Hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tân Thành An

Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tân Thành An là một doanh nghiệp tư nhân, trực tiếp kinh doanh nhập khẩu các hàng hóa công nghệ cao.. Vì vậy hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa t

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 2

C HƯƠNG 1: Đ ẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH T HƯƠNG MẠI

VÀ CÔNG NGHỆ T ÂN T HÀNH A N 6

CHƯƠNG I 7 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ TÂN THÀNH AN 7

1.1.Đ ẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU 7

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 2

C HƯƠNG 1: Đ ẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH T HƯƠNG MẠI

VÀ CÔNG NGHỆ T ÂN T HÀNH A N 6

C HƯƠNG 1: Đ ẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH T HƯƠNG MẠI

VÀ CÔNG NGHỆ T ÂN T HÀNH A N 6

CHƯƠNG I 7 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ TÂN THÀNH AN 7

1.1.Đ ẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU 7

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 2

C HƯƠNG 1: Đ ẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH T HƯƠNG MẠI

VÀ CÔNG NGHỆ T ÂN T HÀNH A N 6

C HƯƠNG 1: Đ ẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH T HƯƠNG MẠI

VÀ CÔNG NGHỆ T ÂN T HÀNH A N 6

CHƯƠNG I 7 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ TÂN THÀNH AN 7

1.1.Đ ẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU 7

LỜI MỞ ĐẦU

Trước xu hướng quốc tế hóa trong sự nghiệp phát triển của nền kinh tế thế giới mỗi quốc gia trở thành một mắt xích trong toàn bộ hệ thống kinh tế Trong quá trình hòa nhập vào xu thế phát triển chung đó, ngoại thương đã và đang trở thành một lĩnh vực kinh tế quan trọng Thông qua hoạt động ngoại thương các mối liên hệ kinh tế giữa các nước được thiết lập và thực hiện trên

cơ sở phát huy tiềm năng và thế mạnh của mỗi nước Chính ngoại thương là

“sợi dây” kết nối nền kinh tế các nước, thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế của các nước

Nhận thức được vai trò quan trọng của ngoại thương, Nhà nước ta thực hiện chính sách mở cửa giao lưu kinh tế với các nước trên thế giới, tăng cường mối quan hệ hợp tác kinh tế nhằm thu hút được nguồn lực về khoa học kỹ thuật, công nghệ, vốn…cũng như về trình độ quản lý Chính vì vậy việc trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia ngày càng tăng Với nước ta, một nước có nền kinh tế đang phát triển thì nhập khẩu hàng hóa có vai trò rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế đưa đất nước tiến dần lên một nước kinh tế phát triển

Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tân Thành An là một doanh nghiệp tư nhân, trực tiếp kinh doanh nhập khẩu các hàng hóa công nghệ cao Nguồn đầu vào Công ty phải mua ở trong nước và nước ngoài Tuy nhiên chủ yếu là nhập khẩu, do vậy hoạt động nhập khẩu có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vì vậy hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tân Thành An nói riêng và các đơn vị khác trong nền kinh tế nói chung còn nhiều tồn tại Hơn nữa chế độ kế toán về hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu chưa thật phù hợp

Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động nhập khẩu nói chung và với công ty Tân Thành An nói riêng cũng như ý nghĩa của công tác nhập khẩu Qua quá trình học tập tại trường và thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tân Thành An em đã lựa chọn chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình là: “Hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tân Thành An”

Chuyên đề được bố cục theo 3 phần sau:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nhập khẩu hàng hóa tại công ty

TNHH Thương mại và công nghệ Tân Thành An

Chương 2: Thực trạng kế toán nhập khẩu tại công ty TNHH Thương mại và công nghệ Tân Thành An

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH Thương mại và công nghệ Tân Thành An

Do thời gian nghiên cứu và hoàn thành bài viết này ngắn và khả năng có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô và các bạn để báo cáo hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 4 năm 2011

CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ TÂN

THÀNH AN

1.1 Đặc điểm hoạt động nhập khẩu

- Đặc điểm hàng hóa nhập khẩu và thị trường nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và công nghệ Tân Thành An

Công ty nhập khẩu hàng hóa từ nhiều thị trường khác nhau như Thụy Điển, Ba Lan, Thái Lan, Hungary, Mỹ, Đức, Italia…

Công ty đã thiết lập được các mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp ở các thị trường trên trong việc nhập khẩu, bảo hành hàng hóa rất dễ dàng và

thuận lợi Đặc biệt công ty đã được chứng nhận là đại lý của hãng Axis, S2-

Giấy chứng nhận là đại lý của hãng Axis, S2: Phụ lục

Bảng số 1.1: Danh sách một số nhà cung cấp nước ngoài chính của công ty

Tên nướcThụy Điển : Axis

Mỹ : S2Đức : SiemensItalia : Video Tec

- Do công ty tham gia nhiều dự án lớn và có nhiều bạn hàng trên khắp các châu lục nên chủng loại mặt hàng nhập khẩu của công ty cũng rất đa dạng

và phong phú Có thể kể ra một số mặt hàng như:

Bảng số 1.2: Một số mặt hàng nhập khẩu của công ty

Axis 209FD, Axis 209MFD Axis 211-W

Hệ thống kiểm soát ra vào của

Siemens: Siemens/ADS5200 (Bộ

giao tiếp đầu đọc – RIM)

Hệ thống kiểm soát ra vào của Siemens: Siemens/AC5100 (Bộ kiểm soát cửa ra vào trung tâm - ACC

Các dự án, công trình công ty đã tiến hành thi công, lắp đặt yêu cầu tính bảo mật và độ chính xác cao tiêu biểu đó là các công trình như:

Bảng số 1.3 Dự án kinh doanh

- Kiểm soát ra vào

4 Công trình Saigon Pearl - Camera giám sát

- Car parking

5 Tòa nhà trụ sở Vinaconex Camera giám sát

- Kiểm soát ra vào

10 Tổng công ty viễn thông

quân đội - Viettel

Camera, kiểm soát ra vào

11 Siêu thị BIG C Huế Camera giám sát

12 Siêu thị BIG C Đà Nẵng Hệ thống camera giám sát

13 Học viện Chính trị Quốc gia Hệ thống camera giám sát

STT Tên dự án Hạng Mục

HCM

14 ĐH Bách Khoa Hà Nội Hệ thống camera giám sát

15 Siêu Thị Nguyễn Kim Cung cấp hệ thống camera cho dự án

thư viện điện tử

- Phần mềm điều khiển

17 Công ty chứng khoán BIDV Cung cấp hệ thống camera giám sát và

phần mềm điều khiển

18 Ngân hàng BIDV Phần mềm quản trị cho hệ thống

camera giám sát ATM trên toàn quốc

19 ĐH Xây Dựng Hà Nội Hệ thống camera giám sát phòng học

21 Victoria Resort Camera giám sát cho Resort Victoria

22 Công ty Alcatel Việt Nam Hệ thống camera cho dự án thử

nghiệm hệ thống Wimax tại Huế

23 Công ty Serfrico Hệ thống cảnh báo, quan sát tính hợp

IP

24 Bộ tư lệnh quân khu 3 - Hệ thống quan sát, cảnh báo, tích

hợp IP

- Hệ thống họp giao ban điện tử

25 Trường Sỹ quan Lục quân 1 - Hệ thống quan sát, cảnh báo, tích

hợp IP

- Hệ thống thi sát hạch sỹ quan

26 TT thông tin - Truyền tải

điện 2

Hệ thống quan sát và cảnh báo từ xa

27 Bưu điện Hà nội Hệ thống quan sát, cảnh báo, báo động

STT Tên dự án Hạng Mục

tích hơp IP cho các trạm HOT

28 Công ty tài chính Bưu điện -

30 Ngân hàng Đông Á Hệ thống cảnh báo, quan sát an ninh

máy rút tiền tự động ATM

31 Trường Đại học Giao thông

Vận Tải

Cung cấp thiết bị cho đề tài 03.21, giám sát và phân luồng giao thông bằng camera IP

32 Văn Phòng Quốc hội Hệ thống truyền tín hiệu audio/ video

bằng camera IP

33 Bộ Công An Thiết bị và giải pháp an ninh cho cơ

quan làm việc Tổng cục kỹ thuật - Bộ Công An

34 Ban cơ yếu Chính Phủ Thiết bị camera giám sát và phần mềm

điều khiển - Ban cơ yếu chính phủ

STT Tên dự án Hạng Mục

40 Công ty TNHH Đầu tư

T&M Việt Nam

Hệ thống nhận dạng biển số tại trạm thu phí Cầu Giẽ

41 Tập Đoàn Hải Châu Camera giám sát và phần mềm điều

46 ĐH RMIT – Hồ Chí Minh Hệ thống camera quan sát

47 Cục Đăng Kiểm Camera phục vụ công tác nghiệp vụ

hải quan (Nhận dạng biển số, số container)

48 Cục Hải Quan Hà Nội Camera, kiểm soát ra vào

49 Hải quan Long Bình Tân -

Tổng cục HQ

Camera giám sát

50 Tổng công ty viễn thông

quân đội – Viettel

Hệ thống camera giám sát

Để thực hiện được các dự án đã trúng thầu công ty TNHH Thương mại

và công nghệ Tân Thành An tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo quy trình sau:

Sơ đồ 1.1 Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH Thương mại

và công nghệ Tân Thành An

Một thương vụ nhập khẩu được thực hiện với sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán Phòng kinh doanh đảm nhận nhiệm vụ mang tính chất ngoại thương, ký kết hợp đồng thương mại, phòng kế toán đảm nhận việc giao nhận, vận chuyển, thông quan, bảo quản hàng hóa, theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi doanh nghiệp tham gia đấu thầu đến khi bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Các công việc cụ thể của phòng kế toán trong từng bước công việc cụ thể:Bước 1: Tiến hành làm bảo lãnh dự thầu để phòng kinh doanh tham gia đấu thầu

Bước 2: Tiến hành làm bảo lãnh thực hiện và bảo lãnh tạm ứng đồng thời làm hồ sơ vay vốn tại ngân hàng

Lập phương

án kinh doanh

Làm thủ tục thanh toán (nếu nhờ thu)

Tiến hành vận chuyển hàng hóa

Kiểm tra hàng

NK

Nhận được thông báo hàng (giấy phép của

bộ công thương

Mở L/C và thanh toán tiền hàng

Xin giấy phép nhập khẩu

Ký kết hợp đồng mua hàng (PO – Đặt hàng)

Mở tờ khai hải

quan

Bước 3: Mở thư tín dụng tại ngân hàng, và thực hiện điện chuyển tiền theo hợp đồng thương mại đã ký với nhà cung cấp, nhập kho cho hàng hóa.

Bước 4: Thực hiện cung ứng hàng hóa, xác định kết quả kinh doanh

1.2 Phương thức thanh toán

Các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nhập khẩu vừa có quan hệ mua bán hàng hóa với nước ngoài vừa mua bán hàng hóa nội địa nên thanh toán quốc tế là điều không thể tránh khỏi Trong đó phương thức thanh toán là một trong điều kiện quan trọng nhất của hợp đồng thanh toán quốc tế Hiểu một cách đơn giản thì phương thức thanh toán được hiểu là một cách thức nhất định để người bán thu được tiền nhanh nhất, an toàn nhất và người mua trả được tiền và nhận hàng chuẩn xác đủ về số lượng, đúng về chất lượng, đúng thời hạn như hợp đồng đã ký

Hiện nay có nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau tùy thuộc quy mô, loại hình kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp lại lựa chọn phương thức thanh toán cho riêng mình Mỗi phương thức đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng nên mỗi khi áp dụng phương thức nào doanh nghiệp cũng phải tính toán sao cho hợp lý

Để việc nhập khẩu hàng hóa thành công thì đồng nghĩa với việc bên bán giao hàng đủ số lượng, đúng chất lượng và người mua phải thanh toán tiền hàng đúng và đủ theo hợp đồng Cũng giống như việc thanh toán hợp đồng nội, Việc thanh toán những hợp đồng ngoại cũng gặp những rủi ro nhất định Tuy nhiên hợp đồng ngoại là ký kết giữa hai công ty thuộc hai quốc gia khác nhau nên phong tục tập quán, pháp luật khác nhau chính vì vậy để thanh toán hợp đồng ngoại có bốn phương thức thanh toán chính là:

- Phương thức thanh toán chuyển tiền (Remittance)

- Phương thức thanh toán mở tài khoản (Open account)

- Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of payment)

- Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (Letter of credit – L/C)

Nhưng thực tế ở công ty TNHH Thương mại và công nghệ Tân Thành

An sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ và phương thức nhờ

thu để thanh toán các hợp đồng ngoại mà công ty ký kết.

1.2.1 Phương thức thanh toán chuyển tiền (Remittance)

Trong thời gian nghiên cứu tại công ty không sử dụng phương pháp này

1.2.2 Phương thức thanh toán mở tài khoản (open account)

Trong thời gian nghiên cứu tại công ty không sử dụng phương pháp này

1.2.3 Phương thức thanh toán nhờ thu (collection of payment)

Trong thời gian nghiên cứu tại công ty không sử dụng phương pháp này

1.2.4 Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ

Tín dụng chứng từ là sự thoả thuận trong đó một ngân hàng (ngân hàng

mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi) số tiền của thư tín dụng hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng

Các bên tham gia:

 Người xin mở L/C là người mua, người nhập khẩu hàng hoá, hoặc là người mua uỷ thác cho một người khác

 Ngân hàng mở L/C là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu, nó cấp tín dụng cho người nhập khẩu

 Người hưởng lợi L/C là người bán, người xuất khẩu hay bất cứ người nào khác mà người hưởng lợi chỉ định

 Ngân hàng thông báo L/C là ngân hàng ở nước người hưởng lợi

Phương thức thanh toán này có tính đảm bảo cao vì vậy được sử dụng phổ biến nhất nhưng có nhược điểm là người nhập khẩu thường gặp rủi ro nhiều hơn nhà xuất khẩu, rủi ro có thể từ phía nhà xuất khẩu, ngoài ra việc thanh toán chỉ dựa trên chứng từ, chi phí thanh toán tốn kém

