Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty công ty cổ phần thuơng mại gia trang

* Đứng đầu là giám đốc: Là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước nhà nước việc bảo toàn và phát triển vốn nhà nước có tại công ty.Là người đại diện pháp nhân củ

MỤC LỤC

1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 11

2 H ÌNH THỨC KẾ TOÁN 13

3.1 Kế toán tiền mặt 16

1 Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ tại Công ty 55

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CNXH : Chủ nghĩa xã hộiPCCC : Phòng cháy chữa

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

KPCĐ : Kinh phí công đoànNVL Nguyên vật liệu

CH UƯ ƠNG I

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN Lí

KINH DOANH Ở CễNG TY

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Cơ chế kinh tế thị trờng và sự hội nhập quốc tế đã tạo đà cho sự phát triển của

đất nớc đi lên trên con đờng công nghiệp hoá, hiện đại hoá và các doanh nghiệp, các Công ty cổ phần ra đời trên mọi lĩnh vực và mọi miền của đất nớc Theo nghị định 64/2002/NĐ-CP ngày 19/06/2002 và nghị định 187/2003/NĐ-CP của chính phủ, Công

ty cổ phần thơng mại Gia Trang đợc thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty cổ phần số: 0203000450 cấp ngày 07/05/2003 của sở kế hoạch và đầu t thành phố Hải Phòng với số vốn điều lệ của Công ty là:

- Tên Công ty: Công ty cổ phần thơng mại Gia Trang

- Tên giao dịch: Gia trang trading joint stock company

- Tên viết tắt: Gia trang td jc.,co

- Trụ sở: 143 đờng Hà Nội – Sở Dầu – Hồng Bàng - hp

- Điện thoại: (031)3540 234 – (031) 3527 442 Fax: (031)3540 662

- Tài khoản: 102010000271071 tại NH công thơng hp

- Mã số thuế: 0200545145

- Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh xăng dầu, dầu nhờn, mỡ công nghiệp, khí hoá lỏng, vật liệu xây dựng; Vận tải và dịch vụ hàng hoá thuỷ bộ; kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải hành khách đờng bộ

2 Chức năng,nhiệm vụ của Công ty

Công ty có t cách pháp nhân, hoạt động theo luật doanh nghiệp và điều lệ Công ty.Công ty kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trớc các

cổ đông của Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh

Chịu trách nhiệm trớc khách hàng và pháp luật về sản phẩm, hàng hoá và dịch

vụ do Công ty thực hiện, cung cấp

Xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp với đăng ký kinh doanh của Công ty và nhu cầu thị trờng

Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nớc theo quy định của pháp luật, tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền

Hiện nay, Ngoài ngành nghề kinh doanh xăng dầu và nhập thiết bị xăng dầu ra, công ty cổ phần thơng mại gia Trang còn là đại lý cho Tập đoàn American Express(AE) từ năm 2004

Với t cách là đại diện của tập đoàn American Express, công ty cổ phần thơng mại Gia trang còn có chức năng và nhiệm vụ sau:

Công ty là 1 đại lý của tập đoàn AE, hầu hết các đơn đặt hàng đều do đại lý bên

Mỹ chuyển về nên nhiệm vụ của công ty là phải liên hệ, tìm hiểu để có thể lựa chọn hãng tàu tốt nhất, rẻ nhất và có thể trở hàng đến địa điểm giao hàng 1 cách an toàn nhất Ngoài ra để mở rộng hoạt động của mình thì một nhiệm vụ không thể thiếu đợc của công ty là phải tìm những mối hàng trong nớc

3 Đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh của cụng ty

3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý

* sơ đồ quản lý cụng ty cổ phần thuơng mại Gia Trang

Sơ đồ 1: Bộ mỏy quản lý của cụng ty cổ phần thuơng mại Gia Trang.

Phú Giỏm đốc

kỹ thuật Phú Giỏm đốc kinh

doanh

* Đứng đầu là giám đốc: Là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước nhà nước việc bảo toàn và phát triển vốn nhà nước có tại công ty.

