TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC CÔNG NGHỆ

Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kịnh doanh có những nhiệm vụ rất quan trọng như: Tổ chức ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời giám đốc chặt chẽ tình hình tiêu thụ sả

MỤC LỤC

HOÁ ĐƠN GTGT 22

Liên 3: Lưu hành nội bộ 22

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

HOÁ ĐƠN GTGT 22

Liên 3: Lưu hành nội bộ 22

LỜI NÓI ĐẦU

Sau 20 năm đổi mới nền kinh tế Việt Nam đã có bước chuyển đổi sâu sắc về cơ chế Từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, một nền kinh tế lạc hậu kém phát triển sang cơ chế thị trường, nền kinh tế nhiều thành phần với sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước

Để phù hợp với sự phát triển liên tục của nền kinh tế đòi hỏi các doanh nghiệp cũng phải đổi mới Đặc biệt trong tình hình hiện nay, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các doanh nghiệp Chính sự cạnh tranh này là một trong những nhân tố quan trọng thúc đẩy các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng phải tự vươn lên tìm chỗ đứng cho mình.Đối với doanh nghiệp thương mại thì hoạt động kinh doanh chính là hoạt động bán hàng Bán hàng hay còn gọi là tiêu thụ là việc chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá hay dịch vụ gắn với phần lợi ích hoặc rủi

ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ và vốn trong thanh toán Bán hàng có thể thoả mãn nhu cầu của đơn vị khác hoặc cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp gọi là tiêu thụ ra ngoài Nếu cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một công ty, tập đoàn gọi là tiêu thụ nội bộ

Công tác bán hàng giải quyết đầu ra của hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu thị trường Đối với mỗi một doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì công tác bán hàng là cực kỳ quan trọng nó thể hiện ở các nội dung sau:

Sản xuất và tiêu thụ có mối quan hệ biện chứng với nhau Sản xuất là tiền đề của tiêu thụ cũng như hoạt động mua vào trong kinh doanh thương mại,và ngược lại tiêu thụ ảnh hưởng quyết định tới sản xuất, tới việc thu mua

hàng hoá Nếu sản xuất ra không tiêu thụ được hay việc mua hàng về không bán được sẽ dẫn đến việc kinh doanh bị ảnh hưởng xấu có thể dẫn đến doanh nghiệp phải rút lui khỏi thị trường Do vậy thực hiện tốt công tác bán hàng đảm bảo cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay vốn kin doanh,

từ đó đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp và mở rộng hoạt động kinh doanh Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kịnh doanh có những nhiệm vụ rất quan trọng như: Tổ chức ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời giám đốc chặt chẽ tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, thanh toán với người mua và nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước; phản ánh các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp… Các thông tin mà kế toán đưa ra không chỉ phục vụ cho công tác quản lý kinh tế của bản thân mỗi doanh nghiệp mà còn phục vụ cho công tác quản lý của nhiều đối tượng khác Thông tin kế toán giúp nhà quản lý nắm vững tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của nó nhờ vậy tìm ra và lựa chọn phương án tiêu thụ

có hiệu quả để định hướng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hoạt động kế toán luôn gắn liền với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đây là nơi cung cấp thông tin cho nhà quản lý Hoạt động của nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy mà hoàn thiện công tác kế toán là nhiệm vụ không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp Nhận thức được vai trò của các doanh nghiệp thương mại và tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán, em đã chọn Công ty TNHH Tin học Công nghệ kỹ thuật số là nơi thực tập Qua quá trình tìm hiểu, cùng với những hiểu biết của bản thân em nhận thấy, đối với một doanh nghiệp thuơng mại, bán hàng là khâu quan trọng nhất, có ảnh hưởng to lớn đến toàn bộ hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp Vì vậy em chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Công nghệ kỹ thuật số ”

cho Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề thực tập của em bao gồm những nội dung sau:

Chương I : Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại công ty TNHH Tin học Công nghệ kỹ thuật số

Chương II : Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Tin học Công nghệ kỹ thuật số

Chương III : Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Tin học Công nghệ kỹ thuật số

CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG

BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC

CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT SỐ

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Tin học Công nghệ kỹ thuật số

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty

Mỗi doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại thì mục tiêu hàng đầu là kinh doanh có lợi nhuận Để đạt được mục tiêu

đó thì DN phải khẳng định được vị trí của mình trên thương trường

Công ty TNHH Tin học Công nghệ kỹ thuật số là công ty hoạt động trong lĩnh vực Điện tử và Công nghệ thông tin Sau nhiều năm kinh doanh đã

mở rộng về quy mô và hiệu quả kinh doanh ngày càng cao cùng với những điều kiện thuận lợi của cơ chế thị trường đã hình thành nên Công ty TNHH Tin học Công nghệ kỹ thuật số phát triển như ngày nay Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là:

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

- Bán buôn máy mọc thiết bị và phụ tùng máy khác

- Buôn bán thiết bị văn phòng, thiết bị nội thất

- Dịch vụ đào tạo, lắp đặt, sửa chữa thiết bị điện, điện lạnh, tin học, viễn thông

- Buôn bán hàng điện, điện tử, tin học, viễn thông, điện lạnh

- Sản xuất vật tư, thiết bị điện, điện tử, tin học và phần mềm tin học

1.1.2 Thị trường của Công ty

Thị trường của công ty chủ yếu ở phía Bắc trong đó chủ yếu là thị trường

Hà Nội nhưng công ty đã có trung tâm bảo hành đặt tại rất nhiều tỉnh, thành phố ở cả ba miền trên cả nước như: Hà Nội, Sơn La, Bắc Cạn, Nghệ An, Quảng Bình, TP HCM, Cần Thơ,…

Từ ngày thành lập công ty không ngừng mở rộng mạng lưới kinh doanh,

mở rộng thị trường tiêu thụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tạo uy tín và ngày càng đưa công ty kinh doanh có hiệu quả tốt hơn

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại và cung cấp dịch

vụ thành lập và đi vào hoạt động đã được 10 năm công ty đã bước đầu tạo được chỗ đứng và chiếm được thị phần khá lớn trên khu vực phía bắc Có được điều đó là do ban giám đốc công ty là những người rất am hiểu về lĩnh vực điện tử, công nghệ thông tin … Chính vì có được kinh nghiệm quý báu

đó cộng với sự tính toán hợp lý trong việc nhập hàng và xuất hàng nên công

ty đã nhanh chóng chiếm được thị trường Đặc biệt là thu hút được các bạn hàng là các công ty, các đại lý, cửa hàng về với công ty

1.1.3 Các phương thức bán hàng của công ty

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho người mua và đổi lại doanh nghiệp sẽ nhận được tiền hoặc là quyền thu tiền Hoạt động bán hàng có hiệu quả hay không quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp Vì thế các phương thức bán hàng ngày càng phong phú nhằm

hỗ trợ tốt hơn cho công tác bán hàng

Phương thức tiêu thụ thành phẩm tại công ty thường áp dụng là phương thức tiêu thụ trực tiếp, khách hàng nếu muốn mua sản phẩm của công ty phải trực tiếp đến công ty hoặc gọi điện thoại yêu cầu, nếu khách hàng chấp nhận mua hàng sẽ được giao hàng ngay tại kho thành phẩm của công ty Sản phẩm của công ty còn được cung cấp cho một số đại lý cấp một ở các tỉnh để cung

cấp cho các khu công nghiệp và còn đưa hàng đến tận công ty nếu khách hàng

có nhu cầu Ngoài ra, công ty thường tham gia các hội trợ triển lãm tại Hà Nội, tuy việc tiêu thụ hàng qua các hội trợ triển lãm không làm tăng đáng kể doanh thu của công ty nhưng đã giúp quảng bá thương hiệu cho sản phẩm của công ty Hiện nay công ty áp dụng một số phương thức bán hàng chủ yếu sau:

Phương thức bán hàng trực tiếp:

Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp Số hàng khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và người bán mất quyền sở hữu về số hàng này Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà người bán đã giao

Bán hàng theo phương thức chuyển hàng, chờ chấp nhận:

Bán hàng theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận là phương thức

mà bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao(một phần hay toàn bộ ) thì số hàng được bên mua chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ và bên bán mất quyền sở hữu về số hàng đó

Bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi :

Bán hàng đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng (gọi là bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý, ký gửi (gọi là bên đại lý) để bán Bên đại lý bán đúng giá quy định của chủ hàng sẽ được hưởng thù lao đại ký dưới hình thức hoa hồng ( Hoa hồng đại lý)

Bán hàng theo phương thức trả góp, trả chậm:

Bán hàng trả góp trả chậm là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất

nhất định Thông thường, số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm.