1.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán

Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho kế toán lưu chuyển hàng hóa Công ty thương mại và công nghệ Tân Thành An hiện tại đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định QĐ 48/2006/QĐ-BTC Theo Quyết định

QĐ 48/2006/QĐ-BTC thì hệ thống tài khoản kế toán đã được lược bớt các tài khoản liên quan tới ngân sách nhà nước, các tài khoản đầu 6 (tài khoản chi phí) so với hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định15/2006/QĐ-BTC Ngoài ra cũng theo quyết định này doanh nghiệp còn có thể tự phân cấp và sử dụng các tài khoản theo yêu cầu của quản lý

1.3.1 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán

Hiện nay Công ty vẫn đang sử dụng 2 hệ thống kế toán song song là Kế toán nội bộ và Kế toán tài chính nên hệ thống tài khoản kế toán của công ty cũng được mở và sử dụng tuân thủ theo quy định của pháp luật thuế mà vẫn phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty Chính vì vậy ngoài các danh mục tài khoản mà theo như quyết định 48/2006/QĐ-BTC thì doanh nghiệp đã phân cấp và sử dụng các tài khoản kế toán theo yêu cầu của mình

Cách thức mở tài khoản chi tiết đối với các đối tượng chủ yếu là mở chi tiết theo thứ tự từ thấp tới cao theo mức độ sử dụng thường xuyên của tài khoản đó

Cũng giống như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác, doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu cũng sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

- Tài khoản tiền mặt (TK 111): Tài khoản này thường được sử dụng khi thu, chi tiền Chủ yếu là thanh toán các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu

- Tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112): Phản ánh và hạch toán các nghiệp vụ liên quan tới tiền ngân hàng như tiền thu vào từ ngân hàng, chi ra

từ ngân hàng Chủ yếu công ty sử dụng để thanh toán với các đối tác và mua USD để ký cược, ký quỹ do hiện nay nhà nước đã hạn chế việc buôn bán Đô

la Mỹ bằng cách doanh nghiệp chỉ có thể mua USD để thanh toán với nước ngoài chứ không được thanh toán với các doanh nghiệp trong nước bằng ngoại tệ này.

Ngoài ra tài khoản này còn để doanh nghiệp hạch toán Đô la Mỹ của mình

- Tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu khấu trừ (TK 133): TK này dùng để phản ánh và hạch toán giá trị tiền thuế GTGT mà doanh nghiệp phải trả khi mua hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

- Tài khoản ký cược ký quỹ ngắn hạn (TK 144): Phản ánh các nghiệp vụ liên quan tới việc doanh nghiệp phải đặt cọc trước một khoản tiền để bảo lãnh thực hiện hợp đồng (Giá trị này được lấy lại khi hoàn thành)

- Tài khoản hàng hóa đi đường (TK 151): Phản ánh và hạch toán các nghiệp vụ liên quan tới hàng hóa đang đi đường chưa nhập kho

- Tài khoản hàng hóa (TK 156): Phản ánh và hạch toán các nghiệp vụ liên quan tới nhập, xuất hàng hóa mà công ty kinh doanh, thuộc các hàng hóa thương mại do doanh nghiệp mua về để bán, không gia công chê biến và sản xuất

- Tài khoản vay ngắn hạn (TK 311): Dùng để phản ánh và hạch toán các khoản tiền mà doanh nghiệp đã vay trong thời hạn dưới 1 năm để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

- Tài khoản phải trả người bán (TK 331): Phản ánh và hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua của nhà cung cấp chưa thanh toán

- Tài khoản thuế và các khoản phải nộp nhà nước (TK 333): Phản ánh và hạch toán các loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp theo quy định của pháp luật thuế

Trong đó có các tiểu khoản là:

+ Tài khoản thuế GTGT của hàng nhập khẩu (TK 33312)

+ Tài khoản thuế nhập khẩu (TK 3331)

- Tài khoản vay dài hạn (TK341): Phản ánh các khoản vay của doanh nghiệp đã vay phục vụ sản xuất kinh doanh trong thời hạn trên một năm trở

- Tài khoản doanh thu tài chính (TK 515): Phản ánh và hạch toán các khoản lãi được hưởng từ đàu tư tài chính, liên doanh liên kết, chiết khấu hàng mua, lãi tiền gửi, chênh lệch tỷ giá

