Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ toàn việt

Trước nhận thức về tầm quan trọng của việc tiêu thụ hàng hóa nên trong thời gian thực tập, một cơ hội để tiếp xúc với thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt,

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

ĐVT : Đơn vị tínhGTGT : Giá trị gia tăng

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Quy trình bán hàng theo phương thức bán buôn Error: Reference

source not found

Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu Error: Reference source not

found

Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán.Error: Reference source

not found

Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ tổng hợp về giá vốn hàng bán Error: Reference

source not found

Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng Error: Reference source

not found

Sơ đồ 2.8: : Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng Error: Reference

source not found

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, vấn đề lợi nhuận luôn là vấn đề quan trọng nhất, quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp Chính vì vậy, các chiến lược phát triển kinh doanh của mỗi doanh nghiệp luôn xoay quanh, tập trung vào việc nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh Thực tế đã cho thấy, để tồn tại và phát triển thì phải nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của thị trường là “bán những hàng hóa mà thị trường cần” Đồng thời, cùng với sự ra đời của nền kinh tế thị trường đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thương mại phát triển bởi các doanh nghiệp thương mại là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dung Quá trình kinh doanh thương mại

là quá trình lưu thông hàng hóa trên thị trường, nó bao gồm ba giai đoạn: mua hàng vào, dự trữ và tiêu thụ không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hóa Như vậy, hoạt động tiêu thụ là khâu cuối cùng có tính chất quyết định của cả quá trình kinh doanh Việc bán hàng có thuận lợi mới tạo điều kiện cho kế hoạch mua hàng và dự trữ Muốn hoạt động tiêu thụ diễn

ra một cách thuận lợi, mỗi doanh nghiệp phải có chiến lược tiêu thụ một cách hợp lý Bên cạnh đó, tổ chức công tác kế toán tốt là một trong những yếu tố tạo nên sự hiệu quả Việc đánh giá cao vai trò của công tác kế toán bán hàng tạo điều kiện cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý để họ

có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Trước nhận thức về tầm quan trọng của việc tiêu thụ hàng hóa nên trong thời gian thực tập, một cơ hội để tiếp xúc với thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt, em đã có cơ hội được nghiên cứu và quan sát công việc kế toán, đặc biệt công tác kế toán bán hàng tại Công ty Đồng thời với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn Th.s Bùi Thị Minh Hải và các cán bộ Phòng Kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư

Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt, em đã hoàn thành Chuyên đề thực tập với

đề tài: “HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TOÀN VIỆT”

Ngoài lời mở đầu và kết luận, Chuyên đề gồm 3 phần chính:

- Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công

ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt

- Chương 2: Thực trạng Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt

- Chương 3: Hoàn thiện Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt

Bài viết đã khái quát được quá trình thực tập của em tại Công ty, giúp

em củng cố được những kiến thức đã học ở trường, đồng thời bổ sung những kiến thức mới giúp em tự tin hơn khi bước vào công tác thực tế sau này Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Bùi Thị Minh Hải cùng các bác, các cô chú Phòng Kế toán của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt đã hết sức tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành bài viết này

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thúy Hạnh

CHƯƠNG 1:

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI

VÀ DỊCH VỤ TOÀN VIỆT

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty

- Máy Trắc địa, Khảo sát, Đo đạc:

+ Máy Bộ đàm KENWWOOD TK 216

+ Máy Bộ đàm V82

Máy Bộ đàm có đặc điểm với 200 kênh nhớ được xây dựng trên tín hiệu tính năng gọi theo mã địa chỉ, mã hóa thoại kỹ thuật số và gửi tin nhắn ngắn được chọn thêm Đặt tên riêng với 5 ký tự và hiển thị các chức năng truy cập của máy Màn hình LCD với đèn dạ quang Được sản xuất tại Nhật Bản

+ Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE R 3 NIKON

Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE R 3 NIKON là máy thực địa, bền nhẹ,

có thể tích hợp một loạt các tính năng mạnh mẽ Cung cấp tính năng chụp ảnh, truyền tải dữ liệu di động, và năng suất cao GPS với 2 đến 5 vị trí chính xác mét trong thời gian thực hoặc 1 đến 3 mét xử lý sau Máy còn có tính năng bảo vệ phần mềm và dữ liệu trong bộ mặt của bụi, cát, bùn, độ ẩm và nhiệt độ cực đoan Tiến hành kiểm tra, thu thập thông tin, giao tiếp với trụ sở chính, tất cả đều có sự đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ

+ Máy Toàn đạc điện tử leica TC 027” POWER

Máy được chế tạo gọn nhẹ, di chuyển dễ dàng, chế độ đo không gương

xa tới 250 mét với độ chính xác cao, thời gian đo khoảng cách rất nhanh 0.8 giây, dung lượng bộ nhớ trong lưu được là 24.000 điểm đo, bàn phím gồm 24 phím có cả số và chữ cái giúp nhập số liệu nhanh và dễ dàng, có thể rút số

liệu trực tiếp ngoài thực địa thông qua cổng USB, giúp linh hoạt hơn trong việc lưu trữ dữ liệu, Có thể giao tiếp với các thiết bị khác bằng Bluetooth, Có thể xuất ra máy vi tính nhiều dạng số liệu khác nhau, chương trình đo đạc đa dạng phù hợp với nhiều ứng dụng Hệ thống lăng kính sáng rõ.

+ Máy Kinh vĩ điện tử FDT2G-1

Máy Kinh vĩ này được thiết kế cho các ứng dụng thi công và khảo sát, thuận tiện, dễ sử dụng Thời gian hoạt động lên đến 48 giờ trong điều kiện làm việc bình thường Màn hình tinh thể lỏng LCD (20 ký tự x 2 dòng), có chiếu sáng giúp bạn tăng năng suất công việc, máy hoạt động bền bỉ, thuận tiện trong mọi thời tiết, hòm máy và phụ kiện nhỏ gọn dễ dàng

+ Máy Thủy chuẩn

Máy Thủy chuẩn có khả năng tự động điều quang Tăng hiệu quả thao tác, dùng để đo góc, đo cao Muốn đo độ cao phải sử dụng thủy bình mới có

+ Máy Khoan địa chất

Máy này dùng để khoan sâu vào lòng đất, dùng để lấy mẫu hoặc để thi công các công trình liên quan như xây dựng hầm mỏ

+ Máy Thiết bị xây dựng

Máy dùng để sử dụng trong các công trình xây dựng dân dụng, xây dựng cầu đường

+ Máy Thiết bị thí nghiệm

Máy Thiết bị thí nghiệm chủ yếu dùng cho các trường học, dùng để phân tích mẫu cũng như nghiên cứu.

- Dịch vụ kiểm nghiệm Máy đo đạc, trắc địa

- Dịch vụ cho thuê Máy đo đạc, trắc địa và dụng cụ đo đạc, trắc địa

- Dịch vụ tư vấn, đo đạc bản đồ

- Định vị công trình, quan trắc biến dạng công trình

- Sữa chữa, bảo trì máy thiết bị đo đạc

* Danh mục (mã hóa) của các loại hàng hóa:

Bảng 1.1: Danh mục hàng hóa

Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE R 3 NIKON ĐV03

Máy Toàn đạc điện tử leica TC 027” POWER TĐ01

1.1.2 Thị trường của Công ty

Thị trường tiêu thụ hàng hóa của Công ty chủ yếu là các tỉnh thuộc Miền Bắc và Miền Trung, Phân bố rộng rãi ở các tỉnh, thành phố như: Hà Nội, Bắc Ninh, Bắc Giang, Thái Bình, Hưng Yên, Hải Phòng, Hòa Bình, Ninh Bình, Lào Cai, Tuyên Quang, Lạng Sơn, Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh …

Khách hàng chủ yếu của Công ty Cổ phần Đầu Tư Thương mại và Dịch

vụ Toàn Việt là các công ty xây dựng, phát triển nhà, giao thông cầu cống, địa chính, phòng tài nguyên môi trường, điện lực, các ban quản lý đê điều … sử dụng Mặt hàng mà Công ty bán có độ chính xác cao, thời gian nhanh, tiết kiệm rất nhiều nhân công.

