tiện cho việc kiểm tra và đốichiếu Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên số, thẻ kho với sốtồn VL-CCDC thực tế Hàng ngày (định kỳ) sau khi ghi thẻ kho xong Thủkho phải chuyển những chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán kèm theo giấygiao nhận chứng từ kho do thủ quỹ lập

Sơ đồ 2.4 : Phương pháp ghi thẻ song song

Đối chiếu Cuối tháng

Theo phương pháp này Công ty trong quá trình thực hiện có những mặttốt mặt không tốt:

Theo phương pháp này việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm trađối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý công việckiểm tra thường xuyên do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trongquản lý Nhưng bên cạnh đó ta thấy việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho vàphòng kế toán

Quá trình luân chuyển chứng từ tại kho: Khi nguyên vật liệu đã đượcxác định là nhập kho và xuất kho nhân viên sẽ lập phiếu nhập hoặc phiếu xuất