Là người đại diện pháp nhân của công ty, có quyền hành cao nhất trong việc thực hiện các dự án đầu tư, hoạt động kinh doanh để thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh do Hội đồng quản trị quyết định Được đề nghị với Hội đồng quản trị điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ của Chi nhánh

Quyết định các dự án đầu tư, phương án vay vốn, phương án thanh lý, nhượng bán tài sản theo phân cấp của Hội đồng quản trị Trình hội đồng quản trị phê duyệt hoặc báo cáo Hội đồng quản trị trình Bộ thương mại phê duyệt các dự án, phương án vượt thẩm quyền

Xây dựng để báo cáo Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị kế hoạch tài chính hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh theo các định mức kinh tế- kỹ thuật, định mức lao động, định mức chi phí tài chính và chi phí khác theo quy định hiện hành của Hội đồng quản trị và phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty làm căn cứ hành động hoạt động kinh doanh của Công ty

Xác định tỷ lệ trích quỹ đầu tư phát triển, quỹ thưởng Ban quản lý điều hành Công ty, báo cáo và trình Hội đồng quản trị quyết định Chịu trách nhiệm sử dụng quỹ Công ty theo quy định hiện hành đảm bảo hiệu quả

+ Nghĩa vụ và trách nhiệm của Giám đốc đơn vị:

Chịu trách nhiệm công khai báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật sau khi có quyết định thông qua báo cáo tài chính của Hội đồng quản trị

Ban hành các định mức kinh tế kỹ thuật nội bộ, định mức khác để làm cơ sở quản lý, giám sát Thường xuyên đánh giá các định mức kinh tế kỹ thuật nội bộ để điều chỉnh hợp với thực tế

Giám đốc đơn vị được miễm nhiệm, chấm dứt hợp đồng trong trường hợp: Không ban hành các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí tài chính, định mức khác để áp dụng trong nội bộ và thông báo rộng rãi đến người lao động.

* Phó giám đốc: Là người giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động của Chi nhánh theo sự phân công uỷ quyền của Giám đốc, trực tiếp phụ trách những mảng công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những việc Giám đốc đã phân công

và uỷ quyền

Tại các phòng ban có cấp trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên

*Phòng Tổ chức hành chính: Có các chức năng và nhiệm vụ như sau:

+ Chức năng: Tham mưu quản lý và triển khai thực hiện công tác tổ chức lao động tiền lương công tác hành chính quản trị, công tác bảo vệ-kiểm tra trong Công ty các cơ quan chức năng pháp luật của nhà nước

+ Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu xây dựng tổ chức bộ máy quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh xây dựng các chức năng nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc Công ty phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của Công ty và chiến lược phát triển của công ty

- Nghiên cứu đề xuất và triển khai thực hiện các chương trình dự án quy hoạch, đào tạo, nhận xét, đánh giá, bổ nhiệm và bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển khen thưởng kỷ luật miễn nhiệm cán bộ theo đúng các quy định của Đảng pháp luật của nhà nước và của Công ty

- Đề xuất xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện chuyên môn nghiệp nghiệp

vụ và quản lý lao động, phát triển nguồn nhân lực tuyển dụng, đào tạo, tiêu chuẩn hoá

bố chí sử dụng lực lượng lao động theo từng thời kỳ đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty và chủ trương chỉ đạo công ty

- Đề xuất, tham gia xây dựng và tổ chức hướng dẫn triển khai thực hiện chủ

động của công ty (quy chế trả lương phân phối phần thưởng; nội quy lao động thoả ước lao động tập thể ) Theo đúng pháp luật của nhà nước quy định của cơ quan cấp trên;

- Xây dựng và bảo vệ nghiệp vụ kế hoạch lao động tiền lương của Chi nhánh Xây dựng triển khai phương án giao kế hoạch tiền lương cho các đơn vị trực thuộc Chi nhánh Thực hiện chế độ chính sách đối với CBCNV trong Chi nhánh

- Xây dựng điều chỉnh, quản lý thực hiện các định mức lao động đã phê duyệt đang áp dụng tại chi nhánh

- Xây dựng triển khai thực hiện kế hoạch bảo hộ lao động, các biện pháp an toàn lao động, cải thiện điều kiện lao động, xây dựng các phương án, kế hoạch PCCC, phương

án PCCC, phương án phòng chống bão lụt Tổ chức huấn luyện an toàn lao động, PCCC theo quy định của cấp trên, cơ quan chức năng và pháp luật của nhà nước; phối hợp với công đoàn Công ty Tổ chức mạng lưới an toàn vệ sinh viên, tổ chức kiểm tra chấm điểm thi đua lao động ở các đơn vị cơ sở theo quy định của cấp trên và bộ lao động

