Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước

Hiện tại, có Thông tư 24/2011/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ: " Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho

quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước" là công trình nghiên cứu

của cá nhân Tôi dưới sự hướng dẫn của thầy giáo TS Phùng Văn Ổn Các số liệu

trong luận văn là số liệu trung thực, không sao chép toàn văn và được chỉ rõ

nguồn trích dẫn trong tài liệu tham khảo

Hà Nội, ngày 4 tháng 6 năm 2014

Học viên

Chu Thị Thắm

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy giáo, cô giáo Trường Đại học Công nghệ - Đại học Quốc Gia Hà Nội đã tận tình giảng dạy và truyền đạt cho Tôi những kiến thức và kinh nghiệm trong suốt quá trình học tập tại Trường

Đặc biệt Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Phùng Văn Ổn, Văn phòng Chính phủ đã quan tâm và hướng dẫn tận tình cho Tôi trong suốt quá trình làm luận văn thạc sĩ Nhờ có sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp quý báu của Thầy giúp Tôi có thể hoàn thành tốt luận văn thạc sĩ này

Cuối cùng, Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè luôn động viên, khuyến khích Tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

MỤC LỤC 4

DANH MỤC BẢNG 5

DANH MỤC HÌNH 6

Chương 1 DỮ LIỆU ĐẶC TẢ 10

1.1 Các khái niệm và định nghĩa 10

1.2.Các chuẩn mực tham khảo áp dụng 11

1.3.Ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nước 13

Chương 2 MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 23

2.1 Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử 23

2.2 Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước 28

2.3.Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước 36

Chương 3 DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 44

3.1 Hệ thống quản lý văn bản 44

3.2 Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản 45

3.3.Tra cứu văn bản dựa trên dữ liệu đặc tả 59

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 74

DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢLIÊN QUAN ĐẾN LUẬN VĂN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Chuẩn metadata của chính phủ Úc 14

Bảng 1.2 Metadata lưu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.0 16

Bảng 2.1 Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ 30

Bảng 2.2 Hiện trạng trao đổi văn bản trên môi trường mạng 33

Bảng 2.3 Phân tầng lớp thực thể Agent 39

Bảng 2.4 Phân tầng lớp thực thể Record 40

Bảng 2.5 Phân tầng lớp thực thể Business 41

Bảng 3.1 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản 49

Bảng 3.2 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả lưu trữ văn bản 52

Bảng 3.3 Các sự kiện đối với một văn bản điện tử 53

Bảng 3.4 Các trường thuộc tính lưu vết sự kiện đối với bản ghi 57

Bảng 3.5 Danh sách các tài liệu sau khi loại bỏ các từ không cần thiết 62

Bảng 3.6 Danh sách từ điển 63

Bảng 3.7 Danh sách đảo ngược 64

Bảng 3.8 Minh họa chuyển đổi sang giá trị hệ cơ số 8 của các ký tự 65

Bảng 3.9 Cấu trúc của Block signature 66

Bảng 3.10 Các từ chủ chốt được lưu trữ cùng các bitvector 67

Bảng 3.11 Bảng chỉ mục các trường thuộc tính 72

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Biểu đồ tỉ lệ trung bình số đơn vị thuộc, trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành năm

2011-2012 32

Hinh 2.2 Biểu đồ tỉ lệ trung bình văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2011-2012 35

Hình 2.3 Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ 36

Hình 2.4 Phân tầng lớp thực thể 38

Hình 3.1 Kế thừa metadata 45

Hình 3.2 Sự tác giữa các thực thể 53

Hình 3.3 Danh sách các tài liệu 62

MỞ ĐẦU

I Sự cần thiết

Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố quan trọng xây dựng thành công nền hành chính điện tử, phục vụ đắc lực cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa tại Việt Nam Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước (CQNN) được quan tâm, chỉ đạo, đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật, phát triển một số ứng dụng cơ bản trong quản lý, điều hành và các cơ sở dữ liệu phục vụ cho các ngành kinh tế - xã hội, bước đầu thực hiện có hiệu quả và thu được những kết quả nhất định

Sự bùng nổ của CNTT-TT song hành với sự gia tăng chóng mặt của thông tin, nội dung số trong cơ quan nhà nước, các quy trình nghiệp vụ hành chính cũng dần được tin học hóa, việc tạo lập cơ sở dữ liệu từ các tài liệu/hồ sơ giấy phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ của mình đã và đang được các Bộ/Ngành

và các địa phương rất quan tâm Bên cạnh đó, nhu cầu chia sẻ dữ liệu, trao đổi thông tin và tương tác giữa các hệ thống thông tin và giữa các cơ quan, tổ chức ngày càng tăng để tránh lãng phí tài nguyên, tiết kiệm thời gian Do văn bản là công cụ hiệu quả được sử dụng trong mối quan hệ tương tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau, do đó đòi hỏi cần phải có các giải pháp thích hợp để giúp các

cơ quan quản lý các nguồn thông tin, văn bản một cách khoa học, phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, hỗ trợ ra quyết định, truy cứu trách nhiệm, lưu trữ Một trong các giải pháp mà chính phủ điện tử của các nước đang dùng là sử dụng Metadata, hay còn gọi là dữ liệu đặc tả hoặc siêu dữ liệu Dữ liệu đặc tả này là thông tin về vị trí văn bản, người sở hữu văn bản, lịch sử hoạt động của văn bản,

quyền truy nhập văn bản Các thông tin này gọi là metadata quản lý văn bản

Metadata quản lý bao gồm tất cả các thông tin về văn bản, về tác nhân (con người hoặc tổ chức), về nghiệp vụ được sử dụng để quản lý các văn bản phát sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan Metadata quản lý là một phần không tách rời trong việc quản lý văn bản, phục vụ một loạt các chức năng và mục đích Metadata đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính tiện dụng và toàn vẹn qua thời gian Trong suốt sự tồn tại của văn bản, các lớp mới của metadata sẽ được bổ sung, điều này có nghĩa là dữ liệu đặc tả tiếp tục tích lũy qua thời gian, thông tin liên quan đến bối cảnh của việc quản lý văn bản và quy trình nghiệp vụ trong đó

các văn bản được sử dụng Metadata có thể được sử dụng trong nhiều mục đích

khác nhau để cơ quan/tổ chức xác định, xác thực, mô tả, tìm kiếm, và quản lý các

nguồn tài nguyên của họ một cách có hệ thống sao cho thỏa mãn được các yêu cầu của các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan

Tuy nhiên, đại đa số các cơ quan nhà nước ta hiện nay, khi xây dựng hệ thống quản lý văn bản, các khái niệm và chuẩn mực về metadata quản lý văn bản chưa được quan tâm đầy đủ và chính xác nên các hệ thống văn bản được xây dựng tại các cơ quan nhà nước đều có nhiều mặt hạn chế cả về quản lý dữ

liệu cũng như trao đổi dữ liệu Hiện tại, có Thông tư 24/2011/TT-BTTTT của Bộ

Thông tin và Truyền thông Quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước; Nghị định 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước đã có quy định về dữ liệu đặc tả, tuy nhiên, việc quy định trong Nghị định mới chỉ ở mức đưa ra định nghĩa, khái niệm về dữ liệu đặc tả mà chưa có quy định cụ thể về việc tạo lập dữ liệu đặc tả cho quản lý văn bản Vì vậy, việc xây dựng và đưa ra quy định về metadata cho quản lý văn bản của cơ quan nhà nước tại Việt Nam là rất cần thiết, đảm bảo sự thống nhất sử dụng giữa các cơ quan nhà nước nhằm phục vụ tốt cho việc tìm kiếm thông tin của tổ chức, cá nhân, bảo đảm sự trao đổi và duy trì nguồn thông tin giữa các cơ quan nhà nước

I Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Các hoạt động chính đối với văn bản nói chung và văn bản điện tử nói riêng bao gồm: tạo lập, lưu trữ, xử lý và trao đổi văn bản Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài sẽ đi sâu vào phân tích hai công đoạn tạo lập và lưu trữ văn bản,

là hai hoạt động tạo nên hạ tầng cơ sở dữ liệu để thực hiện các thao tác và hoạt động khác trên dữ liệu Do vậy, đề tài chỉ tập chung vào tìm hiểu metadata cho công đoạn tạo lập và lưu trữ văn bản phục vụ cho việc quản lý, truy cập, tìm kiếm các văn bản của cơ quan nhà nước

II Nội dung các chương

Chương 1 – DỮ LIỆU ĐẶC TẢ: Giới thiệu các khái niệm và định nghĩa, một số chuẩn metadata và ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nước trên thế giới

Chương 2 - MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC: Đưa ra khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử; Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước và mô hình hóa hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan

Chương 3 - DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC: Trình bày dữ liệu đặc tả (metadata) cho quản lý văn bản điện tử: Dữ liệu đặc tả tạo lập, lưu trữ văn bản điện tử; Tra cứu văn bản điện tử dựa trên metadata

1.1.2 Văn bản số (Văn bản điện tử)

Văn bản số là dữ liệu số được hình thành một cách tường minh từ các hoạt động của cơ quan nhà nước hoặc được tạo ra từ việc số hóa tài liệu gốc (scan từ giấy) Văn bản số là đơn vị tài liệu của cơ sở dữ liệu

chức, cá nhân (Trích Điều 2, Luật lưu trữ)

thống bản ghi“ là được hiểu như nhau

1.2 Các chuẩn mực tham khảo áp dụng

ANSI/NISO Z 39.85-2001 Chuẩn Dublin Core (Tập yếu tố Dublin Core được Tổ chức Chuẩn Quốc tế ̣(ISO) chấp thuận ngày 26 tháng 2 năm 2003)

Dublin Core là chuẩn dùng để mô tả dữ liệu trong các thẻ siêu dữ liệu nhằm khai thác các tài liệu trong thư viện và trên các web thông qua internet Tập hợp yếu tố dữ liệu đặc tả Dublin Core này được gọi là “cốt lõi” (core) vì nó được thiết kế đơn giản và chỉ bao gồm 15 yếu tố mô tả cốt lõi nhất Các yếu tố siêu dữ liệu Dublin Core có những ưu điểm sau:

+ Tạo lập và sử dụng dễ dàng: Cho phép những người không chuyên nghiệp có thể tạo các bản ghi mô tả đơn giản cho các tài nguyên thông tin và truy xuất chúng trên môi trường mạng một cách dễ dàng

+ Ngữ nghĩa dễ hiểu, sử dụng đơn giản: Việc khai thác thông tin trên mạng internet diện rộng thường gặp trở ngại bởi những sự khác nhau về thuật ngữ và sự mô tả thực tế Dublin Core Metadata giúp những người dò tìm thông tin không chuyên có thể tìm thấy vấn đề mình quan tâm bằng cách hỗ trợ một tập hợp các phần tử thông dụng mà ngữ nghĩa của chúng được hiểu phổ biến

+ Phạm vi phổ biến: Tập hợp các phần tử Dublin Core Metadata lúc đầu được phát triển bằng tiếng Anh, nhưng hiện nay nó được câp nhật thêm với khoảng 25 ngôn ngữ khác nhau

+ Tính mở rộng: Những nhà phát triển Dublin Core đã cung cấp một cơ chế cho việc mở rộng tập các phần tử Dublin Core, phục vụ nhu cầu khai thác các tài nguyên bổ sung Các phần từ Metadat từ những tập các phần tử khác nhau có thể liên kết với metadata của Dublin Core Điều này cho phép các tổ chức khác nhau có thể dùng các phần tử Dublin Core để mô tả thông tin thích hợp cho việc sử dụng tài nguyên trên Internet

+ Giúp nâng cao độ chính xác của định chỉ số

+ Có khả năng liên tác (Interoperability), sử dụng lẫn nhau

+ Mở rộng thuận lợi

Mỗi yếu tố Dublin Core được đặt tên (Element Name) và quy định nhãn (label) để sử dụng ghi vào trong thẻ meta Mỗi yếu tố được định nghĩa cụ thể để

mô tả đối tượng và có chú thích rõ ràng Yếu tố dữ liệu đặc tả là thuộc tính được

sử dụng để mô tả tài nguyên thông tin Mỗi yếu tố dữ liệu đặc tả có thể có một hoặc nhiều yếu tố con Các yếu tố siêu dữ liệu Dublin Core bao gồm:

(1) Nhan đề (Title): Nhan đề của tài liệu

(2) Tác giả (Creator): Tác giả của tài liệu, bao gồm cả tác giả cá nhân và tác giả tập thể

(3) Chủ đề (Subject): Chủ đề tài liệu đề cập dùng để phân loại tài liệu Có thể thể hiện bằng từ, cụm từ/(Khung chủ đề), hoặc chỉ số phân loại/ (Khung phân loại)

(4) Tóm tắt (Description): Tóm tắt, mô tả nội dung tài liệu Có thể bao gồm tóm tắt, chú thích, mục lục, đoạn văn bản để làm rõ nội dung

(5) Nhà xuất bản (Publisher): Nhà xuất bản, nơi ban hành tài liệu có thể là tên

cá nhân, tên cơ quan, tổ chức, dịch vụ

(6) Tác giả phụ (Contributor): Tên những người cùng tham gia cộng tác đóng góp vào nội dung tài liệu, có thể là cá nhân, tổ chức

(7) Ngày tháng (Date): Ngày, tháng ban hành tài liệu Có thể dùng chuẩn ISO

(10) Định danh (Identifier): Các thông tin về định danh tài liệu, các nguồn tham chiếu đến, hoặc chuỗi ký tự để định vị tài nguyên: URL (Uniform Resource Locators) (bắt đầu bằng http://), URN (Uniform Resource Name), ISBN (International Standard Book Number), ISSN (International Standard Serial Number), SICI (Serial Item & Contribution Identifier), (11) Nguồn (Resource): Các thông tin về xuất xứ của tài liệu, tham chiếu đến nguồn mà tài liệu hiện mô tả được trích ra/tạo ra, nguồn cũng có thể là: đường dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN

(12) Ngôn ngữ (Language): Các thông tin về ngôn ngữ, mô tả ngôn ngữ chính của tài liệu:

(13) Liên kết (Relation): Mô tả các thông tin liên quan đến tài liệu khác có thể dùng đường dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN

(14) Diện bao quát (Coverage): Các thông tin liên quan đến phạm vi, quy mô hoặc mức độ bao quát của tài liệu Phạm vi đó có thể là địa điểm, không gian hoặc thời gian, tọa độ

(15) Bản quyền (Right): Các thông tin liên quan đến bản quyền của tài liệu

Một số tiêu chuẩn ISO về quản lý bản ghi bằng metadata:

 ISO 23081 - Records Management Processes - Metadata for record (Quá trình quản lý bản ghi – Dữ liệu đặc tả bản ghi)

 ISO 15489-1, 15489-2 Information and documentation – Record management (Thông tin và tài liệu – Quản lý bản ghi)

 ISO 15386:2003 - Chuẩn metadata quản lý hệ thống các bản ghi dựa trên Chuẩn Dublin Core

Đối với tạo lập metadata, Đề tài đã xây dựng Chuẩn metadata quản lý hệ thống các bản ghi dựa trên Chuẩn Dublin Core ISO 15386:2003 kết hợp với tài liệu ISO 23081-1, 23081-2 Record management processes – Metadata for record

và dựa trên kinh nghiệm quốc tế trong xây dựng dữ liệu đặc tả (metadata) quản

lý văn bản ở một số nước trên thế giới

1.3 Ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nước

Ở quy mô quốc gia, các nước Úc, Newzealand, Mỹ, Anh đều nghiên cứu

và đưa ra các tiêu chuẩn tạo lập và lưu trữ dữ liệu số sử dụng chung cho đa ngành, đa lĩnh vực Cụ thể:

 AGLS Metadata - Chuẩn áp dụng metadata cho chính phủ Úc

 AGRkMS - Australian Government Recordkeeping Metadata Standard (Chuẩn metadata lưu trữ bản ghi chính phủ Úc)

Địa chỉ:

http://www.inst-informatica.pt/servicos/informacao-e- de-dados-e-informacao/nzgls-element-set-2-1.pdf

documentacao/biblioteca-digital/infraestrutura-do-software/gestao-1.3.1 Chuẩn metadata của Chính phủ Úc (AGLS Metadata)

Chính phủ Australia đã xây dựng tập các yếu tố metadata và hướng dẫn áp dụng metadata cho các cơ quan chính phủ, gọi tắt là AGLS metadata, là sổ tay

áp dụng metadata của Chính phủ Australia (Australia Government implementation Manual: AGLS Metadata), phiên bản 2.0 năm 2006

Mục đích của việc sử dụng chuẩn AGLS Metadata trong các cơ quan Chính phủ Australia là bảo đảm mọi người tìm kiếm thông tin về Chính phủ Australia trên Web có được truy cập nhanh và hiệu quả đến các nguồn thông tin Sử dụng việc miêu tả chuẩn hóa metadata giúp cho các cơ chế tìm kiếm dựa trên web thực hiện việc tìm kiếm hiệu quả hơn, bảo đảm mọi người tìm kiếm thông tin về chính phủ có được các kết quả phù hợp và có nghĩa

Chuẩn AGLS Metadata có 19 yếu tố metadata (như thể hiện trong bảng 1.1)

trong đó sử dụng 15 yếu tố của Dublin Core và đề xuất 04 yếu tố riêng là:

Bảng 1.1 Chuẩn metadata của chính phủ Úc

Các Yếu tố dữ liệu đặc tả Quy định áp dụng

Identifier Bắt buộc khi mô tả các dữ liệu trực tuyến

(online)

Bắt buộc khi phạm vi bao phủ của nội dung tài liệu không phải là toàn quốc

Bắt buộc khi tài liệu không phải tiếng Anh

Các yếu tố thêm so với chuẩn Dublincore

(Subject) Bắt buộc đối với tài nguyên thứ cấp

(không có yếu tố Định danh)

Bắt buộc khi đối tượng độc giả của tài liệu không phải là “tất cả”