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

Quá trình bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vì quá trình bán hàng chuyển hóa vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị tiền tệ, giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh tiếp theo

- Các phương thức bán hàng:

Kết quả tiêu thụ hàng hóa trong Công ty phụ thuộc vào việc sử dụng các hình thức, phương pháp và thủ thuật bán hàng, thiêt lập và sử dụng hợp lý các kênh tiêu thụ, có chính sách bán hàng đúng đắn, thực hiện tốt kế hoạch tiêu thụ hàng hóa của Công ty

Các hình thức bán hàng cơ bản được áp dụng là: bán buôn, bán lẻ

để sản xuất ra sản phẩm mới rồi tiếp tục đi vào lưu thông Trong bán buôn giá trị hàng hóa chưa được thực hiện hoàn toàn Phương thức bán buôn được thực hiện dưới hai hình thức:

* Bán buôn qua kho: là bán buôn mà hàng bán được xuất ra kho bảo quản của Công ty

Bán buôn qua kho có hai loại:

- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của Công ty để nhận hàng Công ty xuất kho hàng hóa và giao nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa mới được xác định là tiêu thụ

- Bán buôn qua kho theo hình thức chờ chấp nhận: theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết hoặc theo đơn đặt hàng, Công ty xuất kho hàng hóa và bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, sau đó chuyển hàng giao cho bên mua ở địa điểm đã thỏa thuận Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty Số hàng này được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán

* Bán buôn vận chuyển thẳng: theo hình thức này Công ty sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà bán thẳng cho bên người mua

Bán buôn vận chuyển thẳng có hai loại là:

- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, Công ty sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp sẽ giao trực tiếp cho bên đại diện của bên mua tại kho của người bán, sau khi giao nhận đại diện của bên mua ký nhận đủ hàng, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ

- Bán buôn chuyển thẳng theo hình thức chờ chấp nhận: theo hình thức này, Công ty sau khi nhận được hàng từ nhà cung cấp, bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng hóa đến giao cho bên mua ở địa điểm đã thoả thuận từ trước Hàng hóa chuyển bán trong trường hợp này vẫn

thuộc quyền sở hữu của Công ty Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ.

Chứng từ của nghiệp vụ bán buôn là “Hóa đơn bán hàng” do Phòng Kế toán lập

1.1.3.2 Phương thức bán lẻ

Bán lẻ là phương thức bán hàng mà kết thúc quá trình bán hàng hàng hóa tách ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng

Đặc điểm của phương thức là khối lượng hàng hóa giao dịch mua bán nhỏ và việc thực hiện thanh toán là thanh toán ngay Sau khi hoạt động mua bán diễn ra, hàng hóa tách ra khỏi lĩnh vực lưu thông đi vào lĩnh vực tiêu dùng và giá trị của hàng hóa được thực hiện hoàn toàn

Phương thức bán lẻ được thực hiện dưới một số hình thức sau đây:

- Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: theo hình thức này, nhiệm vụ thu tiền và giao nhận tách rời nhau Khách hàng nhận giấy thu tiền, hóa đơn của nhân viên cửa hàng rồi đến nhận hàng ở quầy hàng, hết ca bán hàng căn

cứ vào hóa đơn giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng tồn quầy để xác định

số lượng hàng bán trong ngày Nhân viên nộp tiền hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền

- Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Hết ngày nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền bán hàng, sau đó kiểm kê hàng hóa

để xác định số hàng đã bán trong ngày

- Hình thức bán trả góp: theo hình thức này người mua trả tiền hàng thành nhiều lần Công ty ngoài số tiền thu theo giá trị hàng thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm

Chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ cũng là “Hóa đơn bán hàng” do Phòng