- Xây dựng kế hoạch phát triển phong trào tổ chức triển khai và thực hiện công việc thi đua khen thưởng trong Công ty

* Phòng kế toán tài chính:

+ Chức năng: Tham mưu, quản lý nghiệp vụ và triển khai thực hiện công tác tài chính, kế toán trong Công ty (quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn của Công ty; kế hoạch tài chính; hoạch toán kế toán; thống kê các hoạt động sản xuất kinh doanh bảo đảm sản xuất kinh doanh của Chi nhánh an toàn, đạt hiệu quả cao) theo Luật kế toán, Luật thống kê, các quy định khác của pháp luật, của cấp trên và Công ty, Tổng công ty

+ Nhiệm vụ:

- Triển khai thực hiện các quy định, cơ chế chặt chẽ về quản lý tài chính, hoạch toán kế toán, thống kê của Côgn ty trong các lĩnh vực; quản lý các nguồn vốn, tài sản, hoạt động tài chính; đầu tư xây dựng cơ bản; hoạch toán kinh doanh; quản lý của hàng; quản lý kho và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh khác đảm bảo đúng pháp

luật Nhà nước, quy định các cơ quan chức năng, cấp trên, Công ty và Tổng công ty đạt hiệu quả cao.

- Xây dựng và bảo vệ nghiệp vụ kế hoạch tài chính hàng năm của Công ty, xây dựng phương án giao kế hoạch cho các đơn vị Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện công tác quản lý, tài chính, thống kê

- Giám sát việc sử dụng tài sản, điều chuyển nội bộ, thanh lý, nhượng bán tài sản theo đúng quy định quản lý, đảm bảo hiệu quả trong sử dụng

- Trực tiếp cung cấp tài liệu, giải trình số liệu phục vụ cho các đoàn thanh tra kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước, của cấp trên trong quản lý tài chính, kế toán thống kê Hướng dẫn và quản lý nghiệp vụ đối với các đơn vị trực thuộc Công ty

* Phòng kinh doanh:

+ Chức năng: Tham mưu quản lý nghiệp vụ và triển khai thực hiện các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh; xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh bảo đảm nguồn hành, điều động vận tải; cơ chế kinh doanh và chính sách bán hàng; phát triển thị trường theo pháp luật Nhà nước, quy định của các cơ quan chức năng, cấp trên và của Công ty

+ Nhiệm vụ:

- Xây dựng, bảo vệ kế hoạch sản lượng, doanh thu, vận tải, hao hụt hàng hoá Giao kế hoạch sản lượng, doanh thu cho các đơn vị Tổ chức, hướng dẫn các đơn vị thực hiện kế hoạch

- Tổ chức theo dõi, kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị và toàn Công ty; thị trường; giá cả; chính sách của các đối tác; đề xuất giải pháp thực hiện kế hoạch SXKD, chính sách bán hàng và tổ chức kinh doanh có hiệu quả

- Xây dựng biện pháp kinh doanh, chính sách bán hàng và các văn bản quản lý chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty phù hợp với quy định của cấp trên

Triển khai hướng dẫn các đơn vị trong việc thực hiện cơ chế, chính sách, chỉ đạo cũng như các quy định thuộc lĩnh vực kinh doanh, các quy định về quản lý hàng hoá, tiền hàng.

- Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh tại khối văn phòng Chi nhánh theo cơ chế kinh doanh, chính sách bán hàng và phân cấp quản lý của Công ty Tổ chức bán hàng, thu hồi công nợ đảm bảo an toàn tài chính và hiệu quả kinh doanh Đề xuất

và phối hợp với các phòng nghiệp vụ có liên quan xây dựng phương án đầu tư và quản

lý tài sản đầu tư với khách hàng

- Thống kê, tổng hợp báo cáo các tài liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành kinh doanh của Công ty Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao

* Phòng quản lý kỹ thuật:

+ Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác quản lý nghiệp vụ

kỹ thuật công nghệ và đầu tư gồm: (quản lý kỹ thuật đầu tư sửa chữa, phát hiện và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và các lĩnh vực sản xuất kinh doanh Quản lý khai thác an toàn hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật Quản lý

đo lường và chất lượng hàng hoá, an toàn môi trường, an toàn PCCC Xây dựng định mức

kỹ thuật theo yêu cầu quản lý) Theo pháp luật nhà nước quy định của cơ quan chức năng cấp trên và công ty

