Adobe Acrobat Connect Professional meetings Tài liệu hướng dẫn

Người chủ tọa( Host): khởi tạo hội nghị, mời thành viên, thêm nội dung vào thư viện, chia sẻ nội dung, bố trí phòng họp. Người chủ tọa có thể nâng vai trò từ thành viên trở thành người chủ tọa hay người dẫn chương trình hoặc thêm các quyền khác. Người chủ tọa cũng có thể thực hiện tất cả các thao tác như một người dẫn chương trình hay thành viên hội nghị. 9 Người dẫn chương trình (Presenter): Người dẫn chương trình có thể chia sẻ các nội dung đã được tải lên thư viện từ các máy tính của họ, bao gồm các thành phần của Acrobat Connect Professional, slide( PPT), các file Flash (SWF), các file video Flash (FLV), và ảnh (JPEG). Họ có thể chia sẻ màn hình, trình diễn chúng trong khung nhìn của tất cả các thành viên hội nghị, có thể chat, và quảng bá âm thanh và hình ảnh. 9 Thành viên hội nghị( Part

Trung tâm Tin học

Bộ Giáo dục và Đào tạo

Adobe Acrobat Connect Professional meetings

Tài liệu hướng dẫn

Cho thành viên hội nghị

Hà nội, 15/03/2007

Mục lục

Chương 1 Tổng quan về Adobe Acrobat Connect Professional meetings 6

Giới thiệu 6

Vai trò và quyền hạn 6

Vào hoặc ra một phòng họp 7

Đăng nhập vào một hội nghị 7

Thoát khỏi phòng họp 10

Chương 2 Vùng làm việc của Acobat Connect Professional 11

Pod 11

Thanh menu 12

Menu Meeting 13

Menu Help 13

Meeting room status 13

Trở lại hội nghị từ trạng thái Hold 13

Làm việc với các Pod 14

Chia sẻ nội dung trong cuộc họp 14

Chia sẻ màn hình hoặc quyền điều khiển màn hình 15

Chia sẻ màn hình máy tính 15

Chia sẻ quyền điều khiển màn hình của bạn với người khác 17

Chia sẻ nội dung trong vùng chia sẻ 18

Chia sẻ một tài liệu 19

Chia sẻ bản trình diễn (Presentation) trên vùng chia sẻ 19

Vùng điều khiển trình diễn Slide (Outline Tab) 21

Thanh công cụ (Toolbar) 21

Chia sẻ bảng trắng( whiteboard) 22

Tạo và hiển thị một bảng trắng 23

Vùng chia sẻ file( File Share Pod) 25

Tải lên một file 25

Hiển thị một trang web cho các thành viên hội nghị 26

Quản lý người tham dự hội nghị 27

Các chú thích trong hội nghị 28

Sử dụng vùng chú thích (Note Pod) 28

Tạo vùng chú thích mới 29

Chat 30

Q&A 30

Quảng bá Hình ảnh và Tiếng nói 31

Thiết lập âm thanh quảng bá 31

Thiết lập Hình ảnh quảng bá 32

Chỉ định các thiết lập quảng bá tiếng nói 32

Các tùy chọn Camera 33

Thay đổi tỷ lệ bên ngoài của video 33

Các tùy chọn âm thanh 33

Thăm dò ý kiến những người tham gia hội nghị( Polling Attendees) 34

Chương 3 Kết luận 37

Mục lục hình ảnh trong tài liệu

Hình 1 Đăng nhập vào hội nghị từ Acrobat Connect Enterprise Manager 7

Hình 2 Đăng nhập vào hội nghị từ trang thông tin phòng họp 8

Hình 3 Thư mời tham gia hội nghị 8

Hình 4 Đăng nhập với tài khoản 9

Hình 5 Đăng nhập với tài khoản khách 9

Hình 6 Đợi xác nhận từ người dẫn chương trình hội nghị 9

Hình 7 Màn hình phòng họp 11

Hình 8 Trạng thái kết nối 12

Hình 9 Trạng thái kết nối 13

Hình 10 Khởi động lại hội nghị 13

Hình 11 Khách phải yêu cầu để trở lại phòng họp 14

Hình 12 Biểu tượng thể hiện hội nghị đang ở trạng thái Hold 14

Hình 13 Vùng chia sẻ màn hình trên máy tính của thành viên 15

