Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam

Tổ chức quản lý kho và sản xuất tại Mỹ 2001 đã xác định hệ thống ERP là "một phương pháp lập kế hoạch hiệu quả và kiểm soát tất cả các nguồn lực cần thiết để thực hiện, vận chuyển và các

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

- -

BÙI THỊ HỒNG HẠNH

PHÁT TRIỂN CÁC HỆ THỐNG TIN HỌC QUẢN LÝ THEO MÔ HÌNH ERP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

TẠI VIỆT NAM

Ngành : Công nghệ thông tin Chuyên ngành : Công nghệ phần mềm

Mã số : 60 48 10

LUẬN VĂN THẠC SĨ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Nguyễn Ngọc Bình

Hà nội – 2011

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU 3

BẢNG THUẬT NGỮ VÀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG 5

MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ MÔ HÌNH ỨNG DỤNG ERP 7 1.1 Hệ thống thông tin quản lý và ERP 7

1.1.1 Hệ thống thông tin 7

a Định nghĩa 7

b Phân loại hệ thống thông tin 7

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý 8

a Định nghĩa 8

b Các loại thông tin quản lý 8

c Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý 8

d Phân loại hệ thống thông tin quản lý 9

e Các nguồn thông tin quản lý 9

1.1.3 ERP 9

a Khái niệm ERP 9

b Quá trình hình thành của ERP 10

c Cấu trúc của ERP 11

1.2 Mô hình ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp 11

1.2.1 Thế nào là ERP cho các doanh nghiệp 11

1.2.2 Những thuận lợi khi triển khai ERP cho các doanh nghiệp 12

1.2.3 Các khó khăn khi triển khai ERP cho các doanh nghiệp 12

1.2.4 Đề xuất mô hình ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam 13

1.3 Hiện trạng triển khai ERP 13

1.3.1 Triển khai ERP trên thế giới 13

1.3.2 Triển khai ERP tại Việt Nam 15

1.3.3 Triển khai ERP thành công tại Việt Nam: một số tình huống thực tế 16

a Công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk 16

b Tập đoàn FPT 17

CHƯƠNG 2: PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT TRONG MÔ HÌNH ỨNG DỤNG ERP 19

2.1 Giới thiệu 19

2.1.1 Giới thiệu về công ty trách nhiệm hữu hạn Fami 19

2.1.2 Hiện trạng hệ thống của Fami 19

2.1.3 Giới thiệu về công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia 20

2.1.4 Tổng quan về hệ thống 21

a Mô tả 21

b Yêu cầu nghiệp vụ 22

c Sơ đồ dòng thông tin trong hệ thống quản lý sản xuất 24

d Các ràng buộc khác 25

2.1.5 Kế hoạch phát triển dự án 25

2.2 Mô tả hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý sản xuất 27

2.2.1 Biểu đồ nghiệp vụ quy trình sản xuất 27

2.2.2 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ kế hoạch sản xuất 28

2.2.3 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý định mức nguyên vật liệu 30

2.2.4 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ lệnh sản xuất 33

2.2.5 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu 35

2.2.6 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ nhập thành phẩm 36

2.2.7 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ chuyển số liệu sản xuất vào sổ cái 37

2.3 Phát triển mô hình ca sử dụng 38

2.3.1 Xác định tác nhân 38

2.3.2 Xác định ca sử dụng 40

2.3.3 Mô tả chi tiết các ca sử dụng điển hình 41

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 52

3.1 Giới thiệu về cấu trúc sản phẩm Asia ERP 8.1 52

3.2 Phân tích thiết kế chức năng 53

3.2.1 Quản lý kế hoạch sản xuất 53

3.2.2 Quản lý lệnh sản xuất 56

3.2.3 Quản lý định mức nguyên vật liệu 60

3.2.4 Quản lý xuất nguyên vật liệu 64

3.2.5 Quản lý nhập thành phẩm 67

3.2.6 Quản lý chuyển số liệu vào sổ cái 70

3.3 Thiết kế bảng thực thể dữ liệu 72

3.4 Mô hình triển khai 79

3.4.1 Cài đặt hệ thống 79

3.4.2 Sơ đồ kiến trúc thành phần 82

3.4.3 Sơ đồ triển khai 82

3.4.4 Kết quả của thực nghiệm 83

KẾT LUẬN 84

4.1 Kết luận 84

4.2 Những hạn chế của thực nghiệm 84

4.3 Hướng phát triển 85

TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP 10

Hình 2.1 Sơ đồ dòng thông tin trong hệ thống quản lý sản xuất 24

Hình 2.2 Biểu đồ nghiệp vụ quy trình sản xuất 27

Hình 2.3 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ kế hoạch sản xuất 28

Hình 2.4 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ định mức nguyên vật liệu 30

Hình 2.5 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ lệnh sản xuất 33

Hình 2.6 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu 35

Hình 2.7 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ nhập thành phẩm 36

Hình 2.8 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ chuyển số liệu sản xuất vào số cái 37

Hình 2.9 Sơ đồ luồng công việc 40

Hình 3.1 Sơ đồ lưu trữ dữ liệu của phần xử lý chứng từ 52

Hình 3.2 Sơ đồ liên kết ca sử dụng kế hoạch sản xuất 53

Hình 3.3 Sơ đồ tuần tự ca sử dụng kế hoạch sản xuất 54

Hình 3.4 Sơ đồ lớp ca sử dụng kế hoạch sản xuất 55

Hình 3.5 Sơ đồ liên kết ca sử dụng lệnh sản xuất 56

Hình 3.6 Sơ đồ tuần tự ca sử dụng lệnh sản xuất 58

Hình 3.7 Sơ đồ lớp ca sử dụng lệnh sản xuất 59

Hình 3.8 Sơ đồ liên kết ca sử dụng định mức nguyên vật liệu 60

Hình 3.9 Sơ đồ tuần tự ca sử dụng định mức nguyên vật liệu 62

Hình 3.10 Sơ đồ lớp ca sử dụng định mức nguyên vật liệu 63

Hình 3.11 Sơ đồ liên kết ca sử dụng xuất nguyên vật liệu 64

Hình 3.12 Sơ đồ tuần tự ca sử dụng xuất nguyên vật liệu 65

Hình 3.13 Sơ đồ lớp ca sử dụng xuất nguyên vật liệu 66

Hình 3.14 Sơ đồ liên kết ca sử dụng nhập thành phẩm 67

Hình 3.15 Sơ đồ tuần tự ca sử dụng nhập thành phẩm 68

Hình 3.16 Sơ đồ lớp ca sử dụng nhập thành phẩm 69

Hình 3.17 Sơ đồ liên kết ca sử dụng quản lý chuyển số liệu vào sổ cái 70

Hình 3.18 Sơ đồ tuần tự ca sử dụng quản lý chuyển số liệu vào sổ cái 71

Hình 3.19 Sơ đồ lớp ca sử dụng quản lý chuyển số liệu vào sổ cái 72

Hình 3.20 Sơ đồ kiến trúc thành phần 82

Hình 3.21 Sơ đồ triển khai 82

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Bảng kế hoạch phát triển dự án 25

Bảng 3.1 Bảng thông tin chung Kế hoạch sản xuất – MMPH1 72

Bảng 3.2 Bảng chi tiết Kế hoạch sản xuất – MMCT1 73

Bảng 3.3 Bảng thông tin chung Lệnh sản xuất – MMPH2 73

Bảng 3.4 Bảng chi tiết Lệnh sản xuất – MMCT2 74

Bảng 3.5 Bảng thông tin chung Phiếu nhập thành phẩm – INPH1 75

Bảng 3.6 Bảng chi tiết Phiếu nhập thành phẩm – INCT1 76

Bảng 3.7 Bảng thông tin chung Phiếu xuất nguyên vật liệu – INPH2 76

Bảng 3.8 Bảng chi tiết Phiếu xuất nguyên vật liệu – INCT2 77

Bảng 3.9 Bảng thông tin chung Định mức nguyên vật liệu – COBOMM 78

Bảng 3.10 Bảng chi tiết Định mức nguyên vật liệu – COBOMD 78

Bảng 3.11 Bảng chi tiết Định mức nguyên vật liệu thay thế – COM4R 78

nghiệp MRP Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật

liệu MRPII Manufacturing Resources Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất

ISO International Organization for Standardization - Tổ chức quốc tế và

tiêu chuẩn hoá

IT Information Technology – Công nghệ thông tin

MỞ ĐẦU

Việc hội nhập kinh tế toàn cầu đang mở ra một kỷ nguyên mới cho các doanh nghiệp trong nước Song để làm được điều đó thì đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong các hoạt động kinh doanh và quản lý của mình

Một vài năm trở lại đây, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ phần mềm trong các doanh nghiệp tại Việt Nam đã được tăng trưởng khá cao Nhu cầu tăng cường năng lực quản lý trong doanh nghiệp đã được chú trọng hơn Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại Đây là một công cụ hiệu quả hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau như nhân lực – tài lực – vật lực, đồng thời giúp các tổ chức, doanh nghiệp hội nhập với mục tiêu chuẩn quản lý quốc tế

Tuy nhiên vẫn có một số lý do khách quan lẫn chủ quan mà việc ứng dụng ERP

của các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn chưa phổ biến Đề tài: Phát triển các hệ thống thông tin quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam

là một đề tài thực tiễn nhằm chỉ rõ những vấn đề trong quá trình ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp và cách xây dựng một hệ thống ứng dụng cho doanh nghiệp tại Việt Nam

Bố cục của luận văn gồm 03 chương:

Chương 1 Tổng quan về hệ thống tin học quản lý và mô hình ứng dụng ERP

Phần này là tổng quan về hệ thống tin học quản lý, khái niệm về ERP và quá trình hình thành ERP Đưa ra đề xuất mô hình ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam Trình bày hiện trạng triển khai ERP Nếu lên tình trạng triển khai chung trên thế giới và tại Việt Nam, dẫn chứng một số bài viết về sự thành công trong triển khai ERP

ở một vài doanh nghiệp, tập đoàn lớn của Việt Nam

Chương 2 Xây dựng hệ thống quản lý sản xuất theo mô hình ERP cho công ty

TNHH Fami kết nối với hệ thống Asia ERP của công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia

Chương 3 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý sản xuất Trong phần này thực

hiện phân tích thiết kế hệ thống theo yêu cầu nghiệp vụ phân tích

Chương 1: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ MÔ HÌNH

b Phân loại hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin được phân loại theo mục đích và chức năng chúng phục vụ hoặc theo chức năng nghiệp vụ của doanh nghiệp, ở đây tôi xin tổng hợp phân loại thông tin theo:

 Cấp quản lý

— Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing System)

là một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về giao dịch nghiệp vụ

— Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management Information System) là hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức

— Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS - Decision Support System) là hệ thống thông tin vừa có thể giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định

— Hệ thống chuyên gia (ES - Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri trức chuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích cho người sử dụng bình thường

— Hệ thống truyền thông và cộng tác (CCS - Communication and collaboration system) là một hệ thống thông tin là tăng hiệu quả giao tiếp giữa các đối tượng như nhân viên, đối tác, khách hàng,…

 Chức năng nghiệp vụ

— Hệ thống thông tin Tài chính - Kế toán

— Hệ thống thông tin Nguồn nhân lực

— Hệ thống thông tin Cung ứng

— Hệ thống thông tin Tiếp thị & bán hàng

— Hệ thống thông tin Kho tồn hàng

— Hệ thống thông tin Quản lý tài sản cố định

— Hệ thống thông tin Quy trình sản xuất

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

Trong mục này được tổng hợp và trích dẫn theo [19]

a Định nghĩa

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý

của tổ chức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá

và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức

b Các loại thông tin quản lý

Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản

lý của tổ chức Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là:

Thông tin chiến lƣợc: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức,

chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao

Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu

phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê

Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ

chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức

c Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm:

Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ

chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn

Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày,

tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài

Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một

vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp

Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình

quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn

d Phân loại hệ thống thông tin quản lý

Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thống thông tin quản lý riêng của mình Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp này Các cấp có thể có những bộ phận chung

e Các nguồn thông tin quản lý

Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức Thông tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ, v.v

1.1.3 ERP

a Khái niệm ERP

Trong giới công nghệ thông tin và các doanh nghiệp gần đây, xuất hiện một thuật ngữ khá phổ biến, đó là ERP Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning), tuy nhiên hiện nay chưa tổ chức hay cá nhân nào đưa ra một khái niệm cụ thể mà vẫn chỉ ở mức mô tả chung chung Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp [6] là những hệ thống phần mềm cho quản lý kinh doanh, bao gồm các phân hệ hỗ trợ các chức năng như: lập kế hoạch, sản xuất, bán hàng, tiếp thị, phân phối, kế toán, tài chính, quản lý nhân sự, quản lý dự án, quản lý hàng tồn kho, dịch vụ

và bảo trì, vận chuyển và kinh doanh điện tử Kiến trúc của phần mềm tạo điều kiện minh bạch tích hợp các phân hệ, cung cấp dòng chảy của thông tin giữa tất cả các chức năng trong doanh nghiệp một cách nhất quán Các nhà cung cấp ERP cho phép các doanh nghiệp thực hiện một hệ thống duy nhất phù hợp với nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp mình Tổ chức quản lý kho và sản xuất tại Mỹ (2001) đã xác định hệ thống ERP là "một phương pháp lập kế hoạch hiệu quả và kiểm soát tất cả các nguồn lực cần thiết để thực hiện, vận chuyển và các đơn đặt hàng của khách hàng trong sản xuất, phân phối hoặc dịch vụ" Trích dẫn một số định nghĩa từ các tài liệu được xuất bản để tiếp tục giải thích khái niệm: "hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), là một phần mềm thương mại được tích hợp liền mạch tất cả các thông tin của một doanh nghiệp như: tài chính, kế toán, nguồn nhân lực, chuỗi cung ứng và thông tin khách hàng" (Davenport, 1998) "Hệ thống ERP được cấu hình là gói các hệ thống thông tin được tích hợp thông tin và các quy trình xử lý thông tin trong doanh nghiệp" (Kumar & Văn Hillsgersberg, 2000) "Một cơ sở dữ liệu, một ứng dụng và một giao diện thống nhất trên toàn bộ doanh nghiệp" (Tadjer, 1998) "ERP là một hệ thống được

thiết kế để xử lý các giao dịch và kế hoạch thời gian thực, sản xuất, và hồi đáp của khách hàng trong doanh nghiệp"(O'Leary, 2001)

b Quá trình hình thành của ERP

Hình 1.1 Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP

Theo [13] hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau.Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM

Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:

– MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu – MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất – ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

– ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp

MRP và MRPII: Hệ thống MRP được phát triển từ giữa những năm 60, đến

giữa những năm 70 thì chuyển qua hệ thống MRPII MRP chủ yếu đưa ra những tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, MRPII chú trọng vào khái niệm quản lý, bao gồm quản lý lao động và chi phí

ERP: Đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và

mạng máy tính dựa trên cấu trúc chủ - khách (Client – Server) sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở nên phổ biến, các hệ thống MRP nhờ chỗ cho hệ thống mới ERP ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà còn bao trùm lên toàn bộ hoạt động chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hế thống bán hàng,… Thập kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của ERP, tất cả các công ty đa quốc gia và đại

đa số các công ty tại nước phát triển đều đã triển khai ERP Đầu thế kỷ 21 thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp của ERP mà ERM

ERM: Tuy gần với ERP về cách viết nhưng khái niệm rộng hơn, nó không phải

là một bước tiến hoá về chức năng hay kỹ thuật mà ERM thực chất là một bộ công cụ

quản lý doanh nghiệp mà phần mềm chỉ là một phần Các công cụ khác có thể hoàn thành mang tính quản lý như: Huấn luyện, Kỹ thuật quản trị dự án, … các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng, nhiều dự án ERM không thành công do thiếu yếu tố này

c Cấu trúc của ERP

Với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc các phân hệ hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau Trong bài “ERP – Một phong cách quản lý” [15] của tác giả Trần Sơn đăng trên tạp chí “PC World Việt Nam, Seri B” số tháng 10.2003, Một ERP gồm các thành phần sau đây:

 Công cụ lập báo cáo

Như vậy, ERP nhìn chung là một tập hợp các phân hệ chức năng dành cho các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất,

