Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Một thành viên Dệt Kim Đông Xuân

Kinh nghiệm quản trị cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp nước ngoài – Toyota :...12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN

LỜI CAM ĐOAN

Kính gửi: Khoa Quản trị kinh doanh – Học Viện Ngân Hàng

: Giảng viên hướng dẫn: Ts Nguyễn Thị Kim Nhung

Nếu có bất kì sai phạm nào trong lời cam đoan trên em xin chịu hoàn toàntrách nhiệm trước cô và hội đồng kỷ luật của nhà trường

Người làm cam đoan Sinh viên

Vũ thanh Tùng

LỜI CẢM ƠN

Kính gửi : Khoa Quản trị kinh doanh – Học Viện Ngân Hàng

Giảng viên hướng dẫn: Ts Nguyễn Thị Kim Nhung

Tập thể cán bộ nhân viên công ty TNHH Một thành viên Dệt Kim Đông XuânTên em là : Vũ Thanh Tùng

Hiện là sinh viên năm cuối khoa Quản trị kinh doanh - Trường Học ViệnNgân Hàng

Trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp củamình em xin chân thành cảm ơn T.s Nguyễn Thị Kim Nhung đã tận tình hướng dẫnchúng em trong thời gian qua, nếu không có sự hướng dẫn của cô em sẽ không thểhoàn thành tốt bài viết của mình

Xin gửi lời cảm ơn đến Văn phòng khoa Quản trị kinh doanh đã tạo điều kiện

để em hoàn thành báo cáo tốt nghiệp thuận lợi cũng như các thầy cô trong khoa đãchỉ bảo và trang bị kiến thức chuyên ngành để em hoàn thành bản báo cáo này.Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn tới cô Trương Thị Thanh Hà-Tổng Giám đốccông ty TNHH 1 thành viên Dệt Kim Đông Xuân đã tạo cơ hội thuận lợi để emđược thực tập và sử dụng tài liệu của công ty Xin cảm ơn tập thể cán bộ nhân viêncông ty đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua

Một lần nữa cho em gửi lời biết ơn sâu sắc đến những người đã giúp đỡ, tạođộng lực để em hoàn thành tốt bản báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU-NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN 3

1.1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu: 3

1.2.Các cách phân loại nguyên vật liệu: 3

1.3 Sự cần thiết, vai trò của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu ở Dệt Kim Đông Xuân 5

1.4.Nội dung công tác quản trị nguyên vật liệu: 6

1.4.1 Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: 6

1.4.2.Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: 7

1.4.3.Bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất: 8

1.4.4 Tổ chức mua sắm, tiếp nhận nguyên vật liệu: 8

1.4.5 Tổ chức quản lý kho dự trữ: 9

1.4.6 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: 9

1.5 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu: 10

1.5.1 Đặc điểm sản phẩm: 11

1.5.2.Thị trường: 11

1.5.3 Trình độ khoa học kỹ thuật: 11

1.5.4 Trình độ lao động: 11

1.6 Kinh nghiệm quản trị cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp nước ngoài – Toyota : 12

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN 15

2.1 Giới thiệu chung về công ty tnhh 1 thành viên DỆT KIM ĐÔNG XUÂN 15

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 15

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 17

2.2 Một số đặc điểm kinh tế-kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong công ty 26

2.2.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 26

2.2.2 Đặc điêm thị trường cung ứng nguyên vật liệu 27

2.2.3 Đặc điểm sản phẩm 28

2.2.4 Đăc điểm nhân lưc 29

2.2.5 Tình hình nguồn tài chính của Công ty 31

2.2.6 Đặc điểm cơ sở vật chất, máy móc thiết bị và trình độ công nghệ của công ty 33

2.3 Phân loại nguyên vật liệu và phụ liệu trong công ty 35

2.4 Thực trạng hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại CÔNG TY DỆT KIM ĐÔNG XUÂN 36

2.4.1 Xác định cầu và lượng đặt hàng tối ưu 36

2.4.2 Lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu cho Công ty 46

2.4.3 Quản trị hệ thống kho tàng tại Công ty 46

2.5 Đánh giá hoạt động quản trị cung ứng NVL tại công ty 48

2.5.1 Những thành tích đạt được 48

2.5.2 Những tồn tại và nguyên nhân chủ yếu trong hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty 50

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NVL TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN 52

3.1 Định hướng phát triển của công ty 2011-2015 52

3.1.1 Định hướng phát triển 52

3.1.2 Mục tiêu cụ thể của công ty trong năm 2011 - 2015 53

3.1.3 Phương hướng hoạt động của công ty trong năm 2011 - 2015 53

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nvl tại Công ty DỆT KIM ĐÔNG XUÂN 55

3.2.1 Hoàn thiện công tác mua sắm, sử dụng và dự trữ NVL 55

2.2.2 Tăng cường nhà cung ứng, củng cố mối quan hệ lâu dài 59

2.2.3 Hoàn thiện công tác định mức NVL 59

2.2.4 Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường 60

2.2.5 Hoàn thiện công tác vận chuyển nguyên vật liệu 61

2.2.6 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ phụ trách NVL 62

2.3 Một số kiến nghị với nhà nước 62

2.3.1 Về thể chế, chính sách 63

2.3 2 Vấn đề đầu tư 63

2.3.3 Vấn đề phát triển nguồn nhân lực 64

KẾT LUẬN 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 mô hình bộ máy quản lý của công ty 18

Bảng 2.2 Sơ đồ quy trình sản xuất 24

Bảng 2.3: Cơ cấu phân xưởng sản xuất 25

Bảng 2.4: Nguồn lao động của công ty 29

Bảng 2.5: Đặc điểm lao động của công ty 30

Bảng 2.6 Tuổi bình quân 30

Bảng 2.7: Bảng cân đối kế toán năm 2009-2010 32

Bảng 2.8: Giá trị nhập khẩu Thiết bị và phụ tùng (2007-2010) 34

Bảng 2.9 : Bảng kê khai máy móc thiết bị chủ yếu của Công ty 34

Hình 2.10: Vật liệu chế tạo sản phẩm tại Công ty TNHH một thành viên Dệt Kim Đông Xuân 35

Hình 2.11: Nhu cầu nguyên vật liệu Công ty Đông Xuân Quý I năm 2009 40

Hình 2.12: Quy trình mua nguyên vật liệu tại Công ty 42

Hình 2.13: Quy trình mua nguyên vật liệu tại Công ty 43

Bảng 3.1: Phân loại hàng dự trữ tại Công ty TNHH Dệt Kim Đông Xuân năm 2010 57

LỜI MỞ ĐẦU

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu luôn là yếu tố cơ bản, cóvai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, là cơ sở để tạo nên thành phẩm, hànghoá cho doanh nghiệp Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trongtoàn bộ chi phí sản xuất, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Vì vậy, việc xác định các chí phí về nguyên vật liệu, hoạch địnhlượng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất là nhiệm vụ quan trọng củanhà quản trị Trên cơ sở đó, nhà quản trị sẽ hoạch định được lượng cung ứng và dựtrữ cần thiết của nguyên vật liệu để tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu nguyênvật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất

Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trongquá trình thực hiện các yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp, đặc biệt là đảm bảocân bằng quá trình sản xuất Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một trong cácđiều kiện tiền đề cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, nhằmđảm bảo cho hoạt động sản xuất có hiệu quả

Công ty TNHH Một thành viên Dệt Kim Đông Xuân là một doanh nghiệp cóquy mô tương đối lớn, Công ty đã trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển Từkhi thành lập đến nay, hoạt động quản trị của Công ty luôn giữ một vị trí quan trọng

và ngày càng được chú trọng hơn

Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng củacông tác quản trị, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất Trong công tyTNHH Một thành viên Dệt Kim Đông Xuân, nguyên vật liệu là nhân tố quan trọngnhất, chiếm một tỷ lệ khá lớn trong giá thành sản phẩm Do đó, vai trò của quản trịnguyên vật liệu càng trở nên quan trọng hơn Quản lý tốt nguyên vật liệu góp phầngiảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, thúc đẩy quá trình sử dụng vốnlưu động có hiệu quả và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong cơ chế thị trường, môi trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt, để tồn

tại và phát triển thì hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị cung ứngnguyên vật liệu là điều kiện tiên quyết, không thể thiếu trong hoạt động quản trị củacác doanh nghiệp sản xuất nói chung và đối với Công ty TNHH Một thành viên Dệt

Kim Đông Xuân nói riêng.Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài “ Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Một thành viên Dệt Kim Đông Xuân” để làm chuyên đề tốt nghiệp.

Nội dung chuyên đề gồm 3 phần cơ bản như sau:

Chương I: Quản trị nguyên vật liệu – Những vấn đề lý luận cơ bản.

Chương II: Giới thiệu chung về công ty TNHH Một

thành viên Dệt Kim Đông Xuân Chương III: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu

tại công ty TNHH Một thành viên Dệt Kim Đông Xuân

CHƯƠNG I QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU-NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN

1.1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu:

a Khái niệm

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động doanh nghiệp mua ngoài hoặc tựsản xuất ra dùng cho mục đích sản xuất ra sản phẩm của doanh nghiệp Nguyên vậtliệu có thể hiểu là bao gồm “ nguyên liệu” và “ vật liệu” Trong đó, nguyên liệu làthuật ngữ để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp, còn vật liệudùng để chỉ những nguyên liệu đã qua sơ chế

b Đặc điểm

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản nhất của quá trình sản xuất.Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì NVL sẽ bị thay đổihình dạng và chuyển dịch giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Chi phí các loại NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất

và giá thành của sản phẩm Do đó, việc quản lý chặt chẽ NVL ngay từ khâu thu muacho đến khâu sử dụng sẽ có ý nghĩa và hiệu quả rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí

và tiết kiệm vốn

Mặt khác, NVL là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho, chúng rất

đa dạng và phong phú về chủng loại NVL cũng tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau,phức tạp vì đời sống lý hóa nên dễ bị tác động bởi điều kiện thời tiết, khí hậu vàmôi trường xung quanh

Từ những đặc điểm trên cho thấy NVL có vai trò rất quan trọng đối với hoạtđộng sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp

1.2 Các cách phân loại nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quyết định rất lớn đến hiệu quả của quátrình sản xuất kinh doanh Hơn nữa, do đặc điểm là rất phong phú, đa dạng vềchủng loại và chất lượng, cho nên để phục vụ cho công tác quản lý NVL một cách

hiệu quả nhất thì yêu cầu đặt ra là phải tiến hành phân loại NVL Phân loại NVL làquá trình sắp xếp NVL theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định, tùythuộc vào từng loại hình cụ thể của từng doanh nghiệp.

Có thể sử dụng nhiều tiêu thức khác nhau để tiến hành phân loại NVL Tùytheo yêu cầu quản lý NVL mà mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các cách phân loạisau:

a Phân loại theo công dụng của NVL

Theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên thực

thể của sản phẩm và quyết đinh chất lượng của sản phẩm

- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình

sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, mẫu

mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt độngbình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

- Nhiên liệu: là những thứ được tiêu dùng cho sản xuất năng lượng như than,

gas, hơi đốt, dầu… Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành một nhómriêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuậntiện hơn

- Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế,

sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần lắp,

các vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản, trong công nghiệp

b Phân loại theo nguồn hình thành NVL

Theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

- Vật liệu tự chế: là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản

xuất

- Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do

mua ngoài từ thị trường trong nước và nhập khẩu

- Vật liệu khác: là loại vật liệu hình thành do được cấp phát, biếu tặng, góp

vốn liên doanh

c Phân loại theo mục đích sử dụng của NVL

Theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

- Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm.

- Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ cho sản xuất chung, cho nhu

cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp

1.3 Sự cần thiết, vai trò của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu

ở Dệt Kim Đông Xuân

Nguyên vật liệu là một trong các yếu tố sản xuất cơ bản, là cơ sở để tạo nênthành phẩm, hàng hoá cho doanh nghiệp Nguyên vật liệu là nhân tố có vai trò quantrọng quá trình sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra một cách nhịp nhàng,cân đối, và kịp thời Vì cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp thường xuyênnguyên vật liệu cho sản xuất nên nó là một trong các điều kiện tiền đề nhằm đảmbảo cho hoạt động sản xuất có hiệu quả Do vậy, hoạt động quản trị cung ứngnguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong hoạt động quản trị của Công tyTNHH một thành viên Dệt Kim Đông Xuân

Mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty là luôn đảmbảo cung ứng đầy đủ, đúng chủng loại, số lượng và chất lượng nguyên vật liệu cầnthiết cho quá trình sản xuất với chi phí tối thiểu Hoạt động cung ứng nguyên vậtliệu có hiệu quả sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng thời tiết kiệm chi phí nguyênvật liệu, góp phần quan trọng vào giảm chi phí sản xuất, tăng hiệu quả kinh doanhcủa Công ty

Đối với ngành may nói chung và với Công ty TNHH một thành viên DệtKim Đông Xuân nói riêng, hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu có vai tròrất quan trọng, nó đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, không bị gián đoạn, đápứng các đơn hàng đủ về số lượng và chất lượng Hoạt động quản trị cung ứngnguyên vật liệu còn giúp Công ty tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm chi phí sản xuấttăng lợi nhuận, tăng sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường

1.4.Nội dung công tác quản trị nguyên vật liệu:

Việc quản trị nguyên vật liệu là cần thiết khách quan của mọi nền sản xuất xãhội Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phươngpháp quản trị nguyên vật liệu cũng khác nhau Làm thế nào để cùng một khối lượngnguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất thoả mãn nhu cầu ngày càngcao của khách hàng Việc quản trị nguyên vật liệu có hiệu quả hay không phụ thuộcrất nhiều vào khả năng, trách nhiệm của cán bộ quản lý Việc quản trị nguyên vậtliệu bao gồm các nội dung sau:

1.4.1 Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu:

Định mức tiêu dùng NVL là lượng NVL tiêu dùng lớn nhất cho phép để sảnxuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thiện một công việc nào đó trong điều kiện

tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định

Việc xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu chính xác và đưa mức đó vào ápdụng trong sản xuất là biện pháp quan trong nhất để thực hiện tiết kiệm vật liệu có

cơ sở quản lý chặt chẽ việc sử dụng NVL Mức tiêu dùng NVL còn là căn cứ để tiếnhành kế hoạch hoá cung ứng và sử dụng vật liệu, tạo điều kiện cho hạch toán kinh tế

và thúc đẩy phong trào thi đua và thực hành tiết kiệm trong các doanh nghiệp

Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng NVL có ý nghĩa quyết định đếnchất lượng cách mức đã được xác định Tuỳ theo từng đặc điểm kinh tế kỹ thuật vàđiều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp xây dựng ở mứcthích hợp Trong thực tế có các phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật liệusau đây

a Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm

Là phương pháp dựa vào 2 căn cứ: các số liệu thống kê về mức tiêu dùngnguyên vật liệu của kỳ báo cáo những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiếnrồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức

Ưu điểm: đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịpthời cho sản xuất

Nhược điểm: Ít tính khoa học và tính chính xác

b Phương pháp thực nghiệm

Là phương pháp dựa trên kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với nhữngđiều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra, sửa đổi và kết quả đã tính toán để tiếnhành sản xuất thử nhằm xác định định mức cho kế hoạch

Ưu điểm: có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp thống kê

Nhược điểm: Chưa phân tích toàn bộ các yếu tố ảnh hưởng đến định mức vàcòn phu thuộc vào phòng thí nghiệm, có thể không phù hợp với điều kiện sản xuất

c Phương pháp phân tích

Là phương pháp kết hợp việc tính toán về kinh tế kĩ thuật với việc phân tíchcác nhân tố ảnh hưởng tới việc tiêu hao nguyên vật liệu, chính vì thế nó được tiếnhành theo hai bước

Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức đặc biệt là về thiết kế sảnphẩm, đặc tính của nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ tay nghềcông nhân

Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng

và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kì kế hoạch

Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao, đưa ra một mức tiêu dùnghợp lý nhất Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng luôn nằmtrong trạng thái được cải tiến

Nhược điểm: Nó đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn toàn diện vàchínhxác, điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tốt.Một điều dễ thấy khác đó là một lượng thông tin như vậy đòi hỏi phải có đội ngũ xử

lý thông tin có trình độ và năng lực cao, nhưng dù thế nào đi nữa thì đây cũng làphương pháp tiên tiến nhất

1.4.2 Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu:

Trong toàn bộ công tác quản lý nguyên vật liệu thì khâu hoạch định nhu cầu NVL

là khâu đầu tiên và được đánh giá là khâu quan trọng nhất Một phương pháp thườnghay được sử dụng khi tiến hành xác định nhu cầu NVL là phương pháp MRP

1.4.3.Bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất:

Như chúng ta đã biết NVL là một trong ba yếu tố cấu thành của quá trình sảnxuất (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động), nội dung cơ bản của đốitượng lao động là NVL Nếu xét về mặt vật chất thì NVL là yếu tố cấu thành nênthực thể của sản phẩm, chất lượng sản phẩm Chất lượng của NVL có ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng sản phẩm Xét về mặt giá trị thì tỷ trọng các yếu tố NVLchiếm phần lớn trong cơ cấu giá thành Còn xét về lĩnh vực vốn thì tiền bỏ ra muaNVL chiếm tỷ trọng lớn trong vốn lưu động của các doanh nghiệp Do đó, việc đảmbảo NVL trong sản xuất là yêu cầu cấp bách đặt ra đối với mọi đơn vị sản xuất kinhdoanh Để đảm bảo NVL trong sản xuất phải thực hiện tốt các yêu cầu sau:

- Đảm bảo cung cấp kịp thời NVL cho sản xuất Tính kịp thời là yêu cầu vềmặt lượng của sản xuất Phải luôn đảm bảo để không xảy ra tình trạng thiếu NVLlàm cho sản xuất bị gián đoạn

- Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách của NVL Tính kịpthời phải gắn liền với đủ về số lượng và đúng về chất lượng Đây là một yêu cầu củacông tác phục vụ Nếu cung cấp kịp thời nhưng thừa về số lượng và chất lượngkhông đảm bảo thì hiệu quả sản xuất sẽ không cao Về mặt quy cách và chủng loạicũng là yếu tố quan trọng, nếu cung cấp kịp thời, đủ số lượng, đảm bảo chất lượngnhưng sai quy cách và chủng loại sẽ gây nhiều thiệt hại cho sản xuất, thậm chí sảnxuất còn bị gián đoạn

- Đảm bảo cung cấp đồng bộ Tính đồng bộ trong cung cấp cũng có ý nghĩatương tự như tính cân đối trong sản xuất Tính đồng bộ hoàn toàn không phải là sựbằng nhau về số lượng mà đó chính là quan hệ tỷ lệ do định mức tiêu hao NVL chomột đơn vị sản phẩm quyết định Nếu cung cấp không đồng bộ (tức là không đảm bảoquan hệ tỷ lệ) thì sản xuất sẽ không mang lại hiệu quả cao Tính đồng bộ trong cungứng được thể hiện qua nội dung của kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu

1.4.4 Tổ chức mua sắm, tiếp nhận nguyên vật liệu:

Mua sắm, tiếp nhận NVL là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việcquản lý Nó là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào

sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng Đồng thời nó là ranh giới giữabên bán và bên mua, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả NVLcủa mỗi bên Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắmchắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của NVL trongkho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể cho hỏng hóc, đổ vỡ, hoặc biến chấtcủa nguyên vật liệu Do tính cấp thiết như vậy, trong công tác mua sắm NVL, doanhnghiệp phải tiến hành đánh giá và lựa chọn các nhà cung ứng tốt nhất, cung cấpNVL có chất lương cao nhất mà vẫn đảm bảo chi phí hợp lý

1.4.5 Tổ chức quản lý kho dự trữ:

Kho là nơi tập trung dự trữ NVL, nhiên liệu, thiết bị máy móc, dụng cụ chuẩn

bị cho quá trình sản xuất , đồng thời cũng là nơi dự trữ thành phẩm của doanhnghiệp trước khi tiêu thụ Do tính chất đa dạng và phức tạp của NVL nên hệ thốngkho của doanh nghiệp phải có nhiều loại khác nhau phù hợp với nhiều loại NVL.Thiết bị kho là những phương tiện quan trọng để đảm bảo giữ gìn toàn vẹn số lượng

và chất lượng cho NVL

Do vậy, tổ chức quản lý kho phải thực hiện những nhiệm vụ sau :

- Bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, hạn chế ngăn ngừa

hư hỏng, mất mát đến mức tối thiểu

- Luôn nắm chắc tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đápứng một cách nhanh nhất cho sản xuất

- Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất nhập, kiểm tra bất cứ lúc nào

- Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản, sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích kho

1.4.6 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu:

Cấp phát NVL là hình thức chuyển NVL từ kho xuống các bộ phận sản xuất.Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học sẽ tạo điềukiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động của công nhân,máy móc thiết bị, làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chấtlượng sản phẩm đồng thời làm giảm giá thành sản phẩm

Việc cấp phát NVL có thể tiến hành theo các hình thức sau:

+ Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất:

Căn cứ vào yêu cầu NVL của từng phân xưởng, từng bộ phận sản xuất đã báotrước cho bộ phận cấp phát của kho trong thời gian nhất định để tiến hành cấp phát

Số lượng NVL được yêu cầu được tính toán dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thốngđịnh mức tiêu dùng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã tiêu dùng

- Ưu điểm: đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanhnghiệp , tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết

- Hạn chế : bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận trongthời gian ngắn, việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn, thiếutính kế hoạch và chủ động cho bộ phận cấp phát

+ Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức):

Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủđộng cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát Dựa vào khối lượng sản xuấtcũng như dựa vào định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát NVLcho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất Doanh nghiệp thực hiện quyết toán vật tư nội

bộ nhằm so sánh số sản phẩm đã sản xuất ra với số lượng NVL đã tiêu dùng Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết một cách hợp lý và có thể căn cứ vàomột số tác động khách quan khác Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này đạt hiệuquả cao, giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng NVL chính xác, bộ phận cấpphát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị NVL một cách có kế hoạch, giảm bớtgiấy tờ và đỡ thao tác tính toán Do vậy, hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao vàđược áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương đối ổn định

và có hệ thống định mức tiên tiến, có kế hoạch sản xuất

1.5 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu:

Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu bao gồm

cả các yếu tố chủ quan và khách quan Việc xem xét các yếu tố này là rất cần thiết

để nhằm đánh giá đúng ảnh hưởng của từng nhân tố tới công tác quản trị NVL

1.5.2.Thị trường:

Điểm đầu tiên và cũng là điểm kết thúc của quá trình sản xuất kinh doanhchính là thị trường Thị trường là nơi để thu mua nguyên vật liệu phục vụ quá trìnhsản xuất, cũng là nơi đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng- kết thúc một vòngquay của quá trình sản xuất Hơn nữa, các yếu tố cung cầu trên thị trường có vai tròquyết định đến giá cả của nguyên vật liệu Khi cung lớn hơn cầu, giá cả có xuhướng giảm và ngược lại Do đó, dựa trên thực tế và khả năng dự báo sự biến độngcủa thị trường nguyên vật liệu mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn thời điểm thumua NVL sao cho tiết kiệm chi phí một cách tối đa

1.5.3 Trình độ khoa học kỹ thuật:

Các thành tựu trong lĩnh vực khoa học công nghệ có tác dụng như lực đẩygiúp nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua viêc tạo khả năng to lớn đưa chấtlượng sản phẩm không ngừng tăng lên Tiến bộ khoa học công nghệ đã tạo ra vàđưa vào sản xuất những công nghệ mới có các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cao hơn, íttiêu hao nguyên vật liệu, góp phần tiết kiệm chi phí Đồng thời, khoa học kỹ thuậtcho phép chúng ta tạo ra và tìm ra những nguyên vật liệu mới, nguyên vật liệu tốthơn, rẻ hơn, nhờ có tiến bộ khoa học kỹ thuật mà con người có thể tạo ra cácphương pháp và phương tiện kỹ thuật quản lý tiên tiến góp phần nâng cao chấtlượng, và hạ giá thành sản phẩm

1.5.4 Trình độ lao động:

Trong thời đại công nghệ hiện đại như ngày nay, các loại máy móc thiết bịứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ đã có thể thay thế con người trong hầuhết các công việc Tuy nhiên không thể phủ nhận vai trò vô cùng quan trọng của

con người là không thể thiếu được trong bất cứ hoạt động, lĩnh vực nào Trong côngtác quản trị nguyên vật liệu cũng vậy, con người là nhân tố trực tiếp sử dụng cácphương pháp khoa học để tính toán định mức tiêu hao nguyên vật liệu, xác định nhucầu nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ kế hoạch, tham gia vào việc quản lý dự trữ,cấp phát và theo dõi việc sử dụng nguyên vật liệu Nếu các cán bộ phụ trách vật tưkhông có trình độ chuyên môn cần thiết thì có thể dẫn đến nhiều sai sót trong quảntrị nguyên vật liệu dùng cho sản xuất Từ đó, có thể làm lãng phí nguồn vốn hoặcgây tình trạng chậm trễ trong sản xuất Mặt khác, nhờ có con người và thông quacác phương tiện sản xuất mà các yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu có thể kết hợpvới nhau tạo nên thực thể sản phẩm Nói các khác, nhân tố con người hay trình độlao động có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị nguyên vật liệu và qua đó làảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.

1.6 Kinh nghiệm quản trị cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp nước ngoài – Toyota :

Toyota là nhà tiên phong trong sản xuất ôtô ở Việt Nam Giống như tất cả cácchi nhánh của Toyota, Toyota Việt Nam đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng caonhất cho tất cả các sản phẩm do mình sản xuất và bán ra Với lịch sử trên 30 năm,

"Hệ thống Sản xuất Toyota " là một hệ thống quản lý rất hiệu quả do Toyota tạo ra

đã được nhiều công ty áp dụng ở các nước khác nhau trên toàn thế giới nhằm tối ưuhóa năng suất và chất lượng

Gốc rễ làm nên sự lớn mạnh của Toyota hôm nay mà ngay các đối thủ của nócũng không hiểu đó chính là họ biết cách biến công việc thành một chuỗi các thựcnghiệm đan xen nhau

JUST IN TIME là phương pháp quản lý công đoạn sản xuất thực thi bằng cácbảng truyền đạt thông tin, các phiếu liên lạc giữa các công đoạn Trong dây chuyềnsản xuất không có chi tiết thiếu hay thừa, toàn xưởng sản xuất không có sản phẩmtồn kho, cũng như không có nguyên vật liệu tồn kho Phương pháp này tạo ra mộtquy trình sản xuất khép kín cao độ, nhanh, khoa học Các công ty vệ tinh phải làmviệc đúng với quy trình và giờ giấc mà hệ thống OA (office automation) của hãng

mẹ điều khiển thông qua các phiếu đặt hàng có chỉ thị giờ giấc , số lượng chính xác

Người mua chỉ cần mua đủ số hàng mình cần và người bán phải có đủ hàng ngaylúc đó thoả mãn nhu cầu của người mua "Người mua" ở trong quản lý xí nghiệpchính là vị trí công đoạn trong dây chuyền sản xuất lắp ráp và "người bán" chính làcác hệ thống công ty vệ tinh sản xuất hàng trực thuộc Toyota Rộng hơn trong toàn

bộ quy trình quản lý từ sản xuất đến phân phối xe của Toyota là sẽ không có hiệntượng xe tồn kho, nguyên vật liệu tồn kho, xe sản xuất đúng và đủ với đơn đặt hàng,đúng chính xác giờ giấc giao hàng cho khách hàng

Ngoài ra, Toyota còn sử dụng “hệ thống kéo” để tránh việc sản xuất thừa: Hệthống kéo xoay quanh ý tưởng cung cấp thêm hàng hóa dựa trên nhu cầu hàng ngàycủa khách hàng hơn là cố định theo một lịch trình hoặc hệ thống Nó được gọi là hệthống linh hoạt theo nhu cầu của khách hàng

Bên cạnh đó, Toyota còn thực hiện tốt quá trình bổ sung vật tư cho sản xuất.Những bộ phận cần được phục hồi sẽ tự động lấp đầy vào quy trình sản xuất mộtcách hiệu quả Một tấm thẻ gọi là “thẻ thông báo” hay “thẻ báo hiệu sản xuất” sẽđược sử dụng như là một bảng chỉ dẫn sản xuất Và ngay lập tức các linh kiện sẽđược đưa vào quy trình sản xuất một cách nhanh chóng Các bộ phận vật tư vừa bịlấy đi sẽ được lấp đầy và sản xuất dựa trên “thẻ báo hiệu sản xuất”

- Các bộ phận khác nhau mà đã được hoàn tất sẽ được lưu trữ vào cuối mỗiquy trình và một “thẻ báo hiệu” được đính kèm trong mỗi thùng chứa

- Khi người điều hành một khâu sản xuất hoàn tất thì các bộ phận đã bị lấy đi

sẽ được lấp đầy ngay và thẻ báo hiệu sẽ được chuyển đi

- Thẻ này sẽ được thu hồi và các thùng hàng rỗng được xe tải chở lại nhà cungcấp để lấy hàng Và các bộ phận sẽ được sản xuất theo những chỉ dẫn bên trong

Đồng thời, nhằm cung cấp đủ số lượng nguyên vật liệu cần thiết, Toyotacũng chú trọng trong việc quản trị các nhà cung ứng Toyota đã tạo ra một mạnglưới cung ứng tiên tiến mang lại cho nó những lợi thế trong chi phí sản xuất trênmỗi đơn vị sản phẩm so với các đối thủ, một nửa chi phí đó là có được từ việc giảmchi phí nguyên vật liệu, nhân công, bảo hành

Để thực hiện mục tiêu này, Toyota đã tìm hiểu kĩ về chi phí của quá trình sảnxuất và công nghệ của các nhà cung ứng cũng như hệ thống sản xuất linh động toàncầu Toyota đã trải qua nhiều năm để đầu tư mở rộng mạng lưới nhà cung ứng và

đối tác trên tinh thần thử thách và giúp đỡ để họ tự cải thiện.

Toyota dựa vào những nhà cung ứng bên ngoài cho hầu hết các nguyên vậtliệu và phụ tùng cho mỗi chiếc xe mà nó tạo ra Trong quá trình hình thành sảnphẩm, từ nghiên cứu đến sản xuất, Toyota luôn có sự hợp tác với các nhà cung ứng.Những nhà cung ứng mà Toyota tìm kiếm là những công ty có ý chí và khả năng đểtrở thành đối tác năng động

Toyota chủ trương tìm kiếm những nhà cung ứng có khả năng cạnh tranh tầm

cỡ thế giới, dựa trên các tiêu chí về chất lượng, giá cả, phân phối và khả năng côngnghệ Toyota có 9 nhà cung ứng thân thiết

Giúp đỡ các nhà cung ứng cạnh tranh: Toyota cam kết giúp đỡ các nhà cungứng tăng khả năng cạnh tranh trong thị trường xe hơi Sự cam kết này củng cố chínhsách của Toyota trong việc trau dồi một mối quan hệ vững chắc, lâu dài Tạo lợinhuận cho nhau dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau Quá trình đó diễn ra thông qua haichương trình:

Chính sách thu mua hàng năm: Toyota đánh giá cao mối quan hệ hợp tác

giữa hai bên và thể hiện những mong muốn của mình với các nhà cung ứng Nhữngmong muốn đó liên quan trực tiếp đến mục tiêu lâu dài của Toyota

Hệ thống cung ứng: đôi khi, những nhà cung ứng phải đối mặt với những

thách thức, khó khăn trong việc nỗ lực nhằm đáp ứng những mong đợi của đối tác.Toyota gửi các chuyên gia đến hỗ trợ các nhà cung ứng trong việc hoạch định vàthực thi những cải tiến cần thiết

Việc quản trị hàng tồn kho của Toyota tận dụng triệt để công nghệ máy tính.Việc lưu kho được điều hành bằng một hệ thống máy tính tinh vi Một hệ thốngquản lý nhà kho hợp nhất giám sát toàn bộ quá trình giao nhận hàng và lưu giữnhững dữ liệu được cập nhật về tồn kho, trong đó bao gồm: hệ thống máy tính nốimạng, máy quét mã vạch, hệ thống thu thập dữ liệu bằng tần số vô tuyến RF, nhữngmáy vi tính xách tay cùng với những thiết bị nhà kho truyền thống như: máy nânghàng, băng chuyền,…

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN DỆT KIM

ĐÔNG XUÂN

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

a.Thông tin chung về doanh nghiệp.

Tên giao dịch: DOXIMEX

Tổng giám đốc: Bà Trương Thị Thanh Hà

Địa chỉ: 67 Ngô Thì Nhậm quận Hai Bà Trưng Hà Nội

- Sản phẩm chủ yếu: T - shirt, P - shirt, under wear, quần áo cho người lớn vàtrẻ em

- Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, phụtùng, hoá chất thuốc nhuộm và sản phẩm dệt kim

- Năng lực sản xuất 15 triệu đến 20 triệu sản phẩm/ năm trong đó xuất khẩu90% sang thị trường EU,Mỹ, Nhật Bản và khu vực

- Diện tích nhà xưởng: 30.000 m

- Dệt 2500 tấn/ năm, thiết bị của Đức, Italia, Nhật, Hàn Quốc.

- Xử lý hoá học và hoàn tất vải: 2000 tấn/ năm thiết bị của Đức, Italia, ThuỵĐiển, Nhật Bản

- Cắt may, in, thêu : 12 triệu sản phẩm/ năm, thiết bị của Đức, Nhật Bản

- Số lượng lao động: 1300 người: 85% công nhân kỹ thuật lành nghề, 8% kỹ

sư kỹ thuật và cử nhân kinh tế

b Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty Dệt Kim Đông Xuân ( nhà máy Dệt Kim Đông Xuân trước đây), đượcthành lập từ năm 1959 theo quyết định phê duyệt số 1083/QĐ cấp ngày 13 tháng 4năm 1959 của Bộ Công Nghiệp nhẹ (Nay là Bộ Công Nghiệp ) đây là doanh nghiệpnhà nước đầu tiên của nghành dệt kim Việt Nam

Năm 1980 nhà máy được mở rộng theo quyết định số 213/TTG ngày 1/7/1980của Thủ Tướng Chính Phủ

Ngày 31/12/1992 Bộ công nghiệp nhẹ (nay là bộ công nghiệp) có quyết định

số 704/CNN - TCLĐ chuyển đổi tổ chức và hoạt động của nhà máy Dệt Kim ĐôngXuân Hà Nội thành công ty Dệt Kim Đông Xuân Hà Nội với tên giao dịch làDOXIMEX

Qua nhiều năm đầu tư, mở rộng đến nay công ty đã có một dây chuyền sảnxuất từ dệt, xử lý hoàn tất, cắt, may,in, thêu bằng các thiết bị hiện đại và công nghệtiên tiến của Nhật Bản, Italia, Đức bộ máy điều hành có nhiều kinh nghiệm

Hiện nay công ty Dệt Kim Đông Xuân Hà Nội gồm 3 cơ sở chính:

+ Cơ sở 1: 67 Ngô Thì Nhậm - Hai Bà Trưng - Hà Nội

+ Cơ sở 2: 250B Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

+ Cơ sở 3: 524 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

c Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Công ty

1 Chức năng:

Hoạt động kinh doanh độc lập, tự hạch toán trên cơ sở lấy thu bù chi và có lãi,khai thác nguồn vật tư, nhân lực, tài nguyên của đất nước đẩy mạnh hạot động xuấtkhẩu, tăng thu cho ngoại tệ hóp phàn voà công cuộc xây dựng đất nước và phát triểnkinh tế

Sản xuất các loại quần áo dệt kim đông xuân người lớn và trẻ em với chất liệu100% cotton.

Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp Phạm vi xuất khẩu là:

+ xuất khẩu: các sản phẩm như: T- Shirt, P - Shirt, đồ lót, quần áo cho ngườilớn và trẻ em

+ Nhập khẩu : vật tư, nguyên liệu, máy móc thiết bị dây chuyền phục vụ sảnxuất của công ty

2 Nhiệm vụ:

- Là một đơn vị kinh tế hoạt động tronglĩnh vực sản xuất hàng tiêu dùng, công

ty Dệt Kim Đông Xuân Hà Nội có vai trò quan trọng trong sự nghiệp xây dựng vàphát triển ngành may Việt Nam, thể hiện ở:

+ Thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở chủ động và tuân thủnghiêm chỉnh các quy định của pháp luật

+ Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường, kiến nghị với Bộ CôngNghiệp giải quyết các vấn đề vướng mắc trong sản xuất kinh doanh

- Tuân thủ Pháp luật Nhà Nước về quản lý hành chính, quản lý xuất nhập khẩu

và giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện các cam kết trong hợp đồng muabán ngoại thương và các hợp đồng liên quan đến sản xuất kinh doanh của công ty

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đồng thời tự tạo nguồn vốn chosản xuất kinh doanh, đầu tư mở rộng đổi mới thiết bị, tự bù đắp chi phí sản xuất, tựcân đối xuất nhập khẩu, đảm bảo thực hiện sản xuất kinh doanh cólãi và hoàn thànhnghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà Nước Nghiên cứu thực hiện có hiệu quả các biệnpháp nâng cao chất lượng sản phẩm do công ty sản xuất, kinh doanh nhằm pháttriển sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ

- Quản lý và đào tạo đội ngũ công nhân viên để phù hợp với hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty và theo kịp sự đổi mới của Đất nước

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

-Sau đây là mô hình cơ cấu tổ chức của công ty Dệt Kim Đông Xuân Hà Nội:

Bảng 2.1 mô hình bộ máy quản lý của công ty

Chú thích:

: Mối quan hệ quản lý chỉ đạo.

: Mối quan hệ phối hợp công tác và hỗ trợ nghiệp vụ

: Mối quan hệ hỗ trợ công tác và chỉ đạo nghiệp vụ : Mối quan hệ công tác và phối hợp hoạt động

Xí nghiệp may 3

Cửa hàng giới thiệu SP

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

+ Kế hoạch sản xuât kinh doanh - tài chính hàng năm

+ Công tác quan hệ hợp tác sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước, quan hệvới các ngành chức năng, tổ chức tín dụng, đôn đốc thực hiện chế độ báo cáo địnhkỳ

+ Công tác tuyển dụng, hội đồng cán bộ chuyên viên

+ Công tác khen thưởng, kỷ luật cánbộ, chuyên viên

+ Công tác bảo vệ thanh tra

* Quyền hạn:

+ Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Phó tổng giám đốc,

kế toán trưởng, các thủ trưởng đơn vị thành viên, các trợ lý và các hội đồng tư vấn.+ Thành lập, giải thể các đơn vị thành viên, bộ phận, hội đồng tư vấn, đề bạt,điều chuyển, tiếp nhận, khen thưởng, kỷ luật cán bộ chuyên viên, ( kỹ thuật - nghiệp

vụ ) thuộc hệ thống điều hành trong công ty và đề xuất, kiến nghị thay thế, xử lývốn đối với những đối tượng thuộc cấp trên quản lý

+ Quyết định chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh tài chính hàng năm, mụctiêu, quy mô lĩnh vực đầu tư, chọn lựa đối tác hợp tác sản xuât kinh doanh

+ Ban hành chính sách công nghệ, chất lượng sản phẩm, khuyến khích pháttriển thị trường, vận hành vốn, phân phối thu nhập để động viên lao động sáng tạocủa mỗi thành viên

+ Quyết định cuối cùng về điều chỉnh, sửa đổi các quyết định hiện hành tronghoạt động của công ty và giải quyết các phát sinh theo luật Doanh nghiệp NhàNước.

Phó tổng giám đốc kỹ thuật - thương mại.

* Trách nhiệm: giúp tổng giám đốc trong các lĩnh vực:

+ Công tác nghiên cứu và quản lý công nghệ

+ Công tác tiêu chuẩn, đo lường - chất lượng sản phẩm

+ Đại diện của lãnh đạo trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002

+ Công tác đào tạo

+ Công tác sáng kiến

+ Công tác xuất nhập khẩu và giao dịch thương mại

+ Giao dịch tài chính, duyệt thu khi được tổng giám độc uỷ quyền

* Quyền hạn:

+ Chỉ đạo việc tổ chức tiến hành nghiên cứu, công nghệ, thị trường

+ Đình chỉ sản xuất, nghiên cứu khi xét thấy không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật.+ Ký kết các hợp đồng thương mại

+ Ký duyệt phiếu thu - chi, các chứng từ thanh toán, hoá đơn… theo quyếtđịnh về tài chính.( Khi được tổng giám đốc uỷ quyền)

+ Quyết định kết quả đào tạo và khen thưởng sáng kiến

+ Tham gia về công tác nhân sự, nâng bậc của hệ thống quảnlý kỹ thuật kinh

+ Đảm bảo sự tương thích giữa quy trình sản xuât lắp đặt kỹ thuật, thủ tục

kiểm tra thử nghiệm và hệ thống văn bản áp dụng.

+ Cập nhật các kỹ thuật kiểm soát chất lượng, kiểm tra chất lượng, thủ tụckiểm tra và thử nghiệm bao gồm cả triển khai áp dụng thiết bị, dụng cụ mới

+ Xác định mọi yêu cầu về đo lường đòi hỏi năng lực vượt qua khó khăn hiệntại nhưng sau một thời gian quy định sẽ đạt được

+ Xác định và xây dựng hồ sơ chất lượng

* Nhiệm vụ:

+ Kiểm tra các loại sợi, chỉ, nguyên liệu nhập vào công ty, kiểm tra các sảnphẩm khi nhận, kiểm tra để đảm bảo đúng địa chỉ giao hàng, ký mã hiệu, chấtlượng, số lượng và dán tem dò kim loại

+ Theo dõi, bố trí, sắp xếp các kho sợi chỉ vận chuyển nguyên phụ liệu, giámsát các quy trình công nghệ, quy định kỹ thuật

+ Tổng kết chất lượng tháng để thực hiện thưởng phạt, phát về chất lượng chocông nhân

+ Cùng xí nghiệp may kiểm tra phụ liệu, nhãn mác… nhập kho và trước khi đưavào sử dụng Kết hợp với xí nghiệp xem xét và giải quyết sản phẩn không phù hợp.+ Đảm bảo tất cả các loại vải đưa vào sản xuât đều đạt cá chỉ tiêu về chất lượng

Phòng tài chính kế toán:

* Nhiệm vụ:

+ Xác định hiệu quả nguồn từ sản xuất kinh doanh đạt được trong tháng vàphối hợp cùng phòng nghiệp vụ xác định tổng quỹ thu nhập của công ty trongtháng, năm

+ Đôn đốc kiểm tra các đơn vị thực hiện báo cáo và kiểm tra báo cáo để phânphối thu nhập đúng quy chế, kịp tời

+ Kiểm tra việc thực hiện quy chế phân phối thu nhập của các đơn vị và chi trảlương, thưởng tại các đơn vị trong công ty ( cung cấp, hướng dẫn lập biểu, số, lưutrữ chứng từ đúng quy định)

+ Thực hiện phân phối các thu nhập khác đầy đủ, chính xác, đúng nguồn

* Chức năng:

+Điều hoà, phân phối, tổ chức quản lý nguồn vốn và sử dụng vốn

+ Theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông qua hạchtoán sản xuất và phân tích hoạt động kinh tế Tham gia đề xuất các biện pháp quản lý

để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, chống lãng phí, thực hành tiết kiệm

+ Hướng dẫn các đơn vị trong công ty về nghiệp vụ thống kê, kế toán để phục

vụ cho công tác hạch toán của phòng

+ Đánh giá kết quả và hiệu quả của quá trình lao động sản xuất, hạch toán lỗlãi và phân phối thu nhập đồng thời thực hiện các chế độ và nghĩa vụ của công tyđối với Nhà Nước

Phòng nghiệp vụ:

*Chức năng:

+ Giao dịch thị trường: các nhân viên Marketing và nhân viên bán hàng củaphòng sẽ thực hiện hoạt động giao dich, xúc tiến bán hàng làm cơ sở cho việc pháttriển và tìm kiếm bạn hàng, liên kết với nhân viên các phòng ban hữu quan để xácđịnh tính khả thi của các hợp động tạo tiền đề cho việc ký kết hợp đồng

+ Lên kế hoạch sản xuất và cung ứng vật tư: song song với những yêu cầubiến động của thị trường và khách hàng là những thay đổi của vấn đề sản xuất Xâydựng và thay đổi kế hoạch sản xuất cùng với việc cung cấp nguyên vật liệu, thiết bịphục vụ cho sản xuất là chức năng quan trọng của phòng nghiệp vụ

+ Xuất nhập khẩu: chuẩn bị các điều kiện thuận lợi cho việc xuất nhập khẩunhư: mở và đôn đốc mở L/C, lập và chuẩn bị các thủ tục xuất nhập khẩu, theo giõitiến độ giao và nhận hàng

+ Đào tạo chuyên dụng và đảm bảo công bằng trong phân phối thu nhập: sửdụng biện pháp khuyến khich lợi ích kinh tế để đảm bảo cả về lượng và chất cho lựclượng lao động

+ Nghiệp vụ kho: dự trữ va bảo quản nguyên vât liệu cũng như hàng hoá đảmbảo cho sản xuất kinh doanh diễn ra theo đúng tiến độ kế hoạch, giữ nguyên vẹn vềchất và lượng cho hàng hoá trong kho là yêu cầu mang tính kinh tế và kỹ thuật đồngbộ

*Nhiệm vụ:

+ Cùng công đoàn công ty kiểm tra việc phổ biến quy chế phân phối thu nhậpcủa các phòng, trạm và các xí nghiệp thành viên trong toàn công ty để thực sự quántriệt đến mọi người

+ Chấn chỉnh hệ thống định mức lao động, xác định định biên theo công việccho các đơn vị và kiểm tra phân loại lao động để xử lý hợp đồng lao động đúng thủtục quy đinh với những người không đảm bảo chất lượng và tuyển dụng, đào tạo bổsung đảm bảo kế hoạch sản xuất

+ Hàng tháng giao kế hoạch sản xuất và theo giõi, kiểm tra để xác định mức

độ hoàn thành kế hoạch sản xuất của các đơn vị thành viên

+ Kiểm tra việc thực hiện quy chế của các đơn vị (Quản lý ngày, giờ, công laođộng, sản lượng, chất lượng, nội quy kỷ luật và phương pháp kết quả tính điểm).+ Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất và doanh thu đạt được để xác định

hệ số điều chỉnh lương và phân phối các khoản thu nhập đúng quy chế

+ Xây dựng hệ thống định mức, giờ công, giờ ngừng, dạng sửa chữa của từngloại thiết bị và khối lượng công việc cần giải quyết theo chức năng để giao khoánquỹ tiền lương cho xí nghiệp CKSC và công nhân bảo dưỡng tại các xí nghiệp.đồng thời xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ về mặt khôi lượng và chất lượngcủa xí nghiệp CKSC và công nhân sửa chữa tại các xí nghiệp hàng tháng

tuần tra canh gác tài sản của công ty Phục vụ, đón tiếp khách, chuyên gia, chuẩn bịcho các cuộc họp, các kỳ hội nghị của công ty.

Một số bộ phận khác.

* Đội vận tải: ( gồm có xe con và xe tải) co nhiệm vụ đưa đón các cán bộ côngnhân viên khi đi công tác, vận chuyển nguyên vật liệu, sản phẩm của công ty đênnơi giao hàng

*Hệ thống các cửa hàng, đại lý: công ty có 4 cửa hàng giới thiệu sản phẩm vàbán lẻ đặt ở các xí nghiệp thành viên, các cửa hàng ký gửi ( đại lý hoa hồng) baogồm:

2.3 Quy trình sản xuất tại Công ty

Quy trình sản xuất của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Bảng 2.2 Sơ đồ quy trình sản xuất

Công nghệ khép kín từ khâu cung ứng nguyên liệu đầu vào đến khi hoàn thànhsản phẩm đầu ra Quá trình sản xuất được phân lịch theo tuần, theo tháng đảm bảođúng tiến độ giao hàng Các phân xưởng được phân thành các tổ (40 người/tổ may),trong mỗi tổ thì tổ trưởng sẽ chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng sản phẩm

Mỗi bộ phận trong cơ cấu phân xưởng đều có ảnh hưởng đến hoạt động cung

Đóng thùngIn/thêu

(nếu có)

Kiểm kim (nếu có)

Hoàn thiệnMay

ứng nguyên vật liệu của Công ty Cơ cấu phân xưởng trong hệ thống sản xuất của

Công ty được bố trí như sau:

Bảng 2.3: Cơ cấu phân xưởng sản xuất

+ Phân xưởng may:

Phân xưởng may của Công ty TNHH một thành viên Dệt Kim Đông Xuân lànơi diễn ra hoạt động sản xuất với quy mô lớn nhất trong toàn Công ty Đây là nơitập trung chủ yếu lao động của Công ty và chiếm nhiều thời gian gia công nhất(khoảng 70-80% thời gian gia công sản phẩm)

P.X 3P.X 2

P.X 1

Ban

QĐ PX

2 +PV

Tổ 3

Phân xưởng may được coi như một đơn vị thiết kế dây chuyền may cho mỗiloại mặt hàng đang sản xuất của Công ty Bằng việc bố trí các trang thiết bị chuyêndùng và việc điều hành sản xuất nên công đoạn này quyết định năng suất, chấtlượng sản phẩm

+ Phân xưởng cắt:

Phân xưởng cắt có nhiệm vụ tổ chức gia công các bàn vải để cung cấp chocông đoạn may.Vì vậy, công đoạn cắt có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất đồngthời đóng vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sảnphẩm

+ Phân xưởng thêu:

Nếu sản phẩm có yêu cầu thêu thì sau khi hoàn thành công đoạn may, bánthành phẩm sẽ được chuyển xuống phân xưởng thêu Tại đây, Công ty đã bố trí 4dàn máy thêu vi tính để đáp ứng yêu cầu sản phẩm

+ Phân xưởng hoàn thiện:

Phân xưởng hoàn thiện hoàn tất sản phẩm ở công đoạn cuối cùng Công đoạn này thực hiện theo quy trình: Là - Gấp – Đóng gói- Đóngkiện

2.2 Một số đặc điểm kinh tế-kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong công ty

2.2.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty TNHH một thành viên Dệt Kim Đông Xuân là một công ty may xuấtkhẩu, thị trường của Công ty là thị trường nước ngoài và chủ yếu là Mỹ, Euro, Nhật.Hiện nay nhu cầu của thị trường Mỹ đối với hàng dệt may rất lớn, lại tương đối ổnđịnh trong đó có nhiều sản phẩm giản đơn, rất phù hợp với năng lực sản xuất (cả vềmáy móc, thiết bị và tay nghề lao động) của Công ty Quy mô thị trường dàn trải vàrộng lớn, hầu hết đối tác của Công ty đều là những công ty có uy tín, những bạnhàng lâu năm nên khả năng thanh toán và độ tin cậy cao Riêng sản phẩm xuất khẩuvào thị trường Mỹ đã chiếm 90% tổng sản phẩm của Công ty

Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là sản xuất và xuất khẩu hàng may

mặc Tuy kim ngạch xuất khẩu khá cao nhưng hiệu quả kinh tế còn thấp, giá trị giatăng thu được còn ở mức khiêm tốn vì Công ty chủ yếu sản xuất và xuất khẩu theophương thức gia công cho nước ngoài, mẫu mã, thiết kế do khách hàng nước ngoàicung cấp Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản trị cung ứng nguyên vậtliệu nói chung và hoạt động thu mua nguyên vật liệu nói riêng

Vì chủ yếu là gia công sản phẩm nên nguyên vật liệu của Công ty đại đa số dokhách hàng cung cấp, khi nhận hợp đồng, Công ty đồng thời tiếp nhận nguyên vậtliệu và sản xuất, điều đó đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu cho Công tytrong quá trình sản xuất Với một số hợp đồng mà đối tác không trực tiếp cung ứngnguyên vật liệu, Công ty sẽ phải tự tìm nhà cung ứng và nhập nguyên vật liệu đểsản xuất Như vậy, công tác thu mua nguyên vật liệu chịu sự chi phối của các đơnhàng

2.2.2 Đặc điêm thị trường cung ứng nguyên vật liệu

Công ty Dệt Kim Đông Xuân sản xuất theo đơn đặt hàng của đối tác nênphần lớn nguyên phụ liệu đều do khách hàng cung cấp Hầu hết, nguyên vật liệuđược nhập từ các nước Châu Âu, Trung Quốc, Đài Loan,…và được vận chuyểnbằng container về Công ty Do nhập khẩu nên nguyên vật liệu có chất lượng caohơn nội địa với giá cả hợp lý và luôn đảm bảo cung ứng đủ cho quá trình sản xuấtcủa Công ty

Đối với một số đơn hàng mà khách hàng không cung cấp nguyên vật liệu thìCông ty phải tự nhập nguyên vật liệu để sản xuất Công ty thu mua nguyên vật liệu

từ các thị trường nước ngoài và 1 số các nhà cung ứng trong nước như Dệt HàNam,Sợi Vĩ Sơn, Cty THHH Thuận Hồng… Các nhà cung ứng của Công ty là cáccông ty, tập đoàn lớn: Golden Wheat Trading Limited Company, Hang TungCompany, Grandeza Enter Prise Corporation, …

Thị trường cung ứng nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là từ nước ngoàivới chất lượng cao, nâng cao hiệu quả cung ứng nguyên vật liệu, hơn nữa, nếu thiếunguyên vật liệu thì đối tác sẽ tiếp tục cung cấp hoặc Công ty sẽ thu mua trên thịtrường nội địa Tuy nhiên, với những đơn hàng mà khách hàng không cung cấp

nguyên vật liệu thì đây sẽ là khó khăn lớn với Công ty.

2.2.3 Đặc điểm sản phẩm

Sản phẩm dệt kim đông xuân là sản phẩm phục vụ nhu cầu thiết yếu hàngngày của con người Mặt hàng này cũng phụ thuộc nhiều vào thời tiết và tập quánsinh hoạt của người dân ở mỗi nước Do đó công ty phải chú trọng đến chất liệu đểmay sao cho thoáng mát, hợp khí hậu thời tiết và quan trọng hơn cả là hợp vệ sinh

và mang tính thẩm mỹ cao, và trong một vài năm gần đây công ty đã gia tăng cácmặt hàng T- Shirt, P - Shirt, váy, quần áo bộ mang tính thời trang với kiểu dáng vàmàu sắc đẹp mắt, hợp ý người mua, đây là những sản phẩm được thiết kế trên nềnvải truyền thống 100% cotton của công ty - với chất liệu vải này, đòi hỏi một trình

độ kỹ thuật công nghệ cao, phức tạp, giá trị kinh tế của sản phẩm cao hơn nhiều sơvới trước kia

Sản phẩm chính của công ty là : T- Shirt, P - Shirt, đồ lót, quần áo cho ngườilớn và trẻ em chủ yếu dùng cho xuất khẩu ( chiếm 90%) đây là những mặt hàngdân dụng thiết yếu phụ thuộc nhiều vào khí hậu, thời tiết,sở thích, mục đích sửdụng của người tiêu dùng nhưng lâ mặt hàng không thể thiếu trong đời sống xãhội

Do có sự cải tiến về công nghệ sản xuất cũng như làm tốt công tác quản lý kỹthuật nên sản phẩm của công ty đã có chất lượng tương đối tốt trên thị trường truyềnthống là Nhật Bản, cạnh tranh được với hàng Trung Quốc và hàng của một số nướckhác từ năm 2001 công ty đã bắt đầu xuất khẩu sang thị trường Mỹ với một số kiểudáng lạ mắt, chất liệu và giá cả có sức cạnh tranh sản lượng của công ty tăng đềuqua các năm biểu hiện khả năng tiêu thụ sản phẩm ổn định và có khả năng mở rộnghơn nữa

Với định hướng sản xuất kinh doanh chủ yếu là hướng ra thị trường quốc tế.Công ty chú trọng vào việc đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng các nhu cầu đa dạng củacác khách hàng, đặc biệt với việc đầu tư vào công nghệ dệt, hiện tại ở công ty có rấtnhiều các kiểu dệt khác nhau

2.2.4 Đăc điểm nhân lưc

Nhân tố con người đóng vai trò quyết định và sáng tạo trong mọi quá trìnhsản xuất kinh doanh do đó công ty đã xác định rõ ràng: lao động là yếu tố hàng đầu,quan trọng không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh Vì nếu như đảm bảo

số lượng và chất lượng lao động sẽ mang lại hiệu quả cao cho công ty bởi đây lànhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động và hiệu quả sử dụng của máymóc thiết bị Do đó trong những năm qua lực lượng lao động của công ty khôngngừng được nâng cao về chất lượng, đây cũng là nguyên nhân của việc giảm đi của

Bảng 2.4: Nguồn lao động của công ty.

Năm Tổng số

CBCNV

Trình độđại học (người )

Trình độ trung cấp (người)

Bình quân bậc thợ (người)

Số đào tạo

và huấn luyện (người)

Số thợ đạt giỏicủa công ty (người)

( Nguồn phòng Nhân sự của công ty)

Tổng số lao động hiện nay của công ty là 1087 người, trong đó có 79% lựclượng lao động là những người trẻ, khoẻ có kiến thức văn hoá, tiếp thu tốt côngnghệ sản xuất tiên

Về cơ cấu tuổi: Tỉ lệ người trong độ tuổi trẻ( 26-35) là khá cao, gần50%(428/1139) Hàng năm công ty tổ chức các khoá đào tạo tay nghề, đào tạo lại,