Hình 14 Chia sẻ màn hình 16

Hình 15 Chọn cửa sổ, ứng dụng chia sẻ 16

Hình 16 Chia sẻ màn hình ứng dụng 17

Hình 17 Yêu cầu điều khiển màn hình chia sẻ 17

Hình 18 Cho phép quyền điều khiển màn hình 18

Hình 19 Điều khiển chế độ hiển thị 18

Hình 20 Thanh điều khiển vùng chia sẻ 19

Hình 21 Trình diễn slide 20

Hình 22 Vùng điều khiển trình diễn Slide 21

Hình 23 Thanh công cụ 21

Hình 24 Xem bản trình diễn trong chế độ đồng bộ 22

Hình 25 Bảng trắng 23

Hình 26 Bảng trắng dạng phủ 24

Hình 27 Bảng trắng dạng độc lập 24

Hình 28 Chọn file tải về trong vùng chia sẻ file 25

Hình 29 Tải về file trong vùng chia sẻ file 25

Hình 30 Lựa chọn file tải lên 26

Hình 31 Vùng chia sẻ liên kết web 26

Hình 32 Vùng chia sẻ liên kết web 27

Hình 33 Thêm một liên kết web 27

Hình 34 Xem danh sách và trạng thái thành viên 28

Hình 35 Vai trò 28

Hình 36 Vùng chú thích 29

Hình 37 Vùng chú thích 29

Hình 38 Cửa sổ Chat 30

Hình 39 Q&A 31

Hình 40 Chọn Camera và điều chỉnh âm thanh 32

Hình 41 Tùy chọn hình ảnh và tiếng nói quảng bá 32

Hình 42 Bắt đầu quảng bá 33

Hình 43 Thanh điều khiển camera 33

Hình 44 Vùng thăm dò ý kiến 34

Hình 45 Vùng thăm dò ý kiến trong chế độ chuẩn bị 35

Hình 46 Thăm dò ý kiến 35

Hình 47 Các tùy chọn thăm dò khác 36

mà người dùng có thể tạo, thay đổi cách bố trí cho phù hợp

Một phòng họp cho phép nhiều người tham dự để chia sẻ màn hình, file, chat, có thể quảng bá âm thanh, hình ảnh và các hoạt động trực tuyến khác

Một phòng họp được tạo sẽ tồn tại cho đến khi bạn xóa nó Nó là một địa chỉ URL được đăng ký bởi hệ thống Khi tới địa chỉ này, bạn khởi tạo ứng dụng Adobe Flash trong trình duyệt và vào phòng họp Flash đã khởi tạo Một phòng họp có thể được sử dụng lặp đi lặp lại trong các hội nghị hàng tuần Người chủ tọa có thể cho phép phòng họp mở cửa hoặc đóng cửa giũa các hội nghị Nếu phòng họp được mở, thành viên có thể vào để xem nội dung tại bất kỳ thời điểm nào

Để có thể tham gia vào hội nghị, bạn phải có một trình duyệt, Adobe Flash Player 7.0 hoặc cao hơn, một kết nối Internet

Vai trò và quyền hạn

Khả năng của người tham dự cho việc chia sẻ, quảng bá và các hoạt động khác trong một hội nghị được xác định bởi vai trò của người tham dự Trong một hội thảo, có 3 vai trò cho các thành viên: Người chủ tọa(host), người dẫn chương trình ( presenter) và thành viên hội nghị (participant)

9 Người chủ tọa( Host): khởi tạo hội nghị, mời thành viên, thêm nội dung vào thư viện, chia sẻ nội dung, bố trí phòng họp Người chủ tọa có thể nâng vai trò từ thành viên trở thành người chủ tọa hay người dẫn chương trình hoặc thêm các quyền khác Người chủ tọa cũng có thể thực hiện tất cả các thao tác như một người dẫn chương trình hay thành viên hội nghị

9 Người dẫn chương trình (Presenter): Người dẫn chương trình có thể chia sẻ các nội dung đã được tải lên thư viện từ các máy tính của họ, bao gồm các thành phần của Acrobat Connect Professional, slide( PPT), các file Flash (SWF), các file video Flash (FLV), và ảnh (JPEG) Họ có thể chia sẻ màn hình, trình diễn chúng trong khung nhìn của tất cả các thành viên hội nghị, có thể chat, và quảng bá âm thanh và hình ảnh

9 Thành viên hội nghị( Participant): thành viên hội nghị có thể xem nội dung, nghe

âm thanh và xem hình ảnh từ người dẫn chương trình và sử dụng chat văn bản

Đăng nhập vào một hội nghị

Để truy cập vào màn hình đăng nhập của hội nghị, ta có thể làm theo một số cách sau:

9 Từ trang chủ của Acrobat Connect Enterprise Manager, dưới My Scheduled

Meetings kích nút nhấn Enter tương ứng với phòng họp nào muốn vào

Hình 1 Đăng nhập vào hội nghị từ Acrobat Connect Enterprise Manager

9 Trong trang thông tin của phòng họp kích nút nhấn Enter Meeting Room

Hình 2 Đăng nhập vào hội nghị từ trang thông tin phòng họp

9 Kích vào địa chỉ URL của hội nghị trong e-mail mời mà bạn nhận được

Sau khi nhận được thư mời tham gia hội nghị, bạn có thể tham gia hội nghị bằng cách kích trực tiếp vào đường link kèm theo khi đó trình duyệt web mặc định tự động được mở và đưa bạn vào trang đăng nhập của hội nghị

Hình 3 Thư mời tham gia hội nghị

9 Gõ địa chỉ URL của hội nghị trong trình duyệt

Nếu bạn đã đăng nhập vào Acrobat Connect Enterprise Manager thì Flash Media Server

tự động khởi tạo phòng họp cho bạn mà không cần thêm bước đăng nhập nữa

Đăng nhập vào phòng họp từ màn hình đăng nhập

9 Đăng nhập với tài khoản

Hình 4 Đăng nhập với tài khoản

9 Đăng nhập với tài khoản khách

Nếu hội nghị là công khai, bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản khách Ngược lại, nếu hội nghị là không công khai, bạn chỉ có thê đăng nhập bằng tài khoản khách nếu được sự đồng ý của người tạo lập hay người dẫn chương trình hội nghị

Hình 5 Đăng nhập với tài khoản khách

Hình 6 Đợi xác nhận từ người dẫn chương trình hội nghị

Thoát khỏi phòng họp

Kích vào nút nhấn đóng (X) ở góc trên bên phải màn hình (Windows), hoặc góc trên

bên trái của màn hình (Mac OS) của cửa sổ phòng họp Ta cũng có thể chọn: File > Meeting

> Exit Acrobat Connect để đóng cửa sổ phòng họp

Chương 2

Vùng làm việc của Acobat Connect Professional

Nội dung trong một phòng họp được hiện thị trong các vùng làm việc (Pod), vùng điều khiển (panel), chứa nhiều loại phương tiện truyền thông như slide, video, audio, bảng trắng (whiteboard), chia sẻ ứng dụng, thăm dò ý kiến (poll), và các thông điệp đến các thành viên hội nghị

Thông thường, các thành viên hội nghị chỉ có thể xem các thông tin được đưa ra trên các vùng màn hình Người chủ tọa có thể cho phép một số thành viên được thao tác với một số vùng màn hình nhất định tương tự như vai trò của người dẫn chương trình

Sau đây là một vài Pod sẵn có:

9 Vùng chia sẻ (Share Pod): Hiển thị nội dung chia sẻ từ một máy tính (màn hình, ứng dụng, hoặc toàn bộ màn hình), văn bản hay bảng trắng (whiteboard) tới các thành viên khác trong hội nghị

9 Danh sách thành viên (Attendee List Pod): Hiển thị tên, vai trò, và trạng thái của mỗi thành viên, và cho phép người chủ tọa thay đổi vai trò của các thành viên hay quyền của họ

9 Vùng Chat (Chat Pod): Cho phép các thành viên gửi các thông điệp tới các thành viên khác

9 Vùng Hỏi và Trả lời (Q&A Pod): Được liên kết với vùng Chat, chuyển tiếp câu hỏi

từ Chat tới người dẫn chương trình thích hợp

9 Vùng chú thích (Note Pod): Hiển thị văn bản từ người chủ tọa hay người dẫn chương trình tới tất cả thành viên hội nghị

9 Vùng Camera và Tiếng nói (Camera & Voice Pod): Cho phép người chủ tọa, người dẫn chương trình và tất cả thành viên hội nghị với quyền hạn phù hợp quảng bá hình ảnh và tiếng nói tới tất cả những người tham gia hội nghị

9 Vùng chia sẻ file (File Share Pod): Cho phép người chủ tọa, người dẫn chương trình gửi những file mà những người tham gia hội nghị có thể tải về

9 Vùng thăm dò ý kiến (Poll Pod): Cho phép người chủ tọa, người dẫn chương trình khởi tạo các cuộc thăm dò ý kiến hay các câu hỏi cho các thành viên tham gia hội nghị

9 Vùng Liên kết Web (Web Links Pod ): Cho phép người chủ tọa gửi một liên kết web

và bắt buộc mọi thành viên phải duyệt đến liên kết này

9

Theo mặc định, một phòng họp mới chứa 3 layout: Chia sẻ (Sharing), Thảo luận( Discussion), và Cộng tác( Collaboration) Các Pod trong những layout được chọn lựa và sắp xếp để thuận tiện cho chia sẻ nội dung, thảo luận các chủ đề, hoặc cộng tác với cộng sự Màn hình phòng họp của thành viên tham gia hội nghị sẽ thay đổi tùy thuộc vào sự bố trí của người chủ tọa hay người dẫn chương trình

Hình 8 Trạng thái kết nối

Menu Meeting

Cho phép bạn chuyển đổi giữa chế độ nhìn kích thước gốc và đầy màn hình của

phòng hội nghị và thoát khỏi hội nghị Bằng cách chọn Audio Setup Wizard bạn có thể kiểm

tra loa và thiết lập mức tiếng nói cho micrô Chúng ta cũng có thể sử dụng menu này thay đổi tốc độ kết nối mạng phù hợp, lựa chọn camera kết nối với máy tính để chia sẻ hình ảnh

Menu Help

Trợ giúp kiểm tra kiểu của kết nối Internet, truy cập trợ giúp và các thông tin sự cố Tất cả các thành viên đều được truy nhập tới tất cả các phần trong menu trợ giúp

Meeting room status

Chỉ định trạng thái kết nối của phòng hội nghị

Hình 9 Trạng thái kết nối

Trở lại hội nghị từ trạng thái Hold

Người chủ tọa có thể đặt các thành viên hội nghị trong một trạng thái Hold để tạm thời ngăn chặn truy cập đến phòng họp Người chủ tọa và người dẫn chương trình có thể vẫn

thực hiện các hoạt động trong khi các thành viên trong trạng thái Hold Một biểu tượng Stop Meeting xuất hiện tại bên phải của thanh menu khi hội nghị được giữ Khi người chủ tọa kết

thúc một hội nghị, một thông điệp xuất hiện chỉ định rằng hội nghị đã kết thúc

Hình 10 Khởi động lại hội nghị

Các thành viên của hội nghị đã đăng nhập sẽ tự động trở lại hội nghị khi hội nghị được phục hồi Nếu là khách, trong trường hợp hội nghị bị chặn thì phải gửi yêu cầu tới người chủ tọa và nếu được chấp nhận thì mới quay trở lại được phòng họp

Hình 11 Khách phải yêu cầu để trở lại phòng họp

Người chủ tọa có thể gửi thông điệp đang trong trạng thái Hold hay kết thúc hội nghị tới các thành viên của hội nghị

Hình 12 Biểu tượng thể hiện hội nghị đang ở trạng thái Hold Làm việc với các Pod

Như chúng ta đã trình bày ở phần trước, một thành viên của hội nghị chỉ có thể xem các Pod có sẵn trên màn hình theo sự sắp đặt của người chủ tọa hay người dẫn chương trình Các thành viên không thể thay đổi layout của phòng họp Khi người chủ tọa cho một thành viên thêm quyền đối với một vùng nào đó, thành viên có thêm một vài thao tác với vùng đó

Vì vậy khi không được người chủ tọa cho thêm quyền, các thành viên chỉ đơn thuần theo dõi các hoạt động của hội nghị diễn ra trên màn hình và tham gia tương tác với các thành viên khác trong một vài vùng như: Chat, thăm dò ý kiến…

Chia sẻ nội dung trong cuộc họp

Người chủ tọa hay người dẫn chương trình có thể chia sẻ nhiều loại nội dung với các thành viên trong hội nghị Người chủ tọa hay người dẫn chương trình sử dụng vùng chia sẻ

để hiển thị nội dung tới những người tham gia hội nghị

Tài liệu chia sẻ trong vùng chia sẻ có thể được xem nhưng không thể tải về bởi thành viên hội nghị Để cho phép thành viên tải tài liệu về, người chủ tọa và người dẫn chương trình phải tải file đó lên vùng chia sẻ file( File Share Pod)

Người tham gia hội nghị có thể nhìn thấy con trỏ của người đang chia sẻ di chuyển trên màn hình chia sẻ

Nếu được chủ tọa thêm quyền, các thành viên có thể thực hiện các chức năng chia sẻ như chia sẻ màn hình, tài liệu, hay bảng trắng Người chủ tọa hay người dẫn chương trình có thể dừng quá trình chia sẻ này của các thành viên nếu cần thiết Hơn nữa chúng ta cũng có thể dừng quá trình chia sẻ của một người khác bất kể là chủ tọa hay người dẫn chương trình Nội dung chi tiết được đề cập ở phần dưới

Chia sẻ màn hình hoặc quyền điều khiển màn hình

Người chủ tọa, người dẫn chương trình có thể chia sẻ màn hình của mình, cửa sổ ứng dụng, hoặc toàn bộ màn hình với các thành viên của hội nghị Khi chưa được thêm quyền với vùng làm việc này, các thành viên trong hội nghị chỉ có thể xem thông tin trong vùng này

Khi trên màn hình thể hiện bằng mẫu xanh xọc trên vùng chia sẻ của các thành viên, màn hình được chia sẻ đang không được hiển thị trên máy chia sẻ

Chia sẻ màn hình máy tính

Chúng ta có thể quan sát màn hình máy tính của chủ tọa, người dẫn chương trình đang được chia sẻ Khi trên vùng chia sẻ xuất hiện khoảng sọc xanh, vùng màn hình chia sẻ trên máy tính của chủ tọa hay người dẫn chương trình không đang được hiển thị Khi đó chúng ta có thể thấy con trỏ của người chia sẻ trên vùng chia sẻ

Hình 13 Vùng chia sẻ màn hình trên máy tính của thành viên

A- Hiển thị/Ẩn thanh công cụ

B- Chế độ nhìn bố trí toàn vùng chia sẻ khít trong khung nhìn

C- Chế độ nhìn cho phép cuộc 2 bên màn hình để quan sát hết màn hình chia sẻ

trong vùng chia sẻ

Khi được thêm quyền, các thành viên có thể chia sẻ màn hình của mình với những người tham gia hội nghị Để chia sẻ màn hình của mình chúng ta thực hiện một trong các cách sau:

9 Trên vùng màn hình chia sẻ, kích My Computer Screen

9 Kích nút Share ở góc trái bên phải của vùng chia sẻ, chọn My Computer Screen

Hình 16 Chia sẻ màn hình ứng dụng

Chia sẻ quyền điều khiển màn hình của bạn với người khác

Trong khi đang chia sẻ màn hình, bạn có thể chuyển quyền điều khiển màn hình, ứng dụng, hay cửa sổ đang chia sẻ cho một người được quyền khác Người này phải yêu cầu bạn trước khi bạn chấp nhận và chuyển quyền điều khiển cho người đó Một thông điệp yêu cầu xuất hiện ở góc dưới bên phải màn hình của bạn và chờ quyết định của bạn, chấp nhận hay

từ chối

Hình 17 Yêu cầu điều khiển màn hình chia sẻ

Khi được chấp nhận, người đó có thể điều khiển vùng màn hình chia sẻ của bạn

Hình 18 Cho phép quyền điều khiển màn hình

Khi kết thúc điều khiển, trả quyền điều khiển bằng cách nhấn nút nhấn Release Control

Chia sẻ nội dung trong vùng chia sẻ

Màn hình chia sẻ có thể được hiển thị ở chế độ đầy màn hình hay chế độ thông thường, người chủ tọa có thể thiết lập cho phép thành viên trong hội nghị có thể thay đổi chế

độ hiện thị hay không

Hình 19 Điều khiển chế độ hiển thị