1.2 Mô hình ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp

Theo [9] ERP có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trong môi trường công nghệ thông tin (IT) Nói đến ERP, người ta nghĩ ngay đến giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trên nền tảng của công nghệ thông tin Tuy nhiên, những năm gần đây, xu thế ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp đang phát triển mạnh mẽ và mang lại rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý các doanh nghiệp Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như ORACLE, SAP, MICROSOFT đã và đang thành công với mô hình ERP cho các doanh nghiệp trên khắp toàn cầu,…

1.2.1 Thế nào là ERP cho các doanh nghiệp

Về hình thức, một giải pháp ERP là một hệ thống tích hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gồm: hoạch định, kiểm tra, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân lực Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin (CNTT) với qui trình quản lý được chuẩn hóa Vì thế, việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm mà chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng CNTT Đối với

mỗi đặc thù của doanh nghiệp, hệ thống ERP phải được điều chỉnh, thêm bớt một số phân hệ cho phù hợp như phân hệ quản lý nhân sự, phân hệ quản lý tài chính, phân hệ quản lý bán hàng, phân hệ quản lý mua hàng, phân hệ quản lý hàng tốn kho, phân hệ quản lý sản xuất,…

1.2.2 Những thuận lợi khi triển khai ERP cho các doanh nghiệp

Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: tuỳ mỗi mô hình doanh nghiệp mà được tổ chức

phân cấp nhiều phòng ban như: tài vụ, nhân sự, kế hoạch, hành chính, vật tư, sản xuất một cách thống nhất và hiệu quả

Kết nối thông tin trong doanh nghiệp: Kết hợp với các thành tựu của CNTT đặc

biệt là mạng máy tính và các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu như kho dữ liệu, cơ

sở dữ liệu phân tán, mô hình ERP đối với doanh nghiệp có lợi thế khi tổ chức quản lý tập trung đối với chi nhánh, bộ phận phân tán về địa lý Hệ thống ERP giúp khắc phục tình trạng phân tán thông tin mà trước đấy không có cách nào hợp nhất, tạo được nguồn thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: đối với các doanh nghiệp áp dụng ERP,

lợi nhuận tăng nhờ giảm lao động dôi dư và tăng năng suất nhờ công việc được điều

độ khoa học và nhịp nhàng hơn Các bộ phận có thể ngồi một chỗ để kiểm soát thông tin từ các đầu mối khác Ban lãnh dạo muốn kiểm tra báo cáo, theo dõi tiến độ công việc chỉ cần mở máy tính là xong

1.2.3 Các khó khăn khi triển khai ERP cho các doanh nghiệp

Những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Vấn đề con người cũng cần được quan tâm đúng mức: Khi triển khai ERP cho bất kỳ doanh nghiệp nào thì nhất thiết phải có đội ngũ chuyên gia để tư vấn, triển khai cũng như vận hành hệ thống này Các chuyên gia chủ yếu hỗ trợ về hai công việc chính là chuẩn hóa qui trình quản lý và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin tự động hóa qui trình quản lý Bên cạnh đó một vấn đề thực tế cần quan tâm là rất nhiều cán bộ trong doanh nghiệp do rất nhiều nguyên nhân như thói quen, thiếu kỹ năng sử dụng máy tính,… nên rất ngại tiếp cận với các chương trình quản lý theo qui trình chuẩn hóa Điều này gây cản trở quá trình triển khai ERP trong doanh nghiệp

Vấn đề tài chính cũng là khó khăn lớn khi triển khai Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi người Dù nhìn nhận được những lợi ích, hiệu quả khi ứng dụng ERP mang lại nhưng riêng mức giá cho một dự án ERP trung bình cũng là khoản đầu tư đáng kể cần được cân nhắc Chỉ những doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không còn là một vấn đề cản trở mới có thể mạnh dạn với ERP

1.2.4 Đề xuất mô hình ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam

Như ở mục 1.1 thì ERP nhìn chung là một tập hợp các phân hệ chức năng dànhchocác phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp Như vậy, ta thấy một mô hình ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam phụ thuộc vào loại hình kinh doanh của doanh nghiệp đó Loại hình kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam được chia làm bốn nhóm: Sản xuất; Thương mại; Dịch vụ; Công trình xây lắp

Từ bốn loại hình kinh doanh trên sẽ có bốn mô hình ERP tương ứng như sau:

1.3 Hiện trạng triển khai ERP

1.3.1 Triển khai ERP trên thế giới

ERP, đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên cấu trúc chủ - khách (client - server) sử du ̣ng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhường chỗ cho

mô ̣t ho ̣ phần mềm (PM) mới là ERP ERP không chỉ giới ha ̣n trong quản lý sản xuất

mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ thống hậu cần, và quản trị hệ thống bán hàng

Thâ ̣p kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP , thu hút hàng loa ̣t các hãng PM và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng CNTT thế gi ới như hãng SAP của Đức , Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn cầu ERP đã trở nên hữu hiê ̣u đến m ức một thùng coca -cola đươ ̣c xuất ra khỏi nhà máy ta ̣i Ngo ̣c Hồi , Hà Nội (mô ̣t trong hàng ngàn nhà máy đóng chai coca-cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ thống máy chủ tại đại bản doanh c ủa Coca Cola tại Atlanta , Mỹ Những hê ̣ thống này tri ̣ giá nhiều triê ̣u đô la (chỉ riêng PM ) và việc triển khai chúng cũng không đơn giản , doanh nghiê ̣p không thể tự triển khai đươ ̣c mà phải dùng các chuyên viên tư vấn được đào tạo chuyên sâu và tốn kém (800 - 2.000 USD/ngày công, và thời gian tư vấn có thể lên tới hàng ngàn ngày cô ng cho mô ̣t công ty ha ̣ng trung ) Đổi lại là hiệu quả cao về mọi

mă ̣t, từ năng suất lao đô ̣ng đến quản lý chi phí và chất lư ợng dịch vụ khách hàng… Cũng tương tự như hiện nay không bà bán hàng nào làm tính bằng bàn tính gẩy để khỏi phải mua một chiếc máy tính bỏ túi

Công ty Nestlé

Theo [14] “Trước kia, Nestlé đơn thuần chỉ là một nhóm các thương hiệu hoạt động độc lập, thuộc sở hữu của công ty mẹ tại Thụy Sĩ Đến 1991, các thương hiệu này được hợp nhất và tổ chức lại thành Nestlé USA Nhưng ngay cả khi ấy, công ty mới thành lập vẫn tiếp tục hoạt động như nhiều phân nhánh riêng biệt thay vì một tổ chức hợp nhất Và kết quả là tại thời điểm 1997, một cuộc điều tra nội bộ đã cho thấy hàng loạt những hao phí không cần thiết, mà nổi bật nhất là chuyện các thương hiệu độc lập của Nestlé đang phải trả đến 29 mức giá khác nhau cho cùng một nhà cung cấp vani

Bà Jeri Dunn cho biết: “Nội bộ Nestlé Mỹ tại thời điểm đó tồn tại đến 9 bộ sổ cái ghi kế toán khác nhau, 28 đầu mối nhập liệu khách hàng, cũng như nhiều cơ chế nhập nguyên liệu đầu vào riêng biệt Chúng tôi đã hoàn toàn không nắm được số lượng hàng nhập từ từng nhà cung cấp cụ thể, bởi vì mỗi nhà máy lại thiết lập riêng cho mình một danh sách nhà cung cấp, và tiến hành nhập hàng độc lập Lý do chính mà Nestlé không thể kiểm soát được lượng và giá thành vani nhập vào là do các bộ phận tự gán tên mã khác nhau cho vani và những chỉ tiêu chất lượng khác biệt Do đó, không thể tiến hành

so sánh hàng nhập trong hoạt động kế toán”

Với quyết tâm cải thiện tình trạng hao phí, tại thời điểm tháng 3/1998, Ban lãnh đạo của Nestlé SA đã đưa ra kế hoạch cải tiến khả năng hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý thông tin với tên hiệu là “Best” (business excellence through systems technology) Theo kế hoạch, Nestlé sẽ ứng dụng 5 phân hệ quản lý, bao gồm: mua hàng; tài chính; phân phối bán hàng; các khoản phải thu; các khoản phải trả Nestlé cũng kết hợp với phân hệ quản lý chuỗi cung ứng của Manugistics – một đối tác khác của SAP Mục tiêu chính của kế hoạch là đạt sự nhất quán trong quy trình

hoạt động và thông tin giữa các bộ phận Tuy nhiên, cả Ban lãnh đạo Nestlé và Tổng giám đốc thời điểm đó là Joe Weller đều không ước lượng hết được mức độ thay đổi

và những khó khăn mà “Best” sẽ mang lại trong quá trình triển khai Theo Jeri Dunn thì “họ nghĩ rằng đơn giản chỉ là vấn đề phần mềm.”

Bằng cách thiết lập được hệ thống dự báo lượng cầu đáng tin cậy dựa trên một cơ

sở dữ liệu và quy trình quản lý thống nhất, Nestlé có thể dự đoán được doanh số tương đối chính xác đến cấp độ trung tâm phân phối Điều này giúp giảm chi phí lưu kho, và giảm cả chi phí tái phân phối khi có sự chênh lệch giữa lượng hàng tồn tại các điểm lưu

Tại thời điểm kết thúc dự án, quá trình triển khai “Best” đã kéo dài đến 6 năm, và tiêu tốn hơn 200 triệu USD (đúng bằng mức dự kiến ban đầu) Quá trình triển khai gặp phải vô số lỗi gây mất thời gian và tiền bạc, nhưng theo ước tính của Nestlé thì mức tiết kiệm được thông qua hệ thống mới đã lên đến 325 triệu USD ở cuối năm 2002 – nghĩa là đã vượt hơn so với chi phí đầu tư Và ngay cả khi không tính đến hệ số thu nhập trên đầu tư (ROI) thì những bài học về triển khai ý tưởng trong doanh nghiệp mà Nestlé thu nhận được là rất hữu ích

Theo bà Jeri Dunn, bài học chính trong quá trình triển khai ERP tại Nestlé là

“trọng tâm của các dự án triển khai phần mềm lớn thực tế không chỉ là triển khai phần mềm, mà là quản lý thay đổi” Nếu được thực hiện lại từ đầu dự án, bà sẽ tập trung trước tiên vào việc quy hoạch và khai thông cho nhân viên những thay đổi trong quy trình hoạt động doanh nghiệp, nhắm đến thống nhất tất cả các hoạt động mua nguyên liệu đầu vào, và cuối cùng mới là đến cài đặt phần mềm “Nếu cố gắng cải tiến hệ thống CNTT trước, bạn sẽ chỉ đơn thuần là cài đặt chứ không phải là ứng dụng CNTT Hai khái niệm này khác biệt rất lớn trên thực tế”, bà Dunn nhận định.”

1.3.2 Triển khai ERP tại Việt Nam

Cũng trong bài viết ERP – Một phong cách quản lý [15] của tác giả Trần Sơn đăng trên tạp chí “PC World Việt Nam, Seri B” số tháng 10.2003, thì việc ứng du ̣ng ERP vào quản lý là mô ̣t bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiê ̣p Viê ̣t Nam đã áp du ̣ng các hê ̣ thống phần mềm kế toán tài chính Như đã nói ở trên, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ , vì vậy không phải doanh nghiê ̣p nào cũng dùng được ERP ERP dành cho nhữ ng doanh nghiê ̣p thực sự hướng tới mô ̣t văn hoá quản lý rành ma ̣ch , nghiêm túc và đã bước được những bước đáng kể trên con đường này Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO là những đối tượng rất

tốt để triển khai ERP

Áp dụng ERP sẽ giúp doanh nghiê ̣p giải quyết nhiều bài toán quản lý , mô ̣t số ví

dụ hiện đang là bức xúc của nhiều doanh nghiệp như sau:

 Tạo hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ với các kiểm tra chéo

 Tạo các báo cáo phân tích theo nhiều chiều mô ̣t cách nhanh chóng

 Quản lý một hệ thống nhiều kho để tránh tình trạng nơi này xuất nơi kia không nhâ ̣p…

để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP Doanh nghiê ̣p có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoa ̣n , với các giai đoa ̣n chính như sau:

Giai đoa ̣n 1: triển khai các phân hê ̣ liên quan đến kế toán tài chính Các phân hệ

này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiê ̣p đã dùng Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễ dàng

Giai đoa ̣n 2: triển khai các phân hê ̣ liên quan đến hâ ̣u cần như quản lý kho , quản

lý việc giao nhận hàng… Các phân hệ này sẽ lập tức tự tích hợp vào các phân hệ kế toán Sau giai đoa ̣n này ERP đã quản lý gần như mo ̣i phòng b an trong doanh nghiê ̣p , chỉ trừ dưới phân xưởng

Giai đoa ̣n 3: đối với các doanh nghiê ̣p sản xuất , giai đoa ̣n này sẽ triển khai các

phân hê ̣ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm Tùy từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động Giai đoa ̣n 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại mọi doanh nghiệp Giai đoa ̣n 3 đòi hỏi viê ̣c sản xuất của doanh nghiê ̣p phải tương đối quy củ và hiê ̣n đa ̣i Có thể doanh nghiê ̣p chỉ cho ̣n áp du ̣ng ERP đến giai đoa ̣n 2 nếu thấy viê ̣c quản lý phân xưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn Nói chung trong thời gian mấy năm tới áp dụng được ERP đến giai đoạn 3 sẽ chỉ tập trung vào mô ̣t số doanh nghiê ̣p đầu đàn

1.3.3 Triển khai ERP thành công tại Việt Nam: một số tình huống thực tế

Trong phần này tôi xin trích dẫn một số tình huống triển khai ERP thành công ở một vài doanh nghiệp Việt Nam qua các bài viết

a Công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk

Theo [16] “hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle

do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính – kế toán, quản lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence – BI) Hệ thống ERP triển khai trên toàn công ty cổ phần Sữa

Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc Các chuyên gia nhận định, hệ thống ERP của Vinamilk hiện thời có quy mô lớn nhất Việt Nam

Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007 Bà Ngô Thị Thu Trang, phó tổng giám đốc Vinamilk, trưởng dự án (tiếp nhận giải pháp ERP) cho biết: “Trong quá trình triển khai, công ty đã gặp không ít khó khăn Những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong công ty cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty” Tuy nhiên, bà Trang cũng cho biết, dự án đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk Theo bà Trang, sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác

kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá

và củng cố Bà Trang cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời

Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis cho biết: các lý do thành công cho việc triển khai ERP tại Vinamilk đó là: Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng và đi đến cùng; Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án; đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và quy củ Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công

ty TNHH KPMG.”

b Tập đoàn FPT

Theo [18] “hệ thống ERP quy mô nhất nước ta đã được chính thức vận hành thành công sau 2 năm triển khai, đó là hệ thống ERP tại Công ty FPT Tại thời điểm vận hành chính thức, hệ thống có 40 đơn vị trực thuộc FPT tham gia và sau một năm vận hành sẽ có tới 83 công ty hạch toán độc lập của FPT tham gia hệ thống Hiện nay,

hệ thống không chỉ đáp ứng tốt công tác báo cáo tài chính – kế toán của từng đơn vị

thành viên mà còn đáp ứng cả báo cáo hợp nhất của cả công ty Tại Việt Nam, hiện nay có lẽ chỉ có FPT làm được báo cáo hợp nhất toàn công ty từ hệ thống ERP

Theo ông Bùi Quang Ngọc: với việc triển khai thành công hệ thống ERP, hiện nay FPT đã có hệ thống quản trị tập trung và toàn cầu cho cả tập đoàn (FPT có 7 chi nhánh phần mềm ở nước ngoài), phục vụ tốt cho các tác nghiệp cơ bản của doanh nghiệp, dễ dàng mở rộng cho các đơn vị mới Với hệ thống ERP, tập đoàn FPT đã có

83 bộ sổ kế toán cho 83 công ty hạch toán Lãnh đạo công ty có thể theo dõi, ghi nhận, kiểm soát doanh thu, chi phí, hoạt động kinh doanh… theo ngày, tuần, tháng ở bất kỳ thời điểm nào Chỉ trong ba ngày, hệ thống có thể thiết lập một bộ sổ kế toán cho một đơn vị mới; 8 ngày có được báo cáo tháng, quý toàn tập đoàn Tháng hai (2009) sẽ có báo cáo kiểm toán năm 2008; 300 người dùng trên toàn quốc có thể truy cập vào hệ thống cùng lúc; Nhiều nghìn giao dịch được thực hiện mỗi ngày… Đó là những giá trị rất lớn mà hệ thống ERP đã mang lại cho FPT Ngoài ra, FPT đã có một hệ thống báo cáo phân tích tài chính khá quy mô phục vụ cho công tác quản trị tập đoàn

Yếu tố quyết định trước tiên là sự cam kết rất cao của lãnh đạo, đội ngũ lãnh đạo phải tham gia chỉ đạo hỗ trợ hàng ngày đối với dự án Thứ hai là cam kết thay đổi con người và quy trình tác nghiệp theo hoạt động của hệ ERP trong toàn doanh nghiệp Thứ ba là phải lựa chọn đúng nhà triển khai ERP có năng lực Thứ tư là phải thành lập được đội dự án triển khai ERP với đầy đủ thành phần, đủ năng lực quản lý dự án và có trách nhiệm quyền hạn đủ lớn.”

Chương 2: PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT TRONG MÔ

HÌNH ỨNG DỤNG ERP

2.1 Giới thiệu

2.1.1 Giới thiệu về công ty trách nhiệm hữu hạn Fami

Công ty TNHH FAMI (Fami) [17] được thành lập với tiền thân là Công ty TNHH 4P thành lập năm 2001, Công ty thiết lập khu nhà xưởng quy mô và hiện đại rộng 40.000 m2

tại tỉnh Hưng Yên (năm 2007 công ty đã mở rộng diện tích nhà máy lên 80.000 m2) Lĩnh vực chính của công ty bao gồm: lắp ráp linh kiện điện tử và sản xuất hàng nội thất văn phòng và khuôn mẫu

Kể từ năm 2004, nhà máy sản xuất Nội thất văn phòng của Công ty đã chính thức

đi vào hoạt động Với hệ thống dây chuyền máy móc hiện đại được nhập khẩu từ các nước tiên tiến (công suất 20.000 sản phẩm/tháng), tạo ra các sản phẩm nội thất văn phòng chất lượng cao cấp mang phong cách hiện đại, tiện lợi, tạo không gian làm việc hoàn hảo và thoải mái cho người sử dụng

Với hầu hết các nguyên vật liệu nhập khẩu, nội thất văn phòng FAMI mang đến nhiều tính năng ưu việt, kiểu dáng và màu sắc phong phú Bề mặt sử dụng chất liệu Melamine có độ bền cao, chống cháy và chống xước, đạt tiêu chuẩn xuất khẩu

Chính vì vậy, nội thất văn phòng FAMI đã được trao tặng huy chương vàng tại Hội chợ thương mại Quốc tế Việt Nam EXPO 2005, Cúp vàng Ngành xây dựng Hội chợ Vietbuild 2007, Huy chương vàng chất lượng sản phẩm Hội chợ Vietbuild 2007 Chính thức ngày 28/12/2010 công ty TNHH FAMI đã tách ra khỏi công ty TNHH 4P, thành lập pháp nhân riêng, xây dựng một định hướng kinh doanh rõ ràng và phấn đấu trở thành đơn vị số 1 về cung cấp các sản phẩm nội thất cao cấp

Hiện nay, công ty cung cấp sản phẩm thông qua các kênh phân phối với hơn 60 đại lý cấp 1 tại các tỉnh, thành phố và xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc, Mỹ Ngoài

ra công ty cung cấp trực tiếp cho các dự án lớn như Công ty Brother, Ngân hàng ACB, Techcombank, Doji Plaza, Sở giáo dục Hà Nội…

2.1.2 Hiện trạng hệ thống của Fami

Trước khi sử dụng phầm mềm Asia ERP, Fami không chú trọng tới công nghệ thông tin, chỉ có các máy PC mà không có hệ thống máy chủ riêng Các cơ sở cần kết nối dữ liệu nằm ở các nơi xa nhau Công ty có 04 điểm cần kết nối dữ liệu với nhau: nhà máy ở Hưng yên, văn phòng tại Trung Hoà – Nhân Chính và hai kho hàng tại Mỹ Đình và Vĩnh hưng Fami quản lý kho, sản xuất một cách thủ công trên tệp excel Về

kế toán tài chính thì công ty sử dụng phần mềm kế toán AccNet, cũng chỉ có một số

mẫu sổ sách kế toán thông thường và chưa có các báo cáo quản trị và phân tích nên việc quản lý không tập trung trở nên rất khó khăn và phức tạp

2.1.3 Giới thiệu về công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia

Công ty Cổ phần phát triển phần mềm ASIA (Asiasoft) [12] được thành lập năm

2001 với định hướng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm và cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin ASIA được thành lập bởi các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho thị trường

Lĩnh vực kinh doanh: Phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm và giải pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng CNTT

Sản phẩm

— Phần mềm kế toán Asia Accounting trên Visual Foxpro 8.0

— Phần mềm kế toán Asia Accounting trên SQL Server

— Phần mềm kế toán Asia Enterprise trên VB.Net

— Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Asia.FA

— Phần mềm quản trị nhân sự Asia Human Resource Management trên SQL, VFP6

— Phần mềm quản lý và thanh toán lương Asia Payrols Management trên SQL, VFP6

— Phần mềm quản lý thi đua khen thưởng trên SQL, ASP

— Cổng thông tin điện tử Asia Portal (Oracle, uPortal, Java,…)

— Phần mềm quản trị doanh nghiệp Asia ERP (Viết trên ngôn ngữ VB.Net, hỗ trợ Unicode)

Dịch vụ

— Tư vấn xây dựng hệ thống thông tin cho các cơ quan, đơn vị và các dự án chính phủ điện tử

— Phân tích, thiết kế, xây dựng và phát triển các phần mềm theo yêu cầu

— Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng, hỗ trợ sử dụng, bảo hành

và bảo trì hệ thống thông tin

— Nâng cấp và mở rộng cùng sự phát triển của khách hàng

Asiasoft bắt đầu thực hiện việc triển khai Asia ERP cho công ty TNHH Fami bắt đầu từ tháng 3/2009 đến tháng 5/2010 thì thanh lý và nghiệm thu chương trình

Đối với hệ thống Asia ERP 8.1 của Asiasoft triển khai cho Fami bao gồm các chức năng:

— Quản lý thông tin chung: quản lý người dùng, phân quyền chức năng, đăng nhập và kết nối chương trình, thiết lập tham số hệ thống chương trình

— Kế toán tài chính: Kế toán tổng hợp và Kế toán tiền mặt, ngân hàng

— Bán hàng và kế toán công nợ phải thu

— Mua hàng và kế toán công nợ phải trả

2.1.4 Tổng quan về hệ thống

a Mô tả

Quản lý sản xuất là một công việc không đơn giản và rất quan trọng Đối với mỗi người và tuỳ từng trọng trách thì độ phức tạp cho việc quản lý sản xuất cũng khác nhau Một sinh viên bận rộn nếu muốn quản lý công việc (học hành, đi làm thêm…) của mình thì cũng không mấy khó khăn Một giám đốc thì luôn có thư ký riêng của mình Người thư ký này vẫn có thể cố gắng làm tốt công việc mà không cần tới những thiết bị hiện đại Tuy nhiên người ta vẫn muốn làm những phần mềm phục vụ cho mọi đối tượng để công việc trở nên thuận lợi nhất Phát triển phần mềm là một quy trình phức tạp và chặt chẽ, là sản phẩm của sự hợp tác giữa nhiều người Và ta cũng nên nghĩ tới việc xây dựng một hệ thống quản lý sản xuất để phục vụ cho chính những người thực hiện phát triển phần mềm

Khi quản lý sản xuất một cách thủ công, người quản trị rất khó nắm bắt tổng thể

để đưa ra quyết định và đặc biệt giao tiếp giữa các thành viên (như lập lệnh sản xuất, báo cáo tình hình sản xuất,…) không được thuận tiện vì thông tin trao đổi không được

tổ chức một cách hệ thống nên khó xử lý Ví dụ như các báo cáo gửi đến khó phân loại

về thời gian, người gửi,… việc tổng hợp như vậy người quản trị đều phải tự làm thủ công Việc lập kế hoạch sản xuất, lập lệnh sản xuất đối với người quản lý cũng phức tạp Việc lập một lệnh sản xuất làm sao vừa phù hợp với mức nguyên vật liệu lại vừa đảm bảo thời gian và nhu cầu quản lý hàng tồn kho

Qua những khó khăn ở trên tôi đã xây dựng một hệ thống trợ giúp quản lý sản xuất cho công ty TNHH Fami dựa trên cấu trúc sản phẩm Asia ERP của Công ty cổ

phần phát triển phần mềm Asia Khi sử dụng hệ thống này, người dùng có thể nắm bắt ngay được tình trạng sản xuất của công ty Việc tổ chức, kiểm soát sản xuất cụ thể cho từng khách hàng được thực hiện một cách đơn giản và nhanh chóng Tóm lại khi có được hệ thống này người dùng sẽ thấy việc quản lý sản xuất rất rõ ràng Những điều này sẽ giúp cho người dùng thực hiện công việc chuyên môn có hiệu quả hơn

b Yêu cầu nghiệp vụ

BR1 Quản lý kế hoạch sản xuất

Hệ thống phải giúp cho người quản lý kế hoạch sản xuất nắm bắt các thông tin chung của kế hoạch sản xuất

BR1.1 Tạo kế hoạch sản xuất: nhân viên kế hoạch sản xuất căn cứ vào tình hình sản phẩm của công ty và căn cứ và đơn đặt hàng của khách được lấy dữ liệu từ đợt đặt hàng của khách hàng ở phân hệ Quản lý bán hàng sang

BR1.2 Cập nhật thông tin: người quản lý kế hoạch sản xuất có thể sửa lại các thông tin khi kế hoạch có sự thay đổi như: thời gian kỳ sản xuất, hoặc sản phẩm cần sản xuất, …

BR1.3 Kiểm tra thông tin: hiển thị thông tin chi tiết các kế hoạch sản xuất thuộc quyền kiểm soát của người dùng hiện tại

BR1.4 Huỷ kế hoạch sản xuất: người quản lý sản xuất có thể xoá toàn bộ thông tin của một kế hoạch trong trường hợp kế hoạch sản xuất bị huỷ bỏ do một lý do nào đó

BR2 Quản lý lệnh sản xuất

Dựa vào kế hoạch sản xuất được phê duyệt, bộ phận kế hoạch ra quyết định lập lệnh sản xuất hoặc lệnh sản xuất đột xuất theo yêu cầu mà chưa có kế hoạch trước đó BR2.1 Tạo lệnh sản xuất: lập lệnh sản xuất gồm các thông tin là lệnh sản xuất mới hay lệnh sửa chữa, ngày sản xuất và ngày dự kiến hoàn thành, sản phẩm sản xuất,

BR3 Quản lý định mức nguyên vật liệu

Xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu cho một sản phẩm Một sản phẩm có nhiều nguyên vật liệu khác nhau được chia làm 3 nhóm tương ứng với từng lần xuất dùng nguyên vật liệu thực tế Ở đây cho phép xây dựng các nguyên vật liệu thay thế để dùng thay thế cho nguyên vật liệu định mức trong trường hợp không có để sản xuất BR3.1 Tạo định mức nguyên vật liệu: mỗi một sản phẩm có một bảng nguyên vật liệu cấu thành hoặc các nguyên vật liệu thay thế

BR3.2 Cập nhật thông tin: nhân viên kế hoạch có thể sửa lại các thông tin của định mức nguyên vật liệu khi có sự thay đổi

BR3.3 Kiểm tra thông tin: hiển thị thông tin chi tiết định mức nguyên vật liệu thuộc quyền kiểm soát của người dùng hiện tại

BR3.4 Huỷ định mức nguyên vật liệu: người quản lý sản xuất có thể xoá toàn bộ thông tin của định mức nguyên vật liệu của một sản phẩm trong trường hợp định mức

bị huỷ do một lý do nào đó

BR3.5 Sao chép định mức nguyên vật liệu: người quản lý sản xuất có thể sao chép định mức nguyên vật liệu từ sản phẩm này sang sản phẩm đồng dạng và cho phép sửa đổi định mức đó

BR3.6 Khai báo nguyên vật liệu thay thế: nhân viên kế hoạch thực hiện khai báo các nguyên vật liệu thay thế cho nguyên vật liệu trong bảng định mức sản phẩm Khi thực hiện xuất nguyên vật liệu đi sản xuất, hệ thống sẽ báo tồn kho tức thời của nguyên vật liệu đó xem có đủ không, nếu không sẽ cho phép xuất nguyên vật liệu thay thế đã được khai báo

BR4 Quản lý xuất nguyên vật liệu sản xuất

Thực hiện xuất nguyên vật liệu sản xuất cho các lệnh sản xuất theo số lượng yêu cầu được xây dựng trong bảng định mức nguyên vật liệu

BR4.1 Xuất nguyên vật liệu sản xuất: thực hiện xuất nguyên vật liệu cho sản phẩm của lệnh sản xuất nào theo số lượng yêu cầu của bảng định mức

BR4.2 Cập nhật thông tin: nhân viên vật tư có thể sửa lại các thông tin xuất nguyên vật liệu khi có sự thay đổi

BR4.3 Kiểm tra thông tin: hiển thị thông tin chi tiết xuất nguyên vật liệu đi sản xuất thuộc quyền kiểm soát của người dùng hiện tại

BR4.4 Huỷ xuất nguyên vật liệu: người quản lý sản xuất có thể xoá toàn bộ thông tin xuất nguyên vật liệu của một sản phẩm hoặc của toàn bộ chứng từ trong trường hợp chứng từ bị huỷ do một lý do nào đó

BR6 Chuyển số liệu sản xuất vào sổ cái

Sau khi hoàn tất kỳ sản xuất, cán bộ có quyền thực hiện chuyển số liệu sản xuất vào sổ cái tài chính

BR6.1 Lọc chọn những chứng từ trong kỳ thoả mãn để thực hiện chuyển vào sổ cái tài chính về phân hệ kế toán tài chính

BR6.2 Thực hiện chuyển số liệu vào sổ cái

BR6.3 Huỷ bỏ chứng từ sản xuất vào sổ cái

c Sơ đồ dòng thông tin trong hệ thống quản lý sản xuất

Từ phần mô tả và yêu cầu nghiệp vụ trên tôi xây dựng sơ đồ biểu diễn luân chuyển dòng thông tin trong hệ thống quản lý sản xuất như sau:

Hình 2.1 Sơ đồ dòng thông tin trong hệ thống quản lý sản xuất

Chứng từ được duyệt Chứng từ được duyệt

Duyệt chứng từ chuyển số cái

Xuất nguyên vật liệu;

Nhập lại NVL thừa từ sản xuất;

Nhập thành phẩm về kho

Thông báo trạng thái kế hoạch, lệnh sản xuất

Nhân viên vật tư

Ban lãnh đạo

Phân hệ kế toán tài chính Phân hệ phân hệ

quản lý sản xuất

d Các ràng buộc khác

Hệ thống cần theo cần tích hợp với các phân hệ khác của hệ thống Asia ERP, như phân hệ hàng tồn kho, phân hệ mua hàng, phân hệ bán hàng và phân hệ tài chính tổng hợp Giao diện sử dụng font tiếng Việt mã Unicode

Tập hợp các bản đặc tả để cùng đánh giá yêu cầu 2

Kết quả của giai đoạn này bao gồm:

 Các yêu cầu nghiệp vụ Phân tích

yêu cầu

Trao đổi với khách hàng về kết quả đánh giá 1 Tổng hợp ý kiến thành viên lập báo cáo mô tả cụ thể các

Kết quả của giai đoạn này bao gồm:

 Bản đặc tả yêu cầu hệ thống Phân tích

chức năng

Tổng hợp ý kiến thành viên để đưa ra các chức năng cuối

Khách hàng đưa ra nhận xét về các chức năng cơ bản 1 Thực hiện viết đặc tả cho các chức năng được giao 10 Trao đổi với khách hàng, khách hàng đưa ra nhận xét 1

Tổng hợp lần cuối cho bản đặc tả chức năng 1 Tổng hợp tài liệu để viết tài liệu chính thức 4

Kết quả của giai đoạn này bao gồm:

 Tài liệu khảo sát và phân tích yêu cầu khách hàng

chi tiết Thiết kế kiến trúc tổng thể 3

Kết quả của giai đoạn này bao gồm:

 Bản thiết kế chi tiết Lập trình Chuyển đổi các mô hình thiết kế thành mã chương trình 15

Kết quả của giai đoạn này bao gồm:

 Chương trình hoàn thiện

Hướng dẫn khách hàng sử dụng và giao các tài liệu cần thiết Đảm bảo các tính năng của hệ thống đúng như trong bản đặc tả yêu cầu phần mềm

3

Kết quả của giai đoạn này bao gồm:

 Tài liệu hướng dẫn cài đặt

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng

2.2 Mô tả hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý sản xuất

2.2.1 Biểu đồ nghiệp vụ quy trình sản xuất

Hình 2.2 Biểu đồ nghiệp vụ quy trình sản xuất

Mã hoạt

động

Tên hoạt động

Kiểu thực hiện

Bộ phận kế hoạch

Bộ phận kế hoạch tạo kế hoạch sản xuất từ đơn hàng đặt của hệ thống bán

hàng, hoặc từ yêu cầu khác

SX02 Nhu cầu

nguyên vật

liệu

Chương trình

Bộ phận kế hoạch

Từ kế hoạch sản xuất, lượng tồn trong kho bộ phận kế hoạch xây dựng được nhu cầu nguyên vật liệu và định mức nguyên vật liệu

Bộ phận

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất bộ phận

sản xuất xây dựng lệnh sản xuất

- Nhân công

- Máy móc

- Nguyên vật liệu

Kế hoạch sản xuất

Nhu cầu nguyên vật liệu

Nguồn lực

Lệnh sản xuất

Xuất nguyên vật liệu

Nhập thành phẩm

Tồn kho

Bộ phận

Bộ phận vật tư dựa vào lệnh sản xuất

và định mức nguyên vật liệu để thực hiện xuất nguyên vật liệu đi sản xuất

Bộ phận

Bộ phận vật tư dựa vào kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất và tiến độ sản xuất của đội sản xuất để nhập thành phẩm

Lãnh đạo

Ban lãnh đạo thực hiện duyệt chứng từ nhập thành phẩm, xuất nguyên vật liệu

để đẩy số liệu vào sổ cái

2.2.2 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ kế hoạch sản xuất

Hình 2.3 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ kế hoạch sản xuất

Mã hoạt

động Tên hoạt động

Kiểu thực hiện

Thực hiện Mô tả chi tiết

SX01.01 Lập kế hoạch

sản xuất

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận kinh doanh, Bộ phận vật tư

có nhu cầu về sản phầm thì gửi yêu cầu về sản phẩm tới bộ phận kế hoạch, sau đó bộ phận kế hoạch thực hiện Lập kế hoạch sản xuất dựa vào Đơn đặt hàng của Khách hàng được lấy từ Phân hệ bán hàng sang, hoặc dựa vào nhu cầu sản phẩm và tồn kho tối thiểu của Phân hệ hàng tồn

Không chấp nhận

Chấp nhận Lập kế hoạch sản xuất

Cập nhật kế hoạch sản xuất thoả mãn

Đánh giá

Sửa kế hoạch sản xuất

Xoá kế hoạch sản xuất Tìm kiếm kế

hoạch sản xuất

kho Thông tin bao gồm (Số kế hoạch, kỳ sản xuất, danh sách sản phẩm cần sản xuất…)

SX01.02 Đánh giá Thủ

công

Lãnh đạo

Đánh giá bản kế hoạch gửi lên, nếu chấp nhận, kế hoạch phê duyệt và thực hiện sản xuất Nếu không thì phải sửa đổi hoặc xoá bỏ kế hoạch SX01.03 Cập nhật kế

hoạch sản xuất

thoả mãn

Chương trình

Bộ phận

Cập nhật kế hoạch sản xuất thoả mãn vào hệ thống quản lý sản xuất

SX01.04 Tìm kiếm kế

hoạch sản xuất

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận kế hoạch có thể thực hiện tìm kiếm lại kế hoạch sản xuất SX01.05 Sửa kế hoạch

sản xuất

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận kế hoạch phải sửa lại kế hoạch sản xuất nếu bản kế hoạch không được chấp nhận

SX01.06 Xoá kế hoạch

sản xuất

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận kế hoạch thực hiện xoá kế hoạch sản xuất nếu bản kế hoạch không được duyệt hoặc vì một lý do nào đó

2.2.3 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý định mức nguyên vật liệu

Hình 2.4 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ định mức nguyên vật liệu

Không chấp nhận

Không chấp nhận Chấp nhận

Xây dựng sản phẩm định mức

Cập nhật thông tin chung của sản phẩm định mức

Xử lý

Sửa định mức NVL

Xoá định mức NVL

Xây chi tiết định mức nguyên vật liệu

mức NVL

Mã hoạt

động

Tên hoạt động

Kiểu thực hiện

Bộ phận

Bộ phận thiết kế thực hiện xây dựng định mức cho sản phẩm Thông tin bao

gồm (Mã sản phẩm, kỳ sản xuất, định mức lương,…)

SX02.02 Xử lý Chương

trình

Tự động

Chương trình thực hiện kiểm tra mã sản phẩm đó đã khai báo định mức chưa? Hoặc mã sản phẩm đó có hợp lệ không? Nếu không thoả mãn thì huỷ

bỏ thao tác Nếu thoả mãn thì thực hiện tiếp

Bộ phận

Cập nhật thông tin chung của sản phẩm định mức vào hệ thống quản lý sản xuất

Bộ phận

Bộ phận thiết kế xây dựng định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm Thông

tin bao gồm: (mã nguyên vật liệu, số lượng định mức, số lượng yêu cầu thực

tế, phân nhóm mã nguyên vật liệu theo từng công đoạn cấp)

SX02.05 Xử lý Chương

trình

Tự động

Chương trình thực hiện kiểm tra mã nguyên vật liệu đó đã khai báo định mức chưa? Hoặc mã nguyên vật liệu

đó có hợp lệ không? Nếu không thoả mãn thì huỷ bỏ thao tác Nếu thoả mãn thì thực hiện tiếp

Bộ phận

Cập nhật thông tin chi tiết định mức nguyên vật liệu vào hệ thống quản lý sản xuất

SX02.07 Nguyên

vật liệu

thay thế

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận thiết kế khai báo các nguyên vật liệu thay thế cho nguyên vật liệu định mức của sản phẩm Thông tin bao

gồm: (Mã nguyên vật liệu định mức,

mã nguyên vật liệu thay thế, số lượng thay thế, số lượng yêu cầu thực tế, phân nhóm mã nguyên vật liệu theo từng công đoạn xuất)

SX02.08 Xử lý Chương

trình

Tự động

Chương trình thực hiện kiểm tra mã nguyên vật liệu thay thế đó đã khai báo chưa? Hoặc mã nguyên vật liệu thay thế đó có hợp lệ hay không? Nếu không thoả mãn thì huỷ bỏ thao tác Nếu thoả mãn thì thực hiện tiếp

Bộ phận

Cập nhật định mức nguyên vật liệu thay thế vào hệ thống quản lý sản xuất

SX02.10 Tìm kiếm

định mức

Chương trình

Bộ phận

Thực hiện tìm kiếm sản phẩm định mức

SX02.11 Sửa định

mức NVL

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận thiết kế sửa lại thông tin định mức nguyên vật liệu của sản phẩm SX02.12 Xoá định

mức NVL

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận thiết kế xoá bảng định mức nguyên vật liệu của sản phẩm

SX02.13 Copy định

NVL

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận thiết kế thực hiện copy bảng định mức nguyên vật liệu của sản phẩm này sang bảng định mức nguyên vật liệu của sản phẩm khác

2.2.4 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ lệnh sản xuất

Hình 2.5 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ lệnh sản xuất

Mã hoạt

động

Tên hoạt động

Kiểu thực hiện

Bộ phận Bộ phận sản xuất lập lệnh sản xuất

dựa trên kế hoạch sản xuất Thông

tin bao gồm (Loại lệnh sản xuất là sản xuất mới hay sửa chữa; mã lệnh; ngày sản xuất; ngày hoàn thành; sản xuất theo hợp đồng; khách hàng nào; danh sách sản phẩm sản xuất)

SX03.02 Đánh giá Thủ

công

Lãnh đạo

Cán bộ phụ trách sẽ đánh giá lệnh sản xuất gửi lên, nếu chấp nhận lệnh sản xuất được thực hiện hoặc không sẽ phải xoá bỏ lệnh sản xuất