Tham mưu giúp Giám đốc Côgn ty phát triển quỹ đất mở rộng mạng lưới kinh doanh Lưu giữ hồ sơ và bổ sung hồ sơ về quản lý đất đai của toàn Chi nhánh

+ Nhiệm vụ:

- Tổ chức nghiên cứu đề xuất xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch, nội quy, quy chế, quy trình, quy phạm kỹ thuật, xây dựng các định mức kỹ thuật về sử dụng điện, nước, điện thoại, nhiên liệu xe con Quản lý sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư xây dựng cơ bản Kỹ thuật chất lượng xăng dầu, kỹ thuật công nghệ, kỹ thuật điện, kỹ thuật đo lường, giao nhận xăng, kỹ thuật an toàn PCCC, bảo vệ môi trường

- Tổ chức thực hiện, quản lý nghiệp vụ, hướng dẫn, kiểm tra triển khai thực hiện cỏc cụng tỏc về: Đầu tư, phỏt triển xõy dựng mạng lưới của hàng bỏn lẻ xăng dầu Quản lý kỹ thuật cụng nghệ, thủ tục quy trỡnh đầu tư xõy dựng cơ bản, kỹ thuật ngành theo quy định của Cụng ty, cấp trờn, của nhà nước, phục vụ kịp thời cú hiệu quả cho sản xuất kinh doanh.

- Chủ động đề xuất biện phỏp sỏng kiến cải tiến kỹ thuật trong quỏ trỡnh sử dụng

cơ sở vật chất kỹ thuật và cụng nghệ hiện cú đó được trang bị ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, cụng nghệ mới vào cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh

- Tham gia xõy dựng kế hoạch phỏt triển mạng lưới cửa hàng, thực hiện nghiệp

vụ cụng tỏc đầu tư xõy dựng cơ bản nhằm chuẩn bị điều kiện xõy dựng mới, sửa chữa cải tạo cỏc cụng trỡnh

- Quản lý hồ sơ, tài liệu, cỏc văn bản cú liờn quan đến chức năng nhiệm vụ của phũng theo quy định của nhà nước, cơ quan cấp trờn, của Cụng ty

- Cỏc đại lý xăng dầu trực thuộc:

4 Kết quả hoat động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

4.1 Về sản lợng xăng dầu nhập là

+ Năm 2008, tổng sản lợng mà Công ty chúng tôi đã thực hiện là 37.227.745 lít xăng dầu các loại

+ Năm 2009, tổng sản lợng mà Công ty chúng tôi đã thực hiện là 47.458.668 lít xăng dầu các loại

Nh vậy cho chúng ta thấy, mức sản lợng năm sau tăng so với năm trớc là 127%

t-ơng đt-ơng với mức sản lợng tăng là 10.230.923 lít xăng dầu các loại Qua đó cho ta thấy sự

nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty trong việc thúc đẩy, tìm kiếm bạn hàng, mở rộng thêm hệ thống đại lý bán lẻ xăng dầu và tạo đà phát triển cho những năm sau

4.2 Về chỉ tiêu tài chính

Năm 2008 doanh thu đạt đợc là: 197 tỷ đồng

Năm 2009doanh thu đạt đợc là: 352 tỷ đồng

Năm 2010 dự kiến doanh thu đạt đợc là: 540 tỷ đồng

4.3 Về khối lợng hàng hóa xuất nhập khẩu

Khối lợng

Tỉ trọng

Khối lợng

Tỉ trọng

1 Hàng hóa chuyên chở bằng đờng biển 24.000 38,7% 30.000 38,5%

2 Hàng hóa chuyên chở bằng đờng bộ 38.000 61,3% 48.000 61,5%

Nguồn số liệu: Báo cáo thờng niên

ơ

Qua bảng số liệu trên, ta thấy tổng khối lợng hàng hóa mà công ty chuyên chở

đợc tăng dần qua các năm, năm 2008 là62.000 tấn, còn năm 2009 là 78.000 tấn tăng hơn so với năm 2008 là 16.000 tấn

Xét riêng cho từng lĩnh vực chuyên chở, ta thấy khối lợng hàng hóa chuyên chở bằng đờng biển cũng tăng mạnh,năm 2009 tăng 6000 tấn so với năm 2008

Về lĩnh vực chuyên chở bằng đờng bộ, khối lợng hàng hóa cũng tăng lên từ 38.000 tấn năm 2008 lên đến 48.000 tấn năm 2009