Danh mục tài khoản kế toán công ty đang sử dụng: Phụ lục

1.3.2 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán

Tổ chức sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ hệ thống

sổ kế toán theo trình tự thời gian và đối tượng cụ thể làm cơ sở cho việc lập

hệ thống báo cáo kế toán và cung cấp thông tin cho quản lý Từ khi thành lập tới bây giờ công ty thương mại và công nghệ Tân Thành An vẫn áp dụng ghi

sổ theo phương pháp sổ ghi tay Chính vì vậy công ty đã lựa chọn hình thức

sổ kế toán là hình thức Nhật Ký Chung do hình thức này áp dụng được với mọi quy mô, mọi trình độ quản lý, trình độ kế toán và đặc biệt thích hợp trong việc sử dụng cả kế toán ghi sổ tay và máy nên dễ dàng chuyển đổi sang kế toán máy khi doanh nghiệp thay đổi phương pháp kế toán

Nhật ký chung là sổ tổng nhật ký phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian bao gồm cả nghiệp vụ kết chuyển và điều chỉnh

Trình tự ghi sổ kế toán như sau:

Sơ đồ1.2: Quy trình ghi sổ kế toán

+ (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên

Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính

Chứng từ gốc (Bảng phân bổ tiền lương, vật liệu, khấu hao)

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ tổng hợp chi

tiết

Báo cáo kế toán

Sổ cái

Nhật ký chung

Bảng cân đối

số phát sinh

- Các bảng phân bổ gồm có:

+ Phân bổ tiền lương (Ghi có tài khoản 334)

+ Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ (Ghi có TK 152, 153)

+ Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

- Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán

- Sổ chi tiết: Được mở tùy theo yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị

Số lượng sổ chi tiết thường mở tương tự như hình thức sổ Cái

- Sổ tổng hợp chi tiết được lập dựa vào sổ chi tiết

Trong kế toán nhập khẩu thường bao gồm các phần hành chính là phần hành tiền gửi ngân hàng, phần hành hàng hóa, phần hành các khoản phải trả

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ TÂN THÀNH AN

2.1 Kế toán nhập khẩu trực tiếp

- Công ty TNHH thương mại và công nghệ Tân Thành An tiến hành kinh doanh các thiết bị an ninh chủ yếu là camera mà mặt hàng này thuộc nhóm mặt hàng xa xỉ nên nhà nước không khuyến khích sử dụng Mặc dù nhu cầu người tiêu dùng ngày càng tăng mạnh nhưng mỗi khi có đơn đặt hàng công ty muốn nhập khẩu hàng hóa thì phải xin phép bộ công thương và phải chứng minh được khả năng thanh toán lô hàng đó Chính vì vậy mà mặc dù công ty

có khả năng mua chịu hàng nhưng do chính sách của Bộ công thương nên trước mỗi lô hàng nhập khẩu công ty đều phải thanh toán một phần hoặc 100% tiền hàng dưới hình thức trả trước hoặc thanh toán qua hình thức thư tín dụng chứng từ hoặc kèm theo phương thức nhờ thu phiếu trơn

- Nhập khẩu trực tiếp có thể tiến hành theo nghị định thư (Hiệp định) ký kết giữa hai nhà nước, hoặc có thể nhập khẩu trực tiếp ngoài nghị định thư (Hiệp định) theo hợp đồng thương mại ký kết giữa hai hay nhiều tổ chức buôn bán cụ thể thuộc nước nhập hàng và nước xuất hàng

- Nhập khẩu trực tiếp gồm hai giai đoạn: Nhập khẩu hàng hóa và tiêu thụ hàng nhập khẩu Doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp được ghi doanh số nhập khẩu và doanh số bán hàng nhập khẩu Các chi phí, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu được tính vào giá vốn hàng nhập khẩu

Công ty TNHH Thương mại và công nghệ Tân Thành An áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên:

Giá thực

tế hàng

nhập khẩu =

Giá mua hàng nhập

Thuế nhập

Thuế TTĐB

Chi phí mua hàng NK

Ví dụ: Trong lô hàng nhập khẩu theo tờ khai hải quan số:

3691/NK/KD/A01B05 ngày 12/10/2010, công ty nhập khẩu Bộ giao tiếp của đầu đọc thẻ loại Siemens ADS 5200

Giá nhập khẩu là: 137,7 (USD/chiếc)

Cước vận chuyển là: 145 (USD)

Cước vận chuyển được tính vào giá trị hàng nhập khẩu là:

Giá tính thuế nhập khẩu = 558,1 x 18.932 = 10.565.949 (VNĐ)

Thuế nhập khẩu phải nộp: 10.565.949 x 3% = 316.978 (VNĐ)

Giá thực tế Camera Axis 211D/N là:

do ngân hàng thực hiện theo yêu cầu của người mua

Trong lần thực hiện hợp đồng nhập khẩu này công ty đã có sẵn tiền ngoại tệ trong tài khoản nên khi làm thủ tục mở L/C thì công ty chỉ cần theo dõi chi tiết

số tiền gửi ngoại tệ dùng để mở L/C – TK 112 chi tiết mở thư tín dụng

- Sau khi ký quỹ mở L/C công ty tiến hành làm giấy phép gửi bộ công thương Khi hàng về tới cảng bộ công thương sẽ gửi thông báo hàng cho công

ty Khi đó công ty sẽ nhận được vận đơn, hóa đơn… Công ty tiến hành mở tờ khai hải quan và làm thủ tục nhập khẩu lô hàng

Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Các chi phí tiêu thụ hàng nhập khẩu được tính vào chi phí quản lý

doanh nghiệp, cuối kỳ kết chuyển giảm lợi tức hàng nhập khẩu đã bán.

2.1.1 Thủ tục, chứng từ

2.1.1.1 Thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Với hình thức nhập khẩu trực tiếp hàng hóa thì phổ biến nhất là hạch toán tỷ giá thực tế Quá trình nhập khẩu hàng hóa ở công ty TNHH Thương mại và công nghệ Tân Thành An được tóm tắt như sau:

- Sau khi xác định được nhu cầu mua hàng công ty sẽ tiến hành làm đơn đặt hàng (PO – Purchasing order) gửi cho hãng

- Sau khi thương lượng chấp nhận đơn đặt hàng hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa

- Khi doanh nghiệp nhận được hợp đồng mua bán thì sẽ tiến hành trả tiền

- Mở L/C theo yêu cầu của người mua theo dõi chi tiết trên tài khoản 112 (nếu có sẵn tài khoản trong ngân hàng), vay ngân hàng thì phải ký quỹ một khoản tiền tỷ lệ nhất định Tùy từng hợp đồng nhập khẩu và tình hình tài chính của công ty mà phải ký quỹ với tỷ lệ mà ngân hàng quy định được công

ty và ngân hàng mở L/C thỏa thuận trong yêu cầu mở L/C mà công ty lập gửi ngân hàng Tuy nhiên do có tình hình tài chính ổn định và mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác nên tỷ lệ ký quỹ thấp theo trị giá tiền mở L/C Số tiền

ký quỹ được theo dõi trên tài khoản 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

- Người xuất khẩu sau khi nhận được thông báo thư tín dụng (L/C) đã

mở thì tiến hành xuất giao hàng cho khách hàng xuống phương tiện chuyên chở tại xưởng của người bán Do công ty tiến hành nhập khẩu theo phương thức EXW (giao hàng tại cảng) Theo phương thức này người mua sẽ chịu nhiều rủi ro về hàng hóa nhất tuy nhiên công ty vẫn sử dụng phương pháp này

vì công ty đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài với các bạn hàng ngoài ra nhập khẩu theo phương thức EXW công ty sẽ tự thuê người chuyên chở từ kho của người bán nên sẽ tiết kiệm được chi phí

- Các nghiệp vụ nhập khẩu hàng và thanh toán được phản ánh trên hệ

thống tài khoản và sổ tài khoản hàng tồn kho và thanh toán với người bán tùy thuộc vào từng trường hợp thanh toán: trả trước, trả ngay, trả chậm và phương pháp kế toán hàng tồn kho.

- Khi doanh nghiệp nhập khẩu hàng nhận được vận đơn (B/L – Bill of lading) từ người vận chuyển thì tiến hành ra hải quan khai báo và làm thủ tục nhập hàng về

- Ngoài ra khi nhập hàng về công ty phải xin được giấy phép nhập khẩu của Bộ công thương thì lô hàng đó mới được nhập về

- Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp xuất ngoại tệ ghi đơn giảm bên có tài khoản 007

- Khi hàng nhập khẩu về kế toán ghi tăng giá trị hàng mua đang đi đường (nếu đơn vị trực tiếp đi nhận hàng), tăng giá trị hàng hóa (nếu hàng đã nhập kho), đồng thời ghi giảm khoản nợ phải trả cho người cung cấp

- Khi nhận được thông báo thuế của cơ quan hải quan, kế toán ghi tăng thuế nhập khẩu đồng thời và ghi tăng giá trị hàng nhập khẩu Ghi tăng thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp và tăng thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu đó

- Tiến hành thanh toán các khoản thuế nhập khẩu, thuế GTGT, kế toán ghi giảm các khoản phải trả và giảm khoản tiền ứng trước

2.1.1.2 Chứng từ kế toán

Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp

vụ kinh tế phát sinh và là thông tin chung về kết quả nghiệp vụ đó Đối với doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu, ngoài các chứng từ như trong doanh nghiệp thương mại nội địa như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng kê tính thuế, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…

Do tính khác biệt của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá nên ngoài các chứng từ trên còn sử dụng các chứng từ đặc trưng khác liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương Có thể chia làm hai loại chứng từ chính:

- Chứng từ hàng hóa: Là những chứng từ liên quan tới hàng hóa trong đó nêu rõ các đặc điểm của hàng hóa, chứng từ loại này do người bán lập và được trao cho người mua khi người mua trả tiền Các chứng từ này gồm có:+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoices): Là chứng từ có tính chất pháp lý, là chứng từ do người bán lập chỉ ra chi tiết về hàng hóa trao đổi để nhận được tiền.

+ Hóa đơn tạm (Provisional Invoices): Là loại hóa đơn này được yêu cầu

từ phía người mua, khi họ cần nó để có được giấy phép nhập khẩu hàng hóa (giấy tờ cần thiết trong đó có ghi các quy định về thuế cũng như quy định về hàng hóa của nước nhập khẩu)

+ Hợp đồng nhập khẩu (Sales contract)

+ Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice): Là chứng từ do kế toán bên bán lập, đây là hóa đơn quan trọng nhất trong giao dịch quốc tế Không chỉ là hóa đơn tiêu biểu của khoản nợ mà nó còn cho phép tất cả các dịch vụ thuế suất được kiểm tra các yếu tố của hàng hóa gửi đi

+ Vận đơn (bill of lading): Còn gọi là chứng từ vận tải đường biển - là chứng từ hàng hải do hãng vận chuyển cung cấp cho người gửi hàng Đây là chứng từ xác thực của hàng hóa vận chuyển về việc người gửi hàng (chủ hàng) đã giao hàng

+Phiếu đóng gói (Detailed packing list)

+ Chứng từ bảo hiểm (Certificate of Insurance)

+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Có thể do người xuất khẩu, người sản xuất hoặc phòng thương mại của nước xuất khẩu ký

+ Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality)

+ Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of Quantity, Weight)

- Chứng từ thanh toán: Là những chứng từ có liên quan tới quá trình thanh toán tiền hàng giữa các bên trong đó nêu rõ cách thức phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các điều khoản khác có liên quan và các giấy tờ thể hiện nghĩa vụ đối với nhà nước

+ Hối phiếu (Bill of Exchange).

+ Giấy đề nghị chuyển trả tiền hàng (Nếu mở L/C)

+ Tờ khai hàng hóa nhập khẩu của hải quan

+ Giấy thông báo thuế, giấy đề nghị nộp thuế

+ Giấy đề nghị nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng chuyển khoản.+ Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tạm ứng, phiếu thu tạm ứng

+ Giấy báo nợ, giấy báo có

+ Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi

Ngoài ra khi muốn nhập hàng về công ty còn cần có giấy phép nhập khẩu do Bộ công thương cấp

Trong các chứng từ trên, không phải chứng từ nào cũng đòi hỏi khi nhập khẩu hàng hóa mà nó tùy thuộc vào từng chủng loại hàng hóa, số lượng

Cụ thể trong đợt nhập khẩu hàng hóa ngày 12/10/2010 ngoài các chứng

từ : Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê tính thuế, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, các bảng kê chi tiết hàng hoá nhập thì doanh nghiệp còn có một số chứng từ đặc trưng cho nghiệp vụ nhập khẩu là:

+ Đơn đặt hàng (PO)

+ Hóa đơn (Invoice)

Biểu số 2.1 Hóa đơn

+ Phiếu đóng gói (Packing List)

Biểu số 2.2 Packing List

+ Phiếu nhập hàng

+ Vận đơn ( Bill of Lading)

Biểu số 2.3 Vận đơn

+ Tờ khai hải quan hàng hóa

Biểu số 2.4 Tờ khai hải quan

Các chứng từ này công ty đã nhận được khi làm thủ tục hải quan.

Khi doanh nghiệp muốn thực hiện một hoạt động nhập khẩu thì việc đầu tiên là công ty phải tiến hành lập một yêu cầu mua hàng (Purchasing Order)

và gửi cho hãng

Do công ty TNHH Thương mại và công nghệ Tân Thành An chủ yếu là nhập hàng cho các dự án lớn trong nước mà công ty đã tham gia đấu thầu và trúng thầu nên nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa tại công ty tân Thành An được bắt đầu bằng thủ tục mở bảo lãnh:

 Bảo lãnh dự thầu để tham gia đấu thầu

 Bảo lãnh tạm ứng

 Bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Công ty Tân Thành An đã kí hợp đồng hạn mức với ngân hàng nên công

ty không phải kí quỹ tiền bảo lãnh mà chỉ cần nộp phí vào ngân hàng để lấy bảo lãnh

Căn cứ vào đơn xin phát hành bảo lãnh công ty sẽ tính ra mức phí phải nộp để lấy bảo lãnh

Ví dụ: Ngày 2/10/2010, công ty làm đơn xin mở bão lãnh cho việc nhập khẩu lô hàng ngày 12/10/2010 của hãng Siemens Căn cứ vào đơn xin mở bảo lãnh kế toán tính ra phí phải nộp để lấy bảo lãnh là :

413,1 x 0,7% = 2,9 (USD)

Ngày 3/10/2010 khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, căn cứ giấy báo nợ kế toán lập đề nghị thanh toán trình giám đốc kí duyệt và nhật ký chung nhập số liệu vào hệ thống theo định khoản:

Nợ TK 635 : 54.955 (VNĐ) (2.9 x 18.950)

Có TK 112 : 54.955 (VNĐ)Sau khi làm các bảo lãnh, kí kết hợp đồng với chủ đầu tư của dự án, phía ngân hàng sẽ tự động cắt tiền trong tài khoản tiền gửi ngân hàng để trả phí bảo lãnh và gửi giấy báo nợ cho công ty Tân Thành An

Công ty Tân Thành An tiến hành kí kết hợp đồng thương mại với nhà cung cấp nước ngoài và thực hiện mở L/C và chuyển tiền cho nhà cung cấp nước ngoài bằng TTR theo hợp đồng đã kí kết với nhà cung cấp theo thời hạn trong hợp đồng để nhận hàng.

Số tiền phí chuyển tiền : 40.601 VND (2.2 USD x 18455)

Ngày 5/10/2010, sau khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng công ty lập

đề nghị thanh toán, ghi nhật ký chung và nhập số liệu vào máy theo định khoản:Chuyển TTR 100% tiền hàng cho Siemens Malaysia Snd Bnd

Nợ TK 331 : 7.623.760

Có TK 112: 7.623.760Phí thanh toán TTR cho Siemens Malaysia Snd Bnd

Nợ TK 635 : 40.601

Có TK 112: 40.601 Ngày 6/10/2010 khi nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng về phí mở

và thanh toán L/C cho nhà cung cấp Siemens Malaysia Snd Bnd, kế toán ghi vào nhật ký chung và nhập số liệu vào máy theo định khoản :

Phí mở và thanh toán L/C cho Siemens Malaysia Snd Bnd:

Nợ TK 635 : 200.000

Có TK 112: 200.000Ngày 7/10/2010 khi công ty nhận được hàng tại kho của người bán kế toán bắt đầu ghi nhận giá trị hàng đi đường theo định khoản:

Nợ TK 151 : 7.623.760 (VNĐ)

Có TK 331 : 7.623.760 (VNĐ)

Khi nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng về khoản TTR và L/C cho nhà cung cấp, kế toán căn cứ vào đó để lập đề nghị thanh toán, chứng từ ghi

sổ và định khoản

Biểu số 2.5 Đề nghị thanh toán phí làm bảo lãnh, chuyển tiền và mở L/C

ngày 02/10/2010

Hà nội, ngày 02 tháng 10 năm 2010

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Người đề nghị : Nguyễn Kim Anh

Bộ phận : Phòng kế toán

Lý do tạm ứng : Thanh toán chi phí bảo lãnh, chuyển tiền và mở L/C

Kế hoạch chi tiêu cụ thể:

1 Chi phí mở bảo lãnh cho hợp đồng PO Treasury 92010 54.955

2 Chuyển 100% giá trị hợp đồng cho Siemens Malaysia Snd Bnd 7.623.760

3 Chi phí chuyển tiền 100% giá trị hợp đồng cho Siemens

Malaysia Snd Bnd

40.601

4 Chi phí mở L/C cho hợp đồng PO Treasury 92010 200.000

Bằng chữ: Bảy triệu chín trăm mười chín nghìn ba trăm mười sáu đồng

Phòng kế toán xin tạm ứng tiền để làm thủ tục thông quan nhận hàng về kho

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ

TÂN THÀNH AN

Số 98B Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội

Ví dụ: Ngày 11/10/2010 nhân viên phòng kế toán làm Đề nghị tạm ứng chi phí đi nhận hàng của hợp đồng PO Treasury 92010 Sau khi giám đốc ký duyệt, phòng kế toán làm phiếu chi và chi tiền cho nhân viên đi nhận hàng.

Lý do tạm ứng : Tạm ứng chi phí nhận hàng cho PO Treasury 92010

Nguyễn Kim Anh

Biểu số 2.7 Phiếu chi tiền tạm ứng chi phí nhận hàng

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG

NGHỆ TÂN THÀNH AN 98B, Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội

Công ty TNHH TM & CN Tân Thành An Quyển số Mẫu số 02-TT

ĐC:98B Nguyễn Thái Học, Ba Đình, HN PHIẾU CHI Số Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

ĐT: 0422203671 Ngày 11 tháng 10 năm 2010 Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC

dấu)

(ký, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Sau khi làm các thủ tục thông quan và vận chuyển hàng về đến kho, kế