Dựa trên chuẩn về Quản lý bản ghi (ISO 15489) và dữ liệu đặc tả bản ghi (ISO 23081), Úc đã xây dựng và ban hành Chuẩn metadata lưu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.0 Bản chuẩn dữ liệu đặc tả lưu trữ bản ghi này mô tả

thông tin về các bản ghi và các bối cảnh trong đó bản ghi được thu thập và sử dụng Tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên mô hình đa thực thể, cho phép mô

tả năm thực thể riêng biệt: Bản ghi (Record): Thông tin ở bất kỳ dạng nào được tạo ra, nhận được và duy trì như bằng chứng của tổ chức hoặc cá nhân, theo sự ràng buộc pháp lý hoặc trong các giao dịch nghiệp vụ Một bản ghi có thể bao gồm một tài liệu điện tử hay giấy hoặc một nhóm tài liệu tổng hợp, Tác nhân (Agent): Một thực thể pháp nhân, tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về việc thực hiện một số hoạt động nghiệp vụ, bao gồm các hành động trên bản ghi; Nghiệp vụ (Business): Chức năng nghiệp vụ, hoạt động hoặc giao dịch được thực hiện hoặc giao cho một tổ chức hoặc các nhân viên của tổ chức; Luật và các qui định (Mandate): Một nguồn các yêu cầu nghiệp vụ, bao gồm các yêu cầu lưu trữ bản ghi và Relationship (Quan hệ): Mối liên hệ giữa hai hay nhiều thực thể có liên quan trong một nghiệp vụ và/hoặc bối cảnh lưu trữ bản ghi

Tập dữ liệu đặc tả lưu trữ bản ghi bao gồm 26 thuộc tính (Bảng 1.2), trong

đó :

+ 8 thuộc tính là bắt buộc đối với một hoặc nhiều thực thể

+ 12 thuộc tính là có điều kiện, và sử dụng phụ thuộc vào loại thực thể được mô tả và bối cảnh trong đó các thực thể hoạt động

+ 6 thuộc tính còn lại là tùy chọn, và có thể được sử dụng trong trường hợp mô tả chi tiết hơn là cần thiết

Bảng 1.2 Metadata lưu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.0

TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện

TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện

nhất của thực thể

đƣợc đặt cho thực thể

đầu và kết thúc liên quan đến thực thể

thay đổi của các giá trị thuộc tính

Agent, Business,

TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện

sử dụng

Đối tượng

sử dụng

thể hoạt động, tồn tại

Mandate

Classification

Một nhãn biểu thị trạng thái bảo mật của một Record, mandate hoặc business

Conditional for Record, Mandate Optional for Business

Record, Business, Mandate

yêu cầu xử lý đặc biệt, và chỉ

có người được xóa để xem nó

có thể được truy cập

Record,Age

nt

TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện

sử dụng

Đối tƣợng

sử dụng

bản ghi, hoặc đƣợc nói hoặc đƣợc sử dụng bởi một tác nhân trong việc thực hiện hoạt động nghiệp vụ

Optional for Agent

Mandate

ghi hoặc các chức năng, hoạt động của cơ quan đƣợc ghi nhận bằng các văn bản

quyền bản ghi hiện tại và các hoạt động xử lý

có liên quan đến bản ghi

khuôn dạng của tài liệu số

TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện

sử dụng

Đối tượng

sử dụng

lý hoặc kích cỡ logic hoặc thời khoản của bản ghi

mà bản ghi số được lưu trữ

xác định các bít tạo nên bản ghi

số đã bị thay đổi trong quá trình truyền hoặc lưu trữ

hoặc hệ thống) hiện tại của bản ghi

Optional: Tùy chọn

Conditional: Có điều kiện

Mandate: Bắt buộc

1.3.2 Chuẩn metadata của chính phủ New zealand

Tập các thành tố metadata của New zealand (Phiên bản 2.1) xác định 19 thành tố được thiết kế để cải thiện việc phát hiện, thấy, truy nhập và tương hỗ của thông tin và dịch vụ trực tuyến Các yếu tố này có thể truy nhập được qua việc miêu tả chuẩn các nguồn dựa trên Web giúp cho người sử dụng xác định thông tin và dịch vụ mà họ yêu cầu

Tập thành tố metadata của Newzealand phức tạp hơn tập chuẩn Dublin Core Tập thành tố có chứa 4 thành tố mới giúp miêu tả nhiều loại nguồn hơn và cho phép miêu tả đầy đủ các nguồn Tuy nhiên Tập thành tố metadata của Newzealand hoàn toàn tương thích với tập yếu tố Dublin Core Tập các thành tố này được chia thành các nhóm có tính: Bắt buộc, bắt buộc có điều kiện, khuyến nghị nên sử dụng, tùy chọn Cụ thể

- Có 05 yếu tố thuộc nhóm Bắt buộc là: Người khởi tạo (Creator), Chức năng (Function), Chủ đề (Subject), Tên (Title), Dạng (Type)

- Có 03 yếu tố thuộc nhóm Bắt buộc có điều kiện là: Tính có sẵn, Yếu tố nhận biết, và Nhà xuất bản

+ Tính có sẵn (Availability): là yếu tố bắt buộc đối với cơ quan, dịch vụ hoặc tài liệu không trực tuyến; và tùy chọn đối với tài liệu trực tuyến

+ Yếu tố nhận biết (Identifier): là bắt buộc đối với nguồn trực tuyến, khuyến nghị nên sử dụng khi có thể Không sử dụng cho dịch vụ

+ Ban hành (Publisher): là bắt buộc đối với mọi tài liệu, nhưng không áp dụng đối với dịch vụ

- Có 05 yếu tố là khuyến nghị nên sử dụng là: Độc giả (Audience), Ngày tháng (Date), Miêu tả (Description), Ngôn ngữ (Language), và Luật định (Mandate)

- Có 06 yếu tố khác là tùy chọn: Người cộng tác (Contributor), Độ phủ (Coverage), Định dạng (Format), Quan hệ (Relation), Các quyền (Rights), Nguồn (Source)