Sở dĩ có tình trạng trên là do khoa học kĩ thuật ngày càng tiến bộ, quá trình giao thông ngày càng đợc quốc tế hóa, sự mở rộng thơng mại giữa các quốc gia có khoảng cách về không gian và với những lợi thế rõ rệt mà giao thông vận tải đờng biển đem lại

đã làm cho phơng tiện vận chuyển này ngày càng phổ biến hơn

Đây cũng là dấu hiệu tốt cho sự phát triển của công ty, xong công ty cũng cần phải cố gắng nhiều hơn nữa, vì về thực chất với khối lợng hàng chuyên chở này cũng không phải là lớn

CH UƯ ƠNG II HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY

KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị theo mô hình tập trung, mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại Công ty Các cửa hàng bán lẻ chỉ là nơi tập trung chứng từ gốc, lập bảng kê và định kỳ gửi về phòng kế toán của Chi nhánh để kiểm tra

và hạch toán

Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán

♦ Kế toán trưởng – Là người đứng đầu bộ máy kế toán của Côgn ty, là người

chịu trách nhiệm lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính với Giám đốc của Công ty

♦ Kế toán vốn bằng tiền:

+ Kế toán tiền mặt, các khoản thu tạm ứng Lập chứng từ thu chi tiền mặt căn cứ vào chứng từ hợp lý, hợp lệ, thu hồi đầy đủ, kịp thời các khoản tạm ứng khi công việc hoàn thành

+ Kế toán tiền gửi ngân hàng: Kiểm tra, hoàn thiện in nhật ký chứng từ hàng tháng của phòng Theo dõi hoá đơn, ấn chỉ, chú ý tới lượng tồn của từng bộ phận để có

Kế toán

TSCĐ

Kế toán trưởng

Kế toán tiền mặt

Kế toán tiền lương

Thủ quỹ

Kế toán tiêu thụ

Kế toán chi phí

kế hoạch cung cấp, đảm bảo đồng thời hóa đơn bán hàng cho toàn đơn vị, gửi báo cáo

sử dụng hóa đơn về phòng in ấn Sắp xếp lưu trữ các loại chứng từ, hồ sơ, tài liệu, sổ sách báo cáo thuộc lĩnh vực được phân công Mở sổ chi tiết theo dõi chứng từ

♦ Kế toán hàng tồn kho: Tham mưu, giúp đỡ lãnh đạo theo dõi tồn kho hàng

hóa, nhập xuất hàng hóa, hàng tháng lập bảng phân bổ giá vốn cho hàng tồn kho, lập bảng kê tính chiết khấu bán lẻ, lập báo cáo nhập-xuất-tồn báo cáo gửi về Công ty Sắp xếp lưu trữ báo cáo, kiểm tra quyết toán, các loại chứng từ, hồ sơ tài liệu, sổ sách báo cáo thuộc nhiệm vụ được phân công, mở sổ theo dõi chứng từ

♦ Kế toán công nợ: Thực hiện việc đôn đốc thu hồi công nợ, mở sổ theo dõi

công nợ cho từng khách hàng là đại lý bán lẻ, Tổng đại lý, bán buôn, bán lẻ chậm trả

Bố trí đi thu tiền cùng cán bộ phòng Kinh doanh Theo dõi công nợ của từng khách hàng và tham gia ký hóa đơn xuất cho khách Lập báo cáo công nợ hàng tháng báo cáo cho Giám đốc Công ty Lập biên bản đối chiếu công nợ cho từng khách hàng vào những ngày đầu tháng tiếp theo

♦ Kế toán TSCĐ và nguồn vốn quỹ: Theo dõi, mở sổ chi tiết từng loại TSCĐ,

tính khấu hao từng tháng phân bổ kịp thời vào từng loại hình kinh doanh Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, kịp thời mở thẻ tài sản khi có tài sản mới hình thành, cuối quý lập báo cáo tình hình tăng giảm tài sản gửi về Công ty Lập báo cáo tình hình sửa chữa TSCĐ, dự trữ đầu tư tài sản tránh đầu tư lãnh phí

♦ Kế toán chi phí bán hàng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch chi phí bán hàng trong

năm tài chính tiếp theo Mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản mục chi phí phát sinh trong năm, cuối tháng lập báo cáo chi phí trình lãnh đạo phòng Cuối quý, năm phân bổ chi phí theo từng khoản mục theo những tiêu thức Công ty quy định đảm bảo đúng chế độ

kế toán hiện hàng

♦ Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Côgn ty, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiền

cấp phát tiền đúng đủ, kịp thời cho CBCNV, đồng thời thực hiện nghiệp vụ thu tiền bán

hàng của khách hàng Mở sổ chi tiết theo dõi số tiền thu vào chi ra, rút tiền tồn tại quỹ cuối ngày Cuối tháng đối chiếu với kế toán tiền mặt ký xác nhận số tồn thực tế, sổ sách.