Không chấp nhận Chấp nhận

Lập lệnh sản xuất

Cập nhật lệnh sản xuất thoả mãn

Đánh giá

Sửa lệnh sản xuất

Xoá lệnh sản xuất

Tìm kiếm lệnh sản xuất

In mã vạch

Tìm kiếm

Chọn sản phẩm để in

In mã vạch của sản phẩm Xuất nguyên

vật liệu

SX03.03 Cập nhật lệnh

sản xuất thoả

mãn

Chương trình

Bộ phận Cập nhật lệnh xuất thoả mãn vào hệ

thống quản lý sản xuất

SX03.04 Tìm kiếm

lệnh sản xuất

Chương trình

Bộ phận Bộ phận sản xuất sửa lại lệnh sản

xuất nếu Lệnh sản xuất không được chấp nhận

SX03.06 Xoá lệnh sản

xuất

Chương trình

Bộ phận Bộ phận sản xuất xoá lệnh sản xuất

nếu Lệnh sản xuất không được chấp nhận hoặc vì một lý do nào

trình

Bộ phận Chương trình cho phép tìm kiếm

lệnh sản xuất cần in mã vạch SX03.09 Chọn sản

phẩm để in

Chương trình

Bộ phận Chọn sản phẩm trong lệnh sản xuất

cần in để thực hiện in SX03.10 In mã vạch Chương

trình

Bộ phận Thực hiện in mã vạch cho sản

phẩm SX03.11 Xuất nguyên

vật liệu

Chương trình

Bộ phận Thực hiện xuất nguyên vật liệu

(phần này gọi đến phần quản lý xuất nguyên vật liệu đi sản xuất)

2.2.5 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu

Hình 2.6 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu

Mã hoạt

động Tên hoạt động

Kiểu thực hiện

Thực hiện Mô tả chi tiết

SX04.01 Xuất nguyên

vật liệu

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận vật tư thực hiện xuất nguyên vật liệu đi sản xuất, thực hiện chọn lệnh sản xuất để xuất nguyên vật liệu Thông tin bao gồm:

(Số phiếu xuất, ngày phiếu xuất, mã lệnh sản xuất, nhóm công đoạn để lọc nguyên vật liệu thực hiện xuất theo từng công đoạn, danh sách nguyên vật liệu xuất, số lượng xuất,…)

SX04.02 Chọn nguyên

vật liệu thay

thế

Chương trình

Tự động

Chương trình tự động cập nhật vật tư thay thế khi có yêu cầu

trình

Tự động

Chương trình tự động kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu như Trùng số chứng từ, Ngày chứng từ và Mã nguyên vật liệu có hợp lý không? Nếu không thoả mãn thì huỷ bỏ thao tác Nếu thoả mãn thì thực hiện tiếp

Không chấp nhận Chấp nhận Xuất nguyên vật liệu

Cập nhật xuất nguyên vật liệu

Xử lý

Sửa phiếu xuất NVL

Xoá phiếu xuất NVL

Tìm kiếm phiếu xuất nguyên vật liệu

In phiếu xuất NVL Chọn nguyên vật

liệu thay thế

SX04.04 Cập nhật xuất

nguyên vật liệu

Chương trình

Bộ phận

Cập nhật phiếu xuất nguyên vật liệu vào vào hệ thống quản lý sản xuất SX04.05 Tìm kiếm

phiếu xuất

nguyên vật liệu

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận vật tư thực hiện tìm kiếm phiếu xuất nguyên vật liệu đã tồn tại

SX04.06 Sửa phiếu xuất

nguyên vật liệu

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận vật tư thực hiện sửa một số thông tin phiếu xuất nguyên vật liệu SX04.07 Xoá phiếu xuất

nguyên vật liệu

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận vật tư thực hiện xoá phiếu xuất nguyên vật liệu vì một lý do nào đó

2.2.6 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ nhập thành phẩm

Hình 2.7 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ nhập thành phẩm

Mã hoạt

động Tên hoạt động

Kiểu thực hiện

Thực hiện Mô tả chi tiết

SX05.01 Nhập thành

phẩm, phế

phẩm

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận vật tư thực hiện nhập thành phẩm về kho sau khi sản xuất xong hoặc nhập phế phẩm, nguyên vật liệu thừa từ sản xuất, thực hiện chọn lệnh sản xuất để biết đã nhập thành phẩm cho mã lệnh sản xuất nào

Thông tin bao gồm: (Số phiếu nhập,

Xoá phiếu nhập TP

Tìm kiếm phiếu nhập thành phẩm

In phiếu nhập TP

ngày phiếu nhập, mã lệnh sản xuất, danh sách thành phẩm nhập kho, số lượng nhập,…)

trình

Tự động

Chương trình tự động kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu như Trùng số chứng từ, Ngày chứng từ và Mã thành phẩm có hợp lý không? Nếu không thoả mãn thì huỷ bỏ thao tác Nếu thoả mãn thì thực hiện tiếp SX05.03 Cập nhật nhập

nguyên vật liệu

Chương trình

Bộ phận

Cập nhật phiếu nhập thành phẩm, phế phẩm vào hệ thống quản lý sản xuất

SX05.04 Tìm kiếm

phiếu nhập

thành phẩm

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận vật tư thực hiện tìm kiếm phiếu nhập thành phẩm hoặc phiếu nhập lại từ sản xuất đã tồn tại

SX05.05 Sửa phiếu nhập

thành phẩm

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận vật tư thực hiện sửa một số thông tin phiếu nhập thành phẩm, hoặc phiếu nhập lại từ sản xuất SX05.06 Xoá phiếu

nhập thành

phẩm

Chương trình

Bộ phận

Bộ phận vật tư thực hiện xoá phiếu nhập thành phẩm hoặc phiếu nhập lại từ sản xuất vì một lý do nào đó

2.2.7 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ chuyển số liệu sản xuất vào sổ cái

Hình 2.8 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ chuyển số liệu sản xuất vào số cái

Thoả mãn Không thoả mãn

Thoả mãn

Lọc chứng từ sản xuất chuyển số cái tài chính

Thực hiện chuyển

số liệu vào sổ cái

Xử lý

Thực hiện xoá số liệu khỏi sổ cái

Mã hoạt

động Tên hoạt động

Kiểu thực hiện

Thực hiện Mô tả chi tiết

SX06.01 Lọc chứng từ

sản xuất

chuyển sổ cái

Chương trình

Lãnh đạo

Ban lãnh đạo thực hiện việc duyệt chứng từ Phiếu xuất sản xuất và Phiếu nhập sản xuất vào sổ cái

trình

Tự động

Chương trình tự động kiểm tra, nếu không thoả mãn điều kiện sẽ huỷ, nếu thoả mãn điều kiện thực hiện tiếp

SX06.03 Thực hiện

chuyển số liệu

vào sổ cái

Chương trình

Lãnh đạo

Thực hiện chuyển chứng từ sản xuất thoả mãn điều kiện lọc vào hệ thống

kế toán tài chính SX04.04 Thực hiện xoá

số liệu khỏi sổ

cái

Chương trình

Lãnh đạo

Thực hiện chuyển chứng từ sản xuất thoả mãn điều kiện lọc khỏi hệ thống kế toán tài chính

2.3 Phát triển mô hình ca sử dụng

2.3.1 Xác định tác nhân

a Các tác nhân tham gia hệ thống

Nhân viên kế hoạch: là người có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất, lệnh sản

xuất và xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu sản xuất Thực hiện việc theo dõi tiến trình thực hiện lệnh sản xuất

Nhân viên vật tƣ: là người có trách nhiệm thực hiện xuất nguyên vật liệu theo

yêu cầu của lệnh sản xuất trên bảng định mức nguyên vật liệu và thực hiện quản lý nhập thành phẩm sản xuất về kho

Ban lãnh đạo: là người có trách nhiệm thực hiện duyệt chứng từ hợp lệ và

chuyến chứng từ vào sổ cái của phân hệ tài chính

b Các chức năng của hệ thống

Quản lý kế hoạch sản xuất: cho phép người dùng lập kế hoạch sản xuất dựa vào

nhu cầu đặt hàng của khách hàng hoặc nhu cầu thực tế Chức năng này cho phép thêm mới sửa xoá một kế hoạch sản xuất