Kế toán lập và được lập cho mỗi nghiệp vụ bán lẻ phát sinh

1.1.3.3 Phương thức bán hàng qua mạng

Ngoài hai hình thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ thì Công

ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt còn sử dụng phương thức bán hàng qua mạng

Hiện nay do công nghệ thông tin ngày càng phát triển trên phạm vi toàn cầu nên việc buôn bán hàng hóa trên mang Internet đã trở thành hoạt động kinh doanh không thể thiếu Đây cũng là một phương thức bán hàng mới mẻ xong nó phản ánh được tính ưu việt của công nghệ thông tin Bộ phận bán hàng trên mạng hoạt đông không hạn chế về thời gian và có thể giao dịch với mọi khách hàng trên mọi miền tổ quốc

Đối với hình thức này, Công ty đăng ký trang Web riêng và khi khách hàng muốn mua hàng thì đặt hàng qua trang Web, Công ty sẽ chuyển hàng hóa đến một địa điểm đã có trong hợp đồng mua hàng và khi đó bên mua thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ

Phòng Kinh doanh được chia làm hai bộ phận: một bộ phận làm việc tại chỗ và một bộ phận hoạt động trên thị trường hay còn gọi là bộ phận tiếp thị

Bộ phận làm việc tại chỗ chủ yếu giao dịch qua mạng bằng cách giới thiệu tính ưu việt, giá cả, chất lượng, mẫu mã của các mặt hàng của mình trên trang Web Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt thì phương thức bán hàng này hoàn toàn mới mẻ nhưng lại rất hiệu quả

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty

* Phòng Kinh doanh và Kĩ thuật:

Phòng Kinh doanh được chia thành các bộ phận nhỏ để đảm trách các nhiệm vụ khác nhau, phòng nay chia thành hai bộ phận lớn là Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận Kĩ thuật

+ Trưởng phòng kinh doanh và kĩ thuật là Ông Trần Duy Minh:

Nhiệm vụ của Trưởng phòng chủ yếu là quản lý nhân sự ở phòng kinh doanh và kĩ thuật, chia tách công việc cho hai bộ phận kinh doanh và bộ phận

kĩ thuật một cách rõ ràng và hợp lý nhất, tránh tình trạng chồng chéo công việc giữa hai bộ phận, làm sai nhiệm vụ của bộ phận mình Trưởng phòng còn phải khái quát công việc trong công tác bán hàng nói chung và kinh doanh nói riêng để đưa ra ý kiến tối quan trọng cho Giám đốc về phương hướng kinh doanh trong tương lai

- Bộ phận Kinh doanh có nhiệm vụ là tìm kiếm đối tác, khai thác, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa Ngoài ra bộ phận kinh doanh còn có nhiệm

vụ chăm sóc, quan tâm tới khách hàng để có thể đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả, thông qua việc theo dõi, nắm bắt nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Bộ phận kinh doanh sẽ xây dựng các phương án kinh doanh, phương thức bán hàng hiệu quả nhất

+ Bà: Lê Thị Oanh (Trưởng bộ phận kinh doanh): Là người nắm bắt và theo dõi công việc bán hàng nói chung

+ Nhân viên Kinh doanh (5 người): nhiệm vụ chủ yếu là tìm kiếm đối tác, khai thác thông tin trên thị trường để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, những khách hàng có nhu cầu về mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh

Nhân viên kinh doanh sẽ đưa ra những thông tin của riêng bản thân mình về nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, những thông tin này được tập hợp dưới dạng báo cáo, sau đó họ nộp cho Trưởng bộ phận kinh doanh, để bàn bạc xây dựng phương án kinh doanh hiệu quả

Bộ phận này còn chia ra thành các tổ có chức năng khác nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ:

+ Tổ Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác, xác định nhu cầu của thị trường

+ Tổ Bán hàng: thực hiện tất cả các công việc liên quan đến quá trình

tiêu thụ sản phẩm từ việc giới thiệu và quảng bá sản phẩm cho khách hàng biết tới Sau khi khách hàng đã có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty thì bộ phận này chịu trách nhiệm trao đổi, thỏa thuận với khách hàng khi cả hai bên