Về thực chất, chỉ khi nào người mua thanh toán hết tiền hàng thì doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu Tuy nhiên về mặt hạch toán, khi hàng bán trả góp, trả chậm giao cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ

Bán hàng theo phương thức bán lẻ:

Đây là hình thức bán lẻ tại các cửa hàng, quầy hàng, điểm bán của DN được thực hiện dưới hai hình thức: Bán lẻ thu tiền tại chỗ và bán lẻ thu tiền tập trung Tại điểm bán lẻ, nếu bán hàng thu tiền tại chỗ thì người bán hàng đồng thời phải thực hiện chức năng thu tiền của một nhân viên thu ngân Cuối ca bán hàng nhân viên quầy kiểm hàng , kiểm tiền và lập báo cáo bán hàng, báo cáo thu ngân và nộp cho kế toán để ghi sổ kê toán

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Tin học Công nghệ kỹ thuật số

Phòng kế toán : Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ phát

sinh để hạch toán doanh thu bán hàng trong tháng Theo dõi tình hình bán hàng diễn ra tại doanh nghiệp và tại các đại lý gửi hàng của công ty Hàng ngày kế toán dựa vào các chứng từ phát sinh: bảng kê bán hàng, phiếu xuất kho, lệnh giao hàng để phản ánh vào phần mềm kế toán và theo dõi công nợ phải thu của khách hàng

Phòng kinh doanh : Có chức năng giao dịch, mua bán hàng hoá thiết bị

máy móc trong và ngoài ngành, tập hợp các đơn hàng về số lượng chất lượng tham mưu cho ban giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch về sản lượng sản phẩm sản xuất ra bán trong tháng quý và tiếp nhận của các đơn đặt hàng của khách hàng, trực tiếp tiếp xúc thị trường về tiêu chuẩn kỹ thuật chủng loại giá cả để có đề xuất biện pháp kịp thời khắc phục Phối hợp với các phòng ban khác phân tích tình hình kinh doanh của

công ty và có trách nhiệm phụ trách về bán hàng của công ty giúp ban giám đốc trong việc bán hàng và xem xét thị trường để cho ban giám đốc có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh tốt nhất mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp

Trong công ty phòng kinh doanh có nhiệm vụ Marketing tiếp thị hàng hóa giúp cho DN tiếp cận được với thị trường đưa sản phẩm của DN đến được với khách hàng

Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính về việc quảng bá và tiêu thụ sản phẩm, giới thiệu sản phẩm hàng hóa của công ty đến khách hàng

và người tiêu dùng Đồng thời là người phân công công việc cho nhân viên cấp dưới và chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc Trưởng phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ xem xét và làm hợp đồng bán hàng cho khách hàng, giới thiệu cho khách hàng về các mặt hàng, chủng loại hàng hóa

Thủ kho: Có nhiệm vụ theo dõi việc hàng hoá nhập vào và xuất ra trong

ngày, kiểm tra được lượng hàng còn lại trong kho Chỉ khi có lệnh giao hàng

có chữ ký của giám đốc kế toán trưởng thủ kho mới được xuất hàng.Khi xuất kho hàng hoá thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng trước khi xuất hàng đảm bảo hàng không bị kém phẩm chất

Quy trình bán hàng:

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ được trực tiếp gặp nhân viên bán hàng hoặc gọi điện thoại, fax hay giới thiệu hoặc phiếu báo cấp hàng của công ty Nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm thông báo giá bán theo quy định giá bán của Ban giám đốc Khi khách hàng đã chấp nhận đơn giá, nhân viên bán hàng sẽ viết lệnh giao hàng và trình lên Ban giám đốc công ty để phê duyệt Sau khi có lệnh giao hàng nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm giám sát hàng hoá.Bảo vệ vào sổ theo dõi xe ra vào Sau khi hàng đã xuất kho, nhân viên kế toán kiểm tra phiếu xuất kho để viết hóa đơn và phiếu thu để thủ quỹ

làm nhiệm vụ thu tiền Toàn bộ chứng từ bán hàng bao gồm lệnh giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu cân, phiếu thu và hóa đơn phải được trình kế toán trưởng kiểm tra ký xác nhận là quy trình đã thực hiện đúng, các số liệu là đúng trước khi chuyển cho Ban giám đốc phê duyệt vào hóa đơn và phiếu thu.Khi hàng hóa được nhập khẩu, công ty làm thủ tục mở tờ khai hải quan liên quan đến lô hàng nhập khẩu Tờ khai gồm có Bill, Invoice, Packing list, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất sứ, giấy chứng nhận chất lượng, bảo hiểm hàng hóa và hợp đồng mua bán giữa 2 bên Sau khi hàng hóa được nhập kho

tờ khai hải quan được lưu ở phòng kế toán dùng làm chứng từ gốc lưu cùng chứng từ phát sinh trong tháng Khi hợp đồng đã được ký kết có dấu chữ ký của hai bên, đến ngày giao hàng phòng kinh doanh sẽ làm giấy đề nghị xuất kho trình lên giám đốc ký rồi chuyển xuống kho yêu cầu thủ kho xuất hàng cho khách hàng Sau khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao hàng trong hợp đồng bên mua kiểm tra hàng hóa rồi nhập kho Hai bên làm biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lý hợp đồng Kết thúc quá trình bán hàng

Trình tự ghi sổ kế toán khi tiêu thụ hàng hoá:

Khi phát sinh các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, trên cơ sở các hóa đơn GTGT kế toán sẽ định khoản, nhập dữ liệu vào máy tính, sau đó máy sẽ tự động phân bổ đến các sổ chi tiết và sổ tổng hợp có liên quan Hàng ngày căn

cứ vào các hóa đơn GTGT sau khi được kế toán nhập dữ liệu vào máy tính thì tất cả các số liệu về ngày, số chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, số lượng, đơn giá, thuế, tổng tiền thanh toán đều được máy tự động chuyển sang sổ chi tiết doanh thu bán hàng, làm căn cứ để lên sổ Cái TK 511

*) Trích Nhật Ký Chung của Công ty TNHH Tin học Công nghệ KTS tháng 12/2012 như sau:

Biểu 1: Sổ nhật ký chung

Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Công nghệ KTS

Địa chỉ: Phường Khương Trung, Thanh Xuân, HN

Mẫu số S03a – DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

11/12/12 PC 01 11/12/12 Chi trả tiền hàng bị trả lại x 531 845.000

23/12/12 PT 07 23/12/12 Thu tiền bán máy tính hư X 111 609.000

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT SỐ

2.1 Kế toán doanh thu

Theo chuẩn mực về kế toán doanh thu thì: Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kì kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Nói cách khác, doanh thu là tổng giá trị có lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được từ hoạt động bán sản phẩm do doanh nghệp sản xuất ra hay bán hàng hoá mua vào, nhằm bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp Hoạt động bán hàng có ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp

Doanh thu =

SLượng hàng hoátiêu thụ trong kỳ X Đơn giá

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

* Chứng từ sử dụng:

•Hóa đơn bán hàng

•Hóa đơn GTGT

•Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (kèm theo lệnh điều động nội bộ)

•Phiếu xuất hàng gửi đi bán đại lý

•Các chứng từ hạch toán (phiếu thu, giấy báo của Ngân Hàng)

- Doanh thu bán hàng hạch toán vào tài khoản 512 là số doanh thu về bán hàng hoá, sản phẩm, lao vụ cung cấp cho các đơn vị nội bộ.