Định nghĩa tóm tắt các yếu tố metadata của New Zealand

1 Tên (Title): Là tên của nguồn

2 Người khởi tạo (Creator): Là thực thể chịu trách nhiệm chính tạo nội dung của nguồn

3 Chủ đề (Subject): Là chủ đề của nội dung nguồn

4 Miêu tả (Description): Là giải trình về nội dung của nguồn

5 Nhà xuất bản (Publisher): Là thực thể chịu trách làm cho nguồn trở nên

8 Dạng (Type): Là bản chất hoặc thể loại nội dung của nguồn

9 Định dạng (Format): Là thể hiện vật lý hoặc số của nguồn

10 Yếu tố nhận biết (Identifier): là tham chiếu rõ ràng của nguồn trong một hoàn cảnh cụ thể

11 Nguồn (Source): Là tham chiếu đến nguồn mà từ đó nguồn hiện tại có được

12 Ngôn ngữ (Language): Là ngôn ngữ về nội dung tri thức của nguồn

13 Quan hệ (Relation): Là tham chiếu đến nguồn liên quan

14 Độ phủ (Coverage): Là mở rộng hoặc phạm vi đối với nội dung của nguồn

15 Các Quyền (Rights): Là thông tin về quyền đối với nguồn

Có 04 yếu tố mới so với chuẩn Dublin Core là:

1 Chức năng (Function): Là chức năng hoạt động của tổ chức mà nguồn liên quan đến

2 Tính có sẵn (Availability): Thể hiện cách mà nguồn có thể có được hoặc thông tin liên hệ để có được nguồn

3 Khán giả (Audience): Là tập hợp các thực thể mà nguồn hướng đến hoặc

có ích

4 Luật định (Mandate): Là giấy chứng nhận cụ thể mà nguồn cần có khi tạo hoặc cung cấp

Chương 2 MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ

VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 2.1 Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử

Để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên môi trường mạng phục vụ công tác QLNN của các CQNN từ Trung ương đến địa phương, góp phần cải cách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử Đảng, Nhà nước đã chỉ đạo triển khai bằng việc ban hành các văn bản pháp luật thể hiện ý đồ, mục tiêu QLNN và

ý chí, quyền lực của Nhà nước nhằm điều chỉnh các quan hệ thông qua hệ thống văn bản pháp luật, cụ thể:

- Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 2011 – 2020

- Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ

về phê duyệt chiến lược phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm

2010 và định hướng đến năm 2020

- Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình quốc gia về ƯD CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 – 2015

- Quyết định 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về

Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT-TT”

- Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng VBĐT trong hoạt động của CQNN

- Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg về tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước

- Luật công nghệ thông tin 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006

- Luật lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011

- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN

- Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ

Xét từ góc độ thể hiện ý đồ, mục tiêu QLNN, Chiến lược phát triển kinh tế -

xã hội 2011 – 2020 (1) chỉ rõ một trong những biện pháp Nâng cao hiệu lực, hiệu

quả QLNN bảo đảm thực hiện thắng lợi Chiến lược này là Đẩy mạnh việc ứng

dụng CNTT trong quản lý và điều hành của hệ thống hành chính nhà nước các cấp Chiến lược phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và

dựng Chính phủ điện tử là Đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông

tin thông suốt, kịp thời từ Trung ương đến các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; trên 50% các văn bản được lưu chuyển trên mạng; 100% các cơ quan của Chính phủ có trang thông tin điện tử với đầy đủ thông tin về hoạt động của cơ quan, pháp luật, chính sách, quy định, thủ tục hành chính, quy trình làm việc, các dự án đầu tư, đấu thầu

và mua sắm… Chương trình cũng xác định Các dự án ưu tiên cấp quốc gia về xây

dựng nền tảng cho phát triển Chính phủ điện tử là: Chuẩn hoá hệ thống lưu trữ và

trao đổi thông tin điện tử trong các CQNN; Xây dựng mô hình điển hình đổi mới

và tin học hoá các quy trình điều hành, quản lý hành chính của cơ quan quản lý hành chính; Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của

mục tiêu cụ thể trong ứng dụng CNTT trong nội bộ CQNN là 60% các văn bản,

tài liệu chính thức trao đổi giữa các CQNN được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử Chương trình giao Bộ Thông tin và Truyền thông chủ trì thực hiện 2 dự

án, nhiệm vụ: (1) Hệ thống thông tin quản lý văn bản tích hợp trong toàn quốc

cho các cơ quan Chính phủ; và (2) Hỗ trợ nhân rộng mô hình ƯD CNTT điển hình cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cấp quận, huyện (4) Đề án “Đưa

lược trên trong Ứng dụng hiệu quả CNTT trong CQNN, doanh nghiệp và xã hội

với Nhiệm vụ Triển khai hệ thống quản lý văn bản tích hợp trên toàn quốc phục

vụ việc chỉ đạo điều hành thông suốt từ Trung ương đến địa phương

Xét từ góc độ thể hiện ý chí, quyền lực Nhà nước nhằm điều chỉnh các quan

hệ thông qua hệ thống văn bản pháp luật, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày

10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN đã quy

định: Người đứng đầu CQNN ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ƯD CNTT

vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng VBĐT, từng bước thay thế văn bản giấy

1

Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam

2 Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ

3 Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ

4 Phụ lục III - Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình quốc gia về ƯD CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 - 2015

5

Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ

trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; VBĐT gửi đến CQNN phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử; và CQNN có trách nhiệm sử dụng chữ ký

điện tử để xác nhận VBĐT cuối cùng Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của

Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của CQNN nêu rõ Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN và các chương trình,

kế hoạch ứng dụng CNTT đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, trong thời gian qua, các CQNN đã nỗ lực ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được những kết quả quan trọng Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các CQNN vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian Nhiều CQNN đã được đầu tư hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử, nhưng phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí, công tác

xử lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp rất ít được thực hiện

Để khắc phục tình trạng này, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, Thủ tướng Chính phủ chỉ thị: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có

trách nhiệm a) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của

mỗi CQNN, trong đó triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục

vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng; b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các CQNN với nhau,

hoặc giữa CQNN với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác, trong đó

khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng (các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số

và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy); c) Bảo đảm các điều kiện

sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của CQNN, trong đó bảo đảm các hệ

thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng

Trong thực tế triển khai, các yêu cầu pháp lý và công nghệ, biện pháp áp dụng cũng đã được quy định Điều 38 - Nghị định số 64/2007/NĐ-CP quy định:

văn bản điện tử gửi đến CQNN phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử; văn bản điện tử của CQNN phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó Điều này đã chỉ

ra, CQNN phải có hệ thống lưu trữ điện tử đối với văn bản điện tử đến và phải

lập hồ sơ lưu trữ đối với văn bản điện tử đi Điều 13 – Luật Lưu trữ (6) ghi rõ Tài

liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; Điều 4 – Nghị

quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật CNTT trong hệ thống quản lý tài liệu điện

tử Điều này chỉ ra: Phải có hệ thống quản lý tài liệu điện tử đối với Tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó có văn bản điện tử được đưa vào hồ sơ lưu trữ Nói cách

khác, những điều này đã chỉ ra: CQNN phải có hệ thống lưu trữ điện tử đối với

các loại văn bản điện tử đến, đi và phát sinh trong chính CQNN đó

Hơn nữa, Điều 38 - Nghị định số 64/2007/NĐ-CP cũng quy định: Việc sao

lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử; văn bản điện tử của CQNN phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng

truy nhập văn bản điện tử đó Điều 13 – Luật Lưu trữ quy định: Tài liệu lưu trữ

điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản

và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt Điều 4, 5 - Nghị

định số 01/2013/NĐ-CP quy định: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm

các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập; Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào Như vậy,

những điều này chỉ ra: Việc tạo lập, lưu trữ, xử lý, trao đổi và bảo mật văn bản điện tử, trong đó có văn bản điện tử hình thành từ việc số hóa văn bản giấy đòi hỏi phải sử dụng thiết bị và công nghệ phần cứng, phần mềm phù hợp và đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về xác định thời gian gửi, tính toán vẹn, tính xác thực, tính nhất quán, tính kế thừa, an toàn thông tin, khả năng truy nhập ngay từ khi được tạo lập, tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, phương pháp chuyên môn và nghiệp vụ riêng biệt

Mặt khác, trong Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, Điều 35 về giá trị pháp lý

6 Điều 13 (Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử) –Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011.

7 Điều 4 (Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức) -

Chương II (Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử) – Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của

Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

của văn bản điện tử quy định: văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch

điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các CQNN; văn bản điện tử gửi đến CQNN không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện

tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc

và sự toàn vẹn của văn bản Điều 40 về sử dụng chữ ký điện tử quy định: CQNN

có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng; Chữ ký điện tử của CQNN phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử

Theo “Báo cáo Ứng dụng Công nghệ thông tin 2012” của Cục Ứng dụng

Công nghệ thông tin - Bộ Thông tin và Truyền thông, thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, một số cơ quan, đơn vị đã ban hành những văn bản pháp lý nhằm thúc đẩy, quy định và hướng dẫn về việc tăng cường sử dụng văn bản điện

tử trong hoạt động của CQNN Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ tiêu biểu có

Bộ Y tế, Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Bộ Xây dựng, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Tài chính… Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiêu biểu có tỉnh Bình Phước, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hải Phòng, thành phố Hà Nội… Qua gần một năm triển khai, thực hiện, các cơ quan, đơn vị đã bước đầu tạo được môi trường làm việc điện tử hiện đại, tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần tích cực trong việc cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính công khai, minh bạch trong quản lý điều hành công việc Đồng thời, thay đổi nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức về phương thức làm việc Cụ thể, các cơ quan, đơn vị đã tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản; chú trọng hơn trong việc nâng cấp hệ thống quản lý văn bản, điều hành và hồ sơ lưu trữ,

giám sát nhằm mục đích từng bước chuyển sang giao dịch bằng văn bản điện tử

Ngoài ra, đối với những văn bản nội bộ - các cơ quan, đơn vị đã quán triện và sử dụng tối đa Cổng thông tin điện tử, hệ thống quản lý văn bản và hệ thống thư điện

tử để gửi, nhận văn bản Tỉ lệ văn bản được trao đổi trên môi trường mạng đã tăng đáng kể…

Tuy nhiên cho đến nay, ngoài Thông tư số 03/2013/TT-BTTTT ngày 22/01/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với Trung tâm dữ liệu; Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04/01/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong CQNN; Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/9/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của CQNN; Thông tư số 19/2011/TT-BTTTT ngày 01/7/2011 của Bộ Thông tin và

Truyền thông quy định về áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở trong CQNN; Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ky số và dịch vụ chứng thực chữ ky số và Thông tư số 09/2011/TT-BCT ngày 30/3/2011 quy định về việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số trong giao dịch điện tử

của Bộ Công thương, hiện chưa có văn bản pháp quy nào quy định về chuẩn trao

đổi dữ liệu điện tử giữa các CQNN từ Trung ương tới địa phương trên môi trường mạng; về các chức năng cơ bản và quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện

tử (các loại văn bản điện tử như tài liệu, văn bản, báo cáo và các văn bản hành chính khác); về trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử

lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Để đảm bảo thực hiện việc trao đổi VBĐT giữa các CQNN, Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 – 2015

xác định nội dung Bảo đảm môi trường pháp lý bao gồm: Xây dựng quy định về

quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc ; và Xây dựng, ban hành các chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử giữa các CQNN Điều 4 - Nghị định

số 01/2013/NĐ-CP xác định: Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định

các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ

thống quản lý tài liệu điện tử; Chỉ thị số 15/CT-TTg chỉ đạo Bộ Thông tin và

Truyền thông có trách nhiệm: Trong năm 2013, trình Thủ tướng Chính phủ ban

hành các quy định cụ thể về việc sử dụng, trao đổi văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo và các văn bản hành chính khác giữa các CQNN từ Trung ương

tới địa phương trên môi trường mạng; Hoàn chỉnh hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn

kỹ thuật về chữ ký số và ứng dụng CNTT trong CQNN;… Xây dựng lộ trình bắt buộc thực hiện việc gửi hồ sơ điện tử kèm theo hồ sơ trình giấy tại các cấp từ

Trung ương tới địa phương, bảo đảm đạt mục tiêu đến năm 2015 có 60% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa CQNN được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử…

2.2 Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước

Trong những năm gần đây, nhiều cơ quan nhà nước đã được đầu tư hạtầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện

tử, nhưng trong thực tế - phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí, công tác xử lý, điều hành

công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp rất ít được thực hiện Để khắc phục tình trạng này và tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử; đồng thời chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, ngày 22/5/2012, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành chỉ thị số 15/CT-TTg về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước

Tại Chỉ thị, Thủ tướng Chính phủ đã yêu cầu các các đơn vị từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên phải sử dụng thư điện tử để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan; tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân Trong đó chỉ thị đã chỉ rõ các loại văn bản phải trao đổi qua môi trường mạng (thư điện tử, trang/cổng thông tin điện tử) là: Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 4/2011/ Đ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ qu định về việc cung cấp thông tin

và dịch vụ công trực tuyến trang trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện

tử của cơ quan nhà nước Cùng với quy định về trao đổi văn bản điện tử, Thủ tướng cũng chỉ đạo các cơ quan nhà nước phải bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước bằng cách tận dụng hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có Bên cạnh đó, các cơ quan nhà nước cũng phải từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký

và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng

Thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, một số cơ quan, đơn vị đã ban hành những văn bản pháp lý nhằm thúc đẩy, quy định và hướng dẫn về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ tiêu biểu có Bộ Y tế, Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Bộ Xây dựng, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Giao thông vận tải, Bộ tài chính… Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tiêu biểu có tỉnh Bình Phước, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hải Phòng, thành phố Hà Nội, …

Qua gần 1 năm triển khai, thực hiện, các cơ quan, đơn vị đã bước đầu tạo

được môi trường làm việc điện tử hiện đại, tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần tích cực trong việc cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính công hai, minh bạch trong quản lý điều hành công việc Đồng thời, thay đổi nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức về phương thức làm việc

Cụ thể, các cơ quan, đơn vị đã tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản; chú trọng hơn trong việc nâng cấp hệ thống quản lý văn bản, điều hành và hồ sơ lưu trữ, giám sát nhằm mục đích từng bước chuyển sang giao dịch bằng văn bản điện tử Ngoài ra, đối với những văn bản nội bộ - các cơ quan, đơn vị đã quán triệt và sử dụng tối đa cổng thông tin điện tử, hệ thống quản lý văn bản và hệ thống thư điện tử để gửi, nhận văn bản Tỉ lệ văn bản được trao đổi trên môi trường mạng đã tăng đáng kể

Số liệu tổng hợp về việc triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành qua mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ[8]

Bảng 2.1 Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ,

cơ quan ngang Bộ

TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ

Tỉ lệ đơn vị thuộc, trực thuộc đã triển

khai

Tỉ lệ đơn vị thường xuyên sử dụng

2012 2011 2012 2011

TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ

Tỉ lệ đơn vị thuộc, trực thuộc đã triển

khai

Tỉ lệ đơn vị thường xuyên sử dụng

Hình 2.1 Biểu đồ tỉ lệ trung bình số đơn vị thuộc, trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành năm 2011-

2012

Qua số liệu tại Bảng 3.2 và biểu đồ cho thấy: trong năm 2012, việc triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành được các cơ quan rất chú ý

và tiếp tục đầu tư triển khai Các Bộ như Bộ Công thương, Bộ Xây dựng, Bộ

Y tế, Bộ Văn hóa, thể thao và Du lịch và Ủy ban Dân tộc đã có nỗ lực lớn trong việc triển khai ứng dụng tới các đơn vị thuộc, trực thuộc

Tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trực thuộc của các Bộ, cơ quan ngang

Bộ được triển khai hệ thống đạt 83,5%, tăng nhẹ với năm 2011 (81,1%) Số

Bộ, cơ quan ngang Bộ triển khai hoàn toàn (đạt tỉ lệ 100%) ở năm 2012 ít hơn, chỉ có 9/22 đơn vị so với năm 2011 là 11/22 đơn vị [8]

Trong số các đơn vị được triển khai, tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trực thuộc thường xuyên sử dụng ứng dụng này trong năm 2012 đạt 90,9%, lớn hơn năm 2011 là 4,2% Số các cơ quan có 100% đơn vị thuộc, trực thuộc thường xuyên sử dụng cũng cao hơn năm 2011, có 14/22 cơ quan (đạt 63,6%) [8]

Trong năm 2012, tỉ lệ văn bản được chuyển hoàn toàn trong môi trường mạng tăng đối với các văn bản chuyển ra ngoài (2012: 34,2%, 2011: 28,0%), và giảm với văn bản được chuyển trong nội bộ so với năm 2011 (2012: 47,8%, 2011: 51,8%) Điều này được thể hiện cụ thể số liệu bên dưới [8]

Về số lượng văn bản chuyển hoàn toàn trong môi trường mạng với các

cơ quan bên ngoài hoàn toàn, trong số 22 cơ quan Bộ và ngang Bộ, không có

cơ quan nào đạt mức 100% văn bản được chuyển qua môi trường mạng dù hầu hết các cơ quan nà đều tăng cường trao đổi văn bản qua mạng [8]

Nếu so sánh giữa tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng trong nội bộ cơ quan và với các cơ quan bên ngoài, tỉ lệ các

cơ quan thực hiện trao đổi văn bản với cơ quan bên ngoài đạt từ 80% trở lên cao hơn so với trao đổi văn bản trong nội bộ cơ quan Điều này được mô tả trong biểu đồ bên dưới [8]

Bảng 2.2 Hiện trạng trao đổi văn bản trên môi trường mạng

tại các Bộ và cơ quan ngang Bộ

TT Tên Bộ, cơ quan

TT Tên Bộ, cơ quan

* Ghi chú: Dấu “-” là thể hiện không có số liệu

Hinh 2.2 Biểu đồ tỉ lệ trung bình văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn qua môi

trường mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2011-2012

Trong năm 2012, có 44/63 (69,8%; 2011: 21/63 (33,3%)) tỉnh, thành đã hoàn thành việc triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điều hành tới 100% các sở, ban, ngành; có 40/63 (63,5%; 2011: 25/63 (39,7%)) tỉnh, thành

đã hoàn thành việc triển khai ứng dụng tới 100% các quận huyện Để đạt được thành công này, nhiều tỉnh, thành đã rất nỗ lực trong việc triển khai, đặc biệt là các tỉnh: Thái Nguyên, Bạc Liêu, Bình Định, Bình Thuận, Hưng Yên, Hải Dương, Phú Yên, Tiền Giang, Gia Lai Năm 2011, tỉ lệ triển khai ứng dụng của các tỉnh này ở sở, ban, ngành và quận, huyện rất thấp nhưng đến năm

2012, tất cả những tỉnh này đều hoàn thành việc triển khai hệ thống tới 100% đơn vị [8]

Đối với việc chuyển văn bản hoàn toàn qua môi trường mạng, trong năm

2012, tỉ lệ trung bình số lượng văn bản được chuyển trong nội bộ Ủy ban nhân dân và nội bộ các Sở, ban, ngành tại các tỉnh, thành phố trực thuộc rung ương tăng 4,2% và 8,8% so với năm 2011 (UBND: 2011: 52,3%; 2012: 56,5%;

Sở, ban, ngành: 2011: 37,6%; 2012: 46,4%) Tuy nhiên, tỉ lệ văn bản được chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng giữa Ủy ban nhân dân tỉnh thành, phố với các cơ quan bên ngoài lại giảm 1,4% so với năm 2011 (2011: 25,4%; 2012: 24,0%) Số liệu về hiện trạng tỉ lệ văn bản được chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương năm 2011-2012[8]

2.3 Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ; các hồ sơ được lưu trữ, duy trì và quản lý theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan

Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ của cơ quan được thể hiện như sau:

Hình 2.3 Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ

3 Các giao dịch nghiệp vụ (gọi là thực thể Nghiệp vụ); nghiệp vụ quản lý bản ghi là một đại diện của Nghiệp vụ

Khi tác nhân (con người) thực hiện nghiệp vụ, họ tạo ra các tài liệu và các tài liệu này được quản lý để phục vụ cho việc sử dụng sau này; đồng thời các tài liệu này là bằng chứng của các giao dịch nghiệp vụ Nghiệp vụ ở đây được hiểu rất rộng bao gồm tất cả các loại hoạt động của cơ quan, tổ chức, xã hội

Tác nhân thực hiện nghiệp vụ trong các bối cảnh của tổ chức và xã hội bị chi phối bởi các ràng buộc bên trong và bên ngoài (ví dụ: tập tục xã hội, pháp luật, tiêu chuẩn, quy định, chính sách ) Các ràng buộc thiết lập người chịu trách nhiệm, và chi phối hoạt động xã hội và tổ chức, bao gồm cả việc tạo ra các tài liệu đầy đủ và chính xác Các tài liệu xác thực của hoạt động xã hội và tổ chức cung cấp bằng chứng về hoạt động đó

Một hệ thống quản lý lưu trữ bản ghi chủ yếu liên quan đến ba lớp thực thể - thực thể Bản ghi (Record entity), thực thể Nghiệp vụ (Business entity), thực thể Tác nhân (People/Agent entity) cùng với các ràng buộc bên trong và bên ngoài liên quan tới các thực thể Bản ghi, Tác nhân, Nghiệp vụ và chi phối mối quan hệ giữa chúng

Các lớp thực thể trong hệ thống quản lý lưu trữ bản ghi được phân thành các tầng khác nhau trong khối liên kết Phân loại các tầng của lớp thực thể được thể hiện như sau:

Bản ghi Tác nhân Nghiệp vụ Nghiệp

vụ quản

lý bản ghi

Nhóm làm việc (Workgroup) Chi nhánh (Agency)

Cơ quan (Institution)

Giao dịch (Transaction)

Hoạt động/tiến trình (Activity/Process)

Chức năng (Function)

Môi trường (Ambien function)

Qui trình nghiệp vụ (Bus.rule) Chính sách cơ quan (Policies) Pháp luật

Hình 2.4 Phân tầng lớp thực thể

Sơ đồ trên trình bày Tổng quan/chi tiết các liên kết giữa các lớp thực thể lưu trữ tài liệu và các lớp con của chúng Các lớp con (Sub-classes) bao gồm các tầng của khối liên kết các thực thể lưu trữ tài liệu Sơ đồ không minh họa các mối quan hệ giữa các lớp con

Sơ đồ chỉ đưa ra những tầng nhất định của các khối liên kết Các áp dụng riêng lẻ có thể sử dụng các khối liên kết khác nếu cần thiết tùy vào môi trường nghiệp vụ, yêu cầu của cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, khi thông tin liên quan đến metatdata cho việc quản lý văn bản là được trao đổi giữa các hệ thống nó cần có các tầng cố định trong khối liên kết mà được trình bày trong cùng một cách thức

ở các hệ thống trao đổi metadata

Thực thể Tác nhân (People/Agents)

Thực thể Tác nhân là thực thể sử dụng hệ thống thông tin thực hiện các hoạt động nghiệp vụ, làm phát sinh ra tài liệu và sử dụng các tài liệu cho các mục đích khác nhau trong công việc

Lớp thực thể Tác nhân được phân tầng thành 04 mức như sau:

- Cá nhân

- Nhóm làm việc/Đơn vị tổ chức

(Tổ chức đoàn thể)

Tổ chức đƣợc ủy thác để thực hiện chức năng

(Tổ chức xã hội)

Nhóm các cơ quan liên quan với các chức năng ngoài theo nghĩa các mục đích xã hội mức cao

Thực thể Tác nhân sử dụng hệ thống thông tin đƣợc hệ thống xác thực và phân quyền để truy cập vào chức năng và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ

Thực thể Tác nhân có các thông tin (thuộc tính) mô tả sau:

- Mã số định danh

- Tên

- Category: Là Cá nhân hoặc Tổ/Nhóm hoặc Cơ quan

- Ngày tạo lập (trong hệ thống thông tin)

- Địa chỉ Hộp thƣ làm việc (Địa chỉ hộp thƣ tại Văn thƣ Cơ quan)

- Địa chỉ liên hệ (email)

- Thông tin liên quan (relationship)

Thực thể Bản ghi (Record)

Lớp thực thể Bản ghi đƣợc phân tầng thành 04 mức nhƣ sau:

- Bản ghi