đã chấp nhận thực hiện một giao dịch mua - bán, giao hàng cho khách hàng

- Bộ phận Kĩ thuật: có chức năng là quản lý việc vận hành máy móc, xử

lý những sự cố về máy móc quá trình vận hành, kiểm tra định kỳ máy móc, tham mưu cho các phòng ban liên quan

+ Ông: Mai Văn Huỳnh (Trưởng bộ phận kĩ thuật): có nhiệm vụ quản

lý nhân viên trong bộ phận kĩ thuật, phân công công việc của từng thành viên trong bộ phận Là người có chuyên môn về kĩ thuật, sửa chữa, bảo hành máy móc, nên những sự cố lớn thì các kĩ sư trong bộ phận đều phải được sự thông qua của trưởng bộ phận mới tiến hành xử lý sự cố

+ Kĩ sư (12 người): Nhiệm vụ xử lý các sự cố về máy móc trong quá trình vận hành, bảo trì máy móc định kỳ, bảo hành sản phẩm cho khách hàng khi có yêu cầu theo định kỳ

* Phòng Kế toán: có chức năng quản lý tài chính và hạch toán đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, tập hợp số liệu, lập các báo cáo tài chính để nộp cho Giám đốc công ty theo định kỳ báo cáo và khi có yêu cầu ngoài ra bộ phận Phòng Kế toán còn quản lý và thực hiện công tác tổ chức lao động tiền lương

+ Trưởng phòng kế toán là Bà: Nguyễn Thị Hiền

Là người có nhiệm vụ quản lý công tác kế toán của toàn Công ty, xem xét công việc để phân công cho từng thành viên trong phòng nằm hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất Là người tổng hợp mọi phần hành kế toán nói chung cũng như công tác kế toán bán hàng nói riêng Lập báo cáo tài chính vào định kỳ và khi có yêu cầu của cấp trên

Phòng Kế toán có 1 Trưởng phòng, 3 Nhân viên kế toán và 1 thủ quỹTuy nhiên có 1 kế toán chịu trách nhiệm về kế toán bán hàng Kế toán

này ghi chép phản ánh tất cả các nghiệp vụ bán hàng của Công ty Giúp kế toán trưởng theo dõi về hàng bán mọi chủng loại, tính giá cho các lô hàng khác nhau, các mặt hàng khác nhau, tránh tình trạng nhầm lẫn.

Đối với yêu cầu quản lý về hàng hóa, bán hàng kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa theo các chỉ tiêu số lượng, chủng loại, giá trị

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản chi phí hoạt động của Công ty Đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng Cung cấp thông tin về kế toán bán hàng cho kế toán tổng hợp để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty

* Kho: là nơi bảo quản hàng hóa mua về và đóng gói của Công ty Thực hiện nhiệm vụ chứa hàng hóa mua về, sắp xếp các đơn hàng theo lô hàng hóa, chịu sự giám sát của Bộ phận Kĩ thuật và Phòng Kế toán

+ Thủ kho Ông Vũ Thế Hữu: là nhân viên coi giữ hàng hóa, kiểm kê hàng hóa theo từng lô, sắp xếp hàng hóa mua về hợp lý, tránh tình trạng hư hỏng do không được bảo quản Và là người chịu trách nhiệm quản lý nhân viên kho

+ Nhân viên kho (3 người): có nhiệm vụ đóng gói, bảo quản hàng hóa, trông giữ hàng hóa trong kho, có nhiệm vụ bốc dỡ hàng hóa khi nhập hàng vào kho và khi xuất hàng đi bán

* Đội xe vận chuyển hàng hóa: có nhiệm vụ chở hàng hóa đến địa điểm giao hàng ghi trong hóa đơn

+ Đội xe có 4 người có nhiệm vụ chở hàng hóa, chịu trách nhiệm về hàng hóa khi ở trên xe, giao hàng hóa tới địa điểm ghi trong hóa đơn Ngoài

ra có nhiệm vụ bảo quản xe trong quá trình làm việc, hết thời gian làm việc

hoặc giao hàng thì trả xe về kho Công ty.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TOÀN VIỆT

