Hoàn thiện kế toán Tài sản cố định hữu hình tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Từ những đặc điểm của tài sản cố định và tầm quan trọng của công táchạch toán tài sản cố định tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm, từ kinh nghiệm thực tế tìm hiểu trong quá trình thực tập tại Nhà

BÁO GIÁ 24

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIÊT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Sơ đồ 2-1: Sơ đồ bộ máy kế toán của Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Sơ đồ 2-2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

LỜI MỞ ĐẦU

Giao thông vận tải đường sắt có vị trí, vai trò rất quan trọng đối với sựphát triển của đất nước, phục vụ nhu cầu đi lại, vận chuyển hàng hóa của nhândân, góp phần vào tăng trưởng kinh tế chung của đất nước, đồng thời đóng vaitrò chiến lược trong bảo vệ an ninh quốc phòng

Nhà máy xe lửa Gia Lâm, trực thuộc Liên hiệp sức kéo Đường sắt, làmột doanh nghiệp Nhà nước độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, tự chủ vềtài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh

Trải qua nhiều thời kỳ, từ chỗ cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, lạc hậu,trong 15 năm trở lại đây, Nhà máy đã đầu tư hàng trăm tỷ đồng để mua sắmmáy móc thiết bị mới, trong đó có nhiều máy hàn, máy cắt, máy ép thuỷ lực,máy siêu âm kim loại hiện đại… Những tài sản chủ yếu của Nhà máy là cácnhà xưởng, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… đóng vai trò

vô cùng quan trọng trong hoạt động của Nhà máy, có ảnh hưởng lớn trongbáo cáo tài chính cũng như kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Hơn nữa, Nhà máy có quy mô và giá trị tài sản cố định lớn thì chi phí khấuhao tài sản cố định chiếm phần lớn chi phí sản xuất kinh doanh trong kì, ảnhhưởng đến kết quả lãi lỗ của doanh nghiệp

Từ những đặc điểm của tài sản cố định và tầm quan trọng của công táchạch toán tài sản cố định tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm, từ kinh nghiệm thực tế

tìm hiểu trong quá trình thực tập tại Nhà máy, tôi đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kế toán Tài sản cố định hữu hình tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm” cho

chuyên đề thực tập của mình với kết cấu thành 3 phần chính như sau:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý tài sản cố định hữu hình tại Nhàmáy Xe lửa Gia Lâm

Chương 2: Thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Nhà máy Xe lửaGia Lâm

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tài sản cố định

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH

TẠI NHÀ MÁY XE LỬA GIA LÂM

1.1 Đặc điểm tài sản cố định hữu hình tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Trải qua nhiều thời kỳ, từ chỗ cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, lạc hậu,trong 15 năm trở lại đây, Nhà máy đã đầu tư hàng trăm tỷ đồng để xây dựng,mua sắm nhiều loại tài sản cố định hữu hình như: xây dựng các nhà quản lý,các phân xưởng sản xuất, nhà kho; mua sắm nhiều máy móc thiết bị mới nhưmáy hàn, máy cắt, máy ép thuỷ lực, máy siêu âm kim loại hiện đại… Nhữngtài sản cố định hữu hình chủ yếu của Nhà máy là các nhà xưởng, vật kiến trúc,máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… đóng vai trò vô cùng quan trọngtrong hoạt động của Nhà máy, có ảnh hưởng lớn trong báo cáo tài chính cũngnhư kết quả sản xuất kinh doanh

Đặc điểm máy móc thiết bị của Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Nhà máy có nhiều chủng loại máy móc thiết bị với số lượng lớn bao gồmcác loại máy như: máy tiện, máy phay, máy bào, máy gia công ren, máy sọc,máy khoan, máy mài, máy cắt Plasma, máy doa, máy ép gió… được sử dụngchủ yếu ở các phân xưởng cơ khí, cơ điện, đầu máy, giá chuyển Còn một số

ít những máy khác được sử dụng để phục vụ trực tiếp cho phân xưởng sửachữa và lắp ráp toa xe như: cần trục, máy hàn…

Ngoài ra, Nhà máy còn có các loại máy đặc chủng như: Uốn kéo EU20,thử độ dai va đập SPD 300, uốn (lốc) tôn 20mm, siêu âm AD-13EX, máy cântoa xe, máy cắt phay, máy ép trục, đầu máy cồn dịch… Nguồn gốc máy mócthiết bị phần lớn là do Ba Lan, Liên Xô, Cộng hoà liên bang Đức và Việt Namsản xuất Trong những năm gần đây, Nhà máy đã trang bị nhiều máy mới đểthay thế các máy cũ như: các máy cắt Plasma có đầu dò quang học, máy hàn 6kìm hàn, các máy hàn tự động có lớp bọc khí CO2 bảo vệ…

1.1.1 Danh mục và phân loại tài sản cố định hữu hình tại Nhà máy

Xe lửa Gia Lâm

Để tạo điều kiện phát huy hết tác dụng của tài sản cố định trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh, đồng thời phục vụ tốt cho công tác thống kê, kếtoán tài sản cố định thành từng nhóm theo những đặc trưng nhất định Nhàmáy Xe lửa Gia Lâm tiến hành phân loại tài sản cố định

Theo hình thái biểu hiện thì Nhà máy chỉ có tài sản cố định hữu hình,không có tài sản cố định vô hình Trong đó, các tài sản cố định hữu hình lạiđược phân loại theo mục đích sử dụng, gồm có:

Tài sản cố định hữu hình dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh: Đây

là tài sản cố định đang thực tế sử dụng trong các hoạt động sản xuất kinhdoanh tại Nhà máy, những tài sản cố định hữu hình này bắt buộc phải tríchkhấu hao tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Tài sản cố định hữu hình ngoài sản xuất kinh doanh (phúc lợi): là nhữngtài sản cố định hữu hình dùng cho nhu cầu phúc lợi công cộng như: nhà vănhóa, nhà trẻ, câu lạc bộ…

Ngoài ra còn có một số tài sản cố định hữu hình không dùng và tài sản cốđịnh hữu hình chờ thanh lý

Cụ thể các tài sản cố định hữu hình dùng trong hoạt động sản xuất kinhdoanh gồm:

* Nhà cửa, vật kiến trúc:

- Nhà phân xưởng cơ khí

- Nhà phân xưởng đầu máy

- Nhà phân xưởng đại tu toa xe

- Nhà phân xưởng đúc

- Nhà phân xưởng rèn lò xo

- Cân công nghiệp 2c 20801, 20802

- Máy thủy lực 256 (4c) bơm 1201 E(1c)

- Máy cắt Plas3001 – TBS

- Máy thử van hãm – TBS

- Bơm thủy lực 2420e

- Bàn thử hãm đầu máy Tiệp

- Trạm thử công suất, Pa lăng điện 3 tấn

- Máy kiểm tra vết nứt KL-Y6Y

- Máy ép đinh tán

- Máy bào thủy lực

- Máy cắt tôn thủy lực

- Máy chấn tôn thủy lực

- Máy nén khí

* Phương tiện vận tải:

- Ô tô con CAMRY 29N0509-TBS

- Xe công vụ PG 81328

- Xe nâng hàng MITSUBI N33129

* Thiết bị quản lý:

- VT23 – M/H tinh thể lỏng

- VT26 – Vi tính + in A4

- PT3 – máy photo XEROX-DC186

Theo nguồn hình thành tài sản cố định hữu hình thì Nhà máy Xe lửa GiaLâm chỉ có tài sản cố định hữu hình tự có, không có tài sản cố định hữu hìnhthuê ngoài

Tài sản cố định hữu hình của Nhà máy là các tài sản cố định hữu hìnhđược hình thành từ các nguồn ngân sách cấp, do mua sắm và tự bổ sung từcác quỹ xí nghiệp Đây là những tài sản cố định hữu hình Nhà máy đang quản

lý, sử dụng và được phép trích khấu hao để tái đầu tư, giá trị của nó đượcphản ánh trên các bảng chi tiết, tổng hợp tài sản cố định hữu hình

Bảng 1-1: BẢNG TỔNG HỢP KIỂM KÊ TSCĐ NGÀY 31/12/2009

TT Nhóm tài sản Nguyên giá Đã khấu hao Giá trị còn lại

Để thuận lợi cho quá trình quản lý, các tài sản cố định hữu hình sau khiđược phân loại theo mục đích sử dụng, tiếp tục được mã hóa:

Nhóm tài sản cố định hữu hình dùng trong sản xuất kinh doanh gồm có:Nhà cửa vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải và thiết bị quản

lý được mã hóa bằng cách đánh số với mã nhóm lần lượt là 1, 2, 3, 4 và tiếpsau đó là thứ tự các tài sản từ số 0001 trở đi

Ví dụ của nhóm tài sản nhà cửa, vật kiến trúc:

10001 Nhà phân xưởng cơ khí

10002 Nhà phân xưởng đầu máy

10003 Nhà phân xưởng đại tu

10004 Nhà phân xưởng đại tu

20029 Cân công nghiệp 2c 20801, 20802

20059 Máy thủy lực 256 (4c) bơm 1201 E(1c)

20065 Máy cắt Plas3001 – TBS

20070 Máy thử van hãm – TBS

20091 Bơm thủy lực 2420e

20098 Trạm thử công suất + Palăng điện 3T

20111 Máy kiểm tra vết nứt KL-Y6Y

Tương tự như vậy, nhóm tài sản cố định hữu hình ngoài sản xuất kinhdoanh (phúc lợi), nhóm tài sản cố định hữu hình chưa, không dùng và nhómtài sản cố định chờ xử lý cũng được mã hóa bằng cách đánh số với mã nhómlần lượt là 5, 6, 7 và tiếp sau đó là thứ tự các tài sản từ số 001 trở đi

1.2 Tình hình tăng, giảm tài sản cố định hữu hình của Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Trong nhiều năm trở lại đây, Nhà máy Xe lửa Gia Lâm đã đầu tư hàngtrăm tỷ đồng để xây dựng, mua sắm nhiều loại tài sản cố định hữu hình như:

xây dựng các nhà quản lý, các phân xưởng sản xuất, các nhà kho, mua sắmnhiều máy móc thiết bị, phương tiện vận tải Đồng thời, Nhà máy cũng tổchức thanh lý, nhượng bán những tài sản cố định hữu hình đã sử dụng quathời gian dài, bị hỏng hóc, không còn giá trị sử dụng.

1.2.1 Tình hình tăng tài sản cố định hữu hình của Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Tài sản cố định hữu hình của Nhà máy Xe lửa Gia Lâm tăng do nhiềunguyên nhân như: được cấp vốn, được điều chuyển từ đơn vị khác, mua sắm,xây dựng, được viện trợ, biếu tặng…

Tuy nhiên, các tài sản cố định hữu hình tăng do các nguyên nhân nhưđược cấp vốn, được viện trợ thường xảy ra trong thời gian những năm đầugiải phóng, ngành Đường sắt nói chung và Nhà máy Xe lửa Gia Lâm nóiriêng được Nhà nước ưu tiên đầu tư phát triển

Còn trong thời gian 15 năm trở lại đây, tài sản cố định hữu hình hầu hếtđều do Nhà máy tự đầu tư xây dựng và mua sắm

Trong những năm 2000 – 2008, Nhà máy đã xây dựng hoàn thành một sốnhà cửa, vật kiến trúc như nhà phân xưởng đúc, nhà phân xưởng rèn lò xo,nhà kho rèn…

Riêng trong năm 2009, Nhà máy đầu tư mua sắm các trang thiết bị, máymóc phục vụ quản lý và máy móc kỹ thuật nâng cao hiệu quả sản xuất kinhdoanh như: máy vi tính VAIO SONY, máy in A3…

1.2.2 Tình hình giảm tài sản cố định hữu hình của Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Đặc điểm tài sản cố định hữu hình tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm hầu hếtđược xây dựng và trang bị trong thời gian trước đây khoảng 20 đến 30 năm.Các máy móc thiết bị có nguồn gốc từ Ba lan, Liên Xô và Cộng hòa liênbang Đức

Cho đến nay, các máy móc đều có thời gian sử dụng dài, công nghệ sản

không thể sửa chữa; một số máy không phù hợp với hoạt động sản xuất kinhdoanh của Nhà máy nên không được sử dụng đến thường xuyên, không đemlại hiệu quả mà còn tốn chi phí quản lý của Nhà máy.

Do đó, trong năm 2009, Nhà máy Xe lửa Gia Lâm đã có kiểm tra, rà soátlại tình hình quản lý và sử dụng các tài sản cố định hữu hình trong Nhà máy

Từ đó, có các biện pháp xử lý đối với các tài sản không sử dụng được như:bán thanh lý, thu hồi vốn để đầu tư máy mới

Một số tài sản được thanh lý trong năm 2009 như: Máy nén khí Fini, máy

vi tính VT15 …

Phương tiện vận tải

Thiết bị quản lý

TSCĐHH

* Nguyên giá TSCĐ hữu hình

- Số dư đầu năm 24.140.525.719 18.017.206.302 5.554.648.803 577.107.476 3.856.764.399 52.146.252.699

- Số dư cuối năm 24.140.525.719 17.990.206.302 5.554.648.803 629.107.476 3.838.764.399 52.153.252.699

* Giá trị hao mòn lũy kế

- Số dư đầu năm 16.353.978.541 12.117.973.280 3.481.757.990 495.658.742 205.550.346 32.654.918.899

- Tăng: Trích khấu hao trong năm 599.104.260 374.068.452 270.734.640 47.672.333 35.049.654 1.326.649.339

- Số dư cuối năm 16.953.082.801 12.491.141.732 3.752.492.630 543.351.075 240.600.000 33.980.668.238

* Giá trị còn laị của TSCĐ HH

- Tại ngày đầu năm 7.786.547.178 5.899.233.022 2.072.890.81

1.3 Tổ chức quản lý tài sản cố định hữu hình trong Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Để đảm bảo cho việc tổ chức và quản lý sản xuất có hiệu quả, bộ máyquản lý của Nhà máy được tổ chức theo dạng trực tuyến, chức năng Bộ máyquản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng Đứng đầu Nhà máy là giám đốc.Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, kế toán trưởng và sáu phòng banchức năng

- Phân xưởng Đầu máy

- Phân xưởng Toa xe I

- Phân xưởng Toa xe II

- Phân xưởng Gia công nóng

- Phân xưởng Điện cơ

- Phân xưởng Giá chuyển

Sơ đồ 1-1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA

NHÀ MÁY XE LỬA GIA LÂM

PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT PHÓ GIÁM ĐỐC NHÂN CHÍNH

KẾ TOÁN

TRƯỞNG

PX ĐIỆN CƠ

PX

ĐẦU

MÁY

PX TOA

XE I

PX TOA

XE II

PX GIA CÔNG NÓNG

PX GIÁ CHUYỂN

TRẠM

Y TẾ

GIÁM ĐỐC

Đối với việc quản lý và sử dụng tài sản cố định hữu hình trong Nhà máy

Xe lửa Gia Lâm thì mỗi bộ phận cũng có những chức năng và nhiệm vụkhác nhau

Giám đốc Nhà máy là người có quyền điều hành cao nhất, toàn diện vềmọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy, trực tiếp giao việc chocác phó giám đốc, kế toán trưởng, các phòng ban, phân xưởng Là người cóquyền đưa ra các quyết định cuối cùng về việc mua sắm, sửa chữa, thanh lý…tài sản cố định hữu hình trong Nhà máy

Các phó giám đốc và kế toán trưởng giúp việc cho giám đốc Nhà máy,trực tiếp chỉ đạo các bộ phận hành chính, kế toán, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư.Chỉ đạo sản xuất và mọi mặt hoạt động ở các bộ phận mình phụ trách Thammưu cho Giám đốc về hiệu quả và chi phí của các hoạt động mua sắm, sửachữa và thanh lý tài sản cố định hữu hình

Các phòng ban gồm:

- Phòng Tài chính kế toán (TCKT): Phản ánh, ghi chép quá trình tăng,giảm, khấu hao tài sản cố định hữu hình của Nhà máy một cách đầy đủ, kịpthời Phân tích, đánh giá việc bảo quản, sử dụng tài sản cố định hữu hình, đềxuất các biện pháp quản lý, sử dụng các tài sản cố định hữu hình tiết kiệm, cóhiệu quả

- Phòng Kế hoạch điều độ (KHĐĐ): Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh,triển khai kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng, kết hợp với việc kiểm tra,theo dõi tình hình số lượng, chất lượng tài sản cố định hữu hình có đáp ứngvới kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Phòng Tổ chức nhân chính (TCNC): Thực hiện các nghiệp vụ tổ chứccán bộ, quản lý nhân lực, định mức lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng,công tác bảo hộ an toàn lao động, công tác văn thư lưu trữ, tổ chức thi nângbậc cho công nhân, công tác phúc lợi…

- Phòng Kỹ thuật cơ điện (KTCĐ): Phụ trách công tác kỹ thuật côngnghệ sản xuất, xác định sửa chữa các sản phẩm, đầu tư chiều sâu, đổi mớicông nghệ, giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm Quản lý các máy mócthiết bị đo lường, kiểm định vật liệu Quản lý mặt bằng trong công ty.

- Phòng Vật tư vận tải (VTVT): Có nhiệm vụ mua bán vật tư, phụ tùng,máy móc thiết bị, quản lý cấp phát phục vụ sản xuất kinh doanh của Nhà máy

và khách hàng Quản lý các phương tiện vận tải: xe con, xe tải và các phươngtiện khác

- Phòng Bảo vệ: Bảo vệ toàn bộ tài sản của Nhà máy, phòng chống cháy nổ,phụ trách công tác bảo vệ nội bộ, an ninh chính trị, trật tự an toàn

- Trạm Y tế: chăm sóc sức khoẻ cán bộ công nhân viên Nhà máy, thựchiện các chương trình y tế tại Nhà máy

Theo yêu cầu của việc đổi mới công nghệ trong quá trình hoạt độngsản xuất kinh doanh, các phòng ban lên kế hoạch mua sắm tài sản cố địnhhữu hình và nộp “Giấy đề nghị” mua sắm tài sản cố định hữu hình lênGiám đốc xét duyệt Căn cứ vào quyết định của Giám đốc, sau khi so sánh vàđối chiếu một số báo giá của các nhà cung cấp, phòng tài chính kế toán quyếtđịnh mua tài sản cố định hữu hình tại một nhà cung cấp Hai bên tiến hành kýkết hợp đồng, phòng tài chính kế toán thanh toán tiền bằng tiền mặt hoặcchuyển khoản cho nhà cung cấp sau khi đã nhận được hóa đơn giá trị gia tăng,biên bản bàn giao tài sản cố định hữu hình của nhà cung cấp cho Nhà máy Xelửa Gia Lâm Sau khi nhận tài sản cố định hữu hình, Giám đốc ra quyết địnhgiao cho phòng ban đề nghị được quản lý và sử dụng Khi đó sẽ lập biên bảngiao nhận tài sản cố định hữu hình và kế toán sẽ căn cứ vào đó để vào thẻ tàisản cố định Cuối kỳ, kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình căn cứ vàochứng từ gốc, lập bảng kê chi tiết tăng tài sản cố định hữu hình theo nhóm vànguồn hình thành tài sản để lập báo cáo định kỳ về tăng, giảm tài sản cố địnhhữu hình

Đồng thời, trong quá trình sử dụng tài sản cố định hữu hình vào quá trìnhsản xuất kinh doanh, một số tài sản cố định hữu hình có thể bị hư hỏng khôngthể sửa chữa được hoặc một số tài sản cố định hữu hình trở nên cũ kỹ, lạchậu, không phù hợp với hoạt động sản xuất của Nhà máy cũng sẽ bị loại bỏ vàcần phải thanh lý Trước tiên, các phòng ban đang chịu trách nhiệm quản lý

và sử dụng tài sản cố định hữu hình cần thanh lý làm đề nghị thanh lý tài sản

cố định, phòng tài chính kế toán căn cứ vào đề nghị đó, tiến hành rà soát vàkiểm tra lại tài sản cố định hữu hình xin thanh lý và làm “Báo cáo xin thanh

lý tài sản cố định” trình giám đốc công ty Khi đó, Ban thanh lý tài sản củacông ty họp để kiểm tra và thống nhất thanh lý tài sản cố định Từ đó, giámđốc Nhà máy ra quyết định thanh lý tài sản cố định hữu hình Căn cứ vàoquyết định của giám đốc, phòng tài chính kế toán kết hợp đơn vị nhận tài sản

cố định lập biên bản thanh lý tài sản cố định Sau khi biên bản được thực hiệnthì kế toán tiến hành hủy thẻ tài sản cố định, làm hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

để xuất

Tài sản cố định hữu hình trong Nhà máy Xe lửa Gia Lâm chiếm một tỷtrọng rất lớn Do vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng, Nhà máy đã áp dụng một

số nguyên tắc chủ yếu trong công tác quản lý tài sản cố định:

- Nhà máy xác lập đối tượng ghi tài sản cố định: là từng tài sản có kết cấuđộc lập hoặc là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kếtvới nhau, như: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải

- Mọi tài sản cố định trong Nhà máy đều có bộ hồ sơ riêng: được phânloại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đốitượng ghi tài sản cố định và được phản ánh trong sổ theo dõi tài sản cố định

- Mỗi tài sản cố định hữu hình của Nhà máy được quản lý theo ba chỉtiêu: nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại

- Nhà máy xây dựng quy chế quản lý tài sản cố định: xác định rõquyền hạn, trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc bảo quản, sử dụng tàisản cố định

- Nhà máy thực hiện việc quản lý đối với những tài sản cố định đã khấuhao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh như những tàisản cố định bình thường.

- Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, Nhà máy tiến hành kiểm kê tài sản

cố định Các trường hợp phát hiện thừa, thiếu tài sản cố định được lập biênbản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý

Công tác quản lý tài sản cố định hữu hình tại Nhà máy được áp dụng cácnguyên tắc trên đã nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản cố định, từ đógiúp tăng doanh thu và lợi nhuận của Nhà máy

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH

TẠI NHÀ MÁY XE LỬA GIA LÂM 2.1 Đặc điểm tổ chức kế toán tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý cũng như trình độ,yêu cầu quản lý, Nhà máy Xe lửa Gia Lâm áp dụng hình thức kế toán tập trung.Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại Phòng Tài chính kếtoán từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp lập báo cáo và kiểm tra kế toán

Bộ máy kế toán của Nhà máy được tổ chức gọn nhẹ phù hợp với tình hìnhthực tế của Nhà máy Phòng Tài chính Kế toán của Nhà máy có 6 người đặtdưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Nhà máy Các nhân viên kế toán chịu

sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và được tổ chức công việc như sau:

- Trưởng phòng: Phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc tài chính

kế toán, quản lý và tổ chức thực hiện các lĩnh vực nghiệp vụ tài chính kế toáncủa Nhà máy Là người tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính củaNhà máy, đồng thời chị trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật vềmọi hoạt động tài chính của Nhà máy

- Phó phòng: Giúp việc cho Trưởng phòng trong mọi công việc chỉ đạo,

quản lý, thực hiện một số lĩnh vực nghiệp vụ tài chính kế toán của Nhà máy.Hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ kế toán đối với các

kế toán viên cấp dưới, lập kế hoạch tài chính Phụ trách công tác kế toán tậphợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tổng hợp lập báo cáo tàichính Điều hành các công việc của phòng khi Trưởng phòng đi vắng

- Chuyên viên kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ, vật liệu: Có nhiệm vụkiểm tra, lập chứng từ, thu thập và phân loại chứng từ các nghiệp vụ kinh tếphát sinh: thu – chi tiền mặt, kiểm quỹ xác nhận tồn quỹ tiền mặt, thanh quyếttoán công nợ, tạm ứng, quản lý theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu, vật

tư, hàng hoá của kho hoá chất

- Chuyên viên kế toán tài sản cố định, tiêu thụ, vật liệu: Có nhiệm vụtheo dõi tình hình hiện có, sự biến động về số lượng, giá trị, trích khấu haoTSCĐ, tham gia kiểm kê TSCĐ định kỳ hay bất thường, quản lý, theo dõiviệc nhập xuất nguyên liệu, vật tư, hàng hoá kho kim khí, xuất hoá đơn bánhàng, theo dõi công nợ phải thu, quản lý, báo cáo sử dụng hoá đơn tài chính.

- Chuyên viên kế toán ngân hàng, thanh toán công nợ phải thu, phải trả:

Có nhiệm vụ kiểm tra, lập chứng từ, phân loại chứng từ các nghiệp vụ kinh tếphát sinh, làm thủ tục tại ngân hàng và các đơn vị liên quan để thu tiền, nộptiền, vay tiền, cập nhật số liệu thu chi tiền gửi ngân hàng, khoá sổ theo dõi số

dư tài khoản tiền gửi, tiền vay, thanh toán công nợ thuộc phần hành kế toánđược phân công

- Thủ quỹ - Chuyên viên kế toán vật liệu: Có nhiệm vụ thực hiện việcthu – chi, bảo quản và cấp phát tiền mặt, cập nhật số liệu thu chi tiền mặt, lên

sổ quỹ, báo cáo tồn quỹ hàng ngày với kế toán tiền mặt, quản lý theo dõi việcnhập xuất nguyên vật liệu, vật tư, hàng hoá kho phụ tùng

Sơ đồ 2-1: BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA NHÀ MÁY XE LỬA GIA LÂM

Chuyên viên kế toán ngân hàng Thanh toán công nợ phải thu, phải trả

2.1.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Chính sách kế toán áp dụng ở đơn vị

Nhà máy Xe lửa Gia Lâm áp dụng chế độ kế toán mới theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho được áp dụng là phương pháp

kê khai thường xuyên Tính thuế theo phương pháp khấu trừ

Đặc điểm vận dụng chứng từ

Hiện này Nhà máy Xe lửa Gia Lâm đang áp dụng hình thức sổ kế toánnhật ký chung theo đúng chế độ ban hành với đầy đủ chứng từ, sổ chi tiết, sổtổng hợp, nhật ký chung, sổ cái

Đặc điểm chủ yếu là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vàochứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian và nội dungnghiệp vụ kinh tế, phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng

kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản) rồi ghi vào sổ cái

Sơ đồ 2-2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

- Ghi hàng ngày

- Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sổ Nhật ký

đặc biệt

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản

Về hệ thống tài khoản, Nhà máy Xe lửa Gia Lâm áp dụng hệ thống tàikhoản do Nhà nước ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, tuy nhiên, do yêu cầu quản lý và đặcđiểm sản xuất kinh doanh của Nhà máy, một số tài khoản được mở chi tiết đểthuận tiện cho việc theo dõi, quản lý, hạch toán Trong một số trường hợp TK

155 không được sử dụng mà từ TK 154 đưa thẳng sang TK 632; và có một sốtài khoản Nhà máy không sử dụng như:

TK 113: Tiền đang chuyển

TK 144: Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn

TK 157: Hàng gửi bán

TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

TK 161: Chi sự nghiệp

Đặc điểm vận dụng báo cáo

Kế toán có thể được coi là một quy trình công nghệ về thu thập, phảnánh, xử lý, tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin mà sản phẩm hoàn thànhcủa quy trình công nghệ này chính là các báo cáo tài chính Các báo cáo tàichính được lập trong giai đoạn cuối của quy trình trên, có nhiệm vụ tổng hợptoàn bộ các thông tin kinh tế - tài chính từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtrong một thời kỳ nhất định

Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản,nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinhdoanh trong kỳ của doanh nghiệp Nói cách khác, báo cáo tài chính là phươngtiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính cho các đối tượng quantâm cả trong và ngoài doanh nghiệp

2.2 Kế toán tài sản cố định hữu hình tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm 2.2.1 Thủ tục, chứng từ

Việc xác định tài sản cố định hữu hình là bộ phận cơ bản nhất của tài sản

và nguồn vốn kinh doanh, kế toán tài sản cố định hữu hình tại Nhà máy Xelửa Gia Lâm luôn chú ý đến nguyên tắc thận trọng trong hạch toán, đảm bảochính xác đối tượng ghi tài sản cố định, loại tài sản cố định Việc hạch toán vàquản lý luôn dựa trên hệ thống chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp phápcủa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các chứng từ, sổ sách được sử dụng chủ yếu gồm:

- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 – TSCĐ)

- Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 – TSCĐ)

- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 03 – TSCĐ)

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 04 – TSCĐ)

- Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 – TSCĐ)

- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06 – TSCĐ)

Theo yêu cầu đổi mới công nghệ trong sản xuất, các đơn vị, phòng ban

có nhu cầu mua sắm tài sản cố định hữu hình lên kế hoạch mua sắm, làmGiấy đề nghị mua tài sản cố định hữu hình được sự phê duyệt của giám đốc.Khi đó, công ty ký hợp đồng mua tài sản cố định với nhà cung cấp Trong quátrình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi, tập hợpđầy đủ kèm theo hóa đơn chứng từ Khi hợp đồng mua bán hoàn thành, haibên sẽ thanh lý hợp đồng và quyết toán, thanh toán tiền, đồng thời làm thủ tục

kế toán tăng tài sản cố định hữu hình trước khi đưa vào sử dụng

Căn cứ vào các chứng từ gốc: Hóa đơn, biên bản bàn giao tài sản cốđịnh; kế toán tiến hành vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và địnhkhoản các nghiệp vụ kinh tế đó.

Sau đó, theo chương trình đã được cài sẵn, máy kiểm tra các dữ liệunhập đã hợp lý và cho thông tin đầu ra là các sổ cái tài khoản và các báo cáo

kế toán

Để kế toán tăng tài sản cố định hữu hình, kế toán sử dụng tài khoản 211:

“Nguyên giá tài sản cố định hữu hình” để phản ảnh giá trị hiện có, tình hìnhtăng giảm các loại TSCĐ hữu hình của Nhà máy theo nguyên giá

Tài khoản 211 tại Nhà máy Xe lửa Gia Lâm có các tài khoản cấp 2 sau:

TK 2112: Nhà cửa vật kiến trúc

TK 2113: Máy móc thiết bị

TK 2114: Phương tiện vận tải, truyền dài

TK 2115: Phương tiện quản lý

TK 2118: Tài sản cố định khác

Ngoài ra còn sử dụng tài khoản:

TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản

TK 414: Quỹ đầu tư phát triển

TK 441: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

và một số tài khoản khác

Ví dụ 1: Ngày 18/3/2009, Nhà máy Xe lửa Gia Lâm trang bị hai dàn máy

vi tính cho các phòng ban nghiệp vụ bằng nguồn quỹ đầu tư phát triển Giámua chưa bao gồm thuế GTGT của một dàn máy vi tính là 25.000.000 đồng

(Hai mươi lăm triệu đồng), công vận chuyển, lắp đặt trọn gói của một máy là 1.000.000 đồng (Một triệu đồng) Nhà máy Xe lửa Gia Lâm đã nhận thiết bị

Trong trường hợp này, nguyên giá của một dàn máy vi tính là

26.000.000 đồng (Hai mươi sáu triệu đồng) Tổng nguyên giá của hai dàn máy là 52.000.000 đồng (Năm mươi hai triệu đồng).

Hồ sơ tăng tài sản cố định hữu hình trong trường hợp này gồm có:

- Giấy đề nghị mua máy tính (Có duyệt của Giám đốc)

- Phiếu báo giá của Công ty cổ phần thương mại Anh Dũng

- Hóa đơn mua hàng của Bộ Tài chính phát hành

- Biên bản giao nhận hàng hóa với Công ty cổ phần thương mại AnhDũng

- Quyết định

- Biên bản giao nhận tài sản cố định hữu hình cho phòng quản lý

- Thẻ tài sản cố định

Cụ thể như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-Hà Nội, ngày 15 tháng 2 năm 2009

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Kính gửi: Ông Giám đốc Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Hiện nay, hàng ngày phòng Tổ chức nhân chính phải xử lý rất nhiều vănbản giấy tờ liên quan đến công việc về quản lý lao động, tiền lương mà trangthiết bị của phòng chưa đủ để phục vụ cho công việc đó Để công tác củaphòng được xử lý tốt hơn, phòng Tổ chức nhân chính đề nghị Ông Giám đốcNhà máy xem xét trang bị cho phòng hai bộ máy tính

Giám đốc duyệt

Đồng ý cho mua trong tháng 3/2009,

Yêu cầu có báo giá cụ thể và phòng tài

chính kế toán hướng dẫn thanh toán.

(Ký tên)

Phòng Tổ chức nhân chính

(Ký tên)

Căn cứ vào quyết định của giám đốc, phòng tài chính kế toán tiến hànhlấy báo giá của một số nhà cung cấp trên thị trường Trong đó, Công ty cổphần thương mại Anh Dũng có giá bán cạnh tranh với cùng loại sản phẩm vớicác nhà cung cấp khác:

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ANH DŨNG

Địa chỉ: Số 15 Gia Thụy, Long Biên, Hà NộiTEL: 04.22447788 FAX: 04.38774488

=============================

BÁO GIÁ

Kính gửi: NHÀ MÁY XE LỬA GIA LÂM

Công ty cổ phần thương mại Anh Dũng kính gửi tới Qúy công ty lời chào trân trọng và hợp tác!

Theo đề nghị của Quý công ty về việc chào giá sản phẩm máy vi tínhVAIO SONY, chúng tôi gửi báo giá tới Quý công ty như sau:

TT Sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

- Gía giao hàng tại bên mua ở Hà Nội

- Hiệu lực báo giá: 10 ngày kể từ ngày báo giá

Công ty cổ phần thương mại Anh Dũng trân trọng cảm ơn!

Ngày 10 tháng 3 năm 2010

CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI ANH DŨNG

Sau khi so sánh và đối chiếu các báo giá, phòng tài chính kế toán quyếtđịnh mua máy tính của Công ty cổ phần thương mại Anh Dũng Nhà máy đãthanh toán bằng tiền gửi ngân hàng sau khi có hoá đơn GTGT, biên bản bàngiao tài sản cố định của Công ty cổ phần thương mại Anh Dũng.

Đơn vị bán hàng: Công ty CP thương mại Anh Dũng

Địa chỉ: Long Biên – Hà Nội

Số tài khoản:

Điện thoại: MST: 0101534012

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Long

Tên đơn vị: Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Địa chỉ: Số 551 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội

Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 5.200.000

Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi bảy triệu, hai trăm nghìn đồng./.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Hôm nay, ngày 18 tháng 3 năm 2009, chúng tôi gồm:

I Đại diện bên giao: Công ty CP thương mại Anh Dũng

Ông: Nguyễn Thế Thắng Chức vụ: Cán bộ

II Đại diện bên nhận: Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

Ông: Trần Mạnh Nghĩa Chức vụ: Giám đốc

Ông: Nguyễn Văn Long Chức vụ: Cán bộ

III Nội dung giao nhận :

Hai bên tiến hành giao nhận tài sản cố định như sau:

TT Sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Sau khi nhận máy tính, giám đốc ra quyết định giao cho phòng tổ chứcnhân chính quản lý và sử dụng Lúc đó sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận tàisản cố định và kế toán sẽ căn cứ vào đó để vào thẻ tài sản cố định.

LIÊN HIỆP SỨC KÉO ĐS

NHÀ MÁY XE LỬA GIA LÂM

Số: 45/TCKT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2009

- Căn cứ quy chế phân cấp quản lý số: 15/CT ngày 20/10/2006 của Giámđốc Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

- Căn cứ hồ sơ và hóa đơn mua tài sản cố định

Nay Giám đốc Nhà máy

QUYẾT ĐỊNH Điều 1 : Giao 02 bộ máy tính cho phòng tổ chức nhân chính quản lý và

sử dụng

Điều 2: Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ theo dõi và trích khấu hao

cho tài sản cố định trên theo chế độ hiện hành

Điều 3: Ông, bà trưởng phòng TCNC, TCKT và các phòng có liên quan

có nhiệm vụ thi hành quyết định này kể từ ngày ký