- Quy trình luân chuyển chứng từ:

* Theo phương thức trực tiếp:

Bán hàng theo phương thức trực tiếp là hình thức bán hàng chủ yếu của công ty Sau khi hai bên ký kết hợp đồng và làm xong các thủ tục cần thiết kế toán viết hoá đơn GTGT Liên 1 lưu lại cuống ( nơi lập phiếu), liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 để công ty kẹp cùng chứng từ phát sinh trong tháng Giá trị hợp đồng thường có giá trị lớn 20 triệu vì thế khách hàng thường thanh toán bằng hình thức chuyển khoản Sau khi có lệnh của giám đốc, thủ kho viết phiếu xuất kho và giao hàng hoá cho khách hàng Sau khi hai bên bàn giao hàng hoá công ty chính thức mất quyền sở hữu lô hàng.Kế toán ghi nhận doanh thu.Sau một thời gian đã định trong hợp đồng bên mua có trách nhiệm thanh toán cho bên bán đầy đủ số tiền đã thoả thuận trong hợp đồng

* Theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận:

Hình thức bán hàng này công ty không thực hiện thường xuyên, chủ yếu

là bán hàng qua điện thoại, qua sự giới thiệu của người quen khách hàng quen thuộc Sau khi hai bên đã thoả thuận đi đến ký kết hợp đồng, kế toán viết hoá đơn liên 2 giao cho khách hàng cùng lô hàng Thủ kho làm thủ tục xuất hàng lên ô tô của công ty để chở đến kho cho khách hàng cùng hợp đồng Hồ sơ đi đường của lô hàng gồm hợp đồng kinh tế 2 bên, tờ khai hải quan chứng minh nguồn gốc xuất sứ của lô hàng và liên 2 hoá đơn GTGT Chi phí vận chuyển bốc xếp đều do công ty chi trả Hàng sau khi được vận chuyển đến kho của khách hàng, hàng hoá được nghiệm thu và nhập kho Sau khi bên mua chấp nhận lô hàng và chấp nhận sẽ thanh toán khi đó quá trình bán hàng mới được coi là kết thúc Hai bên làm biên bản nghiệm thu và thủ tục thanh lý hợp đồng Kế toán theo dõi công nợ của khách hàng

* Theo phương thức đại lý ký gửi:

Công ty xuất kho giao hàng cho đại lý uỷ quyền của công ty Đại lý bán hàng đúng theo giá quy định của công ty và được hưởng hoa hồng Hàng ngày khi xuất bán được hàng hoá đại lý có nhiệm vụ ghi chép hạch toán doanh thu gửi về phòng kế toán của công ty để công ty ghi nhận doanh thu đồng thời trích hoa hồng cho đại lý

*Theo phương thức bán lẻ:

Khách hàng chủ yếu là những khách vãng lai, mua với số lượng không lớn, giá trị không nhiều chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt và thường không viết hóa đơn GTGT, giá khách hàng mua là giá chưa có thuế Việc theo dõi công nợ của kế toán cũng khá đơn giản

Tại điểm bán lẻ, nếu bán hàng thu tiền tại chỗ thì người bán hàng đồng thời phải thực hiện chức năng thu tiền của một nhân viên thu ngân Cuối ca bán hàng nhân viên quầy kiểm hàng kiểm tiền và lập các báo cáo bán hàng, báo cáo thu ngân và nộp cho kế toán để ghi sổ kế toán

Bán hàng thu tiền tập trung thì có đặc trưng khác về mặt tổ chức quầy bán

so với phương thức thu tiền tại chỗ Tại điểm bán nhân viên bán hàng và nhân viên thu ngân thực hiện độc lập chức năng bán hàng và chức năng thu tiền Cuối

ca bán nhân viên bán hàng kiểm hàng tại quầy, đối chiếu sổ quầy hàng và lập

báo cáo doanh thu bán nộp trong ca, ngày Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ thu tiền kiểm tiền và lập báo cáo nộp tiền cho thủ quỹ Kế toán bán hàng nhận các chứng từ tại quầy bàn giao làm căn cứ ghi chép các nghiệp vụ bán trong ca, ngày

và kỳ báo cáo

Hiện nay DN đã và đang đi vào việc sử dụng phần mềm FAST Vì thế đã giảm tải được phần nào công việc cho kế toán Việc nhập các chứng từ phát sinh cũng trở nên dễ dàng chính xác và thuận tiện hơn