2.1 Kế toán doanh thu

* Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh như bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Theo Chuẩn mực kế toán – Điều kiện ghi nhận doanh thu (Chuẩn mực

kế toán số 14 - Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2011/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như chủ sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Quá trình bán hàng là quá trình Công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng, khách hàng có nghĩa vụ thanh toán tiền cho Công

ty như thỏa thuận ban đầu Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, Công ty trao quyền sở hữu hàng hóa đó cho khách hàng và sau đó hoàn tất thủ tục bán hàng Đây là thời điểm để kế toán ghi nhận Doanh thu

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

* Chứng từ kế toán: tùy vào từng phương thức bán hàng mà Công ty

Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt sử dụng các chứng từ và

quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau

- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT-3LL)

Sơ đồ 2.1: Quy trình bán hàng theo phương thức bán buôn

Khi có khách hàng đến mua hàng, Phòng Kinh doanh xác định số hàng tồn kho tại thời điểm đó và viết phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên: Phòng Kế toán giữ một liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, liên 2 giao cho Phòng Kinh doanh, liên

3 Thủ kho giữ làm chứng từ gốc để làm chứng từ xuất hàng

Hóa đơn bán hàng cũng được lập thành 3 liên:

- Liên 1: Phòng Kế toán lưu làm chứng từ gốc để vào sổ chi tiết TK

511, hai liên còn lại giao cho khách hàng để thanh toán

Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên tương ứng với hóa đơn bán hàng Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632, sổ chi tiết TK

Phòng Kinh doanh

Ký phiếu xuất kho, xuất hàng

Hóa đơn GTGT, Bảng kê bán hàng

Ký duyệt

511 Sau đó phản ánh vào bảng kê bán hàng.

+ Phương thức Bán lẻ

Sơ đồ 2.2: Quy trình bán hàng theo phương thức bán lẻ

Theo phương thức bán hàng này, nhân viên bán hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm về tất cả hàng hóa đã nhận để bán ở quầy bán lẻ Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách hàng, nghiệp

vụ này không lập chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng mà hoàn thành trực tiếp với người mua

Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý hàng hóa bán lẻ ở các quầy thì cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng hiện còn ở quầy hàng, dựa vào quan hệ cân đối hàng luân chuyển trong ngày để xác định số lượng hàng bán

ra của từng mặt hàng Tiền bán hàng nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền

để nộp cho thủ quỹ Nhân viên bán hàng lập Báo cáo bán hàng và Bảng kê nộp tiền chuyển đến Phòng Kế toán Kế toán sẽ lập Hóa đơn GTGT Báo cáo bán hàng và Hóa đơn GTGT là căn cứ để kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết bán hàng Khi nhận phiếu thu tiền (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt), khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc Công ty nhận được giấy báo

Ký duyệt

Hóa đơn GTGT

Hóa đơn bán hàng, bảng

kê bán lẻ, giấy nộp tiền

Yêu cầu mua hàng

Khách hàng

Nhân viên bán hàng

Phòng Kế toán

Giám đốc, Kế toán trưởng

có của Ngân hàng thì kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng.

* Căn cứ xác định doanh thu bán hàng

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT

Được xác định như sau:

Doanh thu tiêu thụ hàng hóa =

Đơn giá

Số lượng hàng hóa tiêu thụ

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

* Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán doanh thu bán hàng Công ty sử dụng Tài khoản 511

“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

Tài khoản 511 được mở chi tiết:

- TK 5111: Doanh thu bán hàng

- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

Tài khoản này có kết cấu như sau:

Bên Nợ:

- Các khoản giảm trừ doanh thu

- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanhBên Có:

- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳTài khoản này cuối kỳ không có số dư

Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu

- Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 511 cho từng khoản mục doanh thu

- Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và TK 511

* Kế toán đối với phương thức bán hàng trả tiền ngay và bán hàng theo hợp đồng thì kế toán bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng mà viết Hóa đơn GTGT

Ví dụ: Ngày 24 tháng 12 năm 2011, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt bán cho Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí IMICO, Địa chỉ: Tầng 4, số 632 đường La Thành, Quận Ba Đình, Hà Nội: một Máy Toàn đạc điện tử Leica TC 02 7” POWER với giá chưa thuế GTGT

là 105.360.000đ/máy, hai Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE R 3 NIKON với giá chưa thuế GTGT là 92.450.000đ/máy, ba Máy Bộ đàm TK 216 giá chưa thuế GTGT là 3.100.000đ/máy, năm Máy Kinh vĩ điện tử FDT2G-1 giá chưa thuế

là 24.936.000đ/máy Khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT

Bảng tổng hợp chi tiết

TK 511

Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT

Địa vị bán hàng: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt

Địa chỉ: 163 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội

Số tài khoản: 0451 0016 97204

Điện thoại: 043.7761693 MS: 0103724558

Họ tên người mua hàng: Trần Hòa

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí IMICO

Địa chỉ: Tầng 4, Số 623 Đường La Thành, Quận Ba Đình, Hà Nội

Số tài khoản: 0350 4646 43711

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0104757557

1 Máy Toàn đạc điện tử Leica TC 02 7” POWER Bộ 01 105.360.000 105.360.000

2 Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE

Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bảy mươi mốt triệu, sáu trăm năm mươi chín ngàn đồng chẵn.

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:

Liên 1 lưu tại quyển hóa đơn GTGT, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 luân chuyển trong nội bộ Công ty

- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thì Ngân hàng gửi Giấy báo có cho Công ty theo mẫu sau:

Biểu 2.2: Giấy báo có

NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

CHI NHÁNH THÀNH CÔNG

GIẤY BÁO CÓ

Ngày 24 tháng 12 năm 2011 Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG

MẠI VÀ DỊCH VỤ TOÀN VIỆT Số tài khoản: 0451 0016 97204Địa chỉ: 163 – Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Loại tiền: VNĐ

Mã số thuế: 0103724558 Loại tài khoản: Tiền gửi thanh

toán

TT0013391231 Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội xin thông báo đã ghi có tài khoản của quý khách theo

số tiền dưới đây:

Chuyển khoản

Số tiền bằng chữ: Năm trăm bảy mươi mốt triệu, sáu trăm năm mươi chín ngàn đồng chẵn.

Diễn giải: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí IMICO thanh toán tiền hàng

* Phương thức bán lẻ hàng hóa tại Công ty: Hầu hết hàng hóa bán lẻ của Công ty chủ yếu phục vụ cho nhu cầu mua Chân máy, Máy Bộ đàm và các thiết bị rời Còn các sản phẩm có giá trị tương đối lớn và yêu cầu gắt gao

về độ chính xác của sản phẩm, các yêu cầu về thông số kĩ thuật thì thông thường đều được trao đổi thông qua hợp đồng từ trước, sau đó thì tiến hành các thủ tục như trên

Thông thường cuối tháng kế toán tập hợp giá trị hàng hóa đã bán lẻ

trong tháng, sau đó viết hóa đơn GTGT và kê khai thuế GTGT đầu ra phải nộp cho từng mặt hàng bán lẻ trong tháng đó.

* Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT để ghi vào Sổ chi tiết TK 511 –

“Doanh thu bán hàng”

Biểu 2.3: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÂU TƯ THƯƠNG MẠI TOÀN VIỆT

0044290 12/12 Bán máy cho Công ty Cổ phần Đầu

tư Khoáng sản An Thông

0044320 24/12 Bán máy cho Công ty Cổ phần Đầu

tư Xây lắp Dầu khí IMICO

004439

0

26/12 Bán máy cho Cửa hàng Thiết bị Kỹ

thuật Dung Sơn

Kế toán trưởng(Đã ký, họ tên)Sau đó kế toán bán hàng căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu TK 511 của

từng mặt hàng để ghi bảng tổng hợp chi tiết doanh thu của tất cả các mặt hàng, để kế toán biết được tổng doanh thu bán hàng của tháng đó là bao nhiêu Do ghi sổ chi tiết như vậy nên tình hình kinh doanh của Công ty được cập nhật hàng tháng rất đầy đủ.

Biểu 2.4: Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÂU TƯ THƯƠNG MẠI TOÀN VIỆT

163 – LÁNG HẠ - ĐỐNG ĐA – HÀ NỘI

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

TK 511 – DOANH THU BÁN HÀNG (Trích)

Tháng 12 năm 2011 Đơn vị tính: VNĐ

Kế toán trưởng(Đã ký, họ tên)

2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu

Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ tổng hợp về doanh thu

Kế toán bán hàng căn cứ vào Sổ chi tiết để ghi vào Nhật ký chung Sau

đó căn cứ từ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái tài khoản liên quan Cuối niên

độ kế toán tổng hợp số liệu để vào Báo cáo tài chính

* Trích Nhật ký chung của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt:

Biểu 2.5: Sổ Nhật ký chung

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÂU TƯ THƯƠNG MẠI TOÀN VIỆT

163 – LÁNG HẠ - ĐỐNG ĐA – HÀ NỘI

Mẫu số S03a – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

Sổ Cái TK 511

Báo cáo tài chính (Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh …)

PC 03 09/12/11 Chi phí lãi vay x 635 16.000.000

12/12/11 Bán Máy Toàn đạc điện tử

Leica cho Công ty Cổ phần Đầu tư khoáng sản An Thông

24/12/11 Bán Máy móc cho Công ty

Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu Khí IMICO

26/12/11 Bán Máy Toàn đạc cho Cửa hàng

Thiết bị Kỹ thuật Dung Sơn

Sau khi vào Nhật ký chung thì kế toán căn cứ các nghiệp vụ đã ghi ở

Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái TK 511

Biểu 2.6: Sổ Cái TK 511

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÂU TƯ THƯƠNG MẠI TOÀN VIỆT Mẫu số S03b-DN

163 – LÁNG HẠ - ĐỐNG ĐA – HÀ NỘI (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CÁI (Trích)

TK 511 – DOANH THU BÁN HÀNG

Tháng 12 năm 2011

+ Máy Định vị

……….

1.936.760.000 1.685.760.000 11.000.000 240.000.000

……… 31/1

(Đã ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Đã ký, họ tên)

Giám đốc (Đã ký, đóng dấu, họ tên)

2.1.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt bán hàng cho khách hàng chủ yếu dựa trên những hợp đồng hoặc đơn đặt hàng do đó phải căn cứ vào mặt hàng, chủng loại, mẫu mã, quy cách, phẩm chất … ghi trong hợp đồng Công ty mới tiến hành giao hàng cho khách theo đúng yêu cầu Hơn nữa hàng hóa đều là hàng được nhập từ các hãng lớn, uy tín, chất lượng chính vì vậy trong quá trình bán hàng ở Công ty không có trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán do không đạt yêu cầu, do đó Công ty

Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt không sử dụng các tài khoản như TK 531, TK 532 cũng như không hạch toán các tài khoản này

Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, gồm có trị giá vốn hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng, chi phí quản

lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Việc xác định giá vốn hàng bán là cơ sở để tính kết quả hoạt động kinh doanh

Hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho hàng hóa thì căn cứ vào số lượng hàng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho

Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt, giá vốn hàng bán bao gồm:

Giá vốn hàng bán = Giá mua thực tế của

+

Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ

+

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ

2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

* Tài khoản sử dụng:

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt sử dụng tài khoản 632

TK 632 – “Giá vốn hàng bán” được mở thành nhiều tài khoản cấp hai

để theo dõi giá vốn của từng loại hàng hóa cụ thể như:

TK 6321 – Giá vốn Máy Toàn đạc Leica

TK 6322 – Giá vốn Máy Bộ đàm

TK 6323 – Giá vốn Máy Kinh vĩ

TK 6324 – Giá vốn Máy Định vị