2 Hình thức kế toán

Công ty áp dụng theo hình thức ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ Theo hình thức này, sổ sách mà Công ty sử dụng bao gồm:

•Sổ nhật ký chứng từ: Là sổ tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên Có của các tài khoản có quan hệ đối ứng Nợ các tài khoản có liên quan Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị, đơn vị sử dụng các nhật ký chứng từ trừ:

+ Nhật ký chứng từ số 3 “Ghi có TK113”-Tiền đang chuyển

Số liệu được lấy từ chứng từ gốc, được mở theo bên Nợ của các tài khoản, kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng, số dư cuối tháng Do không có hoạt động sản xuất nên Chi nhánh không sử dụng các bảng kê sau:

+ Bảng kê số 3 “Bảng tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ

+ Bảng kê số 4 “Tập hợp chi phí theo phân xưởng (TK154, 631, 621, 622, 627)”+ Bảng kê số 10 “Bảng kê hàng gửi bán (TK157)”

•Sổ cái: Sổ cái tại đơn vị được dùng mở cho từng tài khoản, số liệu được ghi vào Sổ cái được thực hiện vào cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên NKCT và thực hiện đối chiếu với các Bảng tổng hợp chi tiết

•Số, thẻ kế toán chi tiết: Được dùng để ghi chép các hoạt động kế toán tài chính một cách chi tiết, cụ thể Sổ kế toán chi tiết được ghi hàng ngày căn cứ vào số liệu của các chứng từ gốc

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

Hàng ngày từ các chứng từ gốc như Phiếu thu, Phiếu chi, Hoá đơn bán hàng…

kế toán vào các NKCT, các Bảng kê và các sổ chi tiết liên quan Cuối tháng kết chuyển

số liệu tổng cộng của Bảng kê, Sổ chi tiết vào NKCT

Cuối tháng, thực hiện cộng số liệu trên các NKCT ghi vào Sổ cái cho từng tài khoản Và thực hiện cộng số liệu trên Sổ chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính cuối tháng được lập căn cứ vào Bảng kê, Sổ cái và các Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 4b: Trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Chứng từ gốc

Sổ Cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

3 Tình hình sử dụng máy tính trong công ty

Hiện nay trong công ty đều sử dụng phần mềm Excel để thực hiện kế toán

Số luợng máy tính trong công ty là 15 máy, tất cả đều đuợc nối mạng và các phần mềm bản quyền

CH UƯ ƠNG III :

+ Sổ chi tiết tài khoản

+ Sổ cái tài khoản

+ Nhật lý chung

Tài khoản sử dụng: TK 111:tiền mặt

TK 111(2): tiền Việt Nam

TK 111(3):tiền ngaọi tệ

3.1.2 Quy trình luân chuyển và ghi sổ

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ

Ghi chú:

Ghi hằng ngày

Quan hệ đối chiếu

* Thuyết minh sơ đồ:

Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và chứng từ kế toán có liên quan thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt Cuối mỗi ngày thủ quỹ tính toán số tồn quỹ tiền mặt trên sổ.Sau khi phản ánh “ sổ quỹ tiền mặt”, hàng ngày hoặc định kỳ thủ quỹ chuyển phiếu thu, phiếu chi cùng các chứng từ kế toán liên quan cho bộ phận kế toán

Tại bộ phận kế toán, kế toán tiền mặt mở “ sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, căn

cứ vào phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ đã chuyển để vào sổ

Định kỳ kế toán tiền mặt tiến hành đối chiếu số liệu trên “ sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” với “ sổ quỹ tiền mặt” của thủ quỹ

Sau khi đối chiếu kế toán tiền mặt ký xác nhận vào “ sổ quỹ tiền mặt”

Phiếu thu

Phiếu chi

Sổ quỹ tiền mặt Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

3.1.3 Thực tế hạch toỏn tiền mặt tại Cụng Ty Cổ Phần Thuơng Mại Gia Trang

Thu tiền mặt nhập quỹ: căn cứ vào phiếu thu và cỏc chứng từ cú liờn quan xỏc định tài khoản ghi cú đối ứng với nợ TK 111

Biểu 3.1

Đơn vị: Cụng Ty Cổ Phần Thương Mại Gia Trang

Địa chỉ: : 143 đờng Hà Nội – Sở Dầu – Hồng Bàng - hp

PHIẾU THU Ngày 03 thỏng 02 năm 2010

Số: 048

Nợ 111

Cú 131

Họ và tờn người nộp: Cụng Ty TNHH Việt Long

Địa chỉ: Kiến An, Hải Phũng

Kế toỏn trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ

(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)

Căn cứ vào phiếu thu số 048 ngày 03/02/2010,Biểu 3.1; nhập quỹ tiền mặt cụng

ty TNHH Việt Long trả nợ tiền hàng 142.000.000 đ

Kế toỏn định khoản

Nợ TK 111: 142.000.000 đ

Cú TK131: 142.000.000 đ

Biểu 3.2

Đơn vị: Cụng Ty Cổ Phần Thương Mại Gia Trang

Địa chỉ: : 143 đờng Hà Nội – Sở Dầu – Hồng Bàng - hp

Họ và tờn người nhận tiền: Nguyễn Quốc Hưng

Địa chỉ: Phũng kinh doanh của Cụng Ty Cổ Phần Thương Mại Gia Trang

Lý do chi: Tạm ứng đi cụng tỏc ở Hải Duơng

Biểu 3.3

Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Thương Mại Gia Trang

Bộ phận: Phòng kinh doanh

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 17 tháng 02 năm 2010

Kính gưỉ: Giám đốc công ty Cổ Phần Thương Mại Gia Trang

Tên tôi là: Nguyễn Quốc Hưng

Địa chỉ: Trưởng phòng kinh doanh

Đề nghị tạm ứng số tiền: 5.000.000 ( viết bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn)

Lý do tạm ứng: Tạm ứng đi công tác ở Hải Duơng

Thời hạn thanh toán: 1 tháng

Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng

(ký, họ tên ) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên

Biểu 3.4

Đơn vị: Cụng ty Cổ Phần Thương Mại Gia Trang

Địa chỉ: 143 đờng Hà Nội – Sở Dầu – Hồng Bàng - hp

Ngày…tháng…năm 2010

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đăng dấu )

Phân bổ tiền lương và các

( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên)

3.2 Kế toán hàng hóa

3.2.1 Chứng từ được sử dụng trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh bao gồm:

+ Hóa đơn GTGT

+ Hóa đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

+ Bảng kê bán hàng theo ngày

+ Thẻ kho

+ Phiếu thu tiền

+ Giấy nộp tiền vào ngân hàng

+ Bảng phân bổ chênh lệch giá

+ Bảng tính chiết khấu thừa- thiếu

+ Bảng kê hao hụt

 Hóa đơn Giá trị giá tăng

Hóa đơn GTGT được lập 3 liên và được luân chuyển theo quy định của Bộ tài chính, Cty cổ phần thuơng mại Gia Trang sử dụng Hóa đơn GTGT tự in theo mẫu đã đăng ký với Tổng cục thuế Hóa đơn GTGT được lập khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh

Theo phương thức bán lẻ:

Các nghiệp vụ bán lẻ tại các cửa hàng thường không phải viết hóa đơn nhưng nếu khách hàng mua hàng yêu cầu viết hóa đơn, nhân viên cửa hàng sẽ tiến hàng viết hóa đơn cho khách và giao cho hóa đơn cho khách sau khi khách đã ký nhận hàng vào hóa đơn Cuối mỗi ca làm việc nhân viên cửa hàng sẽ tính ra số lượng bán hàng trong ca làm việc đó chưa lập hóa đơn và tiến hành lập hóa đơn một lần cho toàn bộ số hàng chưa được lập hóa đơn đó

Mẫu hóa đơn được thiết kế như sau:

Công ty cổ phần thuơng mại Gia Trang

Sở Dầu Hồng Bàng Hải Phòng

Mã số thuế: 0200545145

Hóa đơn (GTGT)Liên 2: Khách hàng

Số tiền viết bằng chữ: hai mươi ba triệu bốn trăm bốn mươi lăm ngàn đồng chẵn

Người mua hàng Người lập phiếu Kế toán Thủ trưởng đơn vị

Đối với phương thức bán trực tiếp, bán đại lý, bán Tổng đại lý thì hóa đơn GTGT

do phòng Kinh doanh lập căn cứ vào lượng hàng thực xuất cho khách hàng Mẫu Hóa đơn GTGT như mẫu Hóa đơn GTGT ở trên

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập trong trường hợp xuất hàng từ kho này đến kho khác trong nội bộ Chi nhánh Tại Chi nhánh thì nghiệp vụ này chỉ xảy

ra tại các cửa hàng bán lẻ trực thuộc Chi nhánh

Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ

Liên 3: (nội bộ)Ngày tháng năm

Mẫu số: 04

Ký hiệu: KV1/2000Số:

Địa chỉ xuất hàng: Cửa hàng 521

Địa chỉ: Ngô Quyền Hải Phòng

Người nhận hàng Người lập phiếu Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị

Bảng kê bán hàng theo ngày.

Bảng kê bán hàng theo ngày được in ấn theo mẫu của Công ty xăng dầu Khu vực

I Hàng ngày, các cửa hàng căn cứ vào hóa đơn xuất bán để lập Bảng kê bán hàng rồi chuyển cho phòng Kinh doanh của Chi nhánh để cập nhập số liệu

Công ty cổ phần thuơng mại Gia Trang

Kèm theo hóa đơn chứng từ số:……….đến số: Gồm 20 chứng từ

Người lập biểu Ngày….tháng….năm 20062010

Các đại lý bán lẻ và các Tổng đại lý sau khi mua hàng của Chi nhánh sẽ tiền hành thanh toán tiền hàng cho Chi nhánh Hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt có thể các đơn vị này trực tiếp đến nộp tại Chi nhánh nếu số tiền hàng nhỏ hoặc nhân viên Chi nhánh sẽ đến tận nơi để thu trong trường hợp số lượng tiền hàng lớn Khi các đơn vị nộp tiền kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền căn cứ vào số tiền thực nhập vào kép.

Công ty xăng dầu Khu vực III

Công ty cổ phần thuơng mại Gia Trang Ngày tháng… năm… Số:

Phiếu thu tiền mặt

Căn cứ:

Họ tên:

Mã CBCNV Mã đơn vị:

Đơn vị: TM&Vận tải LD

TK-NO TK-CO Số tiền

111 13113 45.000.000

TK-NO TK-CO Số tiền

111 13113 45.000.000

Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nộp tiền Thủ quỹ

 Giấy nộp tiền vào ngân hàng

rải rắc trên địa bàn của thành phố Việc thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt gặp rất nhiều khó khăn, nên hình thức nộp tiền chủ yếu được áp dụng là nộp tiền qua ngân hàng gần nhất

Định kỳ nhân viên cửa hàng nộp Hóa đơn GTGT, Bảng kê hàng hóa và Giấy nộp tiền vào ngân hàng cho phòng Kế toán tại Chi nhánh để tiền hành ghi sổ sách

Biên lai thu tiền

Người nộp tiền: Lê Trung Hiếu

Địa chỉ: Cửa hàng số 521

Người nhận: Công ty cổ phần thuơng mại Gia Trang

Địa chỉ: Sở Dầu Hồng Bàng Hải Phòng

Tài khoản: Có

Số:

Bằng chữ: Hai mươi ba triệu năm trăm đồng chẵn

Bảng phân bổ chênh lệch giá:

Bảng phân bổ chênh lệch giá thực chất là bảng phân bổ giá hàng hóa tồn kho

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương thức nhập trước xuất trước tức là

giá trị thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ chính là giá trị thực tế của lô hàng nhập về gần

nhất tại thời điểm cuối tháng

Bảng tính chiết khấu thừa thiếu

Đối với phương thức bán đại lý bán lẻ thì đại lý bán lẻ sẽ được hưởng một tỷ lệ

hoa hồng trên doanh số bán hàng Phần chiết khấu này sẽ được trừ ngay vào giá vốn

hàng bán ra Căn cứ vào doanh thu bán lẻ, doanh thu bán đại lý bán lẻ, lượng hàng hóa

bán ra để lập lên bảng kê tính chiết khấu đại lý bán lẻ

Người nộp tiền Thủ quỹ Sổ phụ Kiểm soát Giám đốc ngân hàng