Phần mềm FAST sử dụng theo hình thức nhật ký chung Định kỳ vào các ngày mùng 10, 20 và cuối tháng kế toán nhập chứng từ phát sinh một lần Có các loại chứng từ:

• Phiếu thu tiền

• Phiếu chi tiền

• Phiếu nhập kho

• Phiếu xuất kho

• Phiếu chuyển kho

• Chứng từ doanh thu ( Không thu tiền ngay)

Chọn loại chứng từ, tháng phát sinh chứng từ và số chứng từ ghi sổ,ngày ghi sổ Sau đó kế toán phải khai báo các nội dung như: Số chứng từ, ngày phát sinh chứng từ, Họ tên, địa chỉ của khách hàng Diễn giải lý do phát sinh chứng từ

Phần kê khai thuế, DN phải khai báo loại hoá đơn, số hoá đơn, số Sêri,

mã số thuế của đơn vị, địa chỉ và mặt hàng khách hàng muốn mua

Phần nội dung chính, kế toán ghi TK nợ (chi tiết cấp 1,2), TK có ( chi tiết cấp 1,2) Số lượng, đơn giá và thành tiền

Khi phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá quy trình kế toán bán hàng được tiến hành ghi sổ như sau:

1 Ngày 28/12/2012,Xuất kho 01 máy tính DELL giá 15.909.091đ/cái,

02 cái máy NB Acer giá 10.890.000đ/cái,01 chiếc máy FAX Panasonic giá 6545454đ/chiếc và 01 cái máy NB Acer giá 10.890.000đ/cái cho công ty TNHH Ngân Linh Thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán Kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 131 (VL) : 66.700.700

Có TK 5111 : 60.637.000

Có TK 3331 : 6.063.700

Địa chỉ: Công ty TNHH Ngân Linh

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

cách

Đơn vị

Số lượng

Đơn giá VNĐ

Thành tiền ( VNĐ)

Ghi chú

1 Máy tính DELL Cái 1 15.909.091 15.909.091

Khách hàng xác nhận Người bán hàng Người phê duyệt

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Ngày28 tháng 12 năm 2012

Căn cứ vào lệnh giao hàng thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho:

Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên : (liên 1: lưu tại cuống, liên 2: thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán, liên 3: người sử dụng giữ để theo dõi)

Biểu 3: Phiếu xuất kho

Công ty TNHH Tin học Công nghệ KTS Mẫu số : 02 - VT

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 28 tháng 12 năm 2012 Nợ TK 131 B

Số: 02486 Có TK 3331,5111

- Họ tên người nhận hàng : Hà Đăng Ninh

- Lý do xuất kho : Xuất bán

Tổng số tiền ( viết bằng chữ) : Sáu mươi triệu sáu trăm bảy mươi ba nghìn đồng

Biểu 4:Hoá đơn GTGT

Đơn vị : Công ty TNHH tin học Mẫu số : 02 - VT

Công nghệ KTS

HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: Lưu hành nội bộ Ngày 28 tháng 12 năm 2012

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Tin học Công nghệ KTS

Địa chỉ : Số 9, tổ 9, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, TP

Hà Nội

Họ tên người mua hàng : Hà Đăng Ninh

Đơn vị : Công ty TNHH Ngân Linh

Hình thức thanh toán : Chuyển khoản ĐVT : VNĐ

Viết bằng chữ : Sáu mươi sáu triệu bảy trăm bảy ngàn đồng chẵn

Biểu 5: Hoá đơn bán hàng thông thường

CÔNG TY TIN HỌC CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT SỐ

HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG THÔNG THƯỜNG

Địa chỉ: Khương Trung-Thanh Xuân-Hà Nội

Tên khách hàng: Nguyễn Văn Thành

Địa chỉ: Thanh Xuân – Hà Nội

* Đối với phương thức bán lẻ :

Bán lẻ hàng hoá tại Công ty chủ yếu phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngay của khách hàng nên thủ kho chỉ ghi hoá đơn bán hàng thông thường và vào sổ quỹ tiền mặt Cuối tháng, kế toán tập hợp giá trị hàng bán lẻ trong tháng và cũng viết hoá đơn GTGT, kê khai thuế GTGT đầu ra phải nộp

Biểu 6: Phiếu thu

Công ty TNHH Tin học Công nghệ KTS MẪU SỐ: 01-TT Thanh Xuân - Hà Nội

PHIẾU THU Ngày 23 tháng 12 năm 2012 Số: 12.96

Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Thủ quỹ

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Kế toán doanh thu bán hàng được thực hiện đồng thời trên quầy hàng và

ở phòng kế toán Do vậy ngoài các chứng từ đã sử dụng kế toán còn sử dụng các bảng kê bán hàng

- Ở quầy hàng : được thực hiện trên bảng kê thẻ quầy hàng

- Ở phòng kế toán : kế toán sử dụng số theo dõi doanh thu để theo dõi tình hình bán hàng.

* Theo phương thức tiêu thụ trực tiếp:

1 Ngày 05/01/2013: xuất kho 02 bộ máy tính Acer V5-471 cho công ty TNHH Vạn Lộc,đơn giá chưa thuế là 10.290.000đ/ bộ Thuế GTGT 10% ,khách hàng chưa thanh toán Kế toán hạch toán :

Nợ TK 111(HP) : 935.000

Có TK 511.1 :850.000

Có TK 3331.1:85.000

* Theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận:

- Khi xuất hàng chuyển đến cho người mua lô hàng theo hợp đồng kinh tế số 43 ngày 3/2/2013 kế toán hạch toán:

* Theo phương thức đại lý ký gửi:

- Khi xuất hàng giao cho đại lý, kế toán phản ánh trị giá lô hàng xuất kho:

Biểu 7: Sổ chi tiết

Sổ chi tiết Tài Khoản 511:Doanh thu

735.010.000 735.010.000 Luỹ kế từ

đầu năm

2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu

* Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung vụ cấp dịch vụ

Tài khoản 511 có 5 tài khoản cấp 2

- 5111 doanh thu bán hàng hoá

- 5112 doanh thu bán các thành phẩm

- 5113 doanh thu cung cấp dịch vụ

- 5114 doanh thu trợ cấp, trợ giá

- 5117 doanh thu bất động sản đầu tư của doanh nghiệp

Nhưng trong DN chủ yếu chỉ sử dụng TK 511.1(Doanh thu bán hàng hoá)

* Kết cấu và nội dung phản ánh:

- Bên Nợ :

+ Số thuế phải nộp (thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp) tính trên doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ trong kỳ

+ Số chiết khấu thương mại, số giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu

+ Kết chuyển doanh thu thuần về TK911 “ Xác định kết quả kinh doanh”

- Bên Có :

+ Tổng số doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ

* Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ

Biểu 8: Sổ cái

SỔ CÁI

Tên tài khoản : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Số hiệu tài khoản: 511; Năm 2012

Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty TNHH Tin học Công nghệ KTS bao gồm các khoản: chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại Riêng với các khoản do khách hàng trả lại vì không đúng chủng loại, quy cách sản phẩm như đã đặt hàng, khách hàng không chấp nhận lô hàng và trả lại hàng Công ty nhận lại hàng và bổ sung

* ) Kế toán chiết khấu thương mại (CKTM)

CKTM là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết DN đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua đã mua hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về CKTM đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng

* Tài khoản sử dụng: TK 521 – Chiết khấu thương mại

Kết cấu của TK này như sau:

- Bên Nợ: Số CKTM đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng

- Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số CKTM sang TK 511 để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán

TK 521 không có số dư cuối kỳ.

* ) Kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại

* Nội dung:

Doanh thu hàng đã bán bị trả lại là số hàng hoá doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách chủng loại Khi đó Công ty sẽ nhận lại hàng và bổ sung

*Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 531 " Hàng bán bị trả lại": dùng để dõi doanh thu của số hàng hoá đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại